Đang tải... (xem toàn văn)
ERP (Enteprise Resource Planning kế hoạch hoá nguồn lực doanh nghiệp) là bộ giải pháp công nghệ thông tin có khả năng tích hợp toàn bộ ứng dụng quản lý sản xuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất. Đây là phương tiện hiện đại, sử dụng CNTT để quản lý tất cả các nguồn lực (nhân lực, tài chính, sản xuất, thương mại…) của một tổ chức. Ngoài chức năng quản lý, ERP còn đảm nhận luôn nhiệm vụ phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mức độ cập nhật tuỳ thuộc yêu cầu của nhà quản lý. Như vậy, mua một ERPSystem bạn nhận được cùng một lúc 3 sản phẩm: 1) Ý tưởng quản lý 2) Chương trình phần mềm 3) Phương tiện kết nối để xây dựng mạng máy tính tích hợp. Với hệ thống phần mềm thống nhất, đa năng, quán xuyến mọi lĩnh vực hoạt động từ kế hoạch hóa, thống kê, kiểm toán, phân tích, điều hành, ERP giúp theo dõi, quản lý thông suốt, tăng tính năng động, đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước những thay đổi liên tục của môi trường bên ngoài. Trên thế giới, hiện có rất nhiều công ty lớn triển khai thành công giải pháp ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh của mình. Việc triển khai thành công ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dàiVới ERP, mọi hoạt động của công ty bạn, từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý dây chuyền sản xuất và cung ứng vật tư, quản lý tài chính nội bộ, đến việc bán hàng, tiếp thị sản phẩm, trao đổi với đối tác, khách hàng… đều được thực hiện trên một hệ thống duy nhất. ERP được xem là một giải pháp quản trị doanh nghiệp thành công nhất trên thế giới hiện nay. Nếu triển khai thành công ERP, bạn sẽ có thể tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh và thêm cơ hội để phát triển vững mạnh.Trong thuật ngữ ERP, hai chữ R và P đã thể hiện hầu như trọn vẹn ý nghĩa của giải pháp quản trị doanh nghiệp mới này.R: Resource (Tài nguyên). Trong kinh doanh, resource là nguồn lực nói chung bao gồm cả tài chính, nhân lực và công nghệ. Tuy nhiên, trong ERP, resource còn có nghĩa là tài nguyên. Trong giới công nghệ thông tin, tài nguyên là bất kỳ phần mềm, phần cứng hay dữ liệu nào thuộc hệ thống mà bạn có thể truy cập và sử dụng được. Việc ứng dụng ERP vào hoạt động quản trị công ty đòi hỏi bạn phải biến nguồn lực này thành tài nguyên. Cụ thể là bạn phải: Làm cho mọi phòng ban đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho công ty. Hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận sao cho giữa các bộ phận luôn có sự phối hợp nhịp nhàng. Thiết lập các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất. Luôn cập nhật thông tin một cách chính xác, kịp thời về tình trạng nguồn lực của công ty.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN - & - BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN MÔN HỌC: PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG DOANH NGHIỆP ĐIỆN TỬ ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU, PHÂN TÍCH, LÊN KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH VÀ CÁC DỰ ÁN THÀNH PHẦN ĐỂ TRIỂN KHAI ERP TRONG CÔNG TY 13 Nhóm thực hiện: Nhóm 13 Lớp: HTTT1 – K7 Người thực hiện: Vũ Đình Minh Trần Văn Điệp Nguyễn Tuấn Vũ Giảng viên hướng dẫn : T/S: Đỗ Mạnh Hùng Hà Nội, ngày 05 tháng 09 năm 2015 Nhóm13 1/42 Lớp HTTT1_K7 MỤC LỤC I.1)Giới thiệu hệ thống: I.2)Doanh số .8 I.3) hoạt động công ty : Chương II: KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI DỰ ÁN ERP 13 II.1)Đề xuất cấu tổ chức quản lý dự án .13 II.2)Phạm vi dự án: 14 II.3)Kế hoạch thời gian thực .14 Chương III:TRIỂN KHAI DỰ ÁN 17 III.1) Nghiên cứu, lựa chọn giải pháp 17 III.1.1)Giải pháp triển khai 17 III.1.2)Các biện pháp thực 17 +)Ghi chép qua trình xây dựng yêu cầu .18 +)Thiết lập hồ sơ chung 19 +) Thiết lập hồ sơ chi tiết .19 +) Đào tạo đội triển khai 19 +) Kiểm tra chạy thử 20 +) Đào tạo người sử dụng 20 III.2)Một số giải pháp ERP 21 III.2.1)Giải pháp đặt hàng 21 III.2.1.1)Tổng quan 21 III.2.1.2)Chi tiết giải pháp 22 III.2.2)Giải pháp sản xuất 25 III.2.2.1)Tổng quan 25 III.2.2.2)Chi tiết giải pháp sản xuất .26 III.2.3)Giải pháp kho 29 III.2.3.1)Chi tiết giải pháp 29 III.2.4)Giải pháp bán hàng 30 III.2.4.1) Chi tiết giải pháp .30 III.2.5)Giải pháp nhân tiền lương 34 III.2.5.1)Gải pháp nhân .34 III.2.5.2)Giải pháp tiền lương 35 III.3)Yêu cầu hệ thống ERP: 37 III.3.1)Về phần cứng 37 Máy chủ 1.000 USD: dành cho DN