Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I. KHÁO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Kểm lâm tỉnh Hòa Bình. 3 1. Chức năng. 3 2. Nhiệm vụ và quyền hạn. 3 3. Cơ cấu, tổ chức và biên chế. 5 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG CHI CỤC KIỂM LÂM TỈNH. 7 1. Chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính – Tổng hợp. 7 2. Bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng. 11 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Chi cục Kiểm Lâm. 13 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 13 2. Khảo sát về công tác văn thư. 18 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. 21 3.1.Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ: 22 3.2.Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ: 22 3.3.Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: 23 3.4.Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: 24 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 25 1. Giúp cơ quan xây dựng mẫu các mẫu văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của cơ quan. 25 2. Soạn thảo “ quy chế công tác văn thư lưu trữ” của cơ quan. 28 3. Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” của Chi cục Kiểm Lâm. 49 4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan 55 5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại của chi cục kiểm lâm. Nhận xét ưu nhược điểm của mô hình văn phòng 55 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 57 I. Nhận xét, đánh giá về những ưu nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Chi cục Kiểm lâm. 57 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 60 KẾT LUẬN 63 PHỤ LỤC
Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I .3 KHÁO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 3.1.Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ: 21 3.2.Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ: 21 3.3.Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: 22 3.4.Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: 24 PHẦN II 25 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN .25 Xây dựng cho cán chế độ làm việc hợp lý, bên cạnh phải tạo thời gian hội cho nhân viên, công việc phải quan tâm lĩnh vực tinh thần như: Tổ chức giao lưu văn nghệ, thể dục thể thao, buổi giao lưu đơn vị văn phòng .60 PHỤ LỤC PHỤ LỤC Bùi Thị Thu Thủy QTVP K7C Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, máy văn phòng với đội ngũ nhân viên người quản lý thiếu quan, tổ chức Thực tế công việc cho thấy quan nhà nước nói chung hay doanh nghiệp nói riêng văn phòng đóng vai trò, chức nhiệm vụ quan trọng trọng việc tham mưu giúp việc cho Lãnh đạo Do văn phòng đơn vị nghiệp, doanh nghiệp, tổ chức từ trung ương đến địa phương, việc nâng cao chất lượng công tác hoạt động văn phòng việc đòi hỏi cần thiết để có đóng góp quan trọng cho nghiệp công nghiệp hóa, đại hóa đất nước ta Vì “ ngành học dành cho người động chuyên nghiệp, để trở thành nhà Quản trị văn phòng giỏi, bạn cần có đầu óc tổ chức quản lý, khả tương tác giao tiếp tốt, có khát vọng trở thành “ key person” ( nhân cao cấp) đóng góp vào thành công hoạt động quan tổ chức doanh nghiệp…” nên công tác văn phòng ngày đóng góp vai trò quan trọng xu mở cửa hội nhập kinh tế quốc tế Qua đó, em nhận thấy vị trí quan trọng đợt thực tập chương trình đào tạo Chuyên ngành Quản trị văn phòng với thực tiễn nhà trường tổ chức cho sinh viên thực tập để tiếp xúc với công việc thực tế nhằm củng cố vận dụng kiến thức học vào công việc Trong trình năm học tập Trưởng Đại học Nội vụ Hà Nội, sinh viên ngành Quản trị văn phòng chúng em trang bị kiếm thức tổng hợp công tác văn phòng Và trình thực tập tháng Chi cục Kiểm lâm tỉnh Hoà Bình, chúng em có hội học hỏi, tiếp thu rõ công việc ngành văn phòng nắm vững kiến thức học Nhà trường, có điều kiện cọ sát với thực tế Đợt thực tập dịp để chúng em rèn luyện phẩm chất đạo đức, hội