Trờng đại học nội vụ hà nội khoa tổ chức quản lý nhân lực Báo cáo kiến tập Đề tài: công tác phân tích công việc phòng kinh doanh thuộc công ty tnhh dịch vụ thơng mại bảo châu Địa điểm kiến tập: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MạI Và DịCH Vụ BảO CHÂU Cán hớng dẫn : Nguyễn Thị Mai Phơng Sinh viên thực : Vũ Thu Huyền Ngành đào tạo : Quản Trị Nhân Lực Lớp : 1205 QTND Khóa : 2012-2016 Hà Nội, 2015 MC LC Cán hớng dẫn : Nguyễn Thị Mai Phơng Hà Nội, 2015 PHN M U .1 BNG BIU 1: 98 Mu bng mụ t cụng vic 98 ., Ngy thỏng nm 98 BNG BIU 2: 100 Mễ T CễNG VIC NHN VIấN XUT NHP KHU 100 PHN M U Lý chn ti Trong quỏ trỡnh i mi v hi nhp thi nay, hot ng sn xut kinh doanh, thng mi v dch v ngy cng phỏt trin vi quy mụ ln, vic giao thng mua bỏn nhiu hn khin cho lng cụng vic phỏt sinh tng lờn, hu ht cỏc cụng ty u cú nhu cu tuyn thờm nhõn s cho cỏc v trớ cụng vic mi ỏp ng yờu cu ca dch v thng mi v u t, gim ti ỏp lc cho cỏc nhõn viờn khỏc quỏ trỡnh lm vic vic kinh doanh mua bỏn c thun li cn phi khc phc mt s nhc im quỏ trỡnh cụng tỏc iu hnh cụng ty, ú cn khc phc mt s li liờn quan n cụng tỏc phõn tớch cụng vic nhm xỏc nh rừ thc trng phõn tớch cụng vic ti cụng ty, t ú gii phỏp khc phc cho cỏc li Nm thi k bựng n ca nn kinh t, cụng ty TNHH Dch v v Thng mi Bo Chõu cng ng trc nhng xu hng núi trờn Tỡnh hỡnh hot ng sn dch v mua bỏn trao i ngy cng tng lờn, i tỏc mua bỏn s dng dch v tng mnh, vic giao thng gia i tỏc v ngoi nc cng nhiu khin cho cỏc phũng ban, nhõn viờn ca cụng ty gp phi ỏp lc quỏ ti cụng vic phỏt sinh, vic trao i, giao dch khụng th ch giao cho ngi nh trc na m liờn tc phi tuyn thờm cỏc v trớ h tr khỏc, chuyờn viờn mi cho cụng vic trao i vi ngi nc ngoi v chuyờn viờn giao dch vi i tỏc nc H thng bỏn hng dch v tng lờn, cn thờm nhiu nhõn viờn tip th, marketing, qun lý kho hng, nhõn viờn tỡm kim ngun hng tớch ly c sn phm, thc hin phõn phi sn phm giao dch Trc cỏc doanh nghip hot ng theo s bao cp ca nh nc v n t nc ó m ca cựng vi vic cỏc doanh nghip phi t ng trờn ụi chõn ca mỡnh tn ti v phỏt trin, h phi tỡm ng cho doanh nghip mỡnh i Nhng chc chn rng doanh nghip cú mt i ng nhõn viờn ti gii, bit s dng, gi gỡn v phỏt huy h thỡ h s l nn tng giỳp doanh nghip phỏt trin v i lờn Mun vy cỏc doanh nghip phi bit qun lý ngun lao ng ca mỡnh s dng cú cht lng, hiu qu ngun nhõn lc ú Hin cỏc doanh nghip cng nghiờn cu v tỡm cỏch s dng hiu qu ngun lc ny thụng qua vic s dng cỏc cụng c qun tr nhõn lc Phõn tớch cụng vic v ỏnh giỏ thc hin cụng vic chớnh l hai cụng tỏc c bn v quan trng nht giỳp ớch cho vic qun lý v s dng cú cht lng nhõn lc, cng c cỏc hot ng nhõn lc khỏc Tuy nhiờn hin cỏc doanh nghip cha thc s chỳ ý ti hai hot ng ny Trong quỏ trỡnh kin mt thi gian ti cụng ty Dch v v Thng mi Bo Chõu, tụi cng nhn thy cụng ty cha quan tõm n hot ng phõn tớch cụng vic v ỏnh giỏ thc hin cụng vic nờn khụng cú h thng phõn tớch cụng vic rừ rng v ỏnh giỏ thc hin cụng vic cũn s si, cha phỏt huy ỳng tỏc dng ca hai hot ng ny Vỡ vy hiu qu ca cỏc hot ng qun lý nhõn lc khỏc b nh hng v tỏc ng cha tt n cỏc hot ng phỏt trin chung ca cụng ty Vi vai trũ trỏch nhim l mt chuyờn viờn nhõn s h tr phũng ban kinh doanh thc hin cụng tỏc phõn tớch cụng vic xỏc nh cụng vic cn phõn tớch,v trớ cn tuyn mi v cụng vic ca nhõn viờn c vi nhim v quyn hn,yờu cu t ỏp ng c s ũi hi ca cụng vic cụng ty Tụi thy cụng tỏc phõn tớch cụng vic rt cn thit cho nhu cu thc ti ca cụng ty Cụng tỏc phõn tớch cụng vic giỳp cho vic nh cỏc v trớ cũn thiu cn phõn tớch phc v tuyn dng v nhm nờu rừ chc nng nhim v, quyn hn ca tng chc danh, v trớ, trỏnh cho tỡnh trng lng cụng vic tng lờn, phỏt sinh v trớ mi, yờu cu mi m cỏc thnh viờn c khụng th m nhn ht v trỏnh c tỡnh trng chng chộo quyn nhim v ln nhau, lm cho s phõn cụng rừ rng, t m, phi hp n ý vi nhau, hon thnh tt cỏc nhim v c giao Cụng tỏc phõn tớch cụng vic nờu rừ thc trng phõn tớch cụng vic ti cụng ty, nhu cu phõn tớch cụng vic mi v c, m bo cho yờu cu dch v c hanh thụng, em li cho cụng ty mt h thng t chc chc nng cụng vic rừ rng, hot ng hiu qu