LỜI CẢM ƠN Trước tiên em xin chân thành cảm ơn sâu sắc tới thầy cô giáo trường Hàng Hải nói chung thầy cô khoa kinh tế vận tải biển, môn Kinh tế ngoại thương nói riêng tận tình giảng dạy cho e kiến thức kinh nghiệm năm học vừa qua Em xin chân thành cảm ơn cô công tác công ty TNHH TM vận tải dịch vụ Hợp Thành giúp đỡ em thời gian nghiên cứu công ty Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn đến thầy Dương Văn Bạo tận tình bảo, hướng dẫn chúng em nhiệt tình suốt trình làm đồ án tốt nghiệp Trong suốt trình làm đồ án hoạt động giao nhận nhập khẩu, kiến thức kinh nghiệm hạn chế mình, viết em nhiều thiếu sót Em mong có bảo giúp đỡ thầy, cô để em có hiểu biết thấu đáo trình học tập công tác sau Một lần nữa, em xin chân thành cám ơn thầy Dương Văn Bạo tận tình hướng dẫn để em hoàn thành tốt luận văn Em xin trân trọng cảm ơn ! MỤC LỤC NỘI DUNG TRANG LỜI CẢM ƠN……………………………………………………………………… I MỤC LỤC…………………………………………………………………………… II DANH MỤC BẢNG BIỂU…………………………………………………… … V DANH MỤC VIẾT TẮT……………………………………………… … VI MỞ ĐẦU………………………………… ……….………………… …………… 1 Tính cấp thiết………………………………… ……….…………………….… Mục đích nghiên cứu………………………………… ……….…………………2 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu………………………………… ………….….2 Nội dung nghiên cứu………………………………… ……….………… ….…3 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN VẬN TẢI HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN ……………………………………………… ….4 1.1Khái niệm chung giao nhận người giao nhận …………… … 1.1.1 Khái niệm giao nhận người giao nhận…………………….… 1.1.2 Vai trò, chức năng, phạm vi hoạt động NGN………………… …….9 1.1.3 Quyền hạn, nghĩa vụ trách nhiệm người giao nhận… …… 20 1.2 Giao nhận hàng hóa XNK cảng biển……………….……… …… ….23 1.2.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng nguyên cont nhập vận chuyển đường biển ……………………………………………………… ….23 1.2.2 Diễn giải quy trình giao nhận hàng nguyên cont nhập vận chuyển đường biển ……………………………………………………………….… 23 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ HỢP THÀNH ……………………………………………………………… ……….… … 25 2.1 Giới thiệu khái quát công ty TNHH thương mại vận tải dịch vụ Hợp Thành…………………………………………………………………….………… …25 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển công ty TNHH thương mại vận tải dịch vụ Hợp Thành…………………………………………………………………… 25 A, Giới thiệu chung công ty …………………………………………… …… 25 B,Qúa trình hình thành phát triển công ty……………………………… 25 2.1.2 Chức phạm vi hoạt động công ty………………………… … 26 2.1.3 Cơ cấu tổ chức tình hình nhân công ty………… …………… 27 A, Sơ đồ tổ chức máy công ty…………… ……………………… …… 27 B, Chức phòng ban công ty…………………… ……… … ….27 C, Năng lực kinh doanh………………………………………………………… ….31 2.1.4 Tình hình sản xuất kinh doanh công ty năm gần đây……… … 34 2.2 Thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa công ty TNHH TM vận tải dịch vụ Hợp Thành ………………………………………….……………………36 2.2.1 Sơ đồ quy trình quy trình giao nhận hàng hóa NK đường biển container công ty Hợp Thành ……………………………………….…….……36 2.2.2 Diễn giải quy trình giao nhận hàng hóa NK đường biển container công ty Hợp Thành………………………………………………………….……44 2.3 Đánh giá kết hạn chế công ty…………………………………….44 2.3.1 Ưu điểm……………………………………………………………………… 44 2.3.2 Nhược điểm ………………………………………………………………… 45 2.3.3 Cơ hội………………………………………………………………… 45 2.3.4 Thách thức…………………………………………………………………… 46 CHƯƠNG 3:MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH X GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU NGUYÊN CONT TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ HỢP THÀNH……………………….47 3.1 Xu hướng phát triển giao nhận vận tải…………………………… …… 47 3.1.1 Xu hướngchung giới………………………………………………….47 3.1.2 Xu hướng Việt Nam…………………………………………………………48 3.2 Hoàn thiện quy trình giao nhận nhập hàng hóa nguyên cont đường biển……………………………………….…………………………… … …49 3.2.1 Khắc phục chậm trễ việc tiếp nhận chứng từ ……….….49 3.2.2 Hoàn thiện công tác vận chuyển hàng hóa cho chủ hàng…………….