Đang tải... (xem toàn văn)
THÔNG ĐIỆP CỦA CHỦ TỊCHKOMATSU VIETNAMCông ty cổ phần Komatsu Việt Nam, thuộc tập đoàn TC, là nhà phân phối độc quyền các thiết bị xây dựng, máy mỏ, xe nâng, máy phát điện Komatsu tại Việt Nam. Thế mạnh của Komatsu Việt Nam dựa trên giá trị thương hiệu Komatsu, với tính chuyên nghiệp cao, thiết bị hiện đại, mạnh mẽ của Nhật Bản, kết hợp với tính năng động, sáng tạo, cần cù, hãnh tiến của người Việt Nam, những hiểu biết sâu sắc về văn hoá, con người và thị trường Việt Nam. Komatsu Việt Nam là sự kết hợp hài hoà giữa tính dân tộc và thời đại, sự hoà quyện trên cơ sở lòng tin, tính chuyên nghiệp, cam kết cộng đồng và xoá nhoà các rào cản về văn hoá, ngôn ngữ, màu da, cộng hưởng những điểm mạnh, giảm thiểu những hạn chế của từng dân tộc, quốc gia. Điều đó đem đến động lực để phát triển xã hội và kinh tế Việt Nam. Mục tiêu của chúng ta là : Chiếm trọn niềm tin và sự hài lòng của khách hàng bằng việc ngày càng •hoàn thiện, nâng cao chất lượng dịch vụ tới khách hàng, người sử dụng các thiết bị Komatsu tại Việt Nam và khu vực. Đưa được nhiều hơn nữa các thiết bị tiên tiến Komatsu vào các công trình, •đóng góp tích cực và chủ động hơn vào quá trình xây dựng và phát triển đất nước. Mỗi thành viên, bất kể là ai, ở vị trí làm việc nào, đều cảm thấy hài lòng với •vị trí làm việc của mình, có quyền đóng góp và được đánh giá xứng đáng cho những cống hiến của bản thân về tâm huyết, trí tuệ, công sức cho sự thành công của Komatsu Việt Nam.Chúng ta chắc chắn rằng, Komatsu Việt Nam sẽ trở thành một doanh nghiệp hàng đầu không những trong lĩnh vực cung cấp thiết bị khai thác mà còn là điểm sáng trong việc khơi dậy những ước mơ cháy bỏng cho cộng đồng muốn được cống hiến và muốn được vươn xa… BA GIÁ TRỊ CỐT LÕI KOMATSU VIETNAMMỗi doanh nghiệp luôn có và trân trọng một vài giá trị tinh thần cốt lõi nào đó. Từ những giá trị cốt lõi đó, phát sinh thêm các giá trị khác và từ đó, các giá trị này chi phối và kiểm soát các hoạt động, hành vi, ứng xử của các thành viên doanh nghiệp. Với Komatsu Việt Nam, những giá trị cốt lõi có thể là: Tôn trọng – Trẻ trung – Khát vọng vươn lên.I. Giá trị thứ nhất Tôn trọng.Tôn trọng bao gồm cả tôn trọng bản thân, chính là lòng tự trọng; Tôn trọng các thành viên khác, khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, tôn trọng luật pháp, quy chế, quy định, sự cam kết, v.v. Tự trọng Mỗi người sinh ra cho đến khi trưởng thành đã được truyền, cảm thụ và tích luỹ những giá trị văn hoá hàng nghìn năm của Việt Nam thông qua học tập một phần và chủ yếu bằng cảm thụ tự nhiên trong vòng tay gia đình, xã hội, các lễ hội, tập tục, các bài đồng dao, ca dao, dân ca, hương ước, gia phả, v.v. Cố thủ tướng Phạm Văn Đồng đánh giá rất cao hình thức giáo dục này, ông gọi đó là “Giáo dục Tiềm” , giáo dục mà không dạy dỗ, giáo dục thông qua các hoạt động tự nhiên hàng ngày. Mỗi thành viên trong tổ chức có thể giàu hơn một chút, có thể nhiều bằng cấp hơn người khác một chút, nhưng so sánh tương đối với các giá trị tinh thần, văn hoá được tích luỹ của từng thành viên, thì sự khác biệt này là rất nhỏ và không đáng kể. Điều đó giải thích, có thể một người đạp xích lô, một người thợ xây dựng, một người quét rác có thể có những ý tưởng độc đáo, hữu hiệu hơn nhiều các vị tiến sỹ, giáo sư, hay nhà quản lý, lãnh đạo.Komatsu Vietnam10Cho nên, mỗi