Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thư viện trường đại học Sư Phạm Kỹ Thuật Thành Phố Hồ Chí Minh ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THƯ VIỆN – THÔNG TIN HỌC BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: ĐOÀN THỊ THU LÊ THỊ HỒNG HIẾU SVTT: CÁI THỊ THANH MAI MSSV:0856100057 TPHCM NGÀY 28 THÁNG 12 NĂM 2012 LỜI MỞ ĐẦU “Học đôi với hành” trình vận dụng kiến thức lý luận vào thực tiễn, hàng năm q Thầy Cơ khoa Thư viện_Thông tin học Trường Đại học Khoa học xã hội & Nhân văn TP HCM tạo điều kiện cho sinh viên năm cuối đến thực tập đơn vị thư viện khác nhau; giúp chúng em có hội cọ sát thực tiễn nghề nghiệp, bổ sung kiến thức thực hành ứng dụng kiến thức học vào thực tế Đây dịp để chúng em học hỏi giá trị thực tiễn sống, luyện tập tinh thần làm việc tập thể, rèn luyện tính kỷ luật cơng việc Nhóm chúng em gồm 11 thành viên hướng dẫn cô Doan Thị Thu bắt đầu đợt thực tập thư viện trường Đại học Sư Phạm Kỹ Thuật TP.HCM, thời gian từ ngày 12/11/2012 đến 30/12/2012 I PHẦN NỘI DUNG Giới thiệu thư viện 1.1 Vài nét Thư viện Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Tp Hồ Chí Minh Thư viện Trường Đại Học Sư Phạm Kỹ Thuật Thành Phố Hồ Chí Minh thành lập sau ngày nước thống (27/10/1976), sở Thư viện Đại học Giáo dục trực thuộc Viện Đại học Thủ Đức; với diện tích ban đầu 760,5 m cán Hình thức phục vụ lúc ban đầu mượn nhà Hệ thống kho sách chưa tổ chức, phân loại theo phương pháp khoa học Năm 1980 để phát triển thư viện, nhà trường bổ sung thêm cán thư viện có trình độ chun mơn, từ cán thư viện ban đầu tăng dần lên đến 12 cán bộ, kho sách tổ chức xử lí kỹ thuật theo chun mơn đưa vào phục vụ có hệ thống Đến năm 1997 để mở rộng thêm diện tích cho thư viện, nhà trường cho nâng tầng Thư viện với diện tích 760,5 m ban đầu tăng lên 1.521 m Lúc Thư viện tổ chức Phòng đọc tự chọn kho sách Thư viện phát triển số lượng phong phú môn loại tri thức Hiện nay, sở vật chất trang thiết bị, phương tiện hoạt động Thư viện đầu tư phát triển đáng kể nhờ vào quan tâm Ban Giám Hiệu trường Đặc biệt, việc ứng dụng phần mềm quản lý Thư viện điện tử LIBOL version 5.0 với việc nối mạng LAN, mạng Internet làm cho hoạt động lao động Thư viện trở nên khoa học có chiều sâu, công tác phục vụ ngày đáp ứng nhu cầu học tập, giảng dạy, nghiên cứu lao động sản xuất nhà trường 1.2 Nguồn lực thông tin Thư viện Với chức thiết chế hoạt động đào tạo nhà trường, nguồn lực thơng tin Thư viện đóng vai trò then chốt hoạt độg học tập nghiên cứu tập thể cán bộ, giảng viên sinh viên, học viên tồn trường Nguồn lực thơng tin Thư viện bao gồm tư liệu in truyền thống tài liệu điện tử chia sẻ mạng Internet Việc xây dựng chiến lược bổ sung tư liệu thư viện đóng vai trị then chốt q trình hoạt động Thư viện Vốn tài liệu nguồn thông tin chủ yếu để thỏa mãn nhu cầu học tập, nghiên cứu sản xuất Tính đến ngày 15/11/2012 vốn tài liệu thư viện đạt 30.794 đầu sách (374.071 sách) 