Công nghệ thông tin – Thời thách thức Lưu trữ Việt Nam Thạc sỹ Lê Văn Năng Giám đốc Trung tâm Tin học - Cục VTLT Nhà nước Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, đặc biệt công nghệ thông tin thực tế trình ứng dụng công nghệ thông tin quan, tổ chức sản sinh loại hình tài liệu tài liệu điện tử Cũng giống tài liệu giấy, tài liệu điện tử chứa đựng thông tin đa dạng, phong phú như: thông tin hoạt động quản lý nhà nước, hoạt động nghiên cứu khoa học, hoạt động sản xuất, kinh doanh Tuy nhiên, khác với tài liệu truyền thống thông tin ghi giấy người đọc trực tiếp tài liệu điện tử, thông tin ghi đĩa cứng, đĩa mềm, băng từ, đĩa CD, đĩa DVD, thiết bị lưu trữ khác khai thác, sử dụng thông qua máy tính có chứa phần mềm tương thích Có thể nói, tài liệu điện tử sản sinh với khối lượng lớn, vấn đề thu thập, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử hội thách thức người làm công tác lưu trữ nước, cần phải đầu tư nghiên cứu Sự hình thành tài liệu điện tử Tài liệu lưu trữ điện tử định nghĩa tài liệu tạo ra, nhận lưu giữ lại để phục vụ cho công việc dạng điện tử, có nghĩa tài liệu nhận dạng điện tử lưu giữ lại dạng giấy tài liệu giấy ngược lại tài liệu dạng giấy, sau quét vào máy tính sử dụng dạng tài liệu điện tử tài liệu điện tử Tuy nhiên, vấn đề khó khăn, phức tạp cần nghiên cứu tài liệu sinh phương tiện điện tử, lưu trữ khai thác sử dụng dạng điện tử Theo Luật Giao dịch điện tử Việt Nam, văn điện tử văn thể dạng thông tin tạo ra, gửi đi, nhận lưu trữ phương tiện hoạt động dựa công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ công nghệ tương tự Trong đó, đặc điểm sau coi quan trọng để xác định tài liệu điện tử: tồn cách hoàn chỉnh không bị sửa đổi tạo lưu giữ lúc ban đầu; có mối liên kết rõ ràng với tài liệu khác bên bên hệ thống số thông qua mã số phân loại số nhận dạng riêng khác dựa nguyên tắc phân loại; có ngữ cảnh hành chính, nhận dạng được; có tác giả, địa người tạo ra; phản ánh vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có số đặc điểm chung Vào năm 1970, nhiều quốc gia bổ sung thuật ngữ chuyên ngành để ghi nhận tài liệu “đọc máy” hay “điện tử” đưa vào định nghĩa tài liệu Ở số quốc gia, luật pháp thường nhấn mạnh chức tài liệu hình thức chúng cách khẳng định luật pháp lưu trữ tài liệu áp dụng tất tài liệu “không lệ thuộc vào vật mang tin hay đặc điểm chúng” Ngày nay, nhiều người cho tài liệu điện tử coi nằm phạm vi điều chỉnh luật pháp lưu trữ, lý tài liệu điện tử hệ thống thông tin dễ dàng bị chỉnh sửa mà không để lại dấu vết Chính lẽ mà giá trị chúng chứng pháp lý nhìn chung yếu, không muốn nói chúng không thừa nhận Tiến liên quan tới thừa nhận tài liệu điện tử thủ tục tố tụng pháp lý đạt hệ thống thông tin thiết kế để giữ lại chứng tin cậy an toàn tất hoạt động tác nghiệp quan, tổ chức Các phương pháp đặc biệt phải thực quy định quốc tế thiết lập, nhằm bảo đảm tính xác thực thông tin chuyển tải thông qua mạng công cộng Internet Đối với loại hình tài liệu điện tử, để bảo đảm tính xác thực tài liệu, yêu cầu quan trọng phải giải vấn đề thiết kế hệ thống thông tin, tài liệu điện tử sản sinh trình hoạt động quan, tổ chức phải kiểm soát cách chặt chẽ suốt vòng đời chúng Chính lẽ đó, vai trò quan lưu trữ cần xác định rõ ràng mối quan hệ với quan có chức quản lý nhà nước công nghệ thông tin, cung cấp quản lý chữ ký điện tử, xây dựng quy định pháp lý tài liệu điện tử việc bảo đảm yêu cầu kỹ thuật, chuẩn liệu, chuẩn trao đổi thông tin có liên quan đến việc tạo lập bảo đảm tính toàn vẹn tài liệu điện tử Một khi, quan lưu trữ thẩm quyền sản sinh tài liệu điện tử, sớm nhận họ có phương án/giải pháp việc quản lý tài liệu điện tử Công tác xác định giá trị tài liệu điện tử Tài liệu điện tử trải qua nhiều thay đổi từ thời điểm chúng sản sinh hết giá trị hành Công nghệ thông tin trạng thái phát triển, quan/tổ chức sản sinh tài liệu liên tục phải cập nhật thay đổi hệ thống thông tin bao gồm tài liệu “sống” hệ thống Trong lần thay đổi chuyển tài liệu hình thành hệ thống lỗi thời sang hệ thống mới, bên cạnh thay đổi có chủ định, thay đổi không cố ý xẩy công nghệ có định dạng, cách thức tổ chức liệu khác đặc biệt ngày ưu việt Như vậy, hình thành “quy trình bảo quản liên tục” Quy trình bắt đầu tài liệu tạo lập theo yêu cầu tính xác thực đặt tiếp tục với việc ghi chép lại/tài liệu hoá toàn