Trang 1  Trang 2  Từ năm 1985 về sau, sự quan tâm tập trung vào KSNB càng mạnh mẽ hơn.  CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ  1.1 Lịch sử ra đời và phát triển của kiểm sốt nội bộ  Hội đồng quốc gia chống gian lận báo cáo tài chính Hoa Kỳ (thường gọi là Uỷ ban  1.1.1 Lịch sử ra đời và phát triển của các lý thuyết kiểm sốt nội bộ  Treaway) được thành lập năm 1985. Uỷ ban các tổ chức đồng bảo trợ (COSO) của  Trong một tổ chức, ln có sự mâu thuẫn lợi ích: giữa lợi ích cá nhân với lợi  Hội đồng quốc gia chống gian lận báo cáo tài chính Hoa Kỳ ra đời nhằm nghiên cứu  ích tập thể, lợi ích của người lao động với lợi ích chủ doanh nghiệp… Để dàn xếp  KSNB và đã cơng bố báo cáo COSO 1992:  các  mâu  thuẫn này cần  phải đặt  ra quy định để  kiểm  soát  ràng  buộc…sao  cho  cá  ­  nhân  khơng vì  lợi  ích  riêng  tư mà làm tổn hại  đến  lợi  ích  tập thể, người  lao động  khơng  từ  bỏ  lợi  ích  cá  nhân  mà  vẫn  khơng  làm  tổn  hại  đến  lợi  ích  chủ  doanh  Thống nhất định nghĩa về KSNB để phục vụ cho nhu cầu của các đối tượng  khác nhau.  ­  nghiệp… Cung cấp đầy đủ một hệ thống tiêu chuẩn để giúp các đơn vị có thể đánh giá  hệ thống KSNB để tìm giải pháp hồn thiện.  Để thực hiện chức năng kiểm sốt, nhà quản lý sử dụng cơng cụ chủ yếu là  Báo cáo COSO năm 1992 đã tạo lập một nền tảng lý luận cơ bản về KSNB.  kiểm sốt nội bộ (KSNB) của đơn vị. Nhìn dưới góc độ chủ động phịng ngừa, ngăn  Trên cơ sở đó, hàng loạt các nghiên cứu về KSNB ở nhiều lĩnh vực ra đời như:  chặn sai phạm và  yếu kém, một hệ thống KSNB hữu hiệu sẽ góp phần quan trọng  ­  cho việc nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của tổ chức.  Khái niệm KSNB bắt đầu được sử dụng vào đầu thế kỷ 20 trong các tài liệu  COSO nghiên cứu hệ thống đánh giá rủi ro doanh nghiệp.  ­  về kiểm tốn. Từ thập niên 1940, các tổ chức kế tốn cơng và kiểm tốn nội bộ Hoa  Đến thập niên 1970, KSNB được quan tâm đặc biệt trong các lĩnh vực thiết  kế hệ thống và kiểm tốn, chủ yếu hướng vào cách thức cải tiến hệ thống KSNB và  vận  dụng  trong  các  cuộc  kiểm  toán.  Đạo  luật  chống  hành  vi  hối  lộ  ở  nước  ngoài  1977,  các  báo  cáo  của  Cohen  Commission  và  FEI  (Financial  Executive  Institute)  đều đề  cập đến  việc hoàn  thiện hệ  thống  kế  toán  và  KSNB. Uỷ ban chứng  khoán  Phát  triển  theo  hướng  chuyên  sâu  vào  những  ngành  nghề  cụ  thể:  báo  cáo  Basle 1998 của Uỷ ban Basle các ngân hàng trung ương cơng bố về khn  Kỳ đã xuất bản một loạt các báo cáo, hướng dẫn và tiêu chuẩn về tìm hiểu KSNB  trong các cuộc kiểm tốn.  Phát  triển  theo  hướng  quản  trị:  năm  2001,  dựa  trên  báo  cáo  COSO  1992,  khổ KSNB trong ngân hàng  ­  Phát  triển  theo  hướng  quốc  gia:  nhiều  quốc  gia  trên  thế  giới  có  khuynh  hướng xây dựng một khn khổ lý thuyết riêng về KSNB, điển hình là báo  cáo COSO 1995 (Canada), báo cáo Turnbull 1999 (Anh).  1.1.2 Lịch sử ra đời và phát triển của KSNB trong khu vực cơng  Trong lĩnh vực cơng, KSNB rất được xem trọng, nó là một đối tượng được  quan tâm đặc biệt của kiểm tốn viên nhà nước.  Hoa Kỳ (SEC) cũng đưa ra các điều luật bắt buộc các nhà quản trị phải báo cáo về  Một số quốc gia như Mỹ, Canada đã có những cơng bố chính thức về KSNB  hệ  thống  kiểm  sốt  nội  bộ  của  tổ  chức.  Năm  1979,  Hiệp  hội  kế  tốn  viên  cơng  áp dụng cho các cơ quan hành chính sự nghiệp. Chuẩn mực về kiểm tốn của Tổng  chứng Hoa Kỳ (AICPA) đã thành lập một Uỷ ban tư vấn đặc biệt về kiểm tốn nội  kế tốn nhà nước Hoa Kỳ (GAO) 1999 có đề cập đến vấn đề KSNB đặc thù trong tổ  bộ nhằm đưa ra các hướng dẫn về việc thiết lập và đánh giá hệ thống KSNB.  chức  hành  chính  sự  nghiệp.  GAO  đưa  ra  năm  yếu  tố  về  KSNB bao  gồm  các  quy  Giai đoạn từ năm 1980 đến 1985, Hiệp hội kế tốn viên cơng chứng Hoa Kỳ  đã tiến hành sàng lọc, ban hành và sửa đổi các chuẩn mực về sự đánh giá của kiểm  định về mơi trường kiểm sốt, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm sốt, thơng tin và  truyền thơng, giám sát.  tốn độc lập về KSNB và báo cáo về KSNB. Hiệp hội kế tốn nội bộ (IIA) cũng ban  Về kiểm tốn nhà nước, hệ thống chuẩn mực kiểm tốn nhà nước do Tổ chức  hành chuẩn mực và hướng dẫn kiểm tốn viên nội bộ về bản chất của kiểm tốn và  quốc tế các cơ quan kiểm tốn tối cao (INTOSAI) ban hành  bao gồm quy tắc đạo  vai trị của các bên liên quan trong việc thiết lập, duy trì và đánh giá HTKSNB đức nghề nghiệp và chuẩn mực kiểm tốn Trang 3  Năm  1992,  bản  Hướng  dẫn  về  chuẩn  mực  KSNB  của  INTOSAI  đã  hình  thành một tài liệu đề cập đến việc nâng cấp các chuẩn mực KSNB, hỗ trợ cho việc  thực hiện và đánh giá KSNB.  Trang 4  tầm quan trọng của hành vi đạo đức cũng như sự ngăn chặn và phát hiện sự gian trá  và tham nhũng trong khu vực cơng.  Ngân  sách nhà nước được phân bố  rộng  rãi. Chính  vì  vậy  cần  có  các  kiểm  Năm  2001,  bản  hướng  dẫn  của  INTOSAI  1992  đã  cập  nhật  thêm  về  các  sốt nhằm đảm bảo  ngân  sách được  sử dụng đúng mục đích, các  tài  sản  khơng  bị  chuẩn mực KSNB để phù hợp với tất cả các đối tượng và phù hợp với sự phát triển  thất  thốt hay  lãng  phí.  Vì  vậy,  việc  bảo  vệ nguồn  lực  cần được nhấn mạnh  thêm  gần đây trong KSNB. Điều cần lưu ý là tài liệu này đã tích hợp các lý luận chung về  tầm quan trọng trong KSNB đối với khu vực cơng.  KSNB của báo cáo COSO.  Mục tiêu của tài liệu này là thiết lập và duy trì KSNB hữu hiệu trong khu vực  Bên  cạnh  việc  cải  thiện  định  nghĩa  KSNB  và  xây  dựng  một  sự  hiểu  biết  cơng.  Vì  vậy,  các  lãnh  đạo  của  Chính  phủ  rất  quan  tâm đến  tài  liệu này. Các  nhà  thơng thường về KSNB, tài liệu của INTOSAI trình bày những vấn đề đặc thù về  lãnh đạo các tổ chức của nhà nước xem tài liệu này là một nền tảng để thực hiện và  khu vực cơng.  giám sát KSNB trong tổ chức.  1.2 Định nghĩa về kiểm sốt nội bộ và các yếu tố của KSNB theo INTOSAI  1.2.2 Các yếu tố của hệ thống KSNB theo INTOSAI  1.2.1 Định nghĩa về KSNB theo INTOSAI  Hướng dẫn chuẩn mực của KSNB của INTOSAI 1992 đưa ra định nghĩa về  KSNB như sau:  KSNB  là  cơ  cấu  của  một  tổ  chức,  bao  gồm  nhận  thức,  phương  pháp,  quy  trình  và  các  biện pháp  của người  lãnh đạo nhằm bảo đảm  sự hợp  lý để đạt được  Tương tự như báo cáo COSO, INTOSAI đưa ra năm yếu tố của KSNB, gồm:  mơi trường kiểm sốt; đánh giá rủi ro; các hoạt động kiểm sốt; thơng tin và truyền  thơng; và giám sát.  1.2.2.1 Mơi trường kiểm sốt  Mơi  trường  kiểm  sốt đã  tạo nên một sắc  thái  chung  cho một  tổ  chức,  ảnh  các mục tiêu của tổ chức:  hưởng đến ý thức kiểm sốt của các nhân viên. Mơi trường kiểm sốt là nền tảng  ­  Thúc đẩy  các  hoạt  động hữu hiệu, hiệu quả và  có  kỷ  cương cũng  như  chất  cho tất cả các yếu tố khác trong KSNB, tạo lập một nền nếp kỷ cương, đạo đức và  lượng của sản phẩm, dịch vụ phù hợp với nhiệm vụ của tổ chức.  cơ cấu tổ chức. Các nhân tố trong mơi trường kiểm sốt bao gồm:  ­  Bảo vệ các nguồn lực khơng bị thất thốt, lạm dụng, lãng phí, tham ơ và vi  phạm pháp luật.  Sự liêm chính và giá trị đạo đức:  Sự liêm chính và tơn trọng giá trị đạo đức của nhà lãnh đạo và đội ngũ nhân  ­  Khuyến khích tn thủ pháp luật, quy định của nhà nước và nội bộ.  viên xác định thái độ cư xử chuẩn mực trong cơng việc của họ, thể hiện qua sự tn  ­  Xây dựng và duy trì các dữ liệu tài chính và hoạt động, lập báo cáo đúng đắn  thủ các điều lệ, quy định và đạo đức về cách thức ứng xử của cán bộ cơng chức nhà  và kịp thời.  nước. Thí dụ như cơng khai tài sản, các vị trí kiêm nhiệm cơng việc bên ngồi, q  Tài liệu hướng dẫn của INTOSAI được cập nhật vào năm 2001, trình bày về  tặng và báo cáo các mâu thuẫn về lợi ích.  định nghĩa KSNB như sau: KSNB là một q trình xử lý tồn bộ được thực hiện bởi  nhà quản lý và các cá nhân trong tổ chức, q trình này được thiết kế để phát hiện  các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để đạt được nhiệm vụ của tổ chức.  Đồng thời, phải cho cơng chúng thấy được tinh thần này trong sứ mạng và  tiêu chuẩn đạo đức của tổ chức cơng thơng qua các văn bản chính thức.  Năng lực nhân viên:  So với định nghĩa của báo cáo COSO và hướng dẫn năm 1992, khía cạnh giá  Năng lực nhân viên bao gồm trình độ hiểu biết và kỹ năng làm việc cần thiết  trị đạo đức được thêm vào. Mục tiêu của KSNB được nhấn mạnh thêm, đó chính là để đảm bảo việc thực hiện có kỷ cương, trung thực, tiết kiệm, hiệu quả và hữu hiệu, Trang 5  cũng như có sự am hiểu đúng đắn về trách nhiệm của bản thân trong việc thiết lập  hệ thống KSNB  Lãnh  đão  và nhân  viên phải duy trì một  trình  độ đủ để hiểu được  việc  xây  dựng thực hiện, duy trì KSNB, vai trị của KSNB và trách nhiệm của họ trong việc  thực hiện sứ mạng chung của tổ chức. Mỗi cá nhân trong tổ chức đều giữ một vai  trị trong hệ thống KSNB bởi trách nhiệm của họ.  Lãnh đạo và nhân viên cũng cần có kỹ năng cần thiết để đánh giá rủi ro. Việc  đánh giá rủi ro đảm bảo hồn thành trách nhiệm của họ trong tổ chức.  Trang 6  Trong  cơ  cấu  tổ  chức  cũng  bao  gồm  bộ  phận  kiểm  toán  nội  bộ,  ban  kiểm  sốt, bộ phận thanh tra, kiểm tra được tổ chức độc lập với các đối tượng kiểm tốn  và báo cáo trực tiếp đến lãnh đạo cao nhất trong cơ quan.  Chính sách nhân sự:  Chính  sách  nhân  sự bao  gồm  việc  tuyển  dụng,  huấn  luyện,  giáo dục,  đánh  giá, bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật, hướng dẫn nhân viên.  Mỗi cá nhân đóng vai trị quan trọng trong KSNB. Khả năng, sự tin cậy của  nhân viên rất cần thiết để kiểm sốt được hữu hiệu. Vì vậy, cách thức tuyển dụng,  Đào  tạo  là  một  phương  thức hữu  hiệu để  nâng  cao  trình  độ  cho  các  thành  huấn  luyện,  giáo  dục,  đánh  giá,  bổ  nhiệm,  khen  thưởng  hay  kỷ  luật  là  một  phần  viên  trong  tổ  chức.  Một  trong  những  nội  dung  đào  tạo  là  hướng  dẫn  về  mục  tiêu  quan trọng trong mơi trường kiểm sốt. Nhân viên được tuyển dụng phải bảo đảm  KSNB, phương pháp giải quyết những tình huống khó xử trong cơng việc.  được về tư cách đạo đức cũng như kinh nghiệm để thực hiện cơng việc được giao.  Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo:  Nhà  lãnh  đạo  cần thiết  lập các  chương  trình  động  viên,  khuyến  khích bằng  Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo thể hiện qua cá tính, tư cách và thái  các hình thức khen thưởng và nâng cao mức khuyến khích cho các hoạt động cụ thể.  độ  của nhà  lãnh  đạo  khi điều hành. Nếu nhà lãnh  đạo  cấp  cao  cho  rằng KSNB  là  Đồng  thời,  các hình  thức kỷ  luật  nghiêm  khắc  cho  các  hành  vi vi  phạm cũng  cần  quan trọng thì những thành viên khác trong tổ chức cũng sẽ cảm nhận được điều đó  được các nhà lãnh đạo quan tâm.  và  sẽ  theo  đó  mà  tận  tâm  xây  dựng  hệ  thống  KSNB.  Tinh  thần  này  biểu  hiện  ra  Các yếu tố của mơi trường kiểm sốt được mơ tả bằng sơ đồ:  thành những quy định đạo đức ứng xử trong cơ quan. Ví dụ như việc xây dựng kiểm  Triết lý quản  lý và phong  cách lãnh đạo  Năng lực  nhân viên  tốn nội bộ trong KSNB thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo đến KSNB.  Ngược  lại,  nếu  các  thành  viên  trong  tổ  chức  cho  rằng  KSNB  khơng  quan  trọng có nghĩa là lãnh đạo chưa quan tâm đúng mức đến KSNB. Kết quả là KSNB  chỉ cịn là hình thức chứ khơng có ý nghĩa thật sự, dẫn đến mục tiêu, nhiệm vụ của  đơn vị khơng cịn đạt được như mong muốn.  Sự liêm  chính và giá  trị đạo đức  Mơi trường  kiểm sốt  Cơ cấu tổ  chức  Cơ cấu tổ chức  Chính sách  nhân sự Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho sự thơng suốt trong việc ủy quyền  và phân cơng trách nhiệm. Cơ cấu tổ chức được thiết kế tổ chức sao cho có thể ngăn  ngừa được sự vi phạm các quy chế KSNB và loại được những hoạt động khơng phù  hợp. Hoạt động được xem là khơng phù hợp là những hoạt động mà sự kết hợp của  chúng có thể dẫn đến sự vi phạm và che dấu sai lầm và gian lận.  