Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A. LỜI MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 4 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức 4 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ cơ quan, tổ chức 10 CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ ( hoặc công tác văn thư – lưu trữ ) CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC, 12 2.1. Hoạt động quản lý 12 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 16 CHƯƠNG 3 : BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 25 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 25 3.2. Để xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ ( hoặc công tác văn thư – lưu trữ ) của cơ quan, tổ chức 27 3.3. Một số khuyến nghị 28 C . PHẦN KẾT LUẬN 30 D. PHỤ LỤ
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TẠI: CTY TNHH MỘT THÀNH VIÊN NXB TÀI NGUYÊN - MÔI TRƯỜNG & BẢN ĐỒ VIỆT NAM Họ và tên sinh viên: Dương Thị Thương Lớp: Lưu Trữ Học – K1a Khoa: Văn Thư – Lưu Trữ Người hướng dẫn : Nguyễn Nam Cường Nguyễn Hưng Phúc Hà Nội, năm 2016 Sinh viên: Dương Thị Thương Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC 2 D PHỤ LỤC 2 A LỜI MỞ ĐẦU .1 B PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 4 1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức .4 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ cơ quan, tổ chức .11 CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ ( hoặc công tác văn thư – lưu trữ ) CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC, .13 2.1 Hoạt động quản lý 13 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 17 CHƯƠNG 3 : BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 26 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được .26 3.2 Để xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ ( hoặc công tác văn thư – lưu trữ ) của cơ quan, tổ chức 27 3.3 Một số khuyến nghị .28 C PHẦN KẾT LUẬN 31 D PHỤ LỤC 32 D PHỤ LỤC Sinh viên: Dương Thị Thương Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A LỜI MỞ ĐẦU Đất nước đã trải qua bao nhiêu thăng trầm cuả cuộc sống , mọi thứ ngày càng dần thay đổi theo nhịp sống hối hả của thời đại công nghiệp hóa hiện , đại hóa Một đất nước chịu nhiều đau thương, những khó khăn do chiến tranh gây nên … đến nay mọi thứ đã không còn thấy trên đất nước chúng ta Thay vào đó là những tòa nhà lớn, những khu công nghiệp, những thành phố đang phát triển sầm uất Cùng với sự phát triển của đất nước là sự lãng quên của con người về quá khứ hào hùng những năm khói lửa Vậy những thế hệ sau làm sao biết được lịch sử phát triển của đất nước mình? Chính vì nắm bắt được tầm quan trọng này, lường trước được hoàn cảnh này mà Đảng và Nhà Nước ta đã rất coi trọng và quan tâm đến việc lưu giữ và bảo quản tài liệu, bởi trong đó chứa đựng những thông tin quá khứ, phản ánh các thành tựu lao động sáng tạo của nhân dân trong các thời kỳ lịch sử khác nhau Con người sinh ra, lớn lên và mất đi nhưng tài liệu minh chứng cho hoàn cảnh lịch sử thì vẫn luôn còn đó nếu như chúng ta biết bảo quản chúng tốt Biết được nhu cầu cần thiết ấy mà ngành Văn Thư – Lưu Trữ đã ra đời Một công việc thầm lặng và bình dị nhưng lại mang y nghĩa vô cùng to lớn khi lưu giữ các tài liệu, công văn, nó được chủ tịch Hồ Chí Minh chỉ rõ là “tài sản quy báu có giá trị đặc biệt về kiến thiết quốc gia” Lưu trữ văn bản tài liệu là một hoạt động từ xưa đã được Nhà nước phong kiến Việt Nam quan tâm và phát triển qua nhiều thời kỳ khác nhau Ngày nay lưu trữ là một trong những ngành quan trọng được sự quan tâm lãnh đạo của Đảng và sự quản ly thống nhất của Nhà nước Cùng với sự phát triển