Đang tải... (xem toàn văn)
Làm việc với một nhóm, dù ở cương vị người trưởng nhóm riêng lẻ hoặc lãnh đạo vài nhóm, là một phần quan trọng trong vai trò của người quản lý. Hình thức làm việc theo nhóm ngày càng trở nên phổ biến khi các tổ chức gồm nhiều tầng nấc trong những công ty truyền thống đã nhường chỗ cho cách thức làm việc bao quát và đa năng. Quyển sách “Quản lý nhóm” này là một tài liệu hướng dẫn thiết thực và không thể thiếu được khi quản lý nhóm, bao gồm nhiều lĩnh vực như xác định các kỹ năng để hoàn thành một dự án, xây dựng niềm tin giữa các cá nhân trong nhóm, và tối đa hóa hiệu quả thực hiện công việc. Đây cũng là một cẩm nang quan trọng đối với bất cứ ai tham gia làm việc theo nhóm cho dù họ chỉ là người mới bắt đầu hoặc là một trưởng nhóm đã có nhiều kinh nghiệm. Với bảng tự đánh giá vào cuối quyển sách bạn có thể kiểm tra khả năng quản lý của mình, và với 101 lời khuyên súc tích cùng những ví dụ cụ thể sẽ giúp bạn có được những thông tin thiết thực và khách quan về việc quản lý nhóm.
LỜI GIỚI THIỆU àm việc với nhóm, dù cương vị người trưởng nhóm riêng lẻ lãnh đạo vài nhóm, phần quan trọng vai trò người quản lý Hình thức làm việc theo nhóm ngày trở nên phổ biến tổ chức gồm nhiều tầng nấc công ty truyền thống nhường chỗ cho cách thức làm việc bao quát đa Quyển sách “Quản lý nhóm” tài liệu hướng dẫn thiết thực thiếu quản lý nhóm, bao gồm nhiều lĩnh vực xác định kỹ để hoàn thành dự án, xây dựng niềm tin cá nhân nhóm, tối đa hóa hiệu thực công việc Đây cẩm nang quan trọng tham gia làm việc theo nhóm cho dù họ người bắt đầu trưởng nhóm có nhiều kinh nghiệm Với bảng tự đánh giá vào cuối sách bạn kiểm tra khả quản lý mình, với 101 lời khuyên súc tích ví dụ cụ thể giúp bạn có thông tin thiết thực khách quan việc quản lý nhóm L HIỂU NHƯ THẾ NÀO VỀ NHÓM Làm việc theo nhóm tảng cho tất phương thức quản lý thành công Quản lý tốt nhóm làm việc thách thức lớn thú vị nhà quản lý cho dù bắt đầu hay có nhiều kinh nghiệm YẾU TỐ TẠO NÊN MỘT NHÓM LÀM VIỆC CÓ HIỆU QUẢ? ột nhóm làm việc nghĩa lực lượng động, thay đổi đầy sức sống, hình thành từ số người làm việc với Các thành viên nhóm thảo luận mục tiêu, đánh giá ý tưởng, đưa định làm việc theo mục tiêu định M LÀM VIỆC TRÊN TINH THẦN HỢP TÁC Tất nhóm làm việc thành công có chung đặc điểm như: khả lãnh đạo tốt hiệu quả; xác định mục tiêu; đưa định phù hợp; khả hành động kịp thời theo định; tự trao đổi; nắm vững kỹ thuật kỹ cần thiết để hoàn thành dự án giao; đặt tiêu cụ thể để nhóm hướng tới; hết, tìm cân người làm việc với mục tiêu chung nhóm Mỗi thành viên cần đóng góp điều cho nhóm PHÂN TÍCH CÁC NHIỆM VỤ CỦA NHÓM Các nhóm làm việc thành công thường có từ đến 25 người hơn, quan trọng hết quy mô hoạt động phải phù hợp với hình thức tổ chức mà thành viên thực tốt công việc giao Có hình thức để thực công việc, là: Đối với công việc hoạt động theo quy trình lặp lặp lại trở nên quen thuộc, thành viên cần có vai trò cố định độc lập để hoàn thành công việc; Nên cẩn thận xây dựng mục tiêu nhóm nghiêm túc thực mục tiêu giống dây chuyền lắp ráp; Đối với công việc đòi hỏi có sáng tạo đó, thành viên có vai trò cố định, thành viên làm việc theo nhiều cách thức khác thống nhất, giống tạo sản phẩm mới; Đối với công việc đòi hỏi có sáng tạo đóng góp cá nhân, cần có người làm việc gần gũi giống đối tác hợp tác Phong cách làm việc thường phổ biến cách thức quản lý cấp cao LÀM VIỆC TRÊN TINH THẦN HỢP TÁC Một nhóm gồm người lãnh đạo thảo luận kế hoạch thành viên nhóm đưa Tất thành viên nhóm thoải mái tham gia thảo luận Sau đó, trưởng nhóm nhận xét ý kiến đóng góp Hãy nhớ thành viên nhóm phải hỗ trợ lẫn thành viên KHƠI DẬY TIỀM NĂNG Không có giới hạn tiềm nhóm làm việc có hiệu Đứng trước nhiệm vụ "không thể thực được", thành viên nhóm củng cố niềm tin cho để biến "không thể" thành thực Khả đổi tập thể mạnh khả đổi cá nhân, sức mạnh trí tuệ nhóm, cho dù có thành viên, kết hợp lại vượt qua sức mạnh trí tuệ người Bằng cách khai thác sức mạnh trí tuệ này, nhóm làm việc đạt đột phá thực Chẳng hạn, nhóm kỹ sư công ty yêu cầu tăng gấp đôi công suất máy Vấn đề tưởng thực Thế