Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND HUYỆN SƠN DƯƠNG 2 I.Giới thiệu tóm tắt về lịch sử hình thành và phát triển của UBND huyện Sơn Dương 2 II: Khái quát về cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của UBND huyện Sơn Dương 5 2.1.Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sơn Dương 5 2.2. Chức năng,nhiệm vụ của UBND huyện Sơn Dương 5 2.2.1 Chức năng 5 2.2.2 Nhiệm vụ 6 2.3. cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Sơn Dương 7 2.4.Chức năng,nhiệm vụ của văn phòng UBND huyện Sơn Dương 7 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN 9 I.Công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản 9 1.1.Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đến 9 1.2. Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đi 13 CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ ƯU, NHƯỢC ĐIỂM 19 I. Đánh giá ưu điểm 19 II. Đánh giá nhược điểm 20 III.Giải pháp phát huy ưu điểm,khắc phục nhược điểm 21
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TIỂU LUẬN MÔN KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ KIỂM TRA Đề bài: Anh (chị) khảo sát đánh giá đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng công tác kiểm soát tổ chức thực văn quan cụ thể Sinh viên thực hiện: Trần Thị Quyên Lớp: Quản trị văn phòng K1D Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Mạnh Cường HÀ NỘI - 2015 MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND HUYỆN SƠN DƯƠNG I.Giới thiệu tóm tắt lịch sử hình thành phát triển UBND huyện Sơn Dương .2 II: Khái quát cấu tổ chức, chức nhiệm vụ UBND huyện Sơn Dương 2.1.Cơ cấu tổ chức UBND huyện Sơn Dương .5 2.2 Chức năng,nhiệm vụ UBND huyện Sơn Dương .5 2.2.1 Chức 2.2.2 Nhiệm vụ 2.3 cấu tổ chức văn phòng UBND huyện Sơn Dương .7 2.4.Chức năng,nhiệm vụ văn phòng UBND huyện Sơn Dương CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN .9 I.Công tác kiểm soát tổ chức thực văn 1.1.Kiểm soát tổ chức thực văn đến .9 1.2 Kiểm soát tổ chức thực văn .13 CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ ƯU, NHƯỢC ĐIỂM 19 I Đánh giá ưu điểm 19 II Đánh giá nhược điểm 20 III.Giải pháp phát huy ưu điểm,khắc phục nhược điểm 21 LỜI MỞ ĐẦU Văn phòng máy quan ,tổ chức có trách nhiệm thu thập ,xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho lãnh đạo Có nói Văn phòng xác định tổ chức thiếu,gắn liền với tồn phát triển quan ,đơn vị Hoạt động công tác văn phòng bao gồm nhiều công tác quan trọng, có công tác kiểm soát tổ chức thực văn Kiểm soát việc thực văn xem xét, đánh giá, theo dõi nhằm bảo đảm tính khả thi hiệu lực văn Đây công việc vô cần thiết, văn chứa lượng thông tin quan trọng, phản ánh mặt hoạt động quan, phải thực cách nghiêm túc, hiệu theo quy định Nhà nước Pháp luật Dưới khảo sát, đánh giá em công tác kiểm soát tổ chức thực văn UBND huyện Sơn Dương Em hoàn thành tiểu luận nhờ vào giúp đỡ, tạo điều kiện ban lãnh đạo quan, hướng dẫn, bảo thầy cô giáo nhà trường Tuy có nhiều cố gắng, học hỏi song tiểu luận em mặt hạn chế nên em mong nhận quan tâm, giúp đỡ, bảo