Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮT A. LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 2 2. Mục tiêu của đề tài 3 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3 4. Nguồn tài liệu tham khảo 4 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 4 6. Phương pháp nghiên cứu 4 7. Bố cục của đề tài 4 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐỊNH HÓA 5 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Định Hóa 5 1. Chức năng 5 2. Nhiệm vụ, quyền hạn 5 3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Định Hóa 6 3.1. Ban lãnh đạo UBND huyện Định Hóa 6 3.2. Cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND huyện Định Hóa 6 3.3. Các đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND huyện Định Hóa. 7 3.4. Sơ đồ hóa của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện Định Hóa 7 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Uỷ ban nhân dân huyện Định Hóa. 7 1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng. 7 2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng. 9 2.1. Chức năng 9 2.2. Nhiệm vụ 9 2.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng 11 3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí trong Văn phòng 12 3.1. Bản mô tả công việc của Chánh Văn phòng 12 3.2. Bản mô tả công việc của Phó Chánh Văn phòng 13 3.3. Bản mô tả công việc đối với chuyên viên Văn thư 15 3.4. Bản mô tả công việc của chuyên viên Kế toán 17 3.5. Bản mô tả công việc của nhân viên Lễ tân. 19 3.6. Bản mô tả công việc của Chuyên viên kinh tế 21 3.7. Bản mô tả công việc của chuyên viên Y tế, giáo dục: 22 3.8. Bản mô tả công việc của chuyên viên văn hóa – xã hội 24 3.9. Bản mô tả công việc của chuyên viên tin học văn phòng 26 3.10. Bản mô tả công việc của nhân viên lái xe 27 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ 30 I. Mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Định Hóa 30 II. Công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản của UBND Huyện Định Hóa 31 1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của Ủy ban nhân dân huyện Định Hóa 31 2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 32 3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan 33 4. Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan 34 III. Quy trình quản lí và giải quyết văn bản 36 1. Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến 37 1.1. Quy trình quản lí văn bản đến 37 1.1.1 Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến 38 1.1.2 Trình, chuyển giao văn bản đến. 39 1.1.3 Công tác theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến. 40 1.2 Quy trình quản lí văn bản đi. 40 1.2.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản 41 1.2.1.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 41 1.2.1.2. Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản 42 1.2.2. Đăng ký văn bản đi 42 1.2.3. Kiểm soát việc nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật 42 1.2.4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 43 1.2.5. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 43 2. Tổ chức lập hồ sơ hiện hành của Ủy ban nhân dân huyện Định Hóa. 44 2.1. Nguyên tắc lập hồ sơ 44 2.2 Nội dung việc lập hồ sơ 44 2.3. Giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 45 2.4. Trách nhiệm lập hồ sơ và giao, nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan 45 IV. Quản lý và sử dụng con dấu 47 V. Ý nghĩa của công tác văn thư 48 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 50 I. Nhận xét, đánh giá chung về ưu, nhược điểm trong công tác Văn phòng của UBND huyện Định Hóa. 50 1. Ưu điểm: 50 2. Hạn chế: 51 3. Nguyên nhân 52 II. Đề xuất, kiến nghị 52 KẾT LUẬN 55 TÀI LIỆU THAM KHẢO 56 PHẦN IV: PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮT BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮT A LỜI NÓI ĐẦU .1 Lý chọn đề tài .2 Mục tiêu đề tài 3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Nguồn tài liệu tham khảo .4 Lịch sử vấn đề nghiên cứu .4 Phương pháp nghiên cứu .4 Bố cục đề tài PHẦN I .5 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐỊNH HÓA I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân huyện Định Hóa Chức Nhiệm vụ, quyền hạn Cơ cấu tổ chức UBND huyện Định Hóa 3.1 Ban lãnh đạo UBND huyện Định Hóa 3.2 Cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND huyện Định Hóa 3.3 Các đơn vị nghiệp trực thuộc UBND huyện Định Hóa 3.4 Sơ đồ hóa Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân huyện Định Hóa Tây Thị Điệp Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Định Hóa .7 1.Tổ chức hoạt động văn phòng .7 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng .9 2.1 Chức .9 2.2 Nhiệm vụ .9 2.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng 11 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí Văn phòng 12 3.1 Bản mô tả công việc Chánh Văn phòng .12 3.2 Bản mô tả công việc Phó Chánh Văn phòng 13 3.3 Bản mô tả công việc chuyên viên Văn thư 15 3.4 Bản mô tả công việc chuyên viên Kế toán 17 3.5 Bản mô tả công việc nhân viên Lễ tân 19 3.6 Bản mô tả công việc Chuyên viên kinh tế 21 3.7 Bản mô tả công việc chuyên viên Y tế, giáo dục: 22 3.8 Bản mô tả công việc chuyên viên văn hóa – xã hội .24 3.9 Bản mô tả công việc chuyên viên tin học văn phòng 26 3.10 Bản mô tả công việc nhân viên lái xe 27 PHẦN II 30 CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ 30 I Mô hình tổ chức văn thư UBND huyện Định Hóa 30 II Công tác soạn thảo văn ban hành văn UBND Huyện Định Hóa 31 Tây Thị Điệp Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lí Ủy ban nhân dân huyện Định Hóa 31 Thể thức kỹ thuật trình bày văn 32 Mô tả bước quy trình soạn thảo văn quản lí quan 33 Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ quan 34 III Quy trình quản lí giải văn .36 Quy trình quản lí giải văn – đến 37 1.1 Quy trình quản lí văn đến 37 1.1.1 Tiếp nhận đăng ký văn đến 38 1.1.2 Trình, chuyển giao văn đến .39 1.1.3 Công tác theo dõi, đôn đốc giải văn đến 40 1.3Quy trình quản lí văn .40 1.2.1 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng, năm văn 41 1.2.1.1 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn 41 1.2.1.2 Ghi số ngày, tháng, năm văn 42 1.2.2 Đăng ký văn 42 1.2.3 Kiểm soát việc nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật .42 1.2.4 Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn 43 1.2.5 Theo dõi việc chuyển phát văn 43 Tổ chức lập hồ sơ hành Ủy ban nhân dân huyện Định Hóa 44 2.1 Nguyên tắc lập hồ sơ 44 Tây Thị Điệp Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2 Nội dung việc lập hồ sơ 44 2.3 Giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan 45 2.4 Trách nhiệm lập hồ sơ giao, nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan 45 IV Quản lý sử dụng dấu .47 V Ý nghĩa công tác văn thư 48 PHẦN III 50 