Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 A PHẦN MỞ ĐẦU 5 Lý do chọn đề tài: 6 Lịch sử nghiên cứu 7 Mục đích nghiên cứu 7 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 7 Vấn đề nghiên cứu 7 Phương pháp nghiên cứu 8 Ý nghĩa của đề tài 8 Kết cấu đề tài 9 B. PHẦN NỘI DUNG 10 CHƯƠNG 1 11 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HUYỆN, ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VÀ PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN CHỢ ĐỒN 11 1.1 Khái quát chung về huyện Chợ Đồn 11 1.2 Khái quát chung về UBND huyện Chợ Đồn 13 1.2.1. Vị trí, chức năng 13 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 14 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 14 1.3 Khái quát về phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn 15 1.3.1. Vị trí, chức năng 15 1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 15 1.3.3. Cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn 20 CHƯƠNG II 21 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN 21 2.1 Khái quát về công tác kiểm soát và thực hiện các văn bản 21 2.1.1 Khái niệm văn bản, công tác kiểm soát và thực hiện các văn bản 21 2.1.2 Vai trò của công tác kiểm soát và thực hiện văn bản 22 2.2 Khái quát về thực trạng kiểm soát tổ chức thực hiện các văn bản đi 23 2.2.1 Khái niệm văn bản đi 23 2.2.2 Vai trò của văn bản đi 23 2.2.3 Thực trạng công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đi 23 2.2.5 Những ưu điểm, nhược điểm khi thực hiện công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đi 26 2.3 Khái quát về thực trạng kiểm soát và tổ chức văn bản đến của Phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn 26 2.3.1 Khái niệm văn bản đến 26 2.3.2 Vai trò của văn bản đến: 27 2.3.3 Thực trạng công tác kiểm soát và thực hiện văn bản đến của phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn 27 2.3.4 Những ưu điểm và hạn chế của công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản của phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn 27 CHƯƠNG III. 28 ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 28 3.1 Đánh giá ưu điểm: 28 3.2 Đánh giá nhược điểm: 29 3.3 Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 30 Tài liệu tham khảo: 33
LỜI NÓI ĐẦU Hòa chung với kinh tế đà phát triển, Việt Nam bước thay đổi ngày, mặt tất lĩnh vực đời sống, xã hội Đứng trước hội đối phó với thách thứcđòi hỏi Đảng Nhà nước ta phải đưa chủ trương, sách, biện pháp cụ thể để phù hợp với bối cảnh chung Vì vậy, việc đưa chủ trương sách, sách, biện pháp sớm chiều mà phải thông qua quy trình cụ thể sản phẩm chủ trương, sách, biện pháp hệ thống văn bản, có giá trị pháp lí Một nhà lãnh đạo , nhà quản lý đứng đầu quan tổ chức có khả điều hành hoạt động tổ chức phải dựa văn hướng dẫn có tính pháp lý, lĩnh vực : Lãnh đạo, quản lý hành nhà nước … lĩnh vực quan trọng chiến lược phát triển đất nước cần trú trọng quan tâm Chợ Đồn huyện có vị trí đặc biệt tỉnh Bắc Kạn, hoạt động kinh tế, văn hóa, xã hội diễn sôi phức tạp Do vậy, hoạt động quản lý hành nhà nước đóng vai trò quan trọng Hoạt động hành nhà nước hoạt động gắn liền với văn bản, giấy tờ, tài liệu… đòi hỏi phải có đổi , cập nhật xác Việc giải giấy tờ cần phải theo trình tự theo quy dịnh Nhà nước Tuy nhiên, thông qua quan sát khảo sát thực tiễn em nhận thấy địa bàn huyện Chợ Đồn nói chung Phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn nói riêng bên cạnh mặt đạt tồn mặt hạn chế công tác kiểm soát tổ chức thực văn chưa thực nghiêm túc Vì vậy, để nâng cao hiệu hoạt động văn phòng việc kiểm soát tổ chức thực văn cần phải có biện