đóng góp ý kiến thầy, cô giáo để tiểu luận em hoàn thiện Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy, cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, thầy, cô Khoa Quản trị văn phòng tạo điều kiện, giúp đỡ, hướng dẫn, bảo cho em trình thực tiểu luận Em xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND HUYỆN SƠN DƯƠNG I.Giới thiệu tóm tắt lịch sử hình thành phát triển UBND huyện Sơn Dương Sơn Dương huyện nằm phía Nam tỉnh Tuyên Quang, từ thị xã Tuyên Quang dọc theo quốc lộ 37 khoảng 30km đến huyện Sơn Dương Lịch sử hình thành Trước năm 1976, Sơn Dương thuộc tỉnh Tuyên Quang, năm 1976, Hà Giang Tuyên Quang sáp nhập thành Hà Tuyên, Sơn Dương thuộc tỉnh Hà Tuyên Năm 1991, tỉnh Hà Giang tách khỏi Hà Tuyên, Sơn Dương trở thành huyện tỉnh Tuyên Quang Điều kiện tự nhiên Vị trí địa lý Phía Đông Sơn Dương giáp với tỉnh Thái Nguyên; phía Tây giáp tỉnh Phú Thọ; phía Nam giáp tỉnh Vĩnh Phúc; phía Bắc giáp huyện Yên Sơn Địa hình Địa hình Sơn Dương có đặc thù vùng chuyển tiếp trung du miền núi, rừng núi chiếm 3/4 diện tích đất tự nhiên Địa hình chia thành vùng, vùng phía Bắc huyện có địa hình đồi núi cao, độ dốc lớn, xen lẫn núi đá vôi; vùng phía Nam có địa hình đồi núi bát úp, có độ dốc thấp, thoải dần Khí hậu Chia thành mùa rõ rệt, mùa đông hanh khô, mùa hè nóng ẩm mưa nhiều Nhiệt độ trung bình hàng năm từ 22 - 240c (cao từ 33 - 350c, thấp từ 12 130c) Lượng mưa bình quân hàng năm 1.500mm - 1.800mm Trên điạ bàn huyện có sông lớn chảy qua sông Lô sông Phó Đáy, hệ thống suối, khe, lạch tạo nguồn nước phong phú, thuận lợi cho phát triển sản xuất nông, lâm nghiệp Văn hoá, xã hội Diện tích: 789,3km2 Dân số: 165.300 người (2004) Mật độ dân số: 209 người/km2 Bao gồm thị trấn Sơn Dương 32 xã: Vĩnh Lợi, Cấp Tiến, Thượng Ấm, Tú Thịnh, Minh Thanh, Trung Yên, Tân Trào, Bình Yên, Lương Thiện, Hợp Thành, Kháng Nhật, Phúc Ứng, Hợp Hoà, Thiện Kế, Ninh Lai, Sơn Nam, Tuân Lộ, Thanh Phát, Đông Thọ, Quyết Thắng, Đồng Quý, Vân Sơn, Văn Phú, Đông Lợi, Phú Lương, Hồng Lạc, Hào Phú, Sầm Dương, Lâm Xuyên, Tam Đa Đại Phú Sơn Dương nơi sinh sống 10 dân tộc gồm: Kinh, Tày, Nùng, Cao Lan, Dao, Hoa, H’ Mông, Sán Dìu, Mường, Ngán Tiềm phát triển kinh tế Toàn huyện có 47.172,6 đất lâm nghiệp, chiếm 59,86 % tổng diện tích tự nhiên, diện tích đất lâm nghiệp có rừng 37.311 Trong diện tích rừng trồng: 20.320 chiếm 54,5 % diện tích; diện tích rừng tự nhiên 16.991 ha, chiếm 45,5 % diện tích Độ che phủ rừng đạt 52 % Chăm sóc vườn giống Sơn Dương Đất đai Sơn Dương thích hợp cho việc trồng loại chè, mía, nguyên liệu giấy, loại ăn nhãn, vải…và chăn nuôi bò thịt Sơn Dương nơi tập trung sở chế biến khoáng sản, sản xuất vật liệu xây dựng như: quặng thiếc, quặng Volfam, fenspat, Barit; khai thác đá, sỏi, cát, sản xuất gạch đất sét nung, sản xuất vôi bột… Ngoài có sở chế biến chè, đường, phân vi sinh ngành tiểu thủ công nghiệp may mặc, gò hàn, sản xuất đồ mộc gia dụng Bên cạnh điều kiện thuận lợi cho phát triển kinh tế toàn huyện thực trạng kinh tế huyện Sơn Dương gặp nhiều khó khăn ,chuyển dịch