Đang tải... (xem toàn văn)
A. PHẦN MỞ ĐẦU Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh Chủ tịch Chính phủ cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa đã ký Thông đạt số 1CVP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn, giấy tờ, trong đó người đã chỉ rõ “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia” và đánh giá “Tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật. Do đó việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng”. Đối với các cơ quan, tổ chức; công tác văn thư – lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh ra văn bản giấy tờ có lien quan và những tài liệu có giá trị đều được lưu trữ , bảo quản an toàn. Văn thư – lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan, tổ chức trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà nước. Trong các cơ quan, đơn vị công tác văn thư – lưu trữ luôn được quan tâm, bởi đó là công tác bảo đảm hoạt động quản lý Hành chính Nhà nước thông qua các văn bản, tài liệu. Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin, giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan, tổ chức. Bác Hồ đã từng nói “ Học đi đôi với hành”, đó là một chân lý muôn thuở được các thế hệ vận dụng có hiệu quả và kết hợp với phương châm của nhà trường là “ Học thật, thi thật, ra đời làm thật” cùng với phương châm gắn liền giữa lý luận và thực tiễn trong công tác đào tạo của nhà trường: Lấy lý luận làm điểm tựa, làm cơ sở cho thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ sung cho những kiến thức mới, cập nhật và làm phong phú thêm được kho tàng lý luận. Nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng trong quá trình tổ chức và thực hiện các khâu nghiệp vụ của công tác Văn thư – Lưu trữ. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo điều kiện cho sinh viên khoa Văn thư – Lưu trữ đi kiến tập tại các cơ quan, tổ chức. Được sự quan tâm giới thiệu của nhà trường cũng như sự giúp đỡ của lãnh đạo Phòng Nội vụ UBND huyện Thuận Thành, tôi đã được tiếp nhận kiến tập tại Phòng Nội vụ UBND huyện Thuận Thành, kể từ ngày 20 tháng 4 năm 2015 đến hết ngày 22 tháng 5 năm 2015. Qua thời gian 4 tuần kiến tập được sự quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn và tạo điều kiện của Phòng Nội vụ; tôi có thêm kinh nghiệm trong thực tế công việc, củng cố thêm phần kiến thức còn thiếu và nâng cao trình độ. Vận dụng lý luận, kiến thức đã học tại trường mà thầy cô trang bị vào thực tiễn và rèn luyện kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ để có thêm kiến thức, kinh nghiệm để thực hiện cho công việc hiện tại của bản thân. Trong thời gian làm chuyên đề báo cáo mặc dù rất cố gắng nhưng vì đây là lần đầu tiên tôi được tiếp xúc với công việc thực tế, với thời gian kiến tập không nhiều nên bài báo cáo này của tôi còn nhiều thiếu sót và không tránh khỏi những hạn chế nhất định. Vì vậy, tôi rất mong nhận được sự giúp đỡ, những đóng góp ý kiến, nhận xét từ quý thầy, cô trong nhà trường; sự đóng góp xây dựng của các cô, chú, anh, chị trong cơ quan để tôi có thể hoàn thành tốt báo cáo kiến tập của mình.
