Đang tải... (xem toàn văn)
Quy trình tổ chức thực hiện hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH một thành viên giao nhận gấu trúc toàn cầu Quy trình tổ chức thực hiện hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH một thành viên giao nhận gấu trúc toàn cầu Quy trình tổ chức thực hiện hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH một thành viên giao nhận gấu trúc toàn cầu
LỜI MỞ ĐẦU Sau 25 năm mở cửa phát triển kinh tế, Việt Nam đạt thành tựu đáng khích lệ Năm 2007, việc Việt Nam gia nhập WTO tạo bước ngoặc phát triển kinh tế Các hàng rào thuế quan dần xóa bỏ, tăng tốc độ trung chuyển hàng hóa Hòa nhập vào dòng chảy này, công ty vận tải giao nhận quốc tế đời ngày nhiều để đáp ứng nhu cầu kinh tế việc vận chuyển hàng hóa Công ty TNHH MTV giao nhận Gấu Trúc Toàn Cầu doanh nghiệp Mặc dù bước chân vào thị trường Việt Nam năm Công ty khẳng định vị lĩnh vực vận tải giao nhận quốc tế Với mục đích tìm hiểu sâu qui trình giao nhận hàng hóa xuất đường biển, sau tháng thực tập Công ty, em định chọn đề tài: “Quy trình tổ chức thực hiện hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH một thành viên Giao Nhận Gấu Trúc Toàn Cầu.” Bài báo cáo có bố cục gồm chương: Chương 1: Giới thiệu chung Công ty TNHH MTV giao nhận Gấu Trúc Toàn Cầu Chương 2: Quy trình tổ chức thực hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu đường biển Công ty TNHH MTV giao nhận Gấu Trúc Toàn Cầu Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển Công ty TNHH MTV Giao Nhận Gấu Trúc Toàn Cầu Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới môn Nghiệp vụ trường Đại học Ngoại Thương sở II TP.HCM tạo điều kiện cho sinh viên thực tập doanh nghiệp, có hội tiếp cận với thực tiễn kinh doanh; thầy Tô Bình Minh nhiệt tình hướng dẫn giúp em hoàn thành báo cáo Đồng thời, em chân thành cảm ơn Công ty TNHH MTV giao nhận Gấu Trúc Toàn Cầu nói chung phòng kinh doanh nói riêng, đón nhận nhiệt tình giúp đỡ, hướng dẫn em suốt thời gian thực tập công ty Chương GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH MTV GIAO NHẬN GẤU TRÚC TOÀN CẦU I Quá trình hình thành phát triển doanh nghiệp Tập đoàn Panda Logistics thành lập Đài Loan vào năm 1987, hoạt động lĩnh vực vận chuyển giao nhận hàng hóa xuất nhập Đến nay, tập đoàn Panda Logistics có văn phòng nhiều quốc gia giới Tháng năm 2005, tập đoàn Panda Logistics thức mở rộng hoạt động sang Việt Nam - Công ty Panda Global Logistics Co., LTD thành lập theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 4104003491 để mở rộng hoạt động thị trường giao nhận hàng hóa xuất nhập Việt Nam Tên giao dịch: Công ty TNHH MTV Giao Nhận Gấu Trúc Toàn Cầu Tên tiếng Anh: Panda Global Logistics Co., LTD Trụ sở công ty: Lầu 4, 85 Điện Biên Phủ, Phường Đa Kao, Quận 1, Tp HCM Điện thoại: 84 – – 39110025 FAX: 84 – – 39102603 Mã số thuế: 0305538963 Vốn pháp định: 800.000.000 VND (tám trăm triệu đồng Việt nam) Tài khoản giao dịch ngân hàng ACB: VND: 41766469 USD: 41767479 II Chức nhiệm vụ doanh nghiệp Chức doanh nghiệp Cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập đường biển đường hàng không Cung cấp dịch vụ khai thuê Hải quan: Trên sở Nhà nước cho phép, tùy theo yêu cầu khách hàng, Công ty thay mặt người xuất – nhập để khai báo, làm thủ tục Hải quan đại diện khai thuê Hải quan Dịch vụ đại lý tàu biển Dịch vụ tư vấn bảo hiểm Tuy thời gian hoạt động công ty thị trường Việt Nam chưa lâ, với chức hoạt động trên, công ty có khả cung cấp dịch vụ phục vụ toàn quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập cho khách hàng Với linh hoạt nhạy bén việc nắm bắt xu thị trường, cộng với chức hoạt động mình, công ty Panda Global Logistics bước mở rộng mạng lưới kinh doanh dịch vụ, tạo cho đứng vững lĩnh vực hoạt động vận tải giao nhận, thiết lập mối quan hệ mua bán bền vững với số khách hàng nước giới Nhiệm vụ doanh nghiệp Từng bước xây dựng thực mục tiêu kinh doanh công ty mẹ đề Phát triển mở rộng họat động kinh doanh thị trường giao nhận hàng hóa xuất nhập Việt Nam Góp phần phát triển lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập Việt Nam Cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế, dịch vụ Logistics để tạo liên kết kinh doanh hiệu doanh nghiệp xuất nhập Việt Nam doanh nghiệp nước ngoài, đặc biệt doanh nghiệp Hoa Kỳ, EU, Nhật Bản Bồi dưỡng không ngừng nâng cao trình độ văn hóa, nghiệp vụ tay nghề cho toàn nhân viên công ty III Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp Sơ đồ tổ chức Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH MTV Giao Nhận Gấu Trúc Toàn Cầu BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG PHÒNG PHÒNG KẾ PHÒNG PHÒNG KINH CHỨNG TỪ TOÁN GIAO H.CHÍNH (Nguồn: tài liệu giớiVÀthiệu công công tyN.SỰ TNHH MTV DOANH DỊCH VỤ ty năm 2008, phòng hành NHẬN Giao Nhận Gấu Trúc Toàn Cầu) Chức phận nghiệp vụ 2.1 Ban giám đốc Tổ chức máy nhân cho công ty Theo dõi hoạt động kinh doanh phòng nghiệp vụ Xây dựng kế hoạch kinh doanh cho công ty Tham mưu mặt pháp lý Giải sách chế độ lao động, tiền lương Bồi dưỡng, đào tạo nhân viên cho công ty 2.2 Phòng chứng từ Phòng chứng từ chia thành hai phận: hàng xuất hàng nhập 2.2.1 Bộ phận hàng xuất Cập nhật lịch tàu chạy cước hãng tàu thông báo cho khách hàng Thu thập thông tin lô hàng, chuẩn bị chứng từ cần thiết cho khách hàng Cung cấp thông tin lô hàng cho người vận tải, hãng tàu Liên lạc gửi chứng từ cho đại lý nước lô hàng để thay mặt công ty theo dõi giao hàng cho người nhận hàng nơi đến Cung cấp thông tin cho khách hàng lịch trình lô hàng Giải vấn đề phát sinh có liên quan 2.2.2 Bộ phận hàng nhập Phụ trách chứng từ cho tất lô hàng nhập công ty Thực công đoạn cần thiết để đảm bảo hàng hóa giao cho khách hàng theo thỏa thuận fax Thông báo nhận hàng, giao Lệnh giao hàng cho khách hàng… Liên lạc với hãng tàu, hãng hàng không để theo dõi tiến độ lô hàng Theo dõi công nợ nước nước phạm vi hàng nhập 2.3 Phòng kinh doanh Tìm kiếm khách hàng, liên lạc với hãng tàu, đại lý nước Giới thiệu lĩnh vực hoạt động công ty với khách hàng, chào giá cước, dịch vụ giao nhận, thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ công ty Thường xuyên liên hệ quan tâm đến khách hàng, thiết lập cập nhật thông tin khách hàng, ghi nhận thu thập liệu để giải khiếu nại khách hàng Quản lý hồ sơ giá cả, thông tin khách hàng, lịch tàu, lịch bay, báo giá cho khách hàng; hướng dẫn, tư vấn cho khách hàng vấn đề liên quan đến thủ tục nhận / gửi hàng hóa xuất nhập 2.4 Phòng kế toán Tổ chức hạch toán kế toán, lập bảng tổng kết tài sản báo cáo tình hình hoạt động hàng tháng, lập bảng cân đối thu chi lời lỗ theo quy định Phòng có nhiệm vụ kiểm tra giám sát hoạt động tài công ty, theo dõi phần toán công nợ, toán hợp đồng, thu tiền khách hàng… Xuất hóa đơn cho khách hàng, theo dõi thu chi hàng ngày, kiểm tra tài khoản ngân hàng, viết lệnh chuyển tiền để toán kịp thời lô hàng… 2.5 Phòng giao nhận Thuê mướn phương tiện vận tải, xếp dỡ để vận chuyển hàng theo yêu cầu khách hàng Khai thuê Hải quan, xin giấy phép Hải quan, kiểm hóa, đóng thuế xuất