Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 4 Chương I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 4 I. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Cảng vụ hàng không miền Bắc. 4 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Cảng vụ hàng không miền Bắc. 4 II. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của cơ quan. 6 1. Vị trí và chức năng 6 2. Nhiệm vụ và quyền hạn 6 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 8 I. Hoạt động quản lý 8 1. Xây dựng ban hành văn bản 8 2. Thực trạng mô tả 11 II. Hoạt động nghiệp vụ 13 1. Thu thập 13 2. Chỉnh lý 13 3. Sắp xếp, thống kê 13 4. Lập công cụ tra cứu 13 5. Bảo quản 13 6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu 14 CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 15 I. Báo cáo tóm tắt công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 15 II. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức 18 III. Một số khuyến nghị 18 PHẦN KẾT LUẬN 22 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU PHẦN NỘI DUNG Chương I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC I Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Cảng vụ hàng không miền Bắc 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Cảng vụ hàng không miền Bắc II Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận lưu trữ quan 1.Vị trí chức 2.Nhiệm vụ quyền hạn CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ .10 CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 10 I.Hoạt động quản lý 10 1.Xây dựng ban hành văn 10 2.Thực trạng mô tả 12 II Hoạt động nghiệp vụ .15 1.Thu thập 15 2.Chỉnh lý 15 3.Sắp xếp, thống kê 15 4.Lập công cụ tra cứu 15 5.Bảo quản 15 6.Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu 16 Chương III: Báo cáo kết thực tập quan, tổ chức 17 đề xuất, khuyến nghị 17 I.Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt 17 Sinh viên: Đậu Quỳnh Anh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội II.Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ quan, tổ chức 20 III.Một số khuyến nghị 20 PHẦN KẾT LUẬN 24 PHỤ LỤC Sinh viên: Đậu Quỳnh Anh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày 10 tháng 04 năm 2015 BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP CAO ĐẲNG LƯU TRỮ HỌC K6 - KHÓA HỌC (2012 - 2015) LỜI NÓI ĐẦU Lưu trữ ngành khoa học Và việc thực tốt công tác lưu trữu việc áp dụng nhuần nhuyễn công nghệ khoa học vào thực tế Công tác lưu trữ công tác nghiệp vụ quan trọng thiếu hình thành phát triển đơn vị ghi nhận hoạt động quan Đảng nhà nước Là nghiệp vụ quan trọng để giữ gìn, bảo quản thơng tin tài liệu lâu dài nhằm mục đích phục vụ cho lãnh đạo Đảng nàh nước ta lĩnh vực: trị, văn hóa, kinh tế, xã hội,… Cơng tác lưu trữ góp phần quan trọng vào cơng xây dựng bảo vệ Tổ quốc, giữ gìn bí mật bảo vệ an ninh quốc gia Điều chứng minh liệu lịch sử, tài liệu khoa học lưu trữ, hình ảnh sinh động phản ánh thật qua thời kỳ lịch sử: kháng chiến chống thực dân Pháp đế quốc Mỹ xâm lược đặc biệt gần với tranh chấp biển Đông với Trung Quốc Tài liệu lưu trữ sở cung cấp thông tin cần thiết, tư liệu lịch sử, học quý báu nhằm giáo dục truyền thống cho hệ hôm mai sau Nhận thức tầm quan trọng công tác lưu trữ Đảng nhà nước ta có sách đại nhằm quản lý tốt tài liệu lưu trữ Sinh thời Bác Hồ dạy : “Học phải đôi với hành, lý thuyết phải đôi với thực tế” Ở môi trường nào, mà lý luận đơi với thực tiễn việc giúp người vận dụng lý luận vào thực tiễn cách khoa học Sinh viên: Đậu Quỳnh Anh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hiệu vô dễ dàng Nhận thức rõ điều này, sau hồn thành song chương trình truyền đạt lý thuyết cho sinh viên chuyên ngành Lưu trữ Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tổ chức đợt