BẢNG GIẢI THÍCH CHỮ VIẾT TẮT Stt 10 11 12 13 14 15 Tên chữ, cụm từ viết tắt BC BTHBQ CT CV CCHC HĐND MLHS NQ QĐ TB TĐ – KT TLLT UBND VTLL XDCQCS A Giải thích chữ, cụm từ viết tắt Báo cáo Bảng thời hạn bảoquản Chỉ thị Cơng văn Cải cách hành Hội đồng nhândân Muc lục hồ sơ Nghị Quyết định Thông báo Thi đua – khenthưởng Tàiliệulưutrữ Ủy ban nhân dân Văn thư lưu trữ Xây dựng quyền sở PHẦN MỞ ĐẦU Ngay từ ngày đầu nước nhà giành độc lập, Hồ Chí Minh Chủ tịch Chính phủ cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ cộng hịa ký Thơng đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 công tác công văn, giấy tờ, người rõ “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia” đánh giá “Tài liệu lưu trữ tài sản quý báu, có tác dụng lớn việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch cơng tác phương châm sách mặt trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật Do việc lưu trữ công văn, tài liệu công tác quan trọng” Đối với quan, tổ chức; cơng tác văn thư – lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung q trình hoạt động sản sinh văn giấy tờ có lien quan tài liệu có giá trị lưu trữ , bảo quản an toàn Văn thư – lưu trữ cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan, tổ chức lĩnh vực quản lý Hành Nhà nước Trong quan, đơn vị cơng tác văn thư – lưu trữ quan tâm, cơng tác bảo đảm hoạt động quản lý Hành Nhà nước thơng qua văn bản, tài liệu Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin, giải công việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan, tổ chức Bác Hồ nói “ Học đơi với hành”, chân lý mn thuở hệ vận dụng có hiệu kết hợp với phương châm nhà trường “ Học thật, thi thật, đời làm thật” với phương châm gắn liền lý luận thực tiễn công tác đào tạo nhà trường: Lấy lý luận làm điểm tựa, làm sở cho thực tiễn ngược lại từ thực tiễn bổ sung cho kiến thức mới, cập nhật làm phong phú thêm kho tàng lý luận Nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức kỹ trình tổ chức thực khâu nghiệp vụ công tác Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện cho sinh viên khoa Văn thư – Lưu trữ kiến tập quan, tổ chức Được quan tâm giới thiệu nhà trường giúp đỡ lãnh đạo Phòng Nội vụ - UBND huyện Thuận Thành, tiếp nhận kiến tập Phòng Nội vụ - UBND huyện Thuận Thành, kể từ ngày 20 tháng năm 2015 đến hết ngày 22 tháng năm 2015 Qua thời gian tuần kiến tập quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn tạo điều kiện Phịng Nội vụ; tơi có thêm kinh nghiệm thực tế cơng việc, củng cố thêm phần kiến thức thiếu nâng cao trình độ Vận dụng lý luận, kiến thức học trường mà thầy cô trang bị vào thực tiễn rèn luyện kỹ chuyên môn, nghiệp vụ để có thêm kiến thức, kinh nghiệm để thực cho công việc thân Trong thời gian làm chuyên đề báo cáo cố gắng lần tơi tiếp xúc với công việc thực tế, với thời gian kiến tập không nhiều nên báo cáo cịn nhiều thiếu sót khơng tránh khỏi hạn chế định Vì vậy, tơi mong nhận giúp đỡ, đóng góp ý kiến, nhận xét từ q thầy, nhà trường; đóng góp xây dựng cô, chú, anh, chị quan để tơi hồn thành tốt báo cáo kiến tập Qua báo cáo kiến tập xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy, cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Khoa Văn thư - Lưu trữ giảng dạy, giúp đỡ truyền đạt tới kiến thức vững nghiệp vụ cơng tác để tự tin trường làm việc thực tế Tơi xin chân thành cảm ơn lãnh đạo Phịng Nội vụ huyện Thuận Thành toàn thể chú, anh, chị giúp tơi có niềm tin lịng say mê nghề nghiệp nhận biết phẩm chất trách nhiệm người cán sau trường cơng tác; tạo điều kiện để tơi hồn thành đợt kiến tập Tôi xin chân thành cảm ơn Thuận thành, ngày 22 tháng năm 2015 Sinh viên kiến tập Nguyễn Thị Hoài Thu B.PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức 1.1: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND huyện Thuận Thành 1.1.1: Chức năng: Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở 1.1.2: Nhiệm vụ, quyền hạn: UBND huyện Thuận Thành Cơ quan Hành Nhà nước địa phương, quản lý phạm vi lãnh thổ Huyện theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị HĐND Quận Cơ quan cấp lĩnh vực: Kinh tế, Chính trị, An ninh, Xã hội, Quốc phòng,…cụ thể là: - Về phát triển kinh tế, công nghiệp, lâm nghiệp, thương nghiệp, văn hố, giáo dục dịch vụ y tế, cơng nghiệp môi trường,… - Về thu chi ngân sách địa phương địa bàn Huyện theo quy định pháp luật đồng thời phối hợp với quan hữu quan đảm bảo việc thu đúng, thu đủ thu kịp thời loại thuế loại thu khác - Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành pháp luật, với văn quan nhà nước cấp Nghị HĐND cấp - Đảm bảo an ninh, trị, trật tự an tồn xã hội: thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang nhân dân xây dựng lực lượng quốc phịng tồn dân, thực chế độ nghĩa vụ quân - Phòng chống thiên tai, lũ lụt, bảo vệ tài sản Nhà nước tổ chức công dân, bảo vệ quyền tự dân chủ nhân dân - Về công tác thi hành án, giải đơn thư, khiếu nại công dân theo thẩm quyền Huyện - Về quản lý tổ chức biên chế lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội cho cán viên chức Huyện UBND huyện Thuận Thành thực chức quản lý Nhà nước địa phương, góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy Hành Nhà nước từ Trung ương đến sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng quyền làm chủ nhân dân địa phương 1.1.3: Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức HĐND – UBND huyện Thuận Thành gồm: +) Chủ tịch UBND huyện : 01 +) Phó Chủ tịch : 03 +) 14 phịng chun mơn +) đơn vị nghiệp Căn Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, UBND huyện Thuận Thành có 14 phịng đơn vị nghiệp * 14 phịng chun mơn là: Văn phòng HĐND-UBND huyện Thuận Thành Phòng Nội vụ huyện Phịng Tài ngun Mơi trường Phịng Tài - Kế hoạch Phịng Giáo dục Đào tạo Phịng Văn hóa - Thơng tin Phòng Tư pháp Phòng Thanh tra huyện Phòng Y tế 10 Phòng Lao động - Thương binh xã hội huyện 11 Phịng Cơng Thương 12 Phịng Nông nghiệp Phát triển nông thôn 13 Chi cục Thống kê 14 Trung tâm Dân số - Kế hoạch hóa gia đình * đơn vị nghiệp thuộc UBND huyện Thuận Thành: Đài phát - truyền hình Trung tâm Thể dục thể thao Trung tâm dậy nghề Trạm khuyến nông Trung tâm Giáo dục thường xun Các phịng chun mơn thuộc UBND huyện Thuận Thành giúp UBND huyện thực chức quản lý nhà nước nhiều ngành, lĩnh vực địa bàn huyện theo quy định Pháp luật đảm bảo thống quan lý ngành lĩnh vực công tác từ tỉnh đến sở Các phòng chịu quản lý, đạo trực tiếp UBND huyện, đồng thời chịu đạo hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ Sở quản lý ngành, lĩnh vực tỉnh Mỗi phịng có 01 Trưởng phịng, có từ 01 đến 02 phó Thủ trưởng viên chức giúp việc Biên chế phịng, đơn vị nghiệp UBND huyện phân cơng nằm tổng biên chế UBND huyện UBND tỉnh giao hàng năm Sơ đồ tổ chức máy UBND huyện Thuận Thành: (Phụ lục số 01) 1.2: Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Phòng Nội vụ huyện Thuận Thành 1.2.1: Lịch sử hình thành Phịng Nội vụ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện Thuận Thành thành lập theo định UBND Tỉnh Ban đầu ,Phịng có tên Phịng Tổ chức – Lao động, Thương binh xã hội; sau đổi tên thành Phòng Nội vụ - Lao động, Thương binh xã hội Năm 2008, Phòng Nội vụ tách thành quan chuyên môn riêng thuộc UBND huyện Thuận Thành 1.2.2: Vị