Cơ cấu tổ chức bao gồm:  ­  Sự phân chia quyền và trách nhiệm báo cáo,  ­  Hệ thống báo cáo phù hợp 1.2.2.2 Đánh giá rủi ro  KSNB phục vụ để đạt mục tiêu tổ chức, việc đánh giá rủi ro là rất quan trọng  vì nó ghi nhận các sự kiện quan trọng đe dọa đến mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị.  Phân  tích đánh  giá  rủi  ro  để  thu hẹp  vào  những  rủi  ro  chủ  yếu.  Việc  nhận  dạng rủi ro chủ yếu hết sức quan trọng, vì nó liên quan đến những đe dọa của rủi ro  và liên quan đến sự phân chia trách nhiệm và nguồn lực đối phó rủi ro.  Trang 7  Trang 8  Đánh giá rủi ro bao gồm q trình nhận dạng và phân tích các rủi ro đe dọa  mục tiêu của tổ chức và xác định biện pháp xử lý phù hợp.  Khi mơi trường thay đổi như các điều kiện về kinh tế, chế độ của nhà nước,  cơng nghệ, luật pháp sẽ làm rủi ro thay đổi thì việc đánh giá rủi ro cũng nên thường  Nhận dạng rủi ro  xun xem xét lại, điều chỉnh theo từng thời kỳ  Rủi ro bao gồm rủi ro bên ngồi và rủi ro bên trong, rủi ro ở cấp tồn đơn vị  1.2.2.3 Hoạt động kiểm sốt  và  rủi  ro  từng  hoạt  động.  Rủi  ro  được  xem xét  liên  tục  trong  suốt  q  trình  hoạt  Hoạt động kiểm sốt là những chính sách và những thủ tục đối phó rủi ro và  động của đơn vị. Liên quan đến khu vực cơng, các cơ quan nhà nước phải quản trị  đảm bảo đạt được mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị. Để đạt được hiệu quả, hoạt động  rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu giao phó.  kiểm sốt phải phù hợp, nhất qn giữa các thời kỳ, dễ hiểu, đáng tin cậy và liên hệ  Đánh giá rủi ro  trực tiếp đến mục tiêu  kiểm sốt. Hoạt động kiểm sốt có mặt xun suốt trong tổ  Là đánh giá tầm quan trọng, ước tính thiệt hại mà rủi ro gây ra và khả năng  chức,  ở  các  mức  độ  và  các  chức  năng.  Hoạt  động  kiểm  soát  bao  gồm  kiểm  sốt  xảy ra rủi ro.  phịng ngừa và phát hiện rủi ro.  Đồ thị biểu diễn mối quan hệ giữa tầm quan trọng của rủi ro với tổn thất ước  tính và khả năng xảy ra rủi ro:  Cân  bằng  giữa thủ  tục  kiểm  sốt  phát hiện  và  phịng ngừa  là  phối hợp  các  hoạt động kiểm sốt để hạn chế, bổ sung lẫn nhau giữa các thủ tục kiểm sốt.  Thủ tục phân quyền và xét duyệt  Cao  Trọng yếu Việc thực hiện các nghiệp vụ chỉ được thực hiện bởi người được ủy quyền  % xảy ra  theo trách nhiệm  và phạm  vi  của họ. Ủy quyền  là một  cách  thức  chủ  yếu  để đảm  bảo rằng chỉ có những nghiệp vụ có thực mới được phê duyệt đúng mong muốn của  người lãnh  đạo.  Các  thủ tục  ủy  quyền  phải  được  tài  liệu  hóa  và  cơng  bố  rõ  ràng,  phải bao gồm những điều kiện cụ thể.  Thấp  Cao  Thấp  Tn thủ những quy định chi tiết của sự ủy quyền, nhân viên hành động đúng  Tổn thất ước tính  Có  nhiều  phương  pháp  đánh  giá  rủi  ro  tùy  theo  mỗi  loại  rủi  ro,  tuy  nhiên,  theo hướng dẫn, trong giới hạn được quy định bởi người lãnh đạo và pháp luật  Phân chia trách nhiệm  phải đánh giá rủi ro một cách có hệ thống. Ví dụ, phải xây dựng các tiêu chí đánh  Một  hệ  thống  kiểm  sốt  địi  hỏi  khơng  có  người  nào  được  giao  q  nhiều  giá  rủi  ro,  sau  đó  sắp  xếp  thứ  tự  các  rủi  ro,  dựa  vào  đó  nhà  lãnh  đạo  sẽ  phân  bổ  nguồn lực đối phó rủi ro.  trách nhiệm và quyền hạn. Một người khơng thể khách quan thấy được hết các sai  Phát triển các biện pháp đối phó  phạm và cũng tạo mơi trường dễ xảy ra gian lận. Các chức năng bất kiêm kiệm mà  Có bốn biện pháp đối phó với rủi ro: phân tán rủi ro, chấp nhận rủi ro, tránh  một tổ chức cần phải phân định cho từng người riêng biệt là:  né  rủi  ro  và  xử  lý  hạn  chế  rủi  ro.  Trong  phần  lớn  các  trường  hợp  các  rủi  ro  phải  ­  Quyền được phê chuẩn và ra quyết định.  được xử lý hạn chế và đơn vị duy trì KSNB để có biện pháp thích hợp, bởi vì đơn vị  ­  Ghi chép: gồm lập chúng từ gốc, ghi nhật ký, ghi sổ tài khoản, lập bảng đối  chiếu, lập báo cáo thực hiện.  của nhà nước phải làm theo nhiệm vụ được giao. Các biện pháp xử lý hạn chế rủi ro  ở mức độ hợp lý vì mối liên hệ giữa lợi ích và chi phí nhưng nếu nhận dạng được và  đánh giá được rủi ro thì có sự chuẩn bị tốt hơn.  ­  Bảo vệ tài sản: trực tiếp như thủ quỹ, thủ kho; gián tiếp như người nhận séc  khách hàng trả… Trang 9  Ngăn  ngừa  việc  ghi  nhận  không  đúng  để  che  dấu  nghiệp  vụ  không  hợp lệ  Trang 10  Ngăn  ngừa  việc  xét  duyệt  nghiệp  vụ  không  hợp  lệ  để tham ô tài sản  Xét  duyệt  ­  Giám sát hiệu quả và phân định riêng biệt các chức năng  ­  Bảo quản và ghi chép về tài sản, bao gồm cả thơng tin  ­  Giới hạn việc tiếp cận với tài sản  ­  Giữ tài sản ở nơi riêng biệt, đảm bảo an tồn, bảo quản con dấu và chữ ký  khắc sẵn (nếu có)  Ghi  chép  Kiểm tra, đối chiếu:  Bảo vệ  tài sản  Các  nghiệp  vụ  và  sự  kiện  phải  được  kiểm  tra  trước  và  sau  khi  xử  lý.  VD:  phải kiểm tra hàng hóa trước khi nhập kho…Sổ sách được đối chiếu với các chứng  Ngăn  ngừa  việc  ghi  nhận sai  để che dấu  tài sản mất mát Nếu các chức năng trên tập trung ở một người sẽ phát sinh tiêu cực, người tốt  sẽ có cơ hội phạm tội vì điều kiện q dễ dàng để thực hiện hành vi gian lận  Để ngăn chặn các sai phạm hoặc gian lận thì rất cần phải phân cơng các chức  năng  trên  riêng  biệt  cho  từng  người.  Tuy  nhiên  sự  thơng đồng,  bắt  tay  nhau  giữa  một nhóm người này sẽ làm giảm hoặc phá hủy sự hữu hiệu của HTKSNB.  Trong một  số  trường  hợp đơn  vị  có quy  mơ nhỏ,  cơng  việc  từng nhiệm  vụ  khơng nhiều, q ít nhân viên để thực hiện việc phân chia trách nhiệm, khi đó nhà  lãnh đạo phải nhận biết được rủi ro và sử dụng những biện pháp kiểm sốt khác như  ln chuyển nhân viên. Sự ln chuyển nhân viên  đảm bảo rằng một người khơng  xử lý mọi mặt nghiệp vụ trong thời gian dài.  Chứng từ và sổ sách ghi chép  Việc  thiết  kế  mẫu  chứng  từ,  sổ  sách  và  sử dụng  chúng  một  cách  thích hợp  giúp đảm bảo sự ghi chép chính xác và đầy đủ tất cả các dữ liệu về nghiệp vụ xảy  ra, các mẫu chứng từ và sổ sách cần đơn giản và hữu hiệu cho việc ghi chép, giảm  thiểu các sai sót, ghi trùng lắp, dễ đối chiếu và xem lại khi cần thiết. Chứng từ cần  để  các  khoảng trống  cho  sự phê duyệt  và  xác  nhận  của những người  có  liên quan  đến nghiệp vụ. Đánh số thống nhất lại các chứng từ phát sinh ở đơn vị để dễ quản  lý, dễ truy tìm và giảm thiểu các gian lận, sai phạm có thể xảy ra.  Bảo vệ tài sản  Tài sản của một tổ chức khơng chỉ là tiền, hàng hóa, máy móc thiết bị …mà  cịn là thơng tin. Các thủ tục cần có để bảo vệ tài sản gồm:  từ thích hợp để kịp thời phát hiện và xử lý các sai sót.  1.2.2.4 Thơng tin và truyền thơng  Thơng tin trong một tổ chức được nghiên cứu nhằm phục vụ cho q trình ra  quyết định điều khiển các hoạt động của đơn vị. Như vậy khơng phải bất kỳ tin tức  nào cũng trở thành thơng tin cần thiết mà nó phải đáp ứng được các u cầu:  ­  Tính chính xác: thơng tin phải phản ánh đúng bản chất nội dung tình huống.  ­  Tính  kịp  thời:  thông  tin  được  cung  cấp  đúng  lúc,  đúng  thời điểm  theo  u  cầu của các nhà quản trị.  ­  Tính đầy đủ và hệ thống: thơng tin phải phản ánh đầy đủ mọi khía cạnh của  tình huống giúp người sử dụng có thể đánh giá vấn đề một cách tồn diện  ­  Tính bảo mật: địi hỏi thơng tin phải được cung cấp đúng người phù hợp với  quyền hạn và trách nhiệm của họ  Thơng tin được cung cấp qua hệ thống thơng tin. Trong đó, hệ thống thơng  tin kế tốn là một phân hệ quan trọng. Ngồi ra các phân hệ thơng tin khác như lưu  trữ, tra cứu cũng rất cần thiết đối với KSNB vì nó cung cấp cơ sở cho những nhận  định, phân tích tình hình hoạt động, về những rủi ro và những cơ hội liên quan đến  hoạt động của đơn vị. Thơng tin  có thể thu thập từ nhiều nguồn:  từ internet, từ số  liệu của các cơ quan chức năng, từ báo đài hoặc tự tổ chức mạng lưới thu thập…  Truyền thơng là một phần của hệ thống thơng tin nhưng được nêu ra để nhấn  mạnh vai trị của việc truyền đạt thơng tin. Các kênh truyền thơng bao gồm truyền  thơng từ từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới phản hồi lên cấp trên, trao đổi giữa  các bộ phận trong tổ chức, giữa tổ chức với các đối tượng bên ngồi…  1.2.2.5 Giám sát Trang 11  Trang 12  Giám sát là q trình  mà người quản lý đánh giá chất lượng của hoạt động  KẾT LUẬN CHƯƠNG 1  kiểm sốt. Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định KSNB có vận hành đúng  Thực hiện đổi mới cơng tác quản lý theo chỉ đạo của cấp trên, cần thiết phải  như  thiết  kế  khơng  và  có  cần thiết phải  sửa đổi  chúng  cho  phù hợp  với  từng  giai  đi vào  đổi mới nhận thức, phương pháp, biện pháp, quy trình…hay nói cách khác  đoạn  không.  Để  đạt  được  kết  quả,  cần  phải  thực  hiện  những  hoạt  động  giám  sát  đó là đi vào đổi mới hệ thống KSNB trong tổ chức.  thường xun hoặc định kỳ.  KSNB được thế giới đặc biệt quan tâm đến kể từ những năm 70 của thế kỷ  Giám sát thường xun đạt được thơng qua việc tiếp nhận các ý kiến góp ý  XX  sau  hàng  loạt  các  vấn  đề  về  tài  chính  và  chính  trị  xảy  ra  ở  Hoa  kỳ.  Báo  cáo  của khách hàng, nhà cung cấp… hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện  COSO  ra  đời  tạo  nền  tảng  lý  luận  cơ  bản  về  KSNB,  trên  cơ  sở  đó,  tổ  chức  các biến động bất thường  INTOSAI đã trình bày vấn đề đặc thù của KSNB trong khu vực cơng.  Giám sát định kỳ được thực hiện thơng qua các cuộc kiểm tốn định kỳ do  Tương tự báo cáo COSO, INTOSAI đưa ra 5 yếu tố của HTKSNB, bao gồm:  các kiểm tốn viên nội bộ, hoặc do kiểm tốn viên độc lập thực hiện.  ­  Mơi trường kiểm sốt  1.3 Mục tiêu của kiểm sốt nội bộ:  ­  Đánh giá rủi ro  Bảo  vệ hữu hiệu  tài  sản  của doanh nghiệp  và  sử dụng hiệu quả mọi nguồn  ­  Các hoạt động kiểm sốt  lực nhất là nhân tố con người. Ngăn ngừa và phát hiện mọi hành vi lãng phí gian  ­  Thơng tin và truyền thơng  lận, sử dụng tài sản khơng đúng mục đích hoặc vượt q thẩm quyền.  ­  Giám sát  Cung cấp thơng tin đáng tin cậy.  Các yếu tố này chính là tiêu chí đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống, chúng tác  Mọi thành viên trong tổ chức phải tn thủ luật pháp và các luật lệ quy định  động qua lại lẫn nhau. Một HTKSNB hoạt động hữu hiệu có thể ngăn ngừa và phát  Định kỳ đánh giá kết quả hoạt động nhằm kịp thời đưa ra biện pháp nâng cao  hiện những sai phạm, yếu kém trong hoạt động của tổ chức.  hiệu quả hoạt động điều hành KSNB nhằm đạt các mục tiêu:  ­  Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.  ­  Đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính.  ­  Tuân thủ các luật lệ và quy định Trang 13  Trang 14  CHƯƠNG  2:  THỰC  TRẠNG  HỆ  THỐNG  KIỂM  SỐT  NỘI  BỘ  TẠI  thế nào để đạt hiệu quả cao hơn, làm  thế nào để tiết kiệm chi phí… thì HTKSNB  TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG TP HỒ CHÍ MINH  cũng chưa có cơ hội để phát huy vai trị.  2.1 Một số vấn đề trong giáo dục đại học Việt Nam hiện nay có tác động đến hệ  2.1.3 Đào tạo theo hệ thống tín chỉ  thống kiểm sốt nội bộ của các cơ sở giáo dục.  2.1.1 Xã hội hóa giáo dục và tồn cầu hóa giáo dục đại học:  Thực hiện theo Quyết định 43/2007/QĐ­BGD&ĐT ngày 15/08/2007 của Bộ  trưởng Bộ GD&ĐT, các cơ sở đào tạo sẽ triển khai áp dụng đồng loạt chương trình  Ở nước ta hiện nay, nhu cầu học đại học đang trong giai đoạn gia tăng mạnh  đào tạo theo học chế tín chỉ kể từ năm học 2010­2011. Do đó u cầu phải thay đổi  mẽ. Vấn đề đào tạo theo nhu cầu xã hội đang được quan tâm, các đơn vị giáo dục  cơng tác quản lý trong hầu hết các hoạt động chủ đạo, vì vậy, tất yếu sẽ có sự thay  đang cố gắng quan tâm đến người học để thu hút đầu vào. Làn sóng du học sinh ồ ạt  đổi trong kiểm sốt nội bộ.  