Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1: Giới thiệu vài nét về Phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn 3 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng nội vụ Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn 3 1.1.1 Lịch sử hình thành của Phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn 3 1.1.2 Chức năng 4 1.2.3 Nhiệm vụ, quyền hạn 4 1.1.4 Cơ cấu tổ chức 6 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn Phòng thuộc Phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn 6 1.2.1 Chức năng 6 1.2.2 Nhiệm vụ 7 1.2.3 Cơ cấu tổ chức 7 Chương 2: Thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ của Phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn 9 2.1 Hoạt động quản lý 9 2.1.1 Xây dựng ban hành văn bản quy định về công tác Lưu trữ 9 2.1.2 Quản lý Phông Lưu trữ cơ quan, tổ chức 10 2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu Khoa học Công nghệ trong Công tác Lưu trữ 11 2.1.4 Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm Công tác Lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong Công tác Lưu trữ 11 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 12 2.2.1.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 12 2.2.1.2 Công tác phân loại tài liệu lưu trữ 13 2.2.1.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 14 2.2.1.4 Công tác Chỉnh lý tài liệu 15 2.2.1.5 Công tác Thống kê và Xây dựng công cụ tra tìm Tài liệu lưu trữ 15 2.2.1.6 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 16 2.2.1.7 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. 17 Chương 3: kết quả thực tập tại Phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn và một số đề xuất, khuyến nghị 19 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập tại Phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn và những kết quả đạt được 19 3.1.1 Về Công tác Văn thư 19 3.1.2 Về Công tác Lưu trữ 20 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao công tác Lưu trữ 21 3.3 Một số khuyến nghị 22 3.3.1 Đối với Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn 22 3.3.2 Đối với bộ môn Văn thư – Lưu trữ của trường 24 C. PHẦN KẾT LUẬN 25 D. PHẦN PHỤ LỤC 27
MỤC LỤC MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét Phòng Nội vụ - Ủy ban nhân dân .3 Huyện Sóc Sơn 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Phòng nội vụ - Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn 1.1.1 Lịch sử hình thành Phịng Nội vụ - Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn .3 1.1.2 Chức .3 1.2.3 Nhiệm vụ, quyền hạn 1.1.4 Cơ cấu tổ chức 1.2 Tình hình tổ chức, chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn Phòng thuộc - Phòng Nội vụ - Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn 1.2.1 Chức .6 1.2.2 Nhiệm vụ 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Chương 2: Thực tiễn cơng tác văn thư, lưu trữ Phịng Nội vụ - Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn 2.1 Hoạt động quản lý 2.1.1 Xây dựng ban hành văn quy định công tác Lưu trữ .8 2.1.2 Quản lý Phông Lưu trữ quan, tổ chức 2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu Khoa học Công nghệ Công tác Lưu trữ .10 2.1.4 Đào tạo bồi dưỡng nhân làm Công tác Lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng Công tác Lưu trữ 10 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 11 2.2.1.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 11 2.2.1.2 Công tác phân loại tài liệu lưu trữ 12 2.2.1.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 13 2.2.1.4 Công tác Chỉnh lý tài liệu 14 2.2.1.5 Công tác Thống kê Xây dựng cơng cụ tra tìm Tài liệu lưu trữ 14 2.2.1.6 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ .15 2.2.1.7 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 16 Chương 3: kết thực tập Phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn số đề xuất, khuyến nghị 18 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập Phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn kết đạt 18 3.1.1 Về Công tác Văn thư .18 3.1.2 Về Công tác Lưu trữ 19 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao công tác Lưu trữ 20 3.3 Một