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 50 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác Văn phòng UBND huyện Định Hóa 50 Ưu điểm: 50 Hạn chế: 51 Nguyên nhân 52 II Đề xuất, kiến nghị 52 KẾT LUẬN 54 TÀI LIỆU THAM KHẢO 56 PHẦN IV: PHỤ LỤC 57 PHẦN IV: PHỤ LỤC Tây Thị Điệp Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮT STT Từ, cụm từ viết tắt UBND Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân QLVB&HTĐH Tây Thị Điệp Từ, cụm từ viết đầy đủ Quản lý văn & hỗ trợ điều hành Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A LỜI NÓI ĐẦU Thực tập điều kiện hội để sinh viên bổ sung nâng cao kiến thức thực tế bên ghế nhà trường làm quen với moi trường làm việc chuyên nghiệp Từ rèn luyện thân kiến thức, kỹ cần thiết cho sống công việc sau Gắn liền đào tạo với phương châm “Học thật, thi thật, để đời làm thật”, “học phải đôi với hành”, đồng ý Nhà trường, khoa Quản trị Văn phòng tổ chức cho sinh viên thực tập nhằm củng cố, trang bị cho sinh viên kiến thức, kỹ hoạch định, lãnh đạo điều hành, tổ chức kiểm tra; nâng cao nghiệp vụ văn phòng cho sinh viên sau trường Được giúp đỡ Nhà trường, Khoa Quản trị Văn phòng HĐND & UBND huyện Định Hóa, em tiếp nhận thực tập Văn phòng HĐND & UBND huyện Định Hóa từ ngày 04/01/2016 đến hết ngày 11/03/2016 Trong thời gian thực tập Văn phòng huyện, em học hỏi, làm việc chuyên viên văn phòng, áp dụng lý luận vào thực tiễn, nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ Lần thực tập bước đệm, tảng vững chắc, tạo cho em hành trang để em tự tin sau trường Bản "Báo cáo thực tập" kết trình thực tập, cố gắng nhiều song với kiến thức hạn hẹp, khả áp dụng kiến thức vào thực tiễn chưa tốt không tránh khỏi nhiều thiếu sót, em mong nhận đóng góp nhiệt tình Thầy cô giáo, anh, chị quan để Báo cáo em hoàn thiện Kính chúc thầy giáo, cô giáo; lãnh đạo toàn thể cán nhân viên văn phòng Hội đồng nhân dân – Uỷ ban nhân dân huyện Định Hóa sức khỏe dồi thành công, chúc trường Đại học Nội vụ Hà Nội ngày phát triển vững mạnh; Uỷ ban nhân dân văn phòng Hội đồng nhân dân – Uỷ ban Nhân dân huyện Định Hóa thục thành công mục tiêu giao, đưa Định Hóa phát triển toàn diện lĩnh vực Em xin chân thành cảm ơn! Định Hóa, ngày 11 tháng 03 năm 2016 Sinh viên Tây Thị Điệp Tây Thị Điệp Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lý chọn đề tài Xu toàn cầu hóa ngày du nhập vào Việt Nam, làm biến đổi kinh tế nước ta theo hướng công nghiệp hóa, đại hóa Việt Nam dần chuyển từ đất nước có nông nghiệp sang công nghiệp Kinh tế phát triển kéo theo đời nhiều ngành, nhiều lĩnh vực đa dạng để đào tạo nguồn nhân lực đáp ứng nhu cầu ngày cao xã hội Bước vào giai đoạn với thách thức hội mới, trình đào tạo phát triển nguồn nhân lực trường đại học thiết phải có nghiên cứu, xây dựng giải pháp nhằm không ngừng nâng cao chất lượng, cần ưu tiên chất lượng hàng đầu cho người học Để thực tế hóa vấn đề Trường đại học Nội vụ Hà Nội mở rộng đào tạo số ngành như: Quản lí nhà nước, Quản trị nhân lực, Khoa học thư viện, Quản trị văn phòng…… Trong hệ thống ngành học, nói, Quản trị Văn phòng địa tin cậy cho sinh viên bước vào trường Đại học Nội vụ Hà Nội, nhu cầu tìm kiếm ứng cử viên văn phòng có trình độ cao, động, sáng tạo quan, doanh nghiệp Ngành Quản Trị Văn Phòng đội ngũ người có trình độ chuyên môn, khả giải công việc lĩnh nghề nghiệp Trước từ “bàn giấy” dùng để nghề nghiệp người làm phận gián tiếp, công việc có