Tổ chức công tác kế toán ứng dụng công nghệ thông tin tại doanh nghiệp

PHẦN II: GIỚI THIỆU ĐỀ ÁN 9

I THÀNH VIÊN VÀ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TRONG NHÓM:

9 II.SƠ LƯỢC VỀ ĐỀ ÁN: 9

III GIỚI THIỆU CÔNG TY: 10

PHẦN III: ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP 12

I ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC: 12

1.Loại hình kinh doanh: 12

2.Đặc điểm kinh doanh: 13

a) Mạng lưới kinh doanh: 13

e)Bộ phận điều phối kho vận: 20

f)Ban kiểm soát: 20

5.Mục tiêu, phương hướng phát triển trong thời gian tới: 20

6.Yêu cầu quản lý: 21

II.ĐẶC ĐIỂM HỆ THỐNG KẾ TOÁN: 21

1.Hình thức tổ chức: 21

2.Kỳ kế toán: 21

III NHẬN XÉT: 21

PHẦN IV: CHÍNH SÁCH KẾ TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP 22

I YÊU CẦU THÔNG TIN KẾ TOÁN: 22

1.Niên độ: 22

2.Các chế độ kế toán áp dụng: 23

3.Trình bày về yêu cầu thông tin: 23

a)Các loại thông tin: 23

b)Ý nghĩa của thông tin: 24

c)Tầm quan trọng của từng loại thông tin: 25

d)Bảng mô tả về nhu cầu thông tin cho người sử dụng: 26

II.ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN VÀ ĐỐI TƯỢNG QUẢN LÝ CHI TIẾT: 26

1.Danh mục đối tượng kế toán: 26

2.Danh mục đối tượng quản lý chi tiết: 28

2.Qui trình lập và luân chuyển chứng từ: 33

a)Giới thiệu và phân tích khái quát về nghiệp vụ mua hàng: 33

b)Thiết lập qui trình và luân chuyển chứng từ liên quan đến nghiệp vụ mua hàng: 34

c)Thiết kế mẫu: 38

IV HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN: 44

V NHẬN XÉT: 63

PHẦN V: TRÌNH BÀY VÀ MÔ TẢ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP 64

I HÌNH THỨC TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN: 64

1.Hình thức tổ chức bộ máy kế toán : 64

2.Tổ chức cơ cấu phòng kế toán: 64

II.QUY ĐỊNH TRÁCH NHIỆM VÀ CÔNG VIỆC: 65

BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC KẾ TOÁN BÁN HÀNG 65

BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC KẾ TOÁN HÀNG HÓA – VẬT TƯ 71

BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC KẾ TOÁN TSCĐ – CCDC 74

BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC KẾ TOÁN TIỀN – THANH TOÁN78BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA KẾ TOÁN TRƯỞNG – KẾ TOÁN TỔNG HỢP 82

III PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC: 87

IV BẢNG PHÂN QUYỀN TRUY CẬP HỆ THỐNG: 88

PHẦN VI: HỆ THỐNG BÁO CÁO KẾ TOÁN 90

I BÁO CÁO TÀI CHÍNH: 90

1.Bảng cân đối kế toán: 90

a)Báo cáo lập theo các yêu cầu: 90

b)Mẫu báo cáo: 86

2.Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: 98

a)Báo cáo lập theo các yêu cầu: 98

b)Mẫu báo cáo: 100

3.Bảng lưu chuyển tiền tệ: 101

a)Báo cáo lập theo các yêu cầu: 101

b)Mẫu báo cáo: 104

4.Bảng thuyết minh tài chính: 108

a)Báo cáo lập theo các yêu cầu: 108

b)Mẫu báo cáo: 111

II.BÁO CÁO QUẢN TRỊ: 117

1.Báo cáo các khoản nợ phải trả theo thời hạn nợ: 117

a)Báo cáo lập theo các yêu cầu sau: 117

b)Mẫu báo cáo: 118

2.Báo cáo các khoản nợ phải trả theo tuổi nợ: 119

a)Báo cáo lập theo các yêu cầu sau: 119

b)Mẫu báo cáo: 95

3.Báo cáo doanh số bán hàng theo từng nhân viên: 96

a)Báo cáo lập theo các yêu cầu sau: 96

b)Mẫu báo cáo: 97

4.Báo cáo doanh số bán hàng theo từng mặt hàng: 100

a)Báo cáo lập theo các yêu cầu sau: 100

b)Mẫu báo cáo: 101

5.Báo cáo doanh số bán hàng theo từng khu vực: 102

a)Báo cáo lập theo các yêu cầu sau: 102

b)Mẫu báo cáo: 103

6.Dự toán tiêu thụ hàng hóa: 104

a)Báo cáo lập theo các yêu cầu sau: 104

b)Mẫu báo cáo: 105

7.Dự toán tồn kho hàng hóa: 109

a)Báo cáo lập theo các yêu cầu sau: 109

b)Mẫu báo cáo: 110

8.Dự toán mua hàng hóa: 111

a)Báo cáo lập theo các yêu cầu sau: 111

b)Mẫu báo cáo: 112

9.Dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp: 117

a)Báo cáo lập theo các yêu cầu sau: 117

b)Mẫu báo cáo: 118

10 Dự toán tiền: 119

a)Báo cáo lập theo các yêu cầu sau: 119

b)Mẫu báo cáo: 121

11 Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh: 122

a)Báo cáo lập theo các yêu cầu sau: 122

b)Hạch toán: 124

c)Mẫu báo cáo: 124

12 Bảng cân đối kế toán dự toán: 125

a)Báo cáo lập theo các yêu cầu sau: 125

b)Mẫu báo cáo: 125

PHẦN VII: BÁO CÁO DỰ ÁN: 126

I NHẬN XÉT CỦA TỪNG THÀNH VIỂN TRONG TỔ CHỨC KẾTOÁN VỪA TRIỂN KHAI: 126

II.NHẬN XÉT CHUNG CỦA CẢ TỔ CHỨC KẾ TOÁN THAM GIA: 131

1.Về dự án tại công ty: 131

2.Về đề án môn học: 131

III NGUỒN TÀI LIỆU THAM KHẢO: 131

IV NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN: 132

Chú thích: 132

PHẦN I: TỔNG QUANI.Trích yếu:

 Tóm tắt:

Tác giả: Nhóm IV

Đề án: Tổ chức công tác tại công ty TNHH Trường Sa Ngành học của đề án: Hệ thống thông tin kế toán Chuyên ngành: Kế toán

Đơn vị đào tạo: Trường Đại Học Văn Hiến  Nội dung bản trích yếu:

 Mục đích và đối tượng nghiên cứu của đề án:

Đề án nghiên cứu về vấn đề “Tổ chức công tác kế toán ứng dụng công nghệ thông tin tại doanh nghiệp” Đây là hình thức tổ chức công tác kế toán thong dụng hiện nay phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế thế giới Nội dung đề án tập trung vào nghiên cứu cách tổ chức bộ máy kế toán và phần hành kế toán tại đơn vị,hình thức và chế độ kế toán,hệ thống báo cáo tại đơn vị nghiên cứu Thông qua đề án cho ta thấy được công tác kế toán tại đơn vị đáp ứng được yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán tại doanh nghiệp hiện nay.

 Các phương pháp nghiên cứu sử dụng trong đề án:

Đề án nghiên cứu dựa trên tài liệu hiện có tại công ty, những thống kê đã được công bố , thông tin trên mạng internet, kết hợp với suy luận và áp dụng những kiến thức đã học từ bộ môn : Hệ Thống Thông Tin Kế Toán,cùng với hướng dẫn của giáo viên bộ môn tạo nên phương pháp nghiên cứu của đề án.

II.Tầm nhìn:

Ngày nay, trong thời đại phát triển mạnh mẽ của Internet,bên cạnh những lợi thế thì vấn đề an toàn thông tin của các tổ chức là vấn đề luôn được quan tâm Do đó, việc trao đổi thông tin với bên ngoài qua Internet là cần thiết cho mọi tổ chức nhưng đồng thời cũng tiềm ẩn những nguy cơ về mất mát dữ liệu và an toàn hệ thống như virus, hacker

Qua đó ta thấy bộ phận kế toán tại mỗi doanh nghiệp cũng chịu nhiều ảnh hưởng với sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin nhưng đồng thời bộ máy kế toán tại doanh nghiệp cũng dần dần bị thay đổi cho phù hợp với nền kinh tế thế giới hiện nay Cùng với sự phát triển của phần mềm vi tính, từ hình thức kế toán thủ công chuyển dần sang hỉnh thức kế toán trên máy tính Do đó dẫn đến sự thay đổi trong công tác kế toán tại doanh nghiệp để có thể ứng dụng được những lợi thế của nền công nghệ thông tin như: khả năng xử lý dữ liệu trên máy tính, khả năng chia sẽ nguồn dữ liệu, khả năng xử lý nhanh khối lượng nghiệp vụ cùng lúc….Mặc dù với những lợi thế đó cùng với sự xuất hiện của mạng Intranet (web based Intranet) nhưng vẫn chưa khắc phục được những khó khăn của kế toán máy tính như: vấn đề an toàn và bảo mật thông tin nội bộ cũng như khả năng bị mất cắp thông tin là rất cao.Nên việc “Tổ chức công tác kế toán” phù hợp với yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán là vấn đề cần thiết của doanh nghiệp hiện nay.

III.Sứ mệnh:

Thông qua đề án ta thấy được “Tổ chức kế toán trong điều kiện tin học hóa” rất có giá trị thực tiễn trong sự phát triển và bùng nổ của công nghệ thông tin ngày nay phù hợp với sự phát triển của thời đại.Qua đó khẳng định vai trò của công nghệ thông tin trong nền kinh tế thế giới cũng như trong công tác kế toán tại doanh nghiệp.Nên công tác kế toán trong doanh nghiệp phải không ngừng hoàn thiện và không không ngừng nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin tại đơn vị cho phù hợp với sự phát triển của nền kinh thế giới ngày nay.