số khuyến nghị 21 3.3.1 Đối với Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn .21 3.3.2 Đối với môn Văn thư – Lưu trữ trường .23 C PHẦN KẾT LUẬN .24 D PHẦN PHỤ LỤC 26 A PHẦN MỞ ĐẦU Công tác Văn thư - Lưu trữ có vai trị, vị trí quan trọng hoạt động quan, đơn vị nói chung quan quản lý nhà nước nói riêng Làm tốt Cơng tác Văn thư - Lưu trữ góp phần lớn việc nâng cao chất lượng, hiệu việc thực nhiệm vụ tổ chức, quan, đơn vị Trước thực tiễn đặt công cải cách hành quốc gia nay, vai trị, vị trí công tác văn thư, lưu trữ ngày khẳng định rõ nét Xuất phát từ đó, quan, đơn vị có quan tâm đặc biệt đến công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cơng tác văn phịng cho đội ngũ cán bộ, nhân viên nhằm đáp ứng yêu cầu thực tế công tác Với yêu cầu học đơi với hành, gắn liền lí luận thực tiễn vậy, thực tập tốt nghiệp chiếm vị trí quan trọng quy trình đào tạo trường đại học nói chung trường Đại Nội vụ Hà Nội nói riêng Việc thực tập tốt nghiệp giúp cho sinh viên tiếp cận với thực tế, từ vận dụng kiến thức học vào thực tiễn bước giúp cho sinh viên hồn thiện vững nghiệp vụ phục vụ cho công việc sau trường Trong trình tham gia học tập trường Đại Nội vụ Hà Nội tiếp nhận kiến thức mà thầy, cô Khoa Văn thư – lưu trữ tận tâm truyền giảng Được giới thiệu Khoa tạo điều kiện giúp đỡ lãnh đạo Phịng nội vụ - UBND Huyện Sóc Sơn, em tham gia đợt thực tập tốt nghiệp Phòng nội vụ - UBND huyện Sóc Sơn – Thành phố Hà Nội Trong thời gian thực tập em bám sát kế hoạch thực tập, tích cực nghiên cứu, vận dụng kiến thức học vào thực tế công tác văn thư, lưu trữ Phòng Nội vụ - UBND Huyện Sóc Sơn Trong suốt 08 tuần thực tập, thân em nhận giúp đỡ tận tình đầy tâm huyết Giảng viên khoa cán bộ, cơng chức phịng Nội vụ huyện Sóc Sơn Qua em muốn gửi lời cảm ơn đến: Ban lãnh đạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đạo sát trình thực tập Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Thầy, Cô giáo khoa đặc biệt Giảng viên (cô chủ nhiệm) Trịnh Thị Năm bảo tận tình, định hướng, giúp đỡ đưa ý kiến đóng góp kịp thời, đầy ý nghĩa cho em để em hoàn thành tốt q trình thực tập hồn thiện báo cáo thực tập Em xin gửi lời cảm ơn đến Ban lãnh đạo phòng Nội vụ chuyên viên Phịng tạo điều kiện để em có hội thực tập phòng bảo, hướng dẫn tận tình suốt trình em thực tập Do thời gian thực tập có hạn, hiểu biết nghiệp vụ hạn chế nên “Báo cáo thực tập”của em khơng tránh khỏi thiếu sót Kính mong nhận đóng góp ý kiến Thầy, Cô giáo để báo cáo em hoàn chỉnh Em xin chân thành cảm ơn./ Hà Nội, ngày 19 tháng 03 năm 2016 Sinh viên Nguyễn Thị Thuần B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét Phòng Nội vụ - Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Phòng nội vụ - Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn 1.1.1 Lịch sử hình thành Phịng Nội vụ - Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn Huyện Sóc Sơn thành lập sở sáp nhập hai huyện Đa Phúc Kim Anh thuộc tỉnh Vĩnh Phú (nay tách thành hai tỉnh Vĩnh Phúc Phú Thọ) với thị trấn Xuân Hòa thuộc tỉnh theo Quyết định số 178/QĐ ngày tháng năm 1977 Hội đồng Chính phủ Việt Nam Khi huyện Sóc Sơn thuộc tỉnh Vĩnh Phú Ngày 29 tháng 12 năm 1978, huyện Sóc Sơn chuyển Hà Nội Ngày 17 tháng năm 1979, chuyển thị trấn Xuân Hòa xã Ngọc Thanh, Cao Minh, Nam Viêm, Phúc Thắng huyện Mê Linh quản lý (sau xã trở thành thị xã Phúc Yên tỉnh Vĩnh Phúc) Dựa vào cấu tổ chức Phịng Nội vụ 25 đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn 25 đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn bao gồm: - Văn phòng - Phòng Nội vụ - Thanh tra Nhà nước - Phòng Tư pháp - Phịng Kinh tế - Phịng Tài chính- Kế hoạch - Phịng Văn hóa- Thơng tin - Phịng Tài ngun – Mơi trường - Phịng Quản lý Đơ thị - Phịng Y tế - Phòng Giáo dục Đào tạo - Phòng Lao động thương binh xă hội - Trung tâm phát triển quỹ đất - Đội Thanh tra Xây dựng - Ban quản lý dự án - Ban BTGPMB - Ban quản lý rừng- PHĐD - Chi cục Thống kê - Ban quản lý di tích Đền Sóc - Trung tâm Thể dục thể thao Huyện - Trung tâm dạy nghề Sóc Sơn - Nhà văn hóa huyện Sóc Sơn - Đài phát Huyện Sóc Sơn - Trung tâm Dân số - Hội Chữ thập đỏ 1.1.2 Chức Là quan chuyên môn thuộc