thay đổi tài liệu trình đánh giá, chuyển giao, tái tạo bảo quản tài liệu Việc đánh giá tài liệu điện tử, phải bao gồm hoạt động sau: thu thập thông tin tài liệu bối cảnh chúng; xác định giá trị tài liệu; xác định tính khả thi việc bảo quản tài liệu, đưa định đánh giá cuối Những thông tin tài liệu cần thu thập bao gồm thông tin bối cảnh tạo lập bối cảnh công nghệ - thông tin làm sở vào đó, tài liệu xem xác thực Việc xác định giá trị đòi hỏi phải xác định giá trị cần tiếp tục bảo quản tài liệu điện tử tính xác thực chúng Tóm lại, việc xác định giá trị tài liệu bao gồm phần: thứ nhất, phải xem xét, xác định tính xác thực tài liệu; thứ hai, phải xác định tính khả thi việc bảo toàn tính xác thực tài liệu suốt trình bảo quản, khai thác sử dụng sau này; thứ ba, tiêu chuẩn đánh giá việc đánh giá phải thực từ đầu vòng đời tài liệu; thứ tư, phải liên tục giám sát tài liệu quan/tổ chức sản sinh tài liệu Vấn đề thách thức đặt trình đánh giá phải có phương pháp khác lý thuyết đánh giá không thay đổi: mục đích giữ lại tài liệu có giá trị, không trùng thừa mà quan trọng tính xác thực mà thiếu chúng, tài liệu xem đáng tin cậy với tư cách chứng nguồn lực thông tin Tuy nhiên, thay đổi phương pháp luận thay đổi bản, đòi hỏi người làm công tác lưu trữ phải tham gia, phối hợp lâu dài với quan/tổ chức sản sinh tài liệu, bên hướng dẫn theo thẩm quyền việc thực quy trình phù hợp tạo lập trì tài liệu bên can thiệp cách triệt để vào việc tạo lập lưu trữ tài liệu Đó công việc khó thực hiện, có vai trò định việc bảo đảm tính xác thực tài liệu thực có sách, chiến lược tiêu chuẩn quan/tổ chức, nhà nước quốc tế để hỗ trợ cho công việc người làm lưu trữ Nhưng trở ngại lớn với việc áp dụng phương pháp luận đánh giá từ người làm công tác lưu trữ truyền thống từ chối tham gia họ vào hoạt động mà họ không cho thuộc lĩnh vực lưu trữ Để vượt qua rào cản nhiều năm Hy vọng thời gian đó, không bị phần đáng kể di sản tài liệu thời đại Công tác thu thập bảo quản tài liệu điện tử Việc lựa chọn phương tiện khuôn thức chuyển giao, bảo quản tài liệu yêu cầu cần phải nghiên cứu, quy định quan có thẩm quyền Việc này, nhiều nước Canada, Mỹ, Anh, Australia đầu tư nghiên cứu cách có hệ thống Ở Việt Nam, Bộ Thông tin Truyền thông ban hành Quyết định số 20/2008/QĐ-BTTTT ngày 09 tháng năm 2008 việc ban hành Danh mục tiêu chuẩn ứng dụng công nghệ thông tin quan nhà nước Trong quy định tiêu chuẩn: tiêu chuẩn kết nối; tiêu chuẩn tích hợp liệu; tiêu chuẩn truy cập thông tin; tiêu chuẩn an toàn thông tin; tiêu chuẩn liệu đặc tả Trong đáng lưu ý tiêu chuẩn truy cập thông tin, quy định chuẩn nội dung web: HTML v4.01; chuẩn nội dung web mở rộng: XHTML v1.1; văn bản: (.txt), (.rtf), v1.8, (.pdf) v1.4, v1.5, (.doc), (.odt) v1.0; ảnh đồ họa: JPEG, GIF v89a, TIFF, PNG; phim ảnh/âm thanh: MPEG-1, MPEG-2, MP3, AAC; ký tự mã hóa: ASCII; ký tự mã hóa cho tiếng Việt: TCVN 6909:2001 Tuy nhiên việc hướng dẫn lựa chọn hay quy định phương tiện chuyển giao hay lưu trữ chưa thực Trong có nhiều phương tiện lưu trữ thông tin số như: băng tuyến tính số (DLT IV, không nén); băng tuyến tính - mở (LTO); băng rãnh; đĩa CD ghi (CR-R); đĩa (lưu giữ trực tuyến gần tuyến tính) Đối với phương tiện lưu trữ thông tin số có tiêu chí để đánh giá phương tiện lưu trữ có tính ưu việt hay không bao gồm: - Tuổi thọ phương tiện lưu trữ chứng minh khoảng 10 năm; - Dung lượng lưu trữ; - Có phần mềm/dịch vụ phát sửa lỗi hiệu quả; - Công nghệ/hãng sản xuất có tên tuổi thị trường; - Chi phí thấp (bao gồm chi phí lưu trữ MB tổng chi phí cho việc mua trì phần mềm phần cứng cần thiết); - Chi phí đào tạo cho nhân viên quản lý phương tiện lưu trữ Cùng với lựa chọn thay đổi phương tiện lưu trữ nâng cấp tảng công nghệ Các băng thực môi trường công nghệ sử dụng môi trường công nghệ phải có biện pháp kịp thời để xử lý Cơ hội công tác thu thập, bảo quản tài liệu điện tử vật mang tin có dung lượng lớn, chuyển giao nhiều hình thức: băng từ, đĩa CD.ROM, DVD, đĩa lưu giữ trực tuyến tiết kiệm thời gian, kho tàng, nhân lực Bên cạnh thách thức tốc độ thay đổi công nghệ cho thấy lựa chọn khuôn thức phương tiện chuyển giao mang tính thời Vì yêu cầu cụ thể phương tiện lưu trữ nên việc lựa chọn trách nhiệm chủ yếu dựa nhân tố ảnh hưởng đến quan lưu trữ Vì nỗ lực lưu trữ không đơn bảo quản tài liệu mà yếu tố truy cập, khai thác