Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 3 I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 3 1. Quá trình hình thành và phát triển của Uỷ ban nhân quận Tây Hồ 3 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ 4 2.1. Chức năng 4 2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ 4 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ 6 1. Chức năng của văn phòng. 6 2. Nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng. 8 3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng. 9 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Uỷ Ban nhân dân quận Tây Hồ 12 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 12 1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp 12 1.2.Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ 13 1.3. Sơ đồ hoá công tác tổ chức 01 hội nghị của UBND quận Tây Hồ 14 1.4. Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo UBND quận Tây Hồ 15 1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hoá công sở của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ 15 2. Khảo sát về công tác văn thư 16 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 16 2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của HĐND UBND quận Tây Hồ 18 2.2.1. Lãnh đạo văn phòng trong công việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư 18 2.2.2. Nhận xét, đánh giá về công tác soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý giải quyết văn bản, quản lý con dấu,lập hồ sơ hiện hành 18 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 20 3.1. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ 20 3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ. 21 3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. 22 3.4. Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ. 23 PHÂN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 24 1. Giúp UBND quận Tây Hồ xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 24 2. Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của UBND quận Tây Hồ 28 3. Soạn thảo “Quy chế văn hó công sở” của UBND quận Tây Hồ 37 4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị cán bộ, công chức cơ quan Văn phòng HĐNDUBND quận Tây Hồ 38 5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm 38 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của UBND quận Tây Hồ. Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng hoặc phòng Hành chính. 42 Phần III. KẾT LUẬN VẦ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 44 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu và nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của UBND quận Tây Hồ 44 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 50 LỜI CẢM ƠN 52 CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT 53 PHẦN PHỤ LỤC 54
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ I.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 1.Quá trình hình thành phát triển Uỷ ban nhân quận Tây Hồ 2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ 1.1.Chức .4 1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ Chức văn phòng Nhiệm vụ, quyền hạn văn phòng Cơ cấu tổ chức Văn phòng III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng Uỷ Ban nhân dân quận Tây Hồ 12 1.Khảo sát tổ chức công tác văn phòng 12 1.1.Vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp .12 1.2.Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ 13 1.3.Sơ đồ hoá công tác tổ chức 01 hội nghị UBND quận Tây Hồ 14 1.4.Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo UBND quận Tây Hồ 15 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai thực nghi thức nhà nước văn hoá công sở Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ .15 2.Khảo sát công tác văn thư 16 2.1.Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư quan 16 2.2.Nhận xét, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng công việc đạo thực công tác văn thư HĐND- UBND quận Tây Hồ 18 Sinh viên: Đặng Thị Phương Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2.1.Lãnh đạo văn phòng công việc đạo thực công tác văn thư 18 2.2.2.Nhận xét, đánh giá công tác soạn thảo ban hành văn bản, quản lý giải văn bản, quản lý dấu,lập hồ sơ hành 18 3.Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ 20 3.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ .20 3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 21 3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ .22 3.4 Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ 23 PHÂN II 25 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN .25 1.Giúp UBND quận Tây Hồ xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng năm 25 2.Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” UBND quận Tây Hồ 28 3.Soạn thảo “Quy chế văn hó công sở” UBND quận Tây Hồ 38 4.Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị cán bộ, công chức quan Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ 39 5.Xây dựng mô hình văn phòng đại cho quan Nhận xét ưu điểm, nhược điểm 39 6.Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng phòng Hành UBND quận Tây Hồ Nhận xét ưu nhược điểm cấu tổ chức, máy văn phòng phòng Hành 43 Phần III 44 KẾT LUẬN VẦ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 44 I.Nhận xét, đánh giá chung ưu nhược điểm công tác hành văn phòng UBND quận Tây Hồ .44 II.Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 51 LỜI CẢM ƠN 53 CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT .54 PHẦN PHỤ LỤC .55 Sinh viên: Đặng Thị Phương Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Thực tập thực tế có vai trò quan trọng việc đào tạo chuyên ngành nói chung ngành Quản trị văn phòng nói riêng Với mục đích gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn hàng năm khoa nhà trường tổ chức cho sinh viên năm cuối thực tập thực tế Qua đợt thực tập sinh viên học hỏi thêm kinh nghiệm, rèn luyện thêm kỹ nghề nghiệp, củng cố thêm kiến thức học nhà trường, đồng thời nâng cao lực, ý thức trách nhiệm phong cách làm việc nhà Quản trị văn phòng Được đồng ý lãnh đạo UBND quận Tây Hồ, em phân phòng lưu trữ quan từ ngày 09/3/2015 Mặc dù nội dung thực tập phức tạp, thời gian thực tập có hạn với quan tâm tạo điều điều kiện lãnh đạo, bảo tận tình anh, chị phòng giúp đỡ nhiệt tình giảng viên hướng dẫn với lỗ lực thân em hoàn thành tốt yêu cầu nội dung thực tập Thông qua quan sát trực tiếp thực hành khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ UBND quận Tây Hồ hiểu lý thuyết thực hành tốt khâu nghiệp vụ.Trong khoảng thời gian em cố gắng học hỏi, rèn luyện kỹ nghiệp vụ văn phòng mình,xây dựng cho thân phong cách nhà quản trị sở áp dụng lý thuyết học trường hướng dẫn nhiệt tình giảng viên trường Mặc dù thời gian thực tập em lúng túng công việc anh chị giao không mà cảm thấy nản lòng mà làm cho em thêm động lực cố gắng hướng dẫn, đạo cán phòng ban, nhờ em hoàn thành công việc tốt mong muốn Mặc dù cố gắng khả hạn chế nên không tránh khỏi thiếu sót em mong nhận ý kiến đóng góp thầy, cô để báo cáo em hoàn chỉnh Nhân em xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu nhà trường, Khoa Sinh viên: Đặng Thị Phương Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quản Trị Văn phòng, cô giáo chủ nhiệm Hoàng Kim Oanh toàn thể cô, chú, anh chị cán bộ, chuyên viên Ủy Ban nhân quận Tây Hồ hướng dẫn,giúp đỡ, tạo điều kiện để em hoàn thành tốt thời gian thực tập báo cáo thêm đầy đủ hoàn chỉnh Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2015 Sinh viên Đặng Thị Phương Sinh viên: Đặng Thị Phương Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ Quá trình hình thành phát triển Uỷ ban nhân quận Tây Hồ Để đáp ứng yêu cầu xây dựng, phát triển thủ đô thời kỳ công nghiệp hóa – đại hóa, Đảng Nhà nước chủ động mở rộng nội thành – Thành phố Hà Nội, ngày 28/10/1995, Chính Phủ Nghị định số 69/CP việc thành lập Quận Tây Hồ Tổ chức máy Quận thức vào hoạt động từ tháng 01/1996 Quận Tây Hồ nằm phía Tây Bắc Thành phố Hà Nội; phía Nam giáp Quận Ba Đình; phía Đông Bắc Đông Nam giáp huyện Đông Anh huyện Gia Lâm; phía Tây giáp huyện Từ Liêm Quận Cầu Giấy Trên địa bàn có di