chung của các ngành, các lĩnh vực trong cả nước, ngành lưu trữ của Việt Nam đã có sự thay đổi đáng kể Công tác lưu trữ ngày nay đã và đang tác động mạnh mẽ đến tất cả các ngành, các tổ chức, các thành phần kinh tế và có y nghĩa quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc.Công tác văn thư lưu trữ là toàn bộ những công việc liên quan đến sự hình thành các văn bản và tổ chức quản ly văn bản trong các cơ quan Nhà nước Công tác này đã và đang được các cơ quan, tổ chức coi trọng cả ở những phạm vi nghiên cứu ly luận cả ở mặt thể chế hóa Sinh viên: Dương Thị Thương 1 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trong pháp luật và trong hoạt động thực tiễn Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt quan trọng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội như: kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội… Nó chứa đựng những thông tin phong phú có độ tin cậy cao; phản ánh một cách toàn diện, trung thực mọi mặt của đời sống xã hội Và đặc biệt tài liệu lưu trữ còn có y nghĩa to lớn trong sự nghiệp phát triển mọi mặt của đất nước Bản thân em cảm thấy thật tự hào và hãnh diện khi là một sinh viên của ngành Văn Thư – Lưu Trữ được đào tạo dưới mái trường Đại học Nội Vụ Càng hiểu rõ và yêu ngành mình hơn khi những năm tháng cuối cùng được ngồi trên giảng đường đã được nhà trường tạo điều kiện cho các sinh viên đi thực tập để học hỏi, tiếp xúc với thực tế và hiểu hơn về ngành đang học Được sự giới thiệu của Nhà trường và Khoa cùng với sự đồng y tiếp nhận sinh viên của Cty TNHH một thành viên NXB Tài Nguyên – Môi Trường và Bản Đồ Việt Nam Em đã đến thực tập tại cơ quan theo kế hoạch thực tập từ ngày (11/01 đến ngày 19/03/2016) Cty TNHH một thành viên NXB Tài Nguyên – Môi Trường và Bản Đồ Việt Nam là nơi Thực hiện các nhiệm vụ được Bộ Tài nguyên và Môi trường giao trong lĩnh vực biên tập, xuất bản, in và phát hành bản đồ, sách, tài liệu chuyên ngành về tài nguyên - môi trường trên phạm vi cả nước và nước ngoài Lĩnh vực hoạt động rộng lớn do đó mà các khối tài liệu sản sinh ra là rất nhiều Vậy nên công tác văn thư – lưu trữ ở đây rất được chú trọng và quan tâm, các quy trình về nghiệp vụ chuyên môn đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn cao Do đó mà em đã chọn công ty là nơi thực của mình và em được thực tập tại Văn phòng nơi phụ trách về văn thư – lưu trữ của cơ quan Khoảng thời gian hơn 2 tháng thực tập tại phòng Văn phòng của Cty TNHH một thành viên NXB Tài Nguyên – Môi Trương và Bản Đồ Việt Nam thật sự có y nghĩa đối với bản thân em đó là những ngày được bước vào cuộc sống đi làm thực sự chứ không giống với quãng thời gian đi học tại giảng đường Được tiếp xúc với công việc của ngành mình đang học, những điều mà mình chỉ mới được nghe qua lời giảng của thầy cô trên lớp, hay được đọc trên những trang sách giáo khoa, những tài liệu mà bản thân đã tìm hiểu liên quan Sinh viên: Dương Thị Thương 2 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đến ngành Thật sự lúc trước với bản thân vẫn còn rất nhiều mơ hồ chưa hiểu hết về ngành Văn Thư – Lưu Trữ thì nay mọi thứ được chân thực hơn những lời thầy cô giảng, những ly thuyết trên sách và sự tìm hiểu của bản thân về kỹ năng nghiệp vụ đã đươc áp dụng vào thực tế dươí sự hướng dẫn tận tình của các cán bộ nơi đây Bên cạnh những điều kiện thuận lợi giúp bản thân có thêm những kiến thức và học thêm được nhiều điều hay Thì bản thân em cũng nhận ra những khó khăn trong quá trình thực tập là việc sử dụng các loại máy trong công việc như máy photo , scan ,in… là những việc mới được nghe , được nhìn chứ chưa bao giờ được làm Với vốn kiến thức đã được