trí, chức năng: Phịng Nội vụ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Thuận Thành, thành lập theo định UBND tỉnh Bắc Ninh; có chức tham mưu, giúp UBND huyện Thuận Thành quản lý nhà nước về: Tổ chức máy, vị trí việc làm, biên chế công chức cấu ngạch cơng chức quan, tổ chức hành nhà nước; vị trí việc làm, cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp số lượng người làm việc đơn vị nghiệp công lập; tiền lương cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng quan, tổ chức hành chính, đơn vị nghiệp cơng lập; cải cách hành chính; quyền địa phương; địa giới hành chính; cán , công chức, viên chức; cán bộ, công chức cấp xã người hoạt động không chuyên trách cấp xã; hội, tổ chức phi phủ; văn thư – lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua – khen thưởng; cơng tác niên Phịng Nội vụ chấp hành lãnh đạo, quản lý tổ chức, vị trí việc làm, biên chế cơng chức, cấu ngạch công chức công tác UBND huyện Thuận Thành, đông thời chấp hành đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Sở Nội vụ tỉnh Bắc Ninh 1.2.3: Nhiệm vụ, quyền hạn - Trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch UNBD huyện Thuận Thành ban hành định, thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm hàng năm; chương trình, biện phap tổ chức thực nhiệm vụ cải cách hành nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước giao - Tổ chức thực văn pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hành pháp luật lĩnh vực thuộc phạm vi quan rlys giao - Về tổ chức, máy: +) Trình UBND, Chủ tịch UBND huyện ban hành văn quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Phòng Nội vụ theo quy định hướng dẫn UBND tỉnh Bắc Ninh.; +) Tham mưu, giúp UBND huyện trình cấp có thẩm quyền định việc thành lập, sáp nhập, giải thể, chia tách quan chuyên môn thuộc UBND huyện; +) Thẩm định nội dung dự thảo văn quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn tổ chức quan chuyên môn, đơn vị nghiệp công lập thuộc UBND huyện; +) Thẩm định việc thành lập, kiện toàn, sáp nhập, giải thể tổ chức phối hợp liên ngành thuộc thẩm quyền định Chủ tịch UBND huyện theo quy định Pháp luật - Về quản lý, sử dụng biên chế công chức, số lượng người làm việc đơn vị nghiệp công lập: +) Thẩm định, trình UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện kế hoạch biên chế công chức, kế hoạch số lượng người làm việc hàng năm quan, đơn vị nghiệp công lập thuộc thẩm quyền quản lý UBND huyện; +) Tổng hợp, báo cáo biên chế công chức, số lượng người làm việc quan, tổ chức hành chính, đơn vị nghiệp cơng lập theo quy định pháp luật - Về công tác xây dựng quyền: +) Tham mưu, giúp UBND huyện việc tổ chức hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu Quốc hội, bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân cấp địa bàn theo quy định pháp luật hướng dẫn UBND tỉnh Bắc Ninh; +) Tham mưu, giúp UBND huyện hướng dẫn tổ chức triển khai thực đề án, van liên quan đến địa giới hành chính, phân loại đơn vị hành sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; +) Tham mưu, giúp UBND huyện đạo, hướng dẫn, kiểm tra UBND xã việc xây dựng, thực văn bản, đề án lien quan đến công tác xây dựng nông thôn theo phân công UBND huyện theo quy định Pháp luật - Về cải cách hành chính, cải cách chế độ cơng vụ, cơng chức: +) Trình UBND huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra quan chuyên môn cấp UBND cấp xã thực công tác cải cách hành chính, cải cách chế