cấu kinh tế công nghiệp chậm, lực sản xuất cạnh tranh yếu Trong năm gần kinh tế huyện Sơn Dương đạt hiệu kinh tế Sản lượng lương thực có tăng chưa đạt tiêu Nguyên nhân chủ yếu diện tích lúa vụ mùa bị ngập lụt phải cấy lại nhiều lần ,năng suất thấp Đứng trước tình hình phòng ban chức phối hợp với đoàn thể đưa giải pháp khắc phục khó khăn, phát huy mạnh phát triển kinh tế Đồng thời đặt mục tiêu : Sơn Dương phấn đấu đến năm 2010, tốc độ tăng trưởng GDP hàng năm 12% Công nghiệp, thủ công nghiệp xây dựng đạt khoảng 37%, nông- lâm nghiệp đạt 36%, ngành dịch vụ, thương mại đạt 27% Diện tích trồng rừng tập trung 4.000 ha, độ che phủ rừng 55% Quy hoạch ổn định vùng chè thâm canh 1.500 ha, suất bình quân 10 tấn/ha Quy hoạch vùng mía nguyên liệu 4.000 ha, suất bình quân 60 tấn/ha Trong quy hoạch tổng thể phát triển du lịch tỉnh Tuyên Quang đến năm 2010 định hướng đến năm 2020 có hướng phát triển khu du lịch sử- văn hoá Sơn Dương gồm toàn di tích lịch sử cách mạng, văn hoá khu Tân Trào-ATK xã Tân Trào, Trung Yên, Minh Thanh, Bình Yên, Hợp Thành, Tú Thịnh Nhằm góp phần tạo nên tảng vững cho nghiệp xây dưng phát triển huyện, góp phần nhỏ vào công xây dựng đất nước II: Khái quát cấu tổ chức, chức nhiệm vụ UBND huyện Sơn Dương 2.1.Cơ cấu tổ chức UBND huyện Sơn Dương Chủ tịch UBND huyện Sơn Dương Phó chủ tịch Phó chủ tịch phụ trách khối văn, xã thông tin, truyền phụ trách khối Kinh tế Kinh Văn Tế phòng Văn hóa xã hội Tòa ánviện kiểm sát Tài lao động 2.2 Chức năng,nhiệm vụ UBND huyện Sơn Dương 2.2.1 Chức UBND huyện Sơn Dương với tư cách quan hành Nhà nước cấp huyện có chức quản lý hành Nhà nước phạm vi lãnh thổ huyện theo hiến pháp ,luật, pháp lệnh văn quan quản lý Nhà nước lĩnh vực : kinh tế, trị, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng Phát triển kinh tế công nghiệp,nông nghiệp,lâm nghiệp,văn hóa,giáo dục y tế Về thu chi ngân sách huyện Đảm bảo an ninh trị, trật tự an toàn xã hội Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước 2.2.2 Nhiệm vụ Ban tổ chức quyền tỉnh Tuyên Quang quy định UBND có nhiệm vụ quyền hạn việc thực quản lý Nhà nước Quản lý Nhà nước địa phương lĩnh vực nông nghiệp, công nghiệp, lâm nghiệp, văn hóa giáo dục y tế lĩnh vực xã hội khác Tuyên truyền giáo dục, pháp luật Bảo đảm an ninh trị,trật tự an toàn xã hội, thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang xây dựng quốc phòng toàn dân Tổ chức đạo công tác thi hành án theo quy định pháp luật UBND huyện có chức , nhiệm vụ đạo điều hành thực nhiệm vụ.UBND đặt chương trình công tác theo tuần, tháng, quý Tổ chức máy thực chế độ quản lý cán theo phân cấp thành ủy ,UBND tỉnh Tuyên Quang quy chế hành 2.3 cấu tổ chức văn phòng UBND huyện Sơn Dương Văn phòng UBND Chánh văn phòng Phó văn Phó văn phòng phòng Bộ Bộ Bộ Phận Phận Phận Văn Lưu thư Trữ Hành quản trị Bộ phận tổng hợp tham mưu Bộ phận kế toán tài vụ Bộ phận tiếp dân tiếp nhận Hồ sơ hành 2.4.Chức năng,nhiệm vụ văn phòng UBND huyện Sơn Dương UBND huyện thực chức quản lý Nhà nước ngành địa phương văn phòng UBND huyện quan chuyên