Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 B. TỔNG QUÁT SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BẢO THẮNG 3 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 6 I. Chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Bảo Thắng. 6 1. Chức năng: 6 2. Nhiệm vụ, quyền hạn: 6 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Bảo Thắng. 12 4. Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện Bảo Thắng (xem phụ lục I). 18 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Bảo Thắng. 18 1. Chức năng, nhiệm vụ. 18 1.1. Vị trí, chức năng: 18 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 19 2. Cơ cấu, tổ chức của Văn phòng UBND huyện: 20 3. Bản mô tả công việc. 29 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính Văn phòng của UBND huyện Bảo Thắng. 32 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng. 32 1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan. 32 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan (xem phụ lục III). 34 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan mà trong quá trình thực tập được tham gia. Lập hồ sơ hội nghị đó 34 1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 35 1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của UBND huyện Bảo Thắng. 35 2. Khảo sát về công tác Văn thư. 36 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan. 36 2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan. 39 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 40 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 42 1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm. 42 2. Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư, lưu trữ” của cơ quan. 45 3. Soạn thảo “Quy chế Văn hóa công sở” của cơ quan. 58 4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan. 65 5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan 66 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của cơ quan. Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng hoặc phòng Hành chính. 66 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 70 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Ủy ban nhân dân huyện Bảo Thắng 70 1. Ưu điểm 70 2. Nhược điểm 72 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 73 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC PHỤ LỤC LỜI MỞ ĐẦU B TỔNG QUÁT SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BẢO THẮNG .3 Điều kiện tự nhiên, kinh tế, xã hội huyện Bảo Thắng PHẦN I .6 KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP .6 I Chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Bảo Thắng .6 Chức năng: Nhiệm vụ, quyền hạn: .6 Cơ cấu tổ chức máy UBND huyện Bảo Thắng 13 Sơ đồ tổ chức máy UBND huyện Bảo Thắng (xem phụ lục I) .19 II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng UBND huyện Bảo Thắng 19 Chức năng, nhiệm vụ 19 1.1 Vị trí, chức năng: 19 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 19 Cơ cấu, tổ chức Văn phòng UBND huyện: 21 Bản mô tả công việc 30 III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành Văn phịng UBND huyện Bảo Thắng 33 Khảo sát tổ chức công tác văn phòng 33 1.1 Đánh giá vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan 33 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ quan (xem phụ lục III) 35 1.3 Sơ đồ hóa cơng tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, họp) quan mà trình thực tập tham gia Lập hồ sơ hội nghị (xem phụ lục IV) .35 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến cơng tác cho lãnh đạo quan (xem phụ lục V) .37 Sinh viên: Nguyễn Thị Nguyệt Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.5 Đánh giá cơng tác tình hình triển khai thực nghi thức nhà nước văn hóa cơng sở UBND huyện Bảo Thắng .37 Khảo sát công tác Văn thư 38 2.1 Tìm hiểu mơ hình tổ chức văn thư quan 38 2.2 Nhận xét, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc đạo thực công tác văn thư quan .41 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ 42 PHẦN II 44 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN .44 Giúp quan xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng năm 44 Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư, lưu trữ” quan 47 Soạn thảo “Quy chế Văn hóa cơng sở” quan .60 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị quan 67 Xây dựng mơ hình văn phịng đại cho quan .69 Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phịng phịng Hành quan Nhận xét ưu nhược điểm cấu tổ chức, máy văn phịng phịng Hành .69 PHẦN III 73 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 73 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm cơng tác hành văn phịng Ủy ban nhân dân huyện Bảo Thắng 73 Ưu điểm 73 Nhược điểm 76 II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm .77 PHỤ LỤC 81 PHỤ LỤC Sinh viên: Nguyễn Thị Nguyệt Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo Hiện nước ta phát triển đường hội nhập Quốc tế bước vào cách mạng khoa học công nghệ thông tin làm thay đổi quan niệm xã hội hoạt động Văn phịng Ngày Văn phịng khơng đơn đơn vị quản lý hồ sơ, giấy tờ, sổ sách mà Văn phòng trở thành máy tham mưu, giúp việc đặc biệt quan trọng cho Thủ trưởng quan trình đạo, điều hành, thực chức năng, nhiệm vụ quan Văn phòng xem cầu nối, mắt xích quan trọng hoạt động quản lý quan, tổ chức Do vậy, ngày hoạt động Văn phịng cần phải có đội ngũ cán bộ, nhân viên đào tạo chun sâu, có trình độ chun môn, nghiệp vụ tốt để thu thập, xử lý kịp thời thơng tin, nắm bắt kịp trình độ cơng nghệ thông tin đưa đất nước phát triển xu Quản trị văn phòng hiểu vận dụng phương pháp khoa học để quản trị, tổ chức điều hành hoạt động hành văn phịng quan nhằm đạt hiệu cao việc thực nhiệm vụ mục tiêu đặt Quản trị văn phịng cơng tác quan trọng quan nào, ảnh hưởng đến tồn hoạt độn quan Công tác thực tốt thúc đẩy tiến nhiều mặt tổ chức ngược lại, thực không hiệu tác động tiêu cực đến q trình phát triển Là sinh viên Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sau ba năm học tập rèn luyện trường em trang bị kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ định Với phương châm “Học đôi với hành” “Lý luận gắn liền với thực tiễn”, sau kết thúc chương trình học tập, Nhà trường tổ chức tạo điề kiện cho sinh viên khoa Quản trị văn phịng khóa 2012-2015 thực tập thực tế để học tập trau dồi kinh nghiệm Theo kế hoạch Nhà trường em liên hệ thực tập Văn phòng UBND huyện Bảo Thắng sau gần hai tháng tiếp xúc với môi trường thực tế, Sinh viên: Nguyễn Thị Nguyệt Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hướng dẫn nghiệp vụ Bà Đỗ Thị Toàn – Cán Văn thư – lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Bảo Thắng, em tích lũy kiến thức, kinh nghiệm bổ ích để vận dụng vào thực tế Do thời gian phạm vi tiếp cận công việc hạn chế nên báo cáo em nhiều thiếu xót, mong nhận đóng góp ý kiến q thầy để báo cáo hoàn thiện Trước tiên em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Ban Giám hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung, khoa Quản trị văn phịng nói riêng ThS Lâm Thu Hằng – Giảng viên hướng dẫn tạo điều kiện thuận lợi cho em suốt trình học tập vừa qua trường suốt trình thực tập Đồng thời, em xin bày tỏ lịng biết ơn chân thành tới lãnh đạo, anh chi công tác làm việc UBND huyện bảo Thắng tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ em trình thực tập Đặc biệt hướng dẫn nghiệp vụ tận tình Bà Đỗ Thị Tồn – Cán Văn thư lưu trữ UBND huyện Bảo Thắng Một lần em xin gửi tới quý thầy cô Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Giảng viên hướng dẫn ThS Lâm Thu Hằng cô lãnh đạo, anh chị làm việc UBND huyện Bảo Thắng lời cảm ơn chân thành Em xin chân thành cảm ơn Sinh viên: Nguyễn Thị Nguyệt Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B TỔNG