Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 5 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHIÊM HÓA TỈNH TUYÊN QUANG VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 5 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa tỉnh Tuyên Quang 5 1.1.1. Lịch sử hình thành Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa 5 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa tỉnh Tuyên Quang 5 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa 7 1.2. Nhiệm vụ của bộ phận văn thư lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa tỉnh Tuyên Quang 8 1.3. Ý nghĩa, vai trò của công tác văn thư lưu trữ 9 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHÊM HÓA TỈNH TUYÊN QUANG 11 2.1. Khái quát chung về thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa tỉnh Tuyên Quang 11 2.2. Về hoạt động quản lý 12 2.3. Về hoạt động nghiệp vụ 13 2.3.1. Cơ sở khoa học và cơ sở pháp lý 13 2.3.2. Thực trạng về các khâu nghiệp vụ văn thư lưu trữ 16 2.4. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ 19 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN CHIÊM HÓA TỈNH TUYÊN QUANG 21 3.1. Một số nhận xét và đánh giá về công tác văn thư lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa 21 3.1.1. Ưu điểm 21 3.1.2. Nhược điểm 22 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa 22 3.3. Một số kiến nghị 23 C. PHẦN KẾT LUẬN 25 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC
MỤC LỤC MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHIÊM HÓA TỈNH TUYÊN QUANG VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ .5 1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang 1.1.1.Lịch sử hình thành Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa 1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang 1.1.3.Cơ cấu tổ chức Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa .7 1.2 Nhiệm vụ phận văn thư- lưu trữ Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang 1.3.Ý nghĩa, vai trò công tác văn thư- lưu trữ CHƯƠNG 11 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHÊM HÓA- TỈNH TUYÊN QUANG .11 2.1 Khái quát chung thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang 11 2.2 Về hoạt động quản lý 12 2.3 Về hoạt động nghiệp vụ 13 2.3.1 Cơ sở khoa học sở pháp lý 13 2.3.2 Thực trạng khâu nghiệp vụ văn thư- lưu trữ .15 2.4 Tình hình cán làm công tác văn thư- lưu trữ 18 CHƯƠNG 20 GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC 20 VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN CHIÊM HÓA 20 TỈNH TUYÊN QUANG 20 3.1 Một số nhận xét đánh giá công tác văn thư- lưu trữ Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa 20 3.1.1 Ưu điểm 20 3.1.2 Nhược điểm 21 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư- lưu trữ Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa 21 3.3 Một số kiến nghị 22 C PHẦN KẾT LUẬN 24 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU Kiến tập hình thức học tập khơng thể thiếu chương trình đào tạo trường đại học, cao đẳng trung cấp chuyên nghiệp Trong chương trình đào tạo ngồi kiến thức tích lũy ghế nhà trường kiến thức đúc kết giáo trình chuyên ngành, sinh viên hướng dẫn kiến tập để làm quen dần với cơng việc sau trường Mục đích đợt kiến tập nhằm: Giúp sinh viên tìm hiểu tình hình thực tế cơng tác lưu trữ quan mà sinh viên kiến tập, liên hệ để so sánh thực tiễn với lý luận để có nhìn đầy đủ toàn vẹn nghiệp vụ; Vận dụng kiến thức học ghế nhà trường để tiến hành thực số nghiệp vụ công tác văn thư- lưu trữ, Tạo điều kiện để