1 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH § Đề tài 3: THÔNG ĐIỆP Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Hữu Nhuận Sinh viên thực hiện: Nhóm III TP Hồ Chí Minh, ngày 27 tháng năm 2013 DANH SÁCH NHÓM THỰC HIỆN ĐỀ TÀI 3: THÔNG ĐIỆP NGÔ THỊ HỒNG DIỄM (NT) NGUYỄN HOÀNG THY THY NGUYỄN THỊ LỤA NGUYỄN THỊ THANH THÙY NGUYỄN THỊ THÚY HẰNG HOÀNH TRUNG DŨNG NGUYỄN THANH HÀ MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU……………………………………………………………………………….4 I ĐỊNH NGHĨA THÔNG ĐIỆP………………………………………………………… II QUÁ TRÌNH THIẾT KẾ THÔNG ĐIỆP…………………………………………… III PHÂN LOẠI THÔNG ĐIỆP TRONG KINH DOANH…………………………… 11 3.1 Thông điệp nói kinh doanh…………………………………………………….11 3.1.1 Sự cần thiết kỹ nói……………………………………………………… 11 3.1.2 Phát triển thông điệp nói kinh doanh……………………………………14 3.1.3 Ưu nhược điểm thông điệp nói………………………………………………19 3.2 Thông điệp viết kinh doanh……………………………………………………19 3.2.1 Tầm quan trọng thông điệp viết kinh doanh…………………………….19 3.2.2 Cách trình bày thư tín kinh doanh……………………………………………20 3.2.3 Kỹ viết thư tín kinh doanh………………………………………………25 3.3 Các thông điệp khác………………………………………………………………… 46 3.3.1 Thông điệp quà tặng…………………………………………………………………46 3.3.2 Thông điệp quảng cáo……………………………………………………………….48 3.3.3 6C thông điệp PR…………………………………………………………… 51 IV KẾT LUẬN……………………………………………………………………………51 TÀI LIỆU THAM KHẢO LỜI MỞ ĐẦU Mục đích giao tiếp truyển tải thông điệp Đây trình liên quan đến người gửi người nhận thông điệp Quá trình có khả bị mắc lỗi thông điệp thường hiểu dịch sai hay nhiều thành phần khác tham gia vào trình Điều tạo nên rối loạn không cần thiết giảm hiệu Thực tế thông điệp thật thành công người gửi người nhận điều lĩnh hội theo cách Truyền đạt thông điệp yếu tố tối quan trọng để phát triển Để làm điều này, bạn phải hiểu thông điệp gì, đối tượng thông điệp ai, thông điệp lĩnh hội Bạn cần phải cân nhắc bối cảnh xung quanh ảnh hưởng đến việc giao tiếp ví dụ tình thực tế hay bối cảnh văn hóa Thông điệp luôn có yếu tố trí tuệ tình cảm đó, yếu tố trí tuệ để xem xét tính hợp lý yếu tố tình cảm để có hút tình cảm, qua thay đổi suy nghĩ hành động Với lý quan trọng phân công giáo viên nhóm cố gắng tìm hiểu viết nên tiểu luận với đề tài “THÔNG ĐIỆP” I ĐỊNH NGHĨA THÔNG ĐIỆP: Trước tìm hiểu thông điệp, cần tìm hiểu sơ qua giao tiếp Cho đến có nhiều quan niệm khác giao tiếp: Theo E.E.Acgyt (Mỹ): Giao tiếp tác động, truyền tiếp nhận thông tin người với người; theo A.N.Leonechiep (Nga): Giao tiếp hệ thống trình có mục đích động cơ, bảo đảm tương tác người người hoạt độngt ập thể, thực quan hệ xã hội nhân cách, quan hệ tâm lý sử dụng phương tiện đặc thù mà trước hết ngôn ngữ Như vậy, rút khái niệm chung tổng quát giao tiếp sau: “Giao tiếp tác động qua lại người người mà qua nảy sinh tiếp xúc tâm lý thể trao đổi thông tin, ảnh hưởng, rung cảm hiểu biết lẫn nhau” Căn vào mục đích giao tiếp, giao tiếp chia thành loại sau: a) Giao tiếp thức: Là giao tiếp cá nhân đại diện cho nhóm, nhóm mang tính hình thức, thực theo lễ nghi định, quy định nhóm chuẩn mực xã hội pháp luật Trong giao tiếp thức, nội dung thông báo rõ ràng, khúc triết, ngôn ngữ đóng vai trò chủ đạo, thể hình thức hội họp, bàn luận, ký kết…Giao tiếp thức nhằm giải vấn đề cụ thể, mang tính thiết thực Ví dụ thăm viếng thức nguyên thủ Quốc gia… b) Giao tiếp không thức: Là giao tiếp không mang tính hình thức, quy định lễ nghi Các hình thức giao tiếp cách phục trang, địa điểm, hoàn cảnh giao tiếp…thường không bị lệ thuộc, không gò bó Đó giao tiếp cá nhân nhóm mang tính chất cá nhân, không đại diện cho hay tổ chức, nhóm Mục đích giao tiếp thường nhằm làm thoả mãn nhu cầu tiếp xúc, giải trí… nên bầu không khí giao tiếp mang tính chất thân mật, gần gũi hiểu biết lẫn Ví dụ gặp gỡ bạn bè với Giao tiếp bao gồm yếu tố: Sender: Người gửi thông điệp Message: Thông điệp Channel: Kênh truyền thông điệp Người nhận thông điệp BốiReceiver: cảnh Feedback: Phản hồi thông tin Context: Bối cảnh Như thấy thông điệp yếu tố cấu thành nên trình giao tiếp Thông điệp, theo nghĩa chung nhất, đối tượng thuộc trình giao tiếp Đó thông tin người gửi truyền đạt đến cho người nhận, thông qua giúp người nhận hiểu dự định/ ý tưởng người gửi, qua có phản hồi từ người nhận trình quan hệ tốt đẹp với người nhận Trong trình truyền tải thông điệp, có khả bị mắc lỗi thông điệp hiểu dịch sai hay nhiều thành phần khác tham gia vào trình (nhiễu) chẳng hạn môi trường ồn ào, trình mã hóa giải mã không rõ ràng, kênh