PHẦN II: GIỚI THIỆU ĐỀ ÁN

I THÀNH VIÊN VÀ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TRONG NHÓM:

1 La Thị Ngọc Hương 07KT081 Phần 1 (II, III) Phần 2 (I: 1,3) Trương Quốc Khánh 07KT155

2 Lê Thị Chuyền 07KT033 Phần 2 (I: 2) Đào Xuân Anh 07KT006

3 Hoàng Minh Lộc 07KT175 Phần 2 (I: 4) Phần 1 (I) Huỳnh Thị Kiều Hân 07KT079

4 Nguyễn Hồ Thanh Duyên 07KT054 Phần 2 (I: 5,6) Phần 2 (II, III) Lê Thị Ty 07KT461

II SƠ LƯỢC VỀ ĐỀ ÁN:

Trong thời kỳ hội nhập đất nước theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa thì vấn đề tin học hóa đóng vai trò rất quan trọng trong sự phát triển của nền kinh tế nước ta hiện nay Đặc biệt, với sự phát triển nhanh chóng của ngành công nghệ thông tin đã giúp con người xử lý khối lượng nghiệp vụ khổng lồ trong nền kinh tế Hay nói cách khác tin học hóa đã giúp các công ty đơn giản hóa hệ thống công việc và các thủ tục, nhưng vẫn phù hợp với môi trường pháp lý và bắt kịp với sự phát triển vượt bậc của nền kinh tế đất nước.

Nhận thức từ vai trò công nghệ thông tin trong thông tin quản lý của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp Từ đó, công ty trách nhiệm hữu hạn thiết bị công nghiệp Trường Sa, một công ty chuyên mua bán, bảo trì, lắp ráp các sản phẩm cơ khí, thiết bị công nghiệp đã tổ chức công tác kế toán theo hướng tin học hóa nhằm phù hợp với cơ cấu quản lý của

công ty Do ảnh hưởng từ đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp nên việc tổ chức kế tóan trong công ty có khả năng chia sẻ dữ liệu cho nhiều người,khả năng khắc phục những giới hạn về không gian, vị trí địa lý, khả năng xử lý khối lượng nghiệp vụ rất lớn, khả năng kiểm tra, xét duyệt, tổng hợp, phân tích… Bên cạnh đó bộ máy kế tóan của công ty còn có khả năng trích lọc, kết xuất các báo cáo theo nhu cầu quản lý trong doanh nghiệp.

III GIỚI THIỆU CÔNG TY:

Trong thời kỳ hội nhập đất nước theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa thì nền kinh tế đóng vai trò rất quan trọng Đặc biệt, với sự phát triển của ngành công nghiệp hiện nay không chỉ đem lại cho chúng ta những thiết bị công nghiệp mới, đa dạng mà còn là cơ hội cải thiện các thiết bị, công cụ thô sơ trước kia với chất lượng tốt hơn và giá thành rẻ hơn

Trên cơ sở đó, hàng loạt các công ty sản xuất thiết bị công nghiệp ra đời trong đó có “Công ty trách nhiệm hữu hạn thiết bị công nghiệp Trường Sa” Công ty ra đời nhằm đáp ứng cao hơn yêu cầu của xã hội như: chất lượng tốt hơn, giá thành phù hợp với mọi đối tượng, nhiều sản phẩm đa dạng phong phú như: cầu nâng ôtô, máy nén khí, thiết bị sửa chữa ôtô, thiết bị bảo dưỡng ôtô,… Để làm được điều đó thì tổ chức bộ máy quản lý của công ty đóng vai trò rất quan trọng Chính vì vậy, công ty Trường Sa rất chú trọng đến công tác tổ chức kế toán từ những bộ phân nhỏ như: bộ phận vận chuyển hàng hoá, dich vụ khách hàng đến những bộ phận lớn như: phòng nhân sự, phòng kế toán tài chính, ban giám đốc…

CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP TRƯỜNG SA Địa chỉ: Số 264 Phan Văn Trị - Phường 10 - Q.Gò Vấp -TP.HCM (Cạnh Ngã Tư Nguyễn Oanh – Phan Văn Trị)

1 Loại hình kinh doanh:

Đại lý mua bán, ký gửi hàng hóa Mua bán, sửa chữa, bảo trì, lắp ráp dụng cụ, thiết bị - dây chuyền – thiết bị kiểm định ngành sửa chữa lắp ráp ô tô – xe máy, xe ô tô, xe máy, xe chuyên dùng, thiết bị xây dựng, máy gia công cơ khí, thiết bị áp lực, máy nén khí, máy phát điện, thiết bị ngành công nông ngư nghiệp.

Sản xuất, lắp ráp các sản phẩm cơ khí, thiết bị công nghiệp, thiết bị dạy học (không gia công cơ khí, tái chế phế thải, xi mạ điện, sản xuất gốm sứ, thủy tinh, chế biến gỗ tại trụ sở).

Mua bán máy văn phòng, thiết bị điện tử tin học, thiết bị mạng máy tính – viễn thông.

Mua bán, gia công, sản xuất hàng trang trí nội thất, thiết bị văn phòng, hàng gia dụng.