đổ về các quốc gia, các trường đại học danh tiếng trên thế giới.  2.1.4 Kiểm định chất lượng giáo dục  Trước tình hình đó, Đảng và nhà nước ta đã thực hiện cải cách trong lĩnh vực  Vấn đề mới được Bộ GD&ĐT quan tâm và đồng loạt triển khai từ năm 2008  giáo dục. Từ năm 2000, bắt đầu thực hiện đổi mới chương trình giáo dục phổ thơng,  cho tất cả các trường đại học, cao đẳng trong cả nước nhằm cải tiến, nâng cao chất  năm 2004 tiếp tục có chiến lược phát triển và đổi mới giáo dục mầm non, từ năm  lượng giáo dục đào tạo, quy chuẩn các trường. Kiểm định chất lượng giáo dục như  2005 bắt đầu đổi mới cơ bản và tồn diện giáo dục đại học.  một đợt tự tổng kiểm tra của các đơn vị khi tự mình nhìn nhận đánh giá mình, giúp  Khi  hội  nhập  giáo dục  và  cải  cách  giáo  dục  là  vấn  đề  cấp  bách,  các  cơ  sở  các đơn vị phát huy mặt mạnh, khắc phục điểm yếu bằng các giải pháp cụ thể, trong  giáo dục phải biết đón đầu những cơ hội, triển khai đào tạo liên kết, các loại hình  đó việc nâng cao vai trị hệ thống KSNB tại đơn vị thật sự là một trong những giải  đào  tạo,  thực  hiện  quản  lý  hiệu  quả…nhằm  thu  hút  người  học  và  nâng  cao  lợi  pháp cần thiết với hầu hết các đơn vị.  nhuận. Do đó, cần quan tâm cải cách cơng tác quản lý, quan tâm đến KSNB.  2.1.5 Tự chủ tài chính và tự chủ biên chế  2.1.2 Hiệu quả và tài chính trong các đơn vị giáo dục cơng lập  Nghị định 43/2006/NĐ­CP ngày 25/04/2006 của Chính phủ quy định quyền  Hầu hết các trường cơng lập chỉ quan tâm đến mặt chất lượng và hồn thành  tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài  tốt nhiệm vụ đào tạo, chính trị được giao, mặt hiệu quả và tài chính chưa được quan  chính đối với đơn vị sự nghiệp cơng lập đã thực sự là cánh cửa mở cho các cơ sở  tâm đúng mức. Hiệu suất đầu tư trong giáo dục đại học cơng lập hầu như ít ai quan  đào tạo cơng lập về quản lý tài chính và biên chế lao động. Từ đây, các đơn vị đã nỗ  tâm. Một trường đại học quy mơ nhỏ, chi phí đơn vị tính trên đầu sinh viên có thể  lực hơn trong việc khai thác nguồn lực sẵn có và thế mạnh của đơn vị mình để tạo  gấp 2­3 lần so với trường đại học có quy mơ lớn nhưng vẫn tiếp tục được duy trì và  nguồn  thu,  tăng  thu nhập  cho  người  lao  động,  chú  ý  hơn  đến  hiệu  quả  tài  chính.  chưa thấy có động thái cải tổ để nâng cao hiệu quả đầu tư.  Khoản thu nhập tăng thêm từ tiết kiệm chi tiêu thường xun đã thật sự là địn bẩy  Vấn đề quản lý tài chính trong trường đại học cơng lập hầu hết chỉ dừng ở  khích lệ động viên các đơn vị phải tiết kiệm chi tiêu hành chính, sắp xếp lao động…  mức theo dõi báo cáo mà chưa quan tâm đến vấn đề kế tốn quản trị, kế tốn chi  Các đơn vị tự xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ (QCCTNB) làm  căn cứ  kiểm sốt  phí, nâng cao hiệu suất đầu tư…  chi  tiêu.  HTKSNB  thực  sự  cần  thiết  để  ngăn  ngừa  và  phát hiện  sai  sót,  gian  lận,  Vấn đề hiệu quả tài chính có  ảnh hưởng đến tư duy nhà quản trị cơ sở giáo  dục, một khi hiệu quả tài chính chưa được quan tâm đúng mực thì hệ thống KSNB  chưa thật sự cần thiết để phát huy sức mạnh của nó, khi khơng có ai quan tâm làm nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực của nhà trường.  2.1.6 Đề án Đổi mới cơ chế tài chính giáo dục giai đoạn 2009 ­ 2014  Đề án Đổi mới cơ chế tài chính giáo dục giai đoạn 2009 – 2014 với mục tiêu  xây dựng cơ chế tài chính mới cho giáo dục, nhằm huy động ngày càng tăng và sử Trang 15  Trang 16  dụng có hiệu quả nguồn lực của nhà nước và xã hội để nâng cao chất lượng và tăng  Tháng 5/2003, mở ngành Giáo dục Đặc biệt. Tháng 9/2008 mở thêm 4 mã ngành:  quy mơ giáo dục và đào tạo, đáp ứng u cầu của sự nghiệp cơng nghiệp hóa, hiện  Quản lý văn hóa, Kinh tế gia đình, Cơng tác xã hội và Đồ họa.  đại  hóa  đất  nước,  thực  sự  coi  phát  triển  giáo  dục  là  quốc  sách  hàng  đầu;  và  xây  Tháng 4/2007, đổi tên từ trường Cao đẳng Sư phạm Mẫu giáo Trung ương số  dựng hệ thống các chính sách để tiến tới mọi người ai cũng được học hành với nền  3 thành trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương TP.HCM.  giáo dục có chất lượng ngày càng cao. Để đạt được các mục tiêu trên, đã đến lúc để  2.2.2 Nguồn lực  các đơn vị đào tạo phải tiến hành cải cách quản lý mới và cơng cụ kiểm sốt lại có  2.2.2.1 Giá trị truyền thống  cơ hội phát huy vai trị.  2.1.7 Bộ GD&ĐT phát động chủ đề năm học 2009­2010  Là đơn vị đào tạo phía Nam duy nhất có bề dày lịch sử 33 năm chun về  đào  tạo  giáo  viên  mầm  non.  Từ  năm  2003,  bổ  sung  thêm  3  ngành  đào  tạo  mới:  “Năm học đổi mới quản lý và nâng cao chất lượng giáo dục”.  ngành Sư phạm Âm nhạc (SPAN), Sư phạm Mỹ thuật (SPMT) và Giáo dục đặc biệt  Hưởng ứng chủ đề năm học, các cơ sở giáo dục  tiến hành xây dựng phương  (GDĐB),  tuy  mới  thành  lập,  nhưng  chất  lượng  đào  tạo  cũng  rất  tốt  và  ổn  định,  hướng năm học cụ thể theo chủ đề trọng tâm. Khi quản lý được quan tâm đổi mới,  khẳng định được vị trí trong ngành. Trường có đội ngũ giảng viên giỏi, có năng lực  chất lượng giáo dục địi hỏi được nâng cao thì cơng cụ nhà quản lý sử dụng khơng  chun mơn, có trình độ nghiên cứu tốt, dày dạn kinh nghiệm trong lĩnh vực đào tạo  thể thiếu chính là hệ thống KSNB.  giáo  viên  mầm  non.  Sinh  viên  ra  trường  đều  có  năng  lực  chun  mơn,  kỹ  năng  Trước  các  vấn đề đặt ra như  trên, nhà quản lý  giáo dục buộc phải  xem  xét  nghề, kỹ năng sư phạm, đảm đương tốt vai trị là người giáo viên, ngồi ra một số  đánh  giá  tình  hình  và  đưa  ra  biện  pháp  quản  lý  phù  hợp  với  thực  trạng,  với  xu  cựu  sinh  viên  cịn  tham gia  cơng  tác quản  lý trong ngành  mầm non.  Hầu hết  sinh  hướng tất yếu của thời đại, biết đón đầu, định hướng chiến lược, tự thân vận động  viên mới ra trường đều có việc làm, và được đơn vị tuyển dụng rất ưa chuộng.  để đổi mới, do đó sẽ có những ảnh hưởng đáng kể đến hệ thống KSNB.  2.2.2.2 Nhân sự  2.2. Tổng quan về Trường Cao đẳng Sư phạm Trung Ương  TP Hồ Chí Minh  2.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển  Tiền  thân  là  Trường  Sư  phạm  Mẫu  giáo  Trung  ương  số  3  thành  lập  ngày  25/9/1976, với nhiệm vụ đào tạo giáo viên mẫu giáo trình độ trung học có khả năng  làm  cán bộ quản  lý ngành học, giáo  viên dạy  các  bộ mơn phương pháp  chăm  sóc  Cả trường  có 160  lao động.  trong  đó  giáo  viên  là 100 người,  nhân  viên 60  người, cán bộ quản lý là 35 người. Giảng viên lâu năm có trình độ chun mơn cao,  được  đào  tạo  từ  nước  ngồi  chun  về  giáo  dục  mầm  non.  Giảng  viên  trẻ  đa  số  được đào tạo trong nước, ln có ý thức học tập nâng cao trình độ.  Cơ cấu theo giới tính chủ yếu là nữ, nữ có 125 người, chiếm  78 %,  giáo dục trẻ ở các trường sư phạm mẫu giáo địa phương thuộc khu vực các tỉnh phía  Cơ cấu theo độ tuổi khơng đều, tập trung vào 2 nhóm chính: nhóm già từ 50  Nam. Từ năm 1977, nhà trường bắt đầu đào tạo giáo viên mẫu giáo hệ 12+1+1. Bên  tuổi trở lên  có 66 người, chiếm 42% và nhóm trẻ dưới 35  tuổi  là 77 người, chiếm  cạnh  đó,  Trường  đào  tạo  các  khố  bồi  dưỡng  cấp  tốc  cơ  ni  dạy  trẻ  (3  tháng,  9  48%. Do đó, tương lai sắp trong vịng 5 năm nữa, sẽ xảy ra tình trạng thiếu hụt lao  tháng, 12 tháng). Từ năm 1988, đào tạo hệ 12+2. Năm 1987, trường được nâng cấp  động dày dạn kinh nghiệm chun mơn và kỹ năng quản lý.  từ hệ trung cấp lên hệ cao đẳng với nhiệm vụ đào tạo giáo viên có trình độ cao đẳng  2.2.2.3 Cơ sở vật chất  (12+3)  và đổi  tên  thành  Trường  Cao đẳng Sư  phạm Mẫu  giáo  Trung  ương 3  theo  Quyết định thành lập số 89/HĐBT ngày 28/3/1987 của Hội đồng Bộ trưởng. Tháng  1/2000, trường mở 2 ngành Sư phạm Âm nhạc và Sư phạm Mỹ thuật, đào tạo giáo  viên  trình  độ  cao  đẳng  cho  các  bậc  học  mầm  non,  tiểu  học  và  trung  học  cơ  sở Trường có 2 cơ sở đào tạo:  ­  Trụ sở đặt tại cơ sở 1, tại địa chỉ 182 Nguyễn Chí Thanh, phường 3, quận 10,  TP.HCM, có diện tích khn viên gần 4.600 m 2  Trang 17  ­  Cơ sở 2 đặt tại Đường Liên Phường, Phường Phước Long B, Quận 9, có diện  tích khn viên hơn 40.000 m 2 .  Trang  thiết  bị  nhìn  chung  có  đủ  chủng  loại,  cơ  bản  đáp  ứng  được  nhu  cầu  giảng dạy, làm việc và học tập. Tuy nhiên hầu hết là trang thiết bị cũ, lạc hậu nên  Trang 18  2.2.3.3 Mục tiêu  Mục tiêu tổng quát  (giai đoạn 2009­2020)  ­  Đào  tạo  nguồn  nhân  lực  cho  ngành  giáo  dục  và  xã  hội  theo  chuẩn  và  bồi  dưỡng nâng chuẩn có chất lượng ngang tầm khu vực.  rất  hay  hư  hỏng  phải  sửa  chữa  thường  xun.  Bàn  ghế,  phịng  học  xuống  cấp  ­  Quy mơ đào tạo đa ngành và đa cấp đáp ứng nhu cầu xã hội.  nghiêm trọng, phịng làm việc nhỏ hẹp, thiếu phịng làm việc của cán bộ quản lý…  ­  Trở thành trung tâm nghiên cứu khoa học giáo dục trẻ em và dịch vụ xã hội,  gây ảnh hưởng đến chất lượng và năng suất lao động.  Chưa có phần mềm quản lý trong hầu hết các bộ phận, ngay cả quản lý tài  chính kế tốn, quản lý đào tạo cũng vẫn cịn thực hiện thủ cơng.  2.2.2.4 Tài chính  Trường được  Bộ  GD&ĐT  giao  quyền  tự  chủ từ  năm  2003  theo  quyết  định  915/QĐ­BGD&ĐT­KHTC ngày 28/02/2003 Là đơn vị có thu tự đảm bảo một phần  ứng dụng những phương pháp giáo dục tiên tiến.  ­  Có hệ thống cơ sở vật chất, kỹ thuật, trang thiết bị tiên tiến tạo ra mơi trường  sư phạm tốt cho giảng dạy, học tập và sinh hoạt.  ­  Khai thác sử dụng hiệu quả các nguồn lực. Nâng cao thu nhập, ổn định đời  sống người lao động.  Mục tiêu cụ thể (giai đoạn 2009 – 2011)  kinh phí hoạt động. Nguồn thu rất hạn hẹp, là trường sư phạm (khơng thu học phí)  ­  Nâng cao chất lượng đào tạo  nên nguồn thu chủ yếu từ ngân sách nhà nước để chi cho hoạt động thường xun  ­  Hệ thống cơ sở vật chất và trang thiết bị nâng cấp và mở rộng.  với mức chi rất khiêm tốn. Việc cân đối kinh phí ln gặp khó khăn. Nguồn thu sự  ­  Khai thác sử dụng hiệu quả các nguồn lực.  nghiệp tại trường q ít, chủ yếu từ học phí đào tạo liên kết, thu ký túc xá, các hoạt  động phục vụ sinh viên bằng khoảng 20% nguồn kinh phí nhà nước cấp  2.2.2.5 Năng lực đào tạo và chỉ tiêu đào tạo hàng năm  Hiện nay, do hạn chế về cơ sở vật chất và đội ngũ nên năng lực đào tạo nhà  trường ở mức  3.500 sinh viên/năm, chỉ tiêu tuyển sinh mới hàng năm dao động ở  ­  Nâng cao thu nhập, ổn định đời sống người lao động.  2.2.3.4 Phương hướng hoạt động trong năm học 2009­2010  Cải cách các thủ tục hành chính hiện hành.  Tập trung chuyển đổi chương trình học từ niên chế sang học chế tín chỉ.  Thực hiện chính sách tiết kiệm chi tiêu, nâng cấp trang thiết bị phục vụ đào  mức 600 sinh viên chính quy, 600 sinh viên khơng chính quy.  tạo, ưu  tiên  cho hoạt động chuyên  môn, nâng  cao  chất  lượng đội ngũ  và  tăng  thu  2.2.3 Tầm nhìn, sứ mạng, mục tiêu và phương hướng hoạt động của trường  nhập cho người lao động.  2.2.3.1 Tầm nhìn  2.2.4 Tổ chức bộ máy quản lý tại trường  Phấn đấu cho một xã hội – nơi mà con người, đặc biệt là trẻ em được hưởng  một nền  giáo dục đậm  chất nhân  văn, khoa học, bình đẳng  và được  thực hiện bởi  đội ngũ đã qua đào tạo cơ bản, có tâm huyết để đưa trường trở thành Học viện đào  tạo nguồn nhân lực giáo dục và dịch vụ xã hội.  2.2.3.2 Sứ mạng  Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương – TP. Hồ Chí Minh là nơi cung cấp  có uy  tín  nguồn nhân  lực  cho  ngành  Giáo dục  và  cho  xã hội,  là  trung  tâm nghiên  cứu khoa học giáo dục trẻ em và các ngành dịch vụ xã hội ở khu vực phía Nam 2.2.4.1 Sơ đồ tổ chức Trang 19  Trang 20  SƠ ĐỒ TỔ CHỨC  TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH  2.2.4.2 Chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các bộ phận  Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận đã thể hiện chi tiết, cụ thể trong quy  chế hoạt động của trường, tác giả xin vắn tắt như sau:  ĐẢNG BỘ  Tổ chức Đảng, các tổ chức đồn thể và tổ chức xã hội  ­  Tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam lãnh đạo nhà trường và tổ chức hoạt động  ĐẢNG ỦY  trong  khn  khổ  Hiến pháp  và pháp luật,  theo  chức năng, nhiệm  vụ  của  tổ  chức Đảng, chỉ thị, nghị quyết của Đảng.  