Đang tải... (xem toàn văn)
Đề tài: Lãnh đạo và Phân tích tình huống số 12 “Bài học từ Tom Sawyer.Lời mở đầuLãnh đạo là một nghệ thuật và người lãnh đạo là nghệ sĩ trước nhân viên của mình. Có thể bạn sinh ra đã có tố chất của một nhà lãnh đạo nhưng để trở thành một nhà lãnh đạo xuất sắc bạn cẩn học tập, rèn luyện các nguyên tắc, chuẩn mực lãnh đạo. Và một trong những kĩ năng để trờ thành một nhà lãnh đạo giỏi là việc bạn ủy thác công việc cho người khác và để họ làm tốt hơn mình nghĩ. Để thực hiện mục tiêu bạn muốn đạt được bạn không chỉ cần một đội ngũ nhân viên giỏi hay bạn có đầy đủ những kỹ năng cá nhân. Muốn làm được điều đó bạn cần trang bị cho mình những kỹ năng ủy thác công việc hiệu quả. Ủy thác công việc hiệu quả có nghĩa là bạn cần biết cách ủy thác công việc cho những nhân viên có khả năng đồng thời tạo điều kiện, hỗ trợ và tạo động lực giúp họ hoàn thành công việc được ủy thác “Người Giỏi Không Phải Là Người Làm Tất Cả”_Donna M. Genett_
Lời mở đầu Lãnh đạo là một nghệ thuật và người lãnh đạo là một nghệ sĩ trước nhân viên của mình Có thể bạn sinh đã có tố chất của một nhà lãnh đạo để trở thành một nhà lãnh đạo xuất sắc bạn cẩn học tập, rèn luyện các nguyên tắc, chuẩn mực lãnh đạo Và một những kĩ để trờ thành một nhà lãnh đạo giỏi là việc bạn ủy thác công việc cho người khác và để họ làm tốt mình nghĩ Để thực hiện mục tiêu bạn muốn đạt được bạn không cần một đội ngũ nhân viên giỏi hay bạn có đầy đủ những kỹ cá nhân Muốn làm được điều đó bạn cần trang bị cho mình những kỹ ủy thác công việc hiệu Ủy thác công việc hiệu có nghĩa là bạn cần biết cách ủy thác công việc cho những nhân viên có khả đồng thời tạo điều kiện, hỗ trợ và tạo động lực giúp họ hoàn thành công việc được ủy thác ! “Người Giỏi Không Phải Là Người Làm Tất Cả” _Donna M Genett_ Phần I: Cơ sở lí thuyết 1.1 Khái niệm và nguyên tắc của lãnh đạo 1.1.1 Khái niệm Lãnh đạo là lực gây ảnh hưởng đến nhân viên hay tổ chức để thức đẩy họ tự nguyện thực hiện mục tiêu của tổ chức, là tạo động lực, hướng dẫn và gây những ảnh hưởng khác tới người để họ tích cực làm việc nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức 1.1.2 Tầm quan trọng của lãnh đạo Giúp nâng cao lực, phẩm chất của nhân viên và tạo bầu khơng khí lành mạnh, sức mạnh tinh thần của doanh nghiệp Chức lãnh đạo có lien quan đến việc định, truyền đạt và tổ chức thực hiện các định quản trị cách giao việc, ủy quyền, động viên, đề bạt, khen thưởng cấp dưới, từ đó tích cực hóa tinh thần và thái đợ làm việc của người lao động, điều đó lại liên quan trực tiếp đến suất và hiệu công việc 1.1.2 Các nguyên tắc lãnh đạo Lãnh đạo là mang tính chất khoa học song “tác đợng” trực tiếp đến người nên mang tính nghệ thuật nhiều Để lãnh đạo thành công nhà quản trị cần tuân thủ những quy tắc sau : • Nguyên tắc : Kết hợp hài hòa với mục tiêu : + Mỗi cá nhân, bộ phận tổ chức có mục tiêu nhất định để lãnh đạo thành công quản trị tạo sự “ giao thoa “ hài hịa của cá nhân, bợ phận và toàn bợ tổ chức Phải dung hịa các lợi ích của cá nhân với và tập thể, giữa các tổ chức với và toàn bộ tổ chức + Sự thống nhất mục tiêu, nguyện vọng,ước muốn là sở bền vững cho sự thống nhất nhận thức và hành động, tạo sức mạnh của tổ chức để đạt được mục tiêu chung của tổ chức và mục tiêu riêng của cá nhân • Nguyên tắc 2: Nhà quản trị phải đóng vai trị “phương tiện” để giúp nhân viên thỏa mãn nhu cầu họ Cơ sở của nguyên tắc: Nhân viên thường có xu hướng phục tùng, theo, làm theo là người giúp họ thỏa mãn nhu cầu cảu họ Hoạt động lãnh đạo nhà quản trị là dẫn, tạo động lực cho nhân viên để họ hoạt động thực hiện mục tiêu của tổ chức, qua đó mới đạt được mục tiêu của mình • Nguyên tắc 3: Làm việc lãnh đạo phải theo chức trách quyền hạn Mỗi nhà quản trị hệ thống tổ chức có quyền, trách nhiệm theo quy định Tránh xu hướng lạm dụng hay né tránh quyền lực dẫn đến hệ xấu hành động lãnh đạo Sử dụng quyền lực phải gắn với trách nhiệm • Nguyên tắc 4: Uỷ nhiệm ủy quyền Ủy quyền là một những nghệ thuật mà một nhà lãnh đạo giỏi phải nắm vững Không ủy quyền thì nhà lãnh đạo có nguy ngập lụt những công việc lẽ họ khơng phải làm; cịn ủy quyền khơng tớt khiến công ty tốn nhiều nguồn lực không đạt được kết mong ḿn, cịn tinh thần của nhân viên thì trở nên sa sút Vì vậy, ủy quyền cần phải được xem là một những kỹ được ưu tiên hàng đầu công tác lãnh đạo Uỷ nhiệm và ủy quyền là nhiệm vụ và trao quyền cho người khác để họ thay mình thực hiện nhiệm vụ nào đó Qúa trình ủy quyền gồm: + Xác định kết mong muốn + Giao nhiệm vụ + Giao quyền vụ để thực hiện + Kiểm tra thực hiện nhiệm vụ của người được ủy quyền - Uỷ quyền có thể miệng hay văn Để việc phân quyền và ủy quyền đạt kết cao, lãnh đạo doanh nghiệp nên tuân theo các nguyên tắc sau: - Nguyên tắc giao quyền theo kết mong muốn: Quyền được giao cho người quản lý cần phải tương ứng, nhằm đảm bảo họ có khả hoàn thành các kết mong muốn và nhắm đạt được mục tiêu quản lý đề - Nguyên tắc xác định theo chức năng: Mỗi đơn vị được trao những quyền hạn phạm vi chức quản lý của mình - Nguyên tắc bậc thang: Nguyên tắc bậc thang nói chuỗi các quan hệ quyền hạn trực tiếp từ cấp xuống cấp dưới xuyên suốt toàn bộ tổ chức Quyền hạn từ người quản lý cao nhất đến vị trí bên