Tổ chức công tác kế toán vật tư tại công ty TNHH NN MTV diesel sông công

MỤC LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT 3 LỜI NÓI ĐẦU 4 CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP 6 1.1 Lý luận chung về kế toán vật tư trong doanh nghiệp sản xuất 6 1.1.1 Khái niệm và đặc điểm vật tư 6 1.1.2 Nhiệm vụ kế toán vật tư 6 1.1.3..Nguyên tắc kế toán vật tư 7 1.2 .Tổ chức công tác kế toán vật tư trong các Doanh Nghiệp Sản Xuất. 7 1.2.1 Phân loại vật tư 7 1.2.2. Đánh giá vật tư 9 1.2.3 Kế toán chi tiết vật tư 11 1.2.4 Kế toán tổng hợp vật tư 13 1.2.5 Các hình thức kế toán áp dụng trong doanh nghiệp sản xuất 21 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY DIESEL SÔNG CÔNG 24 2.1. Đặc điểm tình hình chung của công ty Diesel Sông Công. 24 2.2 Đặc điểm quy trình công nghệ của công ty DIESEL SÔNG CÔNG 27 2.3. Đặc điểm tổ chức quản lý SXKD của Công ty DIESEL SÔNG CÔNG 28 2.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty DIESEL SÔNG CÔNG 30 2.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty DIESEL SÔNG CÔNG 30 2.4.2. Chính sách kế toán áp dụng tại công ty DIESEL SÔNG CÔNG 31 2.4.3 Giới thiệu chung về phần mềm kế toán ACSOFT mà công ty sử dụng 32 2.5 Thực trạng về kế toán vật tư tại công ty DIESEL SÔNG CÔNG 35 2.5.1. Đặc điểm quản lý vật tư tại công ty DIESEL SÔNG CÔNG 35 2.5.2 Đánh giá tình hình nhập xuất vật tư tại công ty DIESEL SÔNG CÔNG 39 2.5.3 Kế toán chi tiết vật tư tại công ty DIESEL SÔNG CÔNG 40 2.5.4. Kế toán tổng hợp vật tư tại công ty DIESEL SÔNG CÔNG 67 2.5.5 Công tác kiểm kê nguyên vật liệu 74 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ KẾT LUẬN 76 3.1 Đánh giá chung về công tác quản lý, hạch toán vật tư tại công ty DIESEL SÔNG CÔNG. 76 3.1.1 Những ưu điểm 76 3.1.2. Những hạn chế về công tác kế toán vật tư tại công ty DIESEL SÔNG CÔNG 78 3.2 Một số ý kiến đề xuất, phương hướng nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật tư tại công ty TNHH NN MTV Diesel Sông Công 79 KẾT LUẬN 86 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT DIESEL SÔNG CÔNG Công ty Diesel Sông Công NVL Nguyên vật liệu CCDC Công cụ dụng cụ DN Doanh nghiệp ĐK Đầu kỳ CK Cuối kỳ TSCĐ Tài sản cố định XDCB Xây dựng cơ bản SXKD Sản xuất kinh doanh GTGT Giá trị gia tăng KKTX Kê khai thường xuyên SX Sản xuất SP Sản phẩm VL Vật liệu PX Phân xưởng NKCT Nhật ký chứng từ ĐVT Đơn vị tính TNHH Trách nhiệm hữu hạn MTV Một thành viên LỜI NÓI ĐẦU Với chính sách mở cửa hội nhập kinh tế khu vực và thế giới hiện nay một mặt đã khuyến khích các doanh nghiệp phát huy hết tiềm lực của mình nhưng cũng đặt các doanh nghiệp đứng trước sự cạnh tranh gay gắt. Để điều hành và quản lý được toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh một cách có hiệu quả nhất, các nhà quản lý phải nắm bắt được kịp thời, chính xác các thông tin kinh tế bao gồm: “Chi phí đầu vào” và “ kết quả đầu ra” đồng thời giám sát chặt chẽ việc sử dụng lao động, hạn chế đến mức tối đa sự ứ đọng vật tư, sản phẩm, hàng hoá, gây lãng phí các yếu tố sản xuất và làm chậm tốc độ luân chuyển vốn lưu động, bên cạnh đó phải xây dựng được phương hướng tối ưu nhằm cung cấp, sử dụng và khai thác mọi khả năng tiềm tàng của doanh nghiệp để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh Nguyên vật liệu chiếm một chi phí quan trọng nằm trong giá thành của sản phẩm do vậy hạch toán nguyên vật liệu phải được tổ chức một cách chặt chẽ, phản ánh con số chính xác, trung thực, tập hợp chi phí đầy đủ và phân loại vật liệu theo từng hạng mục công trình. Muốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành đều đặn, liên tục phải thường xuyên đảm bảo nguyên vật liệu đủ về số lượng, kịp về thời gian, đúng về qui cách , phẩm chất. Đây là một yếu tố khách quan, một điều kiện chung của mọi nền sản xuất hàng hoá. Trong tổng giá thành của toàn bộ sản phẩm, khoản mục vật liệu thường chiếm một tỷ trọng tương đối cao, do đó tiết kiệm khoản mục chi phí vật liệu trong giá thành sẽ là biện pháp chủ yếu để hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, kế toán vật liệu cũng là bộ phận thực hiện chức năng quản lý vật liệu. Nguyên vật liệu không chỉ dừng lại ở việc sản xuất ra sản phẩm mà còn quyết định đến chất lượng và giá cả của sản phẩm đó. Cụ thể khi chất lượng của nguyên vật liệu cao, đủ phẩm chất sẽ đảm bảo chất lượng cho sản phẩm. Bởi vậy tập trung quản lý vật liệu ở tất cả các khâu: Thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng vật liệu nhằm hạ thấp chi phí vật liệu, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu có ý nghĩa quan trọng để hạ thấp giá thành sản phẩm. Việc quản lý các chi phí thực chất là trọng tâm quản lý các chi phí về nguyên vật liệu. Chỉ cần sự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm và cũng ảnh hưởng đến thu nhập và sự sống còn của doanh nghiệp. Từ đó buộc doanh nghiệp phải quan tâm tới việc tiết kiệm triệt để chi phí nguyên vật liệu. Đây là biện pháp hữu hiệu và đúng đắn nhất để tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Cùng với những đặc điểm quan trọng của vật tư như trên.Trong quá trình thực tập em đã lựa chọn đề tài: “ Tổ chức công tác kế toán vật tư tại công ty TNHH NN MTV Diesel Sông Công” làm đề tài nghiên cứu của mình. Bố cục chuyên đề gồm : Chương 1: Những vấn đề lý luận chung về kế toán vật tư trong Doanh nghiệp. Chương 2:Thực trạng về kế toán vật tư tại công ty Diesel Sông Công. Chương 3 : Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật tư tại công ty Diesel Sông Công. Trong quá trình tìm hiểu về lý luận và thực tế để hoàn thành đề tài này em đã nhận được sự tận tâm, nhiệt tình hướng dẫn của cô giáo: Nguyễn Thị Lan Anh và của các cán bộ trong Phòng Tài Chính Kế Toán của Công ty Diesel Sông Công. Do khả năng chuyên môn của bản thân còn hạn chế, nhất là trong quá trình tiếp cận với những vấn đề mới nên chắc chắn bài viết của em còn nhiều thiếu sót. Vì vậy, em rất mong muốn được tiếp thu những ý kiến đóng góp chỉ bảo để em có điều kiện bổ sung nâng cao kiến thức của mình phục vụ tốt hơn cho công tác thực tế sau này. Em xin chân thành cảm ơn Sinh Viên Trương Hà Thanh CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Lý luận chung về kế toán vật tư trong doanh nghiệp sản xuất 1.1.1 Khái niệm và