Chuyên đề 16 KỸ NĂNG THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN 1.1 Khái niệm, đặc điểm thu thập thông tin 1.1.1 Khái niệm Thu thập nguyên nghĩa tìm kiếm, góp nhặt tập hợp lại Thu thập thông tin trình tập hợp thông tin theo tiêu chí cụ thể nhằm làm rõ vấn đề, nội dung liên quan đến lĩnh vực định Thu thập thông tin trình xác định nhu cầu thông tin, tìm nguồn thông tin, thực tập hợp thông tin theo yêu cầu nhằm đáp ứng mục tiêu định trước 1.1.2 Đặc điểm - Thu thập thông tin hoạt động có tính mục đích Quá trình thu thập thông tin phải giải đáp cụ thể câu hỏi: Thông tin thu thập để làm gì, phục vụ cho công việc gì, liên quan đến khía cạnh vấn đề? - Thu thập thông tin có tính đa dạng phương pháp, cách thức Tùy theo yêu cầu thông tin, nguồn lực mà áp dụng phương pháp, cách thức thu thập thông tin cho phù hợp; - Thu thập thông tin tìm kiếm từ nguồn, kênh thông tin khác Mỗi kênh thông tin có ưu điểm nhược điểm riêng, phù hợp với loại thông tin cần thu thập Việc lựa chọn nguồn thông tin thích hợp bảo đảm hiệu trình thu thập thông tin chất lượng thông tin; - Thu thập thông tin trình liên tục, nhằm bổ sung, hoàn chỉnh thông tin cần thiết; - Thu thập thông tin chịu tác động nhiều nhân tố kỹ thu thập thông tin, kỹ sử dụng phương pháp, cách thức thu thập thông tin - Thu thập thông tin khâu trình thông tin tổ chức Thu thập thông tin gắn với yếu tố đầu vào tổ chức Thu thập thông tin không tách rời trình xử lý thông tin, nhằm đảm bảo thông tin cho hoạt động tổ chức 1.2 Khái niệm đặc điểm xử lý thông tin 1.2.1 Khái niệm Xử lý thông tin hoạt động phân tích, phân loại thông tin theo nguyên tắc phương pháp định, sở đưa biện pháp giải công việc Xử lý thông tin trình đối chiếu, chọn lọc, chỉnh lý, biên tập thông tin theo mục đích, yêu cầu xác định Đây công việc bắt buộc nhằm nâng cao chất lượng hiệu sử dụng thông tin, tránh tải, nhiễu thông tin Xử lý thông tin việc xếp, phân tích liệu có theo yêu cầu, tiêu chí cụ thể cách khoa học, xác, khách quan nhằm cung cấp sở để xem xét, giải vấn đề Thông qua việc kiểm tra tính xác, tính hợp lý tài liệu, số liệu; hệ thống hóa, phân tích tổng hợp số liệu, tài liệu; chỉnh lý xác số liệu, tài liệu để chúng phản ánh tình hình, xác định chất việc, hoạt động, từ đưa giải pháp, phương án cho định quản lý hình thức kiến nghị, đề xuất sáng kiến giải quyết, ban hành văn thích hợp Đây khâu then chốt, phản ánh nội dung trọng tâm kết cần đạt tới quy trình thông tin, lẽ kết tạo lập thông tin phục vụ trực tiếp cho hoạt động quan, tổ chức Chính điều làm cho hoạt động xử lý thông tin khác biệt với hoạt động lưu trữ, thư viện, bảo tàng, hoạt động tiến hành công tác thu thập, xử lý, bảo quản tổ chức sử dụng thông tin Trong thời đại ngày việc xử lý thông tin không thực trí tuệ người, mà trợ giúp nhiều thiết bị kỹ thuật ngày đại “thông minh hơn” Điều đòi hỏi, người xử lý thông tin phải đạt tới trình độ định ngày phải tự hoàn thiện mình, nâng cao tri thức chuyên môn 1.2.2 Đặc điểm - Kết việc xử lý thông tin yêu cầu phải góp phần tạo định đắn động quan, tổ chức cạnh tranh Nó phải giúp cho cấp quản lý đạt tới sáng tạo, dự báo vấn đề nảy sinh giải vấn đề - Việc xử lý thông tin có khả tạo thông tin bổ sung thông tin mà trước chưa biết đến - Chất lượng thông tin mà người xử lý cung cấp tới đối tượng tiếp nhận bị tác động nhiều yếu tố trình độ, nhạy bén phân tích, thái độ khách quan - Để thông tin hỗ trợ hiệu hoạt động quan, tổ chức việc xử lý thông tin phải đảm bảo điều kiện sau: - Tổ chức mạng lưới thông tin phù hợp để bổ sung cho Trong điều kiện nay, máy tính kết nối mạng thông tin, số liệu phát sinh phòng, ban cần phản ánh trung tâm xử lý liệu, không để xảy chậm trễ, sai lệch, không ăn khớp với nhau; - Nhân quan phải hiểu công việc nắm vững chu trình, mục đích xử lý thông tin Muốn vậy, họ phải làm công việc cách nghiêm túc, gắn bó với êkíp quan, đơn vị VAI TRÒ CỦA THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN 2.1 Vai trò thu thập, xử lý thông tin lập kế hoạch định Thu thập xử lý thông tin phục vụ trực tiếp cho trình lập kế hoạch định Lập kế hoạch định công việc phức tạp khó khăn lại có ý nghĩa tiên nhà quản lý Để có kế hoạch định đắn, nhà quản lý cần nhiều thông tin Nhờ có thông tin mà nhà quản lý giải đắn hiệu vấn đề sau: + Nhận thức vấn đề cần phải lập kế hoạch định + Xác định hội thách thức tổ chức + Xác lập sở tiền đề khoa học cần thiết để xây dựng mục tiêu + Lựa chọn phương án để thực định quản lý Để lập kế hoạch