chung cho c cụng ty v hiu qu riờng cho tng cụng vic phõn tớch v khai thỏc s dng ngun nhõn lc Vỡ vy, tụi mong mun chn ti : PHN TCH CễNG VIC TI PHềNG KINH DOANH THUC CễNG TY TNHH DCH V V THNG MI BO CHU Mc tiờu nghiờn cu Nghiờn cu ti ny, tụi mong mun lm rừ thc trng cụng tỏc phõn tớch cụng vic ti phũng Kinh doanh thuc cụng ty TNHH Dch v v Thng mi Bo Chõu, t ú tỡm im ó t c v cha t c cụng tỏc phõn tớch cụng vic, tỡm gii phỏp khc phc cho cụng tỏc phõn tớch t hiu qu cao nht kinh doanh Nhim v nghiờn cu Kho sỏt thc t tỡnh hỡnh thc trng phõn tớch cụng vic ti phũng Kinh doanh thuc cụng ty TNHH Dch v v Thng mi Bo Chõu Phõn tớch xỏc nh tờn gi, v trớ,mc tiờu, hot ng cn tin hnh phõn tớch cụng vic, ngun lc, sn phm kt qu u cu cụng vic Cỏc vic lm hin cú v vic lm cũn thiu v nhim v, yờu cu khụng phự hp vi cụng vic thc t, bn mụ t, phõn cụng nghim v c khụng phự hp vi thc hin cụng vic hin ti Phỏt hin sai lch, s bt hp lý gia nhim v thc t v nhim v c nờu bn mụ t hay phõn cụng nhim v v qua thụng bỏo tuyn dng i tng nghiờn cu Trong quỏ trỡnh la chn thụng tin v ti phõn tớch cụng vic, tụi thy cụng ty TNHH Dch v v Thng mi Bo Chõu l mt i tng tt nghiờn cu v thc trng v gii phỏp cụng tỏc PTCV Phõn tớch cụng vic, v trớ qua bn phõn cụng nhim v ti phũng Kinh doanh thuc cụng ty TNHH Dch v v Thng mi Bo Chõu vi thi gian t nm 2010 n Khụng gian: ti cụng ty TNHH Dch v v Thng mi Bo Chõu Ni dung nghiờn cu: nghiờn cu mt vi v trớ cụng vic hin cú ti phũng Kinh doanh thuc cụng ty qua bn phõn cụng nhim v hay thc trng hin cú ca cỏc v trớ vic lm, nhng sai sút bn mụ t, bn phõn cụng nhim v khụng phự hp vi tớnh cht cụng vic thc t Nờu lý v nh hng ca cụng tỏc PTCV T ú xut cỏc gii phỏp khc phc Phng phỏp nghiờn cu Vi ti ny tụi s dng phng phỏp phõn tớch - tng hp h thng chc danh cụng vic, nhim v c th tng v trớ m nhim v tiờu chun ỏnh giỏ kt qu hon thnh cụng vic l ch yu Phng phỏp khỏc nh quan sỏt, thng kờ, lit kờ, so sỏnh, thu thp thụng tin t lónh o v nhõn viờn so sỏnh thc ti vi yờu cu m nhn cụng vic Phng phỏp nghiờn cu quỏ trỡnh hon thnh chuyờn tụi ó thu thp ngun s liu s cp bng cỏch s dng cỏc phng phỏp thu thp thụng tin nh bn hi, phng vn, quan sỏt, ghi chộp ng thi cng thu thp v s dng cỏc bn, ti liu ca cụng ty theo s ng ý ca cụng ty v cỏc sỏch, ti liu tham kho chuyờn ngnh Sau ú hon thnh cỏc s liu thỡ tụi tin hnh x lý, phõn tớch v tng hp cỏc thụng tin ú li Phng phỏp gi nh cho vic mi phỏt sinh v cú tm chin lc kinh doanh lõu di d oỏn phng hng tin trin ca hot ng kinh doanh vi cỏc cụng vic cn phõn tớch, ch ng cụng vic, to th mnh kinh doanh Mc úng gúp ca ti La chn v khai thỏc ti ny, cụng tỏc phõn tớch cụng vic ti cụng ty tụi ang nghiờn cu giỳp cho cụng ty xỏc nh c tm nhỡn mc tiờu phng hng phỏt trin ca mỡnh da vo cụng vic c phõn tớch rừ, cỏc chc nng nhim v tng vic mt xõy dng c h thng phũng chc nng phự hp, hiu qu, hp lý vi mụ hỡnh kinh doanh ca c cụng ty Tỡm hiu, khai thỏc ngun nhõn lc, nm rừ cỏc yờu cu nhim v ũi hi ca cụng vic ch ng i phú vi s thay i ca mụi trng v tỡnh hỡnh kinh doanh chung Phc v cụng tỏc tip theo ca qun tr nhõn s ti xem xột tớnh hp lý cụng vic hin ti vi yờu cu t ra, thy c tớnh bt hp lý, nhng tn ng thc t khin cho nhõn viờn thc hin cụng vic khụng ỳng vi ni dung yờu cu ghi bn mụ t cụng vic v thụng bỏo tuyn dng ti giỳp cho vic nghiờn cu sõu hot ng cụng vic ti phũng kinh doanh thuc cụng ty T ú cú th b trớ ỳng ngi ỳng vic,bo m thnh cụng thuyờn chuyn, ch thng thng Loi b bt bỡnh ng v mc lng thng thụng qua nhim v c giao To ng lc lm vic thụng qua thng thng To c s cp qun tr v nhõn viờn hiu hn Nh vy nghiờn cu ti ny cụng ty cú ý ngha lý lun v thc tin, ó gúp phn lm sỏng t lý thuyt, , gúp phn a lý thuyt gn vi thc hnh giỳp cho ngi hc tip thu mụn hc v lm vic hiu qu Giỳp phỏt hin nhng thiu sút quỏ trỡnh nghiờn cu ti, b sung lm rừ lý thuyt, phn hi li t duy, lp lun, lý thuyt khụng gn vi thc t hay cho thy s cụ ng, sỳc tớch, vai trũ to ln xõy dng lý thuyt gi n ngi c, phi hp cựng lm rừ i tng ni dung nghiờn cu mụn hc ti em li mt cụng trỡnh nghiờn cu t lp lun khoa