sử dụng tài liệu yếu tố quan trọng công tác lưu trữ Trong trình thu thập tài liệu điện tử, cần phải xem xét vấn đề: khuôn thức tệp liệu chuyển giao chấp nhận; xác định cần phải làm tài liệu bị không hoàn chỉnh có vấn đề tính xác thực tài liệu; xác định phương tiện chuyển giao: chuyển giao phương tiện số băng đĩa quang hay chuyển giao trực tuyến Chuyển giao băng thao tác chép liệu sang băng, thường thực cách sử dụng phần mềm lưu, phần mềm thường có tính độc quyền cao, giá thành đắt Vì vậy, việc lựa chọn phương tiện chuyển giao cần phải cân nhắc thoả thuận trước với quan/tổ chức sản sinh tài liệu nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử Sau tài liệu thu thập lưu trữ lịch sử, vấn đề quan trọng khó khăn công tác bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử là: trì thành phần tài liệu điện tử siêu liệu liên quan; tái tạo tài liệu bảo đảm tính xác thực ban đầu Tái tạo lại tài liệu điện tử việc khôi phục lại nó, tức xếp lại thành phần số hoá trình bày dạng ban đầu Ví dụ thông tin trang web, dạng văn bản, hình ảnh nội dung trang web đọc thông qua trình duyệt web Thế nhưng, trang web thường tệp ảnh thành phần ảnh thay vào phần văn dẫn cách làm cho hình ảnh xuất trang Bản thân hình ảnh lưu dạng thành phần tách rời khỏi trang web Vì vậy, có hai thành phần cần xếp lại để tạo thành trang web sau khôi phục đọc nội dung trang web thông qua trình duyệt web Như vậy, thực tế phải bảo quản: nội dung trang web bao gồm thành phần dẫn; thành phần hình ảnh kèm; trình duyệt web Trong trình bảo quản mà cần ba yếu tố thay đổi tái tạo lại nội dung ban đầu trang web Đây thực thách thức lớn người làm công tác lưu trữ thời đại công nghệ liên tục thay đổi mà dung lượng lưu trữ tài liệu điện tử ngày lớn quan lưu trữ Công tác tổ chức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử Với phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin năm gần có tác động to lớn tới lĩnh vực đời sống kinh tế, văn hoá, xã hội quốc gia giới, chất, công nghệ thông tin phương tiện tạo lập, truyền, xử lý lưu trữ thông tin, tạo thông tin có giá trị cao dựa thông tin có trước, nhằm cung cấp thông tin cho hoạt động điều hành quản lý, sản xuất kinh doanh, nghiên cứu khoa học, nghiên cứu lịch sử Như vậy, trình hoạt động quan/tổ chức môi trường ứng dụng công nghệ thông tin xuất tài liệu điện tử từ lúc sản sinh, quan lưu trữ với tài liệu truyền thống bảo quản triển khai ứng dụng công nghệ thông tin cách tạo lập sở liệu thông tin cấp một, thông tin cấp hai tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu quản lý khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Để đáp ứng yêu cầu quản lý khai thác hiệu thông tin tài liệu lưu trữ cần xây dựng hệ thống thông tin đa phương tiện (hệ thống thông tin xác định bao gồm phần cứng, phần mềm liệu) cho phép độc giả truy cập thông qua hệ thống máy tính Khác với phương pháp lưu trữ truyền thống lưu trữ giấy, băng từ, Micro Film hay số phương tiện mang tin khác, công nghệ thông tin tỏ rõ mạnh tất phương diện như: tra cứu thông tin tài liệu lưu trữ theo nhiều chiều, loại hình tài liệu, nhiều phông; phục vụ đồng thời nhiều độc giả thời điểm; lưu trữ nhiều phương tiện, bảo quản nhiều nơi, bảo đảm tính an toàn sở liệu; cung cấp công cụ quản lý đại cho công tác lưu trữ thống kê lưu trữ, quản lý độc giả, quản lý kho, quản lý môi trường bảo quản (nhiệt độ, độ ẩm), Ngày nay, có số thư viện số tạo nên kỹ thuật thư viện số (Library Digital) thông tin lưu trữ phương tiện số dạng sách điện tử, lưu trữ nhiều chủ đề khác nhau, từ chủ đề văn hoá xã hội, lịch sử, âm nhạc, hội hoạ, thể thao chủ đề pháp luật, nhân vật lịch sử giới tự nhiên Thông qua mạng máy tính phương tiện truyền thông, độc giả truy cập vào thư viện số khổng lồ đó, tự chọn tìm kiếm cho thông tin cần thiết cách nhanh chóng, thuận tiện không phụ thuộc vào không gian, thời gian Không vậy, hệ thống cho phép kế thừa, cập nhật, liên kết đối tượng liệu từ thư viện khác tạo thành chủ đề mới, tận dụng công nhập liệu tất điểm khác, mở triển vọng to lớn việc tạo lập khai thác sử dụng thông tin nói chung Bên cạnh khó khăn vấn đề truy cập trái phép, lấy thông tin trái phép, làm thay đổi thông tin; virus công hệ thống phần mềm sở liệu; quan lưu trữ phải thay đổi công nghệ theo kịp thay đổi công nghệ xã hội tài liệu điện tử trở nên tiếp cận khai