UBND huyện, chịu đạo trực tiếp, toàn diện UBND huyện, đồng thời chịu lãnh đạo hướng dẫn chuyên môn Sở Nội vụ TP Hà Nội Tham mưu, giúp UBND cấp huyện thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực: tổ chức, biên chế quan hành chính, nghiệp nhà nước, cải cách hành chính; quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, cơng chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; hội, tổ chức phi phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tơn giáo; thi đua khen thưởng 1.2.3 Nhiệm vụ, quyền hạn Căn Nghị định 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 Chính phủ Quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Căn Thông tư số 04/2008/TT-NV ngày 04 tháng 06 năm 2008 Bộ Nội vụ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng Nội vụ cấp huyện; quy định nhiệm vụ, quyền hạn Phịng Nội vụ sau: - Trình Ủy ban nhân dân huyện văn hướng dẫn công tác nội vụ địa bàn tổ chức triển khai thực theo quy định - Trình Ủy ban nhân dân huyện ban hành định, thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm hàng năm; - Tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau phê duyệt; - Về tổ chức, máy: + Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức quan chuyên môn huyện theo hướng dẫn Ủy ban nhân dân thành phố; + Xây dựng Đề án thành lập, sáp nhập, giải thể tổ chức nghiệp, tổ chức phối hợp liên ngành cấp huyện theo quy định pháp luật; - Về quản lý sử dụng biên chế hành nghiệp: + Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân huyện phân bổ tiêu biên chế hành chính, nghiệp hàng năm; + Giúp Ủy ban nhân dân huyện tổng hợp chung việc thực quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm quan chuyên môn, tổ chức nghiệp cấp huyện Ủy ban nhân dân cấp xã; - Về công tác xây dựng quyền: + Thực thủ tục để Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phê chuẩn chức danh lãnh đạo Ủy ban nhân dân xã; + Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành địa bàn để Ủy ban nhân dân trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua trước trình cấp có thẩm quyền xem xét, định - Về cán bộ, công chức, viên chức: + Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân huyện việc tuyển dụng, sử dụng, điều động, bổ nhiệm, đánh giá; thực sách đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ kiến thức quản lý cán bộ, công chức, viên chức; + Thực tuyển dụng, quản lý công chức cấp xã thực sách cán bộ, cơng chức cán không chuyên trách xã theo phân cấp - Về cải cách hành chính: Giúp Ủy ban nhân dân huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra quan chuyên môn cấp Ủy ban nhân dân cấp xã thực công tác cải cách hành địa phương báo cáo; - Giúp Ủy ban nhân dân huyện thực quản lý nhà nước tổ chức hoạt động hội tổ chức phi phủ địa bàn - Về cơng tác văn thư, lưu trữ: Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn nghiệp vụ thu thập, bảo vệ, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ - Về công tác tôn giáo: Giúp Ủy ban nhân dân huyện đạo, hướng dẫn, kiểm tra tổ chức thực chủ trương Đảng, sách, pháp luật nhà nước tôn giáo công tác tôn giáo địa bàn - Về công tác thi đua, khen thưởng: + Tham mưu, đề xuất với Ủy ban nhân dân huyện tổ chức phong trào thi đua triển khai thực sách khen thưởng Đảng Nhà nước địa bàn; làm nhiệm vụ thường trực Hội đồng Thi đua – Khen thưởng xã; + Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực kế hoạch, nội dung thi đua, khen thưởng địa bàn; xây dựng, quản lý sử dụng Quỹ thi đua, khen thưởng theo quy định pháp luật 1.1.4 Cơ cấu tổ chức Phòng Nội vụ - Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn gồm có Trưởng Phịng, 02 Phó Trưởng Phịng 07 cán cơng chức làm việc Phịng Nội vụ Trưởng Phòng Nội vụ cán Phòng: - Chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác Ủy ban nhân dân huyện, đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Sở Nội vụ - Có quan hệ phối hợp cơng tác với quan chuyên môn lĩnh vực liên quan, với Bảo hiểm xã hội chế độ, sách cán bộ, công chức,… - Đối với Ủy ban nhân dân phường, xã: Phòng Nội vụ quan hưỡng dẫn, kiểm tra thực nhiệm vụ công tác nội vụ, dân tộc, tôn giáo, thi đua – khen thưởng, văn