khởi nghiệp, DN có số máy trạm 30 .37 Máy chủ 2.000 USD: dành cho DN có số máy trạm 100 37 Máy chủ 3.000 USD: dành cho DN có số máy trạm 200 37 III.3.2)Về phần mềm 38 III.4)Những yêu cầu kỹ thuật đặt .38 Nhóm13 2/42 Lớp HTTT1_K7 III.5)Tổng mức đầu tư 38 III.5.1) Tính toán chi phí(dựa số liệu đưa) 38 III.5.2)Chi tiết tổng mức đầu tư 40 Tổng mức đầu tư dự án 2,060,425 usd 40 III.6)Các rủi gặp phải 40 Nhóm13 3/42 Lớp HTTT1_K7 Giới thiệu ERP ERP (Enteprise Resource Planning - kế hoạch hoá nguồn lực doanh nghiệp) giải pháp công nghệ thông tin có khả tích hợp toàn ứng dụng quản lý sản xuất kinh doanh vào hệ thống Đây phương tiện đại, sử dụng CNTT để quản lý tất nguồn lực (nhân lực, tài chính, sản xuất, thương mại…) tổ chức Ngoài chức quản lý, ERP đảm nhận nhiệm vụ phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mức độ cập nhật tuỳ thuộc yêu cầu nhà quản lý Như vậy, mua ERP-System bạn nhận lúc sản phẩm: 1) Ý tưởng quản lý 2) Chương trình phần mềm 3) Phương tiện kết nối để xây dựng mạng máy tính tích hợp Với hệ thống phần mềm thống nhất, đa năng, quán xuyến lĩnh vực hoạt động từ kế hoạch hóa, thống kê, kiểm toán, phân tích, điều hành, ERP giúp theo dõi, quản lý thông suốt, tăng tính động, đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước thay đổi liên tục môi trường bên Trên giới, có nhiều công ty lớn triển khai thành công giải pháp ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh Việc triển khai thành công ERP tiết kiệm chi phí, tăng khả cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài Với ERP, hoạt động công ty bạn, từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý dây chuyền sản xuất cung ứng vật tư, quản lý tài nội bộ, đến việc bán hàng, tiếp thị sản phẩm, trao đổi với đối tác, khách hàng… thực hệ thống ERP xem giải pháp quản trị doanh nghiệp thành công giới Nếu triển khai thành công ERP, bạn tiết kiệm chi phí, tăng khả cạnh tranh thêm hội để phát triển vững mạnh Trong thuật ngữ ERP, hai chữ R P thể trọn vẹn ý nghĩa giải pháp quản trị doanh nghiệp R: Resource (Tài nguyên) Trong kinh doanh, resource nguồn lực nói chung bao gồm tài chính, nhân lực công nghệ Tuy nhiên, ERP, resource có nghĩa tài nguyên Trong giới công nghệ thông tin, tài nguyên phần mềm, phần cứng hay liệu thuộc hệ thống mà bạn truy cập Nhóm13 4/42 Lớp HTTT1_K7 sử dụng Việc ứng dụng ERP vào hoạt động quản trị công ty đòi hỏi bạn phải biến nguồn lực thành tài nguyên Cụ thể bạn phải: - Làm cho phòng ban có khả khai thác nguồn lực phục vụ cho công ty - Hoạch định xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực phận cho phận có phối hợp nhịp nhàng - Thiết lập quy trình khai thác đạt hiệu cao - Luôn cập nhật thông tin cách xác, kịp thời tình trạng nguồn lực công ty Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, bạn phải trải qua thời kỳ “lột xác”, nghĩa cần thay đổi văn hóa kinh doanh bên công ty, đồng thời phải có hợp tác chặt chẽ công ty nhà tư vấn Giai đoạn “chuẩn hóa liệu” định thành bại việc triển khai hệ thống ERP chiếm phần lớn chi phí đầu tư cho ERP P: Planning (Hoạch định) Planning khái niệm quen thuộc quản trị kinh doanh Điều cần quan tâm hệ ERP hỗ trợ công ty lên kế hoạch sao? Trước hết, ERP tính toán dự báo khả phát sinh trình điều hành sản xuất/kinh doanh công ty Chẳng hạn, ERP giúp cho doanh nghiệp tính toán xác kế hoạch cung ứng thiết bị thô cho đơn hàng dựa tổng nhu cầu thiết bị, tiến độ, suất, khả cung ứng… Cách làm cho phép công ty có đủ vật tư sản xuất, mà không để lượng tồn kho lớn gây đọng vốn ERP công cụ hỗ trợ việc lên kế hoạch cho nội dung công việc, nghiệp vụ cần thiết trình sản xuất kinh doanh, chẳng hạn hoạch định sách giá, chiết khấu, hình thức mua hàng, hỗ trợ tính toán phương án mua nguyên liệu, tính mô hình sản xuất tối ưu… Đây biện pháp giúp bạn giảm thiểu sai sót xử lý nghiệp vụ Hơn nữa, ERP tạo mối liên kết văn phòng công ty – đơn vị thành viên, phòng ban – phòng ban nội phòng ban, hình thành nên quy trình xử lý nghiệp vụ mà nhân viên công ty phải tuân theo Nhóm13 5/42 Lớp HTTT1_K7 KHỞI ĐÔNG DỰ ÁN I.1) Giới thiệu hệ thống: Công ty 13 minh chứng cho tiên phong việc đưa mô hình bán lẻ điện máy vào thị trường Hà Nội, mô hình siêu thị với hàng trăm nghìn mặt hàng trưng bày khoa học diện tích rộng hướng đến trải nghiệm mua sắm khách hàng Siêu thị khai trương tháng 11/2005 đánh dấu bước ngoặt lớn thay đổi thói quen hành vi mua sắm hàng điện