thực tập kéo dài tuần Từ ngày 02/3/2015 đến ngày 24/4/2015 Đợt thực tập nhằm giúp cho học sinh xâm nhập với thực tế học hỏi kiến thức, bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn học lớp Các tập mang lại cho sinh viên kinh nghiệm hội tiếp xúc công việc va chạm với thực tế sống Đồng thời hội thử lửa, rèn nghề cho sinh viên, phép thử ban đầu xem sinh viên có đủ lực tố chất với nghề chọn hay không Những khái niệm trừu tượng có ý nghĩa sinh viên nhận thấy họ trở nên hữu ích mơ tả hiểu tượng “thực tế đời thường”.Trên thực tế hoạt động học tập, kinh nghiệm thực tế khuấy động câu hỏi đầu sinh viên dẫn đến học tập tích cực Quan trọng kinh nghiệm thực tế gắn kết học tập, tư hành động Những kinh nghiệm thực tế không cổ vũ sinh viên học nội dung có học phần mà cịn tăng thích thú nội sinh viên khiến họ muốn học tập sâu Được đồng ý nhà trường tiếp nhận Cảng Vụ hàng không Miền Bắc, có đợt thực tập quy định thời gian việc thực hành nội dung mà đề cương nêu Thời gian thực tập tuần, khoảng thời gian không dài đem lại cho tơi kết có ý nghĩa quan trọng quý giá Dưới hướng dẫn, giúp đỡ cán Văn phịng, tơi học hỏi phong cách làm việc cán Văn thư – Lưu trữ quan Một cơng việc địi hỏi khéo léo nhẹ nhàng tế nhị giúp đỡ đắc lực cho lãnh đạo việc giải công việc hàng ngày Là cán Lưu trữ tương lai, đợt thực tập thân trang bị cho số kiến thức Trước hết nhận thức rõ ràng công tác lưu trữ tầm quan trọng công tác lưu trữ quan nói riêng Đất nước nói chung Song, tơi thấy bất cập công tác quan để từ nhận thức trách nhiệm nghĩa vụ tầng lớp tri thức trẻ lớn Sinh viên: Đậu Quỳnh Anh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đợt thực tập giúp tơi nhìn nhận nhiều vấn đề, điểm yếu thân khâu nghiệp vụ chun mơn, thiếu kinh nghiệm q trình thực thao tác nghiệp vụ lưu trữ để từ tơi bổ sung lỗ hổng nghiệp vụ chun mơn mà chương trình lý thuyết khơng thể đáp ứng đủ Có thể nói, đợt thực tập giúp tơi cụ thể hóa cơng việc nắm kiến thức Qua tơi xin bày tỏ lòng biết ơn tới cấp lãnh đạo, cán Văn phòng ban ngành khác Cảng vụ Hàng không miền Bắc tạo điều kiện giúp đỡ tơi q trình thực tập Nhờ quan tâm, giúp đỡ tận tình anh chị quan, gặt hái nhiều kết hoàn thành báo cáo thuận lợi Đặc biệt chân thành cảm ơn hướng dẫn tận tình chị Trần Thị Nhung – Cán Văn thư- Lưu trữ Song kiến thức hạn chế nên báo cáo không tránh khỏi thiếu sót, mong nhận góp ý chân thành thầy cô giáo khoa Văn thư- Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Kết trình khảo sát thực tế kết hợp với lý luận chuyên môn mà đúc rút quan thực tập trình bày cụ thể báo cáo đây: Báo cáo gồm chương: Chương 1: Giới thiệu vài nét quan, tổ chức Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ quan, tổ chức Chương 3: Báo cáo kết thực tập quan, tổ chức đề xuất, khuyến nghị Sinh viên: Đậu Quỳnh Anh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN NỘI DUNG Chương I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC I Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Cảng vụ hàng không miền Bắc Cảng vụ hàng không Miền Bắc thành lập theo Quyết định số 2074/CĐ-BGTVT ngày 9/7/2007 Bộ trưởng Bộ Giao thông Vận tải thức vào hoạt động ngày 1/7/2008 Trực thuộc Cục hàng không Việt Nam, Cảng vụ hàng không Miền Bắc quản lý Nhà nước hàng không dân dụng cảng hàng không, sân bay khu vực miền Bắc : Nội Bài, Gia Lâm, Cát Bi, Điện Biên, Nà Sản, Vinh Đồng Hới 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Cảng vụ hàng không miền Bắc Cảng vụ hàng không Miền Bắc có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn sau: a.Vị trí chức Cảng vụ hàng không - Cảng vụ hàng không trực thuộc Cục hàng không Việt Nam, quanthực chức quản lý nhà nước hàng không cảng hàng không, sân bay - Cảng vụ hàng khơng có tư cách pháp nhân, sử