thầy cô ở Khoa Văn Thư – Lưu trữ trang bị, cùng với sự giúp đỡ chỉ bảo của các cán bộ Văn phòng văn thư – lưu trữ nơi thực tập đã giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập của mình Trong thời gian thực tập tại cơ quan đã phần nào giúp em củng cố nhiều hơn các kiến thức chuyên môn, nhận ra những mặt yếu kém của mình, được học hỏi thêm những điều mới mẻ tại đây.Từ đó có cái nhìn toàn diện và sâu sắc hơn với ngành mình đang học Đợt thực tập này là một trải nghiệm của bản thân em, là hành trang trên con đường tương lai phía trước Qua bản báo cáo này em xin đươc bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Ban Giám hiệu Nhà trường, các thầy cô trong Khoa Văn thư – Lưu trữ, em cũng xin được gửi lời cảm ơn chân thành tới ban lãnh đạo, các cán bộ viên chức trong văn phòng Cty TNHH một thành viên NXB Tài Nguyên – Môi Trường & Bản Đồ Việt Nam Đặc biệt là anh Nguyễn Nam Cường và anh Nguyễn Hưng Phúc là người đã tận tình trực tiếp chỉ bảo, hướng dẫn và tạo điều kiện thuận lơị cho em hoàn thành tốt đợt thực tập này Rất mong nhận được sự đóng góp y kiến của cơ quan, thầy cô và nhà trường để giúp em củng cổ kiến thức chuyên môn của mình hơn Em xin trân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 19 tháng 03 năm 2016 Sinh viên Dương Thị Thương Sinh viên: Dương Thị Thương 3 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN NHÀ XUẤT BẢN TÀI NGUYÊN MÔI TRƯỜNG VÀ BẢN ĐỒ VIỆT NAM • GIỚI THIỆU CHUNG Tên gọi đầy đủ : Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Nhà xuất bản Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ Việt Nam Tên giao dịch : NHÀ XUẤT TÀI NGUYÊN MÔI TRƯỜNG VÀ BẢN ĐỒ VIỆT NAM Tên viết tắt : NARENCA Ngày thành lập : Ngày 28 tháng 01 năm 1995 Cơ quan chủ quản : Bộ tài nguyên môi trường Trụ sở chính : Số 85 Nguyễn Chí Thanh – Đống Đa – TP Hà Nội – Việt Nam Tên giao dịch quốc tế: VietNam Publishing House of Natural Resources, Environment and Cartography Địa chỉ giao dịch: Số 14-Pháo Đài láng- Phường Láng Thượng-Quận Đống Đa-TP Hà Nội- Việt Nam Điện thoại: (84.4) 37734371 Fax: (84-4) 37734371 Email: Info@bando.com.vn Chi nhánh : CHI NHÁNH NHÀ XUẤT BẢN TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Địa chỉ : Số 30, đường số 3, khu phố 4, phường Bình An, quận 2, Tp Hồ Chí Minh Điện thoại : (84-8) 37408003 • Lịch sử hình thành: Sinh viên: Dương Thị Thương 4 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Ngày 28 tháng 01 năm 1995, Tổng cục trưởng Tổng cục Địa chính ban hành quyết định số 18/QĐ-ĐC về việc thành lập Nhà xuất bản Bản đồ (tiền thân của công ty NARENCA) - Từ khi thành lập đến nay công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Nhà xuất bản Tài nguyên Môi trường và Bản đồ Việt Nam không ngừng phát triển về quy mô, về năng lực sản xuất kinh doanh với các mốc chính như sau: - Ngày 21/12/1996, Tổng cục trưởng Tổng cục Địa chính ban hành Quyết định số 678/QĐ-TCCB về việc sát nhập Xí nghiệp Bản đồ và Xí nghiệp in của Tổng cục quản ly Đất đai vào Nhà xuất bản Bản đồ - Ngày 30/10/1998, Tổng cục trưởng Tổng cục Địa chính ban hành quyết định số 631/1998/QĐ-ĐC về việc chuyển bộ phận thanh vẽ chế in thuộc công ty Trắc địa Bản đồ số 3 về Nhà xuất bản Bản đồ - Ngày 13/04/2000, Tổng cục trưởng Tổng cục Địa chính ban hành quyết định số 146/QQĐ-ĐC về việc chuyển cán bộ công nhân viên chức công ty Trắc địa Bản đồ số 3 về Nhà xuất bản Bản đồ - Ngày 9/9/2003, Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường ky quyết định số 1260/2003/QD-BTNMT về việc sáp nhập Xí nghiệp in Khí tượng - Thủy Văn vào Nhà xuất bản Bản đồ - Ngày 24/05/2010, theo Quyết định số 919/QĐ-BTNMT