máy người dân thủ đô Hà Nội Tính đến năm 2015, với siêu thị kinh doanh Hà Nội đạt hiệu suất kinh doanh cao ngành – Công ty 13 thương hiệu điện máy hàng đầu khu vực thị trường Sản phẩm đa dạng với uy tín nhà Bán lẻ lớn kèm với chương trình ưu đãi thiết thực có giá trị khác biệt lớn mà khách hàng ghi nhận từ đợt khảo sát thông tin khách hàng công ty 13 đơn vị trung gian thực Những khách hàng mua sắm công ty 13 đa phần hài lòng mong muốn quay trở lại mua sắm lần tiếp theo, nhờ mà lượng khách hàng trung thành mua sắm nhiều lần năm chiếm tỉ lệ lớn Với mục tiêu giữ vững vị trí cánh chim đầu đàn lĩnh vực bán lẻ điện máy, Công ty 13 đầu tư vào yếu tố mang tính chiến lược tập trung vào sức mạnh nội lực: • Phát triển đội ngũ nhân viên, bao gồm nhân viên tư vấn, nhân viên kỹ thuật lắp đặt giao nhận để đảm bảo khách hàng sử dụng sản phẩm tốt nhất, phù hợp với nhu cầu nhất, đồng thời nhận hỗ trợ kịp thời chuyên nghiệp Nhóm13 6/42 Lớp HTTT1_K7 • Nâng cao dịch vụ khách hàng: Các sản phẩm điện máy thông thường sử dụng khoảng thời gian dài (vài năm) Trong trình sử dụng, khách hàng gặp phải vấn đề liên quan đến hướng dẫn kỹ thuật, tương thích với thiết bị khác gia đình… Đường dây nóng đội ngũ nhân viên dịch vụ sau bán hàng sẵn sàng hỗ trợ khách hàng • Phát triển dịch vụ gia tăng nhằm cung cấp cho khách hàng yên tâm: Công ty 13 không ngừng nghiên cứu đưa giải pháp dịch vụ nhằm “bảo vệ” sản phẩm điện máy gia dụng gia đình, mang đến yên tâm tuyệt đối cho khách hàng Dịch vụ bảo hành mở rộng, dói dịch vụ trọng đời sản phẩm điện máy gia đình… • Mở rộng hệ thống cách thận trọng dựa phân tích tài kinh doanh kỹ để đảm bảo tính hiệu mang đến ổn định thị trường Trong suốt năm hoạt động, Công ty 13 thương hiệu tiêu biểu không lĩnh vực phân phối bán lẻ điện máy Các giải thưởng có giá trị nước minh chứng cho nỗ lực không ngừng Ban lãnh đạo tập thể cán nhân viên với phương châm giữ vững lòng tin người tiêu dùng gia tăng hài lòng khách hàng Nhiều năm liên tục - Công ty 13 vinh dự nhận khen từ Ủy Ban Nhân Dân, Sở Công Thương, Cục Thuế Tp Hà Nội cho thành tích đơn vị đầu phong trào hành động quyền lợi người tiêu dùng, đơn vị hoàn thành xuất sắc nghĩa vụ đóng thuế… Pico liên tục đối tác Tập đoàn điện tử hàng đầu tặng nhiều cúp kỷ niệm chương ghi nhận đối tác chiến lược, đại lý xuất sắc… Không ngừng phát triển hoạt động kinh doanh, Công ty 13 đơn vị tiên phong nhiệt tình phong trào, hoạt động xã hội Hàng nghìn hoàn cảnh cụ thể đại diện Công ty 13 trực tiếp thăm hỏi động viên vật chất Nhóm13 7/42 Lớp HTTT1_K7 tinh thần Dự án “Kết nối yêu thương” thành lập với mong muốn chia sẻ phần hoàn cảnh khó khăn xã hội, giúp họ vượt qua bế tắc thêm niềm tin vào sống I.2) Doanh số Cuối năm 2011, Công ty 13 quản lý 3000 cán công nhân viên biên chế thức Tại Báo cáo Thường niên năm 2014 vừa công bố, Công ty 13 cho biết, năm 2014 công ty đặt mục tiêu tăng trưởng 30% so với năm 2013 Công ty 13 đạt số 900 (triệu usd/năm) Số chi nhánh,nhà máy, siêu thị 150 Số nhân viên IT 170 Số lượng máy chủ Số lượng máy tính cá nhân 500 I.3) hoạt động công ty : Mô tả công việc: Qua thời gian tìm hiểu hệ thống công ty Công ty 13 dựa vào phương pháp điều tra, em tổng kết thông tin toán quản lý sau: Những vấn đề đặt công ty: Hệ thống quản lý công ty phân công thành phòng riêng rẽ phòng phụ trách mảng công việc Nhóm13 Cơ cấu tổ chức: 8/42 Lớp HTTT1_K7 + Quản lý tổng thể công ty giám đốc + Phòng kinh doanh + Phòng kế toán + Phòng kỹ thuật + Ngoài công ty có nhân viên lái xe showroom trưng bày giới thiệu sản phẩm công ty Công việc cụ thể phòng: + Giám đốc: thâu tóm quản lý toàn hoạt động công ty, nhận báo cáo thống kê định kỳ phòng kế toán phòng kinh doanh, kiểm tra hóa đơn để nhập_xuất tiền Nhận báo cáo từ phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng kỹ thuật + Phòng kinh doanh: − Nhận đơn đặt hàng dự trù từ phòng kế toán sau tiến hành soạn thảo liên lạc đặt hàng với tổng công ty − Cập nhật thay đổi loại sản phẩm như: đơn giá, đặc điểm, thời gian bảo hành, … Tính chi phí kèm theo như: cước vận chuyển, vấn đề phát sinh, VAT … để gửi lên cho phòng quản lý − Dựa vào báo cáo tổng kết thống kê hàng tháng phòng kế toán để tiến hành tìm hiểu, phân tích thị trường tiêu dùng địa bàn tỉnh miền bắc Từ đưa chiến lược kinh doanh phù hợp với thời điểm, khu vực để tăng số lượng lợi nhuận cho công ty Ngoài tùy vào thời điểm để đưa chương trình khuyến