Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC Tiêu đề Số trang LỜI NÓI ĐẦU 4 PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 8 I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Thi hành án dân sự huyện Lâm Bình 8 1 Giới thiệu chung về huyện Lâm Bình. 8 2 Chức năng của Chi cục Thi hành án dân sự huyện Lâm Bình. 9 3 Nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục Thi hành án dân sự huyện Lâm Bình 10 4 Cơ cấu tổ chức của Chi cục Thi hành án dân sự huyện Lâm Bình. 11 II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Chi cục Thi hành án dân sự huyện Lâm Bình 12 1 Chức năng của Văn phòng 13 2 Nhiệm vụ của Văn phòng 14 3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng 16 4 Bản mô tả công việc cuả Lãnh đạo Chi cục Thi hành án dân sự huyện Lâm Bình. 16 III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng 20 1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 20 1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho cơ quan. Lấy ví dụ những tình huống cụ thể. 20 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng công tác thường kỳ của cơ quan. Đánh giá ưu điểm, hạn chế. 22 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hội thảo, cuộc họp) của cơ quan mà trong quá trình thực tập sinh viên được tham gia. Lập hồ sơ hội nghị 23 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo cơ quan 26 1.5 Đánh giá tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của Chi cục Thi hành án dân sự huyện Lâm Bình 27 2 Khảo sát công tác văn thư 29 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan (nhận xét và nhược điểm). 31 2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của Lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan. 36 3 Khảo sát tình hình tực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 51 PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 30 1 Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm của Chi cục Thi hành án dân sự huyện Lâm Bình. 39 2 Soạn thảo Quy chế công tác văn thư lưu trữ của cơ quan 51 3 Soạn thảo Quy chế văn hóa công sở của cơ quan 67 4 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan 74 5 Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm mô hình văn phòng này 77 6 Đánh giá cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của cơ quan. Nhận xét ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan 79 PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 81 I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Chi cục Thi hành án dân sự huyện Lâm Bình 81 1 Về công tác nhân sự. 81 2 Công tác văn phòng 82 3 Công tác văn thư lưu trữ. 83 II Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 84 1 Trong công tác văn thư 85 2 Trong công tác lưu trữ: 85 3 Trong các hoạt động khác: 86 4 Đối với Trường và Khoa Quản trị Văn phòng: 87 KẾT LUẬN 88 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp MỤC Khoa Quản trị văn phòng Số trang Tiêu đề LỜI NÓI ĐẦU PHẦN KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC I TẬP I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Chi cục Thi hành án dân huyện Lâm Bình Giới thiệu chung huyện Lâm Bình Chức Chi cục Thi hành án dân huyện Lâm Bình Nhiệm vụ, quyền hạn Chi cục Thi hành án dân huyện Lâm Bình 10 Cơ cấu tổ chức Chi cục Thi hành án dân huyện Lâm Bình 11 II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng Chi cục Thi hành án dân huyện Lâm Bình 12 Chức Văn phòng 13 Nhiệm vụ Văn phòng 14 Cơ cấu tổ chức văn phòng 16 Bản mô tả công việc cuả Lãnh đạo Chi cục Thi hành án dân huyện Lâm Bình 16 III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng 20 Khảo sát tổ chức công tác văn phòng 20 1.1 Đánh giá vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu, tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan Lấy ví dụ tình cụ thể 20 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng công tác thường kỳ 22 Nguyễn Thị Dung Lớp Quản trị văn phòng