Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức 3 1.1.1. Lịch sử hình thành 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Huyện Bình Liêu 3 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Bình Liêu 7 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của UBND huyện Bình Liêu 20 Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan 22 2.1. Hoạt động quản lý 22 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 24 2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 24 2.2.2. Xác định giá trị tài liệu 24 2.2.3. Chỉnh lý tài liệu 25 2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 25 2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ 25 2.2.6. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 26 Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan và đề xuất, kiến nghị 27 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 27 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan 29 3.3. Một số kiến nghị 30 C. PHẦN KẾT LUẬN 31 D. PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC D PHỤ LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét quan, tổ chức 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức 1.1.1 Lịch sử hình thành 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND Huyện Bình Liêu 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Bình Liêu 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận lưu trữ UBND huyện Bình Liêu .20 Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ quan 22 2.1 Hoạt động quản lý 22 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 24 2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 24 2.2.2 Xác định giá trị tài liệu 24 2.2.3 Chỉnh lý tài liệu .25 2.2.4 Thống kê xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 25 2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 25 2.2.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 26 Chương 3: Báo cáo kết thực tập quan đề xuất, kiến nghị .27 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt 27 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ quan .29 3.3 Một số kiến nghị 30 C PHẦN KẾT LUẬN .31 D PHỤ LỤC 39 D PHỤ LỤC Sinh viên: La Thị Hằng Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A PHẦN MỞ ĐẦU Như biết công tác lưu trữ hoạt động nghiệp vụ quan trọng Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý nghiên cứu khoa học nhu cầu cá nhân Vì xã hội phát triển dẫn tới tư người ngày phong phú từ dẫn đến hình thức văn hình thành ngày phong phú đòi hỏi việc quản lý tài liệu lưu trữ ngày cần thiết hoạt động quản lý nhà nước Đặc biệt quan sản sinh khối tài liệu vô lớn, mà công tác lưu trữ lại công tác vô quan trọng thiếu trình hình thành phát triển quan, tổ chức; công tác lưu trữ công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý hành nhà nước; nghiệp vụ quan trọng giữ gìn bảo quản thơng tin lâu dài nhằm mục đích phục vụ cho quan Đảng nhà nước tất lĩnh vực; công tác lưu trữ góp phần quan trọng vào cơng xây dựng bảo vệ Tổ Quốc, giữ gìn bí mật an ninh quốc gia Đặc biệt UBND huyện Bình Liêu quan hành nhà nước cấp huyện hoạt động với quy mô nhỏ cấp sở nên công tác lưu trữ cần xây dựng nên hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ, việc cần thiết có ý nghĩa vơ to lớn Trong q trình thực tập em thấy quan sản sinh khối tài liệu lớn mà việc tổ chức tốt cho công tác lưu trữ việc cần thiết có ý nghĩa Theo chương trình đào tạo trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Khoa Văn Thư – Lưu trữ sau khóa học nhà trường Khoa tổ chức định cho sinh viên thực tập quan, tổ chức theo lý thuyết mà thầy, cô truyền đạt lớp để sinh viên đến quan, tổ chức vận dụng kiến thức lý thuyết mà thầy, cô truyền đạt đem thực hành Được đồng ý nhà trường lãnh đạo UBND huyện Bình Liêu em Phịng Nội Vụ huyện Bình Liêu tiếp nhận vào thực tập phòng từ ngày 02/3/2015 – 24/4/2015 Sinh viên: La Thị Hằng Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Mục đích đợt thực tập nhằm giúp em khảo sát tình hình thực tế cơng tác lưu trữ để học