đặc điểm vật tư Khái niệm NVL, CCDC: Nguyên liệu, vật liệu trong doanh nghiệp là đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ các tiêu chuẩn của TSCĐ về giá trị và thời gian sử dụng. Đặc điểm của NVL, CCDC: Đối với NVL: + Xét về mặt hiện vật: NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và tham gia vào quá trình sản xuất NVL được tiêu dùng toàn bộ, không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. + Xét về mặt giá trị: Giá trị của NVL được dịch chuyển toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. Đối với CCDC: + Giống với vật liệu: Có giá trị thấp và thời gian sử dụng ngắn, giá trị được chuyển dịch một lần vào giá trị sản phẩm. + Giống với Tài sản cố định: Tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất,giá trị được chuyển dịch từng phần theo mức độ tham gia vào sản xuất. 1.1.2 Nhiệm vụ kế toán vật tư Yêu cầu quản lý vật tư + Khâu thu mua: Cần phải quản lý để đảm bảo sao cho NVL khi mua về đảm bảo về chất lượng, chủng loại phù hợp với giá cả để giảm chi phí NVL một cách tối đa. + Khâu bảo quản: Bảo quản theo chế độ phù hợp với tính chất hợp lý hoá của mỗi loại NVL, đồng thời phải tổ chức tốt kho tàng bến bãi. + Khâu dự trữ: Cần phải đảm bảo một lượng dự trữ nhất định để quá trình sản xuất không bị gián đoạn + Khâu sử dụng: Phải xác định được mức tiêu hao NVL và dự đoán chi phí một cách chính xác. Nhiệm vụ kế toán vật tư Phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các loại vật tư cả về giá trị và hiện vật. Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua, dự trữ và sử dụng từng loại vật tư đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 1.1.3..Nguyên tắc kế toán vật tư Các loại vật tư phải tuân thủ nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 “ Hàng tồn kho” . Giá trị thuần có thể thực hiện được của vật tư là giá ước tính của vật tư trong kỳ SXKD bình thường trừ đi chi phí ước tính để hoàn chỉnh sản phẩm và chi phí ước tính phục vụ cho việc tiêu thụ sản phẩm. Giá gốc vật tư được xác định cụ thể cho từng loại, bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí khác có liên quan đến việc sở hữu các loại vật tư đó. Các khoản chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và các khoản chi phí khác phát sinh trên mức bình thường, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp không được tính vào giá gốc của vật tư. 1.2 .Tổ chức công tác kế toán vật tư trong các Doanh Nghiệp Sản Xuất. 1.2.1 Phân loại vật tư Phân loại NVL : Căn cứ vào yêu cầu quản lý, nguyên liệu, vật liệu bao gồm: + Nguyên liệu, vật liệu chính: Là các loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh sẽ cấu thành nên thực thể sản phẩm, toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu được chuyển vào giá trị sản phẩm mới. + Vật liệu phụ: Là các loại vật liệu được sử dụng trong sản xuất để làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất, bao gói sản phẩm…Các loại vật liệu này không cấu thành nên thực thể sản phẩm. + Nhiên liệu : Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh, phục vụ cho công nghệ sản xuất, phương tiện vận tải, công tác quản lý…Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, rắn hay thể khí. + Phụ tùng thay thế: Là những vật tư dung để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ… + Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những vật tư được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. + Vật liệu khác: Là các loại vật liệu không được xếp vào các loại trên. Căn cứ vào nguồn gốc, nguyên liệu, vật liệu được chia thành: + Nguyên liệu, vật liệu mua ngoài. + Nguyên liệu, vật liệu tự chế biến, gia công. Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng, nguyên liệu, vật liệu được chia thành: + Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp dung cho sản xuất kinh doanh. + Nguyên liệu, vật liệu dung cho công tác quản lý. + Nguyên liệu, vật liệu dung cho các mục đích khác. Phân loại CC,DC Căn cứ vào phương pháp phân bổ, công cụ dụng cụ được chia thành : + Loại phân bổ 1 lần ( 100% giá trị) + Loại phân bổ nhiều lần. Căn cứ vào nội dung CC, DC được chia thành: + Lán trại tạm thời, đà giáo, cốp pha, dùng trong XDCB, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất, vận chuyển hàng hoá. + Quần áo bảo hộ lao động. + CC, DC khác. Căn cứ vào yêu cầu quản lý và công việc ghi chép kế toán, CC, DC được chia thành: + Công cụ, dụng cụ. + Bao bì luân chuyển. + Đồ dùng cho thuê. Căn cứ vào mục đích sử dụng, CC, DC được chia thành: + Công cụ, dụng cụ dùng cho SXKD. + Cồng cụ, dụng cụ dùng cho quản lý. + Công cụ, dụng cụ dùng cho mục đích khác. 1.2.2. Đánh giá vật tư Xác định trị giá vốn thực tế NVL, CCDC nhập kho Trị giá vốn của NVL, CCDC nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập: Đối với NVL, CCDC mua ngoài, Giá thực tế bao gồm: Giá mua ghi trên hoá đơn, ( thuế nhập khẩu phải nộp, thuế tiêu thụ đặc bịêt hàng nhập khẩu phải nộp nếu có), cộng với các chi phí mua thực tế ( chi phí vận chuyển, bốc xếp,…) + Nếu NVL, CCDC mua ngoài dùng vào sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá trị NVL, CCDC mua vào được phản ánh theo giá mua chưa thuế GTGT. + Nếu doanh nghiệp mua NVL, CCDC dùng vào sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, hoặc dùng cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án thì giá trị NVL, CCDC mua vào được phản ánh theo tổng giá thanh toán. Giá thực tế của NVL, CCDC tự chế biến bao gồm: Giá thực tế của NVL, CCDC xuất chế biến cộng với chi phí chế biến. Giá thực tế của NVL, CCDC thuê ngoài gia công chế bao gồm: Giá thực tế của NVL, CCDC thuê ngoài gia công chế biến, chi phí vận chuyển NVL đến nơi chế biến và từ nơi chế biến về đơn vị, tiền thuê ngoài gia công chế biến. Giá thực tế của NVL góp vốn liên doanh, cổ phần là giá được các bên tham gia góp phần vốn liên doanh thống nhất đánh giá chấp nhận. Giá thực tế của NVL,CCDC xuất kho. Phương pháp thực tế đích danh: + Nội dung: Theo phương pháp này khi xuất kho NVL, CCDC thì căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc từng lô và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn thực tế của NVL, CCDC xuất kho. + Ưu điểm: Tính giá trị NVL, CCDC kịp thời, chính xác. + Nhược điểm: Đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý, theo