STU - GIÁO TRÌNH NỘI BỘ - MICROSOFT PROJECT – THS TẠ TRUNG HẬU – THS PHẠM TRƯỜNG GIANG BÀI 3: TÀI NGUYÊN MICROSOFT PROJECT A TÀI NGUYÊN I GIỚI THIỆU VỀ TÀI NGUYÊN CỦA DỰ ÁN Có Loại tài nguyên: o Lao động - WORK : Con người, Ca máy, … o Vật tư - MATERIAL : Xi măng, gạch, đá, thép, … Danh sách nguồn tài nguyên có giá trò cho công việc gọi Resource pool (nguồn tài nguyên chung) Có thể đònh nghóa tài nguyên miêu tả nhóm tài nguyên có kỹ Thơng số cần có với loại tài ngun (dạng tổng qt) bao gồm : tên tài ngun, dạng tài ngun (Work hay Material), chi phí cho tài ngun (giá nhân cơng, giá vật liệu ) II ĐỊNH NGHĨA NGUỒN TÀI NGUYÊN CHUNG Như đề cập, danh sách tài nguyên có giá trò dự án Resource Pool MP tính toán chi phí nguồn tài nguyên dựa đònh nghóa cho tài nguyên Resource Pool Cũng quy đònh dự án dùng Resource Pool có sẵn đònh nghóa dự án khác III TẠO TÀI NGUYÊN Có nhiều cách để tạo thêm tài nguyên o Tạo Resource Pool trước đònh nghóa công tác o Dùng trang nguồn tài nguyên (Resource Sheet) hay mẫu tài nguyên (Resource Form) để tạo hay thêm tài nguyên o Tài nguyên thêm vào cách tự động gán tài nguyên cho công tác o Có thể dùng khung nhìn công tác mà có cột phân phối tài nguyên để gán đònh nghóa tài nguyên a Cách 1: Tạo tài nguyên từ Resource Sheet (trang Tài Nguyên) Khai báo tài ngun sở tài liệu chuẩn bị sẵn ngồi nhập vào bảng "Resource Sheet" Cách làm sau : BÀI : TÀI NGUYÊN Trang 1/17 STU - GIÁO TRÌNH NỘI BỘ - MICROSOFT PROJECT – THS TẠ TRUNG HẬU – THS PHẠM TRƯỜNG GIANG Menu : View > Resource Sheet > - Các ý nghĩa cột sau : +  : Ghi cho phần tài ngun Có thể người dùng định Project + Resource Name : Tên tài ngun, ta tự nhập + Type : kiểu tài ngun, hai loại sau : "Work" "Material" + Initials : Chữ khởi đầu tên tài ngun Project định + Group : Nhóm tài ngun, ví dụ nhóm vật liệu rời ta tự định + Max Units : Số nhân cơng tối đa cung cấp ngày, ta tự định BÀI : TÀI NGUYÊN Trang 2/17 STU - GIÁO TRÌNH NỘI BỘ - MICROSOFT PROJECT – THS TẠ TRUNG HẬU – THS PHẠM TRƯỜNG GIANG + Str Rate : Giá chuẩn + Ovt Rate : Giá ngồi giờ, áp dụng cho nhân cơng (dạng "Work") + Cost/Use : Phí sử dụng tài ngun, tính cho lẫn sử dụng + Accrue At : Cách tính giá, có cách theo ban đầu, cuối theo tỷ lệ + Base Calendar : lịch nền, có tuỳ chọn lịch chuẩn, lịch ca đêm, lịch 24h b Cách 2: Tạo tài nguyên từ Resource Form (mẫu tài nguyên) Ta nhập Resource Pool cách điền vào cột Resource Form Nếu khung nhìn phân tách, gỡ bỏ phân tách cách chọn Window, remove Split (nhấn phím Shift chọn View Menu tự động gỡ bỏ chia cắt khung hình bạn chọn khung nhìn khác) Để hiển thò Resource Form, theo bước sau: o Chọn View, More Views o Từ hộp thoại More Views, chọn Resource Form Click Apply o Để hiển thò ghi Resource Form, thực bước sau: o Click Resource Form để kích hoạt o Chọn Format, Details, Notes Chúng ta Click