để đúc rút kinh nghiệm làm việc giao tiếp phục vụ cho công tác sau Bùi Thị Thu Thủy QTVP K7C Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp Trong trình học tập trường Đại học Nội Vụ, sinh viên ngành Quản trị văn phòng chúng em trang bị kiếm thức tổng hợp công tác văn phòng Theo phương thức đào tạo phải kết hợp lý thuyết thực tế, kết hợp kiến thức nhà trường xã hội Do trường tổ chức cho sinh viên ngành Quản trị văn phòng thực tế quan, để sinh viên chúng em có hội nắm vững kiến thức học nhà trường môn học có điều kiện cọ sát làm quen dần với công tác văn phòng thực tế Là dịp để rèn luyện phẩm chất đạo đức quản trị viên, hội để đúc rút kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau Qua đợt thực tập em tích lũy thêm cho kiến thức kinh nghiệm thực tế, hành trang giúp em động, tự tin sống công việc sau Qua đây, em xin cảm ơn Ban giám hiệu nhà trường, thầy cô khoa Quản trị văn phòng tạo điều kiện cho tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế Xin cảm ơn ban lãnh đạo Chi cục Kiểm lâm lãnh đạo văn phòng, anh chị nhân viên văn phòng quan, đặc biệt cảm ơn Giảng viên hướng dẫn thực tập Lâm Thu Hằng tạo điều kiện tốt nhất, hướng dẫn quan tâm nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập viết báo cáo Hòa Bình, ngày29 tháng04 năm 2015 Sinh viên Bùi Thị Thu Thủy Bùi Thị Thu Thủy QTVP K7C Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp PHẦN I KHÁO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Chi cục Kểm lâm tỉnh Hòa Bình 1.Chức - Chi cục Kiểm lâm quan chuyên môn trực thuộc Sở Nông nghiệp phát triển nông thôn, thực chức quản lý nhà nước bảo vệ phát triển rừng, bảo đảm chấp hành pháp luật bảo vệ, phát triển rừng, phòng cháy, chữa cháy rừng phạm vi địa phương; đồng thời chịu lãnh đạo, đạo chuyên môn, nghiệp vụ Cục Kiểm lâm (Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn) - Chi cục Kiểm lâm có tư cách pháp nhân, có dấu riêng, hưởng kinh phí từ ngân sách mở tài khoản Kho bạc Nhà nước để hoạt động, giao dịch Trụ sở Phường Phương Lâm, thành phố Hoà Bình, tỉnh Hoà Bình 2.Nhiệm vụ quyền hạn 2.1 Tham mưu cho cấp có thẩm quyền bảo vệ rừng đảm bảo chấp hành pháp luật bảo vệ phát triển rừng địa phương: - Xây dựng văn quy phạm pháp luật chuyên ngành bảo vệ rừng, quản lý lâm sản địa bàn theo quy định pháp luật - Xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm hàng năm bảo vệ rừng, quản lý lâm sản; phương án phòng, chống hành vi vi phạm pháp luật lĩnh vực quản lý bảo vệ rừng, khai thác sử dụng lâm sản, phòng cháy, chữa cháy địa phương - Huy đọng quan đơn vị vũ trang; lực lượng, phương tiện khác tổ chức, cá nhân đóng địa bàn để kịp thời ngăn chặn, ứng cứu vụ cháy rừng vụ phá rừng nghiêm trọng tình cần thiết cấp bách - Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra thực pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế khoạch, tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm, chế độ, sách sau ban hành; hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ bảo vệ rừng, quẩn lý lâm sản địa phương - Đề xuất với cấp có thẩm quyền định chủ trương, biện pháp cần thiết thực pháp luật, sách, chế độ bảo vệ rừng địa phương Bùi Thị Thu Thủy QTVP K7C Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp 2.2 Tổ chức, đạo bảo vệ rừng địa phương: Chỉ đạo, tổ chức thực biện pháp chống chặt, phá rừng trái phép hành trái pháp luật khác xâm hại đến rừng đất lâm nghiệp Tham gia xây dựng chương trình, dự án, tiêu chuẩn , quy rình, quy phạm kỹ thuật bảo vệ rừng, phòng cháy, chữa cháy rừng; bảo tồn thiên nhiên, đa dạng sinh học, quản lý động, thực vật hoang dã hướng dẫn, kiểm tra việc thực nội dung nêu Tổ chức dự báo nguy cháy rừng; xây dựng lực lượng phòng cháy, chữa cháy rừng chuyên nghiệp; thống kê, kiểm kê rừng đất lâm nghiệp; tham gia phòng, trừ sâu bệnh hại rừng Quản lý hệ thống rừng đặc dụng, rừng phòng hộ địa bàn; trực tiếp tổ chức bảo vệ khu rừng đặc