dõi chặt chẽ từng lô hàng. Phương pháp đơn giá bình quân: + Nội dung: Theo phương pháp này trị giá vốn thực tế NVL,CCDC xuất kho đựơc tính căn cứ vào số lưọng vật tư xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền. + Công thức tính giá NVL,CCDC xuất dùng: + Công thức tính đơn giá bình quân: Phương pháp nhập trước xuất trước: + Nội dung: Phương pháp này dựa trên giả thiết NVL, CCDC nhập trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của lần nhập sau cùng. + Ưu điểm: Đảm bảo việc tính giá trị thực tế của NVL, CCDC xuất dùng một cách kịp thời, chính xác, công việc kế toán không bị tồn vào cuối tháng. + Nhược điểm: Đòi hỏi phải kế toán chi tíêt, chặt chẽ, theo dõi đầy đủ số lượng, đơn giá của từng lần nhập. Phương pháp nhập sau xuất trước: + Nội dung: Phương pháp này dựa trên giả định NVL, CCDC nhập kho sau cùng được xuất kho trước, lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá NVL, CCDC tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên. Đánh giá NVL, CCDC theo giá hạch toán: Theo thông tư 2002004TTBTC ngày 22122014 ,với những DN sử dụng giá hạch toán trong kế toán chi tiết nhập, xuất nguyên liệu, vật liệu, thì cuối kỳ kế toán phải tính Hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán nguyên liệu, vật liệu để tính giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất dùng trong kỳ theo công thức :   1.2.3 Kế toán chi tiết vật tư 1.2.3.1.Chứng từ kế toán vật tư Phiếu nhập kho. Phiếu xuất kho. Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Bìên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá. Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ. Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá. Bảng kê mua hàng. Bảng phân bổ NVL, CCDC. Và một số chứng từ khác tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động ở các thành phần kinh tế khác nhau. 1.2.3.2 Sổ kế toán chi tiết vật tư Sổ (thẻ ) kho. Sổ (thẻ ) kế toán chi tiết NVL, CCDC. Sổ đối chiếu luân chuyển. Sổ số dư. Ngoài ra còn mở thêm bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê luỹ kế tổng hợp nhập, xuất, tồn kho NVL, CCDC phục vụ cho việc ghi chép sổ kế toán chi tiết được nhanh chóng kịp thời. 1.2.3.3 Các phương pháp kế toán chi tiết vật tư Để hạch toán chi tiết vật tư có 3 phương pháp : Phương pháp mở thẻ song song. Phương pháp ghi sổ số dư Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển. Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng DN để lựa chọn phương pháp hạch toán chi tiết thích hợp. Giống nhau: Ba phương pháp đều được dùng để hạch toán chi tiết tới từng người chịu trách nhiệm vật chất và theo từng lô, từng loại, từng thứ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Ba phương pháp đều có yêu cầu là trong quá trình hạch toán chi tiết vật tư trong DN cần kết hợp chặt chẽ với hạch toán nghiệp vụ ở kho bảo quản nhằm giảm bớt việc ghi chép trùng lắp giữa các loại hạch toán. Dù có áp dụng phương pháp nào thì DN cũng cần tăng cường công tác kiểm tra, giám sát của kế toán đối với hạch toán nghiệp vụ ở nơi bảo quản. Khác nhau: Chỉ tiêu PP Thẻ song song PP Sổ số dư PP ghi sổ đối chiếu luân chuyển 1. Điều kiện áp dụng Áp dụng với DN ít chủng loại về vật tư. DN dùng giá mua thực tế để ghi chép kế toán vật tư tồn kho. Áp dụng với DN sử dụng giá hạch toán để kế toán chi tiết vật tư tồn kho. Áp dụng với DN có ít chủng loại vật tư, nghiệp vụ kinh tế phát sinh ít, trình độ nhân viên kế toán đòi hỏi không cao. 2. Nguyên tắc hạch toán Tại kho : Ghi chép về mặt số lượng, hiện vật. Tại phòng kế toán: Ghi chép cả về số lượng và giá trị từng thứ vật tư. Tại kho: chỉ theo dõi về mặt số lượng. Tại phòng kế toán: Chỉ theo dõi về mặt giá trị. Tại kho : Theo dõi vật tư theo chỉ tiêu số lượng và giá trị. Tại phòng kế toán: Theo dõi vật tư theo số lượng và giá trị. 3. Số kế toán liên quan Thẻ kho; Sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ.; Bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu, CCDC Thẻ kho; Sổ số dư vật liệu, CCDC; Bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất; Bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu, CCDC. Thẻ kho; Bảng kê nhập; Bảng kê xuất; Sổ đối chiếu luân chuyển, Sổ tổng hợp NVL, CCDC. 4. Ưu, nhược điểm Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm. Nhược điểm: Khối lượng ghi chép lớn, có sự trùng lặp giữa thủ kho và kế toán ở chi tiêu số lượng. Ưu điểm:Giảm nhẹ khối lượng ghi chép. Nhược điểm: Khó phát hiện sai sót. Ưu điểm:Đơn giản, dễ làm. Nhược điểm: Khối lượng ghi chép lớn, hạn chế khả năng kiểm tra đối chiếu số liệu. 1.2.4 Kế toán tổng hợp vật tư 1.2.4.1 Kế toán tổng hợp vật tư theo phương pháp kê khai thường xuyên Nội dung: Phương pháp KKTX là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL, CCDC trên sổ kế toán. Điều kiện áp dụng : Thích hợp cho các đơn vị sản xuất và các đơn vị thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn, có chất lượng kỹ thuật cao. Tài khoản kế toán sử dụng: Mọi tình hình biến động tăng giảm (nhập xuất) và số hiện có của NVL, CCDC đều được phản ánh trên các TK: 151, 152, 153. Tài khoản 151 “ Hàng mua đang đi đường”: Dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng giảm của NVL mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, còn đang trên đường vận chuyển, ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho. + Nội dung, kết cấu tài khoản: + Kế toán hàng mua đang đi đường. SƠ ĐỒ 01A: SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP HÀNG MUA ĐANG ĐI ĐƯỜNG THEO PHƯƠNG PHÁP KKTX Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”: Phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng giảm của NVL theo giá gốc. TK 153 “Công cụ dụng cụ”: Phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại công cụ dụng cụ trong kỳ theo giá gốc. + Nội dung, kết cấu tài khoản 152, 153: + Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu về nhập xuất NVL: SƠ ĐỒ 01B: SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP KÊ KHAI THƯỜNG XUYÊN + Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu về nhập xuất CCDC: SƠ ĐỒ 01C : SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP CÔNG CỤ DỤNG CỤ THEO PHƯƠNG PHÁP KKTX 1.2.4.2 Kế toán tổng hợp vật tư theo phương pháp kiểm