BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH TRƯỜNG BỒI DƯỠNG CÁN BỘ QUẢN LÝ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH TÀI LIỆU BỒI DƯỠNG CÔNG CHỨC VĂN HÓA - XÃ HỘI XÃ (Khu vực Đồng bằng) QUYỂN II: KỸ NĂNG TÁC NGHIỆP Hà Nội, năm 2012 MỤC LỤC TT TÊN BÀI TRANG Bài Quy trình xây dựng kế hoạch quản lý, tổ chức hoạt động văn hóa, gia đình, thể thao du lịch địa bàn xã Bài Kỹ giao tiếp phối hợp công chức văn hóa - xã hội xã với quan, tổ chức cá nhân địa bàn xã 16 Bài Kỹ xây dựng nếp sống văn hóa, gia đình văn hóa, làng, thôn, ấp, văn hóa địa bàn xã khu vực Đồng 35 Bài Kỹ quản lý, hướng dẫn việc cưới, việc tang lễ hội địa bàn xã khu vực Đồng 63 Bài Kỹ quản lý hướng dẫn tổ chức hoạt động thiết chế văn hóa địa bàn xã khu vực Đồng 90 Bài Kỹ quản lý hướng dẫn tổ chức hoạt động thông tin, tuyên truyền, cổ động, trang trí khánh tiết địa bàn xã vùng Đồng 107 Bài Kỹ quản lý, hướng dẫn tổ chức phong trào văn hóa văn nghệ thuật quần chúng địa bàn xã khu vực Đồng 132 Bài Kỹ quản lý, hướng dẫn tổ chức phong trào thể dục thể thao quần chúng địa bàn xã 153 Bài Kỹ quản lý, hướng dẫn khai thác giá trị di sản văn hóa phục vụ hoạt động du lịch địa bàn xã 171 Bài 10 Kỹ quản lý, hướng dẫn tổ chức công tác gia đình địa bàn xã 183 Bài 11 Kỹ xây dựng kịch Chương tình hội nghị, kịch Chương trình kiện văn hóa, gia đình, thể thao du lịch địa bàn xã 198 Bài 12 Kỹ quản lý hướng dẫn dịch vụ văn hóa, gia đình, thể thao du lịch địa bàn xã khu vực Đồng 226 Bài 13 Kỹ kiểm tra phát hành vi vi phạm hành hoạt động văn hóa, thể thao, du lịch phòng chống bạo lực gia đình địa bàn xã 248 Bài 14 Kỹ thống kê, phân tích, tổng hợp số liệu, viết báo cáo hoạt động văn hóa, gia đình, thể thao du lịch địa bàn xã 266 Bài 15 Kỹ ứng dụng công nghệ thông tin công chức văn hóa - xã hội xã 281 Bài 16 Kỹ soạn thảo văn công chức văn hóa - xã hội xã 309 QUY TRÌNH XÂY DỰNG KẾ HOẠCH QUẢN LÝ, TỔ CHỨC CÁC HOẠT ĐỘNG VĂN HÓA, GIA ĐÌNH, THỂ THAO VÀ DU LỊCH TRÊN ĐỊA BÀN XÃ TS NSƯT NGUYỄN VĂN KHÁNH Ths HOÀNG THỊ BÌNH Thời lượng: tiết(*) A MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU Mục đích: Cung cấp cho học viên kiến thức quy trình xây dựng Kế hoạch quản lý, Kế hoạch tổ chức hoạt động văn hóa, gia đình, thể thao du lịch địa bàn xã Nâng cao kỹ quản lý, tổ chức hoạt động văn hóa, gia đình, thể thao du lịch địa bàn xã cho công chức văn hóa-xã hội xã Yêu cầu: Học viên nắm vững Quy trình xây dựng Kế hoạch quản lý, Kế hoạch tổ chức hoạt động văn hóa, gia đình, thể thao du lịch địa bàn xã B NỘI DUNG 1.Khái quát thực trạng quản lý tổ chức hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình du lịch địa bàn xã 1.1 Ưu điểm: Trong năm qua công tác quản lý tổ chức hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình du lịch vùng nông thôn rộng lớn tổ quốc ngày vào nề nếp có hướng phát triển tốt đẹp Nổi bật công tác quản lý, gìn giữ, kế thừa phát triển giá trị truyến thống, di sản văn hóa quý báu dân tộc Nhiều hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình du lịch mang tính truyền thống phục hồi phát triển Các hoạt động phát sinh có sức hút mạnh mẽ công chúng, nhờ hoạt động hữu ích mà lực sáng tạo văn hóa, nghệ thuật, thể dục, thể thao, gia đình du lịch quần chúng nhân dân địa phương phát huy cách tối đa Vấn đề giữ gìn sắc văn hóa dân tộc đông đảo quần chúng nhân dân coi trọng, hoạt động thể dục, thể thao, gia đình du lịch gắn kết với phục vụ đắc lực nhu cầu hưởng thụ sáng tạo sản phẩm văn hóa-nghệ thuật, văn hóa-thể thao, văn hóa-gia đình, văn hóa-du lịch tầng lớp nhân dân, góp phần thúc đẩy kinh tế-xã hội địa phương phát triển, làm phong phú thêm đời sống tinh thần vật chất cho nhân dân Việc tổ chức hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình du lịch cấp quyền địa phương, cấp xã vào năm gần gặt hái nhiều thành đáng khích lệ Các hoạt động có sức mạnh thu hút (*) - Lý thuyết; tiết; Thảo luận: tiết đông đảo quần chúng nhân dân tích cực hưởng ứng tham gia Nhiều hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình du lịch mang tính truyền thống: Lễ hội tín ngưỡng, tôn giáo, dân ca, dân vũ, thơ ca, hò, vè, trò diễn dân gian, mỹ thuật, âm nhạc, ẩm thực, văn hóavăn nghệ, thể dục-thể thao quần chúng dân tộc phục hồi mà phát triển mạnh mẽ, khơi dậy tinh thần yêu nước, yêu quê hương, phát huy tính gắn kết cộng đồng, dân chủ làng xã, truyền thống đoàn kết dân tộc, tưởng nhớ tôn vinh người có công với nước, có nghĩa với dân, lực sáng tạo văn hóa nhân dân trọng, làm cho đời sống tinh thần nhân dân ngày ổn định diện mạo văn hóa địa phương thêm khởi sắc 1.2 Nhược điểm: Bên cạnh kết đạt được, việc quản lý tổ chức hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình du lịch địa phương thời gian qua bộc lộ nhiều vấn đề bất cập Đáng lưu ý khuynh hướng thương mại hóa lễ hội, bệnh thành tích, cá độ hoạt động thể dục, thể thao… hoạt động liên quan đến lĩnh vực gia đình chưa quan tâm mức, hoạt động văn hóa-du lịch tổ chức coi nhẹ yếu tố văn hóa tinh thần, mà nghiêng hoạt động dịch vụ, đặt trọng tâm vào mục tiêu kinh tế Do vấn nạn ăn xin, cướp giật, an ninh trật tự, tệ nạn xã hội, mê tín dị đoan, vệ sinh môi trường nơi diễn hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình du lịch địa phương chưa quan tâm, giải triệt để gây phản cảm nhân dân xúc dư luận xã hội Nguyên nhân có nhiều lại đội ngũ cán công chức văn hóa-xã hội xã chưa có khả tham mưu với Cấp uỷ, UBND xã việc xây dựng Kế hoạch Quản lý Kế hoạch Tổ chức hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình du lịch, nên có lúc, có nơi không tránh khỏi lúng túng bị động hiệu Nhìn chung trình độ lực thực tiễn đội ngũ cán công chức văn hóa - xã hội xã người có trình độ, lực để chủ động, tích cực công tác xây dựng Kế hoạch Quản lý Kế hoạch Tổ chức hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình du lịch, nên chưa tìm phương án, giải pháp xử lý tình kịp thời, nhằm đảm bảo an ninh trật tự, an toàn giao thông, phòng chống tệ nạn xã hội vệ sinh môi trường nơi diễn hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình du lịch địa bàn xã Nhằm khắc phục tình trạng nêu