Đang tải... (xem toàn văn)
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Tình hình nghiên cứu trong nước: Công tác tổ chức hội nghị tại các cơ quan, tổ chức đã được rất nhiều tác giả nghiên cứu, nhóm nghiên cứu được chia làm hai nguồn chính: một là các giáo trình, lý luận về công tác tổ chức hội nghị tại cơ quan, tổ chức; hai là các đề tài nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức hội nghị tại một cơ quan, đơn vị cụ thể. Đầu tiên các sách, giáo trình nghiên cứu lý luận tổ chức hội nghị tại các cơ quan, tổ chức có một số giáo trình tiêu biểu như: Trần Hoàng – Nguyễn Hữu Thời, Giáo trình Nghiệp vụ thư ký, Hà Nội, 1989. Phạm Hưng, Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng, Văn phòng hiện đại và Nghiệp vụ hành chính Văn phòng, Nxb thành phố Hồ Chí Minh, 1996. Hoàng Giang, Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Nxb Văn hóa Thông tin, hà Nội, 2009. Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Phạm Hưng, Trần Mạnh Thành, Bùi Hữu Duy, Nghiệp vụ thư ký văn phòng hiện đại, Nxb Lao động, Thành phố Hồ Chí Minh, 2009. PGS.TS. Vũ Thị Phụng, Giáo trình Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Hà Nội, 2010. Trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội, Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Hà Nội, 2009. Cùng với đó là các Công trình nghiên cứu, Báo cáo, Luận văn nghiên cứu về tổ chức hội nghị như: Đề tài: Tìm hiểu Quy trình tổ chức Hội nghị ở Tổng cục Thuế – Trần Thị Vân Anh – TKVPK2 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Đề tài: Tìm hiểu Quy trình tổ chức một loại hình Hội họp cụ thể ở các cơ quan, tổ chức – Nguyễn Thị Bích Hằng – Liên thông TKVPK2 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Đề tài: Tìm hiểu Quy trình tổ chức một số loại hình Hội họp tại phòng Thông tin khoa học Quân sự Trường Học viện Kỹ thuật Quân sự – Hoàng Thị Phương – TKVK3 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Đề tài: Tìm hiểu Quy trình tổ chức một loại hình Hội nghị ở UBND – HĐND huyện Như Thanh – Nguyễn Thị Thoa – TKVPK2 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Đề tài: Quy trình tổ chức Hội nghị trong cơ quan, tổ chức – Trần Thị Thanh Hoài – Liên thông TKVPK2 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Đề tài: Tìm hiểu công tác tổ chức Hội thảo tại Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội – Ngô Thi Lệ – TKVPK3 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 3. Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu chung: Trên cơ sở nghiên cứu lý luận về tổ chức hội nghị, đề tài nhằm nghiên cứu thực trạng và đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức hội nghị của Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ. Mục tiêu cụ thể: Làm rõ Cơ sở lý luận về công tác Hội nghị trong cơ quan, tổ chức; Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác tổ chức Hội nghị của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ; Đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện về công tác tổ chức Hội nghị của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ.
PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ở quan, tổ chức cần phải có phận, đơn vị chuyên lo công tác thu thập, xử lý, truyền đạt thông tin quan nguồn thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành lãnh đạo đảm bảo điều kiện sở vật chất an ninh, an toàn cho toàn quan, đơn vị phận gọi Văn phịng Văn phịng có hai chức chức tham mưu, giúp việc chức đảm bảo hậu cần.Những nhiệm vụ hoạt động Văn phòng như: Xây dựng tổ chức chương trình; Thu thập, xử lý, quản lý, sử dụng thông tin; Thực nhiệm vụ tư vấn văn cho thủ trưởng; Xây dựng củng cố máy Văn phòng; Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại; Duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục Văn phịng… Trong nhiệm vụ cơng tác tổ chức Hội nghị có vai trị quan trọng hoạt động quan, tổ chức Trong hoạt động quan, tổ chức Hội nghị hoạt động thực tiễn diễn thường xuyên môi trường làm việc, lẽ kênh trao đổi thông tin trực tiếp việc truyền đạt kiểm sốt cơng việc Nếu quan, đơn vị, có hoạt động tổ chức, điều hành tham gia Hội nghị hiệu quả, cá nhân quan nắm bắt thông tin xử lý thơng tin nhanh chóng Đồng thời tổ chức Hội nghị khơng nhằm mục đích giải cơng việc mà cịn nơi trao đổi, học hỏi, tiếp thu để tìm giải pháp tốt cho vấn đề Tăng cường thiết lập mối quan hệ mở Sau học lý thuyết nghiệp vụ thư ký văn phòng kỹ quản trị văn phòng, em muốn nghiên cứu tìm hiểu cơng tác tổ chức hội nghị Văn phịng/Phịng Hành quan Để hiểu sâu công tác tổ chức Hội nghị nhằm khẳng định lý thuyết so sánh thực tiễn, em lựa chọn đề tài “Tìm hiểu cơng tác tổ chức Hội nghị Văn phịng Bộ Khoa học Công nghệ” mong thông tin em mang đến giúp cho sinh viên chuyên ngành quản trị Văn phòng bạn đọc hiểu rõ công tác tổ chức Hội nghị quan, tổ chức nói chung Bộ Khoa học Cơng nghệ nói riêng Lịch sử nghiên cứu vấn đề - Tình hình nghiên cứu nước: Cơng tác tổ chức hội nghị quan, tổ chức nhiều tác giả nghiên cứu, nhóm nghiên cứu chia làm hai nguồn chính: giáo trình, lý luận cơng tác tổ chức hội nghị quan, tổ chức; hai đề tài nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức hội nghị quan, đơn vị cụ thể Đầu tiên sách, giáo trình nghiên cứu lý luận tổ chức hội nghị quan, tổ chức có số giáo trình tiêu biểu như: - Trần Hồng – Nguyễn Hữu Thời, Giáo trình Nghiệp vụ thư ký, Hà Nội, 1989 - Phạm Hưng, Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng, Văn phòng đại Nghiệp vụ hành Văn phịng, Nxb thành phố Hồ Chí Minh, 1996 - Hồng Giang, Nghiệp vụ thư ký văn phịng, Nxb Văn hóa Thơng tin, hà Nội, 2009 - Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Phạm Hưng, Trần Mạnh Thành, Bùi Hữu Duy, Nghiệp vụ thư ký văn phòng đại, Nxb Lao động, Thành phố Hồ Chí Minh, 2009 - PGS.TS Vũ Thị Phụng, Giáo trình Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Hà Nội, 2010 - Trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội, Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Hà Nội, 2009 Cùng với Cơng trình nghiên cứu, Báo cáo, Luận văn nghiên cứu tổ chức hội nghị như: - Đề tài: Tìm hiểu Quy trình tổ chức Hội nghị Tổng cục Thuế – Trần Thị Vân Anh – TKVPK2 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Đề tài: Tìm hiểu Quy trình tổ chức loại hình Hội họp cụ thể quan, tổ chức – Nguyễn Thị Bích Hằng – Liên thông TKVPK2 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Đề tài: Tìm hiểu Quy trình tổ chức số loại hình Hội họp phịng Thơng tin khoa học Quân Trường Học viện Kỹ thuật Quân – Hoàng Thị Phương – TKVK3 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Đề tài: Tìm hiểu Quy trình tổ chức loại hình Hội nghị UBND – HĐND huyện Như Thanh – Nguyễn Thị Thoa – TKVPK2 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Đề tài: Quy trình tổ chức Hội nghị quan, tổ chức – Trần Thị Thanh Hoài – Liên thông TKVPK2 - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Đề tài: Tìm hiểu cơng tác tổ chức Hội thảo Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội – Ngô Thi Lệ – TKVPK3 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu chung: Trên sở nghiên cứu lý luận tổ chức hội nghị, đề tài nhằm nghiên cứu thực trạng đề số giải pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức hội nghị Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ Mục tiêu cụ thể: - Làm rõ Cơ sở lý luận công tác Hội nghị quan, tổ chức; - Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác tổ chức Hội nghị Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ; - Đề xuất số giải pháp để hoàn thiện cơng tác tổ chức Hội nghị Văn phịng Bộ Khoa học Công nghệ Nhiệm vụ nghiên cứu - Cơ sở lý luận công tác Hội nghị - Thực trạng công tác tổ chức Hội nghị Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ - Một số biện pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức Hội nghị Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức hội nghị Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ Phạm vi nghiên cứu: Nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội nghị Văn phịng Bộ Khoa hoạc Cơng nghệ - Về không gian: Công tác tổ chức Hội nghị Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ; -Về thời gian: Nghiên cứu công tác tổ chức Hội nghị Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ từ năm 2012 – 2015 Giả thuyết nghiên cứu Cơng tác tổ chức hội nghị Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ tốt ứng dụng tin học Phương pháp nghiên cứu -Phương pháp thống kê điều tra khảo sát - Phương pháp so sánh -Phương pháp mô tả - Phương pháp phân tích, đánh giá, tổng hợp - Phương pháp vấn Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận tài liệu tham khảo nội dung đề tài bao gồm phần sau: Chương Cơ sở lý luận tổ chức hội nghị Chương cho thấy lý luận chung hội nghị nêu nên nội dung, quy trình công tác tổ chức hội nghị Chương Thực trạng cơng tác tổ chức hội nghị Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ Chương trình bày chức năng, nhiệm vụ văn phòng loại hội nghị văn phịng tổ chức.Thơng qua khảo sát cơng tác tổ chức hội nghị Văn phịng Bộ, đánh giá ưu điển, hạn chế tìm nguyên nhân hạn chế đo Chương Đề xuất số biện pháp nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức hội nghị Văn phòng Bộ Trong chương này, em xin mạnh dạn đề xuất số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức hội nghị Văn phịng lên giải phá như: giải pháp thể chế, giải pháp công nghệ, giải pháp nhận thức PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ 1.1 Khái niệm hội nghị Hội nghị hoạt động thiếu hoạt động quan, tổ chức Là hình thức để phát huy thực quyền dân chủ, tạo điều kiện để người lao động tham gia vào hoạt động quản lý quan, tổ chức Đồng thời hình thức nhằm thơng báo, trao đổi bàn bạc, thảo luận để tạo thống nhất, phối hợp hành động để giải vấn đề mà người quan tâm Vậy hội nghị gì? Giữ Hội nghị hội họp có khác Hội nghị hộp mặt nhiều người để bàn vấn đề quan trọng, diễn theo quy trình, thủ tục định thường đưa nghị quyết định.1 Họp hình thức hoạt động quản lý nhà nước, cách thức giải công việc, thông qua thủ trưởng quan hành nhà nước trực tiếp thực lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động việc giải công việc thuộc chức năng, thẩm quyền quan theo quy định pháp luật2 11Trang 149 Giáo trình quản trị văn phòng trường đại học kinh tế quốc dân TS, Nguyễn