thành viên Komatsu Việt Nam ý thức được điều đó, hành xử, nói và làm một cách tự tin, dân chủ, bình đẳng và công bằng trước mọi thành viên khác, dù người đó giàu hay nghèo hơn mình, dù người đó được đào tạo nhiều hơn hay ít hơn mình, người đó giữ vị trí cao hơn hay thấp hơn mình trong tổ chức.Tự trọng cũng là không muốn người khác động đến, phê phán, nhắc nhở mình. Để không ai phải nhắc nhở, cách tốt nhất là tôn trọng những cam kết của mình trong công việc, thời gian, chấp hành nội quy, quy chế, quy trình làm việc, v.v. Tôn trọngCông ty tôn trọng những cam kết đối với người lao động về quyền lợi, bảo hiểm, an toàn lao động, kiểm tra sức khoẻ và luôn tạo điều kiện thuận lợi để có một môi trường làm việc chuyên nghiệp, hoà đồng và dân chủ.Tôn trọng thời gian, cam kết, quy trình chính là tính chuyên nghiệp. Sẽ không ai dám chê tính chuyên nghiệp của một người kỹ sư khi phục vụ bảo trì đúng như cam kết với khách hàng, kể cả về nội dung công việc, đúng hạn, vệ sinh sạch sẽ sau công việc, báo cáo đầy đủ.Tự trọng và tôn trọng người khác sẽ dẫn dắt hành vi đúng đắn của từng thành viên, tôn trọng đồng nghiệp, khách hàng, đối tác, dù họ là ai, từ đâu tới, tôn trọng văn hoá, nếp sống của họ. Khi đó, Komatsu Việt Nam thực sự sẽ ”xoá nhoà các rào cản về văn hoá, ngôn ngữ, màu da, cộng hưởng những điểm mạnh giảm thiểu những hạn chế của từng dân tộc, quốc gia“ để đạt được những sứ mệnh và tầm nhìn đã đặt ra.Như vậy, từ giá trị cốt lõi, Tôn trọng, chúng ta đã thấy những giá trị phát sinh: Chuyên nghiệp, dân chủ, bình đẳng và tinh thần làm việc theo đội ngũ.
Komatsu Vietnam SỔ TAY NHÂN VIÊN * EMPLOYEE’S HAND BOOK (Phát hành lần I) Hà Nội 2009 LỜI GIỚI THIỆU Để thực hoàn thành hoài bão mình, người, tổ chức cần lựa chọn cho hướng đi, phong cách phù hợp với môi trường, người hoàn cảnh kinh doanh cụ thể Komatsu Việt Nam doanh nghiệp trẻ, tràn đầy sức sống khát vọng vươn lên Chúng ta lựa chọn cho phong cách làm việc phù hợp để thực sứ mệnh tầm nhìn mà công ty đặt Phong cách thể sách nhỏ này, biên soạn công phu tập thể phòng Nhân - Komatsu Việt Nam Nhân dịp kỷ niệm năm thành lập công ty, xin giới thiệu “Sổ tay nhân viên” tới thành viên công ty Cho dù bạn người đến hay có thâm niên, đọc, cảm nhận tạo dựng môi trường làm việc thân thiện, hoà đồng, hiệu chuyên nghiệp đại gia đình Komatsu Việt Nam Nguyễn Tuấn Anh Nội dung THÔNG ĐIỆP CỦA CHỦ TỊCH Mở đầu - BA GIÁ TRỊ CỐT LÕI KOMATSU VIETNAM CHƯƠNG I - Với Khách Hàng 13 1.1 KVN nhân tố giúp khách hàng thành công 13 1.2 Chinh phục niềm tin khách hàng tính cam kết cao 13 1.3 Chinh phục tình cảm khách hàng tận tụy chân tình 13 1.4 Luôn tôn trọng Uy tín hình ảnh KVN tiếp xúc với khách hàng 14 1.5 Vậy hình ảnh KVN cần diện mắt khách hàng? 14 CHƯƠNG II - Với Nhà cung cấp bạn hàng .15 2.1 Công mối liên hệ với nhà cung cấp 15 2.2 Tôn trọng độc lập sáng tạo .15 CHƯƠNG III - Ý thức cá nhân 17 Chín điểm ý thức nhân viên cần có .17 Định hướng khách hàng 17 Đúng .17 Hợp tác làm việc theo đội ngũ 17 Chuyên tâm vào mục đích 19 Chiều hướng suy nghĩ tiến 20 Chuyên tâm chi phí 20 Chuyên tâm chất lượng 20 Tôn trọng, bảo vệ quyền lợi tài sản công ty 21 An toàn nghĩa vụ xã hội 22 CHƯƠNG IV - Cư xử nơi làm việc 23 4.1 Ý nghĩa “5S” .23 4.2 Quan hệ người nơi làm việc ứng xử .24 CHƯƠNG V - Những vấn đề giao tiếp .31 5.1 Những vấn đề nói chuyện lắng nghe .31 5.2 Những vấn đề giao thiệp thương mại 32 5.3 Trao đổi thư điện tử 35 5.4 Chủ trì tham gia họp 35 5.5 Branstorming 36 CHƯƠNG VI - Khai sáng, phát triển thân .37 6.1 Khai sáng thân .37 6.2 Cách thức khai sáng thân .38 NHỮNG MỐC SON LỊCH SỬ KOMATSU VIỆT NAM 39 VIẾT TẮT KVN KAP KFA Komatsu Vietnam Komatsu Châu Á Thái Bình Dương Komatsu Forklift Châu Á Thái Bình Dương THÔNG ĐIỆP CỦA CHỦ TỊCH KOMATSU VIETNAM Công ty cổ phần Komatsu Việt Nam, thuộc tập đoàn T&C, nhà phân phối độc quyền thiết bị xây dựng, máy mỏ, xe nâng, máy phát điện Komatsu Việt Nam Thế mạnh Komatsu Việt Nam dựa giá trị thương hiệu Komatsu, với tính chuyên nghiệp cao, thiết bị đại, mạnh mẽ Nhật Bản, kết hợp với tính động, sáng tạo, cần cù, hãnh tiến người Việt Nam, hiểu biết sâu sắc văn hoá, người thị trường Việt Nam Komatsu Việt Nam kết hợp hài hoà tính dân tộc thời đại, hoà quyện sở lòng tin, tính chuyên nghiệp, cam kết cộng đồng xoá nhoà rào cản văn hoá, ngôn ngữ, màu da, cộng hưởng điểm mạnh, giảm thiểu hạn chế dân tộc, quốc gia Điều đem đến động lực để phát triển xã hội kinh tế Việt Nam Mục tiêu là : • Chiếm trọn niềm tin hài lòng khách hàng việc ngày hoàn thiện, nâng cao chất lượng dịch vụ tới khách hàng, người sử dụng thiết bị Komatsu Việt Nam khu vực • Đưa nhiều thiết bị tiên tiến Komatsu vào công trình, đóng góp tích cực chủ động vào trình xây dựng phát triển đất nước • Mỗi thành viên, ai, vị trí làm việc nào, cảm thấy hài lòng với vị trí làm việc mình, có quyền đóng góp đánh giá xứng đáng cho cống hiến thân tâm huyết, trí tuệ, công sức cho thành công Komatsu Việt Nam Chúng ta chắn rằng, Komatsu Việt Nam trở thành doanh nghiệp hàng đầu lĩnh vực cung cấp thiết bị khai thác mà điểm sáng việc khơi dậy ước mơ cháy bỏng cho cộng đồng muốn cống hiến muốn vươn xa… Nguyễn Thành Công Sổ tay nhân viên Mở đầu BA GIÁ TRỊ CỐT LÕI KOMATSU VIETNAM Mỗi doanh nghiệp có trân trọng vài giá trị tinh thần cốt lõi Từ giá trị cốt lõi đó, phát sinh thêm giá trị khác từ đó, giá trị chi phối kiểm soát hoạt động, hành vi, ứng xử thành viên doanh nghiệp Với Komatsu Việt Nam, giá trị cốt lõi là: Tôn trọng – Trẻ trung – Khát vọng vươn lên I Giá trị thứ - Tôn trọng Tôn trọng bao gồm tôn trọng thân, lòng tự trọng; Tôn trọng thành viên khác, khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, tôn trọng luật pháp, quy chế, quy định, cam kết, v.v Tự trọng Mỗi người sinh trưởng thành truyền, cảm thụ tích luỹ giá trị văn hoá hàng nghìn năm Việt Nam thông qua học tập phần chủ yếu cảm thụ tự nhiên vòng tay gia đình, xã hội, lễ hội, tập tục, đồng dao, ca dao, dân ca, hương ước, gia phả, v.v Cố thủ tướng Phạm Văn Đồng đánh giá cao hình thức giáo dục này, ông gọi “Giáo dục Tiềm” , giáo dục mà không dạy dỗ, giáo dục thông qua hoạt động tự nhiên hàng ngày Mỗi thành viên tổ chức giàu chút, nhiều cấp người khác chút, so sánh tương giá trị tinh thần, văn hoá tích luỹ thành viên, khác biệt nhỏ không đáng kể Điều giải thích, người đạp xích lô, người thợ xây dựng, người quét rác có ý tưởng độc đáo, hữu hiệu nhiều vị tiến sỹ, giáo sư, hay nhà quản lý, lãnh đạo Komatsu Vietnam Cho nên, thành viên Komatsu Việt Nam ý thức điều đó, hành xử, nói làm cách tự tin, dân chủ, bình đẳng công trước thành viên khác, dù người giàu hay nghèo mình, dù người đào tạo nhiều hay mình, người giữ vị trí cao hay thấp tổ chức Tự trọng không muốn