phần thụ động buồn tẻ Ngày nay, văn phòng máy lãnh đạo bàn thảo ban hành định quản lí, trụ sở liên lạc giao dịch thức quan tổ chức doanh nghiệp với quan, đối tác bên Ngành Quản trị Văn phòng ngành thực tế, ví “một cô gái đẹp kén chồng, ngành Văn phòng không sợ ế, chưa thực bật, ngành cần thiết có mặt tất đơn vị hành quan, doanh nghiệp” Ngành Quản trị Văn phòng ngày khẳng định chỗ đứng quan trọng xã hội Văn phòng kênh thông tin thức, đầu mối thông tin, trung tâm xử lý thông tin, thông tin vào quan phải tập trung phận văn phòng xử lý cách nhanh chóng, xác, kịp thời đảm bảo cho hoạt động quan Văn phòng Tây Thị Điệp Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nơi điều phối hoạt động quan để hoạt động diễn trôi chảy thống Đặc biệt, bối cảnh đất nước ta đà phát triển công tác văn phòng trở nên quan trọng, hoạt động văn phòng yếu tố định đến phát triển, tồn vong quan, tổ chức doanh nghiệp Trong ngành quản trị văn phòng môn công tác văn thư, lưu trữ có vai trò quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Đối với quan, tổ chức công tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ khác có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Do đó, vai trò công tác văn thư, lưu trữ hoạt động quan, tổ chức lĩnh vực công tác có vai trò tầm quan trọng đặc biệt lĩnh vực hoạt động thiếu quan, tổ chức Với xuất phát từ lí em định chọn đề tài: “Tổ chức công tác văn thư ủy ban nhân dân huyện Định Hóa” Đây nghiệp vụ quan trọng người Quản trị văn phòng Mục tiêu đề tài - Khảo sát công tác văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Định Hóa - Tìm hiểu tổ chức công tác văn thư Ủy ban nhân dân huyện Định Hóa Đối tượng, phạm vi nghiên cứu + Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND Văn phòng HĐND & UBND huyện Đinh Hóa + Khảo sát đánh giá đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng công tác kiểm soát tổ chức thực văn Tây Thị Điệp Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội UBND huyện Định Hóa + Công tác tổ chức, điều hành Ủy ban nhân dân huyện Định Hóa + Tổ chức công tác văn thư Ủy ban nhân dân huyện Định Hóa Nguồn tài liệu tham khảo + Sách Quản trị văn phòng + Luật ban hành văn + Luật tổ chức HĐND & UBND; + Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Lịch sử vấn đề nghiên cứu Đã có nhiều tiểu luận, báo cáo viết công tác tổ chức văn thư: - Luận văn công tác văn thư – quản trị văn phòng công tác lưu trữ - Các báo cáo thực tập khoa quản trị văn phòng khoa văn thư lưu trữ Phương pháp nghiên cứu Đề tài nghiên cứu nhiều phương pháp như: - Áp dụng kiến thức học - Thu thập, tìm hiểu thông tin có liên quan tới đề tài - Phỏng vấn trục tiếp, quan sát, đánh giá, phân tích, nhận xét… Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, gồm phần: Phần I Khảo sát công tác văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Định Hóa Phần II Chuyên đề thực tập: Tổ chức công tác văn thư Ủy ban nhân dân huyện Định Hóa Phần III Kết luận đề xuất kiến nghị Tây Thị Điệp Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐỊNH HÓA I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân huyện Định Hóa Chức Các quan chuyên môn thuộc UBND huyện Định Hóa quan tham mưu Giúp việc cho UBND cấp huyện thực chức quản lý nhà nước địa phương thực số nhiệm vụ, quyền hạn theo ủy quyền UBND cấp huyện theo quy định pháp luật; góp phần đảm bảo thống quản lý ngành lĩnh vực công tác địa phương Cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác UBND cấp huyện, đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh Nhiệm vụ, quyền hạn - Trình UBND cấp huyện ban hành định, thị; quy hoạch, kế hoạch, dài hạn, 05 năm hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực nhiệm vụ hàng năm; chương trình, biện pháp thực nhiệm vụ cải cách hành nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước giao - Tổ chức thực văn pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau phê duyệt, thông tin, truyền thông, phổ biến, giáo dục lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý giao - Giúp UBND cấp huyện thực chịu trách nhiệm việc thẩm định, đăng ký, cấp loại giấy phép thuộc phạm vi trách nhiệm thẩm quyền quan chuyên môn theo quy định pháp luật theo phân công UBND cấp huyện - Giúp UBND cấp huyện quản lý nhà nước tổ chức kinh tế tập thể, tư nhân, hội tổ chức phi phủ hoạt động địa bàn thuộc lĩnh vực quản lý quan chuyên môn theo quy định pháp luật Tây Thị Điệp Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác Văn phòng UBND huyện Định Hóa Ưu điểm: - Nhìn chung công tác Văn phòng hoạt động UBND huyện Định Hóa thực tốt nhiệm vụ đạt hiệu cao công việc Các mối quan hệ Văn phòng trì tốt, cán công chức quan thực nhiệm vụ, quyền hạn - Văn phòng thực đầy đủ chức năng: tham mưu, tổng hợp, hậu cần + Bộ phận Văn phòng thực nghiêm túc làm tốt công tác lập kế hoạch Trong trình lập kế hoạch có phối hợp cán văn phòng lãnh đạo văn phòng Lãnh đạo văn phòng đề cao vai trò, trách nhiệm mình, thường xuyên xem xét, theo dõi, kiểm tra để giúp cho việc xây dựng kế hoạch xác, đảm bảo đường lối, chủ trương quan nhà nước cấp Mọi chương trình, kế hoạch thông báo cho lãnh đạo đơn vị nắm bắt thông tin để có điều chỉnh công việc cho phù hợp + Thường xuyên thu nhập, phân tích, quản lý, cung cấp thông tin, tham mưu cho lãnh đạo để lãnh đạo định đắn, kịp thời + Quy trình soạn thảo văn bản, hoạt động tiếp nhận xử lý thông tin văn phận Văn phòng thực theo quy định nhà nước - Công tác văn thư, lưu trữ nhìn chung thực theo quy định nhà nước Về việc giải văn đi, đến đảm bảo đầy đủ, nhanh chóng, kịp thời, xác Công tác văn thư bảo đảm yêu cầu giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ - Những văn đến, quan thuộc phạm vi bí mật quan nhà nước đảm bảo bí mật Tây Thị Điệp 50 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Mối quan hệ lãnh đạo với cán bộ, nhân viên gần gũi, thân thiện, thoải mái, đồng thời đảm bảo tôn trọng lẫn - Các trang thiết bị kỹ thuật đại phục vụ cho công tác hành văn phòng đầu tư: máy in, máy photo, máy fax… đặc biệt có ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn - Sắp xếp công việc nề nếp, khoa học, ý thức trách nhiệm có phương pháp giải công việc nhanh chóng - Ban lãnh đạo thường xuyên quan tâm đến công việc đời sống tinh thần cán Văn phòng - Đội ngũ nhân chủ yếu hệ trẻ có lĩnh trị rõ ràng, có kiến thức, chình độ chuyên môn động sáng tạo công tác, nhiệt tình hăng say với công việc - Việc bồi dưỡng cán quan tâm thường xuyên, tổ chức lớp tập huấn nghiệp vụ chuyên môn nhằm đào tạo đội ngũ cán giỏi chuyên môn, tốt đạo đức - Môi trường làm việc chuyên nghiệp, sáng sủa, Hạn chế: - Tình trạng nguồn nhân lực quan chưa đáp ứng với yêu cầu công việc đặt ra, thêm vào đó, cán bộ, công chức, viên chức hầu hết làm “trái ngành, trái nghề” trình độ, chuyên môn nghiệp vụ chưa cao gây không khó khăn công tác