pháp chặt chẽ nề nếp Xuất phát từ nguyên em xin trình bày thực trạng công tác kiểm soát tổ chức thực văn địa bàn huyện Chợ Đồn nói chung phòng Nội huyện Chợ Đồn nói riêng ,đưa số giải pháp mang tính cá nhân thông qua đề tài :” nâng cao hiệu hoạt động văn phòng công tác kiểm soát tổ chức thực văn bản” MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Dù thời đại việc phát triển kinh tế cải thiện đời sống Xã Hội vấn đề Đảng Nhà nước đặc biệt quan tâm Để quản lý tất lĩnh vực đời sống Xã Hội Đảng Nhà nước ta đời hệ thống văn để nhằm quản lý quán triệt sâu rộng Công tác lãnh đạo quản khoa học ,đồng thời nghệ thuật Trong Xã hội đại nói chung thời kỳ công nghiệp hóa, đại hóa nói riêng, người cán lãnh đạo, quản lý đối mặt với thách thức mới, phải đáp ứng đòi hỏi ngày tăng lên xã hội Công tác lãnh đạo quản lý bó chặt với thông tin trình thông tin Ở nước ta hệ thống quản lý hệ thống nhiều cấp vô phức tạp, thành phần kinh tế khác , có chức nhiệm vụ khác nhau, với mục tiêu khác nhau, với chủ thể quản lý khác nhau, thuộc quan doanh nghiệp khác nhau… Tuy nhiên tất quan, tổ chức phải quản lý hệ thống văn Văn phương tiện quan trọng để ghi tin truyền đạt chủ trương, sách , định lãnh đạo , quản lý; hình thức cụ thể hóa pháp luật, công cụ điều chỉnh mối quan hệ thuộc phạm vi quản lý, điều hành quan nhà nươc,tổ chức Xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị nghiệp đơn vị vũ trang nhân dân,…… văn phương tiện quản lý điều hành thiếu, đồng thời sản phẩm tất yếu hình thành từ hoạt động lãnh đạo, quản lý quan, tổ chức Nhận thức vai trò quan trọng văn hoạt động lãnh đạo, quản lý quan, tổ chức Mà cụ thể công tác kiểm soát tổ chức thực văn khía cạnh nâng cao hiệu văn phòng Trong thời gian khảo sát UBND huyện Chợ Đồn cụ thể phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn qua tìm hiểu từ thực tiễn em thấy đề tài “ Các giải pháp nâng cao hiệu văn phòng công tác kiểm soát tổ chức thực văn “ đề tài hay phù hợp với ngành nghề em đào tạo cho tiểu luận môn Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng, giúp cho sinh viên có nhìn thực tế sâu sắc lĩnh vực đào tạo nhà trường Lịch sử nghiên cứu Nâng cao hiệu văn phòng công tác kiểm soát tổ chức thực văn đề tài nhiều độc giả nhà nghiên cứu quan tâm Các đề tài nghiên cứu liên quan nghiên cứu vấn đề công tác kiểm tra, kiểm soát văn quan tổ chức Mục đích nghiên cứu Mục đích nghiên cứu luận án khảo sát công tác kiểm soát tổ chức thực văn UBND huyện Chợ Đồn, Phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn đánh giá ưu điểm hạn chế tồn đọng đưa biện pháp để khắc phục phát huy công tác kiểm soát thực văn quan Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Là công tác kiểm soát tổ chức thực văn đi, văn đến quan, tổ chức giải pháp sách Nhà nước quản lý văn Phạm vi nghiên cứu: • Về mặt thời gian: Luận án tìm hiểu trình giải văn đến • Phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn thông qua khảo sát thực tiễn Về mặt không gian: Đề tài nghiên cứu phạm vi huyện Chợ Đồn Vấn đề nghiên cứu Luận án nghiên cứu vấn đề “ nâng cao hiệu văn phòng công tác kiểm soát tổ chức thực văn phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn” Qua rút đánh giá nhận xét ưu , nhược điểm đưa giải pháp khắc phục nhược điểm; phát huy mặt đạt Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp nghiên cứu tài liệu - Phương pháp thu thập thông tin Phương pháp phân tích, so sánh, đánh giá Phương pháp khảo sát, quan sát Ý nghĩa đề tài Nâng cao hiệu công tác văn phòng công tác kiểm soát tổ chức thực văn banrtrong quan hành nhà nước nói riêng vấn đề luôn tồn quan tâm