Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH YÊN BÁI 3 1.1. Vài nét về sự hình thành. 3 1.2. Vị trí chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái. 3 1.2.1 Vị trí, chức năng. 3 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn. 3 1.2.3 Cơ cấu tổ chức 4 1.3. Chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở. 5 1.3.1. Chức năng. 5 1.3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn. 5 1.3.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở gồm: 6 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN TỔ CHỨC 7 2.1 CÔNG TÁC VĂN THƯ 7 2.1.1. Quản lý chỉ đạo công tác văn thư 7 2.1.2. Công tác soạn thảo văn bản 7 2.1.3.Quản lý văn bản 8 2.1.3.1. Quản lý văn bản đi 8 2.1.3.2 Quản lý văn bản đến 10 2.2 CÔNG TÁC LƯU TRỮ 13 2.2.1 Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan 13 2.2.2. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở lưu trữ cơ quan 14 2.2.3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu 14 CHƯƠNG III. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 19 3.1. TỔNG KẾT CÁC NGHIỆP VỤ ĐÃ TIẾN HÀNH TRONG ĐỢT THỰC TẬP 19 3.2. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI SỞ NỘI VỤ 20 3.3. MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 21 3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức 21 3.3.2. Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường. 22 KẾT LUẬN 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO 26 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH YÊN BÁI .3 1.1 Vài nét hình thành .3 1.2 Vị trí chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái .3 1.2.1 Vị trí, chức .3 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn .3 1.2.3 Cơ cấu tổ chức 1.3 Chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng Sở 1.3.1 Chức .5 1.3.2 Nhiệm vụ quyền hạn 1.3.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Sở gồm: CHƯƠNG II .7 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN TỔ CHỨC 2.1 CÔNG TÁC VĂN THƯ .7 2.1.1 Quản lý đạo công tác văn thư 2.1.2 Công tác soạn thảo văn .7 2.1.3.Quản lý văn .8 2.1.3.1 Quản lý văn .8 2.1.3.2 Quản lý văn đến 10 2.2 CÔNG TÁC LƯU TRỮ 13 2.2.1 Tổ chức đạo công tác lưu trữ quan 13 2.2.2 Thành phần, nội dung khối lượng tài liệu bảo quản lưu trữ quan 14 2.2.3 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu .14 Công tác xác định giá trị tài liệu 15 Công tác chỉnh lý tài liệu 15 Giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ trung tâm 16 Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu 16 Tình hình bảo quản tài liệu 17 Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ 18 CHƯƠNG III 19 BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 19 3.1 TỔNG KẾT CÁC NGHIỆP VỤ ĐÃ TIẾN HÀNH TRONG ĐỢT THỰC TẬP 19 3.2 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI SỞ NỘI VỤ .20 3.3 MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 21 3.3.1 Đối với quan, tổ chức .21 3.3.2 Đối với môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường .22 Sinh viên: Hoàng Thị Én Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO 26 PHỤ LỤC Sinh viên: Hoàng Thị Én Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Lưu trữ học ngành khoa học chuyên nghiên cứu vấn đề lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, nhằm giúp quốc gia, quan, doanh nghiệp việc tổ chức tốt công tác lưu trữ Công tác văn thư lưu trữ chiếm vị trí quan trọng lĩnh vực quản lý hành nói chung, cải cách hành quốc gia nói riêng Ngày nay, trước yêu cầu nghiệp công nghiệp hoá, đại hoá đất nước, công tác đòi hỏi phải xác định ngang tầm với ngành khoa học - xã hội khác Trong năm qua, nhờ làm tốt công tác văn thư - lưu trữ nên nhiều ngành, nhiều đơn vị giúp cho hoạt động đơn vị, ngành triển khai có kết nhiệm vụ đề