Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN KIỂM TRA HUYỆN VĂN LÂM 3 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban Kiểm tra huyện Văn Lâm 3 1.1. Chức năng 3 1.2. Nhiệm vụ 3 1.3. Quyền hạn 5 1.4. Cơ cấu tổ chức 7 1.4.1. Ban Chấp hành Đảng bộ huyện 8 1.4.2. Ban Thường vụ Huyện ủy 8 1.4.3. Tập thể Thường trực Huyện ủy 9 1.4.4. Văn phòng Huyện ủy 10 1.4.5. Ban Tuyên giáo Huyện ủy 11 1.4.6. Ban Tổ chức Huyện ủy 12 1.4.7. Ban Dân vận Huyện ủy 13 1.4.8. Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy 13 2. Khảo sát tình tình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Ủy ban Kiểm tra huyện Văn Lâm 14 2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 14 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 14 2.1.2. Trách nhiệm và quyền hạn của mỗi đồng chí cán bộ trong Ủy ban Kiểm tra 15 2. Khảo sát về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan 17 2.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan vể công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức 17 2.2. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 18 2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 19 2.3.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan 19 2.3.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 19 2.3.3. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Ủy ban Kiểm tra huyện Văn Lâm 20 2.4. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của Uỷ ban Kiểm tra huyện Văn Lâm 21 2.4.1.Sơđồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến 21 2.4.2. Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ của cơ quan 31 2.5. Tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức 33 2.5.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 33 2.5.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 34 2.5.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 34 2.5.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 35 3. Tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 36 3.1. Nhận xét về trang thiết bị của văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 36 3.2. Sơ đồ bố trí , sắp xếp các trang thiết bị trong văn phòng 37 3.3. Hiện nay, Ủy ban Kiểm tra huyện Văn Lâm chưa ứng dụng phần mềm nào trong công tác văn phòng của cơ quan 37 PHẦN II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 38 I.Nhận xét, đánh giá chung trong công tác văn phòng của Uỷ ban Kiểm tra huyện Văn Lâm 38 1.Ưu điểm 38 2. Nhược điểm 39 3. Một số giải pháp nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm trong công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản 40 PHẦN III : PHỤ LỤC LỜI CẢM ƠN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Đàm Thị Vui BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K12 – HỆ CHÍNH QUY KHÓA HỌC (2012 - 2016) Tên quan : Ủy ban Kiểm tra Huyện Văn Lâm Địa : Huyện Văn Lâm – Tỉnh Hưng Yên Cán hướng dẫn : Phó Chủ nhiệm UBKT Trịnh Đình Thi Giảng viên hướng dẫn : Th.S Lâm Thu Hằng HÀ NỘI - 2015 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU PHẦN I .3 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN KIỂM TRA HUYỆN VĂN LÂM 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ủy ban Kiểm tra huyện Văn Lâm 1.1 Chức 1.2 Nhiệm vụ .4 1.3 Quyền hạn .5 1.4 Cơ cấu tổ chức .8 1.4.1 Ban Chấp hành Đảng huyện 1.4.2 Ban Thường vụ Huyện ủy 1.4.3 Tập thể Thường trực Huyện ủy 10 1.4.4 Văn phòng Huyện ủy 11 1.4.5 Ban Tuyên giáo Huyện ủy 11 1.4.6 Ban Tổ chức Huyện ủy .12 1.4.7 Ban Dân vận Huyện ủy 13 1.4.8 Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy 13 Khảo sát tình tình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng Ủy ban Kiểm tra huyện Văn Lâm 14 