dưới càng rõ rang, thì các vị trí chịu trách nhiệm việc định càng rõ rang và việc thông tin tổ chức càng có hiệu - Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc: Các định phạm vi quyền hạn của người phải được đẩy lên theo cấu tổ chức - Nguyên tắc thống mệnh lệnh: Thống nhất từ xuống dưới nhằm thực hiện mục tiêu chung đã đề - Nguyên tắc tính tuyệt đối trách nhiệm: Do trách nhiệm, nên chẳng có một cấp nào có thể trốn tránh trách nhiệm hành động của các cấp dưới cách ủy quyền - Nguyên tắc tương xứng quyền hạn trách nhiệm: Về các hành động không thể lớn trách nhiệm nằm quyền hạn được giao phó, không thể nhỏ Quyền hạn và trách nhiệm phải tương xứng Phần II: Phân tích tình huống số 12 “Bài học từ Tom Sawyer” 2.1 Sự cần thiết của ủy thác Trên cương vị một nhà quản lý, chắc hẳn bạn khơng ngừng suy tính làm để điều hành những hoạt động kinh doanh hiện tại cho hiệu nhất, ấp ủ những ý tưởng cho tương lai Thực tế cho thấy, các nhà quản lý ngày oằn vai dưới sức nặng của một khối lượng khổng lồ những công việc, nhiệm vụ của công ty và những tham vọng, mơ ước riêng mình Muốn trút bỏ gánh nặng đó có một cách nhất: ủy thác công việc cho người dưới quyền, cho nhân viên và cho mọi người xung quanh.Có lẽ bạn đã khơng lần lâm vào tình khó khăn hay bế tắc vì bạn muốn tự mình quán xuyến công việc Và mọi thứ trở nên tồi tệ bạn phát triển sản xuất hay mở rộng kinh doanh, bởi vì cho dù có “ba đầu sáu tay”, bạn không thể vừa đảm đương tất công việc hiện tại, vừa bắt tay vào dự án mới bước được khởi động Lúc này bạn cần đến một kỹ thực sự chứng minh lĩnh nhà quản lý của bạn, đó là kỹ uỷ thác công việc – một những kỹ thiết yếu của các nhà quản lý Uỷ thác công việc hợp lý có khả giúp nhà quản lý giải được bài toán tính hiệu của cơng việc hiện tại và thành công của những chiến lược mới tương lai, đồng nghĩa với việc bạn đã tự giải phóng mình để đầu tư thời gian một cách hiệu cho công việc và cuộc sống của mình Ủy thác là một kỹ để thành công Đây là một câu hỏi khó đối với những chủ doanh nghiệp nhỏ, và là một kỹ rất khó thực hiện đối với họ Cho dù doanh nghiệp của bạn lớn cỡ nào và bạn có nhiều nhân lực đến cỡ nào, thì phần lớn tất mới bắt đầu khởi động từ mô hình một người làm tất mọi thứ, không khác gì một chủ cửa hàng nhỏ, vừa bán hàng vừa điều hành cửa hàng Việc thực hành kỹ ủy thác là một việc khó, bàn cãi, thực hiện tốt được việc này, là chìa khóa để giúp bạn phát triển doanh nghiệp vững vàng và cân được cuộc sống và cơng việc Thậm chí doanh nghiệp của bạn là doanh nghiệp có một người thì việc một người làm tất từ A đến Z không thể nào giải hết được mọi vấn đề Và trường hợp bạn có thể căng sức để làm hết mọi việc, thì bạn phải trả giá một cuộc sống riêng tư không mấy vui vẻ và những xích mích với gia đình vì bạn khơng cịn thời gian dành cho họ Vậy nên, hãy lấy một thở sâu, sau đó, bạn sắp xếp những việc nào bạn thấy nên ủy thác cho người khác cho một bên thứ ba nào đó thực hiện theo thứ tự ưu tiên (nếu bạn thực sự muốn dành thời gian để làm việc bạn muốn làm và sống vui vẻ, hạnh phúc) Những người được ủy thác giúp bạn có nhiều thời gian rảnh và bạn cảm nhận được việc ủy thác có thể giúp bạn thành công nào Để làm được điều này, nhà quản lý phải hiểu và thành thạo sử dụng qui trình uỷ thác công việc, phải bíêt cơng việc, nhiệm vụ nào cần uỷ thác, uỷ thác cho ai, nào uỷ thác và lúc đó phải làm những gì, sau uỷ thác thì phải làm những gì, làm nào 2.2 Những việc nào nên ủy thác? Bạn nên ủy thác những việc không liên quan tới chuyện kiếm tiền Ví dụ, mợt chun gia kế toán có thể giúp bạn làm công việc sổ sách một công ty chuyên nhận trông coi tài sản lo việc giữ kho cho bạn Đây là những khâu "kiếm tiền" chuỗi sản xuất kinh doanh của bạn Do đó hãy kiếm người khác làm thay cho bạn, và bạn có nhiều thời gian rảnh để tập trung vào những kỹ , tài đặc biệt của bạn để làm những việc có hiệu cao Lợi ích ở là bạn biết ủy thác việc, bạn trở nên suất đáng kinh ngạc Và đối với những doanh nghiệp làm dịch vụ , điều này đồng nghĩa với việc bạn có nhiều thời gian để kiếm thêm tiền 2.3 Bắt đầu việc ủy thác thế nào? Thứ nhất: Quyết định bạn tiến hành việc ủy thác: Bạn phải thừa nhận là bạn không thể làm tất mọi việc bạn muốn làm và dừng việc bạn cố gắng tự mình làm mọi việc Thứ hai: Quyết định xem ủy thác việc nào: Có một số lĩnh vực nhất định mà bạn cần sự giúp đỡ của người khác có những việc mà bạn khơng thích làm cho lắm Đó là những đầu việc nên nằm danh sách ủy thác Hãy nhớ là bạn không muốn ủy thác phần việc cốt lõi nhất của công ty bạn (phần kiếm tiền) Bạn nên nhớ những việc bạn chọn để ủy thác là những việc liên quan tới kinh doanh Nếu ủy thác việc này có thể việc kinh doanh của bạn chậm lại, việc này bạn nên dành thời gian cho nó và tạo được sự cân tài cho cơng ty Ví dụ, mợt doanh nghiệp nhỏ nghĩ tới việc thuê người lau dọn nhà hàng ngày để tập trung vào việc phát triển công việc kinh doanh Thứ ba: Tìm người để ủy thác Bạn cần phải tìm một đó để ủy thác Người đó phải là người đáng tin cậy và bạn đã có thời gian tìm hiểu họ Hãy bắt đầu việc yêu cầu những người bạn hay gia đình giúp đỡ, nhờ một doanh nghiệp nào đó giới thiệu cho bạn một người có thể làm tốt những việc bạn cần Tìm được người vào