Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B.PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 4 I. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức 4 1. Lịch sử hình thành Ngân hàng Techcombank 4 2. Chức năng, nhiệm vụ của Techcombank 7 3. Cơ cấu tổ chức 8 II. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Khối dịch vụ Nội bộ 10 1. Chức năng của Khối dịch vụ Nội bộ 10 2. Nhiệm vụ, quyền hạn 10 3. Cơ cấu tổ chức của Khối dịch vụ Nội bộ 10 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 12 I. Khảo sát thực trạng quản lý 12 1. Xây dựng, ban hành văn bản về công tác lưu trữ 12 2. Quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức 13 3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong hoạt động lưu trữ của cơ quan, tổ chức 13 4. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ 14 5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức 14 6. Hợp tác quốc tế về lưu trữ 14 II. Khảo sát thực trạng hoạt động nghiệp vụ 14 1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 14 2. Công tác xác định giá trị tài liệu 15 3. Công tác chỉnh lý tài liệu 17 4. Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 17 5. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 18 6. Công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 18 CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QỦẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 20 I. Những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 20 II. Đề xuất một số giải pháp nâng cao chát lượng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức 21 III. Một số khuyến nghị đối với cơ quan và nhà trường 21 1. Đối với Ngân hàng Techcombank 21 2. Đối với trường Đại học Nội vụ 22 C. PHẦN KẾT LUẬN 23 D. PHỤ LỤC 25
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU B.PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC I Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức .4 1.Lịch sử hình thành Ngân hàng Techcombank .4 2.Chức năng, nhiệm vụ Techcombank 3.Cơ cấu tổ chức II Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Khối dịch vụ Nội 10 1.Chức Khối dịch vụ Nội 10 Nhiệm vụ, quyền hạn .10 Cơ cấu tổ chức Khối dịch vụ Nội 10 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 11 I Khảo sát thực trạng quản lý .11 Xây dựng, ban hành văn công tác lưu trữ 11 Quản lý phông lưu trữ quan, tổ chức 13 Tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ hoạt động lưu trữ quan, tổ chức 13 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng hoạt động lưu trữ 13 Thanh tra, kiểm tra, giải xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ quan, tổ chức 14 Hợp tác quốc tế lưu trữ 14 II Khảo sát thực trạng hoạt động nghiệp vụ .14 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ .14 Công tác xác định giá trị tài liệu 15 Công tác chỉnh lý tài liệu 16 Công tác thống kê xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ .17 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 18 Sinh viên: Lê Thị Tâm Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 18 CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QỦẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 19 I.Những công việc làm thời gian thực tập kết đạt 19 II Đề xuất số giải pháp nâng cao chát lượng công tác lưu trữ quan, tổ chức 20 III.Một số khuyến nghị quan nhà trường .20 1.