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 14 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng .14 2.1.2 Trách nhiệm quyền hạn đồng chí cán Ủy ban Kiểm tra .15 Khảo sát công tác văn thư, lưu trữ quan 18 2.1 Hệ thống hóa văn quản lý quan vể công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức 19 2.2 Mô hình tổ chức văn thư quan 19 2.3 Công tác soạn thảo ban hành văn quan 20 2.3.1 Thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý quan 20 2.3.2 Thể thức kỹ thuật trình bày văn .21 2.3.3 Quy trình soạn thảo ban hành văn Ủy ban Kiểm tra huyện Văn Lâm 21 Đàm Thị Vui K1D Lớp: Quản trị Văn phòng Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.4 Tổ chức quản lý giải văn Uỷ ban Kiểm tra huyện Văn Lâm 22 2.4.1.Sơđồ hóa quy trình quản lý giải văn – đến .22 2.4.2 Nhận xét việc lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan 32 2.5 Tổ chức lưu trữ quan, tổ chức 34 2.5.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ .35 2.5.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ .35 2.5.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 36 2.5.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 36 Tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng quan .38 3.1 Nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất văn phòng 38 3.2 Sơ đồ bố trí , xếp trang thiết bị văn phòng .39 3.3 Hiện nay, Ủy ban Kiểm tra huyện Văn Lâm chưa ứng dụng phần mềm công tác văn phòng quan .39 PHẦN II 39 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 39 I.Nhận xét, đánh giá chung công tác văn phòng Uỷ ban Kiểm tra huyện Văn Lâm 40 1.Ưu điểm 40 Nhược điểm 41 Một số giải pháp nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm công tác kiểm soát tổ chức thực văn 42 PHẦN III : PHỤ LỤC .43 MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ ỦY BAN KIỂM TRA HUYỆN VĂN LÂM 47 .47 .48 .49 LỜI CẢM ƠN 51 LỜI CẢM ƠN Đàm Thị Vui K1D Lớp: Quản trị Văn phòng Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Trong máy hành Nhà nước ta Ủy ban Kiểm tra cấp nói chung Ủy ban Kiểm tra cấp huyện nói riêng giữ vị trí vô quan trọng, quan hành Nhà nước địa phương, có chức nhiệm vụ quản lý tất mặt đời sống xã hội, đảm bảo việc thi hành Hiến pháp Pháp luật, bảo vệ quyền lợi đáng pháp luật cho nhân dân Trong trình hội nhập, phát triển kinh tế Quốc tế, đặc biệt trình Việt Nam nhập tố chức thương mại giới WTO đòi hỏi cần có chế giải thủ tục hành chínhnhanh, gọn, linh hoạt để kêu gọi thu hút đầu tư, đẩy mạnh phát triển kinh tế đất nước Để đáp ứng ngày cao công tác giải thủ tục hành theo chế “một cửa” số lĩnh vực, giải công việc Ủy ban Kiểm tra huyện, nhằm tạo bước chuyển biến việc giải công việc Ủy ban Kiểm tra với tổ chức, công dân nhanh chóng, kịp thời, chốn phiền hà cho tổ chức công dân, chống quan lieu tham nhũng, cửa quyền cán công chức, nâng cao hiệu quản lý nhà nước quyền địa phương Để tổ chức quán triệt văn Nhà nước thực quy chế “một cửa” thực hiệu quả, nghiêm túc; đồng thời nâng cao trách nhiệm,năng lực trình độ chuyên môn cán công chức Trước tình hình đó, trường Đại học Nội vụ Hà Nội mở khoa Quản trị văn phòng nhằm đào tạo đội ngũ cán trẻ, động, sáng tạo, nhiệt tình công việc, có trình độ chuyên môn để phục vụ cho quan Nhà nước Tuy bước đầu có gặp nhiều khó khăn nhà trường không ngừng đổi phương pháp dạy học nhằm nâng cao hiệu giảng dạy cho giảng viên lẫn sinh viên Lấy lý luận làm sở cho hoạt động thực tiễn ngược lại từ thực tiễn bổ sung kiến thức mới, cập nhật làm phong phú thêm kho tàng lý luận khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức đợt kiến tập quan, tổ chức thòi gian tháng Dù chừng thời gian em tin thân em bạn khác tiếp thu nhiều kiến thức trải nghiệm thực tế Có