… 53 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ…………………………………………………… 57 TÀI LIỆU THAM KHẢO……………………………………………………………60 DANH MỤC BẢNG BIỂU Tên bảng biểu Trang Hình 1.1: Sơ đồ quan hệ NGN với bên liên quan Hình 1.2: Quy trình GN hàng NK nguyên cont đường biển Hình 2.1: Sơ đồ máy tổ chức phòng ban công ty Hợp Thành Bảng 2.1: Tỷ trọng cán có trình độ đại học trung cấp Bảng 2.2: Tình hình sử dụng máy móc thiết bị công ty Bảng 2.3: Kết thực số tiêu chủ yếu công ty Bảng 2.4: Kết hoạt động giao nhận hàng NK công ty Hình 2.2:Quy trình GN hàng NK nguyên cont đường biển công ty Hợp Thành DANH MỤC VIẾT TẮT FCL Full container load XNK Xuất nhập NK Nhập VN Việt Nam NGN Người giao nhận TNHH Trách nhiệm hữu hạn TM Thương mại Phiếu EIR Phiếu giao nhận cont LỜI MỞ ĐẦU 1, Tính cấp thiết đề tài: Ngày với xu toàn cầu hóa, khu vực hóa kinh tế, phát triển khoa học công nghệ kéo theo phát triển mạnh mẽ hoạt động kinh doanh quốc tế Hoạt động buôn bán xuất nhập diễn sôi động quốc gia Mặc dù giới nước muốn tăng cường xuất siêu, hạn chế nhập siêu, nhập hoạt động tất yếu thiếu quốc gia, đặc biệt với doanh nghiệp thương mại nói riêng hoạt động nhập có ý nghĩa quan trọng giúp doanh nghiệp có nguồn hàng để bán, đa dạng hóa bổ sung mặt hàng mà doanh nghiệp muốn kinh doanh nước chưa có điều kiện sản xuất Nói đến hoạt động XNK nhắc đến hoạt động giao nhận hàng hóa, hai hoạt động có quan hệ hỗ trợ lẫn Với tầm quan trọng hoạt động nhập khẩu, sở nghiên cứu lý luận học trường, kết hợp với sở thực tiễn quan sát Công ty TNHH TM vận tải dịch vụ Hợp Thành với giúp đỡ cô chú, anh chị công ty nên em chọn đề tài đồ án tốt nghiệp :“Hoàn thiện quy trình xử lý chứng từ giao nhận hàng nhập đường biển theo phương thức FCL/FCL công ty TNHH thương mại vận tải dịch vụ Hợp Thành “ Mục đích nghiên cứu: Làm rõ sở lý luận, ý nghĩa thực tiễn cần thiết dịch vụ giao nhận hàng hóa đường biển Phân tích, tổng hợp số liệu từ báo cáo hoạt động kinh doanh, báo cáo tài hàng năm công ty tổng hợp số liệu khác từ phòng ban khác, để từ đưa nhận xét tình hình hoạt động công ty, mạnh cần phát huy nêu mặt hạn chế Qua đề xuất biện pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập đường biển công ty cách nhanh chóng hợp lý để đem lại hiệu cho công ty Đối tượng, phạm vi nghiên cứu: - Đối tượng nghiên cứu: Quy trình chứng từ giao nhận hàng nhập đường biển theo phương thức FCL/FCL công ty TNHH thương mại vận tải dịch vụ Hợp Thành - Phạm vi nghiên cứu: Dựa vào số liệu tài công ty vòng năm gần (2006 – 2013) để phân tích, tổng hợp số liệu từ báo cáo hoạt động kinh doanh, báo cáo tài hàng năm công ty tổng hợp số liệu khác từ phòng ban khác, để từ đưa nhận xét tình hình hoạt động công ty, từ cung cấp nhìn tổng quát công ty Hợp Thành Đồng thời, qua việc tìm hiểu, nghiên cứu, phân tích nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập quy trình làm thủ tục Hải quan, để từ đưa phương pháp hoàn thiện quy trình giao nhận công ty, giải pháp thực thời gian ngắn hạn để công ty có thấy áp dụng có hiệu hay không, mặt thời gian chi phí, có công ty tiếp tục phát huy giải pháp đó, không phải thay đổi giải pháp cách hoàn thiện Nội dung nghiên cứu: Bài làm em chia làm chương : CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN VẬN TẢI HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ HỢP THÀNH CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU NGUYÊN CONT BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ HỢP THÀNH CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN VẬN TẢI HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 1.1 Khái niệm giao nhận người giao nhận: 1.1.1 Khái niệm giao nhận người giao nhận: A, Khái niệm giao nhận: Đặc điểm bật buôn bán quốc tế người bán người mua thường cách xa Việc di chuyển hàng hoá người vận tải đảm nhận, khâu nghiệp vụ quan trọng thiếu coi hợp đồng mua bán thực Để cho trình vận tải Bắt Đầu - Tiếp Tục - Kết Thúc, tức hàng hoá đến tay người mua, ta cần phải thực loạt công việc khác liên quan đến trình vận chuyển đưa hàng cảng, làm thủ tục gửi hàng, tổ chức xếp/dỡ, giao hàng cho người nhận nơi đến Tất công việc gọi giao nhận vận tải hàng hoá (hay gọi tắt giao nhận) - Theo FIATA, giao nhận vận tải loại dịch vụ liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa,các dịch vụ phụ trợ tư vấn có liên quan đến dịch vụ trên,bao gồm không giới hạn vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hoá - Ngày 29/10/2004 FIATA phối hợp với Hiệp hội