Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC PHẦN A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 PHẦN B. NỘI DUNG 3 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 3 1. Chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hữu Lũng Lạng Sơn 3 1.1.Giới thiệu về UBND huyện Hữu Lũng: 3 1.1.1.Vị trí địa lý: 3 1.1.2. Hành chính: 3 1.1.3. Văn hóa: 4 1.2. Chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND 4 1.2.1 Chức năng 5 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn của UBND huyện Hữu Lũng 5 1.2.3. Cơ cấu tổ chức: 6 2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Hữu Lũng. 7 2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng. 7 2.1.1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng. 7 2.1.2. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong Văn phòng. 9 3. Tìm hiểu công tác văn thư, lữu trữ của UBND huyện hữu Lũng. 12 3.1. Hệ thông hóa các văn bản quản lí của UBND huyện Hữu Lũng về công tác Văn thư, lưu trữ: 12 3.2. Công tác xây dựng chương trình kế hoạch công tác (Kế hoạch năm, kế hoạch tháng, lịch công tác tuấn của UBND huyện Hữu Lũng) 12 3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Hữu Lũng 15 3.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND huyện Hữu Lũng. 15 3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện Hữu Lũng. 15 3.3.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của UBND huyện Hữu Lũng. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá. 16 3.4. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản. 16 3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi đến 16 3.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan đơn vị. 17 3.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của UBND huyện Hữu Lũng: 18 4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong UBND huyện Hữu Lũng. 18 4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng UBND huyện Hữu Lũng. 18 4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của Văn phòng (hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu. 19 4.3.Tên phầm mềm đang được sử dụng tại trong công tác văn phòng của UBND huyện Hữu Lũng: 19 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ: QUẢN LÍ VĂN THƯ LƯU TRỮ 20 CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 20 1. Công tác văn thư: 20 2. Công tác lưu trữ 21 CHƯƠNG II: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 23 1. Công tác văn thư 23 1.1. Công tác soạn thảo văn bản 23 1.2. Quản lí và giải quyết văn bản đi 23 1.3. Tổ chức và giải quyết văn bản đến: 25 1.4. Quản lý và sử dụng con dấu 27 1.5. Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 27 2. Công tác lưu trữ 27 2.1. Thu thập, bổ sung, tài liệu vào lưu trữ cơ quan: 27 2.2.Xác định giá trị tài liệu 28 2.3. Phân loại tài liệu 28 2.4. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 29 2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ 29 2.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: 30 CHƯƠNG III: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN HỮU LŨNG VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP. 32 1. Thực trạng công tác văn thư: 32 1.1.Soạn thảo và ban hành văn bản: 32 1.2. Quản lý văn bản đi. 33 1.3.Quản lý văn bản đến. 35 1.4 Quản lý và sử dụng con dấu 37 1.5. Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 37 2. Công tác lưu trữ 39 2.1. Tổ chức lưu trữ tại UBND huyện Hữu Lũng 39 2.2. Tình hình tài liệu trong kho lưu trữ 39 2.3. Tình hình thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ 40 2.3.1 Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ 40 2.3.2. Xác định giá trị tài liệu 40 2.3.4. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 43 2.3.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ 44 2.3.6. Tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 45 CHƯƠNG IV: NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC 47 1. Nhận xét về công tác văn thư lưu trữ 47 1.1. Công tác Văn thư 47 1.2 Công tác lưu trữ 47 2. Những đề xuất, giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm. 48 2.1. Về đội ngũ cán bộ, công chức: 48 2.2. Về quy trình nghiệp vụ 49 2.3. Về trang thiết bị: 50 PHẦN C. KẾT LUẬN 51 1. Ưu điểm 51 2. Nhược điểm 51 3. Đề xuất 51 4. Kiến nghị 52 PHẦN D: PHỤ LỤC 53
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP ĐẠI HỌC LIÊN THÔNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K13B KHÓA HỌC (2013 - 2015) Đơn vị thực tập: VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HỮU LŨNG - TỈNH LẠNG SƠN Địa chỉ: Thị Hữu Lũng - Huyện Hữu Lũng - Lạng Sơn Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Đào Thị Phương Lan Giảng viên hướng dẫn: Ths.Nguyễn Xuân Trung Hà Nội, năm 2015 Sinh viên: Vũ Thị Hiền Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN Họ tên : Vũ Thị Hiền Ngày tháng năm sinh: 13/12/1971 Quê quán: Quế Tân - Quế Võ - Bắc Ninh Nơi cư trú: Thị Trấn Hữu Lũng - Huyện Hữu Lũng - Lạng Sơn Số CMND: 082206531 SĐT: 0977469788 THÔNG TIN KHÁC Mã số sinh viên : 1308QTVB003 Lớp: ĐHLTQTVPK13B Khoá học: 2013 - 2015 Khoa: Quản Trị Văn Phòng Hà nội, ngày 13 tháng 11 năm 2015 Người báo cáo Sinh viên Vũ Thị Hiền Sinh viên: Vũ Thị Hiền Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP Tên quan đơn vị thực tập: Ủy Ban Nhân Dân Huyện Hữu Lũng Tỉnh Lạng Sơn Chủ Tịch UBND Huyện Hữu Lũng: Long Văn Sơn Người hướng dẫn thực tập: Phó văn phòng - Đào Thị Phương Lan Điện thoại: 025.3825.047 Fax: 0253825362 Địa : Thị Trấn Hữu Lũng - Huyện Hữu Lũng - Lạng Sơn Website: www.langson.gov.vn/huulung/ MỤC LỤC Sinh viên: Vũ Thị Hiền Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN A PHẦN MỞ ĐẦU PHẦN B NỘI DUNG PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 1.Chức nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Hữu Lũng - Lạng Sơn Giới thiệu UBND huyện Hữu Lũng: 1.1.1.Vị trí địa lý: 1.Hành chính: 2.Văn hóa: .4 Chức nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức UBND 1Chức 2Nhiệm vụ quyền hạn UBND huyện Hữu Lũng 1.2.3 Cơ cấu tổ chức: 2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành văn phòng UBND huyện Hữu Lũng Tổ chức hoạt động văn phòng 2.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Văn phòng 3.Xác định vị trí việc làm xây dựng mô tả công việc vị trí công việc Văn phòng Tìm hiểu công tác văn thư, lữu trữ UBND huyện hữu Lũng 11 3.1 Hệ thông hóa văn quản lí UBND huyện Hữu Lũng công tác Văn thư, lưu trữ: 11 3.2 Công tác xây dựng chương trình - kế hoạch công tác (Kế hoạch năm, kế hoạch tháng, lịch công tác tuấn UBND huyện Hữu Lũng) 12 3.3 Công tác soạn thảo ban hành văn UBND huyện Hữu Lũng 15 3.3.1 Nhận xét thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý UBND huyện Hữu Lũng .15 3.3.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn UBND huyện Hữu Lũng 15 Sinh viên: Vũ Thị Hiền Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.3.3 Các bước quy trình soạn thảo văn quản lí UBND huyện Hữu Lũng So sánh với quy định hành nhận xét đánh giá 15 3.4 Nhận xét quy trình quản lí giải văn 16 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí giải văn - đến .16 3.4.2 Nhận xét lập hồ sơ hành quan đơn vị 17 3.5 Tìm hiểu tổ chức lưu trữ UBND huyện Hữu Lũng: 17 Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng UBND huyện Hữu Lũng .18 4.Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất văn phòng UBND huyện Hữu Lũng 18 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc Văn phòng (hiện tại) Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu 18 4.3.Tên phầm mềm sử dụng công tác văn phòng UBND huyện Hữu Lũng: 19 PHẦN II CHUYÊN ĐỀ: QUẢN LÍ VĂN THƯ LƯU TRỮ .19 CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ .20 Công tác văn thư: 20 2.Công tác lưu trữ .20 CHƯƠNG II: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ .23 1.Công tác văn thư 23 2.Công tác soạn thảo văn 23 3.Quản lí giải văn 23 Tổ chức giải văn đến: 25 5.Quản lý sử dụng dấu .27 6.Lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 27 7.Công tác lưu trữ .27 8.Thu thập, bổ sung, tài liệu vào lưu trữ quan: 27 9.Xác định giá trị tài liệu .28 10.Phân loại tài liệu .28 Sinh viên: Vũ Thị Hiền Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 11.Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 29 12.Bảo quản tài liệu lưu trữ 29 13.Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: 30 CHƯƠNG III: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ .32 TẠI UBND HUYỆN HỮU LŨNG VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP 32 1.Thực trạng công tác văn thư: 32 Soạn thảo ban hành văn bản: 32 3.Quản lý văn 33 4.Quản lý văn đến 35 1.4 Quản lý sử dụng dấu 37 1.5 Lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 37 5.Công tác lưu trữ .39 6.Tổ chức lưu trữ UBND huyện Hữu Lũng 39 7.Tình hình tài liệu kho lưu trữ 39 8.Tình hình thực khâu nghiệp vụ lưu trữ 40 9.Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ 40 10.Xác định giá trị tài liệu 40 11.Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 43 12.Bảo quản tài liệu lưu trữ 44 13.Tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 45 CHƯƠNG IV: NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC .47 1.Nhận xét công tác văn thư lưu trữ .47 2.Công tác Văn thư .47 1.2 Công tác lưu trữ 47 3.Những đề xuất, giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 48 2.1 Về đội ngũ cán bộ, công chức: .48 2.2 Về quy trình nghiệp vụ 49 2.3 Về trang thiết bị: 50 PHẦN C KẾT LUẬN .51 Ưu điểm 51 Sinh viên: Vũ Thị Hiền Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nhược điểm .51 Đề xuất 51 Kiến nghị 52 PHẦN D: PHỤ LỤC 53 Sinh viên: Vũ Thị Hiền Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN A PHẦN MỞ ĐẦU Để thực thành công nghiệp công nghiệp hóa, đại hóa đất nước phải gắn với yêu cầu xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa Để thực yêu cầu trên, nhà nước ta bước hướng tới xây dựng hành dân chủ, sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp có hiệu theo nguyên tắc nhà nước, thực cải cách hành để nâng cao hiệu công tác quản lý nhà nước Bên cạnh thực cải cách hành xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức có phẩm chất lực đáp ứng yêu cầu công cải cách hành chính, xây dựng phát triển đất nước Mỗi quan, đơn vị, xí nghiệp có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu khác Vì vai trò, chức nhiệm vụ Văn phòng quan, đơn vị khác Trong hoạt động quan, Văn phòng UBND huyện Hữu Lũng giữ vai trò chủ đạo, mắt xích quan trọng hoạt động, lãnh đạo, đạo điều hành Do vậy, em cần phải hiểu rõ Văn phòng tổ chức lập quan Nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị- xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân, công ty tư nhân nhà nước Văn phòng có vị trí quan trọng việc điều hành tổng hợp quan, nơi thu thập xử lý thông tin, thực đảm bảo công tác hậu cần, sở vật chất, nhằm hỗ trợ phục vụ cho điều lãnh đạo hoạt động quan Văn phòng đầu mối liên lạc nội quan, tổ chức với đơn vị, cá nhân bên Trên đường hội nhập Quốc tế, cách mạng khoa học