với kết hợp nhóm, suất máy tăng gấp ba, cao so với yêu cầu LÀM VIỆC TẬP THỂ Chia mục đích dài hạn thành nhiều dự án ngắn hạn Để khai thác tận dụng tối đa lợi sức mạnh làm việc theo nhóm, cần khuyến khích kết hợp trí tuệ tính cách cá nhân Điều quan trọng để đạt kết Việc đề mục tiêu dài hạn cho nhóm khuyến khích nhóm làm việc theo tinh thần tập thể, tạo ý thức làm việc khẩn trương, loại bỏ thói quan liêu tiềm ẩn nhóm tập trung để đạt kết cụ thể thời gian ngắn Tác động từ kết đột phá nhóm riêng lẻ động lực để kích thích tinh thần làm việc toàn công ty LÀM VIỆC THEO HƯỚNG HIỂU BIẾT NHAU Khuyến khích trao đổi cởi mở làm thông suốt nguồn thông tin nhằm bảo đảm Xác định rõ thời hạn hoàn thành dự án thành viên hiểu biết đầy đủ khả kinh nghiệm có nhóm NẮM VỮNG MỤC TIÊU CHUNG Khi nhóm làm việc hình thành, bước quan trọng xây dựng mục tiêu hoạt động cho nhóm Nhóm khó phát triển tất thành viên nhóm theo đuổi mục đích khác Các mục tiêu thay đổi trình hoạt động, chẳng hạn sản phẩm tung thị trường, ưu tiên hàng đầu nhóm tập trung nghiên cứu tính cạnh tranh sản phẩm Nếu mục đích nâng cao thỏa mãn nhu cầu khách hàng, mục tiêu nhóm tìm cách cung cấp dịch vụ có chất lượng cao Tùy theo trường hợp, mục tiêu làm việc nhóm là: Nâng cao suất sản xuất Cải thiện chất lượng sản xuất Làm cho tất người lao động tham gia vào trình định nhằm nâng cao mức độ thỏa mãn công việc họ Xem xét hệ thống thực tế làm việc để giảm lãng phí thời gian Xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng để nắm rõ nhu cầu thị trường NHỮNG KHÁC BIỆT VỀ VĂN HÓA Các nhóm làm việc đa chức năng, đa ngành liên phòng ban phổ biến ngày rộng rãi phương Tây hình thức thiết lập Nhật Bản từ nhiều năm Tại số công ty Anh, giám đốc dành nửa thời gian để làm việc theo nhóm; thái độ dân chủ nhiều người Bắc Mỹ giúp họ nhanh chóng thích nghi cách làm việc Người châu Âu lục địa có khuynh hướng thích hệ thống quản lý gồm nhiều tầng nấc theo truyền thống, sức ép cạnh tranh ngày tăng nhu cầu đẩy nhanh tốc độ theo thị trường buộc cấp lãnh đạo phải thay đổi theo CẢI THIỆN KẾT QUẢ THỰC HIỆN Theo kết khảo sát tiến hành 230 cán phụ trách nhân sự, Trung tâm Đào tạo Phát triển Hoa Kỳ cho biết làm việc theo nhóm dẫn đến gia tăng đáng kể kết thực số lĩnh vực chủ chốt HÌNH THỨC VÀ NHIỆM VỤ CỦA NHÓM C ó nhiều hình thức nhóm làm việc, thức không thức, nhóm phải có hình thức tổ chức phù hợp để hoàn thành nhiệm vụ cụ thể Các trưởng nhóm cần hiểu rõ mục tiêu mục đích nhóm nhằm xếp nhiệm vụ cho phù Cần sớm có định hình thức tổ chức nhóm để phù hợp với mục tiêu bạn hợp theo hình thức tổ chức nhóm NHÓM CHÍNH THỨC Nhóm thức tảng quan trọng tổ chức Nhóm thường làm việc lâu dài, thực công việc lặp lặp lại có phân công rõ ràng, thể hình thức sau: Cố gắng thắt chặt mối quan hệ với thành viên nhóm khác dù nhóm thức không thức Nhóm điều hành đa chức cấp giám đốc, có trình độ chuyên môn cao; Nhóm làm việc đa chức có tất cấp, dùng kiến thức chuyên môn để giải vấn đề điều hành dự án; Nhóm kinh doanh có tất cấp tổ chức, gồm người có chuyên môn làm việc lâu dài nhằm đảm nhận đề án cụ thể; Hãy tìm người bảo trợ người vị trí cao cấp thúc đẩy công việc nhóm Nhóm hỗ trợ thức giúp quản lý chuyên môn nội lĩnh vực NHÓM KHÔNG CHÍNH THỨC Gồm người tập hợp lại với không thường xuyên để thực công việc sở không thức tất tổ chức Nhóm làm việc không thức Nhắc nhở thành viên biết tất người tham gia nhóm hình thành theo hình thức định để giải nhiều nhu cầu, như: Nhóm theo dự án tạm thời làm việc với để thực nhiệm vụ cụ thể; Nhóm tạo thay đổi thảo luận chiến lược xử lý cố vấn đề cụ thể xảy lần; Nhóm “nóng” thảo luận lấy ý kiến đề án đòi hỏi có sáng tạo bảo đảm tính độc lập tự phát biểu thảo luận; Nhóm công tác tạm thời giải không thức vấn đề công việc cụ thể thời gian ngắn CÁC CHỨC NĂNG CỦA NHÓM Biểu đồ minh họa nhóm tất cấp thực chức tổ chức Các màu sắc biểu thị phòng ban khác làm việc độc lập theo phân công Hiện nhiều tổ chức khuyến khích phòng ban cấp làm việc gắn bó với để sử dụng chuyên môn họ NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý Thành viên nhóm cá nhân cần tôn trọng Nhóm đa