truyền thông bị ách tắc, phương tiện hỗ trợ truyền thông không hiệu quả, người thiếu tập trung ý nhận định vội vàng…Tất yếu tố làm giảm chất lượng giao tiếp, chí dẫn đến hiểu nhầm tai hại Chẳn hạn họp nhân viên Công ty, kết thúc họp Giám đốc Công ty kết luận bắt đầu triển khai kế hoạch tái cấu công ty từ phòng hành chính, kế toán, phòng dự án từ ngày hôm sau Tất nhân viên đồng ý với ý kiến Giám đốc, nhiên bắt tay vào cấu lại, tất phòng ban nên đâu Rõ ràng, thiếu quán rõ ràng phòng ban Giám đốc công ty Do Giám Đốc kế hoạch cụ thể chi tiết, chưa yêu cầu trưởng phòng ban chuẩn bị nên việc chưa thể thực Thông điệp luôn có yếu tố trí tuệ tình cảm Yếu tố trí tuệ để xem xét tính hợp lý yếu tố tình cảm để có hút tình cảm qua thay đổi suy nghĩ hành động Khi người mẹ nói: “Ngày mai có tiết học sớm, tắt máy tính ngủ con!”, thấy tình cảm yêu thương, quan tâm mẹ, đồng thời thấy tính hợp lý không ngủ sớm ngủ gật lớp học ngày mai, qua thay đổi hành động làm theo lời mẹ Thông điệp tồn nhiều dạng: Lời nói, hình ảnh, âm hay chữ viết Tương ứng với dạng thông tin khác có kênh truyền tin thích hợp như: nói thuyết trình trực tiếp, mặt đối mặt, gọi điện thoại, gặp qua video; hình ảnh có sách báo, tranh vẽ ; âm truyền hình, radio ; chữ viết thư từ, email, biên ghi nhớ, báo cáo… qua người gửi thông điệp chọn lựa kênh truyền phù hợp với nội dung, mục đích bối cảnh Chẳng hạn bạn sống Tp HCM, ba mẹ sống Hà Nội bạn gọi điện thoại viết thư từ cho cha mẹ Các hình thức giao tiếp qua viết, nói hay hình thức khác bị chi phối giọng điệu người truyền đạt thông điệp, tính lý luận, giao tiếp không nên đưa vào phong cách giao tiếp riêng cá nhân Chính vậy, thông điệp dạng cần đảm bảo đặc điểm sau: - Chính xác: Dùng ngữ pháp, không mắc lỗi tả, phản ánh nội dung cần truyền đạt không vi phạm phạm trù văn hoá, tín ngưỡng - Ngắn gọn, súc tích: Thông điệp cần chọn lọc diễn đạt ngắn gọn, bản, dễ hiểu - Rõ ràng: Thông điệp cần xếp mạch lạc Có thể minh họa để làm rõ nghĩa, sử dụng hỗ trợ thích hợp âm thanh, màu sắc, hình ảnh, giọng điệu - Đơn giản: Ngôn ngữ sử dụng phải quen thuộc với người nghe Cần tránh sử dụng từ hay cụm từ dài, không sử dụng điệp khúc II QÚA TRÌNH THIẾT KẾ THÔNG ĐIỆP Mục đích giao tiếp chuyển tải thông điệp Đây trình liên quan đến người gửi người nhận thông điệp Quá trình có khả bị mắc lỗi thông điệp thường hiểu dịch sai hay nhiều thành phần khác tham gia vào trình Điều tạo nên rối loạn không cần thiết giảm hiệu Thực tế thông điệp thật thành công người gửi người nhận điều lĩnh hội theo cách Do đó, nói trình thiết kế nên thong điệp đóng vai trò quan trong trình giao tiếp a Sơ đồ trình giao tiếp THÔNG ĐIỆP GIẢI MÃ MÃ HÓA NHIỄU NGƯỜI GỬI NGƯỜI NHẬN GIẢI MÃ NHIỄU MÃ HÓA PHẢN HỒI b Lên kế hoạch Why? (Tại sao?) What? (Cái gì?) Who? (Ai?) How? (Như nào?) When? (Khi nào?) Where? (Ở đâu?) Việc lập kế hoạch giao tiếp định nửa thành công việc giao tiếp Các yếu tố định đến mức độ chuẩn bị trước bạn cho việc giao tiếp • Kiến thức kinh nghiệm thân; • Kiến thức kinh nghiệm người giao tiếp với bạn; • Mức độ phức tạp thông điệp; • Mức độ nghiêm trọng giao tiếp không hiệu quả; Những nguyên tắc bản: Why? (Tại sao?) Tại bạn phải giao tiếp? -> xác định rõ mục đích giao tiếp What? (Cái gì?) Bạn giao tiếp gì? -> xác định rõ ràng, xác đầy đủ nội dung thông tin cần giao tiếp Who? (Ai?) Bạn giao tiếp với ai? Họ ai? Kiến thức, trình độ, kinh nghiệm nào? Họ có hiểu biết nội dung công việc bạn muốn giao tiếp với họ? Quan hệ bạn với họ nào? How? (Như nào?) Bạn giao tiếp nào? 10 -> xác định phương pháp giao tiếp thích hợp Nên tiến hành giao tiếp cách gặp mặt trực tiếp, điện thoại hay qua thư từ, fax, email, tin nhắn, chat… When? (Khi nào?) Khi nên giao tiếp? -> xác định thời gian tốt để tiến hành giao tiếp Where? (Ở đâu?) Nên tiến hành giao tiếp đâu? -> xác định địa điểm giao tiếp thích hợp c Thiết kế thông điệp • Trình bày logic, có tính hợp lý cao • Hình thức trình bày tốt hùng biện • Nên trình bày phía vấn đề hay phía? • Tạo cảm giác thoái mái cho người nghe • Thống thông điệp ngôn ngữ phi ngôn ngữ • Tuân thủ nguyên tắc sau : * Nguyên tắc ABC: Accuracy (chính xác), Brevity (ngắn gọn), Clarity (rõ ràng) • Accuracy (chính xác) Thông điệp xác giao tiếp hiệu quả.Chính xác việc dùng từ ngữ, nêu kiện xác, nêu số xác xác khả thực lời cam kết • Brevity (ngắn gọn) Thông tin truyền đạt phải ngắn gọn, có giá trị Tránh nói dài dòng, rườm rà, vòng vo, với nhiều thông tin thừa, không cần thiết “Thông tin nhiều nguy hiểm Hảy nói cho người họ cần biết, đừng để họ bị chìm ngập nhiều thông tin”.