Kỹ Thuyết trình & Giao tiếp hiệu PHẦN 2: KỸ NĂNG GIAO TIẾP I KHÁI NIỆM GIAO TIẾP Giao tiếp hành vi trình, người tiến hành trao đổi thông tin với nhau, nhận thức, đánh giá nhau, tác động qua lại, ảnh hưởng lẫn II CÁC DẠNG GIAO TIẾP • Giao tiếp với thân • Giao tiếp hai cá nhân với • Giao tiếp cá nhân nhóm • Giao tiếp tổ chức Nói Lắng nghe Đặt câu hỏi Viết KỸ NĂNG NÓI 1.1 Khái niệm 1.2 Một số lưu ý 1.3 Phong cách nói 1.4 Kỹ nói hiệu 1.5 Ngôn ngữ thể KỸ NĂNG NÓI 1.1 Khái niệm Ngôn ngữ nói gì? + Biểu âm + Tiếp thu thính giác + Có tác động trực tiếp, mạnh mẽ, sâu sắc đến tình cảm, ý chí, hành động người 1.2 Một số lưu ý • Phát âm • Giọng nói • Tốc độ, nhịp nói VÍ DỤ 1 Tôi tăng lương cho anh Tôi tăng lương cho anh Tôi tăng lương cho anh VÍ DỤ ÔNG GIÀ ĐI NHANH QUÁ! KISS YOUR READER K.I S S= KEEP IT SIMPLE, STUPID Nguyên tắc STARS • S – Specific (Chính xác, cụ thể) • T – Thoughtful (Cẩn trọng) • A – Affirmative (Khẳng định, quyết) • R – Respectful (Kính trọng) • S – Simple (Đơn giản)  Chọn từ ngữ, văn phong phù hợp Nguyên tắc GIRO • Gaining attention (Tạo ý) • Increasing desire (Nâng cánh ước mơ/ Khơi nguồn khát vọng) • Reducing resistance (Giảm bớt khó khăn, trở ngại) • Orchestrating action (Lên kế hoạch) III KỸ NĂNG LẮNG NGHE Lắng nghe “Quá trình thu nhận, xếp nghĩa đáp lại thông điệp nói lời không lời.” (1996, International Listening Association) PHÂN BIỆT GIỮA NGHE VÀ LẮNG NGHE  NGHE trình thụ động, bạn đón nhận tất âm đến tai bạn  LẮNG NGHE trình chủ động Nó bao gồm việc sử dụng kiến thức kinh nghiệm có để hiểu thông tin THẢO LUẬN: Hãy nghĩ lần khứ bạn bạn ngồi nghe nguời khác nói, học, họp…nhưng bạn không lắng nghe Ðiều ảnh huởng đến khả lắng nghe bạn? 26 Lợi ích lắng nghe • Lắng nghe giúp ta thu thập nhiều thông tin để hiểu giải vấn đề • Giúp ta hiểu người khác ứng xử phù hơp • Đặt bạn vào vị kẻ mạnh Các ý tưởng sáng tạo nảy sinh nhiều giao tiếp cởi mở • Trở thành người dễ gần, dễ mến Ðắc nhân tâm - làm hài lòng người khác chịu lắng nghe 27 Lắng nghe Lợi ích ♪ Tìm kiếm, chọn lọc, phân loại lưu trữ thông tin (4Ss - Search, Sift, Sort and Store) ♪ Thể tôn trọng ♪ Phát mâu thuẫn ♪ Phát điểm then chốt có giá trị ♪ Đánh giá hiểu biết Các mức độ Nghe lắng nghe Đồng cảm Tập trung Chọn lọc Giả vờ Phớt lờ NHỮNG RÀO CẢN TRONG VIỆC LẮNG NGHE • • • • • • Sự xao nhãng, nghe qua loa, phân tán ý Cảm nhận tiêu cực đề tài Chỉ nghĩ Người nói Mức độ quan tâm thấp Người nghe Cảm nhận tiêu cực người nói Sự khác tốc độ truyền nhận tin  Trung bình Nói 125 – 150 từ/phút  Ðọc nhanh gấp 2-3 lần nói  Người nghe xử lý thông tin nhanh gấp -3 lần người đọc  Con người suy nghĩ nhanh từ 10-20 lần họ nói 30 NHỮNG RÀO CẢN TRONG VIỆC LẮNG NGHE  Ảnh hưởng người nói/ diễn giả: hình dáng, trang phục, phong cách…  Môi trường xung quanh: tiếng ồn, chuông điện thoại, ngang…  Rào cản văn hóa: khác biệt văn hóa, ngôn ngữ,…  Rào cản trình độ học vấn, chuyên môn  Những cảm xúc thái độ người nghe: • Tức giận, bực dọc, • Thiên vị, thành kiến • Tự cao • Phán xét trước, lắng nghe sau CÁC KIỂU LẮNG NGHE Để thu thập thông tin Các kiểu lắng nghe Để giải vấn đề Để thấu hiểu (để chia sẻ) LẮNG NGHE ĐỂ THU THẬP THÔNG TIN + Mục đích lắng nghe để tìm kiếm liệu vấn đề mà ta cần biết + Chú ý đến cử chỉ, điệu bộ, giọng nói để chắt lọc thông tin xác, cần thiết + Chủ động nghe lái câu chuyện theo mục đích số phương pháp như: - Đặt câu hỏi VD: Lắng nghe thu thập thông tin: sinh viên nghe giảng lớp LẮNG NGHE ĐỂ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ + Đòi hỏi người nghe phải có khả phân tích, tổng hợp + Một số thủ thuật: Ghi nhanh gợi ý để phản hồi Cố gắng đoán trước ý nghĩ họ Tổng kết lại toàn câu chuyện, sau phân tích đưa thông tin phản hồi VD: Lắng nghe ý kiến khách hàng sản phẩm để có điều chỉnh phù hợp LẮNG NGHE ĐỂ THẤU CẢM - Mọi người muốn người khác lắng nghe Lắng nghe để thấu cảm đòi hỏi khéo léo, tế nhị, có hiểu biết đặc biệt có tin tưởng - Cố gắng không ngắt lời, tỏ hiểu, thông cảm với họ Chờ thời điểm thích hợp nói - Dùng câu hỏi để hiểu sâu suy nghĩ người khác Việc thấu hiểu hoàn toàn khó hiểu, chia sẻ với người khác VD: Lắng nghe bạn bè tâm gặp chuyện buồn CÁC KỸ NĂNG ĐỂ LẮNG NGHE HIỂU QUẢ CÁC KỸ NĂNG ÐỂ LẮNG NGHE CÓ HIỆU QUẢ TẬP TRUNG CHÚ Ý VÀO NGƯỜI NÓI KHUYẾN KHÍCH NGƯỜI NÓI PHẢN HỒI NHỮNG GÌ BẠN NGHE ÐƯỢC LẮNG NGHE, QUAN SÁT CÁCH ỨNG XỬ [...]... hoạch) III KỸ NĂNG LẮNG NGHE 1 Lắng nghe là gì “Quá trình thu nhận, sắp xếp nghĩa và đáp lại những thông điệp được nói ra bằng lời hoặc không bằng lời.” (1996, International Listening Association) PHÂN BIỆT GIỮA NGHE VÀ LẮNG NGHE  NGHE là một quá trình thụ động, trong đó bạn đón nhận tất cả các âm thanh đến tai bạn  LẮNG NGHE là một quá trình chủ động Nó bao gồm việc sử dụng các kiến thức và kinh nghiệm... một cuộc họp…nhưng bạn không lắng nghe Ðiều gì đã ảnh huởng đến khả năng lắng nghe của bạn? 26 2 Lợi ích của lắng nghe • Lắng nghe giúp ta thu thập được nhiều thông tin để hiểu và giải quyết vấn đề • Giúp ta hiểu người khác và ứng xử phù hơp • Đặt bạn vào vị thế kẻ mạnh Các ý tưởng sáng tạo sẽ nảy sinh nhiều hơn khi các cuộc giao tiếp cởi mở • Trở thành người dễ gần, dễ mến Ðắc nhân tâm - làm hài lòng... Khi đó, bạn sẽ nói gì? 1.5 NGÔN NGỮ CƠ THỂ 2 KỸ NĂNG VIẾT • Được biểu hiện bằng các ký hiệu chữ viết và được tiếp thu bởi thị giác • Hình thức: Email, chat, thư, fax, văn bản, hợp đồng, bản quyết toán, thiệp mời, thiệp chúc mừng… MỘT SỐ LƯU Ý - Quy tắc 7C, KISS, STARS, GIRO - Văn phong phù hợp - Phù hợp với đối tượng người đọc - Trình tự của thông tin trình bày: logic - Từ ngữ sử dụng: chính xác, phù... biết và đặc biệt có sự tin tưởng - Cố gắng không ngắt lời, tỏ ra hiểu, thông cảm