của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường, Nhà xuất bản Bản đồ được chuyển đổi thành Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Nhà xuất bản Tài nguyên - Môi trường và Bản đồ Việt Nam • Chức năng, nhiệm vụ: Nhiệm vụ và các lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh, được quy định tại Điều 5, Quyết định số 919/QĐ-BTNMT do Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường ky ngày 24/5/2010: 1 Thực hiện các nhiệm vụ được Bộ Tài nguyên và Môi trường giao trong lĩnh vực biên tập, xuất bản, in và phát hành bản đồ, sách, tài liệu chuyên ngành về tài nguyên - môi trường trên phạm vi cả nước và nước ngoài Sinh viên: Dương Thị Thương 5 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2 Tổng hợp nhu cầu xuất bản bản đồ, sách, tài liệu ngành Tài nguyên Môi trường và các xuất bản phẩm khác, trình Bộ Tài nguyên và Môi trường và Bộ Thông tin và Truyền thông phê duyệt kế hoạch xuất bản; ky quyết định xuất bản theo kế hoạch đã được phê duyệt 3 Xuất bản các loại sách, tài liệu chuyên ngành phục vụ công tác quản ly, phổ biến pháp luật, khoa học - kỹ thuật, thông tin, tuyên truyền về Tài nguyên Môi trường theo quy định của pháp luật 4 Biên tập, xuất bản, in và phát hành hệ thống bản đồ địa hình, địa chính, hành chính, bản đồ nền cơ sở; bản đồ, tập bản đồ, atlas, quả cầu chuyên ngành, chuyên đề trên giấy, CD - rom, mạng internet và trên các phương tiện khác, phục vụ công tác quản ly của Bộ Tài nguyên và Môi trường, phục vụ các mục tiêu chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, khoa học - kỹ thuật và nâng cao dân trí 5 Thành lập bản đồ và hồ sơ địa giới hành chính, bản đồ hành chính các cấp; xây dựng bản đồ quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất; đo vẽ, thành lập và hiện chỉnh bản đồ địa hình các tỷ lệ, bản đồ địa chính 6 Tư vấn, thiết kế các dự án, dự toán và giám sát thi công các công trình thuộc lĩnh vực: đất đai, đo đạc, bản đồ 7 Ứng dụng, chuyển giao công nghệ, tư vấn dịch vụ trong các lĩnh vực: xuất bản, in ấn, phát hành, đo đạc, bản đồ; thiết kế xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin địa ly, cơ sở dữ liệu đất đai, tài nguyên môi trường và phát triển các ứng dụng GIS 8 In và phát hành các loại sách, tạp chí, lịch, nhãn bao bì hàng hóa, sản phẩm quảng cáo và các ấn phẩm khác phục vụ nhu cầu trong nước và xuất khẩu 9 Kinh doanh sản phẩm, thiết bị, vật tư trong lĩnh vực xuất bản, in, phát hành, quảng cáo 10 Dịch vụ cho thuê nhà, xưởng, văn phòng, kho bãi 11 Dịch vụ đào tạo, bồi dưỡng công nghệ mới trong lĩnh vực in ấn, đo đạc bản đồ 12 Thực hiện một số nhiệm vụ, dịch vụ ngoài lĩnh vực tài nguyên - môi Sinh viên: Dương Thị Thương 6 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trường khi được cơ quan có thẩm quyền cho phép • Cơ cấu tổ chức Phòng ban nghiệp vụ Văn phòng ►Chức năng, nhiệm vụ : Văn phòng là đơn vị trực thuộc Nhà xuất bản Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ Việt Nam, có chức năng tham mưu, giúp việc ban Tổng Giám đốc NXB về công tác đối nội, đối ngoại và quản ly hoạt động chung trong toàn bộ NXB - Tham mưu, giúp việc ban Tổng Giám đốc NXB về công tác đối nội, đối ngoại và quản ly hoạt động chung trong toàn bộ NXB - Thực hiện các chức năng quản ly về nhân sự, lao động tiền lương, hành chính, văn thư lưu trữ, lễ tân, quản trị và xây dựng cơ bản - Thực hiện các nhiệm vụ về an ninh nội bộ, bảo vệ, y tế và vận tải Phòng Kế hoạch - Thị trường ►Chức năng, nhiệm vụ : Phòng Kế hoạch - Thị trường là đơn vị trực thuộc Nhà xuất bản Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ Việt Nam, có chức năng: - Tham mưu giúp Tổng Giám đốc hoạch định kế hoạch sản xuất – kinh doanh của Nhà xuất bản - Chỉ đạo, tổ chức và điều hành hoạt động sản xuất – kinh doanh của Nhà xuất bản - Xây dựng kế hoạch dài hạn và chiến lược phát triển của Nhà xuất bản - Xây dựng kế hoạch sản xuất – kinh doanh hàng năm - Phân bố kế hoạch sản xuất – kinh doanh cho các đơn vị trong Nhà xuất bản - Chịu trách nhiệm việc tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất – kinh doanh trong toàn Nhà xuất bản Phòng Tài chính – Kế toán ►Chức năng, nhiệm vụ : Sinh viên: Dương Thị Thương 7 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phòng Tài chính – Kế toán là đơn vị trực thuộc Nhà xuất bản Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ Việt Nam, có chức năng: - Tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo Nhà xuất bản về công tác quản ly tài chính - Chỉ đạo, hướng dẫn các đơn vị trực thuộc, thực hiện đúng theo quy định của nhà nước trong lĩnh vực tài chính kế toán Phòng Biên tập – Tư liệu Bản đồ ►Chức năng, nhiệm vụ : Phòng Biên tập - Tư liệu Bản đồ là đơn vị trực thuộc Nhà xuất bản Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ Việt Nam, có chức năng: - Nghiên cứu, ứng dụng, thử nghiệm, xây dựng quy trình kỹ thuật và thực hiện công tác biên tập, thiết kế các thể loại bản đồ, tập bản đồ, atlas chuyên đề; tập bản đồ, Atlas điện tử - Quản ly kỹ thuật, chỉ đạo sản xuất xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin địa ly - Quản ly kỹ thuật, chỉ đạo sản xuất thành lập, biên tập chế in và kiểm tra nghiệm thu bản đồ địa hình (BĐĐH) các tỷ lệ - Thu thập, đánh giá, cập nhật, lưu trữ, giao dịch và giao nộp tư liệu - Tham gia các hoạt động tìm kiếm việc làm với vai trò tư vấn, báo cáo về kỹ thuật phục vụ xây dựng các Dự án Công tác Biên tập Bản đồ chuyên đề + Tham gia lập các dự án, luận chứng Kinh tế - Kỹ thuật thành lập các thể loại bản đồ, tập bản đồ, Atlas chuyên đề; bản đồ, tập bản đồ, Atlas điện tử; + Nghiên cứu đề xuất các phương án tối ưu để thành lập các bản đồ chuyên đề; bản đồ, tập bản đồ, Atlas điện tử + Tham gia nghiên cứu, ứng dụng, chuyển giao tiến bộ khoa học và công nghệ mới trong lĩnh vực thành lập bản đồ + Thử nghiệm các sản phẩm bản đồ mới phục vụ cho các Bộ, Ban, Ngành, cho mục đích nâng cao dân trí Sinh viên: Dương Thị Thương 8 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG 3 : BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được • Tuần 1 ((04/01 – 08/01) - Đến trường nghe phổ biến những điều cần thiết về thực tập như thời gian thực tập, thời gian nộp báo cáo và hướng dẫn cách viết báo cáo - Sinh hoạt cuối khóa, gặp cô chủ nhiệm và cùng nhau trao đổi một số vấn đề liên quan đến thực tập • Tuần 2 (11/01 – 15/01) - Đến cơ quan và bắt đầu những ngày thực tập tại đây theo kế hoạch - Tìm hiều các tài liệu liên quan đến cơ quan, chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, quyền hạn của Cty TNHH một thành viên Nhà Xuất Bản Tài Nguyên – Môi trường và Bản Đồ Việt Nam - Tìm hiểu về Văn phòng nơi mình thực tập, cơ cấu tổ chức, quyền hạn của phòng - Làm quen công việc của phòng, và làm những công việc do người hướng dẫn giao - Quan sát cách làm việc của các cán bộ văn thư lưu – trữ trong việc nhận văn bản đi đến, cách lưu, đánh số văn bản - Được giao một số công việc lặt vặt trong phòng như dọn dẹp, photo văn bản… • Tuần 3 (18/01 – 22/01) - Bắt đầu được làm quen với việc đánh số thứ tự và lưu thông tin văn bản đi đến trên máy tính - Soạn thảo một số văn bản theo yêu cầu nội dung của người hướng dẫn - Học cách sử dụng máy scan - Được phân công cùng với các anh chị trong phòng chuẩn bị phòng họp đón một đoàn khách nước ngoài đến công ty Sinh