hc, giỳp o sõu khai thỏc cụng tỏc phõn tớch t mc tiờu v hiu qu nghiờn cu Cú ý ngha to ln i vi cỏc cụng trỡnh nghiờn cu v sau Kt cu ti ti cú kt cu gm chng Chng C S Lí LUN V CễNG TC PHN TCH CễNG VIC TI PHềNG KINH DOANH THUC CễNG TY TNHH DCH V V THNG MI BO CHU Chng THC TRNG CễNG TC PHN TCH CễNG VIC TI PHềNG KINH DOANH THUC CễNG TY TNHH DCH V V THNG MI BO CHU Chng GII PHP V KHUYN NGH Chng C S Lí LUN V CễNG TC PHN TCH CễNG VIC TI PHềNG KINH DOANH THUC CễNG TY TNHH THNG MI V DCH V BO CHU 1.1 Khỏi nim, vai trũ v s cn thit ca phõn tớch cụng vic phũng kinh doanh ti cụng ty TNHH Dch v v Thng mi Bo Chõu 1.1.1 Cỏc khỏi nim c bn v khỏi nim cú liờn quan a Cỏc khỏi nim cú liờn quan Trc i vo khỏi nim chớnh ca phõn tớch cụng vic (vit tt: PTCV) v khai thỏc tt ti, ta i tỡm hiu v cỏc khỏi nim cú liờn quan n cụng tỏc PTCV Phõn tớch cụng vic l mt vic lm quan trng m tt c cỏc cụng ty u phi thc hin nu mun cỏc hot ng QTNL khỏc c tin hnh thun li Phõn tớch cụng vic ó c nhiu nc phỏt trin trờn th gii thc hin hn 100 nm qua v l cụng c qun tr nhõn lc ph bin nht, nhiờn Vit Nam õy l khỏi nim mi m Vy PTCV l gỡ? Cú th hiu PTCV l mt quỏ trỡnh thu thp cỏc t liu v ỏnh giỏ mt cỏch cú h thng cỏc thụng tin quan trng cú liờn quan n vic thc hin cụng vic c th t chc nhm lm rừ bn cht ca tng cụng vic ú - Nhim v: l n v nh nht ca phõn tớch biu th tng hot ng lao ng riờng bit vi tớnh mc ớch c th v mi ngi lao ng phi thc hin Nhim v biu th tng hot ng riờng bit vi tng mc ớch c th m ngi lao ng phi thc hin Vớ d: nhim v ỏnh mỏy, tr li in thoi Nhim v th hin nhng vic phi c thc hin theo cam kt nht nh - V trớ biu th tt c cỏc hot ng ca cựng mt ngi lao ng, v trớ l cp tip theo ca phõn tớch cụng vic Vớ d: v trớ th ký, th V trớ biu th tt c cỏc nhim v c thc hin bi mt ngi lao ng, v trớ th hin nhim v m nhim, va ch a v cỏ nhõn t chc - Cụng vic l tt c cỏc nhim v c thc hin bi mt ngi lao ng hay l tt c cỏc nhim v tng t c thc hin bi mt s ngi lao ng Vớ d: tt c nhim v ca th ký thc hin bi mt ngi th ký c gi l cụng vic th ký Cụng vic ch rừ nhim v v chc nng m mt ngi phi m nhn v l kt qu ca s phõn cụng lao ng t chc Cụng vic khỏc vi ngh - Ngh l mt khỏi nim rng hn Ngh l mt hp cỏc cụng vic tng t v ni dung cú liờn quan n mt mc nht nh vi nhng c tớnh cú ũi hi ngi lao ng cú s hiu bit ng b v chuyờn mụn, nghip v, cú nhng k nng, k xo v kinh nghim cn thit thc hin Di gúc Phõn cụng v hp tỏc lao ng: ngh l mt dng hon chnh ca lao ng h thng phõn cụng lao ng xó hi, ũi hi phi tin hnh theo nguyờn tc riờng, cú cụng ngh v cụng c riờng bit Di gúc o to: ngh l hp cu k nng hiu bit phm cht, lao ng m ngi lao ng cn tip thu quỏ trỡnh o to tớch ly kinh nghim cuc sng ỏp ng yờu cu ca mt dng c th hon chnh cỏc cụng vic lao ng Vớ d : ngh nh giỏo, ngh ti chớnh, ngh nhõn s, b Khỏi nim phõn tớch cụng vic Phõn tớch cụng vic l quỏ trỡnh tỡm kim y cỏc thụng tin liờn quan n cụng vic thc hin mt s nhim v c th to mt sn phm c th Phõn tớch cụng vic l nhng hot ng, th tc xỏc nh quyn hn, trỏch nhim k nng theo yờu cu ca cụng vic, lm s s xỏc nh cho thc hin cụng vic mt cỏch tt nht cng nh qun tr nhõn s mt cỏch hiu qu Phõn tớch cụng vic l quỏ trỡnh nghiờn cu ni dung cụng vic nhm xỏc nh iu kin tin hnh, cỏc nhim v, trỏch nhim, quyn hn thc hin cụng vic v cỏc phm cht, k nng cn thit phi cú thc hin cụng vic Phõn tớch cụng vic l hot ng chia nh cụng vic c nghiờn cu nhm tr li cho cõu hi chớnh: + hon thnh cụng vic ny cn thc hin nhng nhim v gỡ? Nhim v a i vi ngi nhõn viờn phi thc hin c miờu t rừ bn mụ t cụng vic + Ai cú th thc hin cụng vic ú? Yờu cu t i vi nhõn viờn thc hin cụng vic, c ghi bn yờu cu nhõn s + Kt qu cn t c u thc hin cụng vic ny l gỡ? Tiờu chun ỏnh giỏ mc hon thnh cụng vic ca nhõn viờn c nờu rừ bn tiờu chun thc hin cụng vic 1.1.2 Vai trũ v s cn thit ca phõn tớch cụng vic 1.1.2.1 Phõn tớch cụng vic c coi l mt hot ng quan trng, cú ý ngha i vi hot ng qun tr nhõn lc Phõn tớch cụng vic l cụng vic u tiờn cn phi bit ca mi nh qun tr nhõn s Phõn tớch cụng vic m u cho tuyn dng nhõn viờn, l c s cho vic b trớ nhõn viờn phự hp Mt nh qun tr khụng