châu Âu dịch vụ giao nhận, vận tải, logistics hải quan đến thống khái niệm dịch vụ giao nhận vận tải logistics, là: “ Giao nhận vận tải dịch vụ liên quan đến chuyên chở( thực nhiều dạng phương tiện vận tải ) , gom hàng, lưu kho, xếp dỡ, đóng gói hay phân phối hàng hóa dịch vụ phù trợ tư vấn có liên quan đến dịch vụ kể , bao gồm không giới hạn vấn đề hải quan hay tài chính, khai báo hàng hóa cho mục đích thức, mua bảo hiểm cho hàng hóa thu tiền hay lập chứng từ liên quan đến hàng hóa Dịch vụ giao nhận bao gồm dịch vụ logistics với công nghệ thông tin đại liên quan chặt chẽ đến trình vận tải, xếp dỡ lưu kho bãi, quản lý chuỗi cung ứng thực tế Những dịch vụ cung cấp để đáp ứng với việc áp dụng linh hoạt dịch vụ cung cấp.” [1] =>> Nói tóm lại : Hiểu theo cách ngắn gọn , giao nhận tập hợp nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến trình vận tải nhằm thực việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng ( người gửi hàng ) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng ) Người giao nhận làm dịch vụ trực tiếp thông qua đại lý thuê dịch vụ người thứ ba khác B, Khái niệm người giao nhận : Người ta thường hiểu người kinh doanh dịch vụ giao nhận hay doanh nghiệp giao nhận người giao nhận (Forwarder, Freight Forwarder, Forwarding Agent) Theo FIATA, “người giao nhận người lo toan để hàng hóa chuyên chở theo hợp đồng ủy thác hành động lợi ích người ủy thác Người giao nhận đảm nhận thực công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hoá” Người giao nhận chủ hàng (khi chủ hàng tự đứng đảm nhận công việc giao nhận hàng hóa mình), chủ tàu (khi chủ tàu thay mặt chủ hàng thực 10 3.1 Xu hướng phát triển giao nhận vận tải 3.1.1 Xu hướng chung giới - Một xu tất yếu thời đại ngày toàn cầu hóa kinh tế giới Bất kỳ quốc gia hay ngành nghề nào, không phân biệt lớn nhỏ, hay cũ, muốn tồn phát triển phải tích cực tham gia vào xu Bên cạnh nhược điểm phủ nhận toàn cầu hóa có ưu điểm lớn làm cho giao thương quốc gia, khu vực giới phát triển mạnh mẽ Xu thời đại dẫn đến bước phát triển tất yếu hỏa động giao nhận quốc tế Toàn cầu hóa kinh tế sâu rộng tính cạnh tranh lại gay gắt lĩnh vực sống Trong lĩnh vực giao nhận vậy, để đáp ứng nhu cầu ngày cao khách hàng, ngày có nhiều nhà cung cấp dịch vụ giao nhận đời cạnh tranh liệt với Bên cạnh nhà sản xuất có uy tín gặt hái nhiều thành to lớn hoạt động kinhh doanh nhờ khai thác tốt hệ thống giao nhận như: Procter and Gamble, Ladner Building… tất công ty vận tải, giao nhận nhanh chóng chớp lấy thời phát triển trở thành nhà cung cấp dịch vụ giao nhận hàng đầu giới như: DHL, Kunbe Nagel… Sử dụng nhà cung cấp dịch vụ giao nhận xu hướng thịnh hành họ không đơn người cung cấp dịch vụ vận tải đa phương thức mà người tổ chức dịch vụ khác như: quản lý kho hàng, bảo quản hàng kho, kiểm tra hàng trước gửi, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu… - Các công ty giao nhận vận tải thường thiết lập hệ thống trung tâm hàng hóa trung tâm kinh tế giới Hàng hóa vùng lân cận gửi trung tâm hàng hóa để gom thành lô hàng chuyển đến trung tâm nhận hàng thuộc châu lục giới - Vận chuyển hàng hóa đường biển gần biện pháp tối ưu cho vận chuyển hàng hóa xếp sau vận chuyển hàng hóa đường hàng không mặt thời gian, lại tiết kiệm nhiều chi phí Vì vận 46 chuyển hàng hóa đường biển chiếm tỷ trọng cao so với phương thức vận chuyển khác 3.1.2 Xu hướng Việt Nam Mặc dù từ năm 2007 việc đổi tên cho Hiệp hội giao nhận Việt Nam, tên gọi cũ VIFFAS đặt Tuy vậy, ngày 4.1.2013 vừa qua, sau nhiều lần trì hoãn, Bộ Nội vụ có định đổi tên thành Hiệp hội doanh nghiệp dịch vụ logistics Việt Nam(VLA) nghĩa giao nhận vận tải phải hoàn thiện để cung cấp dịch vụ logistics chuỗi hoạt động vận chuyển hàng Như phải 20 năm để ngành giao nhận Việt Nam vào xu phát triển logistics giới năm sau Luật Thương Mại VN2005, lần luật hóa dịch vụ Logistics hành vi thương mại.