“Xây dựng thiết kế hệ thống Quản lý vật tư” TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Bài Tập Lớn Môn: Phân tích thiết kế hệ thống Đề tài: “Xây dựng thiết kế hệ thống quản lý vật tư ” Giáo viên hướng dẫn : Trần Thị Thu Huyền Nhóm sinh viên thực : Lều Thị Đào Hoàng Thúy Ngân Phạm Thị Tho Tống Thị Thơm Lớp : THB - K53 Hà Nội, tháng năm 2011 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin “Xây dựng thiết kế hệ thống Quản lý vật tư” MỤC LỤC A ĐẶT VẤN ĐỀ B NỘI DUNG I- Khảo sát 2.1 Nhập hàng .6 2.2 Bán hàng II- Phân tích 12 III Thiết kế chương trình .31 C KẾT LUẬN 41 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin “Xây dựng thiết kế hệ thống Quản lý vật tư” A ĐẶT VẤN ĐỀ Ngày công nghệ thông tin ngày phát triển ứng dụng rộng rãi tất lĩnh vực sống Đặc biệt nghành kinh tế góp phần đáng kể trình hội nhập quốc tế Như biết việc quản lý kinh doanh hầu hết cửa hàng tiến hành cách thủ công Việc ghi chép thông tin qua sổ sách gặp nhiều khó khăn trở ngại người quản lý muốn biết thông tin tình trạng hoạt động kinh doanh cửa hàng ( thống kê lãi xuất ,doanh thu theo ngày tháng , quý…) tình trạng hàng hoá ( hàng còn, hết, hàng bán chạy …) để từ đưa định có lợi cho việc kinh doanh cửa hàng Mặt khác với phát triển kinh tế thị trường hàng hoá ngày trở nên phong phú đa dạng việc quản lý không đáp ứng công việc khó khăn muốn mở rộng hoạt động kinh doanh Vậy không áp dụng phát minh khoa học kỹ thuật vào công việc quản lý để thu lợi nhuận cao cho cửa hàng Để đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế thị trường, chúng em thực đề tài: “Xây dựng thiết kế hệ thống quản lý vật tư” Hệ thống cho phép người sử dụng thực công việc cách xác, nhanh gọn ( cập nhật thông tin, lưu trữ mặt hàng, thực yêu cầu tìm kiếm, thống kê… ) Với nỗ lực chúng em xây dựng hoàn thành đề tài Song hiểu biết hạn chế nên khó tránh khỏi thiếu sót mong đóng góp ý kiến cô bạn để đề tài chúng em hoàn thiện Phân tích thiết kế hệ thống thông tin “Xây dựng thiết kế hệ thống Quản lý vật tư” B NỘI DUNG I- Khảo sát Khảo sát thực tế công ty TNHH Kim Khí Hòa Phát Công ty: TNHH Kim Khí Hòa Phát Địa chỉ: Số 5, Ngõ 96 Đường Ngô Xuân Quảng- Trâu Quỳ- Gia LâmHà Nội ĐT/ Fax: 04.36788818 / 04.62933.089 1- Phạm vi hoạt động Hệ thống khảo sát công ty bán vật tư Nguồn hàng công ty nhà cung cấp,nhà sản xuất công ty nước cung cấp Đối tượng bán hàng công ty gồm người tiêu dùng, cửa hàng bán lẻ công trình xây dựng có quan hệ trao đổi hàng hóa với công ty Việc quản lý công việc công ty phân cấp quản lý theo phận sau : Giám đốc: người chịu trách nhiệm hoạt động kinh doanh kế hoach thực công việc công ty Bộ phận bán lẻ: Là nhân viên công ty trực tiếp bán hàng đến người tiêu dùng.Bộ phận có nhiệm vụ quản lý mặt hàng quầy phụ trách,cuối ca phải kiểm tra báo cáo số lượng hàng tồn quầy để giao ca Bộ phận thu ngân: Tính tiền hàng khách, số lượng hàng bán phải nhập vào máy tính để cuối phận quản lý thu lại liệu nhập họ vào để quản lý Bộ phận quản lý: Có nhiệm vụ tổng kết số liệu phận bán lẻ thu ngân chuyển đến ,cân đối số lượng hàng hóa quầy số lượng bán Phân tích thiết kế hệ thống thông tin “Xây dựng thiết kế hệ thống Quản lý vật tư” để tìm sai sót hai khâu có Sau số liệu chuyển sang cho phận kế toán để tính doanh thu Thủ kho: Quản lý công việc xuất nhập hàng công ty Bộ phận nghiên cứu thị trường : Có nhiệm vụ đặt mua hàng , nhận hàng từ nhà cung cấp hay nguồn khác theo đạo giám đốc Bộ phận kế toán: Thực điều chỉnh giá mặt hàng, hạch toán phân tích số liệu xuất nhập, cố vấn cho giám đốc kế hoạch thực Việc mát hàng hóa người chịu trách nhiệm phát nhờ phân công hợp lý người , phận nhờ vào số liệu mà phận quản lý thu từ phận thu ngân phận bán lẻ Mỗi nhân viên, tùy theo nhiệm vụ xem báo cáo liên quan đến công việc, mà không xem chương trình người khác Giới thiệu chung nguyên vật liệu công ty: Để phù hợp với đặc điểm, yêu cầu trình sản xuất phù hợp với đặc điểm tác dụng loại nguyên vật liệu đôí với công trình vá giúp hạch toán xác khối lượng tương đối đối lớn đa dạng chủng loại việc phân loại nguyên vật liệu công ty vô khó khăn Vì loại công trình cần loại nguyên vật liệu chính, phụ để cấu thành nên công trình khác Tuy vào công dụng vật liệu trình thi công nguyên vật liệu công ty chia thành loại nguyên vật liệu chủ yếu Nguyên vật liệu chính: sở vật chất chủ yếu cấu thành nên công trình như: + Sắt , thép loại + Xi măng + Bê tông đúc sẵn Phân tích thiết kế hệ thống thông tin “Xây dựng thiết kế hệ thống Quản lý vật tư” + Bấc thấm + Vật liệu chống thấm + Gạch xây ngói lợp + Gạch lát, gạch ốp + Tấm lợp phụ kiện + Mộ số loại vật tư khác Nguyên vật liệu phụ: Bao gồm nhiều loại, chúng có tác dụng khác làm tăng chất lượng công trình + Sơn loại + Que hàn, đất đèn, phụ gia Nhiên liệu: + Dầu hoả + Dầu máy + Dầu thuỷ lực Phụ tùng thay gồm: + Cốp pha , giàn giáo + Một số thiết bị công nghệ thi công + Dây xích ốc vít 2- Quy trình hoạt động 2.1 Nhập hàng Để nhập hàng, công ty có phận nghiên cứu thị trường, phải nắm bắt nhu cầu thị trường, từ đặt quan hệ mua hàng với nhà cung cấp mặt hàng công ty cần Nguồn hàng nhập vào hai hình thức : Đơn đặt hàng: Hợp đồng mua hàng công ty nhà cung cấp Phân tích thiết kế hệ thống thông tin “Xây dựng thiết kế hệ thống Quản lý vật tư” Hợp đồng trao đổi hàng hóa công ty nhà cung cấp( đại lý công ty kinh doanh ) Nhà cung cấp đưa hóa đơn, sau công ty tiến hành toán nhận hàng từ nhà cung cấp Hàng nhập kiểm tra, phân loại, dán tem, mã phân loại mặt hàng, xong định giá cho nhập vào kho Công Ty … Số: …………… HÓA ĐƠN NHẬP Ngày: ……… Người bán: ……………………………………………………………… Địa chỉ: ………………………………………………………………… Số điện thoại: ………………………Số Fax: …………………………… STT Mã số Tên vật ĐVT Đơn tư giá