Phải chuột Resource Form chọn Notes từ Menu tắt BÀI : TÀI NGUYÊN Trang 3/17 STU - GIÁO TRÌNH NỘI BỘ - MICROSOFT PROJECT – THS TẠ TRUNG HẬU – THS PHẠM TRƯỜNG GIANG Để tạo tài nguyên form, phải có form trống Nếu tài nguyên có sẵn, chọn nút NEXT để di chuyển qua tài nguyên có sẵn có mẫu trống Một điểm thuận lợi việc dùng Resource Form cho việc nhập tài nguyên bạn hiển thò ghi cuối thêm ghi cho tài nguyên c Cách 3: MP Tự động thêm tài nguyên chưa có Resource Pool Bất gán tên tài nguyên vào công tác, Nếu tên chưa đònh nghóa danh sách tài nguyên - (Undefined Resource), MP tự động thêm tài nguyên (với thiết lâp mặc đònh cho cột Resource Sheet) vào Resource Pool - danh sách tài nguyên Để MP thêm tên tài nguyên vào Resource Pool mà không cần xác nhận chúng ta: o Chọn Tools, Options, hộp thoại Options xuất o Chọn nhãn General o Chọn Automatically Add New Resource o Chọn OK BÀI : TÀI NGUYÊN Trang 4/17 STU - GIÁO TRÌNH NỘI BỘ - MICROSOFT PROJECT – THS TẠ TRUNG HẬU – THS PHẠM TRƯỜNG GIANG d Điền thông tin vào cột tài nguyên Nhập tên (Resource name) tối đa 255 kí tự Không thể dùng dấu phẩy hay dấu ngoặc Cột Initials mặc đònh kí tự ban đầu tên tài nguyên Nhập nhóm nhận dạng (Group) cho tài nguyên, xếp hay lọc tài nguyên theo nhận dạng mà bạn nhập vào Nhập phần trăm tối đa (Max unit) cho thời gian nguồn lực dùng để làm việc cho công tác hay kết hợp công tác tương tự Giá trò mặc đònh 100% nhập giá trò từ 0% đến 1.000.000% Cho đơn vò tài nguyên đơn, 100% có nghóa tài nguyên dùng để làm việc trọn thời gian cho dự án Nếu tài nguyên làm cho dự án khác, phần nhỏ thời gian dùng để tham gia cho dư án Nếu tập hợp nguồn tài nguyên, nhập phần trăm lớn 100% ??????? Nhập giá chuẩn Std Rate (standard rate) cho chi phí, dấu xiên, đơn vò thời gian: m(minute), h(hour), d(day), w(week), y(year) Ví dụ: 600/w có nghóa 600 đô tuần Nhập giá làmviệc Ovt Rate (over time rate) Nhập per/use cost Đây chi phí liên quan đến đơn vò tài nguyên áp dụng cho công tác mà tài nguyên gán Ví dụ: phim ảnh tài nguyên có giá $5.25 cho cuộn, cột per/use cost nhập $5.25 ba phim gán cho công tác, chi phí nguồn tài nguyên tính toán 3x$5.25=$15.75 bốn gán cho công tác chi phí $21.???????????? Chọn phương pháp tích luỹ cho tính toán chi phí thực (Accrue at) Từ danh sách thả chọn Start, End, Prorated BÀI : TÀI NGUYÊN Trang 5/17 STU - GIÁO TRÌNH NỘI BỘ - MICROSOFT PROJECT – THS TẠ TRUNG HẬU – THS PHẠM TRƯỜNG GIANG Nhập lòch sở (Base calendar) dùng cho lên kế hoạch tài nguyên: standard, 24hours, Night Shift Theo mặc đònh, lòch tài nguyên cho tài nguyên thừa kế tất ngày làm việc chuẩn base calendar tất ngoại lệ, ngày không làm việc ngày làm việc 10 Nhập mã (Code) cho tài nguyên bạn muốn xếp hay lọc tài nguyên theo việc nhập cột e Lọc tài nguyên Ví dụ lọc tài nguyên overrallocated Bộ lọc hiển thò tài nguyên lập kế