công nghệ thông tin nhanh chóng làm thay đổi quan niệm xã hội Văn phòng vấn đề xử lý thông tin Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sở Giáo dục đại học công lập trực thuộc Bộ Nội Vụ, thành lập ngày 14/11/2011 sở nâng cấp từ trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Một ngành bật trường đào tạo ngành Quản trị Văn phòng Ngoài việc dạy học, nhà trường tổ chức, bố trí cho sinh viên thực tập trước kỳ thi tốt nghiệp tổ chức doanh nghiệp, quan Sinh viên: Vũ Thị Hiền Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nhà nước Là sinh viên năm cuối Đại học liên thông chuyên ngành Quản trị văn phòng khoá 2013-2015, “Thực tập tốt nghiệp” với em có vai trò lớn góp phần hoàn thiện khoá học, bước tập dượt rèn luyện kỹ nghề nghiệp cho nhà quản trị tương lai Được giới thiệu Trường Đại Học Nội Vụ, hướng dẫn tận tâm, tận lực thầy giáo, cô giáo khoa đồng ý lãnh đạo UBND huyện Hữu Lũng tỉnh Lạng Sơn, em hoàn thành thời gian thực tập tháng (từ ngày 05/10 - 13/11/2015) phận văn thư UBND huyện Hữu Lũng.Trong thời gian này, em chấp hành tốt nội quy UBND huyện Hữu Lũng, nỗ lực học hỏi kinh nghiệm làm việc rèn luyện kỹ nghiệp vụ văn phòng bên cạnh xây dựng cho phong cách người Thư ký, nhân viên văn phòng, cán Lưu trữ sở áp dụng lý thuyết học ghế nhà trường hướng dẫn tận tình cán văn phòng nơi Do kinh nghiệm nhiều hạn chế thời gian thực tập có hạn, nên báo cáo em không tránh khỏi thiếu sót Do em tha thiết kính mong nhận đóng góp ý kiến thầy giáo, cô giáo trường Đại học Nội Vụ cán văn phòng UBND, để báo cáo em hoàn thiện đầy đủ Em xin chân thành cảm ơn! Hữu lũng, ngày 13 tháng 10 năm 2015 Sinh viên Vũ Thị Hiền Sinh viên: Vũ Thị Hiền Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN B NỘI DUNG PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN Chức nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Hữu Lũng - Lạng Sơn Giới thiệu UBND huyện Hữu Lũng: Căn định số 56-CP ngày 24-4-1963 Hội đồng Chính phủ ủy nhiệm cho Bộ Nội vụ phê chuẩn phân vạch địa giới có liên quan đến đơn vị hành để thành lập UBND huyện Hữu Lũng 1.1.1.Vị trí địa lý: - Hữu Lũng huyện nằm phía Tây - Nam tỉnh Lạng Sơn, có toạ độ địa lý từ 21023’ đến 21045’ vĩ độ Bắc, từ 106010’ đến 106032’ kinh độ Đông với diện tích tự nhiên 806,74 km2 *Ranh giới huyện: - Phía Bắc giáp huyện Văn Quan huyện Bắc Sơn - Phía Tây giáp tỉnh Thái Nguyên - Phía Tây Nam Nam giáp tỉnh Bắc Giang - Phía Đông giáp huyện Chi Lăng huyện Lục Ngạn, Lạng Giang tỉnh Bắc Giang Hành chính: - Huyện Hữu Lũng tổng có 26 đơn vị hành gồm thị trấn Hữu Lũng 25 xã (Đồng Tân, Cai Kinh, Hòa Lạc, Yên Vượng, Yên Thịnh, Yên Sơn, Hữu Liên, Sơn Hà, Hồ Sơn, Tân Thành, Hòa Sơn, Minh Hòa, Hòa Thắng, Minh Sơn, Nhật Tiến, Minh Tiến, Đô Lương, Vân Nham, Thanh Sơn, Đồng Tiến, Tân Lập, Thiện Kỵ, Yên Bình, Hòa Bình, Quyết Thắng) Trung tâm huyện lỵ đặt thị trấn Hữu Lũng, cách thành phố Lạng Sơn 70 km phía Nam Hữu Lũng huyện vị trí chuyển tiếp vùng Trung du miền núi phía Bắc, có đường quốc lộ 1A đường sắt liên vận Quốc tế chạy qua theo hướng Tây Nam - Đông Bắc, thuận tiện cho việc giao lưu hàng hoá thương mại, dịch vụ với tỉnh nước, tỉnh phía Nam Trung Quốc nước phía Bắc Châu Á, tạo điều kiện thuận lợi cho Hữu Lũng việc Sinh viên: Vũ Thị Hiền Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội bản, viết chứng từ kết thúc Biên mục bên gồm đăng ký thông tin lên bìa tạm phiếu tin vào hồ sơ + Vệ sinh tài liệu tháo bỏ gim kẹp, làm phẳng hồ sơ + Thống kê kiểm tra làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị + Đánh số hồ sơ thức vào bìa, cặp, hộp, gián nhãn hộp + Xây dựng công cụ quản lý tra tìm hồ sơ tài liệu * Kết thúc chỉnh lý: Chánh Văn phòng kiểm tra lại kết chỉnh lý tài liệu, sau bàn giao vận chuyển tài liệu vào kho lưu trữ Cán lưu trữ hoàn thiện bàn giao hồ sơ chỉnh lý 12 Bảo quản tài liệu lưu trữ Từ thành lập UBND huyện Hữu Lũng có kho lưu trữ chưa đảm bảo yêu cầu kho lưu trữ đại… Hiện trụ sở UBND huyện hoàn thành đảm bảo điều kiện sở vật chất để bảo quản tài liệu lưu trữ Những hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ quan cán bộ, công chức, viên chức phòng, ban tự bảo quản cẩn thận Hồ sơ, tài liệu phòng Lưu trữ UBND huyện Hữu Lũng bảo quản theo quy chuẩn có tính bảo mật Phòng lưu trữ trang bị đầy đủ thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu Tài liệu lưu trữ xếp gọn gàng cặp, hộp để giá, tủ tài liệu Diện tích phòng rộng khoảng 25m 2, phòng có điều hòa điều kiện nhiệt độ, ánh sáng đủ để tài liệu không bị hư hỏng Phòng trang bị hai bình chữa cháy để đề phòng tình xấu có biện pháp xử lý kịp thời Bên cạnh tài liệu hầu hết ban hành từ năm 2009 nên chất liệu giấy, mực tốt thuận lợi cho việc bảo quản tài liệu Không cán lưu trữ người đào tạo qua trình độ đại học chuyên ngành lưu trữ học nên có kinh nghiệm khả chuyên môn công tác Cán lưu trữ thường xuyên áp dụng biện pháp khoa học kỹ thuật nhắm ngăn chặn yếu tố phá hoại tài liệu lưu trữ nấm, mốc, hay độ ẩm cao…Bên cạnh cán lưu trữ áp dụng kinh nghiệm cổ truyền để kéo dài tuổi thọ cho tài liệu Hàng ngày Sinh viên: Vũ Thị Hiền 44 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội kho lưu trữ quét, lau dọn Trong thời gian thực tập hai tháng nhận thấy cán lưu trữ làm việc có trách nhiệm công tác bảo quản hàng ngày thực số biện pháp tu bổ phục chế tài liệu hư hỏng có nguy hư hỏng 13 Tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ - Kho lưu trữ UBND huyện Hữu Lũng xây dựng quy chế sử dụng tài liệu nội quy mượn tài liệu Kho Lưu trữ Trong quy định rõ trách nhiệm quyền người cung cấp tài liệu người sử dụng tài liệu - Tất cán bộ, công chức, viên chức UBND huyện Hữu Lũng, quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) cá nhân thuộc quan, đơn vị khác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mục đích công vụ nhu cầu riêng đáng - Cán bộ, công chức, viên chức quan UBND huyện Hữu Lũng nghiên cứu tài liệu mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu phải Lãnh đạo UBND huyện Chánh Văn phòng HĐND &UBND huyện đồng ý - Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hộ chiếu phải Lãnh đạo UBND huyện Hữu Lũng Chánh Văn phòng HĐND&UBND huyện đồng ý * Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ UBND huyện Hữu Lũng: + Sử dụng tài liệu Phòng đọc UBND huyện Hữu Lũng + Mượn tài liệu nơi làm việc: số trượng hợp đặc biệt nhu cầu công tác cán công chức thuộc quan cần sử dụng hồ sơ tài liệu kho phải cho phép Chủ tịch, Chanh văn phòng Hoặc xin cấp lưu, chứng thực + Giới thiệu tài liệu lưu trữ trang thông tin điện tử huyện Hữu Lũng - Tại UBND huyện Hữu Lũng chưa có hình thức tiển lãm trưng bày tài liệu lưu trữ - Đơn vị, cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ phải chấp hành nghiêm Sinh viên: Vũ Thị Hiền 45 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chỉnh quy định bảo mật thông tin phải giữ gìn bảo đảm an toàn tài liệu - Công chức, viên chức lưu trữ UBND huyện Hữu Lũng sau cho cá nhân, đơn vị mượn hồ sơ tiên hành lập sổ nhập, xuất tài liệu, sổ đăng ký mục lục hồ sơ sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ phục vụ khai thác tài liệu * Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ - Để nâng cao hiệu công việc, đáp ứng nhu cầu ngày cao Xã hội, UBND huyện Hữu Lũng trọng đến việc áp dụng tin học vào công tác lưu trữ Phòng có máy tính cà sử