th tuyn chn ỳng nhõn viờn, t ỳng ngi vo ỳng vic nu khụng bit mụ t v phõn hin PTCV Chuyờn viờn nhõn s ngoi vic nm rừ thao tỏc cỏc bc tin trỡnh cụng tỏc PTCV thỡ phi tỡm hiu cỏc v trớ cú phũng Kinh doanh v cỏc v trớ mi phỏt sinh theo yờu cu v ngh ca trng phũng Kinh doanh Nghiờn cu tỡm hiu tớnh cht, c im loi hỡnh cụng vic, cỏc thụng tin cn thu thp chớnh phc v cho cụng tỏc PTCV Tỡm hiu cỏc bn ỏp dng thc hin PTCV, cỏc cỏch xõy dng bn mụ t cụng vic cho phự hp vi chc nng, nhim v ca tng v trớ phũng Kinh doanh Bờn cnh ú, chuyờn viờn tham gia phng vn, tip xỳc lm vic vi ngi cung cp thụng tin cn cú thỏi lm vic nghiờm tỳc, phong cỏch lm vic chuyờn nghip, cú kh nng giao tip, m phỏn, thu hỳt ngi cung cp tin tc liờn quan n cụng vic Khộo lộo cỏc mi quan h Cú thỏi mong mun nhn c s chia s bit thờm thụng tin cụng vic v yờu cu cụng vic Cú k nng thc hin cỏc bc phng v quan sỏt hay bng hi khụng nh hng n cụng vic cng nh k nng x lý tỡnh xy quỏ trỡnh PTCV 3.3.5 Khuyn ngh v vai trũ ca ton th nhõn viờn phũng Kinh doanh Cụng tỏc PTCV l cụng vic khú lm, ũi hi s phi hp, hp tỏc ca nhiu b phn v nhiu ngi khỏc Ngoi nhng ngi cú vai trũ vụ cựng quan trng nh vai trũ ca ban lónh o v phũng T chc Nhõn s v chuyờn viờn PTCV núi trờn thỡ cũn mt vai trũ khụng th thiu c l tt c nhng ngi lm vic phũng Kinh doanh c bit l trng phũng kinh doanh, phú phũng, cỏc cp qun lý nghip v bỏn hng, thng kờ, nghip v biờn dch, nghip v theo dừi v qun lý kho hng cựng ton th nhõn viờn phũng Mi cỏ nhõn phũng Kinh doanh u cú vai trũ, chc trỏch khỏc Vỡ vy tham gia cụng tỏc PTCV cho phũng ca mỡnh luụn cn cú thỏi hp tỏc v sn sng chia s v cỏc thụng tin cung cp cho chuyờn viờn nhõn s nh cỏc thụng tin v v trớ vic lm, cỏc c im ca cụng vic, c thự loi hỡnh cụng vic ca tng nghip v phũng 91 Trng phũng kinh doanh cú vai trũ to ln nht l ngi i din cho phũng Kinh doanh trin khai cụng tỏc tin hnh PTCV, to iu kin cho chuyờn viờn thc hin cụng tỏc PTCV c lm vic vi mi ngi phũng mỡnh Cú thỏi hp tỏc vi chuyờn viờn c phõn cụng nhim v, ch o nhõn viờn cp di ca mỡnh thc hin phi hp giỳp cỏn b lm nhim v Trng phũng Kinh doanh cú th to iu kiờn cho chuyờn viờn nhõn s PTCV lm cụng tỏc bng cỏch cung cp thụng tin liờn quan n c cu t chc phũng Kinh doanh, nghiờn cu cụng vic v trớ hin cú v phỏt sinh vic mi ca phũng, cỏc ti liu hnh chớnh phỏp lý cn c PTCV cho phũng Kinh doanh hay thi gian chuyờn viờn tip cn thc hin cụng vic ca nhõn viờn ti ni lm vic Khuyn khớch ton th nhõn viờn tham gia hot ng mnh, tớch cc chia s kinh nghim, tham gia cỏc bui phng cung cp thụng tin To bu khụng khớ thoi mỏi v sn sng giỳp chuyờn viờn tin hnh thu thp thụng tin cho cụng tỏc PTCV Khuyn ngh i vi ton th nhõn viờn phũng Kinh doanh cn cú thỏi hũa ng, hp tỏc, nhit tỡnh tham gia vo thc hin cụng tỏc PTCV nh tham gia in phiu iu tra v v trớ m nhim, tr li thnh tht, cung cp thụng tin mt cỏch chớnh xỏc c úng vai trũ l ngi tham gia i din cho mt cụng vic ca nhõn viờn kinh doanh ti tham d bui phng vn, chia s v nhng chc nng nhim v v yờu cu thc hin cụng vic 92 KT LUN Trong thi i Cụng nghip húaHin i húa t nc, ngun lc ngi úng vai trũ rt quan trng v l trung tõm quyt nh n s tng trng v phỏt trin ca nn kinh t Con ngi c xem l mt ngun lc quý bỏu, mt t chc dự cú mỏy múc hin i, ti chớnh di do, ban Giỏm c chin lc cnh tranh nng ng, nhng nhõn viờn ca cụng ty khụng cú nng lc, khụng c b trớ vo nhng cụng vic phự hp vi kh nng thỡ cụng ty ú cng khú thnh cụng Vỡ th m cụng tỏc qun tr nhõn lc ó thc s l m cỏc doanh nghip u rt quan tõm Qun Tr Nhõn Lc l mt hot ng khụng th thiu i vi mi doanh nghip, t chc Nú quyt nh s thnh cụng hay tht bi ca doanh nghip, t chc ú õy chớnh l thc o, l nhõn t quyt nh, thỳc y s tn ti v phỏt trin ca mt doanh nghip Trong cỏc ni dung ca qun tr nhõn lc thỡ phõn tớch cụng vic (PTCV) c coi l mt cụng c quan trng nht, l mt hot ng c bn cụng tỏc qun tr ngun nhõn lc Phõn tớch cụng vic giỳp cho cỏc t chc cú c hng gii quyt ỳng n mi liờn quan n qun tr nhõn lc: k hoch húa ngun nhõn lc, ỏnh giỏ thc hin cụng vic, nh hng, o to v phỏt trin ngun nhõn