chức giúp thành viên nhóm có hội tìm hiểu vai trò công việc nhóm khác Nhóm liên phòng ban thường gặp trở ngại phân bổ chi phí Nhóm làm việc thức cần yếu tố không thức để kích thích tái tạo cảm hứng công việc Nhóm làm việc không nhóm có thành viên chi phối Tất thành viên nhóm phải bảo đảm họ hướng mục tiêu SO SÁNH GIỮA CÁC NHÓM CHÍNH THỨC VÀ KHÔNG CHÍNH THỨC Nhóm làm việc thức lãnh đạo có khuynh hướng nguyên tắc: quy định quy trình làm việc công ty phải tuân thủ, thường xuyên thực báo cáo, ghi chép tiến độ kết đạt Cũng theo cách thức nhóm không thức làm việc theo quy trình chặt chẽ Những ý tưởng giải pháp giải cho vấn đề đưa không thường xuyên Tuy nhiên, điều quan trọng cần lưu ý nhóm phải hướng đến kết quả, cho dù nhóm thức hay không thức Ví dụ, đặc thù tính chất nhóm “nóng” tạm thời, không thường xuyên, việc thảo luận đề án lý để làm nguyên tắc chung 10 Lấy việc gắn kết mục tiêu làm mức độ đo lường tập trung nhóm nhóm CHỌN LỰA CÁC THÀNH VIÊN CHO NHÓM Một bí để lãnh đạo nhóm thành công phát huy kỹ thành viên nhóm cho phù hợp với hình thức công việc mà họ thực Chẳng hạn, sản phẩm khởi xướng cần có ý tưởng mới, nhóm làm việc phải nhóm đa chức năng, gồm người từ phận khác áp dụng chuyên môn khả sáng tạo riêng để nghiên cứu đề án từ nhiều góc độ Ngược lại, công việc yêu cầu phải có kiến thức chuyên sâu hệ thống kế toán, rõ ràng cần tuyển dụng đặc biệt người số người có hiểu biết xuất sắc chuyên môn phận tài Khi cần phải thay đổi dự án, cần thiết nên thay 11 Sử dụng sức mạnh to lớn mối quan hệ thân thiện để tăng cường hoạt động nhóm thành viên không vai trò thích hợp thành viên XÂY DỰNG QUAN HỆ THÂN THIỆN TRONG NHÓM Điều quan trọng cần tạo bầu không khí thoải mái, thân thiện họp thức nhóm, việc tuân thủ số thủ tục hành có tương phản với cách thức thất thường, đột xuất, chí lộn xộn họp không thức không định trước nhóm Cố gắng tạo bầu không khí để tất ý tưởng đưa ý lắng nghe thảo luận cởi mở Bầu không khí dễ chịu tất thành viên nhóm quan hệ với người bạn không đồng nghiệp Vì thế, cần khuyến khích thành viên nhóm thức lẫn không thức nên dành thời gian cho sau họp thức hay làm việc Tổ chức kiện xã hội tuyên dương thành nhóm nhằm trì bầu không khí thân thiện Tình bạn chân thành cá nhân tác động đến tinh thần đoàn kết nhóm TRÒ CHUYỆN THÂN MẬT Trò chuyện với đồng nghiệp làm việc môi trường thân thiện giúp xây dựng quan hệ chặt chẽ nhóm Khuyến khích gặp mặt không thức để có hội trao đổi quan điểm ý kiến bầu không khí thoải mái XÂY DỰNG CÁC NHÓM PHÙ HỢP VỚI TỪNG LOẠI CÔNG VIỆC HÌNH THỨC NHÓM NHIỆM VỤ VÀ ĐẶC ĐIỂM • Quản lý hoạt động hàng ngày tổ chức NHÓM ĐIỀU HÀNH phận Thường xuyên có Nhóm đa chức trưởng nhóm điều hành Các họp theo chương trình theo báo cáo thành viên chọn theo vai trò, chẳng hạn giám • Căn thông tin phận cấp Nếu việc đốc tài kiểm tra biểu yếu kém, nên tổ chức họp để giải tranh chấp cá nhân • Tháo gỡ trở ngại cách trao đổi ý NHÓM ĐA CHỨC NĂNG Nhóm làm việc theo đa ngành, liên phòng ban, hình thành cấp công ty tưởng khác nhiệm vụ cụ thể, chẳng hạn khởi xướng sản phẩm • Các thành viên nhóm dùng lĩnh vực chuyên môn kỹ khác để giải vấn đề hay công việc • Điều hành phận tối ưu hóa kết NHÓM KINH DOANH • Phụ thuộc vào trưởng nhóm - người thường xuyên Một nhóm người chịu trách nhiệm điều hành lâu dài có thay đổi nhóm để tối ưu hóa cách dự án phận tổ chức làm việc thường chịu giám sát tương đối chặt chẽ • Mang nặng cách làm việc theo thói quen, chẳng hạn NHÓM HỖ TRỢ CHÍNH THỨC Nhóm hỗ trợ cung cấp dịch vụ tài chính, hệ thống thông tin, hành bố trí nhân phận văn thư, hiệu phận thiếu thành công chung nhóm • Phụ thuộc vào quy trình làm việc, đưa phạm vi nâng cao suất theo cách làm việc nhóm, có khuynh hướng cục NHÓM DỰ ÁN • Yêu cầu có nhiều tiểu nhóm công việc chia Một nhóm gồm người tuyển chọn làm việc nhỏ, lập kế hoạch chi tiết kỷ luật làm việc nghiêm với thời hạn dự án, chẳng hạn xây • Phụ thuộc vào hiểu biết gần gũi thành viên dựng công trình NHÓM TẠO RA SỰ THAY ĐỔI Một nhóm gồm chuyên gia có nhiệm vụ tạo thay đổi Giá trị công việc phụ thuộc vào khả tập thể nhóm Đôi công việc không thuộc sở trường