thể nói, việc tổ chức kiến tập hoạt động quan trọng thiếu chương trình đào tạo bậc Đại học, Cao đẳng, Trung cấp… Vì giúp sinh Đàm Thị Vui K1D Lớp: Quản trị Văn phòng Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội viên biết vận dụng kiến thức học vào thực tiễn, tìm hiểu thực tế chuyên ngành quan, đơn vị kiến tập tạo điều kiện cho sinh viên tìm hiểu hội nghề nghiệp yêu cầu thực tế chuyên ngành nhằm giúp nhà trường nâng cao chất lượng đào tạo.Qua đó, tích lũy kiến thức từ thực tế, rèn luyện tay nghề để nang cao kỹ nghề nghiệp giáo dục lòng yêu nghề, say mê , tận tụy với nghề rèn luyện tác phong cán quản trị văn phòng Được giúp đỡ Khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội đồng ý Ban lãnh đạo Ủy ban Kiểm tra huyện Văn Lâm, em kiến tập Ủy ban Kiểm tra huyện Trong trình kiến tập Ủy ban Kiểm tra, em nhận giúp đỡ tạo điều kiện cấp lãnh đạo quan Đặc biệt quan tâm, hướng dẫn nhiệt tình cán văn phòng quan Tuy vậy, trình kiến tập em gặp phải số khó khăn việc áp dụng lý thuyết vào thực tiễn Tuy có nhiều cố gắng, học hỏi song báo cáo em mặt hạn chế nên em mong nhận quan tâm, giúp đỡ, bảo đóng góp ý kiến thầy, cô giáo để báo cáo em hoàn thiện Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy, cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt thầy, cô khoa Quản trị văn phòng toàn thể ban lãnh đạo anh, chị, cô, Ủy ban Kiểm tra huyện Văn Lâm tạo điều kiện, quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình cho em suốt thời gian kiến tập vừa qua Em xin chân thành cảm ơn! Đàm Thị Vui K1D Lớp: Quản trị Văn phòng Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN KIỂM TRA HUYỆN VĂN LÂM 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ủy ban Kiểm tra huyện Văn Lâm 1.1 Chức - Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy quan kiểm tra, giám sát chuyên trách Ban chấp hành Đảng huyện thực nhiệm vụ quyền hạn Điều lệ Đảng quy định quy định Bộ Chính trị, Ban Bí thư Trung ương Đảng; tham mưu giúp Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Huyện ủy thực lãnh đạo, đạo thực nhiệm vụ kiểm tra, giám sát thi hành kỷ luật toàn Đảng huyện - Là quan chuyên môn, nghiệp vụ công tác kiểm tra, giám sát thi hành kỷ luật đảng Huyện uỷ - Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy Ban Chấp hành Đảng huyện bầu, gồm số đồng chí Ban chấp hành Đảng huyện số đồng chí Ban Chấp hành Đảng huyện Chủ nhiệm Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy Ban Chấp hành Đảng huyện bầu số thành viên Ủy ban Kiểm tra; phó Chủ nhiệm Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy bầu số thành viên Ủy ban Kiểm tra; thành viên Ủy ban Kiểm tra, chủ nhiệm phó chủ nhiệm Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy Ban Thường vụ Tỉnh ủy chuẩn y Chủ nhiệm phó chủ nhiệm tập thể thường trực Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy phân công đồng chí phó Chủ nhiệm Thường trực - Tổ chức máy quan Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy Ban Thường vụ Huyện ủy định Đàm Thị Vui K1D Lớp: Quản trị Văn phòng Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.2 Nhiệm vụ - Chuẩn bị chương trình, kế hoạch, nội dung kiểm tra, giám sát, kỷ luật đảng, đề án trình Huyện uỷ, Ban thường vụ Huyện uỷ, Ủy ban Kiểm tra Huyện uỷ xem xét, định theo thẩm quyền; nghị quyết, định, thị, quy định, quy chế, kết luận Huyện uỷ, Ban thường vụ Huyện uỷ công tác kiểm tra, giám sát - Tổ chức thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban Kiểm tra quy định Điều 32, Điều lệ Đảng, Quy chế làm việc Ủy ban Kiểm tra Huyện uỷ nhiệm vụ Huyện uỷ, Ban thường vụ giao; tổ chức thực chương trình, kế hoạch công tác năm Ủy ban kiểm tra Huyện uỷ định - Phối hợp với ban