dụng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ giúp cho trình giải công việc nhanh chóng kịp thời, theo kịp thời đại Hơn tài liệu quản lý tự động theo hệ thống Sinh viên: Vũ Thị Hiền 46 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG IV: NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC Nhận xét công tác văn thư lưu trữ Công tác Văn thư * Ưu điểm - Nhìn chung công tác Văn thư quan thực cách khoa học xác Cán Văn thư có kinh nghiệm làm việc lâu năm, lại thường xuyên cử học lớp chức, hàm thụ thêm kiến thức nên nghiệp vụ tay nghề tương đối thục, linh hoạt, nhạy bén Cán Văn thư chịu khó học hỏi đồng nghiệp, tham khảo báo cáo tài liệu công tác văn thư ngày đạt hiệu cao - Hình thức Văn thư tập trung, giúp cho việc tập hợp, quản lý, bảo quản phục vụ tra tìm tài liệu diễn cách dễ dàng, thuận lợi - Công tác Văn thư quan giải cách nhanh chóng kịp thời đảm bảo hoạt động công văn, giấy tờ quan lưu thông Đồng thời cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, bảo mật đảm bảo cho công việc quan giải nhanh chóng, xác, đường lối, sách, nguyên tắc chế độ Nhờ tiết kiệm thời gian công sức cho cán bộ, công chức trình thừa hành công vụ - Việc tổ chức quản lý giải văn đi, đến, quản lý sử dụng dấu thực cách chặt chẽ tuân thủ theo quy trình, quy định Nhà nước văn quy phạm pháp luật - Việc quản lý sử dụng dấu chặt chẽ, cẩn th, quy định pháp luật * Nhược điểm - Văn ban hành bỏ sót số, việc cho số bị sai, tình trạng cho nợ số văn diễn - Việc chuyển giao văn nhiều bất cập, chưa khoa học; số khâu thực chưa xác, rườm rà 1.2 Công tác lưu trữ * Ưu điểm - Các tài liệu UBND huyện Hữu Lũng cán Văn thư tổ chức đưa vào bảo quản, phục vụ mục đích tra tìm, sử dụng tương đối khoa học, kịp Sinh viên: Vũ Thị Hiền 47 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thời - Công tác lưu trữ UBND huyện Hữu Lũng quan tâm thực tương đối tốt Kho lưu trữ bố trí tầng đảm bảo điều kiện nhiệt độ, độ ẩm, tránh ánh sáng, mưa lũ, hạn chế cháy nổ, tác động côn trùng - Tài liệu bảo quản kho lưu trữ, sử dụng trang thiết bị, biện pháp bảo quản khoa học đảm bảo thời hạn bảo quản, tình trạng vật lý tài liệu, không để tài liệu bị ố, nấm mốc, mờ… Thường xuyên làm vệ sinh kho quét dọn, hút ẩm… - Các phương tiện, dụng cụ phục vụ công tác lưu trữ trang bị tương đối đầy đủ, đại đảm bảo hiệu giải công viêc * Nhược điểm - Các nhân viên quan chưa có thói quen lập hồ sơ theo quy định chưa có ý thức nộp lưu hồ sơ phạm vi công việc giao buộc phải hoàn chỉnh nộp lưu vào lưu trữ hành - Công tác lưu trữ chưa quan tâm nhiều, tài liệu có giá trị chưa bảo quản tốt mà quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất, phân tán phận, ban, ngành nên khai thác sử dụng gặp nhiều khó khăn nhiều thời gian - Kinh phí phục vụ cho công tác Văn thư, lưu trữ hạn hẹp, phương tiện sử dụng bảo quản tài liệu kho lưu trữ thiếu thiếu số cặp, hộp chưa có quạt thông gió, máy hút bụi nên quét dọn phòng có bụi bám tài liệu Những đề xuất, giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm - Xã hội ngày phát triển đòi hỏi quan phải tự hoàn thiện, nâng cao lực hoạt động kịp thời đáp ứng yêu cầu công việc Sau trình thực tập xin có số đề xuất sau: 2.1 Về đội ngũ cán bộ, công chức: - Đổi mới, nâng cao trình độ, lực nhận thức lãnh đạo cán bộ, công chức công tác văn thư- lưu trữ Sinh viên: Vũ Thị Hiền 48 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Hàng năm UBND huyện Hữu Lũng tiếp tục thường xuyên tổ chức hoạt động nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cán bộ, công chức như: cử cán học lớp hàm thụ, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ, lớp tập huấn ngắn hạn… - Mỗi cán bộ, công