nhóm cách thức làm việc tổ chức tốt • Tạo ảnh hưởng văn hóa công ty để cải thiện kết thông qua ứng dụng phương pháp • Lãnh đạo người tin tưởng vào thay đổi cống hiến nhiều cho tổ chức • Tập trung vào nhiệm vụ thâm nhập thị NHÓM “NÓNG” Là phận độc lập với phận khác, thường làm việc địa điểm xa công ty trường tạo chương trình sản phẩm • Gồm nhóm người đạt thành tích cao, độc lập, linh hoạt, nghiên cứu nhiều tình đạt kết nhanh chóng NHÓM CÔNG TÁC TẠM THỜI Một phận thành lập thời gian ngắn để nghiên cứu giải vấn đề công việc cụ thể báo cáo kết cho ban quản lý • Thiết lập hệ thống công nghệ thông tin mới, tháo gỡ vướng mắc sản xuất, tham gia nhiệm vụ tương tự, thường làm việc áp lực cao • Sử dụng quy trình không thức đưa đạt mục tiêu nhóm nghiệp khách hàng • Tự đánh giá: tự xếp loại theo cá nhân theo thành viên nhóm • Giá trị bổ sung: đóng góp thêm nhiệm vụ cụ thể giao 79 Thông báo kiện số liệu liên quan trước họp nhóm để kiểm điểm THEO DÕI SỰ TIẾN TRIỂN CỦA NHÓM M ột nhóm làm việc hiệu cần phải trì tính động nhóm Thường xuyên xem xét tiến triển nhóm, đưa cách nhìn tổng thể yêu cầu thành viên nhóm, cá nhân tổ, xác định rõ khía cạnh dự án để cải thiện 80 Đừng tạo xung đột cá nhân thành viên họp kiểm điểm tương lai TỔ CHỨC HỌP KIỂM ĐIỂM TRONG NHÓM Thường xuyên tổ chức buổi họp kiểm điểm nhằm tăng cường khả làm việc theo nhóm tạo động lực để phát triển Các họp gồm nhóm thành viên chủ chốt nhóm Việc kiểm điểm nhằm kiểm tra kết thực nhóm so với mục tiêu đề ra, đồng thời kiểm tra kết so sánh có giá trị thông tin đối thủ cạnh tranh Kiểm tra phương pháp làm việc để biết phương pháp có phù hợp không xem xét giai đoạn cần làm Nếu thấy cần thiết, nên giao cho người có kinh nghiệm xây dựng kế hoạch hành động nhóm XEM XÉT SỰ TIẾN TRIỂN Minh họa cho thấy hai kết xảy công việc nhóm – kết tích cực kết tiêu cực Mặc dù có khởi đầu tốt, dễ dàng để lại cho nhóm vấn đề mang tính cá nhân làm cản trở tiến trình nhóm Hãy dừng 81 Nên nhớ tất mối quan hệ thay đổi theo thời gian 82 Tránh tình đánh giá thấp lờ thông tin xấu lại trước tiếp tục tiến hành trao đổi cởi mở thẳng thắn NÊU BẬT NHỮNG TRỞ NGẠI Khi nhóm hình thành, hoạt động nhóm theo quy trình riêng biệt Theo dõi quy trình để tìm cách tiết kiệm thời gian tiền bạc, đồng thời cải thiện chất lượng công việc Đây giá trị thực tiễn làm việc theo nhóm phương diện kết lẫn thảo luận liên quan để đạt kết Chẳng hạn, nhóm lập biểu đồ tiến độ để biết đơn đặt hàng khách hàng tiến hành giao kết thúc Mỗi hoạt động tất thời điểm đưa định ghi vào biểu đồ Nếu biểu đồ tiến độ cho thấy có vướng mắc đó, nhóm nên vẽ biểu đồ nguyên nhân kết quả, sau giải cải thiện tình hình ỨNG XỬ TRƯỚC NHỮNG THÔNG TIN Bên cạnh thông tin có từ họp kiểm điểm kết phân tích nhóm, nhóm nhận thông tin từ bên ngoài, giảm giá cổ phiếu thị trường đặc biệt chẳng hạn Trong số trường hợp, thân nhóm nên tìm thông tin mới, ví dụ phản ứng khách hàng trước dự định thay đổi số dịch vụ nhóm Một số thông tin có từ việc thu thập số liệu thông qua phân tích như: loại hoạt động chi phí, loại sản phẩm tạo lợi nhuận Để trì động lực phát triển, nhóm cần sử dụng thông tin để định nên thay đổi cải tiến Khuyến khích thành viên nhóm xem xét thông tin có loại bớt số hoạt động, giảm bớt số chi phí, tăng số giá để đạt kết chung tốt HUẤN LUYỆN NHÓM H uấn luyện giúp cải thiện kỹ chuyên môn thành viên nhóm; xây dựng mối quan hệ cá nhân người quản lý với người nội nhóm; thường xuyên xem xét nâng cao kỹ nhóm để đối phó cách 83 Cuối ngày, nên hỏi xem nhóm có tiến triển không 84 Lắng nghe phản hồi người tham gia chương trình huấn luyện thành công trước thách thức tương lai ĐÁNH GIÁ CHI PHÍ Mặc dù có chi phí liên quan đến huấn luyện, rẻ so với chi phí phát sinh kéo dài chương trình huấn luyện làm thiệt hại đến kết thực Hãy tính chi phí liên quan đến huấn luyện, gồm chi phí huấn luyện cán bộ, nhân viên, tài liệu, tiền thuê phòng, học phí, ăn ở, lại khoản khác để làm việc Cân đo chi phí với khoản tài dự kiến thu tiến rõ rệt việc thực nhóm sau khóa huấn luyện LÀM VIỆC VỚI CÁC THÀNH VIÊN TRONG NHÓM Yêu cầu thành viên nhóm đánh giá kỹ yếu họ Khích lệ họ nói với bạn chỗ họ cảm thấy cần huấn luyện nhiều kỹ hơn, ví dụ dùng phần mềm vi tính chuyên ngành chẳng hạn Nếu bạn có kinh nghiệm liên quan, bạn dành thời gian để huấn luyện cho họ HUẤN LUYỆN CÁC THÀNH VIÊN TRONG NHÓM Khi cố gắng tối ưu hóa kỹ khác nhóm, nên nhóm tham gia vào trình hoạch định phát triển nhóm Mục đích tăng cường sức mạnh loại bỏ yếu tất thành viên nhóm, phát triển kỹ để nắm bắt hội tới cần thiết, xóa mặc cảm Hãy thảo luận mục đích với nhóm, lập kế hoạch huấn luyện làm việc với cá nhân nhu cầu thân họ đem lại lợi ích sau cho dự án cho nhóm 85 Tìm điều kiện trang thiết bị huấn luyện tốt 86 Tham khảo với nhà tư vấn để xây dựng khóa huấn luyện cho nhóm HUẤN LUYỆN TRƯỞNG NHÓM Là trưởng nhóm, bạn phải chứng tỏ phẩm chất cần thiết để quản lý thành công nhóm Bảo đảm bạn đào tạo kỹ cần thiết xây dựng mức độ ưu tiên, theo đuổi tiến bộ, phân công, phân nhiệm thúc đẩy công việc Làm cho kỹ hợp thành phận tách rời kế hoạch phát triển cá nhân bạn bảo đảm thành viên nhóm, đặc biệt cấp phó, phát triển kỹ quản lý họ Chú ý lắng nghe, góp ý xây dựng, khoan dung trước thiếu sót uốn nắn, sửa chữa sai sót đó, bảo đảm tính khách quan 87 Vào ngày làm việc ngoại cảnh sử dụng thời gian ăn uống để đưa dự định không thức phẩm chất người quản lý mà thành viên cần nhóm cho dự án sau SỬ DỤNG NHỮNG NGÀY LÀM VIỆC NGOẠI CẢNH Thỉnh thoảng nên đưa nhóm đến địa điểm cách xa nơi làm việc để tham gia buổi huấn luyện Bảo đảm tất thành viên hiểu bạn vạch việc làm có ý nghĩa lớn mặt chiến lược có ý định giữ lâu dài kết buổi huấn luyện chương trình thảo luận nhóm Cho người tham gia vào buổi huấn luyện để họ đưa nhận xét góp ý mang tính xây dựng Hãy đưa họ đến nơi chọn với chương trình hành động thống nhất, bảo đảm tất thành viên chịu trách nhiệm thực nội dung chương trình hành động LÀM VIỆC NGOẠI CẢNH Những buổi họp quan giúp cho thành viên nhóm sử dụng cách sáng tạo tối đa thời gian họ, trao đổi ý kiến tập trung huấn luyện, xao lãng thông thường XÂY DỰNG CÁC CHỈ TIÊU C ác tiêu đóng vai trò vô quan trọng toàn trình làm việc theo nhóm Các tiêu bảo đảm cho sản phẩm giao hàng đáp ứng nhu cầu khách hàng, thời gian giao hàng, giới hạn ngân sách tiêu chuẩn chất 88 Khuyến khích người tham gia thiết lập tiêu để phát huy thống cách thức làm việc theo nhóm 89 Thúc đẩy nhóm làm việc cách cho phép họ tham gia định làm để đáp ứng tiêu lượng Các tiêu thước đo làm sở cho việc khen thưởng SỬ DỤNG CÁC CHỈ TIÊU ĐỂ THÚC ĐẨY NHÓM Những thành công, chương trình huấn luyện kết học hỏi, tất động lực thúc đẩy mạnh mẽ, cách tốt để bạn muốn cho nhóm biết ước mong bạn Thúc đẩy nhóm bạn đạt mục tiêu cụ thể cách mô tả cách hệ thống tiêu xem thách thức phải đối mặt thông qua việc kết hợp kỹ nỗ lực họ Bạn tăng cường thúc đẩy nhóm cách cho phép thành viên thiết lập tiêu riêng cho họ Tạo hội để họ suy nghĩ kỹ tiêu thảo luận với làm để đạt vượt mức tiêu Nhờ có động lực mạnh mẽ việc xác lập tiêu, họ thành công cách vượt qua thân họ VÍ DỤ THỰC TẾ Elain người nghiên cứu thầm lặng đầy nghị lực việc thiết lập tổng đài xử lý gọi để giải nhu cầu khách hàng Cô có hội để đảm nhận nhiều trách nhiệm quyền lựa chọn tham gia vào ba dự án Elain chọn làm việc cho nhóm có nhiệm vụ giám sát số lượng, hình thức gọi xử lý thắc mắc công chúng Thật có số người gọi không nhận thông tin mà họ muốn, Elain tự hoạch định vòng sáu tháng phải đạt tiêu làm hài lòng 90% khách hàng có gọi phúc đáp Elain bắt đầu tổ chức lại điều kiện nghiên cứu công ty đẩy nhanh số lần phản hồi gọi cải thiện cách thức xủ lý Elain động trước thách thức mà cô đặt cho thân, thời gian ngắn cô cải thiện mức độ làm hài lòng khách hàng THÚC ĐẨY CÁ NHÂN Thách thức trước vai trò có nhiều trách nhiệm mong muốn nhìn thấy dự án thành công, thúc đẩy thành viên nhóm tự thiết lập đạt 90 Bảo đảm mục tiêu nhóm phải thành viên hưởng ứng, nên thay đổi mục tiêu thành viên không chấp nhận mục tiêu đầy tham vọng CÁC MỤC TIÊU MANG TÍNH THÚC ĐẨY Thách thức lớn mà bạn trình bày trước nhóm mục tiêu mang tính "thúc đẩy" nhóm Nghĩa việc xác lập tiêu đạt cách sử dụng kỹ thúc đẩy lực trước nhóm Ngay nhóm thành công thực tốt tiêu