sinh viên trường thích nghi với cơng tác nghiệp vụ cách nhanh chóng, nắm cách thức tổ chức công tác văn thưlưu trữ quan Trong công đổi đất nước, ngành, lĩnh vực hoạt động có đóng góp định ln có cải tiến để vươn tới hồn thiện Hồ vào xu năm gần nghiệp vụ công tác văn thư-lưu trữ có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách hành Cơng tác văn thư- lưu trữ hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, xác Đồng thời công tác lưu trữ xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý quan, mắt xích quan trọng guồng máy hoạt động lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào phần cơng tác có làm tốt hay khơng Vì cơng tác vừa mang tính trị vừa có tính nghiệp vụ, kĩ thuật liên quan nhiều cán bộ, công chức Làm tốt công tác văn thư- lưu trữ góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, xuất, chất lượng, chế độ, giữ bí mật Đảng Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy phát triển kinh tế bảo vệ đất nước Quốc gia Nắm bắt tầm quan trọng đó, Đảng Nhà nước ta nhiều năm qua không ngừng cải cách Hành quốc gia có cơng tác Văn thưLưu trữ tập trung đổi sáng tạo Vì vậy, để làm tốt cơng tác văn thư- lưu trữ địi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận phương pháp tiến hành chuyên môn Công tác văn thư- lưu trữ nhiệm vụ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức cách khoa học hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng quan xã hội Nội dung công tác văn thư- lưu trữ bao gồm việc quản lý văn bản, lập hồ sơ, sử dụng bảo quản dấu, thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị Công văn giấy tờ phương tiện cần thiết quản lý nhà nước Hồ sơ tài liệu ghi lại hoạt động quan phải giữ gìn để tra cứu sử dụng cần thiết Công việc quan tổ chức làm nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu cơng tác giấy tờ có làm tốt hay khơng, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay khơng, điều tác động trực tiếp đến hiệu lực hiệu công tác quản lý lãnh đạo Ngồi cịn chứa đựng thơng tin bí mật quan trọng trị, quốc phòng, an ninh quốc gia nên việc giữ gìn tài liệu lưu trữ hồ sơ khơng ý đến góc độ vật lý tài liệu mà sử dụng biện pháp ngăn chặn việc đánh cắp thông tin tài liệu phá hoại tài liệu lưu trữ Vai trị cơng tác văn thư- lưu trữ hoạt động quan nhà nước nói chung Ủy ban Nhan dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang nói riêng quan trọng, thể điểm sau: - Công tác văn thư- lưu trữ có vai trị quan trọng việc xây dựng thể chế hành nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực hệ thống thể chế hành - Làm tốt cơng tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cơng tác văn thư hành văn phịng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu hoạt động hành nhà nước, thúc đẩy nhanh q trình thực cơng cải cách hành - Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế hành nhà nước quyền lợi đáng cơng dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa - Thực tốt cơng tác văn thư- lưu trữ góp phần thực hành phát triển, đại-nền hành hướng tới phục vụ nhân dân ngày mở rộng quyền công dân - Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng nghiên cứu khoa học quản lý, ngày nâng cao trình độ quản lý nhà nước - Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức, doanh nghiệp bí mật Quốc gia Dưới giúp đỡ Khoa Văn thư- Lưu trữ với đồng ý Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang; em kiến tập Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang, hướng dẫn cô Ma Thị Oanh Trong trình kiến tập em tìm