209 tên báo - tạp chí I Tư liệu in: Bao gồm loại tài liệu bổ sung Thư viện: STT LOẠI HÌNH TƯ LIỆU SỐ LƯỢNG Sách tham khảo - Giáo trình: 305.496 Luận văn - Luận án: 2.645 Cơng trình nghiên cứu khoa học: 1.220 đề tài Bài trích báo tạp chí: 585 biểu ghi Báo tạp chí: 253 loại II Tư liệu điện tử: Sưu tập nguồn tài nguyên điện tử sưu tầm, tổ chức phục vụ Thư viện: CSDL trực tuyến dạng có phí miễn phí; tài liệu sách điện tử download TV; giáo trình giảng nhà trường biên soạn; nguồn học liệu điện tử 1.3 Bạn đọc Trong năm gần đây, với quy mô đào tạo ngày mở rộng nhà trường làm cho số lượng sinh viên đầu vào hàng năm tăng lên đáng kể, số lượng giảng viên, cán quản lý, nhân viên hành nghiệp vụ tăng Tính đến ngày 31/03/2012 số lượng bạn đọc sử dụng thư viện là: 17.164 1.4 Nguồn nhân lực Với khối lượng sinh viên toàn trường nay, nguồn nhân lực Thư viện chịu áp lực công việc lớn ln hoạt động cách tích cực nhằm cung cấp thông tin phục vụ độc giả đạt hiệu mong muốn Trong thư viện trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật, đội ngũ cán thư viện có 16 người 01 Cộng tác viên 1.5 Cơ sở hạ tầng, vật chất thiết bị: Được quan tâm đầu tư nhà trường, Thư viện ln có ưu tiên thuận lợi trang bị sở vật chất để góp phần nâng cao hiệu phục vụ 1.Cơ sở hạ tầng: Thư viện trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật bố trí trung tâm khn viên trường Có tổng diện tích 2.200m2, gồm 01 phịng đọc, 01 phịng Mượn, 01 phịng Giáo trình, 01 phịng truy cập Internet,…với 250 chỗ ngồi; 01 phòng nghiệp vụ, 01 phòng giữ túi xách, 01 phòng tiếp sinh viên, 01 phòng bảo quản, 02 kho chứa sách báo, 03 phòng làm việc ban lãnh đạo thư viện Trang thiết bị: Trang thiết bị Thư viện nhà trường đầu tư với tiêu chuẩn cao Hệ thống trang thiết bị Thư viện bao gồm: - Hệ thống server chuyên dụng - Hệ thống mạng thiết bị phụ trợ - Hệ thống máy tính phục vụ cơng tác máy tính tra cứu dành cho độc giả - Sách tư liệu, báo tạp chí dạng in điện tử - Hệ thống kho tàng, kệ chứa 1.6 Lịch làm việc Thư viện ĐH SPKT TP HCM: I LỊCH LÀM VIỆC: Từ thứ hai đến thứ sáu hàng tuần • Sáng: 07g00 - 11g30 • Chiều: 13g00 - 16g30 II THỜI GIAN PHỤC VỤ TẠI THƯ VIỆN: Từ thứ hai đến thứ sáu hàng tuần • Sáng: 07g15 - 11g15 • Chiều: 13g00 - 16g15 Chiều thứ năm làm nghiệp vụ, không phục vụ bạn đọc Giới thiệu cấu tổ chức hoạt động thư viện TRƯỞNG THƯ VIỆN PHÓ TRƯỞNG THƯ VIỆN Phụ trách Phục vụ PHÓ TRƯỞNG THƯ VIỆN Phụ trách CNTT CB PHÒNG ĐỌC CB PHÒNG HỌC LIỆU ĐIỆN TỬ CB PHÒNG MƯỢN - GT CB PHÒNG ĐỌC CỘNG ĐỒNG CB PHÒNG NGHIỆP VỤ Thư viện trường thuộc quản lý trực tiếp Ban Giám hiệu nhà trường Căn vào đối tượng phục vụ, cấu tổ chức quản lý Thư viện tổ chức thành phận chức sau: 2.1 Lãnh đạo thư viện 2.1.1 Trưởng thư viện Trách nhiệm: - Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng tồn cơng tác tổ chức, lãnh đạo, lập kế hoạch phương hướng hoạt động đơn vị - Quản lý, điều hành toàn đơn vị - Xây dựng, quản lý khai thác vốn