trú phát triển Trên thực tế nay, công tác kiểm soát tổ chức thực văn quan tổ chức đàn quan tâm sát đem lại ưu điểm đáng kể Tuy nhiên, bên cạnh tránh sai xót, hạn chế tồn đọng mà quan, tổ chức không mong muốn Và nhận thấy nghiên cứu đề tài có ý nghĩa vô quan trọng lý luận thực tiễn: • Ý nghĩa mặt lý luận: Nghiên cứu đề tài hoàn thiện luận án góp phần đưa ý kiến, quan điểm cách khoa học khái quát nâng cao chất lượng hiệu văn phòng công tác kiểm soát • tổ chức thực văn Ý nghĩa thực tiễn: Nghiên cứu đề tài góp phần tạo nên hệ thống cấc biện pháp khả thi, có sở khoa học nhằm nâng cao hiệu văn phòng công tác kiểm soát tổ chức thực văn Huyện Chợ Đồn Riêng thân em, nghiên cứu hoàn thiện tiểu luận giúp em ôn lại kiến thức học tị trường có nhìn bao quát thực tế công tác kiểm soát tổ chức thực văn quan, tổ chức từ giúp thân tự nhận thức đưa biện pháp, giapr pháp riêng công tác văn phòng Kết cấu đề tài Đề tài nghiên cứu gồm : Lời nói đầu, mục lục, Phần mở đầu, phần nội dung, danh mục tài liệu tham khảo Phần nội dung tiểu luận gồm chương : - Chương I Khái quát chung huyện, UBND huyện phòng Nội Vụ - Huyện chợ Đồn Chương II Thực trang công tác kiểm soát tổ chức thực văn - Chương III Đánh giá nhận xét B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HUYỆN, ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VÀ PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN CHỢ ĐỒN 1.1 Khái quát chung huyện Chợ Đồn Theo lịch sử cũ, từ đời nhà Trần trở trước, địa phận huyện Chợ Đồn ngày phần đất huyện Vĩnh Thông, thuộc phủ Thái Nguyên; thời thuộc Minh (1407 - 1427) theo Đến thời nhà Lê, huyện Vĩnh Thông đổi tên thành châu Bạch Thông, thuộc phủ Thông Hóa, phiên thần họ Hoàng nối đời cai trị Từ trở đi, Chợ Đồn thuộc châu Bạch Thông Năm 1884, sau chiếm thành Thái Nguyên, thực dân Pháp bắt đầu mở rộng xâm lược lên huyện phía Bắc nước ta Vấp phải phản kháng liệt nhân dân dân tộc sau 10 năm, thực dân Pháp đến phủ lỵ Thông Hóa Đến năm 1895, đạo quân Pháp tiến lên vùng thượng lưu sông Cầu, đánh chiếm vùng rẻo cao phủ Thông Hóa, có phần đất huyện Chợ Đồn ngày Năm 1911, châu Chợ Đồn thành lập, gồm hai tổng: Đông Viên (gồm xã Đông Viên, Phương Viên, Rã Bản, Đại Sảo, Ngọc Phái, Bằng Lãng, Yên Thịnh, Yên Thượng, Bản Thi) Nhu Viễn (gồm xã Quảng Bạch, Tân Lập, Đồng Lạc, Nam Cường Xuân Lạc) Đến năm 1914, quyền thực dân cắt tổng Nghĩa Tá (gồm xã Lương Bằng, Nghĩa Tá, Bình Trung, Phong Huân, Yên Nhuận, Yên Mỹ) thuộc Thái Nguyên nhập vào châu Chợ Đồn thuộc tỉnh Bắc Kạn Kể từ đó, châu Chợ Đồn có tổng với 16 xã Ngày nay, huyện Chợ Đồn có 21 xã thị trấn Huyện Chợ Đồn nằm phía Tây tỉnh Bắc Kạn, có diện tích tự nhiên 91.115,00 (ha) chiếm 18,75% diện tích tự nhiên tỉnh Bắc Kạn Huyện Chợ Đồn có thị trấn (Bằng Lũng) 21 xã Có ranh giới tiếp giáp sau: phía Bắc giáp huyện Ba Bể; phía Nam giáp huyện Chợ Mới; phía Đông giáp huyện Bạch Thông; phía Tây giáp tỉnh Tuyên Quang 10 Tham mưu, đề xuất với UBND huyện tổ chức phong trào thi đua triển khai thực sách khen thưởng Đảng Nhà nước địa bàn huyện; làm nhiệm vụ thường trực Hội đồng Thi đua – Khen thưởng huyện Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực kế hoạch, nội dung thi đua, khen thưởng địa bàn huyện; xây dựng, quản lý sử dụng Quỹ thi đua, khen thưởng theo quy định pháp luật * Về công tác niên: Trình UBND huyện ban hành định, thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước công tác niên giao Tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch niên công tác niên sau phê duyệt Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật niên công tác niên giao Thanh