nhập công việc khác liên quan Thay mặt chủ hàng mua bảo hiểm cho hàng hóa yêu cầu công ty, đại lý bảo hiểm đến giám định hàng hóa nhập bị hư hỏng giải xong công việc Phụ trách giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, đóng hàng vào container, hoàn thành thủ tục Hải quan Thay mặt chủ hàng kiểm tra kiểm dịch, hun trùng, giám định hàng, xin giấy phép dịch vụ liên quan khác 2.6 Phòng hành nhân (h.chính n.sự) Nghiên cứu, bố trí nhân viên cho thích hợp hiệu nhất, quản lý nhân sự, đăng ký lao động với Sở lao động, đăng ký bảo hiểm xã hội, y tế cho nhân viên Tổ chức quản lý thực mặt công tác tổ chức nhân sự, lao động tiền lương, khen thưởng… Theo dõi có mặt nhân viên văn phòng IV Tình hình hoạt động kinh doanh doanh nghiệp • Tình hình hoạt động giao nhận hàng xuất nhập đường biển Bảng 1.1 Kết kinh doanh doanh nghiệp giai đoạn 2008 – 2010 Đơn vị tính: triệu đồng Năm STT Năm Năm So sánh So sánh 2009/2008 2010/2009 Tuyệt Chỉ tiêu Doanh thu Tuyệt % đối % 2008 2009 2010 đối 21.219 27.643 37.441 6.424 30,27 9.798 35,45 3.039 4.016 5.561 977 32,15 1.545 38,47 2.188 3313 4.588 1125 51,43 1.275 38,48 Lợi nhuận trước thuế Lợi nhuận sau thuế (Nguồn: báo cáo tài 2008-2010, phòng kế toán công ty TNHH MTV Giao Nhận Gấu Trúc Toàn Cầu) • Đánh giá tình hình hoạt động doanh nghiệp Số liệu Bảng 1.1 cho thấy giai đoạn 2008 – 2010, kết kinh doanh công ty khiêm tốn bước đầu thành lập nhiều khó khăn thị trường, tổ chức hành nhân Song, việc công ty trì mức gia tăng doanh thu lợi nhuận (cả trước thuế sau thuế) hàng năm 30% thể phát triển đáng khích lệ công ty bối cảnh kinh tế gặp nhiều biến động Cụ thể, năm 2008, doanh thu công ty đạt 21, 219 triệu đồng, lợi nhuận sau thuế đạt 2, 188 triệu đồng khiêm tốn so với doanh nghiệp ngành Đó tính đến hết năm 2008, công ty vào hoạt động năm, chưa tạo thương hiệu mạnh mẽ thị trường Việt Nam Tuy nhiên, năm sau đó, nhờ việc mở rộng thị trường dịch vụ kết hợp với đúc rút kinh nghiệm, công ty dần nâng cao hiệu kinh doanh thể qua mức tăng trưởng doanh thu (năm 2009 30.27%, năm 2010 35.45%) mức tăng trưởng lợi nhuận trước thuế (năm 2009 32.15%, năm 2010 38.47%) Đặc biệt, năm này, lợi nhuận sau thuế đạt mức tăng trưởng vượt trội so với doanh thu lợi nhuận trước thuế Năm 2009 tỷ lệ đạt 36.02% (năm công ty giảm 30% thuế thu nhập doanh nghiệp theo công văn số 1326/BTC-CSST Bộ tài chính) Năm 2010 lợi nhuận sau thuế tăng tuyệt đối 1, 275 triệu đồng, tăng tương đối 38.48% Nhìn chung, tiêu kinh doanh đưa đạt chứng tỏ tình hình hoạt động phát triển công ty có bước tiến mạnh mẽ V Những công việc cụ thể giao Sau liên hệ thực tập Công ty, em bố trí hoạt động phòng kinh doanh Tuần (27/06 – 02/07), em nghiên cứu tài liệu tổng quan công ty, tìm hiểu hoạt động cụ thể Phòng kinh doanh với hồ sơ lưu trữ hợp đồng liên quan đến nghiệp vụ vận tải giao nhận năm 2008 - 2010, kết hợp với việc quan sát anh chị làm việc văn phòng cảng Các tuần tiếp theo, em trực tiếp tham gia vào số công việc Phòng kinh doanh, cụ thể soạn thảo số mẫu thư chào hàng, liên lạc với khách hàng có nhu cầu gửi hàng, gom hàng lẻ, soạn thảo hợp đồng thuê tàu (theo mẫu), theo dõi lịch tàu, báo giá cho khách hàng…Đặc biệt hướng dẫn nhiệt tình anh chị em trực tiếp tham gia vào vài hợp đồng giao nhận, thực tế cảng Cát Lái, quan sát quy trình giao nhận hàng hóa, xếp dỡ hàng hóa làm thủ tục hải quan Chương2 QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH MTV GIAO NHẬN GẤU TRÚC TOÀN CẦU I Sơ đồ tóm tắt nghiệp vụ Nhận hàng từ người gửi Thuê người chuyên