tài liệu cách có hiệu quả, tổ chức phân công công việc cho Tổ nghiệp vụ thư viện - Phát triển ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động thư viện - Xây dựng triển khai sản phẩm thông tin phục vụ dạy học - Định hướng phát triển nhằm nâng cao chất lượng phục vụ độc giả - Xây dựng phát triển đội ngũ cán thư viện có tinh thần đoàn kết, tạo điều kiện thuận lợi để phát huy khả năng, tính chủ động sáng tạo cán thư viện cơng tác; để nâng cao trình độ trị, khoa học cán thư viện - Phụ trách cơng tác kiểm kê tồn đơn vị Quyền hạn: - Đề xuất tham mưu cho lãnh đạo nhà trường hướng phát triển thư viện, nâng cao chất lượng phục vụ thư viện - Xây dựng định hướng phát triển đơn vị - Đề xuất tuyển dụng quản lý nhân đơn vị - Tổ chức, điều động phân công công tác cán đơn vị - Bình xét, đề cử cán cho danh hiệu thi đua khen thưởng, kỷ luật chức danh đơn vị 2.1.2 Phó Trưởng thư viện phụ trách cơng tác phục vụ Trách nhiệm: - Hỗ trợ, tham mưu cho Trưởng Thư viện mảng hoạt động phục vụ đơn vị - Chịu trách nhiệm trước Trưởng Thư viện việc xây dựng, phát triển, xử lý công tác phục vụ vốn tài liệu thư viện - Tổ chức phân công lao động công tác phục vụ, công tác bạn đọc hoạt động tra cứu thư viện - Tư vấn chịu trách nhiệm trước Trưởng đơn vị công tác tuyển dụng nhân - Duy trì phát triển tình đồn kết nội - Phụ trách mảng quản lý tài sản công tác kiểm kê tài sản đơn vị Quyền hạn: - Xây dựng chiến lược phát triển thư viện lĩnh vực phân công - Chỉ đạo, điều động tổ chức cán khâu công tác - Đề xuất thực tuyển dụng việc bổ sung nhân - Kiểm tra kết công tác mảng hoạt động đơn vị 2.1.3 Phó Trưởng thư viện phụ trách công nghệ thông tin Trách nhiệm: - Hỗ trợ, tham mưu cho Trưởng Thư viện mảng hoạt động đơn vị - Chịu trách nhiệm trước Trưởng Thư viện việc xây dựng, phát triển công nghệ thông tin hoạt động thư viện - Nghiên cứu, xây dựng phát triển thư viện điện tử - Quản trị bảo trì sở liệu thư viện, nghiên cứu triển khai sở liệu điện tử - Xử lý đưa phục vụ vốn tài liệu điện tử - Phát triển ứng dụng hình thành sản phẩm thơng tin phục vụ nhu cầu độc giả - Cung ứng giải pháp công nghệ ứng dụng việc quản lý tư liệu cá nhân, tư liệu phục vụ nghiên cứu khoa học - Nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật công nghệ công tác thư viện - Thiết kế, vận hành bảo trì hệ thống website, hệ thống mạng thư viện - Phụ trách mảng công tác ISO đơn vị Quyền hạn: - Xây dựng chiến lược phát triển thư viện, phát triển ứng dụng CNTT - Điều động tổ chức cán khâu công tác thuộc mảng công nghệ - Đề xuất việc bổ sung nhân - Quản lý sở vật chất trang thiết bị đơn vị - Vận hành hệ thống mạng máy tính đơn vị 2.2 Các phịng chun mơn, nghiệp vụ 2.2.1 Phòng kĩ thuật nghiệp vụ: Xử lý kỹ thuật tài liệu, cập nhật bảo trì CSDL thư viện, thực nhiệm vụ khác Thư viện a) Cán phụ trách phòng nghiệp vụ: Trách nhiệm: - Chịu trách nhiệm trước Trưởng Thư viện mảng hoạt động xử lý nghiệp vụ thư viện - Quản