tra, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm công tác nội vụ theo thẩm quyền Thực công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch UBND huyện Giám đốc Sở Nội vụ tình hình, kết triển khai công tác nội vụ địa bàn Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước công tác nội vụ địa bàn Quản lý tổ chức, biên chế, thực chế độ, sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý Phòng Nội vụ theo quy định pháp luật theo phân cấp UBNDhuyện 18 Quản lý tài chính, tài sản Phòng Nội vụ theo quy định pháp luật theo phân cấp UBND Giúp UBND huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân xã, thị trấn công tác nội vụ lĩnh vực công tác khác giao sở quy định pháp luật theo hướng dẫn Sở Nội vụ Như vậy, công tác ĐTBD CBCC, phòng Nội vụ đóng vai trò quan trọng việc: Xây dựng kế hoạch ĐTBD CBCC theo đạo, hướng dẫn Sở Nội vụ Tổ chức triển khai thực hiện, phối hợp sở, ban, ngành thực kế hoạch Tổ chức sơ kết đánh giá kết tiến độ thực kế hoạch, định kỳ hàng năm báo cáo Sở Nội vụ 1.3.3 Cơ cấu tổ chức phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn Phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn gồm 07 thành viên bao gồm: 01 trưởng phòng, 01 phó phòng 04 chuyên viên viên: Trưởng phòng: Đồng chí: Nông Thế Thái Phó trưởng phòng: Đồng chí: Nông Thanh Hoài Chuyên viên: 05 Đồng chí: Ma Xuân Tỉnh Đồng chí: Hứa Đức Thuận Đồng chí: Mai Thanh Nghị Đồng chí: Triệu Thị Hiền Đồng chí: Ma Thị Nga 19 Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ tịch UBND huyện, đồng thời chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ thực mặt công tác chuyên môn trước pháp luật việc thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao toàn hoạt động Phòng Phó trưởng phòng giúp Trưởng phòng phụ trách theo dõi số mặt công tác; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng trước pháp luật nhiệm vụ phân công Khi Trưởng phòng vắng mặt Phó trưởng phòng Trưởng phòng ủy nhiệm điều hành hoạt động Phòng Chuyên viên: Làm công việc giao theo phân công Trưởng phòng Biên chế Phòng Nội vụ UBND huyện giao tổng biên chế hành UBND huyện UBND tỉnh phân bổ hàng năm CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN 2.1 Khái quát công tác kiểm soát thực văn 2.1.1 Khái niệm văn bản, công tác kiểm soát thực văn Có nhiều định nghĩa khác Văn , góc độ hành học Văn hiểu công văn, giấy tờ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức Kiểm soát việc xem xét, đánh giá, theo dõi nhằm bảo đảm tính khả thi quy định thủ tục hành chính, đáp ứng yêu cầu công khai, minh bạch trình tổ chức thực thủ tục hành chính, nhằm kịp thời phát để loại bỏ chỉnh sửa thủ tục hành không phù hợp, phức tạp, phiền hà; bổ sung thủ tục hành cần thiết, đáp ứng nhu cầu thực tế; bảo đảm quy định thủ tục hảnh đơn giản, dễ 20 hiểu, dễ thực hiện, tiết kiệm thời gian, chi phí, công sức đối tượng quan thực thủ tục hành Thực văn áp dụng văn cấp có thẩm quyền quy định vào hoạt đông thực tiễn quan, tổ chức 2.1.2 Vai trò công tác kiểm soát thực văn Giúp lãnh đạo quan nhìn nhận, đánh giá thực trạng công tác kiểm soát thủ tục hành đơn vị cách khách quan; qua đó, nhận thấy rõ trách nhiệm lãnh đạo quan hành cán công chức thuộc phòng,ban, ngành, đơn vị địa bàn huyện, mà trước hết Chủ tịch UBND Huyện, người đứng đầu quan, đơn vị cấp xã; từ đưa biện pháp đạo sát đơn vị khắc phục hạn chế phát huy ưu điểm để nhằm nâng cao chất lượng hiệu hoạt động văn phòng Cơ sở pháp lý cho hoạt động rà soát, hệ thống hoá văn quy định Luật Ban hành văn QPPL năm 2008, Luật Ban hành văn QPPL Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân năm 2004 