dụng dấu riêng, mở tài khoản kho bạc nhà nước, có tên giao dịch viết tiếng Anh (…) Airports Authority, viết tắt tên riêng Cảng vụ hàng không AA b Nhiệm vụ quyền hạn Cảng hàng khơng Ngồi việc thực nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định Luật Hàng không dân dụng Việt Nam văn hướng dẫn thi hành, Cảng vụ hàng khơng cịn có nhiệm vụ quyền hạn sau đây: - Xây dựng trình Cục trưởng Cục Hàng khơng Việt Nam phê duyệt kế hoạch tài tổ chức thực kế hoạch phê duyệt - Xây dựng để Cục trưởng Cục Hàng khơng Việt Nam trình Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải phê duyệt kế hoạch biên chế hàng năm; tổ chức thực tuyển dụng quản lý cán bộ, viên chức theo quy định Pháp lệnh Cán bộ, công chức; tổ chức bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, viên chức Sinh viên: Đậu Quỳnh Anh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thuộc quyền quản lý - Tuyên truyền, phổ biến kiểm tra, giám sát việc thực pháp luật hàng không cảng hàng không, sân bay - Cấp thẻ kiểm tra an ninh cho người, giấy phép cho phương tiện vào, hoạt động khu vực hạn chế cảng hàng không, sân bay theo thẩm quyền - Chủ trì phối hợp thự nhiệm vụ đảm bảo chuyên cảng hàng khơng, sân bay - Quản lý tài sản, tài theo quy định pháp luật; thực chế độ thống kê; báo cáo theo quy định - Được quyền trực tiếp quan hệ với tổ chức, cá nhân nước nước để thực chức năng, nhiệm vụ giao - Thực nhiệm vụ, quyền hạn khác Cục trưởng Cục Hàng không Việt Nam giao c Cơ cấu tổ chức Cảng vụ hàng khơng - Cảng vụ hàng khơng có Giám đốc, số Phó Giám đốc giúp việc, phịng chức phịng Đại diện Cảng vụ hàng khơng cảng hàng không, sân bay thuộc quyền quản lý Giám đốc Cảng vụ hàng không chịu trách nhiệm trước Cục trưởng Cục hàng không Việt Nam pháp luật tồn hoạt động Cảng vụ hàng khơng - Giám đốc Cục hàng không Cục trưởng Cục hàng khơng Việt Nam bổ nhiệm Phó Giám đốc, kế tốn trưởng, Trưởng Đại diện Cảng vụ hàng không Cục trưởng Cục hàng không Việt Nam bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghị Giám đốc Cảng vụ hàng không Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm chức danh cán lại thực theo quy định pháp luật phân cấp quản lý cán Cục Hàng không Việt Nam - Cục trưởng Cục Hàng không Việt Nam định thành lập, tổ chức lại, giải thể quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phịng chức thuộc Cảng vụ hàng khơng Đại diện Cảng vụ hàng không theo đề nghị Giám đốc Cảng vụ hàng khơng - Các phịng ban chức năng: • Phịng Quản lý cảng hàng khơng, sân bay • Phịng Giám sát an ninh Hàng khơng • Phịng Tài chính- kế tốn • Phịng Giám sát an tồn Hàng khơng Sinh viên: Đậu Quỳnh Anh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội • Phịng Pháp chế tra • Văn phịng • Phịng Tổ chức cán II Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận lưu trữ quan Vị trí chức - Văn phòng quan trực thuộc Cảng vụ Hàng không miền Bắc thành lập theo Quyết định số 38/QĐ-CH ngày 03/01/2008 Cục trưởng Cục Hàng khơng Việt Nam - Văn phịng quan tham mưu giúp Giám đốc Cảng vụ hàng không miền Bắc lĩnh vực: cơng tác hành chính, văn thư, quản trị, đối ngoại, tổng hợp điều phối hoạt động chung thuộc chức năng, nhiệm vụ phạm vi quản lý Cảng vụ hàng không miền Bắc theo quy định pháp luật Nhiệm vụ quyền hạn - Chủ trì xây dựng chương trình, lịch họp giao ban, lịch trực, hội thảo, hội nghị Cảng vụ để Giám đốc Cảng vụ phê duyệt triển khai thực - Phối hợp xây dựng kế hoạch hoạt động, chương trình cơng tác Cảng vụ để Giám đốc phê duyệt trình cấp có thẩm quyền phê duyệt triển khai thực - Chuẩn bị nội dung báo cáo giao ban định kỳ Cảng vụ; ghi chép thông báo , hướng dẫn thực định, ý kiến đạo, kết luận Giám đốc; tổng hợp, thông tin, báo cáo kịp thời kết thực cho Giám đốc - Xây dựng, trình Giám đốc Cảng