hiểu hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư- lưu trữ Ủy ban, em chọn đề tài nghiên cứu “ Công tác văn thư- lưu trữ Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tun Quang” Có thể nói cơng tác văn thư- lưu trữ đóng vai trị quan trọng đối vơi hoạt động quan nói riêng xã hội nói chung Sau đợt kiến tập Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang, kết đạt em tập hợp “Báo cáo kiến tập” vơi cấu trúc sau: Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài chia làm chương: Chương 1: Khái quát chung Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tun Quang cơng tác văn thư- lưu trữ Chương 2: Thực trạng công tác văn thư- lưu trữ Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang Chương 3: Nhận xét, đánh giá kiến nghị nâng cao hiệu công tác văn thư- lưu trữ Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tun Quang Trong q trình kiến tập viết báo cáo, em nhận quan tâm giúp đỡ nhiệt tình chủ tịch Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa Ma Thị Oanh- Cán hướng dẫn kiến tập, anh chị quan tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ em suốt trình kiến tập Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Thầy cô Khoa Văn thư- Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội cho em kiến thức nghiệp vụ để em có hành trang tảng cho nghiệp Tuy nhiên thời gian kiến tập có hạn thân chưa có nhiều kinh nghiệm nên báo cáo em không chánh khỏi hạn chế Vì vậy, em mong nhận ý kiến đóng góp thầy Em xin chân thành cảm ơn! Chiêm Hóa, tháng năm 2016 Sinh viên Nguyễn Thị Thu B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHIÊM HĨA TỈNH TUN QUANG VÀ CƠNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ 1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang 1.1.1 Lịch sử hình thành Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa Chiêm Hố huyện miền núi phía Đông Bắc tỉnh Tuyên Quang,cách thị xã Tuyên Quang 67km phía Bắc, nơi có 80% dân tộc thiểu số Huyện Chiêm Hóa có diện tích: 455,8km với dân số: 126.100 người (2004) Chiêm Hoá địa bàn sinh sống 22 dân tộc như: Kinh, Tày, Nùng, Dao, Thuỷ sinh sống xã, thị trấn huyện: Vĩnh Lộc, Bình Nhân, Bình Phú, Hà Lang, Hòa An, Hòa Phú, Hùng Mỹ, Kiên Đài, Kim Bình, Linh Phú, Minh Quang, Ngọc Hội, Nhân Lý, Phú Bình, Phúc Sơn, Phúc Thịnh, Tân An, Tân Mỹ, Tân Thịnh, Tri Phú, Trung Hà, Trung Hòa, Vinh Quang, Xuân Quang, Yên Lập, Yên Nguyên Trong triều Đinh - Lý - Trần – Lê, Châu Đại Man gọi châu Vị Long, thuộc Minh, châu Vị Long đổi thành châu Đại Man; đến năm 1835 đổi thành châu Chiêm Hoá (nay huyện Chiêm Hoá) Trước năm 1976, Chiêm Hoá thuộc tỉnh Tuyên Quang, năm 1976, Hà Giang Tuyên Quang sáp nhập thành Hà Tuyên, Chiêm Hoá thuộc tỉnh Hà Tuyên Năm1991, tỉnh Hà Giang tách khỏi Hà Tuyên, Chiêm Hoá trở thành huyện tỉnh Tuyên Quang Chiêm Hóa huyện có điều kiện tự nhiên điều kiện kinh tế- xã hội thuận lợi Các điều kiện đưa huyện Chiêm Hóa thành huyện có nhiều tiềm phát triển kinh tế xã hội 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang ∗ Chức ־Ủy ban Nhân dân huyện Hội đồng Nhân dân huyện bầu ra, quan chấp hành Hội đồng Nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng Nhân dân cấp quan Nhà nước cấp ־Ủy ban Nhân dân huyện chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, quy định Nhà nước,… ∗ Nhiệm vụ, quyền hạn - Trong lĩnh vực kinh tế: ₊ Tổ chức phổ biến thực văn pháp luật, chế, sách nhà nước hoạt động khoa học công nghệ, tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm, sở hữu trí tuệ, an tồn xạ hạt nhân