MỤC LỤC A Phần mở đầu Trang Lời nói đầu Lời cảm ơn Nhận xét quan B Phần nội dung Chương I: Khảo sát công tác lưu trữ UBND huyện An Lão,tỉnh Bình Định Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ UBND huyện An Lão Sơ đồ máy quan Chương II: Kết khảo sát công tác lưu trữ UBND huyện 10 An Lão, tỉnh Bình Định I Công tác lưu trữ 10 Tổ chức lưu trữ quan 10 Tình hình tài liệu quan 10 Tình hình thực nội dung nghiệp vụ 11 Nhận xét ưu nhược điểm tồn công tác Lưu trữ quan, biện pháp khắc phục 14 II Công tác chỉnh lý tài liệu 16 Chương III Các phụ lục 19 Phụ lục I: Bản lịch sử đơn vị hình thành phông lịch 19 sử phông Báo cáo thực tập ngành nghề môn lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Hường Phụ lục II: Phương án phân loại phông lưu trữ 26 Phụ lục III: Mục lục hồ sơ 32 Phụ lục IV: Bảng kê tài liệu loại 37 Báo cáo thực tập ngành nghề môn lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Hường Trong thời gian thực tập, viết báo cáo, có nhiều cố gắng không tránh khỏi thiếu sót, mong đóng góp qúi báu Thầy, Cô giáo Khoa Lưu trữ trường trung câp văn thư lưu trư TWII cô, chú, anh, chị văn phòng HĐND UBND huyện An Lão để báo cáo thực tập hoàn chỉnh Qua em xin cảm ơn quý cô, chú, anh chị nhiều công việc hết lòng truyền đạt cho em kiến thức quý báo liên quan đến nghiệp vụ như: chỉnh lý, sửa chữa bổ sung tài liệu , tra cứu tài liệu… Đồng thời qua em xin cảm ơn đến cô Nguyễn Thị Hường (GVHD) cô Trần Thị Hường (NVLT văn phòng UB) cảm ơn tất người văn phòng HĐND UBND huyện An Lão nhiệt tình giúp đỡ em suốt thời gian thực tập Trong trình thực tập UBND huyện An Lão em học hỏi nhiều kinh nghiệm quý báo từ anh chị quan hội để em áp dụng kiến thức học đem áp dụng vào công việc thực tế em sau Em xin kính chúc cô, chú, anh, chị thật nhiều sức khỏe hạnh phúc Đặc biệt quý thầy cô khoa lưu trữ trường trung cấp văn thư lưu trữ TW II lời chúc sức khỏe lời cảm ơn sâu sắc Em xin chân thành cảm ơn! NỘI DUNG BÁO CÁO KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN AN LÃO Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện An Lão : Theo Quyết định số 12/2004/QĐ-UBND ngày 20/7/2004 UBND huyện An Lão ban hành quy chế làm việc UBND huyện An Lão: chức năng, nhiệm vụ UBND huyện quy định cụ thể sau: 1.1 Chức năng: UBND huyện HĐND huyện bầu ra, quan chấp hành HĐND, quan hành Nhà nước cao địa phương chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, văn quan Nhà nước cấp Nghị HĐND cấp UBND huyện thực chức quản lý Nhà nước theo Hiến pháp, Luật, chịu đạo thống UBND tỉnh; đồng thời báo cáo hoạt động trước HĐND huyện 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: UBND huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn văn quản lý; tổ chức đạo Phòng, Ban thuộc huyện thực nhiệm vụ theo lĩnh vực chuyên môn UBND huyện vừa thực chức quản lý hành chính, vừa thực chức quản lý Kinh tế - Xã hội địa bàn huyện Cụ thể là: Báo cáo thực tập ngành nghề môn lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Hường - Quản lý Nhà nước địa phương lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hóa, giáo dục, y tế, khoa học, công nghệ môi trường, thể dục thể thao, báo chí, phát thanh, truyền hình lĩnh vực xã hội khác, quản lý Nhà nước đất đai, nguồn tài nguyên thiên nhiên khác, quản lý việc thực tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hàng hóa - Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, văn quan Nhà nước cấp Nghị HĐND cấp quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân công dân huyện - Bảo đảm an ninh trị, trật tự an toàn xã hội, thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang xây dựng quốc phòng toàn dân; thực chế độ nghĩa vụ quân sự, quản lý hộ khẩu, hộ tịch địa phương, quản lý việc cư trú, lại người nước địa phương - Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, bảo vệ tính mạng, tài sản quyền lợi ích hợp pháp công dân; chống tham nhũng, chống buôn lậu, làm hàng giả tệ nạn xã hội khác - Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động tiền lương, quy hoạch đào tạo đội ngũ viên chức Nhà nước cán cấp xã, bảo hiểm xã hội theo phân cấp - Tổ chức đạo công tác thi hành án địa phương, giải khiếu nại, tố cáo công dân theo quy định pháp luật - Tổ chức thực việc thu, chi ngân sách địa phương theo quy định pháp luật, phối hợp với quan hữu quan để bảo đảm thu đúng, thu đủ, thu kịp thời loại thuế khoản thu khác địa phương - Quản lý địa giới hành chính, xây dựng quyền nhân dân, tổ chức quản lý việc lập Hội quần chúng theo phạm vi thẩm quyền 10 Báo cáo thực tập ngành nghề môn lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Hường - Phối hợp với thường trực HĐND Ban HĐND chuẩn bị nội dung kỳ họp HĐND huyện, xây dựng đề án trình HĐND huyện xét định 1.3 Cơ cấu tổ chức UBND huyện: Gồm có thành viên (Chủ tịch, Phó chủ tịch ủy viên UB) Trong đó: - Chủ tịch UBND huyện đạo điều hành chung Khối Nội - Phó chủ tịch UBND huyện phụ trách kinh tế, nông nghiệp - Phó chủ tịch UBND huyện phụ trách Văn hóa - Xã hội - Ủy viên UB: Trưởng Công an huyện - Ủy viên UB: Chỉ huy trưởng Cơ quan Quân huyện - Ủy viên UB: Trưởng phòng Nông nghiệp& Phát triển nông thôn huyện - Ủy viên UB: Chánh Văn phòng HĐND UBND huyện Kết bầu thành viên UBND huyện phải Chủ tịch UBND tỉnh trực tiếp phê chuẩn Mỗi thành viên UBND chịu trách nhiệm cá nhân phần công tác trước HĐND, UBND với thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể hoạt động UBND trước HĐND cấp trước quan Nhà nước cấp - Các Phòng, Ban trực thuộc UBND huyện có 12 đơn vị hành chính: Văn phòng HĐND UBND huyện, Phòng Nội vụ, Phòng Lao động – Thương binh & xã hội, Phòng Nông nghiệp& Phát triển nông thôn, Phòng Tài nguyên-Môi trường, Phòng Tài chính-Kế hoạch, Phòng Văn hóa thông tin, Thanh tra, Phòng Tư pháp, Phòng Giáo dục& Đào tạo, Phòng Y tế, Phòng Công thương Ngoài Phòng, Ban trực thuộc nêu UBND huyện có phận chuyên môn hoạt động theo chế độ chuyên viên ghép vào tổ chức Phòng Nội vụ huyện mà không hình thành Phòng, Ban là: Bộ phận Tôn giáo, Bộ phận Thi đua-Khen thưởng Các Phòng, Ban chịu đạo UBND huyện tổ chức, biên chế công tác chuyên môn; tham mưu đề xuất vấn đề quan trọng liên quan đến 11 Báo cáo thực tập ngành nghề môn lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Hường lợi ích địa phương thông qua ngành dọc UBND huyện lĩnh vực hoạt động ngành Các quan thuộc ngành: Công an, Quân vừa chịu quản lý UBND huyện quản lý Nhà nước thuộc thẩm quyền địa phương, vừa chịu đạo chuyên môn nghiệp vụ theo ngành dọc từ xuống Các quan Tư pháp như: Tòa án, Viện Kiểm sát quan độc lập thực chức xét xử giám sát việc thi hành Pháp luật có mối quan hệ chặt chẽ với UBND huyện nhằm phối hợp, kiểm tra thường xuyên việc thực pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, giữ nghiêm kỷ luật, kỷ cương Đội ngũ cán Phòng, Ban trực thuộc UBND huyện có 160 cán viên chức Trong 65% số cán có trình độ Đại học Cao đẳng trở lên, 28% có trình độ Trung cấp, 7% có trình độ sơ cấp Với đội ngũ cán có trình độ nêu trên, cộng thêm kinh nghiệm lòng nhiệt huyết người, lãnh đạo cấp ủy Đảng, UBND huyện An Lão làm tốt công tác quản lý Nhà nước địa phương, khắc phục khó khăn mang tính chất đặc thù huyện vùng cao, đưa địa phương ngày đổi tiến 12 Báo cáo thực tập ngành nghề môn lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Hường SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY UBND HUYỆN AN LÃO 13 HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN ỦY BAN NHÂN DÂN VP HĐND VÀ UBND PHÒNG TÀI CHÍNHKẾ HOẠCH PHÒNG NÔNG NGHIỆP VÀ PTNT Phòn g NỘI VỤ PHßNG TµI NGUY£N -MT PHÒNG CÔNG THƯƠNG Thanh tra PHÒNG GIÁO DỤC phßng t ph¸p PHÒNG LĐ-TB VÀ XH PHÒNG Y TẾ §µi truyÒn -truyÒn h×nh Chương II KẾ QUẢ KHẢO SÁT CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN AN LÃO, TỈNH BÌNH ĐỊNH I.công tác lưu trữ Tổ chức lưu trữ quan : * Kho lưu trữ tài liệu huyện An Lão trực thuộc Văn phòng HĐND UBND huyện thành lập theo Quyết định số 110/QĐ-UB ngày 13/5/1992 UBND huyện An Lão - Về biên chế: Bố trí 01 cán nữ có trình độ Đại học chuyên ngành Lưu trữ học Quản trị Văn phòng làm chuyên trách công tác lưu trữ - UBND huyện có quan tâm đưa đào tạo Đại học Lưu trữ Quản trị văn phòng (hệ chức) cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ, đồng thời đưa tham dự lớp tập huấn ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ Tuy nhiên việc ứng dụng thực tế vào quan hạn chế, điều kiện kinh phí có hạn nên trang bị máy vi tính chưa đầy đủ - Bộ phận lưu trữ bố trí phòng với diện tích 40 m 2, vừa dùng làm kho lưu trữ vừa phòng đọc nơi cán lưu trữ làm việc Các thiết bị chuyên dùng cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ chưa trang bị đầy đủ (chỉ trang bị thiết bị : giá, tủ, cặp dây, bìa hồ sơ Còn dụng cụ bảo quản tài liệu máy hút bụi, máy điều hòa chưa trang bị ) 14 Báo cáo thực tập ngành nghề môn lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Hường 2.Tình hình tài liệu bảo quản kho lưu trữ quan : UBND huyện An Lão quan hành Nhà nước quản lý đạo chung mặt Kinh tế, Chính trị địa bàn toàn huyện, nên trình hoạt động sản sinh khối tài liệu lớn tài liệu quản lý Nhà nước (tài liệu hành chính), số tài liệu khoa học kỹ thuật công trình xây dựng bản, tài liệu nghe nhìn Hiện nay, số lượng tài liệu lưu trữ kho lưu trữ huyện bao gồm 31 mét giá, tương đương với 3.280 hồ sơ/đơn vị bảo quản Đa số tài liệu chỉnh lý hoàn chỉnh, lên danh mục hồ sơ bỏ vào hộp đưa lên giá Về số lượng phông lưu trữ: Hiện Kho lưu trữ UBND huyện An Lão bảo quản 13 phông lưu trữ có 01 phông lưu trữ HĐND UBND huyện An Lão (phông mở) 12 phông lưu trữ quan, xã thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ huyện chỉnh lý hoàn chỉnh Về thành phần tài liệu Phông lưu trữ UBND huyện An Lão: - Là phông lưu trữ mở, tài liệu phông chủ yếu văn sản sinh trình hoạt động UBND huyện Khối tài liệu hình thành từ tháng 8/1981 - Thành phần tài liệu phông gồm: Tài liệu đạo, lãnh đạo Chính phủ, Bộ - Ngành Trung ương, HĐND, UBND Sở - Ngành tỉnh gửi đến; tài liệu HĐND UBND huyện sản sinh trình hoạt động; tài liệu Phòng, Ban huyện HĐND, UBND xã gửi lên - Thực trạng vật lý tài liệu Trong khối tài liệu tài liệu từ năm 1990 trở trước sản xuất chất liệu giấy rơm độ bền thấp nên số tài liệu chữ mờ khó đọc dễ bị rách, Còn khối lượng tài liệu từ năm 1990 trở sau tài liệu sản xuất chất liệu giấy tốt độ bền cao, kỹ thuật đại nên tài liệu trình bày thẩm mỹ, thể thức bảo đảm cho việc lưu trữ lâu dài sau 15 Báo cáo thực tập ngành nghề môn lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Hường Tình hình tài liệu từ năm 1981 đến 1990 bị thất lạc, mát nhiều Nguyên nhân: Do UBND huyện chưa có quan tâm mức đến công tác lưu trữ như: chưa bố trí cán làm chuyên trách công tác lưu trữ, chưa có quan tâm đạo công tác lưu trữ đến cán quan, mặt khác nhận thức tầm quan trọng tài liệu lưu trữ chưa đắn Khối tài liệu từ 1991 đến tương đối đầy đủ Tóm lại: Nhìn chung tài liệu Kho lưu trữ UBND huyện bảo quản tương đối tốt Tài liệu tiến hành biện pháp nghiệp vụ, cụ thể như: Đã chỉnh lý hoàn chỉnh khối tài liệu từ năm 1981 đến 2005 Tình hình thực nội dung nghiệp vụ 3.1 Công tác thu thập bổ sung: - Về công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ quan quan tâm tổ chức thường xuyên, hàng năm vào quý I năm sau, cán lưu trữ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu từ phòng lãnh đạo HĐND, UBND, Văn phòng phận tham mưu giúp việc Nhìn chung, tài liệu thu từ phòng, phận lập hồ sơ theo việc, vấn đề Tuy nhiên, công tác lập hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu như: tài liệu chưa xếp khoa học, chưa biên mục hồ sơ thành phần tài liệu nhiều hồ sơ thiếu không tìm tài liệu bổ sung tình trạng giữ lâu tài liệu phận - UBND huyện hàng năm ban hành danh mục quan nguồn nộp lưu tài liệu vào Kho Lưu trữ huyện Đây sở pháp lý quan trọng để tổ chức thực công tác thu thập, bổ sung tài liệu huyện Nguồn bổ sung tài liệu chủ yếu: HĐND huyện, lãnh đạo UBND huyện, cá nhân, phận thuộc Văn phòng đơn vị có liên quan Đối với phông thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ huyện bao gồm Phông lưu trữ: Phòng Giáo dục, Phòng Y tế, Phòng TC-KH, Phòng Tài nguyên-Môi trường, 16 Báo cáo thực tập ngành nghề môn lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Hường Thanh tra huyện, Viện kiểm sát nhân dân huyện, Bảo hiểm xã hội huyện, Phòng Nội vụ Lao động xã hội xã: An Tân, An Dũng, An Vinh, An Trung, An Quang Nội dung tài liệu phông sở lịch sử đơn vị hình thành phông lịch sử phông dựa theo chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị sở phương án phân loại xác định, tổ chức chỉnh lý hoàn chỉnh Đa số tài liệu quan, xã thuộc nguồn nộp Khi tiếp nhận tài liệu lưu trữ từ quan, đơn vị, cán lưu trữ lập biên giao nhận tài liệu, có ký giao nhận quan Kho lưu trữ huyện sở danh mục hồ sơ nộp lưu quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu lập Việc nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử nhìn chung theo quy định Nhà nước Ngoài ra, hàng năm UBND huyện có kế hoạch nộp lưu tài liệu năm quan, đơn vị 3.2 Công tác xác định giá trị tài liệu: Công tác xác định giá trị tiến hành giai đoạn (đối với tài liệu lập hồ sơ): thứ xác định giá trị tài liệu lưu trữ hành thứ hai lưu trữ cố định Song song với việc thành lập Kho Lưu trữ, Hội đồng xác định giá trị tài liệu Kho lưu trữ UBND huyện An Lão lập theo định số 28/QĐUB ngày 15/8/1997 UBND huyện, thành phần Hội đồng gồm: Thủ trưởng quan (Chánh Văn phòng), cán chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ cán phận có tài liệu chỉnh lý UBND huyện ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ, sở việc xác định giá trị trình chỉnh lý xác hiệu Nhìn chung công tác xác định giá trị tài liệu Kho lưu trữ UBND huyện tiến hành nghiệp vụ Tuy nhiên, việc xác định giá trị cho hồ sơ chưa có thời hạn cụ thể, dừng lại mức: Vĩnh viễn, lâu dài tạm thời Trong đó, việc bảo quản với thời hạn lâu dài chưa