thác chúng lệ thuộc vào công nghệ lỗi thời Hiện nay, lưu trữ nước phát triển, thực việc số hóa xây dựng sở liệu quốc gia, tạo lập dịch vụ khai thác sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ hệ thống thông tin: liệu địa chính, thăm dò tài nguyên, nông nghiệp, khoa học công nghệ,… Phải nói dịch vụ lưu trữ, khai thác tìm kiếm thông tin ngày phát triển với tốc độ nhanh chóng, chứng hàng loạt công ty dịch vụ tìm kiếm đời thành công Bởi vậy, vấn đề thu thập, lưu trữ, bảo quản an toàn, xác định giá trị tài liệu, tổ chức khai thác sử dụng, bảo đảm tính xác thực toàn vẹn thông tin tài liệu điện tử hình thành trình hoạt động quan, tổ chức vấn đề có tính thời thách thức cần phải quan lưu trữ đầu tư nghiên cứu./ MỘT SỐ GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI PHỤC VỤ KHAI THÁC TRỰC TUYẾN TÀI LIỆU LƯU TRỮ QUỐC GIA ThS Lê Văn Năng Giám đốc Trung tâm Tin học Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước I ĐẶT VẤN ĐỀ Ngày nay, kinh tế giới chuyển từ kinh tế chủ yếu dựa vào nguồn tài nguyên thiên nhiên sang kinh tế thông tin tri thức Tài liệu lưu trữ quốc gia có giá trị đặc biệt công xây dựng bảo vệ đất nước, việc ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia cách hiệu nhiệm vụ ngành Lưu trữ thời gian tới, đóng góp đáng kể cho mục tiêu công nghiệp hoá đại hoá đất nước Với tầm quan trọng tài liệu lưu trữ, nói tài liệu lưu trữ di sản nhớ dân tộc Vì vậy, quan điểm sở liệu tài liệu lưu trữ sở liệu Quốc gia, cần đầu tư xây dựng tổ chức khai thác sử dụng có việc tổ chức khai thác trực tuyến nhằm bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Nghị Đại hội Đảng khoá X Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng năm 2007 Thủ tướng Chính phủ đề II GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ Xây dựng hạ tầng CNTT 1.1 Lựa chọn công nghệ mạng Công nghệ mạng cục Share LAN Network công nghệ mạng sử dụng rộng rãi Công nghệ hoạt động dựa nguyên lý chia sẻ băng thông khả xung đột lớn Vì vậy, với số lượng người sử dụng lớn 10 Sự tách biệt tài liệu khỏi giám sát công chúng Cùng với việc phi tập trung hoá tư nhân hoá, người ta quan ngại lưu trữ bị thẩm quyền tài liệu sản sinh trình hoạt động Chính phủ Sự quyền kiểm soát xảy mà phủ cho thuê dịch vụ công nghệ thông tin xử lý liệu mà thiếu quan tâm chu đáo tới việc kiểm soát tài liệu mà hoạt động sản sinh Điều xảy mà chương trình phủ tài trợ chức tư nhân hoá Với thay đổi vai trò phủ, phương tiện truyền thông phương pháp ghi chép theo dõi hoạt động tác nghiệp lưu trữ buộc phải xem xét lại phạm vi hiệu lực quy phạm pháp luật lưu trữ Thay lời kết luận Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển nay, lưu trữ phần xã hội biểu trưng bật xã hội thay đổi liên quan mật thiết quan, tổ chức vai trò phủ có tác động sâu sắc tới môi trường hoạt động quan lưu trữ lưu trữ Nhiều yếu tố khác định dạng cho môi trường hoạt động lưu trữ xu hướng pháp lý, tổ chức công nghệ đặc thù nước có ảnh hưởng định đến chất vấn đề thách thức mà tổ chức chương trình lưu trữ phải đối mặt Ở quốc gia có lịch sử sử dụng máy tính tương đối dài lưu trữ phải đối mặt với nhiều loại tài liệu điện tử dạng không tương thích Tài liệu dạng cũ, lạc hậu sản sinh từ hệ thống “đi trước” tồn với thứ đa phương tiện (multi-media) phức tạp Những nước mà gần 42 áp dụng công nghệ thông tin bỏ qua hệ công nghệ cũ bắt nhập trực tiếp vào vấn đề tài liệu điện tử Dù trường hợp áp lực thương mại toàn cầu, việc chia sẻ thông tin vận hành hệ thống đòi hỏi mức độ chuẩn hoá cao hệ thống ứng dụng quan, tổ chức sử dụng để tạo lập quản lý tài liệu điện tử Điều này, tạo hội tốt cho phương pháp tiếp cận mang tính quốc tế để lưu trữ tận dụng quản lý khai thác sử dụng tài liệu điện tử./ 43 Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử TS Nguyễn Lệ Nhung Có thể thấy rằng, công tác khai thác, sử dụng tài liệu công tác tổ chức toàn công việc liên quan đến việc đáp ứng cách kịp thời, đầy đủ, xác nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ quan, cá nhân Công tác khai thác phần việc cuối công tác lưu trữ, phản ánh kết khâu nghiệp vụ lưu trữ như: thu thập, chỉnh lý, đánh giá, bảo quản, thống kê, xây dựng sở liệu, Mục đích công tác khai thác, sử dụng tài liệu cung cấp tài liệu phục vụ công tác lãnh đạo, đạo quan quản lý nhà nước có thẩm quyền để nghiên cứu, tham khảo