độ cơng vụ, công chức địa phương; +) Thực công tác tổng hợp, báo cáo cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức địa phương theo quy định - Về công tác văn thư, lưu trữ: +) Phịng Nội vụ có trách nhiệm đơn đốc, hướng dẫn, kiểm tra quan, đơn vị, quan Trung ương, tỉnh đóng địa bàn huyện, xã, thị trấn việc thực nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ huyện Trong q trình tổ chức thực có khó khăn, vướng mắc, quan, đơn vị phản ánh Phòng Nội vụ để tổng hợp báo cáo UBND huyện xem xét, giải +) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ, quy định văn thư lưu trữ UBND huyện cấp xã theo quy định pháp luật; +) Thực công tác báo cáo, thống kê văn thư, lưu trữ theo quy định Pháp luật Về công tác thi đua – khen thưởng: +) Tham mưu, đề xuất với UBND huyện tổ chức phong trào thi đua triển khai thực sách khen thưởng Đảng Nhà nước địa bàn huyện; làm nhiệm vụ thường trực Hội đồng thi đua – khen thưởng huyện; +) Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực kế hoạch, nội dung thi đua, khen thưởng địa bàn huyện, xây dựng, quản lý sử dụng Quỹ thi đua, khen thưởng theo quy định Pháp luật - Về công tác tôn giáo: +) Giúp UBND huyện đạo, hướng dẫn, kiểm tra tổ chức thực chủ trương Đảng, sách, pháp luật nhà nước tôn giáo công tác tôn giáo địa bàn; +) Tham mưu, giúp UBND huyện giải vấn đề cụ thể tôn giáo theo quy định Pháp luật theo hướng dẫn Sở Nội vụ tỉnh Bắc Ninh - Về công tác niên: +) Tổ chức triển khai, thực văn quy phạm pháp luật, chiến lược, chương trình kế hoạch phát triển niên công tác niên; +) Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật niên công tác niên theo quy định; giải vấn đề liên quan đến niên, công tác niên theo quy định theo phân cấp 1.2.4: Cơ cấu tổ chức Sơ đồ cấu tổ chức Phòng Nội vụ huyện Thuận Thành (Phụ lục số 02) Phòng Nội vụ huyện Thuận Thành gồm có: - 01 Trưởng phịng: Đ/c Hà Văn Thúy - 01 Phó trưởng phịng: Đ/c Nguyễn Chính Bảo - 05 cơng chức: +) Đ/c Nguyễn Mạnh Đạt – công tác Tổ chức cán +) Đ/c Nguyễn Thế Huấn – công tác TĐ - KT +) Đ/c Nguyễn Văn Quản – công tác Tôn giáo - XDCQCS +) Đ/c Nguyễn Văn Thành – công tác VT - LT +) Đ/c Vũ Thị Bích Ngọc – cơng tác Thanh niên CCHC • Trưởng phịng Phòng Nội vụ chịu trách nhiệm trước UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện Thuận Thành trước Pháp luật việc thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao tồn hoạt động Phịng Nội vụ; • Phó trưởng phịng Phịng Nội vụ giúp trưởng phịng phụ trách theo dõi số mặt công tác; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng trước Pháp luật nhiệm vụ phân cơng Khi Trưởng phịng vắng mặt, Phó Trưởng phịng Trưởng phịng ủy nhiệm điều hành hoạt động phịng • Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, biệt phái, đánh giá khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, cho từ chức thực chế độ, - sách khác Trưởng phịng, Phó Trưởng phịng Nội vụ CHủ tịch Ủy ban nhân dân huyện định theo quy định 1.3: Tình hình tổ chức phận văn thư – lưu trữ Phịng Nội vụ huyện Thuận Thành Cơng tác văn thư – lưu trữ lĩnh vực chuyên môn thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Phòng Nội vụ Bộ phận văn thư – lưu trữ bố trí phịng riêng biệt thuộc đơn vị Phòng Nội vụ Được trang bị đầy đủ trang thiết bị đại như: máy vi tính, máy in, máy photo coppy, mạng internet… phục vụ cho nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ Ngồi ra, cịn trang bị cặp, hộp, tủ để bảo quản tài liệu