thời điểm thậm chí bạn cịn có hợi trở thành mợt thành viên của một nhóm những doanh nghiệp trẻ thực sự là một hội vô giá Đừng chọn bừa một cái tên và tiến hành ủy thác Hãy nghiên cứu kỹ ứng viên tiềm và hãy kiểm tra mức độ tin cậy của người này Hãy hỏi họ những khách hàng mà họ đã cung cấp dịch vụ và hãy nói chuyện với khách hàng của họ, sau đó hãy nói chuyện tiếp 2.3 Bí quyết để ủy thác thành công Thứ nhất: Hãy cụ thể tốt việc bạn muốn ủy thác Sẽ chẳng có kết gì bạn thuê một người sau đó nói chung chung là bạn muốn họ giúp đỡ giải công việc ở công ty sau đó phàn nàn là họ chẳng giúp được gì cho bạn Hay bạn chờ đợi kế toán của bạn đưa những lời khuyên tốt bạn khơng bao giờ ngồi họ để tìm hiểu xem thực tế doanh nghiệp của bạn ở đâu và bạn muốn nó phát triển nào Bạn phải rất rõ ràng đối với những gì bạn muốn thực hiện và bạn muốn nó được thực hiện nào Chỉ có thì việc ủy thác mới thành công Thứ hai: Hãy để người khác lo cho bạn Chúng ta cảm thấy rất nực cười có một chủ cửa hàng nào đó sau đã thuê người trông cửa hàng cho mình để nghỉ mà hàng ngày gọi chục cú điện thoại để kiểm tra xem có ở đó trông cửa hàng không, lúc nào có người ở đó Bạn phải nhận một điều là bạn đã ủy thác một việc nào đó, thì việc đó thường nằm ngoài tầm với của bạn, và bạn nên tránh việc can thiệp vào quá trình thực hiện của người khác Hãy chờ cho tới nó có kết quả, bạn hãy đánh giá nó có thành công hay không Thứ 3: Đừng ủy thác nhiều việc lúc Trên thực tế, việc ủy thác làm cho bạn cảm thấy không thoải mái, bạn nên bắt đầu ủy thác việc một Việc tự tin với việc ủy thác đến theo thời gian, bạn cảm nhận được là việc ủy thác đã đem lại cho bạn những thành công nhất định Khi đó, bạn sẵn sàng để ủy thác những việc khác Thứ tư: Đừng bỏ sớm Nếu quan hệ của bạn với kế toán không được tốt Ví dụ quá hiếu thắng, thích tranh cãi và thực sự không dành nhiều thời gian quan tâm tới công việc của bạn Thay việc tạm biệt và tự làm lấy công việc kế toán (hoặc tệ là đánh mất một mối quan hệ vì mình khơng được hài lịng cho lắm), bạn có thể tìm một người kế toán khác, người có thể làm cho bạn hài lòng Khi bạn bắt đầu tiến hành ủy thác, bạn không nhất thiết phải kiếm được người Nhưng bạn phải khẳng định chắc chắn một điều là bạn phải tìm người, có vậy thì việc ủy thác mới thành công Ủy thác là một việc khó đối với tất các doanh nghiệp nhỏ Tuy nhiên, uỷ thác công việc hiệu có khả giúp nhà quản lý tự giải phóng mình nhằm cân cuộc sống và công việc để đầu tư thời gian một cách hiệu Các nhà quản lý có thể học được cách uỷ thác công việc thành công đọc cuốn tiểu thuyết tiếng của văn hào người Mỹ Mark Twain "Những cuộc phiêu lưu của Tom Sawyer " đoạn Tom Sawyer sơn hàng rào Đoạn này kể cách Tom uỷ thác công việc cho những cậu bé khác thị trấn và cách những việc này được hoàn thành một cách vui vẻ và đầy đủ Tom xem qua tất công việc mà dì Polly đã giao cho cậu, cậu cảm thấy đó là một gánh nặng và rất buồn Lúc một vài cậu bé thị trấn qua, Tom đã nghĩ đến việc trả tiền để một hai đứa làm hộ, Tom không có đủ tiền để mua được "một buổi chiều tự do" Sau đó, cậu trở với công việc, một ý nghĩ loé lên đầu, thay vì càu nhàu, cậu trở lại làm việc với một thái độ thoải mái và bình tĩnh Ngay sau đó, cậu bé Ben Rogers ngang qua và bảo với Tom là thật đáng xấu hổ cậu không thể bơi mà phải làm việc Tom đáp lại: "Ồ, có thể vậy mà có thể vậy Tất những điều tớ biết là nó rất phù hợp với Tom Sawyer" Sau vài phút quan sát Tom thích thú với cơng việc của mình, Ben đề nghị liệu cậu ta có thể sơn thử mợt Tom nói rằng, có lẽ mợt người mợt nghìn người thậm chí là hai nghìn người mới có thể sơn được hàng rào này theo cách mà dì Polly mong muốn Tom miễn cưỡng giao lại chổi cho Ben, đổi lấy một cái lõi táo Ngay đó, có càng nhiều cậu bé đến với Ben sơn hàng rào Tom ngồi dưới một bóng và "chỉ đạo" các hoạt động Chẳng mấy chốc hàng rào đã khoác lên mình tấm áo mới Ngày hôm đó, Tom đã học được một bài học quan trọng hành vi người không có hiểu biết nó Để khiến người ta thèm muốn một điều gì đó, điều quan trọng nhất là làm cho điều đó trở nên khó đạt được 2.4 Vậy bài học rút từ câu chuyện của Tom là gì? Thứ nhất, hãy nhớ uỷ thác công việc không giống với giao việc Khi bạn uỷ thác công việc, bạn chia sẻ cơng việc Cịn giao việc bạn không chia sẻ công việc mà đơn là giao nhiệm vụ và nhân viên có trách nhiệm phải hoàn thành Toàn bộ mục tiêu của uỷ thác công việc là để bạn có thời gian làm những việc khác và để dạy cho nhân viên những kỹ nghề nghiệp Thứ hai,làm cho công việc bạn muốn uỷ thác có khả "mời gọi" Không muốn chấp nhận một nhiệm vụ một dự án bạn miệng cằn nhằn nó Tom đã chẳng thể thu hút được những cậu bé khác cậu ta miệng phàn nàn việc của mình Dám uỷ thác một nhân viên nào đó đề nghị giúp bạn Ồ, chắc bạn giả vờ giữ lại công việc, Tom đã làm, cuối để cho nhân viên giúp bạn Bên cạnh đó phải làm cho công việc uỷ thác cho nhân viên có giá trị Tom nói với Ben một người có mới có thể sơn hàng rào theo cách mà dì Polly muốn Khi bạn đề nghị một nhân viên đảm nhận một phần công việc, họ đề nghị được hoàn thành nó, hãy làm cho công việc có giá trị và giao tầm quan trọng ấy cho người nhận nó Hãy nhớ là phải hướng dẫn người nhận công việc uỷ thác đó Sự uỷ thác nên đủ thách thức để khuyến khích nhân viên có được những kỹ mới Nhân viên cần sự hướng dẫn và khuyến khích để hoàn thành nhiệm vụ dự án tiêu chuẩn của bạn Cuối cùng, phải theo dõi việc mà bạn uỷ thác, đừng ngồi dưới bóng râm Tom đã làm Nếu uỷ thác thành công, bạn nên bắt đầu xem hiệu Uỷ thác nên làm cho bạn trở nên động và có nhiều thời gian cho những việc khác, để đạt được mục tiêu của tổ chức Tóm lại, là mợt nhà quản trị giỏi địi hỏi phải biết cách ủy nhiệm, ủy thách công việc cho những người nhân viên cấp dưới, cho hợp lý với hoàn cảnh công việc của mình, thì công việc mới đảm bảo được hoàn thành tốt và nhà quản trị giảm bớt được áp lực công việc, để tập trung vào công việc chuyên môn, đồng thời đối với người nhân viên cấp dưới thì có hội để làm quen với công việc, thể hiện được khả sáng tạo, tinh thần tự chủ, tinh thần trách nhiệm của mình 2.5 Trả lời câu hỏi Câu hỏi 1: Chúng ta học từ Tom Sawyer nghệ thuật ủy nhiệm, ủy thác? Quét sơn hàng rào là công việc mà Tom phải làm, nhiên cậu đã biết giảm nhẹ công việc cách giao cho những cậu bé khác làm Công việc Tom giao cho cậu bé khác nằm quyền hạn và trách nhiệm mà cậu phải thực hiện Sự khéo léo của Tom việc ủy nhiệm, ủy thác thể hiện sau: Vì các bạn là nhân viên cấp dưới nên Tom không thể lệnh hay đạo Do đó, Tom đã khéo léo kích thích sự hiếu kì và muốn chứng tỏ thân của lũ trẻ: Tom đã biến một công việc từ nghĩa vụ thành quyền lợi, là công việc bắt buộc phải làm mà là công việc được làm và được làm Tom đã thể hiện rằng: có thể làm được việc ấy Tom đã thuyết phục các bạn làm việc thái đợ của mình Cậu vui vẻ làm việc coi công việc đó là công việc mà có mình mới được làm Thái độ làm việc đã khiến những đứa trẻ muốn học theo Do đó để ủy nhiệm, ủy thác công việc đạt hiệu quả, nhà quản trị cần phải biết được khả của nhân viên nào là phù hợp với nhiệm vụ mình ủy thác Cần tin tưởng khả của người nhân viên cấp dưới mà mình ủy thác công việc, đồng thời biết cách khích lệ tinh thần làm việc và tinh thần trách nhiệm của người nhân viên được ủy thác, làm cho công việc trở nên có giá trị mắt của nhân viên cấp dưới Làm được vậy tức là nhà trị đã biết cách chia sẻ công việc với cấp dưới Việc làm này hoàn toàn là có lợi: Thứ nhất, nó làm giảm gánh nặng, áp lực công việc đối với nhà quản trị để họ có thời gian tập trung quan sát một cách tổng thể tiến trình công việc, từ đó đưa được hướng hợp lý cho công việc đạt hiệu tốt Thứ hai, nhờ ủy thách, ủy quyền mà những người nhân viên cấp dưới được tiếp xúc dần với công việc, làm quen với những cơng việc địi hỏi tinh thần trách nhiệm cao đồng thời kích thích tính tự chủ, sáng tạo của người nhân viên Trong trường hợp người lãnh đạo vắng, không có mặt tại công ty thì những người cấp dưới không bị bỡ ngỡ, mà tự biết cách quản lý để công việc đạt hiệu phạm vi trách nhiệm tốt nhất Tuy nhiên, quá trình ủy nhiệm, ủy quyền, nhà trị phải có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát tiến trình thực hiện nhiệm vụ của người được ủy quyền để có giải pháp ứng phó kịp thời đối với những trường hợp xảy tiến trình công việc Bên cạnh đó vai trò làm gương mẫu, là người hướng dẫn là vai trò đặc biệt quan trọng việc thúc đẩy nhân viên làm việc hết mình vì mục tiêu chung của tổ chức Câu hỏi 2: Theo anh (chị), nhà quản trị ủy nhiệm, ủy quyền công việc cho cấp có nên “ngồi bóng đạo hoạt động ” Tom không? Điều ấy không sai việc đạo ở được thực hiện bao gồm hướng dẫn, lãnh đạo và kiểm soát Để hiểu rõ ý kiến này ta có thể phân tích hai hoàn cảnh lãnh đạo sau : * Thứ hoàn cảnh câu chuyện: Tom ngồi dưới bóng và đạo các hoạt động Tom ở không ngồi dưới bóng và chỏ bảo người này làm này, người làm khác một cách bừa bãi, mà cậu bé quan sát xem bọn trẻ sơn nào và đạo bọn chúng sơn cho đẹp, hợp với ý của dì Polly Đây là việc làm hoàn toàn hợp lý Bởi Tom tự tay sơn mà lại không đẹp bọn trẻ, thì chúng nghi ngờ và có thể phát hiện ý đồ của Tom và không giúp Tom làm tiếp nữa Hơn thế, Tom không tham gia sơn mà chọn mợt nơi thích hợp ( gớc mát mẻ), với khoảng cách đủ khả quan sát một cách tổng thể tiến trình công việc của bọn trẻ, thì có thể chỉnh sửa được kịp thời để hàng rào sơn được đẹp * Thứ hai, hoàn cảnh môi trường quản trị, ở xuất hai trường hợp Nếu là nhà quản trị cấp cao và cấp trung gian, thì họ không cần trực tiếp tham gia vào công việc, mà ở ngoài quan sát, đưa những đường lối đắn cho công việc Do đó việc này là hoàn toàn hợp lý Tuy nhiên, là nhà quản trị cấp sở thì việc làm chưa chắc đã hợp lý bởi nhà quản trị cấp sở phải trực tiếp tham gia vào cơng việc và địi hỏi có chun mơn, làm việc tốt những người nhân viên của họ Do đó họ không tham gia vào làm thì các nhân viên dưới quyền thắc mắc và dần nghi ngờ khả của người lãnh đạo, tinh thần làm việc của người nhân viên dần trở thành đối phó, mất lịng tin và sự kính trọng ở nhà quản trị Từ đó dẫn tới kết công việc khơng được cao Tóm lại, là mợt nhà quản trị giỏi đòi hỏi phải biết cách ủy nhiệm, ủy thách công việc cho những người nhân viên cấp dưới, cho hợp lý với hoàn cảnh công việc của mình, thì công việc mới đảm bảo được hoàn thành tốt và nhà quản trị giảm bớt được áp lực công việc, để tập trung vào công việc chuyên môn, đồng thời đối với người nhân viên cấp dưới thì có hội để làm quen với công việc, thể hiện được khả sáng tạo, tinh thần tự chủ, tinh thần trách nhiệm của minh.