hoạch làm việc công tác lúc Để hiển thò khung nhìn Resource Sheet lọc tài nguyên ta làm sau: Chọn View, Resource Sheet để hiển thò Resource Sheet Lọc tên tài nguyên cách chọn project, filter, overallocated Resources Chúng ta chọn danh sách thả xuống công cụ Formating Chọn Window, Split Mp hiển thò Resource Formtrong bảng phía Chi tiết công tác xuất tương ứng với tài nguyên chọn bảng f Tạo mẫu tài nguyên (Resource Template) Nếu sử dụng tài nguyên dự án khác, lưu lại tài nguyên chi phí liên quan vào tài liệu mẫu, nơi mà dùng bắt đầu dự án Khi mở tập tin Template, dự án mở dựa tập tin liệu Template Để lưu dự án chứa tài nguyên Template, thực bước sau: BÀI : TÀI NGUYÊN Trang 6/17 STU - GIÁO TRÌNH NỘI BỘ - MICROSOFT PROJECT – THS TẠ TRUNG HẬU – THS PHẠM TRƯỜNG GIANG Nhập thông tin tài nguyên chi phí liên quan dự án Chọn File, save as Đánh tên dự án vào hộp File name Trong hộp danh sách save as type, chọn Template Tập tin có đuôi MPT Chọn đòa cho việc lưu File hộp save in list Click save hay enter Để tạo dự án từ Template, tiến hành bước sau: Chọn File, open hay nút open công cụ chuẩn để hiển thò hộp thoại Fileopen Chọn nơi chứa File Template hộp look in list Theo mặc đònh chọn File kiều Template, Template thò sẵn, muốn danh sách Template,chọn tập tin MPT từ hộp danh sách loại File Chọn tên Template File từ danh sách công tác Chọn open hay nhấn enter để mở File dự án dựa Template mà chọn File có tên với Template, thay đổi cách tự động phần mở rộng thành đuôi tài liệu MP Khi lưu File MP đề nghò cung cấp tên hộp thoại save File Chúng ta nên cho tên IV GÁN TÀI NGUYÊN CHO CÔNG TÁC Có nhiều phương pháp kỹ thuật để gán tài nguyên cho công tác, bao gồm o Hộp thoại Assign Resource o Dùng hộp thoại Task inFormation BÀI : TÀI NGUYÊN Trang 7/17 STU - GIÁO TRÌNH NỘI BỘ - MICROSOFT PROJECT – THS TẠ TRUNG HẬU – THS PHẠM TRƯỜNG GIANG o Khung nhìn Task entry, hiển thò Gantt Chart phía trên, Task Form phía o Khung nhìn Task Usage o Bất kì trang công tác hiển thò cột tên tài nguyên a Cách 1: Gán TN cho công tác hộp thoại Assign Resource Chọn công tác gán tài nguyên Hiển thò hộp thoại Assign Resource cách chọn Tools, Resource, Assign Resource hay Click công cụ Assign Resource công cụ chuẩn Chọn tên tài nguyên từ danh sách tên, gõ tên cho tài nguyên (Undefined Resource) Chọn cột units, nhập đơn vò tài nguyên gán cho công tác Click nút assign hay enter để gán tài nguyên thông tin đơn vò cho công tác chọn Nếu thêm tài nguyên cho công tác, chọn tên tài nguyên kế tiếp, nhập số đơn vò cột đơn vò, chọn assign để gán tài nguyên cho công tác chọn Sau hoàn thành danh sách cách tài nguyên, chọn nút close để đóng hộp thoại Lập kế hoạch tài nguyên cho số công việc đặc biệt: Để gán tài nguyên dùng số lượng công việc theo bước sau: Chọn công tác hay công tác mà muốn gán tài nguyên Hiển thò