ra, góp phần thúc đẩy xã hội phát triển Vì mà quan đơn vị cần có quan tâm đến công tác văn thư - lưu trữ Công tác văn thư - lưu trữ xác định nhiệm vụ bản, thực tốt công tác đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ đơn vị đề góp phần đáng kể vào kết quản lý, điều hành Sở Nội Vụ Được tham gia thực tập Sở Nội Vụ tỉnh Yên Bái thân có điều kiện liên hệ kiến thức thầy, cô trang bị trường áp dụng vào việc xử lý phân loại tài liệu công đoạn cụ thể công tác văn thư - lưu trữ Công tác văn thư quan có ảnh hưởng lớn đến hiệu quản lý Hành nhà nước nói riêng quản lý nhà nước nói chung, góp phần quan trọng vào tiến trình cải cách hành cách thiết thực, hiệu Nếu thực hiên tốt công tác văn thư góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ không cần thiết việc lợi dụng sơ hở việc quản lý văn để làm việc trái pháp luật Công tác văn thư nề nếp bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ - bảo đảm giữ gìn tài sản quốc gia Muốn cải cách hành trước hết phải cải cách phận văn thư Sinh viên: Hoàng Thị Én Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đầu mối tiếp nhận, chuyển giao, có nhanh chóng khâu nhanh chóng Với đặc điểm sinh viên tham gia thực tập tham gia vào công tác văn thư – lưu trữ Sở Nội vụ, báo cáo thực tập xin chọn đề tài “Công tác văn thư lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái” Kính mong quan tâm, góp ý thầy cô giáo quý độc giả để báo cáo hoàn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn./ Yên Bái, ngày 19 tháng 03 năm 2016 SINH VIÊN HOÀNG THỊ ÉN Sinh viên: Hoàng Thị Én Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH YÊN BÁI 1.1 Vài nét hình thành Sau Miền Bắc hoàn toàn giải phóng năm 1954 ngành Tổ chức nhà nước tỉnh Yên Bái có thay đổi; từ phận văn phòng Uỷ ban hành tỉnh tách thành quan độc lập có tên gọi là: Ban tổ chức dân tổ chức thành khối: Hành chính, Công tác tổ chức Chính sách công Ngày 20/11/2003 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 248/2003/QĐ-TTg việc đổi tên Ban tổ chức Chính quyền tỉnh, thành phố trực thuộc TW thành Sở Nội vụ thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc TW; Ngày 17/12/2003 UBND tỉnh Yên Bái ban hành Quyết định số 648/2003/QĐUB việc đổi tên Ban tổ chức Chính quyền tỉnh Yên Bái thành Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái 1.2 Vị trí chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái Căn Quyết định số 18/2015/QĐ-UBND ngày 01 tháng 10 năm 2015 Uỷ ban nhân dân tỉnh Yên Bái quy định chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái cụ thể sau: 1.2.1 Vị trí, chức Sở Nội vụ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Yên Bái có chức tham giúp UBND tỉnh thực chức quản lý nhà nước Nội vụ gồm: tổ chức máy; biên chế quan hành chính, nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường thị trấn; tổ chức hội, tổ chức phi phủ; Công tác văn thư, lưu trữ; công tác Tôn giáo công tác Thi đua - khen thưởng 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn - Trình UBND tỉnh dự thảo định, thị; quy hoạch kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm đề án, dự án, chương trình thuộc phạm vi quản lý nhà nước Sở địa bàn tỉnh Yên Bái Sinh viên: Hoàng Thị Én Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, đề án, dự án, chương trình phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, hướng dẫn, kiểm tra, phổ biến, giáo dục pháp luật lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước giao - Tổ chức máy - Quản lý sử dụng biên chế hành chính, nghiệp - Về tổ chức quyền địa phương, thực công tác quy chế dân chủ xã, phường, thị trấn - Về công tác địa giới hành phân loại đơn vị hành - Về cán bộ, công chức, viên chức - Về cải cách hành - Về công tác hội tổ chức phi Chính phủ - Về công tác văn