đề định quản lý, viết báo cáo, xây dựng kế hoạch công tác, ; cung cấp tài liệu cho việc nghiên cứu tổng hợp, rút kinh nghiệm công tác; cung cấp nguồn tư liệu xác để nghiên cứu lịch sử, lịch sử cách mạng, lịch sử hoạt động cấp, ngành Với phát triển khoa học công nghệ, đặc biệt công nghệ thông tin nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin thực tiễn sản sinh loại hình tài liệu Đó tài liệu điện tử Nội dung thông tin mà tài liệu điện tử phản ánh đa dạng phong phú hoạt động đa dạng phong phú quan, tổ chức nhà nước Cũng giống tài liệu ghi chất liệu giấy, tài liệu điện tử chứa đựng thông tin đa dạng thông tin hoạt động quản lý Nhà nước, thông tin hoạt động nghiên cứu, thông tin hoạt động sản xuất, hoạt động kinh doanh Tuy nhiên, khác với tài liệu truyền thống thông tin ghi giấy đọc mắt thường tài liệu điện tử, thông tin ghi ổ cứng, đĩa mềm, băng từ, đĩa CD, thiết bị lưu trữ khai thác, sử dụng thông qua máy tính có chứa phần mềm tương thích 44 Cùng với phát triển công nghệ thông tin, nhu cầu tiếp cận, khai thác, sử dụng tài liệu điện tử ngày tăng Để đưa ý kiến ban đầu nguyên tắc khai thác, sử dụng tài liệu điện tử, viết xin cung cấp số thông tin khả phương pháp chung để bảo đảm cho việc tiếp cận khai thác tài liệu điện tử nguyên tắc tiếp cận khai thác dạng tài liệu đặc thù Thực trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử bao gồm hai phía cung cầu Tài liệu lưu trữ tạo nên phần cung yêu cầu tiếp cận khai thác tài liệu phần cầu Công nghệ máy tính phương tiện để cung cấp tài liệu cho người có yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu Phía cung chức tiếp cận khai thác tài liệu có tính chất xác định cố định Tài liệu lưu trữ phải giữ lại nguyên trạng sản sinh trình hoạt động quan, tổ chức hay cá nhân giá trị chúng quan lưu trữ lựa chọn, đánh giá Việc cung cấp bị giới hạn nhu cầu hoạt động quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh tài liệu, đồng thời mô hình tổ chức, quy trình hoạt động quan để thực chức nhiệm vụ có ảnh hưởng không nhỏ đến việc cung cấp tài liệu cho nhu cầu khai thác, sử dụng Nhu cầu tiếp cận khai thác tài liệu lưu trữ điện tử đa dạng, phong phú Vào thời điểm xác định có nhiều loại yêu cầu tính chất yêu cầu thay đổi theo thời gian Những yêu cầu tiếp cận khai thác tài liệu phục vụ cho việc nghiên cứu, biên soạn lịch sử quan, tổ chức nảy sinh từ trình hình thành tài liệu; nhiên, phải nói thực chất, đa số yêu cầu độc lập với mục đích ban hành bảo quản tài liệu điện tử Mục tiêu cụ thể yêu cầu tiếp cận khai thác tài liệu điện tử nhằm khai thác, sử dụng thông tin chứa đựng tài liệu Tính chất chứng tài liệu 45 yếu tố định trường hợp vậy, lẽ việc hiểu xác thông tin chứa đựng tài liệu điều thực không hiểu tính chất thông tin tài liệu tài liệu đích thực Công nghệ thông tin - phương tiện để tiếp cận khai thác tài liệu thay đổi theo thời gian thay đổi công nghệ thông tin tác động tới khả tiếp cận khai thác tài liệu nhu cầu khai thác Tài liệu điện tử trở nên tiếp cận khai thác chúng lệ thuộc vào công nghệ lỗi thời Hơn nữa, công nghệ thông tin cung cấp phương tiện tiếp cận khai thác nhanh linh hoạt người nghiên cứu muốn sử dụng công cụ để khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Có thể tin số lượng nhà nghiên cứu tăng công nghệ làm cho khả tiếp cận khai thác tài liệu từ xa ngày trở nên phổ biến hiệu mặt chi phí Cuối cùng, hy vọng yêu cầu ngày cao nhà nghiên cứu muốn tận dụng hội mà công nghệ thông tin đem lại việc tiếp cận khai thác tài liệu làm cho lưu trữ có vai trò trung gian cho việc tiếp cận khai thác tài liệu Như vậy, chức bảo đảm cho việc tiếp cận khai thác tài liệu lưu trữ điện tử nhìn nhận chức cung ứng đối tượng cố định cho thị trường thay đổi đa dạng Để đáp ứng nhu cầu khai thác tài liệu cách hữu hiệu, chức tiếp cận khai thác phải thích ứng với thay đổi nhu cầu tận dụng ưu điểm lợi tiến khoa học công nghệ Đồng thời, chức phải có khả bảo đảm tính xác thực sản phẩm mà cung cấp Để giải tình trạng trên, đòi hỏi phải có kiểm soát tri thức thích hợp tài liệu, phương pháp bảo đảm tiếp cận khai thác thích ứng kịp thời trước thay đổi nhu cầu công nghệ Chúng bàn đến vấn đề phần 46 Tiền đề cho việc tiếp cận khai thác tài liệu lưu trữ điện tử phải bảo đảm tài liệu tình trạng sẵn sàng tiếp cận hiểu Ngoài ra, phương pháp áp dụng, xét khía cạnh nội