vụ ban hành nội quy làm việc Cảng vụ; quy định trình tự, thủ tục dự thảo, ban hành văn quản lý Cảng vụ - Tiếp nhận , xử lý văn đi, đến Cảng vụ; thực công tác hành chính, quản trị, văn thư, lưu trữ tổ chức việc quản lý công tác lưu trữ, khai thác tài liệu, công tác thông tin, bảo mật thực công tác thống kê, báo cáo theo quy định - Quản lý sở vật chất; đảm bảo trang thiết bị, phương tiện điều kiện làm việc trụ sở Cảng vụ quản lý việc khai thác sử dụng phương tiện, trang bị, thiết bị, sở vật chất thuộc phạm vi quản lý theo quy định - Thực công tác đối ngoại, hợp tác quốc tế, biên dịch tài liệu, phiên Sinh viên: Đậu Quỳnh Anh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dịch, đoàn ra, đoàn vào, lễ tân, khánh tiết Cảng vụ - Ứng dụng công nghệ thông tin; thực nhiệm vụ thông tin, khoa học công nghệ phục vụ công tác quản lý nhà nước Cảng vụ; - Tổ chức thực công tác vệ sinh môi trường, bảo vệ trụ sở làm việc Cảng vụ theo nội quy quy định - Phối hợp thực việc trì trật tự kỷ luật, nội quy làm việc, công tác phòng cháy chữa cháy trụ sở làm việc Cảng vụ theo quy định - Phối hợp với Phòng Tổ chức cán thực công tác bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, giải chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động chế độ sách khác cho cán cơng chức, viên chức người lao động thuộc Cảng vụ theo quy định pháp luật - Thu thập, xử lý thơng tin báo trí lĩnh vực hoạt động Cảng vụ; thực công tác phát ngôn Cảng vụ - Phối hợp với quan, đơn vị thông báo tin tức hàng không cho tổ chức, cá nhân theo quy định pháp luật - Quản lý đội ngũ cán bộ, viên chức người lao động thuộc Văn Phòng theo quy định phân cấp Cảng vụ - Thực nhiệm vụ khác Giám đốc Cảng vụ giao Sinh viên: Đậu Quỳnh Anh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC I Hoạt động quản lý Xây dựng ban hành văn Công tác ăn thư lưu trữ Cảng vụ thực dựa văn quy định chung Pháp luật Việt Nam Những văn quy phạm pháp luật đưa quy định chuẩn mực để Cảng vụ nói riêng quan nhà nước nói chung thực làm theo Bao gồm: Luật lưu trữ 01/ 2011/QH13, Nghị định 110/2004/NĐ-CP, Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, Thông tư 07/2012/TT-BNV, Quyết định 128/QĐ-VTLTNN, Cơng văn 283/VTLTNNNVTW Đó văn quy phạm pháp luật Cảng vụ thực áp dụng vào thực quản lý cơng tác lưu trữ Ngồi ra, Cảng vụ hàng khơng miền Bắc ban hành định riêng áp dụng quan nhằm thực công tác lưu trữ quản lý công văn giấy tờ cho hợp lý chặt chẽ phù hợp với chức nhiệm vụ riêng Ngày 10 tháng 11 năm 2011 Cảng vụ hàng không miền Bắc ký định 1121/QĐ-CVMB việc ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, xây dựng, ban hành quản lý văn Cảng vụ hàng không miền Bắc Tại chương III định, chương II Cảng vụ quy định rõ việc lưu trữ quản lý văn bao gồm từ điều 19 đến điều 22 chương Tại điều 19 quy định tài liệu lưu trữ Cảng vụ : o o o Tài liệu lưu trữ bao gồm: Các văn hành văn chuyên ngành hàng không dân dụng Các hồ sơ công việc Sổ theo dõi văn đi/ đến Văn thư đơn vị; đề án,đề tài nghiên cứu khoa học,dự án, hồ sơ cơng trình; sơ dồ, đị, họa đồ; Băng ghi âm, ghi hình, đĩa mềm dạng tài liệu khác có chứa nội dung công việc; o Các hồ sơ nhân sự; hồ sơ Đảng viên, văn đồn thể - Văn phịng tổ chức, thực tài liệu lưu trữ Cảng vụ - Tài liệu phục vụ hoạt động chuyên môn đơn vị đơn vị tự 10 Sinh viên: Đậu Quỳnh Anh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lưu trữ Hồ sơ nahn phòng kế hoạch- nhân lưu trữ; Hồ sơ Đảng viên tổ chức Đảng lưu trữ; văn đoàn thể đồn thể lưu trữ Việc giao nộp tài liệu lưu trữ quy định điều 20 chương III định: - Các đơn vị cá nhân có trách nhiệm: o Các đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào kho lưu trữ Cảng vụ theo thợi hạn quy định o Thông báo cho văn phịng hồ sơ cơng việc tài liệu