HỘI SINH  VIÊN ĐOÀN  THANH  NIÊN  CƠNG  ĐỒN  BAN  GIÁM  HIỆU  HỘI ĐỒNG  KHOA HỌC  VÀ ĐÀO TẠO  ­  Các đồn thể, tổ chức xã hội trong trường (Cơng đồn, Đồn thanh niên cộng  sản Hồ Chí Minh, Hội sinh viên) hoạt động theo quy định của pháp luật và  có  trách  nhiệm  thực  hiện  mục  tiêu,  ngun  lý  giáo  dục  theo  quy  định  của  Luật Giáo dục, phù hợp với tơn chỉ mục đích, chức năng, nhiệm vụ của đồn  P. Tổ Chức­Hành  Chính  Khoa Sư Phạm Mầm Non  Phịng Đào Tạo  Khoa Sư Phạm Âm Nhạc  Khoa Sư Phạm Mĩ Thuật  CÁC  KHOA  VÀ  BỘ  MƠN  CÁC  PHỊNG  BAN  CHỨC  NĂNG  Khoa Giáo Dục Đặc Biệt  P. Kế Hoạch – Tài  Chính  P. QLKH – Hợp Tác  Q.Tế  P. Cơng Tác Sinh Viên  Ban Thanh Tra  viên; lập quy hoạch cán bộ cho mỗi giai đoạn phát triển của trường; Lập kế hoạch  hàng năm về biên chế, chỉ tiêu cán bộ cơng chức của trường.  Gồm một Hiệu trưởng và một Phó Hiệu trưởng phụ trách đào tạo:  ­  Hiệu  trưởng  là  người  đại diện  theo pháp  luật,  là  chủ  tài  khoản  của  trường;  theo các quy định của pháp luật, Điều lệ trường cao đẳng, các quy chế, quy  định của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Quy chế tổ chức và hoạt động của trường  Bộ Môn Tâm Lý – Giáo Dục  TRƯỜNG  THỰC HÀNH  VÀ TRUNG TÂM  Ban Quản Lý Ký Túc  Xá  Ban Công Tác Môi  Trường & BHLĐ  Ban Công Nghệ Thông  Tin  TRUNG TÂM NC  ỨNG DỤNG  KHOA HỌC VÀ  KIỂM ĐỊNH  CHẤT LƯỢNG  GIÁO DỤC  học  và  công  nghệ  của  trường; đào  tạo, bồi dưỡng đội ngũ  giáo  viên,  cán bộ nhân  chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý và điều hành các hoạt động của nhà trường  Bộ Mơn Cơ Bản  TRƯỜNG  MẦM  NON  THỰC  HÀNH  Hội đồng khoa học và đào tạo: tư vấn cho Hiệu trưởng về mục tiêu, chương  trình, kế hoạch dài hạn và kế hoạch hàng năm về phát triển giáo dục – đào tạo, khoa  Ban Giám hiệu:  P. Quản Trị – Thiết Bị  Bộ Mơn Lý Luận Chính Trị  thể, tổ chức xã hội đã được xác định.  TRUNG  TÂM  BỒI  DƯỠNG  KHOA HỌC  GIÁO DỤC  THƯ VIỆN  PHỊNG  ĐỒ DÙNG  DẠY HỌC  Đội Phịng Cháy Chữa  Cháy  được Bộ Giáo dục & Đào tạo phê duyệt.  ­  Phó Hiệu trưởng phụ trách đào tạo: giúp việc cho Hiệu trưởng trong việc chỉ  đạo, điều hành cơng tác chun mơn về đào tạo.  Các khoa, ngành, tổ bộ mơn, phịng ban chức năng trực thuộc BGH:  ­  Các khoa, ngành: Tổ chức, quản lý và thực hiện cơng tác đào tạo nhằm thực  hiện  tốt  mục  tiêu  đào  tạo  giáo  viên  mầm  non,  giáo  viên  giáo  dục  đăc  biệt,  giáo viên  tiểu  học,  trung  học  cơ  sở  các  môn  âm  nhạc  và  mỹ  thuật,  chuyên  viên dinh dưỡng, cán bộ quản lý văn hóa, tùy theo chức năng riêng của từng Đội Dân Quân Tự Vệ  Trang 55  hiện được chỗ hổng, chỗ yếu của quy trình hoạt động, nhưng việc đi đến biện pháp  hồn thiện, bổ sung cũng chưa thực sự được quan tâm thích đáng  Trang 56  KẾT LUẬN CHƯƠNG 2  Qua  33  năm  hình  thành  và  phát  triển,  trường  CĐSPTWTPHCM  từ  chỗ  là  Đánh giá chung về tính hữu hiệu của hệ thống  một  trường  đào  tạo  giáo  viên  mẫu  giáo  trình  độ  trung  cấp  đến  nay  đã  phát  triển  Thực trạng HTKSNB tại trường CĐSPTWTPHCM hiện nay đang trong tình  thành trường cao đẳng với 6 ngành nghề đào tạo.  trạng  đã  xây  dựng  được  hệ  thống  quy  chế  quản  lý  tương  đối  đầy đủ.  Tuy  nhiên,  Kể từ 2003, nhà trường được giao quyền tự chủ tài chính và biên chế, tự cân  trong các quy chế cịn thiếu nhiều các cơ chế kiểm sốt và chưa được quan tâm thực  đối chi tiêu sao cho vừa đảm bảo hoạt động tốt hồn thành nhiệm vụ được giao, vừa  hiện triệt để, do đó, chưa thể hiện tốt chức năng kiểm sốt.  sử dụng tiết kiệm chi phí, nâng cao thu nhập, ổn định đời sống người lao động. Ban  Nhưng nhìn chung, HTKSNB tại trường cũng đã phần nào phát huy tác dụng  lãnh đạo đã bắt đầu quan tâm hơn đến hiệu quả kinh tế, quan tâm đến vấn đề kiểm  ngăn ngừa và phát hiện các sai sót, gian lận. Tuy nhiên, cần phải hồn thiện nhiều  sốt. Các quy chế, quy định trong nhà trường ngày càng được bổ sung hồn thiện,  hơn nữa để HTKSNB thật sự là cơng cụ quản lý hiệu quả, giúp hệ thống vận hành  trong đó, nổi bật là 2 sản sản phẩm giá trị: Quy chế chi tiêu  nội bộ ban hành năm  thơng suốt, nhà trường đạt được mục tiêu đề ra. Muốn vậy, cần phải có một nỗ lực  2003, sửa đổi bổ sung qua từng năm, Quy chế tổ chức và hoạt động được ban hành  cần thiết và lịng quyết tâm của cả tập thể, đứng đầu là Ban Giám hiệu để tập trung  năm 2007 làm cơ sở để hệ thống kiểm sốt hoạt động ngày càng tốt hơn.  nguồn lực nhằm cải thiện, vận hành hệ thống KSNB đúng theo thiết kế, đảm bảo có  một HTKSNB hoạt động hữu hiệu và hiệu quả HTKSNB  của trường hiện đã  được  thiết  lập về  cơ  bản, đã có  các quy  chế,  quy trình, nội quy hướng dẫn cụ thể, nhưng lại chưa được vận dụng vào thực tế, các  quy  định  đó  hầu  như  chỉ  tồn  tại  trên  giấy  tờ,  khơng  phát  huy  vai  trị,  vì  thế,  HTKSNB chưa đạt u cầu như mong đợi, nhất là trong mảng tài chính – tài sản.  Ngun nhân làm  HTKSNB chưa thực sự hữu hiệu và hiệu quả là do  chính  sự hạn chế trong từng yếu tố cấu thành nên hệ thống:  ­  Mơi trường kiểm sốt nhìn chung cịn chưa tốt, tập trung chủ yếu ở năng lực  nhân viên chưa đồng đều, thiếu tính chun nghiệp nên rất khó để áp dụng  các thủ tục kiểm sốt; cơ chế phân cơng phân nhiệm chưa rõ ràng cụ thể, cịn  chồng  chéo nhiệm  vụ  hoặc  khơng  thể  quy  trách nhiệm  cụ thể trong một  số  trường  hợp;  chính  sách  nhân  sự  chưa  động  viên  được  người  lao  động  làm  việc nhiệt tình và trách nhiệm. Mơi trường kiểm sốt cịn  yếu về biện pháp  quản lý con người, cần phải tìm giải pháp khắc phục.  ­  Cơng tác đánh giá rủi ro khơng được quan tâm, do đó, khó để nhận biết các  mối đe dọa mục tiêu nhà trường hiện nay là  gì, vì vậy, chưa thể đưa ra các  biện pháp kiểm sốt phù hợp với tình hình mới.  ­  Các thủ tục kiểm sốt hầu hết được thiết lập từ lâu, chỉ đưa ra được các biện  pháp  kiểm  sốt  cơ  bản  nhất,  do  đó,  trong  nhiều  trường  hợp,  sự  kiểm  sốt  khơng tồn tại và cần phải có biện pháp bổ sung Trang 57  Trang 58  ­  Cơng tác thơng tin và truyền thơng cũng chưa được quan tâm đúng mực.  CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ  ­  Chưa có bộ phận giám sát chun trách và có kỹ năng chun mơn nghiệp  TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG TP.HỒ CHÍ MINH  vụ, do đó, chưa làm tốt cơng tác kiểm tra giám sát để đánh giá hệ thống, bổ  KSNB  thật  sự  cần  thiết  giúp nhà  trường  đạt  được  các  mục  tiêu  đề  ra.  Qua  sung thiếu sót nhằm cải thiện hệ thống.  khảo  sát  thực  trạng  tác  giả  nhận  thấy  hệ  thống  kiểm  sốt  nội  bộ  tại  trường  Tình hình trên làm nổi bật lên u cầu cấp thiết phải hồn thiện HTKSNB để  CĐSPTWTPHCM  cịn nhiều bất  cập,  thể hiện  trong hầu hết  các  yếu  tố  cấu thành  nó thực sự là một cơng cụ hỗ trợ quản lý có hiệu quả của  hệ  thống,  chứng  tỏ  HTKSNB  hiện  tại  còn  thể hiện  sự  lỏng  lẻo,  yếu  kém  cần  phải hồn thiện.  3.1  Căn cứ để hồn thiện:  Dựa vào các quy định quản lý tài chính, quản lý đào tạo hiện hành  và cơng  tác liên quan do nhà nước ban hành, đảm bảo tn thủ theo quy định của nhà nước.  Đây  là kim chỉ nam để nhà trường hồn thiện QCCTNB  –  cơng cụ để quản lý tài  chính, quy chế tổ chức hoạt động của trường và các quy định nội bộ khác nhằm đảm  bảo quyền lợi cho nhà trường, CBGV và đạt được mục tiêu đề ra.  Tuy nhiên, hiện nay hệ thống văn bản hướng dẫn cịn chưa hồn thiện. Cần  có kiến nghị với các cấp ban hành văn bản trong việc hồn thiện hệ thống văn bản  hướng  dẫn  sao  thơng  thống  hơn,  đầy  đủ  rõ  ràng  (VD:  Quyết  định  64/2008/QĐ­  BGDĐT quy định chế độ làm việc đối với giảng viên giảng dạy tại các cơ sở giáo  dục đại học cịn thiếu quy định cho giáo viên dạy năng khiếu âm nhạc, mỹ thuật…),  tránh đóng khung đơn vị vào các quy định gị bó của nhà nước (VD: trao quyền tự  chủ nhưng vẫn đóng khung học phí thấp làm cho các trường cơng lập khơng thể mở  các lớp chất lượng cao như các trường tư thục, trường quốc tế…)  Một số văn bản hướng dẫn của nhà nước:  ­  Luật Ngân sách Nhà nước năm 2002; Luật Kế toán năm 2003.  ­  Nghị  định  số  60/2003/NĐ­CP  ngày  06/6/2003  của  Chính phủ  quy  định  chi  tiết và hướng dẫn thi hành Luật Ngân sách Nhà nước.  ­  Quyết  định  số  19/2006/QĐ­BTC  ngày  30/3/2006  của  Bộ  Tài chính  về  việc  ban hành Chế độ Kế tốn hành chính sự nghiệp.  ­  Nghị định 43/2006/NĐ­CP ngày 25/04/2006 của Chính phủ quy định quyền  tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế  và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp cơng lập  Trang 59  Trang 60  ­  Quyết  định  64/2008/QĐ­BGDĐT  ngày  28/11/2008  của  Bộ  trưởng  Bộ  ­  Lợi ích cân đối với chi phí. Khi hồn thiện HTKSNB cần chú ý đến chi phí  GD&ĐT quy định chế độ làm việc đối với giảng viên giảng dạy tại các cơ sở  bỏ ra phải cân đối với lợi ích thu lại từ việc kiểm sốt nội bộ, lưu ý xem xét  giáo dục đại học  ­  Quyết  định  43/2007/QĐ­BGD&ĐT  ngày  15/08/2007  của  Bộ  trưởng  Bộ  GD&ĐT ban hành Quy chế đào tạo đại học và cao đẳng hệ chính quy theo hệ  thống tín chỉ.  ­  Các văn bản hướng dẫn chế độ của nhà nước liên quan.  cân nhắc đến lợi ích từ giá trị vơ hình.  3.4 Giải pháp hồn thiện hệ thống KSNB tại Trường CĐSPTWTPHCM.  3.4.1 Cải thiện mơi trường kiểm sốt  Mơi trường kiểm sốt phản ánh sắc thái chung về hoạt động kiểm sốt, là yếu  tố nền tảng để hồn thiện các yếu tố khác được thuận lợi và hiệu quả. Cần tập trung  Dựa vào nội lực sẵn có và mục tiêu phát triển của nhà trường trong tương lai  phát huy các mặt tích cực, đồng thời có biện pháp khắc phục các tồn tại  yếu kém  để có biện pháp sắp xếp, cơ cấu, cải tổ HTKSNB cho phù hợp với điều kiện hiện tại  nhằm đảm bảo có một mơi trường kiểm sốt tốt góp phần tạo ra HTKSNB hữu hiệu  và xu hướng phát triển trong tương lai.  và hiệu quả.  3.2  Mục tiêu hoàn thiện:  Tiếp tục phát huy giá trị truyền thống về sự liêm khiết và giá trị đạo đức  Hoàn thiện HTKSNB nhằm đảm bảo:  của  cán  bộ  lãnh  đạo  và  CBGV  qua  các  thế  hệ.  Giữ  vững  môi  trường  sư  phạm  ­  Thông tin trung thực và hợp lý  trong  sạch,  lành  mạnh.  Tuyên  truyền,  nêu  gương  điển  hình  trong  các  ngày  hội  ­  Tuân thủ luật lệ và quy định  truyền thống, các buổi họp mặt… để CBGV của trường cảm thấy tự hào về truyền  ­  Trường  hoạt  động  hữu  hiệu  và  hiệu  quả  hơn  (hồn  thành  mục  tiêu  và  sứ  thống tốt đẹp đó, cần phải có ý thức giữ gìn và phát huy.  mệnh được giao…).  3.3. Các ngun tắc cần tn thủ xây dựng các giải pháp  ­  Phù hợp và dễ thực hiện. HTKSNB là cơng cụ quản lý, do đó nó huy động  hầu  hết  các  nguồn  lực,  chi  phối  hầu  hết  các  hoạt  động,  đội  ngũ  nhân  viên  trong  nhà  trường,  vì  vậy  HTKSNB  phải  phù  hợp  với  điều  kiện  thực  tế  thì  mới có thể phát huy tính hiệu quả như mong đợi.  ­  Xây  dựng  trên  nguyên  tắc  kế  thừa.  HTKSNB  hiện  tại  được  kế  thừa  và  Phát động các phong trào về học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí  Minh,  các  chương  trình  hành  động  về  phịng  chống  tham  nhũng,  thực  hành  tiết  kiệm, chống lãng phí trong tồn thể CBGV nhà trường, hoặc có thể bằng các hình  thức thi viết, hội diễn, game show…để lơi cuốn mọi người tham gia.  