dụng, rừng phòng hộ thuộc địa phương quản lý Chỉ đạo phối hợp hoạt động bảo vệ rừng lực lượng bảo vệ chủ rừng, kể lực lượng bảo vệ rừng cộng đồng dân cư địa bàn Bảo đảm chấp hành pháp luật bảo vệ phát triển rừng địa phương: - Kiểm tra, hướng dẫn cấp, ngành việc thực trách nhiệm quản lý nhà nước rừng đất lâm nghiệp địa bàn - Chỉ đạo tổ chức, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo, chống tham nhũng lực lượng kiểm lâm địa phương lĩnh vực quản lý rừng, quản lý khai thác sử dụng lâm sản theo quy định pháp luật - Bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp chủ rừng rừng bị xâm hại Tổ chức thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục phấp luật bảo vệ phát triển rừng; phòng cháy, chữa cháy rừng; đa dạng sinh học, quản lý động, thực vật hoang dã địa phương 2.3 Xây dựng lực lượng bồi dưỡng nghiệp vụ cho công chức kiểm lâm - Quản lý, đạo hoạt động đơn vụ trực thuộc theo quy định pháp luật; quản lý, sử dụng dấu búa kiểm lâm; quản lý, sử dụng giấy phép, vận chuyển lâm sản đặc biệt Bùi Thị Thu Thủy QTVP K7C Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp - tổ chức công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho công chức kiểm lâm lực lượng bảo vệ rừng địa phương - Cấp phát, quản lý trang phục, phù hiệu, cấp hiệu, biển báo, cờ hiệu, thẻ kiểm lâm, vũ khí quân dụng, công cụ hỗ trợ, loại phương tiện, trang thiết bị chuyên dùng kiểm lâm địa phương; ấn xử lý vi phạm hành lĩnh vực quản lý bảo vệ rừng, quản lý lâm sản - Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng tiến khoa học công nghệ hoạt động kiểm lâm địa phương - Quản lý tổ chức cán bộ, biên chế, kinh phí, sở vật chất kỹ thuật, thực chế độ tiền lương chế độ, sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật công chức kiểm lâm địa phương theo quy định pháp luật - Thực Cải cách hành chính, chấp hành chế độ thông tin, báo cáo thống kê theo hướng dẫn Cục Kiểm lâm nhiệm vụ khác Uỷ ban nhân dân tỉnh Giám đốc Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn giao 3.Cơ cấu, tổ chức biên chế • Lãnh đạo Chi cục Kiểm lâm có Chi cục Trưởng Phó Chi cục Trưởng - Chi cục Trưởng ( Phó Giám đốc Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn) người đứng đầu Chi cục, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn trước pháp luật toàn hoạt động Chi cục - Phó Chi cục Trưởng người giúp việc Chi cục Trưởng, phụ trách số mặt công tác chịu trách nhiệm trước Chi cục Trưởng, trước pháp luật nhiệm vụ phân công - Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm cán quản lý Chi cục thực theo quy định hành Nhà nước theo phân cấp Uỷ ban nhân dân tỉnh • Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ: - Phòng Quản lý, bảo vệ rừng - Phòng Thanh tra, phấp chế - Phòng Bảo tồn thiên nhiên - Phòng Tổ chức, xây dựng lực lượng - Phòng Hành chính, tổng hợp - Trong đó: phòng có 01 trưởng phòng nhân viên • Các đơn vị trực thuộc: a.Đội Kiểm lâm động phòng cháy chữa cháy rừng Bùi Thị Thu Thủy QTVP K7C Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp Giao Chi cục trưởng Chi cục Kiểm lâm quy định cụ thể nhiệm vụ, quyền hạn mối quan hệ công tác phòng chuyên môn, nghiệp vụ Đội Kiểm lâm động phòng cháy, chữa cháy rừng thuộc Chi cục b.Hạt Kiểm lâm huyện, thành phố( gọi chung Hạt Kiểm lâm cấp huyện) Xây dựng văn quy phạm pháp luật chuyên ngành quản lý bảo vệ phát triển rừng, sử dụng rừng, đất lâm nghiệp, quản lý lâm sản địa bàn tổ chức thực văn cấp có thẩm quyền ban hành; Xây dựng kế hoạch bảo vệ, phát triển rừng theo giai đoạn phù hợp với điều kiện phát triển kinh tế - xã hội địa phương Thành lập kiện tòn Ban đạo thực Chỉ thị Trung ương tỉnh ngăn chạn tình trạng chặt, phá rừng trái phép; Thành lập kiện toàn Ban huy phòng cháy, chữa cháy rừng huyện, xã; xây dựng phương án phòng cháy, chữa cháy rừng Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện kiểm tra viwjc thực phương án, quy hoạch, thiết kế kinh