mại hợp lý − Phòng phụ trách việc đặt hàng từ khách hàng sau tập hợp đơn đặt hàng từ phía khách hàng, gửi đơn phúc đáp lại cho Nhóm13 9/42 Lớp HTTT1_K7 khách hàng (nếu khách hàng yêu cầu) Sắp xếp lịch giao hàng cho nhóm liên hệ với công ty vận chuyển thuê − Từng nhóm sau nhận lịch trình công việc tuần, nhận phiếu giao hàng đến kho hàng nhận hàng tiến hành công việc Sau chuyến giao hàng nhóm kiểm tra lượng hàng lại đối chiếu sổ sách, tổng kết số tiền nợ lại khách hàng cho kế toán vào sổ nộp lại tiền cho phòng kế toán + Phòng kế toán: phụ trách việc thu giữ, thống kê tổng hợp loại giấy tờ sổ sách công ty − Kế toán kho: • Chuyên phụ trách vấn đề nhập xuất hàng Khi nhập hàng tiến hành nhập vào máy để lưu Từ kế hoạch phòng kinh doanh chuyển xuống tiến hành soạn hóa đơn xuất hàng dựa theo hóa đơn đặt hàng khách hàng Sau tiến hành thống kê lượng hàng bán ra_nhập theo định kỳ • Kiểm tra mặt hàng lại kho, lập đơn đặt hàng dự trù gửi lên cho phòng kinh doanh • Nhập hàng vào kho: có hai kiểu nhập hàng vào kho: o Nhập hàng lấy Khi nhận hàng từ nhà cung cấp kèm theo hóa đơn hay kê khai chi tiết mặt hàng, thủ kho tiến hành đối chiều kiểm tra lô hàng Nhóm13 10/42 Lớp HTTT1_K7 - Theo dõi nguyên liệu sản phẩm thừa để cập nhật hoàn lại kho d) Phân công công việc - Phân công máy móc, thiết bị cho công đoạn nhân viên - Phân công công việc, phân công sản phẩm cho nhân viên theo nhóm chi tiết đến người - Chuyển sản phẩm tạo thành từ công đoạn sang công đoạn khác (chuyển trả sản phẩm không đạt yêu cầu) - Kiểm tra tiêu thông số kỹ thuật sản phẩm, kiểm tra số lượng theo mức chất lượng e) Tính giá thành sản phẩm -Căn vào chi phí thực phát sinh đơn hàng để tiến hành lập thống kê chi phí thực đơn hàng - Tính chi phí sản xuất thực tế cho công đoạn, - Tính chi phí sử dụng nguyên liệu - Tính chi phí sử dụng máy móc thiết bị - Tính chi phí nhân công - Các chi phí phát sinh khác - Tính toán tổng chi phí cho sản phẩm làm ra(ví dụ chi phí cho USB(dùng để sản xuất phần mềm kê khai thuế qua mạng), chi phí tiêu hao chất xám đế lập trình chương trình xứ lý, chi phí thời gian người, ) Linh hoạt xây dựng mô hình chi phí sản xuất dự kiến để tính toán nhiều phương án giá thành cho sản phẩm tới tay khách hàng Nhóm13 28/42 Lớp HTTT1_K7 III.2.3) Giải pháp kho III.2.3.1) Chi tiết giải pháp Để cải thiện tình trạng hàng tồn kho, giảm chi phí hoạt động nâng cao hài lòng khách hàng, giải pháp kho hàng đặt phải đạt mục tiêu sau đây: a) Kiểm soát đơn vị tính, kích thước trọng lượng,mã vạch, thời hạn sử dụng, không gian kho Mỗi sản phẩm hay nhóm sản phẩm cần quan tâm đến nhiều thông tin chi tiết Hệ thống ERP cần phải đáp ứng yêu cầu Đó thông tin đơn vị tính, khối lượng, kích thước dài rộng cao, ngày sản xuất, thời hạn sử dụng, không gian lưu trữ kho, thời gian lưu kho… Các thông tin cần thiết quản lý Hiện công ty 13 quan tâm đến việc kiểm soát hàng hoá bán tình hình sử dụng hệ thống phân phối cá nhân doanh nghiệp trực tiếp sử dụng sản phẩm thời điểm nên việc hàng hoá sản xuất nhập kho thông tin có thông tin quan trọng cần quản lý mã số mã vạch đánh cho loại hàng hoá b) Tính toán loại giá trị tồn kho, giá chi phí nhập kho Tại thời điểm hệ thống đưa giá trị tồn kho vật tư kho toàn công ty Điều giúp cho công ty lập kế hoạch sản xuất kinh doanh đồng thời chủ động đơn hàng mình, chủ động đầu vào sản xuất, đầu cho hệ thống phân phối Hệ thống kiểm soát xác xuất nhập tồn số lượng giá trị vật tư hỗ trợ đưa chi phí cho vật tư đồng thời hỗ trợ tính giá xuất vật tư theo ba phương pháp chính: + Nhập trước xuất trước Nhóm13 29/42 Lớp HTTT1_K7 + Nhập sau xuất trước + Bình quân gia quyền c) Tính toán nhu cầu mua hàng, lượng đặt hàng kinh tế Ngoài kiểm soát xuất nhập tồn theo kho, công ty theo tổng công ty số lượng giá trị hệ thống kiểm soát chi phí nhập kho, chi phí lưu kho để từ làm đầu vào cho toán tối ưu dự trữ nguyên vật liệu đầu vào phục vụ sản xuất Hệ thống sử dụng số mô hình tối ưu dự trữ hướng quản trị kho tối ưu giá trị lưu trữ cách phù hợp Mỗi vật tư có khoảng số lượng giá trị lưu trữ đảm bảo an toàn sản xuất tối thiểu hoá chi phí Ngoài hệ thống đảm bảo tối ưu tính toán nhu cầu mua hàng theo thời điểm, đơn hàng theo số lượng đặt hàng tối ưu d) Chuyển bút toán hàng tồn kho sang sổ Hệ thống tính toán giá trị hàng tồn kho cuối kỳ chuyển bút toán sang sổ kế toán tổng hợp xử lý Các bút toán xuất nhập tự động điều chuyển vào sổ kế toán