Để làm được điều này, nhà quản lý phải hiểu và thành thạo sử dụng qui trình uỷ thác cơng việc, phải bíêt công việc, nhiệm vụ nào cần uỷ thác, uỷ thác cho ai, nào THAM KHẢO Uỷ thác cơng việc là giao cho trách nhiệm và quyền hạn đề thay mặt bạn thực hiện cơng việc Trong đó, giao việc là u cầu người khác (thường là cấp dưới) thực hiện công việc Tóm lại, ủy thác là trao cho họ trách nhiệm, trao cho họ quyền hạn, và phân bổ nguồn lực cho họ thực hiện Tầm quan trọng của ủy thác Lợi ích chung: đưa định sáng śt hơn; tận dụng quĩ thời gian eo hẹp; quản lý được nhiều thành viên; nâng cao hiệu công việc chung của tập thể Lợi ích đới với người lãnh đạo: xây dựng nhóm làm việc tận tâm và động; phát triển kỹ của cá nhân; sử dụng chuyên môn mọi thành viên; định sáng suốt; tận dụng thời gian; điều phối nhóm tốt; cải thiện kết làm việc của nhóm Lợi ích đới với các thành viên: nâng cao kỹ và chuyên môn; thu thập nhiều kinh nghiệm; cảm nhận mình tăng giá trị; tăng hiểu biết tổ chức và công việc của nhóm Quá trình ủy thác Chọn việc để ủy thác Không nên ủy thác: các định khen thưởng, kỷ luật, đề bạt, bổ nhiệm, điều động nhân sự; tham vấn cho nhân viên; đánh giá kết công việc; cải thiện tình trạng an toàn, sức khỏe ở nơi làm việc; lập kế hoạch và tổ chức công việc nhóm; các khoản chi lớn;… Nên ủy thác: việc mà mọi người có thể thực hiện được bạn; việc dùng để phát triển kỹ cho các thành viên; việc có mức độ ưu tiên trung bình trở xuống; những công việc hàng ngày; Việc có sức lôi kéo các thành viên;… Chọn người để ủy thác: - Các câu hỏi cần đặt ra: Công việc địi hỏi kinh nghiệm, chun mơn, kỹ và thái độ nào?; Công việc cấp bách thê nào?; Hậu không thực hiện công việc thời hạn phạm sai lầm gì?; Phương thức kinh tế nhất để thực hiện công việc là gì? - Xem xét các thành viên để trả lời tiếp các câu hỏi sau: Ai nhận thấy công việc là thu hút và thử thách?; Ai được lợi thực hiện công việc; Ai có kỹ năng, chuyên môn và thái độ yêu cầu?; Ai đã thực hiện các công việc tương tự; Ai có kỹ ta chưa sử dụng họ?; Ai có thể thực hiện công việc với sự giúp đỡ của các thành viên nhóm?; Ai sẵn sàng thực hiện công việc?; Ai có thể thực hiện ngay?; Như vậy, là người phù hợp nhất? - Năm bước thực hiện việc ủy thác: Xác định mục tiêu Lập kế hoạch và thực hiện Giám sát thực hiện công việc Phản hồi thực hiện công việc Đánh giá kết Uỷ quyền là một những nghệ thuật mà một nhà lãnh đạo giỏi phải nắm vững Không uỷ quyền thì nhà lãnh đạo có nguy ngập lụt những công việc lẽ họ làm Nhưng uỷ quyền không tốt khiến công ty tốn nhiều nguồn lực, khơng đạt được kết mong ḿn Cịn tinh thần của nhân thì trở nên sa sút Vì vậy, uỷ quyền cần phải được xem là một những kỹ được ưu tiên hàng đầu công tác lãnh đạo doanh nghiệp Sau là những bước cần tuân theo để uỷ quyền thực sự hiệu Tin tưởng vào nhân viên Nếu chưa tin tưởng vào nhân viên, nhà lãnh đạo hãy tự hỏi mình nguyên nhân Phải họ chưa có đủ lực? Họ không đủ nhiệt tình và tinh thần trách nhiệm? Hay bạn chưa cung cấp đủ nguồn lực để họ hoàn thành công việc? Bạn chưa giao công việc rõ ràng cho họ Sau đã trả lời thoả đáng các câu hỏi trên, nhà lãnh đạo có thể kết luận có thể giao việc cho nhân viên đó không Cụ thể và rõ ràng Nên đưa những tiêu chuẩn thời hạn và chất lượng cụ thể Trao quyền chủ động cho nhân viên và đề xuất cách thức hợp lý để hoàn thành công việc Đưa dẫn công việc đầy đủ Trước hết, cần đảm bảo các nhân viên đã biết và chấp nhận sự uỷ quyền đó Tiếp theo, bạn cần cung cấp đầy đủ các thông tin và chế tiếp nhận và xử lý thông tin phản hồi để nhân viên đó hoàn thành nhiệm vụ Cịn có người khác có khả Nhà quản trị thường có xu hướng cho có mình họ mới có thể hoàn thành công việc Đây là tâm lý rất cần được loại bỏ Có nhiều trường hợp, cách thức của nhân viên lại tỏ ưu việt của nhà lãnh đạo Hãy "quản lý", đừng"làm" Nhiều nhà lãnh đạo thường thích tự mình thực hiện công việc Việc này dẫn đến sự bao biện, làm thay cho nhân viên, mặt khác, hiệu mang lại thường lại khơng cao Cịn nhân viên lại sinh tính thụ đợng Uỷ quyền là cách dạy kỹ Việc uỷ quyền thích hợp tạo hội cho các nhân viên học hỏi thêm các kỹ mới một cách chủ động Nhưng bạn phải biết cách uỷ quyền và biết cách xử lý các sai sót của nhân viên Nhân viên thường tỏ miễn cưỡng nhận nhiệm vụ có nguy bị phạt có sai sót Do đó, họ cần phải được khuyến khích đảm nhận những nhiệm vụ mới Giám sát Vấn đề nhân viên chủ động thực hiện công việc, bạn cần phải kiểm soát được tiến trình công việc Tìm và xử lý kịp thời những điểm khúc mắc của nhân viên Khen ngợi kịp thời nỗ lực của nhân viên Mỗi nỗ lực được ghi nhận của nhân viên là động lực để họ tiếp tục phấn đấu Việc này có thể thực hiện rất đơn giản, có thể văn c̣c nói chuỵên trực tiếp, thậm chí có thể là một mẩu tin nhắn Không quản lý tuỳ hứng Hãy liên tục uỷ quyền và theo sát việc thực hiện Quản lý tuỳ hứng làm cho công việc trục trặc, gây ảnh hưởng không tốt đến tinh thần và thái độ của nhân viên Tránh uỷ quyền ngược Rất có thể là không thực hiện được, nhân viên trao ngược lại công việc cho ông chủ Hãy thực hiện uỷ nhiệm hiệu hơn, thay vì để