người khác động đến, phê phán, nhắc nhở Để nhắc nhở, cách tốt tôn trọng cam kết công việc, thời gian, chấp hành nội quy, quy chế, quy trình làm việc, v.v Tôn trọng Công ty tôn trọng cam kết người lao động quyền lợi, bảo hiểm, an toàn lao động, kiểm tra sức khoẻ tạo điều kiện thuận lợi để có môi trường làm việc chuyên nghiệp, hoà đồng dân chủ Tôn trọng thời gian, cam kết, quy trình tính chuyên nghiệp Sẽ không dám chê tính chuyên nghiệp người kỹ sư phục vụ bảo trì cam kết với khách hàng, kể nội dung công việc, hạn, vệ sinh sau công việc, báo cáo đầy đủ Tự trọng tôn trọng người khác dẫn dắt hành vi đắn thành viên, tôn trọng đồng nghiệp, khách hàng, đối tác, dù họ ai, từ đâu tới, tôn trọng văn hoá, nếp sống họ Khi đó, Komatsu Việt Nam thực ”xoá nhoà rào cản văn hoá, ngôn ngữ, màu da, cộng hưởng điểm mạnh giảm thiểu hạn chế dân tộc, quốc gia“ để đạt sứ mệnh tầm nhìn đặt Như vậy, từ giá trị cốt lõi, Tôn trọng, thấy giá trị phát sinh: Chuyên nghiệp, dân chủ, bình đẳng tinh thần làm việc theo đội ngũ 10 Komatsu Vietnam h.) Thủ tục chào hỏi trao đổi danh thiếp i.) Những kỹ cần thiết nói chuyện mặt đối mặt (nói chuyện với khách tới thăm) j.) Cách thức thực nhận điện thoại 4.2.3 Nhân viên kinh doanh, kỹ thuật Kiểu nhân viên kinh doanh, kỹ thuật tiến xa: a.) Tính tình vui vẻ * Giọng nói to * Nói rõ * Nhanh nhẹn sắc sảo * Gương mặt tươi cười b.) Người linh hoạt c.) Không trốn tránh gặp tình khó khăn d.) Có thể cảm thông quan tâm đến người xung quanh e.) Có khả lên kế hoạch chiến lược tổng thể 4.2.4 Nhà kinh doanh thực tốt công việc biết quản lý thời gian a.) Đến văn phòng trước làm việc phút b.) Lập kế hoạch cho ngày làm việc thực theo kế hoạch c.) Có khả sâu vào công việc ngồi vào bàn làm việc 26 Sổ tay nhân viên d.) Không sa vào thói quen tán gẫu, chơi điện tử, trao đổi phiếm mạng làm việc e.) Hẹn trước đến thăm f.) Không thực viếng thăm công việc mà qua điện thoại giải g.) Thực gọi điện thoại ngắn gọn, rõ ràng thẳng vào vấn đề h.) Sắp xếp thời gian vấn đề giải thời gian làm việc i.) Ngay thời gian giờ, lên kế hoạch trước việc làm j.) Sau kết thúc ngày làm việc, chuẩn bị cho ngày 4.2.5 Cơ sở cho việc thiết lập quan hệ tin tưởng lẫn với khách hàng: a.) Không phê phán công ty công ty khách hàng Tự hào công ty không khen b.) Đôi cần tham gia giúp đỡ khách hàng công việc riêng c.) Tránh câu hỏi vấn đề cá nhân cách thiếu tế nhị d.) Khi thiết lập hẹn, giữ hẹn e.) Đón tiếp người quan trọng tiếp đón cấp mình, trọng đến quan điểm, mong muốn sở thích người 27 Komatsu Vietnam 4.2.6 Nhân viên văn phòng Nếu nhân viên kinh doanh, kỹ thuật người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, nhân viên văn phòng (hành chính, kế toán, thư ký, bảo vệ, v.v) thường gọi “Hậu phương” (Back Office staff ) Từ nhận định trên, thấy rằng, sứ mệnh nhân viên văn phòng trợ giúp tối đa nhân viên bán hàng, kỹ thuật công tác kinh doanh thỏa mãn nhu cầu khách hàng Quan điểm “Không chấp nhận lý từ chủ quan bên KVN mà cản trở tới hợp đồng bán hàng công ty” tiêu chí làm việc nhân viên văn phòng Kiểu nhân viên văn phòng tiến xa: a.) Tính tình vui vẻ b.) Nhiệt tình, sẵn sàng giúp đỡ người khác c.) Linh hoạt, tháo vát, sẵn sàng đương đầu với khó khăn, công việc phát sinh e.) Luôn có mặt sớm văn phòng, để sẵn sàng hỗ trợ phận khác việc công tác, bán hàng f.) Lên kế hoạch cho công việc cụ thể lâu dài