tích dấu tích lịch sử văn hóa từ ngàn đời xưa, góp phần bồi đắp nên tinh hoa văn hóa Thăng Long – Hà Nội Nơi tỏa sáng trở thành khu du lịch tiếng Thủ đô Dưới lãnh đạo Thành ủy, HĐND, UBND thành phố, phối hợp giúp đỡ sở, ban nghành thành phố, quận, huyện bạn, 10 năm qua Đảng nhân dân quận Tây Hồ luôn đoàn kết nỗ lực phấn đấu xây dựng phát triển kinh tế, văn hóa – xã hội, giữ vững an ninh trị, tăng cường quốc phòng Hệ thống trị xây dựng, củng cố phát huy hiệu quả, góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Khi thành lập, Quyết định số 4428/QĐ-UBND Thành phố Hà Nội ban hành ngày 15/12/1995 thành lập phòng, ban chuyên môn giúp việc trực thuộc UBND quận Tây Hồ, UBND quận có 12 phòng ban chuyên môn, 08 đơn vị nghiệp đoàn thể thực chức năng, nhiệm vụ Với tinh thần tâm xây dựng Quận phát triển toàn diện vững chắc, phát huy thành tích đạt sức mạnh khối đại đoàn kết toàn dân, Sinh viên: Đặng Thị Phương Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hệ thống trị nguồn lực, Đảng nhân dân quận Tây Hồ có bước vững Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ 1.1 Chức UBND Quận Tây Hồ HĐND cấp bầu ra, quan chấp hành HĐND, quan Hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND Cùng cấp quan Nhà nước cấp An ninh, Xã hội, Quốc phòng Cụ thể sau: - Phát triển Kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thương nghiệp, Văn Hóa, Xã hội, Giáo dục, Y tế Dịch vụ; - Về thu chi ngân sách địa phương; - Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật; - Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước tổ chức công dân, bảo vệ quyền tự dân chủ nhân dân; - Về công tác thi hành án, giải đơn Thư khiếu nại UBND Quận Tây Hồ thực chức QLNN địa phương, góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy Hành Nhà nước từ Trung ương đến Cơ sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng quyền làm chủ nhân dân địa phương 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ Uỷ ban nhân dân thực nhiệm vụ, quyền hạn theo hiến pháp, Luật văn quan cấp trên, phát huy quyền làm chủ nhân dân, tăng cường pháp chế xã hội, chủ nghĩa, ngăn ngừa chống biểu quan liêu, hách dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí, vô trách nhiệm biểu tiêu cực cán bộ, công chức máy quyền địa phương Cơ cấu UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch 12 phòng ban, ban tham mưu giúp việc cụ thể sau: • Chủ tịch UBND quận: Nguyễn Phúc Quang Sinh viên: Đặng Thị Phương Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Thực nhiệm vụ, quyền hạn quy định Điều – quy chế làm việc UBND quận Tây Hồ nhiệm kỳ 2004 – 2011 ban hành kèm theo Quy Định số 01/2010/QĐ-UBND ngày 07/11/2011 UBND Quận - Chủ tịch UBND người đứn đầu phụ trách chung, lãnh đạo điều hành toàn diện mặt hoạt động UBND quận Chỉ đạo điều hành đôn đốc kiểm tra hoạt động thành viên cấp dưới, phòng ban chuyên môn thuộc quận - Chủ tịch UBND quận người phải chịu trách nhiệm cá nhân nhiệm vụ, quyền hạn thuộc thẩm quyền đồng thời thành viên quan chịu trách nhiệm hoạt động chung UBND quận • Các Phó Chủ tịch quận: 03 - Phó chủ tịch Kinh tế UBND (Đ/c: Lê Văn Phượng): Chịu trách nhiệm quản lý hướng dẫn đơn vị phòng ban bao gồm Văn phòng HĐND&UBND quận, phòng Kinh tế, phòng Tài - Kế hoạch thực chức nhiệm vụ trợ giúp cho Chủ tịch UBND quận -Phó chủ tịch Văn hóa – xã hội (Đ/c: Đinh Trọng Sơn): Chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý đơn vị phòng ban phòng LĐ TB&XH, phòng VHTT&TDTT, phòng Y tế, phòng GD&ĐT - Phó chủ tịch xây dựng, địa (Đ/c: Đỗ Anh Tuấn): Chụi trách nhiệm trực tiếp quản lý phòng ban bao gồm phòng Quản lý đô thị, phòng Tài nguyên môi trường • Khối nội Phụ trách chịu trách nhiệm quản lý phận đơn vị, phòng ban lại quan phòng Nội vụ, phòng Tư pháp phòng Thanh tra quận • Ngoài quận có hội, đội: Hội chữ thập đỏ, Hội người cao tuổi, Hội nông dân, Hội chữ thập đỏ, Đội quản lý thị trường, Đội tra giao thong công Đội thi hành án Các ban ngành chuyên môn thuộc UBND quận giúp việc cho UBND quận thực chức quản lý Nhà nước cấp quận thực số nhiệm