quy định năm cho hồ sơ, tạm thời năm loại bỏ hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời Ngoài ra, trình chỉnh lý tài liệu số tài liệu giá trị, bao hàm, trùng thừa, hết giá trị thống kê lập danh mục đề nghị Trung tâm lưu trữ tỉnh thẩm tra cho ý kiến tiêu hủy theo quy định điều 12 Nghị định 111/2004/NĐ-CP Chính phủ 3.3 Công tác chỉnh lý tài liệu Tài liệu lưu trữ quan chỉnh lý kịp thời hoàn chỉnh; kết thúc năm công tác, cán lưu trữ tiến hành thu thập hồ sơ, tài liệu từ phận, cá nhân sở tổ chức phân loại dựa phương án lựa chọn Tại UBND huyện An Lão, phương án chọn để phân loại tài liệu lưu trữ Văn phòng HĐND UBND huyện An Lão phương án Thời gian - Mặt hoạt động Với phương án phân loại áp dụng trình hoạt động cấu tổ chức UBND huyện thay đổi, chức nhiệm vụ đơn vị , tổ chức không rõ ràng, chồng chéo lẫn Cho nên phương án phương án phân loại tối ưu nhất, phản ánh lịch sử đơn vị hình thành phông theo mặt hoạt động có khả tập trung thành hệ thống tài liệu mặt công tác đơn vị hình thành phông Phương án thống dùng để phân loại Phông lưu trữ UBND huyện, nhiên hàng năm bổ sung số mặt hoạt động phát sinh năm Nhìn chung, việc phân loại tài liệu lưu trữ cán lưu trữ chuyên trách đảm nhận Sau thu thập tài liệu hồ sơ, tài liệu từ phận quan chưa lập hồ sơ, nộp vào lưu trữ cán lưu trữ tổ chức hoàn chỉnh (đối với tài liệu lập hồ sơ) lập hồ sơ theo phương án chọn 3.4 Công tác thống kê lưu trữ: Công tác Thống kê công việc diễn thường xuyên Kho lưu trữ bao gồm : thống kê tài liệu, phương tiện bảo quản, công cụ tra cứu 18 Báo cáo thực tập ngành nghề môn lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Hường Kho lưu trữ UBND huyện An Lão tài liệu lưu trữ thống kê chủ yếu mục lục hồ sơ (đối với tài liệu lập hồ sơ), cặp ba dây (đối với tài liệu chưa lập hồ sơ) mục lục hồ sơ lập theo năm theo Phông lưu trữ cụ thể Tài liệu sau chỉnh lý hệ thống hóa, thống kê, bỏ vào hộp xếp gọn gàng ngăn nắp theo tiêu chí đế giúp cho việc tra cứu thuận tiện nhanh chóng Tại Kho lưu trữ UBND huyện xây dựng sổ đăng ký mục lục hồ sơ, phương tiện thống kê khác chưa xây dựng 3.5 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: UBND huyện An Lão bố trí 01 phòng trụ sở làm việc UBND huyện làm Kho lưu trữ, với diện tích Kho 30m trang bị đầy đủ giá, tủ, hộp để đựng tài liệu (6 giá đôi đựng tài liệu với chiều dài 64m, tủ trưng bày tư liệu cặp ba dây), bình chữa cháy… đảm bảo cho việc bảo quản tài liệu Tuy phòng kho chưa trang bị máy điều hòáy hút bụi cán lưu trữ có kiểm tra,vệ sinh kho tàng thường xuyên nhằm tránh cho tài liệu bị mối mọt, chuột gặm nhấm, mà tài liệu bảo quản tương đối tốt Hàng năm, quan hợp đồng với Trung tâm côn trùng tổ chức xông trừ mối kho lưu trữ, cửa sổ cửa Kho lưu trữ làm cửa kính màu, có rèm kéo cẩn thận, tránh tác động ánh nắng mặt trời chiếu trực tiếp vào tài liệu 3.6- Công tác tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu: - Kho Lưu trữ UBND huyện An Lão xây dựng quy chế sử dụng tài liệu nội quy mượn tài liệu Kho Lưu trữ Trong có quy định rõ trách nhiệm, quyền người cung cấp tài liệu người sử dụng tài liệu Có nhiều loại hình tổ chức sử dụng tài liệu, yêu cầu độc giả việc sử dụng tài liệu Kho lưu trữ huyện không đáng kể nên chưa áp dụng hình thức tổ chức sử dụng lý thuyết học Hình thức tổ chức sử dụng chủ yếu là: Tài liệu thường cung cấp dạng Photocopy y chính, không cho mượn chính, trường hợp cần để làm việc đem công chứng phải làm phiếu mượn tài liệu nêu mục đích mượn tài liệu, tài liệu cần mượn thời gian sử dụng, có ý kiến phê duyệt Lãnh đạo Văn phòng cán lưu trữ cung cấp Thực tế Kho lưu trữ UBND huyện An Lão xây dựng công cụ tra cứu mục lục hồ sơ Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào tra tìm tài liệu lưu trữ Kho lưu trữ huyện chưa thực Trong năm 2008, 2009 Kho lưu trữ UBND huyện cung cấp tài liệu cho 394 lượt người, số lượng tài liệu đưa sử dụng 400 văn số hồ sơ Nhìn chung công tác tổ chức sử dụng tài liệu Kho lưu trữ UBND huyện An Lão dần vào nề nếp, chưa xây dựng công cụ tra cứu khoa học chưa bố trí trang thiết bị đầy đủ cho công tác này, với lòng nhiệt tình, tận tụy phục vụ cán lưu trữ, nên công tác tổ chức tra cứu tài liệu nhanh chóng - Công tác tổ chức sử dụng tài liệu kho lưu trữ UBND huyện An Lão đơn giản chưa có phòng đọc riêng, số lượng độc giả khai thác sử dụng không nhiều, chủ yếu phục vụ yêu cầu lãnh đạo cấp ủy, cán làm công tác nghiên cứu tổng hợp, lấy tư liệu lịch sử muốn tham khảo có yêu cầu Nhận xét ưu nhược điểm tồn công tác lưu trữ quan, biện pháp khắc phục: * Về ưu điểm: - Nhận thức vai trò vị trí, tầm quan trọng công tác Lưu trữ cấp ủy Đảng, quyền địa phương Lãnh đạo Văn phòng có bước chuyển biến rõ rệt Việc củng cố, kiện toàn tổ chức làm công tác lưu trữ huyện tổ chức thống vào hoạt động có nề nếp - Cơ sở vật chất trang bị ban đầu thiếu thốn huyện quan tâm đạo thực tốt công tác lưu trữ thời gian qua, tiến hành thực khâu nghiệp vụ như: Thu thập, chỉnh lý tài liệu, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu đáp ứng kịp thời việc tra cứu sử dụng tài liệu cho hoạt động quản lý UBND huyện nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ cán nhân dân huyện - Đầu tư trang bị trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ, đầu tư kinh phí xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng để đảm bảo kho tàng phục vụ yêu cầu cho công tác thu thập tài liệu phòng ban năm tiếp - Đội ngũ cán Lưu trữ Văn phòng quan tâm đưa bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn: Tin học Văn phòng, tập huấn công tác Lưu trữ nhằm bước đưa công tác Lưu trữ vào hoạt động nề nếp bước nâng lên nhận thức lý luận trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đáp ứng yêu cầu, lòng yêu nghề, tinh thần trách nhiệm công việc vượt khó vươn lên cán - Đầu tư xây dựng trang thiết bị ngày coi trọng, mua sắm phương tiện, trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ, xây dựng quy chế xử lý công tác quản lý Lưu trữ theo quy định Nhà nước theo quy định Cục Văn thư-Lưu trữ Nhà nước *Hạn chế - Việc thu thập bổ sung tài liệu thực chưa triệt để, giao nộp tài liệu cán lưu trữ phận khác chưa chặt chẽ (chỉ có biên giao nộp, thiếu sổ nhập tài liệu ); tài liệu giao nộp phần lớn chưa lập hồ sơ lập hồ sơ chưa đạt yêu cầu chất lượng - Công tác phân loại tiến hành chậm hạn chế, - Công tác xác định giá trị tài liệu mang tính chung chung (Ví dụ thời hạn bảo quản lâu dài tạm thời chưa quy định thời gian cụ thể lâu dài 10 năm hay 20 - 30 năm; tạm thời năm năm hay năm) - Việc xây dựng hệ thống công cụ tra cứu công cụ để thống kê tài liệu lưu trữ chưa đầy đủ, mà khó khăn có yêu cầu tra cứu sử dụng tài liệu thống kê số lượng hồ sơ, tài liệu có kho - Chưa có quy định hình thức tổ chức sử dụng tài liệu thích hợp, tình trạng cho mượn tài liệu đôi lúc cầm khỏi kho cách tùy tiện; - Việc đại hóa công tác lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin tra tìm tài liệu chưa thực - Về điều