Đề tài: Phân tích nhân tố ảnh hưởng đến hiệu truyền thông giải pháp nâng cao hiệu truyền thông Tóm tắt nội dung: Phần 1: Sơ lược truyền thông tổ chức Phần 2: Các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu truyền thông Phần 3: Giải pháp nâng cao hịêu truyền thông PHẦN I – SƠ LƯỢC VỀ TRUYỀN THÔNG TRONG TỔ CHỨC Khái niệm truyền thông: - Truyền thông trình truyền đạt thông tin từ người đến người khác cách trực tiếp thông qua phương tiện, thiết bị thông tin - Truyền thông thường gồm ba phần chính: nội dung, hình thức, mục tiêu PHẦN I – SƠ LƯỢC VỀ TRUYỀN THÔNG TRONG TỔ CHỨC Chức truyền thông: Truyền thông có chức năng: - Chức kiểm soát - Chức động viên - Chức biểu lộ cảm xúc - Chức thông tin PHẦN II – CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG Quá trình truyền thông 2.Tác động công nghệ thông tin 3.Những khó khăn cho truyền thông hiệu Quá trình truyền thông: Các yếu tố mô hình trình truyền thông trình bày hình vẽ sau: Hình – Quá trình truyền đạt thông tin Mô hình nhấn mạnh yếu tố then chốt hệ thống truyền thông có hiệu 1 Quá trình truyền thông: a Người gửi: Người gửi nguồn thông tin người khởi xướng tiến trình truyền thông Người gửi mã hóa thông điệp, tức chuyển dịch tư cảm giác sang phương tiện, viết, nhìn thấy được, nói, nhằm chuyển tải ý nghĩa định hướng Nhằm mã hóa sách, nên áp dụng nguyên tắc truyền thông vào hình thức truyền thông sử dụng: - Sự thích đáng - Dễ dàng, giản dị - Cơ cấu - Lặp lại - Trọng tâm Quá trình truyền thông: b Người nhận: - Người nhận người tiếp nhận giải mã (hoặc biên dịch) thông điệp người gửi Giải mã chuyển dịch thông điệp sang hình thái có ý nghĩa cho người nhận - Một số yêu cầu người nhận khả lắng nghe Các nghiên cứu hầu hết người nhớ khoảng 50% người nói với họ Điều giải thích truyền thông hữu hiệu thường bao gồm việc sử dụng vài phương tiện truyền thông, chẳng hạn báo cáo, ghi nhớ, tin thư điện tử, với điện thoại, trao đổi mặt đối mặt phát biểu 1 Quá trình truyền thông: c Thông điệp: Thông điệp bao gồm biểu tượng lời (nói viết) hàm ý không lời đại diện cho thông tin mà người gửi muốn chuyển tải đến cho người nhận 1 Quá trình truyền thông: d Kênh truyền thông: Kênh đường truyền tải thông điệp từ người gửi đến người nhận Sự phong phú thông tin khả truyền tải thông tin kênh Để lựa chọn mức độ phong phú thông tin, cá nhân phải lựa chọn kênh truyền thông phù hợp, bao gồm: - Kênh từ xuống - Kênh từ lên - Kênh ngang - Kênh truyền thông phi thức Quá trình truyền thông: e.Thông tin phản hồi: Phản hồi phản ứng người nhận thông điệp người gửi Đây cách tốt để thể thông điệp chấp nhận mức độ thấu hiểu thông điệp Thông tin phản hồi nên có đặc tính sau: - Thông tin phản hồi phải hữu ích - Thông điệp nên mang tính mô tả đánh giá - Phản hồi nên cụ thể tổng quát - Phản hồi nên lúc, kịp thời - Không nên phản hồi dồn dập, nhiều 1 Quá trình truyền thông f Nhận thức: Nhận thức ý nghĩa mà thông điệp muốn truyền tải người gửi người nhận Nhận thức bị ảnh hưởng người nhìn thấy, cách thức họ xếp thành tố nhớ ý nghĩa gán cho chúng Khả nhận thức người khác nhau., khả trí tuệ để ghi nhớ quan trọng Một vài vấn đề truyền