đảng, giúp Huyện uỷ, Ban thường vụ, thường trực huyện uỷ xây dựng phương hướng, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch kiểm tra, giám sát tổ chức đảng cấp đảng viên chấp hành Cương lĩnh trị, Điều lệ Đảng, nghị quyết, thị Đảng (theo Điều 30, Điều lệ Đảng) giúp Huyện uỷ, Ban thường vụ lập đoàn tổ giải tố cáo, khiếu nại, kỷ luật đảng xem xét, xử lý kỷ luật tổ chức đảng đảng viên vi phạm theo thẩm quyền - Đề xuất ý kiến đóng góp vào lãnh đạo, đạo chung Huyện uỷ, Ban thường vụ công tác kiểm tra, giám sát thi hành kỷ luật đảng đảng huyện; tham gia ý kiến trường hợp quan chức đề nghị khen thưởng - Sơ kết, tổng kết công tác kiểm tra, giám sát kỷ luật Đảng huyện - Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy thường xuyên kiểm tra đôn đốc Ủy ban Kiểm tra sở thực tốt nhiệm vụ kiểm tra, giám sát theo Điều lệ Đảng quy định hướng dẫn cấp *Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát; - Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát cấp uỷ, tổ chức đảng, đảng viên thực công tác kiểm tra, giám sát, thi hành kỷ luật đảng đảng huyện; Đàm Thị Vui K1D Lớp: Quản trị Văn phòng Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác kiểm tra, giám sát, thi hành kỷ luật đảng vấn đề liên quan khác cho uỷ ban kiểm tra, tổ chức đảng cấp đảng viên * Thẩm định, thẩm tra: Đề án, văn quan đảng, quyền, Mặt trận Tổ quốc đoàn thể trị - xã hội nội dung liên quan đến công tác kiểm tra, giám sát thi hành kỷ luật đảng đảng huyện trước trình Ban thường vụ, Huyện uỷ * Phối hợp: - Ban tổ chức Huyện uỷ công tác cán bộ, công chức theo phân cấp quản lý - Các quan có liên quan đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ công tác kiểm tra, giám sát kỷ luật đảng cho cấp uỷ viên cán bộ, công chức kiểm tra cấp uỷ huyện cấp uỷ trực thuộc huyện uỷ * Thực nhiệm vụ quan Ủy ban kiểm tra số nhiệm vụ khác - Xây dựng tổ chức thực chương trình, kế hoạch công tác tháng, quý, tháng, năm; sơ kết, tổng kết công tác quan Ủy ban kiểm tra Huyện uỷ - Kiểm tra, giám sát hoạt động cán bộ, công chức quan Ủy ban Kiểm tra Huyện uỷ Ủy ban Kiểm tra cấp uỷ trực thuộc huyện uỷ cần thiết - Thực nhiệm vụ khác Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ giao 1.3 Quyền hạn - Thực giải công việc thuộc nhiệm vụ, quyền hạn quy định Chương VII, Chương VIII Điều lệ Đảng khóa X quy định - Xem xét, kết luận chuẩn bị đầy đủ hồ sơ trình Ban Thường vụ huyện ủy, Ban Chấp hành Đảng huyện định việc kỷ luật đảng viên, cán Đàm Thị Vui K1D Lớp: Quản trị Văn phòng Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thuộc thẩm quyền quản lý Ban Thường vụ Ban Chấp hành Đảng huyện - Hướng dẫn, kiểm tra tổ chức đảng Đảng bộ, Ủy ban kiểm tra cấp đảng viên, thực quy định Chương VII, Chương VIII Điều lệ Đảng - Chuẩn bị nội dung tham gia kỳ họp Ban Thường vụ Huyện ủy bàn công tác kiểm tra, giám sát công tác xây dựng Đảng có liên quan đếnnhiệm vụ kiểm tra, giám sát, tham dự kỳ họp Ban Chấp hành Đảng huyện - Quyết định phương hướng, nhiệm vụ, chương trình công tác kiểm tra, giám sát nhiệm kỳ, hàng năm, tháng, quý; đạo việc sơ kết, tổng kết công tác kiểm tra, giám sát; triệu tập đạo hội nghị cán kiểm tra toàn Đảng huyện - Trực tiếp tổ chức thực nhiệm vụ kiểm tra, giám sát thi hành kỷ luật Đảng theo Điều 32 Điều lệ Đảng, theo quy định Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư Trung ương Đảng chịu đạo kiểm tra, hướng dẫn Ủy ban Kiểm tra Tỉnh ủy - Thực nhiệm vụ kiểm tra, giám sát Ban Chấp hành Đảng huyện Ban Thường vụ Huyện ủy giao - Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy cử đại diện thành viên Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy dự kỳ họp Ban Chấp hành, Ban Thường vụ cấp ủy trực thuộc