kê định kỳ Nội dung: Là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị của NVL, CCDC tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán. Các TK NVL, CCDC chỉ phản ánh số hiện có ( giá trị ) của NVL, CCDC tồn kho. Tính giá : + Cuối kỳ tiến hành kiểm kê số lượng NVL, CCDC tồn kho. + Giá vốn thực tế NVL, CCDC tồn kho CK = SL NVL, CCDC tồn CK (x) đơn giá tính cho NVL, CCDC tồn CK. Trị giá NVL, CCDC xuất kho = Trị giá NVL, CCDC tồn ĐK + Trị giá NVL, CCDC nhập trong kỳ Trị giá NVL, CCDC tồn cuối kỳ Điều kiện áp dụng: Thích hợp với doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, với nhiểu qui cách, mẫu mã khác nhau, giá trị thấp, vật tư xuất dùng, xuất bán thường xuyên. Tài khoản kế toán sử dụng: Tài khoản 611 “ Mua hàng”: Phản ánh trị giá NVL, CCDC, hàng hoá mua vào, nhập kho hoặc đưa vào sử dụng trong kỳ. + Nội dung, kết cấu tài khoản: Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu: SƠ ĐỒ 02: PHƯƠNG PHÁP KẾ TOÁN TỔNG HỢP VẬT TƯ THEO PHƯƠNG PHÁP KIỂM KÊ ĐỊNH KỲ 1.2.4.3 Kế toán các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê và đánh giá lại vật tư Nội dung: Kiểm kê là một trong những biện pháp để quản lý vật tư, tài sản. Thông qua kiểm kê DN nắm được hiện trạng của vật tư cả về số lượng và chất lượng, ngăn ngừa và phát hiện những hiện tượng tham ô, lãng phí và có biện pháp quản lý tốt hơn đảm bảo an toàn vật tư tài sản của doanh nghiệp. Đánh giá lại vật tư thường thực hiện trong trường hợp đem góp vốn liên doanh và trong trường hợp giá vật tư có biến động lớn. Tùy theo yêu cầu quản lý, kiểm kê có thế thực hiện theo phạm vi toàn doanh nghiệp hay từng bộ phận, đơn vị; kiểm kê định kỳ hay kiểm kê bất thường… Khi kiểm kê phải lập Hội đồng hoặc ban kiểm kê với với đầy đủ các thành phần theo quy định. Hội đồng hay ban kiểm kê, khi kiểm kê phải cân, đong, đo, đếm cụ thể đối với từng loại vật tư và phải lập biên bản kiểm kê theo quy định, xác định chênh lệch giữa số ghi trên sổ kế toán với số thực kiểm kê, trình bày ý kiến xử lý các chênh lệch. Xử lý kết quả kiểm kê và đánh giá lại phải do Hội đồng xử lý tài sản của doanh nghiệp thực hiện. Hội đồng này có trách nhiệm phân tích các nguyên nhân cụ thể để có kết luận khách quan. Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu : SƠ ĐỒ 03: KẾ TOÁN KIỂM KÊ VÀ ĐÁNH GIÁ LẠI VẬT TƯ 1.2.4.4 Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc ước tính một khoản tiền tính vào chi phí ( giá vốn hàng bán) vào thời điểm cuối niên độ khi giá trị thuần có thể thực hiện được của vật tư tồn kho nhỏ hơn giá gốc. Giá trị dự phòng vật tư được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của vật tư tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được. Khi ước tính giá trị thuần có thể thực hiện được phải tính đến mục đích của việc dự trữ hàng tồn kho. Ví dụ, giá trị thuần có thể thực hiện được của lượng hàng tồn kho dự trữ để đảm bảo cho các hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ không thể hủy bỏ phải dựa vào giá trị trong hợp đồng. Nếu số lượng hàng đang tồn kho lớn hơn số lượng cần cho hợp đồng thì giá trị thuần có thể thực hiện được của số chênh lệch giữa hàng đang tồn kho lớn hơn số hàng cần cho hợp đồng được đánh giá trên cơ sở giá bán hàng ước tính. Nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ dự trữ để sử dụng cho mục đích sản xuất sản phẩm không được đánh giá thấp hơn giá gốc nếu sản phẩm do chúng góp phần cấu tạo nên sẽ được bán bằng hoặc cao hơn giá thành sản xuất sản phẩm. Khi có sự giảm giá của nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ mà giá thành sản xuất sản phẩm cao hơn giá trị thuần có thể thự hiện được thì nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho được đánh giá giảm xuống bằng với giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. Trường hợp nguyên liệu, vật liệu có giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn so với giá gốc nhưng giá bán sản phẩm, dịch vụ được sản xuất từ nguyên liệu, vật liệu này không bị giảm giá thì không được trích lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho đó. Việc lập dự phòng giảm giá vật tư tồn kho được tính cho từng loại, từng thứ vật tư. Tài khoản sử dụng : TK 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho “: Dùng để phản ánh tình hình trích lập và sử dụng khoản dự phòng. + Nội dung, kết cấu tài khoản : + Phương pháp kế toán dự phòng giảm giá vật tư tồn kho: Cuối niên độ kế toán, khi một loại vật tư có giá trị gốc nhỏ hơn giá trị thuần có thể thực hiện được thì kế toán phải lập dự phòng theo số tiền chênh lệch đó. Nếu số tiền dự phòng giảm giá vật tư phải lập vào cuối niên độ này lớn hơn số tiền dự phòng giảm giá vật tư đã lập ở cuối niên độ kế toán trước, kế toán lập dự phòng bổ sung phần chênh lệch. Nếu số tiền dự phòng giảm giá vật tư phải lập ở cuối niên độ này nhỏ hơn số tiền dự phòng giảm giá vật tư đã lập ở cuối niên độ trước, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch đó. SƠ ĐỒ 04 : KẾ TOÁN DỰ PHÒNG GIẢM GIÁ HÀNG TỒN KHO TK 152, 153 1.2.5 Các hình thức kế toán áp dụng trong doanh nghiệp sản xuất 1.2.5.1. Hình thức kế toán nhật ký chung Các sổ sử dụng liên quan đển kế toán vật tư theo hình thức NKC bao gồm: + Sổ NKC, Nhật ký đặc biệt, Sổ Nhật Ký mua hàng, Nhật Ký chi tiền, + Sổ Cái các TK : 152,153,621,627,641,642 + Các sổ (thẻ) kế toán chi tiết :Thẻ kho; Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ; Bảng tổng hợp chi tiết vật tư, Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật tư. 1.2.5.2 Hình thức kế toán nhật ký sổ cái Các sổ sử dụng liên quan đển kế toán vật tư theo hình thức NK – SC gồm: + Sổ Nhật ký Sổ cái các TK : 152,153,621,641,… + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết : Thẻ kho; Sổ chi tiết vật liệu, công cụ, Bảng tổng hợp chi tiết vật tư, Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật tư… 1.2.5.3 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Các sổ sử dụng liên quan đển kế toán vật tư theo hình thức chứng từ ghi sổ. + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. + Sổ cái tài khoản 152,153… + Các sổ (thẻ) kế toán chi tiết :Thẻ kho; Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ; Bảng tổng hợp chi tiết vật tư, Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật tư. 1.2.5.4 Hình thức nhật ký chứng từ: Các sổ sử dụng liên quan đển kế toán vật tư theo hình thức nhật ký chứng từ: + Bảng kê số 3,số 4,số 5,số 6 và bảng phân bổ số 2. + Sổ chi tiết thanh toán với người bán. + Nhật ký Chứng từsố 5, NKCT số 6; NKCT 7, NKCT 1, NKCT 2. + Sổ Cái tài khoản 152,153… + Các sổ (thẻ) kế toán chi tiết :Thẻ kho; Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ; Bảng tổng hợp chi tiết vật tư, Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật tư. 1.2.5.5 Hình thức kế toán trên máy vi tính Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính.Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng phải được in đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. SƠ ĐỒ 05 : TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH 1.3. Tổ chức kế toán vật tư trong điều kiện áp dụng phần mềm kế toán : Vật tư trong DN có rất nhiều chủng loại, phong phú, biến động rất thường xuyên. Do đó, yêu cầu đặt ra là phải quản lý tốt từng loại, từng nhóm và từng thứ, từng danh điểm. Với yêu cầu này, đòi hỏi phải mã hóa đối tượng kế toán là vật tư đến từng danh điểm. Vì vậy danh mục vật tư được xây dựng chi tiết cho từng danh điểm và kết hợp với tài khoản hàng tồn kho tạo thành hệ thống sổ chi tiết cho từng vật tư. Khi nhập số liệu cần thiết phải chỉ ra danh điểm của từng loại vật tư để tăng cường tính tự động hóa, có thể cài đặt sẵn mức thuế suất GTGT của từng thứ vật tư ở phần danh mục. • Với các nghiệp vụ nhập vật tư : phải lập dữ liệu về giá mua, các chi phí thu mua được tính vào giá vốn hàng nhập kho. Trường hợp nhập cùng một phiếu nhiều loại vật tư thì chương trình cũng được phép nhập cùng nhưng phải cùng kho. Nếu phát sinh chi phí thu mua, cần phân bổ cho từng thứ vật tư nhập kho, làm cơ sở tính giá vốn nhập kho. • Với các nghiệp vụ xuất vật tư : Chương trình tự động tính giá vốn xuất kho theo phương pháp mà DN đã lựa chọn. Tùy thuộc vào mục đích sử dụng mà lựa chọn chứng từ cho phù hợp, cài đặt sẵn ghi nợ tài khoản liên quan, ghi có TK 152, 153. Kế toán chỉ cần nhập chứng từ phiếu xuất, tên vật tư, số lượng, tên kho, chương trình sẽ thông báo số lượng tồn kho ở mỗi kho có đủ hay không và tự tính ra giá vốn để điền vào bút toán. • Đối với vật tư, hàng hóa xuất bán, ngoài việc phản ánh doanh thu còn phải phản ánh giá vốn hàng xuất bán. Do đó cần thiết kế chứng từ phù hợp với hoạt động này. Có thể cho phép chứng từ, hóa đơn bán hàng đặt sẵn bút toán phản ánh giá vốn đi kèm để khi phản ánh doanh thu thì chương trình đồng thời lưu thông tin về giá vốn hàng bán. Nhưng bút toán phản ánh giá vốn có thể tính và phản ánh ngay, có thể chưa tính ngay giá vốn mà cuối tháng tính lại, mặc dù số lượng đã giảm. Các chứng từ thường được thiết kế để phản ánh cá nghiệp vụ xuất vật tư như : phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất vật tư cho sản xuất, hóa đơn bán hàng (giá vốn tự động hoặc giá vốn thủ công) … Nếu ở danh mục vật tư, hàng hóa đãnhập giá bán, mức thuế suất thuế GTGT thì chương trình sẽ tự động điền giá bán vào bút toán phản ánh doanh thu, tính thuế GTGT đầu ra để phản ánh và đưa lên bảng kê chứng từ hàng hóa bán ra. Như vậy, đối với phần hành kế toán vật tư chương trình kế toán cho phép theo dõi từng lần nhập, chi phí mua phân bổ cho hàng nhập, đồng thời cho biết số lượng hàng tồn kho khi xuất và tính giá vốn của hàng xuất để phản ánh vào bút toán giá vốn cùng với các bút toán khác. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY DIESEL SÔNG CÔNG 2.1. Đặc điểm tình hình chung của công ty Diesel Sông Công. Quá trình hình thành và phát triển của công ty. Tên gọi: Tên gọi đầy đủ: Công ty trách nhiệm hữu hạn Nhà nước một thành viên Diesel Sông Công. Tên giao dịch quốc tế: Song Cong Diesel Company Limited. Tên viết tắt tiếng anh: DIESEL SÔNG CÔNG ; Ltd. Tên viết tắt tiếng việt: Công ty Diesel Sông Công. Địa điểm: Phường Lương Châu –Thành phố Sông Công Ngày thành lập: Ngày 25041980 Nhà máy Diesel Sông Công được thành lập theo quyết định số 118CLCB của bộ trưởng bộ cơ khí và luyện kim Ngày 22031995 Quyết định 286 QĐ TLNSDT của bộ công nghiệp nặng đổi tên Nhà máy Diesel Sông Công thành công ty Diesel Sông Công thuộc tổng công ty máy động lực và máy nông nghiệp. Ngày 01122004 Công ty Diesel Sông Công được chuyển đổi thành Công ty TNHH Nhà nước MTV Diesel Sông công theo quyết định số 1482004QĐBCN của Bộ trưởng Bộ công nghiệp Đội ngũ công nhân viên: Số lượng cán bộ công nhân viên trong công ty tăng lên không ngừng từ năm 2013 có 1000 CNV đến năm 2014 có 1106 CNV làm việc trong công . Sản phẩm: Sản phẩm truyền thống của công ty Diesel Sông công là sản xuất các loại động cơ Diesel vừa và nhỏ. Mỗi năm Công ty DIESEL SÔNG CÔNG có thể sản xuất 12.000 tấn phôi rèn, 10.000 tấn phôi đúc có chất lượng cao. Trong nhiều năm qua, Công ty DIESEL SÔNG CÔNG là Doanh nghiệp sản xuất cơ khí uy tín, các loại sản phẩm động cơ đốt trong của công ty như: động cơ Diesel D6, D12, động cơ xăng: IM350, máy thủy : MTS55, MTS60, các loại Hộp số:HS9, HS14… Với tình hình xã hội ngày càng phát triển, Công ty Diesel đã nỗ lực phấn đấu và không chỉ dừng lại ở những sản phẩm truyền thống trên. Công ty Diesel Sông Công sản xuất cung cấp các loại động cơ Diesel, phụ tùng máy nuôi trồng thuỷ sản, máy nông nghiệp, phụ tùng sửa chữa cho các ngành khai khoáng, dầu khí, xi măng, vận tải biển, phụ tùng ôtô, xe máy cho các công ty, tập đoàn cơ khí trong nước và xuất khẩu trên thế giới. Đồng thời còn sản xuất phôi thép với khối lượng lớn phục vụ cho sản xuất các loại thép xây dựng. Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Diesel Sông Công trong những năm gần đây : Công ty TNHH Nhà nước MTV Diesel Sông công là một công ty sản xuất cơ khí lớn ở nước ta, với tổng diện tích mặt bằng khoảng 17ha, trong đó diện tích nhà xưởng chiếm 34. Tổng số vốn đầu tư ban đầu khoảng 46 triệu Rúp chuyển nhượng do Liên Xô viện trợ. Số lượng cán bộ công nhân viên trong Công ty không ngừng tăng lên từ những năm đang xây dựng và bắt đầu sản xuất. Để đứng vững và có thể phát triển trong nền kinh tế thị trường. Công ty đã và đang từng bước áp dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật mới và công nghệ tiên tiến vào sản xuất kinh doanh: Quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000. Tiến hành đầu tư chiều sâu, thay thế dần những thiết bị cũ bằng những máy móc hiện đại, tổ chức sắp xếp lại sản xuất, cải tiến và năng cao chất lượng quản lý, thực hiện liên doanh liên kết với nước ngoài. Công ty đã thực hiện dự án vay vốn ODA của Italia, liên doanh với hãn Ford của Mỹ. Năm 2005, công ty đã liên kết với Tập đoàn Gohsyu của Nhật Bản để đầu tư hơn 80 tỷ VNĐ chuyển giao công nghệ sản xuất độc quyền trục khuỷu cho hãng Honda và bắt đầu đi vào sản xuất. Năm 2010 doanh thu riêng sản phẩm Honda đạt trên 200 tỷ đồng. Qua 50 năm xây dựng và phát triển, vận động trong nền kinh tế chuyển đổi, công ty đã thu được những thành tựu đáng kể. Giá trị tổng sản lượng qua các năm luôn tăng cao; năm 2007 chỉ mới đạt: 150.681 tỷ; năm 2008 đạt: 217.651 tỷ; đặc biệt năm 2009 đạt: 340.020 tỷ; năm 2010 đạt hơn 346.331 tỷ đồng; năm 2011 đạt: 434.425 tỷ đồng; năm 2012 phấn đấu đạt: 460.000 tỷ đồng. Tại thời điểm 01012011, công ty có tổng số vốn và tài sản phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh như sau: Tổng cộng tài sản: 673.038.038.239 đồng. Trong đó: TS ngắn hạn: 287.965.508.288 đồng. TS dài hạn: 385.072.529.951 đồng. Có được kết quả trên là sự nỗ lực cố gắng và phấn đấu của toàn thể cán bộ công nhân viên dưới sự lãnh đạo sáng suốt của Đảng, của ban giám đốc đã giúp công ty có những hướng đi đúng đắn trong việc tìm kiếm mặt hàng sản xuất và thị trường tiêu thụ sản phẩm, công ty đã có những bước đi thích hợp, ổn định sản xuất, công nhân đủ việc làm, đời sống người lao động ngày càng được cải thiện và nâng cao. Sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng có hiệu quả. Bên cạnh đó thì công ty còn gặp một số khó khăn: Trong bối cảnh nền kinh tế thế giới khủng hoảng, thị trường các yếu tố đầu vào cho sản xuất như sắt thép, xăng dầu và các vật liệu biến động, không ổn định. Cùng với đó, chính sách thắt chặt chi tiêu của mọi thành phần kinh tế làm ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả kinh doanh của công ty. Mặc dầu phải đối mặt với những khó khăn trên nhưng dưới sự chỉ đạo, hướng dẫn của ban lãnh đạo, công ty đã hoàn thành tốt kế hoạch đề ra. Ban lãnh đạo công ty luôn xác định rõ ràng nhiệm vụ của toàn thể công ty như sau: Tuân thủ các chính sách kinh tế hiện hành của Nhà nước. Tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán trong công ty. Phân công nhiệm vụ rõ ràng đối với từng bộ phận, từng nhân viên nhưng đồng thời quy định mối quan hệ chặt chẽ giữa các nhân viên trong quá trình thực hiện công việc được giao. Tự chủ về tài chính, khai thác, sử dụng, quản lý có hiệu quả nguồn vốn, bù đắp chi phí và làm tròn nhiệm vụ với Nhà nước. Làm tốt công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ văn hoá chuyên môn, trình độ tay nghề của người lao động. Công ty đã từng bước áp dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật mới và công nghệ tiên tiến vào sản xuất; Quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000; Tiến hành đầu tư chiều sâu, thay thế dần những thiết bị cũ bằng những máy móc hiện đại; Tổ chức sắp xếp lại sản xuất, cải tiến và nâng cao chất lượng quản lý; Thực hiện liên doanh liên kết với nước ngoài. 2.2 Đặc điểm quy trình công nghệ của công ty DIESEL SÔNG CÔNG Đối với qui trình công nghệ sản phẩm sản xuất cơ khí: Từ nguyên vật liệu có thể qua các xưởng để tạo phôi như: xưởng rèn chủ yếu để tạo ra phôi thép chế tạo, xưởng đúc đúc ra các loại phôi chi tiết gang xám, gang cầu, thép, nhôm, đồng..., xưởng cơ khí dập, chế tạo: các tấm ngăn, tấm đậy, đệm phẳng, đệm vênh... Sau đó qua giá công cơ khí để mạ nhiệt luyện, tôi, thấm...Cuối cùng qua lắp ráp chạy thử và nhập kho thành phẩm. Đối với qui trình công nghệ sản phẩm sản xuất thép thỏi: Từ NVL là thép phế, các loại vật tư phụ khác qua dây truyền đúc liên tục thành thép thỏi nhập kho tiêu thụ. Đối với quy trình công nghệ SXSP trục khuỷu Honda: Toàn bộ quy trình sx sp được tự động hóa trên dây truyền công nghệ tự động CNC, quy trình công nghệ được lập trình tự động trên máy tính từ khâu cắt vật tư, rèn dập phôi đến các công đoạn nhiệt luyện, tôi thấm…được tập đoàn Gohsyu của Nhật bản lắp đặt và chuyển giao, sp được HONDA Việt Nam kiểm nghiệm và bao tiêu. SƠ ĐỒ 2.1: KHÁI QUÁT QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY DIESEL SÔNG CÔNG Các phân xưởng sản xuất chính Phân xưởng Đúc 01 Phân xưởng Đúc 02 Phân xưởng Rèn 01 Phân xưởng Rèn 02 Phân xưởng cơ khí 1 Phân xưởng cơ khí 2 Phân xưởng Dụng cụ Phân xưởng Lắp ráp. Các phân xưởng sản xuất phụ trợ gồm: Phân xưởng Mạ Nhiệt luyện. Phân xưởng cơ điện 2.3. Đặc điểm tổ chức quản lý SXKD của Công ty DIESEL SÔNG CÔNG SƠ ĐỒ 2.2: BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY DIESEL SÔNG CÔNG Giám Đốc công ty: Là người đứng đầu công ty, chỉ huy điều hành toàn bộ bộ máy của công ty; Là người chịu trách nhiệm cao nhất về tài sản, tiền vốn của công ty với nhà nước. Giám đốc công ty quản lý trực tiếp các phòng: Nhân sự, Kế toán – Tài chính, điều hành các công việc chủ yếu như: nhân sự, định mức, tiền lương, tài chính kế toán, vật tư; Giám đốc công ty ủy quyền cho phó Giám đốc điều hành quản lý các bộ phận cụ thể hoạt động của công ty. Phó Giám Đốc 1: giúp Giám đốc điều hành các dự án đầu tư, liên doanh phát triển SP mới; trực tiếp điều hành quản lý toàn bộ thiết bị, máy móc, phụ trách tiến độ và hợp đồng sản xuất với tập đoàn Honda của Nhật bản và chỉ đạo kiểm soát chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000. Phó Giám Đốc 2: Phụ trách Phòng Thị trường và bán hàng, tìm hiểu phát triển thị trường tiêu thụ sản phẩm, đôn đốc công nợ; Đồng thời phụ trách phòng: Bảo vệ, An toàn và Môi trường. phụ trách toàn bộ các hoạt động về thi đua khen thưởng của công ty. Phó Giám Đốc 3: Phụ trách Phòng Sản xuất, Phòng Kĩ thuật của công ty; Quản lý chỉ đạo hạch toán các phân xưởng, tính giá thành sản phẩm tham mưu giúp giám đốc quyết định triển khai kí các hợp đồng kinh tế, cũng như các công tác KAIZEN, 5S... Các phòng ban chức năng: Phòng Nhân sự: Có phương án tuyển dụng lao động, sắp xếp đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật, công nhân, nghiên cứu ra quyết định và quản lý các chính sách có liên quan đến lợi ích người lao động... sao cho đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao. Phòng Kế toán tài chính: Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy theo từng ngày, tháng, quý, năm và lập báo cáo nhằm phục vụ cho nhu cầu quản lý, giúp giám đốc trong điều hành quản lý. Phòng Sản xuất: Nhiệm vụ chủ yếu là điều độ sản xuất và quản lý việc xuất nhập vật tư, quản lý các kho vật tư bán thành phẩm của công ty, mua nguyên vật liệu đầu vào cho công ty. Phòng Thị trường Bán hàng: Có nhiệm vụ phân tích tìm kiếm thị trường, tiêu thụ sản phẩm cho công ty thông qua các hệ thống các đại lý, cửa hàng, văn phòng đại diện. Phòng Kỹ thuật: phụ trách công tác thiết kế mẫu mã sản phẩm, công nghệ sản xuất, thiết kế các bản vẽ chi tiết và xác định định mức lao động, định mức vật tư cho sản phẩm. Phòng Thiết bị năng lượng: Nhiệm vụ chủ yếu là quản lý các máy móc thiết bị cung cấp điện nước trong toàn công ty. Phòng Quản lý chất lượng sản phẩm(KCS): Làm nhiệm vụ kiểm tra các mặt hàng sản xuất của công ty chất lượng sản phẩm đúng như yêu cầu thiết kế. Phòng Bảo vệ: Phụ trách công tác quản trị đời sống của công nhân viên toàn công ty. Đồng thời, tổ chức công tác bảo vệ vật tư, tài sản của toàn công ty. Phòng An toàn và Môi trường: Phụ trách các công việc liên quan chủ yếu đến an toàn lao động và vệ sinh công nhiệp, cảnh quan môi trường. 2.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty DIESEL SÔNG CÔNG 2.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty DIESEL SÔNG CÔNG Về mặt tổ chức bộ máy kế toán tài chính của công ty gồm: Đồng chí Trưởng phòng kế toán kiêm kế toán trưởng vừa là người chỉ đạo chung mọi hoạt động của phòng kế toán tài chính vừa là người trực tiếp tổ chức công tác kế toán của công ty. Đồng chí phó phòng kế toán là người giúp việc cho đồng chí kế toán trưởng về công tác lập các báo cáo kế toán theo đúng quy định của nhà nước, tổ chức tập hợp chi phí tính giá thành sp phục vụ các yêu cầu của lãnh đạo công ty . Tổ kế toán vật liệu:Gồm 01 kế toán viên. Có nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán với khách bán hàng cho công ty, tình hình nhập xuất kho vật tư trên cơ sở kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao nguyên, nhiên vật liệu của phòng công nghệ đã tính toán để hạch toán tình hình nhập xuất và tiêu hao nguyên nhiên vật liệu trong kỳ. Lập báo báo NKCT số 5 và bảng phân bổ vật liệu. Tổ kế toán TSCĐ và tiền lương: Gồm 01 kế toán viên, có nhiệm vụ theo dõi tăng giảm TSCĐ, tính khấu hao, kiểm tra định mức lao động tiền lương, kiểm tra các chứng từ thanh toán lương, bảng thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội cho công nhân viên trong công ty; và lập các báo cáo phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương. Tổ kế toán thanh toán, quỹ két: Có 02 kế toán viên. Căn cứ các chứng từ gốc, các giấy báo nợ, báo có để ghi sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi, tiền vay. Lập các nhật ký, bảng kê liên quan. thanh toán, thu giữa ngân quỹ của Công ty Tổ Kế toán giá thành: Gồm 02 kế toán viên. căn cứ các số liệu tập hợp từ các phân xưởng, các số liệu tập hợp chi phí sản xuất trong kỳ tính toán giá thành sản phẩm nhập kho. căn cứ vào định mức sản phẩm phân bổ các chi phí chung tính giá thành sản phẩm theo định mức, phục vụ các yêu cầu điều hành sản xuất của lãnh đạo. Tổ kế toán tiêu thụ: gồm 1 kế toán viên theo dõi việc bán hàng và thanh toán tiền bán hàng cũng như các khoản giảm trừ doanh thu, các hợp đồng kinh tế trong và ngoài nước. theo dõi việc thanh quyết toán công nợ với khách hàng SƠ ĐỒ 2.3: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY DIESEL SÔNG CÔNG 2.4.2. Chính sách kế toán áp dụng tại công ty DIESEL SÔNG CÔNG Hình thức tổ chức kế toán. Để phù hợp với điều kiện thực tế, trình độ quản lý cũng như đặc điểm sản xuất, công ty đã vận dụng hình thức tổ chức kế toán theo hình thức ‘kế toán tập trung’. Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ. Phương pháp tính giá hàng hoá xuất kho: Theo phương pháp bình quân gia quyền. Hệ thống tài khoản: Thực hiện theo Thông tư 2002004TTBTC ngày 2212201 cùng hệ thống tài khoản thống nhất, các chuẩn mực kế toán của Nhà nước theo chế độ hiện hành. Chứng từ kế toán sử dụng: Theo chế độ hiện hành mà Nhà nước quy định. Niên độ kế toán: Cũng như phần lớn các doanh nghiệp Việt Nam, niên độ kế toán của công ty là một năm, bắt đầu từ 11 và kết thúc vào 3112 hàng năm. Công tác lập báo cáo: Công ty Diesel Sông Công lập báo cáo theo đúng quy định hiện hành: Quý, 6 tháng, năm. Hình thức ghi sổ kế toán: Để giúp đơn vị quản lý, hạch toán kinh tế chính xác kịp thời, đáp ứng yêu cầu công tác quản lý kế toán hiện nay công ty đã áp dụng hình thức kế toán ghi sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ làm trên máy vi tính sử dụng phần mềm kế toán ACSOFT SERVER. 2.4.3 Giới thiệu chung về phần mềm kế toán ACSOFT mà công ty sử dụng Phần mềm kế toán mà công ty đang áp dụng là phần mềm ACSOFT SERVER được cung cấp bởi Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam (VCCI), Viện tin học Doanh nghiệp. Địa chỉ: Số 09 Đào Duy Anh Đống Đa Hà Nội Điện thoại: (04) 5771452 5743979 Fax: (04) 5742622 Website: http:www.itb.com.vn Phần mềm kế toán ACsoft Server được tổ chức rất linh hoạt phù hợp với từng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Quy trình xử lý dữ liệu: Màn hình ban đầu sau khi truy nhập Sau khi khởi động chương trình từ màn hình Desktop, người sử dụng nhập tên và mật khẩu để bắt đầu làm việc, trang chủ của chương trình xuất hiện như sau: Hệ thống menu trong phần mềm kế toán được tổ chức dưới dạng menu 4 cấp Cấp thứ nhất bao gồm các phân hệ nghiệp vụ sau: 1. Kế toán Nhập dữ liệu. 6. Kế toán hệ thống. 2. Kế toán tìm kiếm. 7. Kế toán Báo cáo trợ giúp. 3. Kế toán tài sản. 4. Kế toán báo cáo. 5. Kế toán khai báo. Cấp menu thứ 2 liệt kê các chức năng chính trong từng phân hệ nghiệp vụ. Các chức năng chính này tương đối thống nhất trong tất cả các phân hệ và thường bao gồm các chức năng chính sau: 1. Cập nhật số liệu 2. Lên báo cáo, sổ sách 3. Khai báo danh mục từ điển và tham số tùy chọn 4. In các danh mục từ điển. Cấp menu thứ 3 liệt kê ra từng chức năng nhập liệu cụ thể hoặc báo cáo cụ thể được nêu ra trong menu cấp 2 tương ứng. Cấp menu thứ 4 liệt kê ra từng chức năng nhập liệu cụ thể hoặc báo cáo cụ thể được nêu ra trong menu cấp 3 tương ứng. Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán vật tư trong phần mềm ACSoft Sever 2006 Chứng từ Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho PHÂN HỆ KẾ TOÁN VẬT TƯ Danh mục hệ thống tài khoản Danh mục tài khoản kế toán của Công ty đều được cập nhật và mã hóa trong phần mềm theo thông tư 2002004TTBTC ngày 2212201, ngoài ra để tiện cho việc theo dõi quá trình hoạt động kinh doanh trong công ty đặc biệt là quá trình mua bán từng thứ vật tư, từng khách hàng, các kho liên quan… được mã hóa. Danh mục Tài khoản được xây dựng ngay sau khi cài đặt phần mềm kế toán do người lập trình thực hiện. Trong quá trình sử dụng phần mềm, kế toán có thể mở thêm các tài khoản chi tiết để phục vụ quản lý và công tác hạch toán. 2.5 Thực trạng về kế toán vật tư tại công ty DIESEL SÔNG CÔNG 2.5.1. Đặc điểm quản lý vật tư tại công ty DIESEL SÔNG CÔNG 2.5.1.1. Phân loại Nguyên vật liệu, CCDC Phân loại NVL: Hiện nay toàn bộ nguyên vật liệu sử dụng trong công ty DIESEL SÔNG CÔNG được phân loại như sau: Vật liệu chính: Nguyên vật liệu chính của công ty chủ yếu nằm trong kho kim khí kho vật liệu chính của công ty bao gồm nhiều loại, nhiều kích thước được phân thành nhiều nhóm khác nhau như: sắt, thép, nhôm, đồng,… Vật liệu phụ: Vật liệu phụ tại công ty chỉ có tác dụng trong quá trình sản xuất các loại Phero ( Fesi 45, Fesi 75, FeMn, FeTi,…) gồm: đôlômit, các chất tạo xỉ, gạch, vôi, cát các loại, khí cacbonic, nước thuỷ tinh, gạch chịu lửa, nhựa thông, masalit,… Nhiên liệu: Cung cấp nhiệt cho quá trình sản xuất, có thể tồn tại ở thể lỏng, khí hay thể rắn như: than, củi, xăng dầu, điện cực, khí ga, oxy,… Phụ tùng thay thế: Là những vật tư được dung để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải trong công ty như: vòng bi, dây đai, zoăng, phớt, các vòng cảm ứng, tủ điện, các vi mạch, cẩu trục , cẩu nâng hang,… Thiết bị xây dựng cơ bản: Là những vật tư được sử dụng cho công trình xây dựng cơ bản như: máy trộn bê tông, ba lăng tời kích và một số dụng cụ thiết bị khác dung để lắp đặt thiết bị máy móc do mua them TSCĐ, hay thay đổi quy trình công nghệ mới, xây dựng công trình phục vụ cho sản xuất kinh doanh hay dịch vụ… Phế liệu: là các loại vẩt liệu bi loại ra trong quá trình sản xuất không thể gia công được nữa như: dây ê may cháy, ác quy hỏng, các đầu mẩu, phoi tiện hoặc bavia sắt thép, phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý. Phân loại công cụ dụng cụ: Căn cứ vào phương pháp phân bổ, công cụ dụng cụ được chia thành : + Loại phân bổ 1 lần ( 100% giá trị): Là những công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ và thời gian sử dụng ngắn gồm: quần áo, giầy dép chuyên dụng để làm việc; đồ dung văn phòng, xẻng, kéo,que hàn, mũi dao, băng dính nhựa bao bì, chổi quét sơn, que đo nhiệt luyện, ... + Loại phân bổ nhiều lần: Là những công cụ, dụng cụ có giá trị lớn hơn, thời gian sử dụng dài hơn và những CCDC chuyên dung gồm: Công cụ dụng cụ gá lắp chuyên dung công tác xây lắp, bao bì luân chuyển,… Cách phân bổ: + Giá trị CCDC xuất dùng = 2.5.1.2 Công tác bảo quản vật tư Với số lượng sản phẩm đa dạng phong phú Công ty cần sử dụng nhiều loại vật tư khác nhau. Công tác bảo quản vật tư là giữ một vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất của Công ty. Khâu thu mua: Giá cả của vật tư thu mua với mục tiêu là hạn chế ở mức thấp nhất và vật tư phải đạt tiêu chuẩn tốt nhất. Kế hoạch thu mua được xây dựng trên kế hoạch sản xuất do phòng vật tư lập dựa trên mức tiêu hao NVL trên từng sản phẩm. Do vậy, hàng tháng căn cứ vào khả năng sản xuất của công ty để thu mua vật tư phục vụ kịp thời cho sản xuất. Khâu bảo quản: Là nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.Hiện nay công ty có một kho chính lưu giữ tất cả các loại vật tư, và có 12 kho của 12 phân xưởng trong công ty.Mỗi kho được mã hoá theo một ký hiệu nhất định và NVL, CCDC được mã hoá tới từng thứ NVL, CCDC nhằm thuận tiện cho việc quản lý vật tư. + Mã hoá kho: VD: 001: Kho 01: Kho kim khí 03: Kho dụng cụ và phụ tùng 04: Kho thiết bị và phụ tùng … Việc quản lý các kho nguyên vật liệu Công ty giao cho các thủ kho phụ trách, các thủ kho có trách nhiệm bảo quản nguyên vật liệu theo dõi tình hình nhập, xuất vật tư thông qua các hoá đơn, chứng từ. Đến kỳ gửi các hoá đơn đó lên phòng kế toán cho kế toán vật liệu ghi sổ + Mã hoá tới từng thứ NVL, CCDC: Đơn vị: Công ty TNHH NN MTV Diesel Sông Công DANH MỤC VẬT TƯ Ngày 30 tháng 12 năm 2015 STT Mã loại Tên loại Đơn vị Ghi chú I 152 Nguyên vật liệu 1 Nguyên vật liệu chính 101 Đồng Kg 00002 Đồng đỏ thu hồi các loại (phế) Kg 00010 Đồng dây đỏ d4 Kg 00011 Đồng dây bPKMU d2 Kg … … … … 102 Thép tròn Kg 00004 Thép tròn X15 d20 Kg 00010 Thép tròn 20X d12 Kg 00011 Thép tròn 20X d14 Kg … … … … 2 Nguyên vật liệu phụ 201 Dầu mỡ 00001 Chất bôi trơn khuôn BW100 Kg 00002 Chất bôi trơn khuôn W200 Kg 00007 Dầu CS 100 Lít … … … … 202 Gioăng, Phớt 00001 Gioăng chịu dầu d26xd5 Cái 00002 Gioăng chịu dầu d51,5xd3,3 Cái … … … … 3 Nhiên liệu 00001 Dầu diesel Lít 00002 Dầu hỏa Lít 00003 Gas Kg … … … … 4 Phụ tùng thay thế 401 Gioăng, phớt 00010 Phớt 310x250x40,1 Máy búa M2150 Cái 00012 Màng bơm van giảm áp lò ram Cái … … … … 402 Thiết bị 00002 Cầu trục xếp đống thu hồi Cái 00003 Lò điện CHO – 1,6.2,5.111 – M1T42 Cái … … … … II 153 Công cụ, dụng cụ 1 Công cụ, dụng cụ 101 Bảo hộ lao động 00002 Dây đai an toàn Cái 00003 Găng tay vải ka ky Đôi … … … … Khâu sử dụng: Để đạt được là chi phí đầu vào là thấp nhất công ty đã nghiên cứu và xây dựng định mức tiêu hao cho từng loại vật tư đối với từng sản phẩm.Khi biết được định mức đó thì phòng vật tư sẽ viết phiếu xuất kho dựa trên nhiệm vụ kế hoạch sản xuất mà công ty giao cho từng phân xưởng. 2.5.2 Đánh giá tình hình nhập xuất vật tư tại công ty DIESEL SÔNG CÔNG 2.5.2.1 Xác định trị giá thực tế của vật tư nhập kho Đối với NVL, CCDC mua ngoài: được công ty đánh giá theo giá thực tế: Giá thực tế vật liệu nhập kho của công ty bao gồm: Giá mua ghi trên hoá đơn chưa có thuế GTGT cộng chi phí mua thực tế liên quan (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, công tác phí của cán bộ mua hàng…) trừ các khoản giảm trừ ( nếu có). Đối với NV