hộp thoại Assign Resource Chọn tên tài nguyên danh sách Chọn cột Units, nhập số lượng công việc đơn vò đo đơn vò (h,hr,d,dy,w,wk,…) Click nút Assign nhấn enter để gán tài nguyên thông tin đơn vò đến công tác chọn MP tự động chuyển đổi giá trò công việc thành phần trăm BÀI : TÀI NGUYÊN Trang 8/17 STU - GIÁO TRÌNH NỘI BỘ - MICROSOFT PROJECT – THS TẠ TRUNG HẬU – THS PHẠM TRƯỜNG GIANG Sau danh sách tài nguyên hoàn tất,chọn nút close để đóng hộp thoại Thêm tài nguyên cách rê thả chuột (Với hộp thoại Assign Resource) Thực bước sau: Hiển thò hộp thoại Assign Resource cách Click công cụ Assign Resources Chọn tài nguyên cách Click vào tên tài nguyên Chỉ trỏ chuột vào ô màu sám bên trái tên tài nguyên Biểu tượng Assign Resource xuất trỏ chuột Giữ nút chuột rê trỏ chuột đến công tác mà tài nguyên gán Khi công tác bậc sáng, thả phím chuột để gán tài nguyên MP không cho lực chọn giá trò unit mà dùng giá trò mặc đònh 100% cho tất tài nguyên mà tạo cách Dó nhiên thay đổi đơn vò unit sau đó, dẫn đến tính toán tự động khác mà không dự đònh trước Để gán nhiều tài nguyên vào công tác cách sử dụng đặc điểm rê thả, nhấm ctrl chọn tên tài Gỡ bỏ tài nguyên gán từ hay nhiều công tác: Chọn công tác công tác khung nhìn có phân công tài nguyên muốn gỡ bỏ Hiển thò hộp thoại Assign Resource cách Click công cụ Assign Resource Chọn tài nguyên hay tài nguyên muốn gỡ bỏ từ phân công cách Click dấu kiểm tra hay tên tài nguyên Chọn nút Remove BÀI : TÀI NGUYÊN Trang 9/17 STU - GIÁO TRÌNH NỘI BỘ - MICROSOFT PROJECT – THS TẠ TRUNG HẬU – THS PHẠM TRƯỜNG GIANG Thay đổi tên tài nguyên phân công đơn vò: Để thay tài nguyên, làm theo bước sau: Chọn công tác, hay nhiều công tác Hiển thò hộp thoại Assign Resource Chọn tên tài nguyên thay Click nút replace Chọn tên tài nguyên Chọn cột unit cho tài nguyên chọn nhập số liệu Chọn OK Thay số lượng đơn vò tài nguyên phân công: Chọn công tác khung nhìn, chọn nhiều công tác lên kế hoạch để làm thay đổi phân công đắn tất chúng Hiển thò hộp thoại Assign Resource cách Click công cụ Assign Resources Chọn cột Units cho tài nguyên phân công bò thay đổi Nhập số units cho tài nguyên Chọn close hay nhấn enter Ghi chú: việc thay đổi số đơn vò tài nguyên gán cho công tác nguyên nhân MP tính toán lại duration công tác Để thay số lượng công việc gán cho tài nguyên , theo bước sau: Chọn công tác khung nhìn Chúng ta chọn nhiều công tác lên kế hoạch để làm thay đổi phân công đắn tất chúng Hiển thò hộp thoại Assign Resource cách Click công cụ Assign Resources Trong hộp thoại Assign Resource, chọn cột Units cho tài nguyên phân công thay đổi Nhập số lượng công việc , nhớ thêm đơn vò thời gian cho đơn vò thời gian (h,hr,d,day,….) Chọn close nhấn enter BÀI : TÀI NGUYÊN Trang 10/17 STU - GIÁO TRÌNH NỘI BỘ - MICROSOFT PROJECT – THS TẠ TRUNG HẬU – THS PHẠM TRƯỜNG GIANG b Cách 