e) Các báo cáo Hệ thống ERP có báo cáo chi tiết tổng hợp phục vụ nghiệp vụ quản trị kho theo tổng công ty thời điểm: Báo cáo chi tiết nhập vật tư; Báo cáo tổng hợp nhập vật tư; Báo cáo chi tiết xuất vật tư; Báo cáo tổng hợp nhập vật tư; Báo cáo chi tiết xuất nhập tồn vật tư; Báo cáo tổng hợp xuất nhập tồn vật tư; Báo cáo tồn vật tư; Báo cáo sửa chữa bảo dưỡng vật tư; Hoá đơn xuất nhập vật tư chi tiết; Báo cáo chi tiết kết chuyển vật tư sang sổ kế toán… III.2.4) Giải pháp bán hàng III.2.4.1) Chi tiết giải pháp Nhóm13 30/42 Lớp HTTT1_K7 a) Năm rõ chắn thông tin khách hàng Thiết lập quản trị danh mục khách hàng chung toàn hệ thống để đẽ dàng tra cứu tìm kiếm quản lý Cần phải nắm rõ thông tin sau: - Các thông tin khách hàng - Quản lý số địa giao hàng không hạn chế - Các thông tin hoạch định sách tín dụng, công nợ khách hàng - Các thông tin phân tích doanh thu, doanh số khách hàng - Các tiêu thức mua hàng đối tượng khách hàng - Phân loại khách hàng theo thị trường riêng: thị trường mục tiêu, thị trường bán lẻ, thị trường bán buôn(khách hàng đại lý),… Từ điển khách hàng thiết lập chi tiết theo tiêu chí liệu hữu ích cho trình phân tích liệu cho nhà quản trị việc quản lý hệ thống phân phối, bán hàng, đưa chiến lược công ty dễ dàng b) Phải có chiến lược Marketing cho việc bán hàng Chiến lược Marketing chiến lược quan trọng doanh nghiệp xu cạnh tranh Doanh nghiệp cần quản trị toàn chiến lược marketing đồng tất thị trường Mấy năm gần thi trường CNTT dần mở rộng nhà cung cấp vè mảng nhiều nên nhu cầu quản trị marketing cần phải đa dạng, phong phú tập trung vào nội dung chủ yếu sau: - Hoạch định sách giá cho sản phẩm theo loại thị trường, đối tượng khách hàng: - Tạo lập giá cho sản phẩm Nhóm13 31/42 Lớp HTTT1_K7 - Biểu thời gian áp dụng - Quản trị thay đổi giá theo thời gian yêu cầu tăng giảm hàng hóa khách hàng - Xây dựng công thức tính giá thành cho loại sản phẩm - Hoạch định sách chiết khấu, khuyến mại, thưởng bán hàng, hoa hồng cho đại lý - Hoạch định sách phân phối sản phẩm toàn thị trường - Hoạch định sách truyền thông, quan hệ công chúng, quảng cáo, phân đoạn thị trường cho sản phẩm - Hoạch định chi phí vận chuyển, lưu kho, chi phí bán hàng cho sản phẩm Quản trị chiến lược marrketing giúp doanh nghiệp điều hành thị trường cách thống nhất, linh hoạt nắm bắt mạch thị trường cách nhanh c) Quản trị đơn đặt hàng Các loại đơn hàng công ty 13 phong phú đối tác cá nhân, quan, tổ chức hay doanh nghiệp đơn hàng lại có khác biệt nội dung hình thức Do nhu cầu cần phải quản lý tất loại đơn hàng với nội dung sau: - Hoạch định tiêu thức nghiệp vụ cho đơn hàng - Theo dõi riêng phần khách hàng đại lý khách hàng lẻ, - Bán hàng khuyến Nhóm13 32/42 Lớp HTTT1_K7 Dựa thông tin đơn hàng hệ thống bán hàng công ty hệ thống ERP đưa loạt báo cáo quản trị bán hàng theo ba loại sau: Báo cáo bán hàng; Theo dõi tình hình thực hợp đồng; Báo cáo tình hình thực hợp đồng; Báo cáo bán hàng theo khách hàng; Báo cáo bán hàng theo sản phẩm; Chi tiết nhận hàng chưa có VAT; Chi tiết nhận hàng có VAT; Báo cáo doanh số bán hàng; Báo cáo bán hàng chi tiết; Báo cáo doanh thu; Bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch vụ; Bảng kê số lượng bán hàng; Bảng kê doanh thu chi tiết mặt hàng; Thống kê doanh số bán hàng; Bảng thống kê doanh thu bán hàng theo khu vực chi tiết tổng hợp; Bảng kê hoá đơn bán hàng; Báo cáo công nợ bán hàng; Bảng kê công nợ đại lý; Bảng tổng hợp công nợ đại lý; Danh sách khách mua hàng; Danh sách khách không mua hàng;Danh sách khách hàng chưa nhận khuyến mại… d) Quản trị hàng trả lại Hàng hoá trả lại phần phải quản lý trình quản lý bán hàng Khi phát sinh hàng hoá bị trả lại tiến hành nhập kho đồng thời hệ thống tự động hạch toán lại công nợ khách hàng cách trả tiền trực tiếp ghi giảm công nợ Qua quản lý hàng hoá trả lại hình thành rõ nguyên nhân hàng hoá bị trả lại để hình thành liệu phân tích nhà quản trị biết khuyết điểm sản phẩm để tiến hành điều chỉnh hợp lý e) Quản trị công nợ phải thu khách hàng Công nợ phải thu phần quan trọng công ty Kiểm soát luồng tiền nằm chi tiết đâu, khu vực nào, thị trường nào… nhu cầu thiết yếu nhà quản trị doanh nghiệp cấp Nội dung quản trị công nợ phải thu Công Ty Cổ Phần 13 cần giải vấn đề sau: - Kiểm soát thông tin hóa đơn ( trực tiếp từ module bán hàng chuyển lên) - Kiểm soát thông tin thu tiền mặt trực tiếp khách hàng Nhóm13 33/42 Lớp HTTT1_K7 - Kiểm