MS Excel - Bài 3: Thao tác dữ liệu trong bảng tính 1, Định dạng Font mặc định cho bảng tính Bài trước Quản Trị Mạng đã hướng dẫn bạn một số cách định dạng cơ bản cho một vùng dữ liệu nhỏ, còn nếu bạn cần định dạng một vùng lớn hoặc định dạng mặc định cho một file mới thì bạn làm theo hướng dẫn sau. a, Định dạng Font mặc định - Vào Format -> Style… Với các định dạng như sau: - Style name: tên loại thuộc tính mà bạn sử dụng. - Style includes: danh sách kèm theo thuộc tính các định dạng cần thiết - Modify…: chỉnh sửa lại các thuộc tính định dạng - Add: nhấn Add để lưu lại các thay đổi cần thiết trong một style. - Delete: Xoá một style không cần thiết. b, Bôi đen bảng tính - Bôi đen toàn bộ bảng tính: Click chuột vào ô vuông trống giao nhau giữa tiêu đề dòng và tiêu đề cột. - Bôi đen dòng hoặc bôi đen cột: click chuột vào tên dòng hay cột cần bôi đen 2, Đánh số tự động Một số cách để đánh số tự động: a, Cách 1 (có thể áp dụng cách này cho những dãy số không liền nhau): - Nhập 2 số đầu tiên của dãy số - Bôi đen hai ô vừa nhập - Đưa trỏ chuột vào phía dưới phải của vùng vừa bôi đen (đặt con trỏ giống như sao chép công thức: xuất hiện con trỏ chuột là dấu cộng màu đen) - Giữ chuột và kéo cho đến số cần thiết. Chú ý: Bạn có thể kéo dãy số từ trên xuống, từ dưới lên, từ bên trái sáng và từ bên phải sang. Ngoài ra với cách này bạn đánh số cho những dãy số không liên nhau (các dãy số có cấp số cộng). b, Cách 2: - Nhập số đầu tiên của dãy số - Đưa trỏ chuột vào góc dưới phải của ô vừa nhập - Giữ phím Ctrl + kéo chuột cho dãy số cần nhập Vì ngày tháng là một dạng đặc biệt của kiểu số nên nếu bạn muốn điền nhanh ngày tháng thì cũng có thể sử dụng các cách trên. 3, Lấp đầy các giá trị số trên một vùng Bảng tính Excel cho phép bạn lấp đầy giá trị số vào một vùng dữ liệu xác định trước (với tính năng này bạn cũng có thể điền số tự động được) - Nhập giá trị vào ô đầu tiên - Bôi đen vùng cần điền (có thể là cột hoặc dòng hoặc một vùng) - Vào Edit -> Fill -> Series… - Series in: • Rows: Điền giá trị theo dòng • Columns: Điền giá trị theo cột - Type: • Linear: theo tuyến tính (chiều dọc hoặc ngang) • Growth: điền dãy số theo cấp số nhân • Date: điền giá trị kiểu ngày tháng • AutoFill: tự động điền số hoặc ngày tháng theo Step value là 1 - Date unit: chỉ áp dụng với điền giá trị kiểu ngày tháng • Day: tuần tự tăng, giảm theo ngày • Weekday: tuần tự tăng, giảm theo ngày làm việc trong tuần (trừ ngày thứ 7 và Chủ nhật) • Month: tuần tự tăng, giảm theo tháng • Year: tuần tự tăng, giảm theo năm - Step value: gõ vào giá trị bước nhảy (số âm: bước nhảy giảm, số dương: bước nhảy tăng - Stop Value: giá trị tối đa của dãy số Ngoài ra bạn có thể lấp đầy các giá trị nhanh hơn mà không cần vào hộp thoại Series: Vào Edit -> Fill - Down: Lấp đầy xuống dưới - Right: Lấp đầy sang phải - Up: Lấp đầy lên trên - Left: Lấp đầy sáng trái Cách xếp liệu bảng tính Excel Các liệu nhập vào bảng tính Excel ban đầu không theo trật tự định cả, việc khiến cho bạn gặp khó khăn việc chỉnh sửa quản lý chúng Với hướng dẫn bạn biết cách để xếp liệu bảng tính Excel để khắc phục nhanh chóng vấn đề Trong trình sử dụng Excel, bạn nhập liệu, hay thực hàm tính toán liệu không theo trật tự định Việc xếp lại liệu nhập liệu xử lý, tính toán việc cần thiết để dễ tìm kiếm chỉnh sửa Excel hỗ trợ bạn công cụ xếp liệu cho bạn tùy chọn xếp Các bạn sử dụng công cụ xếp để xếp liệu