doanh lâm nghiệp, bảo vệ, phát triển rừng, sử dụng rừng; tham gia với ngành liên quan xác định loại rừng, phân định ranh giới rừng, lâm nghiệp đồ thực địa đến đơn vị hành cấp xã; thống kê theo dõi diễn biến rừng, biến động đất lâm nghiệp Tham mưu cho Uỷ ban nhân dân cấp xã tổ chức lập quy hoạch, kế hoạch bảo vệ, phát triển rừng sử dụng rừng, đất lâm nghiệp xã huyện, kiểm tra xử lý vi phạm việc chấp hành pháp luật, sách quản lý bảo vệ, phát triển rừng, sử dụng rừng, đất lâm nghiệp; giải tranh chấp rừng đất lâm nghiệp c Các Ban quản lý Khu bảo tồn thiên nhiên: Thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức theo quy định Pháp luật Quyết định Uỷ ban nhân dân tỉnh • Biên chế: Bùi Thị Thu Thủy QTVP K7C Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp Biên chế cán bộ, công chức, viên chức Chi cục Kiểm lâm tổng tiêu biên chế hành chính, nghiệp Ủy ban nhân dân tỉnh giao hàngnăm Sơ đồ cấu tổ chức quan (Phụ lục số 01) II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG CHI CỤC KIỂM LÂM TỈNH 1.Chức năng, nhiệm vụ phòng Hành – Tổng hợp 1.1 Chức Phòng hành – Tổng hợp tham mưu giúp Chi cục trưởng tổng hợp, đạo, điều phối hoạt động theo chương trình, kế hoạch làm việc Chi cục thực công tác tổ chức, hành chính, quản trị hoạt động toàn chi cục 1.2 Nhiệm vụ - Tổng hợp, lập kế hoạch công tác định kỳ (tháng, năm, quý), sở kế hoạch phòng, đội đợn vị trực thuộc theo dõi, đôn đốc việc thực chương trình, kế hoạch công tác, tổng hợp lập báo cáo định kỳ đột xuất tình hình thực nhiệm vụ chi cục; - Tiếp nhận, xử lý, cung cấp thông tin cho lãnh đạo chi cục, đảm bảo thường xuyên, kịp thời, xác Giúp lãnh chi cục thực chế độ thông tin, báo cáo lên quan cấp theo quy định; - Phối hợp với phòng, đội, quan chức tổ chức tuyên truyền phổ biến, triển khai văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn quan nhà nước theo phân công chi cục trưởng Tổ chức truyền đạt đạo chi cục trưởng đến phòng, đội chuyên môn đơn vị trực thuộc chi cục; - Tiếp nhận đề nghị đơn vị sở lĩnh vực chuyên môn chuyên ngành giao, nghiên cứu, đề xuất lãnh đạo chi cục xem xét giaiur quyết; - Quản lý cấp, đổi vũ khí quân dụng, công cụ hỗ trợ giấy phép sử dụng vũ khí quân dụng công cụ hỗ trợ, phù hiệu, cấp hiệu, biểu hiệu, cờ hiệ, thẻ kiểm lâm trang thiết bị chuyên dùng cho lực lượng Kiểm lâm; Bùi Thị Thu Thủy QTVP K7C Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp - Tham mưu cho Chi cục trưởng công tác tổ chức, nhân sự, biên chế, hợp đồng, đào tạo, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, điều động, xếp ngạch, nâng ngạch cho bộ, công chức, viên chức văn phòng chi cục toàn lực lượng; - Tham mưu giúp Chi cục trưởng thực công tác thực hành tiết kiệm chống lãng phí văn phòng đơn vị trực thuộc theo quy định nhà nước; - Thực công tác nâng lương thường xuyên, nâng lương trước thời hạn, nâng phụ cấp thâm niên vượt khung, phụ cấp thâm niên nghề cho bộ, công chức, viên chức - Thực công tác văn thư, lưu trữ, quản lý dấu theo quy định; - Thực công tác chuẩn bị văn phòng, thừa uỷ quyền Chi cục trưởng ký văn theo quy định; - Soát xét, hiệu chỉnh văn phòng soạn thảo văn phòng, đội soạn thảo thuộc thẩm quyền soát xét phòng trước trình lãnh đạo chi cục ký ban hành; - Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức, cán hợp đồng toàn lực lượng, hướng dẫn ghi chép hồ sơ mới, tờ khai Bảo hiểm xã hội cán tuyển dụng, đố chiếu sổ Bảo hiểm xã hội theo quy định quan Bảo hiểm xã hội, Làm, cấp thẻ Bảo hiểm y tế, giải chế độ nghỉ hưu, thương tật, ốm đau, thai sản, dưỡng sức cho cán bộ, công chức, viên chức thuộc phòng; - Quản lý điều động xe công vụ văn phòng chi cục; - Tham gia thường trực hộ đồng thi đua khen thưởng hội đồng kỷ luật chi cục; - Theo dõi đôn đốc cán bộ, công chức thực việc quản lý tài chính, tài sản toàn lực lượng, lập dự toán thu chi ngân sách, dự kiến phân bổ ngân sách cho đơn vị trực thuộc; - Lập kế hoạch xây mới, sửa