Nâng cao năng lực đội ngũ CBQL và nhân viên của nhà trường:  Nâng cao năng lực quản lý, trình độ chun mơn, kỹ năng nghiệp vụ của đội  ngũ nhân sự, tạo tiền đề để trường phấn đấu lên thành học viện:  chỉnh sửa qua nhiều thế hệ cán bộ quản lý và nhân viên của nhà trường, tuy  ­  Kiến  nghị  với  Bộ  GD&ĐT  cấp  cho  một  trường  đại  học  phía  Nam  chỉ  tiêu  cịn nhiều bất cập cần phải cải tiến, song nó cũng khẳng định phần nào vai  đào tạo sau đại học chun ngành Mầm non, tạo điều kiện thuận lợi để  đội  trị kiểm sốt ngăn ngừa và phát hiện sai phạm…Cần kế thừa những ưu điểm  ngũ giáo viên trẻ có cơ hội học tập nâng cao trình độ.  của  HTKSNB  hiện  tại,  tham  khảo  kinh  nghiệm  của  các  đơn  vị  khác,  đồng  ­  Mở các lớp bồi dưỡng nâng cao trình độ và kỹ năng cho CBGV, cán bộ quản  thời khắc phục những yếu kém để tạo ra một HTKS mới đáp ứng tốt u cầu  lý và đội ngũ kế cận  các lớp tập huấn phương pháp mới, chương trình mới,  đặt  ra,  vừa  tiết  kiệm  cơng  sức,  chi  phí  vừa  dễ  thực  hiện  vì  có  phần  quen  chính  sách mới… (các  lớp phương pháp nghiên  cứu  khoa học,  lớp quản  trị  thuộc đối với mọi người văn phịng, lớp xây dựng chương trình học theo hệ thống tín chỉ…).  ­  u cầu nhân viên phải tự hồn thiện bản thân, đưa ra các tiêu chuẩn buộc  họ phải phấn đấu, trong đó, chú ý đến trình độ tin học ngoại ngữ. Quy định Trang 61  Trang 62  tất cả CBGV phải có chứng chỉ A tin học, chứng chỉ B tiếng Anh, sau 5 năm  và phổ biến rộng rãi đến tồn thể CBGV. Mạnh dạn và cương quyết xử lý đối với  cơng tác giáo viên phải có trình độ thạc sĩ…nếu khơng đạt u cầu, có biện  các lao động thường xun khơng hồn thành nhiệm vụ, hoặc lao động có năng lực  pháp  xử  lý  giảm  thi đua…  Phòng  TC­HC  là  đơn  vị đầu  mối giám  sát  thực  làm việc kém, thường xuyên xảy ra sai sót hoặc gian lận.  hiện quy định này.  Cơ cấu lại tổ chức  ­  Mở  các  cuộc  thi  về  nghiệp  vụ  nhằm  tạo  sân  chơi  lành  mạnh  và  động  viên  Rà sốt cơ cấu tổ chức bộ máy theo hướng tinh gọn và hiệu quả. Là trường  khuyến khích CBGV có tinh thần sáng tạo, mạnh dạn tìm tịi học hỏi bổ sung  cao đẳng quy mơ đào tạo nhỏ, phải tổ chức bộ máy sao cho vừa đảm bảo quy chế tổ  kiến thức, cải tạo thủ tục hành chính, nâng cao kỹ năng tay nghề…  chức bộ máy trong trường cao đẳng vừa phù hợp với tình hình thực tế của trường.  ­  Bồi dưỡng chun mơn nghiệp vụ về tài chính kế tốn cơ bản cho một số đối  Đưa  ban  Quản lý  Ký  túc xá  (3 nhân  sự)  sát  nhập  về  phịng  CTSV  (5  nhân  tượng bắt buộc (BGH, cán bộ chủ chốt phịng ban, cán bộ thanh tra, giáo vụ  sự), giải thể Ban Cơng nghệ thơng tin và đưa nhiệm vụ về tổ Cơng nghệ thơng tin  và hành chính phịng khoa…).  thuộc  phịng  QTTB,  giảm 1  lái  xe  (hiện  có  3  người)  sẽ  làm  gọn  nhẹ tổ  chức, tiết  ­  Tổ chức  các đợt học tập  triển  khai  các  văn bản  mới  và quan  trọng  của  nhà  nước, của trường cho tất cả các cá nhân, đơn vị liên quan.  Nâng cao năng lực lãnh đạo, năng lực quản lý điều hành:  Triệt để áp dụng đúng theo cách quản lý phân quyền: phân quyền cho CBQL,  CBGV được quyết định các cơng việc thuộc phạm vi giới hạn, giải quyết cơng việc  kiệm chi phí bộ máy.  BGH và P.TC­HC mạnh dạn rà sốt, định biên, khốn biên chế bộ phận, sắp  xếp lại lao động, trả lương theo năng suất và hiệu quả cơng việc…  Thành lập phịng Thanh tra chun trách thay thế ban Thanh tra kiêm nhiệm  hiện nay nhằm phát huy vai trị kiểm tra giám sát trong nhà trường.  theo  cấp  độ  từng  phịng  ban,  kiên  quyết  từ  chối  khơng  giải  quyết  vượt  cấp.  Xây  Thành lập phịng Khảo thí và Kiểm định chất lượng nhằm tham mưu cho Ban  dựng quy định cụ thể về quyền và trách nhiệm của từng nhân viên qua bảng mơ tả  Giám Hiệu về cơng tác khảo thí và kiểm định chất lượng, tổ chức thực hiện cơng tác  cơng việc.  khảo  thí  và  kiểm định  chất  lượng,  tăng  cường  công  tác  kiểm  tra  giám  sát, đánh  giá  Ban  lãnh  đạo  phải  có  hành  động  thiết  thực  để  quán  triệt  cho  tất  cả  CBGV  chất lượng đào tạo, nghiên cứu các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng đào tạo.  thấy  được  sự  cần  thiết phải  có một  HKKSNB tốt  và  ích  lợi mà nó  mang  lại.  Mời  Phải có sự phân cơng phân nhiệm rõ ràng đến từng cá nhân, bộ phận. P.TC­  báo cáo viên báo cáo cho tất cả CBGV trong tồn trường, nêu vấn đề trong các cuộc  HC  là  đơn  vị  đầu  mối  chịu  trách  nhiệm  thực  hiện  sửa  đổi  bổ  sung  quy  chế  hoạt  họp cán bộ chủ chốt…, lên kế hoạch hành động cụ thể để hồn thiện HTKSNB.  động,  trong đó  ghi  rõ  chức năng nhiệm  vụ  của  từng bộ phận một  cách đầy  đủ,  rõ  Tăng  cường  công  tác  cơng  khai  tài  chính.  Hồn  thiện  hệ  thống  biểu  mẫu  chứng từ. Tiếp tục sửa đổi bổ sung nhằm hồn thiện QCCTNB, P.KH­TC là đơn vị  chủ  trì.  Trong  đó,  chú  ý  đến  việc  điều  chỉnh,  bổ  sung  các  định  mức  chi  cho  con  người sao cho đảm bảo tương đối công bằng hợp lý và thỏa đáng.  Ban lãnh đạo phải qn triệt CBGV quan tâm đến hiệu quả kinh tế hơn nữa.  Khi thực hiện bất cứ việc gì cũng nên ước tính và cân nhắc giữa chi phí và lợi ích  kinh tế, lợi ích xã hội mà nó mang lại.  Hồn  thiện  hệ  thống  các  quy  chế,  quy  định  nội  bộ,  các  quy  trình,  biểu  mẫu…trong nhà trường, chú ý đến các quy định khen thưởng và kỷ luật phải cụ thể ràng, cụ thể; và xây dựng Bảng mơ tả cơng việc (Xem PL 3.01) chi tiết cho từng cá  nhân làm căn cứ thực hiện nhiệm vụ và quy trách nhiệm nếu cần.  Hồn thiện chính sách nhân sự:  Đưa ra một số chính sách đãi ngộ người lao động. Chú ý đến cơng tác khen  thưởng hoặc xử phạt; tuyển dụng nhân sự, bồi dưỡng đội ngũ, phân phối thu nhập  tăng thêm, cụ thể:  ­  Khen  thưởng  đối  với  các  trường  hợp  thực  hiện  tốt  các  quy  chế,  quy  định,  hồn thành xuất sắc nhiệm vụ, có thành tích tốt trong lao động và học tập, có Trang 63  Trang 64  sáng  kiến  kinh  nghiệm,  cải  tiến  quy  trình  làm  việc…hoặc  những  cá  nhân,  tiết kiệm chi phí, nâng cao thu nhập, ổn định đời sống người lao động. Để đạt các  đơn vị thực hiện tiết kiệm chi phí.  mục tiêu  trên, cần  phải nhận dạng  được những  yếu  tố tác  động, những  rủi  ro, mà  ­  Mạnh tay xử lý kỷ luật theo đúng nội quy đã ban hành đối với những trường  hợp vi phạm, khơng hồn thành nhiệm vụ, làm việc thiếu trách nhiệm…  nếu chúng xảy ra sẽ làm cho mục tiêu bị ảnh hưởng để có các biện pháp đối phó,  ngăn ngừa hoặc làm giảm thiểu tác hại gây ra.  ­  Cơng khai rộng rãi nhu cầu tuyển dụng trên phương tiện thơng tin đại chúng  Ban  lãnh  đạo  phải thực  sự  thấy  được  mối  nguy  hại  nếu  rủi  ro xảy  ra,  nhìn  để thu hút ứng viên. Thành lập hội đồng tuyển dụng. Phịng TC­HC phải xây  thấy được những tổn hại, thất thốt, làm ảnh hưởng đến mục tiêu phấn đấu của nhà  dựng hệ thống tiêu chí đánh giá ứng viên làm tiêu chuẩn chung trong tuyển  trường, phải quan tâm hơn nữa đến việc nhận dạng, phân tích và có biện pháp xử lý  dụng  nhận  sự,  bộ  phận  tuyển  dụng  sẽ  bổ  sung  thêm  yêu  cầu  cụ  thể  khi đề  nếu rủi ro xảy ra. Xây dựng hệ thống tiêu chí đánh giá rủi ro.  xuất tuyển dụng cho vị trí cụ thể.  Để nhận dạng rủi ro, cần phải thực hiện rà sốt các nguy cơ tiềm ẩn, những  ­  P.TC­HC xây dựng và cơng bố các tiêu chí được xét duyệt đi học nâng cao  yếu tố  tác  động  từ  bên ngồi  (chính  trị,  xã  hội, kinh tế, ngành  giáo dục,  giáo dục  trình  độ, mở  rộng đối  tượng được  xét duyệt  đi học. P.KH­TC  xây dựng  lại  mầm non, hệ thống pháp luật nhà nước…). Rà sốt lại cơ cấu tổ chức, cơ chế hoạt  chính sách bồi hồn kinh phí đào tạo theo hướng ràng buộc thời gian u cầu  động, cơng tác quản lý điều hành mọi mặt trong nhà trường để xem xét có các kẽ  phục vụ (TGYCPV) tỷ lệ thuận với chi phí đài thọ (CP) theo cơng thức:  hở, các rủi ro tiềm ẩn và khả năng xảy ra rủi ro cũng như tổn hại khi rủi ro xảy ra.  Kinh phí bồi hồn =  {(TGYCPV­TGPV):TGYCPV}x CP  Có thể lấy kết luận của ban Thanh tra, ý kiến đóng góp của CBGV, sinh viên trong  Trong đó:  trường, khách hàng cung cấp, dựa vào các báo cáo của các phịng ban chức năng để  o  TGYCPV = 3 năm đối với đào tạo sau đại học có CP ≤ 20 triệu đồng.  nhận dạng những khó khăn, hạn chế và rủi ro. Phịng ban chức năng phải tự quan  Sau đó, cứ CP tăng thêm ≤ 10 triệu đồng, TGYCPV cộng thêm 1 năm.  sát, nhận dạng kẽ hở, rủi ro  trong các quy trình hoạt động, đánh giá khả năng phối  o  TGPV (thời gian phục vụ) tính từ khi hồn thành chương trình học và  tham gia cơng tác phục vụ cho trường  o  CP  (chi phí đài thọ) bao  gồm  các  khoản đài thọ  học phí,  lệ phí,  các  chế độ miễn giảm giờ lao động quy thành tiền theo cách tính trội giờ.  ­  Phịng  TC­HC phải rà sốt định biên khốn biên chế về từng đơn  vị và  xây  dựng hệ thống các tiêu chí đánh giá nhân viên theo tháng, càng cụ thể càng  tốt; các bộ phận phải nghiêm túc thực hiện cơng tác nhận xét đánh giá nhân  viên theo đúng thực tế.  ­  Trả thu nhập tăng thêm theo số biên chế khốn của bộ phận, điều chỉnh tăng  hợp, giám sát, kiểm tra và đề xuất những biện pháp kiểm sốt phù hợp.  Phân  tích những  thế mạnh  và  ưu điểm để  phát  huy, những hạn  chế  và  khó  khăn  cần  khắc phục. Phối hợp  cơng  tác  kiểm định chất  lượng, tự đánh  giá  trường  một cách trung thực và đưa ra các giải pháp thực hiện cụ thể nhằm cải tạo điều kiện,  hồn thiện trường, giảm thiểu rủi ro, tiến đến đạt mục tiêu đề ra.  Theo tác giả nghiên cứu, hiện nay trường đang đứng trước một số rủi ro chủ  yếu ở phạm vi tồn đơn vị, bao gồm:  ­  Rủi  ro  sử  dụng  khơng  hiệu  quả  các  nguồn  lực  của  nhà  trường  (khơng  tiết  kiệm chi phí, chi tiêu khơng hiệu quả, xảy ra gian lận, sai sót đáng kể…)  hệ  số  cho  cán  bộ  quản  lý.  Các  trưởng  bộ  phận  có  quyền  phân  phối  cho  ­  Rủi ro bị sai phạm chính sách, chế độ, quy định của nhà nước và của trường.  CBGV theo kết quả đánh giá nhân viên.  ­  Rủi ro khơng đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ đào tạo. Trong đó, các ngun  3.4.2 Hồn thiện cơng tác đánh giá rủi ro  nhân  chính  yếu  là  do  cơng  tác quản  lý  giáo  viên  cịn  lỏng  lẻo dẫn đến  tình  Nhà trường đang trong giai đoạn chú trọng đến việc nâng cao chất lượng đào  trạng  giáo  viên  dạy  thiếu  giờ,  không  đầu  tư  chất  lượng  bài  giảng  làm  cho  tạo, nâng cao hiệu quả khai thác sử dụng các nguồn lực, tăng cường cơ sở vật chất, sinh viên thụ động, kết quả học tập của sinh viên khơng đồng đều và khơng Trang 65  cao. Ngồi ra, chương trình đào tạo tín chỉ sẽ được trường tổ chức thực hiện  trong năm học 2010­2011, do đó, nếu khơng quan tâm đến việc xây dựng các  chương trình đào tạo của các ngành học theo tín chỉ ngay từ bây giờ sẽ khơng  Trang 66  do đó người lao động thường hay thắc mắc, khơng thấy an tâm và tin tưởng  vào bộ phận theo dõi và giải quyết chế độ, chính sách cho họ.  ­  Rủi  ro dữ  liệu  thơng  tin  nhân  sự  khơng  phản  ánh  kịp  thời  so  với  tình hình  thể đảm bảo chất lượng đào tạo sau này.  biến  động  nhân  sự  trong  kỳ,  có  thể  do  bộ  phận  quản  lý  người  lao  động,  Với các rủi ro nêu trên, cần phải thiết lập hoặc hồn thiện các thủ tục kiểm  phịng  TC­HC  chậm  cập  nhật,  hoặc  có  thể  do  bản  thân  người  lao  động  đề  sốt nhằm ngăn ngừa và giảm thiểu rủi ro. Trong phạm vi luận văn này, tác giả xin  đề xuất hồn thiện một số thủ tục kiểm sốt sau:  ­  Hồn thiện một số quy trình, hoạt động về quản lý tài chính và tài sản: quy  trình tiền lương; quy trình mua sắm trực tiếp và sửa chữa tài sản; quy trình  thanh tốn; và hoạt động quản lý tài sản nhằm ngăn ngừa và giảm thiểu các  sai sót, gian lận, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực  trong nhà trường, đồng thời nâng cao tính tn thủ các luật lệ và quy định.  ­  Hồn  thiện quy  trình  xây dựng  chương  trình  đào  tạo để  chuẩn bị  tiến hành  xây dựng đồng loạt các chương trình đào tạo của trường theo hệ thống tín chỉ  phù hợp với quy chế đào tạo theo hệ thống tín chỉ của Bộ GD&ĐT.  xuất khơng kịp thời (khơng cập nhật các trường hợp thơi việc, tuyển mới…)  ­  Rủi  ro tính  tốn sai:  tính  trùng,  tính  thiếu,  tính  thừa,  tính  khơng  đúng  theo  thực tế cơng lao động…  ­  Rủi  ro  không  thu  hồi được  lương  đã  trả  cho  các  trường  hợp đột  ngột  nghỉ  việc trong kỳ (do đã trả lương vào đầu tháng)  ­  Rủi ro xảy ra gian lận, cố tình khai báo sai số ngày nghỉ   ­  Rủi ro sai phạm chế độ chính sách nhà nước.  Giải pháp hồn thiện quy trình:  Kế thừa các bước trong quy trình hiện có.  Cụ thể hóa quy trình tiền lương bằng văn bản có hướng dẫn cụ thể và thơng  ­  Hồn thiện hoạt động quản lý chất lượng giảng dạy của giáo viên nhằm ngăn  báo để mọi người biết và thực hiện theo, đưa quy trình vào triển khai áp dụng một  ngừa và giảm thiểu rủi ro giáo viên giảng dạy thiếu trách nhiệm, khơng đảm  cách nghiêm  túc.  Quy định  rõ  trách nhiệm  của  những  cá nhân,  bộ phận  liên quan  bảo chất lượng bài giảng, chất lượng mơn học… như u cầu làm ảnh hưởng  trong quy trình, có các bảng biểu chứng từ đi kèm. Kết hợp sử dụng bảng mơ tả chi  tới mục tiêu nâng cao chất lượng đào tạo của nhà trường.  tiết cơng việc của từng cá nhân.  3.4.3 Hồn thiện các thủ tục kiểm sốt  3.4.3.1. Hồn thiện quy trình tiền lương  Xác định mục tiêu của quy trình:  ­  Xác định đúng mức lương và chế độ được hưởng của từng lao động  Các cá nhân phải tự cập nhật, hiểu và thực hiện đúng chế độ chính sách của  nhà nước đối với người lao động, học tập nâng cao trình độ chun mơn, trình  độ  ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc.  Chuyển sang trả lương vào ngày 6 của tháng sau (trả vào cuối tháng lương).  ­  Xác định đúng công lao động để trả đúng, trả đủ tiền lương.  Hiện  nay  đang  áp  dụng  trả  lương  vào  ngày  5  của  tháng  tính  lương  (trả  vào  đầu  ­  Cập nhật thơng tin nhân sự kịp thời, trả lương kịp thời theo quy định.  tháng lương), do đó khi chuyển đổi sang trả lương vào cuối tháng cần khéo léo để  ­  Có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, giảm thiểu các sai sót, gian lận.  người  lao  động  ủng  hộ  (chọn  thời  điểm  thích  hợp  (nhân  dịp  lễ,  tết,  thưởng )  để  ­  Mọi cá nhân, bộ phận đều dễ dàng tham gia vào quy trình khi có liên quan.  dừng trả lương đầu tháng và chuyển sang trả cuối tháng)  Đánh giá rủi ro của quy trình  Kiểm sốt ngày giờ cơng. Tổ chức chấm cơng cho lao động khối hành chính.  ­  Rủi ro áp dụng sai văn bản, sai chính sách pháp luật nhà nước.  Bộ phận  tự  chấm  cơng, ngày cuối tháng  chuyển  cho P.TC­HC  lập  Bảng  tổng hợp  ­  Rủi ro sai dữ liệu thơng tin nhân sự liên quan đến dữ liệu tính lương và thu  giờ cơng trong tháng và chuyển kế tốn tiền lương để tính lương. Nếu vắng khơng  nhập: VD: sai mức lương, sai chức danh… loại rủi ro này thường hay xảy ra, có lý do chính đáng sẽ tính trừ vào lương. Đối với giáo viên, Phịng Đào tạo có biện Trang 67  Trang 68  pháp kiểm tra, giám sát giờ dạy, quản lý trên định mức lao động, nếu khơng hồn  thành định mức giờ lao động sẽ xử lý thu hồi tiền theo cách tính thù lao trội giờ.  Người lao động  Bộ phận quản lý  NLĐ  Phịng TC­HC  Kế toán tiền lương  TP.KH­TC/  Hiệu trưởng  Quy  định  rõ  thời  gian  xử  lý  của  từng  cơng  đoạn  trong  quy  trình.  Bộ  phận  phải  chấm  công  hàng  ngày  và  chuyển  Bảng  chấm  công  vào  ngày cuối  tháng  cho  Bắt đầu  Xét đơn  đề nghị  Giảiquyết  đơn đề  nghị  Tính  lương  Duyệt  bảng  lương  Đơn đề  nghị đã xét  Đơn đề  nghị đã xét  duyệt  Bảng lương  Bảng lương  đã duyệt  P.TC­HC. Phịng TC­HC lập Bảng tổng hợp tình hình thay đổi nhân sự trong tháng  và Bảng tổng hợp ngày cơng lao động chuyển kế tốn tiền lương vào ngày 2 tháng  Lập đơn  đề nghị  sau. Đến ngày 6  tháng sau, P.KH­TC phải xong hết các thủ tục và trả  xong lương  cho người lao động.  Tăng  cường  công  tác  thông  tin  truyền  thông giữa  các  cá nhân, bộ phận,  sử  dụng các bảng biểu chuyển giao thông tin. Theo dõi và đối chiếu thông tin thường  xuyên  giữa  các bộ phận  liên  quan  thông qua các  biểu mẫu nội bộ.  Có  chế độ báo  Đơn đề  nghị  Chấm  cơng  Tổng hợp  chấm  cơng  cáo rõ ràng, minh bạch và kịp thời giúp kiểm tra đối chiếu dữ liệu nhằm ngăn ngừa  QTTT  và phát hiện sai sót. Tác giả xin đề xuất một số mẫu chứng từ bổ sung sau:  ­  Bảng danh sách CBGV tại ngày 1 tháng 1 của năm  (PL 3.02) do P.TC­HC  Bảng chấm  cơng  Bảng tổng  hợp ngày  cơng  lập vào đầu năm, trong đó có đủ các thơng tin về chức vụ, chức danh, tuổi,  ngạch, bậc  lương,  trình  độ…chuyển  cho P.KH­TC  để  làm  căn cứ  kiểm  tra,  Bảng chấm  công đối chiếu, điều chỉnh dữ liệu vào đầu năm.  ­  Bảng chấm công (PL3.03) do bộ phận lập gửi P.TC­HC vào ngày cuối tháng.  ­  Bảng  tổng hợp  tình hình  thay đổi nhân  sự trong  tháng  (PL  3.04) do phịng  TC­HC lập, gửi KTTL vào ngày 2 tháng sau để làm cơ sở tính lương.  ­  Bảng tổng hợp ngày cơng lao động (PL 3.05) do phịng TC­HC lập dựa trên  việc tổng hợp thơng tin từ các bảng chấm cơng của các bộ phận, gửi KTTL  vào ngày 2 tháng sau để làm cơ sở tính lương.  ­  Bảng  lương  (PL  3.06)  do  KTTL  lập  vào  ngày  4  tháng  sau,  chuyển  cho  kế  tốn thanh tốn (thuộc quy trình thanh tốn).  ­  Báo cáo tình hình tăng giảm quỹ lương trong tháng (PL 3.07), do KTTL lập  kèm vào ngày 3 tháng sau, trong đó ghi rõ ngun nhân tăng giảm để kiểm  tra, rà sốt phát hiện các sai sót kịp thời.  Lưu đồ chứng từ: 3.4.3.2 Hồn thiện quy trình mua sắm trực tiếp và sửa chữa tài sản  Xác định mục tiêu của quy trình:  ­  Đảm bảo kế hoạch mua sắm sửa chữa của trường.  ­  Mua hàng đáp ứng được mục đích và nhu cầu sử dụng, đúng tiêu chuẩn chất  lượng u cầu, có xuất xứ rõ ràng, chế độ bảo hành tốt, mua đủ số lượng theo  u cầu, giá cả phù hợp và cung cấp kịp thời.  ­  Sửa chữa tài sản: chữa đúng bệnh, giá cả phù hợp, đảm bảo chất lượng dịch  vụ sửa chữa như cam kết.  ­  Mọi cá nhân, bộ phận đều dễ dàng tham gia vào quy trình khi có liên quan.  Đánh giá rủi ro của quy trình:  ­  Mua sắm khơng có kế hoạch làm ảnh hưởng đến dự tốn chi tiêu.  ­  Khơng có nhu cầu mà vẫn mua hàng.  Trang 69  ­  Hàng mua khơng đáp ứng được nhu cầu sử dụng, khơng khai thác được cơng  dụng của tài sản.  ­  Mua khơng đúng loại hàng, khơng đúng quy cách phẩm chất, khác số lượng  u cầu (dư thừa phải nhập kho hoặc thiếu hàng để sử dụng).  ­  Mua giá cao hơn so với giá của hàng hóa cùng loại trên thị trường cùng thời  điểm. Bị cấu kết làm giá.  ­  Mua hàng khơng kịp thời, khơng đúng tiến độ làm ảnh hưởng đến hoạt động  của nhà trường.  Giải pháp hồn thiện quy trình:  Đề  xuất đổi  tên quy  trình này  thành  Quy  trình mua  sắm  trực tiếp  hàng hóa  dịch vụ, vì thực chất sửa chữa được xem là một loại hình dịch vụ, đổi tên quy trình  sẽ mang tính bao qt tốt hơn, mở rộng phạm vi đối tượng điều chỉnh (các trường  hợp th mua dịch vụ, VD: dịch vụ vệ sinh, dịch vụ bảo hiểm…).  Quy trình hiện chứa đựng nhiều vấn đề, ngun nhân chủ yếu do khơng xác  định tốt nhu cầu và đánh giá đúng hiệu quả đầu tư, nên có nhiều tài sản mua sắm về  khơng khai thác sử dụng tốt, bị lãng phí…Trên cơ sở  đó, tác giả đề xuất các biện  pháp hồn thiện như sau:  Trang 70  Nhu  cầu  được  đề  xuất  bởi  bộ  phận  gửi  phòng  QTTB.  Phòng  QTTB  chịu  trách nhiệm xem xét phối hợp với các bộ phận khác, sau đó trình BGH duyệt hoặc  phịng QTTB trực tiếp đề xuất trong trường hợp tài sản thuộc chức năng nhiệm vụ  phịng QTTB quản lý. Trong trường hợp giá trị hàng hóa dịch vụ th mua lớn, phải  thành lập hội đồng xác định nhu cầu, thành phần hội đồng gồm: BGH, bộ phận sử  dụng,  bộ  phận  kỹ  thuật,  phòng  QTTB,  phòng  KH­TC  và  đại  diện  ban  thanh  tra,  trong trường hợp mua các loại hàng hóa dịch vụ ngồi chun mơn của cán bộ kỹ  thuật phải mời chun gia tư vấn.  Căn cứ xác định nhu cầu:  ­  Bộ phận đề xuất dựa vào kế hoạch cơng tác, kế hoạch sử dụng để xác định  nhu cầu cụ thể về số lượng, quy cách, phẩm chất, mẫu mã  ­  P.QTTB phối hợp bộ phận kho kiểm tra tồn kho để xem có cần mua dự trữ  thêm khơng hoặc số hiện có đáp ứng được mức nào…  ­  P.QTTB kiểm tra cơ sở vật chất thường xun và theo dõi thời gian khai thác  sử dụng để kịp thời phát hiện nhu cầu cần mua sắm hoặc duy tu, bảo dưỡng.  u cầu:  ­  P.QTTB  cần  xem  xét,  thẩm  tra nhu cầu một cách nghiêm  túc, nếu nhu  cầu  Đơn vị chủ trì thực hiện là phịng QTTB. Các đơn vị phối hợp: P.KH­TC, bộ  xác định đúng thì mới chuyển sang bước 2, nếu khơng phải xác định lại. Nhu  phận  quản  lý  và  sử  dụng  tài  sản,  kho  vật  tư,  phòng  kỹ  thuật….  BGH  phê  duyệt,  cầu  phải  hợp  lý,  phù  hợp  với  khả  năng  đáp  ứng  của  nhà  trường,  kèm  theo  chức năng và nhiệm vụ cụ thể giống như quy trình hiện tại.  Làm rõ ràng, chi tiết thêm bước 1 và bước 2 của quy trình:  giải trình cụ thể, chi tiết số lượng, chất lượng, yêu cầu kỹ thuật, …  ­  Nhu  cầu  phải  kèm  theo  dự  tốn  kinh  phí  chuyển  phịng  KH­TC  phối  hợp  ­  Bước 1: Xác định nhu cầu và kế hoạch sử dụng tài sản  xem xét và cho ý kiến về nguồn kinh phí thực hiện có hay khơng sau đó mới  ­  Bước 2: Ra quyết định biện pháp thực hiện.  trình trình BGH phê duyệt.  Các bước cịn lại giữ ngun khơng đổi :  Cụ thể như sau:  Bước 1: Xác định nhu cầu:  Nhu cầu được bộ  phận  dự  kiến  trong  kế hoạch mua  sắm hàng năm,  và  xác  Cần chú trọng đến bước này vì nếu xác định khơng đúng nhu cầu sẽ gây lãng  phí về cơng sức, thời gian, tiền bạc.  Chứng từ xác định nhu cầu cụ thể dưới dạng:  ­  Kế hoạch mua sắm hàng hóa, dịch vụ hàng năm.  định lại để đề xuất thực hiện khi có nhu cầu  sử dụng, lúc đó nhu cầu sẽ được xác  ­  Đơn đề nghị cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ: được đánh số cụ thể.  định  lại một  cách  chi tiết, cụ  thể,  rõ ràng. Việc xác  định nhu  cầu đúng, hợp  lý  sẽ  ­  Biên bản kiểm tra hiện trạng tài sản.  hữu ích để thực hiện chi tiêu hợp lý, sử dụng đồng tiền tiết kiệm và đúng mục đích ­  Bảng chiết tính chi phí, dự tốn kinh phí.  ­  Kế hoạch cơng việc cụ thể cần sử dụng đến hàng hóa dịch vụ Trang 71  Trang 72  Bước 2: Quyết định biện pháp thực hiện  Phịng  QTTB tìm  biện pháp  thực hiện  tối ưu,  phối hợp  với phịng  KH­TC,  Phịng QTTB  Bộ phận  Hiệu trưởng  Nhà cung cấp  Phịng KH­TC  kho vật tư, bộ phận kỹ thuật, chun gia tư vấn… để tham mưu cho Hiệu trưởng ra  quyết định biện pháp lựa chọn hàng hóa đáp ứng nhu cầu mà tiết kiệm chi phí nhất:  Bắt đầu  Xét đơn đề  nghị  Duyệt NS  thực hiện  Ký duyệt  đơn  đề nghị  Đơn đề  nghị đã  duyệt NS  Đơn đề  nghị đã ký  duyệt  ­  Phịng QTTB kết hợp với bộ phận kho vật tư xác định xem trong kho hiện có  hàng hóa có thể xuất dùng ngay khơng, nếu khơng có mới xem xét đến việc  th  mua;  rà  sốt  có  tài  sản  tương  đương  đang  dư  thừa  ở  bộ  phận  khác  Lập đơn đề  nghị  (cung  cấp, sửa TS)  Lập báo giá  Đơn đề  nghị đã xét  khơng, nếu có sẽ thực hiện điều chuyển nội bộ, nếu khơng mới xem xét đến  việc th mua.  Đơn đề  Đơn đề  nghị  nghị  ­  Quyết định tự thực hiện hay th mua bên ngồi. Thơng thường đối với các  Báo giá  cơng việc đơn giản, sửa chữa nhỏ lặt vặt, nếu trong tầm khả năng thực hiện  của nhân viên sửa chữa thì phịng Quản trị tự thực hiện, nếu ngồi khả năng  tự thực hiện mới xem xét đến khả năng th mua bên ngồi.  Lấy 1  báo giá  ­  Trong trường hợp hàng hóa khơng thể mua được do khơng có điều kiện mua  sắm (hàng hóa khơng có trên thị trường, khơng có nhà cung cấp dịch vụ, giá  Lấy 1  báo giá  Báo giá  Lấy 1  báo giá  Báo giá  Ra QĐ chọn  NCC  Báo giá  QĐ  QĐ chọn  NCC  Xét chọn báo giá  trị tài sản q cao so với nhu cầu…) phịng Quản trị cần phải có hướng giải  quyết  cụ  thể:  cho  sửa  chữa  tài  sản  cũ  hoặc  cho  thuê  mua  sản  phẩm  thay  Biên bản  chon NCC  thế…. Trong các trường hợp này, phòng Quản trị cần phải làm việc lại với  Hợp đồng  Hợp đồng  Hợp đồng  Hợp đồng  bộ phận đề xuất để thống nhất ý kiến.  