lý, tổ chức, phân cơng điều hành cơng việc Phịng Nghiệp vụ - Nắm bắt, đề xuất tổ chức thực hướng phát triển mảng nghiệp vụ thư viện Quyền hạn: - Tổ chức, phân công nhân điều hành công việc Tổ Nghiệp vụ - Nghiên cứu, đề xuất thực hoạt động nhằm nâng cao hiệu công tác Tổ - Trực tiếp giải vấn đề có liên quan đến hoạt động nghiệp vụ thư viện - Nghiên cứu, đề xuất giải pháp phát triển hoạt động nghiệp vụ thư viện; liên thông, liên kết với thư viện bạn để hỗ trợ phát triển chuyên môn b) Cán phòng nghiệp vụ: Trách nhiệm: - Trực tiếp thực công tác biên mục tài liệu công tác xử lý kỹ thuật - Thu thập, xử lý biên mục nguồn tài liệu điện tử Quyền hạn: - Nghiên cứu, đề xuất phương án cải tiến cơng việc 2.2.2 Phịng đọc: Phục vụ người đọc sử dụng tài liệu chỗ với loại hình tài liệu: Sách Việt văn, ngoại văn, luận văn, luận án, báo, tạp chí,… a) Cán phụ trách phịng đọc: Trách nhiệm: - Chịu trách nhiệm trước Phó Trưởng Thư viện phụ trách phục vụ mảng hoạt động phục vụ Phòng Đọc - Quản lý, tổ chức, phân cơng điều hành cơng việc Phịng Đọc - Nắm bắt, đề xuất tổ chức thực hướng phát triển Phòng Đọc - Chịu trách nhiệm quản lý tài sản, tư liệu phạm vi Phịng Đọc Quyền hạn: - Tổ chức, phân cơng điều hành cơng việc Phịng Đọc - Nghiên cứu, đề xuất thực hoạt động nhằm nâng cao hiệu cơng tác của Phịng Đọc - Trực tiếp giải vấn đề có liên quan đến hoạt động phục vụ đọc b) Cán phòng đọc: Trách nhiệm: - Phục vụ độc giả đọc tham khảo tài liệu Phòng Đọc - Tổ chức, xếp ổn định tài liệu - Giúp bạn đọc tìm tài liệu mà họ cần - Giãn kho, xếp sách tài liệu cũ Và tài liệu cũ đem vào kho đóng, bạn đọc có nhu cầu chúng cán thư viện có nhiệm vụ đem phục vụ bạn đọc Quyền hạn: - Xử lý vi phạm kỷ luật phạm vi Phòng Đọc - Thu thập nhu cầu, nghiên cứu đề xuất hướng phát triển mảng công tác 2.2.3 Phòng mượn: Phục vụ cho bạn đọc mượn sách tham khảo giáo trình nhà a) Cán phụ trách phòng mượn: Trách nhiệm: - Chịu trách nhiệm trước Phó Trưởng Thư viện phụ trách phục vụ mảng hoạt động phục vụ mượn trả tài liệu thư viện - Quản lý, tổ chức, phân cơng điều hành cơng việc Phịng Mượn - Nắm bắt, đề xuất tổ chức thực hướng phát triển hoạt động mượn trả tài liệu - Chịu trách nhiệm quản lý tài sản, tư liệu phạm vi Phòng Quyền hạn: - Tổ chức, phân cơng điều hành cơng việc Phịng Mượn - Nghiên cứu, đề xuất thực hoạt động nhằm nâng cao hiệu cơng tác Phịng Mượn - Trực tiếp giải vấn đề có liên quan đến hoạt động mượn trả tài liệu thư viện phạm vi Phòng Mượn b) Cán phòng mượn: Trách nhiệm: - Phục vụ mượn tài liệu tham khảo giáo trình - Nhận trả tài liệu - Ổn định kho tư liệu - Gia cố, bảo quản tài liệu cũ Quyền hạn: - Xử lý công việc vi phạm kỷ luật phạm vi Phòng Mượn - Thu thập nhu cầu, nghiên cứu đề xuất hướng phát triển mảng cơng tác phịng 2.2.4 Phịng Học liệu điện tử: - Giao tiếp, nắm bắt nhu cầu người dùng tin cung cấp tài liệu theo yêu cầu làm thẻ thư viện, làm thẻ cho cán bộ, công nhân viên trường, … - Cán phòng