thư – lưu trữ 1.2 Tình hình tổ chức, chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn Phòng thuộc - Phòng Nội vụ - Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn 1.2.1 Chức Phịng Nội vụ - Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn có nhiệm vụ giúp Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn quản lý nhà nước Công tác Văn thư – Lưu trữ Phịng Nội vụ huyện Sóc Sơn có phận Văn thư – Lưu trữ chuyên trách để giúp Trưởng Phòng Nội vụ Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện tổ chức thực nhiệm vụ công tác Văn thư – Lưu trữ huyện; đồng thời quản lý Nhà nước Văn thư Lưu trữ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện quan, tổ chức có liên quan Tại Phịng Nội vụ Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn bố trí chị Phù Thị Quỳnh Ly phụ trách Công tác Văn thư Lưu trữ chuyên trách 1.2.2 Nhiệm vụ - Hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ, quy định văn thư, lưu trữ Nhà nước tỉnh quan, tổ chức cấp huyện cấp xã; - Thực báo cáo, thống kê văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật; - Tổ chức sơ kết, tổng kết thực công tác thi đua, khen thưởng hoạt động văn thư, lưu trữ - Quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện theo hướng dẫn Sở Nội vụ; - Thực số dịch vụ công văn thư, lưu trữ 1.2.3 Cơ cấu tổ chức - Trưởng Phòng Nội vụ huyện phạm vi quyền hạn giao trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân huyện đạo công tác Văn thư – Lưu trữ; đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác Văn thư – Lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện huyện Thuận Thành - Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân huyện huyện tổ chức điều hành công việc phịng, tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động Ủy ban nhân dân huyện, phân công đạo công việc chung - Một chuyên viên thực cơng việc theo phân cơng Trưởng phịng Báo cáo tình hình thực nhiệm vụ tuần kế hoạch tuần tới, làm công việc phát sinh theo phân cơng Trưởng phịng, quản lý trang thiết bị giao có hiệu Thực công tác Lưu trữ công văn, tài liệu đến - Chuyên viên phòng Nội vụ phụ trách công tác văn thư - lưu trữ để tham mưu cho trưởng phịng cơng tác quản lý nhà nước lĩnh vực văn thư lưu trữ địa bàn huyện Do đó, chuyên viên phải chịu trách nhiệm quản lý Nhà nước lĩnh vực văn thư - lưu trữ phòng Nội vụ - Chuyên viên chuyên trách làm văn thư, lưu trữ Phòng Nội vụ bố trí biên chế giao, phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật Chương 2: Thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ Phòng Nội vụ - Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn Cơng tác Lưu trữ có vai trị quan trọng trình hoạt động quan tổ chức nói chung Phịng Nội vụ Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn nói riêng Nếu Cơng tác lưu trữ tốt, hồ sơ bảo quản cách khoa học thuận tiện cho công tác khai thác sử dụng tài liệu phục vụ cán công chức, viên chức quan trình giải công việc Tuy nhiên, trọng vào khâu nghiệp vụ chưa đủ, lẽ hoạt động quản lý đóng vai trị quan trọng trình hoạt động quan tổ chức, ví kim nam cho hoạt động thực Do vậy, từ thành lập đến nay, Phịng Nội vụ ln trọng vào cơng tác quản lý song song với hoạt động nghiệp vụ 2.1 Hoạt động quản lý 2.1.1 Xây dựng ban hành văn quy định công tác Lưu trữ Là đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn lại giao nhiệm vụ quản lý nhà nước Công tác Văn thư – Lưu trữ nên phịng Nội vụ ln trọng vào văn đạo Công tác Văn thư – Lưu trữ đặc biệt văn hướng dẫn đạo Cơng tác Lưu trữ Chính Phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước quan quản lý đầu ngành Trung ương Công tác Văn thư – Lưu trữ Đối với Cơng tác Lưu trữ, Phịng Nội ln thực văn đạo hướng dẫn sau: - Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Luật lưu trữ; - Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ; - Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Ban hành Quy trình tạo lập sở liệu tài liệu lưu trữ; - Thông tư số 10/2012/TT-BNV ngày 14 tháng 12 năm 2012 Bộ Nội vụ Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị; phương tiện thống kê Việc thống kê giúp cho quan quản lý lưu trữ, kho lưu