Đang tải... (xem toàn văn)
Thực trạng tin học hoá tại Công ty Sản xuất và Thương mại TMC
1 Báo cáo thực tập tổng hợp LỜI NÓI ĐẦU Để quán triệt nguyên tắc " Học đôi với hành ", nhằm tạo điều kiện cho sinh viên làm quen với thực tế, có nhìn tổng hợp, giúp cho sinh viên hạn chế bỡ ngỡ trường, hàng năm nhà trường tổ chức cho sinh viên thực tập sở theo nội dung ngành nghề đào tạo Đây điều kiện thuận lợi giúp sinh viên phát huy lực thân khả áp dụng lý thuyết trang bị trường vào thực tế Trong năm gần đây, CNTT nước ta có phát triển lĩnh vực sống lĩnh vực quản lý xã hội khác Một lĩnh vực mà máy tính sử dụng nhiều hệ thống thông tin quản lý nói chung hệ thống quản lý bán hàng nói riêng Từ nhu cầu nêu trên, thời gian thực tập tốt nghiệp em sử dụng vốn kiến thức ỏi tìm hiểu phân tích tốn quản lý bán hàng Nó mang tính chất thử nghiệm để học hỏi, trao đổi kinh nghiệm làm quen với thực tế Em xin chân thành cảm ơn thầy cô khoa Tin học kinh tế đặc biệt TS Trần Thị Song Minh hướng dẫn em thực đề tài Hà nội 4/2008 Sinh viên thực Sv: Nguyễn Tiến Lộc Nguyễn Tiến LộcMỤC LỤC Lời nói đầu Chương 1: Giới thiệu tổng quan công ty sản xuất thương mại TMC Chức nhiệm vụ công ty Sơ đồ cấu tổ chức công ty 3 Bài tốn Quản lý bán hàng cơng ty Chương 2: Thực trạng tin học hố Cơng ty Sản xuất Thương mại TMC Kế hoạch tin học hố cơng ty .6 Thực trạng ứng dụng Công nghệ thông tin công tác Quản lý bán hàng công ty Chương 3: Giải pháp tin học hoá cho tốn Quản lý bán hàng Cơng ty Sản xuất Thương mại TMC Các giải pháp Các yêu cầu mặt chức Các yêu cầu sở công nghệ Các lợi ích mà hệ thống mang lại 10 Kết luận 11 Báo cáo thực tập tổng hợp Chương I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TMC Chức nhiệm vụ công ty Công ty Sản xuất Thương mại TMC công ty chuyên sản xuất bán loại tranh đá quý định thành lập vào tháng năm 2002 Địa chỉ: 354 Lĩnh Nam, Hoàng Mai, Hà Nội Điện thoại: 046.432.465 Chức nhiệm vụ cơng ty sản xuất cung cấp loại tranh đá quý thị trường Sơ đồ cấu tổ chức Công ty Qua khảo sát thực tế, cấu tổ chức công ty thể qua sơ đồ sau: Cơ cấu tổ chức công ty bao gồm Giám đốc, Phó giám đốc, phịng : Phịng Kinh doanh, Phịng Kế tốn, Phịng Nhân xưởng sản xuất Giám đốc người quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh cơng ty thơng quan Phó giám đốc Ngồi Giám đốc trực tiếp quản lý Phòng nhân Cơng ty Phó giám đốc người điều hành hoạt động công ty chịu trách nhiệm trước giám đốc hiệu hoạt động Chức phịng: Phịng Kinh doanh: Tiếp nhận đơn đặt hàng giải đơn đặt hàng Vạch kế hoạch, chiến lược kinh doanh Quản lý toàn hoạt động kinh doanh công ty Sv: Nguyễn Tiến Lộc Phịng Kế tốn: Trực tiếp hạch toán kế toán, hạch toán thống kê toán theo quy định Nhà nước Xây dựng tiêu kế hoạch tài chính, tốn kế hoạch thu, chi tài chính, quỹ tiền lương Tổng hợp, lưu trữ hồ sơ tài liệu hạch toán kế toán, toán báo cáo theo quy định Thực khoản nộp ngân sách Nhà nước theo quy định Thực nghiệp vụ toán Chấp hành chế độ báo cáo, thống kê kiểm tra chuyên đề Phòng Nhân Tuyển dụng nhân cho công ty Quản lý khen thưởng, kỷ luật Xưởng sản xuất Chịu trách nhiệm kỹ thuật loại tranh sản xuất Sản xuất loại tranh bán thị trường Bài tốn Quản lý bán hàng cơng ty Đây công ty sản xuất kinh doanh, việc giải tốt tốn Quản lý bán hàng cơng việc mang tính định công ty Hoạt động bán hàng công ty diễn khách hàng có đơn đặt hàng loại tranh cơng ty Khách hàng tuỳ chọn chủ đề, kích cỡ tranh theo ý lựa chọn catalogue cơng ty Ngồi ra, phịng trưng bày cơng ty có sẵn chủng loại tranh theo chủ đề, theo kích cỡ để khách hàng tuỳ chọn Nếu khách hàng muốn đặt hàng tranh với chủ đề kích cỡ mà cơng ty chưa có, khách hàng đặt hàng thống thời gian với công ty để xưởng sản xuất thực Khi giao hàng, khách hàng