lưu trữ phải nộp theo danh mục hồ sơ nộp lưu cần giữ lại để xử lý tiếp Trường hợp đơn vị cá nhan cần giữ lại hồ sơ tài liệu đến thời hạn nộp lưu phải lập danh mục gửi cho lưu trữ Cảng vụ thời hạn giữ lại không 02 năm o Các cán bộ, công chức, viên chức trước nghỉ hưu, việc chuyển công tác phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm văn o Thực việc đánh giá tiêu hủy văn bản, tài liệu có giá trị bảo quản tạm thời - Thời hạn nộp lưu vào lưu trữ hành quy định: o Tài liệu hành chính: sau 01 năm kể từ năm công việc kết thúc o Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: sau 01 năm kể từ năm cơng trình nghiệm thu cính thức o Tài liệu xây dựng bản: sau 03 tháng kể từ cơng trình toán o Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, micro phim, tài liệu ghi âm, ghi hình loại tài liệu khác: sau 03 tháng kẻ từ công việc kết thúc - Người thực việc lưu trữ Cảng vụ phải danh mục hồ sơ đẻ nắm tình hình tài liệu đơn vị, phận Văn thư- Lưu trữ đồng thời hướng dẫn đôn đốc việc lập hồ sơ, lựa chọn tài liệu tiếp nhận hồ sơ tài liệu vào lưu trữ - Bộ phận lưu trữ Cnagr vụ tiếp nhận tài liệu đước giải xong, lập thành hồ sơ theo quy định, không nộp lẻ tẻ - Thủ tục giao nộp: Khi giao nộp tài liệu phải lập 02 biên bàn giao tài liệu 02 mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu Đơn vị cá nhân giao Sinh viên: Đậu Quỳnh Anh 11 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nộp văn phòng bên giữ Tại điều 21 chương III định quy định việc quản lý tài liệu lưu trữ: o o o Văn phịng có trách nhiệm: Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ Cảng vụ; Tổ chức 01 phận lưu trữ quan trực thuộc văn phòng Bộ phận quản lý Cảng vụ thực công việc sau: Thu nhận tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ vào quý I hàng năm o Thống kê báo cáo tài liệu lưu trữ; o Chỉnh lý,xác định giá trị, xếp lập danh mục tài liệu để lưu trữ vào kho lưu trữ o Nhập xử lý liệu lưu trữ hệ thống máy tính o Bảo quản tài liệu lưu trữ kho lưu trữ cá liệu lưu trữ hệ thống máy tính theo quy định pháp luật o Tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ theo quy định o Đề xuất việc lý hủy bỏ tài liệu lưu trữ hàng năm theo quy định pháp luật hành o Nộp tài liệu lưu trữ cho quan cấp theo quy định có yêu cầu Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ quy định điều 22 chương III định: - Khai thác sử dụng tài liệu Văn thư thực theo trình tự quy định Cảng vụ - Khai thác sử dụng tài liệu kho lưu trữ Cảng vụ thực theo quy trình chặt chễ để đảm bảo độ bảo mật tài liệu lưu trữ Tại điều 22 Cảng vụ quy định rõ ràng trách nhiệm độc giả khai thác tài liệu trách nhiệm cán văn thư( văn thư) cán lưu trữ( tai lưu trữ Cảng vụ) đưa nguyên tắc bảo mật tài liệu lưu trữ Thực trạng mô tả Cảng vụ hàng khơng miền Bắc hình thành khoảng thời gian ngắn ban hành định cho công tác văn thư lưu trữ riêng nhằm quản lý bà thực sát với chức nhiệm vụ riêng quan Quyết định 1121/QĐ-CVMB Cảng vụ đưa vào thực nghiêm túc cụ thể như: - Đã có phịng để lưu trữ hồ sơ Cảng vụ hàng không miền Bắc 12 Sinh viên: Đậu Quỳnh Anh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Đã thực việc lưu trữ tài liệu tài liệu có giá trị lưu trữ Cảng vụ - Sổ đi/ đến Văn thư lưu trữu phòng lưu trữ quan - Tài liệu phục vụ hoạt động chuyên môn đơn vị đơn vị tự lưu trữ Đó hoạt động mà Cảng vụ thực theo định 1121/ QĐ-CVMB Nhưng bên cạnh việc thực theo quy định chung theo định 1121 Cảng vụ cịn số mặt chưa thực - Chưa thực việc lưu trữ khối tài liệu toàn quan mà lưu trữ văn thư - Chưa thực điều 21 chương III định 1121 việc quản lý tài liệu lưu trữ - Cảng vụ ban hành quy định việc thực tài liệu chuyên môn đơn vị đơn vị tự lưu trữ Nhưng trình đơn vị lưu trữ Cảng vụ phải thực việc quản lý sát để