trên, đường khác Nhà nước cấp quyền địa phương cần phải nhanh chóng có kế hoạch bồi dưỡng đội ngũ cán công chức văn hóa-xã hội xã, giúp họ có kiến thức kỹ xây dựng Kế hoạch Quản lý Kế hoạch Tổ chức hoạt động động văn hóa, thể thao, gia đình du lịch để tham mưu cho cấp ủy UBND xã quản lý tổ chức tốt hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình du lịch địa bàn xã Chuyên đề giảng“Kỹ xây dựng Kế hoạch Quản lý, Kế hoạch Tổ chức hoạt động văn hóa, gia đình, thể thao du lịch địa bàn xã” xây dựng nhằm mục đích giúp cán công chức văn hóa-xã hội xã có kiến thức kỹ việc xây dựng Kế hoạch Quản lý, Kế hoạch Tổ chức, phát huy mạnh hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình du lịch địa phương, góp phần nâng cao đời sống tinh thần vật chất cho nhân dân, giúp cho nhân dân biết gạn đục khơi trong, biết trân trọng giữ gìn giá trị đạo đức truyền thống cao quí gia đình, dòng tộc, nói rộng xứ sở quê hương với cốt cách, tâm hồn tinh thần yêu nước nồng nàn dân tộc hun đúc qua hàng ngàn năm lịch sử dựng nước giữ nước, làm cho đời sống văn hoá, thể thao, gia đình du lịch địa phương thêm phong phú, sinh động, hấp dẫn ngày phát triển Những khái niệm 2.1 Khái niệm Kế hoạch: Kế hoạch hiểu tập hợp hoạt động xếp theo lịch trình, có nội dung chương trình, thời hạn, nguồn lực, ấn định mục tiêu cụ thể, xác định phương án triển khai định hướng phát triển hoạt động văn hoá, thể thao, gia đình du lịch địa phương, nhằm đạt mục tiêu chủ yếu đề Kế hoạch hay, có chất lượng kế hoạch sát với nhu cầu thực tế khách quan, góp phần thực thắng lợi Nghị cấp Uỷ, Hội đồng nhân dân UBND xã hoạt động 2.1.1 Nội dung kế hoạch bao gồm yếu tố sau: - Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc (Vì mục đích phải làm công việc này? Công việc mang lại lợi ích gì?) - Xác định nội dung công việc ( Nội dung công việc gì?) - Xác định mức độ công việc ( Quan trọng, không quan trọng, khẩn cấp ) - Xác định cách thức thực công việc (Làm cách nào?) - Xác định phương pháp kiểm soát, kiểm tra ( Ai kiểm tra, kiểm tra tổng thể hay kiểm tra phận trọng yếu công việc?) - Xác định nguồn lực thực ( Nhân lực, vật lực tài lực?) - Xác định thời gian, thời hạn công việc (Khi bắt đầu, kết thúc?) - Xác định địa điểm (Làm đâu ?) 2.1.2 Phân loại Kế hoạch: a) Kế hoạch ngắn hạn Kế hoạch ngắn hạn thường giới hạn từ tháng đến tháng năm chia nhỏ kế hoạch theo ngày, tuần, tháng, quý, tháng, năm Kế hoạch ngắn hạn thường có mối quan hệ hữu với kế hoạch trung hạn dài hạn Đây dạng kế hoạch mang tính thực tế có nhiệm vụ cụ thể b) Kế hoạch trung hạn dài hạn Kế hoạch trung hạn dài hạn dạng kế hoạch có mục tiêu thời gian thực từ đến năm, mang tính tổng hợp, cần phải huy động sử dụng nguồn lực để tham gia thực 2.2 Khái niệm Quản lý Quản lý thuật ngữ “Hoạt động có ý thức người nhằm xếp tổ chức, huy, điều hành, hướng dẫn, kiểm tra… trình phát triển xã hội hoạt động người để hướng chúng phát triển phù hợp với quy luật xã hội, đạt mục tiêu xác định theo ý chí nhà quản lý với chi phí thấp nhất” Có thể nói quản lý vừa nghệ thuật, vừa khoa học Đó nghệ thuật mà người lãnh đạo quản lý khiến cho cấp làm việc hăng say hơn, hiệu cao Còn khoa học cách mà người lãnh đạo quản lý thực nghệ thuật quản lý Có thể nói xây dựng kế hoạch, tổ chức, đạo, giám sát bốn yếu tố công tác quản lý 2.3 Khái niệm Tổ chức Tổ chức hệ thống hoạt động có ý thức người nhằm đưa tập hợp nhân tố từ trạng thái tự do, rời rạc chưa hoàn chỉnh trở thành chỉnh thể mang cấu trúc chức chung, nhằm thực mục đích mục tiêu công việc đặt có hiệu cao Từ khái niệm nêu ta hiểu tổ chức hoạt động có ý thức cấp ủy đảng, quyền địa phương việc tập hợp thành tố nhỏ lẻ, rời rạc hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình du lịch thành hoạt động lớn hoàn chỉnh nội dung, xếp theo trình tự thời gian định nhằm mục đích tối cao truyền tải giá trị nhân văn sâu sắc giá trị thẩm mỹ cao đẹp hoạt động hữu ích đến với nhân dân, làm thỏa mãn đời sống tinh thần nhân dân đồng thời nâng cao nhận thức, trách nhiệm bổn phận người dân việc xây dựng phát triển đời sống văn hóa sở địa phương tình hình 2.4 Kế hoạch quản lý kế hoạch tổ chức hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình du lịch địa bàn xã Xây dựng Kế hoạch quản lý Kế hoạch tổ chức hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình du lịch có sở khoa học, đạt chất lượng cao mang lại hiệu thiết thực cho đời sống văn hóa tinh thần nhân dân Đó nhiệm vụ quan trọng cán công chức văn hóa-xã hội xã Thông thường người cán công chức văn hóa-xã hội xã làm tốt công tác quản lý khởi đầu việc xây dựng kế hoạch hay, có chất lượng, sát với thực tế Mối quan hệ kế hoạch quản lý mối quan hệ biện chứng, hữu cơ, khắng khít với tách rời Do đó, để công tác quản lý có hiệu quả, đòi hỏi người cán công chức văn hóa-xã hội xã phải có kỹ xây dựng kế hoạch quản lý kế hoạch tổ chức hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình du lịch địa bàn xã Kế hoạch Quản lý Kế hoạch Tổ chức có vai trò tầm quan trọng kim nam hướng hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình du lịch địa phương quan điểm, đường lối, chủ trương, sách Đảng Pháp luật Nhà nước; Đồng thời động lực thúc đẩy hoạt động phát triển lên tương lai Với vai trò người “giúp Ủy ban nhân dân xã việc quản lý tổ chức hoạt động thể dục, thể thao, văn hóa văn nghệ quần chúng, câu lạc bộ, lễ hội truyền thống, bảo vệ di tích lịch sử văn hóa, danh lam thắng cảnh địa phương, điểm vui chơi giải trí xây dựng nếp sống văn minh, gia đình văn hóa, ngăn chặn việc truyền bá tư tưởng phản động, đồi trụy hình thức văn hóa, nghệ thuật tệ nạn xã hội khác địa phương” người cán công chức văn hóavăn hội xã cần phải nắm vững sử dụng thành thạo quy trình việc xây dựng Kế hoạch Quản lý, Kế hoạch Tổ chức hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình du lịch Quy trình xây dựng Kế hoạch Quản lý hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình du lịch địa bàn xã Quản lý hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình du lịch địa bàn xã hoạt động có ý thức UBND xã, cán công chức văn hóa-xã hội xã thành viên