Tư vấn đầu tư (trừ tư vấn tài chính, kế toán).

Kinh doanh vận tải hàng hóa, vận chuyển hành khách bằng ô tô theo hợp đồng

2 Đặc điểm kinh doanh:

Công ty TNHH Thiết bị Công nghiệp Trường Sa là một trong những công ty hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ thương mại và kỹ thuật cho ngành sửa chữa, bảo dưỡng, sản xuất lắp ráp ô tô…

Công ty Trường Sa là đối tác tin cậy của các khách hàng trên toàn quốc, có các Đại lý phân phối sản phẩm tại : Hà Nội, Nghệ An, Đà nẵng, Nha Trang, Tây Nguyên, TP.Hồ Chí Minh.

a) Mạng lưới kinh doanh:

Công ty bán hàng thông qua các khách hàng là các đại lý.

Công ty chia thị trường toàn quốc thành 4 khu vực lớn: Tp HCM, Miền Bắc (Hà Nội, Nghệ An), Miền Trung – Tây Nguyên (Đà Nẵng), Nam Bộ (Nha Trang).

Các khu vực được chia thành nhiều phân vùng nhỏ hơn theo địa điểm khu vực, từng nhân viên kinh doanh Mỗi nhân viên kinh doanh quản lý từng khu vực riêng của mình, nhân viên kinh doanh trực tiếp giao hàng và thu tiền.

Kho bãi: Ngoài mặt bằng tại trụ sở chính thì Công ty thuê kho là chính, cụ thể Công ty thuê kho Phúc Đông tại quốc lộ 1A theo hợp đồng thuê kho thì số tiền thuê hàng tháng gần 8 triệu đồng (đã bao gồm VAT)

b) Cách thức mua, bán:

Mua bán thông qua các đại lý và bán lẻ, có đại lý trải đều tất cả các khu vực, không có khách hàng là nhà phân phối.

Hàng hóa bán giao cho khách hàng được giao trực tiếp tại kho tại trụ sở chính Nếu cần thiết, Công ty sẽ điều chuyển hàng từ kho này sang kho khác.

Khách hàng của công ty:

 Xưởng bảo dưỡng và đại tu ô tô;  Nhà máy lắp ráp ô tô, xe máy;

 Nhà máy sản xuất ngành gỗ, bê tông;  Nhà máy sửa chữa tàu hoả, tàu thuỷ…

c) Hạch toán người mua – bán:

Mỗi khách hàng đều có hạn mức tín dụng và Công ty sẽ không bán hàng nếu dư nợ phải thu lớn hơn hạn mức tín dụng của khách hàng đó.

Các giao dịch mua, bán hàng hóa phải thanh toán tiền ngay đối với bán lẻ và được thanh toán chậm so với thời hạn thanh toán 2 tháng kể từ ngày nhận hóa đơn.

Chiết khấu thanh toán 1,8% tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn nếu thanh toán trong vòng 10 ngày kể từ ngày lập hóa đơn.

Nhưng nếu quá thời hạn thanh toán thì bộ phận kinh doanh phải chịu trách nhiệm và trừ lương nhân viên 2%.

Phương thức thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản qua ngân hàng.

d) Vận chuyển hàng hóa:

Công ty tại Tp.HCM sẽ nhập hàng từ phòng giao dịch tại Hà Nội chuyển vào.

Phòng Giao dịch tại số 39 Đường Ngọc Hồi, Q Hoàng Mai, Hà Nội sẽ nhập hàng từ các nhà cung cấp nước ngoài như: Nhật Bản, Mỹ, Đài Loan, Trung Quốc….

f) Các quy định về hoa hồng – tiền thưởng:

Hoa hồng cho đại lý được giảm 12% trên giá bán đại lý.

Nhân viên kinh doanh được hưởng doanh số theo hàng qúy với mức 1,8 trên doanh số.

Ngoài ra nhân viên kinh doanh còn được hưởng chiết khấu bán hàng 1,4 trên doanh số bán Ví dụ: máy rửa xe bọt tuyết có giá 6,8 triệu nếu nhân viên kinh doanh nào bán đúng giá thì sẽ được hưởng mức chiết khấu đó.

3 Đặc điểm hàng hóa:

Đối tượng kinh doanh của Công ty bao gồm các sản phẩm tiêu biểu sau:

 Cầu nâng ô tô.

 Buồng sơn sấy ô tô, đèn sấy hồng ngoại  Máy hàn.

 Thiết bị nắn khung xe tai nạn  Thiết bị sửa chữa lốp ô tô.

 Thiết bị chẩn đoán, thiết bị kiểm định.

 Dụng cụ khí nén cầm tay: Súng xiết bulông, súng xiết vít, máy mài, máy mài khuôn, máy khoan, máy đánh nhám, máy đánh bóng.

 Máy nén khí: Máy nén khí piston, máy nén khí trục vít.

 Thiết bị rửa xe, máy bơm rửa xe cao áp, máy tạo bọt, máy dọn nội thất.

 Dụng cụ thuỷ lực: Kích thủy lực, kích hơi, máy ép vòng bi, cẩu mini, giá đỡ hộ số bộ kéo nén thủy lực.