tránh tình trạng mát hay tài liệu hết giá trị giữ lại gây tốn diện tích Đây vấn đề Cảng vụ cần xem xét để việc quản lý tài liệu chặt chẽ Một số hình ảnh cho thấy quản lý thiết chặt chẽ công tác công văn giấy tờ Cảng vụ Sinh viên: Đậu Quỳnh Anh 13 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Do tài liệu phòng phòng tự lưu trữ nên dẫn đến việc đơn vi chức năng, phịng khơng xác định thời gian tài liệu Hay nói cách khác việc thực đánh giá tiêu hủy văn bản, tài liệu văn có giá trị Sinh viên: Đậu Quỳnh Anh 14 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạm thời chưa diễn Các văn tạm thời chưa xác định để đem tiêu hủy dẫn đến thiết diện tích lưu trữ đặt bừa bãi hành lang nơi hàng ngày có hàng trăm người qua lại chưa kể đến khách Cảng vụ II Hoạt động nghiệp vụ Thu thập - Nguồn thu: o Tài liệu thu thập từ quan cấp quan quản lý Cảng vụ hàng không miền Bắc : Cục hàng không Việt Nam o Tài liệu từ Bộ, quan ngang bộ: Bộ giao thông vận tải, Bộ ngoại giao, Bộ quốc phòng, Bộ Nội vụ,… o Tài liệu từ quan đơn vị hoạt động Cảng hàng không Quốc tế Nội Bài: Đồn công an cửa Nội Bài, Đội cảnh sát giao thông số 15, Công ty TNHH MTV VAECO,… o Tài liệu từ phòng ban Cảng vụ: phòng giám sát an ninh hàng khơng, giám sát an tồn hàng không, quản lý cảng hàng không sân bay, tổ chức cán bộ, tài kế tốn,… Chỉnh lý Việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ chưa thực Cảng vụ hangfkhoong miền Bắc Sắp xếp, thống kê Thống kê hoạt động quan trọng nhằm nắm bắt thâu tóm khối tài liệu có quan, tổ chức Song, Cảng vụ chưa làm công tác lưu trữ quan nên việc thống kê chưa thực Lập công cụ tra cứu Khâu nghiệp vụ chưa thực Cảng vụ chưa có hệ thống lưu trữ chung cho khối tài liệu quan Bảo quản Do tài liệu hoạt động đơn vị đơn vị lưu trữ nên phận Văn thư giữ phần nhỏ số lượng tài liệu số tài liệu bảo quản phịng lưu trữ Cảng vụ Cơng việc bảo quản với yêu cầu độ ẩm, Sinh viên: Đậu Quỳnh Anh 15 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội khơ thống , điều hịa,… thực tương đối tốt Đây hình ảnh ghi lai từ phịng bảo quản tài liệu có điều hịa khơng khí phịng bảo quản tài liệu Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Tại phòng lưu trữ Cảng vụ chứa tài liệu Văn thư bao gồm văn Cảng vụ số văn đến Cảng vụ nên lưu trữ số tài liệu có hầu hết chưa thành hệ thống chặt chẽ lien quan đến Bởi vậy, hầu hết hoạt động khai thác sử dụng tài liệu diễn văn thư Hay nói cách khác, hoạt động lưu trữ Cảng vụ chưa đáp ứng nhu cầu khai thác cho độc giả Phần đa số độc giả muốn khai thác tài liệu đáp ứng khối lượng tài liệu nhỏ phịng văn thư chủ động tìm kiếm Đây vấn đề bất cập Cảng vụ Sinh viên: Đậu Quỳnh Anh 16 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chương III: Báo cáo kết thực tập quan, tổ chức đề xuất, khuyến nghị I Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt Thời gian thực tập Cảng vụ khoảng thời gian không nhiều(8 tuần) làm quen bắt tay vào công việc thực tế với giúp đỡ không nhỏ cô, chú, anh,c hị cán văn phịng nói riêng chị cán văn thư nói riêng.Đặc biệt chị Trần Thị Nhung cán văn thư – lưu trữ Cảng vụ Chị tạo điều kiện giúp đỡ cho tiếp xúc trực tiếp với công việc văn thư – lưu trữ Bản thân cá nhân theo học ngành lưu trữ, khối lượng tài liệu lưu trữ phòng lưu trữ Cảng vụ có hạn nên ngồi cơng việc lưu trữ tơi cịn thực cơng tác văn thư bao gồm cơng việc như: Bóc bì, đóng dấu đến, vào sổ đến/ đi, photo văn bản, trình cơng văn, Scan văn Đó cơng việc tơi làm sau thực việc lưu trữ tài liệu kết thúc Do cán làm công tác văn thư kiêm nhiệm lưu trữ nên hoạt động lưu trữ Cảng vụ diễn không theo thời gian quy định mà thực tùy thuộc vào thời gian cán văn thư khối lượng văn tài liệu có phịng văn thư Nghĩa công việc lưu trữ Cảng vụ diễn phịng văn thư có số