soát thông tin từ ngân hàng đới với khách hàng chuyển khoản nộp tiền qua ngân hàng - Kiểm soát thông tin từ bưu điện khách hàng toán tiền qua bưu điện - Theo dõi công nợ KH tổng hợp, chi tiết dự báo thu hồi công nợ - Nhắc nợ báo thu hồi công nợ tới khách hàng Công ty có phận chịu trách nhiệm thông báo nhắc nợ trực tiếp khách hàng, hỗ trợ mail, tin nhắn SMS, thư nhắc nợ trực tiếp - Kiểm soát khoản trả trước, toán tự động khấu trừ công nợ Giải pháp ERP cho giải pháp bán hàng đảm bảo yêu cầu chi tiết giải pháp đề giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt đầu doanh nghiệp mình, nâng cao vị cạnh tranh thương trường chủ động tối đa chiến lược phát triển III.2.5) Giải pháp nhân tiền lương Thông qua khảo sát tình hình thực tế lao động công ty 13 bối cảnh hội nhập cạnh tranh toàn cầu, có đầy đủ ưu cạnh tranh giải pháp nhân tiền lương công ty 13 cần phải thực giải pháp cụ thể sau: III.2.5.1) Gải pháp nhân - Xây dựng hồ sơ nhân hoàn thiện người lao động bao gồm tất mặt: Lý lịch cá nhân, gia đình, tình trạng sức khoẻ, trình học tập, trình công tác…Tất hồ sơ tạo lập module Nhân tiền lương phận quản trị nhân đôn vị thành viên lập Hồ sơ nhân đảm bảo phân loại đầy đủ tiêu chí cấu nhân công ty Nhóm13 34/42 Lớp HTTT1_K7 - Do đặc thù công việc số lượng nhân Công ty 13 cần lớn, việc quản lý nhân phải tự động hóa thao tác quản lý giám sát nhân sự, giảm phức tạp cho nhà quản lý nhân - Tích hợp chức cho phòng ban biết tình hình nhân để chủ động gửi yêu cầu lên ban tuyển dụng Qua phân bổ kế hoạch công tác cụ thể cho nhân viên - Tổ chức nhân chuyên nghiệp, đại tạo tảng vững cho hoạt động Công ty Nhân viên công ty 13 ước tính có 3000 người (bao gồm nhân viên thức nhân viên làm bán thời gian).Công tác tổ chức nhân cần phải chuyên nghiệp thống để dễ dàng cho việc quản lý mảng liên quan - Hỗ trợ công cụ giám sát đánh giá nhân hiệu quả: Để giám sát công việc trình hình làm việc nhân viên công ty có hệ thống camera giám sát, hay vào cửa phải quẹt thẻ nhân viên hệ thống quản lý làm việc Hệ thống dựa kế hoạch cho nhân viên kết đạt để đưa bảng đánh giá kết làm việc nhân viên III.2.5.2) Giải pháp tiền lương - Xây dựng tiêu chuẩn bảng lương chuẩn công ty theo đối tượng lao động tính linh hoạt theo nhiều phương pháp tính lương: tính lương cố định, tính lương theo suất, theo thời gian, ca sản xuất, vượt suất - Xây dựng bảng lương, thưởng cho toàn cán công nhân viên dựa kết lao động kết sản xuất kinh doanh công ty phòng ban chức cập nhật hệ thống - Bảng lương thưởng, thu nhập khác nhân viên tự động cập nhật vào module kế toán tổng hợp hệ thống ERP Nhóm13 35/42 Lớp HTTT1_K7 - Cung cấp đầy đủ báo cáo nhân – tính lương theo nhu cầu quản lý doanh nghiệp loại báo cáo tiêu chuẩn theo quy định Nhà nước cách hiệu quả, nhanh chóng xác Nhóm13 36/42 Lớp HTTT1_K7 III.3) Yêu cầu hệ thống ERP: III.3.1) Về phần cứng Máy chủ 1.000 USD: dành cho DN khởi nghiệp, DN có số máy trạm 30 Máy chủ 2.000 USD: dành cho DN có số máy trạm 100 Máy chủ 3.000 USD: dành cho DN có số máy trạm 200 Giải pháp đề để áp dụng cho công ty CP sở hạ tầng máy móc thiết bị phải đáp ứng yêu cầu tối thiểu sau: - Về hệ thống mạng: Các máy tính khu vực nối với thông qua hệ thống mạng LAN Các khu vực khác truyền liệu thông qua đường Leadline nhà cung cấp dịch vụ Internet Việt Nam cung cấp - Về máy trạm: Dell Precision T3400 Giá bán: 3,900,000 VNĐ Chi tiết cấu hình: CPU Xeon Quad Core X3353 tương đương Core I5 760 VGA chuyên Game, phim HD ASUS 9600GT (512MB/ 256bit/ DDR3) chuẩn giao tiếp VGA, DVI, HDMI DDRAM2 4GB bus 800 Dual Channel 2GB x2 500 máy trạm tương đương 81,250 usd - Về máy chủ: Máy chủ IBM System x3850 X5 7143-B3A Giá bán: 529.799.000 đ Chi tiết cấu hình x3850 X5, 2xXeon 8C E7-4830 105W 2.13GHz/24MB L3, 4x4GB, O/Bay HS 2.5in SAS, SR M1015, 2x1975W p/s, Nhóm13 37/42 Lớp HTTT1_K7 Rack máy chủ tương đương 198,675 usd - Các máy móc phụ trợ kết nối đến hệ thống: máy đọc mã số mã vạch, bảng chấm công điện tử,… III.3.2) Về phần mềm Giải pháp đề ứng dụng công nghệ Webservice với yêu cầu công nghệ kỹ thuật sau: - Hệ điều hành: Máy chủ: Windows Svr Std 2008 R2 w/SP1 x64 English DSP OEI DVD 1-4 CPU Clt (P73-05128) Giá bán: 14.700.00000 ₫ - Hệ quản trị sở liệu: SQL Server 2000 trở lên Oracle 9.0 trở lên III.4) Những yêu cầu kỹ thuật đặt III.5) Tổng mức đầu tư III.5.1) Tính toán chi phí(dựa số liệu đưa) Khi triển khai giải pháp ERP công 13 chi phí