môn UBND huyện với hai chức tham mưu, tổng hợp hành quản trị tổ chức hoạt động theo nguyên tắc thủ trưởng Tham mưu cho UBND huyện định đắn, phương án tối ưu để quản lý huyện giải vấn đề nảy sinh địa bàn huyện Văn phòng UBND huyện giúp lãnh đạo thu thập thông tin, phân tích quản lý sử dụng thông tin theo yêu cầu lãnh đạo huyện Văn phòng UBND huyện cung cấp đầy đủ, kịp thời phương tiện, trang thiết bị, công cụ tài cho hoạt động huyện Văn phòng UBND huyện có nhiệm vụ trực tiếp giúp việc thường trực HĐND UBND huyện việc tổ chức thực toàn diện hoạt động chung HĐND UBND Văn phòng UBND xây dựng chương trình , kế hoạch làm việc hàng năm, quý, tháng thường trực HĐND, UBND huyện tổ chức theo dõi, đôn đốc phòng ban, ngành xây dựng lịch công tác chuẩn bị chương trình nội dung kỳ họp HĐND,UBND huyện để thông báo ý kiến, kết luận, đạo thực đến đơn vị liên quan Thu thập, cung cấp,xử lý thông tin thường xuyên, kịp thời, xác để phục vụ cho đạo điều hành chủ tịch, phó chủ tịch HĐND - UBND huyện thực chế độ thông tin báo cáo thường trực HĐND- UBND huyện lên cấp quy định Đảm báo mối quan hệ công tác HĐND-UBND với toàn thể quần chúng Làm thường trực cho Hội đồng thi đua, tham mưu cho tổ chức theo dõi phong trào thi đua, chuẩn bị báo cáo sơ kết, tổng kết thi đua khen thưởng danh hiệu thi đua điển hình tiên tiến theo quy định CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN I.Công tác kiểm soát tổ chức thực văn 1.1.Kiểm soát tổ chức thực văn đến Kiểm soát tiến trình gồm hoạt động giám sát nhằm đảm bảo hoạt động thực theo kế hoạch điều chỉnh sai sót quan trọng Tất văn bao gồm văn QPPL, văn hành văn chuyên ngành ( kể fax, văn chuyển qua mạng văn mật) đơn thư gửi đến quan, tổ chức gọi chung văn đến *Quy trình kiểm soát thực văn đến : a Tiếp nhận kiểm tra bì văn đến Về nguyên tắc, tất văn đến phải tập trung phận văn thư thuộc văn phòng UBND huyện Sơn Dương Khi tiếp nhận văn quan gửi đến, văn thư quan kiểm tra sơ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận… Đối với văn mật đến kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận Khi phát thiếu bì, bì không nguyên vẹn cán văn thư phải báo cho Chánh văn phòng biết để xử lý b Phân loại,bóc bì, đóng dấu đến Sau tiếp nhận, bì văn đến xử lý sơ Loại không bóc bì: Thư riêng, sách báo, tư liệu cá nhân, đơn vị gửi thẳng cho họ Văn gửi cho đơn vị, cá nhân, đoàn thể chuyển trực tiếp không bóc bì Loại bóc bì: Đối với văn gửi chung cho quan tiến hành bóc bì đăng ký vào sổ Bóc bì văn đến: Văn thư quan bóc bì văn gửi chung cho quan Những bì có đóng dấu mức độ khẩn bóc bì trước để giải kịp thời Đóng dấu đến: Tất văn đến thuộc diện đăng ký văn thư đóng dấu đến • Nguyên tắc đóng dấu đến: Dấu đến đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trắng số ký hiệu văn có tên gọi Đối với công văn đóng trích yếu nội dung • Cách ghi nội dung thông tin dấu đến + Số đến số thứ tự đăng ký văn đến,số đến đánh liên tục số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm + Ngày tháng năm đến ngày tháng năm quan nhận văn bản; ngày nhỏ 10 