2: Gán TN cho công tác hộp thoại Task Information Chúng ta dùng hộp thoại Task inFormation để thêm, thay đổi hay xoá thông tin tài nguyên gán cho công tác chọn theo bước sau: Chọn công tác mà muốn gán hay thay đổi tài nguyên Hiển thò hộp thoại Task inFormation cách chọn project, Task inFormation Chúng ta Click Task inFormation công cụ, trường hộp thoại cho biết liệu công tác hành Chúng ta vào hộp thoại Task inFormation cách chọn công tác, bấm phím phải chuột chọn Task inFormation từ Menu tắt, hay dùng phím tắt Shift+F2 Chọn nhãn Resource để gán hay xem thông tin tài nguyên cho công tác chọn Trong hộp tên tài nguyên, hiệu chỉnh số liệu nhập vào hay chọn dòng trống để thêm tài nguyên Để thêmhay thay đổi tài nguyên , chọn tài nguyên từ danh sách liệt kê Nhập đơn vò cho tài nguyên cột Units Giá trò mặc đònh 100% Để thêm tài nguyên cộng thêm cho công tác chọn, Click vào tên tài nguyên lập lại bước trước Sau hoàn tất việc phân công tài nguyên cho công tác chọn OK Nếu dùng phím ctrl để chọn nhiều công tác trước mở hộp thoại Task inFormation, MP hiển thò hộp thoại multiple Task inFormation tài nguyên chọn tự động gán cho tất công tác chọn Chúng ta thay phân công tài nguyên tồn cho nhiều công tác cách dùng hộp thoại multiple Task inFormation c Cách 3: Gán TN cho công tác hộp thoại Details Form Cả hai Task Form Task Detail Form hiển thò chi tiết phân công tài nguyên bảng Những chi tiết hiển thò thông thường số ID tài nguyên, tên, đơn vò công việc cho tài nguyên gán BÀI : TÀI NGUYÊN Trang 11/17 STU - GIÁO TRÌNH NỘI BỘ - MICROSOFT PROJECT – THS TẠ TRUNG HẬU – THS PHẠM TRƯỜNG GIANG Bảng cho phép nhập units , Work cho tài nguyên gán Những Form thường hiển thò kết hợp với khung nhìn công tác Gantt Chart, Task Sheet, Pert Chart, hay Task Usage Với khung nhìn kết hợp, thấy công tác bảng liên hệ với công tác khác với nhiều chi tiết công tác bảng Để hiển thò khung nhìn kết hợp, thực sau: Dùng Menu hay View để chọn khung nhìn muốn bảng Ví dụ chọn View Gantt Chart Hoặc Click biểu tượng khung nhìn muốn hiển thò Chi tách khung nhìn Window, Split Chúng ta double Click hộp Click điều khiển bên thẳng đứng Kích hoạt bảng phía với phím F6 Chọn Format, Details để hiển thò Menu chi tiết Chúng ta hiển thò chi tiết Menu tắt Click Phải chỗ Task Form BÀI : TÀI NGUYÊN Trang 12/17 STU - GIÁO TRÌNH NỘI BỘ - MICROSOFT PROJECT – THS TẠ TRUNG HẬU – THS PHẠM TRƯỜNG GIANG Từ Menu chi tiết, chọn Resources & Predecessor, Resources & Successor hay Resource Work Chi tiết phân công ba lựa chọn bao gồm cột Units, tên công việc Chi tiết Resource schedule không bao gồm Units, quản lý đơn vò phân công hình Quá trình gán tài nguyên cho hai mẫu tương tự Gán TN cho công tác hộp thoại Task Form Chọn công tác bảng Chọn cột tên tài nguyên Nhận dạng tài nguyên cách nhập tên tài nguyên, đánh kí tự ban đầu