chở Chuẩn bị hồ sơ khai hải quan Tổ chức giao hàng lên tàu Trước tàu vào cảng Làm thủ tục hải quan Tổ chức giao hàng lên tàu Khi tàu vào cảng Gửi vận đơn cho chủ hàng Lập chứng từ Lưu hồ sơ Sơ đồ 2.1 Tóm tắt quy trình giao nhận hàng xuất đường biển (Nguồn: tác giả tổng hợp từ tài liệu hướng dẫn giao nhận hàng xuất đường biển lưu hành nội công ty TNHH MTV Giao Nhận Gấu Trúc Toàn Cầu) II Quy trình giao nhận hàng xuất đường biển Đối với lô hàng xuất khẩu, quy trình giao nhận tiến hành theo bước: Nhận hàng từ người gửi hàng (người xuất khẩu) Giữa Công ty người gửi hàng có thoả thuận phương thức địa điểm nhận hàng Về phương thức, người gửi hàng trực tiếp mang hàng đến sử dụng dịch vụ vận chuyển nội địa công ty Công ty có đội xe tải hoạt động hiệu quả, không sử dụng cho mục đích vận chuyển quốc tế đường mà tiện dụng cho vận chuyển nội địa trước vào chặng vận tải Về địa điểm, hàng hóa vận chuyển trực tiếp cảng công ty chưa có kho riêng Việc nhận hàng từ người gửi hàng có yêu cầu nghiêm ngặt sau người giao nhận nhận hàng, trách nhiệm hàng hóa thuộc người giao nhận Nếu hàng hàng nguyên container người giao nhận giảm nhẹ trách nhiệm Còn lô hàng lẻ, dịch vụ mà Công ty thực tái chế lại hàng hóa, đóng gói hàng hóa cho phù hợp với phương thức vận chuyển, tuyến đường vận chuyển Hàng hóa đòi hỏi phải phù hợp với hợp đồng mua bán ngoại thương Sau kiểm nhận xác, Công ty có trách nhiệm bảo quản hàng hóa chờ giao cho người chuyên chở Người xuất cung cấp hợp đồng vận chuyển thông tin khái quát lô hàng xuất cho Công ty Dựa vào thông tin có được, nhân viên giao nhận liên hệ với hãng tàu làm đơn đặt mượn container Hãng tàu kiểm tra lại hợp đồng vận chuyển gửi cho người giao nhận: giấy xác nhận đặt mượn (booking confirmation) lệnh cấp container rỗng Giấy xác nhận đặt mượn ghi rõ thông tin tàu, chuyến, số container, số seal, đặc biệt thời hạn chót để vào sổ tàu (closing time) Lệnh cấp container rỗng có tác dụng xuất trình lúc đến bãi lấy container Liên hệ người chuyên chở hàng hóa Dù hàng hóa xuất theo điều kiện FOB hay CIF người giao nhận thường ủy thác thuê tàu để chuyên chở hàng hóa Người ủy thác tuỳ trường hợp người gửi hàng (shipper) hay người nhận hàng (consignee) 10 Nếu Công ty ủy thác thuê tàu, tuyến đường cũ, thường xuyên có hàng đi, công ty phải liên hệ với hãng tàu mà công ty làm giá trước để xin chỗ, lưu cước xin container hàng đóng container Còn tuyến đường chưa có giá giá cũ hết hạn phải xin giá nhiều hãng tàu khác nhau, sau chọn giá tốt để chào cho khách hàng Người giao nhận thường ủy thác thuê tàu người giao nhận có lợi có lượng hàng lớn ổn định nên thường hãng tàu cho hưởng ưu đãi giá cả, dịch vụ mà khách hàng nhỏ lẻ Trong thời gian liên hệ người chuyên chở, nhân viên giao nhận công ty kết hợp với việc chuẩn bị tờ khai hàng xuất khẩu, gồm (1 lưu người khai hải quan lưu hải quan), có 27 mục nhỏ chia làm mặt (mặt A phần dành cho người khai hải quan kê khai, mặt B phần dành cho kiểm tra hải quan) Tổ chức giao hàng lên tàu Trước tàu đến cảng bốc Hành trình tàu thường chở hàng đến cảng, dỡ hàng ra, lưu lại cảng từ - ngày, xếp hàng lên khởi hành Đối với số cảng Việt Nam cảng Hải Phòng, thời gian tàu lưu lại ngày Do đó, trước tàu cập cảng, hãng tàu gửi Thông báo thời gian dự kiến tàu vào cảng (ETA - Estimated Time of Arrival) cho người giao nhận Thời gian phụ thuộc vào tuyến đường, thoả thuận hãng tàu người giao nhận Đối với Công ty, tuyến đường xa, ETA gửi trước từ 24h - 48h, đường gần, ETA phải gửi trước 48h - 72h Khi biết thời