tháng 1,2 phải them số trước, năm ghi chữ số, ví dụ 04/01/1994 c Đăng ký văn đến Mọi văn đến đăng ký vào sổ đăng ký văn đến 10 Các loại sổ đăng ký văn đến UBND huyện Sơn Dương bao gồm: Sổ đăng ký văn quan cấp trên; sổ đăng ký văn quan ngang cấp; sổ đăng ký văn quan trực thuộc huyện; sổ đăng ký văn mật Ngoài ra, UBND huyện Sơn Dương áp dụng phương pháp đăng ký văn đến máy vi tính d Trình văn đến Cán văn thư trình văn đến cho Chánh văn phòng để lấy ý kiến phân phối hướng giải Những văn phức tạp phải xin ý kiến thủ trưởng quan e Sao văn đến Sau có ý kiến đạo việc giải văn thủ trưởng quan Chánh văn phòng, cán văn thư thực việc văn Tại UBND huyện Sơn Dương thường áp dụng hình thức y Ngoài ra, số văn lục trích f Chuyển giao văn đến Các văn đến chuyển cho người có trách nhiệm thời gian ngắn Các văn mức độ “ khẩn” sau có ý kiến người có thẩm quyền phải chuyển cho người có trách nhiệm giải quyết, chậm 30’ hành 60’ hành Khi chuyển giao văn đến, người nhận ký nhận đầy đủ vào sổ giao nhận tài liệu 11 Đối với văn mật, văn thư không giao phụ trách văn mật cần ghi vào sổ thông tin bên bì, sau chuyển bì đến tay người nhận ký vào sổ chuyển giao Nếu cán văn thư giao phụ trách văn mật thực công việc xử lý văn thường g Giải ,kiểm soát theo dõi , đôn đốc việc thực văn đến Giải quyết, kiểm soát văn đến UBND huyện Sơn Dương thuộc trách nhiệm Chánh văn phòng Việc theo dõi, đôn đốc tiến độ thực văn đến thuộc trách nhiệm cán văn thư, thủ trưởng quan thủ trưởng đơn vị * Nhận xét ưu điểm nhược điểm kiểm soát tổ chức thực văn đến a Ưu điểm Việc kiểm soát tổ chức thực văn đến thực nghiêm túc theo quy định Việc đăng ký văn đến làm cẩn thận Sau đăng ký vào sổ văn đến đăng ký máy vi tính, từ giúp cán văn thư tiết kiệm thời gian việc đăng ký, tra tìm văn đến ; lưu giữ tài liệu với số lượng lớn thời gian dài Từ giúp nâng cao hiệu công việc, tránh nhầm lẫn, thất lạc tài liệu b Nhược điểm Việc đăng ký văn máy vi tính đưa vào áp dụng nên hiệu đạt chưa cao 12 Văn đến không chuyển giao ngày 1.2 Kiểm soát tổ chức thực văn * Quy trình kiểm soát tổ chức thực văn Trình ký văn Kiểm tra thể thức,hình thức,kỹ thuật trình bày,ghi số ngày tháng văn Đăng ký văn Đóng dấu văn Chuyển giao văn Sắp xếp, bảo quản phục vụ sử dụng lưu Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn 13 Trước thực công việc để phát hành văn , cán Văn thư cần kiểm tra lại thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn Nếu phát sai sót phải báo cho người giao trách nhiệm xem xét,giải - Tuy nhiên UBND huyện Sơn Dương có nhiều văn đơn vị chức soạn thảo sai thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày Ví dụ : phông chữ, cỡ chữ chua chuẩn theo quy định - Kỹ thuật trình bày phải đảm bảo yếu tố thể thức theo quy định Thông tư 01/2011/TT- BNV - Ghi số ngày tháng văn bản: Mỗi văn ghi số ngày tháng định chữ số Ả - rập + Ghi số văn bản: Văn tập trung văn thư quan để lấy số theo hệ thống số chung quan Số văn ghi phía trên, bên trái, tác giả văn đánh liên tục từ số 01 ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Tại