Văn phòng - Vẫn số phòng ban quan soạn thảo văn chưa thuân theo quy định thể thức kỹ thuật soạn thảo văn bản, nhiều văn ban hành sai thể thức - Một số hồ sơ, tài liệu chưa giao nộp vào lưu trữ quan theo thời hạn - Kinh phí phục vụ cho công tác Văn phòng hạn hẹp, phương tiện máy móc thiếu, số trang thiết bị sử dụng lâu lại không bảo trì, số phương tiện chưa đại thực yêu cầu công việc, gây khó khăn cho trình giải công việc nắm bắt thông tin - Phòng lưu trữ UBND huyện Định Hoá chật hẹp, sở hạ tầng, Tây Thị Điệp 51 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sở vật chất chưa đầu tư mức, trang thiết bị phục vụ cho việc bảo quản tài liệu chưa thực đại Những tài liệu quý, có giá trị cao chưa bảo quản tập trung mà phân tán phòng, ban đơn - Một số phòng ban chưa xây dựng quy chế hoạt động để Văn phòng vào hoạt động có tổ chức kỷ luật - Những bất cập, sai xót xảy đơn vị, phòng, ban chưa phát hiện, đưa phương án giải kịp thời, công tác kiểm tra, giám sát chưa tốt Nguyên nhân - Chuyên viên văn phòng quan không đào tạo quy văn phòng - Các nhân viên, chuyên viên điều động, chuyển từ ban nghành khác - Phần lớn nhân viên văn phòng có trình độ trung cấp, cao đẳng - Kinh phí đầu tư huyện vào văn thư, lưu trữ - Cơ sở hạ tầng gặp nhiều khó khăn II Đề xuất, kiến nghị Để phát huy tối đa hiệu hoạt động công tác hành văn phòng cần tận dụng không ngừng phát triển ưu điểm có đồng thời phải nhanh chóng phát hiện, sửa đổi nhược điểm Qua thời gian thực tập Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Định Hóa, quan sát, tìm hiểu tiếp xúc thực tế em xin đưa số giải pháp sau: - Sắp xếp, bố trí, phân công lại cán bộ, nhân viên phòng ban Việc phân công công việc cho cán bộ, nhân viên phải người, việc Khi bố trí công việc cho cán bộ, nhân viên phải vào trình độ chuyên môn, lực thực tế cán bộ, nhân viên - Cần khắc phục tình trạng đưa em người quan vào làm mà thực tế người lực thật Không phải bố trí, phân công công việc cho cán bộ, nhân viên hợp lý, mà phải không ngừng đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, tạo điều kiện cho cán bộ, công chức học cao Tây Thị Điệp 52 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội học, trau dồi kiến thức, đạo đức nghề nghiệp, trị - Văn phòng HĐND UBND huyện Định Hóa cần giải tình trạng thiếu biên chế Khối lượng công việc văn phòng lớn mà số lượng nhân viên văn phòng không đủ để đáp ứng nhu cầu công việc - Cần quan tâm đến môi trường làm việc như: ánh sáng, điều kiện làm việc Đảm bảo thoải mái làm việc cho nhân viên để họ phát huy khả công việc Một ngày cán bộ, nhân viên phải làm việc giờ, chịu nhiều áp lực công việc Vì lãnh đạo phòng ban cần quan tâm đến môi trường làm việc cho cán nhân viên, mua sắm thêm điều hòa, kết hợp sử dụng nguồn ánh tự nhiên với nguồn ánh sáng nhân tạo, để tạo hài hòa với thiên nhiên - Cần bố trí, xếp phòng làm việc phòng, ban, đơn vị theo mô hình đại, tập trung tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải công việc - UBND huyện Định Hóa cần đầu tư trang thiết bị, sở vật chất Trang thiết bị đại giúp giảm lao động nặng nhọc, nâng cao chất lượng công việc - Hiện số phòng ban chưa xây dựng quy chế hoạt động, cần xây dựng quy chế cụ thể, chi tiết, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ thẩm quyền giao việc quản lý, lãnh đạo, điều hành thống nhất, chặt chẽ thuận lợi - Tiếp tục trọng việc lập chương trình, kế hoạch Lập chương trình, kế