gian dự kiến tàu đến cảng, nhân viên giao nhận Công ty phải làm số công việc sau: Xin kiểm nghiệm, kiểm dịch cho hàng hóa để lấy giấy chứng nhận kiểm nghiệm, kiểm dịch, hàng nông sản thực phẩm Lập tờ khai hải quan, thông quan hàng xuất khẩu, hồ sơ khai Hải quan gồm: • Tờ khai hàng hóa xuất có đóng dấu người xuất có ghi mã số nói (2 chính: lưu hải quan lưu người khai hải quan); 11 • Giấy giới thiệu (1 chính); • Phiếu tiếp nhận, giống tổng hợp thông tin cần thiết (1 sao); • Hợp đồng thương mại (1 sao); • Hóa đơn thương mại (1 chính); • Phiếu đóng gói (1 chính) Nộp thuế xuất (nếu có) cho hàng hóa Cung cấp dẫn xếp hàng cho hãng tàu đồng thời nhận thông báo xếp hàng hãng tàu cấp Lập bảng kê khai hàng hóa (Cargo list) gồm để gửi cho cảng gửi cho tàu Nội dung Cargo list gồm: Tên công ty xuất nhập khẩu, Tên người nhập khẩu, Tên hàng, Ký mã hiệu, Số lượng, Trọng lượng Nếu hàng xuất đóng container với danh mục hàng hóa, người giao nhận phải xin hãng tàu lệnh giao vỏ container rỗng để đưa cho khách hàng đóng hàng Sau làm thủ tục hải quan, niêm phong cặp chì Còn hàng lẻ người giao nhận cấp cho người gửi hàng vận đơn gom hàng (House Bill of Lading), tập hợp lô hàng lẻ đóng vào container sau qua kiểm tra hải quan Khi tàu vào cảng Tàu vào cảng, dỡ hết hàng sẵn sàng cho việc xếp hàng, hãng tàu gửi thông báo sẵn sàng xếp dỡ (NOR - Notice Of Readiness) Sau nhận NOR, nhân viên giao nhận công ty phải kiểm tra xem thực tế tàu sẵn sàng xếp dỡ chưa ký chấp nhận vào NOR Tổ chức chuyên chở hàng hóa cảng hàng kho Căn vào bảng kê khai hàng hóa, tàu lên sơ đồ xếp hàng (Cargo plan) Người giao nhận phòng điều độ cảng lên kế hoạch giao hàng, xếp hàng lên tàu Trong thời gian xếp hàng, người giao nhận phải có mặt để giải vấn đề phát sinh Chẳng hạn hàng xếp lên tàu phải đảm bảo kỹ thuật tránh hư hỏng tổn 12 thất lúc bốc xếp Trong trường hợp hàng bị hư hỏng tổn thất, người giao nhận phải cảng bên liên quan lập biên cần thiết Lập chứng từ Sau hàng xếp lên tàu, ủy thác, người giao nhận phải lấy Biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt - MR) để đổi lấy vận đơn Để thuận tiện cho việc lấy tiền hàng, vận đơn phải sạch, xếp hàng lên tàu cước trả trước (nếu người xuất phải trả tiền cước) Nếu hàng lẻ, người giao nhận sở chi tiết làm vận đơn nhận từ chủ hàng tiến hành lập vận đơn gom hàng Sau đó, người giao nhận tập hợp vận đơn số chứng từ khác hoá đơn thương mại, hợp đồng mua bán ngoại thương, phiếu đóng gói… lập thành chứng từ toán gửi cho người gửi hàng Ngoài ra, nhân viên giao nhận phải thông báo cho người gửi hàng biết ngày tàu rời cảng để họ thông báo cho người nhận hàng, toán chi phí cần thiết cho cảng bốc hàng, bảo quản, lưu kho…, tính toán thưởng phạt xếp dỡ có Người giao nhận tiến hành kết toán chi phí giao nhận với người gửi hàng Cuối cùng, người giao nhận tiến hành lưu hồ sơ lô hàng, gồm chứng từ: ∙ Tờ khai hàng hóa xuất (3 sao); ∙ Giấy xác nhận đặt mượn container (1 chính); ∙ Hợp đồng thương mại (1 sao); ∙ Hóa đơn thương mại (1 sao); ∙ Phiếu đóng gói (1 sao); ∙ Giấy chứng nhận xuất xứ giấy chứng nhận kiểm dịch (nếu có, sao) 13 Chương NHẬN XÉT VỀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH MTV GIAO NHẬN GẤU TRÚC TOÀN CẦU VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG I Nhận xét quy trình tổ chức hoạt động giao nhận hàng xuất công ty TNHH MTV Giao Nhận Gấu Trúc Toàn Cầu So sánh nghiệp vụ thực tế doanh nghiệp với quy trình lý thuyết Nhìn chung, quy trình tổ chức hoạt động giao nhận hàng xuất đường biển Công ty so với