văn hướng dẫn thi hành Để nâng cao chất lượng công tác nữa, ngày 06/02/2013, Chính phủ ban hành Nghị định số 16/2013/NĐ-CP rà soát, hệ thống hóa văn QPPL; Trên sở ngày 15/6/2013, Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Thông tư số 09/2013/TT-BTP quy định chi tiết thi hành Nghị định số 16/2013/NĐ-CP Ngày 08/6/2010 Nghị định 63/2010/NĐ-CP Chính Phủ ban hành tạo khung khổ pháp lý tảng cho hoạt động kiểm soát thủ tục hành Do đó, cán bộ, công chức UBND huyện trực tiếp làm công tác rà soát, hệ thông hóa văn nắm vững hệ thống quy định pháp luật công tác rà soát, kiểm soát văn 21 2.2 Khái quát thực trạng kiểm soát tổ chức thực văn 2.2.1 Khái niệm văn Văn toàn văn quan gửi 2.2.2 Vai trò văn Văn quan tổ chức chứng để quan thực ý kiến đạo tới đơn vị trực thuộc về đề thuộc phạm vị chức nhiệm vụ, quyền hạn 2.2.3 Thực trạng công tác kiểm soát tổ chức thực văn Khung quản lý giải văn nhà nước quy định chung thực theo quy trình sau: • Bước Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ký hiệu • • ngày, tháng, năm ban hành văn Bước Đăng ký văn Bước Nhân văn bản, đóng dấu quan loại dấu khác cần thiết • Bước Làm thủ tục phát hành theo dõi việc chuyển phát • Bước Lưu văn Các văn liên quan đến hướng quản lý giải văn như: - Thông tư số 07/2012/TT-BNV Bộ Nội Vụ ban hành ngày 22 tháng 11 năm 2012 Thông tư hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ lưu - trữ quan Thông tư số 01/2011/TT-BNV Bộ Nội Vụ ban hành ngày 19 tháng năm 2011 thông tư hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - - Nghị định 110/2004/NĐ-CP phủ ban hành ngày 08 tháng năm 2004 hướng dẫn công tác văn thư Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 Và nghị định phủ công tác kiểm soát: Nghị định số 40/2010/NĐ-CP ngày 12/4/2010 Chính phủ kiểm tra xử lý văn QPPL 22 Hiện công tác kiểm soát tổ chức thực văn huyện Chợ Đồn quan tâm trú trọng đạt kết mục tiêu đề ra, chưa thực sát nghiêm túc Công tác kiểm soát chưa diễn thường xuyên phòng, ban đơn vị; việc chậm trễ thời gian cho văn cần giải chưa thực quan tâm Công tác kiểm soát văn tổ chức thực văn UBND huyện Chợ Đồn chưa thực đồng thống Nhiều văn sai xót thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; sai xót từ khâu soạn thảo chuẩn bị mặt nội dung, mục đích, yêu cầu, tính chất văn Đa số văn soạn thảo áp dụng khuôn mẫu chung có sẵn nên có việc hạn chế thay đổi thủ tục, quy trình bị thay đổi theo luật định Nhiều văn thiếu dấu quan, dấu giáp lai, dấu treo khiến cho văn tính hiệu lực pháp lý; đội ngũ cán bộ, công chức đào tạo chưa chuyên môn nghiệp vụ; thiếu kỹ xử lý văn bản; nhiều văn KHẨN, HỎA TỐC tồn đọng chưa chuyển giao kịp thời đến nơi nhận Bên cạnh việc lưu văn chưa thực làm tốt, số văn quên lưu vào tệp lưu văn có nhẫm lẫn; lưu bị trùng lặp số kí hiệu; việc xếp văn lưu lộn xộn thiếu khoa học; khó cho việc tra tìm nhiều thời gian; xếp chỗ để chưa hợp lý, điều kiện thời tiết độ ẩm, côn trùng phá hoại công tác bảo quản xếp tài liệu phải quán triệt Công tác tổ chức thực văn thực thực chưa tốt, khâu soạn thảo văn tiến hành lỏng lẻo thiếu nghiêm túc, chưa kịp tiến độ; nhiều văn khâu chuẩn bị soạn thảo văn như: phần nội dung văn chưa quán triệt hết nhiệm vụ, tính chất, yêu cầu công việc đặt ra; thiếu tìm hiểu nhiều thông tin khác nhau; thiếu chắt lọc thông tin để đưa vào nội dung văn bản; đa số văn áp dụng hình thức dập khuôn theo 23 mẫu văn có sẵn, mà thiếu tìm hiểu, lập đề cương cập nhập thông tin Nhiều văn soạn thảo thiếu thảo lấy ý kiến đơn vị; xác định thông tin thiếu sở pháp lý sở thực tiễn làm cho văn chưa phát huy chủ trương, yêu cầu mặt thể thức mục tiêu