Đối với Ngân hàng Techcombank .20 Đối với trường Đại học Nội vụ 20 .21 C PHẦN KẾT LUẬN .22 D PHỤ LỤC 24 Sinh viên: Lê Thị Tâm Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A PHẦN MỞ ĐẦU Công tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu Nhà nước ta coi công tác ngành hoạt động công tác quản lý nhà nước đồng thời mắt xích khơng thể thiếu máy quản lý Ngày nay, yêu cầu công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, cơng tác lưu trữ có vai trị đặc biệt quan trọng lĩnh vực đời sống xã hội thông tin tài liệu lưu trữ loại thơng tin có độ tin cậy cao nguồn gốc hình thành, đặc trưng pháp lý tính chất làm chứng lịch sử tài liệu lưu trữ quy định Công tác lưu trữ công tác nghiệp vụ quan trọng thiếu hình thành phát triển đơn vị, ghi nhận hoạt động quan Đảng Nhà nước Là nghiệp vụ quan trọng để giữ gìn bảo quản thơng tin lâu dài, nhằm mục đích phục vụ cho lãnh đạo Đảng Nhà nước ta nhiều lĩnh vực trị, kinh tế, văn hóa – xã hội Cơng tác lưu trữ bao gồm tất vấn đề lý luận thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác quản lý, nghiên cứu khoa học nhu cầu cá nhân Cơng tác lưu trữ góp phần quan trọng vào công xây dựng bảo vệ Tổ quốc, giữ gìn bí mật an ninh quốc gia Điều chứng minh liệu lịch sử, tài liệu khoa học lưu trữ, hình ảnh sinh động phim ảnh… phản ánh thật lịch sử qua thời kỳ kháng chiến chống thực dân Pháp đế quốc Mỹ xâm lược, sở cung cấp thông tin cần thiết quan trọng làm tư liệu lịch sử quý báu để giáo dục truyền thống cho hệ hôm mai sau Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hóa, hành nước ta có phát triển để phù hợp với phát triển đất nước Với vai trò quan trọng công tác lưu trữ Sinh viên: Lê Thị Tâm Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng Nhà nước ta ln quan tâm, có chủ trương, sách ngày giúp cho cơng tác phát triển nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Nhận thấy tầm quan trọng công tác lưu trữ cho xã hội nói chung đơn vị, tổ chức nói riêng Cùng với niềm đam mê, yêu thích chuyên ngành lưu trữ học Em tất bạn sinh viên theo học chuyên ngành mong muốn làm để vận dụng kiến thức mà thầy cô khoa trường tận tình dạy dỗ chúng em Đó hành trang khơng thể thiếu sinh viên kiến thức thực tế kinh nghiệm, học sống cần thiết để sinh viên bước vào đời qua trình kiến tập giúp sinh viên có kinh nghiệm thực tế Em tiếp cận thực tế cơng việc vịng tháng, dịp em áp dụng kiến thức học vào công việc thu học kinh nghiệm quý báu cách giao tiếp ứng xử nơi công sở, phong cách làm việc cán làm công tác văn phịng, nghiệp vụ chun mơn cách khoa học đồng thời nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho sinh viên Được đồng ý nhà trường tiếp nhận Ngân hàng thương mại cổ phần kỹ thương – Techcombank, em có đợt thực tập phận văn thư lưu trữ - hành văn phịng – khối dịch vụ nội Ngân hàng thực theo quy định thời gian việc thực hành nội dung mà đề cương thực tập nêu Với thời gian thực tập dài đem lại cho em kết ý nghĩa quý giá, kinh nghiệm thực tế mà em đúc rút để bổ sung vào phần nghiệp