nhân viên trao nhiệm vụ lại cho mình, hãy giúp họ giải vấn đề Linh hoạt uỷ quyền Các nhân viên khác kỹ và mức độ tin cậy, đó, các công việc thường cần phải được uỷ nhiệm Khi một nhân viên trở nên có lực và được tin tưởng hơn, mức độ uỷ quyền có thể được nâng cao Ủng hộ nhân viên Uỷ quyền rõ ràng Cung cấp thông tin và các nguồn lực đầy đủ Trao đổi thường xuyên Nói rõ những mong đợi của bạn Cho nhân viên thấy họ nhận được sự ủng hộ và trao đổi cần thiết Đúng người việc Hãy uỷ quyền cho những nhân viên gần với công việc đó nhất Những kỹ năng, kinh nghiệm sẵn có của họ là yếu tố quan trọng nâng cao khả hoàn thành công việc Kỹ ủy thác công việc Để trở thành một nhà quản lý giỏi, để mục tiêu công việc mà bộ phận của bạn có thể hoàn thành bạn không cần một đội ngũ nhân viên giỏi hay bạn có đầy đủ những kỹ cá nhân Muốn làm được điều đó bạn cần trang bị cho mình những kỹ ủy thác công việc hiệu Phân công công việc hiệu có nghĩa là bạn cần biết cách ủy thác công việc cho những nhân viên có khả đồng thời tạo điều kiện, hỗ trợ và tạo động lực giúp họ hoàn thành công việc được ủy thác Tại phải phân công nhiệm vụ: Dù bạn có ba đầu sáu tay, dù bạn là một cá nhân kiệt xuất không bao giờ bạn có thể hoàn thành công việc của bộ phận với sức của mình Bạn có thể hoàn thành được mục tiêu công việc của một nhà quản lý bạn biết cách phân công nhiệm vụ cho nhân viên của mình Các nhà quản lý thành công là người biết và tin tưởng phân công công việc cho thành viên khác Việc phân công nhiệm vụ hiệu giúp bạn có nhiều thời gian cho những công việc quản lý và hoạch định, tránh việc bạn trở thành “nô lệ” cho những công việc của nhân viên Việc tin tưởng phân công nhiệm vụ cho nhân viên giúp nhân viên của bạn có động lực làm việc và hội để phát triển tổ chức Phân công và ủy thác công việc hiệu là đường thành công của các nhà quản lý “thành công hợp sức nhiều người khác”, "Thành công sức mạnh, sáng tạo tập thể" Quy trình phân cơng cơng việc: Để phân công và ủy thác công việc hiệu quả, bạn cần tuân thủ theo quy trình bước bao gồm: • Tính toán trước những tình h́ng có thể xảy phân cơng, • Trao đổi với người có kinh nghiệm và người được phân cơng, • Xác định các u cầu cơng việc, • Phân cơng những công việc thú vị và không thú vị, • Phân công toàn bộ công việc, • Nêu rõ các kỳ vọng của bạn cơng việc và • Cuối là hãy tin tưởng, hỗ trợ hết mình với người được giao nhiệm vụ Việc bạn nêu rõ mục đích, kỳ vọng của bạn cơng việc sự tin tưởng và hỗ trợ của bạn với người được phân công giúp bạn thành công bấy nhiêu ủy thác công việc Hướng dẫn nhân viên phát triển kỹ năng: Không phải nhân viên nào được phân công nhiệm vụ đã có đầy đủ các kỹ để hoàn thành công việc được giao Là nhà quản lý, từ khâu dự trù các tình huống bạn đã cần phải ý đến điều này Khi phân công nhiệm vụ cho nhân viên của mình, bạn cần thảo luận với họ và yêu cầu họ trang bị những kỹ cần thiết để hoàn thành công việc Bạn là người hỗ trợ và là người kèm cặp nhân viên của mình những kỹ mà bạn có mạnh Đánh giá hiệu cơng việc mơ hình PERFORM: Phân cơng nhiệm vụ với mục đích quan trọng nhất để nâng cao hiệu công việc của tổ chức Để đánh giá hiệu công việc được giao, bạn có thể áp dụng mô hình PERFORM Khi đánh giá công việc của một nhân viên được ủy thác, bạn cần vào: • F: Mục đích cơng việc được giao • E: Mơi trường làm việc của nhân viên • R: Các nguồn lực hỗ trợ nhân viên hoàn thành cơng việc có đầy đủ khơng • F: Những phản hồi tích cực và khơng tích cực mà nhân viên đó nhận được • O: Vai trị của cá nhân đó tổ chức có được coi trọng? • R: Bản thân bạn có thường xuyên thực hiện các báo cáo và trao đổi với người được giao nhiệm vụ hay khơng? • M: Bạn có làm tớt vai trị tạo đợng lực, vai trị hỗ trợ công việc bạn phân công có thực sự phù hợp với khả người được giao Một phương pháp phân công nhiệm vụ hiệu quả, các hướng dẫn phát triển và thực hiện công việc, phương pháp đánh giá phân công công việc hiệu giúp các nhà quản lý làm tớt vai trị của mình Phân công và ủy thác công việc hiệu giúp bạn trở thành một nhà quản lý thực thụ Phân loại ủy thác công việc Trên cương vị một nhà quản lý, chắc hẳn bạn khơng ngừng suy tính làm để điều hành những hoạt động kinh doanh hiện tại cho hiệu nhất, ấp ủ những ý tưởng cho tương lai Thực tế cho thấy, các nhà quản lý ngày oằn vai dưới sức nặng của một khối lượng khổng lồ những công việc, nhiệm vụ của công ty và những tham vọng, mơ ước riêng mình Muốn trút bỏ gánh nặng đó có một cách nhất: ủy thác công việc cho người dưới quyền, cho nhân viên và cho mọi người xung quanh Có lẽ bạn đã không lần lâm vào tình khó khăn hay bế tắc vì bạn muốn tự mình quán xuyến cơng việc Và mọi thứ cịn trở nên tồi tệ bạn phát triển sản xuất hay mở rộng kinh doanh, bởi vì cho dù có “ba đầu sáu tay”, bạn không thể vừa đảm đương tất công việc hiện tại, vừa bắt tay vào dự án mới bước được khởi động Lúc này bạn cần đến một kỹ thực sự chứng minh lĩnh nhà quản lý của bạn, đó là kỹ uỷ thác công việc – một những kỹ thiết yếu của các nhà quản lý Uỷ thác công việc hợp lý có khả giúp nhà quản lý giải được bài toán tính hiệu của công việc hiện tại và thành công của những chiến lược mới tương lai, đồng nghĩa với việc bạn đã tự giải phóng mình để đầu tư