chữa, cải tạo lại công trình trụ sở làm việc đơn vị sở; - Làm đầu mối việc chuẩn bị điều kiện vật chất để tổ chức họp, hội nghị, mở lớp tập huấn, kỷ niệm ngày lễ lớn Chi cục tổ chức; - Tham mưu cho Chi cục trưởng thực công tác an ninh trật tự, bảo vệ quan, bảo vệ trị nội bộ; Bùi Thị Thu Thủy QTVP K7C Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp - Quản lý cán bộ, công chức, tài sản giao theo quy định Nhà nước quy chế làm việc Chi cục Kiểm lâm - Thực nhiệm vụ khác lãnh đạo Chi cục giao 1.3 Cơ cấu tổ chức, biên chế trách nhiệm, quyền hạn văn phòng • Cơ cấu tổ chức biên chế: - Lãnh đạo Văn phòng gồm Chánh Văn phòng, không 02 Phó Chánh Văn phòng công chức chuyên môn, lao động hợp đồng thực chức năng, nhiệm vụ Văn phòng - Việc bổ nhiệm chức danh Chánh, Phó Chánh Văn phòng Giám đốc Chi cục Kiểm lâm Quyết định theo quy định Pháp luật phân cấp Ủy ban nhân dân tỉnh - Biên chế Văn phòng Giám đốc Chi cục Kiểm lâm Quyết định tổng số biên chế Ủy ban nhân dân tỉnh giao hàng năm • Trách nhiệm, quyền hạn công chức: Chánh Văn phòng có trách nhiệm tổ chức thực chương trình, kế hoạch công tác Sở lãnh đạo Sở, theo dõi tình hình thực quy chế làm việc Sở; chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Sở việc thực nhiệm vụ nêu có quyền hạn: - Đề nghị phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc Sở tổ chức ngành cung cấp thông tin, số liệu, tài liệu phục vụ công tác đạo, điều hành lãnh đạo Sở; - Đề nghị lãnh đạo Sở tạm hoãn điều chỉnh họp lãnh đạo Sở thấy việc chuẩn bị nội dung, tài liệu, thành phần dự họp không với giấy triệu tập; - Được phép trả lại văn phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc Sở tổ chức khác gửi đến kiểm tra thấy không quy định; trả lại đơn vị soạn thảo văn thức trình tự, thủ tục ban hành; - Theo quỷ quyền lãnh đạo Sở triệu tập chủ trì họp, hội nghị với phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc Sở đơn vị có liên quan để thống ý kiến giải số công việc trước báo cáo lãnh đạo Sở Quyết định; - Được tham gia đóng góp ý kiến dự thảo, đề án, văn Bùi Thị Thu Thủy QTVP K7C Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá ưu nhược điểm công tác hành văn phòng Chi cục Kiểm lâm Với quan tâm, đạo cấp lãnh đạo quan cố gắng, nỗ lực cán bộ, chuyên viên văn phòng giúp cho hoạt động quan nói chung công tác hành văn phòng nói riêng ngày hoạt động tốt đạt cao Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt được, công tác hành văn phòng quan số khó khăn, hạn chế cần khắc phục Sau gần tháng trải nghiệm thực tế, tiếp xúc làm việc cô anh chị chuyên viên Văn phong Chi cuc Kiem lam tinh Hoa Binh, em có hội học hỏi tích lũy thêm nhiều kiến thức, kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn Qua thời gian đó, em rút nhiều học bổ ích có nhìn tổng quát công tác văn phòng Sau nhận xét, đánh giá em mặt ưu, nhược điểm: • Ưu điểm: - Nhìn chung, công tác hành văn phòng Chi cục Kiểm lâm hoàn thành tốt chức tham mưu, giúp việc tổng hợp, thể nhiệm vụ cụ thể như: xây dựng quy chế làm việc tổ chức làm việc theo quy chế; giúp lãnh đạo xây dựng tổ chức thực chương trình công tác; thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo; thẩm định phạm vi, yêu cầu, quy trình, tiến độ, thể thức đề án; kiến nghị xử lý vấn đề thuộc chức lãnh đạo quan, tổ chức; biên tập, kiểm tra chịu trách nhiệm thủ tục, thể thức văn bản… ; - Bên cạnh đó, văn phòng phận phục vụ trực tiếp hoạt động hàng ngày tổ chức làm việc lãnh đạo, hội nghị, chuyến công tác, hoạt động chuyên môn đơn vị, phận; chuẩn bị điều kiện, phương tiện bảo đảm công tác quan, tổ chức nói chung; Bùi Thị Thu Thủy 57 QTVP K7C Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp - Phòng Hành - Tổng hợp đơn vị giúp Lãnh đạo kiểm tra việc soạn thảo văn có theo quy định Thông tư 01 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành đảm bảo văn ban hành có hiệu lực pháp lý Đây cố gắng nỗ lực cán nhân viên phòng