QUÁT SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BẢO THẮNG Điều kiện tự nhiên, kinh tế, xã hội huyện Bảo Thắng Vị trí địa lý: Bảo Thắng huyện biên giới cửa ngõ tỉnh Lào Cai Phía Bắc giáp huyện Hà Khẩu (Vân Nam - Trung Quốc) với đường biên giới dài 15km; phía đơng đơng bắc giáp giới với huyện Bắc Hà Mường Khương; Phía nam giáp huyện Bảo Yên Văn Bàn; phía tây giáp huyện Sa Pa tây bắc giáp thành phố Lào Cai Dải đất từ thời Hùng Vương thuộc đất Tây Âu Thục Phán, thời Bắc Thuộc châu Cam Đường quận Giao Chỉ, đến đời Lý thuộc Châu Đăng, đời Trần thuộc Quy Hoá Từ thời nhà Lê đến thực dân Pháp chiếm đóng (1428 - 1886), Bảo Thắng thuộc châu Thuỷ Vĩ, phủ Quy Hoá, tỉnh Hưng Hoá Kinh tế - Xã hội: Với diện tích 69 nghìn 105 nghìn nhân Tồn huyện có 17 dân tộc anh em chung sống 264 thôn, khu phố thuộc 12 xã thị trấn Bảo Thắng có nhiều tài nguyên khống sản q Mỏ Apatít với trữ lượng lớn, hàm lượng cao, chạy dài hàng chục km bên hữu ngạn sơng đồng Apatít ngun chất, trải rộng, khơng tài ngun q mà cịn giàu độ phì cho đất, thuận tiện cho trồng trọt Bảo Thắng cịn có mỏ cao lanh, mi ca, đất sét trắng vv Về lâm sản có loại gỗ quý lát, đinh, lim, sến vv cịn có trữ lượng lớn nứa, vầu loại gỗ tạp Từ năm 1995 huyện có nơng trường Quốc doanh chè Phong Hải với diện tích 300ha cơng suất 10 tấn/ngày, huyện triển khai dự án vùng nguyên liệu chè 2000ha sở chế biến chè 42tấn/ngày Bên cạnh địa hình, đất đai thuận lợi Bảo Thắng cịn đầu mối giao thơng có đường sơng, đường đường sắt kéo dài khắp Bắc Nam thuận lợi, thu hút cư dân khắp miền đến định cư lập nghiệp sinh sống hình thành nên ba thị trấn Sinh viên: Nguyễn Thị Nguyệt Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sầm uất phát triển (Tằng Loỏng, Phố Lu, Phong Hải) Văn hóa – Xã hội: Bảo Thắng vùng bảo tồn nhiều loại hình văn hố dân gian nếp sống cộng đồng có tính chất dân chủ, bình đẳng Đó sinh hoạt văn hố dân gian độc đáo đồng bào Dao Họ xã Sơn Hà Cả hệ thống múa nhảy (múa kiếm, múa sạp, múa hoá trang), đến hệ thống dân ca phong phú (tử điệu du con, hát giao duyên, hát giáo huấn ) hoà quyện vào tạo thành lễ hội dân gian độc đáo Đặc biệt nhạc cụ trống tăng sành, trống đất với hình thức độc tấu, hoà tấu, làm nhạc đệm cho sinh hoạt văn hoá trở thành sản phẩm văn hoá tinh thần nhiều giá trị Lào Cai vùng đồng bào Tày có sinh hoạt hát then, hát giao duyên đêm xuân, hội xuống đồng Văn học dân gian phát triển mạnh với loại hình truyện cổ, dân ca,tục ngữ Nhiều sáng tác dân gian tuyển chọn tập "Dân ca Giáy , "Dân ca Mông”, "Truyện cổ Dao", Truyện cổ Phù Lá" Các dân tộc Bảo Thắng chung sống xen kẽ dải biên cương, nên tạo thành nếp sống cộng đồng, đồn kết, gia đình quanh tụ làng Trước thực dân Pháp đặt ách cai trị, Bảo Thắng vùng đất nằm quyền cai trị quan lại triều Nguyễn Tuy nhiên, máy quyền nhà Nguyễn định hình cấp châu, tổng, xã bên thuộc quyền tự trị, cát thổ hào địa phương, thổ hào cai quản mường trực tiếp thống trị Chiếng (bản trung tâm mường) Mỗi mường có lực lượng vũ trang, có máy cai trị riêng Nhân dân bị chủ mường bóc lột Đó máy phong kiến vùng thấp Còn vùng cao, tổ chức thành "Động", "Sách" số tầng lớp cầm đầu, cai trị Trước Cách mạng tháng Tám, giống nơi khác Lào Cai, Bảo Thắng tồn chế độ lang đạo hà khắc Người nơng dân có nghĩa vụ phải phục vụ tuyệt đối nhà lang Khi thực dân Pháp xâm lược nước ta, chúng cho trì chế độ lang đạo, thiết lập máy cai trị từ huyện đến xã Dưới hai tầng áp bức, sống nhân dân lao động khổ cực lại cực hơn, thiếu cơm ăn, áo mặc lại phải nộp thêm nhiều loại thuế Bọn thực dân, phong kiến thi Sinh viên: Nguyễn Thị Nguyệt Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hành sách ngu dân, tuyên truyền văn hố phản động, chia rẽ khối đồn kết dân tộc Kinh - Mường nhằm dễ bề cai trị, bóc lột nhân dân ta Đời sống nhân dân vô khổ cực, ruộng đất bị bọn địa chủ, cường hào cướp hết để lập đồn điền Người