[6] Có thể nhận định việc đổi tên từ giao nhận kho vận thành logistics bước ngoặt lớn cho ngành logistics Việt Nam bước qua thời kỳ non trẻ Tại Việt Nam, theo luật Thương Mại 2005, ngành dịch vụ logistics hiểu bao gồm hoạt động giao nhận vận tải, dịch vụ kho bãi, xếp dỡ, dịch vụ cảng, dịch vụ khai hải quan XNK…Trong thời kỳ đầu, đặc biệt từ có Luật Doanh nghiệp đời thực cam kết hội nhập WTO, việc thành lập dịch vụ logistics có thuận lợi định, thu hút đầu tư nước tạo động lực phát triển ngành nghề, phát triển nguồn nhân lực trông ngành Đến thời điểm diện mạo ngành logistics VN không tha nước khu vực, DN dịch vụ logistics VN trưởng thành hợp tác, cạnh tranh với đối tác nước ngoài, doanh nghiệp chủ hàng Việt Nam bắt đầu tin cậy giành quyền chủ động việc sử dụng dịch vụ logs doanh nghiệp cung ứng dịch vụ nước Nhận thức logs chuyển biến từ cấp quản lý nhà nước, người thực cung cấp dịch vụ logs, kể người sử dụng dịch vụ: thương nhân, nhà sản xuất chế biến, XNK Khái niệm quản trị logs chuỗi 47 cung ứng nhanh chóng vào sống DN với kiến thức quản trị khác Trước thềm mở cửa hội nhập WTO ngành dịch vụ logs hội nhập logs khu vực ASEAN, có băn khoăn lực, tính cạnh tranh, theo phân tích số chuyên gia số ngành dịch vụ khác, doanh nghiệp ngành dịch vụ logs Việt Nam có bước trưởng thành đáng kể, tận dụng hội, học hỏi thu hoạch nhiều kinh nghiệm, đại phận trụ vững qua nhiều thử thách, đặc biệt khủng hoảng suy giảm kinh tế toàn cầu Điều chứng minh qua số LPI(năng lực thực logs) Việt Nam mà ngân hàng giới điều tra công bố thời gian gần 3.2 Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập công ty Hợp Thành .3.2.1 Hoàn thiện việc tiếp nhận chứng từ Một nguyên nhân làm ảnh hưởng đến hiệu quy trình giao nhận chậm trễ việc tiếp nhận chứng từ Việc chậm trễ xảy số nguyên nhân sau a, Nguyên nhân: Những chậm trễ việc hoàn thành chứng từ trở thành vấn đề nghiêm trọng Sai sót người nguyên nhân lớn lực công tác nhân viên quan hữu quan gây nên Thời gian không chờ đợi nên việc chậm trễ gây không hậu cho doanh nghiệp Những nguyên nhân phổ biến chậm trễ này: - Người xuất gửi thiếu vài chứng từ cần thiết yêu cầu, thất lạc sang chứng từ hàng hóa khác công ty lúc nhận nhiều loại mặt hàng khác nhau, thiếu cẩn trọng nhân viên 48 - Các sai sót thông tin chứng từ, thông tin mặt hàng, thời gian, địa điểm không khớp chứng từ - Chậm trễ việc liên lạc nhân viên Cảng, Hải quan quan - Khi nhận chứng từ không xem xét kiểm tra kỹ lưỡng - Chậm trễ Ngân hàng chứng từ không ăn khớp … b Khắc phục chậm trễ sai sót: Để khắc phục vấn đề cần phải có nhân viên chức giải công việc chứng từ - Trong trình nhận chứng từ người xuất khẩu, cán lập chứng từ cần phải kiểm tra đối chiếu kỹ lưỡng chứng từ với nhau, có sai lệch thông tin hàng hoá chứng từ cần phải tìm hiểu nguyên nhân gây sai lệch đó, sai lệch chứng từ nào, cần phải liên lạc nhanh với người xuất để tìm hiểu nguyên nhân sai lệch yêu cầu sửa đổi chứng từ cho ăn khớp với - Bên cạnh thực tế cho thấy Phòng Kinh doanh dịch vụ XNK có hay nhân viên đảm nhận thương vụ từ khâu chuẩn bị giấy tờ, chứng từ khai báo Hải quan vận chuyển hàng đến cho ngời nhập Vì vấn đề xảy có nhiều thương vụ làm thời gian nên phải chia cán bộ, nhân viên để làm, xảy trục trặc công đoạn chưa giải làm ùn tắc, chậm trễ công đoạn sau ảnh hưởng đến thời gian giao nhận hàng nhập khẩu, ảnh hưởng đến tiến độ chung Như vấn đề giải cách tốt là: + Xây dựng trình tự làm việc chia nhỏ công việc trình tự đó, cán bộ, nhân viên đảm nhận công đoạn trình tự đó, người có thời gian chuyên sâu nghiên cứu nhiều thành thạo lĩnh vực đó, đẩy nhanh tiến độ công việc Giả sử trình hoàn thiện chứng từ mà có xảy thiếu hay sai sót giấy tờ lúc 49 có người đảm nhận lĩnh vực sửa đổi cho phù hợp để tiết kiệm thời gian công sức Ví dụ: Trong công tác chuẩn bị có công đoạn chủ yếu lập tờ khai Hải quan kiểm tra chứng từ hàng hoá từ người nhập nhận D/O từ hãng tàu để làm thủ tục Hải quan - cán nhân viên chuyên sâu công tác lập chứng từ tờ khai, Packing list - cán nhân viên khác chuyên với công việc làm thủ tục Hải quan Hai cán nhân viên có mối quan hệ trực tiếp với trình làm việc Tương tự công đoạn nhận hàng từ tàu lập chứng từ cần thiết công việc luôn dây chuyền khép kín, cán bộ, nhân viên Phòng có quan hệ với công đoạn làm việc bổ trợ cho (như mắt xích dây chuyền) với phương pháp cán nhân viên đảm nhận đợc nhiều thương vụ thời gian + Trong trình lập số chứng từ cần thiết, cần phải có cập nhật thông tin, văn hướng dẫn cấp quan hữu quan có liên quan phải tuyệt