huyện, ban ngành đoàn thể huyện để thực nhiệm vụ kiểm tra, giám sát Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy quy định - Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy sử dụng công khai phương tiện máy ghi hình, ghi âm phương tiện kỹ thuật khác để lưu trữ tư liệu cần thiết phục vụ cho công tác kiểm tra, giám sát xem xét xử lý kỷ luật Đảng huyện - Khi tiến hành công tác kiểm tra, giám sát, Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy có quyền yêu cầu tổ chức đảng đảng viên báo cáo tình hình, cung cấp tài liệu Đàm Thị Vui K1D Lớp: Quản trị Văn phòng Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội vấn đề có liên quan đến nội dung kiểm tra, giám sát; yêu cầu tổ chức đảng có liên quan phối hợp công tác kiểm tra, giám sát; cần thiết có quyền trưng dụng số cán bộ, chuyên viên Ban xây dựng Đảng, quan ngành liên quan huyện để phục vụ công tác kiểm tra, giám sát sau thống với lãnh đạo quan liên quan - Trong trình kiểm tra, giám sát, phát có định việc làm có dấu hiệu sai trái với Cương lĩnh trị, Điều lệ Đảng, nghị quyết, thị, quy định Đảng, pháp luật Nhà nước vi phạm phẩm chất đạo đức đảng viên gây tác hại nghiêm trọng đến uy tín lãnh đạo Đảng Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy quyền yêu cầu cấp định có việc làm sai trái tạm đình việc làm; đồng thời báo cáo kịp thời Ban Thường vụ Huyện ủy xem xét định - Qua công tác kiểm tra, giám sát, Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy đề nghị Ban Chấp hành Đảng huyện, Ban Thường vụ Huyện ủy thi hành kỷ luật, thay đổi hình thức kỷ luật đảng viên theo thẩm quyền; yêu cầu tổ chức cá nhân có thẩm quyền thi hành kỷ luật, thay đổi hình thức kỷ luật quyền đoàn thể đảng viên; tổ chức cá nhân có thẩm quyền thi hành kỷ luật không thực Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy báo cáo Ban Chấp hành Đảng huyện, Ban Thường vụ Huyện ủy giải kiến nghị xem xét trách nhiệm tổ chức, cá nhân -Báo cáo vụ kỷ luật, giải tố cáo, khiếu nại kỷ luật thuộc thẩm quyền xem xét, định Ban Chấp hành Đảng huyện, Ban Thường vụ Huyện ủy Hướng dẫn kiểm tra cấp ủy, tổ chức Đảng cấp đảng viên thực công tác kiểm tra, giám sát thi hành kỷ luật Đảng - Chủ động tham gia ý kiến kiến nghị vấn đề liên quan đến công tác cán nói chung cán thuộc diện Huyện ủy quản lý - Chủ động phối hợp với Văn phòng Huyện ủy, Ban Tổ chức Huyện ủy quan liên quan giúp Huyện ủy giám sát việc chấp hành quy chế làm việc Đàm Thị Vui K1D Lớp: Quản trị Văn phòng Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.2 Sơ đồ bố trí , xếp trang thiết bị văn phòng * Sơ đồ bố trí, xếp trang thiết bị văn phòng UBKT huyện Văn Lâm (Phụ lục 03) * Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu (Phụ lục 04) 3.3 Hiện nay, Ủy ban Kiểm tra huyện Văn Lâm chưa ứng dụng phần mềm công tác văn phòng quan Điều gây không khó khăn hoạt động công tác văn phòng như: quản lý văn bản, quản lý tài chính…Đây vấn đề đặtra đội ngũ cán văn phòng quan để đáp ứng yêu cầu nghiệp đổi mới, công nghiệp hóa, đại hóa đất nước =>Tóm lại, với phát triển công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật, văn phòng phát triển theo hướng đại đòi hỏi người làm công tác văn phòng kỹ nghiệp vụ chuyên môn phải liên tục đào tạo lại kỹ năng, kỹ xảo công nghệ thông tin, sử dụng thành thạo trang thiết bị phân tích, xử lý thông tin cách khoa học Đây vấn đề đặt công tác tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ người làm công tác văn phòng quan, đơn vị để đáp ứng yêu cầu nghiệp đổi mới, công nghiệp hóa, đại hóa đất nước PHẦN II KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ Đàm Thị Vui K1D 39 Lớp: Quản trị Văn phòng Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội I.Nhận xét, đánh giá chung công tác văn phòng Uỷ ban Kiểm tra huyện Văn Lâm Trong thời gian kiến tập Ủy ban Kiểm tra huyện Văn Lâm, em Ban lãnh đạo Ủy ban cán Văn phòng tạo điều kiện giúp đỡ để em có hội tiếp xúc với công việc thực tế hiểu công tác văn phòng quan Dựa sở thông tin thu nhận , sau em xin có vài nhận xét công tác văn phòng Ủy ban Kiểm tra huyện Văn Lâm 1.