hỏi kinh nghiệm Do khả thân kế hoạch nhà trường em chọn cho chun đề “Xác định nguồn thành phần tài liệu” nộp lưu vào kho lưu trữ huyện Bình Liêu cho báo cáo thực tập tốt nghiệp Trong trình thực tập phịng Nội Vụ UBND huyện Bình Liêu em Phòng tạo nhiều điều kiện cho em để em tiếp xúc thực hành nhiều khâu nghiệp vụ quan trọng trình học tập em nhà trường cô Khoa Văn Thư – Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội trang bị kiến thức bổ ích với chun mơn nghiệp vụ để từ em vận dụng kiến thức mà nhà trường trang bị để mang thực hành quan , đồng thời thực nhiệm vụ cán lưu trữ Phòng Nội Vụ hướng dẫn tận tình cách triển khai bước thực khâu nghiệp vụ mình, cung cấp văn cần thiết phục vụ cho trình thực tập phục vụ cho báo cáo Thơng qua em xin gửi lời cám ơn tới quan tạo điều kiện để em thực tập quan, cám ơn chị, cô, Phịng Nội Vụ huyện Bình Liêu giúp đỡ em suốt thời gian thực tập, cảm ơn thầy, cô khoa Văn Thư – Lưu Trữ trường Đại học nội vụ Hà Nội truyền đạt cho em kiến thức với chuyên ngành kiến thức bổ ích giúp em ngồi thực tế khơng cịn bỡ ngỡ thực hành thành thạo Em xin chân thành cám ơn! Bài báo cáo thực tập em gồm 03 chương Chương 1: Giới thiệu vài nét UBND huyện Bình Liêu Chương 2: Thực trạng cơng tác lưu trữ UBND huyện Bình Liêu Chương 3: Báo cáo kết thực tập UBND huyện Bình Liêu đề xuất, kiến nghị Sinh viên: La Thị Hằng Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét quan, tổ chức 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức 1.1.1 Lịch sử hình thành Bình Liêu huyện vùng núi cực bắc nằm phía đơng bắc tỉnh Quảng Ninh; Phía bắc giáp với Quảng Tây – Trung Quốc; Phía tây giáp với Lạng sơn; Phía Nam giáp huyện Tiên Yên Huyện Đầm Hà; Phía đơng giáp Huyện Hải Hà Phía bắc có 42,7km đường biên giới giáp với Trung Quốc, Bình Liêu có tổng diện tích tự nhiên khoảng 471km2, dân số 27,629 người bao gồm dân tộc Dao, Sán chỉ, Kinh, Hoa, Tày Bình Liêu có độ cao trung bình gần 800m thiên nhiên ưu đãi khí hậu, nhiệt độ trung bình vào mùa hè từ 20 – 30oC mùa đông từ 10 -15oC Trong huyện có nhiều danh lam thắng cảnh đẹp như: Thác Khe Vằn, Núi Cao Ba Lanh, Núi Cao Xiêm Bình Liêu ngày thời phong kiến ngày Pháp chưa xâm lược gồm hai tổng Bình Liêu Kiến Duyên Châu Tiên Yên thuộc Phủ Hải Ninh Ngày 12/3/1883 thực dân Pháp đánh chiếm tỉnh Quảng n sau đánh chiếm huyện Bình Liêu bước tiến hành củng cố ách thống trị chúng Ngày 14/12/1912 phủ toàn quyền pháp nghị định xóa bỏ tỉnh Hải Ninh lập đạo quan binh thứ Xưa Bình Liêu thuộc châu Tiên Yên ngày 16/12/1919 phủ toàn quyền Pháp nghị định tách hai tổng Bình Liêu Vơ Ngại châu Tiên n lập thành châu Bình Liêu thuộc phủ Hải Ninh đạo quan binh thứ Từ Huyện Bình Liêu thức thành lập vào ngày 16/12/1919, từ thành lập Huyện có 08 đơn vị hành cấp xã gồm 01 thị trấn (Thị trấn Bình Liêu) 07 xã (Đồng Văn, Hồnh Mơ, Đồng Tâm, Lục Hồn, Tình Húc, Vơ Ngại, Húc Động) có 06 xã biên giới Tồn huyện có 104 thơn, bản, khu phố, với dân số khoảng vạn người Đảng huyện có 29 chi, đảng sở với 1.800 đảng viên 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND Huyện Bình Liêu Ủy Ban Nhân Dân Huyện Bình Liêu Hội Đồng Nhân Dân bầu ra, quan chấp hành HĐND quan hành nhà nước địa phương chịu chấp hành Hiến Pháp, Luật, văn quan nhà nước cấp Nghị HĐND Ủy Ban Nhân Dân quan thực chức quản lý Sinh viên: La Thị Hằng Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hành Nhà nước vừa HĐND giao, vừa UBND cấp giao chịu lãnh đạo thống Chính Phủ; quan hành nhà nước hoạt động thường xuyên địa phương, thực việc đạo, điều hành cơng việc hành nhà nước địa phương Vì mà UBND huyện Bình Liêu có nhiệm vụ, quyền hạn sau: * Trong lĩnh vực phát triển kinh tế UBND huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND cấp thơng qua để trình UBND cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức thực kế hoạch đó; - Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình hội đồng nhân dân cấp định báo cáo UBND, quan tài cấp trực tiếp; - Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra UBND cấp xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách kiểm tra nghị HĐND xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo định pháp luật; - Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn * Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi đất đai UBND huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: - Xây dựng, trình HĐND cấp thơng qua chương trình khuyến khích phát triển nơng nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình - Chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành nghề đánh bắt, nuôi trồng chế biến hải sản - Thực giao đất cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật - Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai UBND xã, thị trấn; - Xây dựng quy hoạch thủy lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, cơng trình thủy lợi vừa nhỏ; quản lý mạng lưới thủy nông địa bàn theo quy định pháp luật * Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp UBND huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: Sinh viên: La Thị Hằng Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tham gia với UBND việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện - Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn - Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu; phát triển sở chế biến nông, lâm, thủy sản sở công nghiệp khác theo đạo UBND tỉnh * Trong lĩnh vực xây dựng giao thông vận tải UBND thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: - Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện , quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt - Quản lý khai thác sử dụng cơng trình giao thông kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp - Quản lý việc xây dựng cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng ; tổ chức thực sách nhà *Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch UBND thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: - Xây dựng phát triển mạng lưới thương mại, du lịch, dịch vụ kiểm tra việc chấp hành quy định nhà nước hoạt động thương mại du lịch dịch vụ địa bàn - Kiểm tra việc chấp hành quy định nhà nước hoạt động thương mại, du lịch dịch vụ địa bàn * Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thơng tin thể dục thể thao UBND thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: - Xây dựng chương trình đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thơng tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện - Tổ chức kiểm tra thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề; tổ chức trường mầm non - Quản lý chương trình cơng cộng phân cấp, hướng dẫn phong trào văn hóa, hoạt động trung tâm văn hóa – thơng tin, thể dục thể thao - Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế; quản lý trung tâm y tế; Sinh viên: La Thị Hằng Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đạo kiểm tra việc bảo vệ sức khỏe nhân dân; phòng, chống dịch bệnh - Kiểm tra việc chấp hành pháp luật hoạt động sở hành nghề y, dược tư nhân, sở in, phát hành xuất phẩm * Trong lĩnh vực khoa học công nghệ, tài nguyên môi trường UBND thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: - Thực biện pháp ứng dụng tiến khoa học công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương - Tổ chức thực bảo vệ mơi trường; phịng, chống khắc phục hậu thiên tai -Tổ chức thực quy định pháp luật tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm * Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự an toàn xã hội UBND huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: - Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phịng tồn dân; thực kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản lý lực lượng dự bị động viên - Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự, định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân xử lý trường hợp vi phạm theo quy định pháp luật - Tổ chức thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng cơng an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước - Chỉ đạo kiểm tra việc