định, thông tin khứ, thông tin tại, thông tin dự báo cần phải thu thập xử lý, giúp nhận diện bối cảnh tồn tại, yếu tố tác động đến tổ chức, vấn đề tổ chức cần đối mặt, nhận diện đối tượng, điều kiện bảo đảm thực định Trong hoạt động này, trình thu thập xử lý thông tin có liên hệ với mật thiết với Thông tin thu thập thiếu không giúp nhận diện chất, quy luật vấn đề Thông tin thu thập đầy đủ thiếu kỹ xử lý làm giảm ý nghĩa thông tin, không đem lại sở khoa học vững cho trình lập kế hoạch định 2.2 Vai trò thu thập xử lý thông tin công tác tổ chức Trong trình thực chức tổ chức, việc thu thập xử lý thông tin có vai trò quan trọng phương diện sau: + Nhận thức vấn đề liên quan tới việc thiết kế mô hình cấu tổ chức, phân công phân nhiệm giao quyền + Cung cấp liệu cần thiết nhân lực, vật lực tài lực + Xây dựng phương án để bố trí, xếp, sử dụng nhân lực phân bổ nguồn lực khác + Giải vấn đề liên quan tới công tác tổ chức 2.3 Vai trò thu thập xử lý thông tin công tác lãnh đạo, quản lý Khi thực chức lãnh đạo, thu thập xử lý thông tin giúp nhà quản lý giải đắn hiệu nội dung sau: + Nhận thức vấn đề liên quan tới động thúc đẩy nhân viên + Cung cấp liệu để làm sở cho việc xây dựng nội quy, quy chế sách tổ chức + Lựa chọn phương pháp phong cách quản lý hiệu 2.4 Vai trò thu thập xử lý thông tin công tác kiểm tra, giám sát Khi thực chức lãnh đạo, thu thập xử lý thông tin giúp nhà quản lý giải đắn hiệu nội dung sau: + Nhận thức vấn đề liên quan tới động thúc đẩy nhân viên + Cung cấp liệu để làm sở cho việc xây dựng nội quy, quy chế sách tổ chức + Lựa chọn phương pháp phong cách quản lý hiệu KỸ NĂNG THU THẬP THÔNG TIN 3.1 Xác định nhu cầu bảo đảm thông tin - Mỗi tổ chức, cá nhân có nhu cầu khác vấn đề bảo đảm thông tin cho công việc Trong đa dạng thông tin, việc xác định nhu cầu thông tin giúp cho việc thu thập thông tin có trọng tâm, bảo đảm thu thập thông tin cần thiết, khắc phục tình trạng thu thập thông tin dàn trải, thiếu thông tin cần thiết theo yêu cầu công việc cần giải Để xác định nhu cầu bảo đảm thông tin cần vào chức năng, nhiệm vụ, công việc phải giải quyết, đảm nhận hàng ngày Khi xác định nhu cầu bảo đảm thông tin, cần phải trả lời đầy đủ câu hỏi: Vấn đề giải cần có thông tin nào? Thông tin có thiếu nội dung gì? Những thông tin quan trọng để xử lý vấn đề? - Việc xác định nhu cầu thông tin cá nhân cần xác định gắn với nhu cầu thông tin quan, tổ chức, phục vụ việc thực chức năng, nhiệm vụ chung tổ chức Những thông tin cần thiết cho công việc thu thập phần toàn hoạt động thực tiễn quan, đơn vị Vì vậy, việc xác định nhu cầu thông tin gắn với nhu cầu thông tin tổ chức tránh việc thu thập lại thông tin có Mặt khác, đặt việc xác định nhu cầu thông tin cá nhân mối tương quan với nhu cầu thông tin quan, tổ chức để bảo đảm thông suốt thông tin hoạt động tổ chức - Việc xác định nhu cầu bảo đảm thông tin cần dựa nguyên tắc bản: + Nguyên tắc liên hệ ngược: Việc xác định nhu cầu thông tin liên quan đến vấn đề, công việc cần giải cần phải tiếp cận đa chiều, bảo đảm chiều cạnh thông tin liên quan đến vấn đề, thông tin giản đơn, chiều + Nguyên tắc đa dạng tương xứng: Việc xác định nhu cầu thông tin gắn với chất vấn đề xử lý Một vấn đề phức tạp giải thông tin đơn giản mà cần phải bảo đảm thông tin phù hợp, cần thiết, tương ứng với mức độ phức tạp vấn đề + Nguyên tắc phân cấp bảo đảm thông tin: Nhu cầu thông tin cấp vấn đề vấn đề có khác Việc xác định nhu cầu thông tin cần gắn với vị trí, công việc phân giao giải Xác định nhu cầu thông tin cấp độ chủ thể sử dụng thông tin giúp định hướng xác định thu thập thông tin cần thiết, tránh việc ôm đồm, thu thập thông tin lề, không liên quan trực tiếp đến vị trí, công việc cần giải + Nguyên tắc hệ thống mở: Nhu cầu bảo đảm thông tin tiếp cận theo cách tiếp cận mở, khai thác nhiều nguồn thông tin, không bó hẹp nguồn thông tin Việc xác định nhu cầu thông tin theo nguyên tắc mở nhằm tạo nguồn thông tin đa dạng, đa chiều giúp tiếp cận vấn đề toàn diện 3.2 Xác định kênh nguồn thông tin Trên sở xác định nhu cầu thông tin, việc xác đinh kênh nguồn thu thập thông tin bước trình thu thập thông tin Ở đây, chủ thể thu thập thông tin cần xác định rõ thông tin thu thập từ nguồn Nguồn thông tin thực tế phân loại theo cách tiếp cận khác tổng thể chia thành thông tin thứ cấp sơ cấp Thông tin thứ cấp nguồn thông tin sẵn có từ chủ thể khác cung cấp Thông tin sơ cấp thông tin mới, thu thập thông qua phương pháp, kỹ thuật định Thu thập thông tin