có liên quan nhằm xếp, tổ chức, huy, điều hành, hướng dẫn thực hiện, kiểm tra trình diễn hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình du lịch địa bàn xã cho với quan điểm đường lối, chủ trương sách Đảng pháp luật Nhà nước, định hướng phát triển kinh tế-xã hội địa phương, phù hợp với đời sống văn hóa phong mỹ tục dân tộc nhằm nâng cao đời sống tinh thần cho nhân dân 3.1 Quy trình xây dựng Kế hoạch Quản lý ngắn hạn (hằng năm) Hàng năm, cán công chức văn hóa-xã hội xã cần lập bảng Kế hoạch Quản lý hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình du lịch địa bàn xã có nội dung cụ thể để tham mưu cho UBND xã quản lý tốt hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình du lịch địa bàn xã Trong bảng Kế hoạch Quản lý cần nắm vững hoạt động mang tính truyền thống, thường niên phát sinh, sở lên phương án quản lý nhằm tổ chức thực hoạt động đạt chất lượng hiệu cao Bước 1: Lập bảng kế hoạch quản lý Để lập bảng kế hoạch quản lý hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình du lịch địa phương cách khoa học, người cán công chức-văn hóa, xã hội xã cần phải tiến hành khảo sát, thống kê số lượng hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình du lịch mang tính truyền thống, thường niên phát sinh năm gần theo trình tự thời gian cụ thể năm, hoạt động phải có đầy đủ thông tin thiết yếu sau đây: Tên hoạt động; Chủ thể tổ chức hoạt động Thời gian tổ chức hoạt động: Ghi rõ ngày, tháng, năm, đến ngày, tháng, năm Chủ thể tổ chức: (Ai người tổ chức, cá nhân, tập thể, Ban quản lý) (Ví dụ; Lễ Hội Tháp Bà PONAGA Nha Trang diễn từ ngày, tháng năm, đến ngày, tháng, năm… Ban quản lý Tháp Bà tổ chức) Địa điểm hoạt động: Ghi địa điểm cụ thể (xã, thôn, đội, ấp, làng …) Ý nghĩa, mục đích, nội dung, hình thức quy mô hoạt động Các loại hình hoạt động: - Lễ hội truyền thống; Lễ hội dân gian; Lễ hội Tôn giáo - Hội thi, hội diễn văn hóa, văn nghệ, thể dục thể thao quần chúng - Các giải thể thao quần chúng: Bóng đá, bóng bàn, cầu lông, vật, kéo co, đá gà… - Các giải văn hóa, văn nghệ quần chúng (ca hát, múa, vẽ, kể chuyện, ngâm thơ, diễn kịch gia đình, nuôi khỏe, dạy ngoan, ông bà cha mẹ mẫu mực, cháu thảo hiền - Lịch mời đoàn văn nghệ chuyên nghiệp, đội chiếu bóng lưu động - Các hội nghị tôn vinh người tốt, việc tốt, người có mô hình làm nông nghiệp giỏi, người có nhiều đóng góp xây dựng đời sống văn hóa - xã hội địa phương… - Các diễn đàn quảng bá tuyên truyền sức khỏe sinh sản, sức khỏe giới tính, phòng chống HIV/AIDS, phòng chóng ma túy, mại dâm, bạo lực gia đình tệ nạn xã hội khác - Các kiện quảng bá tuyên truyền việc lập Quỹ khuyến học Phát động phong trào thi đua khen thưởng, tôn vinh em học sinh, sinh viên xã có nhiều thành tích học tập trao học bổng cho em - Phối hợp với Ban Văn hóa xã, Ban đạo toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa, tổ chức Hội nghị quán triệt động viên quần chúng nhân dân thực nếp sống văn minh việc cưới, việc tang lễ hội - Các hoạt động dịch vụ văn hóa, dịch vụ du lịch phục vụ đời sống văn hóa - xã hội địa phương -Các hoạt động thông tin tuyên truyền quan điểm đường lối Đảng Chính sách Pháp luật Nhà nước địa phương - Phát động phong trào Toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa, gia đình, thôn, xóm, ấp, bản, làng, xã văn hóa - Các hoạt động khác thuộc lĩnh vực văn hóa, thể thao gia đình du lịch phát sinh địa phương vào năm gần đây… Bước 2: Lập báo cáo tổng thể trình UBND xã xem xét phê duyệt Sau hoàn thiện bảng kế hoạch quản lý, cán công chức văn hóa - xã hội xã có trách nhiệm lập báo cáo tổng thể Kế hoạch quản lý hoạt động năm trình UBND xã xem xét phê duyệt, sở triển khai thực Bước 3: Xây dựng phương án quản lý Căn vào mục đích, ý nghĩa, nội dung, hình thức, quy mô tổ chức tầm quan trọng hoạt động mà xây dựng phương án quản lý cho phù hợp, nhằm đảm bảo an toàn cho hoạt động Trên sở Bảng Kế hoạch quản lý hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình du lịch năm UBND xã phê duyệt, người công chức văn hóa-xã hội xã phải có trách nhiệm phối hợp với quan đoàn thể có chức xây dựng phương án quản lý cho hoạt động trình UBND xã phê duyệt để triển khai thực Làm điều chủ động xử lý giải kịp thời tình phức tạp nảy sinh nơi đông người mà thường gặp như: Mất an ninh trật tự, say xỉn, đánh lộn, cướp giật, tệ nạn xã hội khác … Đồng thời tích cực tham mưu đề xuất phương án quản lý tối ưu nhằm hạn chế tiêu cực, phòng chống tệ nạn xã hội, bảo vệ vệ sinh môi trường, giữ gìn an ninh trật tự, giúp cho chủ thể tổ chức thực thắng lợi mục tiêu kế hoạch hoạt động đề Quy trình xây dựng Kế hoạch quản lý trung hạn dài hạn (3 đến năm) Đối với địa phương, dạng kế hoạch trung hạn dài hạn cần phải có phân kỳ, phân hạn, xác định tiến độ thực cụ thể theo năm tổng thể năm; Đòi hỏi người cán công chức văn hóa-xã hội xã phải có trình độ xây dựng kế hoạch năm năm cụ thể, rõ ràng nhằm đạt mục tiêu đề Nội dung kế hoạch tổng thể năm năm cần quan tâm đến hoạt động tiêu biểu năm Thông thường kiện tổ chức trọng điểm phục vụ nhiệm vụ trị theo năm chẵn, nhằm phát huy sức mạnh toàn đảng, toàn quân toàn dân chung sức chung lòng, phát huy truyền thống cách mạng xây dựng quê hương ngày giàu đẹp Hoặc tổ chức Lễ hội dân gian, Lễ hội truyền thống có tác động to lớn ảnh hưởng sâu sắc đến tình cảm tư tưởng nhân dân thời kỳ hội nhập phát triển đất nước Mặt khác xây dựng kế hoạch năm năm tinh thần định hướng cho phát triển, vận động nguồn lực xã hội tham gia … Từ kết việc khảo sát, nắm vững số lượng chất lượng hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình, du lịch tổ chức thường niên phát sinh vào năm gần địa bàn xã, trình tự thời gian hoạt động diễn hàng năm, vào chiến lược xây dựng phát triển kinh tế-xã hội năm địa phương, xây dựng kế hoạch quản lý năm năm hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình du lịch, yêu cầu người cán công chức xã hội xã phải có trình độ nhận định, phân tích, đánh giá hoạt động gắn liền với kiện trị, kỷ niệm ngày lễ lớn đất nước, dân tộc, hoạt động hướng tới mục đích quảng bá tuyên truyền mạnh địa phương, để chủ động xây dựng