dung, cấu trúc bối cảnh tài liệu phải bảo đảm chúng cung cấp dạng xác thực Kiểm soát tri thức Sự kiểm soát tri thức bảo đảm khả tiếp cận khai thác tài liệu thông qua việc xác định mô tả tài liệu Bằng cách đó, kiểm soát tri thức xác định rõ yêu cầu việc tiếp cận khai thác tài liệu xác thực (Thông tin sử dụng công cụ kiểm soát định việc lưu giữ/chuyển đổi tài liệu điện tử qua hệ công nghệ) Việc mô tả tài liệu điện tử, tài liệu nói chung, cần phải bao gồm thông tin bối cảnh metadata Thông tin bối cảnh, tài liệu tạo lập bao gồm mục đích việc tạo lập tài liệu, tác giả tài liệu, chức hoạt động mà qua trình tài liệu hình thành; hoàn cảnh/điều kiện lịch sử có ảnh hưởng đến việc tạo lập hay trì tài liệu Metadata liệu kỹ thuật tài liệu điện tử, chẳng hạn liệu mô tả tổ chức cấu trúc bên tài liệu quy tắc điều chỉnh việc bổ sung, xoá bỏ hay thay đổi tài liệu việc diễn giải nội dung tài liệu Việc nhận diện hay xác định tài liệu bắt đầu việc xác định phương tiện vật lý mà tài liệu lưu trữ tệp cụ thể ghi đơn vị vật mang tin Đối với tài liệu điện tử, việc nhận diện đòi hỏi phải mối quan hệ tài liệu tệp vật lý (thực thể) ghi vật mang tin Đó mối quan hệ đơn giản, 1-1 (chẳng hạn thư lưu dạng tệp xử lý văn riêng biệt) Nhưng mối quan hệ phức tạp (ví dụ, báo cáo văn phức hợp lưu nhiều tệp thực thể khác nhau) Mức độ xác định cần thiết, 47 chưa đủ chưa phù hợp với mục tiêu kiểm soát tri thức Để hỗ trợ cho người sử dụng xác định tài liệu có, tài liệu có đáp ứng yêu cầu họ hay không đòi hỏi phải có kiểm soát tri thức mô tả nội dung, bối cảnh cấu trúc tài liệu Việc mô tả tài liệu điện tử đòi hỏi phải xác định cách đầy đủ xác cấu trúc bên tài liệu mối quan hệ tài liệu Trong trường hợp văn dạng ASCII đơn giản việc mô tả cấu trúc bên cần mô tả thể loại văn (như thư tín, kế hoạch, báo cáo ) Trong trường hợp phức tạp việc mô tả cấu trúc bên bao gồm thông tin kỹ thuật cấu trúc thể tệp thực thể hoạt động xử lý cần có để thực cấu trúc tài liệu tiếp cận khai thác (chẳng hạn văn mà cấu trúc bên theo mã SGML (Standard Generalired Mark up Language) điều cần thiết phải có định nghĩa mã sử dụng thực tế thông tin dẫn để tiếp cận khai thác văn phải có phần mềm dịch mã cho văn hiển thị vốn có) Còn trường hợp phức tạp cấu trúc bên trong tệp có chứa nội dung tài liệu Thay vào đó, cấu trúc đưa vào thời điểm tiếp cận khai thác (chẳng hạn tệp CSDL chứa đựng chuỗi liên tiếp liệu mã để dẫn nơi tài liệu liệu hay phần tử liệu bắt đầu tài liệu/phần tử liệu khác kết thúc Cấu trúc lô gíc tệp liệu mô tả tệp khác tệp xác định sơ đồ xếp tài liệu lô gíc) Trong trường hợp vậy, việc mô tả cần phải xác định loại liệu cấu trúc cần phải có, tìm thấy chúng đâu cần phải xử lý để áp dụng cấu trúc mà tài liệu tiếp cận khai thác 48 Một số thông tin cần thiết để xác định mô tả tài liệu điện tử tìm thấy tài liệu quan sản sinh tài liệu Các thông tin mô tả khác phải tạo lập theo tiêu chuẩn lưu trữ, trường hợp mà hệ thống hay nhóm tài liệu liên quan vượt ranh giới quan, tổ chức Mỗi lưu trữ có đòi hỏi riêng việc kiểm soát tri thức tài liệu Tuy nhiên, tất trường hợp, kiểm soát tri thức vấn đề thiết yếu tài liệu điện tử Kiểm soát tri thức tài liệu điện tử đòi hỏi việc xác định giới hạn pháp lý liên quan đến tài liệu Khả thích ứng trước thay đổi Cũng giống công nghệ dùng để tạo lập lưu trữ tài liệu, hệ thống xây dựng để cung cấp việc tiếp cận khai thác tài liệu lưu trữ trở nên lạc hậu Tốc độ lạc hậu nhanh chóng hệ thống tiếp cận khai thác chắn phụ thuộc vào áp lực kỳ vọng ngày cao người sử dụng Cùng với phát triển công nghệ, người sử dụng muốn nhận nhiều tiện ích từ khả ngày cải tiến nâng cao việc tiếp cận khai thác tài liệu điện tử Để đáp ứng đòi hỏi người sử dụng hệ thống tiếp cận khai thác tài liệu phải nghiên cứu xây dựng với tính toán linh hoạt Việc thiết kế hệ thống tiếp cận khai thác có khả thích nghi tạo điều kiện cho lưu trữ đáp ứng kịp thời yêu cầu thay đổi người nghiên cứu Để thích ứng với đòi hỏi thay đổi theo thời gian người sử dụng việc sử dụng công cụ chung phần mềm tra tìm toàn văn tài liệu văn phần mềm tra tìm liệu mạnh sở liệu thay chương trình tra tìm hướng tới seri tài liệu riêng lẻ làm cho việc điều chỉnh hệ thống tiếp cận khai thác trở nên dễ dàng 49 Những công việc liên quan đến tiếp cận khai thác xuyên suốt vòng đời tài liệu 3.1 Giai đoạn chuẩn bị Việc tiếp cận