chấp nhận tiêu chuẩn Báo cáo thực tập tổng hợp với mong muốn tiến hành tốn tiền với phận tốn cơng ty Hiện công việc quản lý bán hàng công ty thực phương pháp thủ công dẫn đến bất cập như: Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng nhu cầu cần báo cáo đột xuất ban lãnh đạo Không đồng việc cập nhật dẫn đến sai sót khơng đáng có Quản lý thủ cơng thường chịu ảnh hưởng yếu tố chủ quan tác động mơi trường bên ngồi Lưu trữ thơng tin khó, dễ bị lộ Thơng tin thường lưu trữ giấy nên gây lãng phí lớn Khi mở rộng quy mơ hoạt động hệ thống quản lý thủ công không đáp ứng yêu cầu lớn đặt Bài toán đặt cho cơng ty tìm cách tổ chức hệ thống quản lý hoạt động liên quan tới quản lý bán hàng sở cách thức hoạt động quy tắc làm việc đơn vị Hệ thống phải giải vấn đề nêu trên, phù hợp với điều kiện công ty Chương II THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÁC NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TMC Kế hoạch tin học hố cơng ty Sv: Nguyễn Tiến Lộc Hiện cơng ty có kế hoạch mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, mở thêm số chi nhánh địa bàn Hà Nội tiến tới việc đặt chi nhánh tỉnh khác Do tốn Quản lý bán hàng công ty ngày trở nên phức tạp Lý khiến cơng ty phải tìm cơng cụ quản lý bán hàng hiệu Trong thời đại ngày nay, việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động sản xuất kinh doanh ngày phổ biến mang tính sống cịn Điều đặt cho công ty yêu cầu cấp bách phải có kế hoạch ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào hoạt động mình, có công tác quản lý bán hàng Theo ban lãnh đạo cơng ty, cơng ty có kế hoạch cụ thể cho việc tin học hoá cho số hoạt động công ty để tạo tiền đề cho việc mở rộng sản xuất kinh doanh Theo đó, công ty dự định dành 30% lợi nhuận năm để thực kế hoạch tin học hoá dành 5% lợi nhuận năm để bảo trì nâng cấp cho hệ thống thơng tin cơng ty Ngồi cơng ty tuyển thêm số nhân viên có trình độ tin học cao để bố trí vào cơng việc liên quan đến tin học sau Thực trạng ứng dụng Công nghệ thông tin nghiệp vụ bán hàng công ty Hiện Công ty Sản xuất Thương mại TMC chưa ứng dụng Công nghệ thông tin vào quy trình quản lý Đây công ty nhỏ, hoạt động theo phương thức tự sản xuất bán hàng mình, cịn quản lý theo phương thức thủ công Nhất cơng tác quản lý bán hàng Cơng ty cịn quản lý thủ công tuý khiến cho công việc cồng kềnh không khoa học dễ nhầm lẫn Chính điều đơi làm cho việc quản lý công ty không đạt hiệu mong muốn Mặc dù cố gắng để khắc phục yếu điểm khó khăn khách quan việc quản lý thủ cơng nói chung nên không mang lại nhiều hiệu Để khắc phục Báo cáo thực tập tổng hợp cách triệt để khó khăn đó, cơng ty cần phải xây dựng hệ thống bán hàng có khoa học, áp dụng tiến khoa học công nghệ ngày Sv: Nguyễn Tiến Lộc Chương III GIẢI PHÁP TIN HỌC HOÁ CHO BÀI TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TMC Các giải pháp cho toán quản lý bán hàng công ty Trong kinh tế nhiều thành phần ngày quản lý bán hàng mang tính định hiệu kinh doanh Vì việc đời tốn quản lý nói chung quản lý bán hàng nói riênglà điều tất yếu khách quan Với thực trạng công ty đề xuất số giải pháp nhằm thực tốt công tác quản lý bán hàng: Thứ nhất: Tuyển dụng cán có sẵn trình độ, kinh nghiệm vào làm việc tăng cường cử nhân viên đảm nhiệm công tác quản lý bán hàng học lớp đào tạo nâng cao nghiệp vụ, chuyên ngành để nâng cao hiệu chất lượng công việc Thứ hai: Công ty cần có ý thức dành khoản đầu tư thích đáng cho công nghệ tin học, mua sắm cho quỹ máy vi tính phần mềm tương ứng để ứng dụng khai thác chúng phục vụ cho hoạt động quản lý nhằm nâng cao tính chuyên nghiệp hiệu hoạt động Việc ứng dụng máy tính cho phép mặt giảm thiểu sai sót thủ cơng việc hạch toán kế toán thời gian lập loại báo cáo, mặt