quy trình lý thuyết có nhiều điểm tương đồng với nội dung trình tự bước thời gian, địa điểm quan, phận tiến hành Tuy nhiên, thực tế, việc tổ chức thực hiên nghiệp vụ có số điểm khác biệt so với lý thuyết mà sau: Lý thuyết Thực tiễn - Việt Nam thường xuất FOB nhập - Các công ty đối tác Giao Nhận Gấu CIF ngành hàng hải bảo hiểm chưa Trúc Toàn Cầu thường xuất CFR thay mạnh FOB - Về điều kiện sở giao hàng CFR - Các Công ty thường gọi CNF hay C&F ( Cost and Freight) - Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng - Thực tế giấy chứng nhận số lượng, giấy tờ quan trọng bên chất lượng đề cập trình cạnh hóa đơn, phiếu đóng gói, hợp đồng làm thủ tục giao nhận 14 - Khi có nhu cầu kiểm dịch hàng hóa - Việc kiểm dịch ngày làm việc xuất doanh nghiệp phải liên hệ nộp cần tiến hàng trước vào sổ tàu đơn đề nghị kiểm dịch ngày trước hàng bốc xuống tàu So sánh với số môn học trường môn Giao dịch thương mại quốc tế với cách tổ chức thực thực tế em thực tập, phần lớn có tính thống cao, có số điểm khác biệt nêu thay đổi giúp hoàn thiện quy trình góp phần nâng cao hiệu hoạt động vận tải giao nhận quốc tế Đánh giá chung tổ chức nghiệp vụ doanh nghiệp • Điểm mạnh Kết khả quan từ hoạt động kinh doanh nói chung Công ty TNHH MTV giao nhận Gấu Trúc Toàn Cầu đạt phần nhờ vào mạnh công ty như: Đội ngũ nhân viên nghiệp vụ giàu kinh nghiệm Nguồn nhân lực cho sales ngày ổn định Ban Giám đốc công ty có tầm nhìn chiến lược, đưa chiến lược kinh doanh hiệu cho hoạt động công ty Công ty có sẵn nguồn hàng nhập ổn định từ văn phòng đại lý khác Nhận hỗ trợ kinh nghiệm hoạt động nguồn kinh tế vững từ công ty mẹ Có mối quan hệ tương đối tốt với quan chức Hải quan cảng sân bay… điều góp phần tạo nên thuận lợi hoạt động kinh doanh công ty Công ty có hợp đồng dài hạn với nhà xe thân thiết giá thành dịch vụ giảm thấp, giảm phần chi phí 15 • Điểm yếu Song song với ưu điểm có được, nhiều nguyên nhân chủ quan khách quan, việc tồn nhược điểm việc tổ chức thực nghiệp vụ điều không tránh khỏi Thời gian tham gia vào thị trường Việt Nam ngắn nên chưa nắm bắt yêu cầu đa dạng khách hàng khó tính Hệ thống kế toán yếu khiến cho việc toán toán với nước có lúc chậm trễ Chưa xây dựng kho bãi riêng phục vụ cho hoạt động kinh doanh, dẫn đến bị động trường hợp hàng nhập tải Phân công nhân cho phận giao nhận chưa đảm bảo hiệu khiến cho hoạt động công ty bị trì trệ số công đoạn II Một số đề xuất nâng cao hiệu hoạt động giao nhận hàng xuất Công ty TNHH MTV Giao Nhận Gấu Trúc Toàn Cầu Nhóm giải pháp đề xuất cho Nhà nước Nhà nước cần đẩy mạnh công tác đầu tư xúc tiến thương mại, tổ chức thường xuyên chương trình như: Hội chợ, triển lãm nước nhằm giúp cho doanh nghiệp thương mại xuất nhập quảng bá, giới thiệu sản phẩm, ưu tiên vốn đầu tư cho dự án sản xuất mặt hàng mạnh xuất Công việc hỗ trợ cho doanh nghiệp xuất nhập công ty giao nhận việc tìm kiếm thị trường, ký kết hợp đồng thực hợp đồng cách tốt Từ giúp nâng cao kim ngạch xuất nhập đồng thời tạo niềm tin khách hàng cũ, thu hút khách hàng Cần tạo điều kiện thuận lợi để quy trình làm thủ tục Hải quan hàng hóa xuất nhập nhanh chóng, tiết kiệm chi phí thời gian giao nhận hàng: nơi đăng ký tờ khai phải thoáng mát, thực nếp sống văn minh, tránh tình trạng chen lấn phức tạp nay, làm việc theo trật tự nghiêm túc phân biệt đối xử, tăng cường nhân viên phụ trách kiểm hóa… 16 Cần có biện pháp tích cực, xử lý nghiêm túc trường hợp vi phạm nhằm hạn chế phát sinh tiêu cực: Doanh nghiệp phải tốn chi phí “bôi trơn” lô hàng, chi phí nhỏ mà thay