hoạch giúp cho quan ứng phó với bất ổn tương lai, nâng cao hiệu hoạt động; tạo điều kiện thuận lợi cho nhà lãnh đạo văn phòng, quan công tác quản lý, lãnh đạo, điều hành, giúp cho quan tập trung nguồn lực để đạt mục tiêu; tạo khả tiết kiệm cho quan; tạo thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát; đồng thời xây dựng cho cán bộ, nhân viên phong cách làm việc khoa học, đại, hiệu cao - Tuyên truyền, phổ biến cho cán bộ, công chức quan hiểu rõ vai trò tác dụng công tác lưu trữ để từ cán có trách nhiệm việc lập hồ sơ, giữ gìn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Tây Thị Điệp 53 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội theo thời hạn quy định - Phát huy cao khả tư duy, sáng tạo đội ngũ cán bộ, công chức Khuyến khích cán Văn phòng học thêm ngoại ngữ, tin học - Cần loại bỏ tình trạng sử dụng đội ngũ cán thuộc lĩnh vực khác sang đảm nhiệm công tác văn phòng Công tác cần có người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ quản lý Văn phòng - Lãnh đạo UBND huyện cần xây dựng phong cách lãnh đạo Trong công tác lãnh đạo điều hành phải đảm bảo nguyên tắc tập trung dân chủ, dám quyết, dám chịu trách nhiệm; thường xuyên nắm vững tình hình thực tiễn, sát dân, dựa vào dân, phát huy tính sáng tạo dân, hiểu gần gũi dân; cần tăng cường công tác phê bình, tự phê bình, làm việc cởi mở, tránh “yêu nên tốt, ghét nên xấu”, chống chủ nghĩa cá nhân; giữ gìn, nâng cao phẩm chất cần, kiệm, liêm, chính, chí công vô tư; đặc biệt nhà lãnh đạo cần mềm dẻo, sáng tạo, linh hoạt, đổi công tác, giao tiếp xử lý công việc - Tạo kết hợp, gắn bó thành viên quan - Văn phòng cần thường xuyên thu thập thông tin quy định nhà nước hành nhà nước, quy định quan nhà nước cấp thể thức kỹ thuật trình bày văn để hướng dẫn cho cán bộ, nhân viên phòng ban thực quy định nhà nước Bởi thời kỳ bùng nổ thông tin nay, thông tin ngày đóng vai trò quan trọng, yếu tố định đến thành, bại quan, tổ chức, đơn vị cá nhân Là sinh viên trường, hiểu biết hạn hẹp, kiến thức chủ yếu qua sách em có đưa số giải pháp để phát huy ưu điểm khắc phục khó khăn công tác hành văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Định Hóa, em hy vọng giải pháp phần củng cố, khắc phục sai xót, lỗ hổng tồn trọng công tác hành công tác văn thư văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Định Hóa KẾT LUẬN Tây Thị Điệp 54 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Công tác Văn phòng UBND huyện Định Hóa góp phần vào việc cải cách hành địa phương nói riêng đất nước nói chung Nâng cao hiệu công tác văn phòng trở thành nhiệm vụ quan trọng không UBND huyện Định Hóa mà quan, tổ chức khác Bên cạnh đó, công tác văn thư lưu trữ đực tổ chức tốt góp phần tạo thành công UBND thật cần thiết, thiếu Với chức thu thập tổng hợp thông tin lĩnh vực công tác văn thư lưu trữ nhằm cung cấp thông tin cho lãnh đạo đưa định đắn, kịp thời Quá trình thực tập vừa qua, giúp đỡ thầy cô Khoa quản trị văn phòng anh chị Văn phòng Tổng hợp UBND huyện Định Hóa với lý luận học trường thực tế đợt thực tập em thấy rõ tầm quan trọng văn phòng, nâng cao nhận thức thân Không em hiểu chức năng, nhiệm vụ văn phòng, công việc mà nhân viên văn phòng tương lai chúng em phải làm nghiên cứu lý luận chúng em bỡ ngỡ chư hiểu cách sâu sắc Tuy nhiên, giới hạn viết, thời gian hiểu biết lý luận thực tiễn hạn chế nên báo cáo thực tập chuyên đề chắn không tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận góp ý thầy, cô để báo cáo em tốt Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn thầy cô ban lãnh đạo anh chị phòng Tổng hợp UBND huyện Định Hóa giúp em hoàn thành báo cáo thực tập tập Tây Thị Điệp 55 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật tổ chức HĐND & UBND; 2.Quyết định số 654/QĐ-UBND ngày 31/03/2008 UBND tỉnh Thái Nguyên việc tổ chức lại quan chuyên muôn thuộc UBND huyện, thành phố, thị xã; Quyết định số 472/QĐ-UBND ngày 07/04/2008 UBND huyện Định Hóa tổ chức, xắp xếp lại quan chuyên môn thuộc UBND huyện; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 hướng dẫn quản lí văn bản, lập hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan; Công văn số 112/UBND-NV ngày 03/03/2014 việc thực nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2014; Báo cáo số 86/BC-UBND ngày 21/05/2015 tổng kết thi hành Nghị định công tác Văn thư Quy chế làm việc UBND kèm theo Quyết định số 2949/QĐ-UBND ngày 25/08/2011 UBND huyện Định Hóa; Quy chế làm việc Văn phòng HĐND – UBND ban hành theo Quyết định số /QĐ-UBND ngày tháng năm Uỷ ban nhân dân huyện Định Hóa; 10 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; 11 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ công tác văn thư Tây Thị Điệp 56 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN IV: PHỤ LỤC Phụ lục 01: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UBND HUYỆN ĐỊNH HOÁ CHỦ TỊCH CÁC PHÓ CHỦ TỊCH VĂN PHÒNG HĐND PHÒNG NỘI VỤ PHÒNG VĂN HÓA & UBND THÔNG TIN THANH TRA PHÒNG TƯ PHÁP PHÒNG Y TẾ PHÒNG TÀI CHÍNH PHÒNG GIÁO DỤC KẾ HOẠCH & ĐÀO TẠO PHÒNG LAO ĐỘNG PHÒNG NÔNG & THƯƠNG NGHIỆP & PHÁT BINH XÃ HỘI TRIỂN NÔNG PHÒNG TÀI PHÒNG CÔNG NGUYÊN MÔI THƯƠNG TRƯỜNG PHÒNG DÂN TỘC TRẠM KHUYẾN NÔNG Tây Thị Điệp BAN QUẢN LÍ CÁC DỰ ÁN ĐÀO TẠO VÀ XÂY DỰNG BAN BỒI THƯỜNG VÀ GIẢI PHÓNG MẶT BẰNG 57 ĐÀI TRUYỀN THANH VÀ TRUYỀN HÌNH TRUNG TÂM DẠY NGHỀ CÁC ĐƠN VỊ TRƯỜNG HỌC Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG HĐND - UBND HUYỆN ĐỊNH HOÁ CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG BỘ PHẬN BỘ PHẬN BỘ PHẬN BỘ BỘ PHẬN TỔNG VĂN THƯ HÀNH PHẬN MỘT THƯ – CHÍNH LƯU TRỮ QUẢN HỢP TRỊ KẾ CỬA TOÁN TÀI VỤ Tây Thị Điệp 58 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 03: QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN Văn đến Văn thư Tiếp nhận văn đến Lãnh đạo Văn phòng Phân loại chuyển quan tham mưu giải Lãnh đạo quan, đơn vị thuộc Lãnh đạo UBND huyện UBND huyện UBND xã, Chỉ đạo giải công thị trấn việc Tiếp nhận giải công việc Chuyên viên quan, đơn vị thuộc UBND huyện UBND xã, thị trấn Giải công việc Tây Thị Điệp 59 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục: 04 QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Chuyên viên xây dựng thảo văn Lãnh đạo quan duyệt nội dung, thể thức văn Lãnh đạo Văn phòng thẩm định thể thức, kỹ thuật trình bày văn Lãnh đạo UBND ký, duyệt Văn thư phát hành Tây Thị Điệp 60 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỘT SỐ HÌNH ẢNH CỦA UBND HUYỆN ĐỊNH HÓA Hình ảnh phòng văn thư UNBD huyện Định Hóa Tây Thị Điệp Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hình ảnh phòng tiếp khách UBND huyện Định Hóa Tây Thị Điệp Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hình ảnh hội trường UBND huyện Định Hóa Tây Thị Điệp Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỘT SỐ TÀI LIỆU KÈM THEO Tây Thị Điệp Lớp: Quản trị Văn phòng K1D