vụ chun mơn giúp đỡ tận tình cán bộ, nhân viên quan Trong đợt thực tập em học phong cách làm việc cán lưu trữ, cơng việc địi hỏi nhẹ nhàng, khéo léo, tế nhị, giúp đỡ đắc lực cho lãnh đạo việc giải công việc ngày Sinh viên: Lê Thị Tâm Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Là cán lưu trữ tương lai, đợt thực tập trang bị cho em số kiến thức Trước hết nhận thức rõ ràng công tác lưu trữ nhận thức tầm quan trọng công tác lưu trữ phát triển đất nước, thấy bất cập công tác quan Từ thấy trách nhiệm, nghĩa vụ hệ cán trẻ chúng em lớn Qua đợt thực tập giúp em nhận điểm yếu khâu nghiệp vụ chun mơn, thiếu kinh nghiệm q trình thực thao tác nghiệp vụ lưu trữ, từ em khắc phục lỗ hổng kiến thức chun mơn mà chương trình lý thuyết khơng thể đáp ứng đủ Có thể nói đợt thực tập giúp cho chúng em cụ thể hóa nắm kiến thức mình, trưởng thành sau đợt thực tập Để hồn thành tốt báo cáo em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới lãnh đạo nhà trường, đặc biệt cô chủ nhiệm lớp Trần Thị Mai với cô Trịnh Thị Kim Oanh thầy cô khoa Văn thư – Lưu trữ tận tình bảo, hướng dẫn, tạo điều kiện tốt để em hồn thành tốt đợt thực tập Đồng thời em gửi lời cảm ơn tới ban lãnh đạo, toàn thể cán bộ, nhân viên Ngân hàng, chị Phùng Thị Phương Liên tiếp nhận, bố trí, xếp, tạo điều kiện thuận lợi để em thực tốt nghiệp vụ lưu trữ đặc biệt hướng dẫn chị Lê Thị Thuận giúp em học hỏi nhiều kinh nghiệm thực hành số nghiệp vụ lưu trữ Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Lê Thị Tâm Sinh viên: Lê Thị Tâm Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B.PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC I Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức Lịch sử hình thành Ngân hàng Techcombank Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam gọi tắt Techcombank thành lập vào ngày 27/09/1993, Ngân hàng thương mại cổ phần Việt Nam thành lập bối cảnh đất nước chuyển sang kinh tế thị trường với số vốn điều lệ 20 tỷ đồng trụ sở ban đầu đặt số 24 Lý Thường Kiệt, Hoàn Kiếm, Hà Nội Ngân hàng Techcombank Ngân hàng Nhà nước cấp giấy phép hoạt động số 0040/NH-GP có hiệu lực từ ngày 06/08/1993 thời hạn 30 năm Được chấp thuận Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, thời hạn hoạt động Ngân hàng gia hạn lên 99 năm theo Quyết định Ngân hàng Nhà nước Việt Nam số 330/QĐ-NH5 ngày 08/10/1997 Techcombank thành lập để tiến hành hoạt động ngân hàng bao gồm nhận tiền gửi ngắn hạn, trung hạn dìa hạn từ tổ chức, cá nhân, cho vay ngắn hạn, trung hạn dài hạn tổ chức, cá nhân tùy theo tính chất khả nguồn vốn Ngân hàng, thực hoạt động nghiệp vụ kinh doanh ngoại hối, chiết khấu thương phiếu, trái phiếu chứng từ có giá, cung cấp dịch vụ cho khách hàng dịch vụ ngân hàng khác Ngân hàng Nhà nước cho phép - Các cột mốc lịch sử Ngân hàng • Năm 1994-1995 - Tăng vốn điều lệ lên 51,495 tỷ đồng - Thành lập Chi nhánh Techcombank Hồ Chí Minh, khởi đầu cho q trình phát triển nhanh chóng Techcombank thị lớn • Năm 1996 - Thành lập Chi nhánh Techcombank Thăng Long Phòng giao dịch Sinh viên: Lê Thị Tâm Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nguyễn Chí Thanh Hà Nội - Thành lập Phịng giao dịch Thắng Lợi trực