học liệu điện tử: Trách nhiệm: - Cung cấp tài liệu xử lý tài liệu theo yêu cầu bạn đọc - Theo dõi, xử lý cập nhật tài liệu mà bạn đọc yêu cầu Quyền hạn: - Thu thập, điều tra nhu cầu tài liệu đề xuất hướng thực nhằm cải tiến, nâng cao chất lượng cơng tác 2.2.5 Phịng đọc cộng đồng: Phục vụ người dùng tin tìm tài liệu thông tin CSDL Thư viện liên quan đến việc nghiên cứu, học tập, giải trí,… a) Cán phịng đọc cộng đồng: Trách nhiệm: - Quản lý, vận hành đảm bảo an ninh hệ thống tài liệu truyền thống thư viện - Tổ chức hoạt động phục vụ tài liệu thơng tin phịng đọc cộng đồng - Quản lý tài sản, trang thiết bị, máy tính phịng Quyền hạn: - Xử lý vi phạm kỷ luật phạm vi phòng - Thu thập nhu cầu, nghiên cứu đề xuất hướng phát triển nhằm không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ b) Cán kỹ thuật: Trách nhiệm: - Tổ chức, quản lý khai thác tài liệu mà bạn đọc yêu cầu - Sưu tầm, tổ chức xây dựng nguồn tài liệu truyền thống - Quản lý, vận hành đảm bảo an ninh tài liệu truyền thống thư viện - Quản lý tài sản, trang thiết bị, máy tính đơn vị Quyền hạn: - Xử lý vi phạm kỷ luật phạm vi phòng - Thu thập nhu cầu, nghiên cứu đề xuất hướng phát triển nhằm không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ - Nghiên cứu, đề xuất hướng bổ sung nguồn tài liệu truyền thống - Xây dựng phát triển sản phẩm thơng tin 2.2.6 Phịng giữ cặp: Phục vụ người dùng tin vấn đề giữ cặp, balô cho sinh viên có nhu cầu muốn vào thư viện c) Cán phòng giữ cặp: Trách nhiệm: - Quản lý, vận hành đảm bảo an ninh hệ thống bảo quản, giữ gìn tài sản sinh viên thư viện - Tổ chức hoạt động phục vụ giữ cặp cho sinh viên - Quản lý tài sản, trang thiết bị, máy tính phịng Quyền hạn: - Xử lý vi phạm kỷ luật phạm vi phòng - Thu thập nhu cầu, nghiên cứu đề xuất hướng phát triển nhằm không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ II NỘI DUNG THỰC TẬP Nhằm giúp cho chúng em vận dụng tốt kiến thức học để phù hợp với đặc thù thư viện, thời gian tuần thực tập nhóm chúng em phân công công việc cụ thể sau: nhóm tách thành nhóm nhỏ, nhóm người thực tập hướng dẫn thầy cơ, anh chị phịng ban thư viện: Phòng đọc Phòng mượn Phòng kỹ thuật nghiệp vụ Phòng học liệu điện tử Phòng giữ cặp Phòng đọc cộng đồng Phòngviệc đọc:cụ thể phòng ban: ϖ Cơng - Nắm cách tổ chức kho phịng đọc: o Khu vực sách Việt văn o Khu vực sách ngoại văn (gồm sách tiếng Anh, tiếng Đức, tiếng Pháp) o Khu vực tài liệu tra cứu o Khu vực luận văn, luận án, NCKH o Khu vực báo, tạp chí - Nắm cách quản lí bạn đọc vào phòng đọc: o Quét giữ thẻ sinh viên bạn đọc vào o Để ý tác phong bạn đọc nội quy thư viện o Nhắc nhở bạn đọc hết o Trả thẻ, quan sát xem bạn đọc có cầm sách phịng hay khơng o Xử phạt bạn đọc vi phạm nội quy - Tìm hiểu cách cho bạn đọc mượn tài liệu ngồi photo, bán giáo trình cho sinh viên mua để đền cho thư viện - Hướng dẫn bạn đọc tìm tài liệu - Sắp xếp lại báo, tạp chí - Bấm báo ngày - Phục vụ độc giả đọc tham khảo