K7a Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng quan Đánh giá ưu điểm, hạn chế 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hội thảo, họp) quan mà trình thực tập sinh viên tham gia Lập hồ sơ hội nghị 23 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho Lãnh đạo quan 26 1.5 Đánh giá tình hình triển khai thực nghi thức nhà nước văn hóa công sở Chi cục Thi hành án dân huyện Lâm Bình 27 Khảo sát công tác văn thư 29 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư quan (nhận xét nhược điểm) 31 2.2 Nhận xét, đánh giá trách nhiệm Lãnh đạo văn phòng việc đạo thực công tác văn thư quan 36 Khảo sát tình hình tực nghiệp vụ lưu trữ 51 PHẦN CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH II CỦA CƠ QUAN 30 Xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng năm Chi cục Thi hành án dân huyện Lâm Bình 39 Soạn thảo Quy chế công tác văn thư lưu trữ quan 51 Soạn thảo Quy chế văn hóa công sở quan 67 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị quan 74 Xây dựng mô hình văn phòng đại cho quan Nhận xét ưu điểm, nhược điểm mô hình văn phòng 77 Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng quan Nhận xét ưu nhược điểm cấu tổ chức văn phòng quan 79 PHẦN KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ III Nguyễn Thị Dung 81 Lớp Quản trị văn phòng K7a Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng I Nhận xét, đánh giá chung ưu nhược điểm công tác hành văn phòng Chi cục Thi hành án dân huyện Lâm Bình 81 Về công tác nhân 81 Công tác văn phòng 82 Công tác văn thư lưu trữ 83 II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 84 Trong công tác văn thư 85 Trong công tác lưu trữ: 85 Trong hoạt động khác: 86 Đối với Trường Khoa Quản trị Văn phòng: 87 KẾT LUẬN 88 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC LỜI NÓI ĐẦU Nguyễn Thị Dung Lớp Quản trị văn phòng K7a Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng Chúng ta sống giới mới, văn minh đại hơn, giới “ công nghiệp hóa đại hóa”, với bùng nổ công nghệ thông tin Đất nước trải qua nghìn năm văn hiến nằm xu hướng chung giới Cùng với phát triển không ngừng giới Việt Nam bước lên nước có kinh tế lớn mạnh với trị ổn định, điển hình phát triển công nghiệp hóa đại hóa mà Đảng, Nhà nước nhân dân ta thực Không nằm xu hướng phát triển chung Đất nước, quan tâm đặc biệt Đảng Nhà nước giáo dục nước nhà không ngừng nâng cao chất lượng Thực mục tiêu xã hội hóa giáo dục mà Đảng Nhà Nước ta đặt năm gần đây, Trường Đại học, Cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp… không ngừng nâng cao chất lượng dạy học, học đôi với thực hành, lý luận gắn liền với thực tiễn, Trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp chuyên nghiệp có mặt hầu hết tỉnh thành phố nước, đáp ứng yêu cầu học tập nghiên cứu học sinh, sinh viên nước Tuy nhiên với phát triển không ngừng kinh tế, bên cạnh phải có trị ổn định, hệ thống pháp luật nghiêm minh, công tác Hành văn phòng phải đáp ứng yêu cầu chung xã hội Vấn đề cải cách thủ tục hành vô cấp thiết, quan trọng phải xây dựng hành sạch, vững mạnh, xây dựng đội ngũ cán bộ, nhân viên hành có phẩm chất đạo đức tốt, có lực trình độ cao đáp ứng yêu cầu việc cải cách thủ tục hành chính, phục vụ cho nghiệp xây dựng phát triển Đất nước trở thành nước “ lớn mạnh sánh vai cường quốc năm châu” thực theo mong ước Chủ Tịch Hồ Chí Minh sinh thời Nguyễn Thị Dung Lớp Quản trị văn phòng K7a Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng Trong công tác Hành - Văn phòng Nhà nước, văn phòng trung tâm, cầu nối, thực phối hợp hoạt động quan Vì văn phòng hoạt động hiệu giúp cho quan hoạt động có chất lượng, tăng khả cạnh tranh, giữ ổn định công việc quan, giúp cho hoat động quan xuyên suốt, nhịp nhàng, thuận lợi công tác hành quan, tạo điều kiện tốt để quan hoạt động cách hiệu nhất, thiết thực nhất, phục vụ cho phát triển chung Đất nước Nắm bắt xu thời đại yêu cầu cấp thiết đó, trường Đại học Nội vụ Hà Nội, trước trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội nơi có truyền thống đào tạo nhiều cán ngành Văn thư, lưu trữ, Quản trị Văn phòng, Quản trị Nhân lực, Đặc biệt chuyên nghành Quản trị Văn phòng (một chuyên nghành nhà trường) đưa vào giảng dạy ngày nhiều để đào tạo cho đất nước nhân viên Văn phòng có trình độ chuyên môn sâu phẩm chất đạo đức tốt Với bề dày truyền thống, từ ngày thành lập trường đến trường đào tạo nhiều lớp cán Quản trị Văn phòng nhiệt tình, động, am hiểu học hỏi chuyên nghiệp Kiến thức chuyên môn thầy cô truyền đạt học vô quý báu Nhưng “học phải đôi với hành”, dừng lại sinh viên chúng em hiểu “phần nổi” mà chưa có kinh nghiệm thực tế Để đáp ứng nhu cầu thiết nhằm trang bị hành trang, kỹ nghiệp vụ thành thạo cho sinh viên, sau năm học nhà trường tạo điều kiện cho sinh viên thực tập quan theo vốn kiến thức lý thuyết thầy cô trang bị cho ghế nhà trường, thực hiệu mà trường Đại học Nội vụ đề ra: “Học thật, thi thật, đời làm thật” Đây dịp để sinh viên củng cố, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức Quản trị viên, hội cho sinh viên đúc rút kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau Nguyễn Thị Dung Lớp Quản trị văn phòng K7a Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng Được đồng ý nhà trường tiếp nhận Chi cục Thi hành án dân huyện Lâm Bình, em thực tập trực tiếp Chi cục, với kiến thức lý thuyết học vận dụng vào thực tế em giải số vấn đề thực tiễn công việc Bên cạnh đó, em học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm thực tế Đây hội lớn nhằm rèn luyện ý thức nghề nghiệp, phẩm chất người cán bộ, mặt khác dịp cho thân thu thập thêm tài liệu, kiến thức chuẩn bị cho kỳ thi tốt nghiệp trước mắt Là sinh viên lớp Quản trị Văn phòng, sau năm học em trang bị kiến thức chuyên môn nghiệp vụ định trường, với trải nghiệm công việc thực tế thời gian qua Chi cục Thi hành án dân huyện Lâm Bình em có thêm nhận thức quản trị viên văn phòng Báo cáo thực tập phần phản ánh công tác văn phòng quan thực tập nói riêng văn phòng quan nước ta nói chung Qua đó, cho em thấy ưu điểm, nhược điểm, thiếu sót tồn chủ yếu, từ đúc rút học kinh nghiệm vô quý báu Nhưng với thời gian thực tập hạn chế thân chưa hiểu hết công việc văn phòng nên tránh khỏi thiếu sót định Đồng thời, qua báo cáo thực tập cho phép em gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc tới Chú Nguyễn Thanh Bình – Quyền Chi cục Thi hành án dân huyện Lâm Bình, Cô Quan Thị Vân anh chị Chi cục tận tình dậy cho em suốt trình thực tập Trong trình thực tập em Nguyễn Thanh Bình, cô Quan Thị Vân anh chị tạo điều kiện để em phát huy lực mình, áp dụng kiến thức em học vào công việc cụ thể Văn phòng, giúp em tích lũy thêm nhiều kinh nghiệm sau hoàn thành công việc giao, tiếp cận môi trường làm việc chuyên nghiệp, giúp em hiểu tầm quan trọng Nguyễn Thị Dung Lớp Quản trị văn phòng K7a Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng chuyên ngành mà em theo học tạo điều kiện để em củng cố thêm kiến thức em học học hỏi thêm nhiều điều bổ ích mà ngồi giảng đường em chưa biết đến Một lần em xin cảm ơn, quý quan tận tình hướng dẫn nghiệp vụ cho em Em xin kính chúc sức khỏe anh chị, chúc anh chị đoàn kết, công tác tốt hoàn thành suất sắc nhiệm vụ giao Lâm Bình, ngày 29 tháng năm 2015 Sinh viên Nguyễn Thị Dung PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP Nguyễn Thị Dung Lớp Quản trị văn phòng K7a Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Chi cục Thi hành án dân huyện Lâm Bình 1.Giới thiệu chung huyện Lâm Bình trình hình thành Chi cục Thi hành án dân huyện Lâm Bình * Giới thiệu chung huyện Lâm Bình Huyện Lâm Bình huyện thành lập tỉnh Tuyên Quang, huyện thành lập ngày 28 tháng năm 2011 theo Nghị số 07/NQ-CP việc điều chỉnh địa giới hành chính, sở điều chỉnh diện tích tự nhiên nhân 05 xã huyện Na Hang 03 xã thuộc huyện Chiêm Hóa Tổng diện tích toàn huyện sau sát nhập 78.152,17 diện tích tự nhiên, có 29.459 