cần xác định dạng tổng chi phí sở hữu thay nhìn đơn giá cục Chi phí hiểu bao gồm: Nhóm13 38/42 Lớp HTTT1_K7 - Bản quyền chương trình ứng dụng ERP từ nhà cung cấp giải pháp Chi phí tương đối cố định tuỳ thuộc vào nhà cung ứng giải pháp Tham khảo giá oracle chi phí vào khoảng triệu usd/năm - Tư vấn thay đổi quản trị- Chi phí thay đổi tuỳ thuộc vào thực trạng quản lý doanh nghiệp chuẩn hoá hay chưa 200,000 usd - Triển khai đưa hệ thống vào hoạt động 50,000 usd - Những điều chỉnh bổ sung cho phù hợp với thực tế hoạt động doanh nghiệp 1000 usd - Đào tạo chuyển giao công nghệ 10,000 usd - Tài liệu – Các hồ sơ liên quan đến hệ thống 1000 usd - Xử lý, chuyển đổi liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống Bao gồm chi phí chuẩn hoá, kiểm tra đối chiếu số liệu hệ thống cũ thích ứng phù hợp với hệ thống quản lý 2000 usd - Chi phí lương cho nhân viên doanh nghiệp tham gia vào dự án 10,000 usd/tháng với 170 nhân viên tương đương 170,000 Làm việc tháng tương đương 510,000 usd - Tổn thất chậm đưa hệ thống vào khai thác, dịch vụ chậm không kịp thời 5.000 usd - Nâng cấp hệ thống hạ tầng phần cứng để đáp ứng vận hành hệ thống tính toán máy chủ,máy 115,300 usd - Bản quyền phần mềm hệ thống hệ điều hành, hệ quản trị CSDL, phần mềm tiện ích kèm theo 900 usd/năm Nhóm13 39/42 Lớp HTTT1_K7 III.5.2) Chi tiết tổng mức đầu tư Tổng mức đầu tư dự án 2,060,425 usd III.6) Các rủi gặp phải Việc triển khai thành công hệ thống ERP cho doanh nghiệp đòi hỏi nhiều kinh nghiệm làm việc nhà cung cấp giải pháp mức độ sẵn sàng từ phía doanh nghiệp Việc triển khai hệ thống ERP thường yêu cầu doanh nghiệp phải thay đổi nhiều mô hình kinh doanh để việc áp dụng trở nên hiệu Và yếu tố khách quan tác động đến việc áp dụng ERP Nhưng có hạn chế đến từ hệ thống ERP như: Thời gian triển khai sử dụng kéo dài: Do nhiều lý khác nhau, thời gian hoàn thiện triển khai hệ thống ERP thường kéo dài vài tháng đến vài năm, đủ để làm nản lòng tổ chức không xác định rõ mục tiêu lợi ích hệ thống ERP Việc kéo dài thời gian thông thường quy trình kinh doanh doanh nghiệp, mức độ sẵn sàng sử dụng hệ thống, văn hoá làm việc doanh nghiệp,… - Chi phí đầu tư đắt: Một giải pháp hỗ trợ cho việc quản trị nguồn lực doanh nghiệp lên đến vài chục ngàn Đô-la đắt so với giá trị mà đem lại Tuy nhiên, chi phí đầu tư cao thường khả hệ thống không đáp ứng yêu cầu doanh nghiệp việc kiểm soát nguồn lực - Sự chọn lựa module thích hợp: Trong trình triển khai hệ thống, quy trình kinh doanh, văn hoá doanh nghiệp, mục tiêu chiến lược doanh nghiệp không hiểu tạo hệ thống xa vời, dẫn đến việc không đáp ứng yêu cầu kinh doanh, làm tăng nguy đổ vỡ quy trình triển khai hệ thống ERP Nhóm13 40/42 Lớp HTTT1_K7 - Sự phụ thuộc vào nhà cung cấp triển khai: Phần lớn ứng dụng ERP hiểu theo dạng “phần mềm may đo”, nghĩa làm cho mục đích cụ thể doanh nghiệp Nếu nhà triển khai ngừng việc hỗ trợ sản phẩm, hệ thống nhanh chóng đáp ứng yêu cầu doanh nghiệp không phát triển tiếp - Sự đặc biệt ngành nghề kinh doanh: Ngành nghề kinh doanh chuyên biệt doanh nghiệp gây nhiều khó khăn cho việc tìm giải pháp phù hợp Việc đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm nhà triển khai thật có kinh nghiệm với ngành nghề kinh doanh Một số doanh nghiệp tìm giải pháp phù hợp buộc phải tự phát triển giải pháp cho riêng với chi phí tốn - Mức độ phức tạp hệ thống: Hệ thống phần mềm ERP liên kết nhiều module đảm nhiệm chức khác Hệ thống lớn khó bảo trì Bên cạnh đó, không hệ thống đáp ứng yêu cầu doanh nghiệp nhân viên doanh nghiệp sử dụng thành thạo Việc triển khai hệ thống ERP lúc đòi hỏi thêm chi phí đào tạo tốn - Khả tương thích với hệ thống mở rộng: Tuy yêu cầu hệ thống ERP khả tích hợp liệu với hệ thống khác Nhưng thông thường tiêu chuẩn cụ thể cho việc tích hợp liệu hệ thống khác Doanh nghiệp thường tốn thêm chi phí cho việc tích hợp liệu doanh nghiệp phải tính toán lại khả triển khai giải pháp với hệ thống có sẵn (nếu có) Nhóm13 41/42 Lớp HTTT1_K7 KẾT LUẬN Triển khai giải pháp ERP cho doanh nghiệp Việt Nam nói chung công ty CP 13 nói riêng xu hướng tất yếu để quản trị doanh nghiệp cách tổng thể tối ưu phù hợp với nhu cầu ứng dụng công nghệ giải pháp đại, toàn diện Giải pháp ERP mang lại lợi ích vô to lớn cho doanh nghiệp Việt Nam: Nâng cao lực quản lý lãnh đạo, hiệu công việc toàn doanh nghiệp, tạo môi trường thống cho phép doanh nghiệp khai thác thông tin thuận lợi trao đổi thông tin với đối tượng khác doanh nghiệp cách thuận tiện nhanh chóng Chúng em xin chân thành cảm ơn thầy Đỗ Mạnh Hùng tận tình giúp đỡ chúng em hoàn thành tập lớn Nhóm13 42/42 Lớp HTTT1_K7 [...]