chuẩn có với điều kiện bạn phải hỗ trợ thích hợp cho họ Hãy thiết lập mục tiêu thúc đẩy có mục đích rõ ràng, xuyên suốt, thực tế, khả thi hiệu Mục tiêu tạo loạt mục tiêu phụ bạn phân chia thành 91 Một nhóm mục tiêu mang tính thúc đẩy nhóm có kết thực nhóm có mục tiêu thúc đẩy mục tiêu nhiệm vụ riêng lẻ SỬA ĐỔI CÁC CHỈ TIÊU Một tiêu, dù mang tính thúc đẩy hay không, liên quan đến kế hoạch Nếu kế hoạch thất bại tiêu không thực hiện, tìm hiểu Tổ chức họp với nhóm để phân tích vấn đề bạn xác định nguyên nhân định cách thức giải mục tiêu nhóm, sau Đưa mục tiêu phù hợp với tình hình Bằng cách làm này, làm nhóm trở nên động so với kế hoạch trước nhóm giải vấn đề, kế hoạch lập lần thứ hai cải thiện tiêu ban đầu NHỮNG CÂU NÓI DÙNG ĐỂ ĐỘNG VIÊN Mọi người ủng hộ cách quản lý mang tính xây dựng Đừng bày tỏ nghi ngờ khả nhóm, luôn chứng tỏ tin tưởng vào khả đạt tiêu nhóm, để thành viên nhóm cảm thấy đánh giá cao “Tôi biết yêu cầu việc làm được, biết nhóm thực được” “Tại không hoàn thành tiêu đó, bạn nghĩ có cần xem xét lại kế hoạch ban đầu không?” “Cảm ơn, công việc thật tuyệt vời, nghĩ bạn sẵn sàng làm điều để đạt kết lớn hơn” “Nếu ngày thụt lùi, việc đạt mục tiêu chẳng khác cánh buồm lặng gió” KHEN THƯỞNG KẾT QUẢ THỰC HIỆN 92 Cho phép nhân viên bạn phát biểu ý kiến cần xác định mức khen thưởng ục đích chế độ khen thưởng khích lệ nhóm cải thiện kết thực chung Cẩn thận tính toán phần thưởng, nên chọn hình thức khen thưởng thích hợp Thưởng hình thức khích lệ tinh thần tài chính, kết hợp hai Cả hai hình thức phổ biến M NHỮNG KHÁC BIỆT VỀ VĂN HÓA Có khác văn hóa khen thưởng đánh giá thực khu vực Ở Mỹ, quyền sở hữu cổ phần trở nên phổ biến số ngành công nghiệp, Nhật, vấn đề Các tập đoàn lớn có quy mô khắp châu Âu ngày có khuynh hướng khen thưởng nhân viên cách trả lương theo kết thực THÔNG BÁO SỐ LIỆU Khi sử dụng tiêu kết đạt để khích lệ khen thưởng, hàng loạt số liệu liên quan phải tất nhóm biết chấp nhận Công khai số fax, bảng thông báo, thư báo, phương tiện điện tử tin, thông báo cho người biết rõ chế độ khen thưởng áp dụng Bảo đảm thành viên hiểu phương thức chia thưởng, biết tiêu mà họ mong đợi đạt tới nhìn thấy số liệu kết thực thực họ Chỉ họ đánh giá họ hướng tới lợi ích họ hưởng, kể từ nhóm theo 93 Tránh sử dụng bảng chung để thông báo kết quả, thành viên mức thấp cảm thấy không vui lực cá nhân XÂY DỰNG CÁC MỨC KHEN THƯỞNG Cần xem xét đánh giá khách quan để xây dựng chế độ khen thưởng phù hợp Ấn định mức thưởng thấp, nhuệ khí nỗ lực nhóm giảm xuống Ngược lại, với chế độ khen thưởng hào phóng bạn không thúc đẩy nhóm Khi tính toán mức khen thưởng, thực mà bạn cho hợp lý theo nhóm bạn cách xem xét kết thực trước họ kết thực phòng, ban tổ chức tương tự Khi nhóm gặt hái kinh nghiệm kỹ năng, bạn phải nâng cao tầm nhìn bạn cách xây dựng mức khen thưởng cao để khuyến khích thành viên tiếp tục tự thúc đẩy họ thực mức độ tốt CHỌN CÁC MỨC KHEN THƯỞNG MỨC THƯỞNG TĂNG LƯƠNG Nâng mức lương không liên quan trực tiếp đến kết thực không liên quan đến yếu tố làm việc theo nhóm THỰC HIỆN LỢI ÍCH ĐỐI VỚI NHÓM • Khi chấp thuận mức lương chung, • Các thành viên nhóm biết ban lãnh đạo không yêu cầu làm mặt tài họ đâu thêm giao công việc đặc • Tránh tăng nhiều mức thưởng khác biệt theo mức lương không ổn định • Có thể bắt tay để đẩy • Có thể loại bỏ yếu tố cạnh tranh nhanh mức độ công việc nhóm • Cần cách thức có ý nghĩa TIỀN THƯỞNG Có thể thực theo số hình thức chia khoản tiết kiệm có từ kết nỗ lực nhóm dựa vào thực khoản tiền • Khuyến khích thành viên có thành thưởng tích cắt giảm chi phí cải tiến chất • Có thể cho phép nhóm định lượng quỹ tiền thưởng nhóm chia khoản tiền thưởng chung tăng lên • Có thể biểu lộ để xem thành • Hành động giống động viên nhóm đánh giá với lực dài hạn thúc đẩy cá nhân CHIA LỢI NHUẬN Thường khoản lợi nhuận ấn định chia cho người lao động công ty phòng ban QUYỀN SỞ HỮU CỔ PHẦN Thưởng cổ phần cho thành viên nhóm theo mức từ xuống nhiều công ty cổ phần • Ban lãnh đạo phải tìm • Thưởng theo lợi nhuận hình thức phương pháp công việc phổ biến người lao động phân chia lợi nhuận động lực lớn thúc đẩy cá