nhân khẩu; huyện có 08 đơn vị hành trực thuộc, gồm xã: Lăng Can, Thượng Lâm, Khuôn Hà, Phúc Yên, Xuân Lập, Bình An, Thổ Bình, Hồng Quang Là huyện miền núi có địa bàn rộng, nhiều núi cao, độ dốc lớn, địa hình chia cắt,hiểm trở giao thông lại gặp nhiều khó khăn Toàn huyện có 10 dân tộc anh em sing sống, trình độ dân trí không đồng đều, Là huyện nghèo kinh tế chậm phát triển, chủ yếu sản xuất nông nghiệp, điều kiện khí hậu thổ nhưỡng phù hợp cho chăn nuôi gia súc trồng loại Công nghiệp như: Chè, lạc, bông… Huyện Lâm Bình cách trung tâm Thành phố Tuyên Quang150 km Địa giới hành huyện: - Phía đông giáp huyện Na hang, tỉnh Tuyên Quang - Phía Bắc giáp huyện Bắc Mê, tỉnh Hà Giang - Phía Tây giáp huyện Bắc Quang, tỉnh Hà Giang - Phía Nam giáp huyện Chiêm Hóa, tỉnh Tuyên Quang Nguyễn Thị Dung Lớp Quản trị văn phòng K7a Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng * Quá trình hình thành phát triển Chi cục Thi hành án dân huyện Lâm Bình Ngay sau chia tách phần huyện Na Hang phần huyện Chiêm Hóa, để thành lập huyện Lâm Bình ngày 03 tháng 03 năm 2011 Bộ Tư pháp Quyết định số 271/QĐ-BTP thành lập Chi cục Thi hành án dân huyện Lâm Bình Ngay sau có Quyết định thành lập đơn vị, Cục Thi hành án dân tỉnh Tuyên Quang tổ chức công bố thành lập Chi cục Thi hành án dân huyện Lâm Bình Chức Chi cục Thi hành án dân huyện Lâm Bình Theo quy định Nghị định số 74/2009/NĐ-CP ngày 09 tháng năm 2009 Chính phủ quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật Thi hành án dân quan quản lý thi hành án dân sự, quan thi hành án dân công chức làm công tác thi hành án dân sự, Chi cục Thi hành án dân có vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức sau: Chi cục Thi hành án dân cấp huyện quan trực thuộc Cục Thi hành án dân cấp tỉnh, thực chức tham mưu giúp UBND cấp huyện quản lý nhà nước công tác Thi hành án dân có trách nhiệm báo cáo với Ủy ban nhân dân cấp chủ trương, biện pháp tăng cường công tác thi hành án dân địa bàn thực báo cáo công tác thi hành án dân trước Hội đồng nhân dân cấp theo quy định pháp luật chịu đạo Ủy ban nhân dân cấp phạm vi huyện quản lý, thực quản lý Thi hành án dân theo quy định pháp luật như: Trực tiếp Thi hành án, định theo quy định Luật Thi hành án dân sự; giải khiếu nại tố cáo công tác Thi hành án dân Quản lý công chức,cơ sở vật chất,kinh phí phương tiện hoạt động giao theo hướng dẫn, đạo quan Thi hành án dân cấp tỉnh; thực chế độ thống kê, báo cáo công Nguyễn Thị Dung Lớp Quản trị văn phòng K7a Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng tác tổ chức, hoạt động thi hành án theo quy định pháp luật theo hướng dẫn quan Thi hành án dân cấp tỉnh Chi cục thi hành án dân huyện Lâm Bình có tư cách pháp nhân, có dấu để giao dịch, mở tài khoản Kho bạc Ngân hàng theo quy định pháp luật Nhiệm vụ, quyền hạn Chi cục Thi hành án dân huyện Lâm Bình Chi cục Thi hành án dân huyện Lâm Bình có nhiệm vụ trực tiếp tổ chức thi hành án, định theo quy định 3.1 Cơ quan Thi hành án dân cấp huyện có thẩm quyền thi hành án, định sau đây: a Bản án, định sơ thẩm Tòa án huyện nơi quan thi hành án dân có trụ sở; b Bản án, định phúc thẩm Tòa án cấp tỉnh án, định sơ thẩm Tòa án cấp huyện nơi quan thi hành án dân cấp huyện có trụ sở; c Quyết định giám đốc, tái thẩm Tòa án cấp tỉnh án, định có hiệu lực pháp luật Tòa án cấp huyện nơi quan thi hành án dân cấp huyện có trụ sở; d Bản án, định quan thi hành án dân cấp huyện nơi khác, quan thi hành án dân cấp tỉnh quant hi hành án cấp quân ủy thác 3.2 Giải khiếu nại, tố cáo thi hành án dân thuộc thẩm quyền theo quy dịnh Luật 3.3.Thực quản lý công chức, sở vật chất, kinh phí phương tiện hoạt động giao theo hướng dẫn, đạo quant hi hành án dân cấp tỉnh Nguyễn Thị Dung 10 Lớp Quản trị văn phòng K7a Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng cửa quan, với vị trí văn thư quan sát, báo cáo với lãnh đạo khách vào quan, người muốn gặp lãnh đạo phải thông qua phòng văn thư thông báo để