vụ, quyền hạn theo ủy quyền UBND theo quy định Pháp luật: Góp Sinh viên: Đặng Thị Phương Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phần bảo đảm thống quản lý ngành lĩnh vực công tác địa phương • Các phòng ban chuyên môn Giúp việc cho Chủ tịch Phó Chủ tịch có 12 phòng, ban chuyên môn trực thuộc UBND quận Tây Hồ, hoạt động theo nhiệm vụ chức Văn phòng HĐND&UBND quận Phòng Nội vụ Phòng Thanh tra Phòng Lao động Thương binh xã hội Phòng Tư pháp Phòng Văn hóa Thông tin – Thể dục thể thao Phòng Quản lý – Đô thị Phòng Kinh tế Phòng Giáo dục – Đào tạo 10 Phòng Y tế 11 Phòng Tài – Kế hoạch 12 Phòng Tài nguyên môi trường Ngoài có 06 đoàn thể trị: Hội cựu chiến binh, Hội phụ nữ, Hội nông dân, Đoàn Thanh niên, Mặt trận Tổ quốc, Liên đoàn lao động Bên cạnh có đơn vị hiệp quản: Đội Quản lý thị trường, Đội Thi hành án, Đội Thanh tra Giao thông công chính, Đội Quản lý trật tự xây dựng, Viện Kiểm sát nhân dân Tòa án nhân dân Sơ đồ tổ chức máy Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ ( Xem phụ lục số 01 ) II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ Chức văn phòng Văn phòng Hội đồng nhấn dân - Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ đơn vị chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, chịu đạo, quản lý Sinh viên: Đặng Thị Phương Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức, biên chế công tác Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, đồng thời chịu đạo kiểm tra - Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ thực chức chung Văn phòng chức tham mưu - tổng hợp chức hậu cần • Chức Tham mưu: - Văn phòng đầu mối tiếp nhận phương án tham mưu từ phận chuyên môn, nghiệp vụ để tập thể thống trình lãnh đạohoặc đề xuất với lãnh đạo phương án hành động tổng hợp, thông tin giúp lãnh đạo đưa định kịp thời - Văn phòng thu thập thông tin, tìm kiếm thông tin từ nhiều nguồn khác nhau: sách báo, tạp trí, internet…để đề xuất phườn án tham mưu với lãnh đạo Nhiệm vụ cụ thể mà văn phòng thực là: giúp lãnh đạo lập trương trình công tác theo chức năng, nhiệm vụ giao; đề xuất phương hướng chủ trương, sách chế quản lý cuae UBND quận Tây Hồ • Chức tổng hợp: - Công tác tổng hợp quan trọng, kết tổng hợp xây dựng phương án hoạt động tổ chức, phục vụ nhà lãnh đạo định quản lý, tổ chức điều hành việc thực mục tiêu - Lãnh đạo cần có ý kiến tham mưu phòng ban để đưa phương án giải tốt kịp thời Vì phận văn phòng tổng hợp ý kiến phận khác giúp lãnh đạo tìm ý kiến hay • Chức hậu cần: - Công tác hậu cần văn góp phần quan trọng vào việc xây dựng quan, đảm bảo sở vật chất trang thiết bị văn phòng quan; nhân viên phụ trách hậu cần mua sắm thiết bị phòng làm việc như: máy tính, máy in, điện thoại… - Bộ phận hậu cần phối hợp với phòng ban, tạo môi trường làm việc tốt cho anh chị em quan, đảm bảo môi trường, sinh thái Sinh viên: Đặng Thị Phương Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nơi làm việc lành mạnh, hài hòa, sẽ, quan tâm đến khó khăn hộ trình làm việc để tạo điều kiện tốt Nhiệm vụ, quyền hạn văn phòng Văn phòng nằm khối Nội UBND quận có nhiệm vụ giúp UBND quận quản lý Nhà nước công tác văn phòng thực nhiệm vụ khác Chủ tịch UBND quận giao Cụ thể công việc sau: - Giúp UBND quận xây dựng chương trình công tác tháng, quý, năm lên lịch làm việc hang tuần, hang tháng Theo dõi đôn đốc tổng hợp báo cáo kết thực chương trình lịch công tác theo định kỳ - Theo dõi, nắm bắt tình hình hoạt động chung quan tổ chức việc thu thập tổng hợp cung cấp thông tin phục vụ đạo, điều hành UBND, Chủ tịch Phó chủ tịch UBND quận - Xây dựng chương trình UBND quận thong qua giúp UBND quận kiểm tra, đôn đốc, tổng kết việc thực quy chế làm việc UBND giúp UBND, lãnh đạo quan tổ chức thực quy chế phối hợp UBND quận với Thường trực Đảng ủy, Ủy ban Mặt trận tổ quốc, đoàn thể nhân dân cung cấp - Giúp UBND quận dự thảo văn trình cấp có thẩm quyền, làm báo cáo gửi cấp Ngoài giúp UBND quận theo dõi đôn đốc ban ngành thực văn quan Nhà nước cấp Bên cạnh giúp UBND quận tổ chức tiếp dân, tiếp khách nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo công dân chuyển đến cấp có thẩm quyền giải - Đảm bảo điều kiện thuận vật chất tài liệu phục vụ cho kỳ họp HĐNDUBND, tổ chức phục vụ Hội nghị Thường trực HĐND-UBND triệu tập phục vụ tiếp khách, công tác tạp vụ Bố trí xếp nơi làm việc, đảm bảo điều kiện phương tiện lại cho Thường trực HĐND UBND quận - Quản lý hồ sơ tham mưu cho Chủ tịch UBND quận bổ sung hồ sơ cán công chức quận Báo cáo công tác theo yêu cầu UBND quận quan chuyên môn cấp trên, quản lý sử dụng dấu UBND, lưu tài liệu, văn Sinh viên: Đặng Thị Phương Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Phối hợp với đơn vị tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo, đảm bảo cho chuyến đạt hiệu cao theo kế hoạch phương hướng đề + Phòng tạo điều kiện tổ chức nâng cao trình độ chuyên môn cho cán phòng việc cử cán học trường học uy tín nước để nần cao trình độ, có cấp, chứng nghành học + Công tác soạn thảo văn thực quy định pháp luật, đảm bảo yêu cầu soạn thảo văn - Nhược điểm: Tuy đạo lãnh đạo công tác văn phòng theo quy định Nhà nước điều chưa đủ cụ thể chức năng,nhiệm vụ phòng ban Dẫn đến tình trạng công việc chưa sử lý cặn kẽ.Việc thực quy chế, nội quy chưa tuân thủ nên văn phòng tồn số nhược điểm cần khắc phục sau: + Công tác tổ chức hội nghị, chuyến công tác cho lãnh đạo chậm chạp, chưa theo kế hoạch đưa Thay đổi lịch thông báo chậm hay quên không thông báo làm ảnh hưởng đến hoạt động đơn vị + Trang thiết bị nhiều cũ hay hư hỏng gây khó khăn cho nhân viên làm việc + Thỉnh thoảng việc tổng hợp thông tin chuyên viên thiếu sót chưa xác Việc sử lý thông tin chưa chiệt để dẫn đến tình trạng thông tin không sai lệch * Về công tác văn thư – Lưu trữ - Ưu điểm: Hầu hết cán Văn thư người có trình độ chuyên môn, có kinh nghiệm, tinh thần trách nhiệm cá nhân phòng tốt, đáp ứng nhu cầu tối thiểu quan + Các quy trình nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ thực theo quy định Pháp luật + Công tác văn thư – Lưu trữ tổ chức chặt chẽ, phận văn Sinh viên: Đặng Thị Phương 46 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phòng, vụ, cục có phận tổ làm công tác Các phận lãnh đạo phụ trách, phân công giao công việc cụ thể Chính công tác văn thư-Lưu trữ đảm bảo tính tập trung, phân cấp quản lý + Lãnh đạo quận ban hành nhiều văn đạo hướng dẫn công tác văn thư – lưu trữ để đưa công tác vào nề nếp, đáp ứng phát triển UBND quận Tây Hồ + Các cán văn thư - lưu trữ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đào tạo chuyên nghành trường đại học, cao đẳng + Công tác văn thư – lưu trữ thực tốt nội dung cải cách hành ứng dụng công nghệ thông tin + Công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức coi trọng Hằng năm, quan văn phòng tổ chức lớp bồi dưỡng tập huấn cho quan đơn vị trực thuộc + Tài liệu chuyển xuống kho lưu trữ thồng kê, phân loại chỉnh lý tương đối đầy đủ để đảm bảo cho qua trình khai thác, sử dụng + Đã đáp ứng yêu cầu chung, phục vụ cho việc giám sát, quản lý đạo, quốc phòng, an ninh Với tài liệu lưu trữ, cán phòng xếp gọn gàng, ghi tên loại cụ thể dễ tìm kiếm cần đến - Nhược điểm: + Chất lượng văn soạn thảo chưa cao, sai thể thức, nội dung thẩm quyền ban hành + Việc phối hợp đơn vị để lấy ý kiến đóng góp hoàn thiện văn chậm, thời gian Nhiều văn chưa qua văn phòng kiểm tra trình ký ban hành văn + Một số văn giấy tờ bị thất lạc không văn thư, lưu trữ đưa vào hồ sơ + Khối lượng tài liệu văn lớn nên nhiều việc phân loại, xếp tài liệu lộn xộn, thiếu xác Tiêu đề hồ sơ với tài liệu bên chưa thống Điều gây khó khăn, gây ảnh hưởng đến việc tra cứu, tra tìm Sinh viên: Đặng Thị Phương 47 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tài liệu phục vụ công việc + Văn đến chưa giải nhanh chóng gây ùn tắc công việc + Việc giải theo dõi văn hạn chế, đặc biệt văn quan Khi gửi văn viết sai thiếu địa gây khó khăn cho việc trao đối thông tin, giải công việc + Việc bổ sung tài liệu vào lưu trữ gặp khó khăn đơn vị, phòng ban chưa phân loại, biên mục, xếp hồ sơ rõ ràng nộp nhỏ lẻ + Do kho lưu trữ đặt tầng lại chật hẹp nên việc xếp tài