(C.Northcote Parkinson Nigel Rowe “Giao tiếp” (1979)) ->cần cân nhắc, chọn lọc để có thông tin vừa đủ mà bạn muốn truyền tải • Clarity (rõ ràng) 40 • Tôi đề nghị người nhận giải pháp khác hay không? • Thông điệp thân thiện có đưa phần kết chủ đề chính? Một xác định mục đích nội dung thông điệp tiêu cực việc thực cách gián tiếp để biên soạn thông điệp dễ dàn Trong mục kế tiếp, phác thảo phương pháp làm rõ 3.2.3.8 Kỹ viết thư tín cho thông điệp thuyết phục a Định nghĩa thông điệp thuyết phục Một thông điệp thuyết phục lời yêu cầu cho việc hành động bạn nghĩ người nhận không biết, không quan tâm, không sẵn lòng truyền đạt bạn cố gắng thay đổi quan điểm người nhận Những thông điệp người nhận xét thấy không mang tính tích cực không mang tính tiêu cực Những thông điệp thuyết phục sử dụng hai phương diện giao tiếp với bên bên Ví dụ thông điệp thuyết phục phương diện giao tiếp nội bộ: diễn thuyết yêu cầu nhân viên tình nguyện làm việc vào ngày cuối tuần, khế ước nhân viên gửi tới giám đốc với đề nghị thiết lập hệ thống bảo đảm công với thời điểm bắt đầu kết thúc khác ngày, lời đề nghị đề xuất nhân viên với mong muốn thành lập phòng y tế để họ nghỉ mệt thư gửi tới nhân viên nhằm kêu gọi họ quyên góp cho tổ chức từ thiện Thông điệp bán hàng truyền đạt bao gồm việc mô tả sản phẩm, lợi ích nó, lựa chọn có giá trị mẫu mã, kiểu dáng, giá dịch vụ có liên quan Đó thường thông điệp sử dụng phương thức giao tiếp với bên Một ví dụ kể việc thực gọi mời giám đốc công ty khác đến công ty để nói chuyện chủ đề vào buổi tiệc lớn mà công ty thường tổ chức năm thư nhằm thuyết phục người đọc trả lời bảng câu hỏi điều tra Ngoài bao hàm thư tuyển dụng vào vị trí quan trọng mà công ty cần Những thông điệp thuyết phục phải diễn đạt cho người nhận cảm thấy thích thú thực hành vi yêu cầu Những nhân tố hỗ trợ thông điệp phải trình bày để người nhận cảm thấy mang lại lợi ích cho họ Thông thường thông điệp thuyết phục diễn đạt cách sử dụng phương thức gián tiếp b Cách sử dụng phương thức gián tiếp thông điệp thuyết phục Phương thức gián tiếp sử dụng thông điệp với mục tiêu nhằm thuyết phục người nhận thực hành vi Sự thuận lợi việc sử dụng phương thức gián tiếp cung cấp phương tiện để người gửi trình bày lợi ích mà người nhận 41 đạt từ hành động làm theo yêu cầu Phương thức diễn đạt với tâm trạng thoải mái để người nhận cân nhắc lời đề nghị Nếu lời đề nghị đưa trước giải thích người nhận cảm thấy khó chịu điều thật khó hiểu Sau người nhận có lẽ không đọc tiếp phần lại thư Phương thức gián tiếp yêu cầu sử dụng nhiều từ ngữ phương thức trực tiếp, kết cho thấy từ ngữ thêm vào thật đáng giá Nếu thông điệp xây dựng cách xác thực theo quan điểm người gửi người nhận chắn cảm thấy tin cậy để xem xét giá trị toàn thông điệp đồng ý với nội dung thư Một thuyết trình có hiệu phải kết hợp thông điệp với nhân tố thúc đẩy ý người nghe * Mục đích thông điệp thuyết phục Việc phân tích người nhận điều đặc biệt quan trọng diễn đạt thông điệp mang tính thuyết phục Bạn phải đoán trước động thúc đẩy người nhận bao gồm mục tiêu, giá trị nhu cầu họ Sau bạn phải thiết lập thông điệp xoay quanh nhân tố việc sử dụng quan điểm bạn Để làm điều đòi hỏi bạn phải nhấn mạnh đến ý lợi ích người nhận Hai mục đích chủ yếu thông điệp mang tính thuyết phục cho người nhận đọc nghe toàn thông điệp sau để người nhận phản ứng lại lời đề nghị Những mục đích đạt dễ dàng phương thức gián tiếp sử dụng vào việc thiết lập thông điệp Những nguyên tắc sử dụng phương thức gián tiếp để thiết lập thông điệp mang tính thuyết phục trình bày cụ thể phần sau Phương thức gián tiếp sử dụng thông điệp như: thư yêu cầu, thư đề nghị, yêu sách đặc biệt, thư bán hàng, thư đòi nợ thư tuyển dụng Thư tuyển dụng trình bày rõ chương 11 Việc phân tích bốn nguyên tắc sử dụng phương thức gián tiếp có ích cho việc thiết lập thư thuyết phục c Một số loại thông điệp thuyết phục Yêu cầu thuyết phục: đơn giản phức tạp Khi yêu cầu thuyết phục đơn giản ta dùng cách trực tiếp Tuy nhiên, yêu cầu thuyết phục phức tạp nên diễn đạt cách gián tiếp Ví dụ: Thư thuyết phục 42 TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU TIM 155 Nguyễn Tri Phương, P.14, Q.10 TP Hồ Chí Minh ĐT : (08) 865.1232 ; Fax : (08) 865.1233 Ngày 15/07/2008 Ông Thái Minh Sâm Trưởng Khoa Tim Mạch Bệnh Viện Chợ Rẫy 215 Nguyễn Chí Thanh, Q.5 TP Hồ Chí Minh Thưa Ông, Mỗi năm, hàng ngàn người