thuộc Techcombank Hồ Chí Minh - Tăng vốn điều lệ tiếp tục lên 70 tỷ đồng • Năm 1998 - Trụ sở chuyển sang Toà nhà Techcombank, 15 Đào Duy Từ, Hà Nội - Thành lập Chi nhánh Techcombank Đà Nẵng Đà Nẵng • Năm 1999 - Techcombank tăng vốn điều lệ lên 80,020 tỷ đồng - Khai trương Phòng giao dịch số phố Khâm Thiên, Hà Nội • Năm 2000 - Thành lập Phòng Giao dịch Thái Hà Hà Nội • Năm 2001 - Tăng vốn điều lệ lên 102,345 tỷ đồng • Năm 2002 - Thành lập Chi nhánh Chương Dương Chi nhánh Hoàn Kiếm Hà Nơi - Thành lập Chi nhánh Hải Phịng Hải Phòng - Thành lập Chi nhánh Thanh Khê Đà Nẵng - Thành lập Chi nhánh Tân Bình Thành phố Hồ Chí Minh - Vốn điều lệ tăng lên 104,435 tỷ đồng • Năm 2003 - Chính thức phát hành thẻ toán F@stAccess-Connect 24 (hợp tác với Vietcombank) - Đưa chi nhánh Techcombank Chợ lớn vào hoạt động - Vốn điều lệ tăng lên 180 tỉ • Năm 2004 - Ngày 30/6/2004: Tăng vốn điều lệ lên 234 tỉ đồng Sinh viên: Lê Thị Tâm Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Ngày 02/8/2004: Tăng vốn điều lệ lên 252,255 tỷ đồng - Ngày 26/11/2004: Tăng vốn điều lệ lên 412 tỷ đồng • Năm 2005 - Thành lập chi nhánh cấp tại: Lào Cai, Hưng Yên, Vĩnh Phúc, Bắc Ninh, T.P Nha Trang (tỉnh Khánh Hoà), Vũng Tàu - Đưa vào hoạt động phòng giao dịch: Techcombank Phan Chu Trinh (Đà Nẵng), Techcombank Cầu Kiều (Lào Cai), Techcombank Nguyễn Tất Thành, Techcombank Quang Trung, Techcombank Trường Chinh (Hồ Chí Minh), Techcombank Cửa Nam, Techcombank Hàng Đậu, Techcombank Kim Liên (Hà Nội) - 21/07/2005, 28/09/2005, 28/10/2005: Tăng vốn điều lệ lên 453 tỷ đồng, 498 tỷ đồng 555 tỷ đồng • Năm 2006 - Nhận giải thưởng toán quốc tế từ the Bank of NewYorks, Citibank, Wachovia - Ngày 24/11/2006: Tăng vốn điều lệ lên 1.500 tỉ đồng - Ngày 15/12/2006: Ra mắt thẻ toán quốc tế Techcombank Visa • Năm 2007 - Tổng tài sản đạt gần 2,5 tỷ USD - Là ngân hàng Việt Nam Financial Insights công nhận thành tựu ứng dụng công nghệ đầu giải pháp phát triển thị trường - Nhận giải thưởng "Thương mại Dịch vụ - Top Trade Services 2007" giải thưởng dành cho doanh nghiệp tiêu biểu, hoạt động 11 lĩnh vực Thương mại Dịch vụ mà Việt Nam cam kết thực gia nhập WTO Bộ Cơng thương trao tặng • Năm 2008 - Tháng 02/2008: Nhận danh hiệu "Dịch vụ hài lòng năm 2008" độc giả báo Sài Gịn Tiếp thị bình chọn Sinh viên: Lê Thị Tâm Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - 03/2008: Ra mắt thẻ tín dụng Techcombank Visa Credit - 05/2008: Triển khai máy gửi tiền tự động - 09/2008: Tăng tỷ lệ sở hữu đối tác chiến lược HSBC từ 15% lên 20% tăng vốn điều lệ lên 3.165 tỷ đồng - 19/10/2008: Nhận giải thưởng "Thương hiệu chứng khốn uy tín" "Cơng ty cổ phần hàng đầu Việt Nam" UBCK trao tặng • Năm 2009 - Tháng 07/2009: Tăng vốn điều lệ lên 4.337 tỷ đồng - Tháng 09/2009: Tăng vốn điều lệ lên 5.400 tỷ đồng • Năm 2010 - Tháng 6/2010: Tăng vốn điều lệ lên 6.932 tỷ đồng, đạt giải vàng đất việt • Năm 2011 - Là Ngân hàng nội địa tốt Việt Nam • Năm 2012 - Techcombank tăng số lượng khách hàng lên mức kỷ lục 2,8 triệu • Năm 2013 - Là năm ngân hàng nhận nhiều giải thưởng quốc tế với 13 giải, bật ngân hàng quản lý tiền tệ tài trợ thương mại tốt Việt Nam nhà tuyển dụng tốt Châu Á Chức năng, nhiệm