chức cần sang tạo có tinh thần học hỏi chuyên môn, nghiệp vụ; trau dồi đạo đức, lối sống, lĩnh trị… - Tăng cường công tác đào tạo trình độ ngoại ngữ tin học văn phòng cho cán bộ, công chức để đáp ứng nhu cầu giải công việc đại hóa - Ban lãnh đạo cần có đạo sát khâu nghiệp vụ để đạt hiệu cao công việc Hàng năm nên tổ chức sát hạch trình độ chuyên môn cho cán bộ, công chức Ủy ban 2.2 Về quy trình nghiệp vụ - Đưa quy định cụ thể nghiệp vụ quy trình tổ chức, giúp cho công việc giải cách trình tự khoa học - Xây dựng, tiến tới hoàn thiện chuẩn hoá quy trình soạn thảo ban hành văn bản, có phân công công việc cách khoa học hợp lý, không để xảy tình trạng chồng chéo, bỏ sót việc - Tổ chức công việc cách khoa học nhân sự, sổ sách, tài liệu sở vật chất, đặc biệt công tác lập hồ sơ - Cần cập nhật sử dụng phần mềm quản lý văn bản, quản lý tài liệu lưu trữ để cập nhật quản lý văn đi, đến, tài liệu lưu trữ quan Bên cạnh cập nhật thêm phần mềm quản lý tài sản để hoàn thiện công tác quản lý - Quan tâm đến công tác lưu trữ như: Mở rộng phòng đọc, đầu tư trang bị cho kho, dụng cụ phương tiện bảo quản tài liệu (tủ đựng hồ sơ, giá, cặp, bó…), để phục vụ cách tốt cho hoạt động lưu trữ, khai thác, sử dụng, bảo quản tài liệu lưu trữ Tích cực đẩy mạnh công tác khai thác, sử dụng tài liệu thông qua việc đầu tư xây dựng phòng đọc phục vụ nhu cầu thông tin lãnh đạo, cán quần chúng nhân dân địa phương Sinh viên: Vũ Thị Hiền 49 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.3 Về trang thiết bị: - Tích cực đổi Văn phòng kiểu cũ sang Văn phòng đại, tập trung tới vấn đề cải thiện phương tiện làm việc, trang bị trang thiết bị đại, có tốc độ truyền dẫn cao như: điện thoại, máy fax, máy scan, máy tính, máy in siêu tốc, máy photo, máy huỷ tài liệu, mạng Internet… - Trang bị máy tính, máy in dụng cụ làm việc khác để phục vụ công tác văn thư Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn Tiến tới việc quản lý văn phần mềm liệu phục vụ cho nhu cầu tra tìm cách nhanh chóng Đồng thời, trang bị thêm điện thoại cho phòng Văn thư để tiện cho việc điều hành, đạo công tác lãnh đạo Văn phòng - Trên số ý kiến đề xuất cá nhân để khắc phục hạn chế tồn phát huy tiềm năng, giúp Văn phòng UBND Huyện Hữu Lũng hoạt động mang tính chuyên nghiệp hơn, có tính pháp lý hiệu kinh tế cao Sinh viên: Vũ Thị Hiền 50 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN C KẾT LUẬN - Qua thời gian tháng (từ ngày 05/10 đến ngày 13/11/2015) thực tập phận văn thư, tiếp xúc thực tế với nghiệp vụ công tác văn phòng với giúp đỡ thầy giáo, cô giáo Khoa Quản trị văn phòng đặc biệt tận tình dẫn cán văn thư, cán lưu trữ văn phòng UBND huyện Hữu Lũng, thân em rút nhiều học kinh nghiệm người làm công tác Văn phòng Từ giúp có đủ tự tin để khẳng định nghề nghiệp chọn cho tương lai Qua thời gian thực tập em có vài nhận xét ưu điểm nhược điểm hoạt động hành văn phòng sau: Ưu điểm Các hoạt động hành văn phòng công tác văn thư - lưu trữ, lập kế hoạch thực tốt, quan tâm lãnh đạo quan hoạt động Trong hoạt động tổ chức hội họp, hội nghị công tác hậu cần cán làm việc lâu năm nên có kinh nghiệm công tác này, có đội ngũ cán trẻ động công tác văn phòng hoạt động dường hoàn thành Nhược điểm Lãnh đạo UBND cần quan tâm đầu tư trang thiết bị Văn phòng, cần phải thay đổi trang thiết bị lạc hậu, cũ, không đạt chất lượng Điều làm giảm hiệu hoạt động công tác văn phòng trang bị máy tính, máy in, máy phô tô, máy fax văn phòng đáp ứng phần khối lượng công việc Nếu có Hội nghị lớn phải thuê bên ngoài, phòng Văn thư làm việc tình trạng không ngừng tay nhiều tài liệu, dẫn đến công việc bị chồng chéo Đề xuất Có vài đề xuất tới lãnh đạo UBND