hàng năm 28 Sổ tay nhân viên 4.2.7 Nhân viên lái xe Lái xe công việc đặc biệt, vừa cung cấp dịch vụ vận chuyển, sát cánh nhân viên kinh doanh, kỹ thuật phục vụ khách hàng vừa nhân tố quan trọng việc tạo lập trì hình ảnh đẹp KVN mắt khách hàng, đối tác cộng đồng Sử dụng xe có logo KVN, mặc đồng phục KVN, tác phong, ăn mặc, ứng xử lái xe hiểu hình ảnh đội ngũ KVN Vì thế, lái xe KVN cần nhận thức rõ tầm quan trọng đóng góp thành công KVN Một người lái xe mẫu mực người: a.) Ăn mặc gọn gàng, giữ thái độ hòa nhã, cởi mở, tác phong lịch đàng hoàng phục vụ, giao tiếp b.) Đưa đón thời gian, địa điểm yêu cầu c.) Lái xe cẩn thận tạo cảm giác an tâm, thoải mái cho người ngồi xe d.) Sẵn sàng phục vụ có yêu cầu 29 Komatsu Vietnam e.) Luôn giữ gìn xe trạng thái sẽ, sẵn sàng phục vụ f.) Chủ động giúp đỡ người sử dụng xe cần thiết g.) Hạn chế tối đa việc sử dụng điện thoại di động lái xe 30 Sổ tay nhân viên CHƯƠNG V Những vấn đề giao tiếp 5.1 Những vấn đề nói chuyện lắng nghe 5.1.1 Những kỹ thuật nói chuyện a.) Nhìn vào mắt đối tác (giao tiếp mắt) • Không đảo mắt nhìn xung quanh • Không cúi đầu nói chuyện b.) Duy trì tư đẹp • Không khoanh tay vào (vòng qua ngực) • Không rung đùi • Không xoa nắn phần người • Không lắc lư người • Không dồn trọng lượng lệch bên c.) Không thay đổi chủ đề cách kỳ quặc • Không đột ngột chuyển sang nói chuyện vấn đề cá nhân • Tránh sử dụng từ lóng từ sáo rỗng, thiếu chân thành d.) Sử dụng từ dễ hiểu • Không sử dụng cụm từ ngoại ngữ nhiều • Tránh sử dụng thuật ngữ, từ lóng thức thời thuật ngữ chuyên môn 5.1.2 Những kỹ thuật lắng nghe a.) Hiểu đối tác họ nói chuyện 31 Komatsu Vietnam • Sử dụng từ đơn giản để thể hưởng ứng nói chuyện b.) Nhìn vào mắt đối tác Hướng nhẹ thân phía người nói • Không dồn trọng lượng lệch bên c.) Tận dụng thời để đưa ý kiến thắc mắc Sử dụng từ thuật ngữ mà đối tác sử dụng d.) Khuyến khích đối tác nói nhiều Không cắt ngang đối tác nói chuyện 5.2 Những vấn đề giao thiệp thương mại 5.2.1 Nhận thực điện thoại Sau ví dụ tiêu cực xử lý điện thoại: a.) Kiểu tắc kè hoa Thay đổi giọng nói đột ngột đôi lúc khiến người nghe bối rối, khó hiểu b.) Kiểu công kích Công kích phủ đầu không để đối tượng kịp trình bày, giải thích c.) Kiểu đơn điệu Giọng nói đều trả lời điện thoại, hoàn toàn thiếu nhã nhặn d.) Kiểu cụm từ tâm đắc Nhắc nhắc lại cụm từ tâm đắc bắt chước, chối tai người nghe e.) Kiểu thiếu oxy Kết thúc câu nói giọng yếu ớt khó nghe 32 Sổ tay nhân viên f.) Kiểu kéo dài nhàm Cuộc nói chuyện xoay quanh, xoay quanh khó nắm bắt điểm g.) Kiểu rò rỉ thông tin Không che miệng nói đến vấn đề bí mật làm lộ thông tin h.) Kiểu trọng hoá thân Thực gọi mà không quan tâm tới điều kiện đối tác, bận hay có việc riêng, v.v i.) Kiểu vô cảm, vô can Nghĩ nói chuyện không liên quan đến thân dập máy mà làm rõ cách hợp lý Người bên cạnh vắng, chuông điện thoại đổ mà không nghe hộ j.) Kiểu trốn tránh Để chuông điện thoại đổ lâu (quá hồi mà không nghe) Không nhấc máy để nhận thêm việc 5.2.2 Viết tài liệu thương mại Viết tài liệu thương mại cần hiểu rõ người nhận tài liệu Họ mong đợi từ tài liệu mà chuẩn bị Có vậy, tài liệu đáp ứng nhu cầu khiến họ để tâm, đọc hiểu điều tài liệu muốn nêu Nói chung, tài liệu cần bảo đảm tiêu chí sau: a.) Bố cục hiệu Sử dụng dấu chấm xuống dòng, giãn cách dòng, đoạn cho dễ đọc, dễ theo dõi ghi nhớ Tránh cách trình bày