thư, lưu trữ - Về công tác tôn giáo - Về công tác thi đua khen thưởng 1.2.3 Cơ cấu tổ chức + Lãnh đạo sở gồm có: 01 Giám đốc 05 Phó Giám đốc phụ trách theo phân công Giám đốc Sở - Giám đốc: Hoàng Văn Thuyên - Phó Giám đốc: Nguyễn Thành Trung - Phó Giám đốc: Trần Đức Thắng - Phó Giám đốc:Đỗ Đức Cảnh - Phó Giám đốc: Dương Quốc Tiến - Phó Giám đốc: Đỗ Quang Hạnh + Cơ cấu tổ chức thuộc Sở gồm có: Các đơn vị thuộc sở: - Phòng tổ chức, biên chế tổ chức phi phủ; - Phòng Công chức, viên chức; - Phòng Xây dựng quyền công tác niên; - Phòng cải cách hành chính; Sinh viên: Hoàng Thị Én Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Văn phòng Sở Nội vụ; - Thanh tra Sở Nội Vụ Cơ quan trực thuộc: Ban thi đua - khen thưởng Ban Tôn giáo Chi cục Văn thư – Lưu trữ 1.3 Chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng Sở 1.3.1 Chức Căn Quyết định số 308/QĐ-SNV ngày 23 tháng 11 năm 2015 Sở Nội Vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn văn phòng, tra Sở phòng chuyên môn thuộc Sở Nội Vụ tỉnh Yên Bái cụ thể: Tham mưu, giúp Giám đốc Sở công tác thông tin, tổng hợp, điều phối hoạt động Sở Nội Vụ theo chương trình, kế hoạch công tác; quản lý, thực công tác hành chính, quản trị, tổng hợp; phục vụ hoạt động công tác chuyên môn, công tác lãnh đạo 1.3.2 Nhiệm vụ quyền hạn Công tác thông tin, tổng hợp, điều phối hoạt động Sở Nội Vụ theo chương trình, kế hoạch công tác Thực công tác nội Sở Nội Vụ: Thực hiên nhiệm vụ văn thư, lưu trữ: - Tiếp nhận, đăng ký, phân loại, phân phối, xử lý theo dõi việc xử lý văn đến; - Tiếp nhận, đăng ký,kiểm tra mặt thể thức, thủ tục ban hành văn Sở; - Thống kê, phân loại văn thư lưu trữ theo quy định pháp luật; - Văn phòng thuộc Sở Nội vụ có chức tham mưu tổng hợp thông tin, báo cáo quản trị hành chính, giúp lãnh đạo Sở quản lý điều hành công việc quan thông suốt hiệu - Hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ, bảo mật đơn vị thuộc trực thuộc Sở; - Sao chụp văn phục vụ công tác chung Sở; Sinh viên: Hoàng Thị Én Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Cung cấp báo, tập trí, tin phục vụ công tác lãnh đạo Sở phòng chuyên môn; - Quản lý, sử dụng dấu Sở theo quy định pháp luật Quy chế đơn vị; - Tổ chức thực lưu trữ, bảo mật hồ sơ, tài liệu, văn đi, văn đến; ( quản lý kho lưu trữ) bảo quản an toàn phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ cúa quan theo quy định pháp luật; Thực hiên công tác kế toán, tài vụ Sở: Thực chức trách chủ đầu tư theo quy định pháp luật công trình Lãnh đạo Sở giao Thực nhiệm vụ quản trị công sở Thực nhiệm vụ khác lãnh đạo Sở phân công 1.3.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Sở gồm: - Chánh văn phòng; - Các phó chánh văn phòng; - Bộ phận Văn thư – Lưu trữ; - Kế toán – Tài vụ - Quản trị mạng nội - Bộ phận phục vụ + Đội xe + Bảo vệ + Thi đua khen thưởng Sở Công chức,viên chức, nhân viên thực nhiệm vụ chuyên môn Chánh văn phòng phân công Sinh viên: Hoàng Thị Én Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN TỔ CHỨC 2.1 CÔNG TÁC VĂN THƯ Công tác văn thư toàn trình xác định văn tổ chức quản lý, sử dụng loại văn hệ thống quan Nhà nước, kết công tác văn thư khởi đầu công tác lưu trữ, công tác văn thư tiền đề công tác lưu trữ Công tác văn thư thể tốt có tác dụng toàn xã hội Công tác văn thư Sở Nội Vụ đóng vai trò quan trọng thể điểm sau: - Công tác văn thư sợi dây liên hệ quan, tổ chức, quần chúng nhân dân quan với Công tác văn thư góp phần nâng cao chất lượng hiệu công tác đảm bảo hiệu lực pháp lý văn bản; - Công tác văn thư xác định hoạt động, mắt xích quan trọng thiếu máy hoạt động quản lý Sở Nội Vụ Cho nên làm tốt công tác văn thư góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác, khoa học đảm bảo bí mật 2.1.1 Quản lý đạo công tác văn thư Công tác văn