Số lượng Thành tiền Ghi Tổng cộng Số tiền chữ: ……………………………………………………… Ngày ….Tháng … Năm 200… Kế toán trưởng Giám đốc Khi hàng nhập kho, thủ kho cần ghi số lượng hàng nhập vào thẻ kho Mỗi mặt hàng có thẻ kho riêng Nếu hàng có kho thủ kho ghi thêm vào thẻ kho có sẵn, mặt hàng thủ kho cần tiến hành lập thẻ kho Thành tiền = Đơn giá* số lượng Tổng tiền = sum( thành tiền) Phân tích thiết kế hệ thống thông tin “Xây dựng thiết kế hệ thống Quản lý vật tư” Công Ty …… Số: ……………… BÁO CÁO HIỆN TRẠNG NHẬP XUẤT KHO Thẻ lập ngày … tháng … năm 200… Tên hàng: ………………………………………………………… Đơn vị tính: ……………………………………………………… STT Chứng từ Diễn giải Số Ngày Ngày nhập xuất Số lượng Nhập Xuất Tồn 2.2 Bán hàng Bộ phận bán hàng chuyển hàng từ kho quầy bán với mặt hàng nhỏ gọn bán hàng kho Quầy hàng nơi trưng bày tập trung vài mặt hàng, công ty xây dựng vài quầy khác để tổ chức bán hàng cách tập trung Cách tổ chức mặt thuận lợi cho khách hàng mua hàng, mặt khác giúp nhân viên bán hàng dễ kiểm soát hàng hóa quầy để bổ sung hết hàng Hàng ngày, vào tình hình bán hàng công ty, phận nghiệp vụ thống kê để biết mặt hàng hết mặt hàng kho, từ đưa yêu cầu nhập thêm hàng mới, xuất hàng từ kho quầy mặt hàng quầy Có hai hàng hình thức quản lý hàng bán: Quản lý số lượng bán theo giá bán lẻ công ty quy định đơn giá Quản lý số lượng bán theo giá công ty quy định Khách hàng đưa yêu cầu mua hàng, sau nhân viên cửa hàng tiến hành kiểm tra yêu cầu khách hàng.Nếu thực yêu cầu khách tiến hành xuất hàng thực giao dịch với khách hàng Phân tích thiết kế hệ thống thông tin “Xây dựng thiết kế hệ thống Quản lý vật tư” Công Ty………… Số :……………… PHIẾU XUẤT Ngày … Tháng … Năm 200… Hạng mục: …………………………………………………………………………… STT Mã số loại VT Tên hàng Giám đốc ĐVT Số lượng Thủ kho Ghi Chú Người nhận Khi khách hàng toán, nhân viên thu ngân viết trao cho khách hàng hóa đơn chi tiết(hóa đơn bán lẻ,hóa đơn đỏ) nhận toán Công Ty…… Số: ……………… HÓA ĐƠN BÁN HÀNG Ngày: …………tháng……………………năm 200…… Quầy:………………………………………………………… STT Mã số Tên hàng loại VT Đơ Số Lượng Thành tiền n Giá Tổng Cộng: Số tiền chữ: ……………………………………………………… Ngày ….Tháng … Năm 20… Kế toán trưởng Giám đốc Sau hệ thống tiến hành cập nhật lại(hóa đơn, hàng hóa, khách hàng) Phân tích thiết kế hệ thống thông tin “Xây dựng thiết kế hệ thống Quản lý vật tư” 2.3 Quản lý danh mục (nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp) Tiến hành thao tác sau: Thêm( thêm vào danh mục cửa hàng tuyển thêm nhân viên, có khách hàng hay nhà cung cấp mới) Sửa(có thay đổi địa khách hàng, nhà cung cấp, ) Xóa(Khi cửa hàng cho nhân viên việc, hay nhà cung câp khách hàng cửa hàng không tồn tại) Cập nhật lại thông tin 2.4 Thống kê Thao tác tự động Thống kê doanh thu cửa hàng theo( ngày, tuần, tháng, quý, năm) (Doanh thu = tổng số tiền thu bán hàng) Thống kê hàng tồn kho theo mặt hàng (Hàng tồn = hàng