chết nhồi máu tim Nhiều bác sĩ cho huyết áp cao hay/và tỉ lệ cholesterol máu cao dẫn đến nhồi máu tim Huyết áp cholesterol hạ thấp nhờ vào chế độ ăn kiêng tập thể dục thích hợp Các bác sĩ Trung tâm Nghiên Cứu Tim làm nghiên cứu để xác định chế độ ăn kiêng tập thể dục tốt có lợi cho cá nhân Trung Tâm Nghiên Cứu Tim tìm người tình nguyện tham gia vào dự án nghiên cứu Những cá nhân tình nguyện vui lòng liên hệ với cô Trâm, số điện thoại nhánh 136, trước ngày 25/07/2008 Cô Trâm trả lời câu hỏi quý vị liên quan đến dự án nghiên cứu Trân trọng kính chào Lại Thị Mười Tư Chuyên viên nghiên cứu Bảng3.5 Thư thuyết phục 43 • Đề xuất: đề xuất viết tốt sử dụng cách diễn giải thuyết phục gián tiếp Ví dụ: Thư thuyết phục nội CÔNG TY SẢN XUẤT CÔNG NGHIỆP AMATA Người nhận: Lê Văn A, Chủ tịch Người gửi: Đỗ Minh Tâm, Phó Chủ Tịch Ngày: 15/07/2008 Chủ đề: Đổi phương tiện làm việc Amata trở thành doanh nghiệp thành công hàng đầu nước Doanh thu lợi nhuận công ty tăng gấp đôi ba năm vừa qua Chúng ta mong muốn thành công trìn tương lai Tôi đồng ý với ông khối lượng công việc tăng lên Amata phương tiện làm việc không tương xứng Việc đổi phương tiện làm việc đem lại lợi ích không nhỏ cho công ty Mở rộng nhà máy làm cho sản xuất gia tăng góp phần cho doanh số bán hàng tăng lên Văn phòng đại, thu hút làm tăng tinh thần làm việc nhân viên Việc dựng nơi làm việc tạm thời gian nâng cấp nhà xưởng văn phòng hoàn thành dễ dàng theo kế hoạch dời đổi đề nghị tài liệu kèm theo thư Gián đoạn sản xuất tối thiểu trình làm Nhân viên dễ dàng chấp nhận việc dời đổi tạm thời họ mong đợi hiệu tăng lên nhờ vào nâng cấp nhà xưởng phương tiện làm việc Tôi đề nghị ông làm tiếp kế hoạch đổi mà ông đưa Thân mến, Đỗ Minh Tâm Bảng 3.6 Thư thuyết phục nội 44 • Khiếu nại đặc biệt: Cửa hàng lưu niệm HANAH 345 Cách Mạng Tháng Tám, Q.3, TP Hồ Chí Minh ĐT: (08) 843.0016, Fax: (08) 843.0018 Ngày 23/02/2008 Bà Nguyễn Nam Nguyên Công ty Phân phối Hàng Lưu Niệm 456 Nguyễn Công Trứ, Q.1 TP Hồ Chí Minh Thưa Bà, Công ty bà cung cấp cho cửa hàng nhiều sản phẩm lưu niệm chất lượng độc đáo suốt 15 năm qua Vào ngày 25 tháng giêng vừa rồi, có đặt hàng búp bê Fortune Teller giá 2.700 đô-la Một khách hàng muốn mua búp bê để làm quà sinh nhật cho vợ ông ta Con búp bê đầu kỷ 18 Bà quảng cáo có chất lượng vật bảo tàng với gỗ sơn nguyên thủy Sau kiểm tra, thật đáng tiếc lớp sơn búp bê bị bong Phần sơn làm giảm hẳn giá trị búp bê giả cổ Khách hàng muốn mua búp bê không đồng ý toán theo giá gốc Ông ta cho phần sơn bong làm giảm giá trị búp bê hết 300 đô-la; vậy, đề nghị bà hoàn trả lại số tiền Nếu việc hoàn trả phần không thực được, trả lại búp bê mong muốn nhận lại đủ số tiền 2.700 đô-la Vui lòng điện thoại cho fax cho định bà vào ngày 05/03/2008 để khách hàng có thông tin xác Thân mến Hà Nam Anh Bảng 3.7 Thư khiếu nại đặc biệt 45 • Thông điệp bán hàng: thường thiết kế sẵn nhà quảng cáo PARADISE TRAVEL 428 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Q.1, TP Hồ Chí Minh ĐT: (08) 821.3333, Fax: (08) 821.3334 Website: www.paradise-travel.co ; Email: info@paradise-travel.com Ngày 18/03/2008 Ông Bà TRẦN LANG 289 Nguyễn Thái Bình, Q.1 TP Hồ Chí Minh Ông Bà Trần thân mến, MÙA XUÂN SÔI NỔI VỚI GOLD! Mùa xuân thời gian bắt đầu mới! Hãy đến thưởng thức thi vô địch Sanddollar Golf Hilton Head Ba ngày xuân sôi với golf, tennis thư giản làm lại sống quý vị Hãy thưởng thức ba ngày với golf tennis hai đêm thư giản khách sạn Sanddollar sang trọng với 750 đô-la cho hai người Sân golf 18 lỗ Sanddollar thử thách tuyệt diệu cho xác Các chướng ngại vật hồ nước nhỏ bồn hoa làm tăng thêm vẻ đẹp thiên nhiên sân golf Phong cảnh tuyệt vời sân golf thời tiết dễ chịu tháng làm cho ngày thiên đường người chơi golf Thêm vào việc tận hưởng sân golf sang trọng, quý vị chơi tennis 12 sân, bơi lội hồ bơi, thư giản phòng xông tập thể dục phòng tập thể hình, khiêu vũ khán phòng thật lãng mạn Quý vị thưởng thức nhiều ăn từ cá tươi, thịt bò, mì Ý đặc biệt, rau trộn ngon tuyệt nhà hàng Vui lòng đặt phòng cho mùa xuân sôi động thư giản cách gọi theo số (08)821.3333 Nếu quý vị chọn thuận lợi mùa xuân sôi động này, quý vị nhận coupon cho bữa tối miễn phí nhà hàng Chào thân ái, Trần Việt Phương 46 Bảng3.8 Thư chào hàng 3.3 Các thông điệp khác 3.3.1 Thông điệp quà tặng kinh doanh Tặng quà ngày xem nét văn hóa giới kinh doanh đại Nó nghệ thuật giao tiếp quan trọng kinh doanh, buộc người phải có hiểu biết định muốn hợp tác kinh doanh thành công với