thư đặt quản lý văn phòng với mục đích nâng cao hiệu công tác văn thư trình giải công việc, đáp ứng nhu cầu thực tế Sở Công tác văn thư Sở Nội Vụ quan tâm, đạo, giám sát, đôn đốc lãnh đạo, cán văn phòng làm tốt công tác Nhìn chung việc quản lý, đạo công tác văn thư Sở Nội Vụ tổ chức thực tốt Tuy nhiên để công tác văn thư quan vận hành tốt cần có kiểm tra, đôn đốc đạo nghiệp vụ cho cán văn thư nhiều 2.1.2 Công tác soạn thảo văn Trong công tác văn thư, soạn thảo văn khâu nghiệp vụ quan trọng Do công tác trọng quan Sinh viên: Hoàng Thị Én Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tại Sở Nội Vụ, công tác soạn thảo, ban hành văn tiến hành quy trình thủ tục ban hành văn Văn ban hành đảm bảo quy định, có đầy đủ thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, giúp giải công việc cách nhanh chóng, đảm bảo quy định Nhà nước Hàng năm số lượng văn ban hành Sở Nội Vụ sau: Năm Quyết định Tờ trình Báo Thông Công cáo báo văn 2013 2014 277 312 810 800 95 130 100 90 912 900 2015 342 845 135 107 989 Ngoài ba năm ban hành văn khác Biên bản, Hợp đồng, Giấy mời, Giấy giới thiệu 2.1.3.Quản lý văn 2.1.3.1 Quản lý văn Văn văn bản, tài liệu quan gửi quan khác Sở Nội Vụ có loại văn bản, tài liệu gửi Quyết định, Tờ trình, Công văn, Trong hoạt động hàng năm Sở Nội Vụ, văn hình thành chưa phải nhiều công tác quản lý văn tổ chức tốt, quy định Nhà nước Công tác quản lý văn tổ chức tốt tất khâu Đăng ký văn Đăng ký văn ghi chép số điều cần thiết văn số, ký hiệu, ngày tháng năm, trích yếu nội dung văn vào phương tiện đăng ký văn sổ, máy tính, nhằm quản lý chặt chẽ tra tìm văn nhanh chóng Tất văn Sở Nội Vụ, sau có chữ ký đóng dấu xong đăng ký vào “số đăng ký công văn đi” quan Văn đăng ký rõ ràng xác Văn sau kiểm tra thể thức, nhân viên văn thư ghi số, ký hiệu ngày tháng năm lên văn tiến hành đăng ký sổ văn lấy theo Sinh viên: Hoàng Thị Én Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thập nguồn tài liệu vào bảo quản kho Lưu trữ thuận lợi, hiệu quả, đảm bảo văn bản, tài liệu thu thập có giá trị, phục vụ lâu dài hoạt động Sở Nội Vụ Các loại tài liệu nộp như: Tài liệu quản lý hành nhà nước, tài liệu chuyên môn, Nhận xét: - Ưu điểm: Công tác thu thập tài liệu Sở Nội Vụ tiến hành hàng năm nên lưu trữ khối tài liệu quan trọng Công tác thu thập tạo điều kiện khâu khác lưu trữ quan - Nhược điểm: Đôi việc giao nộp hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu chậm Công tác xác định giá trị tài liệu Dựa phương pháp, tiêu chuẩn phương phápcủa Lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho loại tài liệu Trước giao nộp tài liệu vào lưu trữ phải xác định giá trị tài liệu Sở Nội vụ thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm 11 thành viên để thực công tác tham mưu cho Giám Đốc Sở công tác xác định giá trị tài liệu nộp lưu vào lưu trữ quan lưu trữ lịch sử Căn vào đặc trưng tài liệu, Sở Nội vụi phân loại tài liệu theo phương án Thời gian – Cơ cấu tổ chức Nhận xét: Công tác xác định giá trị tài liệu lãnh đạo Sở quan tâm thực cách thận trọng để không bỏ sót tài liệu Công tác chỉnh lý tài liệu Chỉnh lý khoa học tài liệu biện pháp kết hợp nhiều khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ như: Lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị, thu thập bổ sung tài liệu, để nhằm tổ chức khoa học, tài liệu phông, loại tài liệu hết giá trị, bảo quản tài liệu quan trọng Tài liệu cán lưu trữ chỉnh lý, xếp cách hợp lý Sở sử dụng số công cụ thống kê tài liệu truyền thống Tài lệu chủ yếu thống kê sổ thống kê như: Sổ nhập tài liệu, sổ thống kê phông, mục lục hồ sơ Sinh viên: Hoàng Thị Én 15 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nhận xét: Tại Sở Nội Vụ công tác chỉnh lý khoa học tài liệu quan tâm, Sở có phông lưu trữ riêng đầu tư