nhập - hàng bán ra) Thống kê khách hàng Thống kê nhà cung cấp 2.5 Tìm kiếm Tìm kiếm nhân viên: Đưa thông tin nhân viên tiến hành tìm kiếm nhân viên thông qua mã nhân viên Tìm kiếm vật tư: Đưa thông tin như(tên vật tư ,số lượng, ) Tìm kiếm khách hàng: thông tin khách hàng( tên khách hàng, địa chỉ, lần mua gần đây, tần xuất mua) Tìm kiếm nhà cung cấp: thông tin nhà cung cấp(tên nhà cung cấp, địa liên lạc, mặt hàng cung cấp, khả cung cấp…) 3- Yêu cầu ràng buộc 3.1 Yêu cầu Khách hàng: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin 10 “Xây dựng thiết kế hệ thống Quản lý vật tư” 3.7 Hóa đơn nhập chi tiết + Mã hóa đơn nhập chi tiết(mahdnhapchitiet) Đây thuộc tính khóa, để phân biệt hóa đơn nhập chi tiết khác + Mã hóa đơn nhập(mahdnhap) + Mã vật tư(mavattu) + Số lượng nhập(soluongnhap) + Đơn giá nhập(dongianhap) + Tổng tiền(tongtien) 3.8 Hóa đơn xuất chi tiết + Mã hóa đơn xuất chi tiết(mahdxuatchitiet) + Mã hóa đơn xuất(mahdxuat) + Mã vật tư(mavattu) + Số lượng xuất(soluongxuat) + Đơn giá xuất(dongiaxuat) + Tổng tiền Phân tích thiết kế hệ thống thông tin 27 “Xây dựng thiết kế hệ thống Quản lý vật tư” Phân tích thiết kế hệ thống thông tin 28 “Xây dựng thiết kế hệ thống Quản lý vật tư” MÔ HÌNH ER Khách hàng n Mua n Vật tư n Nhậ n Cun g cấp n Hóa đơn Phụ c Vụ n Là m n n 1 Nhân viên Q.l ý Làm n Nhà cung cấp Phân tích thiết kế hệ thống thông tin 29 “Xây dựng thiết kế hệ thống Quản lý vật tư” SƠ ĐỒ THỰC THỂ LIÊN KẾT CỦA HỆ THỐNG Phân tích thiết kế hệ thống thông tin 30 “Xây dựng thiết kế hệ thống Quản lý vật tư” III Thiết kế chương trình Thiết kế giao diện Chương trình có số giao diện: 1.1 Giao diện cho hệ thống Xây dựng menu thực chức chương trình: Menu Quản lý vật tư Quản lý nhân viên Quản lý nhà cung cấp Quản lý khách hàng Tìm kiếm Chức Quản lý bán vật tư nhập vật tư Cho biết thông tin nhân viên Cho biết thông tin nhà cung cấp Cho biết thông tin khách hàng Tìm kiếm vật tư, nhân viên, nhà cung Thống kê cấp, khách hàng Thống kê hàng tồn, doanh thu, khách hàng 1.2 Giao diện Chi tiết hóa đơn nhập vật tư Phân tích thiết kế hệ thống thông tin 31 “Xây dựng thiết kế hệ thống Quản lý vật tư” 1.3 Giao diện Chi tiết hóa đơn bán vật tư 1.4 Giao diện Quản lý nhân viên Phân tích thiết kế hệ thống thông tin 32 “Xây dựng thiết kế hệ thống Quản lý vật tư” 1.5 Giao diện Quản lý khách hàng 1.6 Giao diện Quản lý nhà cung cấp Phân tích thiết kế hệ thống thông tin 33 “Xây dựng thiết kế hệ thống Quản lý vật tư” 1.7 Giao diện Tìm kiếm Cho phép người sử dụng tìm kiếm theo vật tư, khách hàng, nhân viên, nhà cung cấp Khi bạn chọn nút tìm kiếm Form tìm kiếm tương ứng để bạn nhập thông tin cần tìm kiếm Phân tích thiết kế hệ thống thông tin 34 “Xây dựng thiết kế hệ thống Quản lý vật tư” Ví dụ, bạn chọn nút vật tư Form sau để nhập mã vật tư tên vật tư cần tìm kiếm 1.8 Giao diện Thống kê Cho phép