Thành Độ chủ biên Khoản 1, Điều 2, Quyết định 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 05 năm 2006 Thủ tướng Chính phủ Ban hành quy định chế độ họp hoạt động quan hành nhà nước Hội họp tập hợp nơi để làm việc, tìm cách làm việc chung Quan điểm trên, tìm thấy điểm thông khái niệm hội nghị hội họp tập hợp nhiều người nơi để thực mục đích đặt Chỉ khác chỗ kết thúc hội nghị đưa nghị quyết định cịn hội họp khơng Như suy khái niệm hội họp hiểu theo cách đơn giản hình thức sinh hoạt tập thể nhằm bàn bạc, trao đổi, đánh giá, cung cấp thơng tin vấn đề đó, vấn đề thồng khơng thống sau lần hội họp Còn hội nghị nghĩa chặt chẽ hơn, ta hiểu hội nghị việc tập hợp người lại nơi để bàn bạc, thảo luận thống vấn đề đó, mà kết cuối hội nghị nghị quyết định thông qua số quan niệm thống hội nghị hội họp như: 1.2 Vai trò, ý nghĩa tổ chức hội nghị - Khi quan, tổ chức mở Hội nghị “ Hội nghị tổng kết năm, Hội nghị sơ kết sáu tháng đầu năm ” giúp thủ trưởng quan đánh giá tình hình hoạt động quan năm, để từ phát huy ưu điểm, khắc phục hạn chế tồn q trình hoạt động Sau bàn bạc tìm phương án giải để tháo gỡ khó khăn, vướng mắc đưa phương hướng hoạt động cho năm tới - Tổ chức Hội nghị hội để phòng, ban, đơn vị quan giao lưu, học hỏi lẫn q trình làm việc, nâng cao tinh thần đồn kết nội quan, ln đặt lợi ích tập thể lên hàng đầu - Hội nghị nơi thành viên quan quan trao đổi, đóng góp ý vấn đề đó, giúp quan có nhiều phương án hoạt động sau thống phương án tối ưu cho hoạt động quan, tổ chức Giúp cho hoạt động quan, tổ chức ổn định bền vững 1.3 Phân loại tổ chức hội nghị Có nhiều khác để phân loại hội nghị điền hình có số phổ biến sau: Căn vào tình chất mục đích hội nghị phân thành: + Hội nghị phát triển: thơng qua hội nghị để phổ biến cho người chủ trương, sách, đường lối, chương trình kế hoạch hành động nhằm nâng cao trình độ nhận thức tạo tiền đề cho việc thực chủ trương, đường lối sách + Hội nghị trao đổi thông tin: quản trị viên cấp cấp tham dự để trao đổi tin tức, tình hình hoạt động phận, đơn vị tổ chức +Hội nghị mở rộng dân chủ: tạo điều kiện cho người phát biểu ý kiến chủ trương, sách mới, cách thức tiến hành nhằm giúp lãnh đạo có thơng tin cao hành động thống trước triển khai + Hội nghị bàn bạc, giải vấn đề: - Tập thể thảo luận vấn đề cụ thể đểthống định tập thể Ví dụ hội nghị đề xuất hình thức mức độ khen thưởng hay kỷ luật cá nhân, đơn vị hội nghị bàn bạc thảo luận cách tháo gỡ khó khăn giải tình trạng vỡ ống nước Thành phố Hà Nội chẳng hạn - Tập thể thảo luận vấn đề cụ thể không định mà thủ trưởng vào để đưa định Ví dụ Hội nghị ban bạc thảo luận vấn đề cơng tác Căn vào khâu q trình quản lý + Hội nghị bàn bạc định + Hội nghị phổ biến, triển khai: định ban hành cần phổ biến, tổ chức thực Loại hội nghị nhằm phổ biến quán triệt, tư tưởng, quan điểm chủ trương, sách, giải pháp trình bày trong định đến đối tượng (tùy phạm vi nội dung định) Mặt khác thông qua họp để bàn bạc, xây dựng chương trình, kế hoạch biện pháp thực định Ví dụ hội nghị tổng kết cơng tác năm 2014 triển khai phương hướng nhiệm vụ năm 2015 Trong hội nghị tổng kết công tác năm Lãnh đạo quan, tổ chức phổ biến, hay thông báo kết đạt năm cũ tiến hành triển khai nhiệm vụ công tác năm + Hội nghị kiểm tra đơn đốc: q trình triển khai định xảy tình huống: đơn vị triển khai thực tốt, có nhiều sáng kiến, biện pháp sáng tạo, thực tốt định, ngược lại có đơn vị thực chưa tốt định chưa hiểu tinh thần, chưa