viên: Dương Thị Thương 26 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội • Tuần 4 (25/01 – 29/01) - Làm một số công việc như tuần 3 - Đóng dấu văn bản theo yêu cầu và sự chỉ dẫn sau khi kiểm tra thể thức và nội dung dưới sự hướng dẫn của cán bộ hướng dẫn ( Được học đánh dấu treo , đong vào góc bên trái ở trên ) - Nhận văn bản đi đến, đánh số thứ tự, lưu thông tin vào máy tính, người hướng dẫn giao cất bản gốc của văn bản vào tủ tùy vào từng loại văn bản để chọn sổ đựng của loại văn bản đó - Tiến hành ghi chép chọn lọc các vấn đề liên quan đến ngành học để phục vụ cho việc viết báo cáo • Tuần 5+6+7 (01/02 – 19/02) - Bắt đầu quen dần với các công việc trong phòng, được người hướng dẫn giao các công việc khác nhau ( photo , in văn bản …) - Thu thập các tài liệu liên quan đến cơ quan, đến phòng để nghiên cứu viết báo cáo thực tập - Cả phòng chuẩn bị sinh nhật cho thủ trưởng cơ quan • Tuần 8+9+10 (22/2 – 11/3) - Làm quen với hoạt động lưu trữ của cơ quan dưới sự chỉ bảo của người hướng dẫn - Tiến hành các hoạt động lưu trữ cùng với người hướng dẫn (rà soát, phân loại, kiểm tra, sắp xếp các văn bản từ năm 2005 đến nay) thực hiện thông kê, đánh số các văn bản, xem bao nhiêu văn bản hư hỏng và bao nhiêu văn bản thiếu, loại bỏ các văn bản trùng lặp - Tổ chức ngày mùng 8- 3 cùng với các anh chị trong cơ quan - Thu thập đầy đủ các thông tin, các tài liệu cần thiết cho báo cáo để chuẩn bị kết thúc đợt thực tập • Tuần 11 (14/03 – 18/03) - Kết thúc đợt thực tập - Hoàn thiện bài báo cáo, kiểm tra bài trước khi nộp bài 3.2 Để xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ ( hoặc công tác văn thư – lưu trữ ) của cơ quan, tổ chức Dựa trên cơ sở thực tiễn và cơ sở ly luận của nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ, sau khi phân tích thực trạng công tác văn thư - lưu trữ tại Cty TNHH một thành viên Nhà Xuất Bản Tài Nguyên – Môi trường và Bản Đồ Việt Nam Sinh viên: Dương Thị Thương 27 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Em xin đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại cơ quan thời gian tới, tạo điều kiện phát huy vai trò to lớn của công tác văn thư - lưu trữ phục vụ tốt cho lãnh đạo chỉ đạo hoạt động của cơ quan: - Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức đối với cán bộ, công chứ, viên chức, nhân viên về vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ - Phải có biên chế cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ chuyên trách và tổ chức thi tuyển theo đúng quy định của pháp luật - Cán bộ lưu trữ phải xây dựng hệ thống công cụ tra cứu và hoàn thiện hệ thống sổ sách thống kê tài liệu lưu trữ để tra tìm nhanh chóng phục vụ kịp thời cho việc nghiên cứu và sử dụng như: Mục lục thống kê hồ sơ, tài liệu; thẻ tra tìm tài liệu; sổ nhập tài liệu lưu trữ; sổ xuất tài liệu lưu trữ… - Chú trọng hơn nữa, khắc phục những yếu kém trong công tác bảo quản tài liệu Nâng cấp kho tàng, trang bị đầy đủ cơ sở vật chất để công tác bảo quản tài liệu đạt hiệu quả - Đầu tư thêm các trang thiết bị bảo quản như máy hút bụi, máy hút ẩm, hệ thống phòng cháy chữa cháy, hệ thống thông gió - Tài liệu cần bảo quản trong môi trường tốt, không đặt dưới nền nhà, tránh tình trạng làm hư hỏng, mất mát tài liệu.Thường xuyên thực hiện chế độ vệ sinh kho lưu trữ; - Cán bộ lưu trữ cần phải nắm rõ nguyên nhân gây hư hại tài liệu để có biện pháp khắc phục - Có phòng đọc giành cho độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu - Đẩy mạnh công tác nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ trong hoạt động lưu trữ (trang bị máy vi tính, sử dụng phần mềm quản ly công tác lưu trữ) Hiện đại hóa