vụ Techcombank - Huy động vốn nhận tiền gửi kỳ hạn không kỳ hạn VNĐ, phát hành chứng tiền gửi, trái phiếu, kỳ phiếu, tiếp nhận vốn đầu tư - Tiếp nhận vốn ủy thác đầu tư phát triển tổ chức nước - Cho vay VNĐ ngoại tệ tổ chức kinh tế theo thời hạn - Vay vốn Ngân hàng Nhà nước tổ chức tín dụng khác - Bảo lãnh tái bảo lãnh tổ chức doanh nghiệp - Thực toán quốc tế dịch vụ khác lien quan đến toán quốc tế Sinh viên: Lê Thị Tâm Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Thực kinh doanh ngoại tệ - Mở L/C, cung cấp sản phẩm xuất nhập - Nhờ thu, bao toán - Thực cung ứng tiền tệ nghiệp vụ phát sinh Cơ cấu tổ chức Ban lãnh đạo ngân hàng bao gồm Hội đồng quản trị, ban kiểm soát, Tổng giám đốc, giám đốc Trong Hội đồng quản trị có thành viên với Chủ tịch hội đồng quản trị, Phó Chủ tịch thành viên Ban giám đốc gồm 10 thành viên với Tổng giám đốc Phó Tổng giám đốc Ban kiểm sốt có thành viên với Trưởng ban thành viên với 12 khối thực chức năng, nhiệm vụ ngân hàng Ngồi ban lãnh đạo cịn có Trưởng, phó phịng ban Theo thống kê đến thời điểm Techcombank có khoảng gần 8.000 nhân viên Sinh viên: Lê Thị Tâm Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ở Ngân hàng tài liệu lưu trữ chỉnh lý kịp thời hoàn chỉnh, kết thúc năm công tác, cán lưu trữ tiến hành thu thập hồ sơ, tài liệu từ phòng ban, phận sở tổ chức phân loại dựa phương án lựa chọn Tại Ngân hàng Techcombank, phương án lựa chọn để phân loại tài liệu lưu trữ phương án thời gian – thẩm quyền ban hành – mặt hoạt động Theo phương án tài liệu Tổng giám đốc, tài liệu Hội đồng quản trị, công văn đi, đến, loại sổ sách loại sổ sách khác phân loại theo năm, tài liệu năm thành nhóm từ nhóm lớn phân loại thành nhóm nhỏ hơn, xếp tài liệu nhóm theo ngày văn Công tác thống kê xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ Thống kê lưu trữ để nắm số lượng tài liệu có, thành phần chất lượng tài lệu, cố định việc tổ chức xếp tài liệu kho lưu trữ theo phương án phân loại, phương án hệ thống hóa tài liệu bảo đảm khả tra tìm tài liệu nhanh chóng, thuận lợi Trong kho lưu trữ, với hàng ngàn hồ sơ, tài liệu, người nghiên cứu dễ dàng nắm bắt thơng tin tài liệu cần tìm nằm khối tài liệu nào, cụ thể hồ sơ thơng qua hệ thống cơng cụ tra tìm tài liệu Cơng cụ tra tìm tài liệu phương tiện quan trọng thiếu phịng, kho lưu trữ Việc xây dựng cơng cụ tra cứu phù hợp đáp ứng yêu cầu đối tượng độc giả vấn đề đặt ngành lưu trữ Ở Ngân hàng Techcombank công tác thống kê kho lưu trữ dựa nguyên tắc tập trung, thống bảo đảm tính kế thừa giai đoạn cơng việc Tất tài liệu bảo quản kho lưu trữ phản ánh vào loại sổ sách thống kê Cơng cụ tra tìm tài liệu kho lưu trữ gồm loại: Sinh viên: Lê Thị Tâm 17 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Cơng cụ tra tìm truyền thống: Mục lục hồ sơ - Cơng cụ hiên đại: tra tìm Cơ sở liệu máy tính Cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ Ngân hàng Techcombank bố trí phòng tầng 18 Ngân hàng làm Kho lưu trữ, với diện tích kho 25 m2, gồm dãy tài liệu tương ứng với giá tài liệu 80m tài liệu Mỗi mét giá có 11file tài liệu tương ứng với 900 file tài liệu Các trang thiết bị trang bị tương đối đầy đủ giá compac, tủ, hộp để đựng tài