lãnh đạo Văn phòng không ngừng quan tâm đến hoạt động hành văn phòng, nghiệp vụ thiếu quan quản lý Nhà nước câc quan Doanh nghiệp Sinh viên: Vũ Thị Hiền 51 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Kiến nghị Với lãnh đạo quan văn phòng nhanh chóng phê duyệt thông qua Quy chế công tác văn thư - lưu trữ để việc giải công việc công tác thực cách thống quan, đảm bảo cho sách ban hành nhanh chóng thực Việc xếp nguồn nhân lực làm việc văn phòng cần tuyển dụng chuyên ngành đào tạo Các cán làm việc công tác văn thư - lưu trữ chưa kịp thời đáp ứng điều kiện phát triển Chính sách ưu đãi lĩnh vực chưa thật coi trọng nên nguồn nhân lực chưa đáp ứng Trong trình thực tập, em nhận giúp đỡ tận tình thầy giáo, cô giáo Khoa Quản trị văn phòng, đặc biệt thầy Nguyễn Xuân Trung - Quyền trưởng khoa chức người trực tiếp hướng dẫn em Em xin gửi lời cảm ơn chân thành Qua báo cáo này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới anh Nguyễn Quang Thắng - Chánh văn phòng UBND, chị Đào Phương Lan - Phó văn phòng UBND, phụ trách công tác tổng hợp, anh Nguyễn Văn Dũng- phó văn phòng, phụ trách công tác hành toàn thể cán Văn phòng UBND huyện Hữu Lũng giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi giúp em hoàn thành tốt trình thực tập Em xin chân thành cảm ơn! Hữu Lũng, ngày 13 tháng 11 năm 2015 Sinh viên Vũ Thị Hiền Sinh viên: Vũ Thị Hiền 52 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN D: PHỤ LỤC Phụ lục Sơ đồ máy tổ chức UBND huyện Hữu Lũng Chủ tịch UBND huyện Phòng Nội vụ Phó Chủ tịch phụ trách Phó Chủ tịch phụ trách Văn hoá- Xã hội Kinh tế, đất đai Phòng LĐTB Phòng Phòng Phòng VH-TT Giáo Tư dục pháp XH Sinh viên: Vũ Thị Hiền Phòng Y tế Văn P.TC P.NN- P Công phòng - KH PTNT Thương 53 P TN P.Than &MT h tra Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Sơ đồ máy tổ chức Văn phòng UBND huyện Hữu Lũng Chánh Văn phòng Phó Chánh Văn phòng Phó Chánh Văn phòng Công tác tổng hợp Công tác Hành Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận văn thư, Kế toán Bảo vệ Cấp dưỡng công vụ Lái xe lưu trữ Sinh viên: Vũ Thị Hiền 54 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số Sơ đồ hoá quy trình quản lí giải văn UBND huyện Hữu Lũng sau: Trách nhiệm Trình tự Cán phân công Soạn thảo Văn phụ trách Chủ tịch/ Phó chủ tịch/ Duyệt ký Chánh văn phòng Đăng ký làm thủ tục Văn thư ban hành ban hành Làm thủ tục chuyển phát Văn thư/ cán theo dõi việc chuyên phân công phát ban hành Sắp xếp bảo quản phục Văn thư vụ sử dụng lưu ban hành Sinh viên: Vũ Thị Hiền 55 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số Sơ đồ hoá quy trình quản lí giải văn đến UBND huyện Hữu Lũng sau: Trách nhiệm Trình tự Tiếp nhận đăng ký văn Văn thư đến Chỉ đạo giải văn Chủ tịch/ Phó chủ tịch đến Chỉ đạo giải văn Văn thư đến Giải theo dõi, Cá nhân/ đơn vị liên quan/ đôn đốc việc giải Chánh Văn phòng Đơn vị/ cá nhân thực hiện/ Lưu hồ sơ Văn thư Sinh viên: Vũ Thị Hiền 56 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng Văn thư 5 3 12 12 11 10 11 13 12 11 12 12 Ghi chú: Bàn làm việc Máy tính Cửa sổ Bàn tiếp khách Máy in 10 Điều hòa Máy photo Điện thoại 11 tủ hồ sơ 4.Máy hủy tài liệu 8.máy fax 12 ghế ngồi 13 Bình nước Phụ lục Sinh viên: Vũ Thị Hiền 57 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Mô hình văn phòng tối ưu, phòng Văn thư UBND Huyện Hữu Lũng 12 11 3 12 14 10 13 15 11 16 12 11 17 12 12 12 16 Ghi chú: Bàn làm việc Bàn tiếp khách Máy photo Máy hủy tài liệu Máy tính Máy in Sinh viên: Vũ Thị Hiền Điện thoại Máy fax Cửa sổ 10 Điều hòa 11 Tủ tài liệu 12 Ghế 58 13 Móc áo 14 bảng phân công công việc 15 Bình nước 16 Cây cảnh 17 Cặp tài liệu Lớp: ĐHLT.QTVP K13B 12