Hợp đồng  ­  Xem xét thật kỹ trước khi quyết định có thật sự cần thiết phải th mua ngay  Hợp đồng  HĐ đã ký  khơng. Thành  lập hội đồng  thẩm  tra  và quyết  định  trong  trường hợp  giá  trị  hợp đồng thuê mua lớn.  ­  Phải  có  phê  duyệt  của  phịng  KH­TC  về  ngân  sách  thực  hiện  kèm  theo để  tránh tình trạng thuê mua sa đà vượt quá ngân sách cho phép. P.KH­TC xem  Ký HĐ  HĐ đã ký  Nhận HH,  DV  ­CC HH, DV.  ­BBBG/TLHĐ  Giám sát  TH Hđồng  xét  đến  khả  năng  thanh  toán  vào  thời  điểm  phải  trả  người  cung  cấp,  nếu  khơng đủ khả năng  cần phải  có  biện pháp xin  gia hạn  thời hạn  thanh  toán,  hoặc lùi thời điểm thực hiện thuê mua, hoặc giảm số lượng …  Các thủ tục cụ thể thể hiện qua chứng từ: ký duyệt trên chứng từ của bước 1  Lưu đồ chứng từ: Ký BB  GNHHDV  Ký BB  GNHHDV  Ký BB  GNHHDV  BB giao nhận  BB giao nhận  HH, DV/  HH, DV/  TLHĐ  TLHĐ đã ký  Tập hợp  CT ĐNTT  Ký  TLHĐ  BB giao  BB giao  BB giao  nhận HH,  nhận HH,  BB giao  DV  nhận HH,  DV nhận HH,  DV/ TLHĐ  DV/ TLHĐ  Ký BB  GNHHDV  B giao nhận  B giao nhận  HHDV/TLHĐ  HHDV/TLHĐ  đã ký  đã ký  QTTT Trang 73  Trang 74  ­  Giảm  thiểu  các  sai  sót,  gian  lận  trong q  trình  lập hồ sơ  và  thủ  tục  thanh  tốn. Minh bạch, cơng khai chế các độ thanh tốn để mọi người cùng tham  Một số giải pháp khác cần quan tâm đặc biệt để thực hiện tốt hơn việc  gia thực hiện kiểm tra giám sát.  kiểm sốt th mua :  Định  kỳ  ln chuyển  nhân sự  tại  vị  trí  thu mua  của phịng  QTTB.  Thường  ­  Mọi cá nhân, bộ phận đều dễ dàng tham gia vào quy trình khi có liên quan.  xun  tìm  chọn  báo  giá  của  các  nhà  cung  cấp  tiềm  năng  khác  để  khảo  sát  và  so  Đánh giá rủi ro trong quy trình:  sánh, thay đổi nhà cung cấp.  ­  Thanh tốn khơng đúng đối tượng, sai số tiền, sai định mức chế độ quy định.  Nâng cao năng lực kỹ thuật, khả năng am hiểu về các loại máy móc thiết bị  ­  Chứng từ đề nghị thanh tốn có sai sót, khơng hợp lệ, khơng hợp pháp, hoặc  chun  dụng  của nhà  trường  (máy  tính, máy  chiếu, micro,  amply,  đàn organ)  cho  cố ý gian lận lập chứng từ giả mạo…  nhân  viên  kỹ  thuật  phòng  QTTB  để  tư  vấn  về  kỹ  thuật  cho  trưởng  phịng  QTTB  ­  Kiểm sốt thanh tốn khơng phát hiện được sai sót, gian lận mà đồng ý thanh  xem xét các đề xuất nhu cầu.  tốn dẫn đến phản ánh sai nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phản ánh khơng trung  Quy  định  các  biện  pháp  xử  lý  cụ  thể  và  mạnh  tay  xử  lý  trong  trường  hợp  thực tình hình tài chính.  nhân viên hoặc nhóm nhân viên cố tình làm sai, cố tình cấu kết thơng đồng với nhà  ­  Người đề nghị cố ý đề nghị thanh tốn chứng từ trùng lắp, hoặc qn khơng  cung cấp và nhà cung cấp cố tình chèo kéo nhân viên thu mua để làm giá trục lợi cá  đề  nghị  thanh  toán.  Kế  toán  thanh  toán  trùng  lắp  hoặc  quên  khơng  thanh  nhân gây thiệt hại lợi ích của nhà trường.  tốn, thanh tốn chậm các dịch vụ mua ngồi hàng kỳ.  Thành lập Ban kiểm tra các hợp đồng th mua hàng hóa dịch vụ, ban này có  ­  Khơng đủ tiền để thanh tốn.  quyền kiểm tra đột xuất bất cứ hợp đồng nào.  Giải pháp hồn thiện quy trình:  Ban lãnh đạo và người ký tên dưới các thủ tục giấy tờ kiên quyết từ chối khi  Giữ  nguyên  các  bước  theo quy trình  hiện  tại,  bổ  sung một  số  thủ  tục  kiểm  phát  hiện  quy  trình  khơng  đảm  bảo  trình  tự,  phải  bổ  sung  các  thủ  tục  chữa  cháy  sốt sau:  sau…Phịng  kế  tốn  kiên quyết  từ  chối thanh  tốn  khi phát  hiện có  sự bất  hợp  lý  ­  P.TC­HC phối hợp với P.KH­TC soạn thảo quy định biện pháp xử phạt thích  xảy  ra  trong  quy  trình  hoặc  thiếu  thủ  tục  giấy  tờ…  nhằm  tạo  nguyên  tắc,  nề  nếp  đáng  và nghiêm  túc thực hiện  đối  với  cá nhân hoặc bộ phận  thường  xuyên  thực hiện quy trình.  xảy ra sai sót, sai sót nghiêm trọng, hoặc cố ý gian lận để mọi người làm việc  Trong các trường hợp phải th mua gấp mà khơng kịp làm các thủ tục theo  trình tự các bước, sau đó cần có ban thanh tra xem xét lại sự việc.  cẩn thận hơn, trách nhiệm hơn, nâng cao ý thức tn thủ và tính trung thực.  ­  P.KH­TC phải cụ thể hóa quy trình kèm diễn giải chi tiết, có các hướng dẫn  Bộ phận phải chủ động và quan tâm hơn nữa trong tìm kiếm nguồn hàng phù  cụ thể các bước thực hiện trong quy trình và thời gian thực hiện, thống nhất  hợp chứ khơng chỉ thụ động giao phó cho phịng QTTB để đáp ứng tốt nhất nhu cầu  các mẫu biểu trong từng trường hợp thanh tốn, hướng dẫn kỹ năng tập hợp  sử dụng của bộ phận mình.  chứng  từ  và  u  cầu của  chứng từ  đề nghị thanh  tốn  và  truyền  thơng đến  Trong tất cả các trường hợp đặc biệt bất thường, phải có giải trình cụ thể.  từng cá nhân, bộ phận bằng nhiều cách: đăng tải hướng dẫn trên trang web;  in phát về bộ phận.  3.4.3.3. Hồn thiện quy trình thanh tốn  Xác định mục tiêu của quy trình:  ­  Thanh tốn đúng đối tượng, đúng hàng hóa dịch vụ, đúng số tiền, và kịp thời ­  Trưởng P.KH­TC bố  trí  thêm người hỗ  trợ mảng  cơng  việc  hiện  tại  của  kế  tốn thanh tốn (KTTT) để tách kiểm sốt chi ra khỏi KTTT, vừa đưa thêm  người kiểm sốt vào trong quy trình, vừa giảm tải cơng việc cho KTTT Trang 75  ­  P.KH­TC đề  xuất  các bộ phận bố  trí một người  chun  phụ  trách  tài  chính  Trang 76  3.4.3.4. Hồn thiện hoạt động quản lý tài sản  (PTTC), đầu mối chịu trách nhiệm tập hợp chứng từ, đề nghị thanh tốn, làm  việc  trực  tiếp  với  phịng  KH­TC  về  cơng  tác  thanh  tốn  phát  sinh  của  bộ  Xác định mục tiêu của hoạt động: nhằm trang bị và sử dụng tài sản đúng  mục đích, tiêu chuẩn, định mức, chế độ, đảm bảo cơng bằng, hiệu quả và tiết kiệm.  phận,  PTTC  được hưởng phụ  cấp  kiêm nhiệm, được P.KH­TC  tập huấn  kỹ  ­  Đánh giá rủi ro:  năng làm thủ tục thanh tốn sẽ giúp quy trình được vận hành trơi chảy hơn.  ­  Rủi ro bị mất mát hoặc bị tráo đổi linh kiện máy móc.  Định  kỳ P.KH­TC chủ  trì  mở  các buổi  tập huấn  về  cơng tác  thanh  tốn để  ­  Rủi ro bị hư hỏng, xuống cấp do tác động hóa lý, do khơng được bảo dưỡng  mọi người quan tâm đến dự, mời đích danh một số đối tượng hay tham gia  định  kỳ  hoặc  do  người  sử  dụng  khơng  biết  cách  sử  dụng,  khơng  làm  theo  vào  quy  trình:  PTTC  bộ  phận,  trưởng  bộ  phận,  cán  bộ  thu  mua  phịng  QTTB….  ­  độ, khơng đảm bảo cơng bằng và tiết kiệm. Trong đó, chú ý đến rủi ro khơng  người đề nghị (PTTC), người thực hiện cơng việc, người xác nhận nghiệp vụ  tận dụng khai thác tài sản, sử dụng tài sản lãng phí.  (phụ trách bộ phận), người thụ hưởng, người kiểm tra (kiểm sốt thanh tốn),  Giải pháp hồn thiện:  duyệt (Hiệu trưởng), người trả tiền (thủ quỹ, BKNN, ngân hàng)…, việc làm  này tuy rườm rà nhưng góp phần kiểm sốt rất tốt các sai sót, gian lận, cùng  ­  P.QTTB phối hợp với kế tốn tài sản (KTTS) tiến hành dán nhãn tên tài sản,  dán nhãn kiểm kê để quản lý, theo dõi tài sản. Nhãn dán phải đảm bảo độ bền dính.  Sử dụng dán tem niêm phong trên các loại máy móc thiết bị (máy tính, máy  tham gia kiểm tra giám sát lẫn nhau.  chiếu…). Khi kiểm kê tài sản, lưu ý đến tình trạng tem niêm phong, lập  Biên bản  Đối với cơng việc đặc thù riêng của từng bộ phận mà khó kiểm sốt thì sử  kiểm tra hiện trạng (PL3. 08 ) nếu phát hiện mất tem. Dán tem bảo hành ngay trên  dụng định mức khốn chi.  các máy móc thiết bị đang trong thời gian bảo hành và gạch chéo trên tem bảo hành  Dùng thủ tục đối chiếu, thẩm tra, kiểm sốt chéo các chứng từ kế tốn với kế  nếu hết hạn, đồng thời chú ý việc quản lý hồ sơ, phiếu bảo hành cho khoa học hơn.  hoạch,  chương trình,  thơng  tin  chung…(hợp đồng  thỉnh  giảng đối  chiếu kế  ­  Rủi ro sử dụng tài sản sai mục đích, khơng đúng tiêu chuẩn định mức, chế  Quy  định  nhiều  cùng  tham  gia  thực  hiện  các  cơng  đoạn  trong  quy  trình:  người  lập  lệnh  thanh  toán  (KTTT)  người  xét  duyệt  (TP.KH­TC),  người  ký  ­  đúng hướng dẫn sử dụng hoặc do cố ý phá hoại…  ­  Quy  định  rõ  ràng  trách nhiệm bảo quản  tài  sản  của  từng bộ phận, cá nhân.  hoạch giảng dạy, đối chiếu với thời khóa biểu…)  Nếu làm mất, hoặc cố ý làm hư hỏng sẽ phải bồi hồn. Khi tài sản hư hỏng phải lập  Các bộ phận, đầu mối là P.KH­TC phải thường xun rà sốt, điều chỉnh, dự  biên bản  kiểm  tra hiện  trạng  về  tình trạng hoạt  động  của máy,  về  tình  trạng niêm  kiến  hết  các  trường  hợp  chi  tiêu  để  xây  dựng  định  mức  bổ  sung  vào  phong (đối với tài sản có niêm phong).  QCCTNB làm căn cứ kiểm sốt và thanh tốn.  Lưu đồ chứng từ: Định kỳ, P.QTTB phải tiến hành bảo trì, bảo dưỡng máy móc, thiết bị. Hàng  ngày bộ phận phải lau chùi, bảo quản tài sản do mình sử dụng; phịng QTTB phải  chịu trách nhiệm phân cơng người lau chùi vệ sinh máy móc, thiết bị giảng dạy và  các  tài  sản  chung  thuộc  phịng  QTTB  quản  lý.  Ban  Vệ  sinh  mơi  trường  phải  tiến  hành kiểm tra giám sát tình trạng vệ sinh tại từng bộ phận  và tồn trường, đặc biệt  chú ý đến vệ sinh máy móc thiết bị Trang 77  Trang 78  P.QTTB  chủ  trì  làm  tốt cơng  đoạn xác  định  nhu  cầu mua  sắm, nhu  cầu  sử  ­  P.KH­TC bố trí kinh phí cho việc xây dựng  CTĐT, biên soạn giáo trình, đề  dụng tài sản và quyết định chọn mua trong các quy trình về mua sắm tài sản để đảm  cương chi  tiết, tập bài  giảng, tài liệu tham  khảo, phần mềm quản lý theo hệ  bảo hàng mua về được sử dụng đúng mục đích và hiệu quả.  Bổ sung mẫu  Biên bản điều chuyển tài sản nội bộ (PL 3.09) để sử dụng khi  có sự điều chuyển tài sản giữa các bộ phận với nhau, biên bản này được lập thành 4  bản lưu tại: P.QTTB, kế tốn tài sản, bộ phận có tài sản điều chuyển, bộ phận nhận  tài sản để làm căn cứ ghi nhận tài sản điều chuyển. Phịng QTTB và KTTS mở Sổ  theo dõi điều chuyển tài sản nội bộ  (PL 3.10) cập nhật thơng tin thường xun  và  thống tín chỉ trong dự tốn ngân sách năm 2010.  3.4.3.6 Hồn thiện hoạt động quản lý chất lượng giảng dạy  Đề xuất một số biện pháp sau:  ­  Phịng Đào tạo phân cơng cán bộ thanh tra đào tạo chun trách có nhiệm vụ  theo dõi quản lý giáo viên hàng ngày.  ­  Thanh tra đào tạo  kết hợp với khoa, bộ mơn có biện pháp theo dõi, kiểm tra,  đối chiếu nhằm đảm bảo số liệu trên sổ sách kế tốn khớp với thực tế kiểm kê.  đối chiếu thường xun giữa lịch trình giảng dạy, thời khóa biểu, sổ theo dõi  3.4.3.5 Hồn thiện quy trình tổ chức xây dựng chương trình đào tạo.  giáo viên, sổ đầu bài… với nhau nhằm phát hiện giáo viên khơng nghiêm túc  Quy trình hiện nay có nhiều ưu điểm và đạt được mục tiêu xây dựng CTĐT  có  chất  lượng,  phù  hợp  với  nhiệm  vụ  đào  tạo  của  trường.  Do  đó,  cần  duy  trì  các  bước trong quy trình hiện có, lưu ý bổ sung thêm các biện pháp sau:  ­  Mở rộng mẫu khảo sát ý kiến nhà tuyển dụng, khảo sát thêm mẫu ở các tỉnh.  ­  P.KH­TC bố trí kinh phí, P.TC­HC xét chọn CBGV gửi đi bồi dưỡng trình độ  thực hiện theo quy định của nhà trường về đảm bảo tiết giảng, giờ giảng; tự ý  bỏ tiết, hoặc dạy bù dồn dập làm sinh viên khơng kịp tiếp thu bài giảng…  ­  P.TC­HC phối hợp với P.Đào tạo xây dựng quy định xử lý giáo viên vi phạm  một cách cụ thể: trừ thi đua, giảm thù lao giảng dạy, khơng mời thỉnh giảng  lần sau…và phổ biến cho các khoa, bộ mơn trong trường.  ngoại ngữ để nâng cao kỹ năng biên dịch tài liệu tham khảo tiếng nước ngồi.  ­  Ngồi việc lên tiết và dự giờ giáo viên theo kế hoạch, BGH chỉ đạo khoa, bộ  Phịng Khoa học và Hợp tác quốc tế liên hệ với các tổ chức đối tác nước ngồi  mơn, phối hợp với phịng Đào tạo thường xun dự giờ kiểm tra đột xuất để  để trao đổi chương trình đào tạo, kinh nghiệm giảng dạy.  