thực quy định pháp luật quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, lại người nước địa phương - Tuyên truyền giáo dục vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh, trật tự an toàn xã hội * Trong việc thực sách dân tộc sách tơn giáo UBND thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: - Tuyên truyền, giáo dục phổ biến pháp luật dân tộc tôn giáo - Tổ chức thực nhiệm vụ giao chương trình, kế hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội tỉnh vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt - Chỉ đạo kiểm tra việc thực sách dân tộc, sách tơn giáo, quyền tự tín ngưỡng, tơn giáo theo không theo tôn giáo công dân địa phương - Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tín ngưỡng, tơn giáo Sinh viên: La Thị Hằng Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lợi dụng tín ngưỡng, tơn giáo để làm trái quy định pháp luật sách nhà nước theo quy định pháp luật * Trong việc thi hành pháp luật UBND huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: - Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, luật, văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp Nghị Hội đồng nhân dân cấp - Tổ chức thực đạo UBND xã, thị trấn thực biện pháp bảo vệ tài sản nhà nước, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản quyền lợi ích hợp pháp công dân - Tổ chức, đạo thực công tác thi hành án theo quy định pháp luật - Tổ chức, đạo việc thực công tác kiểm tra, tra nhà nước, tổ chức tiếp dân, giải kịp thời khiếu nại tố cáo kiến nghị công dân; hướng dẫn, đạo công tác hòa giải xã, thị trấn * Trong việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành UBND thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: - Tổ chức thực việc bầu cử Quốc hội, đại biểu hội đồng nhân dân theo quy định pháp luật - Quy định tổ chức máy nhiệm vụ quyền hạn cụ thể quan chuyên mơn thuộc UBND cấp theo hướng dẫn UBND cấp - Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp UBND cấp - Quản lý hồ sơ, mốc, giới, đồ địa giới hành huyện - Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành địa phương trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua để trình cấp xem xét, định 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Bình Liêu Ủy ban nhân dân huyện Bình Liêu quan quản lý hành nhà nước Đứng đầu Chủ tịch Ủy ban nhân dân, Chủ tịch UBND người đạo chung, người lãnh đạo điều hành hoạt động UBND huyện, đôn đốc kiểm tra công tác huyện; Chịu nhiệm vụ quyền hạn giao riêng cho với thành viên khác UBND; chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân huyện cấp Sinh viên: La Thị Hằng Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phó chủ tịch UBND huyện gồm 02 phó chủ tịch, phó chủ tịch phân công đạo số lĩnh vực công tác, đạo điều hành hoạt động số phịng ban huyện Phó chủ tịch phụ trách văn xã chịu trách nhiệm trực tiếp chức quản lý nhà nước đơn vị phòng văn hóa thơng tin, thể dục thể thao, phịng giáo dục đào tạo, phòng y tế, phòng lao động thương binh xã hội, hội chữ thập đỏ, hội nông dân, hội cựu chiến binh Phó chủ tịch phụ trách kinh tế chịu trách nhiệm quản lý hành nhà nước công tác thu, chi ngân sách, hoạt động kinh tế, tài chính, nơng nghiệp, cơng nghiệp, thương mại, du lịch, quản lý đất đai, xây dựng địa bàn huyện, quản lý thị trường, quản lý thị Phó chủ tịch thay mặt chủ tịch giải công việc thuộc phạm vi phân công chịu trách nhiệm cá nhân trước chủ tịch, tập thể UBND huyện Ủy ban nhân dân huyện Bình Liêu gồm 13 phịng ban (Văn phịng HĐND UBND; Phịng tài – kế hoạch; Phòng kinh tế - hạ tầng; Phòng Nội Vụ; Phòng lao động, thương binh xã hội; Phòng văn hóa – thơng tin; Phịng giáo dục đào tạo; Phịng tư pháp; Phịng nơng nghiệp phát triển nơng thơn; Phịng tài ngun – mơi trường; Phịng y tế; Phịng tra; Phịng dân tộc) đồn thể tổ chức trị xã hội như: UBMTTQ Việt Nam, Hội nơng dân, hội phụ nữ, Liên đồn lao động, Đồn niên cộng sản Hồ Chí Minh, Hội cựu chiến binh đơn vị nghiệp như: Đài phát – truyền hình; ban quản lý dự án cơng trình; Ban quản lý chợ; Ban