không ngừng nghiên cứu văn Nhà nước, quan, xây dựng quy chế nghiệp vụ để đơn vị thực theo quy định Nhà nước pháp luật - Lãnh đạo quan phân công rõ ràng trách nhiệm cho đơn vị, cá nhân Văn phòng phù hợp với lực trình độ chuyên môn cán bộ; Đồng thời cán bộ,công nhân viên văn phòng nêu cao tinh thần trách nhiệm để hoàn thành nhiệm vụ phân công công việc - Văn phòng có ý thức trước bước so với đơn vị khác nhiệm vụ đổi Văn phòng đại hoá, thực cải cách hành chính, tạo điều kiện phục vụ tốt cho hoạt động chung quan lãnh đạo; việc đào tạo nhân thích ứng với trang thiết bị đại , với phong cách làm việc mới, đại; - Lãnh đạo thường xuyên tiến hành kiểm tra, đôn đốc trình giải công việc đơn vị cá nhân Văn phòng - Cán văn thư Cơ quan người có kinh nghiệm trình độ chuyên môn việc tổ chức quản lý giải nhanh chóng xác đảm bảo yêu cầu công việc Bên cạnh việc đóng dấu sử dụng dấu cán văn thư thực hiện, làm theo quy định Nhà nước - Thực nghiêm túc đạo Nhà nước quan công tác lưu trữ - Lưu trữ tài liệu việc làm cần thiết tất quan đơn vị, giúp cho việc tra tìm tài liệu dễ dàng, nhanh chóng Đồng thời tài liệu sở liệu phục vụ cho trình sử dụng, nghiên cứu đáp ứng ưu cầu công việc Cơ quan không mà tương lai sau Chính công tác lưu trữ Giám đôc quan quan tâm, trang thiết bị trang bị đầy đủ phục vụ cho công tác lưu trữ, bảo quản tài liệu cách tốt Các văn mật Viện cất giữ bảo quản theo Bùi Thị Thu Thủy 58 QTVP K7C Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp quy định Nhà nước Có thể nói khởi động cần thiết để tối ưu hoá nâng cao chất lượng phục vụ văn phòng, nhằm đóng góp tích cực thiết thực vào thực nhiệm vụ trị chuyên môn quan, tổ chức ; tạo chuyển biến đột phá vào chất lượng phục vụ phong cách làm việc khoa học, hiệu • Nhược điểm: - Tuy nhiên, bên cạnh đóng góp mà văn phòng mang lại, thiếu hạn chế tồn đọng, cần phải khắc phục: - Một số cán chưa đào tạo chuyên ngành, số đơn vị, phòng ban thiếu cán bộ, công chức - Về công tác văn thư, hầu hết sở hình thành văn chưa thống nhất, chưa tuân theo quy định soạn thảo ban hành văn quản lí nhà nước Việc tiếp nhận, xử lí văn từ nguồn khác nhau; số lượng lớn làm công việc trì trệ, gây ảnh hưởng đến hoạt động quan - Việc soạn thảo ban hành văn đôi lúc có nhầm lẫn, sai sót thể thức kỹ thuật trình bày văn - Quá trình soạn thảo văn mắc nhiều lỗi sai văn có nội dung không phù hợp, mắc lỗi nhiều thể thức như: trình bày nhiều kiểu, tùy tiện theo suy nghĩ người soạn thảo Từ Quốc hiệu, quan ban hành, số, ký hiệu văn nơi nhận văn Từ thấy rằng, nhận thức tầm quan trọng việc soạn thảo văn quản lý Cơ quan chưa việc chấp hành không nghiêm quy định Nhà nước công tác - Các phương tiện phục vụ cho công tác lưu trữ thuộc phòng chuyên môn Chi cục nhiều hạn chế, gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động lưu trữ quan Lưu trữ chủ yếu thực sổ sách gây khó khăn việc tra cứu thông tin, tài liệu Trình độ chuyên môn nghiệp vụ cán lưu trữ hạn chế Do đó, công tác lưu trữ gặp nhiều khó khăn Ngoài ra, kho Lưu trữ trình xây dựng lại, yếu tố ngoại cảnh ảnh hưởng đến tài liệu lưu trữ Bùi Thị Thu Thủy 59 QTVP K7C Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp - Tổ chức máy văn phòng không đồng nhất, chức chồng chéo, trùng lặp Điều ảnh hưởng lớn tới hiệu vận hành thông suốt công tác văn phòng Chi cục Kiểm lâm tỉnh II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm • Về người - Đó nhân cốt lõi Văn phòng Hàng năm tổ chức thêm nhiêu đợt cho cán tập huấn thêm chuyên môn, thăm quan học hỏi mô hình quản lý tiên tiến sách Nhà nước - Các cán nhân viên phải người có tư tưởng tiến bộ, đào tạo cách có chuyên ngành trình độ lẫn đạo đức nghề nghiệp - Phong cách làm việc cần chuyên nghiệp nữa, từ cách ứng xử nhân viên phòng với nhau, cán quan khách từ quan, từ đơn vị trực thuộc quan, quan hệ giao tiếp ứng xử có văn hoá tạo nên môi trường làm việc lành mạnh hỗ trợ công việc - Để công tác văn ngày