liệu, bình chữa cháy… đảm bảo cho việc bảo quản tài liệu Tuy phịng kho chưa trang bị máy điều hóa hút bụi…nhưng cán lưu trữ có kiểm tra, vệ sinh kho tàng thường xuyên nhằm tránh cho tài liệu bị mối mọt, chuột gặm nhấm, mà tài liệu bảo quản tương đối tốt Công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Tất đơn vị, cá nhân có nhu cầu đáng phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, trừ tài liệu có độ Mật thực theo “Chính sách An ninh thơng tin hành Techcombank” Hình thức khai thác, sử dụng tài liệu chủ yếu là: Tài liệu thường cung cấp cho đơn vị, cá nhân dạng Photocopy y Ngân hàng chưa xây dựng phòng đọc riêng cho người đến khai thác, sử dụng tài liệu Trường hợp mượn tài liệu lưu trữ đưa nơi làm việc phải thực thủ tục vào sổ, ghi rõ ngày tháng mượn, lúc trả có ký nhận Thời gian mượn không 10 ngày Nếu cơng việc chưa giải xong người mượn đề nghị gia hạn, không 05 ngày làm việc Sinh viên: Lê Thị Tâm 18 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QỦẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ I Những công việc làm thời gian thực tập kết đạt Trong thời gian vừa qua em thực tập phận văn thư lưu trữ Ngân hàng Techcombak Căn váo khà phân công trường quan, em thực số cơng việc như: • Chỉnh lýcác nhóm tài liệu : - Văn Tổng giám đốc từ 2001-2007 - Văn Hội đồng quản trị từ 1993-2013 - Công văn từ 1993-2001 - Công văn đến từ 1993-2001 - Các loại sổ sách từ 1993-2013 - Các loại tài liệu khác • Đóng file biên mục bên ngồi • Nhập file excel theo nhóm tài liệu phân loại • Scan văn chỉnh lý Và kết đạt sau: • Chỉnh lý hồn chỉnh văn Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị , công văn đi, đến, loại sổ sách loại sổ sách khác • Đóng file biên mục bên tài liệu chỉnh lý • Nhập file excel loại tài liệu Tổng giám đốc từ năm 2001-2007, văn Hội đồng quản trị, văn ủy quyền Tổng giám đốc từ 2010-2011, văn chất lượng năm 2008-2009 • Scan xong nhóm tài liệu từ 2007-2009 Sinh viên: Lê Thị Tâm 19 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội II Đề xuất số giải pháp nâng cao chát lượng công tác lưu trữ quan, tổ chức Để hồn thiện cơng tác lưu trữ Ngân hàng, em xin đưa số giải pháp sau: - Đào tạo đội ngủ cán trẻ, thường xuyên cử cán lưu trữ học chuyên môn để ngày nắm vững nghiệp vụ chuyên mơn q trình giải cơng việc có khoa học đạt hiệu cao nhất, nhanh - Giáo dục ý thức kỷ luật tính tích cực cơng việc cho cán lưu trữ - Lãnh đạo Ngân hàng cần quan tâm đến môi trường làm việc như: ánh sáng, màu sắc, điều kiện làm việc Đảm thoải mái làm việc cho cán nhân viên để họ phát huy hết khả cơng việc - Hiện đại hóa cơng tác lưu trữ: cải tiến quy trình nghiệp vụ, thay đổi trang thiết bị… - Có sách tiền lương tiền thưởng hợp lý III Một số khuyến nghị quan nhà trường Sau kết thúc tháng thực tập Ngân hàng Techcombank em có số khuyến nghị sau: Đối với Ngân hàng Techcombank - Các lãnh đạo Ngân hàng cần trọng đến công tác lưu trữ - Cần tăng cường đội ngũ làm công tác lưu trữ, cố kiến thức nghiệp vụ nhiều cho cán lưu trữ; cán làm công tác lưu trữ tiếp cận, làm quen với phương pháp lưu trữ để hoàn thành tốt nhiệm vụ đề -Ngân hàng cần có kế hoạch đầu tư xây dựng sở vật chất, trang thiết bị