sơ cấp Ưu điểm - Việc thu thập phù hợp với mục đích sử dụng - Phương pháp thu thập thông tin kiểm soát rõ ràng chủ thể thu thập - Giải đáp vấn đề thông tin thứ cấp không làm Nhược - Đòi hỏi nhiều thời gian chi điểm phí lớn - Có thể có loại thông tin thống kê không thu thập - Cách tiếp cận có tính chất hạn chế Có loại thu thập loại thông tin sơ cấp Thu thập thông tin thứ cấp - Việc thu thập không tốn kém, thường có từ xuât phẩm - Có thể thu thập nhanh chóng - Thông tin thứ cấp đa dạng, so sánh thông tin quan điểm vấn đề - Là thông tin phong phú, đa dạng - Đáp ứng kịp thời cho trình thu thập xử lý thông tin - Chi phí tương đối rẻ - Là thông tin có sẵn nên phần không so với thời điểm 3.2.1 Thu thập thông tin qua nguồn thứ cấp a Thông tin hồ sơ tài liệu, văn Hồ sơ, văn tài liệu nguồn thông tin quan trọng hoạt động quan hành nhà nước Thông tin từ từ hồ sơ, tài liệu, văn đa dạng, gắn với hoạt động quan Nguồn thông tin có tính khả dụng cao Trước vấn đề cần giải quyết, thông tin từ hồ sơ, tài liệu văn nguồn thông tin có giá trị, phục vụ trực tiếp cho trình định Để thu thập thông tin từ hồ sơ, tài liệu, văn có hiệu quả, trình thu thập nguồn thông tin cần ý đến bước sau: - Xác định thông tin cần thu thập để giải vấn đề; - Xem xét vấn đề hồ sơ, tài liệu, văn có thông tin này? - Xác định hồ sơ, tài liệu, văn lưu trữ quản lý đâu? - Tiếp cận hồ sơ, tài liệu, văn xác định thông tin cần thiết phục vụ trình giải công việc b Thông tin từ sách báo, tạp chí, đài phát thanh, truyền hình, internet phương tiện thông tin đại chúng khác Sách báo, tạp chí, phương tiện thông tin đại chúng nguồn thông tin quan trọng Thông tin từ sách, tạp chí có tính chuyên sâu có hạn chế tính cập nhật Thông tin từ phương tiện thông tin đại chúng có tính cập nhật, đa dạng có yếu tố chưa kiểm chứng đầy đủ đặc biệt thông tin từ internet Bên cạnh đó, thông tin từ internet có yếu tố bình luận, đánh giá, cảm nhận từ người đưa tin Vì vậy, việc thu thập thông tin cần ý đến đặc điểm để loại bỏ yếu tố cảm tính, tìm yếu tố có ý nghĩa thông tin khách quan Việc khai thác thông tin từ sách báo, tạp chí phương tiện truyền thông cần bảo đảm yêu cầu - Bảo đảm tính xác có độ tin cậy cao Thông tin khoa học xác yêu cầu quan trọng nhất, lẽ, trích dẫn vào nguồn tài liệu tham khảo không xác dẫn đến quan điểm nhận thức sai lầm Chẳng hạn, nay, mạng internet có nhiều blog cá nhân, đó, có nhiều blog cá nhân có viết thể quan điểm, cách nhìn nhận cá nhân thiển cận không khách quan, có nên trích dẫn quan điểm hay không? Vấn đề tiếp theo, mạng internet có nhiều trang thông tin điện tử có tính chất “phản động”, có nhiều viết ngược lại chủ trương, đường lối, sách, pháp luật Nhà nước, không phản ánh chất việc… Để bảo đảm tính xác thông tin thu thập từ sách, báo, tạp chí phương tiện thông tin đại chúng thu thập người viết vào điều kiện sau: + Ấn phẩm nhà nước thừa nhận, cho phép sử dụng, khai thác + Nội dung quan điểm chứa đựng tài liệu tham khảo phải phù hợp với chủ trương, đường lối, sách, pháp luật Nhà nước; + Thông tin có cập nhật với thực tiễn, mức độ lạc hậu thông tin - Bảo đảm tính khách quan Tính khách quan tài liệu thứ cấp thể việc sử dụng nguồn thông tin này, tuyệt đối không bóp méo, xuyên tạc nội dung tài liệu thứ cấp mà phải tôn trọng tính xác tài liệu thứ cấp - Bảo đảm tính pháp lý Việc thu thập thông tin từ sách báo, tạp chí tuân theo quy định pháp luật thu thập thông tin phải tuân thủ quy định bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ, nghĩa sử dụng nguồn tài liệu tham khảo phép tác giả quan quản lý Mạng internet cung cấp thêm thông tin nhiều vân đề quan tâm, tin tức thời sự, dư luận xã hội, liệu có hệ thống thức không thức, nước Trong đó: + Các website phủ, ngành, địa phương, tổ chức quốc tế liên quan… cung cấp thông tin thống + Các blog cá nhân mạng xã hội trưng bày nhiều thông tin đa dạng dư luận xã hội + Các phương tiện kỹ thuật số mạng cung cấp nhiều liệu hồ sơ chữ viết, âm thanh, hình ảnh, video… làm tăng độ thuyết phục độ tin cậy thông tin Có thể tiến hành theo bước: + Xác định chuyên đề thông tin từ khóa cụ thể + Chọn công cụ tìm kiếm + Tra từ khóa vào công cụ tìm kiếm để có nhiều trang web có tư liệu liên quan + Lướt web lấy liệu cần thiết + Bắt đầu trình xử lý, xếp có hệ thống liệu có để hình thành thông tin liên quan Quá trình thu thập thông tin Internet thực việc truy cập trực tiếp vào trang điện tử (website) mà cho chứa thông tin liệu liên quan Thu thập liệu thông tin bắt