công cụ tra cứu hồ sơ để phục vụ việc tra cứu nhanh, chính xác, quản ly hồ sơ tốt 3.3 Một số khuyến nghị • Đối với cơ quan, tổ chức: − Cần xây dựng mới các văn bản chỉ đạo, quy định, hướng dẫn thực hiện công tác lưu trữ thuộc thẩm quyền theo quy định như: Quy chế công tác văn thư, Sinh viên: Dương Thị Thương 28 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lưu trữ cơ quan; Kế hoạch công tác văn thư - lưu trữ trong năm; cần thiết ban hành nội quy phòng đọc cho độc giả đến nghiên cứu hồ sơ, tài liệu; − Phối hợp với các cơ quan có liên quan mở lớp tập huấn, bồi dưỡng cho cán bộ quản ly, công chức và cán bộ trực tiếp làm công tác lưu trữ − Tăng cường công tác kiểm tra việc thực hiện công tác lưu trữ, cũng như việc thực hiện các văn bản của Nhà nước quy định về công tác lưu trữ ở cơ quan mình; − Phải kiện toàn lại tổ chức lưu trữ; cán bộ lưu trữ phải thông qua thi tuyển; nâng cấp hệ thống kho tàng; cải thiện điều kiện làm việc cho cán bộ lưu trữ; − Có giải pháp để thực hiện công tác thu thập, chỉnh ly tài liệu còn tồn đọng có hiệu quả cao; xác định giá trị tài liệu theo quy định; thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị… − Tiến hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử theo đúng quy định; − Thường xuyên kiểm tra và thực hiện việc bảo trì, sửa chữa, trang bị mới các thiết bị, phương tiện thiết yếu để bảo vệ bảo quản an toàn tài liệu − Bố trí kinh phí cho công tác lưu trữ phù hợp với khả năng và điều kiện thực tế để thực hiện một số nội dung công việc: xác định giá trị tài liệu, chỉnh ly số tài liệu còn tồn đọng, sửa chữa, cải tạo nâng cấp kho lưu trữ và trang bị cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ như: giá, tủ, hộp cặp…để bảo quản tài liệu; − Sớm ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ *( Xem phụ lục 08 ) • Đối với bộ môn văn thư - lưu trữ, khoa, trường Là một sinh viên thuộc chuyên ngành lưu trữ học, qua quá trình học tập tại trường, được nhà trường tạo điều kiện tổ chức đợt thực tập tại trường và ngoài trường giúp chúng em có thêm kiến thức thực tế cho chuyên ngành mà mình đã lựa chọn Chúng em cũng mong rằng trong quá trình học tập tại trường Nhà trường cũng nên tạo điều kiện tổ chức những chuyến đi thực tế để tham quan và học hỏi thêm kinh nghiệm nghề nghiệp cho sinh viên tại các cơ quan để biết được phương pháp và cách thức thực hiện trong quá trình thực hiện nghiệp vụ Văn thư và Lưu trữ Nhà trường nên thường xuyên cho học sinh, sinh viên đi thực tế tại các cơ Sinh viên: Dương Thị Thương 29 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan, tổ chức, kéo dài thời gian kiến tập cũng như thực tập để cho sinh viên có thêm thời gian tìm hiểu và làm quen sâu hơn với các khâu nghiệp vụ Khoa Văn thư và Lưu trữ ngoài thực hiện kế hoạch đào tạo của nhà trường có thể tổ chức các hoạt động, các đợt tham quan để học sinh, sinh viên hiểu rõ hơn về ngành nghề mình đang học, hiểu được tầm quan trọng của văn bản, tài liệu, giúp sinh viên có y thức hơn trong học tập và trách nhiệm công việc phải làm sau khi tốt nghiệp Sinh viên: Dương Thị Thương 30 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội C PHẦN KẾT LUẬN Thực tập tốt nghiệp là khâu kế tiếp sau quá trình tiếp thu ly thuyết trên lớp ở hầu hết các trường Tất cả các trường Đại học, Cao đẳng, Trung học chuyên nghiệp đều tổ chức đợt thực tập tốt nghiệp Có thể nói đây là phương châm đào tạo hiệu quả kết hợp giữa ly thuyết và thực hành, giữa ly luận và thực tiễn của Bộ Giáo Dục và Đào tạo Thực hiện phương châm trên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức đợt thực tập trong thời gian hơn 2 tháng cho sinh viên chuyên