UBND huyện Sơn Dương áp dụng hình thức ghi số riêng cho loại văn hành : Thông báo, định,công văn… + Ghi ngày tháng văn bản: Khi văn ban hành qua phòng văn thư ngày tháng ngày thức ghi có hiệu lực pháp lý Ngày tháng văn ghi sau địa danh, Quốc hiệu; ngày nhỏ 10 tháng 1,2 phải ghi them số trước Theo quy định ngày nhỏ 10 tháng 1,2 phải ghi thêm số trước, nhiên UBND huyện Sơn Dương số loại văn chưa ghi thêm số trước 14 + Trình ký văn Sau văn thảo duyệt lần cuối trình cho người có thẩm quyền ký thức Trước trình ký, cán văn thư cán soạn thảo kiểm tra lại thể thức nội dung văn để sửa chữa thành phần thiếu sai; người phụ trách phận soạn thảo văn xem xét ký nháy trước Các văn trình ký thông qua phận hành quan để tiện theo dõi kiểm tra, quản lý Ở UBND huyện Sơn Dương thức ký thay mặt (TM), ký thay ( KT), ký thừa lệnh ( TL) + Đóng dấu văn đi: Việc đóng dấu văn quy định cụ thể Nghị định 58/2001/NĐ – CP ngày 24/8/2011 Khi đóng dấu văn phải thực theo quy định pháp luật Dấu quan đóng có chữ ký Việc đóng dấu mức độ “mật”, “khẩn”, “hỏa tốc” lên văn thực theo quy định Thông tư số 01/2011/TT – BNV ngày 19/01/2011 Sau văn có chữ ký hợp lệ người có thẩm quyền, văn thư quan đóng dấu làm thủ tục gửi đi.Dấu đóng rõ ràng, ngắn trùm lên 1/3 chữ ký phía bên trái, mầu mực theo quy định Nhà nước + Đăng ký văn Đăng ký văn nhằm mục đích phục vụ cho việc ban hành văn Đăng ký văn công việc bắt buộc phải thực trước chuyển giao văn đến đối tượng có liên quan 15 Việc đăng ký văn có hai hình thức: Đăng ký truyền thống ( số) đăng ký văn máy vi tính Ở UBND huyện Sơn Dương áp dụng hình thức đăng ký văn số + Chuyển giao văn Văn sau đăng ký vào sổ chuyển đến đối tượng có liên quan Văn chuyển giao bên bao gói cẩn thận; văn chuyển giao nội quan không cần bao gói + Lập sổ chuyển giao văn Văn sau chuyển tới đơn vị, cá nhân có liên quan dù văn chuyển trực tiếp hay qua đường bưu điện phải lập sổ chuyển giao văn Phần đăng ký bên trong: Ngày chuyển Số,ký hiệu Nơi nhận văn Ký nhận Ghi Văn Bản 16 Chuyển giao văn bưu điện Chuyển giao văn bưu điện tương tự sổ chuyển giao văn nội tên sổ “ SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN” phần đăng ký bên có them cột “ Số lượng” sau cột “ Nơi nhận văn bản” Phần đăng ký bên trong: Ngày Số,ký hiệu Nơi nhận Số lượng Ký nhận Chuyển Văn Văn bì Và dấu Ghi Bưu điện + Sắp xếp,bảo quản phục vụ sử dụng lưu Sắp xếp văn lưu: Tập văn lưu đặt bìa hồ sơ có biên mục ( đánh số tờ,viết biên mục văn bản, chứng từ kết thúc,bìa tập lưu) Coa hai cách xếp văn lưu : Sắp xếp theo thời gian ban hành văn xếp theo tên loại văn Bảo quản phục vụ sử dụng Tập lưu bảo quản văn thư quan,sau tập lưu văn xếp theo trật tự định đưa vào cặp,hộp xếp lên giá Tất cán bộ,công chức UBND huyện Sơn Dương nghiên cứu sử dụng phòng đọc quan, không đem tài liệu quan chưa đồng ý thủ trưởng 17 *Nhận xét ưu điểm, nhược điểm kiểm soát tổ chức thực văn a Ưu điểm: -Cán văn phòng thực nghiêm túc, đầy đủ,kịp thời theo quy định Nhà nước pháp luật -Việc đăng ký văn làm cẩn thận,mỗi loại văn đăng ký vào sổ riêng nhằm