đầu việc tổ chức, xếp để cấu trúc liệu tạo thành thông tin, tiếp tục xử lý, hệ thống thông tin có Tùy vào vốn ngoại ngữ mà đến trang điện tử (website) tiếng nước để thu thập liệu tìm kiếm thông tin Kết có lợi cho việc phân tích, đối chiêu với thông tin tìm nước d Kỹ thuật thu thập thông tin thứ cấp Xác định thông tin cần thu thập Xác định nguồn, kênh thông tin thứ cấp Thu thập thông tin tổng quan khứ Thu thập thông tin cập nhật cụ thể Thu thập thông tin chuyên sâu Tập hợp đánh giá kết thu thập - Thu thập thông tin tổng quan khứ: sử dụng sách cần thiết - Thu thập thông tin cập nhật cụ thể Sử dụng ấn phẩm xuất định kỳ; - Thu thập thông tin chuyên sâu: sử dụng báo cáo nghiên cứu, tài liệu hội thảo, tài liệu đồ - Tập hợp đánh giá kết thu thập thông tin: Đánh giá xem thông tin vừa thu thập có thật liên quan hữu ích hay không cách đặt câu hỏi thông tin có với mục tiêu đề không? Thông tin thu thập bao trùm hết khía cạnh chủ đề cần quan tâm? Thông tin hiểu? 3.2.2 Thu thập qua nguồn sơ cấp a Quan sát chỗ Quan sát phương pháp cụ thể cho việc thu thập thông tin cá biệt đối tượng định Quan sát để thu thập thông tin khác với quan sát thông thường chỗ hoạt động quan sát có tính mục đích, ghi lại, có kiểm tra tính ổn định tính hiệu lực kết thu nhận Quan sát để thu thập thông tin bao gồm hình thức quan sát khác nhau: - Theo vị trí người quan sát + Quan sát tham dự: Người quan sát trực tiếp tham dự vào hoạt động với đối tượng quan sát Hoạt động tham dự để quan sát có nhiều mức độ khác nhau: Tham dự phần nhập hoàn toàn + Quan sát không tham dự: Người quan sát không tham dự vào hoạt động với đối tượng quan sát Họ đứng đơn ghi lại diễn Do nhìn từ bên nên người quan sát khó khăn việc muốn tìm hiểu xảy đằng sau hành động đối tượng quan sát như: nguyên nhân, động cơ… - Theo cách thức quan sát + Quan sát công khai: Đối tượng quan sát biết rõ bị quan sát Sự có mặt người quan sát dù có ảnh hưởng (ít hay nhiều) đến đối tượng quan sát Do vậy, quan sát công khai gây căng thẳng, tự nhiên cho đối tượng quan sát Có trường hợp quan sát công khai không đưa đến kết vốn có + Quan sát bí mật: Đối tượng quan sát bị quan sát Vì quan sát bí mật tạo khả nhận thức tốt lúc hành động, tình xảy tự nhiên, sai lệch Tuy nhiên, có ý kiến đặt vấn đề vi phạm pháp luật, đạo đức số trường hợp thực quan sát bí mật quan sát tham dự Ưu điểm nhược điểm phương pháp quan sát: - Ưu điểm + Quan sát đường ngắn để tiếp cận trực tiếp với thực; + Quan sát đem lại hình ảnh cụ thể, xác thực, sinh động; + Thông tin từ quan sát đem lại dấu hiệu cần thiết để tiến tới thẩm định chất kiện - Nhược điểm + Hoạt động quan sát chịu ảnh hưởng yếu tố chủ quan Hiện thực sống qua quan sát thường gắn với nhìn nhận, xem xét trạng thái tâm lí thân người quan sát; + Hoạt động quan sát bị giới hạn thời gian, không gian: + Quan sát có thấy biểu bên chưa với chất việc; + Thông tin quan sát mang tính rời rạc, thiếu tính hệ thống Cách quan sát để đạt hiệu cao - Quan sát để tìm ý nghĩa: Quan sát không mô tả lại nhìn thấy mà phải liền với phân tích, bình giá để tìm ý nghĩa, giá trị chi tiết, kiện - Quan sát phải có suy luận, phán đoán: Quan sát nghĩa nhìn, trông mà thấy vật, tượng Quan sát khác với hoạt động nhìn, trông quan sát có tham gia hoạt động tư như: phân tích, tổng hợp, suy luận, phán đoán… - Quan sát so sánh: so sánh quan sát vật, tượng với vật, tượng khác so sánh với thân chúng thời điểm, hoàn cảnh, giai đoạn… khác để làm bật nên nét đặc sắc chúng Chính so sánh, đối chiếu làm cho quan sát có chiều sâu - Huy động giác quan quan sát thận trọng kết luận: Quan sát phải có tập trung, ý cao độ Khi quan sát cần sử dụng giác quan để nhận biết đặc điểm, tính chất đa dạng vật, tượng Thiếu giác quan nào, bị mù trước thuộc tính vật - Lựa chọn thời điểm để quan sát hoạt động quan sát thực thời gian, không gian giai đoạn diễn tiến định kiện - Quan sát nên kết hợp với phương pháp khác để đảm bảo độ tin cậy sở pháp lý cho thông tin thu thập Các bước quan sát thu thập thông tin - Bước thứ nhất: Phải xác định cách sơ khách thể quan sát, cần đặc trưng, tình điều kiện hoạt động đối tượng quan sát biến đổi chúng Cụ thể : + Cần phân chia khách thể quan sát thành yếu tố theo quy tắc logíc định, mà nhờ tái tạo lại khách thể từ yếu tố + Phải tạo lập hệ thống phân loại kiện, tượng hợp thành tình quan sát phù hợp với mục nghiên cứu + Trước bắt đầu quan sát cần phải xác định rõ ràng đối tượng quan sát, nghĩa cần phải trả lời chắn câu hỏi: Quan