dân lao động bị bần hoá, hết ruộng đất nên phải làm thuê, cuốc mướn với tiền công rẻ mạt, lại phải phu để khai phá đường giao thông, khai thác lâm thổ sản sống vô lầm than, khổ cực Thâm độc hơn, chúng cịn tìm cách khuyến khích tệ nạn rượu chè, nghiện hút, cờ bạc phát triển khiến đời sống nhân dân thêm tăm tối Kết hợp nhiều tiềm Điều kiện tự nhiên, Kinh tế, Văn hóa – Xã hội Bảo Thắng tích cực chuyển dịch cấu kinh tế từ nông nghiệp tập trung sang sản xuất tập trung, đẩy nhanh cơng nghiệp hóa, đại hóa góp phần xây dựng huyện Thắng ngày phát triển vững mạnh toàn diện Sinh viên: Nguyễn Thị Nguyệt Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP I Chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Bảo Thắng Chức năng: Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phịng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở Nhiệm vụ, quyền hạn: a Trong lĩnh vực kinh tế, Ủy ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cung cấp thơng qua để trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; - Lập dự tốn thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu chi, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình, tốn ngân sách địa phương, lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Ủy ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; - Tổ chức thực ngân sách địa phương;; hướng dẫn, kiểm tra Ủy ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách kiểm tra nghị Hội đồng nhân dân xã, thị trấn thực ngân sách địa phương Sinh viên: Nguyễn Thị Nguyệt Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội theo quy định pháp luật; - Phê duyệt kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn b Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi đất đai, Ủy ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua chương trình khuyến khích phát triển nơng nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương thực chương trình đó; - Chỉ đạo Ủy ban nhân dân cấp xã, thi trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinhh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển nghành, nghề đánh bắt, nuôi trông chế biến thủy sản; - Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định phát luật; luật c Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Ủy ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Tham gia với Ủy ban nhân dân tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triên công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện; - Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn; - Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu; phát triển sở chế biến nông, lâm, thủy sản sở công nghiệp khác theo đạo Ủy ban nhân dân tỉnh d Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Ủy ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt; Sinh viên: Nguyễn Thị Nguyệt Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Quản lý, khai thác, sử dụng cơng trình giao thơng kết cấu hạ tầng theo phân câp; - Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng; tổ chức thực sách nhà ở, quản lý đất quỹ nàh thuộc sở hữu nhà nước địa bàn; - Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp Ủy ban nhân dân tỉnh e Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch, Ủy ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn huyện; - Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn; - Kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn; f Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, xã hội, thơng tin thể dục thể thao, Ủy ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thơng tin, thể dục thể thao , y tế, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; - Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề, tổ chức trường mầm non; thực chủ trương xã hội hóa giáo dục địa bàn; đạo việc xóa mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi của; - Quản