 Thiết bị bảo dưỡng ô tô.

 Dụng cụ cầm tay cho ngành sửa chữa lắp ráp ô tô  Miếng vá săm lốp ô tô

Sau đây là một số mặt hàng thiết yếu và đặc điểm của các mặt hàng:

 Súng xiết bulông Firebird :

Đặc điểm:

 Kích thước búa rất lớn.

 Hoạt động mạnh mẽ và ổn định.

 Đáp ứng công việc cường độ cao.

 Chịu quá tải, quá áp rất tốt Tên hàng Súng xiết bulông 1

Súng xiết bulông Vessel:

Đặc điểm:

 GT-S55R là lựa chọn tốt nhất cho ngành bảo dưỡng sửa

chữa ô tô tải hạng nặng, xe máy công trình… Tên hàng Súng xiết bulông 1

 Kết cấu tối ưu, búa kiểu không chốt với kích thước búa đập

và đe lớn hơn nhiều so với các loại súng 1” khác, do đó GT-S55R cho lực đập

lớn, chịu quá tải, thích hợp với công việc nằng nhọc, cường độ cao và quan trọng hơn là độ bền tuyệt hảo.

4 Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh:

Công ty Trường Sa được tổ chức bao gồm các phòng ban-bộ phận sau:

a) Ban Giám Đốc:

Bao gồm: Giám đốc và 3 Phó Giám đốc

Giám đốc phụ trách chung, 1 PGĐ phụ trách kinh doanh, 2 PGĐ phụ trách nhân sự.

b) Phòng Nhân sự - Hành chính:

Phòng ban này chịu trách nhiệm về việc tuyển dụng, bố trí nhân sự theo yêu cầu, thực hiện các công tác hành chính.

c) Phòng Kế toán Tài chính:

Phòng ban này chịu trách nhiệm toàn bộ công tác Kế toán, Tài chính tại công ty, đứng đầu là Kế toán trưởng kiêm PGĐ nhân sự Bao gồm: 1 KTT, 1 KT kho, 1 thủ quỹ.

d) Phòng Kinh doanh:

Công việc mua bán do nhân viên kinh doanh đảm nhiệm Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm:

 Xây dựng và thực hiện các hoạt động khuyến mãi, quảng cáo cho công ty.

 Mua hàng từ các nhà sản xuất, tìm kiếm nguồn hàng và nhập khẩu hàng từ nguồn nước ngoài, mua hàng theo yêu cầu của công ty.

 Quản lý toàn bộ mạng lưới phân phối, bán hàng, kinh doanh dịch vụ….

e) Bộ phận điều phối kho vận:

Chịu trách nhiệm về việc vận chuyển hàng mua, hàng bán, nhập xuất kho….

Công ty thuê người giữ kho là chính, khi lấy hàng cần có phiếu xuất kho của Kế toán, khi nhập hàng phải có phiếu nhập kho và phải có đầy đủ chữ kí.

f) Ban kiểm soát:

Thực hiện công việc kiểm soát và kiểm toán nội bộ tại công ty Bao gồm: thủ kho, Kế toán trưởng theo dõi lượng hàng nhập-xuất-tồn có đúng với thực tế không.

5 Mục tiêu, phương hướng phát triển trong thời gian tới:

Công ty phấn đấu đạt doanh số cao hơn, hướng tới mở rộng thêm thị trường, nhất là phát triển bên ngành Garage.

6 Yêu cầu quản lý:

Chứng từ được ghi chép rõ ràng và được lưu trữ trên máy tính Các chứng từ phải có đầy đủ chữ kí của người có trách nhiệm liên quan.

II ĐẶC ĐIỂM HỆ THỐNG KẾ TOÁN:

1 Hình thức tổ chức:

Công ty tổ chức theo hình thức phân tán, vì qui mô của công ty chưa lớn và địa bàn hoạt động chưa rộng.

Hình thức kế toán: kế toán trên máy tính:  Nhập dữ liệu và tự kết xuất.

 Tự động kết xuất dữ liệu  sổ chứng từ  sổ tổng hợp.

 In ra thành quyển và đóng lại rồi lưu lại (vì sổ này phải nộp nên in ra để lưu trữ).

 Xuất ra báo cáo tài chính

Hình thức sổ kế toán: theo hình thức sổ nhật ký chung  Sổ thể kế toán chi tiết

- Ban giám đốc nên có 2 PGĐ phụ trách kinh doanh và 1 PGĐ phụ trách nhân sự

- Phòng kế toán nên có thêm kế toán tổng hợp và không nên kiêm nhiệm kế toán trưởng và PGĐ nhân sự Nếu có sự kiêm nhiệm thì nên kiêm kế toán trưởng và PGĐ kinh doanh.

- Chưa chú trọng đến marketing Cần thiết kế phòng marketing trong tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh.

- Bộ phận điều phối kho vận nên để nhân viên của công ty như thủ kho trông coi không nên thuê ngoài vì kém an toàn.

- Ban kiểm soát không nên để thủ kho và kế toán trưởng đảm nhiệm vì sẽ dễ ra tình trạng thông đồng gian lận.