đổi tùy theo giá trị lô hàng, làm cản trở cho doanh nghiệp Nó góp phần làm hóa đội ngũ Hải quan, giảm chi phí cho doanh nghiệp Ngân hàng cần phải phát triển thị trường, mở thêm nhiều đại lý nhiều quốc gia khác để thuận tiện cho doanh nghiệp hoạt động Hệ thống ngân hàng nước cần phải cải tiến mở rộng để đáp ứng nhu cầu ngày cao khách hàng Ngành bảo hiểm cần phải tạo uy tín danh tiếng thị trường, nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng Tăng cường quảng cáo, giới thiệu bảo hiểm để khách hàng hiểu rõ, hiểu tầm quan trọng ngành bảo hiểm để khách hàng có định hợp lý mua bảo hiểm cho lô hàng xuất nhập Đầu tư vào ngành vận tải biển, nâng cấp, phát triển hãng tàu đội tàu nước… nhằm tăng cường uy tín Việt Nam thị trường quốc tế, đặc biệt lĩnh vực giao nhận ngoại thương Trên sở đó, doanh nghiệp nước đủ tự tin đàm phán với đối tác nước ngoài, ký hợp đồng mua bán với giá CFR CIF, … nhằm nâng cao hiệu kinh doanh tăng thu ngoại tệ cho đất nước Nhóm giải pháp đề xuất cho doanh nghiệp Qua trình tháng tìm hiểu hoạt động kinh doanh Công ty, em xin có vài ý kiến đóng góp số vấn đề công ty sau: Tổ chức họp định kỳ bàn vấn đề công ty đưa phương hướng phát triển Có kế hoạch tuyển dụng thêm nhân cho phận logistics để khắc phục tình trạng thiếu nhân lực mùa cao điểm Tạo mối quan hệ tốt bên lẫn bên công ty để tạo điều kiện thuận lợi cho công ty phát triển bền vững Xây dựng kế hoạch phát triển chung cho công ty, kế hoạch xây dựng kho riêng để phục vụ cho công tác giao nhận hàng chủ động nhanh chóng 17 Cập nhật, linh hoạt việc áp dụng sách Nhà nước, quy tắc làm thủ tục Hải quan lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu, kịp thời phục vụ đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng Hiện có nhiều hãng tàu, đại lý giao nhận có mặt Việt Nam Điều làm cho môi trường cạnh tranh vận tải ngày thêm gay gắt liệt Điều gây khó khăn cho tổ chức giao nhận Việt Nam thị trường Trước tình hình trên, để nắm vững, tồn phát triển, nhằm giữ vai trò thị trường nước hòa nhập vào thị trường giới, Công ty cần phải đề chiến lược, sách lược trước mắt lâu dài cho phát triển công ty Vấn đề đầu tư, Công ty nên trọng vấn đề đầu tư trang thiết bị phục vụ công tác giao nhận hiệu Nếu có thể, tương lai nên xây kho chứa hàng riêng phù hợp với hoạt động công ty Về mặt sách, công ty cần có thêm nhiều sách khen thưởng khuyến khích để nhân viên nỗ lực phấn đấu làm việc tốt Điều giúp nhân viên lại làm việc gắn bó lâu dài với công ty Về mặt tổ chức quản lý, Ban Giám đốc công ty cần phải có giải pháp để nâng cao tính chuyên nghiệp cho phòng Kế toán, tránh để tình trạng công nợ treo lâu làm ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ mặt công ty ảnh hưởng đến ấn tượng khách hàng công ty Điều chỉnh lại chức phận nghiệp vụ kế toán để tránh tình trạng nhân viên chứng từ phải can thiệp sâu vào công việc phận kế toán tập trung vào việc chuyên môn Cần phải có biện pháp khắc phục hạn chế phần mềm mà công ty áp dụng như: yêu cầu công ty mẹ chỉnh sửa, thiết kế chương trình phù hợp với hoạt động công ty Việt Nam Mở lớp huấn luyện ngắn hạn , phân công công việc hợp lý cho phận kế toán để nâng cao hiệu làm việc nâng cao tính cạnh tranh công ty Công ty Gấu Trúc Toàn Cầu công ty giao nhận, người thu gom, xuất nhập ủy thác Vì thế, chất lượng sản phẩm phụ thuộc vào người ủy thác, nguồn hàng 18 thu gom từ nhiều khách hàng Tình hình thực tế cho thấy Công ty kiểm soát hàng hóa (về số lượng, chất lượng) hợp đồng có khối lượng nhỏ, ngược lại hợp đồng có