phương án quản lý Để việc xây dựng kế hoạch quản lý hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình du lịch từ năm đến năm đạt kết tốt, người cán công chức văn hóa-xã hội xã cần phải nắm vững quy trình xây dựng kế hoạch quản lý tổng thể có thời hạn từ đến năm theo bước sau: Bước 1: Xây dựng bảng kế hoạch quản lý trung hạn dài hạn Nhận định, phân tích, đánh giá, chọn lựa xác định hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình du lịch trọng tâm năm, sở xây dựng bảng kế hoạch quản lý tổng thể từ năm đến năm để tham mưu cho UBND xã Các yếu tố để nhận xét, đánh giá, chọn lựa xác định hoạt động trọng tâm: 1.1 Mục đích, ý nghĩa, tầm quan trọng cần thiết hoạt động, 1.2 Chủ thể quản lý để cấp định quản lý phù hợp, phản ánh việc bất thường xảy lên cấp hay hội nghị, đơn vị, ngành… Thực chất, báo cáo loại văn thuật lại việc, vấn đề người cho đối tượng biết Chính vậy, báo cáo phải có nội dung trung thực, xác, đầy đủ, kịp thời a) Các loại báo cáo: - Báo cáo thường kỳ, - Báo cáo đột xuất, - Báo cáo sơ kết, - Báo cáo tổng kết, - Báo cáo chuyên đề b) Nội dung báo cáo: Phần mở đầu: Nêu điểm chủ trương công tác, nhiệm vụ giao, nêu hoàn cảnh thực (những khó khăn, thuận lợi có ảnh hưởng chi phối kết thực nhiệm vụ giao) Phần nội dung: Kiểm điểm việc làm được, việc chưa hoàn thành, ưu khuyết điểm trình thực hiện, đánh giá kết quả, nguyên nhân thành công thất bại Báo cáo tuần: Nêu vấn đề cấp bách, cần giải lĩnh vực quản lý, đề xuất với cấp cách giải vấn đề nêu Báo cáo tháng: Kiểm điểm việc thực nhiệm vụ giao, kết việc thực định cấp trên, tình hình thực kế hoạch, đề án (nếu có) Báo cáo sáu tháng: Đánh giá kết thực nhiệm vụ quan, ngành, địa phương, dự kiến việc thực nhiệm vụ tháng tới nêu biện pháp thực Báo cáo năm: Nội dung giống báo cáo tháng chi tiết hơn, tổng hợp tình hình năm, nêu phương hướng nhiệm vụ cho năm sau (trên sở gợi ý phương hướng nhiệm vụ cho năm tới cấp trên)l Báo cáo đột xuất: Tóm tắt tình hình xảy việc, nguyên nhân phát sinh, biện pháp xử lý, kiến nghị giải Phần kết luận: Kiến nghị phương hướng, giải pháp khắc phục hoạt động tiếp theo, đề nghị giúp đỡ, hỗ trợ cấp c) Yêu cầu viết báo cáo: - Khi kiểm điểm lại việc làm, thiết phải đánh giá kết quả, nguyên nhân thành công hay thất bại Đây sở để rút học cho việc thực nhiệm vụ thời gian - Các thông tin báo cáo phải trung thực, xác, khách quan cần có thông tin cụ thể, trọng điểm 318 - Hành văn ngắn gọn, rõ ràng, mạch lạc, không cầu kỳ, khoa trương, sa vào chi tiết rườm rà Báo cáo văn mô tả, tránh đưa luận giải mang tính sáng tạo, mà trình bày đánh giá, nhận định dựa kết khảo sát, mô tả - Khi soạn thảo báo cáo, người soạn thảo thường phải vào mẫu, vào quy định cấp - cấp nhận báo cáo, nhiều trường hợp cấp nhận báo cáo có hướng dẫn làm báo cáo theo yêu cầu, mẫu, cột, mục thống kê Trong trường hợp đó, người soạn thảo không tuỳ tiện cắt bỏ yêu cầu, thay đổi cột mục quy định lý - Trong trường hợp mẫu quy định, vào yêu cầu, mục đích đối chiếu kết công tác, người làm báo cáo phải tự xác định yêu cầu, nội dung mục đích báo cáo Sau xác định rõ mục đích, yêu cầu, người làm báo cáo bắt tay vào thu thập tài liệu để viết báo cáo tương ứng với thực trạng công tác - Có thể dùng sơ đồ, biểu mẫu để chứng minh, nhằm làm tăng tính thuyết phục thông tin đưa Về việc sử dụng biểu đồ cần lưu ý yêu cầu sau đây: Nếu biểu đồ có kích thước lớn nửa trang giấy cần trình bày riêng trang Biểu đồ trình bày xem riêng rẽ nội dung mô tả, phải trình bày hiểu phải diễn giải lời tốt Cần đánh thứ tự biểu đồ chữ số A-rập, Hình vẽ nên đánh thứ tự theo phần Số thứ tự tên biểu đồ đặt phía biểu đồ Còn, số thứ tự tên hình vẽ đặt phía hình vẽ Biểu đồ đưa vào thẳng nội dung, biểu đồ cần thiết để hiểu nội dung, mang tính minh hoạ thiếu không ảnh hưởng đến việc đọc hiểu nội dung trình bày vào thành phụ lục cuối Một nội dung báo cáo lớn nên đưa bảng biểu thành phụ lục cuối Biểu đồ trích dẫn nội dung khác trích dẫn phải rõ xuất xứ Xuất xứ (nguồn) trình bày bên tên gọi biểu đồ Trong phần nội dung lời phải có dẫn biểu đồ, sau biểu đồ trình bày cuối đoạn trang sau biểu đồ trình bày riêng biệt trang phần lại trang trước trình bày nội dung (Tham khảo mẫu báo cáo phụ lục) 2.6 Biên Biên văn hành dùng để ghi chép lại việc xảy xảy hoạt động quan, tổ chức người chứng kiến thực a) Các loại biên bản: - Biên hội nghị, họp - Biên việc xảy (sự kiện, cố) - Biên xử lý 319 - Biên bàn giao, nghiệm thu, kiểm kê tài sản… b) Nội dung biên bản: Đặt vấn đề: Ghi rõ thời gian lập biên bản, địa điểm, thành phần tham gia Nội dung biên bản: ghi theo cách - Ghi diễn biến kiện (có thể ghi chép chi tiết đầy đủ kiện: bàn giao, kiểm tra, họp ) ví dụ Biên việc xảy ra: ghi thời gian địa điểm lập biên bản, thành phần tham dự, diễn biến vụ việc xảy ra, kết luận bước đầu nguyên nhân xảy việc, người chịu trách nhiệm Biên bàn giao, nghiệm thu công việc: ghi việc bàn giao, ngày tháng năm, địa điểm, thành phần tham gia nội dung bàn giao - Ghi chép theo cách tổng hợp ví dụ Biên hội nghị, họp: Biên hội nghị loại văn hành dùng để ghi chép lại, phản ánh lại ý kiến thảo luận hội nghị, kết luận, định hội nghị Trước tiên Biên cần ghi mục đích họp, thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, chương trình nghị sự, chủ toạ, thư ký, giới thiệu đại biểu tham dự Sau ghi tóm tắt diễn văn khai mạc, báo cáo, tham luận, ý kiến thảo luận, biểu (nếu có) thông qua văn kiện, lời kết thúc bế mạc (Nếu có văn kèm theo nội dung phát biểu ghi tên người trình bày ghi “xem văn kèm theo”; văn ghi tóm tắt nội dung.) - Ghi theo cách điền vào cột, mục theo mẫu sẵn (Biên xử lý vi phạm, biên hòa giải ) Kết thúc biên bản: Ghi thời gian kết thúc có tối thiểu 02 chữ ký (chủ trì thư ký) c) Yêu cầu soạn thảo sử dụng biên Nội dung biên phải ghi chép xác, cụ thể, trung thực số liệu, kiện, khách quan, xác đầy đủ, không suy đoán chủ quan, mà vào trọng tâm, trọng điểm, không diễn giải lan man Biên hội nghị phận cấu thành hồ sơ hội nghị cần phải ban hành theo quy định Biên xử lý chứng quan trọng để ban hành định tương ứng, không nên (và không được) sử dụng biên để thay cho văn đưa