đề làm cho tính chất công việc chậm tiến độ kết đạt chưa cao Trước ban hành văn bước kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm ban hành văn khâu cán văn thư chưa thực ý, nhiều văn sai năm văn mẫu sẵn từ năm trước mà người soạn thảo chưa chỉnh sửa; lề theo tiêu chuẩn chưa xác, việc trình bày thành phần thể thức chưa vị trí quy định.Và nhiều văn sai số lỗi tả; trình bày thiếu ý không truyền đạt hết nội dung văn dẫn đến nơi nhận hiểu thực sai Như vậy, khâu cán văn thư phải xem xét kỹ lưỡng để giúp thủ trưởng quan kịp thời giải Ở khâu phát hành văn theo dõi việc chuyển phát văn Tóm lại, thực trạng công tác kiểm soát tổ chức thực văn phòng Nội Vụ chưa thực sát Có nhiều nguyên nhân chủ yếu lãnh đạo quan chưa thực quan tâm, chưa có văn thống việc kiểm soát văn tổ chức thực văn vào nề nếp, dù có quy định từ nhà nước Chưa có chi phí để tổ chức kiểm soát phân bố nhân để kiểm soát; hệ thống văn chưa đạt yêu cầu định độ nhanh chóng, xác nhiều nhược điểm tồn đọng 2.2.5 Những ưu điểm, nhược điểm thực công tác kiểm soát tổ chức thực văn Ưu điểm: Nhiều văn sai thể thức kỹ thuật kịp thời sửa chữa, công tác soạn thảo văn thực đầy đủ, trình tự theo quy định pháp luật; 24 nhiều văn tiến hành đem lại hiệu định Các văn quản lý lưu lại lập hồ sơ biên mục hồ sơ; nhiều văn quản lý nhà nước văn hành áp dụng thực bước nâng cao Công tác kiểm soát văn diễn thường xuyên có văn mang tính pháp lý cao Nhược điểm: Bên cạnh mặt đạt phòng Nội Vụ tồn đọng hạn chế định,tuy ban hành văn thực đầy đủ theo trình tự nhà nước quy định trình tự bước chưa thực thực cách cụ thể xác : Vị trí trình bày thành phần thể thức văn bản, tên loại trích yếu nội dung chưa nêu bao quát toàn nội dung văn bản, mắc lỗi tả; công tác lập hồ sơ cho văn chưa thực nghiêm túc, nhiều văn lưu xếp lộn xộn chưa khoa học; việc theo dõi văn quan tâm sát sao; văn bỏ xót số ký kiệu văn bản; đội ngũ cán làm công tác văn thư chưa thường xuyên đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ, trang bị phương tiện quản lý văn chưa đáp ứng tạo điều kiện khó khăn cho cán văn thư giải khối lượng lớn công việc 2.3 Khái quát thực trạng kiểm soát tổ chức văn đến Phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn 2.3.1 Khái niệm văn đến Văn đến tất văn mà quan, tổ chức khác gửi đến 2.3.2 Vai trò văn đến: Văn đến văn chứa đựng thông tin mang tính pháp lý, có nhiều văn đến khác tùy thuộc vào lĩnh vực chuyên môn cụ thể mà xem xét giải văn cho thích hợp; văn đến có vai trò nhằm hướng quan tổ chức thực chức năng, nhiệm vụ phạm vi giới hạn 25 giao; công việc cần giải chặt chẽ cần phải tiến hành quản lý văn cahs nghiêm túc , góp phần nâng cao chất lượng công tác văn phòng 2.3.3 Thực trạng công tác kiểm soát thực văn đến phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn Nhìn chung công tác kiểm soát văn đến phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn thực tốt khâu nghiệp vụ Quy trình quản lý giải văn đến sau: • • • • • • Bước Tiếp nhận kiểm tra văn đến Bước Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến Bước Đăng ký văn đến Bước Trình văn đến Bước Chuyển giao văn đến Bước Giải theo dõi tiến độ giải văn đến Tất khâu nghiệp vụ phòng Nội vụ thực đầy đủ nhanh chóng, nhiên tồn số hạn chế như: việc chuyển giao văn xin ý kiến đạo thủ trưởng chưa nhanh chóng lãnh đạo chưa quan tâm thực văn phân công nhiệm vụ giải công tác thực văn đến nhiều tồn đọng kéo dài thời gian thực hiện; khiến cho công việc chồng chất không định hướng cách giải 2.3.4 Những ưu điểm hạn chế công tác kiểm soát tổ chức thực văn phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn Ưu điểm: Tiếp nhận văn cách nhanh chóng thực đầy đủ cách bước nghiệp vụ theo quy định Nhược điểm: Việc tiếp nhận văn chậm trễ khiến cho việc trình văn giải văn bị chậm, việc đôn đốc giải vă chưa cụ thể; nhiều văn đến chưa thực nghiêm túc thực hiện, trì hoãn mặt thời gian; đội ngũ cán chuyên trách nghiệp vụ hạn chế, chưa có nhiều kinh nghiệm 26 đưa định để giải nhiệm vụ Lãnh đạo quan chưa thường xuyên đôn đốc nhắc nhở cán văn thư việc giải quản lý văn đến, nên nhiều khâu công tác quản lý giải văn chưa cụ thể thống Tóm lại, Công tác kiểm soát tổ chức thực văn nhìn chung thực tốt, đem lại hiệu tốt cho công việc; thực giải theo vị trí, chức , nhiệm vụ cán quan, tổ chức Bên cạnh đạt không tồn mặt hạn chế cần phải khắc phục CHƯƠNG III ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 3.1 Đánh giá ưu điểm: Công tác kiểm soát tổ chức thực văn tiến hành đem lại số hiệu : văn đến thực quy trình giải theo quy định pháp luật; cách thức, thực hiện, thành phần hồ sơ, số lượng hồ sơ, phí, lệ phí, thời hạn giải Nhiêuf văn dduwwocj phát sửa chữa Công tác kiểm soát trở nên phổ biến quán triệt hoạt động quản lý văn đến, từ góp phần nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Công tác triển khai thực văn hướng dẫn kiểm soát , tổ chức thực văn tiến hành quan tâm cấp nên quan đạt thành công đáng kể 3.2 Đánh giá nhược điểm: Bên cạnh ưu công tác kiểm soát tổ chức thực văn nhiều tồn là: Lãnh đạo quan, đơn vị chưa thực quan tâm đến công tác này; chưa nắm rõ trách nhiệm quan, đơn vị phải thực 27 công tác kiểm soát văn bản; Việc rà soát văn chậm, chưa đạt yêu cầu chất lượng thời gian theo quy định, nội dung hướng dẫn phản ánh kiến nghị quy định hành số quan, đơn vị chưa thực thực chưa theo hướng dẫn Quy trình quản lý, giải văn đi, văn đến quan chưa quy định pháp luật, tượng để thất lạc hồ sơ, văn bản; không cập nhật thông tin xử lý văn vào Phần mềm Quản lý văn điều hành Bộ; có trường hợp văn sai sót thể thức trình bày phát hành; việc lập, lưu trữ, thu nộp hồ sơ, tài liệu quan chưa thật đầy đủ, kịp thời theo quy định; việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lí văn chưa thực hiệu Thủ trưởng số đơn vị chưa quan tâm công tác quản lý hoạt động văn thư, lưu trữ công cụ phục vụ đạo, điều hành; đội ngũ công chức văn thư, lưu trữ số đơn vị thiếu không chuyên trách, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng yêu cầu theo quy định; sở vật chất phục vụ công tác văn thư, lưu trữ hạn chế, chưa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ, đặc biệt kho bảo quản tài liệu lưu trữ đơn vị có tài khoản riêng Dẫn đến việc quản lý giải văn trì trệ không khoa học Công tác tập huấn truyền thông hướng dẫn văn pháp luật kiểm soát tổ chức thực văn chưa thường xuyên nên quan nhận thức vai trò kiểm soát tổ chức thực văn mức độ đinh Việc phối hợp với quan, đơn vị khác chưa đầy đủ 3.3 Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Để hoàn thiện nâng cao chất lượng văn phòng nhiệm vụ kiểm soát, hệ thống tổ chức thực văn chiếm vị trí đặc biệt quan trọng, xuất phát từ đặc điểm hệ thống pháp luật hành nhiều hạn chế, thường xuyên sửa đổi, bổ sung lại nhiều quan ban hành, nhiều loại hình thức văn 28 tồn Do đó, quan nhà nước cần phải quan tâm tới hoạt động rà soát, hệ thống hóa văn nhằm kịp thời loại bỏ văn trái, mâu thuẫn, chồng chéo, quy định hết hiệu lực, ban hành văn góp phần nâng cao chất lượng hệ thống pháp luật để bước điều chỉnh quan tổ chức áp dụng thực chức nhiệm vụ quyền hạn Kiểm soát, hệ thống hóa văn việc mới, song thực tế công tác chưa thực quan tâm triển khai cách thống, Vì vậy, thời gian