Đang tải... (xem toàn văn)
Lưu trữ và chia sẻ tài liệu trên google drive.Trong công việc, bất kỳ lĩnh vực nào, việc lưu trữ và chia sẻ tài liệu là hết sức quan trọng và cần thiết. Hiện nay công nghệ thông tin (CNTT) được ứng dụng rộng rãi trong nhiều công việc, và một ứng dụng quan trọng của CNTT đó là giúp ra lưu trữ và chia sẻ các tài liệu. Là phó hiệu trưởng của nhà trường, tôi hiểu rõ tầm quan trọng phải lưu trữ và chia sẻ tài liệu có ý nghĩa như thế nào trong công tác giảng dạy và quản lí, nhất là lưu trữ và chia sẻ các số liệu báo cáo, các kế hoạch, các bài giảng hay các tài liệu khác.
LƯU TRỮ VÀ CHIA SẺ TÀI LIỆU TRÊN GOOGLE DRIVE I.ĐẶT VẤN ĐỀ: Trong công việc, lĩnh vực nào, việc lưu trữ chia sẻ tài liệu quan trọng cần thiết Hiện công nghệ thông tin (CNTT) ứng dụng rộng rãi nhiều công việc, ứng dụng quan trọng CNTT giúp lưu trữ chia sẻ tài liệu Là phó hiệu trưởng nhà trường, hiểu rõ tầm quan trọng phải lưu trữ chia sẻ tài liệu có ý nghĩa công tác giảng dạy quản lí, lưu trữ chia sẻ số liệu báo cáo, kế hoạch, giảng hay tài liệu khác Ta biết, số liệu báo cáo biểu mẫu báo cáo lưu trữ tốt giúp ta phân tích số liệu việc lập kế hoạch, việc theo dõi chất lượng giảng dạy năm Nếu lưu trữ không tốt gặp nhiều khó khăn việc thiết lập lại biểu mẫu tìm số liệu năm trước Tương tự báo cáo, kế hoạch hay giảng lưu trữ tốt năm sau ta chỉnh sửa, bổ sung cho đầy đủ nội dung theo yêu cầu thực tế tiết kiệm nhiều thời gian cho việc lập kế hoạch soạn Qua gần mười năm làm công tác quản lý trường THCS Tân Thạnh, tâm huyết trọng đến việc nghiên cứu thực giải pháp cách linh hoạt để đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT việc lưu trữ chia sẻ tài liệu vào quản lý giảng dạy Cho đến nay, mang lại thành công, dù chưa cao khả quan so với thời điểm lưu trữ tài liệu tờ giấy, đại lưu trữ ổ USB hay trang web cho lưu trữ miễn phí với dung lượng thấp Trên trang web http://www.google.com.vn/ có nhiều ứng dụng cho người dùng miễn phí, có ứng dụng google drive, ứng dụng cho phép ta lưu trữ chia sẻ tài liệu với dung lượng miễn phí lên đến nhiều GB cho tài khoản Đó lý để viết lại kinh nghiệm làm, trãi nghiệm để thầy cô tham khảo góp ý, lý để chọn đề tài “ lưu trữ chia sẻ tài liệu google drive” -1- II NỘI DUNG: 1.Thực trạng lưu trữ chia sẻ tài liệu trường THCS Tân Thạnh Qua nhiều năm công tác thấy thực trạng lưu trữ chia sẻ tài liệu giáo viên trường thường lưu trữ ổ cứng máy tính, lưu trữ USB Khi muốn chia sẻ tài liệu cho đồng nghiệp hay nộp file báo cáo cho cấp dùng USB cắm vào máy tính mà lấy tài liệu, cách khác gửi gmail với file có dung lượng không 25MB Với cách lưu trữ chia sẻ tài liệu giáo viên thường gặp thuận lợi khó khăn sau : 1.1.Về thuận lợi: Dễ lấy tài liệu từ máy tính, cần cắm USB vào máy tính lấy tài liệu cách dễ dàng nhanh chóng Dễ dàng chia sẻ tài liệu qua gmail tài liệu có dung lượng không vượt 25MB 1.2.Về khó khăn : Khi lưu trữ tài liệu máy tính mình, không mai cho giáo viên gặp trường hợp sau tài liệu lưu không : -Mất máy tính -Máy tính hư ổ cứng -Máy tính bị virut không duyệt -USB bị virut không duyệt USB hư -Và USB bị nhiễm virut cắm vào máy tính khác, máy bị nhiễm vi rút Chính khó khăn mà trường có giáo viên gần hết tài liệu Thông kê sơ trường THCS Tân Thạnh năm 2015-2016 : -Số giáo viên bị tài liệu hoàn toàn 3, hư ổ cứng máy tính bị virut -Số giáo viên bị phần tài liệu 8, máy tính lúc đầu năm bị nhiễm vi rút lúc cuối năm học bị hư máy tính -2- Qua thu thập thông tin tìm hiểu số giáo viên lưu trữ chia sẻ tài liệu trường THCS Tân Thạnh năm học 2015-2016 sau : T Lưu Lư Lưu trữ Lưu trữ số trữ ổ cứng u trữ trên Gmail máy chia sẻ google CB-GV máy tính USB tính drive 23 20 Năm thế, qua tháng, học kỳ hay năm học lại có giáo viên kêu hết tài liệu máy, hay máy tính bị hư ổ cứng bị vi rút Vì đưa kinh nghiệm lưu trữ tài liệu với đề tài “ lưu trữ chia sẻ tài liệu google drive” để giúp bạn đồng nghiệp lưu trữ chia sẻ tài liệu an toàn, hiệu cho dù máy tính có bị mất, bị hư, bị vi rút tài liệu không bị Giải pháp cho việc lưu trữ chia sẻ tài liệu google drive: Google drive dịch vụ cho phép người dùng lưu trữ tài liệu trực tuyến máy chủ google đồng liệu máy tính 2.1 Vào Google Drive: Để lưu trữ chia sẻ tài liệu google drive trước tiên ta vào trang web http://google.com.vn, tạo cho tài khoản Nếu có tài khoản Click vào Gmail -3- ta click vào Gmail công cụ google Nếu chưa có tài khoản ta tạo cho tài khoản: Vào để tạo cho tài khoản (nếu chưa có) Gõ tên tài khoản, mật vào Đăng nhập (ngành GD đã tạo sẵn cho GV tài khoản) -4- Sau đăng nhập, ta click vào chữ Drive công cụ google hình sau: Click vào Và giao diện google Drive hình sau: Bảng điều khiển bên trái tất thư mục tạo Drive tôi, phía bên phải Drive tất thư mục tập tin lưu trữ 2.2 Tạo thư mục Drive tôi: -5- Click vào “Tạo” chọn “Thư mục” theo hình sau: -6- Xuất hộp thoại sau, gõ tên thư mục vào ô Ở gõ “ Báo cáo cuối năm 2013” Xong, nhấp “Tạo” Thư mục tạo ra, tương tự ta tạo nhiều thư mục “Drive tôi” Bây tải tài liệu lên thư mục “Báo cáo cuối năm 2013” vừa tạo để lưu trữ -7- 2.3 Tải tài liệu lên Google Drive để lưu trữ Từ panel bên trái nhấp chọn thư mục “Báo cáo cuối năm 2015” Drive tôi, chọn mũi tên (màu đỏ) quay lên, chọn “Tệp” hay “Thư mục” mà muốn đưa lên, chọn “Tệp” Xem hình sau: Click Click Click Tìm đến Tệp mà muốn lưu trữ để máy tính theo hình sau, chọn Open -8- Tôi chọn tệp “bao cao thi lai” Tiếp theo hộp thoại “Tải lên” xuất tải xong ta click vào dấu X phía góc phải hộp thoại để thoát, tệp “bao cao thi lai” tải lên, xem hình sau: -9- Tệp tải lên Click vào để thoát hộp thoại tải lên Quan sát dòng chữ ta thấy tài khoản sử dụng miễn phí lên đến 30GB Tương tự, đưa nhiều tài liệu lên thư mục tạo Ta đưa hình ảnh, nhạc, phim…lên để lưu trữ Điểm khác biệt đính kèm gmail với tải lên Google Drive dung lượng lần tải lên Google Drive lên đến 10GB lần tải, lần đính kèm gmail không vượt 25MB 2.4 Chia sẻ tài liệu, tải tài liệu máy tính: Nhìn qua bảng điều khiển Google Drive hình đây, ta thấy có tệp “bao cao thi lai” nằm thư mục “Báo cáo cuối năm 2013” Giả sử muốn tải tệp máy tính hay muốn chia sẻ cho tệp thao tác sau: - 10 - Phải chuột vào tệp “bao cao thi lai” hình đây, ta thấy xuất hiên bảng menu lệnh hoàn toàn tiếng việt Nếu muốn tải Tệp máy tính chọn “Tải xuống” Nếu muốn chia sẻ cho Tệp chọn “Chia sẻ…” chọn “chia sẻ” hình sau: Khi hộp thoại chia sẻ xuất hình sau, ta copy đường link để dán vào nội dung email để gửi cho đó, người nhận mail nhận nội dung mail đường link, muốn đọc nội dung mail click vào đường link tải Tệp máy tính