đạt chất lượng bên cạnh việc ban hành quy định, cấp lãnh đạo quan phải thường xuyên kiểm tra, rà soát chấn chỉnh kịp thời để đảm bảo tính thống - Quy trình công tác (cần xây dựng tiêu chuẩn đầy đủ quy trình công tác Quá trình xây dựng tiêu chuẩn đồng thời trình hợp lý hoá, thống hoá công việc; cắt bỏ công đoạn, thao tác không cần thiết) Các tài liệu cần lưu trữ, thường xuyên xem xét loại bỏ phần lạc hậu - Xây dựng cho cán chế độ làm việc hợp lý, bên cạnh phải tạo thời gian hội cho nhân viên, công việc phải quan tâm lĩnh vực tinh thần như: Tổ chức giao lưu văn nghệ, thể dục thể thao, buổi giao lưu đơn vị văn phòng - Phòng Hành – Tổng hợp quan nên thường xuyên tổ chức lớp bồi dưỡng, tập huấn chuyên môn nghiệp vụ cho cán làm công tác văn phòng quan - Tổ chức máy nhân phân định rõ trách nhiệm quyền hạn tiêu chuẩn xây dựng áp dụng từ xuống dưới, có vấn đề trục Bùi Thị Thu Thủy 60 QTVP K7C Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp trặc xảy dễ dàng xác định phần trách nhiệm bên có liên quan - Luôn cần có quan tâm, đạo lãnh đạo Cơ quan công tác hành văn phòng Sự quan tâm thể việc tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên nâng cao trình độ chuyên môn, tiếp cận với thông tin, thiết bị đại Đầu tư trang thiết bị văn phòng, vừa bắt kịp với xu thời đại lại vừa phù hợp với nhu cầu quy mô Cơ quan • Về sở vật chất: - Bổ sung thêm trang thiết bị đại, ứng dụng công nghệ thông tin công tác Hành văn phòng, sửa chữa, thay kịp thời trang thiết bị cũ hỏng - Được bố trí hợp lý tránh lãng phí, vừa tạo đủ điều kiện, phương tiện cho nhân viên làm việc lại vừa đạt hiệu cao - Ứng dụng phần mền công nghệ thông tin công tác văn thư lưu trữ công việc cần thiết - Công tác kiểm tra chất lượng hoạt động thiếu, cần quy định rõ điểm cần kiểm tra tiêu cần thử nghiệm toàn trình giải công việc Quy trình công tác bao gồm: giai đoạn tiến hành; nguyên tắc thực công việc; phương pháp, cách thức thực ) - Lượng văn Cơ quan cần phải bảo quản nên cần phải có kho lưu trữ riêng Đầu tư thêm trang thiết bị, máy móc đại cho văn phòng nhằm bước đại hoá công tác văn phòng - Được quan tâm đầu tư mức cấp lãnh đạo, nhà nước đến yêu ngành, yêu nghề, hiểu yêu cầu ngành nghề, hoài bão nghề nghiệp, lĩnh cá nhân cố gắng nỗ lực vươn lên không ngừng cán bộ, công nhân viên làm công tác văn phòng ủng hộ toàn xã hội…sẽ làm tảng vững cho phát triển công tác văn phòng, đáp ứng yêu cầu phát triển khoa học kỹ thuật, công đổi đất nước, đặc biệt công cải cách hành quốc gia - Sau hình thức ban hành, kiểm tra; lãnh đạo Chi cục Kiểm lâm, Văn phòng cần có biện pháp mềm dẻo là: tổng kết, khen thưởng cá nhân, tập thể đạt nhiều thành tích, thực tốt quy chế, mang lại đóng góp lớn cho quan, đơn vị hình thức khen thưởng sau: vật chất Bùi Thị Thu Thủy 61 QTVP K7C Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp tinh thần (biểu dương, khen, tiền, quà lưu niệm, liên hoan…) Đây động lực thúc đẩy cán bộ, công chức thêm tinh thần phấn đấu, góp sức nghiệp phát triển quan, đem lại hiệu quả, suất lao động cao Bùi Thị Thu Thủy 62 QTVP K7C Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập Phòng Hành – Tổng hợp Chi cục Kiểm lâm tỉnh Hoà Bình giúp em hiểu nhận thức rõ tầm quan trọng công tác văn phòng hoạt động điều hành quản lý, thực công việc thiếu quan Trưởng phòng người trực tiếp đạo hoạt động công tác văn phòng, thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở, kiểm tra hoạt động Văn phòng, đầu tư trang thiết bị, sở vật chất phục vụ cho hoạt động văn phòng Thời gian thực tập quan em tiếp thu kiến thức kinh nghiệm mà khó biết học qua sách Vì vậy, em nhắc nhở thân phải trau dồi kiến thức thiếu rèn luyên kỹ để áp dụng vào chuyên ngành văn phòng mà e chọn, để từ đặt mục tiêu đích cần đạt tương lai Thời gian thực tập phòng Hành – tổng hợp, Chi cục Kiểm lâm tỉnh Hoà Bình, em nhận hướng dẫn, giúp đỡ, bảo tận tình Lãnh đạo anh (chị) nhân viên phòng