tài liệu Phòng Đọc - Tổ chức, xếp ổn định tài liệu - Giúp bạn đọc tìm tài liệu mà họ cần - Giãn kho, xếp sách tài liệu cũ Và tài liệu cũ đem vào kho đóng, bạn đọc có nhu cầu chúng cán thư viện có nhiệm vụ đem phục vụ bạn đọc Phòng mượn: - Nắm cách tổ chức kho phịng mượn: o Khu vực giáo trình o Khu vực tài liệu tham khảo - Hướng dẫn bạn đọc tìm tài liệu - Dán mã vạch tài liệu - Giúp bạn đọc tìm tài liệu theo yêu cầu bạn đọc - Tra cứu tài liệu giúp bạn đọc - Tìm hiểu quy trình mượn/trả tài liệu - Sắp xếp tài liệu khu vực Phòng kỹ thuật nghiệp vụ: - Kiểm tra tài liệu nhập - Đóng dấu, dán nhãn, dán mã vạch tài liệu - Biên mục mô tả, phân loại tài liệu: sách, luận văn, luận án,… viết tay - Biên mục mô tả tài liệu: sách, luận văn, luận án máy vi tính - Bảo quản tài liệu: sách, giáo trình bị hư hỏng nhỏ Phịng học liệu điện tử: - Phục vụ sinh viên sử dụng miễn phí mạng Internet - In tài liệu cho sinh viên - Scan tài liệu: luận án, luận văn, luận văn thạc sĩ - Sang đĩa - Làm thẻ sinh viên - Làm thẻ cho cán bộ, công nhân viên trường Phịng giữ cặp - Giữ cặp, balơ cho sinh viên có nhu cầu vào thư viện Phịng đọc cộng đồng: - Giúp sinh viên vào tự học, đọc sách, báo, tạp chí, truyện, … - Trao đổi sách thư viện với sinh viên - Nhận sách đơn vị, tổ chức tặng ( báo, tạp chí, tập san,…), sách sinh viên tăng thư viện - Đóng dấu tài liệu tặng, trao đổi - Upload tài liệu lên mạng để giới thiệu tài liệu cho bạn đọc III TỔNG KẾT Phần tự nhận xét trình độ chuyên môn nghiệp vụ tác phong làm việc cá nhân: - Quá trình thực tập giúp em thực hóa kiến thức học trường lớp vào mơi trường thực tiễn Tuy nhiên q trình thực tập em khơng tránh khỏi sai sót, lúng túng ban đầu; nhờ tận tình bảo, hướng dẫn thầy cô, anh chị nên em dần quen thành thạo công việc - Đợt thực tập rèn luyện cho em đức tính để có tác phong tốt công việc: giờ, tập trung công việc, hồn thành tốt cơng việc giao - Bên cạnh đó, em nhận thấy cịn nhiều hạn chế cơng việc như: khả tin học cịn hạn chế nên xử lí cơng việc chưa thành thạo, cịn sai sót q trình biên mục, phân loại Nhận xét thư viện 2.1 Ưu điểm - Vị trí thư viện: Thư viện có vị trí thuận lợi nằm khu vực trung tâm trường, thuận tiện cho việc lại sinh viên - Cán thư viện: Thư viện có đội ngũ cán trẻ, động, nhiệt tình cơng việc Mỗi cán đảm trách nhiều khâu cơng việc khác cán thư viện tạo điều kiện để học tập nâng cao kiến thức chuyên môn nghiệp vụ thông qua lớp đào tạo ngắn hạn - Trang thiết bị phương tiện kỹ thuật tương đối đại hỗ trợ cho em thực tập 2.2 Kiến nghị - Không gian làm việc dành cho cán phòng nghiệp vụ chật hẹp - Thư viện chưa có diện tích để tổ chức học nhóm cho sinh viên - Tài liệu thư viện phong phú đặc biệt giáo trình cho sinh viên Tuy nhiên, lượng sách nhiều mà diện tích số lượng giá kệ có hạn gây khó khăn việc xếp bảo quản tài liệu - Công tác vệ sinh tài liệu, giá kệ chưa trọng Tài liệu bị bám bụi nhiều ảnh hưởng đến việc phục vụ bảo quản tài liệu