giúp cho việc tra tìm thuận lợi dễ dàng - Việc xếp ,bảo quản phục vụ sử dụng lưu được trọng làm cẩn thận b Nhược điểm: - Việc đưa thư, công văn, giấy mời hạn chế, không kịp - Nhiều văn đơn vị chức soạn thảo sai thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày Ví dụ : phông chữ, cỡ chữ chua chuẩn theo quy định - Việc đăng ký văn thiếu xác ( thiếu số trước ngày nhỏ 10 tháng 1,2 ) - Cách trình bày sổ đăng ký văn chưa đẹp khoa học 18 CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ ƯU, NHƯỢC ĐIỂM Thông qua trình khảo sát tình hình thực tiễn UBND huyện Sơn Dương em Ban lãnh đạo toàn thể cô chú,anh chị quan tạo điều kiện giúp đỡ để em hiểu rõ công việc quan, đặc biệt hoạt động văn phòng công tác kiểm soát tổ chức thực văn quan Dựa sở thông tin thu nhận sau em xin có vài nhận xét hoạt động văn phòng công tác kiểm soát tổ chức thực văn UBND huyện Sơn Dương cụ thể sau: I Đánh giá ưu điểm Nhìn chung công tác kiểm soát tổ chức thực văn UBND huyện Sơn Dương thực tốt Các văn UBND huyện Sơn Dương ngày hoàn thiện hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày,tính pháp lý đảm bảo.Trước chuyển giao văn đi, cán văn thư kiểm tra lại toàn nội dung thành phần thể thức văn ghi sổ, ngày tháng, đóng dấu, đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản.Chính mà tình trạng văn gửi ngày tháng năm ban hành, văn thiếu chữ ký… hạn chế tối đa Các văn quan thường lưu lại gốc văn thư quan, sau xếp theo trật tự định đưa vào cặp hộp để lên giá đựng tài liệu nhằm giúp cho việc tra tìm thuận lợi, dễ dàng Các văn UBND huyện kiểm soát chặt chẽ khâu, bước nhằm hạn chế tối đa sai sót Đem lại uy tín hiệu cao cho quan 19 Việc kiểm soát tổ chức thực văn đến thực nghiêm túc theo quy định Các văn đến UBND huyện Sơn Dương sau đăng ký vào sổ cán văn thư trực tiếp trực tiếp lưu vào máy vi tính Hình thức đăng ký giúp lưu giữ nhiều tài liệu thời gian dài, giúp tiết kiệm thời gian việc tra tìm tài liệu cần thiết Việc đăng ký văn ( đi, đến ) làm cẩn thận; loại văn đăng ký vào sổ riêng Việc kiểm soát tổ chức thực văn ( đi, đến ) thực nghiêm túc theo quy định II Đánh giá nhược điểm Bên cạnh ưu điểm đạt được, công tác kiểm soát tổ chức thực văn UBND huyện tồn số nhược điểm sau: Công tác kiểm soát chưa chặt chẽ dẫn tới tình trạng số cán thờ ơ, chưa thực tâm vào công việc.Dẫn đến tình trạng công việc chưa giải tốt , dễ xảy sai sót Trình độ cán làm công tác văn thư mức cao đẳng chí học qua trung cấp có số trường hợp làm trái ngành nghề, chưa đào tạo nghiệp vụ chuyên môn sâu công tác văn thư , nên cách làm việc chưa khoa học, nhanh chóng Vẫn tình trạng số văn thức, kỹ thuật trình bày, kiểu trình bày, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ chưa với quy định Thông tư 01/2011/TT – BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội Vụ, ví dụ cụ thể sau: 20 -Theo quy định ngày nhỏ 10 phải viết thêm số trước , số văn có ngày nhỏ 10 lại thiếu số trước -Trước gạch đầu dòng (-) ; từ “Điều” trình bày chữ in thường sau số thứ tự có dấu chấm lại chữ in hoa ,sau số thứ tự dấu