Chương II NHẬP LIỆU VÀ HIỆU CHỈNH SỐ LIỆU 1. Các kiểu dữ liệu Excel có 5 kiểu dữ liệu :  Kiểu số ( Numberic ).  Kiểu chuỗi ký tự ( String ).  Kiểu ngày tháng năm ( Date ).  Kiểu giờ phút giây ( Time ).  Kiểu công thức ( Formular ). 2. Các kiểu số liệu Excel chỉ chấp nhận hai loại số liệu :  Hằng số (Const Value) nó là một dãy các chữ số, một chuỗi ký tự . các số liệu này chỉ bị thay đổi khi chúng ta trực tiếp cập nhật lại.  Công thức (Formular) nó là một biểu thức toán học, giá trị của công thức được Excel tính toán và tự động điền kết quả vào ô công thức, các giá trị này được tự động cập nhật lại khi ta cập nhật lại số liệu thành phần tạo nên công thức. 3. Cách nhập số liệu 1. Di chuyển khung chọn (Selection) về ô cần nhập liệu . 2. Gõ số liệu vào ( tuỳ theo loại ) và nhấn Enter. 3. Cách gõ mỗi loại số liệu :  Số liệu kiểu số ( Numberic ), gõ vào một dãy liên tiếp các chữ số (không có ký tự trống (Space) và các ký tự khác), số liệu nhập xong tự động căn bên phải ô, nếu mỗi dãy số mới nhập vào có chiều dài lớn hơn độ rộng của ô thì máy hiện thị các dấu #### .  Số liệu kiểu chuỗi ký tự ( String ), gõ vào liên tiếp các phím bất kỳ, nhập xong chuỗi ký tự được tự động canh bên trái ô, nếu mỗi chuỗi ký tự mới nhập vào có chiều dài lớn hơn độ rộng của ô thì máy hiện thị tràn sang các ô ở bên phải nó .  Số liệu kiểu ngày tháng năm ( Date ) gõ = date(yy,mm,dd) máy tự động chỉnh kết quả cho đúng với kiểu ngày tháng của hệ thống. Số liệu nhập vào máy tự động canh bên phải ô. Bạn cũng có thể gõ : dd/mm/yy nếu hệ thống của bạn dùng ngày kiểu Pháp, và gõ mm/dd/yy nếu hệ thống của bạn dùng ngày kiểu Mỹ, nếu bạn nhập liệu sai thì máy canh trái ( Vì nó coi đó như là một chuỗi ký tự !)  Số liệu kiểu giờ phút giây ( Time ), gõ hh:pp:ss .  Số liệu kiểu công thức ( Formular ) gõ : = <nội dung công thức>, nhấn Enter . Trong công thức ta dùng địa chỉ của ô thay cho giá trị của nó. Bạn muốn nhanh nhập liệu vào Ô nếu bạn đang vào dữ liệu ( văn bản, số, ngày tháng hoặc thời gian ) và bạn muốn vào thông tin trong của những Ô, bạn không cần phải nhấn Enter sau mỗi mục vào. Thay vào đó, nhấn các phím mũi tên chỉ phương hướng ←↑↓ → Bạn d9e63 muốn di chuyển khung chọn. MicroSoft Word chấp nhận mục vào, chuyển khung chọn tới ô tiếp theo và cho phép Bạn tiếp tục cập nhật dữ liệu. 4. Chuẩn bị môi trường làm việc Khi lập một bảng tính tiếng Việt để tránh phải mất thời gian chúng ta chọn font chữ mặc định, hướng di chuyển khung chọn sau mỗi lần nhấn phím Enter − kết thúc một lần nhập liệu. Chúng ta có thể thực hiện như sau : Vào Tools chọn Option . hộp thoại Option xuất hiện : Chọn bảng General trong mục :  Recently used file list : quy dịnh số tập tin mới mở còn lưu lại dấu vết trên nhóm lệnh đơn File.  