lý cơng trình cơng cộng phân cấp; hướng dẫn phong trào văn hóa, hoạt động trung tâm văn hóa – thơng tin, thể Sinh viên: Nguyễn Thị Nguyệt Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tác cuyên môn để hiệu cơng việc đạt kết cao Văn phịng UBND huyện Bảo Thắng phòng chức trực thuộc UBND huyện đứng đầu Chánh Văn phịng, 03 Phó Chánh Văn phịng đội ngũ cán bộ, cơng chức chuyên nghiệp, động Cán bộ, công chức văn phòng thực tốt quy định, nội quy quan đề ra, nhiệt tình tham gia hoạt động văn hóa, thể thao quan tổ chức Cơng tác hành văn phịng ln thực theo quy định pháp luật quan đề Những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn văn phòng giải nhanh chóng, xác, kịp thời Các nghiệp vụ văn phòng áp dụng cách linh hoạt ngày tiến bộ, hoàn thiện Được quan tâm cấp nên trang thiết bị phịng đại, tất cán bộ, cơng chức phịng trang bị máy vi tính phục vụ cho việc soạn thảo văn bản, nhập văn đi, đến cơng việc khác Ngồi máy vi tính phịng cịn có trang thiết bị đại khác máy in, máy photocopy, máy fax, máy quét, điện thoại vật dụng khác tủ đựng tài liệu, tủ đựng văn phòng phẩm, mắc áo, thiết bị chiếu sáng đảm bảo cho việc thực công việc đượt giao Các văn Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Bảo Thắng ngày hồn thiện hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày, tính pháp lý đảm bảo Trước chuyển giao văn đi, cán văn thư kiểm tra lại toàn nội dung thành phần thể thức văn ghi sổ, ngày tháng, đóng dấu, đăng ký vào sổ chuyển giao văn Chính mà tình trạng văn gửi khơng có ngày, tháng, năm ban hành, văn thiếu chữ ký hạn chế cách tối đa Việc quản lý sử dụng dấu thực nghiêm túc, khơng có tình trạng đóng dấu khống chỉ, dấu đóng lên văn sau có chữ ký hợp lệ người có thẩm quyền Kho lưu trữ thường xuyên vệ sinh sẽ, hệ thống điều hòa, hút Sinh viên: Nguyễn Thị Nguyệt 74 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ẩm, báo cháy tự động, hệ thống xử lý tài liệu di động cố định thường xun kiểm tra để đề phịng khơng có cố xảy Các khâu nghiệp vụ lưu trữ thực đầy đủ, chuyên nghiệp khoa học hơn, tài liệu lưu trữ chỉnh lý, xếp cách khoa học, việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ngày quan tâm Sinh viên: Nguyễn Thị Nguyệt 75 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nhược điểm Ngồi ưu điểm cơng tác văn phòng UBND huyện Bảo Thắng tồn số khó khăn, hạn chế sau: Kinh phí phục vụ cho cơng tác hành văn phịng cịn hạn hẹp, phương tiện máy móc cịn thiếu, số trang thiết bị sử dụng lâu lại không bảo trì, bảo dưỡng thường xuyên nên bị han gỉ không sử dụng được, số phương tiện chưa đại thực theo yêu cầu cơng việc, gây khó khăn cho q trình giải cơng việc nắm bắt thơng tin Văn phịng UBND huyện Bảo Thắng bố trí theo mơ hình truyền thống, phịng ban, đơn vị khơng có giao lưu thơng thống mà bị bao bọc bốn tường, điều gây khó khăn cho q trình quản lý cơng việc theo dõi việc thực cơng việc phịng, ban, đơn vị Cơng tác chuyển giao văn đơi cịn chưa kịp thời, chưa khoa học nên trình giải cơng việc phận văn thư gặp khó khăn Cơng tác quản lý, kiểm tra chưa thật chặt chẽ dẫn tới tình trạng số cán chưa thực tâm vào công việc Phòng lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Bảo Thắng chật hẹp, sở hạ tầng, sở vật chất chưa đầu tư mức, trang thiết bị phục vụ cho việc bảo quản tài liệu chưa thực đại, ảnh hưởng đến việc kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ Những tài liệu q, có giá trị cao cịn chưa bảo quản tập trung mà phân tán phòng, ban, đơn vị Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ chưa thực quan tâm, kho lưu trữ số tài liệu chưa để lên giá, hộp mà xếp kho theo trồng Việc áp dụng công nghệ thông tin chưa đồng bộ, công tác văn thư việc đăng ký văn chưa thực máy tính làm thủ cơng máy móc, việc tra tìm quản lý tài liệu lưu trữ máy tính chưa áp dụng rộng rãi, từ dẫn đến hiệu công việc chưa cao Sinh viên: Nguyễn Thị