kết nối với lãnh đạo - Là quan chuyên thi hành án dân nên phòng làm việc thiết kế rộng, trang bị đầy đủ tiện nghi trang thiết bị đại, để Chấp hành viên, Thẩm tra viên thực tốt công việc, đảm bảo bí mật công việc - Phòng Chi cục trưởng thiết kế phòng riêng đảm bảo an toàn bí mật - Bàn họp thiết kế kiểu bàn tròn, dễ dàng trao đổi trực diện - Văn phòng trang bị đầy đủ trang thiết bị phục vụ hoạt động công tác thi hành án hoạt động công tác văn phòng Chi cục - Các kho tang vật, kho lưu trữ, kho cất trang thiết bị phục vụ cho hội nghị hội thảo quan đảm bảo an toàn, - Hội trường xây dựng gần phòng làm việc văn thư dễ dàng thuận tiện việc quản lý thiết bị hội họp Các phòng làm việc ngăn vách hạn chế phòng riêng tốn diện tích nơi làm việc Mỗi bàn trang bị máy in thiết bị văn phòng phẩm tiện ích cho quản lý hồ sơ, sổ sách * Ưu điểm mô hình đem lại: - Tính thẩm mỹ: trang thiết bị văn phòng trí khoa học, ngăn nắp, giảm bớt căng thẳng, sáng tạo - Sắp xếp bàn làm việc theo luồng công việc - Giảm bớt khả thất lạc văn giấy tờ - Lối vào thuận tiện, thay đổi vị trí Nguyễn Thị Dung 79 Lớp Quản trị văn phòng K7a Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng - Tổ chức máy văn phòng tinh gọn, chức - Tin học hóa văn phòng, sử dụng mạng nội bộ, mạng quốc tế internet để kết nối thông tin - Các trang thiết bị đại như: máy tính, máy fax, máy photo * Nhược điểm: - Di chuyển nhiều phòng nghiệp vụ văn phòng (sơ đồ máy đại phụ lục số 10) Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng Chi cục Thi hành án dân huyện Lâm Bình Nhận xét ưu nhược điểm mô hình văn phòng * Cơ cấu tổ chức, máy văn phòng : Chi cục Thi hành án dân huyện Lâm Bình có tổng 06 biên chế 01 hợp đồng theo Nghị định 68 - Đứng đầu Chi cục trưởng phụ trách chung, quản lý, điều hành toàn hoạt động công tác Chi cục - Phó Chi cục trưởng quản lý, điều hành hoạt động công tác quan Chi cục trưởng phân công ủy quyền Chi cục Thi hành án dân huyện phân thành hai phận: phận Nghiệp vụ thi hành án phận Văn phòng - Bộ phận Nghiệp vụ: đứng đầu Chấp hành viên chịu quản lý trực tiếp lãnh đạo đơn vị, giúp việc cho Chấp hành viên phận thư ký thi hành án; Chuyên viên pháp lý chịu quản lý trực tiếp lãnh đạo đơn vị - Bộ phận văn phòng: gồm có Kế toán, Văn thư 01 bảo vệ quan chịu quản lý, đạo lãnh đạo đơn vị Nguyễn Thị Dung 80 Lớp Quản trị văn phòng K7a Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng Công việc hành văn phòng Chi cục nên Cục trưởng Cục Thi hành án dân tỉnh Tuyên Quang định Cơ cấu tổ chức, máy văn phòng Chi cục Thi hành án dân huyện Lâm Bình sau: * Cơ cấu tổ chức: - Lãnh đạo Chi cục: Chi cục trưởng: Nguyễn Thanh Bình: Phó Chi cục trưởng: Đào Đức Hải: * Cơ cấu tổ chức văn phòng Kế toán: Duy Thị Lan Cán văn thư: Nguyễn Thị Thúy Mai Bảo vệ: Nguyễn Văn Lễ Thực theo Nghị định số 68, Chi cục Thi hành án dân huyện Lâm Bình gấp rút tuyển thêm nguồn lực để hoàn thiện cấu tổ chức văn phòng quan * Ưu điểm - Nguồn lực văn phòng hạn chế nên tạo cho cán công chức Chi cục động công việc, hoàn thành tốt công việc giao, không ỉ lại cho người khác - Cán công chức văn phòng Chi cục Chi cục trưởng dễ dàng quản lý, giám sát hoạt động nhân viên - Với số lượng giải công tác hành không tải nên Chi cục không thành lập khối văn phòng riêng tránh tình trạng việc người nhiều, giảm bớt ngân sách nhà nước - Đoàn kết, giúp đỡ công việc - Phát huy lực công việc Nguyễn Thị Dung 81 Lớp Quản trị văn phòng K7a Báo cáo thực tập tốt nghiệp * Nhược điểm Khoa Quản trị văn phòng - Cán công chức văn phòng Chi cục phải làm nhiều công việc gây áp lực, căng thẳng - Công việc bị tồn đọng không giải kịp PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu nhược điểm công tác hành văn phòng Chi cục Thi hành án dân huyện Lâm Bình Về công tác nhân sự: a) Ưu điểm Lãnh đạo có chuyên môn nghiệp vụ, có thâm niên nghề nghiệp kinh nghiệm công tác quản lý đào tạo Là người có tâm huyết, trách nhiệm với công việc, thường xuyên