lc, tr cụng lao ngThc t cỏc doanh nghip hin nay, ngi lao ng thng khụng nm rừ c mỡnh phi lm nhng cụng vic gỡ, phi cú trỏch nhim v quyn hn sao? Liu mỡnh cú kh nng ỏp ng c yờu cu ũi hi ca cụng vic v cụng vic ú cú phự hp vi mỡnh hay 93 khụng? Ngoi vic tr lng hay tuyn dng cng khụng nm ngoi phm vi ca phõn tớch cụng vic Cho nờn phõn tớch cụng vic l khụng th thiu bt k t chc no Cú th núi l õy chớnh l then cht, l kim ch nam soi ng cho cỏc hot ng khỏc ca doanh nghip bi PTCV tỏc ng v cú nh hng sõu sc n cỏc khỏc ca hot ng qun tr nhõn lc Hay núi cỏch khỏc nú chớnh l c s ỏnh giỏ mc phự hp v mc o lng hon thin cụng vic ca ngi nhõn viờn phũng Kinh doanh Trong vic s dng cỏc bn MTCV v bn TCCV ó tr thnh hin tng thõm cn, c cỏc nc cụng nghip phỏt trin trờn th gii thỡ vic PTCV mi bt u Vit Nam iu ny núi lờn tc phỏt trin ca cỏc cụng ty Vit Nam v nh hng ca vic thiu h thng cụng tỏc PTCV ti cỏc hot ng chung ca c cụng ty L mt cụng ty TNHH, cụng ty cn phi y mnh xỳc tin quỏ trỡnh thc hin cụng tỏc PTCV nhm to c nhu cu thun li phc v cụng vic trc mt, va trỏnh vp ngó ca th h trc v hoch nh chin lc v sau cho s ln mnh v tr thnh on ln Ti cụng ty TNHH Dch v v Thng mi Bo Chõu, hot ng cụng tỏc PTCV cho phũng Kinh doanh cũn cha c thc hin, hu ht cỏc cụng vic l da trờn s phõn cụng nhim v qua bng Phõn cụng nhim v chung phũng Kinh doanh vit ó cú nh hng ln i vi cụng vic hin ti ca phũng v v trớ mi phỏt sinh Sau tỡm hiu thc trng, tụi cú a mt s gii phỏp thit thc nờu trờn cú tớnh phự hp tng i cho cụng tỏc PTCV ca phũng Kinh doanh Hu ht cỏc cụng vic ny cha c thc hin ln no cho nờn quỏ trỡnh thu thp, nghiờn cu thụng tin cụng vic v cỏch thc xõy dng cỏc bn MTCV v bn YCNS, bn TCTHCV cũn nhiu im cha phự hp v hn ch Tụi mi ch dng li cụng tỏc PTCV ca phũng Kinh doanh cụng ty m cha nghiờn cu c ht cỏc cụng tỏc PTCV cỏc phũng ban chc nng khỏc Do vy, cỏc phng phỏp m tụi s dng v khuụn mu bn mụ t núi trờn cú th ch phự hp cho cụng vic ca phũng Kinh doanh m cha cú s phự hp cho tt c cỏc phũng ban, v trớ ca cỏc thnh viờn cụng ty Do thi gian 94 kin ti cụng ty khụng cho phộp nờn tụi ch xõy dng c bn MTCV núi chung cho mt vi v trớ m tụi thy tht s cn thit nht Nu cú thi gian, tụi rt mong mun c nghiờn cu v tham gia cụng tỏc nghiờn cu PTCV cho cụng ty Tụi hy vng thi gian ti, vi ti m tụi la chn v c s ng ý ng h, giỳp ca ban lónh o v ton th nhõn viờn phũng ban cụng ty, c bit l cụng tỏc PTCV cho phũng Kinh doanh ca cụng ty m tụi ang nghiờn cu s c y mnh v phỏt huy tớnh nng, nhõn t ngi cho s nghip tng lai Tụi cng hi vng vi thnh qu nghiờn cu v a mu xõy dng cho mt s v trớ chc nng phũng Kinh doanh ca cụng ty s c ng dng, gúp phn vo phc v cụng tỏc khỏc cho hot ng qun tr nhõn lc v thu c thnh cụng ln, y mnh s ln mnh v phỏt trin bn vng ca cụng ty DANH MC TI LIU THAM KHO B lut lao ng Vit Nam 2013 BusinessEdge, Phõn tớch cụng vic, gim thiu nhng t nnh cụng vic, NXB tr, 2006 95 Clinton J Bi ging chng trỡnh o to kinh t Fulbright Qun tr Chin lc 1996 TP H Chớ Minh Giỏo trỡnh Qun tr nhõn lc; B mụn Qun tr nahan lc ; Trng i hc Kinh t Quc dõn; PGS-TS Phm c Thnh; NXB Giỏo dc, 1995, 1998 Giỏo trỡnh Kinh t Lao ng ; I B mụn Kinh t Lao ng, Trng i hc Kinh t Quc dõn PGS.PTS Phm c Thnh; tỏi bn ln th 2, Nh xut bn giỏo dc, 1995 Giao t nhõn s doanh nghip; Phong Sn, NXB TP H Chớ Minh; 1990 Nhõn s - Chỡa khúa thnh cụng, Matsushita Konosuke(dch sang ting vit l Vit Trn Quang Tu); NXB TP H Chớ Minh,2000 Ngh nh s 41/2012 ngy 08/05/2012 cu Chớnh Ph: Quy nh v v trớ vic lm n v s nghip cụng lp Ngh inh 187/2013/N- CP hng dn chi tit thi hnh Lut Thng mi v hot ng mua bỏn hng húa quc t v cỏc hot ng i lý mua bỏn , gia cụng v quỏ cnh hng húa vi nc ngoi 10 Nguyn Hu Thõn, Qun tr Nhõn s, tỏi bn ln th by, NXB Thng Kờ, 2006 11 Qun lý ngi doanh nghip, GS Phựng Th Trng, NXB H Ni, 1996 12 TS Lờ Thanh H, Giỏo trỡnh Qun tr nhõn s Tp 1- Trng i hc lao ng xó hi - Nh xut bn Lao ng Xó hi (nm 2012) 13 ThS Nguyn võn im, PGS.TS Nguyn Ngc Quõn, Giỏo trỡnh Qun tr Nhõn lc, trng i hc Kinh t Quc dõn, NXB Lao ng- Xó Hi, H Ni, 2004 96 14 TS Trn Kim Dung, Qun tr Ngun Nhõn lc, tỏi bn ln th sỏu, NXB Thng Kờ, 2005 15 Mai Thanh Thỳy(2007), Phõn tớch cụng vic v ỏnh giỏ thc hin cụng vic nhm nõng cao cụng tỏc qun tr nhõn lc ca cụng ty TNHH thc phm Thụng Tn, Khúa lun tt nghip Cỏc Khúa lun tt nghip, lun khỏc v ti PTCV Cỏc trang web: 16 www.businessedge.com.vn 17.www.kienthuckinhte.com.vn 18.www.myopera.com 19.www.youtemplates.com 97 PH LC BNG BIU 1: Mu bng mụ t cụng vic ., Ngy thỏng nm Ngi thit lp Ngi kim soỏt Ngi ph duyt (ký tờn) (ký tờn) (ký tờn) H tờn: H tờn: H tờn: Chc v: Chc v: Chc v: Ngy: Ngy: Ngy: Chc danh cụng vic: Mó s cụng vic: Khi: Phũng: .B phn: a im lm vic: Chc danh cp trờn trc tip: I MC CH CễNG VIC II V TR TRONG T CHC 98 III CC I TNG CHNH Cể QUAN H LM VIC Bờn Bờn ngoi IV NHIM V STT NI DUNG CễNG VIC V QUYN HN VI IU KIN LM VIC - S ngy lm vic tun: 06 ngy, T th n th hng tun - Thi gian lm vic ngy nh sau: + Sỏng t 08 gi n 12 gi + Chiu t 13 gi 30 n 17 gi 30 99 - Cụng ty trang b cỏc phng tin lm vic chớnh: in thoi, mỏy vi tớnh, phũng phm - Cỏc ch h tr khỏc theo chớnh sỏch Cụng ty VII CC YấU CU CN Cể CHO V TR NY Gii tớnh / tui / Ngoi hỡnh / Sc khe Trỡnh hc / chuyờn mụn Trỡnh ngoi ng / tin hc Nng lc / k nng S nm kinh nghim lm vic S nm kinh nghim yờu cu cụng viờc Cỏc yờu cu khỏc (nu cú) u tiờn NGI NHN VIC NGI GIAO VIC (ký tờn & ghi rừ h tờn) (ký tờn & ghi rừ h tờn) (Tụi ó hiu v ng ý cỏc cụng vic c giao) BNG BIU 2: LOGO COMPANYNAME Code : Adress: Version: Phone: Email: Date : Page : Ducument name: Mễ T CễNG VIC NHN VIấN XUT NHP KHU I/ Thụng tin chung: V trớ: Thi gian lm vic B phn: 100 Qun lý trc tip: II/ Mc ớch cụng vic Qun lý hot ng xut nhp khu ca cụng ty III/ Nhim v c th - Thc hin cỏc hot ng giao dch, m phỏn, ký kt hp ng vi khỏch hng v nh cung cp - Hon tt cỏc th tc v chng t xut nhp khu hng húa nh: Hp ng mua bỏn, b chng t chuyn, b chng t xut nhp khu, cỏc th tc toỏn, cỏc th tc giao nhn hng húa - Kt hp cựng vi k toỏn, thc hin cỏc hot ng m L/C, lm cỏc bo lónh ngõn hng - Tip nhn, kim tra, i chiu, h s hng húa nhp khu, xut khu vi s lng thc t ti ca khu quỏ trỡnh lm h s thụng quan hng húa - Qun lý, theo dừi cỏc n hng, hp ng Phi hp vi cỏc b phn cú liờn quan m bo ỳng tin giao hng cng nh nhn hng - Thc hin vic tỡm kim khỏch hng mi, m rng th trng xut khu theo chin lc cụng ty ó - Thng xuyờn liờn lc, chm súc v trỡ mi quan h tt vi khỏch hng v nh cung cp - Thu thp v ỏnh giỏ thụng tin phn hi t khỏch hng, th trng, i th cnh tranh - Tham mu cho Trng phũng kinh doanh chin lc kinh doanh xut nhp khu ng thi Lp bỏo cỏo ni b v bỏo cỏo vi cỏc c quan nh nc cú liờn quan - Qun lý khỏch hng (Trong v ngoi nc) + Giỏm sỏt v trc tip tỡm kim khỏch hng thụng qua cỏc phng thc: cỏc website thng mi in t quc t: (Theo quy trỡnh lm vic) +alibaba.com + Thc hin up sn phm thng xuyờn, lờn top u ca mt ngnh hng, chng hn, trung 101 bỡnh mt ngy phi up 500 1000 sn phm ca mt sn phm thỡ sn phm ca mỡnh mi hin th lờn top u + Sau mt ngy up sn phm nh vy, vo mi sỏng s check email v phn inbox trờn alibaba ca mỡnh xem cú th hi hng v khỏch hng no quan tõm n sn phm ú hay khụng + Tr li nhng th hi hng m khỏch hng cú quan tõm Cú hai loi th hi hng cn phõn nh rừ v chm súc Mt l th s gi cho riờng phn inbox ca mỡnh, s chm súc v tr li mt cỏch chi tit nhng ũi hi ca khỏch hng, kh nng ca mỡnh Hai l th hi hng c gi ti di dng spam, tc l ngi gi ng thi gi nhiu th n nhiu nh cung cp cựng lỳc, vi dng th ny phi tr li vi ni dung t mn v bỏo giỏ mang tớnh cnh tranh trc tiờn, nu cú hi õm ca khỏch hng s trao i tip + sourcing.alibaba.com(chuyờn tỡm kim cỏc mi khỏch hng cú nhu cu mua hng gỡ mỡnh cho bỏn hng ú) õy l hỡnh thc t i tỡm nh nhp khu Trờn trang ny s chia theo nhu cu ca nh nhp khu tng ngnh hng khỏc Vớ d mỡnh mun tỡm cỏc nh nhp khu cú nhu cu v tng t thỡ s vo phn Food hoc phn gia v tỡm kim cỏc nh nhp khu hi hng cỏc mt hng ú Sau ú mỡnh gi email cho hng, bỏo giỏ v i phn hi ca nh nhp khu + Tỡm kim khỏch hng thụng qua cỏc hot ng giao thng khỏc: Hi tho, hi ngh + Chm súc khỏch hng v ngoi nc: Chm súc khỏch hng thng xuyờn bng cỏch gi