Chứng từ kế toán được thực hiện trên máy tính lưu trữ được số lượng lớn không thất thoát hay hư hỏng trong thời gian dài (5 năm) như làm trên sổ sách kế toán thủ công Hơn nữa còn tiết kiệm thời gian, giảm khối lượng công việc cho nhân viên.

Các chứng từ phải có đầy đủ các chữ ký của người có trách nhiệm liên quan là một điều cần thiết tuy nhiên trong quá trình luân chuyển chứng từ dễ bị mất mát và làm mất tính kịp thời của chứng từ dễ bị chồng chéo.

PHẦN IV: CHÍNH SÁCH KẾ TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP

 Phương pháp kế toán thuế giá trị gia tăng: Doanh nghiệp áp dụng

phương pháp thuế giá trị gia tăng khấu trừ.

 Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Doanh nghiệp hạch toán hàng

tồn kho theo phương pháp kê khai định kỳ ( theo hàng quý trong năm).

 Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Doanh nghiệp tính giá hàng xuất kho theo giá thực tế.

 Kế toán chi tiết hàng tồn kho: Doanh nghiệp áp dụng phương pháp

thẻ song song.

 Lập dự phòng phải thu khó đòi: Doanh nghiệp không lập dự phòng nợ phải thu khó đòi Nhân viên bán hàng có trách nhiệm thu nợ của khách hành Nếu nợ quá hạn 2 tháng lúc đó sẽ thu nợ quá hạn của nhân viên.

 Phương pháp khấu hao tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vô hình: Doanh nghiệp khấu hao tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vô hình theo phương pháp đường thẳng.

3 Trình bày về yêu cầu thông tin:a) Các loại thông tin:

 Thông tin về doanh thu;

 Thông tin về chi phí;  Thông tin về lợi nhuận;

 Thông tin về tình hình công nợ;  Thông tin về quỹ tiền mặt;  Thông tin về tiền gửi ngân hàng;  Thông tin về lượng hàng nhập kho;  Thông tin về lượng hàng xuất kho;  Thông tin về lượng hàng tồn kho;  Thông tin về tiền lương;

 Thông tin về thuế thu nhập cá nhân;

Giải thích: đây là những thông tin rất quan trọng để cấp quản trị công ty theo dõi tình hình hoạt động của doanh nghiệp.

b) Ý nghĩa của thông tin:

Thông tin về doanh thu: phản ánh tình hình doanh số bán hàng hóa của công ty (quá, tháng, năm).

Thông tin về chi phí: bao gồm chi phí bán hàng, chi phí mua hàng, chi phí vận chuyển, chi phí quản lý doanh nghiệp…

Thông tin về lợi nhuận : phản ánh kết quả họat động kinh doanh của công ty.

Thông tin về công nợ: phản ánh số nợ phải thu khách hàng.

Thông tin quỷ tiền mặt : phản ánh số tiền mặt hiện có của công ty Thông tin về tiền giửi ngân hàng: phản ánh số tiền hiện có của công ty trong ngân hàng.

Thông tin về lượng hàng nhập kho: phản ánh số hàng nhập kho hàng

Thông tin về thuế thu nhập cá nhân : phản ánh số thuế thu nhập cá nhân phải trích lọc để nộp lại cho nhà nước.

c) Tầm quan trọng của từng loại thông tin:

 Thông tin về doanh thu : giúp cho ban giám đốc biết được tình hình tiêu thụ hàng hóa của công ty ( quý, tháng, năm).

 Thông tin về chi phí : dùng để so sánh với doanh thu giúp cho lãnh đạo công ty biết được hiệu quả kinh doanh.

 Thông tin về lợi nhuận : giúp cho ban giám đốc biết được kết quả sản xuất kinh doanh của công ty.

 Thông tin về công nợ : giúp cho cấp quản trị đưa ra chính sách tín dụng cho khách hàng.

 Thông tin về quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng : giúp giám đốc xem xét khả năng khi lựa chọn các dự án.

 Thông tin vế tình hình nhập, xuất, tồn hàng hóa trong kho: giúp cho thủ kho biết được số lượng hàng hóa hiện có trong công ty và đối chiếu với sổ sách kế toán.

 Thông tin về tiền lương và thuế thu nhập cá nhân : giúp giám đốc nhân sự biết được tình hình lương nhân viên và có kế hoạch trích lọc thuế thu nhập cá nhân từ thu nhập chịu thuế của nhân viên để nộp lại cho nhà nước.

d) Bảng mô tả về nhu cầu thông tin cho người sử dụng:

BẢNG MÔ TẢ NHU CẦU THÔNG TIN KẾ TOÁN

Thông tin về doanh thu, Chi phí, lợi Công nợ, doanh thu,

Chi phí, lợi nhuận, Tiền gửi ngân hàng

Kiểm tra và quản lý

1 Danh mục đối tượng kế toán:

Doanh thu bán buôn Hàng hóa Doanh thu bán qua đại lý Hàng hóa

Doanh thu bán hàng khác Hàng hóa Doanh thu nội bộ Chiết khấu bán hàng cho

Hồi khấu,hoa hồng cho khách hàng

Phải trả nợ vay ngân hàng Ngân hàng

Nội dung mô

tả Nội dung quản lý đơn vị tiền tệ, theo dõi

chi tiết số dư, số phát

giao hàng hoá và bên bán giao và nhận

Nhằm kiểm tra việc giao nhận hàng giữa bên mua và bên bán và các điều kiện và thoả thuận khác giữa hai bên.