tốt Công tác văn thư – lưu trữ Phòng Nội vụ đồng chí Nguyễn Văn Thành – tốt nghiệp bậc đại học khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng Trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn phụ trách Chức năng, nhiệm vụ: +) Giải quyết, thực nghiệp vụ Văn thư – lưu trữ Phịng Nội vụ; +) Đơn đốc, hướng dẫn, kiểm tra quan, đơn vị, quan Trung ương, tỉnh đóng địa bàn huyện, xã, thị trấn việc thực nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ huyện Trong trình tổ chức thực có khó khăn, vướng mắc, quan, đơn vị phản ánh Phòng Nội vụ để tổng hợp báo cáo UBND huyện xem xét, giải quyết; +) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ, quy định văn thư lưu trữ UBND huyện cấp xã theo quy định pháp luật; +) Thực công tác báo cáo, thống kê văn thư, lưu trữ theo quy định Pháp luật • Chương 2: Cơng tác văn thư – lưu trữ Phòng Nội vụ huyện Thuận Thành 2.1: Công tác văn thư Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; Quản lý văn tài liệu khác hình thành q trình hoạt động Phịng Nội vụ huyện Thuận Thành; Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; Quản lý sử dụng dấu công tác văn thư *Hệ thống văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư: +) Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; +) Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ việc Sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; +) Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; +) Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 quản lý sử dụng dấu; +) Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; +) Công văn 425/VTLTNN – NVTW ngày 18/7/2005 Cục văn thư lưu trữ nhà nước; +) Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác Văn thư, lưu trữ quan, tổ chức 2.1.1: Soạn thảo ban hành văn Văn quản lý: Là văn hình thành hoạt động quản lý lãnh đạo nói chung, phương tiện quan trọng để ghi lại truyền đạt định quản lý thơng tin cần thiết hình thành q trình quản lý quan đòi hỏi cấp thi hành trình hoạt động 2.1.1.1: Thể thức kỹ thuật trình bày văn a) Thể thức văn Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần áp dụng chung loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định theo quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08 tháng 04 năm 2004 Chính phủ công tác văn thư hướng dẫn Nghị định Bằng hiểu biết tơi thấy thấy cơng tác soạn thảo văn Phịng Nội vụ huyện Thuận Thành thực với quy trình, thể thức kỹ thuật trình bày quy định Thông tư số 01/2011/TT – BNV, ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Thể thức văn quản lý quan bao gồm đầy đủ thành phần thể thức sau: Quốc hiệu Tên quan, tổ chức ban hành Số, ký hiệu văn Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn Tên loại trích yếu nội dung văn Nội dung văn Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền Dấu quan, tổ chức Nơi nhận Đối với loại văn khẩn, mật văn phải đóng dấu mức độ khẩn, mật Tổ chức đăng ký quản lý Văn đi, đến: Đây trọng tâm trình kiến tập, để giúp cho cơng tác Văn thư nhanh chóng, kịp thời đăng ký Văn đến vào sổ Cán VTLT Phịng giao cho tơi đăng ký Văn đi, Văn đến vào sổ; việc chuyển giao văn đến phận quan cá nhân phịng Ngồi ra, tơi cịn đóng dấu phong bì gửi tài liệu đến quan, đăng ký loại Văn Phịng Nội vụ Cũng giúp tơi tự tin sau trường làm quan số công việc khác phục vụ Hội nghị, xếp lại tài liệu kho lưu trữ Tuy cơng việc khơng khó khăn khối lượng cơng việc tương đối lớn nên địi hỏi phải làm