in, gi email, n cụng ty thm hi nhng dp l, tt Quan sỏt cỏc mt hng khỏch hng hay úng cont, cho i th trng no, giỏ c Thng xuyờn bỏo giỏ, cp nht thụng tin gia hai bờn - Tip nhn n hng, lm th tc giao hng: i vi khỏch hng nc: +Tip nhn n hngii Lm n hng v trao i vi nh mỏy v kh nng giao hng, thi gian giao hng + Cung cp thụng tin khỏch hng vit hoỏ n + Cung cp cỏc giy t cn thit trng hp khỏch hng cú nhu cu nh chng nhn xut x sn phm, + Liờn h vi khỏch hng toỏn, thng s toỏn trc ngy hoc ngy trc giao hng 102 + Thc hin cỏc bc cũn li nh toỏn vi k toỏn, hay chit khu cho khỏch hng i vi cỏc khỏch hng nc ngoi: + Tip nhn n hng t khỏch hng + Tớnh toỏn s lng n hng cht y cho cont 20 (th tớch cú th cht 26.5cm3) hoc cont 40 (NgayTrong ngy) + Lm n hg, fax xung nh mỏy, trao i n hng cú ỏp ng c khụng? Thi gian giao hng? Sau ú chuyn b tem ph gi nh mỏy dỏn vo chai, l sn phm xut khu (Ngay Trong ngy) + Trong trng hp hng hoỏ phi kim nh, lm h s kim nh hng hoỏ chuyn cho c quan cú thm quyn ng kớ kim nh sn phm + Lm b chng t bao gm hp ng, invoice, packing list Chuyn b chng t cho khỏch hng khỏch hng hon thnh th tc toỏn + Liờn h hóng tu booking lch tu cho hng ca mỡnh i ỳng lch m mỡnh mong mun Lch tu cú th khỏch hng ch nh, hoc cú th mỡnh book ri trao i vi khỏch hng + Cho khai hi quan lụ hng + Kim tra vic xp hng hoỏ, úng cont cú gỡ khụng + Hóng tu s gi Bill nhỏp cho mỡnh, mỡnh kim tra thụng tin trờn Bill ó khp cha, liờn h hóng tu phỏt hng Bill gc v gi lờn cho mỡnh + Chuyn b cỏc chng t, hoỏ n, giy t cn thit lm h s xin C/O + Khi cú C/O gc, Bill tu gc, kốm b chng t gm hp ng, invoice, packing list gi phỏt nhanh cho khỏch hng ly hng u bờn + Chuyn hp ng qua email bng bn mm yờu cu khỏch hng ký, úng du chuyn li cho mỡnh bn ting anh v ting vit (chuyn lờn thnh phn 5) +Tr li email, bn vi i tỏc, yờu cu thụng qua Trng/phú phũng + Dch bi trờn website sang ting anh sau cú bi ng trờn website + Giao tip, giao dch vi i tỏc vi thỏi ci m, hũa nhó Nu cú phỏt sinh cụng vic phi bỏo cỏo vi ngi qun lý trc tip hoc Tng Giỏm c thi gii quyt phỏt sinh 103 IV/ Trỏch nhim Chu trỏch nhim iu hnh v qun lý cụng vic nhõn viờn phũng Xut Nhp Khu + Qun lý cụng vic tỡm kim v chm súc khỏch hng xut khu + a phng ỏn tip cn khỏch hng, th trng mc tiờu + Giỏm sỏt v kim tra cụng vic tỡm kim khỏch hng thụng quan phng thc: cỏc website thng mi in t quc t: alibaba.com, tradekey.com,ecvn.com + Giỏm sỏt, kim tra thc hin cụng vic kim tra, tr li thụng tin vi i tỏc quan tõm Bỏo cỏo Tng Giỏm c thng xuyờn v cỏc khỏch hng phỏt sinh + Tham d cỏc hot ng tỡm kim khỏch hng khỏc: Hi tho, hi ngh + Lp k hoch, trin khai, giỏm sỏt trin khai cụng vic chm súc khỏch hng + Qun lý, giỏm sỏt, trin khai cụng vic tip nhn n hng, lm th tc giao hng Chu trỏch nhim trc Tng Giỏm c v cụng vic thc hin n hng ca khỏch hng xut khu m bo ỳng tin , ỳng mt hng, ỳng quy trỡnh v lut nh + Lp k hoch ci tin, thay i sn phm phự hp vi yờu cu ca i tỏc + Chu trỏch nhim son tho, biờn dch, kim soỏt ni dung thụng tin giao dch, i ni, i ngoi bng ting anh + Phiờn dch (ting Anh) ti cỏc cuc hp, hi tho, hi ngh vi i tỏc nc - T chu trỏch nhim cỏc bn dch thut - Bỏo cỏo cụng vic hng ngy vi trng/phú b phn - Thc hin cỏc cụng vic khỏc theo s iu hnh ca ngi qun lý trc tip V Yờu cu cụng vic - Tt nghip Trung cp tr lờn cỏc trng i hc kinh t, ngoi thng, qun tr kinh doanh chuyờn ngnh kinh doanh, kinh t i ngoi - Cú ti thiu nm kinh nghim lm cho cụng ty ln - Am hiu sn phm dch v cụng ty - Thnh tho tin hc phũng v cỏc ng dng - Trung thc, nng ng, t tt - Cú kh nng núi ting anh lu loỏt 104 - Kh nng m phỏn thuyt phc - Cú kh nng lm vic c lp, theo nhúm - Cú tinh thn trỏch nhim cụng vic v phong cỏch lm vic chuyờn nghip - Chu c ỏp lc cụng vic 105 [...]