đôn đốc, kiểm tra, nhắc nhở, rà soát công việc hàng ngày Chi cục, quan tâm giúp đỡ cán công việc sống hàng ngày, giúp anh chị em hoàn thành tốt công việc giao Đội ngũ cán chuyên môn có trình độ cao, đáp ứng nhu cầu công viêc không ngừng học tập, nghiên cứu nâng cao trình độ thân để phù hợp với tình hình mới, công việc Chi cục trọng công tác đào tạo, tiếp nhận cán trẻ tạo nguồn nhân lực trẻ có lực, sáng tạo, động công việc, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho Chấp hành viên, cán bộ, công chức Chi cục Công tác tuyển dụng nhân phân công nhân tiến hành bản, chặt chẽ, đảm bảo tốt yêu cầu tuyển dụng nhân đủ lực, phẩm chất đạo đức, đáp ứng yêu cầu nhân mà Chi cục yêu cầu, phân công công việc phù hợp với khả chuyên môn, nghành Nguyễn Thị Dung 82 Lớp Quản trị văn phòng K7a Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng nghề đào tạo, tạo điều kiện cho họ có môi trường làm việc tốt để họ phát huy hêt lực thân b) Hạn chế - Do Nhân quan thiếu công việc nhiều nên công việc có tồn đọng chưa giải Công tác văn phòng: a) Ưu điểm Công tác văn phòng không ngừng đổi mới, ngày đáp ứng đầy đủ yêu cầu cho cán văn thư Một trang thiết bị văn phòng mua sắm mới, phục vụ cho hoạt động văn phòng Chi cục Không gian làm việc dần cải thiện đáng kể Chi cục trọng tới việc nâng cao trình độ chuyên môn như: cử cán học, 100% cán đào tạo qua trường lớp, có cấp… Công tác tham mưu - tổng hợp, xây dựng chương trình công tác, tổ chức hội nghị, tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo…đã phân công đảm nhiệm làm theo quy định b) Nhược điểm Còn nhiều công việc chưa phân công rõ ràng tới phòng Các trang thiết bị văn phòng trang bị chưa đầy đủ, việc sử dụng chưa áp dụng nhiều vào công việc ảnh hưởng tới Nguyễn Thị Dung 83 Lớp Quản trị văn phòng K7a Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng hiệu suất công việc, số trang thiết bị cũ nát chưa thay Việc cung cấp đồ dùng Văn phòng chưa thực hợp lý, nhiều lúc gây khó khăn giải công việc văn phòng Công tác văn thư lưu trữ a) Ưu điểm Chi cục có quy chế hoạt động công tác Văn thư - Lưu trữ theo quy định, hướng dẫn, cụ thể hóa quy chế cục Văn thư - Lưu trữ nhà nước quan có thẩm quyền ban hành, văn nghiệp vụ thi hành án quản lý theo sổ riêng rõ ràng, cụ thể theo quy định Bộ Tư pháp Tổng cục Thi hành án dân Quy trình giải văn đi, văn đến rút gọn, chặt chẽ, nghiêm túc, nâng cao hiệu cho công việc giải văn Tài liệu Chi cục chình lý, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu thời hạn bảo quản cụ thể, bổ sung vào kho lưu trữ Chi cục, tạo điều kiện cho việc bảo quản tra tìm, sử dụng tài liệu sau Một số loại văn mẫu hóa như: định thi hành án, biên bản, Giấy đường, lịch làm việc…phục vụ cho việc quản lý sử dụng cho Chấp hành viên, cán công chức Chi cục Cán văn thư đào tạo bản, chuyên môn, có thâm niên nghề, có kinh nghiệm hoạt động công tác Văn thư - Lưu trữ Công tác quản lý sử dụng dấu chặt chẽ, quy chế Đóng dấu văn phát hành nhanh chóng, xác Nguyễn Thị Dung 84 Lớp Quản trị văn phòng K7a Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng Việc kiểm tra, giám sát hoạt động Văn thư - Lưu trữ chặt chẽ kiểm tra thường xuyên b) Hạn chế Tuy nhiên số hạn chế việc soạn thảo ban hành văn bản, lỗi chủ yếu khâu trình ký văn thời gian, Lãnh đạo Chi cục công tác, khiến cho việc kí ban hành văn dẫn đến chậm chễ, không giải kịp thời Đồng thời qua trình tiếp cận với tài liệu lưu trữ Chi cục Thi hành án dân huyện Lâm Bình, em thấy tài liệu lưu trữ kho lưu trữ phân loại theo thời gian để tìm cho dễ số tài liệu bị để lung tung, có tài liệu xếp không theo tháng nên việc tìm kiếm tài liệu gặp nhiều khó khăn Tuy nhiên thực tế nhiều hồ sơ chưa chỉnh lý, tài liệu bị chất đống, trang thiết bị kho không đảm bảo, thiếu nhiều sở vật chất phục vụ cho trình bảo quản tài liệu lưu trữ Đôi tồn đọng văn chưa đóng dấu II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Văn phòng phận quan trọng, thiếu