địa bàn huyện ₊ Tổ chức, hướng dẫn khuyến khích tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân, đầu tư phát triển công nghiệp, mở rộng sản xuất; tổ chức hoạt động dịch vụ tư vấn chuyển giao công nghệ, cung cấp thông tin, xúc tiến thương mại đào tạo nguồn nhân lực cho sở sản xuất công nghiệp địa bàn; ₊ Tổ chức tra phối hợp với quan có liên quan kiểm tra hoạt động kinh doanh du lịch doanh nghiệp, tổ chức du lịch thuộc thành phần kinh tế, cơng dân Việt Nam người nước ngồi hoạt động du lịch địa bàn ₊ Tổng hợp ý kiến nguyện vọng tuyên truyền vận động sở kinh tế cá thể kinh tế tiểu chủ, hộ gia đình sở nhỏ vừa - Trong lĩnh vực quốc phòng an ninh xã hội: + Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phịng tồn dân, thực kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ tỉnh quản lý lực lượng dự bị động viên, đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, cong tác huấn luyện dân quân tự vệ + Tổ chức đăng kí nghĩa vụ quân thi hành theo quy định pháp luật + Thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự an toàn xã hội + Tuyên truyền giáo dục vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh, trật tự xã hội - Trong việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành chính: + Tổ chức việc bầu cử đại biểu Quốc hội đại biểu hội đồng nhân dân theo quy định pháp luật + Quản lý công tác tổ chức biên chế lao động tiền lương theo cấp Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điiều chỉnh địa giới hành địa phương trình hội đồng nhân dân cấp thơng qua để trình cấp xem xét định ־Ngồi nhiệm vụ Ủy ban Nhân dân huyện cịn có nhiệm vụ quản lý nhà nước lĩnh vực Công nghiệp, nông nghiệp, thương mại du lịch, văn hóa, giáo dục, y tế, dân tộc tôn giáo… 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa ־Về tổ chức máy văn phòng Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa gồm 01 Chủ tịch, 02 Phó chủ tịch 13 phịng ban chun mơn Văn phịng Hội đồng Nhân dân Uỷ ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa: ₊ Phịng Nội vụ - Lao động, Thương binh Xã hội ₊ Phịng Tài - Kế hoạch ₊ Phịng Giáo dục ₊ Phịng Văn hố, thơng tin- Thể thao ₊ Phòng Y tế ₊ Phòng Tài nguyên Mơi trường ₊ Phịng Tư pháp ₊ Phịng Kinh tế tổng hợp ₊ Phòng Hạ tầng kinh tế ₊ Thanh tra huyện ₊ Uỷ ban Dân số, Gia đình Trẻ em huyện ₊ Phịng Nơng nghiệp Phát triển nơng thơn ₊ Phịng dân tộc tơn giáo Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm hóa ngày ổn định tổ chức biên chế (phụ lục 1) 1.2 Nhiệm vụ phận văn thư- lưu trữ Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang ∗ Nhiệm vụ cụ thể công tác văn thư ־Tiếp nhận, đăng ký văn đến ־Trình, chuyển giao văn đến cho đơn vị, cá nhân ssau có ý kiến người có thẩm quyền ־Giúp Chánh văn phịng người giao trách nhiệm theo giõi, đôn đốc việc giải văn ־Tiếp nhận dự thảo văn trình người có thẩm quyền xem xét, ký,duyệt ban hành ־Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày; ghi số ngày tháng; đóng dấu mức độ mật, khẩn ־Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phất, theo dõi việc chuyển phát văn ־Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu ־Quản lý sổ sách, sở liệu đăng kí, cấp giấy giới thiệu, giấy đường cho cán nhân viên quan ־Bảo quản, sử dụng dấu quan dấu khác Văn thư huyện có nhiệm vụ thực nghiệp vụ theo quy định pháp luật quy định quan ( quy chế công tác văn thư- lưu trữ) ∗ Nhiệm vụ công tác lưu trữ ־Hướng dẫn cán quan lập hồ sơ chuẩn bị lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ hành ־Thu thập hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hành ־Phân loại, chỉnh lý, xếp, thống kê hồ sơ tài liệu ־Đảm bảo an tồn, bí mật hồ sơ tài liệu ־Phục vụ việc khai thác sử dụng hồ sơ tài liệu ־Lựa chọn hồ sơ tài liệu để nộp lưu vào lưu trữ lịch sử theo quy định; tiêu hủy tài liệu hết giá trị Lưu trữ huyện có nhiệm vụ: ־Lập kế hoạch thu thập tài liệu ־Phối hợp với quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ huyện lựa chọn tài liệu cần thu thập ־Hướng dẫn quan, đơn vị chuẩn bị tài liệu giao nộp ־Chuẩn bị kho tàng trang thiết bị để tiếp nhận tài liệu ־Tổ chức tiếp nhận tài liệu, lập biên giao nhận tài liệu ־Các nhiệm vụ khác theo quy định pháp luật 1.3.Ý nghĩa, vai trò cơng tác văn thư- lưu trữ nhanh chóng, chuyển đến phận có thẩm quyền việc chuyển công văn đảm bảo quy định, địa đơn vị, cá nhân Việc theo dõi công tác giả văn thuộc thẩm quyền Chủ tịch Chánh Văn phòng nhân viên Văn thư nhiên Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa chưa có sổ theo dõi việc giải văn văn đến mà nhắc nhở chưa làm tốt công tác quản lý văn bản… ־Về quản lý sử dụng dấu: Văn thư quan người giữ dấu Ủy ban Nhân dân huyện, văn sau có ý kiến đạo người có thẩm quyền ký văn thư quan đóng dấu để đảm bảo thể thức giá trị pháp lý Con dấu Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa văn thư giữ bảo quản theo quy định pháp luật ∗ Công tác lưu trữ Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa quan hành nhà nước địa phương, lĩnh vực liên quan đến nhiều văn bản, giấy tờ, tài liệu Trong trình hoạt động Ủy ban Nhân dân huyện có nhiều tài liệu hình thành, khối tài liệu đưa vào bảo quản kho lưu trữ huyện ־Về thu thập, bổ xung tài liệu vào lưu trữ: Tài liệu tiếp nhận phát hành văn thư nhân đóng dấu văn thư quan nơi lưu giữ gốc ־Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu: Tài liệu lưu trữ tài tài sản quốc gia, khai thác sử dụng vào mục đích khác nhau, đặc biệt lĩnh vực quản lý hành nhà nước Thế nhận thức chưa đắn vấn đề nên nhiều quan nói chung chưa trọng đến công tác lưu trữ Tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa cơng tác lưu trữ quan tâm chưa thật tốt Cơ quan tổ chức bảo quản tài liệu nộp lưu cách cẩn thận khối tài liệu hết giá trị chưa quan xử lý để tập phòng riêng Tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa cơng tác chỉnh lý tài liệu quan tâm, vào năm 2015, Ủy ban Nhân dân mời đoàn chuyên viên chỉnh lý tài liệu chỉnh lý xếp lại toàn kho lưu trữ Ủy ban Hiện khối tài liệu quan có số tình trạng lộn 17 xộn, chưa xếp chỉnh lý khoa học, quan lập hồ sơ đơn vị bảo quản để lưu trữ tạm thời cho khối tài liệu ־Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: Với vai trò ý nghĩa quan trọng tài liệu lưu trữ việc thu thập, bổ xung, phân loại, xác định giá trị tài liệu để đưa chúng vào bảo quản phịng kho khó, việc bảo quản an tồn tài liệu q trình lưu trữ khỏi tác nhân phá hoại cịn khó khăn, phức tạp Tài liệu lưu trữ dễ bị phá họai yếu tố khách quan kho tàng, trang thiết bị, nấm mốc, côn trùng yếu tố chủ quan người gây Để kéo dài tuổi thọ tài liệu cần làm tốt công tác bảo quản tài liệu kho lưu trữ Tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ cần trọng Hiện Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa có kho lưu trữ riêng tài liệu kho bảo quản cặp hộp giá tài liệu ־Về xây dựng công cụ tra cứu, khai thác sử dụng tài liệu: Nhằm tạo thuận lợi cho công tác tra tìm tài liệu nhanh chóng, hiệu quả, phục vụ tốt nhu cầu tra tìm tài liệu độc giả Hiện Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa xây dựng hệ thống