lượng tài liệu lớn( khoảng tháng đến nửa năm) cán văn thư phải tranh thủ thời gian để lưu trữ tài liệu Đây điểm chưa Cảng vụ Việc lưu trữ phải tách riêng với văn thư Nói cách khác, làm lưu trữ phải có thời gian khơng thể làm văn thư lại chạy vào lưu trữ, lưu trữ lại làm văn thư Như làm lưu trữ cán văn thư không tập trung cao độ để đạt hiệu tốt cho công việc Q trình thực làm cơng tác lưu trữ Cảng vụ đúc rút vỡ lẽ nhiều Kết q trình tơi tham gia thực lưu trữ tài liệu với cán Văn thư Cảng vụ cụ thể sau: Do khối lượng tài liệu có phịng lưu trữ chức nhiệm vụ Sinh viên: Đậu Quỳnh Anh 17 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cảng vụ hàng khơng miền Bắc phương án sử dụng để lưu trữ tài liệu phương án mặt hoạt động thời gian Thực lưu trữ tài liệu năm 2014 Cảng vụ hàng không miền Bắc Bước 1: Chia tài liệu theo công văn đến, công văn Bước 2: Công văn đến chia theo tên loại văn Công văn chia theo quan ban hành văn Bước 3: Sắp xếp công văn đến theo số thứ tự văn bản( thời gian) văn đến trước xếp trước dưới, văn đến sau trên; Sắp xếp công văn theo thời gian: Sắp xếp theo thứ tự từ bé đến lớn Sau trình làm lưu trữ phân : o Công văn đến gồm bộ: + Công văn đến tổng hợp + Công văn đến Cục hàng không Việt Nam + Công văn đến Đảng ủy + Công văn đến từ đơn vị hoạt động Nội Bài + Công văn đến từ Bộ quan ngang Bộ o Công văn gồm bộ: + Công văn tổng hợp + Công văn công văn + Công văn thơng báo lệ phí Hải quan + Cơng văn thông báo + Công văn thông báo kết luận giao ban + Cơng văn Đồn TN+ Cơng đồn + Cơng văn báo cáo sản lượng+ giấy ủy quyền + Công văn báo cáo + Công văn biên + Công văn giấy mời họp + Công văn định xử phạt hành + Cơng văn định + Cơng văn Đảng + Cơng văn văn phịng Đây hồ sơ tài liệu năm 2014 Cảng vụ hàng không miền Bắc sau lựa chọn phương án phân loại thực lưu trữ đạt Sinh viên: Đậu Quỳnh Anh 18 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh viên: Đậu Quỳnh Anh Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 19 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội II Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ quan, tổ chức Công tác lưu trữ quan tổ chức quan trọng cần thiết Nhất Cảng vụ hàng không miền Bắc quan quản lý nhà nước lĩnh vực hàng không Việc lưu trữ tài liệu tốt giúp Cảng vụ quản lý thực tốt công việc Tài liệu lưu trữ nguồn thơng tin quý báu Cảng vụ nói riêng với đất nước nói chung Ngồi ra, việc quản lý tốt tài liệu lưu trữ đem lại lợi ích vơ lớn cho quan Tài liệu có giá trị bảo quản lưu trữ cho đánh giá hoạt động quan, bảo vệ quan tổ chức khỏi hành vi gian lận, xấu kẻ tham Ngoài tài liệu lưu trữ khẳng định khối tài sản mà quan có quan đơn vị khác Làm tốt công tác lưu trữ làm tốt công tác quản lý nói chung quản lý tài liệu nói riêng Đó thuận lợi mà tài liệu lưu trữu đem lại làm tốt công tác lưu trữ Để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ quan Cảng vụ cần có giải pháp thích thực đáp ứng cầu thực tiễn quan như: o Cảng vụ cần có cán làm cơng tác lưu trữ chuyên môn để thực công tác lưu trữ cách có hiệu nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý quan o Cần có phân cơng nhiệm vụ rõ ràng cho cơng tác quản lý công tác thực lưu trữ công văn giấy tờ để đạt hiệu cao o Cần đưa hình thức kỷ luật nghiêm cá nhân đơn vị lơ việc bảo quản tài liệu III Một số khuyến nghị - Đối với quan tổ chức: o Cảng vụ hàng khơng miền Bắc có chức nhiệm vụ liền với ngành hàng khơng- ngành địi hỏi độ xác cao quản lý chặt chẽ Vì vậy, Cảng vụ cần đưa yêu cầu cao cá nhân đơn vị Cảng vụ tránh tình trạng khơng có kiến thức chun mơn nghiệp vụ dẫn đến xử lý tình o Cảng vụ cần rà soát lại cán nhân viên kiểm tra kiến thức, đưa Sinh viên: Đậu Quỳnh Anh 20 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tình cụ thể