kiện vật chất phương tiện làm việc Kho lưu thiếu, chưa đáp ứng với yêu cầu nay, trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ như: Hộp đựng tài liệu, máy điều hòa nhiệt độ, máy hút bụi, máy hút ẩm, dụng cụ phòng cháy chữa cháy chưa trang bị - Giải pháp * Trên sở tổng kết thực tiễn hệ thống hóa quy định pháp luật hành, UBND huyện cần ban hành văn quy định riêng quy chế hoạt động công tác lưu trữ đảm bảo tảng, sở pháp lý cho việc quản lý phát huy hiệu công tác lưu trữ Trước mắt cần phải tổ chức thực biện pháp đồng mang tính định hướng sau đây: - Tăng cường biện pháp cần thiết quy định cụ thể để thực nghiêm túc Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, Chị thị 726-TTg Thủ tướng Chính phủ tăng cường công tác lưu trữ thời gian tới, Nghị định 111/2004/NĐ-CP Chính phủ quy định chi tiết số điều Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, Quyết định số 1570/QĐ-UB UBND tỉnh Bình Định văn hướng dẫn khác công tác Lưu trữ - Trước mắt cần đạo xây dựng kế hoạch hướng dẫn chỉnh lý tài liệu trước nộp lưu, đồng thời thực nghiêm việc thu nộp tài liệu quan thuộc diện nộp lưu hồ sơ vào Kho lưu trữ huyện theo quy định - Từng bước củng cố, kiện toàn tổ chức cán lưu trữ chất lượng trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán làm công tác lưu trữ Nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán có đầy đủ lực nghiệp vụ lưu trữ Đồng thời, thường xuyên mở lớp tập huấn, đưa đào tạo quy số đồng chí có khả phát triển để có nguồn cán kế cận sau - Quan tâm đầu tư sở vật chất đáp ứng yêu cầu cho công tác lưu trữ bảo đảm điều kiện hoạt động, đầu tư kinh phí chỉnh lý tài liệu tích đống, nghiên cứu xây dựng hệ thống công cụ để xác định giá trị tài liệu tra tìm tài liệu, chủ động tổ chức hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, nhanh chóng đưa công tác tin học hóa vào áp dụng cho lĩnh vực để phù hợp với yêu cầu Đồng thời trang bị thiết bị chuyên dùng như: hộp đựng tài liệu, máy hút bụi, máy điều hòa nhiệt độ, dụng cụ phòng cháy chữa cháy để bảo quản an toàn tài liệu II Công tác chỉnh lý tài liệu Trong trình thực tập, thân với cán Lưu trữ chỉnh lý năm tài liệu (năm 2006) phông lưu trữ UBND huyện.Căn vào phương án phân loại, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ Kho lưu trữ huyện kê tài liệu chủ yếu UBND huyện cần bảo quản vĩnh viễn lâu dài, kê tài liệu giá trị tài liệu không thuộc phông (của quan biên soạn ) thân trực tiếp tham gia chỉnh lý hoàn chỉnh khối tài liệu năm 2006 Việc phân loại tài liệu theo trình tự sau: Trên sở tài liệu năm 2006 phân tài liệu thành nhóm lớn (nhóm bản) sau phân chia tài liệu nhóm lớn thành nhóm vừa từ nhóm vừa phân thành nhóm nhỏ cuối nhóm nhỏ nhất/đơn vị bảo quản Ví dụ: Tài liệu khối văn hóa-xã hội phân sau: VI- Khối Văn xã: (Nhóm lớn) Tài liệu chung khối văn xã.(Nhóm vừa) Chương trình, kế hoạch, báo cáo (Nhóm vừa) Tài liệu Văn hóa thông tin: (Nhóm vừa) 3.1- Tài liệu chung 3.2- Chương trình, kế hoạch, báo cáo + Chế độ công tác văn thư quan + Nguyên nhân thời gian giải thể đơn vị hình thành phông - Phần lịch sử phông cần nêu nội dung sau: + Khối lượng tài liệu phông nhiều hay ít, có đầy đủ tài liệu hay không + Ngày tháng giới hạn tài liệu phông + Thời gian thu thập tài liệu phông vào lưu trữ Bản lịch sử đơn vị hình thành phông lịch sử phông biên soạn xác, dựa tài liệu mà đơn vị hình thành phông sản sinh Đây tài liệu chủ yếu phục vụ biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông lịch sử phông • Chọn xây dựng phương án phân loại tài liệu Phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ kê nhóm tài liệu phông xếp theo trật tự dùng làm sở để xếp tài liệu phông lưu trữ Các nhóm tài liệu phương án phân loại phải bao quát tất tài liệu phông Các đặc trưng tài liệu phân loại phông lưu trữ là: Qua phân loại, loài người tổ chức vật, vật chất, hiệt tượng, người, động vật, thực vật, thành lớp Lớp tập hợp đơn vị, thành tố có chung một, số đặc điểm, ví dụ sắt, đồng chì, kẽm có chung đặc đặc điểm kim loại Cơ sở để chia lớp đặc tính giống vật tượng Dựa vào phương pháp đó, người ta phân chia thành lớp phân lớp khác trật tự đẳng cấp + Trong trình phân loại, ta cần phân biệt phân loại tự nhiên phân loại nhân tạo Phân loại tự nhiên dựa vào đặc điểm vốn có vật tượng để phân loại Phân loại nhân tạo kiểu phân loại theo mục đích sử dụng loài người + + Đặc trưng cấu tổ chức: Tài liệu phân nhóm theo đơn vị tổ chức đơn vị hình thành phông + Đăc trưng ghành hoạt động: Tài liệu phân nhóm theo lĩnh vực hoạt động đơn vị hình thành phông + Đặc trưng thời gian: Tài liệu phân nhóm theo đơn vị thời gian sản sinh tài liệu + Đặc trưng địa dư: Tài liệu phân nhóm theo đơn vị hành + Đặc trưng vấn đề: Tài liệu phân nhóm theo nội dung vấn đề, việc Các đặc trưng phân loại nêu có ý nghĩa nhau, mà có đặc trưng chủ yếu, đặc trưng thứ yếu Đăc trưng phân loại tài liệu chủ yếu đặc trưng tiêu biểu, dùng để phân nhóm tài liệu phạm vi phông lưu trữ Đó đặc trưng cấu tổ chức, thời gian, ngành hoạt động, đặc trưng vấn đề Phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ thông thường có kiểu sau: + Phương án cấu tổ chức – thời gian + Phương án thời gian – cấu tổ chức + Phương án hoạt động – thời gian + Phương án thời gian – hoạt động Khi xây dựng phương án phân loại tài liệu cho phông lưu trữ quan cần phải lựa chọn kiểu phương án phân loại phù hợp với đặc điểm đơn vị hình thành phông lịch sử phông tài liệu Phương án phân loại tài liệu phải bảo đảm phản ánh xác lịch sử hoạt động đơn vị hình thành phông Phương án cấu tổ chức – thời gian: Theo phương án tài liệu phông trước hết phân nhóm theo đơn vị tổ chức, sau tài liệu tổ chức phải phân nhóm theo thời gian Thời gian tính theo năm thời kỳ Phương án phân loại cấu tổ chức – thời gian thường áp dụng để phân loại tài liệu phông lưu trữ mà đơn vị hình thành phông có cấu tổ chức ổn định thay đổi Phương án thời gian – cấu tổ chức: Theo phương án trước hết tài liệu phông phân chia theo thời gian, sau phân loại theo đơn vị tổ chức Phương án thường áp dụng để phân loại tài liệu phông lưu trữ có cấu tổ cức đơn vị hình thành phông thời gian không ổn định, có nhiều thay đổi Nhưng thay đổi theo dõi Đây phương án phân loại tài liệu tương đối đơn giản, dễ xây dựng phù hợp với tình hình tổ chức hoạt động quan nhà nước Việt Nam Phương án hoạt động – thời gian: Theo phương án tài liệu phông trước hết phân chia theo mặt hoạt động đơn vị hình thành phông, sau tài liệu phân chia theo thời gian Phương án phân loại áp dụng để phân loại tài liệu đơn vị hình hành có cấu tổ hay thay đổi, khó theo dõi đơn vị hình thành phông ngừng hoạt động Phương án thời gian – hoạt động: theo phương án tài liệu phông trước hết phân chia theo thời gian, sau tài liệu phân chia theo mặt hoạt động Phương án phân loại thời gian – hoạt động thường áp dụng để phân loại tài liệu đơn vị hình thành phông có cấu tổ chức hay thay đổi, hoạt động thực tế Trên kiểu phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ Khi phân loại tài liệu phông cần phải lựa chọn kiểu phân loại cho phù hợp với đặc điểm tài liệu đăc điểm đơn vị hình thành phông lưu trữ, làm sau phân loại, tài liệu phản ánh xác trình diễn biến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức đơn vị hình thành phông, tạo điều kiên cho việc khai thác, sử dụng độc giả Sau phương án phân loại lựa chọn, cần xây dựng bước phân loại từ nhóm lớn, nhóm nhỏ đến đơn vị bảo quản Tên phương án xác định hai bước phân loại phông lưu trữ Phương án cấu tổ chức – thời gian bước phải xác định cấu tổ chức, sau thời gian Phương án hoạt động – thời gian: Trước hết tài liệu phân chia theo mặt hoạt động, sau chia theo thời gian Phương án thời gian – hoạt động thực ngược lại Sau hai bước phân loại đây, tài liệu chia nhóm nhỏ đến bước cuối đơn vị bảo quản Yêu cầu mức độ phân loại chi tiết đến mức tính chất tài liệu phông lưu trữ quy định Đối với phông có số lượng tài liệu ít, sau hai bước phân loại đầu theo phương án, xây dựng bước thứ ba cho hồ sơ cụ thể Còn phông lưu trữ có số lượng tài liệu nhiều, đòi hỏi phải có phương án chi tiết Đối với tài liệu phông phân loại, lập hồ sơ từ văn thư, thu thập vào lưu trữ yêu cầu phân loại theo phương án Yêu cầu lập phương án phân loại thực phân loại theo phương án thường đặt phông lưu trữ chưa chỉnh lý Quy trình phân loại tài liệu thường thực hiên theo bước sau: + Xem xét kho lưu trữ, chọn phông tài liệu cần phân loại Việc phân loại phải gắn quy trình nghiệp vụ khác chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, làm công cụ tra cứu + Nghiên cứu trực tiếp tài liệu, nghiên cứu lịch sử đơn vị hình thành phông lịch sử phông để chon lựa phông lưu trữ thích hợp + Thực phân loại thứ bậc, nhóm đến đơn vị cuối toàn phông lưu trữ Người ta thường dùng hai phương pháp phân loại sau: + Phương pháp gián tiếp: Mỗi đơn vị bảo quản mô tả lên thẻ, ghi số tạm thời lên bìa đơn vị bảo quản đồng thời viết vào thẻ Sau phân loại thẻ theo phương án chọn Điều chỉnh thẻ cho phù hợp, ghi số, ký hiệu thức để cố định vị trí thẻ Căn vào số tạm thời thẻ, tìm đơn vị bảo quản tương ứng, ghi số ký hiệu thức thẻ xếp theo thứ tự thẻ Khi toàn đơn vi bảo quản xếp theo thú tự thẻ Khi toàn đơn vị bảo quản xếp theo thứ tự thẻ công tác phân loại hoàn hành Đối với công tác phông có khối lượng tài liệu lớn, nội dung tài liệu phức tạp tài liệu lập tài liệu hồ sơ nên sử dụng phương pháp phân loại Ưu điểm phương pháp không đòi hỏi diện tích lớn để đặt tài liệu phân nhóm, không gây hư hỏng tài liệu, tiết kiệm thời gian, không gây trở ngại trình phân loại + Phương pháp trực tiếp: Phân loại trực tiếp sử dụng phương án phân loại để phân chia trực tiếp tài liệu, không dùng thẻ tạm để phân loại gián tiếp Khi có phương án phân loại, trước hết áp dụng để phân chia nhóm lớn, từ phân nhóm lớn thành nhóm nhỏ cuối Sau đó, điều chỉnh chổ thấy chưa phù hợp tiến hành ghi số, ký hiệu đơn vị bảo quản Phương pháp phân loại thường nhiều thời gian, phải có diện tích lớn để đặt tài liệu, gây trở ngại cho yêu cầu sử dụng có trình phân loại  Phân loại tài liệu phông lưu trữ cá nhân Tài liệu phông lưu trữ tài liệu cá nhân gồm có thành phần như: - Tài liệu tiểu sử, tài liệu hoạt động xã hội; - Tài liệu nghiên cứu khoa học sáng tác văn học nghệ thuật; - tài liệu thư từ trao đổi; - Tài liệu thân nhân gia đình; - Tài liệu cá nhân khác viết cá nhân đó… Vì tài liệu cá nhân đa dạng phong phú nên phân loại phải vận dụng nhiều đặc trưng khác đặc trưng vât, chuyên đề, thời gian… Cũng đặc điểm tài liệu cá nhân vậy, nên xây dựng số phương án phân loại mẫu để sử dụng chúng phân loại phông lưu trữ quan Người ta thường vào tính chất hoạt động cá nhân hình thành phông mà quy định phương án phân loại xếp Một phông lưu trữ cá nhân thường phân loại thành nhóm tài liệu chủ yếu sau: - Tài liệu lịch sử; - Tài liệu hoạt động xã hội; - Tài liệu sáng tác nghiên cứu khoa học; - Thư từ trao đổi; - Tài liệu sinh hoạt tài sẩn cá nhân; - Tài liệu phim ảnh, ghi âm; - Các sưu tập liên qua đến cá nhân hình thành phông Tài liệu phản ánh mặt hoạt động cá nhân xếp theo thứ tự nhóm tài liệu tiểu sử Điểm đáng ý phân loại tài liệu cá nhân không lẫn tài liệu quan cá nhân thủ trưởng với tài liệu cá nhân Các bước phân loại nhóm phông lưu trữ cá nhân cần sáng tạo theo đặc trưng hoạt động cá nhân theo số tài liệu có Riêng khối lượng tài liệu tiểu sử quy nhóm lại sau: - Lý lịch cá nhân; - Giấy tờ tùy thân; - Chứng chỉ, cấp đào tạo; - Các định công tác; - Tài liệu quan hệ gia đình Phương án phân loại tài liệu sưu tập lưu trữ để phân loại tài liệu sưu tập, đồng thời sở để thu thập, bổ sung tài liệu thiếu làm cho sưu tập ngày hoàn chỉnh Phân loại tài liệu công việc bắt buộc phải tiến hành việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Có tiến hành tốt công tác tạo điều kiện cho công tác khác tiến hành thuận lợi Công tác phân loại kết hợp với công tác khác xác định giá trị, thu thập Nếu phân loại mà không kết hợp với công tác thu thập, lập hố sơ, xác định giá trị tài liệu ảnh hưởng không tốt đến việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Mặt khác không kết hợp công tác phân loại khó hoàn chỉnh, thâm chí không đạt kết II ĐÁNH GIÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ: Xác định giá trị tài liệu việc nghiên cứu để quy định thời hạn bảo quản cho loại tài liệu hình thành trình hoạt động quan lựa chọn để đưa vào bảo quản phòng kho lưu trữ tài liệu có giá trị mặt trị, kinh tế, văn hóa, khoa học,… Đánh giá tài liệu nhằm: - Quy định thời hạn cần thiết cho việc bảo quản tài liệu hủy bỏ tài liệu lưu trữ hết giá trị; - Xác định giá trị tài liệu bảo quản tài liệu quý, đồng thời hủy bỏ tài liệu hết giá trị để giảm bớt chi phí không cần thiết cho việc lưu trữ tài liệu đó; - Xuất phát từ mục đích ý nghĩa công tác xác định giá trị tài liệu, thực công tác cần đảm bảo yêu cầu xác thận trọng Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu: - Đảm bảo tính trị: tài liệu hình thành trình hoạt động quan phản ánh quyền lợi giai cấp định, cần tiến hành xem xét ý nghĩa tài liệu để lưu trữ hủy bỏ từ lập trường bảo vệ quyền lợi giai cấp, tức xem xét tầm quan trọng tài liệu Đảng Nhà nước Nhân dân - Bảo đảm tính lịch sử: tài liệu lưu trữ gắn liền với trình lịch sử sinh ra, tài liệu gắn với thời kỳ lịch sử cụ thể Vì xem xét ý nghĩa loại tài liệu cụ thể cần có quan điểm lịch sử, cần hiểu điều kiện lịch sử sinh chức năng, ý nghĩa loại tài liệu hoạt động máy Nhà nước đời sống xã hội - Đảm bảo đồng toàn diện: xem xét giá trị tài liệu cần xem xét giá trị từ nhiều phía, tránh nhận định phiếm diện, chiều tài liệu ý nghĩa lĩnh vực lại có ý nghĩa lĩnh vực khác Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ - Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu; - Tiêu chuẩn tác giả tài liệu; - Tiêu chuẩn ý nghĩa quan hình thành phông lưu trữ; - Tiêu chuẩn lặp lại thông tin tài liệu; - Tiêu chuẩn thời gian địa điểm hình thành tài