chi phí cho công tác lưu trữ Giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ trung tâm Công tác giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan công tác mà sau năm làm việc Phòng, ban Sở phải lập hồ sơ công việc làm xong, để đưa vào lưu trữ lưu trữ quan, tạo nguồn nộp lưu cho lưu trữ lịch sử sau 50 năm sau Đây hình thức thu thập tài liệu lưu trữ, nhằm lưu trữ tài liệu quý giá phục vụ mục đích lâu dài Tại Sở Nội Vụ công tác nộp hồ sơ tài liệu tiến hành sau năm làm việc nội dung văn bản, tài liệu giải xong Cứ đến cuối năm phận lưu trữ Sở tiếp tục tiếp nhận tất hồ sơ tài liệu phòng, ban chuyên môn Toàn khối tài liệu đưa vào lưu trữ hành Sở Tại đây, tài liệu bảo quản an toàn tổ chức sử dụng theo nhu cầu khai thác tài liệu Sở Nội Vụ xây dựng danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu để Phòng, ban nắm bắt hồ sơ tài liệu cần lập đem vào nộp lưu, tạo điều kiện cho công tác giao nộp tài liệu đến hạn nộp lưu nhanh chóng, thuận lợi Nhận xét: Nhìn chung, tài liệu nộp lập hồ sơ theo công việc, tài liệu thu thập tương đối đầy đủ Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu Tổ chức sử dụng tài liệu Sở theo hình thức cho mượn, cán cần sử dụng tài liệu để nghiên cứu đến kho lưu trữ để mượn tài liệu mang nghiên cứu phòng đọc phòng làm việc Hiện Lưu trữ hành Sở mở cửa để phục vụ cho nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu vào hoạt động hàng ngày Sở Tuy nhiên, công tác tổ chức sử dụng tài liệu Sở chưa quy mô khối tài liệu đưa nghiên cứu tài liệu có giá trị phục vụ thiết thực cho công việc hàng ngày quan Sinh viên: Hoàng Thị Én 16 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Để khai thác sử dụng tài liệu nhiều hơn, Sở Nội Vụ bước tổ chức lại công tác lưu trữ nói chung quan tâm đến khâu tổ chức sử dụng nói riêng, cụ thể đầu tư kinh phí, trang thiết bị ứng dụng công nghệ tin học vào việc phục vụ bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu Tại Kho Lưu trữ đến xây dựng loại công cụ tra cứu khoa học như: Sổ Mục lục hồ sơ, phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ, công cụ tra cứu có ưu điểm dễ tra tìm, nhanh chóng, thuận tiện Bên cạnh có nhược điểm dễ bị liệu máy tính hư hỏng Số lượng độc giả khai thác, sử dụng tài liệu Sở cán bộ, viên chức công tác Sở Nhận xét: Công tác khai thác Sử dụng tài liệu Sở thực đáp ứng nhu cầu sử dụng tài liệu cán nhân viên công tác Sở Tài liệu xếp ngăn nắp, tra tìm nhanh chóng, thuận tiện Tình hình bảo quản tài liệu Với vai trò, ý nghĩa quan trọng tài liệu lưu trữ, việc thu thập, phân loai, xác định giá trị để đưa chúng vào bảo quản lưu trữ khó, việc bảo quản an toàn tài liệu trình lưu trữ khỏi tác nhân phá hoại khó khăn, phức tạp Tài liệu lưu trữ dễ bị phá hoại nhiều yếu tố khách quan kho tàng, trang thiết bị, nấm mốc, côn trùng yếu tố chủ quan người gây Để kéo dài tuổi thọ cho tài liệu cần làm tốt công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Tại Sở Nội Vụ công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ quan tâm Hiện Sở có kho Lưu trữ tài liệu riêng đầu tư trang thiết bị bảo quản tài liệu như: giá, hộp đựng tài liệu, máy hút bụi, máy hút ẩm, máy điều hòa, bình chữa cháy, Sinh viên: Hoàng Thị Én 17 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ Để nâng cao hiệu công việc, đáp ứng nhu cầu ngày cao xã hội, Sở Nội Vụ trọng quan tâm đến việc áp dụng khoa học - công nghệ nói chung công nghệ tin học nói riêng vào lĩnh vực hoạt động nhằm giúp cho trình giải công việc nhanh chóng kịp thời, theo kịp thời đại, Trong công tác lưu trữ, Sở có sử dụng tin học vào số khâu như: Quản lý tài liệu lưu trữ phần mềm chuyên dụng Tuy nhiên phần mềm lưu trữ chưa nâng cấp kịp thời nên việc nhập liệu khai thác tài liệu qua mạng hạn chế Về lâu dài, Sở Nội Vụ cần quan tâm, đầu tư quan cấp cho lĩnh vực nhằm đưa công nghệ tin học vào phục vụ thiết thực, hiệu cho hoạt động quan công tác Lưu trữ để công tác ngày đại hoá./ Sinh viên: Hoàng Thị Én 18 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG III BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 3.1 TỔNG KẾT CÁC NGHIỆP VỤ ĐÃ TIẾN HÀNH TRONG ĐỢT THỰC TẬP Qua trình thực tập Sở Nội Vụ tỉnh Yên Bái, thời gian không nhiều, song đợt thực tập mang lại cho nhiều điều bổ ích, nhiều kết khả quan chuyên ngành lưu trữ học Đợt thực tập cho có hội học hỏi kiến thức thực tế, bổ sung cho phần lý luận, học hỏi phong cách làm việc cán lưu trữ, tự hoàn thiện công tác chuyên môn để trở thành cán lưu trữ thực thụ tương lai Trước hết, đợt thực tập tạo cho điều kiện xâm nhập thực tế, làm quen cụ thể hoá phần lý luận học Tôi thực hành đầy đủ khâu nghiệp vụ văn thư - lưu trữ như: -Về văn thư: + Chuyển giao công văn; + Đóng dấu; `+ Tiếp nhận, đăng ký văn - đến; + Trực điện thoại -Về lưu trữ: + Phân loại, xếp tài liệu; + Chỉnh lý tài liệu; + Lập mục lục hồ sơ nộp lưu Qua thời gian thực tập cho thấy lý luận thực tiễn có khác nhau, bổ sung cho Để làm tốt công tác văn thư - lưu trữ không cần sở lý luận vững mà cần kiến thức thực tế sâu rộng, nắm rõ tình hình thực tế chức hoạt động quan, áp dụng lý luận cách sáng tạo, linh hoạt, không dập khuôn, có công tác văn thư - lưu trữ quan thực tổ chức tốt hiệu Sinh viên: Hoàng Thị Én 19 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Về lý luận cần có cán văn thư - lưu trữ là: Nắm khâu nghiệp vụ chuyên môn, có kỹ thực hành cách thành thạo bước như: - Về văn thư gồm: Soạn thảo, quản lý văn Đi - Đến, đóng dấu, - Về lưu trữ gồm: Xây dựng lịch sử đơn vị hình thành phông lịch sử phông, phân loại, xếp, chỉnh lý tài liệu, Điều quan trọng cán văn thư - lưu trữ cần rèn luyện cho là: Phẩm chất trị tốt, có lập trường tư tưởng vững vàng, tin tưởng vào đường lối sách Đảng, Nhà nước công việc liên quan đến bí mật quốc gia Bên cạnh nhận thấy để trở thành cán văn thư - lưu trữ thực thụ cần có kiến thức sâu rộng kết hợp với phong cách làm việc nhanh nhẹn, tận tụy, tinh thần trách nhiệm cao, đoán sáng tạo khâu nghiệp vụ, tất nhiên cần tính thận trọng, bí mật, ngăn nắp gọn gàng, cần khéo léo tế nhị giao tiếp ứng xử công việc đòi hỏi người cán phải tiếp xúc với nhiều đối tượng, khách đến quan giao dịch Trên thu hoạch thân qua đợt thực tập, thực gặt hái không nhỏ giúp tự hoàn thiện công tác chuyên môn 3.2 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI SỞ NỘI VỤ Công tác văn thư – lưu trữ có vai trò quan trọng công tác Sở Nội Vụ Trong trình thực tập quan có hội hiểu rõ công tác văn thư – lưu trữ, công việc chuyên môn nghiệp vụ Trên sở xin đề số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ Sở Nội Vụ sau: - Chủ động phối hợp với Chi cục Văn thư lưu trữ để đạo, kiểm tra, đôn đốc đơn vị trực thuộc Sở Nội vụ thực tốt quy định Nhà nước công tác Văn thư – Lưu trữ - Đẩy mạnh công tác ứng dụng công nghệ thông tin công tác Văn thư – lưu trữ, quản lý văn phần mềm có Sinh viên: Hoàng Thị Én 20 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Văn thư Sở mà phải nâng cấp để nối mạng toàn đơn vị quan để quy trình tiếp nhận, xử lý văn trở thành vòng tròn khép kín, kiểm tra văn đến Văn thư biết văn xử lý khâu nào, có văn hay chưa - Thường xuyên mở lớp tập huấn nghiệp vụ Văn thư - lưu trữ cho cán bộ, công chức quan để cập nhật thông tin nâng cao ý thức chấp hành nghiêm chỉnh quy trình quản lý văn quan - Nâng cấp quy trình quản lý văn để đáp ứng yêu cầu quản lý khối lượng văn - Cần cách tìm thêm biên chế cho phòng, không chuyển biên chế nơi khác phải đề nghị tuyển dụng công chức - Lãnh đạo sở cần quan tâm nhiều đến công tác văn thư – lưu trữ, đến cán