để nhân viên thực lực tránh tình trạng làm sai khơng hồn thành nhiệm vụ Như không xảy hạn chế xảy việc ngày làm sai khâu nghiệp vụ dẫn đến sai sót kéo theo sau o Cần đưa yêu cầu cho công việc cụ thể nhân, phòng chức văn yêu cầu kèm theo hình thức kèm nhằm làm tốt công tác chuyên môn nghiệp vụ giao, giảm thiểu tối đa sai sót, khơng có trường hợp làm mà không dựa công văn giấy tờ để đên cán cấp hỏi đên lo tìm, kiếm o Cảng vụ cần trú trọng tới công tác lưu trữ quan Cần đưa yêu cầu phòng lưu trữ yêu cầu thực nộp lưu tài liệu lưu trữ phịng ban Cần có khơng gian diện tích phù hợp với phịng lưu trữ , kho lưu trữ theo quy định chung Pháp luật Cần tách riêng nhà kho kho, phòng lưu trữ riêng khơng thể tận dụng phịng lưu trữ với nhà kho Như ảnh hưởng đến tuổi thọ tài liệu không gian lưu trữ tài liệu Sinh viên: Đậu Quỳnh Anh 21 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đây hình ảnh phịng lưu trữ Cảng vụ hàng khơng miền Bắc Qua ta thấy bất cập công tác quản lý tài liệu lưu trữ quan o Cảng vụ cần đưa quy định việc thực việc đánh giá tiêu hủy văn giấy tờ tài liệu có giá trị bảo quản tạm thời nhằm tiết kiệm tối đa diện tích Tránh tình trạng để tài lieu cơng văn bừa bãi - Đối với môn khoa lưu trữ, khoa, trường o Đối với môn lưu trữ: Nhà trường cần đưa giảng cụ thể hơn, chi tiết vào giảng học sinh Hay nói cách khác nhà trường cần cho sinh viên thực tập với công việc lưu trữ nhiều để sinh viên không bỡ ngỡ Sinh viên: Đậu Quỳnh Anh 22 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tới quan thực tập o Đối với khoa Văn thư – lưu trữ: Cần lien hệ thực tập cho sinh viên ngành lưu trữ học Bởi đặc thù ngành cần hoạt động theo nhóm, hoạt động theo nhóm sinh viên phát huy hết kiến thức học vận dụng vào thực tế o Đối với Trường: Cần tạo nhiều hội cho sinh viên để ngồi làm việc cách thuận lợi dễ dàng Sinh viên: Đậu Quỳnh Anh 23 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN KẾT LUẬN Được đồng ý nhà trường tiếp nhận Cảng vụ hàng không miền Bắc, thực đợt thực tập với chuyên ngành lưu trữ thuận lợi Thời gian thực tập không nhiều thực có ý nghĩa thân tơi Đó hội cho tơi mở rộng tầm mắt, làm quen với chuyên môn hiểu sâu chun ngành mình.Từ thấy tầm quan trọng lĩnh vực quản lý hành Nhà nước quan để từ tơi ý thức trách nhiệm tầng lớp tri thức trẻ công xây dựng quản lý Nhà nước cơng tác hành Đặc biệt Nhà nước có sách quản lý Hành “ cửa” công tác Lưu trữ quan có nhiều bất cập, cần khắc phục nhằm đưa công tác phát triển lên với tầm quan trọng Trong thời gian tuần thực tập Cảng vụ Hàng không miền Bắc, thực hành khâu nghiệp vụ đề cương cách nhanh chóng Bên cạnh đó, tơi đúc kết thêm cho thân kinh nghiệm quý báu: rèn luyện tác phong làm việc chuyên nghiệp khéo léo, nhanh nhẹn cán Văn phòng Trong khoảng thời gian thực tập quan, chắn cịn khơng khỏi bỡ ngỡ, mắc phải thiếu sót mong góp ý quý quan Thời gian thực tập cho thấy lý luận thực tiễn có khác nhau, ln bổ sung cho Để làm tốt công tác Văn thư – Lưu trữ, không cần sở lý luận vững mà cần kiến thức thực tế sâu rộng, nắm rõ tình hình thực tế chức hoạt động quan, áp dụng lý luận cách sáng tạo, linh hoạt, không dập khn Có thế, cơng tác Văn thư- Lưu trữ quan thực tổ chức tốt hiệu Trân trọng cảm ơn ! Hà Nội, ngày 10 tháng năm 2015 Sinh viên Sinh viên: Đậu Quỳnh Anh 24 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đậu Quỳnh Anh PHỤ LỤC Quyết định 2074/QĐ-BGTVT việc thành lập Cảng vụ hàng không miền Bắc Quyết định 3749/QĐ-CHK việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng trực thuộc Cảng vụ hàng không miền Bắc Quyết định 1121/QĐ-CVMB việc tiếp nhận, xử lý, xây dựng, ban hành quản lý văn hành Cảng vụ hàng không miền Bắc Sinh viên: Đậu Quỳnh Anh 25 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6