mục lục hồ sơ để tra tìm tài liệu (mục lục hồ sơ phơng UBND &HĐND huyện Chiêm Hóa giai đoạn 1976- 1991…) Ủy ban huyện chưa xây dựng hệ thống sở liệu máy tính để tra tìm tài tiệu nhanh Để phục vụ tốt nhu cầu tra tìm khai thác, sử dụng tài liệu độc giả Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa có 01 phịng đọc hàng năm huyện tổ chức ngày hội sách… 2.4 Tình hình cán làm công tác văn thư- lưu trữ - Bộ phận văn thư- lưu trữ nằm Phịng hành - Quản trị văn phòng Uỷ ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa - Bộ phận có 02 cán chuyên trách: 01 cán vừa làm công tác quản lý dấu vừa làm cơng tác trình ký văn 01 cán chuyên viên, quản lý văn đến quan phân báo cho quan, thực photo đóng bì văn để chuyển phát đến quan liên quan - Trình độ chun mơn 02 đồng chí làm văn thư quan: có 01 cán 18 học trung cấp chuyên ngành văn thư- lưu trữ; 01 cán học đại học chuyên ngành khác (được bồi dưỡng tháng hệ trung cấp văn thư- lưu trữ), 02 cán nữ - Ngoài vụ, đơn vị Uỷ ban có số cán làm việc văn thư số chuyên viên kiêm nhiệm làm công tác văn thư quản lý văn đến đơn vị - Việc tổ chức quản lý văn bản, luân chuyển văn hoàn thống theo quy trình, quy định Uỷ ban Nhân dân huyện tương đối ổn định - Hình thức tổ chức quản lý văn đến số đăng ký văn Ngoài Ủy ban huyện tiến hành chuẩn bị thực công tác văn thưlưu trữ đồng thời máy tính sở liệu qua mạng nội Ủy Ban 19 Chương GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN CHIÊM HÓA TỈNH TUYÊN QUANG 3.1 Một số nhận xét đánh giá công tác văn thư- lưu trữ Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa Với lượng thời gian gần tháng kiến tập Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang với thực tế tiếp xúc với nghiệp vụ công tác văn thư- lưu trữ, sau em xin đưa số nhận xét công tác văn thư- lưu trữ quan sau: 3.1.1 Ưu điểm ־Về cơng tác soạn thảo ban hành văn nhìn chung theo thẩm quyền, thể thức theo quy định Nhà nước soạn thảo văn đơn vị, phòng ban áp dụng theo hướng dẫn thông tư 55/TTLT- BNV-VPCP ngày mùng 6/5/2005 Bộ Nội Vụ Văn Phịng Chính phủ “ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản” ־Về khâu nghiệp vụ công tác văn thư- lưu trữ đảm bảo theo quy định quy trình nghiệp vụ Nhà nước quan ban hành đáp ứng cầu khai thác sử dụng nhanh chóng, xác, kịp thời nhằm phục vụ tốt nhu cầu khai thác sử dụng hoạt động quản lý Nhà nước Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa ־Về sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư- lưu trữ đầu tư đầy đủ đảm bảo thực quy trình nghiệp vụ giá, hộp đạt theo tiêu chuẩn Cục Văn thư- Lưu trữ, hệ thống chống cháy, điều hòa, quạt thơng gió đầy đủ ־Về nhân làm cơng tác văn thư- lưu trữ: Các cán làm việc phịng Văn thư người có kinh nghiệm lâu năm đào tạo với trình độ trung cấp trở lên đáp ứng nhu cầu đặt công việc ־Do số lượng tài liệu tiếp nhận chuyển phát đến quan tương đối nhiều nên cán văn thư chia thành loại sổ để dễ tra tìm đăng kí nhanh chóng cách khoa học, như: Sổ đăng kí văn Chủ tịch Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa, sổ đăng kí văn ( báo cáo )… 20 3.1.2 Nhược điểm Cùng với ưu điểm đạt cơng tác văn thư- lưu trữ Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa cịn tồn số hạn chế sau: ־Các trang thiết bị phục vụ công tác văn thư- lưu trữ cịn hạn chế khơng đáp ứng yêu cầu công việc cần sử dụng gấp, máy tính Phịng văn thư có 01 cái, máy photo phịng văn thư- lưu trữ hay bị hỏng khơng phát huy hết tính cần thiết ־Việc bố trí cán văn thư chun trách đơi lúc không đáp ứng cầu công việc khối lượng văn