Ưu điểm Nhìn chung, công tác văn phòng Ủy ban Kiểm tra huyện Văn Lâm thực tốt, ngiêm túc theo quy định Nhà nước pháp luật Công tác văn phòng quan có tiến đáng kể: Công tác hậu cần, đảm bảo sở vật chất cho quan hoạt động thực tốt, có phối hợp với đơn vị chức việc tham mưu, xây dựng đôn đốc kiểm tra thực “Chương trình cải cách hành chính”; việc triển khai thực chế “một cửa” có tác dụng tích cực, thúc đẩy việc đổi phong cách, lề lối làm việc đơn vị toàn quan Nghiệp vụ công tác văn phòng coi trọng ý đổi mới, công tác Văn thư - lưu trữ phát huy tối đa hiệu công việc chung toàn quan Trong đó: Có kiểm soát chặt chẽ quy trình thực văn bản, thực tốt việc kiểm tra văn trước ký ban hành nên số lượng văn sai thể thức kỹ thuật trình bày hạn chế đáng kể, đảm bảo tính khả thi văn Trước chuyển giao văn đi, cán văn thư kiểm tra loại toàn nội dung thành phần thể thức văn ghi sổ, tháng, đóng dấu, đăng ký vào sổ chuyển giao văn Chính vậy, tình trạng văn gửi ngày tháng năm ban hành, văn thiếu chữ ký … hạn chế tối đa Các văn Ủy ban Kiểm tra huyện Văn Lâm ngày hoàn thiện hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, tính pháp lý Đàm Thị Vui K1D 40 Lớp: Quản trị Văn phòng Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đảm bảo Các văn quan thường lưu lại gốc văn thư quan, sau xếp theo trật tự định đưa vào cặp, hộp để lên giá đựng tài liệu giúp cho việc tra tìm văn bản, tài liệu thuận lợi, dễ dàng nhanh chóng Các văn đến Ủy ban Kiểm tra huyện Văn Lâm sau đăng ký vào sổ cán văn thư trực tiếp lưu vào máy vi tính Hình thức đăng ký giúp lưu giữ khối lượng lớn tài liệu thời gian dài, tiết kiệm thời gian việc tra tìm tài liệu cần thiết Việc tổ chức quản lý giải văn – đến, lập hồ sơ hành giao nộp vào lưu trữ quan thực nghiêm túc theo quy định Việc đăng ký văn – đến làm cẩn thận, loại văn đăng ký vào sổ riêng Các khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ thực đầy đủ, chuyên nghiệp khoa học hơn.Tài liệu lưu trữ chỉnh lý, xếp khoa học, diện tích kho lưu trữ chế độ bảo quản tài liệu bước đạt tiêu chuẩn quy định, việc tổ chức sử dụng tài liệu trọng nhiều Ở Ủy ban Kiểm tra huyện Văn Lâm, việc ứng dụng công nghệ thông tin công văn phòng bước đầu triển khai Việc đăng ký văn đi, đến thực máy vi tính, áp dụng công nghệ thông tin để gửi nhận số văn thông thường giấy mời họp, lịch công tác tuần… Đây nét tiến hoạt động văn phòng quan Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm việc thực công tác kiểm soát tổ chức thực văn tồn số nhược điểm như: Vẫn tình trạng số văn thức, kỹ thuật trình bày, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ chưa với quy định Hướng dẫn số 11-HD/VPTU, ngày 28/5/2004 Văn phòng Trung ương Đảng Ví dụ: - Theo quy định ngày nhỏ 10 phải viết thêm số trước số văn có ngày nhỏ 10 lại thiếu số trước Đàm Thị Vui K1D 41 Lớp: Quản trị Văn phòng Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Các văn soạn thiếu thống nhiều phương diện thể thức, tên loại, văn phong Các văn bản, giấy tờ giải chậm Công tác quản lý kiểm tra chưa chặt chẽ dẫn tới tình trạng số cán chưa thực tâm vào công việc, nghiệp vụ chuyên môn số cán văn phòng thấp, thiếu khoa học linh hoạt công việc Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Một số máy móc, trang thiết bị văn phòng ( máy in, máy fax ) cũ chưa thay Cơ sở vật chất phục vụ cho văn phòng thiếu như: Văn phòng chưa có máy hủy tài liệu, số lượng văn bản, giấy tờ ngày nhiều mà hộp, giá, tủ đựng tài liệu hạn chế …điều khiến cho công tác văn phòng quan gặp nhiều khó khăn Việc ứng dụng công nghệ thông tinvào công tác văn phòng chưa triệt để,chưa có phần mềm sử dụng công tác văn phòng quan; công tác lưu trữ việc quản lý tra tìm tài liệu máy vi tính chưa áp dụng rộng rãi dẫn đến hiệu công việc chưa cao Một số giải pháp nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm công tác kiểm soát tổ chức thực văn Công tác văn phòngcó vai trò quan trọng hoạt động quản lý cưa quan.Ủy ban Kiểm tra huyện Văn Lâm cần quan tâm đến việc nâng cao chất lượng công tác văn phòng nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm tồn với việc làm cụ thể sau: Lãnh đạo nên dành quan tâm nhiều cán bộ, nhân viên quan không công việc mà đời sống tinh thần họ ( động viên, khích lệ họ hăng hái công việc…) Đồng thời quan cần tạo điều kiện cho cán văn phòng tham gia lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn để họ nâng cao trình độ từ áp dụng vào thực tiễn công tác giúp mang lại hiệu cao công việc Tiến hành kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn theo định kỳ Để khắc phục tình trạng ban hành văn chưa thể thức kỹ thuật trình bày, quan cần thực quy định soạn thảo ban Đàm Thị Vui K1D 42 Lớp: Quản trị Văn phòng Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hành văn bản, vể thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; đồng thời thực tốt việc kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn trước ký, ban hành Văn thư, lưu trữ công việc thầm lặng vất vả, vật quan cần quan tâm đến việc thực chế độ, sách cán văn thư, lưu trữ Tiếp tục đổi phương thức quản lý văn quy trình nghiệp vụ công tác vănthư, lưu trữ theo hướng tin học hóa đại hóa công tác văn phòng Xu hướng phát triển chung chuyển dịch từ văn phòng truyền thống sang văn phòng tin học hóa với tài liệu điện từ phổ biến Vì vây, Ủy ban Kiểm tra huyện Văn Lâm cần đẩy mạnh việc nghiên cứu, áp dụng thành tựu khoa học công nghệ vào công tác quản lý văn bản, giữ gìn bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ Ví dụ như: - Thực việc quản lý, gửi nhận, đăng ký, xử lý văn bnar đi, đến đồng máy vi tính - Nghiên cứu áp dụng hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 : 2000 vào công tác văn thư, lưu trữ Bên cạnh việc đại hóa công tác văn thư, lưu trữ cần sử dụng có hiệu mạng tin học diện rộng công tác văn phòng, phối hợp chặt chẽ công tác văn thư, lưu trữ Trong công tác lưu trữ, cần thực nghiêm túc việc kiểm tra, thống kê tài liệu; ệ sinh định kỳ kho tàng tài liệu, thông gió thực biện pháp khác để bảo quản tài liệu theo hướng dẫn Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Chủ động công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ hình thức ( thông báo, viết bài… )nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan Tuyên truyền, phổ biến cho cán bộ, công chức quan hiểu rõ vai trò tác dụng tài liệu lưu trữ để từ cán có ý thức trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Tiếp tục củng cố ổn định tổ chức cán bộ, tăng cường kỷ luật hành chính, nang cao ý thức tự giác chấp hành kỷ luật quy chế làm việc cán Đàm Thị Vui K1D 43 Lớp: Quản trị Văn phòng Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội bộ, công chức, viên chức quan; có chế tài xử lý hành vi vi phạm, tiếp tục đổi phương hướng làm việc văn phòng quan… để nâng cao chất lượng công tác văn phòng Hiện đại hóa văn phòng quan: - Cơ quan cần có kế hoạch thay máy móc, trang thiết bị làm việc cũ, trang bị máy hủy tài liệu, máy hút bụi, tủ đựng hồ sơ, tài liệu cho văn phòng