vào công tác lưu trữ, tạo điều kiện cho cán làm công tác lưu trữ tiếp cận với khoa học công nghệ giúp cho công tác lưu trữ phát triển -Cần mở rộng diện tích kho lưu trữ thuận lợi cho việc khai thác, tra tìm tài liệu Đối với trường Đại học Nội vụ Sinh viên: Lê Thị Tâm 20 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Cần trang bị cho sinh viên kiến thức nghiệp vụ lưu trữ để thực công việc hiệu - Cần tổ chức cho sinh viên buổi thực tế tỉnh, địa phương để nâng cao hiệu học tập sinh viên va chạm thực tế Sinh viên: Lê Thị Tâm 21 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội C PHẦN KẾT LUẬN Để nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ việc học tập ghế nhà trường chưa đủ mà phải học tập kinh nghiệm kiến thức qua trải nghiệm thực tế Là sinh viên chuẩn bị trường em ý thức để trang bị kiến thức hiểu biết ln phải cố gắng trau dồi, học hỏi kiến thức lý thuyết thực tế để sau làm tốt cơng việc Sau tháng thực tập Ngân hàng Techcombank, với cố gắng thân đặc biệt hướng dẫn, giúp đỡ thầy, cô giáo, cán bộ, nhân viên quan thân em trang bị thêm kiến thức bổ ích làm sở cho công việc sau tốt nghiệp trường Em nhận thức rằng: Công tác lưu trữ ngành nghề đòi hỏi người làm phải có lượng kiến thức nghiệp vụ dồi dào, không ngừng học hỏi để nâng cao kinh nghiệm Phải trau dồi phương pháp mới, tác phong chí hình thức cán lưu trữ Không thu nhận kiến thức, điều quan trọng sau đợt thực tập vừa qua chúng em bồi dưỡng tinh thần say mê nghề nghiệp Để làm tốt cơng việc trước hết phải có niềm u thích, say mê Em ý thức rằng, thân phải không ngừng nổ lực, cố gắng tiếp thu kiến thức tìm hiểu đời sống thực tiễn Những kết nêu đợt thực tập thân em bạn sinh viên cho thấy kế hoạch Trường tổ chức cho sinh viên thực tập quan cần thiết mang lại ý nghĩa thiết thực cho sinh viên Hy vọng rằng, nhà trường quan tâm đến công tác kiến tập, thực tập hoạt động thực tế sinh viên, thực hoạt động bổ ích, cần thiết cho sinh viên Sinh viên: Lê Thị Tâm 22 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trên toàn báo cáo thực tập thời gian em thực tập Ngân hàng Techcombank Vì lần tiếp xúc với công việc thực tế nên không tránh khỏi hạn chế thiếu xót Em kính mong quý thầy cô đánh giá, nhận xét để giúp em rút nhiều kinh nghiệm Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Lê Thị Tâm 23 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội D PHỤ LỤC Sinh viên: Lê Thị Tâm 24 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 1: MỘT SỐ HÌNH ẢNH CỦA KHO LƯU TRỮ TẠI NGÂN HÀNG Sinh viên: Lê Thị Tâm 25 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên: Lê Thị Tâm 26 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 2: MÁY SCAN VĂN BẢN Sinh viên: Lê Thị Tâm 27 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 3: FILE ĐỰNG TÀI LIỆU Sinh viên: Lê Thị Tâm 28 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 4: DANH MỤC HỒ SƠ TÀI LIỆU VĂN BẢN ỦY QUYỀN NĂM 2011 Sinh viên: Lê Thị Tâm 29 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 5: MỘT SỐ VĂN BẢN LIÊN QUAN ĐẾN CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI NGÂN HÀNG Sinh viên: Lê Thị Tâm 30 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6