nhân • Nếu lợi ích chia cho • Nâng cao ý thức người tuân thủ nhóm, bạn không thiết phải xem cách thức làm việc theo nhóm mục xét đến kết cá nhân đích chung • Liên quan trực tiếp đến kết • Tự hào sở hữu cổ phần công ty kết thực phấn khích tinh thần nhóm, nhân viên tùy thuộc vào giá trị cổ phần • Giúp giảm khoảng cách "chúng nỗ lực thành công nhóm chúng ta" ban lãnh đạo • Đồng kết thành viên nhân viên với kết chung nhóm • Các thành viên thích công nhận • Ban lãnh đạo phải cẩn thận để SỰ CÔNG NHẬN tránh tỏ ý ngoại lệ thay Có nhiều hình thức áp dụng mong đợi thưởng vật, kỳ nghỉ • Khuyến khích người thực chiêu đãi tốt công việc kết phần thưởng để thúc đẩy công việc cho dù lời nói kèm theo giá trị vật khen thưởng • Có thể khen thưởng cho nhóm cá nhân • Những phần thưởng tốt tạo bầu không khí nhóm tốt THƯỞNG GỘP Các hình thức thưởng kết hợp với nỗ lực tối đa nhóm cá nhân • Luôn quan tâm nhấn mạnh đến • Phần thưởng trọn gói kích thích công nhận cá nhân thúc đẩy: nhiều giúp đỡ khác • Cho phép ban lãnh đạo kết hợp để chứng tỏ lúc quan tâm phần thưởng cho cá nhân với phần • Tất công nhận cấp lãnh thưởng phạm vi công ty đạo cao cấp yếu tố làm việc thành tích làm việc theo theo nhóm làm tăng tinh thần nhóm nhuệ khí nhóm cách mạnh mẽ THÍCH NGHI VỚI SỰ THAY ĐỔI Q uản lý thay đổi nhanh chóng trở thành đề tài bật thực tiễn quản lý Ngày thay đổi diễn nhanh thị trường ngày quốc tế hóa đổi công nghệ ngày phát triển Bảo đảm nhóm bạn thích nghi với nhiều 94 Hãy định người theo dõi thay đổi có liên quan thị trường 95 Cần chuẩn bị để thay đổi yếu tố kế hoạch thay đổi từ bên ĐOÁN TRƯỚC SỰ THAY ĐỔI Qua trình hoạt động nhóm, điều tránh nhiệm vụ nhóm thay đổi mặt mục tiêu, thời gian biểu, yếu tố chi phí thời hạn hoàn thành Để đạt thành công, nhóm cần chuẩn bị để nhanh chóng thích nghi với hoàn cảnh Các áp lực từ bên buộc phải có thay đổi nhóm Về nhân sự, có người đến người Bảo đảm thành viên nhóm nhận nhu cầu thay đổi sẵn lòng chấp nhận thay đổi xảy hình thức PHÂN TÍCH CÁC HÌNH THỨC THAY ĐỔI CÁC HÌNH THỨC THAY ĐỔI BỐ TRÍ LẠI NHÂN VIÊN Một số thành viên nhóm và số khác gia nhập vào nhóm; vai trò tổ chức lại QUẢN LÝ Chiến lược chủ trương quản lý tác động đến nhóm DỰ ÁN Nội dung cách thức làm việc theo nhóm thay đổi cách HIỆU QUẢ Trưởng nhóm phải có định để cải thiện hiệu nhóm NHỮNG TÁC ĐỘNG CỦA THAY ĐỔI • Có thể liên quan đến thay đổi thực tế làm việc loạt mục tiêu nhóm nói chung • Tạo hội để tiến hành khởi đầu • Nhóm phải chịu trách nhiệm trước phòng, ban khác • Có thể tăng cường giám sát quản lý từ bên • Các thách thức nhóm cần phải chứng minh giá trị kết thực khả quan • Các hoàn cảnh bên từ bên buộc phải có thay đổi lớn mục tiêu thời biểu dự án, đánh giá thấp yếu tố dự án • Dự án phải khởi động lại từ vạch xuất phát • Tăng cường khả thành viên nhóm để hoàn thành tiêu • Có thể yêu cầu kế hoạch hành động bố trí lại nhân • Nhấn mạnh đến yếu tố tích cực phương thức THƯỜNG XUYÊN THÔNG BÁO CHO NHÓM Nếu bạn thông báo thay đổi với nhiệt tình, nhóm bày tỏ thái độ tích cực kiện Nói cho người biết sớm tốt chi tiết cần có hầu hết vấn đề cần giải quyết, nói rõ ý kiến bạn, nhưng, thông qua tất phương tiện thông tin, tạo trao đổi mang tính hai chiều Những thay đổi tác động đến thành viên nhóm, người cần có hội để phản hồi Hãy ý lắng nghe phản ứng nhóm, nhóm tham gia vào việc định nhóm chấp nhận thay đổi LÀM CHO MỌI NGƯỜI HIỂU VỀ SỰ THAY ĐỔI Để tránh suy đoán đồn đại thay đổi tới, bảo đảm thành viên nhóm không cảm thấy lo âu, tìm cách làm cho 96 Nên nhớ có số người sợ thay đổi 97 Tìm kiếm thành viên nhóm thúc đẩy thay đổi người biết xảy tốt đẹp NẮM BẮT CƠ HỘI Những biến động thị trường, tiến công nghệ, đối thủ cạnh tranh đơn giản thị hiếu thị trường xuất tạo áp lực cho nhóm, thay đổi không mong muốn sử dụng để tạo sức bật cho tiến trình đổi Cố gắng phân tích dự kiến thay đổi cách khách quan Những mặt không thuận lợi bổ sung loại bỏ nào? Làm để khai thác mặt tích cực? Làm phân tích cần có họp lấy ý kiến kế hoạch hành động lựa chọn để giải thay đổi, tìm kiếm kế hoạch gặp bất lợi có nhiều hội tiến người nhóm HOẠCH ĐỊNH CÁC MỤC TIÊU TƯƠNG