Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG (INTRACOM) – VĂN PHÒNG CÔNG TY 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty. 3 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty. 7 1. Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của văn phòng 7 2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng 9 3. Trách nhiệm công việc chính. 11 3.1. Nghiên cứu, tham mưu và thực hiện công tác tổ chức bộ máy nhân sự của công ty . 11 3.2. Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ Công ty 11 3.3. Tổ chức thực hiện công tác lao động tiền lương cho nhân viên 11 3.4. Chủ trì tham gia tổ chức thiết lập uy tín công ty 12 3.5. Thực hiện các công việc khác 12 4. Điều kiện làm việc: 12 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng công ty CPĐT Xây dựng Hạ tầng và Giao thông (Intracom). 12 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng. 12 1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan 12 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan: 14 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan trong quá trình thực tập. 16 1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan: 17 1.5. Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của cơ quan. 19 2. Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ: 20 2.1. Tìm hiểu và nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan. 20 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. 21 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 24 VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 24 CHƯƠNG I. TỔNG QUAN VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ 24 1.Các khái niệm. 24 1.1 Khái niệm về văn hóa ? 24 1.2 Công sở là gì ? 26 1.3 Văn hóa công sở là gì ? 27 1.4. Biểu hiện của văn hóa công sở. 27 1.4.1. Giá trị tinh thần. 27 1.4.2. Giá trị vật chất. 27 1.5. Đặc trưng của văn hóa công sở. 28 1.6. Vai trò của văn hóa công sở. 29 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM 31 1. Văn hoá công sở là ăn mặc đẹp, gọn gàng, lịch sự. 31 1.1. Mẫu đồng phục dành cho Nữ 32 1.2. Mẫu đồng phục dành cho Nam 32 1.3. Ý tưởng 33 1.4. Giày đế êm dành cho nữ 33 1.5. Giày đế êm dành cho nam 33 1.6. Nhà cung cấp, bảng báo giá. 34 1.7. Đề xuất đeo thẻ cho cán bộ công nhân viên trong công ty 34 1.7.1. Ưu điểm của việc đeo thẻ 34 1.7.2. Ưu, nhược điểm của hai loại thẻ dây, thẻ cài 35 1.7.2.1. Thẻ dây 35 1.7.2.2. Thẻ cài 35 1.7.3. Đề xuất việc đeo thẻ 35 1.7.4. Nhà cung cấp 35 2. Văn hoá công sở là phong cách làm việc 35 2.1 Triết lý kinh doanh 36 2.2 Phật pháp và giá trị của văn hóa kinh doanh 36 2.3 Yếu tố hàng đầu của văn hoá kinh doanh 37 2.4 Bản sắc văn hóa kinh doanh để phát triển bền vững 37 2.5 Ý nghĩa logo biểu tượng của INTRACOM 38 3. Văn hóa công sở thể hiện qua trách nhiêm với cộng đồng và môi trường. 39 4. Văn hoá công sở là văn hoá giao tiếp,ứng xử 40 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 42 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm về văn hóa công sở của cơ quan thực tập. 42 1. Ưu điểm: 42 2. Hạn chế 43 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 43 1. Tạo sự hoà đồng 44 2. Giữ hoà khí nơi làm việc 44 3. Xây dựng phong cách làm việc 44 4. Thái độ lạc quan 45 5. Tuyên truyền nâng cao nhận thức của đội ngũ cán bộ nhân viên về văn hóa công sở và tầm quan trọng của văn hóa công sở trong môi trường làm việc hiện nay. 45 6. Tăng cường làm việc nhóm 46 6.1 thế nào là làm việc nhóm 46 6.2 Lợi ích của làm việc theo nhóm 46 7. Giúp cơ quan xây