việc cách nghiêm túc, cẩn thận, tỉ mỉ có trách nhiệm tinh thần với cơng việc Qua công việc giao giúp phần hiểu rõ thêm phẩm chất nghề nghiệp cao đẹp người Cán Lưu trữ – công việc phức tạp, cần thận trọng độ xác cao Tất giao, tơi cố gắng với tất tinh thần, trách nhiệm cao Vừa làm, vừa học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm từ vốn hiểu biết rộng lớn cán lâu năm ngành Dưới đạo, hướng dẫn tận tình cán Phòng Nội vụ, đặc biệt anh Nguyễn Văn Thành bảo tận tình giúp đỡ tơi hồn thành tốt cơng việc giao; tơi thấy lớn lên nhiều công việc Đây học đầu đời bổ ích giúp tơi có hành trang vững trường, làm, tự trải nghiệm học vào thực tế cơng việc Với thời gian học tập trường kiến tập Phịng Nội vụ, tơi bày tỏ lịng biết ơn đến Ban Giám hiệu trường, thầy cô Khoa Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trang bị cho kiến thức sâu rộng Chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ thời gian học thực tập trường thời gian kiến tập Phòng Nội vụ huyện Thuận Thành Một lần tơi xin kính chúc Ban Giám hiệu, tập thể giáo viên nhà trường mạnh khỏe, thành đạt, chúc cho Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nơi đào tạo Cán Văn thư – Lưu trữ hoàn thiện tương lai Trong khuôn khổ báo cáo này, kinh nghiệm thực tế thân hạn chế, chắn khơng tránh khỏi thiếu sót, Kính mong thầy, giáo tồn thể Cán bộ, cơng chức Phịng Nội vụ đóng góp ý kiến để báo cáo kiến tập tơi hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn! D PHỤ LỤC D PHẦN PHỤ LỤC Phụlụcsố 01 Sơđồcơcấutổchứccủa UBND huyệnThuậnThành Chủtịch HĐND-UBND PhóChủtịch PhóChủtịch VP HĐND UBND Phịng GD & ĐT PhịngNộivụ Phịng VH - TT PhòngThanhtr Phòng LĐ – TB PhòngTưpháp vàaXH PhịngTN TC & - KT PhịngCơngthươ Phịng MT ng PhóChủtịch PhịngNơngnghiệp PT nơngthơn Phịng Y tế Chi Trungtâm cụcthốngkê DSKHHGĐ Phụlụcsố 02 Sơ đồ cấu tổ chức Phịng Nội vụ huyệnThuậnThành TRƯỞNG PHỊNG PHĨ TRƯỞNG PHỊNG CƠNG TÁC TỔ CHỨC CÁN BỘ CÔNG TÁC TĐ - KT CÔNG TÁC TÔN GIÁO VÀ XDCQCS CÔNG TÁC TN VÀ CCHC CÔNG TÁC VT - LT Phụlụcsố 03 Mẫusổđăngkývănbảnđến ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THUẬN THÀNH PHÒNG NỘI VỤ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 2010 – 2015 Từngày…………… đếnngày…………… Từsố……………… đếnsố……………… Quyểnsố:… • Mẫutrìnhbàyphầnbảngkêsổđăngkývănbảnđến Ngàyđ ến Sốđến (1) (2) Tácgiả Sốvàký Ngàyth Tênloạ Đơnvịh Kýnhậ Ghichú hiệu ángcủa ivàtríc oặcngư n vănbản hyếunộ ờinhận i dung (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Hướngdẫncáchghithông tin vàocáccột: Cột – Ngàyđến: ghingàyđếncủavănbảnđến; Cột – Sốđến: ghisốđếntheosttđếntrongsổ; Cột – Tácgiả: ghitêncơquan, tổchứcgửivănbảnđến; Cột – Sốvàkýhiệu: ghisốvàkýhiệucủavănbảnđến; Cột – Ngàythángcủavănbản:ghingàythángtrênvănbảnđến Cột – Tênloạivàtríchyếunội dung:ghiphầntênloạivàtríchyếunội dung củavănbảnđến; Cột – Đơnvịhoặcngườinhận:ghirõtênđơnvịhoặccánhânnhậnvănbảnđến; Cột – Kýnhận:cơquanhoặccánhânkýkhinhậnvănbảnđến; Cột – Ghichú: ghinhữngthơng tin cầnchú ý vềnội dung, hìnhthứccủavănbảnđến Phụlụcsố 04 Mẫusổđăngkývănbảnđi UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN THUẬN THÀNH PHỊNG NỘI VỤ SỔ ĐĂNG KÝ CƠNG VĂN ĐI Năm:…… Từngày:……………….đếnngày……………… Từsố:………………….