cần tiếp nhận phát hành nhiều, gây áp lực cho cán làm công tác ־Không gian phòng làm việc Phòng văn thư Ủy ban Nhân dân huyện cịn chật hẹp hàng ngày có nhiều văn văn đến cần trình kí xin ý kiến đạo giải người có thẩm quyền ־Kho lưu trữ Ủy ban Nhân dân huyện đặt tầng ( tầng cao nhất) chưa phù hợp 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư- lưu trữ Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa Qua tình trạng thực tế nêu, sau em xin đưa số giải pháp sau: ₊ Để công tác văn thư- lưu trữ Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa thực tổ chức tốt hiệu cần phải có biện pháp thích hợp nhằm phát huy ưu điểm khắc phục hạn chế bất cập ₊ Văn đăng ký văn thư phải kiểm tra kỹ lưỡng trước kí đóng dấu vào sổ để sau kết thúc công việc giao nộp vào lưu trữ quan văn bản, tài liệu phải tiêu chuẩn, hoàn thiện pháp lý để lưu trữ phải lập hồ sơ hoàn chỉnh trước giao nộp vào lưu trữ quan ₊ Kho lưu trữ nơi vô quan trọng cấp thiết quan, dó bố trí phịng kho lưu trữ nơi cố định, địa điểm thuận tiện tốt cho việc bảo quản tài liệu, không đặt kho tầng tầng thượng tòa nhà ₊ Ủy ban Nhân dân cần đầu tư trang thiết bị để phục vụ công tác văn thư, bảo quản phục vụ tốt nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu độc giả ₊ Hàng năm cần bồi dưỡng phổ biến văn công tác văn thư21 lưu trữ cho cán chuyên môn đơn vị phịng ban chun mơn ₊ Bên cạnh cần có quan tâm lãnh đạo điều kiện tiên để công tác văn thư lưu trữ thực quan tâm đôn đốc để thực ngày tốt 3.3 Một số kiến nghị Nhằm thực có hiệu khắc phục hạn chế nêu Ủy ban Nhân dân huyện sau em xin đưa số kiến nghị riêng thân với quan, cụ thể sau: ₊ Xây dựng phương thức tuyên truyền phổ biến khâu nghiệp vụ công tác văn thư- lưu trữ để bổ xung kiến thức cho cán chun mơn ₊ Phải có sách tuyển dụng thêm cán có trình độ cao ₊ Đầu tư kinh phí để mua trang thiết bị phục vụ nghiệp vụ lưu trữ, đồng thời, ứng dụng công nghệ thông tin cách rộng rãi nhằm thực công tác nghiệp vụ cách tốt ₊ Sự quan tâm lãnh đạo Ủy ban Nhân dân huyện công tác văn thư- lưu trữ ngày phát triển đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu nhanh chóng, thuận lợi… ₊ Sửa đổi ban hành văn nhằm cụ thể hóa khâu nghiệp vụ công tác văn thư- lưu trữ ₊ Xây dựng mơi trường động, có tác phong cơng nghiệp ₊ Đưa quy chế, quy định sử phạt khen thưởng với cá nhân, phòng ban làm tốt cơng tác văn thư ₊ Cần có liên hệ với quan tổ chức khác để chia sẻ thêm hoạt động chuyên môn nghiệp vụ 22 Trên ý kiến đóng góp riêng thân em với công tác văn thư- lưu trữ Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa, mong lãnh đạo xem xét để đưa công tác văn thư- lưu trữ quan vào quy củ, quy định phục vụ tốt hoạt động quan 23 C PHẦN KẾT LUẬN Như vậy, công tác văn thư- lưu trữ Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa nói riêng quan đơn vị nói chung đời địi hỏi khách quan việc quản lý, bảo quản, tổ chức khoa học tài liệu để phục vụ mục đích xã hội Vì thế, cơng tác văn thư- lưu trữ khơng thể thiếu hoạt động máy Nhà nước Qua gần tháng kiến tập Ủy Ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa em học nhiều kiến thức kinh nghiệm thực tế Đây kiến thức bổ ích giúp em nhiều trình kiến tập cơng việc sau Trước hết qua đợt kiến tập em có nhìn tồn diện sâu sắc cơng tác văn thư- lưu trữ, mặt hoạt động không trực tiếp sản xuất vật chất cải góp phần đống góp nhiều cho phất triển xã hội nghiệp bảo vệ đất nước Bên cạnh em học hỏi nhiều kinh nghiệm từ cán văn thư- lưu trữ Ủy ban Nhân dân huyện Qua em nhận thấy lý luận thực tiễn ln có