nhân viên công tác lĩnh vực Cần phải có chế độ, sách cán bộ, công chức làm công tác văn thư – lưu trữ Trên giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư - lưu trữ Sở 3.3 MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 3.3.1 Đối với quan, tổ chức Để làm tốt công tác Văn thư - Lưu trữ Sở Nội Vụ cần làm tốt số công việc sau: Lãnh đạo Sở cần quan tâm sát đến công tác văn thư - lưu trữ quan Ban hành chủ trương, hướng dẫn nghiệp vụ công tác cách cụ thể, sâu sát Tổ chức đưa cán tập huấn cấp trọng đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho cán văn thư - lưu trữ, cần thu hút đầu tư cấp cho công tác Hàng năm cần tổ chức công tác kiểm tra thực công tác cán văn thư - lưu trữ kiểm tra việc lập hồ sơ công việc Phòng, ban quan cần ban hành văn hướng dẫn, đôn đốc xây dựng đề án nhằm đưa công tác văn thư - lưu trữ vào hoạt động có nề nếp, hiệu Sinh viên: Hoàng Thị Én 21 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thường xuyên tổ chức sơ kết, tổng kết năm, cuối năm công tác văn thư - lưu trữ để rút kinh nghiệm, đánh giá việc làm được, việc chưa làm để có kế hoạch khen thưởng biểu dương cá nhân, phòng, ban có thành tích cao đưa giải pháp khắc phục hình thức sử lý nghiêm khắc cá nhân, phòng, trung tâm vi phạm góp phần nâng cao lực trách nhiệm cuả cán Lãnh đạo Sở đôn đốc kiểm tra thường xuyên phòng, ban lập hồ sơ công việc giải xong đưa vào lưu trữ, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Ngoài lãnh đạo Sở cần tiến hành lập kế hoạch ban hành định thu tài liệu đến thời hạn nộp lưu tồn phòng, ban đưa vào lưu trữ lịch sử cần có biện pháp để việc nộp lưu tài liệu phòng ban theo quy định nộp lưu Nhà nước Đối với tài liệu thu hồi cần bố trí cán chuyên trách lưu trữ tiến hành phân loại xác định giá trị, chỉnh lý, bố trí nơi bảo quản để công tác lưu trữ quy củ, việc tra tìm khai thác sử dụng tài liệu hiệu Cần trang bị thêm thiết bị văn phòng đại máy fax, mua thêm số máy phôtô phục vụ công tác văn thư Kho lưu trữ cần trang bị thiết bị bảo quản tài liệu như: bình ôxi, quạt thông gió, biện pháp chống ẩm, chống mốc nhằm bảo vệ an toàn tài liệu xử lý kịp thời tình xẩy với tài liệu Đưa công nghệ tin học vào phục vụ công tác văn thư - lưu trữ nhiều để công tác tiến hành nhanh chóng, xác, kịp thời, bí mật đại đáp ứng nhu cầu đòi hỏi hỏi ngày cao xã hội 3.3.2 Đối với môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường Tiếp tục hoàn thiện nâng cao tài liệu giảng dạy để sinh viên nắm rõ kiến thức công tác chuyên môn, nghiệp vụ Cần có quan tâm, giám sát sinh viên trình thực tập quan để đạt hiệu cao Nhà trường cần đổi nâng cao thiết bị giảng dạy để nâng cao Sinh viên: Hoàng Thị Én 22 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chất lượng dạy học giảng viên, sinh viên Tổ chức thêm nhiều đàm thoại người thành công với nghề với sinh viên,trao đổi kinh nghiệm, kiến thức với sinh viên Ứng dụng nhiều công nghệ thông tin trình giảng dạy giúp sinh viên tiếp thu kiến thức nhanh chóng, đạt hiệu cao Giúp sinh viên tiếp cận làm quen với công nghệ đại, phù hợp với thực tế Cần áp dụng văn quy định công tác chuyên môn nhà nước ban hành đưa vào chương trình học phù hợp với đổi xã hội Sinh viên: Hoàng Thị Én 23 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Quản lý công tác Văn thư Sở Nội vụ công việc tương đối phức Hơn Sở Nội vụ lại quan đặc thù lĩnh vực chất lượng hiệu làm việc phận văn thư có ý nghĩa lớn không riêng Sở mà có ảnh hưởng tới Sở ban, ngành… làm tốt công tác Văn thư góp phần cải cách hành cách thiết thực, hiệu Trong trình thực tập công tác Sở Nội vụ quan sát khối lượng công việc Phòng trực tiếp tham gia giải công việc Bộ phận này, kiến thức đúc rút từ thực tế lớn bổ ích Đồng thời trình thực tập kiến thức lý thuyết học trường giúp vận dụng tốt vào việc giải công việc Phòng Thực tập tốt nghiệp khâu sau trình tiếp thu lý thuyết lớp hầu hết trường Được đồng ý Nhà trường tiếp nhận Sở Nội vụ, thực đợt thực tập với chuyên đề Văn thư - Lưu trữ Tuy thời gian thực tập không nhiều thực có ý nghĩa thân tôi, giúp trưởng thành nhiều Đó hội cho bạn có điều kiện xâm nhập thực tế, làm quen với chuyên môn cụ thể hoá phần lý thuyết học Có thể nói đợt thực tập giúp hiểu sâu chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ Từ thấy tầm quan trọng lĩnh vực quản lý hành Nhà nước quan từ ý thức trách nhiệm cán văn thư - lưu trữ trẻ lớn Đặc biệt nhà nước có sách quản lý hành “một cửa”, công tác lưu trữ quan có nhiều bất cập, cần khắc phục nhằm đưa công tác phát triển lên với tầm quan trọng Đợt thực tập diễn thuận lợi, thực hành khâu nghiệp vụ cách thuận lợi Bên cạnh có thêm kinh nghiệm quý báu, rèn luyện tác phong làm việc cán văn phòng nhanh nhẹn, tự tin khéo léo, tự trau dồi kiến thức chuyên môn để thành công công tác sau Sinh viên: Hoàng Thị Én 24 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Để hoàn thành báo cáo, xin bày tỏ lòng biết ơn đến thầy giáo, cô giáo chuyên ngành thầy, cô khoa Nhà trường tạo điều kiện thuận lợi cho có môi trường học tập tốt, hoàn thành phần tiếp thu lý thuyết lớp, làm tảng cho đợt thực tập Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến cấp lãnh đạo đến cán văn phòng phòng, ban khác Sở tạo điều kiện giúp đỡ trình thực tập Nhờ quan tâm, giúp đỡ tận tình sâu sắc quan, gặt hái nhiều kết hoàn thành báo cáo cách thuận lợi Báo cáo thực tập tốt nghiệp thành sau thời gian dài học lý thuyết sau thực đợt thực tập Tôi xin chân thành cảm ơn hướng dẫn tận tình giáo viên hướng dẫn Song kiến thức hạn chế nên báo cáo không tránh khỏi thiếu sót mong nhận góp ý chân thành thầy cô giáo chuyên ngành thầy cô khoa nhà trường Xin chân thành cảm ơn./ Yên Bái, ngày 19 tháng 03 năm 2016 Sinh viên HOÀNG THỊ ÉN Sinh viên: Hoàng Thị Én 25 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TÀI LIỆU THAM KHẢO - Quyết định 18/2015/QĐ-UBND ngày 01 tháng 10 năm 2015 Ủy ban nhân dân tỉnh Yên Bái việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội Vụ tỉnh Yên Bái - Quyết định 289/2015/QĐ-SNV ngày 14 tháng 10 năm 2015 của Sở Nội Vụ tỉnh Yên Bái việc thành lập Tổ chỉnh lý tài liệu Sở Nội Vụ tỉnh Yên Bái - Quyết định 308/2015/QĐ-SNV ngày 23 tháng 11 năm 2015 Sở Nội Vụ tỉnh Yên Bái việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn văn phòng, Thanh tra Sở phòng chuyên môn thuộc Sở Nội Vụ tỉnh Yên Bái - Quyết định 34/2016/QĐ-SNV ngày 02 tháng 03 năm 2016 của Sở Nội Vụ tỉnh Yên Bái việc kiện toàn Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ Sở Nội Vụ tỉnh Yên Bái - Lịch sử đơn vị hình thành phông lịch sử phông Sở Nội Vụ tỉnh Yên Bái giai đoạn từ năm 1945 đến năm 2014 - Một số tài liệu khác Sinh viên: Hoàng Thị Én 26 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Phụ lục Mẫu bìa: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc SỞ NỘI VỤ TỈNH YÊN BÁI SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI Năm:.… Từ số : đến số: Từ ngày… đến ngày Quyển số: Sinh viên: Hoàng Thị Én Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 2: Bìa Mục lục hồ sơ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc SỞ NỘI VỤ TỈNH YÊN BÁI SỔ MỤC LỤC PHÔNG CHI SỞ NỘI VỤ TỈNH YÊN BÁI (1945 - 2014) MỤC LỤC SỐ 02 THỜI HẠN BẢO QUẢN Sinh viên: Hoàng Thị Én Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Mẫu bìa: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc SỞ NỘI VỤ TỈNH YÊN BÁI SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN Năm: Từ số : đến số: Từ ngày … đến ngày…… Quyển số: Sinh viên: Hoàng Thị Én Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B