trữ xây dựng kế hoạch bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp với yêu cầu khả thực tế Dựa vào kết thống kê tài liệu lưu trữ, quan xác định phương hướng bổ sung tài liệu thiếu bị hư hỏng, lập kế hoạch bảo quản an tồn tài liệu có giá trị Cơng tác thống kê công việc diễn thường xuyên kho lưu trữ, bao gồm công việc như: thống kê số lượng tài liệu lưu trữ, thống kê phương tiện bảo quản, thống kê công cụ tra cứu,…Hiện nay, Ủy ban xây dựng công cụ tra cứu gồm có mục lục hồ sơ số sổ xuất, nhập tài liệu 2.2.1.6 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Trong cơng tác lưu trữ có hai chức quan trọng định đến chất lượng hiệu tổ chức công tác lưu trữ Đó bảo quản an tồn tổ chức khai thác sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ nghiệp vụ quan trọng nhằm thực tốt chức Cùng với phát triển xã hội, phát triển khoa học kỹ thuật nhu cầu trao đổi thông tin sản sinh nhiều loại hình tài liệu phong phú nội dung, đa dạng hình thức với nhiều phương pháp kỹ thuật khác Đồng thời tài liệu sản sinh đứng trước nguy tình trạng xuống cấp, hư hỏng Vì cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng việc bảo vệ nguồn thơng tin có giá trị Nếu khơng có biện pháp bảo quản tốt tài liệu lưu trữ bị mát, hư hỏng mà khó khơng thể phục hồi Đặc biệt, vị trí nước ta nằm khu vực nhiệt đới gió mùa nên yếu tố tác động tự nhiên nắng mưa, lũ lụt, vi sinh vật, côn trùng v.v tác động phá hoại tài liệu lưu trữ lớn Vì cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ nước ta nhiệm vụ khó khăn phức tạp đặt cách cấp thiết thực tiễn Mặc dù huyện thành lập lãnh đạo quan tâm đến công tác lưu trữ, mà công tác lưu trữ có bước chuyển biến Uỷ ban nhân dân huyện cho xây dựng kho lưu trữ cạnh phòng văn thư, trang bị đầy đủ giá, cặp, hộp đựng tài liệu, máy điều hịa,…Để 15 cơng tác lưu trữ thực tốt Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn đưa số quy định để bảo quản tài liệu lưu trữ như: - Cán lưu trữ phải thường xuyên làm công tác kiểm tra định kỳ Tài liệu lưu trữ kho, thực tốt công tác vệ sinh Tài liệu lưu trữ, phát hư hỏng phải kịp thời khắc phục để tránh hậu nguy hại đến tài liệu lưu trữ - Có số biện pháp chống cháy nổ, nghiêm cấm để chất dễ gây cháy nổ kho, phải tắt hết hệ thống điện hết - Hàng năm Uỷ ban nhân dân tổ chức xông trừ mối kho lưu trữ, cửa kính phịng kho cửa màu để tránh ánh nắng mặt trời chiếu trực tiếp vào Tài liệu lưu trữ 2.2.1.7 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Hiện Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn xây dựng hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ như: - Bố trí phòng đọc phòng kho Lãnh đạo văn phòng xây dựng quy chế sử dụng tài liệu lưu trữ nội quy mượn tài liệu lưu trữ, quy định rõ trách nhiệm người sử dụng người cung cấp tài liệu Cụ thể sau: Trách nhiệm người đến đọc: Đối với độc giả muốn khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phòng đọc cán quan, tổ chức khác phải có giấy giới thiệu quan trực tiếp quản lý người Nội dung giấy giới thiệu phải ghi rõ tên đề tài nghiên cứu mục đích nghiên cứu tài liệu Nếu đối tượng đến khai thác sử dụng tài liệu nhân dân phải có đơn xin sử dụng tài liệu có chứng nhận quyền địa phương người Nếu cán Uỷ ban nhân dân huyện đến khai thác sử dụng tài liệu phải có ý kiến thủ trưởng người Các giấy giới thiệu đơn xin sử dụng tài liệu chuyển cho người đứng đầu lưu trữ chuyển cho cán phục vụ giải Trong trình sử dụng tài liệu lưu trữ, độc giả phải chấp hành nghiêm chỉnh nội quy phòng đọc Nếu vi phạm tuỳ mức độ vi phạm để xử lý hành thích ứng như: bồi thường tài liệu mà người làm hư hỏng, mát, tước quyền sử dụng tài liệu độc giả thời gian vĩnh 16 viễn Nếu độc giả lấy cắp tài liệu tiết lộ bí mật quốc gia, vi phạm điều Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia tuỳ theo mức độ nặng nhẹ mà bị kỷ luật bị truy tố trước pháp luật Trách nhiệm cán lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện: Đối với lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện, cán lưu trữ có nhiệm vụ tổ chức quản lý tồn cơng tác phịng đọc, nắm vững thành phần nội dung tài liệu kho lưu trữ, giải đáp yêu cầu độc giả, sử dụng