đều, liền mạch, dễ làm người đọc mệt mỏi 33 Komatsu Vietnam b.) Điều chỉnh tỷ lệ chữ văn Không nhiều kiểu chữ văn Sử dụng hợp lý kiểu chữ, tô đậm, gạch chân văn Quá lạm dụng công cụ văn làm mệt mỏi người đọc c.) Tiêu đề vị trí thích hợp Thêm tiêu đề sau 300 - 400 từ d.) Tích cực sử dụng thuật ngữ trọng điểm Điều để rút ngắn tài liệu Không viết tắt nhiều Lần sử dụng cụm từ viết tắt, phải có giải thích e.) Sử dụng ký hiệu, dấu hiệu chỗ Giúp dễ đọc không làm mỏi mắt 5.2.3 Tiếp thu đạo đưa mệnh lệnh a.) Ghi lại đạo b.) Nêu câu hỏi c.) Nhắc lại đạo d.) Ngay đạo hay mệnh lệnh, có khác biệt “một mệnh lệnh”, “yêu cầu” “gợi ý” 5.2.4 Làm báo cáo a.) Trình bày kết luận đầu báo cáo b.) Phân biệt trình bày ý kiến thân c.) Làm báo cáo sớm Có thể làm báo cáo ngắn, tạm thời, khẩn cấp, sau phải hoàn thiện chi tiết gửi lại sau d.) Báo cáo miệng hay báo cáo văn tuỳ thuộc vào hoàn cảnh cho phù hợp Nếu báo cáo miệng, nên ghi nhận vào sổ cá nhân để nhớ 34 Sổ tay nhân viên 5.3 Trao đổi thư điện tử Thư điện tử công cụ hữu hiệu trao đổi bên bên doanh nghiệp Một thư điện tử chuyên nghiệp cần: a.) Gửi cho đối tượng cần, “to:” cho người nhận trực tiếp mong muốn có phản hồi, “c/c:” cho người liên quan để thông báo Đối với đồng nghiệp tuổi trẻ hơn, tránh dùng Mr; người lớn tuổi hơn, dùng anh chị Đối với đối tác, tùy theo văn hóa họ b.) Nên có đầy đủ chủ đề (subject), địa chỉ, điện thoại liên hệ người gửi Chủ đề phải tương ứng với nội dung c.) Nên trả lời thư vòng 24 dù có câu trả lời hay chưa cho vấn đề nêu hỏi 5.4 Chủ trì tham gia họp 5.4.1 Chủ trì họp Chủ trì, tổ chức họp chuyên nghiệp, hiệu cần: a.) Chuẩn bị kỹ chủ đề, tài liệu, danh sách người cần tham dự b.) Triệu tập họp cần nêu rõ người cần tham gia (“to:” thư điện tử), báo để biết (“c/c:” thư điện tử), điểm cần giải quyết, địa điểm, thời gian bắt đầu dự kiến kéo dài c.) Cư xử đồng với tất người tham gia d.) Lịch sự, không cắt ngang người phát biểu không thực công kích cá nhân e.) Giải vấn đề một, kết thúc f.) Viết biên họp gửi cho thành viên liên quan 35 Komatsu Vietnam 5.4.2 Tham gia họp Tham gia họp cách chuyên nghiệp: a.) Tìm hiểu kỹ chủ đề giải quyết, chuẩn bị ý kiến tài liệu chứng minh cho ý kiến phát biểu b.) Có mặt sớm mời chút để ổn định chỗ ngồi c.) Tham gia nhiệt tình vào nội dung họp, kể nghe tích cực phát biểu Khi phát biểu, nên trình bày ngắn gọn, có trọng tâm d.) Tắt điện thoại di động để chế độ rung không chuông 5.5 Branstorming Branstorming (Bão ý tưởng) phương pháp phát huy tối đa trí tuệ, ý tưởng sáng tạo đội ngũ để giải hữu hiệu vấn đề Công cụ phù hợp với doanh nghiệp tôn trọng sáng tạo giàu khát vọng KVN Nguyên tắc tiến hành: • Dân chủ với thành viên, kết tập thể • Không phê phán, động viên, tạo hưng phấn • Tối đa hoá ý tưởng • Ý tưởng điên rồ, sáng tạo, điên rồ hôm định hướng tương lai • Phối hợp ý tưởng khác thành ý tưởng • Các ý tưởng kinh doanh coi sai hay chưa thực Chỉ có phù hợp hay nhiều điều kiện cụ thể 36 Sổ tay nhân viên CHƯƠNG VI Khai sáng, phát triển thân Thuật ngữ “nguồn nhân lực” ngày viết thành “vốn nhân lực” Yếu tố người ngày quan niệm nguồn vốn quý báu doanh nghiệp Sau tập thể công ty trở nên lớn mạnh chạy đường đi, mắc bệnh người Khi công ty mắc “căn bệnh công ty nặng”, sức sống tàn lụi Để công ty người tạo nên liên tục căng đầy sức sống phát triển, công ty người cần phải có phương pháp để