tích cực sáng tạo tổ chức thực Chính cần phải tổ chức hội nghị để triển kiểm tra, đôn đốc việc thực định quản lý quan Ví dụ hội nghị sơ kết, hội nghị đánh giá công tác ứng dụng tin học cơng tác hành + Hội nghị sơ kết, tổng kết: định, chương trình kế hoạch có mục tiêu, tiêu rõ ràng thời gian cụ thể Vì vậy, cần tổ chức hội nghị sơ kết để đánh giá việc thực định trao đổi kinh nghiệm hay uốn nắn lệch lạc để tiếp tục thực định tốt giai đoạn sau Ví dụ hội nghị sơ kết cơng tác tra tháng đầu năm 2014 Căn vào hình thức tổ chức + Hội nghị khơng thức: yêu cầu bí mật lý tế nhị bên gặp nhau, bàn bạc không muốn nhiều người biết, hội nghị tổ chức khơng thức cơng bố Cũng có tổ chức muốn họp nội để bàn riêng số vấn đề gọi hội nghị kín Ví dụ họp giao ban, họp Lãnh đạo Bộ… • • • • • • • + Hội nghị thức, cơng khai: hội nghị đơn vị, người có trách nhiệm đứng tổ chức cách công khai theo chương trình kế hoạch Cịn theo Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng năm 2006 Thủ tướng Chính phủ hội họp quan nhà nước bao gồm loại sau: Họp tham mưu, tư vấn họp để thủ trưởng quan hành nhà nước nghe ý kiến đề xuất kiến nghị thủ trưởng quan, đơn vị cấp dưới, chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thơng tin, có thêm sở, trước định theo chức năng, thẩm quyền Họp làm việc họp cấp với thủ trưởng quan, đơn vị cấp để giải cơng việc có tính chất quan trọng vượt q thẩm quyền cấp để kiểm tra trực tiếp chỗ tình hình thực nhiệm vụ công tác cấp Họp chuyên môn họp để trao đổi, thảo luận vấn đề thuộc chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng hoàn thiện dự án, đề án Họp giao ban họp lãnh đạo quan, đơn vị hành nhà nước để nắm tình hình triển khai thực nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến thực đạo giải công việc thường xuyên Họp tập huấn, triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai) họp để quán triệt, thống nhận thức hành động nội dung tinh thần chủ trương, sách lớn, quan trọng Đảng Nhà nước quản lý, điều hành hoạt động kinh tế - xã hội Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết) hàng năm họp để kiểm điểm, đánh giá tình hình kết thực nhiệm vụ công tác hàng năm bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho năm tới quan, đơn vị hành nhà nước Họp sơ kết tổng kết (Hội nghị sơ kết tổng kết) chuyên đề họp để đánh giá tình hình triển khai kết thực chủ trương, sách quan trọng 1.4 Quy trình tổ chức hội nghị 1.4.1 Quy trình tổ chức họp bình thường, khơng nghi thức Các họp nội bộ, bình thường khơng nghi thức cuộc họp giao ban, họp giải vấn đề, họp thông báo,… họp cấp quản trị quan triều tập chủ trì Đối với họp bình thường khơng nghi thức việc tiến hành tổ chức hội nghị tương đối dễ dàng cán bộ, nhân viên đơn vị Các công việc cần phải làm để tổ chức hội nghị không nghi thức bao gồm: - Đăng ký phịng họp: Thơng thường họp tổ chức Văn phòng cấp quản trị phòng họp chung quan, tổ chức Thư ký phải đăng ký phòng họp với phận giao nhiệm vụ quản lý phòng họp để chuẩn bị phòng họp gọn gàng, - Thông báo cho người tham dự họp Mời người tham dự thông qua lịch công tác, điện thoại, thông báo trực tiếp, giấy mời, Fax email - Chuẩn bị tài liệu: Đôi họp cần nhiều phương tiện hỗ trợ, thư ký cần chuẩn bị: + Tài liệu phát chỗ Chuẩn bị cơng cụ nghe nhìn: Dụng cụ nghe nhìn máy chiếu ( overhad projector, video, bảng viết, sơ đồ) - Chuẩn bị nước giải khát: Phục vụ trà, nước suối họp ngắn gọn Đối với họp dài, thư ký phải