Nhờ đó, bước đầu vận dụng lý thuyết giảng học trường đồng thời học hỏi trau dồi kinh nghiệm quý báu cho thân chuyên môn nghiệp vụ Với kiến thức học trường cộng thêm kinh nghiệm mà em tích luỹ qua đợt thực tập hành trang, tảng giúp cho em trở thành người cán văn phòng giỏi chuyên môn - nghiệp vụ nghề nghiệp mà lựa chọn.Nhờ có quan tâm giảng dạy nhiệt tình Thầy, Cô giáo nhà trường khoa Quản trị văn phòng bảo, hướng dẫn Lãnh đạo anh (chị) nhân viên văn phòng Em hoàn thành tốt báo cáo thực tập tốt nghiệp chuẩn bị cho kinh nghiệm vững để sau trường làm việc tự tin Em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, Thầy, cô giáo khoa Quản trị văn phòng tạo điều kiện thuận lợi Bùi Thị Thu Thủy 63 QTVP K7C Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp giúp có thêm kiến thúc bổ ích, tận tình giúp đỡ suốt thời gian học trường thời gian thực tập để hoàn thành Hòa Bình, ngày 29 tháng04 năm2015 Sinh viên Bùi Thị Thu Thủy Bùi Thị Thu Thủy 64 QTVP K7C Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp PHỤ LỤC ( sơ đồ bảng biểu) Phụ lục 01 * Sơ đồ tổ chức máy Chi cục Kiểm lâm: Chi Cục trưởng Phó Chi Cục trưởng P Tổ chức xây dựng lực lượng P Hành – Tổng hợp Bùi Thị Thu Thủy P Quản lý bảo vệ rừng QTVP K7C P Bảo tồn thiên nhiên P Thanh tra pháp chế Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp Phụ lục 02 * Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng TRƯỞNG PHÒNG PHÓ PHÒNG Phòng quản lý bảo vệ rừng Bùi Thị Thu Thủy Phòng Thanh tra, Pháp chế QTVP K7C Phòng Hành – Tổng hợp Đội Kiểm lâm động Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp Phụ lục 03 Sơ đồ nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác Trách nhiệm: Trưởng phòng Gửi công văn yêu cầu phòng ban đăng ký CTCT Các phòng ban Đăng ký CTCT phòng HC - TH Trưởng phòng Trưởng phòng Dự thảo CTCT Gửi dự thảo đến đơn vị phòng ban lấy ý kiến đóng góp Cho ý kiến đóng góp Các phòng ban Trưởng phòng Lãnh đạo Hoàn chỉnh dự thảo trình lên Lãnh đạo phê duyệt, ban hành Xem xét phê duyệt Đạt Phòng HC-TH Bùi Thị Thu Thủy Ban hành văn QTVP K7C Không đạt Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp Phụ lục 04 * Sơ đồ hoá tổ chức hội nghị quan Lập kế hoạch Phòng Hành chính-tổng hợp tổ chức Hội nghị Xem xét phê duyệt Lãnh đạo quan Đạt Phòng Hành – tổng hợp, Phân công công việc, chuẩn bị cho Hội nghị (văn bản, tài liêu, sở vật chất….) Các đơn vị liên quan Tiến hành Hội nghị (đón tiếp Đại biển, khách mời; Khai mạc; Diễn biến; Bế mạc) Lãnh đạo quan Phòng HC-TH Kết thúc Hội nghị Các đơn vị liên quan Phòng Hành – tổng hợp Bùi Thị Thu Thủy Thu thập tài liệu, Lưu Hồ sơ công việc, toán kinh phí QTVP K7C Không đạt Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp Phụ lục 05 * Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến công tác cho Lãnh đạo - Mục đích, nội dung, thành phần, địa điểm, thời gian - Tài liệu, tư liệu hoạt động Lên kế hoạch cho chuyến công tác - Kinh phí, phương tiện, giấy tờhệ khác… - Liên với nơi lãnh đạo đến công tác - Chuẩn bị nội dung công tác Chuẩn bị tổ chức chuyến công tác - Chuẩn bị tư liệu tài liệu - Chuẩn bị giấy tờ, kinh phí… - Xây dựng nhật ký công tác - Ghi địa chuyến công tác Tổ chức chuyến công tác lãnh đạo tặng quan Giúp Chuẩn bị quà giải vấn đề liên quan đến tổ chức chuyến công tác - Thu thập giấy tờ, tài liệu sau công tác Những công việc khác cho chuyến Bùi Thị Thu Thủy - Trình nhật ký công tác văn bản, giấy tờ cho thủ trưởng QTVP K7C Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp Phụ lục 06 * Mô hình văn phòng đại quan: 12 3 10 2c 10 2a 12 2b 3 13 12 • thích: 1.Cửa vào két sắt 2.Bàn tiếp khách điều hòa 2.a,b,c bàn làm việc tủ đựng tài liệu ghế ngồi 10 tủ đựng đồ máy tính 11 bảng lịch công tác máy photo, in 12 cửa sổ 6.điện thoại 13 Bảng lịch công tác Bùi Thị Thu Thủy QTVP K7C Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo Cáo Thực Tập Tốt nghiệp Bùi Thị Thu Thủy QTVP K7C