liệu; - Tiêu chuẩn mức độ chỉnh khối lượng phông lưa trữ; - Tiêu chuẩn thực pháp lý tài liệu; - Tiêu chuẩn tình trạng vật lý tài liệu; - Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác đặc điểm hình thức tài liệu Tổ chức công tác xác định tài liệu: Xác định giá trị tài liệu tiến hành ba giai đoạn sau: công tác văn thư hành, phông lưu trữ quan kho lưu trữ Nhà nước đạo hội đồng xác đinh giá trị tài liệu Các hội đồng xác định giá trị tài liệu thành lập quan có tài liệu lưu trữ đem đánh giá Hoạt động hội đồng đặt đạo trực tiếp thủ trưởng quan Thành phần hội đồng quan chuyên môn đề nghị, quan lưu trữ cấp phê duyệt Để khỏi tài liệu quý thiếu trách nhiệm, thiếu kinh nghiệm, tài liệu định tiêu hủy phải lập biên riêng, ghi rõ thành phần hội đồng đánh giá, tên người đại diện cho quan, đơn vị tài liệu đưa tiêu hủy, số lương đơn vị bảo quản biên phải quan có thẩm quyền phê duyệt sau xem xét, kiểm tra, có cán lưu trữ chứng kiến phải báo cáo quan quản lý cấp trực tiếp III BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ công tác sưu tầm, thu thập thêm, làm phong phú hoàn chỉnh thêm tài liệu vào kho lưu trữ quan, kho lưu trữ Nhà nước Trung ương địa phương theo nguyên tắc phương pháp thống Bổ sung tài liệu trình thực biện pháp liên quan đến việc xác định tài liệu cần bổ sung hàng năm tài liệu thiếu để tiến hành tìm kiếm bổ sung nhằm hoàn thiện phông lưu trữ quan Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam theo quy định hành Nhà nước Ý nghĩa yêu cầu bổ sung tài liệu lưu trữ: Bổ sung tài liệu lưu trữ có ý nhĩa quan trọng không ngành lư trữ mà ngành khác Nhà nước bổ sung thường xuyên tài liệu có giá trị vào thành phần phông lưu trữ quốc gia ngày phong phú, tạo điều kiện thuận lợi để phòng, kho lưu trữ làm tốt khâu nghiệp vụ, sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Bổ sung tài liệu thực theo hai giai đoạn sau: - Giai đoạn 1: Dựa vào nguồn thành phần tài liệu thuộc diện phải nộp lưu vào phông lưu trữ quan phông lưu trữ quốc gia qua trình thu thập để xem xét mức độ hoàn thiện phông lưu trữ Trên sở đó, cán lưu trữ đề xuất biện pháp bổ sung thêm nguồn thành phần tài liệu cần nộp lưu - Giai đoạn 2: Sau xem xét mức độ hoàn chỉnh phông hồ sơ thuộc phông, cán lưu trữ cần tiến hành tìm kiếm, sưu tầm tài liệu thiếu Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ quan lưu trữ quốc gia có quan hệ đến hầu hết nghiệp vụ công tác lưu trữ Giải tốt nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ góp phần làm phong phú thêm thành phần Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam Điều giúp cho việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu có khả đáp ứng nhu cầu đòi hỏi ngày phong phú, đa dạng xã hội Thu thập, bổ sung tài liệu nhiệm vụ thường xuyên, liên tục lưu trữ quan lưu trữ quốc gia Việt Nam Như vậy, thu thập, bổ sung tài liệu nhằm mục đích hoàn chỉnh Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam cần thực cách nghiêm chỉnh theo quy định nhà nước Ví dụ: Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước tiến hành thu thập tài liệu từ lưu trữ quan thuộc thành phần Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam theo quy định Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia văn hướng dẫn thi hành Việc thu thập tài liệu thực theo định kỳ thẩm quyền Nhà nước cho phép Tuy nhiên, việc cán Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước tìm kiếm sưu tầm tài liệu có ý nghĩa Quốc gia từ nước hay từ nhân dân để hoàn chỉnh làm phong phú thêm Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam lại trình sưu tầm tài liệu Nội dung công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ bao gồm nội dung sau: - Xác định quan, đơn vị, cá nhân thuộc nguồn thu thập bổ sung vào lưu trữ quan lưu trữ quốc gia - Xác định thành phần nội dung tài liệu có giá trị cần lưu trữ lưu trữ hành chuyển giao vào lưu trữ lịch sử sau thời gian lưu trữ hành - Phân định nguồn tài liệu cần nộp lưu vào kho lưu trữ quốc gia từ trung ương đến địa phương theo quy định pháp luật cho phù hợp - chức thư thập tài liệu vào lưu trữ quan lưu trữ quốc gia theo quy định - tầm, tìm kiếm tài liệu quý, thiếu để bổ sung, hoàn chỉnh Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam Phông Lưu trữ quan Nguyên tắc thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ a Nguyên tắc thu thập bổ sung tài liệu theo thời đại lịch sử Nguyên tắc yêu cầu thu thập, bổ sung tài liệu thời đại lịch sử phải để riêng theo thời đại lịch sử Áp dụng nguyên tắc nước ta tài liệu lưu trữ chia làm hai khối lớn theo hai thời đại lịch sử khác nhau: Khối tài liệu trước cách mạng tháng Tám năm 1945 khối tài liệu sau cách mạng tháng Tám năm 1945 Thuộc thành phần tài liệu trước cách mạng tháng Tám năm 1945 tài liệu quyền Phong kiến; tài liệu quan thuộc địa thực dân Pháp phát xít Nhật; tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ trước cách mạng tháng Tám năm 1945 Theo quy định Nhà nước Quyết định số 13/QĐ-LTNN ngày 23/02/2001 Cục Lưu trữ nhà nước (nay Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) thẩm quyền quản lý sưu tầm, thu thập tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia khối tài liệu bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I Thuộc thành phần tài liệu sau cách mạng tháng Tám năm 1945 tài liệu quyền nhà nước dân chủ nhân dân nhà nước xã hội chủ nghĩa; tài liệu quyền miền nam Việt Nam Việt Nam cộng hoà; tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ thuộc thời kỳ sau cách mạng Cũng theo quy định nhà nước Quyết định số 13/QĐ- LTNN ngày 23 tháng 02 năm 2001 Cục Lưu trữ nhà nước (nay Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) khối tài liệu bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Thông thường người ta lấy ngày Cách mạng thành công mốc thời gian phân kỳ thời đại lịch sử Đối với Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam lấy ngày 19/8/1945 để phân chia toàn tài liệu phông thành hai khối lớn Nhưng địa phương lấy ngày thắng lợi cách mạng địa phương Nguyên tắc giúp xác định nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ trung ương địa phương, đồng thời xác định địa nộp lưu sau thu thập, sưu tầm tài liệu từ quan trong, nước từ nhân dân b Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ Phông lưu trữ khối tài liệu hoàn chỉnh tương đối hoàn chỉnh phản ánh trình hoạt động quốc gia, quan, cá nhân Vì vậy, yếu tố quy định chất lượng phông lưu trữ mức độ hoàn chỉnh tài liệu phông Việc thu thập, bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ nhằm mục đích hoàn thiện phông lưu trữ Thu thập, bổ sung tài liệu theo phông tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức bảo quản sử dụng tài liệu lưu trữ phông Tài liệu phông mà bị phân tán nhiều nơi khó khăn cho việc phân loại, thống kê, xác định giá trị tài liệu… phá vỡ mối liên hệ mật thiết kiện, vấn đề phản ánh tài liệu phông Vì vậy, tài liệu phông thiết không phân tán kho lưu trữ khác Muốn