liệu khó khăn, quan có kho lưu trữ song chưa đáp ứng nhu cầu bảo quản tài liệu nên nhiều hồ sơ tài liệu chưa đưa lên để đất gây ẩm mốc khó khăn cho việc bảo quản, tra cứu sử dụng tài liệu Giá kho nhiều xếp chưa hiệu + Chưa có phòng đọc, sử dụng khai thác tài liệu riêng mà chung với phòng làm việc nên gây tập chung cho cán phòng làm việc chất lượng nghiên cứu độc giả * Về công tác văn phòng - Ưu điểm: Văn phòng Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ nhìn chung thực tốt chức năng, nhiệm vụ tham mưu tổng hợp phục vụ hậu cần: + Tại văn phòng cán bộ, nhân viên phân công nhiệm vụ cách cụ thể chi tiết, nên cán cố gắng hoàn thành nhiệm vụ cách tốt nhất, đạt hiệu cao + Những nội quy, quy chế quan Bộ cán bộ, nhân viên thực hiên cách tương đối nghiêm túc + Văn phòng thực tốt công tác lập kế hoạch, xây dựng đầy đủ, kịp thời chương trình, kế hoạch công tác hàng tuần, tháng, quý, năm thường xuyên theo dõi đôn đốc việc thực Trong trình lập kế hoạch có xem xét, theo dõi, kiểm tra thường xuyên lãnh đạo văn phòng, giúp cho việc xây Sinh viên: Đặng Thị Phương 48 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dựng kế hoạch xác, đảm bảo theo phương hướng Bộ + Văn phòng làm tốt công tác tham mưu cho lãnh đạo vấn đề quan Bộ nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp thông tin, ý kiến phận giúp lãnh đạo Bộ nắm bắt tình hình công việc có định xác + Tư vấn văn cho lãnh đạo, trợ giúp lãnh đạo Bộ kỹ thuật soạn thảo văn để đảm bảo văn có nội dung đầy đủ, thể thức, kỹ thuật trình bày, thẩm quyền quy định Pháp luật + Văn phòng tổ chức thực tốt công tác bảo vệ trật tự an toàn, phòng chống cháy nổ, y tế, vệ sinh môi trường bảo đảm cảnh quan quan Bộ + Tổ chức tốt công tác đón tiếp khách đối nội, đối ngoại quan, giữ vai trò cầu nối liên hệ quan Bộ với quan cấp ngang cấp hay cấp + Văn phòng chủ trì phối hợp với đơn vị khác chuẩn bị tổ chức họp, hội nghị , hội thảo làm việc quan lãnh đạo Bộ, thực việc ghi biên + Bảo đảm sở vật chất cho hoạt động quan Bộ kinh phí hoạt động, trang thiết bị, phương tiện lại Lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, mua sắm quản lý việc sử dụng sở vật chất + Phối hợp với đơn vị tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo Bộ, đảm bảo cho chuyên đạt hiệu cao theo kế hoạch phương hướng đề + Văn Phòng tổ chức nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên cách cử cán học lớp tập huấn, chức - Nhược điểm + Công tác tổ chức hội nghị, chuyến công tác cho lãnh đạo chậm chạp, chưa theo kế hoạch đưa Thay đổi lịch thông báo chậm hay quên không thông báo làm ảnh hưởng đến hoạt động đơn vị + Việc thực theo nội quy, quy chế Bộ đề chưa thực Sinh viên: Đặng Thị Phương 49 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tốt, đặc biệt quy chế làm việc quy chế văn hóa công sở Thỉnh thoảng tình trang sớm muộn + Trang thiết bị nhiều cũ có tượng hư hỏng gây khó khăn cho nhân viên làm việc * Về công tác văn thư – Lưu trữ - Ưu điểm: + Công tác văn thư quan Bộ giải cách nhanh chóng, kịp thời đảm bảo hoạt động công văn, giấy tờ quan Bộ lưu thông, góp phần giải công việc thuận lợi + Các quy trình nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ thực theo quy định Pháp luật + Công tác văn thư – Lưu trữ tổ chức chặt chẽ, phận văn phòng, vụ, cục có phận tổ làm công tác Các phận lãnh đạo phụ trách, phân công giao công việc cụ thể Chính công tác văn thư-Lưu trữ đảm bảo tính tập trung, phân cấp quản lý + Các cán văn thư - lưu trữ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đào tạo chuyên nghành trường đại học, cao đẳng + Công tác văn thư – lưu trữ thực tốt nội dung cải cách hành ứng dụng công nghệ thông tin + Công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức coi trọng Hằng năm, quan văn phòng tổ chức lớp bồi dưỡng tập huấn cho quan đơn vị trực thuộc + Tài liệu chuyển xuống kho lưu trữ thồng kê, phân loại chỉnh lý tương đối đầy đủ để đảm bảo cho qua trình khai thác, sử dụng - Nhược điểm: + Chất lượng văn soạn thảo chưa cao, sai thể thức, nội dung thẩm quyền ban hành +Việc phối