hai chấm Các văn soạn thiếu thống nhiều phương diện thể thức, tên loại, ngôn ngữ, văn phong Các văn giấy tờ giải chậm Một số máy móc trang thiết bị văn phòng cũ bị hỏng nhiều chưa thay nên ảnh hưởng đến việc tổ chức thực văn đến Việc áp dụng công nghệ thông tin chưa đồng : Việc đăng ký văn máy vi tính đưa vào áp dụng nên hiệu đạt chưa cao, dẫn đến xảy vài sai sót Văn đến không chuyển giao ngày Việc đưa thư, công văn, giấy mời hạn chế, không kịp Cách trình bày sổ đăng ký văn chưa đẹp khoa học III.Giải pháp phát huy ưu điểm,khắc phục nhược điểm Công tác kiểm soát tổ chức thực văn có vai trò quan trọng hoạt động quan UBND huyện Sơn Dương cần quan tâm đến việc nâng cao hiệu hoạt động văn phòng công tác kiểm soát tổ chức thực văn Nhằm phát huy ưu điểm , khắc phục nhược điểm tồn với việc làm cụ thể sau: 21 Lãnh đạo nên dành quan tâm nhiều cán bộ, nhân viên quan không công việc mà đời sống tinh thần họ, động viên khuyến khích, khen ngợi để họ thấy vai trò, tầm quan trọng họ quan, từ giúp họ tận tâm hết lòng với công việc Cơ quan cần có chế độ, sách đãi ngộ cán bộ, nhân viên Cơ quan cần tạo điều kiện cho cán Văn phòng tham gia lớp đào tạo; tham dự lớp tập huấn nước nhằm nâng cao trình độ chuyên môn cho họ để áp dụng vào thực tiễn công tác giúp mang lại hiệu cao công việc Hiện theo em biết khối lượng công việc quan lớn mà lại có cán đảm nhiệm việc tổ chức thực văn bản, từ dẫn đến tình trạng công việc bị chất đống cán khó giải hết công việc quan Để khắc phục tình trạng UBND huyện nên bố trí thêm cán làm công tác kiểm soát tổ chức thực văn Tiếp tục đổi phương thức quản lý văn quy trình nghiệp vụ công tác kiểm soát tổ chức thực văn theo hướng tin học hóa đại hóa với tài liệu điện tử phổ biến Chính mà UBND huyện Sơn Dương cần đẩy mạnh việc nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào công tác kiểm soát tổ chức thực văn từ khâu, quy trình nghiệp vụ Để khắc phục tình trạng ban hành văn chưa thể thức kỹ thuật trình bày, quan cần thực quy định soạn thảo ban hành văn bản, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; đồng thời thực tốt việc kiểm soát hình thức kỹ thuật trình bày văn trước ký ban hành 22 Tuyên truyền phổ biến cho cán bộ, công chức quan hiểu rõ vai trò tác dụng công tác kiểm soát tổ chức thực văn cán có trách nhiệm công việc góp phần nâng cao hiệu công việc Tiếp tục củng cố, kiện toàn ổn định tổ chức cán bộ; tăng cường kỷ luật, nâng cao ý thức chấp hành kỷ luật chế độ làm việc cán bộ, công chức, viên chức quan ; có chế tài xử lý hành vi vi phạm, tiếp tục đổi lề lối làm việc văn phòng quan để nâng cao chất lượng Hiện đại hóa văn phòng quan : Cơ quan cần có kế hoạch thay máy móc cũ, trang bị máy photo, máy hủy tài liệu, máy hút bụi ,các kệ đựng hồ sơ, tài liệu phục vụ việc tổ chức thực văn cho quan *Trên ý kiến đóng góp em qua trình khảo sát tình hình thực tiễn UBND huyện Sơn Dương Rất mong kiến nghị đề xuất em lãnh đạo UBND huyện Sơn Dương quan tâm xem xét nhằm góp phần nâng cao hiệu hoạt động văn phòng công tác kiểm soát tổ chức thực văn quan 23