Phương pháp lập:

Nhân viên kế toán sẽ lập “Biên bản bàn giao nhận hàng kiêm giấy nhận nợ”

 Nội dung biên bản gồm các phần sau:

 Bên giao hàng: tên công ty, địa chỉ, điện thoại, fax, tên người đại diện, chức vụ.

 Bên nhận hàng: tên công ty, địa chỉ, điện thoại, fax, tên người đại diện, chức vụ, số CMND…

 Sau đó hai bên sẽ tiến hành giao và nhận hàng theo chi tiết  Những điều kiện thoả thuận khác giữa hai bên: điều kiện và phương thức giao hàng, điều kiện thanh toán, …

 Cuối cùng biên bản được duyệt bởi ba người: người nhận hàng, người giao hàng, người lập biên bản.

Thiết kế biểu mẫu:

2 Qui trình lập và luân chuyển chứng từ:

a) Giới thiệu và phân tích khái quát về nghiệp vụ mua hàng:

Chức năng chủ yếu của doanh nghiệp thương mại là lưu thông hàng hóa, đưa hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng thông qua mua, bán

Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp, tạo tiền đề vật chất cho hoạt động của doanh nghiệp ở các khâu tiếp theo như sản xuất hoặc tiệu thụ sản phẩm khi kết thúc quá trình mua hàng, tài sản trong doanh nghiệp sẽ chuyển từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hóa, doanh nghiệp sẽ mất quyền sở hữu về tiền tệ nhưng lại được quyền sở hữu về hàng hóa hoặc có nghĩa vụ phải thanh toán nợ cho người bán.

Nguồn hàng:

- Trong nước: doanh nghiệp sẽ tiến hành mua của DNSX, DNTM, hộ SXKD, tổ chức kinh tế tập thể, cá nhân

- Ngoài nước: hàng được mua thông qua nhập khẩu

Phương pháp mua hàng: Các doanh nghiệp thương mại có thể mua hàng theo hai phương thức: phương thức mua hàng trực tiếp, phương thức chuyển hàng

- Mua hàng theo phương thức trực tiếp: căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, doanh nghiệp cử cán bộ nghiệp vụ mang giấy ủy nghiệm nhận hàng đến đơn vị bán để nhận hàng theo qui định trong hợp đồng kinh tế để mua hàng trực tiếp tại cơ sở sản xuất, tại thị trường và chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa về doanh nghiệp

- Mua hàng theo phương thức vận chuyển hàng: bên bán căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc đơn hàng, chuyển hàng tới cho bên mua, giao hàng tại kho của bên mua hay tại điểm do bên mua qui định trước

Phương thức và hình thức thanh toán:

a Phương thức: việc thanh toán hàng trong khâu thu mua được thực hiện theo các phương thức và hình thức khác nhau tùy thuộc vào mức độ tín nhiệm giữa hai đơn vị Thông thường việc thanh toán tiền hàng được thực hiện theo hai phương thức:

- Phương thức thanh toán trực tiếp: là sự vận động của hàng hóa và tiền tệ gắn liền với nhau, nghiệp vụ mua hàng và thanh toán phát sinh cùng một lúc tại một thời điểm, không phát sinh công nợ

- Phương thức thanh toán sau (trả chậm): sự vận động của hàng hóa và tiền tệ có khoảng cách thời gian, không cùng một thời điểm (phát sinh công nợ 331)

Việc thanh toán chậm trả có thể thực hiện theo điều kiện tín nhiệm Ví dụ: 1/10, n/20: trong 10 ngày đầu kể từ ngày chấp nhận nợ, nếu người mua thanh toán công nợ sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán là 1% Từ ngày thứ 11 đến hết 20 ngày người mua phải thanh toán hết toàn bộ công nợ là “n” Hết 20 ngày người mua chưa thanh toán nợ sẽ phải chịu lãi suất tín dụng

b Hình thức thanh toán: - Thanh toán bằng tiền mặt

- Thanh toán qua ngân hàng séc, ủy nhiệm chi, thẻ tín dụng, bằng tiền gửi ngân hàng tiên vay

- Thanh toán bằng tiền tạm ứng

- Thanh toán bằng hàng: trao đổi hàng hóa: hàng hóa tương đương: không phát sinh một khoản tiền nào từ sự trao đổi đó; hàng hóa không tương đương: phát sinh thêm một khoản tiền từ sự trao đổi hàng hóa Hàng xuất ra là hàng bán, hàng nhập vào là hàng mua

b) Thiết lập qui trình và luân chuyển chứng từ liên quan đến nghiệpvụ mua hàng:

Thiết lập quy trình:

 Yêu cầu mua hàng:

- Người yêu cầu mua hàng phải viết phiếu yêu cầu mua hàng theo biểu mẫu NQ/ MH – BM01.