sát ai? Quan sát gì? + Cần phải phân chia khách thể quan sát mà người quan sát chịu trách nhiệm - Bước thứ hai: phải xác định thời gian quan sát, địa điểm thời điểm để thực quan sát, thời gian cách thức tiếp cận với đối tượng + Tùy theo đối tượng quan sát để thu thập thông tin mà ấn định thời gian, thời điểm quan sát cho phù hợp + Thời điểm quan sát vào ngày địa diểm quan sát đâu cần phải xác định cụ thể để quan sát đạt hiệu cao Việc xác định thời điểm quan sát địa điểm thực quan sát có ý nghĩa định với chất lượng thông tin thu được, hành vi người thực theo cách khác thời điểm, địa điểm khác + Cần chọn thời điểm địa điểm thực quan sát mà đối tượng quan sát có hành vi thể đựơc đầy đủ đặc trưng, khía cạnh, giá trị phù hợp với thông tin cần thu thập + Xác định thời gian quan sát cần vào cách thức quan sát Nếu quan sát lặp khung thời gian cho quan sát cần xem quan sát lặp lại đầy dặn theo chu kỳ thường xuyên quan sát theo thời gian không đặn gắn liền với kiện đặc biệt + Tuy nhiên, trình vấn phóng viên linh hoạt thay đổi… 5) Một số công việc chuẩn bị khác + Chuẩn bị phương tiện vấn + Chuẩn bị tâm lý, tâm tiến hành vấn + Ăn mặc phù hợp + Đúng hẹn 6) Giai đoạn tiến hành vấn - Giai đoạn nhập + Giới thiệu thân + Nhắc lại mục đích vấn + Tạo lập cách hiểu tầm quan trọng ý nghĩa vấn Gieo nhu cầu cho đối tượng (họ lợi tham gia vấn?) + Tạo tin tưởng, cởi mở (đó chìa khoá mở cánh cửa thông tin)  Có thể bắt đầu câu chuyện nhẹ nhàng (nhưng ngắn gọn) + Không nên đưa câu hỏi khó từ đầu + Nên dùng câu hỏi dẫn dắt + Nếu thuận lợi nên thẳng vào vấn đề để tranh thủ thời gian - Giai đoạn triển khai hệ thống câu hỏi chủ chốt + Nên triển khai câu hỏi từ dễ đến khó để thu thập thông tin + Sử dụng xen kẽ loại câu hỏi cách linh hoạt + Trong hỏi câu hỏi chính, cần bổ sung thêm câu hỏi phụ  Chú ý lắng nghe, phát khai thác điểm quan trọng, bật từ câu trả lời (vấn đề mâu thuẫn, vấn đề nảy sinh, chi tiết độc đáo…) để đặt câu hỏi + Giữ chủ động vấn + Luôn đặt đầu câu hỏi: Cần biết gì? + Quan sát biểu tâm lý người trả lời để đánh giá mức độ tin cậy thông tin điều chỉnh nhịp độ vấn - Giai đoạn kết thúc vấn + Kiểm tra xem bỏ sót thông tin, chi tiết muốn biết + Kiểm tra xem điểm đánh dấu sổ ghi chép làm sáng tỏ chưa + Hỏi người trả lời xem họ muốn nói thêm điều không + Nói trước với người trả lời gặp gọi điện lại cho họ để hỏi thêm vài điều + Nên kết thúc vấn thời gian giao hẹn Nếu vấn kéo dài mức tạo cảm giác mệt mỏi, lơ đễnh từ phía người trả lời + Cảm ơn bày tỏ mong muốn gặp lại người trả lời - Một số điều cần ý trình tiến hành vấn + Ghi lại xác tên, chức danh, quan, địa chỉ…của người trả lời từ lúc bắt đầu vấn (hoặc xin danh thiếp họ) + Không cắm cúi ghi chép, phải biết cách lắng nghe để khuyến khích người trả lời + Không nên đọc câu hỏi mà nói cách tự nhiên + Nên đưa câu hỏi cách trung lập, khách quan + Hãy nhìn vào mắt người đối thoại + Thái độ ứng xử hợp lý hợp lý (cách xưng hô, giọng điệu câu hỏi, cách ăn mặc, chế ngự thói quen xấu…) + Luôn chuẩn bị tinh thần để xử lý tình xảy vấn - Những câu hỏi không nên dùng vấn: + Câu hỏi dài + Câu hỏi không rõ ràng, mơ hồ + Câu hỏi khó trả lời + Gộp nhiều ý câu hỏi + Câu hỏi có ý trả lời + Câu hỏi chung chung (nội dung phạm vi đề cập rộng) + Câu hỏi khuôn mẫu, sáo mòn + Câu hỏi không phù hợp với đối tượng vấn (mỗi đối tượng có trình độ tâm lý khác cần cách hỏi khác nhau) - Ghi chép dùng máy ghi âm + Ghi chép biện pháp hữu hiệu giúp tránh bỏ sót thông tin, chi tiết; + Ghi chép giúp dễ dàng theo dõi trình tự, diễn biến thông tin thu nhận từ người trả lời + Ghi chép giúp cho việc đánh dấu nhấn mạnh, kiểm tra thông tin, chi tiết quan trọng để ghi nhớ hỏi lại mà không phá ngang câu chuyện + Ghi chép lại quan sát (dáng vẻ, giọng điệu người trả lời, bối cảnh diễn vấn…) làm sinh động cho viết + Ghi chép nhanh, có chọn lựa + Có thể xin phép thoả thuận với người trả lời sử dụng máy ghi âm + Kiểm tra máy ghi âm trước sử dụng nhiều lần + Trong trường hợp không tiện, nên để máy ghi âm sổ ghi chép xa tầm mắt người trả lời 3.2.3 Thảo luận nhóm Thảo luận nhóm tập trung gồm từ 6-12 người tập hợp lại với để trình bày quan điểm họ câu hỏi đặc biệt môi trường nhóm Chiến lược nghiên cứu thường sử dụng điểm khởi đầu cho việc triển khai điều tra Những thuận lợi việc sử dụng thảo luận nhóm tập trung: + Cung cấp nguồn thông tin nhanh, tiết kiệm chi phí + Người nghiên cứu có hội nói trực tiếp với người trả lời nhằm làm rõ, thảo luận chi tiết hiểu rõ + Người trả lời có hội để phát triển, hoàn thiện câu trả lời họ thành viên khác nhóm điều tạo nên động lực, hiệu “điều phối” 3.2.4 Thu thập thông tin bảng hỏi định lượng - Là phương pháp thông tin dùng hệ thống câu hỏi chuẩn bị sẵn giấy theo nội dung xác định Người hỏi trả lời câu hỏi theo hình thức trực tiếp viết câu trả lời vào phiếu thu thập thông tin câu trả lời người hỏi ghi lại phiếu thu thập thông tin - Hiệu phương pháp thu thập thông tin phụ thuộc lớn vào việc thiết kế bảng hỏi chuẩn có khả đem lại cho người thu thập thông tin đầy đủ, xác đối tượng Mặt khác, bảng hỏi thiết kế chuẩn giúp cho việc tổng hợp, thống kê, xử lý thông tin thu thập dễ dàng, thuận lợi - Có loại bảng hỏi: bảng hỏi đóng, bảng hỏi mở bảng hỏi kết hợp hình thức đóng mở Bảng hỏi đóng cố định phương án trả lời, bảng hỏi mở nêu câu hỏi mà không nêu phương án trả lời Bảng hỏi kết hợp có số câu hỏi có phương án trả lời cố định số câu nêu câu hỏi mà phương án trả lời - Kỹ thuật điều tra bảng hỏi định lượng + Bảng hỏi chưa chuẩn hóa: Là bảng hỏi dùng nhiều câu hỏi tự do, không chặt chẽ mặt thời gian, nội dung trả lời, trình tự câu hỏi, trình tự ý trả lời câu hỏi Loại dùng thí điểm giai đoạn đầu với số lượng đối tượng điều tra hạn chế nhằm mục đích thăm dò, chuẩn bị cho việc thiết kế an-két chuẩn hóa + Bảng hỏi chuẩn hóa: Được sử dụng tiến hành điều tra thức,trong phải hình thành hệ thống câu hỏi đầy đủ xác nội dung cần điều tra với trình tự chặt chẽ, logic; thời gian tiến hành quy định rõ ràng,hợp lý đảm bảo quy tắc bảng hỏi - Các quy tắc lập câu hỏi bảng hỏi thu thập thông tin + Phải xác định trình tự logic nội dung hệ thống câu hỏi (xác định nội dung cần tìm hiểu, số câu hỏi, trình tự logic câu hỏi) + Từng câu hỏi phải sọan cách ngắn gọn, rõ ý, câu nên hỏi ý + Trong câu hỏi nên dùng tiếng phổ thông,không dùng tiếng địa phương, tiếng lóng tiếng nước ngòai gây khó hiểu cho người trả lời + Khi đặt câu hỏi phải đưa đầy đủ phương án trả lời có câu hỏi đó.Muốn người nghiên cứu phải nắm vững lý thuyết vấn đề phải có bước tiến hành điều tra thử để vào mà hiệu chỉnh phiếu điều tra cho phù hợp + Không dùng lọai câu hỏi có tính chất dồn ép lục vấn người trả lời + Phải hướng dẫn cách thức trả lời câu hỏi cách ngắn gọn, dễ hiểu - Các giai đọan tiến hành điều tra bảng hỏi: + Làm quen với khách thể + Xác định rõ nội dung, trình tự hệ thống câu hỏi cần điều tra + Soạn thử hệ thống câu hỏi đầu tiên, lựa chọn hình thức câu hỏi phù hợp câu hỏi + Tiến hành điều tra thử hệ thống câu hỏi số khách thể + Điều chỉnh hệ thống câu hỏi sau điều tra thử (có thể nhờ chuyên gia góp ý kiến, bổ sung cho hoàn chỉnh ) + Xây dựng phiếu điều tra với hệ thống câu hỏi thức + Tiến hành điều tra thức 3.2.5 Thu thập thông tin truyền miệng (qua ý kiến đóng góp phản ánh từ họp, qua điện thoại trao đổi trực tiếp) Thông tin từ ý kiến đóng góp, từ họp, qua điện thoại trao đổi trực tiếp nguồn thông tin quan trọng hoạt động quan hành nhà nước Đối với thông tin này, cần ý ghi chép lại, khai thác qua kết luận họp Đối với loại thông tin cần ý, thông tin đóng góp thông tin chiều, mang tính chủ quan nên cần tập hợp đối chiếu thông tin với nguồn thông tin khác Thông tin từ họp cần thu thập thông tin thức hoá văn làm sở cho việc khai thác sử dụng 3.3 Thiết lập hình thức chế độ thu thập thông tin 3.3.1 Đọc ghi chép Việc thu thập thông tin thứ cấp gắn liền với việc đọc ghi chép tài liệu Khi thu thập thông tin qua nguồn thứ cấp cần ý kỹ thuật đọc ghi chép Việc đọc thông tin thứ cấp cần tiến hành theo bước: + Tìm hiểu nhanh cấu trúc nội dung tài liệu thông qua đọc phần mở đầu, xem cấu trúc nội dung, tiêu đề, ngày, tháng năm xuất bản, ban hành để đánh giá mức độ cập nhật tài liệu Nếu thấy thông tin tài liệu phù hợp với mục tiêu thu thập thông tin chuyển sang bước + Tìm đọc vấn đề giải pháp: Tìm đọc nội dung liên quan trực tiếp đến thông tin cần thu thập; + Tìm hiểu cách giải vấn đề, thu thập xử lý liệu để xem xét tính tin cậy thông tin Trong trình đọc ghi chép lại thông tin hữu ích, ghi lại số trang có thông tin để cần tra cứu lại Đối với phương pháp thu thập thông tin qua quan sát, vấn, việc ghi chép cần thực hiệu quả, theo sát tiến trình thu thập thông tin, tránh bỏ sót thông tin 3.3.2 Sao chụp phần toàn văn bản, tài liệu Việc chụp văn bản, tài liệu cần lựa chọn khoa học, xác định nội dung cần chụp để thuận lợi trình xử lý, tránh tải khối lượng tài liệu chụp 3.3.3 Xây dựng bảng hỏi, câu hỏi vấn, thảo luận nhóm để thu thập