định quản lý 2.7 Hợp đồng Hợp đồng thoả thuận, cam kết hai hay nhiều bên Thoả thuận, cam kết dạng văn “Hợp đồng văn bản” lời nói “Hợp đồng miệng” Sự thoả thuận, cam kết đưa đến xác lập thay đổi chấm dứt quyền, nghĩa vụ bên có liên quan Dưới phần nghiên cứu hợp đồng dạng văn a) Các điều kiện giao kết hợp đồng 320 - Về thoả thuận tự nguyện: Hợp đồng thiết lập sở tự nguyện, tự ý chí bên Không có ai, quan, tổ chức ép buộc đối tác phải ký kết hợp đồng; - Về lực bên tham gia ký kết hợp đồng: đòi hỏi bên tham gia ký kết hợp đồng phải có lực pháp lý theo quy định pháp luật Trong giao kết hợp đồng, để bảo đảm tính hợp pháp hợp đồng nâng cao độ tin cậy hợp đồng, bên phải tìm hiểu lực thực thi khả thực cam kết đối tác Do vậy, tự nảy sinh nhu cầu chứng minh lực thực thi cam kết bên trước thức ký kết hợp đồng - Về nội dung cam kết phải hợp pháp, phù hợp đạo đức xã hội, phong tục tập quán Điều kiện bảo đảm cho hợp đồng có hiệu lực thi hành Ngược lại, vi phạm điều kiện trên, hợp đồng hiệu lực Ngoài ra, hợp đồng phải tuân theo khuôn mẫu định nội dung, hình thức văn b) Nội dung hợp đồng: Cấu trúc hợp đồng gồm ba phần Phần mở đầu gồm: - Nêu pháp lý cho giao kết hợp đồng; - Nêu thực tế liên quan đến nội dung thiết lập hợp đồng; Ngoài phần mở đầu bao gồm yếu tố thời gian, không gian, thành phần thông tin cần thiết liên quan đến bên tham gia hợp đồng Phần nội dung hợp đồng bao gồm: - Các nội dung công việc cần giao kết; - Vấn đề quyền, nghĩa vụ bên trách nhiệm thực hợp đồng với nội dung công việc cụ thể: Thời gian, khối lượng, địa điểm, phương thức thực ; - Những vấn đề bổ sung điều kiện bảo đảm thực hiện, khuyến khích thực Ngoài nội dung trên, trường hợp cụ thể hợp đồng bao gồm vấn đề về: Phương thức toán, hoàn trả sau hợp đồng; Phương thức điều chỉnh thoả thuận lại hợp đồng cần thiết; Phương thức giải tranh chấp, xung đột…; Phần kết thúc hợp đồng bao gồm: - Nội dung thi hành hợp đồng; - Các biện pháp bảo đảm thi hành; - Các thủ tục chung kết thúc văn hợp đồng Khi trình bày hợp đồng, thông thường trình bày dạng văn điều khoản xác định bên với quyền, nghĩa vụ trách nhiệm cụ thể Trên sở cấu trúc nội dung hợp đồng nêu trên, tuỳ theo loại hợp đồng vụ, việc cụ thể người ta vận dụng để soạn thảo hợp đồng cho thích hợp 321 c) Các loại hợp đồng: Hợp đồng dân Hợp đồng dân xác lập nhằm thoả mãn yêu cầu sinh hoạt, tiêu dùng, đáp ứng nhu cầu giao dịch tài sản phi tài sản như: hợp đồng cầm cố, mua bán, thuê, mướn, vay, mượn, tặng cho tài sản hợp đồng quyền, sở hữu trí tuệ… Hợp đồng dân sự ký kết giữa: - Cá nhân với cá nhân pháp nhân, hộ gia đình - Pháp nhân với pháp nhân với hộ gia đình, - Hộ gia đình với hộ gia đình Thực tế cho thấy, hợp đồng dân giao kết nhiều dạng quan hệ khác nhau, chúng quy hai loại là: - Hợp đồng song vụ: Các bên tham gia hợp đồng có quyền có nghĩa vụ quan hệ hợp đồng Chẳng hạn hợp đồng mua, bán tài sản, hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất… - Hợp đồng đơn vụ: Một bên tham gia hợp đồng có quyền, bên có nghĩa vụ thực Chẳng hạn hợp đồng cho, tặng; hợp đồng bảo lãnh, gửi giữ, uỷ quyền không trả thù lao… Hợp đồng kinh tế Hợp đồng kinh tế (còn tên gọi chung cho Hợp đồng kinh tế - thương mại), văn ghi nhận thoả thuận tự nguyện bên đầu tư, sản xuất, mua bán vật tư, hàng hoá, dịch vụ, nghiên cứu khoa học…, nhằm mục đích kinh doanh Hợp đồng kinh tế xác lập đáp ứng nhu cầu làm kinh tế, kinh doanh kiếm lời chủ thể Cho nên Hợp đồng kinh tế hướng đến đối tượng gắn liền với trình sản xuất, lưu thông, đầu tư cuối hiệu vốn đưa vào đầu tư, lưu thông… Tham gia Hợp đồng kinh tế bắt buộc phải có bên pháp nhân, bên pháp nhân cá nhân có đăng ký kinh doanh… Hợp đồng kinh tế phải thực văn với điều khoản cụ thể, chặt chẽ Các dạng Hợp đồng kinh tế thường dùng là: - Hợp đồng liên kết: Văn bên cam kết liên doanh thực đầu tư, sản xuất, kinh doanh… - Hợp đồng mua bán vật tư, hàng hoá; - Hợp đồng uỷ thác; - Hợp đồng đầu tư – kinh doanh – chuyển giao - Hợp đồng cung ứng dịch vụ; - Hợp đồng xây dựng; 322 - Hợp đồng nghiên cứu khoa học; - Hợp đồng gia công hàng hoá… Một số vấn đề cần lưu ý soạn thảo văn Hợp đồng kinh tế - Về quốc hiệu: Đối với hợp đồng giao dịch thương mại quốc tế không ghi quốc hiệu chủ thể loại hợp đồng thường có quốc tịch khác - Số ký hiệu hợp đồng: Thường ghi văn góc trái phái tên văn Hợp đồng kinh tế Đây thông tin cần thiết cho việc lưu trữ, tra cứu; ký hiệu hợp đồng viết tắt chữ cái, in hoa tên loại hợp đồng Ví dụ: Hợp đồng số 07/HĐMB (số ký hiệu loại hợp đồng mua bán hàng hoá) - Tên hợp đồng: Thường lấy tên hợp đồng theo loại cụ thể ghi chữ to đậm phía quốc hiệu ( ) - Những xác lập hợp đồng: lập hợp đồng phải nêu văn pháp luật, văn làm sở cho thoả thuận nội dung mà Hợp đồng kinh tế hướng đến Chẳng hạn pháp lệnh, nghị định, định, văn hướng dẫn cấp, ngành; văn thoả thuận hai bên chủ thể họp bàn nội dung hợp đồng trước có - Thời gian, địa điểm ký kết hợp đồng: Đây thông tin quan trọng phải ghi rõ để chứng minh giao dịch bên Khi cần thiết Nhà nước thực kiểm soát, bảo vệ bên, đồng thời quan trọng dựa vào chủ thể ấn định thời hạn hợp đồng bắt đầu kết thúc lúc Thông thường thời gian ký kết thời điểm để thoả thuận ấn định cho hợp đồng bắt đầu có hiêụ lực Ví dụ: "Hợp đồng có hiệu lực 24 tháng kể từ ngày ký " - Thông tin chủ thể hợp đồng: + Đánh giá độ tin cậy đối tác: Để bảo đảm tin cậy, loại trừ rủi ro giao kết bên phải kiểm tra lẫn tư cách pháp nhân giấy phép đăng ký kinh doanh, đánh giá lực, kiểm tra hoạt động thực tế đối tác trước giao kết + Địa doanh nghiệp: Trong hợp đồng phải ghi rõ nơi có trụ sở pháp nhân đóng, cần bên tìm đến để liên hệ, giao dịch tìm hiểu rõ ràng trước ký kết Hợp đồng kinh tế, yêu cầu bên phải ghi rõ số nhà, đường phố, xóm ấp, phường, xã, quận, huyện Nếu thực tâm có ý thức phối hợp làm ăn lâu dài đàng hoàng họ khai đầy đủ + Điện thoại, Telex, Fax: Đây phương tiện thông tin quan trọng, chủ thể hợp đồng thông thường họ có số đặc định cho phương tiện thông tin để giao dịch với nhau, giảm bớt chi phí lại liên hệ, trừ trường hợp bắt buộc phải gặp mặt + Tài khoản mở ngân hàng: Đây vấn đề bên tham