đối tác đến từ văn hóa khác Tặng quà phải truyền tải thông điệp ý nghĩa, hợp tác chân thành gọi văn hóa tặng quà kinh doanh Trong kinh doanh, tặng quà vấn đề tuân theo quy ước phép lịch Nó nghệ thuật giao tiếp thương mại góp phần thúc đẩy kinh doanh thành công Biết tặng quà cách quà góp phần giúp bạn xây dựng trì mối liên hệ lâu dài Còn tặng quà không cách lại gây tổn hại cho mối quan hệ mà bạn dày công vun đắp Có lẽ định nghĩa hợp lý chữ thành công người nhận nhớ đến bạn công ty bạn thật lâu sau nhận quà! Vậy đâu yếu tố quan trọng để quà tặng bạn có ý nghĩa mắt đối tác? Để quà tặng thúc đẩy kinh doanh thành công Có ba yếu tố quan trọng để việc tặng quà thúc đẩy kinh doanh thành công: tặng mục đích, thời điểm quà tặng phải có giá trị  Tặng mục đích Quà tặng mang tính chất xúc tiến kinh doanh khuyến mại cho khách hàng tin dùng sản phẩm công ty khác với quà tặng cảm ơn hay chúc mừng mang tính chất cá nhân tới đối tác cụ thể Là doanh nhân, trước tặng quà bạn cần phải xác định rõ ràng mục đích quà tặng bạn với đối tác Nếu bạn tặng quà để thể hợp tác chân thành, mong muốn trì mối quan hệ lâu dài, phải thể qua cách thức chọn trao quà tặng Ở số nước tặng quà cử văn minh Nhưng số nước khác lại 47 coi hối lộ Ở nhiều công ty cấm việc nhận quà cáp, trường hợp này, bạn nên tôn trọng không nên tặng biếu gìn để khiến người bạn phải gửi trả lại, gây khó xử cho hai bên…  Tặng thời điểm Không phải lúc bạn tặng quà, đối tác nhận Tùy vào điều kiện cụ thể phụ thuộc vào văn hóa ứng xử giao tiếp khác nhau, bạn nên tìm hiểu để tặng quà thời điểm Ví dụ người Nhật nhận quà sau kết thúc buổi gặp mặt kí kết xong hợp đồng ngược lại, đối tác đến từ Brazil thường vui nhận quà tặng thân thiện trước vào bàn họp…  Quà tặng phải có giá trị Đây yếu tố quan trọng việc tặng quà Tuy nhiên, giá trị không đơn có nghĩa đắt tiền mà phải thể giá trị tinh thần sâu sắc “ Đã gọi quà không nên đặt nặng giá trị vật chất, mang giá trị tinh thần nhiều Không phải người ta thiếu mà lòng gửi đến người nhận quà Tuy nhiên, không nên lựa chọn quà thấy phù hợp với mục đích thể tình cảm dành cho người nhận”, ông Nguyễn Hoàng Anh, Cố vấn Truyền thông Asia Injury kiêm Giám đốc Kinh doanh công ty Mũ bảo hiểm Protect phát biểu Một quà tặng có giá trị tinh thần phải thể tôn trọng văn hóa, tập quán người nhận Điều có nghĩa là, quà tặng bạn không “chạm” vào điều kiêng kị đối tác Ví dụ như, người Nhật, người Trung Quốc kị số số số “tử” họ, hay người Hàn Quốc không thích tặng vật sắc, nhọn họ cho biểu tượng cắt đứt mối quan hệ…Cũng bạn không nên tặng tượng Phật cho người bạn Thiên Chúa giáo hay ngược lại, tặng rượu mạnh cho người bạn Hồi giáo, Ở nước quà giao tế thương mại có “giá trị” thông dụng là: 48 Quà lưu niệm công ty (Cái logo nên giữ kín đáo chút bạn muốn quà để bàn làm việc đối tác)  Sản phẩm điện tử  Hoa  Vé xem thể thao trình diễn văn nghệ  Thức ăn  Rượu  Những vật cần dùng du lịch  Đồ trang trí bàn làm việc… Tuy nhiên, quốc gia lại có quy tắc tặng nhận quà khác Việc hiểu rõ văn hóa tặng quà quy ước có liên quan giúp doanh nhân xây dựng thành công mối quan hệ tốt đẹp với đối tác kinh doanh đến từ văn hóa khác 3.3.2 Thông điệp quảng cáo Các nhà tiếp thị kinh doanh ngày sử dụng đủ loại chiến lược khác với mục đích nâng cao hiệu chiến dịch quảng cáo, có yếu tố mà dường bị bỏ quên lời văn quảng cáo - nội dung câu chữ mà họ viết truyền tải tới công chúng Cho dù bạn chuyên gia quảng cáo chuyên nghiệp hay nghiệp dư, việc rèn luyện củng cố kỹ biên tập quan trọng, điều đảm bảo nội dung quảng cáo bạn chứa đựng nhiều thông tin giá trị Một lời quảng cáo hay giúp người đọc hiểu chào hàng bạn, hiểu họ phải đáp lại Dưới 10 lời khuyên giúp bạn soạn thảo câu văn rõ ràng, lôi sống động nhằm thu hút ý nhiều người Biết rõ khách hàng bạn: Ai đối tượng mà chiến dịch tiếp thị bạn hướng tới? Hãy phác họa tranh khách hàng chủ yếu bạn Hãy nghĩ ngày làm việc họ Nghĩ nhu cầu họ Đối với họ, điều quan trọng nhất? Tình cảm họ dành cho gì? Họ tuổi? Họ mua sản phẩm/dịch vụ từ công ty bạn khứ sao? 49 Nắm câu trả lời: Bạn cần biết rõ câu trả lời cho câu hỏi sau: Tại khách hàng nên mua sản phẩm/dịch vụ bạn? Họ tìm thấy lợi ích gì? Tại sản phẩm bạn lại đáng ý mặt hàng tương tự? Những điểm khác biệt chủ yếu gì? Có lời đề xuất bán hàng cụ thể: Lời đề xuất bán hàng bạn bật so với đối thủ cạnh tranh, bạn có nhiều hội nhận phản hồi tích cực Các chuyên gia quảng cáo cho lời đề xuất bán hàng phải có giá trị xúc tiến kinh doanh mà đối