thông tin Xây dựng bảng hỏi, câu hỏi vấn, thảo luận nhóm phù hợp sở bảo đảm thành công trình thu thập thông tin Việc lựa chọn hình thức bảng hỏi định lượng, vấn hay thảo luận nhóm xuất phát từ mục tiêu thu thập thông tin Thông thường vấn đề mới, vấn đề cần tìm hiểu thông tin cụ thể sử dụng phương pháp vấn thảo luận nhóm Đối với vấn đề cần thu thập thông tin diện rộng, thông tin quan điểm, thông tin thống kê áp dụng phương pháp thu thập thông tin bảng hỏi định lượng Đối với hoạt động quan hành nhà nước, để khai thác thông tin từ cấp trên, cấp nguồn khác cần phải nắm vững phương pháp thu thập thông tin sau: - Tiếp nhận quản lý văn đến, cách khoa học văn từ cấp gửi xuống, cấp gửi lên, công dân gửi đến hàng ngày cần phải cập nhật vào sổ theo dõi đầy đủ xếp theo thứ tự định để dễ tra cứu; - Lập hồ sơ công việc cách đầy đủ khoa học; - Chọn lọc đặt mua báo, tạp chí có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức; - Truy cập Internet hàng ngày; - Tổng hợp tin, theo vấn đề; - Sưu tập, cập nhật văn pháp luật có liên quan; - Ghi chép, chụp, tổng hợp tài liệu, thông tin có liên quan; - Tổ chức xếp tài liệu khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu cung cấp thông tin nhanh chóng, xác, bí mật 3.3.4 Thống kê số liệu, tính tỷ lệ, tính xác suất Thống kê công cụ quản lý vĩ mô quan trọng, cung cấp thông tin thống kê trung thực, khách quan, xác, đầy đủ, kịp thời việc đánh giá, dự báo tình hình, hoạch định chiến lược, sách, xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội đáp ứng nhu cầu thông tin thống kê tổ chức, cá nhân Số liệu thu thập ý nghĩa không xử lý Số liệu nhiều trường hợp mô tả giản đơn, tập hợp lại, chưa phản ánh xu hướng, chất vấn đề Số liệu thu thập xử lý mức độ, cấp độ khác Thống kê, tính tỷ lệ, tính xác suất công cụ để tìm hiểu ý nghĩa số liệu Thống kê số liệu thực việc xác định tần suất, tỷ lệ, tìm mối tương quan số liệu, ý nghĩa số liệu Khi thống kê số liệu, cần phải xác định rõ câu trả lời cho câu hỏi cần thông tin từ số liệu thu thập 3.3.5 Quan sát, so sánh đối chiếu thông tin Thông tin thu thập có từ nhiều nguồn khác nhau, với mức độ tin cậy khác Việc quan sát, so sánh đối chiếu thông tin có nhiều ý nghĩa Một mặt, hoạt động cho phép xác định mức độ tin cậy thông tin Mặt khác, quan sát, so sánh đối chiếu thông tin giúp kết hợp thông tin, bổ sung thông tin để nhận diện đầy đủ vấn đề Cần lưu ý, nguồn thông tin thống, từ quan nhà nước có thẩm quyền có mức độ tin cậy cao thông tin từ nguồn khác Nguồn thông tin cập nhật có ý nghĩa nhiều thông tin cũ Nguồn thông tin có quy mô mẫu lớn đáng tin cậy nguồn thông tin thu thập quy mô mẫu nhỏ Khi quan sát, so sánh đối chiếu thông tin cần phải giải đáp cụ thể vấn đề sau đây: - Nguồn thông tin bắt nguồn từ đâu? - Thông tin có phản ánh đối tượng đối tượng có đặc điểm tương đồng không? - Thông tin thu thập kỹ thuật nào? Mức độ đáng tin cậy kỹ thuật thu thập thông tin? - Thông tin thu thập quy mô nào? - Thời gian thu thập thông tin nào? - Mức độ hoàn chỉnh, toàn diện thông tin nào? - Mức độ kiểm chứng thông tin nào? 3.4 Yêu cầu với thông tin thu thập + Thông tin phải phù hợp: Thông tin phù hợp với nhu cầu thông tin, phù hợp với công việc cần giải quyết, có tính hợp pháp, có giá trị sử dụng +Thông tin phải xác: Thông tin phải phản ánh chất đối tượng, cung cấp chủ thể đáng tin cậy, kiểm chứng có sở để tiến hành kiểm chứng +Thông tin phải đầy đủ: Thông tin phải phản ánh mặt, phương diện đối tượng, giúp nhận diện vấn đề +Thông tin phải kịp thời: Thông tin có tính mới, phản ánh đối tượng thời điểm tại, thông tin cũ, thông tin lạc hậu +Thông tin phải có tính hệ thống tổng hợp: Thông tin phải phản ánh đối tượng, vật, việc liên quan + Thông tin đơn giản dễ hiểu: Thông tin dễ dàng sử dụng, phục vụ cho yêu cầu công việc +Thông tin phải đảm bảo yêu cầu bí mật: Trong số trường hợp thông tin thu thập phải bảo đảm tính bí mật, sử dụng phạm vi quy định ví dụ thông tin bí công nghệ, thông tin chưa phép công bố diện rộng, thông tin theo quy định bí mật nhà nước KĨ NĂNG XỬ LÝ THÔNG TIN 4.1 Kỹ xử lý thông tin tức thời Trong giao tiếp với cấp trên, quan chức với dân cư, cán bộ, công chức phải xử lý nhiều thông tin thu nhận Trong số trường hợp, trước thông tin vừa thu nhập được, cán bộ, công chức phải đưa câu trả lời, định biện pháp giải cụ thể, thời điểm tiếp nhận thông tin mà thời gian để nghiên cứu, xử lý Đối với trường hợp này, việc xử lý thông tin cần phải thực chủ động, tích cực để đưa