đối tuân theo quy định mẫu có sẵn + Trong trình kiểm tra đối chiếu chứng từ thực tế phát có sai lệch chứng từ thực tế phải yêu cầu đại diện Hải quan lập “Biên chứng nhận tình trạng hàng hoá” giải sai lệch thực tế chứng từ theo luật định Hải quan - Với kinh nghiệm công ty giải vướng mắc khó khăn chuyến hàng giao nhận hàng hóa Nhưng có lẽ phục vụ giá trị công ty khách hàng lĩnh vực thông tin liên lạc mối quan hệ thân hữu Thông qua mối quan hệ thân hữu với quan hữu quan Hải quan, Cảng, Bộ Thương mại giới vận tải khả mình, Công ty giải 50 kịp thời xảy chậm trễ vướng mắc Và biện pháp khắc phục chậm trễ trình giao nhận vấn đề lưu chuyển lưu trữ chứng từ Trong trình giao nhận, công ty trung tâm tập trung loại chứng từ, từ công ty chứng từ lưu chuyển đến Hải quan, Cảng - Trong trình chuẩn bị chứng từ chuyển từ người nhập qua Bưu điện ngân hàng, qua tay người nhập đến công ty Các chứng từ khác công ty nhận từ hãng tàu số quan hữu quan khác Do trình lưu chuyển chứng từ công ty cần phải kiểm tra theo dõi để tránh trường hợp bị thất lạc chứng từ - Đồng thời với trình tập trung hoàn thành chứng từ công ty cần bảo quản lưu trữ chứng từ cách an toàn, cẩn thận Để việc bảo đảm chứng từ Công ty tốt Công ty phải có kế hoạch lưu trữ chứng từ tốt, nội dung cụ thể bao gồm: - Trước hết phải phân loại chứng từ theo nhóm loại hàng hoá theo chủ hàng - Có thể thời gian công ty thực lúc nhiều hợp đồng, chứng từ công ty cần đánh số theo hợp đồng kinh doanh theo thời gian ký kết theo quy luật thứ tự để tiện việc tìm kiếm tra cứu có trục trặc xảy tiện cho việc xếp sau Cũng dùng máy vi tính, máy quét (Scaner) để quản lý chứng từ theo tiêu mục để kiểm tra nhanh chóng - Công ty nên lập sổ theo dõi thực hợp đồng, sổ theo dõi chứng từ nên kiểm tra thường xuyên chứng từ Giao cho nhân viên có trách nhiệm bảo quản lưu trữ chứng từ với chứng từ khác Kết luận: Để quy trình giao nhận hàng NK diễn tốt đẹp nhanh chóng công ty nên hoàn thiện công tác lập, lưu trữ bảo quản, lưu chuyển chứng từ, công ty cần thực tốt vấn đề giúp cho trình nhận hàng nhập nhanh hơn, kinh danh có hiệu 51 3.2 Hoàn thiện công tác vận chuyển hàng nhập cho chủ hàng a Nghiên cứu đặc tính riêng biệt hàng hoá cần vận chuyển: Việc tìm hiểu đặc tính riêng biệt hàng hoá cần vận chuyển đến cho chủ hàng NK có ý nghĩa quan trọng, không nắm bắt hiểu rõ trình vận chuyển làm cho hàng hoá dễ bị biến chất, hư hỏng, đổ vỡ - Đối với mặt hàng khô sắt thép, xi măng, vải sợi, nguyên phụ liệu đặc tính riêng biệt loại hàng hoá dễ nhận biết Việc dùng phương tiện nào? Cách thứ loại hàng hoá dễ bị hư hỏng, biến chất, không sử dụng nữa, mà lúc hàng hoá thông quan, trách nhiệm lưu trữ, bảo quản, vận chuyển thuộc công ty, công ty phải bồi thường thiệt hại cho chủ hàng NK, xảy tranh chấp công ty gặp nhiều rắc rối khác tất nhiên uy tín công ty bị giảm sút thua lỗ kinh doanh - Đối với loại hàng hoá đông lạnh dở hàng khỏi tàu phải có phương tiện chuyên dụng để chuyên chở Container đông lạnh hay số lọai hàng hoá tươi sống khác khác nhiệt độ cần phải giữ mức để đảm bảo cho hàng hoá không bị hư hỏng, giảm chất lượng, cần phải tìm hiểu xem hàng hoá chở tàu biển biển có nhiều nước nhiệt độ lại không cao hàng hoá giữ mức a0C chẳng hạn nhng vào bờ nước đi, nhiệt độ lại tăng lên thời tiết nắng nóng, liệu hàng hoá giữ mức a0C đảm bảo cho hàng hoá không? loại hàng hoá tơi sống nghĩa chúng dưỡng khí hút CO2 nhả khí O2 ,vì điều kiện nhiệt độ giữ cho vi khuẩn không xâm nhập quan trọng để đảm bảo hàng hoá không bị giảm chất lợng đợc phép lưu thông thị trường - Hay loại hàng hoá dễ gãy vỡ hư hỏng cách xếp chèn lót xếp hàng lên phương tiện nào, trọng tải tối đa loại hàng hoá xe phép chở để vận chuyển có xảy va đập hàng 52 hoá không bị vỡ xếp lên phương tiện để vận chuyển việc khó khăn Ngoài có nhiều mặt hàng trình xếp hàng lên phương tiện, vận chuyển không thực theo tiêu chuẩn kỹ thuật quy định người giao nhận phải chịu trách nhiệm Vì việc tổ chức tốt khâu nghiên cứu tìm hiểu đặc tính riêng hàng hoá để bố trí xếp phương tiện tổ chức trình chuyên chở đảm bảo cho Công ty thực tốt khâu cuối nghiệp vụ nhận hàng NK, không để xảy rủi ro đáng tiếc b Chuẩn bị nhân công, kho bãi phương tiện để phục