quản lý cửa khẩu; Trung tâm điện nước Cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng sau: Văn phòng HĐND UBND * Chức Tham mưu tổng hợp giúp Hội đồng nhân dân UBND huyện hoạt động Hội đồng nhân dân UBND huyện; Tham mưu cho chủ tịch UBND huyện đạo, điều hành Chủ tịch UBND huyện, cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động Hội đồng nhân dân * Nhiệm vụ, quyền hạn - Tổ chức phục vụ hoạt động Hội đồng nhân dân, thường trực Hội đồng nhân dân, đại biểu hội đồng nhân dân huyện tham mưu số công việc Chủ tịch Hội đồng nhân dân huyện giao - Tổ chức hoạt động UBND Chủ tịch UBND huyện việc đạo điều hành hoạt động chung máy hành nhà nước, tham Sinh viên: La Thị Hằng Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mưu giúp chủ tịch UBND thực việc tiếp nhận trả kết theo chế cửa - Xây dựng chương trình làm việc kế hoạch cơng tác tháng, q, năm thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện - Quản lý thống văn thường trực Hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân huyện theo quy định việc tiếp nhận, soạn thảo, in, đóng dấu, chuyển giao kịp thời bảo mật - Tổ chức phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách hoạt động thường trực Hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân huyện - Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ lãnh đạo, đạo điều hành Hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân, Chủ tịch hội đồng nhân dân chủ tịch ủy ban nhân dân huyện theo quy định pháp luật - Trình ủy ban nhân dân huyện chương trình, kế hoạch biện pháp tổ chức thực cơng cải cách hành nhà nước thuộc phạm vi Văn phòng HĐND UBND huyện - Tiếp nhận tham mưu, giải đơn thư khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền; thực cơng tác phịng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí phạm vi quản lý văn phòng HĐND UBND huyện - Bảo đảm điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động HĐND UBND huyện - Quản lý cán bộ, cơng chức tài chính, tài sản giao theo quy định pháp luật phân cơng Thường trực HĐND UBND huyện Phịng tài – kế hoạch * Chức Tham mưu giúp UBND huyện thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực tài chính, tài sản; kế hoạch đầu tư, đăng ký kinh doanh; tổng hợp thống quản lý kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân theo quy định pháp luật * Nhiệm vụ, quyền hạn - Trình UBND huyện ban hành định, thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm hàng năm lĩnh vực tài - Tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, chế, sách, quy hoạch, kế hoạch, chương trình cấp có thẩm quyền phê duyệt - Hướng dẫn quan, đơn vị dự toán thuộc huyện, ủy ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng dự toán ngân sách hàng năm Sinh viên: La Thị Hằng Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chương 3: Báo cáo kết thực tập quan đề xuất, kiến nghị 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt Trong thời gian vừa qua em tiếp nhận vào thực tập Phịng Nội Vụ UBND huyện Bình Liêu từ ngày 02/3/ - 24/4/2015 Căn vào sở trường điều động quan em giao làm nhiệm vụ “Xác định nguồn thành phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ huyện Bình Liêu” cụ thể sau: * Danh mục nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ huyện Bình Liêu - Ban lãnh đạo huyện - Văn phòng HĐND UBND huyện - Phịng tài kế hoạch - Phịng Nội Vụ - Phòng Kinh tế hạ tầng - Phòng tư pháp - Phịng Giáo dục & Đào tạo - Phịng Nơng nghiệp & PTNT - Phịng tài ngun mơi trường - Phịng Lao động thương binh xã xã hội - Phòng văn hóa thơng tin - Phịng Y tế - Phịng tra - Phòng dân tộc * Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ Huyện Bình Liêu - Ban lãnh đạo huyện + Tài liệu cơng tác lãnh đạo, đạo - Văn phịng HĐND UBND huyện + Tài liệu chương trình cơng tác, lịch cơng tác hàng tuần đồng chí thường trực HĐND UBND + Tài liệu tổ chức kỳ họp HĐND UBND + Tài liệu cơng tác văn thư - Phịng tài kế hoạch + Tài liệu tài + Tài liệu đầu tư kế hoạch - Phòng Nội Vụ + Tài liệu công tác tổ chức: Tuyển dụng, điều