đối mặt với thực tế, đồng thời theo đuổi giấc mơ cho thịnh vượng công ty người làm nên tập thể công ty 6.1 Khai sáng thân Mỗi thành viên, bên cạnh kỹ năng, hiểu biết chuyên môn, thường tiềm ẩn khả đặc biệt, có dịp bộc phát kiểm nghiệm “Khai sáng thân” tìm thể hết khả thân, thông qua nghiên cứu, học hỏi chuyên môn lĩnh vực chuyên môn, mở rộng hiểu biết Dù để hoàn thiện cho thân quãng đời lâu dài hay để cải thiện sức mạnh nâng cao khả lao động mình, “khai sáng thân” trình quan trọng nhà kinh doanh Quá trình tích luỹ “Khai sáng thân”hàng ngày chậm rãi phát triển thành tài sản cá nhân đáng kể vào thời điểm thích đáng 37 Komatsu Vietnam 6.2 Cách thức khai sáng thân 6.2.1 Để có sức khoẻ thể chất tinh thần a.) Ngủ đủ b.) Vận động thể, hoạt động thể thao c.) Duy trì lối sống đặn d.) Có phương pháp riêng phù hợp để làm trí óc e.) Ăn thức ăn đủ chất để nâng cao thể lực khả chịu đựng 6.2.2 Liên tục tiếp thu học hỏi kiến thức a.) Luôn tự đặt câu hỏi đọc sách b.) Thu thập lượng thông tin lớn từ báo trí, kênh tivi radio c.) Ghi lại kiến thức thu thập để ghi nhớ xác d.) Tìm hiểu thêm người khác đánh giá cao cách nghĩ khác họ e.) Hình thành thói quen tổng kết ý kiến thân f.) Tích cực tự học tham gia khoá đào tạo “Khai sáng thân” thực tế động lực thúc đẩy cho nhà kinh doanh tăng thêm sức mạnh, trí tuệ nhiệt huyết người, khỏe thể chất mạnh tinh thần Mỗi thành viên khoẻ mạnh đóng góp cho vững mạnh tổ chức, doanh nghiệp cộng đồng 38 Sổ tay nhân viên NHỮNG MỐC SON LỊCH SỬ KOMATSU VIỆT NAM Tháng 01 năm 2004, Komatsu Nhật Bản thức lựa chọn tập đoàn T&C làm đối tác chiến lược đầy tham vọng để thành lập công ty Komatsu Việt Nam, nhà phân phối độc quyền thiết bị máy xây dựng, máy mỏ Komatsu Việt Nam Tháng 03 năm 2004, khách sạn Melia, Komatsu Châu Á Thái Bình Dương Komatsu Việt Nam, trực thuộc tập đoàn T&C tổ chức lễ mắt: “Komatsu Việt Nam - nhà phân phối độc quyền máy xây dựng Komatsu Việt Nam” Xuất phát điểm từ vị khiêm tốn (năm 2004), nửa thị phần đối thủ cạnh tranh, với nỗ lực hỗ trợ tích cực từ tập đoàn Komatsu, đến năm 2007, Komatsu Việt Nam vượt lên đối thủ cạnh tranh, trở thành nhà cung cấp hàng đầu thiết bị máy móc xây dựng, khai thác mỏ Việt Nam Tháng năm 2006, để chuyển sang tầm cao mới, Công ty TNHH Komatsu Việt Nam chuyển đổi cấu, thu hút đầu tư trở thành Công ty cổ phần Komatsu Việt Nam Tháng 12 năm 2006, lễ ký kết trao đổi 30% vốn cổ phần Công ty cổ phần Komatsu Việt Nam tập đoàn Marubeni diễn khách sạn Sheraton - Hà Nội đánh dấu sức hút đầu tư hấp dẫn Komatsu Việt Nam 39 [...]... xử giữa các thành viên, với bên ngoài và cộng đồng Cùng với việc chấp hành luật pháp, quy chế công ty, những ứng xử phù hợp với những điều nêu trong sổ tay nhân viên này cũng được xem xét trong quá trình đánh giá nhân viên hàng năm 12 Sổ tay nhân viên CHƯƠNG I Với Khách Hàng 1.1 KVN là nhân tố giúp khách hàng thành công Sự thành công của khách hàng chính là chìa khoá dẫn tới thành công của KVN Khách... tài sản của công ty Trong mọi hợp đồng ký kết dù bán hoặc mua thiết bị, dịch vụ, từng thành viên luôn đặt quyền lợi của công ty lên hàng đầu Khi được cấp phát vật dụng, thiết bị, luôn bảo đảm tính nguyên vẹn tài sản của công ty Thông tin bảo mật là loại thông tin đặc biệt quan trọng của công ty Các thành viên cần luôn có ý thức bảo vệ thông tin mật của công ty Hình ảnh, uy tín của công ty là tài sản... thành viên cần tôn trọng và bảo vệ hình ảnh của công ty đối với khách hàng, nhà cung cấp và cộng đồng 21 Komatsu Vietnam 9 An toàn và nghĩa vụ xã hội An toàn lao động cho bản thân và những người xung quanh chính là bảo vệ cho gia đình, công ty và xã hội Tôn trọng luật pháp, bảo vệ môi trường và các hoạt động đóng góp cho cộng đồng luôn được hoan nghênh đối với mọi thành viên KVN 22 Sổ tay nhân viên. .. 