thông phân thành hai vấn đề: - Nhận thức chọn lọc - Nhận thức dập khuân 2 Tác động công nghệ thông tin: - Thư điện tử: - Internet: Tác động công nghệ thông tin: - Hội nghị qua đa phương tiện (Teleconference): Những khó khăn cho truyền thông hiệu quả: a Những rào cản tổ chức: - Cấp bậc quyền hạn vị - Chuyên môn hóa - Các mục tiêu khác biệt b Những rào cản cá nhân: - Ngữ nghĩa học - Cảm xúc Những khó khăn cho truyền thông hiệu quả: c Loại bỏ trở ngại: - Quy định dạng thông tin - Khuyến khích phản hồi - Đơn giản hóa ngôn ngữ - Lắng nghe cách tích cực - Kiềm chế cảm xúc tiêu cực - Sử dụng hàm ý không lời - Sử dụng hệ thống thông tin mật PHẦN III – GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG Giải pháp chiến lược truyền thông hiệu quả: - Những chiến lược truyền thông hiệu chạy đua thông tin chữ Ws chữ H - Chiến lược truyền thông tốt xây dựng để chia sẻ tối đa thông tin hạn chế tối thiểu rủi ro Chiến lược truyền thông phải tính toán đến thông điệp, khán giả, tiềm phương tiện truyền đạt, nguồn gốc yêu cầu cấu phản hồi - Những chiến dịch truyền thông hiệu đảm bảo truyền đạt cần thiết để thỏa mãn suốt kiện hay dự án PHẦN III – GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG Giải pháp xây dựng môi trường truyền thông hiệu quả: Theo Brad Egeland, chuyên gia tư vấn quản lý dự án có 24 năm kinh nghiệm quản lý phát triển nhân lực lĩnh vực sản xuất, bán lẻ, hàng không, du lịch lữ hành để xây dựng môi trường truyền thông hiệu doanh nghiệp, nhà quản trị nên thực việc sau đây: - Tổ chức họp tuần cho nhóm - Gửi tin tuần - Gặp gỡ nhân viên tháng lần - Tạo điều kiện để nhân viên xây dựng quan hệ với khách hàng quan trọng - Tổ chức hoạt động ngoại khóa quý cho nhân viên PHẦN III – GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG Giải pháp từ phía người gửi: - Thông tin phải rõ ràng, cụ thể, nhiệm vụ phải phân công rõ ràng - Ngôn ngữ đơn giản - Làm tăng phản hồi - Sắp đặt dòng thông tin - Sự lặp lại - Đúng lúc - Sử dụng thông tin phi ngôn ngữ - Sử dụng câu chuyện, phép so sánh hình ảnh - Hiểu khán giả PHẦN III – GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG Giải pháp từ phía người nhận: - Chú ý lắng nghe - Nghe hết vấn đề phán - Hỏi lại điều không hiểu không rõ - Ghi chép, tóm tắt nghe - Không để cảm xúc định suy nghĩ [...]... TRUYỀN THÔNG 2 Giải pháp xây dựng môi trường truyền thông hiệu quả: Theo Brad Egeland, một chuyên gia tư vấn quản lý dự án đã có 24 năm kinh nghiệm về quản lý và phát triển nhân lực trong các lĩnh vực sản xuất, bán lẻ, hàng không, du lịch và lữ hành để xây dựng môi trường truyền thông hiệu quả tại doanh nghiệp, các nhà quản trị nên thực hiện những việc sau đây: - Tổ chức các cuộc họp hằng tuần cho các. .. Chiến lược truyền thông tốt nhất được xây dựng để chia sẻ tối đa thông tin và hạn chế tối thiểu rủi ro Chiến lược truyền thông phải được tính toán đến thông điệp, khán giả, tiềm năng phương tiện truyền đạt, nguồn gốc yêu cầu và cơ cấu phản hồi - Những chiến dịch truyền thông hiệu quả nhất đảm bảo sự truyền đạt cần thiết để thỏa mãn suốt một sự kiện hay dự án PHẦN III – GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ... định