đếnsố………………… Quyểnsố:…… • Mẫutrìnhbàyphầnbảngkêsổđăngkýcơngvănđi Ngàythán g (1) CT NQ QĐ CV TB BC (2) (3) (4) (5) (6) (7) Sao lục (8) Tríchyếunội Nơinhận dung (9) (10) Hướngdẫncáchghithơng tin vàocáccột: Cột – ngàytháng: ghingàytháng ban hànhvănbản; Cột – CT: ghisố, kýhiệucủaChỉthịđược ban hành; Cột – NQ: ghisố, kýhiệucủaNghịquyếtđược ban hành; Cột – QĐ:ghisố, kýhiệucủaQuyếtđịnhđược ban hành; Cột – CV: ghisố, kýhiệucủacôngvănđược ban hành; Cột – TB:ghisố, kýhiệucủaThôngbáođược ban hành; Cột – BC:ghisố, kýhiệucủaBáocáođược ban hành; Cột – Sao lục: ghisố, kýhiệucủađượcbảnsaolục; Cột – Tríchyếunội dung: ghiphầntómtắt, tríchyếunội dung củavănbản; Cột 10 – Nơinhận: ghicụthểnơinhậnvănbảnvàLưu Phụlụcsố 05 MẫubìchuyểnphátvănbảncủaPhịngNộivụ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THUẬN THÀNH PHÒNG NỘI VỤ Địachỉ: ThịTrấnHồ - ThuậnThành – BắcNinh Điệnthoại: 0241.3771.478 Kínhgửi:………………………………… …………………………………………… …………………………………………… Phụlụcsố 06 MẫuBiênbảngiaonhậnhồsơ, tàiliệu TÊN CQ, TỔ CHỨC CẤP TRÊN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độclập – Tự – Hạnhphúc ThuậnThành, ngàythángnăm BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU CăncứĐiều 22 củaNghịđịnhsố 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 củaChínhphủvềcơngtácvănthư; CăncứCơngvănsố… ngàythángnăm 20… củaCụcVănthưvàLưutrữnhànước v/v hướngdẫnlậphồsơhiệnhànhvàgiaonộphồsơ, tàiliệuvàolưutrữcủacáccơquan, tổchức; Căncứ… (Danhmụchồsơnăm…, Kếhoạchthuthậptàiliệu…), Chúngtôigồm: BÊN GIAO (tênđơnvịgiaonộptàiliệu), đạidiệnlà: Ông (bà)……………………… Chứcvụ/chứcdanh:…………………… BÊN NHẬN (lưutrữhiệnhànhcủacơquan, tổchức), đạidiệnlà: Ông (bà):…………………………(đạidiệnlãnhđạođơnvị) Chứcvụ/chứcdanh:……………… Thốngnhấtlậpbiênbảngiaonhậntàiliệuvớinhữngnội dung cụthểsau: 1.Tênkhốitàiliệugiaonộp: 2.Thờigiancủatàiliệu: 3.Sốlượngtàiliệu: - Tổngsốhộp (cặp): - Tổngsốhồsơ (đơnvịbảoquản): - Quyramétgiá: … mét 4.Tìnhtrạngtàiliệugiaonộp: 5.Mụclụchồsơ, tàiliệunộplưukèmtheo: Biênbảnnàyđượclậpthànhhaibảncógiátrịnhưnhau, bêngiaogiữmộtbản, bênnhậngiữmộtbản / ĐẠI DIỆN BÊN GIAO (kýghirõhọtên) ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (kýghirõhọtên) Phụlụcsố 07 MẫuBảngthờihạnbảoquản • STT (1) • Mẫutrìnhbàyphầnbảngkê THBQ TÊN NHĨM HỒ SƠ, TÀI LIỆU (2) THBQ (3) Hướngdẫnghithông tin vàocáccột: Cột – STT: ghisốthựtứcáchồsơ, tàiliệutrongbảng THBQ; Cột – Tênnhómhồsơ, tàiliệu: ghitiêuđềhồsơ, tàiliệu; Cột – THBQ: ghithờihạnbảoquảncủatừnghồsơ, tàiliệu: năm, 10 năm, 20 năm, 70 năm, vĩnhviễn Phụlụcsố 08 MẫuSổMụclụchồsơ Cấutạocủamụclụchồsơ, tàiliệunộplưugồm: tờnhanđề; phầnbảngkêhồsơ, tàiliệunộplưuvàtờkếtthúc • Mẫutrìnhbàytờnhanđềmụclục TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU PHƠNG (tên phơng/sưu tập, khối tài liệu nộp lưu) Mục lục số (quyển số): , NĂM … • Mẫutrìnhbàyphầnbảngkêhồsơ, tàiliệunộplưu Hộp/cặp Hồsơs số ố (1) • (2) Tiêuđềhồsơ (3) Thờigianb ắtđầu – kếtthúc (4) Sốt THBQ Ghichú (5) (6) (7) Hướngdẫncáchghithông tin vàocáccột: Cột - Hộp/cặpsố: ghisốthứtựcủahộphoặccặptàiliệunộplưu; Cột - Hồsơsố: ghisốcủahồsơhoặcđơnvịbảoquảntheomụclụchồsơcủaphông; Cột - Tiêuđềhồsơ: ghitheotiêuđềhồsơtrongmụclụchồsơcủaphông; Cột - Thờigianbắtđầu, kếtthúc: ghithờigiansớmnhấtvàmuộnnhấtcủatàiliệucótronghồsơ, vídụ: 02/7/2010 – 15/01/2011; Cột - Sốtờ: ghitổngsốtờtàiliệucótronghồsơ; Cột - THBQ: ghithờihạnbảoquảncủatàiliệucóthờihạnbảoquảncaonhất; Cột - Ghichú: ghinhữngthơng tin cầnchú ý vềnội dung vàhìnhthứccủatàiliệucótronghồsơ Mẫutrìnhbàytờkếtthúc TỜ KẾT THÚC Mục lục gồm: hồ sơ (đơn vị bảo quản) Viết chữ: hồ sơ (ĐVBQ) Phần bảng kê hồ sơ, tài liệu nộp lưu Mục lục gồm: tờ (được đánh số liên tục từ đến ) ., ngày… tháng….năm Người lập (Ký ghi rõ họ tên, chức vụ/chức danh)