hợp đơn vị để lấy ý kiến đóng góp hoàn thiện văn chậm, thời gian Nhiều văn chưa qua văn phòng kiểm tra trình ký ban hành văn + Một số văn giấy tờ bị thất lạc không văn thư, lưu trữ đưa Sinh viên: Đặng Thị Phương 50 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội vào hồ sơ + Khối lượng tài liệu văn lớn nên nhiều việc phân loại, xếp tài liệu lộn xộn, thiếu xác Tiêu đề hồ sơ với tài liệu bên chưa thống Điều gây khó khăn, gây ảnh hưởng đến việc tra cứu, tra tìm tài liệu phục vụ công việc + Việc bổ sung tài liệu vào lưu trữ gặp khó khăn đơn vị, phòng ban chưa phân loại, biên mục, xếp hồ sơ rõ ràng nộp nhỏ lẻ +Trong trình soạn thảo văn mắc phải lỗi mặt chuyên môn, thể thức như: viết tắt không quy định, chỉnh lề chưa chuẩn, sai cỡ chữ, ký hiệu +Văn phòng trang bi số thiết bị đại chất lượng lại chưa cao Tuy máy photo đổi máy thường xuyên bị trục trặc như: hay bị kệt giấy, mờ mực, lề không chuẩn,… + Tài liệu lưu trữ chưa đưa vào phụ lục hồ sơ theo quy định.Một số tài liệu chưa xếp trình tự II.Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Trong qua trình kiến tập Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ mang lại cho em nhiều điều bổ ích, kết khả quan chuyên nghành Văn phòng Đây quan chuyên môn giúp cho lãnh đạo, tìm hiểu, thống kê xử lý thông tin cho lãnh đạo cần giải quyết.Vì em xin đưa số đề xuất với quan để phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm: - Ở phòng sử dụng phần mềm quản lý công tác văn phòng nên cần thay trang bị có tượng hư hỏng để hoạt động công tác triển khai nhanh chóng - Cơ quan cần bồi dưỡng thêm cho cán tin học, ngoại ngữ để nâng cao trình độ lực làm việc cá nhân - Lãnh đạo quan cần thường xuyên kiểm tra công tác soạn thảo văn bản, văn thư – lưu trữ phòng chuyên môn - Các cán phòng,ban cần nâng cao trách nhiệm công việc, khả xử lý tình khó hay gặp phải - Do nhu cầu công việc quan nhiều mà số lượng nhân lực Sinh viên: Đặng Thị Phương 51 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thiếu nên quan cần bổ sung thêm để hoàn thành tốt công việc - Cơ quan cần trang bị, sửa chữa số thiết bị văn phòng Sinh viên: Đặng Thị Phương 52 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Sau hai tháng thực tập Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ, em học tập thu nhiều kiến thức thực tế bổ ích.Qua đợt thực tập giúp em nắm nhiều kiến thức thực tế hành văn phòng nhà nước nói chung hoạt động thường nhật hoạt động văn phòng cấp huyện nói riêng Qua em tiếp xúc thực tế với công việc chuyên môn trực tiếp tham gia vào công việc Tại quan em anh, chị văn phòng hướng dẫn, dạy tận tình từ học hỏi nhiều kiến thức tích lũy nhiều kinh nghiệm Em học phong cách làm việc khoa học, nâng cao trình độ chuyên môn, tạo mối quan hệ tốt với người quan.Qua kết hợp hài hòa lý luận lớp thực tế công việc để chuẩn bị thật tốt cho trình công việc sau trường có nhận thức rõ ràng vê vai trò công tác văn phòng quan Là hệ sinh viên trường, em nhận thấy việc thực tập việc làm cần thiết quan trọng để sinh viên có thêm nhiều kiền thức thực tế trau dồi thêm lực để sau trường vận dụng tốt kiến thức vào công việc Từ vững bước, tự tin đường tương lai chọn Qua em xin chân thành cảm ơn trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung khoa Quản trị văn phòng nói riêng tạo điều kiện cho em bạn trường thực tập để đưa kiến thức học nhà trường thực hành quan, tích lũy, học hỏi thêm kiến thức thực tế Đặc biệt em xin cảm ơn tới chị Trần Thị Thu Huyền cán Lưu trữ UBND quận Tây Hồ trực tiếp dạy giúp đỡ em thời gian thực tập tị phòng Lưu trữ em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cán Ủy ban nhân dân huyện tiếp nhận giúp đỡ tận tình cho em thời gian thực tập vừa qua Tại em xin cảm ơn Thạc sỹ Lâm Thu Hằng trực tiếp hướng dẫn kiến tập hướng dẫn làm báo cáo này, nhờ mà mà em hoàn thành tốt đợt kiến tập hàn thành báo cáo Do thiếu nhiều kinh nghiệm, hiểu biết hạn chế lần Sinh viên: Đặng Thị Phương 53 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội em áp dụng kiến thức học tập trường áp dụng vào