thủ cạnh tranh thực được, dù khứ, hay tương lai Điều quan trọng lời đề xuất phải đủ mạnh mẽ để lôi kéo khách hàng đến với sản phẩm/dịch vụ bạn Thiết lập mục tiêu: Mục tiêu chiến dịch quảng cáo bạn gì? Bạn hành động để khiến người đến với sản phẩm/dịch vụ mà bạn cung cấp Bạn cần phải trả lời câu hỏi trước đặt bút viết đoạn văn quảng cáo Nếu câu trả lời không rõ ràng với bạn, rõ ràng người đọc Sử dụng dòng tiêu đề lôi cuốn: Đối với chiến dịch tiếp thị, đặc biệt tiếp thị thư điện tử, dòng tiêu đề thu hút người đến với quảng cáo bạn Bạn cần phải thuyết phục người đọc họ định phải mở e-mail, hay thư quảng cáo bạn Nội dung tiêu đề nên liên quan tới người đọc Những từ ngữ thích hợp khác cho tiêu đề hấp dẫn nên mẻ, độc đáo mang tính giới thiệu Đồng thời, bạn nên giữ cho dòng tiêu đề không dài 50 ký tự (tốt từ 20 đến 30 ký tự), bao gồm dấu cách Viết đầu đề hấp dẫn: Dòng tiêu đề có tác dụng để người đọc mở thư quảng cáo bạn, sau đầu đề đưa họ vào phần nội dung Bạn nên sử dụng vài thuật ngữ thông dụng với thông điệp rõ ràng là: “Có cho tôi?” Một câu hỏi dành cho thân bạn là: Nếu khách hàng đọc đầu đề sao? Họ có biết đủ thông tin bạn bạn đưa ra?Bạn nên thử viết từ đến 10 dòng tiêu đề từ 50 đến 10 đầu đề khác nhau, từ lựa chọn hiệu Mách bạn mẹo nhỏ: dòng tiêu đề đầu đề dễ viết sau bạn viết xong toàn nội dung quảng cáo Tránh từ ngữ không dứt khoát: Khi viết tiêu đề, đầu đề, đề mục nội dung quảng cáo, bạn đừng sử dụng từ ngữ kiểu lệnh trực tiếp, từ viết tắt hay từ có tính ám Đó từ “có thể”, “có lẽ”, “hy vọng”, “mong muốn”, “cố gắng”, “tuy nhiên”, “có thể”, “dường như” “nỗ lực” Thay vào đó, bạn cần sử dụng từ “sẽ” “chắc chắn” để miêu tả mà sản phẩm/dịch vụ bạn làm cho khách hàng Đừng sử dụng thể bị động: Thể bị động làm suy yếu nội dung thông điệp bạn, bạn cần tránh xa dạng Dưới số ví dụ giúp bạn nhận khác biệt: “Công ty lựa chọn để nhận phần thưởng” “Công ty nhận phần thưởng”, “10 mẫu thiết kế tạo ra” “Chúng tạo 10 mẫu thiết kế mới” Trích dẫn lời khách hàng cũ: Bạn có nhận xét tốt từ khách hàng sản phẩm/dịch vụ thư quảng cáo? Một trích dẫn vắn tắt thuyết phục bổ sung thêm độ tín nhiệm cho chiến dịch tiếp thị bạn, thông tin khách hàng mà bạn trích dẫn phải rõ ràng xác thực Việc đưa vào quảng cáo tên họ, nơi sinh sống hay chí ảnh, thích hợp với quảng cáo bạn, cách hiệu để truyền tải giá trị dịch vụ bạn 10 Giữ cho quảng cáo bạn đẹp súc tích: Sau viết xong lần phác thảo quảng cáo, đọc to lên Bạn nên để khác đọc lại để xem liệu họ có hiểu thông điệp lời kêu gọi hành động không Trong biên tập, cắt bỏ từ ngữ không cần thiết ý kiến lặp lại Bạn xem liệu giảm 30% đến 50% nội dung ban đầu hay không Ngoài ra, dấu gạch đầu dòng đẹp mắt phụ đề a, b, c, khiến người đọc dễ chịu việc cảm nhận dễ dàng - phần lớn người đọc lướt qua trang quảng cáo trước định có tiếp tục đọc chi tiết hay không 51 Tóm lại, nội dung quảng cáo hấp dẫn điều hoàn toàn tầm tay bạn Việc nắm vững yếu tố bắt tay vào viết quảng cáo cải thiện đáng kể tính hiệu quảng cáo, giúp cho người hiểu nội dung thông tin khiến họ phản hồi với chiến dịch tiếp thị bạn Hãy dành chút thời gian suy nghĩ phân tích lời khuyên trước đặt bút xuống viết lời quảng cáo, bạn có quảng cáo hoàn chỉnh, truyền tải rõ ràng thông điệp kinh doanh 3.3.3 6C thông điệp PR Thông điệp hoạt động quan hệ công chúng cần đảm bảo yếu tố để thống với hoạt động khác nỗ lực chung để tạo dựng hình ảnh thương hiệu Credibility - Uy tín nguồn phát thông điệp Một sách trị xuất Nhà xuất Chính trị quốc gia chắn chắn có uy tín nhà xuất khác Đây cách thức lấy thương hiệu có uy tín khác để hỗ trợ cho thương hiệu Một thông cáo khuyên dùng trung tâm bác sĩ nha khoa chắn có ích cho sản phẩm chăm sóc miệng, hình ảnh mà Colgate cố xây dựng nhằm thuyết phục người mua thông qua thử nghiệm bác sĩ chuyên khoa Hoặc hình ảnh so sánh trắng ngọc trai sử dụng Colgate, bên cạnh họ tiếp tục định vị màu đỏ đặc trưng thể phương tiện hiển thị Context - Phạm vi phân phối thông điệp cần phù hợp với mục đích đặt Các sản phẩm phân đạm thường quảng cáo báo Nông thôn ngày thay quảng cáo báo Phụ nữ Điều thể việc lựa chọn phương tiện truyền thông thích hợp bao gồm việc xác định phạm vi mà phương tiện truyền tải Tuy nhiên, phạm vi phân phối thông điệp PR thường mang tính xác cao, vậy, điều cần thiết đảm bảo mục đích mà hoạt động PR theo đuổi truyền tải cách 52 xác Nỗ lực xây dựng thương hiệu thông qua việc trì đội bóng Công ty gạch Đồng Tâm ví dụ Content - Nội dung thông điệp