linh hoạt theo đạo cấp giải lao phục vụ nước giải khát, để bàn sẵn cho người tham dự - Ghi biên bản: Thông thường, họp không cần nghi thức, biên cần ghi ý tóm tắt - Theo dõi: Sau họp thường cấp quản trị yêu cầu thư ký soạn thảo tóm tắt trích từ biên bản, đơi gửi cho thành viên tham dự Thư ký giữ lại để lưu Theo dõi việc thực định họp 1.4.2 Hoạch định tổ chức họp theo nghi thức Các họp trang nghi thức hop: - Các họp lớn; - Các họp có ý nghĩa quan trọng thành viên có ý kiến khác nhau; - Tập thể cần đưa định có tính pháp lý mà tất thành viên phải bị ràng buộc tuân theo Quy trình tổ chức Hội nghị quan, tổ chức thường có giai đoạn sau: Giai đoạn 1: Giai đoạn chuẩn bị Sơ đồ bước giai đoạn chuẩn bị Hội nghị Bước 1: Xác định mục đích, yêu cầu Bước 2: Lập Kế Hoạch Bước 3: Xây dựng Chương trình nghị Bước 4: Lập Danh sách khách mời Bước 8: Chuẩn bị ghi biên Hội nghi Bước : Chuẩn bị thời gian Hội nghị Bước 6: Chuẩn bị địa điểm Hội nghị Bước : Soạn thảo thử mời Bước 9: Chuẩn bị kinh phí tổ chức Hội nghị Bước 1: Xác định mục đích, yêu cầu tổ chức Hội nghị - Mục đích: Là quan, tổ chức hướng tới tổ chức Hội nghị Mỗi Hội nghị tổ chức có nhiều mục đích khác nhau, nhiên tổ chức hội nghị quan thường hướng tới mục đích sau: Tổng kết, đánh giá cơng việc, thông báo nhiệm vụ cần triển khai, đảm bảo quyền làm chủ nhân viên quan nhiệm vụ chung, xây dựng tinh thần đoàn kết - Yêu cầu: Mỗi họp kết hợp giải nhiều nội dung, sử dụng nhiều hình thức, cách thức tiến hành phù hợp với tính chất, yêu cầu vấn đề hoàn cảnh cụ thể để tiết kiệm thời gian, đảm bảo chất lượng giải công việc Việc phát biểu, trao đổi ý kiến họp phải tập chung vào vấn đề ý kiến khác nhau, đề xuất biện pháp xử lý Ý kiến kết luận người chủ trì họp phải rõ ràng, cụ thể, thể đầy đủ tính chất, nội dung yêu cầu họp Bước 2: Lập kế hoạch Hội nghị Tùy theo tính chất, quy mơ, mục đích mà quan, tổ chức đặt tổ chức hội nghị việc lập kế hoạch hội nghị khơng tiến hành phải có u cầu đặc biệt kỹ thuật xây dựng Kế hoạch: tập hợp hoạt động, công việc xếp theo trình tự định để đạt mục tiêu đề Kế hoạch Hội nghị văn có tính định hướng trình bày vấn đề liên quan đến việc tổ chức hội nghị Kế hoạch Hội nghị bao gồm nội dung sau: + Tên Hội nghị + Thời gian Hội nghị + Địa điểm Hội nghị + Thành phần Hội nghị + Nội dung Hội nghị Bước 3: Xây dựng chương trình nghị Hội nghị Chương trình nghị Hội nghị văn trình bày lịch trình cơng việc tiến hành Hội nghị Khi xây dựng chương trình nghị cán chuyên môn phải xây dựng thành hai mẫu gồm: + Chương trình nghị nội bộ: Chỉ thơng báo cho Ban tổ chức người tham gia điều hành hỗ trợ kỹ thuật điều hành Hội nghị + Chương trình nghị cơng khai: Được thơng báo cho đại biểu đến tham gia Hội nghị nhằm giúp đại biểu nắm lịch trình hội nghị ưu tiên ý cho nội dung mà họ quan tâm Hai chương trình nghị phải trình bày nội dung thơng tin sau: + Trình tự vấn đề trình bày (cột số thứ tự) + Nội dung vấn đề + Thời gian thực vấn đề Bước 4: Lập danh sách khách mời Bao gồm khách mời người có trách nhiệm, nghĩa vụ phải dự hội nghị Khi lập danh sách khách mời nên chia theo cấu nhóm nên xếp đại biểu, khách mời theo vị trí chức vụ Điều tạo điều kiện đảm bảo nghi thức gửi giấy mời hoạt động Ban lễ tân đăng ký danh sách đại biểu phận điều hành chào đón đại biểu đến tham dự hội nghị Danh sách khách mời bao gồm nội dung sau: + Số thứ tự + Họ tên + Chức vụ + Đơn vị + Địa liên hệ + Số điện thoại/email Bước 5: Soạn thảo giấy mời