gia hợp đồng đặc biệt quan tâm Khi đối tác biết số tài khoản, lượng tiền có tài khoản, họ tin tưởng khả toán để yên tâm ký kết thực hợp đồng + Người đại diện ký kết: Về nguyên tắc phải người đứng đầu pháp nhân người đứng tên giấy phép đăng ký kinh doanh doanh nghiệp tư nhân, 323 pháp luật Hợp đồng kinh tế cho phép họ uỷ quyền cho người khác với điều kiện họ phải viết giấy uỷ quyền + Giấy uỷ quyền: Phải ghi rõ số lưu, thời gian viết uỷ quyền, chức vụ người ký giấy uỷ quyền, đồng thời phải ghi rõ họ tên, chức vụ, số chứng minh nhân dân (CMND) người uỷ quyền, nội dung phạm vi công việc ủy quyền thời hạn uỷ quyền, pháp luật bắt buộc người thủ trưởng uỷ quyền phải chịu trách nhiệm thân họ ký hợp đồng, bên đối tác cần kiểm tra giấy uỷ quyền trước ký kết hợp đồng - Về nội dung văn Hợp đồng kinh tế Thông thường nội dung văn Hợp đồng kinh tế có điều khoản sau đây: + Về số lượng, khối lượng, giá trị hàng hoá, sản phẩm mà bên thoả thuận tiền hay ngoại tệ; chất lượng, chủng loại, quy cách sản phẩm hàng hoá yêu cầu công việc; giá cả, bảo hành + Điều kiện nghiệm thu giao nhận; phương thức toán + Các biện pháp bảo đảm thực trách nhiệm thực + Các thoả thuận khác Những điều kiện phân tích thành: + Những điều khoản chính: Đây điều khoản bắt buộc phải có để hình thành nên chủng loại hợp đồng cụ thể bên quan tâm thoả thuận, thiếu điều khoản chủng loại hợp đồng văn Hợp đồng kinh tế giá trị Chẳng hạn hợp đồng mua bán hàng hoá phải có điều khoản như: số lượng hàng, chất lượng quy cách hàng hoá, giá cả, điều kiện giao nhận hàng, phương thức toán điều khoản chủng loại Hợp đồng kinh tế mua bán hàng hoá + Những điều khoản thường lệ: Là điều khoản pháp luật điều chỉnh, bên ghi không ghi vào văn Hợp đồng kinh tế Nếu không ghi vào văn Hợp đồng kinh tế coi bên công nhận phải có trách nhiệm thực quy định Nếu bên thoả thuận ghi vào hợp đồng nội dung không trái với điều pháp luật quy định Ví dụ: điều khoản bồi thường thiệt hại, điều khoản thuế ( ) + Điều khoản tuỳ nghi: Là điều khoản bên tự thoả thuận với chưa có quy định Nhà nước có quy định Nhà nước bên phép vận dụng linh hoạt vào hoàn cảnh thực tế bên mà không trái với pháp luật Ví dụ: Điều khoản thưởng vật chất thực hợp đồng xong trước thời hạn, điều khoản toán vàng, ngoại tệ hay tiền mặt, v.v ( ) - Về ký kết hợp đồng + Số lượng hợp đồng cần ký: Xuất phát từ yêu cầu lưu giữ, cần quan hệ giao dịch với quan ngân hàng, trọng tài kinh tế, quan chủ quản cấp trên, , mà bên cần thoả thuận lập số lượng vừa đủ, vấn đề quan trọng hợp đồng phải có nội dung giống có giá trị pháp lý 324 + Đại diện bên ký kết: Mỗi bên cần cử người đại diện ký kết, thông thường thủ trưởng quan người đứng tên giấy phép kinh doanh, pháp luật cho phép họ uỷ quyền giấy tờ cho người khác ký Việc ký hợp đồng thực cách gián tiếp như: bên soạn thảo ký trước gửi cho bên đối tác, đồng ý với nội dung thoả thuận bên đưa ký vào hợp đồng có giá trị trường hợp trực tiếp gặp ký kết Những người có trách nhiệm ký kết phải lưu ý ký chữ ký đăng ký thông báo, không chấp nhận loại chữ ký tắt, chữ ký thay đổi khác với chữ ký đăng ký với cấp trên, việc đóng dấu quan bên cạnh người đại diện ký kết có tác dụng tăng thêm long trọng tin tưởng đối tác yêu cầu bắt buộc thủ tục ký kết hợp đồng Hợp đồng lao động Hợp đồng lao động thoả thuận người lao động người sử dụng lao động việc làm, tiền công điều kiện liên quan Khi phân loại hợp đồng lao động phổ biến phân chia theo thời gian: - Hợp đồng lao động không xác định thời hạn - Hợp đồng lao động xác định thời hạn; - Hợp đồng lao động khoán việc: Hợp đồng lao động theo mùa, vụ; hợp đồng theo phần việc cụ thể Thực chủ trương phát triển kinh tế thị trường có quản lý nhà nước, quan hệ người sử dụng lao động người lao động xác lập sở hợp đồng lao động Trong xác định rõ quyền, trách nhiệm, nghĩa vụ người sử dụng lao động người lao động Thực tế cho thấy, vi phạm quy định pháp luật lao động nói chung vi phạm hợp đồng lao động nói riêng phổ biến Người lao động vào vị trí yếu chịu nhiều ràng buộc tham gia hợp đồng lao động Công tác quản lý văn 3.1 Tổng quan công tác văn thư 3.1.1 Khái niệm Công tác văn thư theo cách gọi truyền thống công tác công văn giấy tờ Ngày công tác văn thư hiểu hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ công tác lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành công việc quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị-xã hội, tổ chức kinh tế đơn vị vũ trang nhân dân (gọi chung quan, tổ chức) Công tác văn thư có ý nghĩa sau: - Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý, điều hành công việc chuyên môn quan, tổ chức nói chung Công tác văn thư vừa có chức bảo đảm thông tin cho hoạt động quan, tổ chức, vừa có chức truyền đạt, phổ biến thông tin văn bản; 325 - Làm tốt công tác văn thư góp phần giải công việc quan, tổ chức nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật quốc gia, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ; - Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan, tổ chức Nội dung tài liệu hình thành nhận trình giải công việc phản ánh xác, chân thực hoạt động quan, tổ chức; - Công tác văn thư có nề nếp bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ Nguồn bổ sung tài liệu vào lưu trữ chủ yếu từ giai đoạn văn thư Trong trình hoạt động mình, quan, tổ chức cần phải tổ chức thực tốt công tác lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Hồ sơ lập hoàn chỉnh, văn giữ đầy đủ thực công tác lưu trữ thuận lợi bổ sung nhiều tài liệu vào Phông lưu trữ quốc gia 3.1.2 Hình thức tổ chức công tác văn thư Hiện nay, nước ta, quan, tổ chức áp dụng ba hình thức tổ chức công tác văn thư quan văn thư tập trung, văn thư phân tán văn thư hỗn hợp Văn thư tập trung : Là hình thức văn thư toàn công đoạn văn thư thao tác nghiệp vụ xử lý văn thực nơi chung cho quan, văn phòng, phòng hành Hình thức áp dụng quan không lớn, đóng tập trung, quan nhỏ văn phòng UBND huyện, UBND cấp xã Văn thư phân tán: Là hình thức văn thư công đoạn thao tác nghiệp vụ văn thư phân chia cho nhiều đơn vị quan thực hiện, đơn vị thực nhiệm vụ giống nhau, đánh