với họ Chờ thời điểm thích hợp mới nói - Dùng câu hỏi để hiểu sâu hơn suy nghĩ của người khác Việc thấu hiểu hoàn toàn rất khó nhưng vẫn có thể hiểu, chia sẻ được với người khác VD: Lắng nghe bạn bè tâm sự khi gặp chuyện buồn CÁC KỸ NĂNG ĐỂ LẮNG NGHE HIỂU QUẢ CÁC KỸ NĂNG ÐỂ LẮNG NGHE CÓ HIỆU QUẢ TẬP TRUNG CHÚ Ý VÀO NGƯỜI... động nghe và lái câu chuyện theo mục đích của mình bằng một số phương pháp như: - Đặt câu hỏi VD: Lắng nghe thu thập thông tin: sinh viên nghe giảng trên lớp LẮNG NGHE ĐỂ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ + Đòi hỏi người nghe phải có khả năng phân tích, tổng hợp + Một số thủ thuật: Ghi nhanh những gợi ý để phản hồi Cố gắng đoán trước được ý nghĩ của họ Tổng kết lại toàn bộ câu chuyện, sau đó phân tích và đưa ra thông... 4 Complete – hoàn chỉnh 5 Consistency – nhất quán 6 Courteous – lịch sự 7 Cautious – cẩn trọng KỸ NĂNG NÓI HIỆU QUẢ • Nắm vững và áp dụng các nguyên tắc • Suy nghĩ kỹ trước khi nói • Chuẩn bị kỹ càng, chuẩn bị trước trong đầu những gì cần nói • Thu hút sự chú ý của người nghe • Sử dụng những từ ngữ và thành ngữ quen thuộc, dễ hiểu • Nói bằng một giọng điệu phù hợp với hoàn cảnh, tình huống • Yêu cầu... tâm - làm hài lòng khi người khác chịu lắng nghe mình 27 Lắng nghe Lợi ích ♪ Tìm kiếm, chọn lọc, phân loại và lưu trữ thông tin (4Ss - Search, Sift, Sort and Store) ♪ Thể hiện sự tôn trọng ♪ Phát hiện sự mâu thuẫn ♪ Phát hiện những điểm then chốt có giá trị ♪ Đánh giá hiểu biết Các mức độ Nghe và lắng nghe Đồng cảm Tập trung Chọn lọc Giả vờ Phớt lờ NHỮNG RÀO CẢN TRONG VIỆC LẮNG NGHE • • • • • • Sự xao... giả: hình dáng, trang phục, phong cách…  Môi trường xung quanh: tiếng ồn, chuông điện thoại, ai đó đi ngang…  Rào cản về văn hóa: khác biệt về văn hóa, ngôn ngữ,…  Rào cản về trình độ học vấn, chuyên môn  Những cảm xúc và thái độ của người nghe: • Tức giận, bực dọc, • Thiên vị, thành kiến • Tự cao • Phán xét trước, lắng nghe sau CÁC KIỂU LẮNG NGHE Để thu thập thông tin Các kiểu lắng nghe Để giải... tắc 7C, KISS, STARS, GIRO - Văn phong phù hợp - Phù hợp với đối tượng người đọc - Trình tự của thông tin trình bày: logic - Từ ngữ sử dụng: chính xác, phù hợp, dễ hiểu - Sự chính xác của văn phạm - Cách trình bày: rõ ràng, dễ theo dõi KISS YOUR READER K.I S S= KEEP IT SIMPLE, STUPID Nguyên tắc STARS • S – Specific (Chính xác, cụ thể) • T – Thoughtful (Cẩn trọng) • A – Affirmative (Khẳng định, quả quyết)... mai, châm chọc Lối nói ẩn ý 1.3 PHONG CÁCH NÓI CẢM ƠN: - Con xin chú - Chị chu đáo quá - Bác bày vẽ quá - Anh quá khen - Cậu đã cứu tớ một bàn thua trông thấy - Cháu được như hôm nay là nhờ cô đấy 1.4 KỸ NĂNG NÓI HIỆU QUẢ Nguyên tắc ABC Nguyên tắc Nguyên tắc 5C Nguyên tắc 7C 13 Nguyên tắc ABC • Accuracy (chính xác) • Brevity (ngắn gọn) • Clarity (rõ ràng) NGUYÊN TẮC 5C 1 Clear (rõ ràng) 2 Complete (hoàn