dựng quy chế văn hóa công sở 47 8. Giúp cơ quan soạn thảo, xây dựng quy định mặc đồng phục công ty. 51 KẾT LUẬN 53 PHẦN PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU PHẦN I .3 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG (INTRACOM) – VĂN PHÒNG CÔNG TY I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty .3 II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng công ty 1.Chức nhiệm vụ quyền hạn văn phòng 2.Cơ cấu tổ chức văn phòng Trách nhiệm công việc 11 3.1 Nghiên cứu, tham mưu thực công tác tổ chức máy nhân công ty 11 3.2 Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ quản lý thông tin nội Công ty 11 3.3 Tổ chức thực công tác lao động - tiền lương cho nhân viên 11 3.4 Chủ trì tham gia tổ chức thiết lập uy tín công ty 12 3.5 Thực công việc khác .12 Điều kiện làm việc: 12 III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng công ty CPĐT Xây dựng Hạ tầng Giao thông (Intracom) .12 Khảo sát tổ chức công tác văn phòng 12 1.1 Đánh giá vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan (lấy ví dụ tình cụ thể) .12 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ quan: 14 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, họp) quan trình thực tập 16 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan: 17 1.5 Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai thực văn hóa công sở quan 19 Khảo sát công tác văn thư – lưu trữ: 20 2.1 Tìm hiểu nhận xét, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc đạo thực công tác văn thư quan .20 Lương Thị Hằng Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ 21 PHẦN II 24 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP .24 VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 24 CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ 24 1.Các khái niệm 24 1.1 Khái niệm văn hóa ? 24 1.2 Công sở ? .26 1.3 Văn hóa công sở ? 27 1.4 Biểu văn hóa công sở .27 1.4.1 Giá trị tinh thần 27 1.4.2 Giá trị vật chất 27 1.5 Đặc trưng văn hóa công sở 28 1.6 Vai trò văn hóa công sở 29 CHƯƠNG II THỰC TRẠNG XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM 31 Văn hoá công sở ăn mặc đẹp, gọn gàng, lịch 31 1.1 Mẫu đồng phục dành cho Nữ 32 1.2 Mẫu đồng phục dành cho Nam 32 1.3 Ý tưởng 33 1.4 Giày đế êm dành cho nữ 33 1.5 Giày đế êm dành cho nam 33 1.6 Nhà cung cấp, bảng báo giá 34 1.7 Đề xuất đeo thẻ cho cán công nhân viên công ty 34 1.7.1 Ưu điểm việc đeo thẻ 34 1.7.2 Ưu, nhược điểm hai loại thẻ dây, thẻ cài 34 1.7.2.1 Thẻ dây 35 Lương Thị Hằng Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.7.2.2 Thẻ cài 35 1.7.3 Đề xuất việc đeo thẻ 35 1.7.4 Nhà cung cấp 35 Văn hoá công sở phong cách làm việc 35 2.1Triết lý kinh doanh 36 2.2 Phật pháp giá trị văn hóa kinh doanh 36 2.3 Yếu tố hàng đầu văn hoá kinh doanh .37 2.4 Bản sắc văn hóa kinh doanh để phát triển bền vững 37 2.5 Ý nghĩa logo biểu tượng INTRACOM .38 Văn hóa công sở thể qua trách nhiêm với cộng đồng môi trường 39 Văn hoá công sở văn hoá giao tiếp,ứng xử 40 PHẦN III 42 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 42 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm văn hóa công sở quan thực tập 42 1.Ưu điểm: 42 2.Hạn chế 43 II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm .43 Tạo hoà đồng .44 Giữ hoà khí nơi làm việc 44 Xây dựng phong cách làm việc 44 Thái độ lạc quan 45 Tuyên truyền nâng cao nhận thức đội ngũ cán nhân viên văn hóa công sở tầm quan trọng văn hóa công sở môi trường làm việc 45 Tăng cường làm việc nhóm .46 6.1 làm việc nhóm 46 6.2 Lợi ích làm việc theo nhóm 46 Giúp quan xây dựng quy chế văn hóa công sở 47 Giúp quan soạn thảo, xây dựng quy định mặc đồng phục công ty .51 Lương Thị Hằng Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN 53 PHẦN PHỤ LỤC .54 Lương Thị Hằng Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Xu toàn cầu hóa kinh tế giới diễn với tốc độ ngày cao đem đến cho doanh nghiệp Việt Nam thời mới, đồng thời nhiều thách thức nảy sinh mà doanh nghiệp phải đối mặt Trước bối cảnh đó, doanh nghiệp Việt Nam phải chuẩn bị hành trang cần thiết để hòa nhập phát triển chung kinh tế giới Sự phát triển đòi hỏi ngày lớn mặt khoa học – kỹ thuật, dòng vốn khổng lồ quản lý chất lượng theo chuẩn mực quốc tế Một yếu tố quan trọng đóng góp đảm bảo thành công quản lý giúp cho doanh nghiệp tiếp cận với trường quốc tế phải kể đến văn hóa doanh nghiệp Văn hóa doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng việc xây dựng thương hiệu đơn vị, doanh nghiệp Văn hóa công sở không văn hóa bên tổ chức mà cộng hưởng tất yếu tố bên bên cách hài hòa Xây dựng văn hoá công sở xây dựng hệ thống giá trị bên bên công sở Nếu xét góc độ hiệu quả, xây dựng văn hóa công sở xây dựng khẳng định thương hiệu công sở xã hội đại Do đó, đòi hỏi phải có quy định doanh nghiệp hệ giá trị chuẩn mực làm mục tiêu; để đạt mục tiêu phải có cộng tác nhà quản lý cán bộ, công nhân viên mục tiêu chung công sở, thỏa mãn nhu cầu thiết thân thành viên đáp ứng kỳ vọng tổ chức cá nhân bên tổ chức Qua tìm hiểu thực tế Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông với kiến thức học ghế nhà trường em nhận thấy thực tế với lý thuyết có nhiều điểm khác Tuy nhiên thực tế tách rời lý luận em xin mạnh dạn tìm hiểu vấn đề với đề tài: “Tìm hiểu văn hóa công sở Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông” Qua em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Thầy Nguyễn Mạnh Cường Quyền trưởng khoa Quản trị văn phòng, Cô Nguyễn Thị Kim Chi chủ tịch Lương Thị Hằng Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hội đồng quản trị ông Nguyễn Thanh Việt toàn thể CBNV công ty Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông, đặc biệt CBNV Công ty TNHH Khải Minh tạo điều kiện, giúp đỡ em để em hoàn thành tốt khóa thực tập Một lần em xin trân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 05 tháng 05 năm 2015 Sinh viên Lương Thị Hằng Lương Thị Hằng Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG (INTRACOM) – VĂN PHÒNG CÔNG TY I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty Quá trình hình thành phát triển công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông (Intracom) Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông (viết tắt INTRACOM) doanh nghiệp trực thuộc Tổng công ty Đầu tư phát triển nhà Hà Nội thành lập ngày 21 tháng 12 năm 2002 Tòa nhà INTRACOM Intracom cổ phần hoá từ DNNN theo Quyết định số: 311/QĐ-UB ngày 17/01/2006 UBND thành phố Hà Nội, hoạt động theo GCNĐKKD số: 0103010756 Phòng ĐKKD - Sở KH & ĐT Hà Nội cấp ngày 23/01/2006 Lương Thị Hằng Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bằng tinh thần đoàn kết, tập thể ban lãnh đạo cán công nhân viên INTRACOM bước khắc phục khó khăn, xây dựng công ty ngày lớn mạnh Công ty mở rộng hoạt động kinh doanh, hướng tới mục tiêu phát triển đa ngành nghề, với lĩnh vực hoạt động đầu tư dự án bất động sản, thủy điện, kinh doanh xây lắp, đầu tư tài chính, sản xuất - kinh doanh điện sản xuất vật liệu xây dựng… Với đội ngũ gần 1000 cán bộ, kỹ sư, chuyên gia, công nhân viên dày dạn kinh nghiệm thực nhiều công trình, dự án như: Dự án khu văn phòng, dịch vụ công cộng nhà bán - Trung Văn, Dự án khu văn phòng, nhà bán - Phú Diễn, Dự án nhà tái định cư NOCT – Cầu Diễn, Dự án nhà xã hội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 3, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp Y tế Phương Đông INTRACOM đạt nhiều thành tích lĩnh vực đầu tư xây dựng Bằng khen Bộ Xây dựng; Cúp vàng sản phẩm ưu tú hội nhập WTO 2009, Mong muốn mang lại cho đối tác, khách hàng “an lạc-hạnh phúc” nên công trình INTRACOM đáp ứng yêu cầu kỹ thuật mỹ thuật Chính lẽ đó, thương hiệu INTRACOM dần khẳng định thị trường cạnh tranh ngành xây dựng Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông Lĩnh vực kinh doanh - Lĩnh vực kinh doanh bao gồm lĩnh vực chính: 1- Đầu tư bất động sản 2- Đầu tư dự án thuỷ điện 3- Đầu tư tài chính, 4- Đầu tư công trình hạ tầng: cầu đường, bệnh viện 5- Sản xuất vật liệu xây dựng 6- Kinh doanh xây lắp: xây dựng công trình giao thông, thủy lợi, dân dụng, Lương Thị Hằng Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nhiệm vụ quyền hạn Do công tư nhân nên chức năng, nhiệm vụ quyền hạn không nhiều chủ yếu xoay quanh việc kinh doanh, thủ tục kinh doanh nghĩa vụ Nhà nước a Chức công ty Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông đơn vị đầu tư xây dựng , kinh doanh bất động sản…… Chịu giám sát kiểm tra Tổng công ty đầu tư & phát triển nhà Hà Nội Handico nhà nước Công ty tổ chức hoạt động theo nguyên tắc tập chung ý kiến, đứng đầu Tổng giám đốc có quyền định vấn đề hoạt động công ty Các phòng ban có chức tham mưu, hoạt động công ty thống từ xuống Công ty CP INTRACOM hoạt động mạnh lĩnh vực xây dựng là: Dự án khu văn phòng, dịch vụ công cộng nhà bán - Trung Văn, Dự án khu văn phòng, nhà bán - Phú Diễn, Dự án nhà tái định cư NOCT – Cầu Diễn, Dự án nhà xã hội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 3, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp Y tế Phương Đông b Nhiệm vụ, quyền hạn công ty Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ công ty Công ty chịu trách nhiệm chấp hành văn luật: Luật doanh nghiệp, luật kinh doanh, luật kinh tế… công ty nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, thực sách địa bàn Xây dựng kế hoạch thực công trình dự án công ty Hợp tác với đơn vị để nâng cao chất công trình, an toàn lao động,… theo quy định pháp luật Công ty CP INTRACOM ngày mở rộng lĩnh vực kinh doanh để góp phần phát triển đất nước ngày giàu mạnh văn minh Với triết lý kinh doanh đơn giản đủ để làm nên thành công to lớn Lương Thị Hằng Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cơ cấu tổ chức CTCP INTRACOM Căn vào Luật doanh nghiệp Công ty tổ chức sau: Tổng giám đốc: người có tư cách pháp nhân, người huy cao nhất, chịu trách nhiệm điều hành chung hoạt động công ty Chế độ quản lý công ty chế độ thủ trưởng Tổng giám đốc định phương hướng sản xuất, công nghệ, phương thức kinh doanh, tổ chức hạch toán công tác đối ngoại có hiệu sử dụng vốn Phó tổng giám đốc: người giúp phó tổng giám đốc quản lý nhân sự, quản lý giao dịch dự án hoàn thiện công ty,… Văn phòng công ty: Tổ chức quản lý nhân toàn công ty xây dựng chương trình thi đua, khen thưởng đề bạt khen thưởng thay đổi nhân phòng ban, phận, phận giao dịch trực tiếp với khách hàng,… Phụ trách việc tuyển dụng lao động, vấn đề bảo hiểm, an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp, phụ trách tiếp khách Xây dựng bảng chấm công phương pháp trả lương, tổ chức, huấn luyện tuyển chọn nhân toàn công ty Xây dựng bảng nội quy, đề sách nhân Xây dựng, quản lý văn thuộc thẩm quyền giải công ty Có chức tham mưu cho Tổng giám đốc xây dựng chiến lược, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, cân đối kế hoạch, điều độ sản xuất, đạo thực kế họach thu mua vật liệu cung ứng vật tư sản xuất, ký hợp đồng, theo dõi thực hợp đồng, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức hoạt động marketing từ trình sản Lương Thị Hằng Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội văn hoá người cán bộ, công chức, viên chức đại Cần phải biết quý trọng thời gian, ngày có làm việc, dài ngắn ngủi người biết việc - Đầu tiên phong cách chuyên nghiệp Đó cử đẹp Bạn muốn thành công công việc, quản lý bạn phải làm việc, tham dự họp nơi công sở, có kỷ luật Thứ đến ngăn nắp, gọn gàng nơi làm việc Ba biết nhận trách nhiệm công việc sống, biết lắng nghe, biết xin lỗi biết nói lời cảm ơn chân thành Thái độ lạc quan Những lúc buồn, sống bi quan thay đổi thái độ; lúc chán nản, bất mãn thay đổi cách nhìn với việc Chân thành lắng nghe, tôn trọng người khác, tôn trọng thời gian người khác, ý đến người xung quanh Mỗi ngày chủ động làm vài điều tử tế, thấy sống thật vui vẻ nhẹ nhàng Một thái độ lạc quan giúp bạn làm việc tốt hơn: lạc quan bạn nổ lực phát huy hết trách nhiệm cho công việc Mọi người nhận bạn công nhận khả đích thực bạn Tuyên truyền nâng cao nhận thức đội ngũ cán nhân viên văn hóa công sở tầm quan trọng văn hóa công sở môi trường làm việc - Tổ chức tập huấn cho toàn thể cán bộ, CNV quan, đơn vị đề tài văn hóa công sở Sau khóa học cần xây dựng bảng nội quy với quy định buộc người phải thực hiện, có kiểm tra, có đánh giá chấm điểm phải làm thường xuyên liên tục, không làm kiểu phong trào, tránh hô hiệu to làm nhỏ giọt - Điện thoại nên để chế độ rung im lặng, tránh gây tiếng ồn ảnh hưởng đến đồng nghiệp ảnh hưởng đến không khí làm việc yên tĩnh quan Trong công việc, trả lời điện thoại cần nói mạch lạc, rõ ràng Tuyệt đối tránh dùng ngôn từ tục tĩu nơi làm việc trình giao tiếp, không nói nhanh, chậm, nhỏ lớn, không xen vào chuyện Lương Thị Hằng 45 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội người khác, không cướp lời người khác nói - Tổ chức thi văn hóa công sở cho CBNV công ty: tổ chức vào khoảng tháng 11, địa điểm tầng 26 công ty - Xây dựng hòm thư góp ý: Hòm thư góp ý Công ty lớn vô cần thiết Nó thể tính công nói lên ý kiến không cần phải nhìn sắc mặt Tăng cường làm việc nhóm 6.1 làm việc nhóm Nhóm không đơn giản tập hợp nhiều người làm việc làm việc đạo nhà quản lý Nhóm tập hợp cá nhân có kỹ bổ sung cho cam kết chịu trách nhiệm thực mục tiêu chung 6.2 Lợi ích làm việc theo nhóm 6.2.1 Mọi thành viên tổ chức đồng lòng hướng tới mục tiêu dốc sức cho thành công chung tập thể họ xác định vạch phương pháp đạt chúng 6.2.2 Là thành viên nhóm, họ có cảm giác kiểm soát sống tốt chịu đựng chuyên quyền người lãnh đạo 6.2.3 Khi thành viên góp sức giải vấn đề chung, họ học hỏi cách xử lý nhiệm vụ đơn giản hay khó khăn; họ học hỏi từ thành viên khác người lãnh đạo Thúc đẩy quản lý theo nhóm cách tốt để phát huy lực nhân viên (một hình thức đào tạo chức) 6.2.4 Hoạt động theo nhóm mang lại hội cho thành viên thoả mãn nhu cầu ngã, đón nhận thể tiềm 6.2.5 Quản lý theo nhóm giúp phá vỡ tường ngăn cách, tạo cởi mở thân thiện thành viên người lãnh đạo 6.2.6 Thông qua việc quản lý theo nhóm, thành viên học hỏi vận dụng phong cách lãnh đạo từ cấp Điều tạo thống Lương Thị Hằng 46 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cách quản lý tổ chức 6.2.7 Hoạt động theo nhóm giúp phát huy khả phối hợp óc sáng tạo để đưa định đắn Giúp quan xây dựng quy chế văn hóa công sở Dự thảo: VĂN HOÁ CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG ( INTRACOM ) TCT ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN NHÀ HN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG Độc lập – Tự – Hạnh phúc HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG -o0o - -Số /TB-T Hà Nội, ngày thángnăm 2015 QUY CHẾ VĂN HÓA CÔNG SỞ Chương I: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tượng điều chỉnh Quy chế quy định trang phục, giao tiếp ứng xử cán bộ, công nhân viên thi hành nhiệm vụ, trí công sở công ty: Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông công ty TNHH Khải Minh 3.Công ty TNHH Tổ hợp y tế Phương Đông Công ty Đầu tư phát triển đô thị khu công nghiệp Quy chế không áp dụng văn phòng công trình Điều Nguyên tắc thực văn hoá công sở Việc thực văn hoá công sở tuân thủ nguyên tắc sau đây: Phù hợp với truyền thống, sắc văn hoá dân tộc điều kiện kinh tế - xã hội; Phù hợp với định hướng xây dựng đội ngũ cán bộ, công nhân viên Lương Thị Hằng 47 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chuyên nghiệp, đại; Phù hợp với quy định pháp luật mục đích, yêu cầu cải cách hành chính, chủ trương đại hoá hành nhà nước Điều Mục đích Việc thực văn hoá công sở nhằm mục đích sau đây: Bảo đảm tính trang nghiêm hiệu hoạt động công ty Xây dựng phong cách ứng xử chuẩn mực cán bộ, công nhân viên hoạt động kinh doanh, hướng tới mục tiêu xây dựng đội ngũ cán bộ,công nhân viên có phẩm chất đạo đức tốt, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ giao Điều Các hành vi bị cấm Hút thuốc phòng làm việc; Sử dụng đồ uống có cồn công sở, trừ trường hợp đồng ý lãnh đạo quan vào dịp liên hoan, lễ tết, tiếp khách ngoại giao; Quảng cáo thương mại công sở Các hành vi trộm cắp tài sản, tài sản trí tuệ Các hành động khích, nói tục Chương II: TRANG PHỤC, GIAO TIẾP VÀ ỨNG XỬ CỦA CÁN BỘ, CÔNG NHÂN VIÊN Mục 1: TRANG PHỤC CỦA CÁN BỘ, CÔNG NHÂN VIÊN Điều Trang phục Khi thực nhiệm vụ, cán bộ, công nhân viên phải ăn mặc gọn gàng, lịch sự, thực quy định mặc đồng phục Cán bộ, công nhân viên có trang phục riêng thực theo quy định công ty Điều Lễ phục Lễ phục cán bộ, công nhân viên trang phục thức sử dụng buổi lễ, họp trọng thể, tiếp khách nước Lễ phục nam cán bộ, công chức, viên chức: comple, áo sơ mi, cravat Lương Thị Hằng 48 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lễ phục nữ cán bộ, công chức, viên chức: áo dài truyền thống, comple nữ 3.Đối với ngày làm lễ tầng 26 sử dụng áo pháp Điều Thẻ cán bộ, công nhân viên Cán bộ, công nhân viên phải đeo thẻ thực nhiệm vụ Thẻ cán bộ, công nhân viên phải có tên quan, ảnh, họ tên, chức danh, số hiệu cán bộ, công nhân viên Mục : GIAO TIẾP VÀ ỨNG XỬ CỦA CÁN BỘ, CÔNG NHÂN VIÊN Điều Giao tiếp ứng xử Cán bộ, công nhân viên thi hành nhiệm vụ phải thực quy định việc phải làm việc không làm theo quy định pháp luật, qui định công ty Trong giao tiếp ứng xử, cán bộ, công nhân viên phải có thái độ lịch sự, tôn trọng Ngôn ngữ giao tiếp phải rõ ràng, mạch lạc; không nói tục, nói tiếng lóng, quát nạt Điều Giao tiếp ứng xử với nhân dân Trong giao tiếp ứng xử với nhân dân, cán bộ, công nhân viên phải nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể quy định liên quan đến giải công việc Cán bộ, công nhân viên thái độ hách dịch, nhũng nhiễu, gây khó khăn, phiền hà thực nhiệm vụ Điều 10 Giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp Trong giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp, cán bộ, công nhân viên phải có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác Điều 11 Giao tiếp qua điện thoại Khi giao tiếp qua điện thoại, cán bộ, công nhân viên phải xưng tên, quan, đơn vị nơi công tác; trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc; không ngắt điện thoại đột ngột Lương Thị Hằng 49 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chương III: BÀI TRÍ CÔNG SỞ Mục 1: LOGO, THÔNG ĐIỆP Điều 12 Logo Logo treo trang trọng phía cổng nhà Kích cỡ Logo phải phù hợp với không gian treo Không treo Logo cũ bị hư hỏng Điều 13 Thông Điệp 1.Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông sử dụng thông điệp thức là” tỏa sáng đất nước” Công ty TNHH Khải Minh thông điệp thức là” 3.Công ty TNHH Tổ hợp y tế Phương Đông thông điệp thức là: Trao niềm tin - gửi sống Công ty Đầu tư phát triển đô thị khu công nghiệp MỤC 2: BÀI TRÍ KHUÔN VIÊN CÔNG SỞ Điều 14 Biển tên quan Cơ quan phải có biển tên đặt cổng chính, ghi rõ tên gọi đầy đủ tiếng Việt địa quan Bộ Nội vụ hướng dẫn thống cách thể biển tên quan Điều 15 Phòng làm việc Phòng làm việc phải có biển tên ghi rõ tên đơn vị, họ tên, chức danh cán bộ, công nhân viên Việc xếp, trí phòng làm việc phải bảo đảm gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, hợp lý Điều 16 Khu vực để phương tiện giao thông Cơ quan có trách nhiệm bố trí khu vực để phương tiện giao thông cán bộ, công chức, viên chức người đến giao dịch, làm việc Không thu phí gửi phương tiện giao thông người đến giao dịch, làm việc …………………………………………………………………………… Lương Thị Hằng 50 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Giúp quan soạn thảo, xây dựng quy định mặc đồng phục công ty THÔNG BÁO VỀ VIỆC MẶC ĐỒNG PHỤC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG Thông báo việc mặc đồng phục( dự thảo) TCT ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN NHÀ HN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG Độc lập – Tự – Hạnh phúc HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG -o0o - -Số /TB-T Hà Nội, ngày thángnăm 2015 THÔNG BÁO (V/v Quy định mặc đồng phục CBCNV Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông) 1- Mục đích: - Thống hình ảnh, thương hiệu INTRACOM - Thể văn hóa doanh nghiệp INTRACOM 2- Phạm vi Đối tượng: Quy định quy định đồng phục làm việc CBCNV đơn vị trược thuộc INTRACOM gồm: - Các phòng, ban Công ty (Không bao gồm Tổ bảo vệ có đồng phục bảo vệ riêng) - Các đơn vị, chi nhánh, văn phòng đại diện trực thuộc, đội sản xuất (không bao gồm nhân viên hợp đồng thời vụ làm việc công trường) - Khối chuyên trách Đảng, Đoàn thể 3- Mẫu đồng phục: - Đồng phục thống kiểu giáng, mầu sắc họa tiết theo mẫu Giám đốc Công ty Phê duyệt - Đồng phục phân biệt giới tính, nam (áo sơ mi dài tai, cộc tay, Veston, quần áo, cà vạt), nữ (áo sơ mi dài tay, cộc tay, Veston, quần vải Jip) 4- Thời gian đồng phục: - Trong làm việc từ thứ đến thứ hàng tuần Lương Thị Hằng 51 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - thứ mặc đồ tự - Các ngày lễ, kiện, ký kết, khai trương, có thông báo cụ thể - ngày thực lễ cúng phật, tạ pháp, khai pháp tất CBCNV phải mặc áo pháp 5- Sử dụng đồng phục: CBCNV có trách nhiệm sử dụng, bảo quản đồng phục đẹp Không mặc đồng phục nhàu, rách đến quan 6- Tổ chức thực hiện: Phòng Hành Tổng hợp phối hợp với phòng ban liên quan, nguồn chi phí hàng năm xây dựng kế hoạch triển khai trang bị đồng phục Quy định thời hạn đồng phục Kiểm tra, đôn đốc thực Nơi nhận: CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG - Như Điều 4; HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG - Lưu Phòng VT TỔNG GIÁM ĐỐC Nguyễn Thanh Việt Lương Thị Hằng 52 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Bất kỳ cá nhân, nhóm người , gia đình, đất nước có trình, người từ lúc sinh đi, doanh nghiệp từ hình thành đến phát triển Trải qua năm tháng nét văn hóa giữ lại bà trì phát triển văn hóa Mỗi người xây dựng cho nhân hiệu với nét văn hóa doanh nghiệp người góp phần nhỏ xây dựng văn hóa doanh nghiệp.”xây dựng nhân hiệu xây dựng thương hiệu doanh nghiệp” Tục ngữ có câu:” tóc góc người” mối người có ý thức văn hóa công ty chuyên nghiệp hóa nhiều Trải qua gần thàng thực tập Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông em cảm nhận nhiều nét hay đặc sắc công ty Những nét văn hóa thể qua thi giáo lý, buổi lễ khai pháp đầu năm, để người nhìn lại mình, tinh tu hành cho năm đến Trong trình thực tập công ty em lần hiểu kiến thức chuyên ngành Tuy nhiên tất lý thuyết vận dụng vào thực tế Đồng thời nhiều vấn đề nhà trường mà chúng em phải tham gia giải quyết.Có thể thấy từ lý thuyết thực tế khoảng cách xa đòi hỏi người cán văn phòng phải biết linh động sáng tạo tình công việc Với nhiệm vụ giao em luôn cố gắng, kiên trì, chủ động để hoàn thành, kết hợp với làm việc nhóm thực tập để hoàn thành xuất sắc mục tiêu chung nhóm Cùng với kiến thức thu góp qua trình thực tập em cố gắng hoàn thành báo cáo này, báo cáo em nhiều hạn chế mặt lý luận kinh nghiệm thực tế lần thực công việc thực tế Một lần em mong nhận đóng góp, bảo thêm Thầy Cô cán Văn phòng công ty INTRACOM để báo cáo em có kết cao giúp em trang bị kiến thức chuẩn cho công việc văn phòng tương lai Em xin chân thành cảm ơn! Lương Thị Hằng 53 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN PHỤ LỤC PHỤ LỤC I: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG Lương Thị Hằng Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Lương Thị Hằng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC II: SƠ ĐỒ CƠ CẤU VĂN PHÒNG CÔNG TY Trưởng phòng (Nguyễn Thị Kim Anh) Thư ký Thư ký Bộ phận kinh doanh Nhân viên Bộ phận kinh doanh Nhân viên Lương Thị Hằng Nhân viên Tổ bảo vệ Bộ phận vệ sinh Tổ lái xe Lễ tân Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục III: Bản phân công công việc lãnh đạo văn phòng nhân viên Chức danh Trưởng phòng Công việc Chịu trách nhiệm đạo chung Thư ký Bộ phận kinh doanh Thực công việc giúp Tổng giám đốc Thực giao dịch với khách hàng quan Lập báo cáo chi tiết công việc thự hàng ngày Bộ phận văn thư cho lãnh đạo văn phòng Thực soạn thảo văn theo đạo cấp trên, trình duyệt ban hành văn Bộ phận lễ tân Lưu trữ văn giấy tờ quan Thực đón khách đến quan thực giao dịch Tổ lái xe báo cáo chi tiết hàng ngày Thực đưa đón lãnh đạo công ty Báo cáo chi tiết công việc theo xếp cụ thể cuả Bộ phận pháp chế lãnh đạo văn phòng Thực thủ tục liên quan đến pháp luật Kiểm tra văn bản, hợp đồng… Lương Thị Hằng Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Lương Thị Hằng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục V: Mô hình văn phòng đại cho công ty 6 3 8 8 Cử a vào 8 1 8 8 • Ghi Bàn làm việc Bàn tiếp khách Máy phôtô Bàn để tài liệu Tủ đựng đồ Điều hòa Tủ lạnh Ghế tiếp khách ghế làm việc Trên bàn làm việc có đầy đủ máy vi tính, máy điện thoại, dụng cụ văn phòng phẩm đầy đủ Lương Thị Hằng Lớp: Quản trị Văn phòng K1C