Nguyệt 76 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Văn phòng giữ vị trí quan trọng hoạt động quan, đơn vị nói chung quan hành nhà nước nói riêng Với nhứng kiến thức học Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thời gian thực tập Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Bảo Thắng, em nhận thấy Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Bảo Thắng có nhiều hoạt động đạt kết cao Để hồn thiện hoạt động cơng tác Văn phịng thời kỳ đổi mới, hạn chế nhược điểm phát hy ưu điểm nhằm nâng cao chất lượng hiệu công việc hướng tới thực mục tiêu đề em xin có số đề xuất sau: Lãnh đạo, cán bộ, nhân viên văn phòng cần nắm vững thực tốt nghiệp vụ hành văn phịng quan theo quy định nhà nước, thực tốt nhiệm vụ giao theo nhiệm vụ, quyền hạn mình, cơng việc khơng thể giải xin ý kiến đạo cấp để giải Bên cạnh việc thực tốt nghiệp vụ hành văn phịng nên thực tốt nội quy, quy chế quan theo quy định nhà nước Lãnh đạo quan cần quan tâm đến cơng tác văn phịng, quy định rõ chức năng, nhiệm vụ cấp lãnh đạo, thường xuyên đạo, triển khai có hiệu văn nhà nước công tác quản trị văn phịng Bố trí cán bộ, cơng chức, nhân viên văn phịng làm chun mơn nghiệp vụ, tuyển dụng nhân nên lựa chọn cán có trình độ phẩm chất đạo đức tốt Thường xuyên cử cán bộ, công chức, nhân viên văn phòng tham gia lớp tập huấn chuyên mơn nghiệp vụ cơng tác hành văn phịng, cơng tác quản trị văn phịng, cơng tác văn thư – lưu trữ Cần trẻ hóa đội ngũ cán làm việc cơng tác văn phịng Hiện đại hóa cơng tác văn phịng cần thực đồng theo Sinh viên: Nguyễn Thị Nguyệt 77 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quy trình tất phương diện: - Trang thiết bị, kỹ thuật văn phòng; - Con người văn phịng; - Các nghiệp vụ hành văn phịng; Cần trang bị thêm trang thiết bị, văn phòng phẩm cần thiết phục vụ cho hoạt động quan, văn phòng Đặc biệt phận tiếp dân lưu trữ, phòng lưu trữ cần đầu tư mức, hệ thống chiếu sáng, hệ thống làm lạnh, giá, cặp, hộp để tài liệu Các tài liệu lưu trữ cần bảo quản nơi quy định tránh làm mát hay thất lạc tài liệu có giá trị trị Cần bố trí, xếp phịng làm việc phịng, ban, đơn vị theo mơ hình đại hơn, tập trung tạo điều kiện thuận lợi cho giải công việc Đổi cấu tổ chức quản lý nâng cao nghiệp vụ cán văn phòng Văn phòng máy điều hành tổng hợp – khâu then chốt tạo động đơn vị Cần quan tâm phát triển đồng đến lĩnh vực văn phòng để tạo nên phát triển chung tồn quan nói chung Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Bảo Thắng nói riêng Đổi phương thức quản lý văn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ theo hướng tin học hóa đại hóa cơng tác văn phịng Chính Ủy ban nhân dân huyện Bảo Thắng cần đẩy mạnh việc nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào công tác quản lý tài liệu từ khâu văn thư, quy trình xử lý nghiệp vụ, bảo quản an toàn bảo hiểm tài liệu lưu trữ Trong công tác lưu trữ, thực nghiêm túc chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu: vệ sinh định kỳ kho lưu trữ tài liệu, thơng gió thực biện pháp khác để bảo quản tài liệu theo hướng dẫn Cục Văn thư – Lưu trữ nhà nước Chủ động công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ hình thức nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan Sinh viên: Nguyễn Thị Nguyệt 78 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tuyên truyền, phổ biến cho cán bộ, công chức, nhân viên quan hiểu rõ vai trị tác dụng cơng tác lưu trữ để từ cán có trách nhiệm việc lập hồ sơ, giữ gìn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan theo thời hạn quy định Để khắc phục tình trạng văn ban hành chưa thể thức quan cần thực quy định soạn thảo ban hành văn bản, đồng thời thực tốt việc kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn trước ký ban hành Tiếp tục củng cố, kiện toàn ổn định tổ chức, cán Tăng cường kỷ luật hành chính, nhằm nâng cao ý thức tự giác chấp