cần đơn giản, dễ hiểu có ý nghĩa người nhận Mead Johnson cho rằng, tình thương người mẹ sữa Enfa A+ giúp trẻ thông minh mang đến niềm vui cho người mẹ “A+ cho bé @ cho mẹ” Tuy nhiên, hình ảnh A+ khó hiểu, hiểu điểm Việt Nam sử dụng thang điểm 10 không dùng điểm A+; hiểu theo nghĩa khoa học A+ mang thêm NHA+ARAE Việc phức tạp đến mức Mead Johnson phải sử dụng thông điệp PR báo thông qua vấn Tổng giám đốc Tradewind Asia - Trưởng đại diện phịu trách nhiệm tiếp thị củaMead Johnson Nutritionals Việt Nam chất bổ sung DHA ARA Clarity - Thông điệp phải rõ ràng Thông điệp rõ ràng nhằm tránh hiểu nhầm không đáng có Hình ảnh thông điệp thể rõ ràng công việc định vị thực tốt Điều đặc biệt thông điệp hoạt động PR mang tính chân thực cao quảng cáo, dễ lôi đối tượng dễ gây dựng giá trị niềm tin thương hiệu quảng cáo Vì thế, thương hiệu “chăm sóc” tốt thể giá trị cộng đồng, xây dựng đóng góp nhằm tạo dựng giới tốt đẹp hơn, Suzuki Vitara 4WD cố gắng xây dựng hình ảnh “gần gũi” “bảnh bao”, với hình ảnh ca sĩ Quang Dũng lấy làm cho bảnh bao thương hiệu, ca sĩ thường hát hát lãng mạn, tiền chiến với com lê bóng mượt thường xuyên xuất truyền hình với “cây” trắng Sự bảnh bao hào nhoáng Công ty Suzuki tận dụng để đưa đến kết hợp với giá trị gọi “gần gũi - gọn gàng mà giản dị” thực làm cho thông điệp trở nên không rõ ràng, chắn người ta mong muốn đạt hai giá trị có lựa chọn “bảnh bao” “gần gũi” Channel - Lựa chọn kênh quảng bá 53 Như đề cập trình chọn lựa kênh quảng bá, chủ thể hoạt động PR phải biết đối tượng tiếp nhận thông điệp sử dụng kênh PR Sự phù hợp đối tượng kênh truyền yếu tố quan trọng thúc đẩy thông điệp truyền tải tốt Công ty Kinh Đô mong muốn tiếp cận đa số người yêu thích bóng đá thông qua việc tài trợ cho Giải vô địch bóng đá quốc gia V.League 2004 Tuy nhiên, đặc tính đối tượng xem bóng đá diện sân bóng lại đối tượng có định mua sản phẩm bánh Năm 2003 có Pepsi Kinh Đô việc tài trợ cho V.League, đến năm 2004 giải Kinh Đô - V.League 2004 Nguyên nhân Pepsi từ bỏ việc tài trợ cho kiện hoàn toàn phụ thuộc vào tính hiệu chương trình, đối tượng mà Pepsi hướng tới phù hợp Kinh Đô Capability - Khả tiếp nhận hiểu thông điệp người nhận Như đề cập phần trên, đa phần thông điệp “A+ cho bé @ cho mẹ” Mead Johnson khó hiểu người mẹ Các đặc tính kỹ thuật nên chuyển tải thông qua đơn giản mà dễ hiểu Điều bột giặt Vì Dân áp dụng thành công thị trường mục tiêu họ Chiếm lĩnh thị phần nông thôn, bột giặt Vì Dân với giá rẻ, bao bì sản phẩm viết đầy đủ tất thông tin thị phần nông thôn, bột giặt Vì Dân với giá rẻ, bao bì sản phẩm viết đầy đủ tất thông tin đặc tính sản phẩm, xác nhận thông qua chứng nhận bên thứ ba - theo số chuyên gia thông tin dầy không dễ tiếp thu Tuy nhiên, đối tượng người dân sống nông thôn Việt Nam, họ không muốn mua sản phẩm giá cao OMO Tide, việc đưa sản phẩm vào, họ cần biết sản phẩm tốt hay xấu Việc ghi thông tin dầy đặc chi tiết bao bì đưa đến thành công cho Vì Dân Khi nói đến 6C hoạt động PR, nhiều người cho rằng, sản phẩm với thị trường tập khách hàng tương ứng lựa chọn nội dung 6C sao? Cách hiểu mang đến cho doanh nghiệp hiệu cao sử dụng PR để quảng bá thương hiệu 54 Khi sử dụng PR, điều quan trọng yếu tố C phải kết hợp đồng thời, hợp lý mối quan hệ tổng hoà chúng không chọn lựa yếu tố Khi có kênh đối tượng rõ ràng, thông điệp thích hợp chắn đạt thu nhận phía người mua thương hiệu IV KẾT LUẬN Bằng cách truyền đạt thông điệp cách thành công, bạn truyền suy nghĩ ý tưởng cách hiệu Khi không thành công, suy nghĩ, ý tưởng bạn không phản ánh bạn, gây nên sụp đổ giao tiếp cản đường đạt tới mục tiêu bạn - đời tư nghiệp Qua tiểu luận nhóm rút nhiều học quý báu, nhiên với khả có hạn tiểu luận chưa thật xuất sắc, có nhiều thiếu sót mong thầy bạn thông cảm TÀI LIỆU THAM KHẢO Phạm Thị Năm – Đặng Mai Khanh – Phan Thị Mai – Đỗ Văn Đoạt (2006), Tâm lý học xã hội giao tiếp sư phạm, Đại học Cần Thơ http://picompany.com.vn http://strategy.vn/detail/6/2075/5-buoc-sang-tao-thong-diep-truyen-thong http://www.saokim.com.vn/branding/5-buoc-sang-tao-thong-diep-truyen-thong/ http://www.365ngay.com.vn http://bigsouthbrand.com/index.php?mod=news&cat=4&id=172 [...]