tài liệu Excel Bước 1: Chọn vùng liệu muốn xếp chọn tab Home chọn Sort & Filter chọn kiểu xếp bạn muốn - Nếu bạn muốn xếp cột liệu dạng chữ, chọn Sort & Filter có lựa chọn xếp: Sort A to Z (sắp xếp từ A đến Z), Sort Z to A (sắp xếp từ Z đến A) VnDoc - Tải tài liệu, văn pháp luật, biểu mẫu miễn phí + Nếu chọn Sort A to Z liệu xếp sau: + Nếu chọn Sort Z to A liệu xếp sau: Nếu bạn xếp cột liệu dạng số, chọn Sort & Filter xuất lựa VnDoc - Tải tài liệu, văn pháp luật, biểu mẫu miễn phí chọn cách xếp: Sort Smallest to Largest (sắp xếp từ nhỏ đến lớn) Sort Largest to Smallest (sắp xếp từ lớn tới nhỏ) + Nếu bạn chọn Sort Smallest to Largest, kết xếp sau: + Nếu bạn chọn Sort Largest to Smallest kết sau xếp: VnDoc - Tải tài liệu, văn pháp luật, biểu mẫu miễn phí Bước 2: Các bạn xếp tùy chỉnh cách chọn vùng liệu cần xếp, chọn tab Home -> Sort & Filter -> Custom Sort Trong bảng Sort, bạn chọn số thông tin: VnDoc - Tải tài liệu, văn pháp luật, biểu mẫu miễn phí Sort by bạn chọn cột mà bạn muốn xếp Sort On xếp dựa phương diện Order chọn cách xếp theo kiểu tăng hay giảm, A -> Z hay Z-> A… Sau nhấn OK để xếp Kết xếp theo ý muốn bạn Ở ví dụ chọn xếp cột Điểm TBHKII dựa theo giá trị cột xếp theo từ lớn đến nhỏ giá trị ô cột cột khác bị xếp cách bắt buộc theo xếp cột này: Kết quả: VnDoc - Tải tài liệu, văn pháp luật, biểu mẫu miễn phí Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Bài 2. Tổ chức dữ liệu trong bảng tính Trần Thanh Phong 6 Ứng dụng Microsoft Excel trong kinh tế B ÀI 2. T Ổ C HỨC D Ữ L IỆU T RONG B ẢNG T ÍNH Trong bài này chúng ta sẽ nghiên cứu về cách tạo danh sách, thêm, hiệu chỉnh, xóa và tìm kiếm thông tin trong danh sách. Ngoài ra trong bài cũng đề cập đến các lệnh lọc tìm dữ liệu từ danh sách theo một hay nhiều điều kiện. Bài học sử dụng các tập tin: bai2-1.xls cho phần lý thuyết và bai2-2.xls cho phần thực hành. 2.1. Tạo danh sách (List) Danh sách được cấu thành từ các bản ghi (record) thường là dòng trong bảng tính Excel. Mỗi bản ghi chứa thông tin về một điều gì đó (ví dụ: một dòng trong sổ đòa chỉ). Mỗi bản ghi có nhiều trường (field), mỗi trường chứa các thông tin cụ thể: tên, ngày sinh, đòa chỉ, điện thoại,…. Trong Excel, các trường thường được bố trí vào các cột và các bản ghi thường bố trí theo dòng (xem hình 2.1 và hình 2.2). Hình 2.1. Tên các trường (field) được nhập vào dòng đầu tiên của danh sách Hình 2.2. Danh sách dữ liệu Hình 2.3. Thanh đònh dạng Các bước tạo danh sách như hình 2.2: B1. Khởi động Excel B2. Nhập “Tên chỉ tiêu” vào ô có đòa chỉ A1, nhấp phím <Tab> để di chuyển qua ô kế tiếp B3. Nhập tên các trường còn lại như: Tên nước, 1990, 1991, … B4. Nhập vào thông tin cho các dòng B5. Chọn vùng A1:J1 chọn nền xanh và chữ đậm từ thanh đònh dạng. B6. Để thuận tiện cho việc nhập liệu ta chia màn hình làm hai phần. Di chuyển Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Bài 2. Tổ chức dữ liệu trong bảng tính Trần Thanh Phong 7 Ứng dụng Microsoft Excel trong kinh tế chuột vào hộp chia màn hình theo chiều dọc và hình chuột biến thành mũi tên 2 chiều, giữ chuột và kéo xuống dưới dòng 1 và thả chuột. Màn hình Excel đã được chia làm hai phần theo chiều dọc. B7. Vào thực đơn W indow Ỉ Freeze để làm cho dòng tiêu đề luôn luôn hiển thò trên màn hình. Các điểm lưu ý khi tạo danh sách: Lưu ý Giải thích Chỉ tạo một danh sách trên một bảng tính (worksheet) Chức năng quản lý dữ liệu như: lọc dữ liệu (filter) chỉ có thể áp dụng mỗi lần cho một danh sách. Nên chừa ra ít nhất 1 cột hoặc dòng trống giữa danh sách và các dữ liệu khác trên worksheet Điều này giúp Excel dễ dàng xác đònh danh sách khi áp dụng các chức năng sắp xếp (sort), lọc dữ liệu (filter) hoặc chèn (insert) một biểu thức tính toán dạng tổng. Tránh để các dòng hoặc cột trống trong danh sách Để giúp Excel dễ dàng chọn đúng danh sách. Tạo nhãn các trường (field) ở dòng đầu tiên của danh sách. Excel dùng nhãn để đưa vào các báo cáo và dùng để tìm kiếm/ tổ chức dữ liệu. Cố gắng chia nhỏ các thông tin Điều này giúp dễ dàng sắp xếp, lọc và tạo báo cáo tổng hợp theo yêu cầu. Mỗi cột nên chứa cùng loại thông tin Giúp danh sách dễ theo dõi và dễ hiễu Không dùng trùng tên trường Tên trường bò trùng sẽ gây sai sót trong nhập liệu và sắp xếp. 2.2. Sử dụng mẫu nhập liệu (Data Form) Có hai cách để nhập dữ liệu (bản ghi) vào danh sách: nhập trực tiếp vào các dòng bên dưới tiêu đề và nhập thông qua mẫu nhập liệu. Tạo mẫu nhập liệu (sử dụng worksheet ASEAN trong tập tin bai2-1.xls) Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Bài 2. Tổ chức dữ liệu trong bảng tính Trần Thanh Phong 8 Ứng dụng Microsoft Excel trong kinh tế Hình 2.4. Hộp thoại Data Form B1. Đặt ô hiện hành vào nơi nào đó trong danh sách. B2. Chọn Data Ỉ Form (xem hình 2.4). B3. Nhấp nút Find Next để di chuyển đến bản ghi tiếp theo. B4. Nhấp nút Find Prev để lùi về bản ghi phía trước. B5. Nhấp nút New để thêm bản ghi mới và nhập thông tin. B6. Dùng phím <Tab> hay <Shift+Tab> để di CHƯƠNG 3 XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH 3.1 CÁC KIỂU DỮ LIỆU 3.2 CÁC TOÁN TỬ TRONG CÔNG THỨC 3.3 NHẬP DỮ LIỆU 3.4 SỬA, XOÁ DỮ LIỆU 3.5 CÁC THAO TÁC VỚI KHỐI 3.6 XỬ LÝ Ô, CỘT, HÀNG 3.7 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU 3.8 ĐẶT TÊN CHO Ô 3.9 GHI CHÚ CHO Ô 3.10 BẢO VỆ Ô 3.1 CÁC KIỂU DỮ LIỆU 3.1.1 Dạng chuỗi (Text) 3.1.2 Dạng số (Number) 3.1.3 Dạng công thức (Formulas) 3.1.4 Dạng ngày (Date), giờ (Time) 3.1.1 Dạng chuỗi (Text) Ký tự gõ vào có ít nhất một ký tự là chữ Ví dụ : Excell 2002, 1A2… Chuỗi thường được căn trái trong ô Khi cần nhập kiểu chuổi gồm các số , gõ dấu nháy đơn (‘).sau đó gõ giá trị số cần nhập. Ví dụ : ‘009 Khi nhập chuỗi quá dài muốn trình bày nhiều dòng trong một ô dùng tổ hợp phím Alt + Enter. 3.1.2 Dạng số (Number) Ký tự gõ vào là các số (0,1,2…9) và có thể bắt đầu bằng dấu trừ để biểu diển số âm Ví dụ : 1234, -1325… Số thường được căn phải trong ô. 3.1.3 Dạng công thức (Formulas) ##### Lỗi độ rộng #VALUE! Lỗi giá trị #DIV/0! Lỗi chia cho 0 #NAME! Sai tên #N/A Lỗi dữ liệu #REF! Sai vùng tham chiếu #NUM! Lỗi dữ liệu kiểu số #NULL! Lỗi dữ liệu rỗng 3.1.4 Dạng ngày (Date), giờ (Time) Nhập MM/DD/YY hoặc DD/MM/YY Nhập hàm = DATE(YY,MM,DD) Sau đó chọn Format, Cells, Number, Date và chọn dạng thể hiện ngày ở khung bên phải. Ctrl + ; (dấu chấm phẩy) cho Ngày hệ thống Ctrl + Shift + ; cho Giờ hệ thống Dữ liệu ngày tháng được căn phải ô. 3.2 CÁC TOÁN TỬ TRONG CÔNG THỨC 3.2.1 Toán tử số 3.2.2 Toán tử chuỗi 3.2.3 Toán tử so sánh 3.2.1 Toán tử số + cộng - trừ * Nhân (ví dụ=10*50 kết quả 500) / chia = 126/3 =42 ^ lũy thừa = 5^2=25 % phần trăm = 50%*600 = 300 3.2.2 Toán tử chuỗi & Nối chuỗi = “Tin”& “hoc” Tin học >lớn hơn >= lớn hơn hoặc bằng <> khác < nhỏ hơn <= nhỏ hơn hoặc bằng Các toán tử so sánh cho kết quả là True (Đúng) hoặc False (Sai). 3.2.3 Toán tử so sánh