vụ tốt trình vận chuyển - Với lượng hàng ngày tăng lên, công ty nên có phương hướng thuê kho riêng cảng kho ngoại quan Điều giảm thiểu chi phí thuê dịch vụ - Với trình làm thủ tục nhận hàng NK công ty cần phải có chuẩn bị nhân công, kho bãi phương tiện vận chuyển để tiến hành xếp dỡ, lưu kho vận chuyển thẳng hàng NK đến cho chủ hàng theo tiến độ thời gian thoả thuận hai bên Trong công đoạn này, công ty nên chọn người có thái độ làm việc chăm chỉ, tích cực, giấc để đảm bảo hoạt động diễn tiến trình đồng thời có quan tâm lượng hàng để chuẩn bị số lượng nhân công thực cho phù hợp, tránh gây tình trạng thừa thiếu người c Tổ chức trình vận chuyển: Thông thường sau giao hàng cho người chuyên chở ký đơn giao hàng công ty thường cử cán công ty áp tải hàng hoá vận tải đường để giám sát yêu cầu kỹ thuật áp dụng cho hàng hoá đặt cho người vận tải hỗ trợ cho người vận tải đường gặp khó khăn trở ngại Trong trình vận chuyển người chuyên chở phải chịu trách nhiệm hàng hóa nhận, người áp tải hàng hóa phải giữ liên lạc với công ty giao nhận để thông báo tình hình vận 53 chuyển Khi gặp khó khăn cần phải liên lạc với công ty để xin ý kiến đạo lãnh đạo công ty việc xử lý giải tình khó khăn trở ngại Trong trình vận chuyển phải yêu cầu người vận tải thực nghiêm ngặt yêu cầu kỹ thuật áp dụng cho hàng hoá để giảm thiểu rủi ro xảy Vì công ty cần ký kết hợp đồng chuyên chở với người có kinh nghiệm lái xe, trung thực, người làm việc lâu dài để vận chuyển hàng hóa cách tốt Có công ty có hài lòng từ phía khách hàng, khách hàng tin tưởng mà giao cho lần tiếp theo, đồng thời nâng cao uy tín công ty thị trường, thu hút khách hàng tiềm khác d Giao hàng cho chủ hàng nhập khẩu: - Khi hàng hoá chở đến nơi quy định theo yêu cầu chủ hàng nhập Người chuyên chở trực tiếp giao hàng cho chủ hàng phải lập biên giao hàng theo khối lượng chất lượng mà nhà xuất nhập uỷ thác cho công ty Lúc chủ hàng người chủ hàng uỷ thác ký vào biên giao hàng sở để công ty đòi tiền cước phí giao nhận người uỷ thác Tùy theo thỏa thuận chủ hàng nhập công ty giao nhận để xem bên chủ hàng nhập hay công ty giao hàng phải thuê phương tiện nâng hạ, dỡ hàng đưa vào kho Nếu công ty giao nhận làm nhân viên giao nhận phải chủ động liên lạc nơi giao hàng để thuê xe nâng hạ nhân công xếp dỡ, hàng đưa đến nơi chuẩn bị tốn thời gian chờ đợi bên Tóm lại, công tác vận chuyển hàng nhập đến cho chủ hàng nhập đóng góp phần không nhỏ vào thành công thương vụ uỷ thác giao nhận công ty Nó khâu cuối dễ thực toàn quy trình nghiệp vụ nhận hàng nhập Container không xác định tầm quan trọng công tác công ty không đảm bảo tiến độ thực hợp đồng uỷ thác Và không may xảy rủi ro xuất phát từ chuẩn bị không tốt công ty công ty phải bồi thường thiệt hại cho 54 nhà nhập giá trị lô hàng nhập nhỏ Khi làm cho công ty bị thua lỗ nặng giảm uy tín vốn có kinh doanh dịch vụ xuất nhập 3.2.3 Hoàn thiện hoạt động khác Ngoài có số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận nhập hàng hóa đường biển container như: - Củng cố, đào tạo đội ngũ có trình độ cao, đòi hỏi tiết xác việc tiếp nhận xử lý chứng từ Công việc cần người có nhiều kinh nghiệm, khéo léo thật cẩn thận Cần phân loại lực cán công nhân viên để đào tạo cho hiệu Ví dụ : công ty quý mở lớp huấn luyện nâng cao trình độ công việc cho nhân viên, lớp đào tạo công nhân viên, lớp đào tạo cán cấp cao - Nâng cấp hệ thống mạng để công ty đăng ký khai báo hải quan thời gian nhanh - Tổ chức khép kín dây chuyển kinh doanh, mở rộng thêm dịch vụ tốt để đáp ứng nhu cầu khách hàng Ví dụ: Công ty đầu tư kho bãi để lưu trữ , xe để vận chuyển hàng, hạn chế việc thuê để tiết kiệm chi phí KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Kết luận Trong xu hướng mở cửa kinh tế, Việt Nam trở thành thành viên tổ chức thương mại giới WTO.Sự kiện mang lại nhiều hội thử thách to lớn cho kinh tế Việt Nam nói chung doanh nghiệp nói riêng Giao nhận vận tải mắt xích vô quan trọng trình lưu thông hàng hóa từ người bán sang người mua Chính thế,mà ngày nhiều 55 công ty dịch vụ giao nhận đời Nếu khâu giao nhận tổ chức giao nhận mà không kịp thời, không hợp lý hoạt động XNK bị ách tắc, chí gây thiệt hại không nhỏ cho chủ hàng người mua Trong điều kiện môi trường cạnh tranh gây gắt nay,Hợp Thành đánh giá công ty hoạt động có hiệu lĩnh vực giao nhận hàng hóa XNK … Hợp Thành dần khẳng định vị trí thương trường nước Có kết hôm nhờ vào bước đắn, với am hiểu thị trường, chiến lượt kinh doanh phù hợp, vận dụng có hiệu sách marketing Nhờ vào trình tổ chức thực thủ tục nghiệp vụ giao nhận hàng XNK công ty Đảm bảo hàng hóa giao nhận thời gian theo yêu cầu khách hàng Sau thời gian tìm hiểu lý luận nghiên cứu công ty, em hệ thống hóa sở giao nhận giao nhận, người giao nhận, số chức NGN, trách hạn nghĩa vụ NGN.Đồng thời nghiên cứu quy trình giao nhận nhập công ty, để từ đánh giá đc điểm mạnh,điểm yếu, hội, thách thức công ty Qua em số bất cập số biện pháp để cải tiến, hoàn thiện khâu quy trình giao nhận, phận tiếp nhận chứng từ công ty chưa chu đáo, chậm trễ kiểm tra chứng từ khách hàng gửi đến, từ có giải pháp giải vấn đề nhanh chóng kiểm tra kỹ lưỡng thông tin số lượng tiếp nhận chứng từ, sửa chữa nhanh chóng có sai sót Đồng thời hoạt động vận chuyển hàng hóa cho người NK chưa hoàn chỉnh, nhân viên giao nhận phải tìm hiểu khâu trình vận chuyển Tuy nhiên thời gian có hạn vượt giới hạn phạm vi nên em chưa nghiên cứu vấn đề hợp tác công ty với công ty giao nhận khác, thời gian tới em tiếp tục tìm hiểu thêm Kiến nghị : Trong bối cảnh kinh tế gay gắt để đạt kết mong muốn, công ty Hợp Thành cần nhanh chóng đổi phương thức hoạt động 56 Các nhân tố bên ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động công ty, cần quan tâm, giúp đỡ nhà nước, Bộ, Ngành để tạo điều kiện thuận lợi cho công ty Sự quan tâm qua đường lối sách đắn, hợp lý mà phải qua hoạt động thiết thực thường xuyên sâu, sát thực tế để nắm bắt khó khăn, tâm tư nguyện vọng doanh nghiệp, từ có định hướng giúp doanh nghiệp tháo gỡ khó khăn - Tổ chức thường xuyên chương trình đầu tư xúc tiến thương mại hội chợ giúp doanh nghiệp XNK quảng bá, giới thiệu dịch vụ ưu tiên vốn đầu tư cho dự án sản xuất mặt hàng mạnh Nhờ hỗ trợ công ty giao nhận việc tìm kiếm thị trường ký kết hợp đồng - Thay đổi thuế phải báo cho doanh nghiệp cách nhanh chóng để doanh nghiệp kịp thời nắm bắt, tránh ảnh hưởng đến việc thực hợp đồng - Cần có biện pháp xử phạt răn đe dứt khoát trường hợp tiêu cực làm cản trở cho doanh nghiệp Kiên chống hành vi tham ô, nhũng nhiễu đội ngũ hải quan Công chức hải quan cần hướng dẫn cụ thể, sai cho doanh nghiệp Tùy trường hợp mà xử lý từ cảnh báo tới phạt hành để tạo điều kiện cho doanh nghiệp thực quy định pháp luật Khi phân bổ nhiệm vụ, công chức hải quan cần nhanh chóng làm việc để đảm bảo tiến độ công việc giúp doanh nghiệp nhận hàng, tránh tình trạng lưu kho lưu bãi - Nước ta có lợi đường biển nên số lượng hàng hóa XNK đường biển phát triển so với phương thức khác Nhà nước cần đầu tư thích đáng để xây dựng sở vật chất cho việc vận chuyển hàng hoá đường biển xây dựng mở rộng cảng biển, đại hoá thiết bị xếp dỡ vận chuyển hàng hoá Ngoài ra, Nhà nước cần đầu tư để mở rộng tuyến đường sắt cho đạt tiêu chuẩn quốc tế, nâng cấp tu sửa hệ thống đường bộ, cầu cống… để với vận tải đường biển, người giao nhận thực vận tải hàng hoá đa 57 phương thức cách thuận tiện, dễ dàng đáp ứng nhu cầu ngày cao khách hàng TÀI LIỆU THAM KHẢO 1, TS Dương Văn Bạo (2014) Giao nhận vận tải quốc tế , Nhà xuất Hàng Hải 58 2, PGS TS Nguyễn Hồng Đàm (Chủ biên) - GS TS Hoàng Văn Châu -PGS TS Nguyễn Như Tiến - TS Vũ Sỹ Tuấn(2003), Vận tải giao nhận ngoại thương, Nhà xuất Giao thông vận tải Hà Nội 3, TS Đoàn Thị Hồng Vân (2000), Giáo trình kỹ thuật ngoại thương, Nhà xuất thống kê 4,“ Các văn chọn lọc hướng nghiệp” ( Selected Documents ) - Hiệp hội Giao nhận Kho vận Việt Nam - 1997 5,Các báo cáo tài chính, báo cáo kết hoạt động kinh doanh Công ty TNHH thương mại vận tải dịch vụ Hợp Thành 6, Luật doanh nghiệp 2005 7, PGS.TS Nguyễn Như Tiến( Chủ biên), Giáo trình giao nhận vận tải ngoại thương, Nhà xuất khoa học kỹ thuật 8, Một số trang wed tài liệu tham khảo - http://www.vinamarine.mt.gov.vn/Index.aspx?page=transportdetail&id=11 - http://luanvan.net.vn/default.aspx - http://vinafco.com.vn/tin-tuc/tin-hoat-dong-nganh/9-tin-tuc/tin-hoat-dongnganh/105-logistics-vi%E1%BB%87t-nam-b%C6%B0%E1%BB%9Bc-v %C3%A0o-th%E1%BB%9Di-k%E1%BB%B3-ph%C3%A1t-tri%E1%BB %83n.html 59 60 [...]