khác giúp cho giám đốc có thêm cơng cụ phân tích, xử lý liệu phục vụ cho công tác hoạch định, lên kế hoạch, quản lý, giám sát, theo dõi dự báo mặt lĩnh vực hoạt động Có thể nói với phát triển cơng nghệ thơng tin việc quản lý thủ cơng khơng cịn phù hợp Hệ thống quản lý theo phương pháp thủ cơng có nhiều yếu kém: Thơng tin đối tượng quản lý nghèo nàn, lạc hậu, không thường xuyên cập nhật Việc lưu trữ bảo quản khó khăn, thơng tin lưu trữ đơn vị không quán, dễ bị trùng lặp phận 9 Báo cáo thực tập tổng hợp Đặc biệt nhiều thời gian, cơng sức để thống kê, phân tích, đưa thơng tin phục vụ việc định Do đó, việc sử dụng thành tựu công nghệ thông tin quản lý ngày rộng rãi mang lại hiệu cao, khắc phục nhược điểm hệ thống quản lý cũ Các toán quản lý đưa vào máy tính ngày tối ưu hố, giảm thời gian chi phí cho trình xử lý, mang lại hiệu lớn cho kinh doanh Từ ngun nhân đó, cơng ty cần phải xây dựng hệ thống Quản lý bán hàng thống đồng nhằm tối ưu hoá cơng tác quản lý bán hàng Các yêu cầu mặt chức Hệ thống xây dựng cần phải đảm bảo chức sau: Quản lý cách khoa học hàng hoá kho Quản lý loại hàng xuất, thời gian xuất hàng Quản lý đơn hàng Quản lý khách hàng Đưa báo cáo thống kê theo định kỳ theo yêu cầu lãnh đạo Các yêu cầu sở công nghệ Để hệ thống hoạt động có hiệu thời gian dài, mặt công nghệ cần sử dụng công nghệ tin học tiên tiến như: Sử dụng ngơn ngữ lập trình bậc cao nhằm giúp cho người dùng dễ dàng việc sử dụng chức chương trình Sử dụng phần mềm lập trình cho phép thiết kế giao diện khoa học, thân thiện người dùng Có nhiều ngơn ngữ lập trình cho phép người sử dụng thiết kế giao diện cách dễ dàng Visual Basic, Visual Basic.Net, Foxpro… Sv: Nguyễn Tiến Lộc Sử dụng hệ quản trị sở liệu có tính bảo mật, quản lý tốt liệu cơng ty Hiện có nhiều hệ quản trị sở liệu khác SQL Server, MySQL, Oracle, MS Access… Đảm bảo hệ thống sử dụng thời gian dài mà không bị lỗi thời mặt công nghệ Lợi ích mà hệ thống mang lại Giúp cơng ty quản lý cơng tác quản lý bán hàng cách khoa học xác Giảm thiểu mặt thời gian nhân lực vào việc quản lý bán hàng Phù hợp với xu ngày tiến lên giới 11 Báo cáo thực tập tổng hợp KẾT LUẬN Trên thực trạng phương hướng giải thân em đề qua thời gian ngắn khảo sát sở thực tập Vì thời gian trình độ cịn hạn chế nên khơng tránh khỏi có nhiều thiếu sót Em kính mong thầy bạn bè góp ý để em thực đề tài tốt Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Nguyễn Tiến Lộc Sv: Nguyễn Tiến Lộc BẢNG KẾ HOẠCH THỰC TẬP Tuần Từ ngày-đến ngày 25/03 – 01/04 Công việc thực Đi khảo sát thực tế sở thực tập 02/04 – 08/04 Khảo sát thực tế viết báo cáo tổng hợp 09/04 – 15/04 Bước đầu đánh giá chuẩn bị cho giai 16/04 – 22/04 đoạn thực tập chuyên ngành Đánh giá cụ thể hệ thống cũ bước đầu 23/04 – 29/04 phân tích hệ thống cần xây dựng Phân tích, thiết kế sơ đồ luồng thông 30/04 – 06/05 tin, sơ đồ luồng liệu hệ thống Thiết kế Cơ sở liệu hệ thống 07/05 – 13/05 Thiết kế giao diện hệ thống 14/05 – 20/05 Lập trình cho chương trình 21/05 – 27/05 Lập trình cho chương trình 28/05 – 03/06 Test chương trình lấy ý kiến 04/06 – 10/06 Hồn thiện chương trình viết tài liệu 11 hướng dẫn sử dụng ... quan công ty sản xuất thương mại TMC Chức nhiệm vụ công ty Sơ đồ cấu tổ chức công ty 3 Bài toán Quản lý bán hàng công ty Chương 2: Thực trạng tin học hố Cơng ty Sản xuất Thương. .. 11 Báo cáo thực tập tổng hợp Chương I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TMC Chức nhiệm vụ công ty Công ty Sản xuất Thương mại TMC công ty chuyên sản xuất bán loại tranh... kiện công ty Chương II THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÁC NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TMC Kế hoạch tin học hố cơng ty Sv: Nguyễn Tiến Lộc Hiện cơng ty có