27 Komatsu Vietnam 4.2.6 Nhân viên văn phòng Nếu nhân viên kinh doanh, kỹ thuật là những người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, thì nhân viên văn phòng (hành chính, kế toán, thư ký, bảo vệ, v.v) thường được gọi là “Hậu phương” (Back Office staff ) Từ nhận định trên, chúng ta thấy rằng, sứ mệnh của nhân viên văn phòng là trợ giúp tối đa nhân viên bán hàng, kỹ thuật trong công tác kinh doanh và thỏa... hơn họ thị trường, con người và văn hoá Việt Nam 15 Komatsu Vietnam Điều đó đòi hỏi các nhân viên bán hàng, dịch vụ kỹ thuật bám sát khách hàng, hiểu rõ mọi dự án, mong muốn của khách hàng Việt Nam Đó chính là thế mạnh của chúng ta trong sự hợp tác với các nhà cung cấp chính 16 Sổ tay nhân viên CHƯƠNG III Ý thức cá nhân Chín điểm trong ý thức nhân viên cần có Một nhà kinh doanh phải luôn hành động “chủ... phận khác trong việc đi công tác, bán hàng f.) Lên kế hoạch cho từng công việc cụ thể và lâu dài hàng năm 28 Sổ tay nhân viên 4.2.7 Nhân viên lái xe Lái xe là một công việc rất đặc biệt, vừa cung cấp dịch vụ vận chuyển, sát cánh cùng các nhân viên kinh doanh, kỹ thuật phục vụ khách hàng vừa là nhân tố quan trọng trong việc tạo lập và duy trì hình ảnh đẹp của KVN trong con mắt khách hàng, đối tác và cộng... đồng bán hàng của công ty là tiêu chí làm việc của nhân viên văn phòng Kiểu nhân viên văn phòng sẽ tiến xa: a.) Tính tình vui vẻ b.) Nhiệt tình, sẵn sàng giúp đỡ người khác c.) Linh hoạt, tháo vát, sẵn sàng đương đầu với khó khăn, những công việc phát sinh e.) Luôn có mặt sớm tại văn phòng, để sẵn sàng hỗ trợ các bộ phận khác trong việc đi công tác, bán hàng f.) Lên kế hoạch cho từng công việc cụ thể... phán công ty mình cũng như công ty khách hàng Tự hào về công ty nhưng không quá khen b.) Đôi khi có thể cần tham gia giúp đỡ khách hàng trong công việc riêng c.) Tránh những câu hỏi về vấn đề cá nhân một cách thiếu tế nhị d.) Khi đã thiết lập cuộc hẹn, luôn giữ đúng hẹn e.) Đón tiếp một người quan trọng như tiếp đón cấp trên của mình, chú trọng đến quan điểm, mong muốn và sở thích của người đó 27 Komatsu. .. hiện diện trong con mắt khách hàng? Là nhà Phân phối độc quyền của một hãng nổi tiếng (Komatsu) , KVN cần thể hiện tính chuyên nghiệp, kỹ thuật cao và đặc biệt tận tâm với khách hàng, thực sự coi sự thành đạt của khách hàng là chìa khoá thành công của KVN 14 Sổ tay nhân viên CHƯƠNG II Với Nhà cung cấp và bạn hàng 2.1 Công bằng trong mối liên hệ với các nhà cung cấp chính Các nhà cung cấp chính KAP và... chất lượng Cung cấp “sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao” tới khách hàng chính là một triết lý kinh doanh của công ty chúng ta “Sản phẩm chất lượng cao” là đúng loại sản phẩm khách hàng cần, kể cả model, công suất, thiết bị đi cùng Điều đó đòi hỏi, trước khi chào giá, cần hiểu rõ hoạt 20 Sổ tay nhân viên động, nhu cầu chính xác của khách, độ cứng của đất, môi trường hoạt động của thiết bị, v.v “Dịch vụ