máy, in, nhân bản, trình ký văn bản, cho số ký hiệu văn Hình thức áp dụng quan lớn, đơn vị đóng không tập trung Nhưng hình thức chuyển dần sang hình thức hỗn hợp Văn thư hỗn hợp: Là hình thức số công việc văn thư thực tập trung (tiếp nhận văn bản, đăng ký văn bản, nhân bản, đóng dấu, ban hành văn bản, kiểm tra thi hành văn bản, ), số công việc thực phân tán (soạn thảo văn bản, in ấn, lưu giữ hồ sơ việc, ) Hình thức hỗn hợp áp dụng phổ biến hầu hết quan, tổ chức Nhìn chung, dù áp dụng hình thức văn thư nào, công việc công tác văn thư quan phải đơn vị phụ trách, văn phòng phòng hành Đối với quan nhỏ không lập phận văn thư chuyên trách thuộc phòng hành chính, nhân viên văn thư, thư ký, hay cán lãnh đạo quan đảm nhiệm Khi lựa chọn hình thức tổ chức công tác văn thư cần yếu tố sau đây: - Chức năng, nhiệm vụ, phạm vi thẩm quyền quan; - Khối lượng văn chu chuyển (đi, đến, nội bộ); - Số lượng đặc điểm đơn vị trực thuộc (tình hình cán văn thư đơn vị, phương tiện kỹ thuật, v.v ) 326 Trong hình thức tổ chức công tác văn thư, hình thức hỗn hợp hợp lý Hình thức cho phép giảm bớt cho phí cho việc thực công việc, cải tiến tổ chức lao động cho cán văn thư chuyên trách, tạo điều kiện thuận lợi cho việc định mức hoá, chuyên môn hoá, đảm bảo thống đạo tổ chức nghiệp vụ, tiến tới tập trung hoá, đại hoá số quy trình nghiệp vụ văn thư cách hợp lý 3.1.3 Yêu cầu cán văn thư Trong trình thực nội dung công việc, công tác văn thư quan, tổ chức phải bảo đảm yêu cầu: Nhanh chóng, Chính xác, Bí mật, Hiện đại Trong trình thực nội dung công tác văn thư cụ thể, soạn thảo văn bản, in ấn văn bản, đăng ký văn bản, gửi văn bản, lưu văn bản, theo dõi việc giải văn bản, gắn liền với việc sử dụng phương tiện kỹ thuật đại Vì yêu cầu đại hoá công tác văn thư trở thành tiền đề bảo đảm cho công tác văn thư nhanh đáp ứng yêu cầu từ hoạt động quan xu hướng đại hóa văn phòng, văn phòng đại Hiện đại hoá công tác văn thư ngày nay, trước hết nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư việc sử dụng máy móc thiết bị văn phòng đại 3.1.4 Nội dung công tác văn thư Nội dung công tác văn thư ghi Khoản 2, Điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư Nội dung công tác văn thư gồm có bốn khâu nghiệp vụ sau: - Xây dựng ban hành văn bản; - Quản lý văn tài liệu khác; - Quản lý sử dụng dấu quan; - Lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành quan 3.2 Quản lý văn 3.2.1 Nguyên tắc chung việc tổ chức quản lý văn Văn quan thực chất công cụ điều hành, quản lý phạm vi thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao Vì việc tổ chức quản lý văn phải bảo đảm nguyên tắc sau : - Chính xác, kịp thời, quy trình quy định pháp luật; - Tất văn bản, giấy tờ quan gửi phải đăng ký làm thủ tục gửi văn thư quan Quy định nhằm đảm bảo tổ chức quản lý thống văn quan, tổ chức 3.2.2 Nội dung quản lý văn a) Đăng ký văn Đăng ký văn việc ghi chép số thông tin cần thiết văn đi, như: số, ký hiệu, ngày tháng năm, trích yếu nội dung văn bản, v.v vào phương tiện đăng 327 ký, sổ đăng ký văn đi, thẻ, máy vi tính, nhằm quản lý chặt chẽ văn quan tra tìm văn nhanh chóng Yêu cầu đăng ký văn phải ghi đầy đủ xác yếu tố cần thiết có phương tiện đăng ký Trước đăng ký văn bản, văn phải kiểm tra lại lần cuối trình bày thể thức văn bản, thẩm quyền ban hành văn bản, Ngoài ra, đăng ký văn cần hoàn thiện thủ tục phát hành văn như: - Ghi số lên văn bản: Số văn số đăng ký thứ tự văn năm, tính từ ngày 01 tháng 01 năm Những quan, tổ chức hoạt động theo nhiệm kỳ lấy số văn theo nhiệm kỳ; - Ghi ngày, tháng, năm lên văn bản: Ngày, tháng, năm văn ngày tháng năm văn ký ban hành Trường hợp văn Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng nhân dân ban hành lấy ngày tháng năm văn thông qua Ngày tháng năm văn ghi số Ả rập phải ghi rõ ràng, xác (đối với ngày 10 tháng thêm số đằng trước); - Đăng ký văn đi: Việc đăng ký văn thực phương tiện sổ, máy vi tính Đối với quan, tổ chức dùng sổ số lượng văn ban hành nhiều (thường 500 văn năm) năm lập nhiều loại sổ đăng ký văn khác loại văn bản, thường là: sổ đăng ký văn (mật); sổ đăng ký văn (thường); sổ đăng ký văn (văn quy phạm pháp luật) b) Chuyển giao văn - Tất văn phải đăng ký chuyển ngày có chữ ký người có thẩm quyền đóng dấu quan; - Việc gửi văn phải nơi nhận ghi văn bản; - Những văn có dấu mức độ khẩn phải chuyển trước tuỳ theo mức độ khẩn; - Tất loại văn gửi phải có phong bì Do phải thực công việc chọn phong bì, trình bày phong bì, dán phong bì làm thủ tục gửi c) Sắp xếp lưu văn Văn ban hành phải lưu lại 02 bản, 01 lưu phận văn thư quan, 01 lưu lại hồ sơ công việc cán trực tiếp soạn thảo văn Tại tập lưu văn phận văn thư quan, văn lưu xếp theo thứ tự số văn đăng ký theo sổ đăng ký văn 3.3 Quản lý văn đến 3.3.1 Nguyên tắc chung việc quản lý giải văn đến - Mọi văn đến phải tập trung đăng ký văn thư quan Đối với văn đến ghi phong bì đích danh thủ trưởng quan, sau bóc ra, nội dung văn việc công phải đăng ký văn thư quan 328 - Việc tiếp nhận đăng ký văn đến văn thư quan theo nguyên tắc kịp thời, xác thống - Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải làm thủ tục phân phối sau đăng ký - Những văn mật phải người có trách nhiệm xử lý bóc xử lý 3.3.2 Nội dung nghiệp vụ quản lý giải văn đến - Tiếp nhận văn đến: Về nguyên tắc, tất loại văn đến phải tập trung đăng ký văn thư quan - Đăng ký văn đến: Khi đăng ký phải ghi đầy đủ thông tin cần thiết văn vào phương tiện đăng ký Trước đăng ký phải đóng dấu đến lên văn Dấu đến đóng góc trái phần trình bày yếu tố “số ký hiệu văn bản”, trường hợp công văn trao đổi yếu tố “trích yếu văn bản” - Trình văn đến: Tất văn đến, sau đăng ký, tuỳ theo chế độ văn thư quan, tổ chức, cán phụ trách công tác văn thư phải trình cho chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) xem xét, nghiên cứu để định hướng giải Lãnh đạo văn phòng, phòng hành ghi ý kiến chuyển văn đến cá nhân, đơn vị giải Đối với quan, tổ chức nhỏ, trình xin ý kiến chuyển văn đến trực tiếp thủ trưởng quan Thủ trưởng quan, tổ chức cho ý kiến chuyển văn - Chuyển giao văn đến: Văn thư quan có trách nhiệm chuyển giao văn đến đối