thu thập, bổ sung tài liệu cho phông thiết phải nghiên cứu lịch sử đơn vị hình thành phông lịch sử phông Thực nguyên tắc này, cán lưu trữ phát thấy tài liệu lẫn lộn phông phải đưa phông Mặt khác, phải thường xuyên thu thập để hoàn chỉnh phông lưu trữ theo thời gian đồng thời sưu tầm, bổ sung hoàn chỉnh phông lưu trữ mà tài liệu phân tán chiến tranh, thiên tai c Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối phông Ngoài hai nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu trên, người ta ý nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối phông lưu trữ Khối phông lưu trữ bao gồm phông lưu trữ độc lập hoàn chỉnh có quan hệ với nội dung tài liệu có đặc điểm giống Vì vậy, việc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối phông có lợi cho việc bảo quản tổ chức sử dụng Ba nguyên tắc có mối quan hệ mật thiết với áp dụng việc thu thập, bổ sung tài liệu hành chính, không áp dụng loại hình tài liệu khác như: tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu chuyên môn đặc thù, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử,… Những yêu cầu bổ sung tài liệu lưu trữ: - bổ sung tư liệu phải tiến hành thường xuyên, có tính thiết thực, kịp thời, đặc biệt khả sử dụng thực tế - bổ sung tài liệu cần ý đến khả sử dụng chúng phạm vi rộng điều kiện áp dụng phương tiện kỹ thuật đại Các nguồn bổ sung tài liệu lưu trữ:  Đối với phòng lưu trữ quốc gia: - Các tài liệu hình thành trình hoạt động quan Nhà nước, tổ chức trị - xã hội, đơn vị vũ trang, tổ chức kinh tế nguồn bổ sung quan trọng nhất, - Các tài liệu thuộc quan quyền cũ để lại chưa thu tập hết, - Những tài liệu dược bảo quản viện bảo tàng, thư viện,… - Các tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ,  Đối với phòng lưu trữ quan: - Đối với phông lưu trữ quan bộ, ngành nguồn bổ sung chủ yếu tài liệu hình thành hoạt động quan đơn vị trực thuộc; - Các kho lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có nguồn bổ sung bao gồm tài liệu hình thành hoạt động quản lý Hội đông Nhân dân, Ủy ban Nhân dân tài liệu sở, ban, ngành thuộc tỉnh, thành phố đó; - Các kho lưu trữ cấp huyện, quận có bổ sung tài liệu theo nguyên tắc cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ quan: a Khái niệm, đặc điểm lưu trữ quan Lưu trữ quan (hay gọi lưu trữ hành) phận lưu trữ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tiếp nhận từ văn thư quan đơn vị thuộc quan, tổ chức Lưu trữ quan nơi lưu trữ, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quan thời gian mười năm quan, tổ chức trung ương năm năm quan, tổ chức địa phương Sau thời gian đó, lưu trữ quan có nhiệm vụ chọn lọc tài liệu có ý nghĩa lịch sử để nộp vào lưu trữ lịch sử Lưu trữ quan tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu tra cứu quan, ngành thời gian lưu trữ hành Đối với ngành tài liệu lưu trữ có giá trị hành kéo dài như: ngoại giao, quốc phòng, an ninh, khí tượng thuỷ văn… thời hạn lưu trữ lưu trữ quan quy định riêng sau có bàn bạc thống quan có tài liệu Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Lưu trữ quan có nhiệm vụ: Thường xuyên thu thập, bổ sung tài liệu hành sau công việc giải xong cán công chức quan Lưu trữ quan vào danh mục hồ sơ tình hình thực tế tài liệu để lựa chọn tiếp nhận tài liệu nộp lưu Lưu trữ quan thu thập, bổ sung tài liệu lập hồ sơ theo quy định nhà nước Đối với hồ sơ đến thời hạn nộp lưu vào lưu trữ quan, cán công chức cần giữ lại để tham khảo giải công việc làm thủ tục giao nộp vào lưu trữ quan sau lưu trữ quan làm thủ tục cho mượn lại hồ sơ Thời hạn nộp lưu hồ sơ văn thư cán phòng, ban, đơn vị chức thực theo quy định hành nhà nước Thu thập, bổ sung tài liệu cũ để lại đơn vị cá nhân Thực tế nhiều quan, đơn vị chưa quan tâm mức đến việc thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan, tài liệu có giá trị tồn đọng phòng, ban, đơn vị nơi làm việc cán công chức Để giải vấn đề này, lưu trữ quan cần đề xuất với lãnh đạo quan ban hành quy chế, quy định nộp lưu hồ sơ tài liệu quan Việc lựa chọn tài liệu có giá trị lịch sử vào lưu trữ quốc gia thực theo hướng dẫn Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Lưu trữ quan có nhiệm vụ nộp lưu tài liệu có giá trị lâu dài, vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử Những tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ thuộc sở hữu tư nhân ký gửi, biếu tặng nhượng lại cho lưu trữ quan, lưu trữ quan có nhiệm vụ tiếp nhận tài liệu bổ sung vào phông lưu trữ quan Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam b Các nguồn thu thập, bổ sung vào lưu trữ quan Lưu trữ quan nơi lưu giữ, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc phông lưu trữ quan Vì vậy, thành phần tài liệu lưu trữ quan phải phản ánh đầy đủ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức hoạt động quan, đơn vị hình thành phông Đối với lưu trữ quan nguồn thu thập, bổ sung chủ yếu loại tài liệu sản sinh trình hoạt động thân quan đơn vị trực thuộc Đây nguồn thu quan trọng thường xuyên lưu trữ quan  Cụ thể, lưu trữ quan thu thập tài liệu từ nguồn sau: Văn thư quan: Văn thư quan nơi tập trung quản lý toàn đầu mối văn đi, đến quan Hồ sơ công văn lưu (đi đến) lập văn thư quan, sau thời gian nộp vào lưu trữ Các phòng, ban, đơn vị thuộc quan: Đây nơi hình thành nên hồ sơ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giải phòng, ban, đơn vị trình hoạt động Các hồ sơ nộp vào lưu trữ quan sau năm kể từ công việc giải xong Tài liệu hình thành phòng, ban, đơn vị trình lập hồ sơ công việc cán chuyên môn Nghị định 142/CP Chính phủ ban hành ngày 28 tháng năm 1962 quy định: “Mỗi cán làm việc có liên quan đến công văn giấy tờ cán nhân viên làm công tác chuyên môn khác, có làm công việc liên quan đến công văn, giấy tờ phải lập hồ sơ công việc làm”  Ngoài lưu trữ quan bổ sung tài liệu từ nguồn sau: Các cán bộ, công chức, viêc chức có thời gian làm việc quan, hưu chuyển công tác Các quan cấp trên, cấp ngang cấp thường xuyên gửi văn bản, giấy tờ trao đổi công việc với quan Thành phần tài liệu đơn vị tổ chức, cá nhân cần phải thu thập, bổ sung vào lưu trữ quan tài liệu có giá trị thực tiễn giá trị lịch sử, phục vụ nghiên cứu lâu dài Nhiệm vụ cán bộ, công chức quan, đơn vị vào chức năng, nhiệm vụ nhà nước giao hàng năm, thu thập tài liệu đầy đủ, lập hồ sơ xác giao nộp tài liệu có giá trị vào lưu trữ quan theo quy định c Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan Khi thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan cần tuân theo nguyên tắc sau: Thu thập bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ theo phương án phân loại tài liệu quan; Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan theo quy định hành nhà nước thời gian thẩm quyền cho phép Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử a Khái niệm lưu trữ lịch sử Lưu trữ lịch sử (lưu trữ quốc gia) quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tiếp nhận từ lưu trữ hành nguồn tài liệu khác Hiện hệ thống