khai thác tài liệu điện tử, hoạt động khác chức lưu trữ, cần xem xét giải sớm tốt vòng đời tài liệu Lý tưởng nên bắt đầu từ giai đoạn chuẩn bị Các phương pháp xác định hay nhận diện tiếp cận tài liệu lưu trữ cần phải xác định rõ sớm tốt đưa vào thiết kế hệ thống Việc thiết kế cần phải xác định rõ tất loại tài liệu lưu trữ, kể metadata thông tin kỹ thuật cần thiết khác để tra tìm diễn giải tài liệu tài liệu ghi lại hoạt động tác nghiệp công việc Hệ thống thiết kế để tiêu chuẩn hoá tự động hoá việc tạo metadata thông tin bối cảnh Những hạn chế tiếp cận khai thác tài liệu cần rõ việc thiết kế hệ thống cần có biện pháp thiết thực hiệu khắc phục hạn chế Việc lập kế hoạch cho toàn vòng đời hệ thống cần phải tính đến việc xoá bỏ hạn chế chúng không cần thiết Khi mà tài liệu lưu trữ đánh giá giai đoạn chuẩn bị hệ thống thiết kế cho yêu cầu tiếp cận khai thác lâu dài áp dụng tài liệu cần phải giữ lại bảo quản, nhu cầu công việc thực tiễn trước mắt quan 3.2 Giai đoạn hình thành tài liệu Cũng việc đánh giá bảo quản, mà yêu cầu lưu trữ xem xét giải giai đoạn chuẩn bị, việc hình thành trì bảo quản tài liệu cần phải giám sát cho tác nghiệp cụ thể phải tuân theo định đưa giai đoạn chuẩn bị để nhận biết cải 50 tiến đòi hỏi định phải xem xét, đánh giá lại Điều đặc biệt quan trọng tài liệu lưu trữ phải nhận diện, xác định chúng hình thành; thông tin bối cảnh metadata cần thiết phù hợp phải nắm bắt, gắn kết với tài liệu 3.3 Giai đoạn trì, bảo quản Khi mà yêu cầu lưu trữ xem xét giải giai đoạn chuẩn bị gắn kết vào việc thiết kế hệ thống, tác nghiệp bảo đảm khả tiếp cận lâu dài suốt giai đoạn trì bảo quản việc thực thi thiết kế làm theo kế hoạch xây dựng từ trước Cần phải tiến hành bước tích cực để bảo đảm rằng, thông tin bối cảnh metadata cần thiết cung cấp việc thiết kế hệ thống giữ lại suốt thời gian tồn tài liệu Nếu trước tài liệu chưa đánh giá toàn tài liệu hệ thống phải trì bảo quản toàn Tương tự vậy, phương pháp nhận diện, xác định mô tả tài liệu không gắn kết vào thiết kế hệ thống chúng phải xây dựng sau Thông tin bối cảnh metadata cần thiết để tra tìm diễn giải tài liệu khó thiết lập yêu cầu không quan tâm ý tới từ đầu Việc tiếp cận khai thác thực giai đoạn trì bảo quản vòng đời tài liệu Một tài liệu trì, bảo quản để phục vụ cho mục đích hành hệ thống quản lý tài liệu quan việc tiếp cận khai thác bảo đảm hệ thống Tuy nhiên, điều mong muốn việc thực tiếp cận khai thác tài liệu bên hệ thống hành nhằm bảo đảm hiệu hoạt động hệ thống, bảo vệ hệ thống khỏi nguy phát sinh từ việc cho phép cá nhân bên quan sử dụng tài liệu Điều thực cách tách biệt tài liệu lưu trữ khỏi hệ thống 51 hành, tạo tài liệu tài liệu lưu trữ giá trị hành Việc kiểm soát tri thức tài liệu điện tử chuyển giao vào kho lưu trữ cần phải kết hợp việc kiểm soát tri thức tài liệu liên quan khác lưu trữ Những thông tin bối cảnh metadata liên quan mà quan sản sinh tài liệu tạo cần phải chuyển giao cho lưu trữ với tài liệu Khi tài liệu điện tử chưa chuyển giao vào lưu trữ cần phải thiết lập trì việc kiểm soát tri thức mức cần thiết, để giám sát việc bảo quản khả tiếp cận khai thác tài liệu cách liên tục Lưu trữ cần phải nỗ lực để tạo lập trì hệ thống thống thông tin toàn tài liệu lưu trữ cho dù chúng bảo quản đâu, cho người sử dụng có đủ điều kiện để khai thác, sử dụng tất tài liệu mà họ cần Các phương pháp bảo đảm cho việc tiếp cận khai thác tài liệu Cần xem xét phương thức bảo đảm cho việc tiếp cận khai thác tài liệu điện tử không tiếp tục bảo quản hệ thống quản lý tài liệu mà quan sản sinh lưu giữ chúng nhằm phục vụ cho nhu cầu công việc Để đáp ứng nhu cầu tiếp cận khai thác quan sản sinh tài liệu tài liệu lưu giữ hệ thống quản lý tài liệu ban đầu tiếp cận khai thác thông qua phương tiện mà hệ thống cung cấp Có phương pháp chung để bảo đảm cho việc tiếp cận khai thác tài liệu điện tử không bảo quản hệ thống quản lý tài liệu ban đầu: (1) dùng phương tiện mang tin thực thể; (2) cung cấp qua phương tiện truyền thông, (3) trực tuyến hệ thống máy tính 4.1 Sử dụng phương tiện mang tin thực thể 52 Có thể cung cấp tài liệu điện tử cho nhà nghiên cứu phương tiện mang tin kỹ thuật số Các phương tiện sử dụng cho mục đích cần phải thuận tiện cho nhà nghiên cứu sử dụng Khi mà yêu cầu tài liệu nhận từ quan, tổ chức hay công ty phương tiện phù hợp tài liệu dùng máy tính