thực tế, em cố gáng hết khả để làm báo cáo nên không tránh khỏi sai sót.Vì em mong thầy cô đồng chí lãnh đạo quan góp ý, giúp đỡ, dậy để em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT - UBNV: Uỷ ban nhân dân - HĐND-UBND: Hội đồng nhân dân- Uỷ ban nhân dân Sinh viên: Đặng Thị Phương 54 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN PHỤ LỤC Sinh viên: Đặng Thị Phương 55 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 01: CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH (phụ trách kinh tế) (phụ trách văn xã) (phụ trách địa chính, XD) Văn phòng HĐND & UBND Trung tâm TDTT Phòng VH - TT Phòng Nội vụ Phòng Tài nguyên – Môi trường Phòng tc - KH Trung tâm văn hoá Phòng văn VH TT Phòng Tư pháp Phòng quản lý đô thị Phòng Kinh tế Trung tâm dạy nghề Phòng GD - ĐT Thanh tra Nhà nước Ban BT - GPMB Ban QLDA XDHTKTHT Trung tâm Y tế Phòng Y tế Công an Ban quản lí dự án Phòng LĐTB & XH Ban huy quân Trung tâm PTQ & LĐTHT Ban quản lí Hồ Tây Đội tra GTVT Ban quản lí chợ Quận Trung tâm DS KHHGĐ Chi cục thuế Sinh viên: Đặng Thị Phương 56 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02: Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ VĂN PHÒNG PHỤ TRÁCH TỔNG HỢP Bộ phận tiếp nhận hồ sơ Bộ phận công nghệ thông tin Ban tiếp công dân Sinh viên: Đặng Thị Phương PHÓ VĂN PHÒNG PHỤ TRÁCH HÀNH CHÍNH – QUẢN TRỊ Bộ phận chuyê n viên tham mưu tổng Bộ phận kế toán thủ quỹ 57 Bộ phận văn thư -lưu trữ Bộ phận Hành Quản trị phục Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 03 SƠ ĐỒ HOÁ QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ Văn phòng yêu cầucác đơn vị đăng ký chương trình công tác đơn vị Các đơn vị lập trình công tác đơn vị Phòng tổng hợp tiếp nhận tổng hợp chương trình công việc Lãnh đạo văn phòng duyệt Phòng hành trình lên lãnh đạo Lãnh đạo xem xét, ký duyệt Chỉnh sửa, nhân chuyển tới đơn vị Sinh viên: Đặng Thị Phương 58 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 04: SƠ ĐỒ CÔNG TÁC TỔ CHỨC 01 HỘI NGHỊ Công tác chuẩn bị hội nghị Chủ trương: Lãnh đạo định chủ trương tổ chức hội nghị đơn vị đề xuất Thành lập ban tô chức phân công nhiệm vụ cho cá nhân, đơn vị có liên quan Triển khai công tác chuẩn bị hội nghị PHC: Tổng hợp TPvà số lượng đại biểu Theo dõi báo cáo diễn hội nghị Công tác triên khai hội nghị PTH: tổng hợp TP số lượng đại biểu Theo dõi báo cáo hội nghị PQT: Lễ tân, phục vụ hội nghị, hướng dẫn đại biểu tham dự hội nghị PTH: Xây dựng chương trình hội nghị để CVP xem xét trình lãnh đạo phê duyệt PHC: Viết phát hành giấy mời theo danh sách đx lập Tiếp nhận nhân tài liệu theo yêu cầu PKT: Lập dự toán chi tiêu theo quy định mục tiêu hội nghị Cấp kinh phí cho phòng có liên quan PQT: Chuẩn bị hội trường, âm thanh, loa đài, máy chiếu…, liên hệ nơi ăn cho đại biểu Đoàn xe: Bố trí đưa đón đại biểu PTH: Vận hành thiết bị phục vụ hội nghị PHT: Soạn thảo thông báo, ý kiến kết luận hội nghị Công tác tổng kết hội nghị PHC: Nhân ban phát hành thông báo phê duyệt, viết thư cảm ơn đại biểu PKT: Thanh toán kinh phí tổ chức hội nghị Họp rút kinh nghiệm sau hội nghị Lập hồ sơ tài liệu hội nghị Sinh viên: Đặng Thị Phương 59 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 05: SƠ ĐỒ CÔNG TÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO Lập kế hoạch chuyến công tác Liên hệ văn phòng nơi công tác Chuẩn bị trước chuyến công tác Văn phòng chuẩn bị giấy tờ, tài liệu, phương tiện lại Lập dự trù kinh phí chuyến Sắp xếp lịch làm việc, phân loại tài liệu, tham mưu cho lãnh đạo Trong lãnh đạo công tác Thu thập kêt quả, hoá đơn, chứng từ chuyến để lập hồ sơ đưa vào lưu trữ toán, toán Nếu không phải liên lạc thường xuyên, báo cáo công việc, xử lí công việc uỷ quyền Lãnh đạo văn phòng báo cáo công việc quan thời gian lãnh đạo công tác Sau lãnh đạo công tác Văn phòng mở họp thông báo kết chuyến công tác rút kinh nghiệm, đề xuất ý kiến cho lần sau Quyết toán kinh phí với phòng kế toán Lập hồ sơ chuyến công tác vào lưu trữ quan Sinh viên: Đặng Thị Phương 60 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B