dạng thông tin - Khuyến khích phản hồi - Đơn giản hóa ngôn ngữ - Lắng nghe một cách tích cực - Kiềm chế những cảm xúc tiêu cực - Sử dụng những hàm ý không bằng lời - Sử dụng hệ thống thông tin mật PHẦN III – GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG 1 Giải pháp chiến lược truyền thông hiệu quả: - Những chiến lược truyền thông hiệu quả nhất là cuộc chạy đua thông tin trên 5 chữ Ws và 1 chữ... trình truyền thông f Nhận thức: Nhận thức là ý nghĩa mà thông điệp muốn truyền tải bởi người gửi và người nhận Nhận thức bị ảnh hưởng bởi những gì con người nhìn thấy, bởi cách thức họ sắp xếp các thành tố này trong bộ nhớ và bởi ý nghĩa gán cho chúng Khả năng nhận thức của con người là khác nhau., vì vậy khả năng trí tuệ để ghi chú và nhớ là quan trọng Một vài vấn đề trong truyền thông có thể được phân. .. động của công nghệ thông tin: - Thư điện tử: - Internet: 2 Tác động của công nghệ thông tin: - Hội nghị qua đa phương tiện (Teleconference): 3 Những khó khăn cho truyền thông hiệu quả: a Những rào cản đối với tổ chức: - Cấp bậc quyền hạn và vị thế - Chuyên môn hóa - Các mục tiêu khác biệt b Những rào cản cá nhân: - Ngữ nghĩa học - Cảm xúc 3 Những khó khăn cho truyền thông hiệu quả: c Loại bỏ các trở...1 Quá trình truyền thông: e .Thông tin phản hồi: Phản hồi là sự phản ứng của người nhận đối với thông điệp của người gửi Đây là cách tốt nhất để thể hiện rằng thông điệp đã được chấp nhận và nó cũng chỉ ra mức độ thấu hiểu thông điệp Thông tin phản hồi nên có những đặc tính sau: - Thông tin phản hồi phải hữu ích - Thông điệp nên mang tính mô tả hơn là đánh giá -... gỡ từng nhân viên mỗi tháng một lần - Tạo điều kiện để nhân viên xây dựng quan hệ với những khách hàng quan trọng nhất - Tổ chức các hoạt động ngoại khóa hằng quý cho nhân viên PHẦN III – GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG 3 Giải pháp từ phía người gửi: - Thông tin phải rõ ràng, cụ thể, nhiệm vụ phải được phân công rõ ràng - Ngôn ngữ đơn giản - Làm tăng sự phản hồi - Sắp đặt dòng thông tin... phân công rõ ràng - Ngôn ngữ đơn giản - Làm tăng sự phản hồi - Sắp đặt dòng thông tin - Sự lặp lại - Đúng lúc - Sử dụng thông tin phi ngôn ngữ - Sử dụng các câu chuyện, phép so sánh và hình ảnh - Hiểu khán giả của mình PHẦN III – GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG 4 Giải pháp từ phía người nhận: - Chú ý lắng nghe - Nghe hết vấn đề rồi mới phán quyết - Hỏi lại những điều không hiểu hoặc không ... dung: Phần 1: Sơ lược truyền thông tổ chức Phần 2: Các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu truyền thông Phần 3: Giải pháp nâng cao hịêu truyền thông PHẦN I – SƠ LƯỢC VỀ TRUYỀN THÔNG TRONG TỔ CHỨC... dụng hệ thống thông tin mật PHẦN III – GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG Giải pháp chiến lược truyền thông hiệu quả: - Những chiến lược truyền thông hiệu chạy đua thông tin chữ... HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG Quá trình truyền thông 2.Tác động công nghệ thông tin 3.Những khó khăn cho truyền thông hiệu Quá trình truyền thông: Các yếu tố mô hình trình truyền thông trình bày hình