... tình hình làm công tác PTCV cho phòng Kinh doanh của công ty Bảo Châu 29 Chương 2 THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI PHÒNG KINH DOANH THUỘC CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI BẢO CHÂU 2.1 Giới thiệu về công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu - Tên gọi: CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI BẢO CHÂU - Địa chỉ: + Trên ĐKKD: Số 48 Phạm Thận Duật, Mai Dịch, Cầu Giấy, TP Hà Nội + Trụ sở hiện tại: P811 Tòa... sát công việc đó Bước 6: xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc Sơ đồ trình tự PTCV: 1.2.3 Kết quả của công tác phân tích công việc 1.2.3.1 Bản mô tả công việc a Khái niệm Bản mô tả công việc là một tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến công tác cụ thể, các nhiệm vu và trách nhiệm của công việc Hiểu một cách ngắn gọn bản mô tả công việc là mô tả các nhiệm vụ cấu thành nên công việc. .. giá công việc và hệ thống chức danh công việc; Phân tích công việc xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của từng vị trí công tác, giúp cho người lao động nắm bắt được công việc một cách nhanh chóng, đồng thời giúp cho người sử dụng lao động chủ động nắm bắt công việc và bố trí, sắp xếp nhân sự trong trường hợp đơn vị có sự biến động về nhân sự… Công tác PTCV giúp cho công ty, cụ thể là phòng kinh doanh. .. hợp tác lâu dài chặt chẽ với các đối tác có uy tín nâu năm trong và ngoài nước, đẩy mạnh hoạt động Kinh doanh xuất nhập khẩu và các dịch vụ thương mại khác 31 2.1.3 Cơ cấu tổ chức điều hành công ty 2.1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức BAN GIÁM ĐỐC Phòng tổ chức Hành chính nhân sự Phòng Kế toán, Công nợ Phòng Kinh doanh, XNK Phòng kỹ thuậtđầu bhihfdskf tư Phòng bảo vệ- an ninh , 2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ, ... cho công nhân thực hiện nhằm xác định cấp bậc của công việc 24 Như vậy có rất nhiều phương pháp khác nhau để phục vụ công tác PTCV, việc lựa chọn các phương pháp thích hợp sẽ tùy thuộc vào mục đích phòng kinh doanh, vị trí chức năng của phòng 1.2.5 Yêu cầu để làm tốt công tác phân tích công việc 1.2.5.1 Với người lãnh đạo Một ngời lãnh đạo trong tổ chức cần phải nắm rõ đặc điểm về kỷ luật của công việc. .. người,từng nhóm Công tác PTCV nhằm phục vụ cho công tác tuyển dụng và bố trí nhân sự tại phòng kinh doanh sao cho đáp ứng các vị trí còn trống Thông qua bản mô tả xem xét công việc yêu cầu nhiệm vụ công việc để chuẩn bị cho quảng cáo thu hút nhân lực, thực hiện tuyển mộ và tuyển chọn các ứng viên phù hợp, đáp ứng yêu cầu công việc Ngoài ra PTCV còn giúp cho phòng kinh doanh nắm rõ được các phần việc chính của... Trở thàng nhà cung cấp uy tín cũng như đối tác kinh doanh chính của nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước, góp phần thúc đẩy phát triển nền kinh tế và đóng góp và kim ngạch xuất khẩu của quốc gia 2.1.2 Ngành nghề kinh doanh chính của công ty Những mặt hàng và dịch vụ chủ yếu mà Công ty TNHH DV & TM Bảo Châu cung cấp là: Bán buôn, vận chuyển, Xuất khẩu Kim loại và quặng kim loại; Mua bán khoáng sản, các... 1.1.2.2 Sự cần thiết của phân tích công việc a Đối với nhân viên trong phòng kinh doanh của công ty Bảo Châu PTCV là công tác quan trọng là vì PTCV cung cấp cho nhân viên đầy đủ thông tin về công việc để họ hiểu rõ hơn trách nhiệm của mình khi thực hiện công việc được giao (trách nhiệm trong lĩnh vực chuyên môn, trách nhiệm với công việc của người khác…), nhân viên để thực hiện công việc đó thì cần có những... động công tác hay quản lý không thể hoàn thành tốt công việc giao và không làm sáng tỏ được vấn đề đang nghiên cứu Có rất nhiều các thông tin cần thu thập khác nhau trong một công việc cụ thể, tùy vào mục đích phân tích công việc và xác định loại thông tin cần thu thập, mức độ cần tìm hiểu sâu của từng loại Để xây dựng bản mô tả công việc và bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện công việc cần... phòng ban khoa học, hợp lý, hiệu quả hoạt động với quy mô kết cấu và cách thức kinh doanh phù hợp với mục tiêu chiến lược của công ty Công tác PTCV chia nhỏ, mổ xẻ các công việc cụ thể trong phòng kinh doanh với tính chất mục tiêu để xác định các vị trí chức danh công việc cho từng người đảm nhận vị trí ấy, xác định hoạch định cơ cấu nhân lực, phân chia nhiệm vụ công việc cho từng người,từng nhóm Công