lưu trữ lịch sử nước ta gồm có: Các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, II, III; Trung tâm Lưu trữ tỉnh thành phố trực thuộc trung ương; lưu trữ huyện Lưu trữ lịch sử có nhiệm vụ: Lập danh mục quan, đơn vị thuộc diện thu thập, xác định nguồn cần bổ sung vào lưu trữ lịch sử danh mục loại hồ sơ tài liệu thuộc thành phần phải nộp vào lưu trữ quan Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm phối hợp với lưu trữ quan lập kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu hàng năm từ lưu trữ quan vào lưu trữ lịch sử Lưu trữ lịch sử phải tổ chức hướng dẫn cho lưu trữ quan thành phần loại tài liệu có giá trị phải nộp lưu, tiêu chuẩn hồ sơ thu thập vào lưu trữ lịch sử b Các nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử  Lưu trữ lịch sử thu thập tài liệu từ nguồn sau: Hướng dẫn đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; Trách nhiệm lưu trữ quan việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử là: - Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu - Phối hợp với đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ tài liệu cần thu thập - Từ lưu trữ quan thuộc danh mục nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử nhà nước quy định Đây nguồn thu thập thường xuyên quan trọng lưu trữ lịch sử - Chuẩn bị kho tàng phương tiện để tiếp nhận tài liệu - Tổ chức tiếp nhận tài liệu lập “Biên bản” giao nhận tài liệu - Khi thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử phải có biên bàn giao tài liệu có chữ ký bên giao bên nhận “Mục lục thống kê hồ sơ nộp lưu” vào lưu trữ lịch sử đính kèm theo “Biên bàn giao tài liệu” “Biên bàn giao tài liệu” “Mục lục thống kê hồ sơ nộp lưu” lập thành ba Một bên giao giữ, bên nhận giữ, gửi cho quan lưu trữ cấp trực tiếp Những tài liệu thu thập, bổ sung vào lưu trữ lịch sử phải ký vào sổ nhập tài liệu lưu trữ Mẫu sổ nhập tài liệu lưu trữ Cục Lưu trữ Nhà nước (nay Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) ban hành kèm theo Quyết định số 02/QĐ-QHTK ngày 12 tháng 01 năm 1990 Các lưu trữ lịch sử, lưu trữ hành phải thực định - Đối với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ thực theo hướng dẫn củaPháp lệnh lưu trữ Quốc gia 2001 Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia  Điều 6, Nghị định 111/2004/NĐ-CP quy định: Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia có thẩm quyền thu thập tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động quan, tổ chức sau: - Các quan, tổ chức trung ương Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam - Các quan, tổ chức cấp bộ, liên khu, khu, đặc khu Nhà nước nước Việt Nam dân chủ cộng hòa - Các quan, tổ chức trung ương Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam tổ chức trung ương khác thuộc quyền cách mạng trước ngày 30 tháng năm 1975 - Các doanh nghiệp nhà nước Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ định thành lập tổ chức kinh tế khác theo quy định pháp luật - Các quan, tổ chức chế độ phong kiến Việt Nam - Các quan, tổ chức chế độ thực dân, đế quốc xâm lược lãnh thổ Việt Nam trước ngày 30/4/1975 - Các quan, tổ chức trung ương Việt Nam cộng hòa tổ chức khác trước ngày 30/4/1975 - Các tổ chức khác theo quy định pháp luật - Các cá nhân, gia đình, dòng họ tự nguyện cho, tặng, ký gửi bán tài liệu lưu trữ Lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; lưu trữ huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có thẩm quyền thu thập tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức sau: - Các quan nhà nước cấp địa phương - Các doanh nghiệp nhà nước Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân cấp tỉnh định thành lập tổ chức kinh tế khác theo quy định pháp luật - Các quan, tổ chức cấp Việt Nam cộng hòa tổ chức khác địa phương trước ngày 30/4/1975 - Các tổ chức khác theo quy định pháp luật - Các cá nhân, gia đình, dòng họ tự nguyện tặng, cho, ký gửi bán tài liệu lưu trữ  Ngoài nguồn thu theo quy định nhà nước lưu trữ lịch sử bổ sung tài liệu từ nguồn sau: - Từ lưu trữ nước có quan hệ lịch sử với Việt Nam thông qua trao đổi, mua bán biếu tặng - Từ ngành khác như: bảo tàng, thư viện, lịch sử có mối quan hệ với ngành lưu trữ - Từ cá nhân, gia đình, dòng họ nước cần lưu trữ tài liệu có ý nghĩa lịch sử quốc gia c Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử Việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử tuân theo nguyên tắc chung thu thập, bổ sung tài liệu Đó nguyên tắc: Thu thập, bổ sung tài liệu theo thời kỳ lịch sử; nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo phông nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối phông Ngoài việc áp dụng ba nguyên tắc lưu trữ lịch sử cần áp dụng nguyên tắc: Thu thập, bổ sung tài liệu theo đặc trưng vật liệu phương pháp chế tác tài liệu Tại lưu trữ lịch sử cần có kho lưu trữ chuyên dụng dành cho việc lưu trữ tài liệu có vật liệu phương pháp chế tác đặc biệt như; tài liệu lưu trữ nghe nhìn, tài liệu chuyên môn đặc thù, tài liệu lưu trữ điện tử… d Sưu tầm tài liệu thiếu  Xác định tài liệu thiếu: Để xác định tài liệu thiếu phông lưu trữ phải nghiên cứu kỹ chức năng, nhiệm vụ đơn vị hình thành phông, khảo sát kỹ thành phần, nội dung tài liệu phông  Xác định nguồn sưu tầm: Căn vào tính chất, nội dung tài liệu thiếu phông, đặc điểm đơn vị hình thành phông để xác định nguồn sưu tầm tài liệu Nguồn sưu tầm sở cách mạng, cán hoạt động quan kho lưu trữ liên quan  Biện pháp sưu tầm: Lập danh sách tài liệu cần sưu tầm, gửi cho quan, đơn vị, cá nhân kho lưu trữ có tài liệu Vận động quần chúng phát tự giác giao nộp tài liệu vào lưu trữ Trường hợp cần thiết chụp, mua lại tài liệu Cử cán đến trực tiếp sưu tầm tài liệu KẾT LUẬN Từ số khâu nghiệp vụ lưu trữ cho thấy nghiệp vụ lưu trữ công việc quan trọng, mang đầy ý nghĩa không cho công tác văn phòng mà có tác động to lớn đời sống xã hội Phân loại tài liệu lưu trữ giúp biết đâu loại tài liệu cần thiết, cho lĩnh vực hoạt động định Nhờ có phân loại mà giúp tìm kiếm nhanh tài liệu, biết tài liệu quan nào, lĩnh vực ững dụng tài liệu phân loại tài liệu giống thư viện giúp ta quản lý tài liệu cách hiệu khoa học Về công tác đánh giá vậy, công tác lưu trữ bỏ qua phần kho lưu trữ rộng lớn tới đâu có giới hạn, mà phải đánh giá để loại bỏ bớt tài liệu giá trị Và đánh giá giúp cho biết tài liệu có ý nghĩa lĩnh vực nào, giúp sống có nhiều tài liệu ý nghĩa lĩnh vực lại có tác dụng lớn lĩnh vực khác, tài liệu mang hay số ý nghĩa nhât định Công việc bổ sung tài liệu công việc thường xuyên nên công việc quan trọng mà thiếu giúp cho tài liệu hoàn thiện đầy đủ hơn, giúp ích cho nhiều công việc công việc tương lai tới Có thể khẳng định lại rằng, công tác lưu trữ conong việc quan trọng có nhiều ý nghĩa thực tiễn công việc giúp cho công việc khác diễn cách nhanh nhất, hiệu Đối với quan hành nhà nước lại công việc có ý nghĩa lớn lao nữa, giúp ích công việc hàng ngày mà góp phần xây dựng chế độ tổ quốc Việt Nam giàu mạnh vững