thời gian một cách hiệu cho công việc và cuộc sống của mình Trước tìm hiểu vấn đề này, bạn cần phải hiểu rõ quy trình uỷ thác diễn nào, công việc, nhiệm vụ nào cần uỷ thác, uỷ thác cho ai, nào uỷ thác và những việc cụ thể cần làm, sau uỷ thác nhà quản lý phải làm những gì và làm nào Trả lời những câu hỏi không khó khăn chút nào, cần bạn dành đôi chút thời gian để suy nghĩ việc uỷ thác, làm cho nhân viên thấy được tầm quan trọng của công việc được uỷ thác, xác định với nhân viên các kết mà bạn mong đợi, đồng thời rõ quyền hạn và trách nhiệm của người được giao thoả thuận trước các qui trình báo cáo, phản hồi, đánh giá Trên thực tế, điều bạn cần quan tâm nhất là việc lựa chọn phương pháp uỷ thác hiệu nhất Nếu muốn trở thành “ông chủ” của toàn bộ những kỹ uỷ thác và để hoạt động uỷ thác công việc được hiệu nhất, bạn cần biết rõ sự khác biệt của loại uỷ thác “Dãy quang phổ uỷ thác” (Delegation Spectrum) phổ biến nhất: Uỷ thác đại sứ (Ambassadorial Delegation) Trong tiếng Anh, từ “uỷ thác” (delegation) bắt nguồn từ thuật ngữ “đại diện” (legate), từ thứ hai mang nghĩa “đại sứ” (ambassador) Ở mức độ này, bạn cần yêu cầu đó đại diện cho bạn Hình ảnh “người đại diện” lần đầu xuất hiện từ thời La Mã, một viên trung úy được chọn để làm người phát ngôn nhân danh vị tướng La Mã Việc lựa chọn một đó đại diện cho mình đem lại nhiều lợi rõ rệt cho bạn và cho người đại diện của bạn, bởi vì có cảm giác đón nhận những công việc mới ngoài phạm vi quyền hạn của mình 2 Uỷ thác định (Allocating Delegation) Tăng dần theo mức độ, đến với Uỷ thác định Đây là thời điểm bạn bàn giao toàn bộ nhiệm vụ cho một đó với yêu cầu phải hoàn thành công việc nào, bao giờ và ở đâu Có một lưu ý cho các nhà quản lý cấp cao là nên uỷ thác 90% nhiệm vụ, số này đối với các nhà quản lý bậc trung là 60% và đối với các nhà quản lý bậc thấp là 30% Uỷ thác quyền sở hữu (Ownership Delegation) Nằm giữa “Chuỗi quang phổ Uỷ thác công việc” là Uỷ thác quyền sở hữu Vào năm 1750, 95% dân số châu Âu là người làm ăn kinh doanh riêng lẻ vừa là nhà quản lý, vừa là chủ công ty Con số này giảm x́ng cịn 50% vào năm 1990 và cịn 10% vào năm 1980, vào năm 1990 lại tăng lên mức 20% và theo chiều hướng hiện nay, tỷ lệ này đạt 50% vào giữa kỷ 21 Nhìn vào các số trên, thấy việc người sở hữu công việc của riêng mình trở nên tự nhiên hơn, vì vậy, việc bạn trao lại trách nhiệm và quyền sở hữu cho mọi người các công việc của họ là điều hoàn toàn hợp lẽ Khi bạn làm điều đó, bạn trao trả lại cho họ niềm kiêu hãnh, lòng tin và cảm giác được tôn trọng, từ đó hiệu suất công việc toàn bộ công ty được nâng cao Uỷ thác phát triển (Developmental Delegation) Hiện nay, Uỷ thác phát triển và trở thành lựa chọn quan trọng nhất toàn bộ hoạt động uỷ thác Đó là việc uỷ thác những mục tiêu dài hạn với đích đến xa là giúp bạn phát triển thành công một nguồn lực vô giá của mình: đội ngũ nhân viên của bạn Hình thức ủy thác này có thể trở thành một bộ phận của các quy trình, kế hoạch thức và được thực hiện một phần của các công việc thường ngày của nhà quản lý Nếu hiệu của hình thức này được khai thác và phát triển hợp lý, thì uỷ thác phát triển trở nên có giá trị nhất số các hình thức uỷ thác, đồng thời đóng góp rất lớn vào tất các hoạt động quản lý công ty Uỷ thác quản lý (Stewardship Delegation) Uỷ thác quản lý nhằm mục đích giữ mối quan hệ lâu bền giữa các cấp điều hành và thừa hành, nó liên quan đến việc chuyển cho đó trách nhiệm theo dõi và thực hiện một nhiệm vụ nhất định khoảng một thời gian nhất định Đây là hình thức ủy thác mà những vị vua cổ xưa đã áp dụng đối với tể tướng của mình, là những gì mà vị tể tướng này thực hiện đối với người đứng đầu các tổ chức, cục, ban trực thuộc và tiếp tục chuỗi quản lý Câu chuyện Joseph và Pharaoh cuốn sách tiếng Genesis (Chúa sáng tạo giới) đã miêu tả chân thực mối quan hệ quản lý uỷ thác, đó Pharaoh đã nói rất rõ ràng Joseph hoàn toàn có thể phản bác lại ông, bởi vì: “Chỉ có nhất ngai vàng, (Pharaoh) mới có vị anh” Có thể nói, uỷ thác công việc là mấu chốt, là trái tim của hoạt động quản lý Ở mợt chừng mực nào đó, nó là quản lý Khi bạn lựa chọn người, nhiệm vụ và sử dụng phương cách uỷ thác, thì thành công gần đã ở tầm tay bạn Nguyên tắc giao việc Với nhà quản lý, công việc khó khăn nhất có lẽ là giao việc cho nhân viên cho hiệu và hợp lý Một nhà lãnh đạo tài ba, sáng tạo là người biết cách giao việc Họ biết rõ nên giao việc gì, giao việc nào và hướng dẫn nhân viên làm công việc được giao một cách hiệu Vì vậy, họ có thể dành nhiều thời gian để nghiên cứu, làm việc và học hỏi những điều mới Muốn trở thành một nhà lãnh đạo giỏi, trước hết, bạn phải làm tốt được việc giao phó này dưới là mợt sớ bí giúp bạn giao việc hiệu quả: Không cầu toàn Nhân viên người khơng hồn hảo hết Do vậy, bạn nên lường trước mọi trường hợp giao việc cho nhân viên Bạn cần phải có niềm tin nhân viên làm tốt công việc bạn giao Có vậy, bạn mới cảm thấy dễ dàng giao việc Tư tưởng cầu toàn của bạn cản trở công việc của bạn và nhóm Xác định việc gì là quan trọng Để xác định bạn nên giao việc cho nhân viên, bạn cần phải biết công việc quan trọng cơng việc nhóm Bởi vì giao những công việc quan trọng cho nhân viên, bạn nên xem xét kỹ lưỡng mọi