- Phiếu yêu cầu mua hàng phải được quản lý trực tiếp của bộ phận đó xem xét và ký duyệt.

- Bất kỳ loại hàng hoá, dịch vụ nào cũng phải có tiêu chuẩn hàng hoá đính kèm theo phiếu yêu cầu mua hàng Nếu tiêu chuẩn đã được duyệt từ trước thì không cần phải đính kèm tiêu chuẩn đó.

- Bảng tiêu chuẩn phải được kế toán trưởng duyệt trước khi thực hiện việc mua hàng.

 Duyệt:

Thẩm quyền phê duyệt phiếu yêu cầu mua hàng được quy định như sau.

- Giám đốc kinh doanh được duyệt phiếu đề nghị mua hàng - Kế toán trưởng có nhiệm vụ kiểm tra phiếu đề nghị và lập phiếu chi.

- Trưởng bộ phận sản xuất và bảo trì được lập phiếu yêu cầu  Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp:

Nhân viên mua hàng hoặc người được Giám đốc điều hành chỉ định chịu trách nhiệm tìm kiếm, đánh giá và làm các thủ tục ký hợp đồng với nhà cung cấp.

- Việc tìm kiếm, đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp thực hiện theo quy trình tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng.

- Nhân viên mua hàng hoặc người được chỉ định chỉ được mua hàng khi:

+ Nhà cung cấp đó đã được Giám đốc duyệt.

+ Phải thực hiện việc mua hàng theo thứ tự các nhà cung cấp được ưu tiên 1,2,3.

+ Đối với các nhà cung cấp chưa được duyệt thì phải báo cáo GD xin ý kiến chỉ đạo, mọi trường hợp tự ý mua mà chưa được duyệt sẽ không có hiệu lực cho việc thanh toán.

Chứng từ liên quan:

 Phiếu yêu cầu vật tư  Phiếu đề nghị mua vật tư  Phiếu nhập kho

 Phiếu chi/ Giấy báo nợ ngân hàng  Phiếu yêu cầu vật tư: + 1 liên chuyển cho BP vật tư  Phiếu đề nghị mua vật tư :

- BP phát hành : BP mua hàng/BP vật tư - Có 3 chữ ký :

+ Người lập (NV mua hàng)

+ Người kiểm tra (Trưởng BP mua hàng) + Người phê duyệt (Cấp có thẩm quyền) - Phát hành 3 liên :

+ 1 liên lưu tại BP mua hàng

+ 1 liên giao cho nhân viên đi mua hàng + 1 liên chuyển cho BP kế toán để theo dõi

- Phiếu này đính kèm với phiếu yêu cầu vật tư và kế hoạch mua

+ Người kiểm tra (Trưởng BP VT) + Người giao hàng (Đại diện NCC) + Người phê duyệt nhận hàng + Thủ kho

- Phát hành 4 liên : + 1 liên BPVT lưu

+ 1 liên thủ kho giữ xem như là lệnh nhập kho + 1 liên giao cho NCC

+ 1 liên chuyển cho BP kế toán  Phiếu chi/ Giấy báo nợ ngân hàng :

- BP phát hành : BP kế toán - Có 5 chữ ký :

+ Người lập + Người kiểm tra + Người phê duyệt + Người chi tiền + Người nhận tiền - Phát hành 4 liên :

+ 1 liên gốc lưu BP KT

+ 1 liên chuyển cho thủ quỹ (lệnh chi tiền) + 1 liên chuyển cho BP VT (theo dõi công nợ) + 1 liên giao cho khách hàng (nếu KH yêu cầu)

1.Phạm vi áp dụng: tất cả các đại lý, chi nhánh liên quan đến công ty 2.Danh mục chứng từ sử dụng

- Phiếu yêu cầu vật tư - Phiếu đề nghị mua vật tư - Phiếu nhập kho

- Phiếu chi/ Giấy báo nợ ngân hàng - Phiếu Báo giá (của nhà cung cấp) - Đơn mua hàng

- Hóa đơn thuế GTGT

- Chứng từ hàng mua trả lại, giảm giá - Phiếu nhập kho

- Phiếu chi

3.Quy trình chung:

4.Quy định về thời gian luân chuyển chứng từ: Phiếu yêu cầu vật tư: 01 ngày.

Phiếu đề nghị vật tư đến khi nhập kho: 01 – 03 ngày Phiếu chi lập sau khi nhập kho đầy đủ.

5.Quy định khác: 6.Thời gian hiệu lực:

Phiếu yêu cầu: hiệu lực sau khi nhận được phiếu yêu cầu Phiếu đề nghị: hiệu lực sau khi phát hành.

Phiếu chi:hiệu lực sau khi nhập kho đầy đủ.

7 Thủ tục kiểm soát quá trình nhập liệu:

8 Lưu đồ luân chuyển chứng từ của quy trình mua hàng thông thường:

IV.HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN:

Số hiệu tài khoản

Tên tài khoảnTheo dõi chi tiếtGhi chú