... Có 6 loại thông điệp thiện chí phổ biến: • Thông điệp chúc mừng • Thông điệp chia buồn • Thông điệp cảm ơn • Lời chúc mừng nhân ngày lễ • Thư mời • Thông điệp chào đón b Thông điệp chúc mừng * Giới thiệu chung Mọi người đều thích nhận những lời khen Một thông điệp khen ngợi, tán dương người nhận về những thành tích của họ được xem là một thông điệp chúc mừng Một trong những lý do khiến thông điệp chúc... tắc của giao tiếp kinh doanh, phân tích người nhận và tình huống giao tiếp trước khi thực hiện viết thư 3.2.3.3 Kỹ năng viết thư tín cho thông điệp tích cực và trung lập a Thế nào là những thông điệp mang tính tích cực và trung lập? Thông điệp tính cực hay trung lập là thông điệp chứa đựng một thông tin thuận lợi hay trung lập đối với người nhận Kiểu thông điệp này thường dùng để: 1 Thăm dò thông tin... ràng hơn 25 14 Tái bút: sử dụng khi vấn đề nêu ra không liên quan đến nội dung chính của thư hoặc những phát sinh sau khi hoàn tất thư Nên sử dụng phần này khi thật sự cần thiết 3.2.3 Kỹ năng viết thư tín trong kinh doanh 3.2.3.1 Quy trình viết thư tín trong kinh doanh Dựa trên các nguyên tắc của giao tiếp kinh doanh và kỹ năng phát triển thông điệp viết trong kinh doanh, một quy trình viết thư tín được... của người khác, đặc biệt là trong xã 12 hội bận rộn ngày nay Một khi bạn hiểu điều này, bạn phải làm quen để hiểu được nền văn hóa của người tiếp nhận thông điệp, hãy đảm bảo bạn có thể chuyển đổi và truyền đạt thông điệp của mình tới những người có nền tảng khác nhau, từ những nền văn hóa khác nhau III PHÂN LOẠI THÔNG ĐIỆP TRONG KINH DOANH 3.1 .Thông điệp nói trong kinh doanh 3.1.1 Sự cần thiết của... chỉnh 3.2.3.5 Kỹ năng viết thư tín cho thông điệp thiện chí a Vài nét về thông điệp thiện chí Trong chương trước, chúng ta đã đề cập đến một cách để duy trì mối quan hệ tốt với người nhận thông điệp là cá nhân hóa các thông điệp đó 29 Một thông điệp thiện chí được dùng để giao tiếp với những người có quan hệ với bạn và những người bạn quan tâm Việc gửi một thông điệp thiện chí cho thấy rằng bạn quan... thói quen của chính mình 3.1.2 Phát triển của thông điệp nói trong kinh doanh 3.1.2.1 Quá trình phát triển của thông điệp nói Quá trình phát triển của thông điệp nói bao gồm các bước sau: -Ý tưởng -Phát triển ý tưởng -Hoàn tất ý tưởng Quá trình từ ý tưởng đến hoàn tất ý tưởng của thông điệp xảy ra rất nhanh, và quan trọng nhất của thông điệp nói trong kinh doanh là làm sao xác định được cái đối tượng... doanh, nhất là đối với những người làm công tác quản trị, thư tín hầu như không thể thiếu trong suốt quá trình làm việc Chúng ta đã xem qua tầm quan trọng của kỹ năng viết cũng như thông điệp viết trong giao tiếp kinh doanh ở chương 5 Thư tín là một phần không nhỏ trong các giao tiếp viết Người tham gia giao tiếp kinh doanh thực hiện viết thư cho cấp trên, cấp dưới, cho người đồng nghiệp của mình, viết... viết Đối tượng: những thông điệp chúc mừng có thể được gửi đến cả hai đối tượng, cá nhân và cả tổ chức; và nội dung thông điệp có thể đề cập đến những vấn đề mang tính cá nhân hoặc liên quan đến công việc kinh doanh Thời điểm: một thông điệp chúc mừng có thể được gửi đến một người nhân dịp thành công trong công việc kinh doanh, chẳng hạn như đạt được doanh số bán hàng cao nhất trong tháng, nghỉ hưu... truyền đạt thông tin cũng rất quan trọng Chọn cách truyền đạt lịch sự, nhã nhặn, thể hiện sự tôn trọng đối tác d Kết luận: Để giao tiếp có hiệu quả, thệt sự là không đơn giản, nhưng bạn hãy thử để tâm đến thông điệp của bạn Các hình thức giao tiếp qua viết, nói hay các hình thức khác đều bị chi phối bởi giọng điệu của người truyền đạt thông điệp, tính căn cứ của lý luận, những gì được giao tiếp và những... huống giao tiếp, tiếp theo là theo đúng các bước của thông điệp viết, người viết còn phải chú ý đến việc thể hiện phong cách riêng của mình trong thư thương mại Hình thức bên ngoài của thư là bộ mặt của công ty cũng như của người viết thư; nó sẽ tạo ấn tượng đầu tiên đối với người nhận về người gửi và cũng giúp người viết đạt được mục tiêu trong giao tiếp kinh doanh 3.2.2 Cách trình bày thư tín trong kinh ... nên tiểu luận với đề tài “THÔNG ĐIỆP” I ĐỊNH NGHĨA THÔNG ĐIỆP: Trước tìm hiểu thông điệp, cần tìm hiểu sơ qua giao tiếp Cho đến có nhiều quan niệm khác giao tiếp: Theo E.E.Acgyt (Mỹ): Giao tiếp. .. người tiếp nhận thông điệp, đảm bảo bạn chuyển đổi truyền đạt thông điệp tới người có tảng khác nhau, từ văn hóa khác III PHÂN LOẠI THÔNG ĐIỆP TRONG KINH DOANH 3.1 .Thông điệp nói kinh doanh 3.1.1... ĐẦU……………………………………………………………………………….4 I ĐỊNH NGHĨA THÔNG ĐIỆP………………………………………………………… II QUÁ TRÌNH THIẾT KẾ THÔNG ĐIỆP…………………………………………… III PHÂN LOẠI THÔNG ĐIỆP TRONG KINH DOANH ………………………… 11 3.1 Thông điệp nói kinh doanh ………………………………………………….11