khía cạnh, lực và tính cách của nhân viên để định xem là người phù hợp cho công việc Có vậy, công việc của nhóm mới hiệu và nhanh chóng Khi bạn hiểu rõ công việc bạn cần giao và giao cho nhân viên nào thì giao việc trở nên dễ dàng rất nhiều Tập trung vào giúp nhân viên phát triển, tiến Một người quản lý tài ba có tầm nhìn người ln quan tâm đến phát triển tiến nhân viên Nhân viên có nhiều tiến bộ và làm việc tốt giúp bạn rất nhiều công việc Điều này khiến bạn cảm thấy yên tâm và có niềm tin giao việc cho anh/ cô ấy Hãy tìm những mạnh và yếu điểm của nhân viên Giúp nhân viên phát triển những mạnh của thân và khắc phục những yếu điểm Với sự nhiệt tình và quan tâm của bạn, nhân viên tôn trọng và hăng hái làm tốt công việc được giao Không nên dành việc dễ dàng cho mình Nếu bạn nghĩ từ trở bạn khơng phải làm cơng việc khó, nhiều thời gian mà làm công việc nhẹ nhàng giao tất cơng việc cho nhân viên Vậy thì bạn là một sếp tồi Bởi vì, trách nhiệm của bạn là giúp đỡ nhân viên tiến bộ Giao việc cho nhân viên là thách đố họ mà bạn phải biết kết hợp giữa giao việc và giúp đỡ nhân viên hoàn thành tớt cơng việc Khơng nên cho có bạn làm tốt việc này Nhiều quản lý không giao việc cho nhân viên bởi họ ln cho có họ làm tốt cơng việc Nguyên nhân khác có thể là bạn phức tạp hoá mọi vấn đề Hãy từ bỏ suy nghĩ đó bạn muốn mọi công việc được giải nhanh chóng và dễ dàng Không phải công việc nào khó khăn bạn nghĩ, hãy nghĩ mọi chuyện thật đơn giản và bạn thấy dễ dàng giao việc cho nhân viên Giải pháp dành cho bạn tình huống này: Hãy chia sẻ kiến thức hiểu biết bạn với nhân viên để họ cảm thấy dễ dàng giao việc Nghỉ ngơi thời gian Nếu bạn thực sự gặp rắc rối giao việc cho nhân viên, hãy nghỉ ngơi một thời gian khoảng tuần Khi bạn quay trở lại với công việc, có thể bạn tìm thấy được nhân viên thực sự làm tốt và phù hợp với công việc mà bạn gặp khó khăn việc giao phó Tiếp đó, hãy giao toàn bộ công việc cho nhân viên này Nếu sau thời gian nghỉ ngơi đó, bạn không thể tìm được nhân viên phù hợp để giao việc, điều này có nghĩa là bạn không nên giao việc, mà hãy dành thời gian để giúp nhân viên tìm hiểu và học hỏi công việc đó Nguyên tắc giao quyền Nhiều người thắc mắc là chủ doanh nghiệp hay người đứng đầu một đơn vị mà phải “đầu tắt mặt tới” khơng người phải ngồi chờ việc? Để trả lời câu hỏi này, các chuyên gia khuyên, người nên quản lý quỹ thời gian của mình một cách hợp lý Thông thường ngày, người quản lý thường dành thời gian cho ba loại công việc: công việc cấp trực tiếp đạo phải làm; công việc của hệ thớng, đó, các phịng ban, đợi hay tổ phải phối hợp để thực hiện; công việc cá nhân tự đề xướng thực hiện William Oncken, Jr Và Donald L Wass bài viết "Ai nhận khỉ?" đã ví cơng việc giữa các cấp quản lý tổ chức giống khỉ chuyền Chẳng hạn, một công ty, không có những biện pháp ngăn chặn, ''con khỉ'' chuyền từ các cấp quản lý sang thân giám đốc Để giúp chủ doanh nghiệp tăng thêm khoảng thời gian dành cho mình, ông đưa các nguyên tắc sau Nguyên tắc l: Bắn chết hay cho ăn Theo nguyên tắc này, cấp dưới đùn đẩy công việc lên cấp trên, lãnh đạo hãy định là yêu cầu cấp dưới phải tự giải (bắn chết) giúp đỡ họ giải vấn đề (cho ăn) Nguyên tắc 2: Nếu định giải một vấn đề cụ thể nào đó giúp cho cấp dưới, cần phải xác định một khoảng thời gian cụ thể cho nó Nguyên tắc 3: Khi nhận giải vấn đề cho cấp dưới, hãy làm một cuộc hẹn, không tiện đâu làm đó Nguyên tắc 4: Hãy giải vấn đề với cấp dưới tiếp xúc trực tiếp hay qua điện thoại, tránh viết văn Nguyên tắc 5: Đối chiếu vấn đề cần giải với năm cấp độ trao quyền dưới và ấn định thời gian dành cho lần sau • Cấp l: hãy đợi đến yêu cầu mới được làm • Cấp 2: xin đạo trước làm • Cấp 3: đề xuất ý kiến và chứng tỏ kết cơng việc • Cấp 4: hãy tiến hành công việc phải thông báo sau lần triển khai • Cấp 5: hãy tự làm và báo cáo đặn theo định kỳ Phân loại công việc ở tổ chức thành năm nhóm trên, chủ doanh nghiệp tiết kiệm khá nhiều thời gian cách trao quyền cho cấp dưới thực hiện công việc (từ cấp độ đến 5) Không những thế, nhân viên cấp dưới được chủ động giải công việc Ở nhiều doanh nghiệp nước, các giám đốc, chủ doanh nghiệp khao khát có nhiều thời gian để dành cho thân và gia đình, phần lớn cho quá khó hay quá rủi ro trao quyền cho cấp dưới Mặt khác, trao quyền câu hỏi khả giải công việc và sự sẵn sàng nhận trách nhiệm của cấp dưới Khơng doanh nghiệp đổ vỡ vì giám đốc trao quyền cho cấp dưới để mất quyền kiểm soát công ty, vì cấp dưới làm bậy Một số doanh nghiệp nhà nước kinh doanh xuất nhập khẩu cịn có tình trạng giám đớc khơng giỏi chuyên môn, ngoại ngữ nên quyền điều hành thực tế nằm tay trưởng phịng hay phó giám đớc Để có sự thảnh thơi cho thân, người quản lý cần dành thời gian để phát triển nhân viên và có sách khen thưởng, kỷ luật thích đáng Stephen R Covey, giám đốc một công ty chuyên huấn luyện lãnh đạo cho các doanh nghiệp giới phát hiện rằng, thân trưởng các đơn vị thiếu chuyên môn biết tôn trọng các nguyên tắc đối xử cuộc sống và có hành vi lương thiện có thể thành công việc trao quyền Ngoài ra, theo Covey, trưởng các đơn vị nên chia công việc ngày theo mức độ khẩn trương, quan trọng và cố gắng tạo thói quen dành nhiều thời gian cho những loại công việc này