thống kê hàng tồn, doanh thu, khách hàng, nhà cung cấp Khi chọn nút thống kê theo Form thống kê tương ứng Phân tích thiết kế hệ thống thông tin 35 “Xây dựng thiết kế hệ thống Quản lý vật tư” Ví dụ, chọn nút Doanh thu, Form thống kê doanh thu lên sau: Biểu đồ luồng chương trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin 36 “Xây dựng thiết kế hệ thống Quản lý vật tư” 2.1 Chức nhập hàng Lấy thông tin mã vật tư, số lượng Kiểm tra Làm hóa đơn Cập nhật Đưa hóa đơn Lấy đơn giá Thành tiền Hàng hóa Hóa đơn 2.2 Chức bán hàng Phân tích thiết kế hệ thống thông tin 37 “Xây dựng thiết kế hệ thống Quản lý vật tư” Lấy thông tin mã vật tư, số lượng Kiểm tra Làm hóa đơn Cập nhật Đưa hóa đơn Lấy đơn giá Thành tiền Hàng hóa Phân tích thiết kế hệ thống thông tin Hóa đơn 38 “Xây dựng thiết kế hệ thống Quản lý vật tư” 2.3 Chức thống kê Lấy thông tin yêu cầu Hàng tồn Vật tư Doanh thu Khách hàng Nhà cung cấp In Hóa đơn Phân tích thiết kế hệ thống thông tin 39 “Xây dựng thiết kế hệ thống Quản lý vật tư” * Các modul Modul tính thành tiền: thành tiền = đơn giá *sô lượng Modul tính hàng tồn: hàng tồn = tổng hàng nhập - tổng số hàng bán Modul thành tiền: thành tiền = đơn giá* số lượng Modul tính doanh thu: doanh thu =tổng tiền bán – tổng tiền nhập hàng – tiền lương nhân viên Phân tích thiết kế hệ thống thông tin 40 “Xây dựng thiết kế hệ thống Quản lý vật tư” C KẾT LUẬN Qua trình khảo sát, phân tích thiết kế hệ thống quản lý cửa hàng vật tư thấy với việc sử dụng máy tính vào công việc kiểm soát nợ, kiểm kê kế toán tiến trình công việc nhanh chóng xác nhiều gớp phần quan trọng vào trình phát triển hệ thống quản lý Việc kiểm soát hàng kho thường xuyên nhờ máy tính kiểm tra cách tự động an toàn, từ xác định yêu cầu nhập hàng hay không? Từ việc xử lý nhanh đơn đặt hàng làm cho việc xếp lịch xuất, nhập hàng nhanh hiệu đáp ứng kịp thời nhu cầu xã hội ngày nay.Đồng thời gớp phần tự động hóa số công việc quản lý, truy cập thông tin cách nhanh tận dụng tinh hoa khoa học máy tính, tiết kiệm thời gian nhân lực tiền bạc cho nhà quản lý nói chung cửa hàng quản lý vật tư nói riêng Hệ thống quản lý cửa hàng vật tư với mong muốn đưa đến tiện dụng hứu ích cho nhân viên nhà quản lý Sau thời gian nghiên cứu, tìm hiểu chúng em hoàn thành báo cáo với đề tài:” Xây dựng thiết kế hệ thống Quản lý vật tư” Bài báo cáo thực số chức sau: Tác dụng tin học quản lý bán vật liệu xây dựng Phân tích thiết kế, quản lý hệ thống bán hàng bao gồm: + Phương thức hoạt động chức hệ thống + Thiết kế hệ thống thông tin + Thiết kế giao diện Trong trình làm việc, chúng em sử dụng tài liệu tham khảo từ sách báo, Internet, từ khảo sát thực tế Mặc dù cố gắng có nhiều hạn chế thời gian, khả kinh nghiệm nên báo cáo chúng em nhiều thiếu sót Rất mong cô bạn đóng góp ý kiến để chương trình hoàn thiện Phân tích thiết kế hệ thống thông tin 41