động luân chuyển, tổ Sinh viên: La Thị Hằng 27 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chức biên chế cán công chức, bổ nhiệm đề bạt, nâng lương + Tài liệu công tác xây dựng quyền + Tài liệu cơng tác cải cách hành + Tài liệu cơng tác tơn giáo + Tài liệu công tác thi đua khen thưởng + Tài liệu công tác văn thư lưu trữ - Phòng Kinh tế hạ tầng + Tài liệu xây dựng + Tài liệu công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp + Tài liệu lĩnh vực giao thơng - Phịng tư pháp + Tài liệu thay đổi hành hộ tịch, cấp lại giấy khai sinh + Tài liệu phổ biến giáo dục pháp luật + Tài liệu trợ giúp pháp lý - Phòng Giáo dục & Đào tạo + Tài liệu công tác tuyển sinh, thi cử, xét duyệt, cấp bằng, chứng + Tài liệu thực đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức + Tài liệu thông báo ngân sách giáo dục + Báo cáo kết kỳ thi năm - Phịng Nơng nghiệp & PTNT + Tài liệu nông nghiệp + Tài liệu ề quản lý công tác lâm nghiệp + Tài liệu Phát triển nơng thơn - Phịng tài nguyên môi trường + Tài liệu công tác quản lý tài nguyên đất + Tài liệu công tác quản lý tài nguyên nước + Tài liệu mơi trường - Phịng lao động thương binh xã hội + Tài liệu lao động việc làm + Tài liệu công tác thương binh xã hội + Tài liệu công tác bảo hiểm xã hội + Tài liệu cơng tác bình đẳng giới - Phịng văn hóa thơng tin + Tài liệu cơng tác văn hóa thể dục thể thao + Tài liệu công tác phát Sinh viên: La Thị Hằng 28 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Phịng Y tế + Tài liệu cơng tác y tế sở + Tài liệu công tác vệ sinh an toàn thực phẩm + Tài liệu dân số + Tài liệu công tác y tế dự phòng + Tài liệu bảo hiểm y tế - Phịng tra + Tài liệu kiểm tra cơng tác tra + Tài liệu hồ sơ giải khiếu nại, tố cáo + Các văn đạo công tác tra + Tài liệu tra vụ việc - Phòng dân tộc + Tài liệu dự thảo chương trình, đề án, đự án + Tài liệu báo cáo tình hình công tác dân tộc địa bàn + Tài liệu tổng hợp thống kê + Tài liệu kiểm tra việc thực cơng tác dân tộc Ngồi cơng việc em cịn giao nhiệm vụ kiểm tra danh mục hồ sơ, tài liệu cán bộ, công chức, viên chức UBND huyện Bình Liêu hồ sơ, tài liệu cán bộ, công chức cấp xã Em kiểm tra 316 hồ sơ, có 118 hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức cấp huyện 198 hồ sơ cán bộ, công chức cấp xã Chỉnh lý 1,5m tài liệu cho phòng tương ứng với 25 hộp xếp hồ sơ tài liệu cho phòng 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ quan Trong năm qua công tác lưu trữ UBND huyện Bình Liêu triển khai thực có hiệu góp phần tích cực cơng tác đạo, điều hành phát triển kinh tế - xã hội Đồng thời cung cấp thông tin khứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan địa bàn Tuy số tồn tại, cịn tồn mặt hạn chế nên ta cần có đề xuất, giải pháp để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ quan Muốn nâng cao nhận thức, chất lượng quan ta phải có giải pháp vấn đề nhận thức trang thiết bị, phương tiện cần thiết, tài cho cơng tác lưu trữ nhiều hơn; Thường xuyên quan tâm, kiểm tra, hướng dẫn cán lưu trữ có văn nghiệp vụ; Cần quan tâm đến việc đào Sinh viên: La Thị Hằng 29 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo, bồi dưỡng, tập huấn công nghệ thông tin công tác lưu trữ cho cán làm lưu trữ; Cần có bổ sung kinh phí cho công tác lưu trữ; Xây dựng văn hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể cho công tác lưu trữ 3.3 Một số kiến nghị * Đối với quan, tổ chức - Cần ban hành văn đạo cụ thể phù hợp với thực tế quan; trang bị nhiều thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu để tài liệu bảo quản cách an toàn tránh loại trùng lồi gặm nhấm gây hư hại tài liệu; tiếp tục xây dựng công cụ tra tìm mở rộng hình thức khai thác sử dụng tài liệu - Phải lập kế hoạch thu thập bổ sung tài liệu thường xuyên - Cần ban hành quy định thống kê tài liệu lưu trữ đạo báo cáo thống kê đồng thời bổ sung thêm cơng cụ tra tìm tài liệu nhanh chóng - Lãnh đạo quan cần quan tâm đến việc đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cho cán lưu trữ quan, thường xuyên mở lớp đào tạo, bồi