khảng cách định lúc khoảng cách đồng nhất, có đơn giản có phức tạp Qua đợt kiến tập em nhận thấy công việc thực tế lúc áp dụng theo lý thuyết việc áp dụng lý luận vào thực tiễn quan giống Tùy thuộc vào hồn cảnh thực tế quan để có vận dụng sáng tạo, linh hoạt cho phù hợp với quan mình, làm cho trình giải công việc đạt hiệu cao Trong thời gian kiến tập em dược quan sát thực nghiệp vụ cán văn thư- lưu trữ, công việc mà trước em biết qua lý thuyết đăng kí văn đi, đến; trình, chuyển giao văn bản, xếp, chỉnh lý tài liệu, sử dụng bảo quản dấu… trực tiếp quan sát thực hành em hiểu thêm nhiều ngành nghề tìm ưu điểm khuyết điểm thân thực nghiệp vụ từ đặt định hướng mục tiêu cho thân để bổ xung kiến thức phục vụ cho công việc sau Đặc biệt thời gian kiến tập em sống môi trường làm việc hồn tồn lạ, có đan xen nhiều mối quan hệ khác như: quan hệ 24 lãnh đạo nhân viên, nhân viên với nhân viên Từ giúp em hồn thiện cách giao tiếp ứng xử cơng việc hình thành nhân cách cán Văn thư- lưu trữ, khơng chấp hành tốt nội quy quan mà phải rèn luyện nhiều đức tính cần thiết như: nhanh nhẹn, cẩn thận, tỉ mỉ, kiên trì có thái độ làm việc nghiêm túc, nhiệt tình Bản báo cáo kiến tập kết nỗ lực với giúp đỡ tận tình từ phía quan kiến tập bảo thầy cô giảng viên khoa Văn thư- Lưu trữ Mặc dù cố gắng để nhận thức tầm quan trọng công tác với quan kiến tập thời gian có hạn với va chạm vào thực tế chưa nhiều nên báo cáo khơng tránh khỏi sai sót, hạn chế định, em mong nhận góp ý, bảo tận tình thầy khoa quan kiến tập để báo cáo em hoàn thiện Qua báo cáo em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến giúp đỡ nhiệt tình lãnh đạo Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa, cán hướng dẫn kiến tập cô Ma Thị Oanh anh chị công tác quan tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ em suốt trình em kiến tập Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy cô khoa Văn thư- Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội cho em kiến thức nghiệp vụ có ích để em có hành trang tảng cho nghiệp mà em chọn Em xin chân thành cảm ơn! Chiêm Hóa, ngày 19 tháng năm 2016 Sinh viên thực Nguyến Thị Thu 25 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số 58/2001/ NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 Quyết định số 128/QĐ- VTLTNN ngày 01/6/2009 Về ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ theo tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001:2000 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn đến lập hồ sơ nộp lưu hồ hơ vào lưu trữ quan Văn hợp số 01/VBHN- BNV ngày 25/02/2014 Bộ Nội Vụ công tác văn thư PHỤ LỤC Phụ lục 1: Sơ đồ cấu tổ chức Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa Chủ tịch Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa Phó chủ tịch phụ trách văn xã Phịng Nội vụ Phịng Tài Kế hoạch Phịng Giáo dục Phịng Văn hóa Thơng tin Thể thao Phịng Y tế Phịng Tài ngun Mơi trường Phịng Tư pháp Phòng Kinh tế tổng hợp Phòng Hạ tầng kinh tế Thanh tra huyện Ủy ban dân số, Gia đình trẻ em huyện Phịng Nơng nghiệp Phát triển nơng thơn Phịng Dân tộc tơn giáo Phụ lục 3: Một số hình ảnh cơng tác văn thư- lưu trữ hình ảnh trụ sở hoạt động Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa a) Hình ảnh trụ sở làm việc Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa b)Tài liệu thu thập chưa qua sử lý d) Công tác bảo quản tài liệu c) Phân loại tài liệu e) Tổ chức, sử dụng tài liệu Phụ lục 4: Văn Quy chế công tác văn thư - lưu trữ ủy ban nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang