Đang tải... (xem toàn văn)
1. Lý do chọn đề tài Việt Nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Sự nghiệp đổi mới đã và đang mang lại những thành tựu to lớn về chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh quốc phòng, trật tự an toàn xã hội, đang tạo ra những tiền đồ mới, đưa công cuộc đổi mới bước sang thời kỳ phát triển thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Từ khi tiến hành công cuộc đổi mới đến nay thực tế Việt Nam đã dành được những thành tựu đáng kể về kinh tế, văn hoá, xã hội, về quản lý Nhà nước, về trình độ của mỗi cán bộ công chức. Nhưng trước những xu thế thách thức của thời đại mới đòi hỏi việc đổi mới trong các cơ quan, đơn vị đặc biệt là trong các cơ quan quản lý Nhà nước cần được đẩy mạnh hơn nữa. Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đã tạo ra những chuyển biến mọi mặt trong nền kinh tế xã hội. Các đơn vị hành chính sự nghiệp cũng như các doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do những yêu cầu phát sinh, đặc biệt là vấn đề quản lý mà trong đó công tác lưu trữ cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng. Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ quan nào cũng không thể không coi trọng công tác này. Bởi nó không chỉ là phương tiện cần thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện tốt công việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao và theo đúng pháp luật. Nó đảm bảo việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đạt hiệu quả cao hơn. Để nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả của quản trị, cần ý thức đúng đắn về tầm quan trọng của công tác công văn, giấy tờ, tránh tình trạng cung cấp thông tin chậm, thiếu chính xác làm cản trở cho việc nghiên cứu, quản lý, tổ chức hoạt động. Quản lý tốt công tác lưu trữ là nhiệm vụ của Quản trị văn phòng. Công tác lưu trữ là một trong những nội dung hoạt động chủ yếu của văn phòng, nằm trong hệ thống quản lý của Nhà nước. Thực tế công tác Lưu trữ ở nhiều đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc sự vụ đơn thuần. Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng củ công tác Lưu trữ trong các cơ quan, đơn vị, tổ chức. Cán bộ công chức văn phòng chưa được đào tạo đến nơi đến chốn do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới . Công tác lưu trữ là việc lựa chọn các văn bản, tài liệu có giá trị để giữ lại và tổ chức sắp xếp, bảo quản một các khoa học có hệ thống nhằm giúp các cơ quan, cá nhân tra cứu thông tin khi cần thiết góp phần nâng cao mục tiêu của quản lý Nhà nước là năng suất, chất lượng, hiệu quả. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác Lưu trữ đối với hoạt động của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với Văn phòng của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ Số hóa tài liệu nói riêng, sau thời gian thực tập tại phòng Hành chính Kế toán, em đã hiểu biết và nhận thức sâu sắc hơn về tầm quan trọng của công tác Lưu trữ đối với hoạt động của một cơ quan đơn vị nói chung và đối với Văn phòng công ty nói riêng. Và cũng chính trong thời gian thực tập đã giúp em tìm hiểu, đánh giá, nhận xét và rút ra được những mặt tốt và nhưng mặt cần được điều chỉnh, những biện pháp cần được áp dụng nhằm nâng cao hiệu quả công tác Lưu trữ tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ Số hóa tài liệu. Vì vậy em đã chọn chuyên đề: “Công tác Lưu trữ tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ Số hóa tài liệu HT” làm chuyên đề báo cáo tốt nghiệp của mình với mong muốn góp phần nhỏ bé của mình vào việc nâng cao hiệu quả công tác Lưu trữ của Công ty. 2. Mục tiêu của chuyên đề: Chuyên đề báo cáo nhằm đạt được những mục đích sau: Tìm hiểu cơ sở lý luận về Lưu trữ và công tác Lưu trữ Phân tích, đánh giá thực trạng công tác Lưu trữ (các hoạt động Lưu trữ tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ Số hóa tài liệu) để thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm chỉ ra những vấn đề cần nghiên cứu, phương hướng và giải pháp đối với công tác Lưu trữ tại Công ty. 3.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khoá luận là lý thuyết về Lưu trữ và thực tiễn các hoạt động Lưu trữ tại Công ty Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ Số hóa tài liệu. Cụ thể: Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ SỐ hóa tài liệu. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Công ty đặc biệt là khối văn phòng và tổ Lưu trữ Công ty. Thực trạng về hoạt động Lưu trữ tại công ty như: Công tác lưu trữ (thu thập tài liệu, xác định giá trị tài liệu tài liệu, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ, thống kê, chỉnh lý, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ). Đánh giá hiệu quả hoạt động công tác Lưu trữ từ đó tìm ra ưu điểm, hạn chế của công tác Lưu trữ tai Công ty và đồng thời chỉ ra nguyên nhân của những hạn chế đó. Trên cơ sở đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác Lưu trữ tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ Số hóa tài liệu. 4. Nguồn tài liệu tham khảo: Luật Lưu trữ số: 012011QH13 ban hành ngày 11 tháng 11 năm 2011 Nghị định số: 012013NĐCP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của chính phủ quy định cho tiết điều hành một số điều của luật Lưu trữ Thông tư 092011TTBNV ngày 362011 của BNV về quyết định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan tổ chức Thông tư 072012TTBNV ngày 22112012 của BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Giáo trình Lưu trữ học NX Giao thông vận tải 2009 Khóa luận tốt nghiệp: Công tác Văn thư Lưu trữ. Đại học Xã hội Nhân văn 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 6. Phương pháp nghiên cứu Để nghiên cứu và thực hiện tốt chuyên đề này em đã sử dụng những phương pháp nghiên cứu chủ yếu sau: + Phương pháp điều tra quan sát. + Phương pháp Duy vật biện chứng. + Phương pháp thống kê. + Phương pháp so sánh và đối chiếu. + Phương pháp phân tích + Phương pháp phỏng vấn. 7. Bố cục của chuyên đề: gồm 3 Phần: Phần 1: Khảo sát về công tác văn phòng của Công Ty CP Công nghệ Lưu trữ Số hóa tài liệu HT. Phần 2: Tìm hiểu về công tác lưu trữ của nét Công Ty CP Công nghệ Lưu trữ Số hóa tài liệu HT. Phần 3: Kết luận và đề xuất kiến nghị Phần phụ lục
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT CHỮ VIẾT TẮT GIẢI NGHĨA 01 CB, NV Cán bộ, nhân viên 05 HC Hành 06 KH- KD Kế hoạch – Kinh doanh 07 KT Khen thưởng 08 P Phòng 09 QLDALT Quản lý dự án Lưu trữ 10 QĐ Quyết định 11 CTLT-HT Công ty Công nghệ Lưu trữ- Số hóa tài liệu HT 12 TCCB Tổ chức Cán 13 VTLT Văn thư Lưu trữ 14 VP Văn phòng 15 XDCB Xây dựng MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU Nhà triết học người Anh- Francis Bancon nhận định: Tri thức sức mạnh, quyền lực người Câu nói ngắn gọn khẳng định vai trò tầm quan trọng tri thức, người cần đến tri thức hành trang quý giá giúp vững bước vào đời Tri thức kiến thức, hiểu biết mà tiếp thu từ ngồi ghế nhà trường Thế tri thức tồn đó, bao gồm kinh nghiệm học từ trải nghiệm sống Bác Hồ kính yêu dạy rằng: "Học phải đôi với hành", "chỉ biết lý luận mà thực hành trí thức có nửa Vì “lý luận phải gắn liền với thực tế” Tiếp thu lời dạy quan điểm giáo dục Bác, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên cuối khóa thực tập tốt nghiệp quan Trong có sinh viên khoa Quản trị văn phòng Điều có ý nghĩa vô quan trọng, hội để sinh viên vận dụng kiến thức học vào thực tiễn, rèn luyện kỹ nghề nghiệp, tích luỹ kinh nghiệm xây dựng phong cách làm việc tương lai Qua giới thiệu Nhà Trường, em liên hệ tiếp nhận thực tập phòng Hành chính- Kế toán Với đề cương thực tập chi tiết hướng dẫn nhiệt tình cán phòng Hành chính- Kế toán, em tiếp cận trực tiếp thực công việc công tác lưu trữ Nhờ mà em thấm nhuần lời dạy thầy cô ý nghĩa tầm quan trọng công tác lưu trữ Công tác Văn phòng ngày khẳng định vai trò hoạt động quan, tổ chức Nội dung công tác bao gồm: công tác tổ chức điều hành văn phòng, tổ chức công tác văn thư, công tác lưu trữ, công tác tổ chức trang thiết bị văn phòng đại hóa, kỹ giao tiếp và văn hóa công sở, tổ chức quản lý nhân văn phòng,…Trong đó, công tác lưu trữ công tác quan trọng, góp phần tổ chức khoa học tài liệu đồng thời loại tài liệu hết giá trị để tạo thuận lợi cho việc bảo quản tra tìm tài liệu nhanh chóng, xác giúp tăng hiệu công tác quản trị văn phòng Từ tạo hiệu công việc cho quan, tổ chức Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Xuất phát từ ý nghĩa to lớn thời gian thực tập tốt nghiệp em, đồng thời Công ty CP Công nghệ Lưu trữ- Số hóa tài liệu HT có mặt hoạt động chủ yếu Lưu trữ- số hóa tài liêu Do thầy cô Trường, truyền đạt cho em kiến thức lý luận công tác lưu trữ có thời gian thực tập tháng (từ ngày 4/1 đến ngày 11/3/2016) phòng Hành chính- Kế toán nên em hoàn thành tốt công việc nội dung thực tập Để phản ánh lại trình thực tập mình, đồng thời rút học kinh nghiệm cho thân lấy tư liệu cho kỳ khóa luận tốt nghiệp tới, em tiến hành viết Báo cáo thực tập tốt nghiệp Để hoàn thành tốt báo cáo thực tập này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tập thể thầy, cô giảng viên Khoa quản trị văn phòng, trường Đại học Nội vụ Hà Nội Những người tận tình truyền đạt kiến thức giúp đỡ em trình học tập Trường Em xin chân thành cảm ơn toàn thể anh chị Công ty CP Công nghệ Lưu trữ- Số hóa tài liệu HT, đặc biệt chị: Cao Thị Kim Ngân – Trưởng phòng Hành chính- Kế toán tạo điều kiện giúp đỡ em suốt trình thực tập quan Do kiến thức lý luận khác với thực tế công việc nên có nhiều cố gắng báo cáo em không tránh khỏi thiếu sót hạn chế Vì em mong nhận giúp đỡ, nhận xét từ quý thầy cô nhà trường, đặc biệt thầy cô giáo khoa Quản trị văn phòng đóng góp ý kiến anh, chị công ty để báo cáo nghiệp vụ em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 28 tháng năm 2015 Sinh viên Nguyễn Thị Ngọc Anh Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Ngọc Anh– ĐHQTVPK1D Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Lý chọn đề tài Việt Nam tiến trình xây dựng phát triển kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, vận hành theo chế thị trường có quản lý Nhà nước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa Sự nghiệp đổi mang lại thành tựu to lớn trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh quốc phòng, trật tự an toàn xã hội, tạo tiền đồ mới, đưa công đổi bước sang thời kỳ phát triển - thời kỳ công nghiệp hoá, đại hoá Từ tiến hành công đổi đến thực tế Việt Nam dành thành tựu đáng kể kinh tế, văn hoá, xã hội, quản lý Nhà nước, trình độ cán công chức Nhưng trước xu thách thức thời đại đòi hỏi việc đổi quan, đơn vị đặc biệt quan quản lý Nhà nước cần đẩy mạnh Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, đại hoá, tạo chuyển biến mặt kinh tế xã hội Các đơn vị hành nghiệp doanh nghiệp gặp không khó khăn, vướng mắc yêu cầu phát sinh, đặc biệt vấn đề quản lý mà công tác lưu trữ đóng vai trò quan trọng Để hoạt động có hiệu quan không coi trọng công tác Bởi không phương tiện cần thiết để ghi lại truyền đạt định quản lý trình hoạt động quan đơn vị mà điều kiện đảm bảo cho quan đơn vị thực tốt công việc quản lý, điều hành theo chức năng, nhiệm vụ quyền hạn giao theo pháp luật Nó đảm bảo việc cung cấp thông tin cách đầy đủ, xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động quan, đơn vị đạt hiệu cao Để nâng cao suất, chất lượng hiệu quản trị, cần ý thức đắn tầm quan trọng công tác công văn, giấy tờ, tránh tình trạng cung cấp thông tin chậm, thiếu xác làm cản trở cho việc nghiên cứu, quản lý, tổ chức hoạt động Quản lý tốt công tác lưu trữ nhiệm vụ Quản trị văn phòng Công tác lưu trữ nội dung hoạt động chủ yếu văn phòng, nằm hệ thống quản lý Nhà nước Thực tế công tác Lưu trữ nhiều đơn vị chưa quan tâm mức mà coi công việc vụ đơn Người ta chưa thấy vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng củ công tác Lưu trữ quan, đơn vị, tổ chức Cán công chức văn phòng chưa đào tạo đến nơi đến chốn kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng yêu cầu đòi hỏi nghiệp đổi Công tác lưu trữ việc lựa chọn văn bản, tài liệu có giá trị để giữ lại tổ chức xếp, bảo quản khoa học có hệ thống nhằm giúp quan, cá nhân tra cứu thông tin cần thiết góp phần nâng cao mục tiêu quản lý Nhà nước suất, chất lượng, hiệu Nhận thức tầm quan trọng công tác Lưu trữ hoạt động quan, đơn vị nói chung Văn phòng Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ- Số hóa tài liệu nói riêng, sau thời gian thực tập phòng Hành chính- Kế toán, em Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Ngọc Anh– ĐHQTVPK1D Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội hiểu biết nhận thức sâu sắc tầm quan trọng công tác Lưu trữ hoạt động quan đơn vị nói chung Văn phòng công ty nói riêng Và thời gian thực tập giúp em tìm hiểu, đánh giá, nhận xét rút mặt tốt mặt cần điều chỉnh, biện pháp cần áp dụng nhằm nâng cao hiệu công tác Lưu trữ Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ- Số hóa tài liệu Vì em chọn chuyên đề: “Công tác Lưu trữ Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ- Số hóa tài liệu HT” làm chuyên đề báo cáo tốt nghiệp với mong muốn góp phần nhỏ bé vào việc nâng cao hiệu công tác Lưu trữ Công ty Mục tiêu chuyên đề: Chuyên đề báo cáo nhằm đạt mục đích sau: - Tìm hiểu sở lý luận Lưu trữ công tác Lưu trữ - Phân tích, đánh giá thực trạng công tác Lưu trữ (các hoạt động Lưu trữ Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ- Số hóa tài liệu) để thấy rõ ưu điểm hạn chế nhằm vấn đề cần nghiên cứu, phương hướng giải pháp công tác Lưu trữ Công ty 3.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu khoá luận lý thuyết Lưu trữ thực tiễn hoạt động Lưu trữ Công ty Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữSố hóa tài liệu Cụ thể: - Nghiên cứu lịch sử hình thành phát triển Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ- SỐ hóa tài liệu - Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ Công ty đặc biệt khối văn phòng tổ Lưu trữ Công ty - Thực trạng hoạt động Lưu trữ công ty như: Công tác lưu trữ (thu thập tài liệu, xác định giá trị tài liệu tài liệu, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ, thống kê, chỉnh lý, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ) - Đánh giá hiệu hoạt động công tác Lưu trữ từ tìm ưu điểm, hạn chế công tác Lưu trữ tai Công ty đồng thời nguyên nhân hạn chế - Trên sở đưa số kiến nghị nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu công tác Lưu trữ Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ- Số hóa tài liệu Nguồn tài liệu tham khảo: - Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 ban hành ngày 11 tháng 11 năm 2011 - Nghị định số: 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 phủ quy định cho tiết điều hành số điều luật Lưu trữ - Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 3/6/2011 BNV định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan tổ chức - Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Giáo trình Lưu trữ học- NX Giao thông vận tải 2009 Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Ngọc Anh– ĐHQTVPK1D Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội - Khóa luận tốt nghiệp: Công tác Văn thư- Lưu trữ Đại học Xã hội- Nhân văn Lịch sử vấn đề nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Để nghiên cứu thực tốt chuyên đề em sử dụng phương pháp nghiên cứu chủ yếu sau: + Phương pháp điều tra quan sát + Phương pháp Duy vật biện chứng + Phương pháp thống kê + Phương pháp so sánh đối chiếu + Phương pháp phân tích + Phương pháp vấn Bố cục chuyên đề: gồm Phần: Phần 1: Khảo sát công tác văn phòng Công Ty CP Công nghệ Lưu trữ- Số hóa tài liệu HT Phần 2: Tìm hiểu công tác lưu trữ nét Công Ty CP Công nghệ Lưu trữ- Số hóa tài liệu HT Phần 3: Kết luận đề xuất kiến nghị Phần phụ lục Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Ngọc Anh– ĐHQTVPK1D Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội B PHẦN NỘI DUNG PHẦN 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT 1.1Vài nét Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT Tên công ty viết tiếng Việt: Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ Số hóa tài liệu HT Tên công ty viết tiếng nước ngoài: HT Digitized Document Archives Technology Joint Stock Company Tên công ty viết tắt: HT Archives.JSC Địa trụ sở chính: 56A, Tổ 50, Cụm 8, Phường Phú Thượng, Quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội Địa văn phòng giao dịch: Phòng 403, Tòa nhà N07B2, Chung cư Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội Vốn điều lệ công ty là: 5.600.000.000 đồng ( Năm tỷ sáu trăm triệu đồng) NGÀNH, NGHỀ KINH DOANH: - Kho bãi lưu giữ hàng hóa - Cho thuê xe có động chi tiết: Cho thuê ô tô - Đại lý - Hoạt động thư viện lưu trữ - Dịch vụ liên quan đến in chi tiết: Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Ngọc Anh– ĐHQTVPK1D Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội + Đóng sách thành quyển, tạp chí, sách quảng cáo, catalo,… cách gấp, xếp, khâu, dán hồ, kiểm tra thứ tự (trang sách), khâu lược, dán bìa, tỉa, xén, in vàng lên sách; + Xếp chữ, chữ, chữ in, nhập liệu trước in bao gồm quét nhận biết chữ quang học, tô màu điện tử; + Các hoạt động đồ họa khác khắc rập khuôn, rập khuôn ttôi, in nổi, in dùi lỗ, chạm nổi, quét dầu mà dát mỏng, kiểm tra thứ tự xếp - Tư vấn đào tạo bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư - lưu trữ quan, doanh nghiệp - Dịch vụ chỉnh lý khoa học, bảo quản phục chế tài liệu lưu trữ - Dịch vụ cung ứng sản xuất trang thiết bị văn phòng công tác lưu trữ, bảo quản phục chế tài liệu - In dịch vụ liên quan đến in ấn phẩm (trừ loại Nhà nước cấm) - Dịch vụ thiết lập sở liệu, khai thác sở liệu, dịch vụ lưu trữ liệu xử lý liệu (trừ thông tin Nhà nước cấm) - Cung ứng phần mềm quản lý lưu trữ tài liệu - Đối với ngành nghề có đủ điều kiện, Doanh nghiệp kinh doanh có đủ điều kiện theo quy định pháp luật 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT 1.2.1Chức Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT với ngành, nghề kinh doanh bao gồm: - Hoạt động thư viện lưu trữ - Tư vấn đào tạo bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư - lưu trữ quan, doanh nghiệp - Dịch vụ chỉnh lý khoa học, bảo quản phục chế tài liệu lưu trữ Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Ngọc Anh– ĐHQTVPK1D Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội - Dịch vụ cung ứng sản xuất trang thiết bị văn phòng công tác lưu trữ, bảo quản phục chế tài liệu - In dịch vụ liên quan đến in ấn phẩm (trừ loại Nhà nước cấm) Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT có tư cách pháp nhân; có tài khoản riêng mở Ngân hàng Nông nghiệp Phát triển nông thôn, chi nhánh Cầu Giấy có dấu riêng 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, xếp hồ sơ , tài liệu; Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ; Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ ; Xây dựng công cụ tra cứu tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; Thực số dịch vụ công lưu trữ Trực tiếp sản xuất trang thiết bị phục vụ công tác chỉnh lý tài liệu văn thư, lưu trữ: Giá sắt đựng tài liệu, hộp đựng tài liệu, bìa hồ sơ… 2.3 Cơ cấu tổ chức Bao gồm: - Hội đồng quản trị - Ban Giám đốc: 01 Giám đốc, 01 Phó Giám đốc - Các phòng chức năng: + Phòng Hành – Kế toán + Phòng Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu + Phòng Kế hoạch- Kinh doanh + Xưởng sản xuất thiết bị Sơ đồ cấu tổ chức Công ty (Phụ lục 01) Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Ngọc Anh– ĐHQTVPK1D Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Sơ đồ cấu tổ chức Công ty (Phụ lục 01) Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Phòng Hành – Tổng hợp 2.1.1.1 Chức Phòng Hành – Kê Toán máy tham mưu, giúp việc trưc tiếp cho giá đốc ban lãnh đạo công ty công tác lãnh đạo quản lý điều hành thực chức nhiệm vụ công ty Phòng Hành – Kế toán có ba chức chức tham mưu- tổng hợp, chức hậu cần nghiệp vụ kế toán cho công ty Trong có hai chức quan trọng hai chức tham mưu – tổng hợp, hậu cần công tác Quản trị văn phòng Phòng Hành –Kế toán, qua tổng hợp lại phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành công ty - Giúp Giám đốc công ty theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động chung toàn công ty Lập kế hoạch làm việc lãnh đạo phòng công ty Đôn đốc thực chủ trương, thị, kế hoạch cấp công ty Phụ trách công tác hành chính, văn thư phục vụ điều kiện làm việc, đời sống quản trị cho công ty - Tham mưu giúp Giám đốc công tác tổ chức máy, lao động - tiền lương, chế độ sách cho người lao động Công tác hành chính, tổng hợp, văn thư lưu trữ quản trị đời sống Kiểm tra quản lý máy móc, thiết bị phục vụ sản xuất xưởng đề xuất giải pháp nhằm thúc đẩy trình đại hóa, nâng cao suất lao động - Chịu trách nhiệm tham mưu giúp Giám đốc công ty quản lý công tác tổ chức máy, quản lý cán bộ, quản lý công tác đào tạo, bồi dưỡng cán thi đua khen thưởng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp 10 Nguyễn Thị Ngọc Anh– ĐHQTVPK1D Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cách nhanh chóng hiệu Trên số khuyến nghị em công ty, hy vọng giúp ích cho công tác lưu trữ công ty Lưu trữ HT ngày hoàn thiện C PHẦN KẾT LUẬN Qua hai tháng thực tập công ty CP Công nghệ Lưu trữ- Số hóa tài liệu HT, thời gian dài đủ để em có nhìn khái quát công tác lưu trữ Hơn nữa, đợt thực tập tốt nghiệp hội để em có dịp đối chiếu, so sánh lý thuyết với thực tiễn, từ nắm vững kiến thức mà học, bổ sung tích lũy thêm kinh nghiệm cho thân Đây học bổ ích không công việc, nghề nghiệp, mà cách ứng xử, xử lý tình giao tiếp hàng ngày Em nhận thấy, công tác lưu trữ nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu có ý nghĩa vô quan trọng trọng hoạt động quan tổ chức Tuy nhiên thực tế, không cán bộ, nhân viên chưa nhận thức tầm quan trọng xem thường công tác lưu trữ Để khắc phục tình trạng đó, cán lưu trữ cần thực tốt nhiệm vụ giao, đưa công tác lưu trữ ngày vào nề nếp Đồng thời biết cách thể vị trí, vai trò công tác lưu trữ góp phần không nhỏ làm thay đổi nhận thức nghề lưu trữ toàn xã hội Trên toàn nội dung thực tập Báo cáo thực tập tốt nghiệp em Do hạn chế thời gian, nghiệp vụ số nguyên nhân khác, em chưa có dịp tìm hiểu sâu nghiệp vụ cụ thể công tác lưu trữ Nên báo cáo chắn nhiều thiếu sót, mong nhận góp ý thầy cô giáo, góp ý cô, chú, anh, chị công ty để báo cáo em hoàn thiện Cuối em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy cô giáo Khoa Quản trị văn phòng- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội toàn thể Ban lãnh đạo, cán bộ, nhân viên công ty CP Lưu trữ HT, đặc biệt chị: Cao Thị Kim Ngân- Trưởng phòng Hành chính- Kế toán tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập Một lần em xin chân thành cảm ơn! Báo cáo Thực tập tốt nghiệp 37 Nguyễn Thị Ngọc Anh– ĐHQTVPK1D Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ - Nhà xuất Đại học & Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội năm 1990 Giáo trình Lưu trữ- Nhà xuất giao thông vận tải Hà nội- 2009 Giáo trình lưu trữ - Nhà xuất Giao thông Vận tải, Hà Nội năm 2009 Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 Quốc hội Nghị định số 01/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết số điều Luật Lưu trữ năm 2011 Công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành Thông tư số 09/TT-BNV ngày 03/6/2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Trang web Công ty CP Công nghệ Lưu trữ- Số hóa tài liệu HT Các văn quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Công ty CP Công nghệ Lưu trữ- Số hóa tài liệu HT 10 Quyết định số 12/QĐ-HTLT ngày 04/11/2014 Công ty CP Công nghệ Lưu trữ Số hóa tài liệu ban hành Quy chế công tác lưu trữ Công ty Báo cáo Thực tập tốt nghiệp 38 Nguyễn Thị Ngọc Anh– ĐHQTVPK1D D PHẦN PHỤ LỤC PHỤ LỤC SỐ 01 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY CP CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ- SỐ HÓA TÀI LIỆU HT Hội đồng quản trị Ban Giám đốc Phòng HC-KT Phòng KH- KD Phòng Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT Xưởng sản xuất thiết bị Khoa Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 41 Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trần Thị Hiền – ĐHLT Lưu trữ học K13A PHỤ LỤC SỐ 02 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH- KÊ TOÁN Trưởng phòng Phó Trưởng phòng Nhân viên Hành – Kế toán Nhân viên Lái xe Nhân viên Bảo vệ PHỤ LỤC SỐ 04 HÌNH ẢNH KHỐI TÀI LIỆU NỘP LƯU CỦA CÁC PHÒNG BAN NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ CÔNG TY PHỤ LỤC SỐ MẪU BÌA HỒ SƠ CỦA CÔNG TY CP LƯU TRỮ HT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc CÔNG TY LƯU TRỮ HT ……………………………… HỒ SƠ Quyết định Công ty CP Công nghệ HT việc ban hành Quy chế quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng ban thuộc Công ty 2015 Từ số : 11……………… Đến số:……16…………………… Từ ngày: 05/01/2015…… Đến ngày…07/01/2015…………… Phông số: 02………… Số tờ: 20………… Mục lục số: 05………… Thời hạn bảo quản: Hồ sơ số: 160………… ……Vĩnh viễn…… Khoa Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ MẪU CHỨNG TỪ KẾT THÚC CỦA CÔNG TY CP LƯU TRỮ HT: CHỨNG TỪ KẾT THÚC Đơn vị bảo quản gồm có: 20……………………………………… tờ (Viết chữ: Hai mươi ……………………………………… tờ) Mục lục văn kiện có : 01 tờ Đặc điểm, trạng thái văn kiện bên hồ sơ …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… Hà Nội, ngày 19 tháng năm 2015 Người lập hồ sơ Trần Thị Hiền 47 Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trần Thị Hiền – ĐHLT Lưu trữ học K13A PHỤ LỤC SỐ 10 MẪU NHÃN HỘP CỦA ỦY BAN DÂN TỘC CÔNG TY CPĐỒ LƯUSƠN TRỮ HT KBNN PHÒNG HC-KT Ban…………………… HỘP SỐ HỘP SỐ 25 01 Từ hồ sơ số: 160 Đến Từhồ hồsơ sơsố: số: 166 (TÀI LIỆU Đến hồVĨNH sơ số:VIỄN) PHỤ LỤC SỐ 12 HÌNH ẢNH TÀI LIỆU LOẠI SAU KHI CHỈNH LÝ CỦA PHÔNG CONG TY CP LƯU TRỮ HT