lớn hệ thống máy tính lớn khác, thường dạng băng từ Đối với nhà nghiên cứu, người sử dụng máy tính cá nhân đĩa mềm phù hợp lượng nhỏ tài liệu CD-ROM lượng tài liệu lớn Khi mà cung cấp phương tiện kỹ thuật số phần cứng phần mềm cần thiết để truy nhập sử dụng tài liệu thường nhà nghiên cứu tự chịu trách nhiệm Lưu trữ cung cấp dịch vụ khác việc chụp theo cách 1 tệp kỹ thuật số có chứa nhiều tài liệu điện tử Những dịch vụ bao gồm việc cho phép yêu cầu chọn lọc phần toàn tệp sau tạo riêng phần chọn Các dịch vụ khác cần đến để tạo tài liệu lưu giữ tệp Một số nhà nghiên cứu điều kiện tiếp cận tới máy tính hay phần mềm phù hợp để truy nhập tài liệu điện tử Đối với khách hàng việc cung cấp vật mang tin giấy hay microfilm thực tế Phưng pháp có tất nhược điểm vốn có việc sử dụng phương tiện mang tin “cứng” đó; nữa, có số loại tài liệu điện tử sở liệu phức tạp biểu diễn chúng cách xác thực dạng (format) theo chiều dọc Mặc dù vậy, việc tạo cách in phù hợp số loại yêu cầu định trường hợp lượng định liệu từ sở liệu hay đối 53 với tài liệu dạng văn Việc cung cấp dạng vi hay cách in đòi hỏi khả định dạng đầu tài liệu điện tử dạng mà người đọc 4.2 Cung cấp thông qua phương tiện truyền thông Sự phát triển nhanh chóng Internet làm cho việc sử dụng mạng điện tử để cung cấp tài liệu điện tử trở thành phương pháp ngày hấp dẫn Nếu lưu trữ hay nhà cung cấp tài liệu khác tiếp cận tới Internet hay phương tiện truyền thông kỹ thuật số dạng quay số đó, phương pháp giống với phương pháp cung cấp phương tiện mang tin kỹ thuật số Việc sử dụng phương tiện truyền thông có điểm ưu việt định so với phương tiện mang tin kỹ thuật số Người ta không cần phải mua hay lưu trữ phương tiện mang tin Ngoài ra, không cần phải đóng gói chuyển gửi phương tiện tới nhà nghiên cứu, kiểm tra việc thất lạc thứ gửi hay giải vấn đề liên quan tới hư hỏng trình vận chuyển Việc cung cấp thông tin qua mạng thường nhanh chóng đáng tin cậy 4.3 Tiếp cận sử dụng trực tuyến Tiếp cận sử dụng trực tiếp tài liệu điện tử thực qua hệ thống máy tính đặt sở lưu trữ hay sở nghiên cứu khác thông qua phương tiện viễn thông, qua Internet hay phương tiện truyền thông kỹ thuật số khác Phương pháp đòi hỏi quan lưu trữ hay nhà cung cấp khác phải có nguồn lực máy tính đầy đủ thích hợp cho việc tra tìm, xử lý hiển thị tài liệu Ngoài ra, phương pháp đòi hỏi cung cấp trợ giúp kỹ thuật cho nhà nghiên cứu sử dụng hệ thống Việc sử dụng hệ thống nơi mà việc tiếp cận khai thác cung cấp có sẵn phương tiện thiết bị bố trí lưu trữ hay sở nghiên cứu chắn dễ quản lý cung cấp, bảo 54 đảm việc tiếp cận hệ thống qua phương tiện truyền thông Tuy nhiên, việc sử dụng phương tiện truyền thông cho phép nhà nghiên cứu tiếp cận với tài liệu mà không bị lệ thuộc vào nơi tài liệu lưu trữ không thiết phải tới sở lưu trữ Các phương tiện truyền thông mở khả nhiều nhà nghiên cứu đồng thời tiếp cận sử dụng tài liệu trường hợp hệ thống đóng Tuy nhiên, việc thực hoá khả phụ thuộc vào nguồn lực máy tính có sẵn cho việc tiếp cận khai thác từ xa Tiếp cận sử dụng trực tuyến, cho dù thực chỗ hay thông qua phương tiện truyền thông, không thiết tài liệu phải trì bảo quản mạng Các yêu cầu tiếp cận khai thác tới seri tài liệu lưu trữ thường xuyên nên việc lưu trữ trực tuyến mạng lãng phí không cần thiết Chỉ trì mạng thông tin cấp mô tả tài liệu có tạo điều kiện cho họ cân nhắc đưa định việc họ cần khai thác tài liệu Như trình bày, có phương pháp bảo đảm cho việc tiếp cận khai thác tài liệu điện tử: (1) dùng phương tiện mang tin thực thể; (2) cung cấp qua phương tiện truyền thông, (3) trực tuyến hệ thống máy tính Các phương pháp sử dụng kết hợp theo nhiều nguyên tắc khác tuỳ thuộc vào đặc tính tài liệu, chất nhu cầu khai thác nguồn lực quan lưu trữ chịu trách nhiệm khai thác sử dụng tài liệu Tuy nhiên, dễ dàng nhận thấy, việc quản lý cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ điện tử cho khai thác sử dụng chứa đựng nhiều rủi ro như: Cơ sở liệu bị xóa, thông tin bị chỉnh sửa… Chính vậy, cần thiết kế hệ thống lưu giữ tránh tình trạng xâm nhập trái phép, thực chế độ quản lý tài liệu điện tử phận tổng thể hồ sơ tài liệu, thông tin quan 55 phải có khuôn khổ chiến lược tài liệu lưu trữ điện tử hệ thống lưu giữ tài liệu điện tử quy trình khép kín đảm bảo cho tài liệu quản lý an toàn với thông tin, hoàn cảnh cấu trúc 56