Trong mục người có quyền truy cập: -Riêng tư, ta thay đổi riêng tư cách click vào “thay đổi” để chỉnh sửa -Mục địa gmail chủ nhân mail -Mục mời người, ta điền trực tiếp địa mail người nhận (người chia sẻ) vào đây, điền địa chỉ: hmduong.thcstthanh@sobaclieu.edu.vn Cuối ta click “Chia sẻ & lưu” - 11 - Copy đường link dán vào phần nội dung mail để gửi Nếu không copy link nhập địa người nhận vào ô click vào “Chia sẻ & lưu” Như vậy, trình bày hai cách chia sẻ: -Một là, copy đường link để dán vào nội dung mail mình, người nhận nhận đường link trình bày Nếu copy link gửi không cần phải điền địa người chia sẻ tài liệu vào ô “Mời người” không cần phải Click “Chia sẻ & lưu” -Hai là, không cần copy link nêu mà điền địa người chia sẻ tài liệu vào ô “Mời người” nhấp “Chia sẻ & lưu” Đây giao diện người nhận mail chia sẻ: - 12 - Click xem nội dung Khi click xem nội dung xuất giao diện sau: Chú ý công cụ Ta chỉnh sửa, xem tùy thích, muốn tải tệp xuống máy tính chọn menu “Tệp” chọn “Tải xuống” hình sau: - 13 - Click để tải xuống Và sau hình ảnh minh họa chia sẻ tài liệu link: - 14 - Link copy dán vào Có thể chèn tệp lên đến 10GB Và người chia sẻ nhận link hình sau đây: - 15 - Đây đường link gửi đến Và ta click vào đường link tệp mở sau click vào chữ “Download” phía góc phải hình để tải tệp máy tính mình: Click vào để tải tệp máy tính Ngoài ra, Google Drive nhiều tính hay tiện ích khác bạn tự tìm hiểu để ứng dụng chuyên môn đạt hiệu cao Những kết đạt được: - 16 - Cuối năm học 2014-2016: Không có giáo viên bị hết tài liệu Số giáo viên biết lưu trữ chia sẻ tài liệu qua google drive để trao đổi kinh nghiệm giảng dạy 21 giáo viên Từ chất lượng giảng dạy nâng lên Khả ứng dụng CNTT nhiều giáo viên chuyên nghiệp Nhiều giáo viên có học sinh giỏi cấp huyện, cấp tỉnh Số giáo viên dạy giỏi cấp huyện, cấp tỉnh nhiều năm học trước III KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ: 1.Kết luận: Việc lưu trữ tài liệu máy việc chia sẻ tài liệu cho đồng nghiệp việc làm cần thiết, nhiên biết kết hợp vừa lưu trữ máy tính lưu trữ google drive việc lưu trữ tài liệu an toàn hiệu Khi tài liệu lưu trữ google drive lúc ta ngồi đâu miễn sau máy tính có kết nối internet ta lấy trao đổi tài liệu cách dễ dàng nhanh chóng, từ dễ dàng chia kinh nghiệm giảng dạy để nâng cao chất lượng chuyên môn Có tài liệu bản, lưu trữ an toàn ta yên tâm công tác, có nhiều thời gian để nghiên cứu cho môn giảng dạy công tác quản lí chắn nâng lên 2.Kiến nghị: Nhà trường cấp cần quan tâm nhiều việc ứng dụng CNTT lưu trữ chia sẻ tài liệu để phục vụ công tác giảng dạy quản lí Hàng năm ngành phải nâng cấp máy tính cho trường Phủ sóng wifi cho trường tất cán - giáo viên có điều kiện sử dụng mạng internet Người viết HỒ MINH ĐƯƠNG - 17 - [...]... LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ: 1.Kết luận: Việc lưu trữ tài liệu trên máy và việc chia sẻ tài liệu cho đồng nghiệp là một việc làm cần thiết, tuy nhiên nếu chúng ta biết kết hợp vừa lưu trữ trên máy tính và lưu trữ trên google drive thì việc lưu trữ tài liệu sẽ an toàn và hiệu quả hơn Khi tài liệu đã được lưu trữ trên google drive lúc đó ta ngồi ở đâu miễn sau máy tính có kết nối internet thì ta có thể lấy và trao... thì không cần phải điền địa chỉ người được chia sẻ tài liệu vào ô “Mời mọi người” và cũng không cần phải Click Chia sẻ & lưu -Hai là, không cần copy link như nêu trên mà điền địa chỉ người được chia sẻ tài liệu vào ô “Mời mọi người” và nhấp Chia sẻ & lưu Đây là giao diện của người nhận được mail chia sẻ: - 12 - Click xem nội dung Khi click xem nội dung trên thì xuất hiện giao diện sau: Chú ý thanh... của mình thì chọn menu “Tệp” và chọn “Tải xuống” như hình sau: - 13 - Click để tải xuống Và sau đây là một hình ảnh minh họa chia sẻ tài liệu bằng link: - 14 - Link được copy và dán vào đây Có thể chèn tệp lên đến 10GB Và người được chia sẻ nhận link như hình sau đây: - 15 - Đây là đường link được gửi đến Và ta click vào đường link trên thì tệp được mở ra như sau và click vào chữ “Download” phía dưới... hmduong.thcstthanh@sobaclieu.edu.vn Cuối cùng ta click Chia sẻ & lưu - 11 - Copy đường link này dán vào phần nội dung mail để gửi đi Nếu không copy link trên thì nhập địa chỉ người nhận vào ô này và click vào Chia sẻ & lưu Như vậy, ở đây tôi trình bày hai cách chia sẻ: -Một là, copy đường link trên để dán vào nội dung mail của mình, khi đó người nhận chỉ nhận một đường link như đã trình bày ở trên Nếu đã copy link gửi rồi... tính của mình: Click vào đây để tải tệp về máy tính của mình Ngoài ra, trong Google Drive còn rất nhiều tính năng hay và tiện ích khác các bạn có thể tự tìm hiểu để ứng dụng trong chuyên môn của mình đạt hiệu quả cao hơn 3 Những kết quả đạt được: - 16 - Cuối năm học 2014-2016: Không có giáo viên nào bị mất hết tài liệu của mình Số giáo viên biết lưu trữ chia sẻ tài liệu qua google drive để trao đổi kinh... chuột vào tệp “bao cao thi lai” như hình dưới đây, ta thấy xuất hiên một bảng menu lệnh hoàn toàn bằng tiếng việt Nếu muốn tải Tệp này về máy tính của mình thì chọn “Tải xuống” Nếu muốn chia sẻ cho ai đó Tệp này thì chọn Chia sẻ ” và tiếp theo chọn chia sẻ như hình sau: Khi đó hộp thoại chia sẻ sẽ xuất hiện như hình sau, ta có thể copy đường link để dán vào nội dung email để gửi cho ai đó, và người... và trao đổi tài liệu một cách dễ dàng và nhanh chóng, từ đó chúng ta dễ dàng chia sẽ những kinh nghiệm giảng dạy để nâng cao chất lượng chuyên môn Có những tài liệu căn bản, được lưu trữ an toàn thì ta sẽ rất yên tâm trong công tác, và sẽ có nhiều thời gian hơn để nghiên cứu cho bộ môn mình giảng dạy cũng như công tác quản lí chắc chắn sẽ được nâng lên 2.Kiến nghị: Nhà trường cũng như cấp trên cần quan... cho bộ môn mình giảng dạy cũng như công tác quản lí chắc chắn sẽ được nâng lên 2.Kiến nghị: Nhà trường cũng như cấp trên cần quan tâm nhiều hơn nữa việc ứng dụng CNTT trong lưu trữ và chia sẻ tài liệu để phục vụ công tác giảng dạy và quản lí Hàng năm ngành phải nâng cấp máy tính cho các trường Phủ sóng wifi cho trường để cho tất cả cán bộ - giáo viên đều có điều kiện sử dụng mạng internet Người viết... đường link, muốn đọc nội dung mail thì click vào đường link đó và tải Tệp đó về máy tính của mình Trong mục người có quyền truy cập: -Riêng tư, ta có thể thay đổi riêng tư bằng cách click vào “thay đổi” để chỉnh sửa -Mục tiếp theo là địa chỉ gmail của chủ nhân trong mail -Mục mời mọi người, ta điền trực tiếp địa chỉ mail của người nhận (người được chia sẻ) vào đây, ở đây tôi điền địa chỉ: hmduong.thcstthanh@sobaclieu.edu.vn