thành thạo thiết bị phòng đọc v.v Trong có nhiệm vụ cụ thể sau: Tiếp nhận độc giả đến sử dụng tài liệu phòng đọc, người quan đến xin đọc tài liệu cán phụ trách lưu trữ cấp thẻ đọc cho độc giả (Thẻ đọc giấy vào quan phương tiện để quản lý độc giả Thẻ đọc có giá trị thời gian định, sau độc giả hồn thành cơng việc thẻ đọc hết giá trị) Mỗi độc giả sử dụng tài liệu phòng đọc lập hồ sơ độc giả bao gồm toàn giấy tờ liên quan đến độc giả thời gian làm việc phòng đọc như: Giấy giới thiệu, đơn xin sử dụng tài liệu, sơ yếu lý lịch, giấy tờ khác Hồ sơ độc giả xếp theo vần chữ tên độc giả; Giải đáp câu hỏi độc giả nội dung, thành phần tài liệu có liên quan đến chủ đề nghiên cứu, hướng dẫn sử dụng công cụ tra cứu - Cấp chứng thực tài liệu lưu trữ: Trong trình sử dụng tài liệu, độc giả có nguyện vọng trích tài liệu lưu trữ phải có đơn u cầu, đơn phải người có thẩm quyền cho phép cấp sao, trích tài liệu lưu trữ Tất trích phải có dấu chứng thực quan Tại Uỷ ban nhân dân huyện, cán lưu trữ thực theo quy định pháp luật quan cấp Chứng thực tài liệu lưu trữ cho độc giả 17 Chương 3: kết thực tập Phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn số đề xuất, khuyến nghị 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập Phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân Huyện Sóc Sơn kết đạt Sau gần năm học tập nghiên cứu trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em trang bị kiến thức lý luận sở để vận dụng vào công việc thực tế trường Để hoàn thiện kiến thức làm quen nâng cao hiểu biết thực tế công tác Văn thư – Lưu trữ, từ ngày 11/1/ 2016 đến ngày 19/3/2016 em tham gia chương trình thực tập cuối khóa Phịng Nội vụ Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội Mục tiêu chương trình thực tập cuối khóa nhằm đào tạo cử nhân ngành Lưu trữ học không nắm vững lý luận ngành Lưu trữ mà cịn phải có kỷ luật, đaọ đức nghề nghiệp, ý thức phục vụ nhân dân cịn phải có kỷ luật, kỹ hành chính, kỹ giao tiếp xã hội, tác phong làm việc đắn, có khả tổ chức thực nhiệm vụ, quyền hạn công chức hành Đây hội tốt bổ ích sinh viên chúng em.Trong trình thực tập, làm việc, giao tiếp, học hỏi Cơ, cán bộ, cơng chức phịng Nội vụ nói riêng cán bộ, cơng chức Ủy ban nhân dân huyện nói chung, thân em cố gắng hoàn thiện thân, trau dồi kỹ năng, kiến thức Bản thân em làm việc sau đây: 3.1.1 Về Công tác Văn thư - Tham gia vào cơng việc chung phịng, hỗ trợ cán bộ, cơng chức phịng Nội vụ công tác soạn thảo văn bản, tiếp nhận, vào sổ công văn, giấy tờ - Phô tô tài liệu - Vào sổ công văn đến, - Soạn thảo giấy mời cán cấp xã dự lớp tập huấn cơng tác văn thư lưu trữ phịng tổ chức 18 - Phô tô tài liệu phục vụ tập huấn công tác lưu trữ cho cán công chưc viên chưc cấp xã - Trình ký văn - Phân chia tài liệu để phát cho xã - Gửi Quyết định, thơng báo tới phịng ban - Xin dấu - Sau đóng dấu xong, em tiến hành viết bì văn gửi quan, chuyển trực tiếp phòng, ban quan Các đơn vị gần quan em chuyển giao văn trực tiếp, lại gửi qua đường bưu điện - Trong thời gian thực tập này, thời gian chuẩn bị bầu cử Đại biểu Quốc hội khóa XIV đại biểu Hội đồng nhân dân cấp nhiệm kỳ 2016 – 2021 Vì phịng cơng việc tương đối nhiều từ công tác chuẩn bị tài liệu, cấp phát tài liệu, phục vụ Hội nghị… Em tham gia giúp phịng chuẩn bị cơng tác - Hỗ trợ hội nghị triển khai công tác thi đua khen thưởng cụm thành phố Hà Nội Huyện Sóc Sơn đăng cai tổ chức mà Phịng Nội vụ trực tiếp chủ trì - Hỗ trợ cơng chức phụ trách cơng tác thi đua, khen thưởng rà sốt hồ sơ cá nhân có thành tích để định khen thưởng - Tham gia hỗ trợ rà soát biên kê khai tài sản cán bộ, cơng chức tồn địa bàn huyện Sóc Sơn gửi Phòng Nội vụ - Tham gia vào hoạt động chung phòng như: Đại hội Chi bộ, Chào mừng ngày quốc tế phụ nữ 8/3,… 3.1.2 Về Công tác Lưu trữ - Phân loại tài liệu - Trả hồ sơ viên chức - Thu thập tài liệu vào kho lưu trữ - Ghi chép danh mục tài liệu hồ sơ cán bộ, công chức phòng ban Ủy ban - Nhập số liệu vào báo cáo xếp loại cán bộ, công chức khối Mầm 19 non, Tiểu học, phòng thuộc Ủy ban nhân dân huyện từ báo cáo quan gửi phòng Nội vụ Sau việc làm trình thực tập em rút kinh nghiệm cho thân để phần hồn thiện thân, trở thành cơng chức có đầy đủ phẩm chất, đạo đức kiến thức tương lai Cá nhân em nhận thấy cần: - Học hỏi nhiều giao tiếp, ứng xử - Cẩn thận chu đáo cơng việc - Có trách nhiệm với cơng việc - Năng động để mở rộng quan hệ kỹ cho thân - Rèn luyện kỹ mềm Tin học, ngoại ngữ để tự tin công việc 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao công tác Lưu trữ Do Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn cịn tình trạng hồ sơ, tài liệu để bó gói, xếp chưa khoa học, chưa quy định kho lưu trữ; việc tổ chức chỉnh lý tài liệu chưa quan tâm mức Chưa thu hồi tài liệu đến thời hạn nộp lưu lưu trữ, tài liệu bị phân tán nằm rải rác phòng, ban chuyên mơn Một số tài liệu thu hồi cán lưu trữ chưa tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý tài liệu Vì phần lớn tài liệu tình trạng bó gói lộn xộn gây khó khăn cho việc tra tìm, khai thác sử dụng tài liệu Kho lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn kho lưu trữ địa phương cịn thiếu số trang thiết bị bảo quản như: Cặp, giá đựng tài liệu, bình ơxi, quạt thơng gió nên chưa đáp ứng phục vụ việc thu hồi tài liệu, bảo quản tài liệu Tuy Ủy ban nhân dân có trang thiết bị kỹ thuật cho Văn phòng, trang thiết bị thiếu số thiết bị như: máy fax, máy phôtô sử dụng lâu nên số máy máy phơ tơ bị hỏng q cũ Vì vậy, em xin mạnh dạn đưa số đề xuất sau: - Trước hết, tài liệu tình trạng bó gói, nên trước hết Ủy ban nhân dân phải tiến hành chỉnh lý khối tài liệu tình trạng bó gói 20 - Thứ hai cần mua sắm thêm trang thiết bị cặp, hộp, bìa hồ sơ vào Cơng tác Văn thư – Lưu trữ quan - Thứ ba cần đầu tư thêm trang thiết bị văn phòng để nâng cao chất lượng Công tác Lưu trữ quan - Thứ tư cần phải lập mục lục hồ sơ để tra cứu hồ sơ, tài liệu quan Trên số đề xuất cá nhân em 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn - Về phía Uỷ ban nhân dân triển khai thực công tác sau để khắc phục tồn tại: + Đề biện pháp chế tài xử lý trường hợp ban hành văn sai thể thức để nâng cao chất lượng văn phát hành + Thường xuyên cập nhật, phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra thực văn quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ cho đơn vị trực thuộc, cán bộ, công chức, viên chức; cá nhân cần nâng cao nhận thức, trách nhiệm công tác văn thư, lưu trữ thực thi công vụ + Quan tâm phân bổ hợp lý kinh phí đầu tư để kịp thời triển khai cơng việc chuyên môn công tác Văn thư – Lưu trữ tổ chức lớp tập huấn, tổ chức hội thi quan, đơn vị thuộc quận; + Thực cam kết năm qua việc nâng cấp, đầu tư trang thiết bị cho kho lưu trữ huyện vào hoạt động; đạo triển khai thực nâng cấp phần mềm ứng dụng phục vụ cơng tác + Chuẩn hóa đội ngũ làm công tác Văn thư – Lưu trữ; + Ban hành nhiều văn quy phạm pháp luật quy định cụ thể công tác văn thư lưu trữ + Cần đơn giản hóa thủ tục rườm rà + Cán văn thư lưu trữ cần tự giác công việc, phục vụ độc giả đặt công việc lên hết + Đẩy mạnh tăng cường cơng tác đối ngoại để tăng vai trị công tác 21 Văn thư – Lưu trữ hoạt động quan + Có chế độ nhằm khuyến khích vật chất tinh thần cho cán Văn thư – Lưu trữ, tạo tâm lý thoải mái công việc thực quy định quan + Thường xuyên tổ chức sơ kết, tổng kết năm, cuối năm công tác Văn thư – Lưu trữ để rút kinh nghiệm, đánh giá việc làm được, việc chưa làm để có kế hoạch khen thưởng biểu dương cá nhân, phòng ban có thành tích cao đưa giải pháp khắc phục hình thức sử lý nghiêm khắc cá nhân, phịng ban vi phạm góp phần nâng cao lực trách nhiệm cuả cán + Ngoài lãnh đạo Uỷ ban nhân dân huyện tiến hành lập kế hoạch ban hành định thu hồi hết số tài liệu đến thời hạn nộp lưu tồn phòng, ban đưa vào lưu trữ lịch sử huyện cần có biện pháp để việc nộp lưu tài liệu phòng ban theo quy định nộp lưu cuả Nhà nước Đối với tài liệu thu hồi cần bố trí cán chuyên trách lưu trữ tiến hành phân loại xác định giá trị, chỉnh lý, bố trí nơi bảo quản để công tác lưu trữ quy củ, việc tra tìm khai thác sử dụng tài liệu hiệu cần xây dựng phòng đọc lưu trữ riêng - Về phía cán Văn phịng Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân: + Các cán làm công tác Văn thư – Lưu trữ cần quan tâm đến việc thực văn quy phạm pháp luật quan cấp văn Ủy ban nhân dân huyện ban hành hướng dẫn công tác Văn thư – Lưu trữ + Trong q trình thực nhiệm vụ, cần có kiến nghị đề xuất với lãnh đạo văn phòng để hồn thiện cơng tác Văn thư – Lưu trữ + Lãnh đạo Văn phòng cần đưa kiến nghị giải pháp thực công tác Văn thư – Lưu trữ với lãnh đạo Uỷ ban nhân dân huyện 22 3.3.2 Đối với môn Văn thư – Lưu trữ trường + Để trau dồi nhiều kiến thức thực tiễn cho sinh viên, mong nhà trường tạo điều kiện cho sinh viên tiếp xúc với thực tế nhiều lý thuyết + Nhà trường kéo dài thời gian thực tập nhiều để sinh viên có hội tìm hiểu, cọ sát nhiều với cơng việc cán văn thư - lưu trữ Các cán bộ, giảng viên trường cần phải không ngừng nâng cao trình độ chun mơn để truyền đạt tới Sinh viên thêm nhiều kiến thức nghiệp vụ, giúp tiết học trở nên thật bổ ích thiết thực Về trang thiết bị: Cần trang bị thêm số phương tiện phục vụ cho trình giảng dạy học tập sinh viên nhằm giúp cho sinh viên học tập, tiếp thu kiến thức hiệu Nhà trường nên có kế hoạch thay phương tiện xuống cấp Để nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ việc học tập ghế nhà trường chưa đủ mà học tập kiến thức, kinh nghiệm qua trải nghiệm thực tế Là sinh viên chuẩn bị trường, ý thức để trang bị kiến thức hiểu biết ln phải cố gắng trau dồi, học hỏi kiến thức lý luận thực tế để sau làm tốt công việc + Các cán bộ, giảng viên trường cần phải khơng ngừng nâng cao trình độ chun mơn để truyền đạt tới Sinh viên thêm nhiều kiến thức nghiệp vụ, giúp tiết học trở nên thật bổ ích thiết thực Trên số kiến nghị, đề xuất thân Với kiến nghị đề xuất đó, tơi mong chúng quan nhà trường xem xét cho ý kiến Đó ý kiến vô quý giá, giúp hoàn thiện báo cáo 23 C PHẦN KẾT LUẬN Thực tập khâu sau trình tiếp thu lý thuyết lớp hầu hết trường Hầu hết tất trường đại học, cao đẳng tổ chức đợt thực tập Có thể nói phương châm đào tạo hiệu kết hợp lý thuyết thực hành, lý luận thực tiễn Bộ Giáo dục Thực phương châm trên, trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức đợt thực tập 08 tuần cho sinh viên nghành Văn thư – Lưu trữ, Quản trị văn phòng, Quản trị nhân lực,… Tuy thời gian thực tập Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn khơng nhiều thực có ý nghĩa thân tơi, giúp tơi trưởng thành nhiều, giúp tơi có nhìn khái qt hình dung rõ cơng việc thực tế cán Văn thư – Lưu trữ công tác Văn thư – Lưu trữ quan Từ thấy tầm quan trọng lĩnh vực quản lý hành Nhà nước văn quan, qua tơi ý thức trách nhiệm Cán Văn thư - Lưu trữ trẻ lớn Đặc biệt cơng tác Lưu trữ quan có nhiều bất cập, cần khắc phục nhằm đưa công tác phát triển lên với tầm quan trọng Tại đây, tơi có điều kiện để áp dụng vốn kiến thức học trường vào công việc thực tế Ngồi ra, tơi có hội củng cố vốn kiến thức học trường mở rộng học hỏi thêm kinh nghiệm làm việc cán văn thư, lưu trữ Được áp dụng số khâu nghiệp vụ mà học vào cơng việc giúp tơi có nhìn sâu sắc, khái quát kỹ nghiệp vụ mà học, qua có điều kiện đối chiếu, so sánh lý thuyết với thực tiễn Đồng thời thấy đa dạng, phong phú khó khăn, hạn chế thuận lợi cơng việc Chính giúp tơi có suy nghĩ khái quát hơn, thân cần phấn đấu nỗ lực nhiều Để hoàn thành báo cáo, tơi xin bày tỏ lịng biết ơn đến thầy giáo, cô giáo chuyên ngành thầy, cô khoa Văn thư - Lưu trữ Nhà trường tạo điều kiện thuận lợi cho tơi có mơi trường học tập tốt, hồn thành phần tiếp thu lý thuyết lớp, làm tảng cho đợt thực tập Tơi xin bày tỏ lịng biết ơn chân thành đến cấp lãnh đạo đến cán 24 phòng Nội Vụ ban nghành khác Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn tạo điều kịên giúp đỡ tơi q trình thực tập Nhờ quan tâm, giúp đỡ tận tình sâu sắc quan gặt hái nhiều kết hoàn thành báo cáo cách thuận lợi Trong trình thực tập quan chắn tơi cịn khơng khỏi bỡ ngỡ mong góp ý quý quan Báo cáo thực tập thành sau thời gian dài học lý thuyết sau thực đợt thực tập Tôi xin chân thành cảm ơn hướng dẫn tận tình giáo viên hướng dẫn với hướng dẫn tận tình cán văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn Song kiến thức cịn hạn chế nên báo cáo tơi khơng tránh khỏi thiếu sót mong nhận góp ý chân thành thầy giáo chuyên nghành thầy cô khoa Văn thư lưu trữ nhà trường Xin chân thành cảm ơn./ 25 D PHẦN PHỤ LỤC 26 27 28