hay cách chọn tên tài nguyên từ danh sách liệt kê cột tên tài nguyên Nếu bỏ trống cột units, MP gán giá trò mặc đònh (100%) Nếu bỏ trống cột Work, MP tính toán công dựa khoản thời gian đơn vò gán Nếu muốn đònh rõ số công phân công, chọn cột Work nhập số công Công phải nhập với đơn vò đo (h,d,w,…) BÀI : TÀI NGUYÊN Trang 13/17 STU - GIÁO TRÌNH NỘI BỘ - MICROSOFT PROJECT – THS TẠ TRUNG HẬU – THS PHẠM TRƯỜNG GIANG Nếu gán nhiều tài nguyên, nhập tài nguyên dòng cột tên tài nguyên Sau phân công tài nguyên làm, chọn OK Khi nhấn OK, MP tính toán giá trò cho cột mà không điền vào MP có cột trì hoãn cho tài nguyên phân công để trì hoãn tiến độ công việc tài nguyên muộn thời điểm bắt đầu Nếu nhập giá trò cột delay, sau cần hiển thò chi tiết tiến độ tài nguyên Task Form hay Task Details form nơi mà trường có giá trò cho việc hiệu chỉnh Để nhập trì hoãn cho phân công, tiến hành theo bước sau: Hiển thò Task Formhay Task Detail Formtrong bảng khung nhìn công tác (WindowSplit) Kích hoạt mẫu bảng hiển thò tiến độ chi tiết cách chọn Format, Details, Resource Schedule Chọn công tác cho việc gán bảng Chọn dòng tên công tác muốn trì hoãn bảng dưới, Nhập giá trò trì hoãn , số đơn vò đo thời gian (h,d,w) Chúng ta nhập ngày bắt đầu trì hoãn cột start BÀI : TÀI NGUYÊN Trang 14/17 STU - GIÁO TRÌNH NỘI BỘ - MICROSOFT PROJECT – THS TẠ TRUNG HẬU – THS PHẠM TRƯỜNG GIANG Click OK để hoàn tất việc nhập Như bước 5, nhập ngày bắt đầu trễ cột start, MP tính toán thời gian trì hoãn ngày kết thúc mới, nhập giá trò cột delay Để gỡ bỏ thời gian trì hoãn , nhập giá trò zero cột delay nhấn OK MP lập kế hoạch phân công ngày bắt đầu công tác d Cách 4: Gán TN cho công tác khung nhìn Task Usage Khung nhìn Task Usage cho tinh chỉnh phân công sau chúng tạo: • Thay đổi phân công cách phân tách tiến độ công việc xung quanh gián đoạn nơi mà tài nguyên bò sử dụng cho công tác khác • Sử dụng bảng tỉ lệ chi phí để gán tỉ lệ chuẩn cho công tác khác Để hiển thò khung nhìn Task Usage, cóthể Click biểu tượng View bar, theo bước sau: Chọn View, More View Từ danh sách khung nhìn hộp thoại More View chọn Task Usage BÀI : TÀI NGUYÊN Trang 15/17 STU - GIÁO TRÌNH NỘI BỘ - MICROSOFT PROJECT – THS TẠ TRUNG HẬU – THS PHẠM TRƯỜNG GIANG Chọn nút Apply để hiển thò khung nhìn Thay đổi tiến độ công việc với khung nhìn Task Usage: Như đề cập từ trước, delay, phân tách công tác tuỳ biến số lïng công việc cho khoảng thời gian với khung nhìn Task Usage Chọn ô Nhập giá trò Chọn ô khác hay nhấn enter Khi hoàn tất việc thay đổi,MP tính lại: • Công cho tài nguyên • Tổng công cho khoảng thời gian dòng công tác trục thời BÀI : TÀI NGUYÊN Trang 16/17 STU - GIÁO TRÌNH NỘI BỘ - MICROSOFT PROJECT – THS TẠ TRUNG HẬU – THS PHẠM TRƯỜNG GIANG • • gian Tổng công cho công tác bảng Khoảng thời gian cho công tác BÀI : TÀI NGUYÊN Trang 17/17