... Nhóm13 16/42 Lớp HTTT1_K7 Chương III: TRIỂN KHAI DỰ ÁN III.1) Nghiên cứu, lựa chọn giải pháp III.1.1) Giải pháp triển khai Tổng quan giải pháp Giải pháp triển khai là một trong những phần quan trọng của giải pháp tổng thể nó quyết định khá lớn đến tính thành bại của dự án Do đó cần phải có các bước chuẩn bị đầy đủ và hoàn thiện cho giải pháp triển khai Để triển khai thành công hệ thống giải pháp ERP Công. .. trạng, đối tác, thời gian hoàn thành, loại sản phẩm,… - Liên kết các kế hoạch sản xuất với nhau để đảm bảo việc sản xuất được đúng và đủ theo đơn hàng b) Triển khai và theo dõi kế hoạch sản xuất - Phát lệnh sản xuất dựa trên các đơn hàng đã nhận - Phổ biên quy trình sản xuất dựa vào các kế hoạch sản xuất và mối liên kết giữa chúng Nhóm13 26/42 Lớp HTTT1_K7 - Cập nhật trạng thái các lô hàng cần sản xuất:... hai bên thống nhất Nhóm13 11/42 Lớp HTTT1_K7 Khách hàng có thể lựa chọn 1 trong các hình thức thanh toán sau: + + Nhóm13 Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt Chuyển khoản qua ngân hàng vào tài khoản của công ty 12/42 Lớp HTTT1_K7 Chương II: KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI DỰ ÁN ERP II.1) Đề xuất cơ cấu tổ chức quản lý dự án Qua nghiên cứu giữa 2 chuẩn quản lý COBIT và ITIL e có một số nhận xét để chọn ra chuẩn phù... liên quan đến IT Trong ITIL cũng có một phần liên quan đến tài chính nhưng không cụ thể à chi tiết như COBIT Nhóm13 13/ 42 Lớp HTTT1_K7 Vì thế nên lựa chọn chuẩn COBIT để quản lý II.2) Phạm vi của dự án: Địa điểm triển khai: triển khai tại PICO nguyễn trãi, được áp dụng cho toàn bộ các đơn vị phòng ban cũng như chi nhánh của công ty với các phân hệ đáp ứng các yêu cầu sau:: tài chính kế toán, quản lý nhân... thống ERP (1 tuần) 3 Xây dựng (9 tuần) Mục đích của giai đoạn này bao gồm: + Thiết kế chi tiết các yêu cầu khác biệt với hệ thống và các phần nghiệp vụ ngoài hệ thống ERP (2 tuần) + Báo cáo đánh giá tác động tổ chức.(1 tuần) + Xây dựng chiến lược và kế hoạch đào tạo bao gồm: phân tích nhu cầu đào tạo của người dùng, lập chiến lược đào tạo và kế hoạch thực hiện đào tạo (2 tuần) + Xây dựng chiến lược và kế. .. mẫu vào/ra được xây dựnng từ hệ thống báo cáo của khách hàng có thêm cac thông tin lay từ hệ thống ERP - Hệ thống biểu mẫu vào ra mà hệ thống ERP chưa có cần phải thiết kế mới hoàn toàn +) Đào tạo đội triển khai Nhóm13 19/42 Lớp HTTT1_K7 Khi đã có 1 hệ thống EPR thì cũng rất cần có 1 đội triển khai để đưa giải pháp đi vào hoạt động trong công ty Muốn vậy đội ngũ triển khai phải được đào tạo sử dụng các. .. kéo dài từ 3-5 tháng Nếu thời gian quá ngắn sẽ không đảm bảo được tính an toàn của giải Nhóm13 14/42 Lớp HTTT1_K7 pháp còn nếu thời gian quá dài ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp 1 Kế hoạch về thời gian thực hiện Các giai đoạn trong một dự án triển khai ERP cho ngân hàng: 1 Chuẩn bị dự án: (12 tuần) Mục đích của giai đoạn này bao gồm: + Lập kế hoạch quản lý dự án (4 tuần) + Thiết... cho các doanh nghiệp và bổ sung các chỉ tiêu phục vụ công tác phân tích tài chính, công nợ Các hoá đơn theo dõi được tự động hạch toán vào các bút toán của hệ kế toán tổng hợp theo từng giai đoạn chi tiết của quá trình quản lý hoá đơn d) Theo dõi công nợ phải thu của khách hàng Xây dựng từ điển các khách hàng đặt hàng của doanh nghiệp Nhóm13 23/42 Lớp HTTT1_K7 Thông tin về khách hàng là một phần. .. thông tin ban đầu về đơn hàng và các yêu cầu chi tiết của đơn hàng theo yêu cầu của các đối tác đặt hàng - Khi đã nhận được đơn hàng chắc chắn của khách hàng thì phòng kế hoach sẽ tiến hành lập kế hoạch để sản xuất đáp ứng đúng đủ số lượng, chất lượng và thời gian đơn hàng - Phân cấp kế hoạch sản xuất theo kế hoạch tổng hợp và chi tiết để đẽ dàng theo dõi - Phân loại kế hoạch sản xuất theo : tình trạng,... Công Ty 13 trước hết cần phải xác định rõ được mục tiêu của hệ thống, xác định được tầm quan trọng của việc ứng dụng nó vào doanh nghiệp - Đóng vai trò rất quan trọng cho định hình nội dung , độ lớn và phạm vi ứng dụng của bài toán được xây dựng - Xác định được khối lượng công việc từ đó thiết lập kế hoạch triển khai, kiểm soát dự án được xây dựng - Giúp cho bộ phận tư vấn triển khai đưa ra được các hoạch