dưỡng cán - Phải trang bị đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản áp dụng biện pháp vào công tác bảo quản - Cần có quan tâm cán cấp công tác lưu trữ đầu tư thích đáng vào nghiệp vụ lưu trữ - Cần ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ * Đối với môn lưu trữ, khoa, trường - Trong chương trình đào tạo nhà trường nhà trường cần tổ chức nhiều tiết thực hành cho sinh viên hơn, nên cho sinh viên thực tế quan nhiều để sinh viên học hỏi chun mơn nghiệp vụ mình; - Trong thời gian sinh viên thực tập Khoa nên thường xuyên liên hệ với quan mà sinh viên thực tập, đánh giá theo dõi tình hình thực nhiệm vụ sinh viên; - Về tổ chức cho sinh viên thực tập nhà trường cần tổ chức chi tiết cụ thể hơn, tổ chức cho sinh viên thực tập theo nhóm thực tập quan lớn từ cấp tỉnh trở lên sinh viên học hỏi nhiều kinh nghiệp thao tác chuyên môn nghiệp vụ mình; Sinh viên: La Thị Hằng 30 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội C PHẦN KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập Phòng Nội Vụ Huyện Bình Liêu em có cách nhìn tổng qt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND huyện, đặc biệt công tác lưu trữ huyện Trong trình thực tập UBND huyện tìm hiểu cơng tác lưu trữ huyện em thấy công tác lưu trữ huyện vào nề nếp, ngày củng cố góp phần đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý quan Ủy ban nhân dân huyện Bình Liêu ban hành văn tổ chức cho cán đào tạo, bồi dưỡng chn mơn nghiệp vụ mà cơng tác lưu trữ UBND thực tốt mang lại hiệu Từ kiến thức mà thầy cô Khoa truyền đạt công tác lưu trữ em vận dụng kiến thức thầy cô truyền đạt vào thực hành nghiệp vụ quan, kiến thức mà thầy cô truyền đạt suốt q trình học kiến thức bổ ích, giúp chúng em thực tế vận dụng cách thành thạo, đắn hiệu Với giúp đỡ nhà trường, Khoa Văn Thư - Lưu Trữ cán lưu trữ UBND huyện Bình Liêu em thực số khâu nghiệp vụ cơng tác lưu trữ, qua q trình thực xem qua thao tác nghiệp vụ cán lưu trữ em thấy thao tác nghiệp vụ mà cán lưu trữ làm giống với kiến thức mà thầy cô truyền đạt Cũng qua việc nhà trường Khoa tổ chức cho thực tập quan chúng em tìm hiểu tiếp xúc với thực tế, qua tìm hiểu khâu nghiệp vụ như: thu thập, bổ sung tài liệu; xác định giá trị tài liêu; chỉnh lý tài liệu; thống kê xây dựng cơng cụ tra tìm; bảo quản tài liệu; tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu thực tốt có quy định cụ thể , bên cạnh kết đạt quan cịn tồn số hạn chế Có kết em xin gửi lời cám ơn tới thầy, cô khoa suốt trình học truyền đạt cho em kiến thức bổ ích Cùng với giúp đỡ tận tình ban lãnh đạo quan, cán hướng dẫn chị, Phòng Nội Vụ Huyện Bình Liêu giúp đỡ tạo điều kiện cho em để em hoàn thành tất nội dung khóa thực tập quan Bài báo cáo em cịn nhiều hạn chế khơng thể tránh thiếu sót, em mong nhận đóng góp cán lưu trữ thầy, cô Khoa Văn Thư – Lưu Trữ để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cám ơn! Bình Liêu, ngày 24 tháng năm 2015 SINH VIÊN THỰC TẬP La Thị Hằng Sinh viên: La Thị Hằng 31 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội D PHỤ LỤC Phụ lục số Hình ảnh Ủy ban nhân dân huyện Bình Liêu Sinh viên: La Thị Hằng Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số Phương án phân loại tài liệu Sinh viên: La Thị Hằng Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh viên: La Thị Hằng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh viên: La Thị Hằng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số Lịch sử phông lịch sử đơn vị hình thành phơng Sinh viên: La Thị Hằng Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh viên: La Thị Hằng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số Bảng thời hạn bảo quản tài liệu Sinh viên: La Thị Hằng Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số Kho lưu trữ UBND huyện Bình Liêu Sinh viên: La Thị Hằng Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh viên: La Thị Hằng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số Đây số tài liệu tích đống mà quan chưa chỉnh lý Sinh viên: La Thị Hằng Lớp: CĐ Lưu trữ học K6