tượng xử lý theo ý kiến lãnh đạo văn phòng thủ trưởng quan Người nhận văn phải ký nhận đầy đủ vào sổ nhận tài liệu Đối với quan lớn, có nhiều đơn vị đóng không chỗ đơn vị có sổ giao nhận riêng Việc chuyển giao văn có dấu mật phải ý, chuyển chuyển bì có ghi dấu hiệu mật đến người nhận xử lý Nếu quan có số lượng văn mật nhiều, làm sổ chuyển giao văn mật riêng Trường hợp số lượng văn mật ít, sử dụng chung sổ chuyển giao văn thường, phải thêm cột ghi mức độ mật - Tổ chức giải theo dõi việc giải văn đến: Thủ trưởng quan, tổ chức có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến Căn nội dung văn đến, thủ trưởng quan giao cho đơn vị, cá nhân giải Đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định riêng quan, tổ chức Thủ trưởng quan, tổ chức giao cho lãnh đạo văn phòng, phòng hành theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Lãnh đạo văn phòng, phòng hành thường xuyên thông báo văn đến tiến độ giải văn đến họp giao ban quan, tổ chức - Sao văn đến: Trong hoạt động quan, tổ chức, thường xuyên phải thực văn đến Theo quy định pháp luật nay, phải trình bày theo thể thức quy định Có ba hình thức sao y chính, lục trích 329 3.4 Công tác lập hồ sơ 3.4.1 Các khái niệm Hồ sơ: Hồ sơ tập gồm toàn (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có (hoặc số) đặc điểm chung thể loại tác giả hình thành tài liệu trình giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị cá nhân Lập hồ sơ: Lập hồ sơ trình tập hợp, xếp tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định Mỗi hồ sơ nhiều tập, tập đơn vị bảo quản 3.4.2 Tác dụng việc lập hồ sơ Lập hồ sơ có tác dụng : - Tra tìm tài liệu nhanh chóng cần thiết; - Làm xác để giải công việc kịp thời hiệu quả; - Bảo đảm cho việc quản lý tài liệu chặt chẽ giữ gìn bí mật; - Tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ 3.4.3 Yêu cầu việc lập hồ sơ Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị Tài liệu hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với phải phản ánh trình tự diễn biến việc Tài liệu hồ sơ phải có giá trị 3.4.4 Lập danh mục hồ sơ Khái niệm: Danh mục hồ sơ kê hồ sơ mà quan, đơn vị cần phải lập thời gian định (thường năm) Tác dụng danh mục hồ sơ : - Danh mục hồ sơ giúp cho việc phân loại, xếp tài liệu lập hồ sơ quan, đơn vị chủ động, hợp lý, khoa học, thuận tiện; - Giúp cho cán quan lập hồ sơ đầy đủ, xác; - Giúp cho cán lưu trữ làm kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ công việc cán chuyên môn; - Giúp lãnh đạo quan, đơn vị nắm toàn công việc quan, đơn vị công việc cán thừa hành quan; - Là sở để thực tốt công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ quan sở để cá nhân giao nộp tài liệu vào lưu trữ Lập danh mục hồ sơ: gồm bước sau - Từng cán công chức vào chức năng, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch công tác năm tới nhiệm vụ cụ thể để dự kiến hồ sơ cần lập; 330 - Cán phụ trách đơn vị tập hợp dự kiến cá nhân đơn vị, bỏ hồ sơ trùng lặp, bổ sung hồ sơ thiếu thành danh mục hồ sơ đơn vị; - Văn phòng (hoặc phòng hành chính) tổng hợp danh mục hồ sơ đơn vị, xây dựng danh mục hồ sơ quan; - Bản danh mục hồ sơ phải thủ trưởng quan duyệt ban hành cho toàn quan thực Danh mục hồ sơ năm làm lần vào tháng cuối năm để sử dụng cho năm sau Đối với quan, tổ chức có cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ ổn định cần lập danh mục hồ sơ lần, năm sau bổ sung, điều chỉnh cho phù hợp với chương trình kế hoạch tiếp tục sử dụng 3.4.5 Tổ chức lập hồ sơ Mỗi đơn vị, tổ chức quan giữ danh mục hồ sơ đơn vị để làm lập hồ sơ Cán bộ, công chức, nhân viên danh mục hồ sơ để xác định hồ sơ phải lập chuẩn bị bìa hồ sơ Trong trình giải quyết, theo dõi công việc thu thập tài liệu vào hồ sơ Văn thư quan vào danh mục hồ sơ để ghi số, ký hiệu hồ sơ vào cột “Lưu hồ sơ” sổ đăng ký văn đi, đến dấu đến Ngoài ra, lập hồ sơ thuộc trách nhiệm văn thư quan Cuối năm, cá nhân, đơn vị vào danh mục hồ sơ mà tổng hợp hồ sơ lập, xếp lại hoàn chỉnh, đến hạn nộp lưu nộp vào lưu trữ quan Những hồ sơ mà cần sử dụng lâu dài, chưa nộp vào lưu trữ ghi vào danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ dự kiến trước chưa hoàn toàn với thực tế Vì trình giải cần theo dõi, điều chỉnh cho phù hợp với thực tế tình hình công việc giải công việc quan Nếu có việc phát sinh cần bổ sung vào danh mục hồ sơ Ngược lại, công việc dự kiến thực hiện, không hình thành hồ sơ ghi rõ vào cột ghi “Không thành hồ sơ” ****************** Câu hỏi thảo luận Phân biệt thể thức công văn với văn có tên loại khác Trình bày chức sử dụng soạn thảo định, tờ trình, báo cáo có nội dung liên quan đến lĩnh vực văn hóa, xã hội Trình bày nguyên tắc quản lý văn quan; trình bày nhiệm vụ cán văn hóa xã hội hoạt động ban hành quản lý văn lĩnh vực văn hóa xã hội Lập Danh mục hồ sơ liên quan đến hoạt động thuộc lĩnh vực văn hóa- xã hội Tài liệu tham khảo 331 - Sách tham khảo 1) PGS.TSKH Nguyễn Văn Thâm TS Lưu Kiếm Thanh: Hướng dẫn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính- – Nxb Thống kê, 2003 2) GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm: Soạn thảo xử lý văn quản lý nhà nước, Nxb Chính trị Quốc gia - Sự thật, 3) TS Lưu Kiếm Thanh: Hướng dẫn soạn thảo văn quản lý hành chính, Nxb Thống kê, 2004 - Văn pháp luật Soạn thảo văn quản lý văn Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ : Thông tư số 01/2011/TTLT-BNV-VPCP Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ ngày 19/01/2011 Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Chính phủ: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 Chính phủ công tác văn thư Chính phủ: Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8/2/2010 Chính phủ sửa đổi bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 Chính phủ công tác văn thư Cục Lưu trữ nhà nước: Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19/11/1999 Cục Lưu trữ Nhà nước Hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin văn thư lưu trữ Cục Văn thư lưu trữ nhà nước: Công văn số 425/VTLTNN-NWTW ngày 18/7/2005 Cục Văn thư lưu trữ nhà nước hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến 332