qua hiệu kiểm soát, hệ thống hóa văn chưa cao Việc triển khai đồng nâng cao hiệu quả, chất lượng công tác kiểm soát, tổ chức thực văn bản, góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu công tác văn phòng, trang bị thêm kiến thức, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho cán làm công tác kiểm soát, hệ thống hóa văn cần thiết, đặc biệt điều kiện yêu cầu ngày cao nhu cầu phát triển kinh tế, hội nhập quốc tế Văn phòng lĩnh vực quan trọng quan nói chung UBND huyện Chợ Đồn nói riêng Đảng Nhà nước ta có nhiều văn quy phạm pháp luật quy đinh công tác văn thư – lưu trữ Qua thời gian khảo sát thực tế em xin đề xuất số ý kiến mang tính cá nhân khắc phục hạn chế công tác kiểm soát tổ chức thực văn nêu trên: -Lãnh đạo quan tăng cường công tác đạo thực nhiệm vụ hành tăng cường công tác kiểm tra, tra việc thực kiểm soát tổ chức thực văn quan theo kế hoạch xây dựng có biện pháp khắc phục hạn chế công tác kiểm soát - Tổ chức đăng ký lớp đào tạo, bồi dưỡng theo kế hoạch Sở Nội vụ Thực chế độ sách liên quan đến công tác kiểm soát văn 29 - Đẩy mạnh cải tiến lề lối làm việc, quy trình giải công việc, chế độ phối hợp công tác quan, đơn vị theo hướng ngày đơn giản, thuận tiện, nhanh chóng - Đề cao vai trò, trách nhiệm cán bộ, công chức công tác kiểm soát tổ chức thực văn Từng bước nâng cao chất lượng đội ngũ công chức làm công tác tham mưu giúp việc kiểm soát hệ thống văn quan,cử công chức có trình độ, lực, nhiệt tình làm nhiệm vụ tham mưu, giúp việc kiểm soát tổ chức thực văn quan góp phần nâng cao chất lượng công tác văn phòng - Đẩy mạnh công tác tuyên truyền công tác kiểm soát tổ chức thực văn phương tiện thông tin đại chúng nội quan nhằm nâng cao nhận thức, trách nhiệm cán bộ, công chức, viêc chức thực thi công vụ - Bố trí đủ kinh phí từ ngân sách nhà nước cho việc thực kế hoạch, đề án, dự án cho công tác kiểm soát tổ chức thực văn - Tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ quan, để phục vụ cho công tác Kiểm soát văn dễ dàng - Thủ trưởng đơn vị soạn thảo văn chịu trách nhiệm tính hợp pháp, nội dung thể thức văn Văn thư quan có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng kiểm tra văn trước phát hành, kiên không phát hành văn sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày Tăng cường công tác quản lý, sử dụng dấu đơn vị, đảm bảo thực quy định - Thực trình tự quản lý văn văn đến theo quy định Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ việc quản lý văn bản, lập hồ sơ lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan 30 - Tăng cường công tác hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ đơn vị Báo cáo lãnh đạo kịp thời có biện pháp chấn chỉnh đơn vị có tượng vi phạm chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ - Phòng Nội vụ: Là quan thường trực giúp UBND huyện thực chương trình tổng thể kế hoạch kiểm soát tổ chức thực văn hàng năm huyện; Tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện đạo triển khai thực công tác kiểm soát văn địa bàn huyện; đôn đốc, hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo kết thực quan, đơn vị 31 Tài liệu tham khảo: Trang điện tử : Tailieu.vn Giáo trình “ Văn quản lý nhà nước Kỹ thuật soạn thảo văn bản”của tác giả, TS.Lê Văn In(chủ biên), TS Nghiêm Kỳ Hồng,Ths Đỗ Văn Đọc; NXB : Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh Cuốn sách: “ Một số nội dung quy trình rà soát hệ thống hóa Văn Quy phạm pháp luật” Bài viết: “ Điều kiện để bảo đảm cho công tác kiểm tra văn bản” “ Vai trò công tác kiểm tra hoạt động kiểm soát văn bản” “ Khái quát công tác kiểm soát thủ tục hành chính” 32