đánh giá đúng thực trạng chất  lượng giảng dạy của  giáo viên, hơn là dự giờ  ­  Phòng  Đào  tạo  phổ  biến  quy  chế  ban  hành  theo  quyết  định  43/2007/QĐ­  có sự chuẩn bị trước như hiện nay.  BGD&ĐT ngày 15/08/2007 của Bộ GD&ĐT về đào tạo theo hệ thống tín chỉ  ­  Yêu cầu giáo viên thỉnh giảng phải cung cấp đủ bằng cấp chuyên môn, chứng  cho  tất  cả  CBGV,  tham  khảo  kinh  nghiệm  quản  lý,  kinh  nghiệm  xây  dựng  chỉ bồi dưỡng phương pháp sư phạm…ngay lần ký hợp đồng đầu tiên. Trong  CTĐT, và CTĐT ở một số trường đã áp dụng thành cơng hệ thống đào tạo tín  hợp  đồng  thỉnh  giảng  quy  định  rõ  trách  nhiệm  và  biện  pháp  xử  phạt  (giảm  chỉ (trường ĐH Bách Khoa TP.HCM, ĐH Khoa học Tự nhiên TP.HCM).  tiền thù lao giảng dạy, ngừng hợp đồng…). Giáo viên thỉnh giảng phải cung  ­  Phòng  Đào  tạo  liên  hệ  mở  ngay  các  lớp  bồi  dưỡng,  tập  huấn  cho  tồn  thể  cấp đề cương bài giảng cho phịng Đào tạo ngay khi ký hợp đồng.  CBGV về kiến thức, năng lực chun mơn, u cầu của CTĐT theo tín chỉ, kỹ  Trên đây là một số hoạt động kiểm sốt thể hiện qua một số quy trình và hoạt  năng biên soạn chương trình, phương pháp giảng dạy, kỹ năng quản lý…đáp  động về cơng tác quản lý tài chính – tài sản và cơng tác quản lý đào tạo của trường.  ứng u cầu của CTĐT theo tín chỉ, để CBGV biết và vận dụng vào trong q  Ngồi  ra, cịn  có  nhiều  hoạt  động  kiểm  sốt  khác,  nhưng  vì  thời  gian  và  năng  lực  trình xây dựng CTĐT, quản lý chun mơn trong thời gian sắp tới.  nghiên cứu có hạn, tác giả xin khơng đưa vào luận văn này.  ­  P.QTTB lên kế hoạch mua phần mềm quản lý theo hệ thống tín chỉ bao gồm  các phân hệ quản lý đào tạo, quản lý sinh viên, quản lý tài chính – tài sản, quản  lý thư viện… và có kế hoạch tập huấn chuyển giao sử dụng vào đầu năm 2010 3.4.4  Hồn thiện thơng tin và truyền thơng  Thơng tin hữu ích rất quan trọng cho việc ra quyết định. Thơng tin đầy đủ,  chính xác, kịp thời giúp ra quyết định đúng, kịp thời, góp phần  đạt được mục tiêu Trang 79  của tổ chức. Vì vậy, việc thu thập, xử lý thơng tin là hết sức cần thiết. Hiện cơng tác  Trang 80  ­  này chưa được quan tâm đúng mức, cần phải có biện pháp để nâng cao vai trị, vị trí  người và ứng dụng làm phương tiện thu thập thơng tin và truyền thơng giữa  của hệ thống thơng tin trong nhà trường, tác giả xin đề xuất một số biện pháp sau:  ­  Trang bị phần mềm quản lý phù hợp và hiện đại, gồm các module quản lý đào  tạo,  quản  lý  tài  chính  –  tài  sản,  quản  lý  sinh  viên,  quản  lý  thư  viện…  các  module này tích hợp với nhau và xây dựng trên cơ sở dữ liệu mở, theo chương  trình đào tạo tín chỉ (xây dựng thời khóa biểu, quản lý sinh viên, quản lý mã  mơn  học,  đăng  ký  học  trực  tuyến,  thu  học  phí  theo  tín  chỉ,  quản  lý  lớp  sinh  viên, quản lý lớp môn học…). Trước  khi ra quyết định chọn mua phần mềm,  phải  thuê  tư  vấn  khảo  sát nhu  cầu  trong  trường, mã hóa nhu cầu  thành ngơn  ngữ cơng nghệ thơng tin   ­  Phân  công  nhiệm  vụ  cụ  thể  cho  cá  nhân,  tổ  chức  cụ  thể  để  phụ  trách  mảng  thơng tin truyền thơng trong phạm vị tồn trường, phạm vi từng đơn vị.  ­  Nâng cao năng lực thu thập xử lý thơng tin và truyền thơng của CBGV. Gửi  Tập huấn và phổ biến ứng dụng các tiện ích của mạng internet cho tất cả mọi  các cá nhân, bộ phận.  ­  Thơng tin phải được cụ thể hóa rõ ràng bằng văn bản, chứng từ dùng làm căn  cứ thực hiện. Hồn thiện hệ thống quy chế, quy định của nhà trường và phổ  biến rộng rãi đến tồn thể CBGV để mọi người biết và thực hiện theo.  3.4.5 Hồn thiện cơng tác giám sát  Thành lập phịng Thanh tra chun trách có chức năng kiểm tra giám sát các  hoạt động trong nhà trường.  Bồi dưỡng nghiệp  vụ,  kiến  thức  cơ bản  liên quan đến  công  tác đào  tạo,  tài  chính kế tốn…cho cán bộ thanh tra.  Phịng Thanh tra phải xây dựng cơ chế giám sát một cách tồn diện, sao cho  mọi  cơng việc,  mọi hoạt động, mọi  cá  nhân, tổ  chức đều được  giám  sát  chặt  chẽ.  Định kỳ hoặc đột xuất có các báo cáo đánh giá, có kiến nghị cụ thể gửi BGH chỉ  nhân  viên  hành  chính  văn  thư  đi  học  tập  chuyên  môn,  bồi  dưỡng  kỹ  năng  đạo giải quyết.  nghiệp vụ, sau đó có biện pháp kiểm tra đánh giá lại trình độ nếu đạt u cầu  3.4.6 Các giải pháp hỗ trợ khác nhằm hồn thiện hệ thống KSNB  thì tiếp tục làm việc, nếu khơng đạt phải sắp xếp chuyển sang cơng tác khác và  3.4.6.1 Đả thơng tư tưởng cán bộ quản lý và giáo viên, nhân viên  có kế hoạch tuyển dụng người có đủ trình độ năng lực chun mơn để thay thế.  HTKSNB được con người trong tổ chức đặt ra để kiểm sốt hành vi của họ,  ­  Hồn thiện trang web và cập nhật thơng tin phổ biến của trường kịp thời lên  ngăn ngừa và phát hiện, xử lý các sai phạm nhằm đảm bảo thực hiện được mục tiêu  trang web, chú ý các thơng báo về quản lý đào tạo và quản lý sinh viên phải  của tổ chức. Trong lĩnh vực cơng, khơng có một người chủ cụ thể thực sự mà chỉ  được cập nhật thường xun, kịp thời hơn nữa.  chung  chung  là  tập  thể  người  lao  động,  thì  việc  đặt  ra  và  vận  hành  được  một  ­  Xây  dựng  quy  trình  truyền  thơng  thơng  tin  trong  đó  chú  trọng  đến  thời  gian  HTKSNB hữu hiệu là vấn đề khơng mấy dễ dàng, bởi chẳng ai muốn tự mình trói  truyền tin, đường đi của thơng tin, đầu mối giao nhận thơng tin, lưu trữ dữ liệu.  buộc mình, họ cảm thấy tự ái, khó chịu khi bị người khác kiểm sốt, cảm thấy gị bó  Làm rõ cơng tác phối hợp, thời gian thực hiện, lưu chuyển chứng từ… trong  trong khn khổ các quy định, cảm thấy xấu hổ khi bị phát hiện sai phạm   các quy trình, hoạt động.  Quan điểm  và nhận  thức  của  BGH  về  hoạt động  kiểm  sốt  có  tác động  rất  ­  Cải  tiến cơng  tác  văn  thư  hành  chính,  u  cầu các  cơng  văn đi  phải  được rà  lớn đến mơi trường kiểm sốt. Vì vậy, BGH cần nhận thức rõ vấn đề này để thơng  sốt trước khi truyền thơng ra bên ngồi, các cơng văn đến phải kịp thời xác  qua đó có những hành động thiết thực nhằm làm tốt cơng tác đả thơng tư tưởng cho  định  và  chuyển  đến  các  đơn  vị  cần  sử  dụng  thơng  tin.  u  cầu  các  bộ phận  cán bộ quản lý và giáo viên, nhân viên, sao cho họ chấp nhận  có  HTKS, vận hành  phải lưu trữ văn bản có hệ thống, phải cập nhật thơng tin, văn bản hướng dẫn  HTKS và cùng chịu sự kiểm sốt chung của nhà trường.  của nhà nước để áp dụng kịp thời, tránh bị sai phạm khơng tn thủ. Định kỳ  3.5.6.2 Tập huấn cho đội ngũ cán bộ lãnh đạo, cán bộ chủ chốt về KSNB tổ chức kiểm tra hành chính các bộ phận nhằm kịp thời chấn chỉnh vào nề nếp Trang 81  Trang 82  BGH chỉ đạo P.TC­HC liên hệ mở lớp tập huấn kiến thức chung về KSNB,  KẾT LUẬN CHƯƠNG 3  trong đó làm rõ chức năng, vai trị, các yếu tố, tác dụng…của KSNB, cách thiết lập,  Trong  KSNB,  nhân  tố  con  người  là  hết  sức  quan  trọng,  do  đó,  phải  tạo  ra  hồn thiện, và vận hành HTKS… cho đội ngũ cán bộ lãnh đạo, cán bộ chủ chốt các  được những con người biết đặt lợi ích tổ chức lên trên lợi ích cá nhân, sống và làm  phịng ban, CBGV tham gia vào cơng tác hồn thiện HTKSNB để mọi người có cái  việc có trách nhiệm, vì mục tiêu chung của nhà trường. Trong đó, Ban lãnh đạo bao  nhìn  tổng  qt,  nhận  thấy  sự  cần  thiết  phải  có  một  HTKSNB  tốt  và  vận  hành  nó  phải là những người tiên phong.  đúng theo u cầu thiết kế.  3.5.6.3 Tập trung nguồn lực trong việc thực hiện cơng tác KSNB  Phát huy sức trẻ, tính năng động, nhiệt tình, dễ thích nghi và ít ngại bị kiểm  Giải pháp hồn  thiện dựa  trên  việc  đánh  giá thực  trạng để  tìm  ra  các  điểm  yếu của HTKS hiện tại, dựa trên các căn cứ về pháp lý và nội lực của nhà trường  nhằm tập trung vào tất cả các yếu tố của HTKS, bao gồm:  sốt…của đội ngũ nhân sự trẻ, phân cơng đội ngũ này vào các chốt kiểm sốt chủ  ­  Hồn thiện mơi trường kiểm sốt,  yếu, là người làm  chủ  yếu  trong các quy trình hoạt động (giáo vụ khoa, nhân viên  ­  Hồn thiện đánh giá rủi ro,  hành chính các bộ phận, kiểm sốt thanh tốn…).  ­  Hồn thiện hoạt động kiểm sốt, trong đó tập trung vào một số quy trình và  Tập  trung  đầu  tư  thiết  bị  kỹ  thuật  phục  vụ  cơng  tác  KSNB,  trang  bị  phần  hoạt động quản lý tài chính – tài sản và quản lý đào tạo,  mềm, hệ thống máy tính để làm việc và quản lý theo dõi cơng việc…trang bị cơ sở  ­  Hồn thiện thơng tin và truyền thơng,  vật chất phục vụ giảng dạy và làm việc được tốt hơn.  ­  Hồn thiện cơng tác giám sát,  Cân đối tài chính để thực hiện việc xây dựng các quy chế, quy định, mua sắm  tài sản phục vụ nhu cầu kiểm sốt, thực hiện các chính sách động viên khuyến khích  người lao động, nhưng phải cân nhắc dựa trên quan điểm cân đối lợi ích và chi phí.  Tuy  nhiên,  việc  đầu  tư  trang  thiết  bị,  cũng  như  các  công  cụ  sử  dụng  đến  nguồn tài chính phải cân nhắc thận trọng trước khi ra quyết định vì sẽ ảnh hưởng  đến khả năng cân đối nguồn tài chính hiện nay của nhà trường.  3.5.6.4  Thành  lập  Ban  Kiểm  soát  chịu  trách  nhiệm  việc  tổ  chức  lại  hệ  thống  kiểm sốt nội bộ trong nhà trường.  Phải có một nhóm người chịu trách nhiệm  tổ chức việc cải thiện HTKSNB  hiện hành, giám sát thực hiện. Vì vậy, việc thành lập ban kiểm sốt là cần thiết.  Ban  kiểm  sốt  có  nhiệm  vụ  lên  kế  hoạch  triển  khai,  tập  hợp  nguồn  lực để  đánh  giá  thực  trạng  hệ  thống  KSNB,  tiến  hành  tổ  chức  lại  thành  HTKSNB  mới,  đồng thời theo dõi sự vận hành, giám sát hệ thống và điều chỉnh cho phù hợp với  điều kiện mới. Tham gia trong ban phải có các cán bộ quản lý liên quan đến các mắt  xích hoạt động trong hệ thống (Ban thanh tra, cán bộ quản lý các phịng ban), phải  th chun gia tư vấn  thì kết quả mới đạt được đến nơi đến chốn ­  Và một số giải pháp hỗ trợ khác nhằm tạo điều kiện tiến hành các giải pháp  Trang 83  KẾT LUẬN  Ngành Giáo dục đang  trong  giai đoạn  tập  trung  cải  cách quản  lý, nâng  cao  chất  lượng đào  tạo, được thể hiện  rất  rõ qua việc  xác  định chủ đề năm học 2009­  2010 của Bộ GD&ĐT: “Năm học đổi mới quản lý, nâng cao chất lượng giáo dục”.  Trước tình hình đó, trường CĐSPTWTPHCM đã đưa ra phương hướng năm  học 2009­2010, tập trung vấn đề cải cách quản lý, nâng cao chất lượng đào tạo và  triển khai về các đơn vị trong nhà trường.  Đổi mới quản  lý  cơ bản  phải đi vào đổi mới biện pháp,  cách  thức quản  lý,  đổi mới các hoạt động kiểm sốt, các chính sách thủ tục hiện hành, do đó cần tập  trung vào đổi mới hệ thống kiểm sốt nội bộ trong nhà trường. Đổi mới quản lý sẽ  góp phần nâng cao chất lượng đào tạo.  Thơng  qua  nghiên  cứu  cơ  sở  lý  luận  về  kiểm  soát  nội  bộ  và  thực  trạng  HTKSNB của trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương TP.HCM, tác giả nhận thấy  HTKSNB của nhà trường cịn nhiều khiếm khuyết, thể hiện trong tất cả các yếu tố  của hệ thống: mơi trường kiểm sốt cịn chưa tốt, hầu như khơng quan tâm đến cơng  tác đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm sốt cịn lỏng lẻo, cơng tác thơng tin truyền  thơng và giám sát cịn chưa được quan tâm đúng mực. Do đó, HTKSNB khơng phát  huy được vai trị hỗ trợ đắc lực cho cơng tác quản lý của nhà trường, vì vậy cần phải  có giải pháp hồn thiện.  Để  hoàn  thiện  HTKSNB phải tập  trung hoàn thiện  các  yếu  tố cấu  thành hệ  thống bằng các giải pháp cụ thể và thiết thực, tác giả đề xuất các giải pháp sau:  ­  Cải thiện mơi trường kiểm sốt.  ­  Hồn thiện đánh giá rủi ro,  ­  Hồn thiện hoạt động kiểm sốt,  ­  Hồn thiện thơng tin và truyền thơng,  ­  Hồn thiện cơng tác giám sát,  ­  Và  một  số  giải  pháp  hỗ  trợ  khác  nhằm  tạo  tiền  đề  để  triển  khai  việc  hoàn  thiện HTKSNB được thuận lợi và hiệu quả