... với hàng hóa như là người chuyên chở thực sự kể từ khi nhận hàng, trong suốt quá trình vận tải cho đến khi hàng được giao cho người nhận tại điểm đích c, Phạm vi dịch vụ giao nhận: Phạm vi của dịch vụ Giao nhận là nội dung cơ bản của dịch vụ Giao nhận Trừ khi bản thân người gửi hàng (hoặc người nhận hàng) muốn tham gia vào bất kỳ một khâu hay thủ tục nào, chứng từ nào đó, thông thường người giao nhận. .. chọn người giao nhận vận tải hàng hóa: A, Người giao nhận vận tải hàng hóa phải có giấy phép hoặc được chấp nhận bởi các tổ chức phù hợp 17 B, Các công ty giao nhận vận tải hàng hóa phải có đủ cơ sở vật chất cũng như các phương tiện để thực hiện hợp đồng, ít nhất cũng không phải thực hiện hợp đồng trên giấy tờ tại văn phòng C, Các công ty giao nhận phải có kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận, có năng... như là người vận chuyển nếu khách hàng đã nhận được một chứng từ vận tải được phát hành bởi một người khác ngoài người giao nhận và không trong một thời gian hợp lý mà người giao nhận vẫn chịu trách nhiệm như người chuyên chở Đối với các dịch vụ khác ngoài dịch vụ vận chuyển hàng hóa như: Dịch vụ lưu kho, đóng gói, phân phối hàng hóa, cũng như các dịch vụ phụ trợ liên quan, người giao nhận phải chịu... người giao nhận : a Khi là đại lý của chủ hàng Cơ sở trách nhiệm Người giao nhận phải chịu trách nhiệm nếu người giao nhận đã không chăm chỉ và sử dụng mọi biện pháp hợp lý trong việc thực hiện dịch vụ giao nhận vận tải, trong trường hợp này, người giao nhận sẽ phải bồi thường cho khách hàng những mất mát, thiệt hại xảy ra đối với hàng hóa cũng như cho các tổn thất tài chính trực tiếp do vi phạm nghĩa vụ. .. 10.689,75 12.957,74 50,81% 55,88% 58,07% Doanh thu từ dịch vụ giao nhận hàng FCL nhập khẩu bằng đường biển Tổng doanh thu Tỷ trọng Doanh thu từ dịch vụ giao nhận hàng FCL nhập khẩu bằng đường biển trên tổng doanh thu Nguồn: Báo cáo phòng kế toán tổng hợp, năm 2014 Bảng số liệu trên thể hiện tỷ trọng của hoạt động giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển chiếm con số khá cao trong tổng doanh thu: Năm... giao nhận hàng hóa nhập khẩu của công ty TNHH thương mại vận tải và dịch vụ Hợp Thành 35 2.2.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container tại công ty Nhận yêu cầu từ Khách hàng (1) Nhận và kiểm tra bộ chứng từ (2) Lấy lệnh giao hàng (3) Thông quan hàng nhập khẩu (4) (4a) (4) Nhập miễn kiểm Nhập kiểm hóa Mở tờ khai Mở tờ khai Tính giá thuế Tính giá thuế Trả tờ khai Kiểm hóa. .. được điều chỉnh bằng vận đơn của người giao nhận Tuy vậy hầu hết các công ty giao nhận chỉ có các phương tiện vận tải đường bộ vận chuyển hàng trên cự ly ngắn, mà không có phương tiện vận tải lớn để tiếp tục thực hiện việc vận chuyển hàng đến tận tay người nhận cuối cùng 13 - Lưu kho bảo quản hàng hóa: Thông thường thì hoạt động lưu kho bảo quản hàng hóa này thường xảy ra tại cảng bốc hàng hoặc cảng... theo từng mặt hàng) • Cơ quan Lãnh sự để xin giấy chứng nhận xuất xứ • Cơ quan kiểm soát xuất nhập khẩu • Cơ quan cấp giấy vận tải - Các bên tư nhân: Trong lĩnh vực tư nhân, người giao nhận phải giao dịch với các bên: - Người chuyên chở hay các đaị lý khác như : + Chủ tàu + Người kinh dooanh vận tải đường bộ, đường sắt, hàng không + Ngưòi kinh doanh vận tải thuỷ về mặt sắp xếp lịch trình và vận chuyển,... khẩu, các điều kiện giao hàng phù hợp, v.v Người giao nhận với trình độ chuyên môn như: • Biết kết hợp nhiều phương thức vận tải với nhau • Biết tận dụng tối đa dung tích, trọng tải của các công cụ vận tải nhờ vào dịch vụ giao hàng • Biết kết hợp giữa vận tải – giao nhận – xuất nhập khẩu và liên hệ tốt với các tổ chức có liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa như hải quan, đại lý hãng tàu, bảo hiểm,... Trả tờ khai (5) Xuất phiếu EIR (6) Thanh lý Hải quan (7) Giao hàng cho Sơ đồ 2.2 – Quy trình giao nhận hóa nhập khẩu đường biển bằng Khách hàng container tai công ty (8) 2.2.2 Diễn giải quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng Quyết toán và lưu container tại công ty Hợp Thàmh hồ sơ (1) Nhận thông tin chi tiết hàng từ đại lý và yêu cầu từ khách hàng 36