LAI CHO NHÓM ầm nhìn làm cho nhóm gắn kết với không chấm dứt nhiệm vụ giao kết thúc Xem xét tương lai nhóm, góc độ tổ cá nhân, tiến nghề nghiệp thành viên bị tác động kinh nghiệm thành công họ nhóm T 98 Chủ trì đánh giá tiến nghề nghiệp cá nhân theo định kỳ 99 Nên nhớ việc động viên cá nhân giúp ích cho nhóm PHÁT TRIỂN NHÓM Mục tiêu nhóm làm việc với nhằm bảo đảm thành công cho nhiệm vụ giao, mục tiêu gặp nhiều thuận lợi cá nhân thành viên thường xuyên nâng cao kỹ Những trưởng nhóm giỏi hiểu thành công tới nhóm phụ thuộc nhiều vào cá nhân phát triển Hãy hành động huấn luyện viên cố vấn nghề nghiệp cho thành viên nhóm bạn Giúp cho nghề nghiệp họ thăng tiến cách phát triển tài bẩm sinh, đào tạo, giúp đỡ, đặt thách thức mang tính thúc đẩy, tiêu có tính thực tế Điều 100 Thống kế hoạch nghề nghiệp dành cho thành viên nhóm hỗ trợ họ cần có lợi cho thành viên có lợi cho nhóm bạn ĐỂ CHO MỌI NGƯỜI TRƯỞNG THÀNH Nhóm lớn, công việc nhóm nhiều, có nhiều hội cho thành viên phát triển nghề nghiệp họ cách thay đổi qua nhiều vai trò đề bạt vị trí cao Trong việc đề bạt thường theo phương thẳng đứng việc phát triển nghề nghiệp nhóm tiến triển theo chiều ngang: người di chuyển đến nhóm lớn nhóm thực dự án mức độ cao Đừng nản lòng việc Hãy giúp đỡ đồng nghiệp có nhiều hứa hẹn tìm vị trí phù hợp nơi đó, dù bên hay bên nhóm Ngay tổ chức đề bạt theo chiều thẳng đứng gặp nhiều khó khăn hơn, cá nhân có hội để tiến triển họ chuyển từ nhóm sang nhóm khác THĂNG TIẾN Biểu đồ nêu hai khả lựa chọn thăng tiến nghề nghiệp Theo đường thẳng đứng truyền thống, thăng tiến nghề nghiệp thực cách di chuyển từ tổ chức đến tổ chức khác đề bạt theo hướng lên, thăng tiến theo chiều ngang thực theo cách di chuyển từ nhóm có nhiều quyền hạn đến nhóm có nhiều công việc NHỮNG CÂU HỎI CHO CHÍNH BẠN Bạn muốn nghề bạn sử dụng đâu 10 năm tới? Bạn có suy nghĩ nghiêm túc lựa chọn nghề nghiệp bạn không? Cuối bạn có đánh giá đường thăng tiến suôn sẻ nghề nghiệp bạn tầm tay bạn không? Bạn có xem xét kinh nghiệm bạn cần phải có để theo đường nghề nghiệp mà bạn chọn không? Bạn có biết việc đóng góp bạn thành công nhóm giúp làm thăng tiến nghề nghiệp bạn không? XÂY DỰNG NGHỀ NGHIỆP Dù bạn đồng nghiệp cấp cao khác có giúp đỡ đến đâu, cá nhân thành viên nhóm phải nhận thức họ phải chịu trách nhiệm toàn nghề nghiệp họ Khuyến khích thành viên nhóm xem việc làm việc cho nhóm phận trình học tập, học mở hội mới, cần xây dựng nhiều lực để đảm nhận vị trí tiếp theo, cho dù nhóm, phòng ban khác, bên tổ chức Xây dựng nghề nghiệp, giống cách thức làm việc theo nhóm tốt, luôn có hiệu đặt tiêu Các thành viên nhóm muốn làm việc đâu theo độ tuổi không? Họ cần đáp ứng lực cho vị trí đó? Hãy giúp họ tìm cách trả lời cho vấn đề 100 Giữ quan hệ với tất thành viên nhóm sau họ đi, bạn muốn làm việc lại với họ sau này bạn giúp họ có bàn đạp đường đến thành công ĐÁNH GIÁ KHẢ NĂNG QUẢN LÝ NHÓM LỰA CHỌN Không Thỉnh thoảng Thường xuyên Luôn uản lý nhóm trình bao gồm nhiều khía cạnh cần phải xem xét Nếu bạn quản lý nhóm, bảng tự đánh giá kiểm tra chất lượng phương pháp làm việc khả điều hành nhân viên bạn Nếu bạn thành viên nhóm, bảng tự đánh giá kiểm tra khả quản lý bạn Hãy trung thực với bạn nghĩ : câu trả lời bạn “không bao giờ”, đánh dấu số 1; “luôn luôn”, đánh dấu số 4; tiếp tục Cộng tất điểm xem phần “Phân tích” để biết kết bạn Dùng câu trả lời bạn để xác định lĩnh vực cần cải thiện Q PHÂN TÍCH Sau hoàn tất việc đánh giá, cộng tất điểm bạn lại kiểm tra kết thực bạn cách đọc phần đánh giá tương ứng phía Bạn đạt có khả đạt mức thành công Luôn có chỗ để cải thiện Xác định lĩnh vực yếu bạn tham khảo phần liên quan sách này, bạn tìm lời khuyên thông tin thiết thực giúp bạn thiết lập trau dồi kỹ quản lý 32 – 63: Bạn không theo kịp nhịp độ thay đổi Hãy tìm cách cập nhật cách quản lý bạn 64 – 95: Bạn có số phẩm chất quản lý tốt, cần tập trung cải thiện lĩnh vực yếu 96 – 128: Đây số điểm thật tuyệt vời, đừng để tuyệt vời ru ngủ bạn cảm giác tự mãn – liên tục cải thiện nâng cao thân Chia sẻ ebook : http://downloadsach.com/ Follow us on Facebook : https://www.facebook.com/caphebuoitoi