Sheet in new wordbook : quy dịnh số trang bảng tính có sẵn trong wordbook mới mở  Standard font : font chữ mặc nhiên, mục size quy định cỡ chữ mặc nhiên.  Default file location : quy định vị trí mặc nhiên khi mở và lưu tập tin. Chọn bảng Edit trong mục : Move Selection after Enter. Selection thường được gán mặc định là Down ( xuống ).  Down ≡ khung chọn sẽ đi xuống ô dưới mỗi khi nhấn phím Enter.  Right ≡ khung chọn sẽ đi sang ô bên phải mỗi khi nhấn phím Enter.  Left ≡ khung chọn sẽ đi sang ô bên trái mỗi khi nhấn phím Enter.  Up ≡ khung chọn sẽ đi lên ô trên mỗi khi nhấn phím Enter. Sau khi quy định xong những tuỳ chọn, chọn nút lệnh OK để thực thi những tuỳ chọn và trở về môi trường làm việc của Excel. 5. Cách hiệu chỉnh số liệu 1) Sửa mới tức là chồng số liệu mới lên số liệu cũ 1. Di chuyển khung chọn (Selection) về ô cần sửa mới. 2. Gõ số liệu mới vào ( tùy theo loại ) và nhấn Enter. 2) Sửa đổi tức là sửa một phần số liệu cũ 1. Di chuyển khung chọn (Selection) về ô cần sửa đổi. 2. Nhấn phím F2 để đưa dấu chèn vào ô cần sửa, Bạn sửa số liệu và nhấn Enter. 3) Xóa số liệu cũ 1. Di chuyển khung chọn (Selection) về ô cần xoá số liệu. 2. Nhấn phím Delete. 4) Khôi phục cho phép bạn lấy lại số liệu vừa bị xóa nhầm 1. Vào Edit chọn Undo (Ctrl+Z). Hoặc nhấn nút undo trên thanh công cụ. 6. Cất giữ bảng tính Để tránh mất dữ liệu mà bạn vào trong bảng tính, bạn phải cất giữ hồ sơ của mình. Khi bạn lưu hồ sơ lần đầu bạn phải đặt tên nó và định vị nó trong một ngăn nơi bạn có thể tìm thấy nó về sau. Tên tập tin có thể lên tới 256 ký tự, bao gồm cả khoảng trống. Tuy nhiên để dễ tìm thấy tập tin bạn cần phải đặt tên tập tin ngắn và đơn giản. Hãy đặt bộ phận của tên trước hết trong khi những tập tin được liệt kê quan trọng theo thứ tự abc. Chẳng hạn, một tập tin gọi là “ Báo cáo thu nhập hàng tháng ” sẽ rơi ở dưới vùng B trong khi một tập tin có tên gọi là “ A Báo cáo thu nhập hàng tháng ” được tìm thấy ở dưới vùng A. Lần đầu Bạn cất giữ tập tin và đặt cho nó một tên bằng cách : 1. Vào File chọn Save (Ctrl+S), xuất hiện hộp thoại Save As. 2. Trong mục Save in, chọn ổ đĩa và ngăn nơi bạn muốn cất giữ tập tin. [...]... một bảng tính Khi bạn muốn kết thúc sử dụng một bảng tính bạn sẽ muốn đóng nó trước khi bạn tiếp tục công việc khác 1 Vào File chọn Close 2 Nếu bạn đã cập nhật cho tập tin khi đóng nó mà chưa cất giữ MicroSoft Word sẽ hỏi bạn liệu bạn muốn cất giữ tập tin không ? Chọn Yes để lưu giữ những thay đổi, chọn No bỏ qua những thay đổi, chọn Cancel để dừng việc đóng tập tin 8 Mở một bảng tính Làm việc trên . các phím mũi tên chỉ phương hướng ←↑↓ → Bạn d9e63 muốn di chuyển khung chọn. MicroSoft Word chấp nhận mục vào, chuyển khung chọn tới ô tiếp theo và cho phép. chọn Close. 2. Nếu bạn đã cập nhật cho tập tin khi đóng nó mà chưa cất giữ MicroSoft Word sẽ hỏi bạn liệu bạn muốn cất giữ tập tin không ? Chọn Yes để