hành kỷ luật quy chế làm việc cán bộ, công chức, nhân viên quan theo quy định Có chế tài xử lý hành vi vi phạm, tiếp tục đổi lề lối làm việc văn phịng quan để nâng cao chất lượng cơng tác văn phịng Tạo mơi trường thoải mái, thân thiện để cán bộ, cơng chức, nhân viên có hứng thú cơng góp phần nâng hiệu cơng việc Quan tâm đầy đủ tới quyền lợi lợi ích cán bộ, công chức, nhân viên quan đồng thời tạo động lực, khích lệ tinh thần họ công việc Triển khai việc áp dụng ISO 9000:2000 cơng tác Văn phịng Trên số ý kiến, đề xuất em dựa tình hình thực tế Ủy ban nhân dân huyện Thắng Kính mong cấp lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện Bảo Thắng Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Bảo Thắng xem xét, giải để cơng tác Văn phịng đạt hiệu cao Cuối em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện Bảo Thắng, lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Bảo Thắng quý thầy cô Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập tốt nghiệp Em in chân thành cảm ơn Bảo Thắng, ngày… tháng… năm 2015 Sinh viên Sinh viên: Nguyễn Thị Nguyệt 79 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nguyễn Thị Nguyệt Sinh viên: Nguyễn Thị Nguyệt 80 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Sinh viên: Nguyễn Thị Nguyệt Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục I SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BẢO THẮNG CHỦ TỊCH UBND HUYỆN PHĨ CHỦ TỊCH Văn phịng ubnd huyện Phịng Tài – Kế tốn Phịng Kinh tế Sinh viên: Nguyễn Thị Nguyệt Phịng Nội vụ PHĨ CHỦ TỊCH Phịng Nơng nghiệp phát triển nơng thơn Phịng Tài ngun – Mơi trường Phịng Tư pháp PHĨ CHỦ TỊCH Phòng Lao động thương binh xã hội Phòng Văn hóa Phịng Giáo dục & Đào tạo Phịng Y tế Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Thanh tra huyện Phòng Dân tộc Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục II SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG UBND HUYỆN BẢO THẮNG Chánh văn phịng Phó chánh văn phịng Phó chánh văn phịng Phó chánh văn phịng Tổng hợp Tổng hợp Tổng hợp Bộ phận tổng hợp Bộ phận tổng hợp Bộ phận tiếp nhận trả kết theo chế cửa Bộ phận Hành – Quản trị Sinh viên: Nguyễn Thị Nguyệt Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục III SƠ ĐỒ HĨA NỘI DUNG QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CƠNG TÁC THƯỜNG KỲ CỦA UBND HUYỆN BẢO THẮNG Sinh viên: Nguyễn Thị Nguyệt Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục IV SƠ ĐỒ HĨA CƠNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ QUÝ I VÀ PHƯƠNG HƯỚNG, NHIỆM VỤ QUÝ II NĂM 2015 CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BẢO THẮNG Giai đoạn chuẩn bị Giai đoạn diễn biến kỳ họp Giai đoạn kết thúc Hội nghị Lập kế hoạch cho kỳ họp Tiếp đón Phục vụ sau Đại biểu Hội nghị Phân công Khai mạc Hội nghị tun bố lí Tiễn đồn công việc Chuẩn bị tài liệu cho kỳ họp Các Đại biểu đọc báo cáo tình hình thực nhiệm vụ Nêu phương hướng nhiệm vụ Quý II Đại biểu Quyết tốn kinh phí Hội nghị Hồn tất hồ sơ Hội nghị Ghi biên Hội nghị Sinh viên: Nguyễn Thị Nguyệt Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục V SƠ ĐỒ HĨA QUY TRÌNH TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CHO LÃNH ĐẠO ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BẢO THẮNG Liên hệ với nơi công tác Chuẩn bị tài liệu Trước công tác Chuẩn bị kinh phí Chuẩn bị thủ tục, phương tiện lại, Chuẩn bị tài liệu cần thiết Trong công tác Sắp xếp lịch làm việc Ghi chép tổng hợp kết Tham mưu Tổng hợp kết hội họp sau Thông báo kết cơng tác Họp rút kinh nghiệm Quyết tốn kinh phí Sinh viên: Nguyễn Thị Nguyệt Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên: Nguyễn Thị Nguyệt Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục VI MƠ HÌNH VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BẢO THẮNG Sinh viên: Nguyễn Thị Nguyệt Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C