khối lượng lớn công ty khó kiểm soát được, không nắm bắt xác thông tin loại hàng hóa mà nhận, biết hàng hóa thông qua chứng từ có liên quan Vì công ty cần phải tăng cường thêm nhân viên chuyên phụ trách khâu Để cạnh tranh với đối thủ uy tín chất lượng dịch vụ công ty phải đặt lên hàng đầu Trong lĩnh vực giao nhận Việt Nam, tổ chức giao nhận nước có thâm niên Vietrans (nay Vinatrans), Vietfracht, Viconship, Sotrans có nhiều tổ chức quốc tế tham gia giành thị phần Điều tạo cạnh tranh gay gắt, gây khó khăn cho công ty Khách hàng bắt đầu lựa chọn đối tác để mang lại hiệu cho Do để cạnh tranh với đối thủ uy tín chất lượng dịch vụ Công ty phải đặt lên hàng đầu Trong điều kiện nóng bỏng nhất, tình gay go công ty phải đứng phía khách hàng dù có phải chịu thiệt thòi Nhưng bù lại công ty chiếm niềm tin khách hàng, gây dựng uy tín thị trường Ngoài công ty tạo dựng uy tín lanh lẹ, xác, hợp lý, an toàn hiệu Chẳng hạn như: luôn bảo vệ an toàn cho hàng hóa, cho tàu trình đóng gói, bốc dỡ vận chuyển, thể cho khách hàng thấy phương thức thực tối ưu, có uy tín quan, ban ngành có liên quan cung cấp dịch vụ tuyệt vời nhằm giao nhận hàng hóa với thời gian nhanh nhất, đảm bảo kịp thời lô hàng gấp Trong trình bán sản phẩm dịch vụ mình, nhân viên công ty phải thu thập thông tin, ý kiến để phục vụ khách hàng tốt Giao nhận hoạt động dịch vụ nhằm hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh xuất nhập Vì đòi hỏi ban Giám đốc công ty phải có chiến lược kinh doanh phù hợp hiệu Bộ phận phụ trách phải nắm xử lý tốt tình hình: - Lịch trình hãng tàu 19 - Giá cước thay đổi giá thị trường - Trình tự khai báo Hải quan thủ tục giấy tờ cần thiết có liên quan - Cước phí bốc dỡ - Có thể hướng dấn cho khách hàng cách rõ ràng bước thực người giao nhận - Giữ liên lạc thường xuyên với khách hàng - Công ty có biểu cước linh hoạt, thích hợp cho khách hàng, tùy theo mối quan hệ khách hàng khối lượng hàng hóa chuyên chở - Tạo mối quan hệ tốt với tổ chức có liên quan: Hải quan, hãng, đại lý tàu biển, công ty bảo hiểm… - Tổ chức liên kết, hợp tác với công ty, đơn vị kinh doanh khác để phát triển, mở rộng để nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh 20 KẾT LUẬN Qua ba chương thực hiện, đề tài cung cấp nhìn tổng quan đơn vị thực tập Công ty TNHH MTV Giao Nhận Gấu Trúc Toàn Cầu, mô tả chi tiết đánh giá quy trình tổ chức thực hoạt động giao nhận hàng xuất đường biển công ty, từ mạnh dạn đưa vài giải pháp để hoàn thiện nghiệp vụ Chương giới thiệu khái quát công ty thông qua lịch sử hình thành phát triển, cấu tổ chức tình hình kinh doanh năm gần đây, mô tả hoạt động cụ thể sinh viên thực tập Chương đề tài tập trung xem xét cẩn trọng bước quy trình tổ chức thực hoạt động giao nhận hàng xuất đường biển, đúc kết kinh nghiệm thực tế hữu ích Có thể thấy việc tổ chức hoạt động giao nhận hàng xuất đường biển Công ty thực tốt, công đoạn quy trình thực nhanh, gọn, quy định tiết kiệm chi phí Tuy nhiên vướng phải trễ nãi, gián đoạn, thiếu đồng khâu sai sót chủ quan cố khách quan Chương cuối nhận xét em quy trình công ty, so sánh với lý thuyết học, đồng thời đưa giải pháp kiến nghị với Nhà nước Công ty nhằm phát huy mạnh, khắc phục thiếu sót mắc phải Từ giải pháp đưa ra, tầm vi mô, đề tài mong muốn giúp công ty thực quy trình cách thông suốt nhanh chóng; tiết kiệm thời gian, chi phí, 21 tăng hiệu kinh doanh Ở tầm vĩ mô, đề tài hy vọng đóng góp phần việc hoàn thiện quy trình vận tải giao nhận quốc tế, từ đó, mở rộng tăng cường hiệu kinh tế đối ngoại quốc gia 22 23