quan nói chung Chi cục Thi hành án dân huyện Lâm Bình nói riêng Nhà nước, Chính phủ quan có thẩm quyền có nhiều văn pháp luật quy định công tác Văn phòng Để công tác Văn phòng Chi cục hoạt động ngày tốt hơn, phát triển ngày vững mạnh hơn, phát huy ưu điểm khắc phục hạn chế tồn tại, em có số ý kiến sau: Nguyễn Thị Dung 85 Lớp Quản trị văn phòng K7a Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng - Để hoạt động văn phòng diễn cách thống nhất, linh hoạt, đáp ứng nhu cầu chung toàn hoạt động Chi cục nên việc kiện toàn lại hệ thống Văn phòng cụ thể Chi cục Thi hành án dân cần lên kế hoạch bố trí lại phòng làm việc khoa học toàn Chi cục - Có phân công công việc rõ ràng, minh bạch với cán bộ, công chức toàn Chi cục nói chung Văn phòng nói riêng - Duy trì tốt mối quan hệ lãnh đạo nhân viên - Đầu tư việc trang bị loại trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động văn phòng - Thường xuyên nâng cao trình độ cán văn phòng việc cho cán bộ, công chức bồi dưỡng, tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ Trong công tác văn thư: Tuyển dụng nhân viên làm công tác văn thư người đào tạo chuyên môn nghiệp vụ văn thư Xây dựng quy chế làm việc chặt chẽ, rõ ràng Có phân công công việc rõ ràng, khoa học Phát huy khả nhân viên phòng, đặc biệt kỹ giao tiếp - Theo dõi kiểm tra việc xử lý nghiệp vụ văn thư từ đơn giản Chấp hành viên, cán công chức đơn vị từ cách trình bày văn thể thức đến việc dập ghim cho nhìn vào văn thấy tính thẩm mỹ khoa học văn Thận trọng việc chuyển giao văn bản, không để xảy tình trạng văn gửi việc gửi văn không xác Trong công tác lưu trữ: Nguyễn Thị Dung 86 Lớp Quản trị văn phòng K7a Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng Tiến hành tuyển dụng cán lưu trữ đào tạo chuyên ngành Tiến hành xây dựng kho lưu trữ có không gian thoáng đảm bảo lưu trữ tài liệu thời gian dài mà không bị hư hỏng, đồng thời không ảnh hưởng tới sức khoẻ cán làm công tác lưu trữ cán tra tìm tài liệu Trang bị sở vật chất thiết bị cho kho lưu trữ đầy đủ chất lượng tốt Lập kế hoạch cụ thể quản lý công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục - Thường xuyên tổ tổ chức kiểm tra công tác lưu trữ Trong hoạt động khác: Văn phòng cửa ngõ đón nhận thông tin bên để cung cấp thông tin cho lãnh đạo nhanh chóng, kịp thời xác để đưa giải pháp để xử lý kịp thời, Văn phòng phải trước bước hàng năm phải cử cán Văn phòng học thêm để hàm thụ kiến thức mới, nâng cao trình độ chuyên môn nữa, cần trẻ hoá đội ngũ nhân viên văn phòng hệ trẻ hôm nhanh nhẹn động nhiều để phù hợp với bước thay đổi xã hội ngày nay, đặc biệt với xu gia nhập WTO phát triển khoa học công nghệ giới Để Chi cục Thi hành án dân huyện Lâm Bình thực quan có mô hình làm việc chuẩn tất hoạt động, đặc biệt hoạt động hành văn phòng việc phát triển đồng thời hoạt động lúc cần thiết, ví dụ hoạt động mang tính chất tập thể phải phát huy đoàn kết làm việc mang tinh thần tập thể công đoàn, đoàn niên,… Nguyễn Thị Dung 87 Lớp Quản trị văn phòng K7a Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng Phối hợp với quan, tổ chức việc tổ chức đợt thực tập cho cán bộ, công chức quan đến học hỏi trao đổi kinh nghiệm hoạt động văn phòng Có hoạt động văn phòng thực mang tính khách quan tạo điều kiện cho hoạt động vào nề nếp Phát huy cao khả tư duy, sáng tạo đội ngũ cán bộ, công chức Chi cục cách tổ chức thi sáng tạo, đổi cách làm việc có hiệu cán bộ, công chức Cử cán học nâng cao để tiếp thu kinh nghiệm công tác hành văn phòng để áp dụng làm thay đổi hành quan hành Nhà nước Đối với Trường Khoa Quản trị Văn phòng: Sau sinh viên kết thúc năm học lý thuyết, Nhà trường Khoa tổ chức cho sinh viên thực tập trường quan để giúp cho sinh viên làm quen với công việc thực tế, khoảng thời gian 07 tuần - khoảng thời gian đủ để sinh viên làm quen nắm bắt công việc mình, để sinh viên thật vững vàng, em nghĩ Nhà trường Khoa cần tạo điều kiện trang bị đầy đủ trang thiết bị liên