ngành Văn thư lưu trữ Được sự giới thiệu của Nhà trường, của Khoa và sự đồng y tiếp nhận của Cty TNHH một thành viên Nhà Xuất Bản Tài Nguyên – Môi trường và Bản Đồ Việt Nam em đã được thực hiện đợt thực tập với chuyên ngành Văn thư – lưu trữ Tuy thời gian thực tập không nhiều nhưng nó thực sự có y nghĩa đối với bản thân em Đó là cơ hội cho em và các bạn xâm nhập thực tế, làm quen với chuyên môn và cụ thể hóa phần ly thuyết đã học Có thể nói đợt thực tập đã giúp em hiểu sâu hơn về chuyên ngành của mình là Văn thư – lưu trữ Từ đó thấy được rằng trách nhiệm của cán bộ Văn thư – lưu trữ trẻ như em là rất lớn Đặc biệt khi nhà nước đang có chính sách quản ly hành chính “ một cửa”, khi công tác lưu trữ trong cơ quan có nhiều bất cập, cần khắc phục nhằm đưa công tác này phát triển đi lên với tầm quan trọng của nó Đợt thực tập diễn ra rất thuận lợi, em đã được thực hành một số khâu nghiệp vụ trong đề cương Bên cạnh đó em đã có thêm những kinh nghiệm quy báu, rèn luyện tác phong làm việc của Cán bộ lưu trữ trong công tác sau này Để hoàn thành được báo cáo, em xin bày tỏ lòng biết ơn đến các thầy giáo, cô giáo trong khoa Văn thư lưu trữ và Nhà trường đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em có một môi trường học tập tốt, hoàn thành phần tiếp thu ly thuyết trên lớp, làm nền tảng cho đợt thực tập này Em cũng xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến các cấp lãnh đạo, đến cán bộ Văn phòng cùng các ban ngành khác tại Cty TNHH một thành viên Nhà Xuất Bản Tài Nguyên – Môi trường và Bản Đồ Việt Nam đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong quá trình thực tập Nhờ sự quan tâm, giúp đỡ tận tình sâu sắc của cơ Sinh viên: Dương Thị Thương 31 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan em đã đã gặt hái được nhiều kết quả cũng như hoàn thành báo cáo một cách thuận lợi Báo cáo thực tập tốt nghiệp là thành quả sau thời gian dài học ly thuyết và sau khi thực hiện đợt thực tập Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến anh Nguyễn Nam Cường và anh Nguyễn Hưng Phúc là người đã trực tận tình trực tiếp hướng dẫn chỉ bảo cho em trong suốt thời gian em thực tập tại đây Do thời gian và sự hiểu biết kinh nghiệm còn hạn chế nên bài báo cáo thực tập của em không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được những y kiến đóng góp, phê duyệt của các thầy cô giáo; ban Lãnh đạo cơ quan và bạn đọc để giúp em nâng cao kiến thức đã học, vững vàng hơn trong chuyên môn nghiệp vụ đó là hành trang bổ ích để em đóng góp một phần nhỏ bé trí tuệ, sức lực vào công cuộc xây dựng Tổ quốc ngày một giàu đẹpvăn minh xứng đáng với thế hệ đi trước Em xin chân thành cảm ơn./ Hà Nội, ngày 19 tháng 03 năm 2016 Sinh Viên Dương Thị Thương Sinh viên: Dương Thị Thương 32 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội D PHỤ LỤC Một số văn bản, hình ảnh về công tác văn thư – lưu trữ tại Cty TNHH một thành viên Nhà Xuất Bản Tài Nguyên – Môi trường và Bản Đồ Việt Nam *Sơ đồ bộ máy cơ cấu tổ chức của cơ quan Hình 01 Sinh viên: Dương Thị Thương Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hình 02 Sinh viên: Dương Thị Thương Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hình 03 Sinh viên: Dương Thị Thương Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hình 04 Sinh viên: Dương Thị Thương Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hình 05 Sinh viên: Dương Thị Thương Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hình 06 Sinh viên: Dương Thị Thương Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hình 07 Hình 08 Sinh viên: Dương Thị Thương Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A