quan Đồng thời, việc lựa chọn trang thiết bị cho công tác văn phòng nói chung công tác kiểm soát, tổ chức thực văn nói riêng phải đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật, bền, đẹp, tránh tình trạng vừa đầu tư xong lạc hậu - Vấn đề đại hóa văn phòng cần phải thực tất phương diện người văn phòng, trang thiết bị văn phòng, nghiệp vụ văn phòng nhằm làm cho cấu trúc ba mặt văn phòng trở nên hài hòa, biến tiềm văn phòng thành hiệu thiết thực, cụ thể - Xây dựng phần mềm phục vụ cho công tác văn phòng như: Phần mềm quản lý văn bản, phần mềm quản lý nhân sự… => Trên ý kiến đóng góp em qua thời gian kiến tập Ủy ban Kiểm tra huyện Văn Lâm Rất mong ý kiến, đề xuất em Ban lãnh đạo Ủy ban Kiểm tra huyện Văn Lâm quan tâm xem xét nhằm góp phần nâng cao chất lượng công tác văn phòng quan Đàm Thị Vui K1D 44 Lớp: Quản trị Văn phòng Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III : PHỤ LỤC Phụ lục 01: Tổ chức máy Huyện ủy Ban Chấp Hành Đảng Huyện Văn Lâm BanThường Vụ Huyện Ủy Tập thể thường Trực Huyện Uỷ Văn phòng Huyện ủy Đàm Thị Vui K1D Ban Tuyên giáo huyên ủy Ban tổ chức Huyện ủy Ban Dân vận huyện ủy UBKT huyện ủy Lớp: Quản trị Văn phòng Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02 : Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng UBKT huyện Văn Lâm CHỦ NHIỆM PHÓ CHỦ PHÓ CHỦ NHIỆM NHIỆM ỦY VIÊN Đàm Thị Vui K1D NHÂN VIÊN Lớp: Quản trị Văn phòng Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 03 :Sơ đồ bố trí, xếp trang thiết bị văn phòng Ủy ban Kiểm tra huyện Văn Lâm 7a 4a 99 7b 4b 9 1.Cửa vào 6a,6b Ghế làm việc 2.Cửa sổ 7a,7b Máy vi tính 3.Bàn tiếp khách Điện thoại bàn 4a,4b Bàn làm việc Ghế tiếp khách Tủ đựng tài liệu Đàm Thị Vui K1D Lớp: Quản trị Văn phòng Báo cáo kiến tập Trường Đại học 5Nội vụ Hà Nội Phụ lục 04: Mô hình văn phòng tối ưu 10 11 7a 6a 4a 9 7b 6b 4b 9 1.Cửa vào 2.Cửa sổ 7a,7b Máy vi tính 3.Bàn tiếp khách Điện thoại bàn 4a,4b Bàn làm việc Ghế tiếp khách Tủ đựng tài liệu 10 Máy photo 6a,6b Ghế làm việc 11 Tủ lạnh Đàm Thị Vui K1D Lớp: Quản trị Văn phòng Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ ỦY BAN KIỂM TRA HUYỆN VĂN LÂM Đàm Thị Vui K1D Lớp: Quản trị Văn phòng Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đàm Thị Vui K1D Lớp: Quản trị Văn phòng Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đàm Thị Vui K1D Lớp: Quản trị Văn phòng Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Trong thời gian kiến tập Ủy ban Kiểm tra huyện Văn Lâm, nhờ áp dụng kiến thức học mái trường Đại học Nội vụ Hà Nội vào công việc thực tế quan nên em nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc cảm thấy tụ tin giao tiếp nhiều Thời gian tháng kiến tập không dài giúp em học hỏi nhiều kinh nghiệm quý báu hoạt động văn phòng thực tế, chuyên môn nghiệp vụ, phong cách giao tiếp, ứng xử người cán văn phòng nơi công sở giúp em nhận thấy từ lý luận đến thực tiễn , từ lý thuyết đến thực hành trình Tuy trình lúc diễn ý muốn, theo quy trình định vận dụng linh hoạt, sáng tạo vào thực tế đem lại hiệu cao công việc Em hoàn thành báo cáo kiến tập thu kết nhờ giúp đỡ, tạo điều kiện quan kiến tập quan tâm,hướng dẫn nhiệt tình nhà trường thầy, cô giáo Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới nhà trường đặc biệt thầy, cô giáo khoa Quản trị văn phòng Em xin gửi lời cảm ơn tới: - Chủ nhiệm Ủy ban Kiểm tra - Đ/c Trần Chu Đức - Phó Chủ nhiệm Ủy ban Kiểm tra - Đ/c Trịnh Đình Thi - Đ/c Đàm Thị Viện - Ủy viên - Đ/c Đỗ Thị Bích Liên - Cán văn phòng – CĐ/c Chu Nam Anh Cùng toàn thể cán bộ, nhân viên Huyện ủy huyện Văn Lâm tạo điều kiện, giúp đỡ để em hoàn thành tốt đợt kiến tập Em xin chân thành cảm ơn! Đàm Thị Vui K1D Lớp: Quản trị Văn phòng