quan đến ngành nghề đào tạo để sinh viên tiếp xúc thực hành nhiều để trường làm quan sinh viên không nhiều bỡ ngỡ Trên số ý kiến đóng góp em cán văn phòng Chi cục Thi hành án dân huyện Lâm Bình Là sinh viên thực tập nên cách nhìn nhận, đánh giá vấn đề nhiều hạn chế, chưa thể nhìn nhận sâu rộng hết vấn đề Do không tránh khỏi thiếu sót mong nhận ý kiến đóng góp cán hướng dẫn thực tập thầy, cô KẾT LUẬN Nguyễn Thị Dung 88 Lớp Quản trị văn phòng K7a Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng Nhìn lại chặng đường thực tập qua Chi cục Thi hành án dân huyện Lâm Bình, cho dù thời gian hạn chế khó khăn khác báo cáo tóm tắt trình thực tập thân, công việc cụ thể, kết lần thực tập Qua trình thực tập Chi cục Thi hành án dân huyện Lâm Bìnhđã giúp em trưởng thành nhiều, vận dụng kiến thức học áp dụng vào thực tế khó không đơn giản, cần nhanh nhạy, khéo léo biết lựa chọn thứ cho phù hợp với công việc Trong trình thực tập nhiều bỡ ngỡ nên thân em tránh khỏi soi sót, nơi em Cô anh chị quan quan tâm, bảo tận tình để em biết lỗi mắc phải để sửa sai, thử thách đầu tiên, va chạm công việc bước vào thực tế Và em tin rằng, lần mắc lỗi làm cho thân trưởng thành hơn, vững bước Có kết ngày hôm trước hết nhờ vào giảng dạy nhiệt tình thầy, cô trường Đại học Nội vụ Hà nội trang bị cho em kiến thức lý luận vững vàng, nhờ hướng dẫn tận tình cán hướng dẫn thực tập, Cô, anh chị cán quan giúp em hoàn thành tốt công việc giao Mặc dù cố gắng, báo cáo tránh khỏi thiếu sót, hạn chế Kính mong nhận góp ý thầy, cô, cán hướng dẫn thực tập tất bạn để báo cáo hoàn thiện Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy, cô giáo Khoa Quản trị Văn phòng tất thầy cô giáo trường dìu dắt Nguyễn Thị Dung 89 Lớp Quản trị văn phòng K7a Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng chúng em suốt trình học tập, cảm ơn Nguyễn Thanh Bình – Quyền Chi cục trương Chi cục Thi hành án dân huyện Lâm Bình, cô Quan Thị Vânvà tất anh chị công tác Chi cục Thi hành án dân huyện Lâm Bình hướng dẫn giúp đỡ em tận tình thời gian qua Em tin rằng, với học tập trải nghiệm thực tế ngày tháng vừa qua giúp em tự tin vững vàng làm việc tương lai Thực hiệu mong muốn Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội: " Học thật, thi thật, đời làm thật" Em xin chân thành cảm ơn! Lâm Bình, ngày 29 tháng năm 2015 Người viết báo cáo Nguyễn Thị Dung Nguyễn Thị Dung 90 Lớp Quản trị văn phòng K7a Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật thi hành án dân năm 2008; Nghị định số 74/2009/NĐ-CP ngày 09 tháng năm 2009 Chính Phủ, quy định chi tiết hướng dẫn thi hành án số điều cảu Luật thi hành án dân quan quản lý thi hành án dân sự, quanthi hành án dân công chức làm công tác thi hành án dân sự; Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư; Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ Nội vụ Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan tổ chức; SỐ TRANG PHỤ LỤC Nguyễn Thị Dung 91 Lớp Quản trị văn phòng K7a Báo cáo thực tập tốt nghiệp STT Khoa Quản trị văn phòng PHỤ LỤC SỐ Trang Phụ lục số 01: Quyết định số O1/QĐ-THADS ngày 05 tháng 01 năm 2015 phân công nhiệm vụ cán bộ, công chức Chi cục thi hành án dân huyện Lâm Bình Phụ lục số 02: Sơ đồ cấu tổ chức Chi cục Thi hành án dân Phụ lục số 03:Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Chi cục Phụ lục số 04Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ Chi cục Thi hành án dân huyện Lâm Bình Phụ lục số 05 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị quan Phụ lục số 06Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan Phụ lục số 07Sổ công văn đến Chi cục phụ lục 07 Phụ lục số 08Hình ảnh tài liệu cất kho lưu trữ Chi cục Phụ lục số Phụ lục số 09Nội quy làm việc Chi cục Thi hành án 10 Phụ lục số10sơ đồ máy đại phụ lục số 10 Nguyễn Thị Dung 92 Lớp Quản trị văn phòng K7a Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Dung Khoa Quản trị văn phòng 93 Lớp Quản trị văn phòng K7a