định đắn Thứ nhất, nhanh chóng xác định thông tin thu nhận để phân loại, xếp thông tin Thông tin từ đối tượng liên quan cung cấp thông qua phát biểu, trao đổi trực tiếp, thông qua thái độ người cuộc… Từ đó, xác định thông tin có ý nghĩa mấu chốt việc Thứ hai, kết hợp thông tin vừa thu nhận với thông tin có từ nguồn khác để có sở giải vấn đề So sánh, đối chiếu với thông tin có xem tính phù hợp, mâu thuẫn tìm sở để giải công việc Thứ ba, xác định đối tượng tiếp nhận câu trả lời, định, biện pháp giải cấp trên, cấp dưới, đồng nghiệp, dân cư… để đưa phương án giải phù hợp, hiệu Thứ tư, bổ sung thông tin cần thiết thông qua việc tiếp tục đối thoại, trao đổi thông tin thu nhận thông tin biết chưa đủ sở để giải Thứ năm, đưa cách giải quyết, câu trả lời, định cho trường hợp, tình cần giải 4.2 Kỹ xử lý thông tin theo quy trình 4.2.1 Tập hợp hệ thống hoá thông tin theo vấn đề, lĩnh vực + Tóm tắt thông tin phân loại thông tin theo nhóm thông tin kinh tế, thông tin trị- xã hội, thông tin khứ, tại, thông tin dự báo… + Tóm tắt thông tin bản, thông tin mới, thông tin có điểm khác biệt với thông tin trước 4.2.2 Phân tích kiểm tra độ xác thông tin, tính hợp lý tài liệu, số liệu + Xác định độ tin cậy nguồn tin; + Lý giải mâu thuẫn thông tin (nếu có) + Chọn thông tin đầy đủ hơn, có độ tin cậy cao hơn, chỉnh lý xác tài liệu, số liệu Thông tin trình quản lý phải bảo đảm yêu cầu + Thông tin phải Nghĩa thông tin phải trung thực, xác khách quan Để đạt tiêu chuẩn cần có yếu tố người, yếu tố vật chất, yếu tố phương pháp thu thập xử lý thông tin; + Thông tin phải đủ Tiêu chuẩn thể thông tin phải phản ánh khía cạnh cần thiết để tái tạo hình ảnh tương đối trung thực đối tượng xem xét Thông tin đủ đồng thời với nghĩa không dư thừa, không lãng phí Để có tiêu chuẩn đòi hỏi nhà lãnh đạo, quản lý phải có tầm nhìn chiến lược; + Thông tin phải kịp thời Nghĩa thông tin phải thu thập, phản ánh lúc để kịp phân tích, phán đoán, xử lý Tuy nhiên tiêu chuẩn phụ thuộc vào khả người, trang thiết bị, phương pháp áp dụng + Thông tin phải gắn với trình, diễn biến việc Nghĩa thông tin thuộc giai đoạn thuộc trình quản lý, thuộc cấp quản lý nào? Đây tiêu chuẩn quan trọng đánh giá chất lượng thông tin thời kỳ đại; + Thông tin phải dùng Nghĩa thông tin phải có giá trị thực sự, thông tin đóng góp vào công việc như: thống kê, định quản lý, đánh giá hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Đồng thời thông tin phải xử lý để dễ đọc, dễ tiếp thu, dễ hiểu, dễ nhớ 4.2.3 Cung cấp, phổ biến thông tin Thông tin xử lý cần phải phổ biến kịp thời truyền đạt đến đối tượng cần tiếp nhận thông tin Ở bước này, cần lựa chọn hình thức kênh truyền đạt thông tin phù hợp Có thông tin phải chép photocopy để phát văn cho đối tượng tiếp nhận; có thông tin cần sử dụng phương tiện truyền thông để cung cấp; có thông tin truyền đạt hội nghị, họp miệng văn Cần nghiên cứu kỹ hình thức cung cấp, phổ biến thông tin để lựa chọn hình thức kênh thông tin cho phù hợp hiệu Muốn cung cấp thông tin cho lãnh đạo tốt, cần thực nghiêm túc số nghiệp vụ sau: + Tìm hiểu xác yêu cầu thông tin cần cung cấp: yêu cầu thông tin vấn đề gì?; phạm vi thông tin; thời gian cung cấp thông tin; hình thức cung cấp thông tin (báo cáo trực tiếp văn bản); + Xác định thông tin cần cung cấp: thông thường cung cấp thông tin cho lãnh đạo, cần xác định thông tin chính, thông tin có tác dụng bổ trợ, giải thích, thuyết phục, chứng minh cho thông tin chính, thông tin mang tính chất tham mưu, tư vấn 4.2.4 Bảo quản, lưu trữ thông tin Việc bảo quản lưu trữ thông nhằm đảm bảo cho tài liệu thông tin không bị hư hỏng phục vụ cho công tác hàng ngày lâu dài Việc bảo quản, lưu trữ thông tin cần bảo đảm sở vật chất, thiết bị tiên tiến… Thông thường có hai hình thức lưu trữ thong tin cần sử dụng: Lưu trữ văn vào cặp hồ sơ lưu trữ thông tin; lưu trữ máy tính (đối với liệu có phần mềm số hoá) Đối với quan hành nhà nước, cán bộ, công chức cần biết sử dụng hai hình thức lưu trữ giao cho nhân viên văn thư thường trực sử dụng hai hình thức lưu trữ Các cặp tài liệu lưu trữ thư mục, tệp liệu máy tính cần phải tổ chức khoa học, tỉ mỷ, dễ tra cứu Các thông tin bí mật phải tuân thủ chế độ bảo mật lưu trữ, tra cứu, chép 4.3 Các nguyên tắc xử lý thông tin - Thống hài hòa, bổ sung, hoàn thiện ba loại thông tin (thông tin thuận ngược chiều, thông tin khách quan, thông tin chức năng), ba nguồn thông tin (được quan, tổ chức có trách nhiệm cung cấp; thu thập từ tiếp xúc khảo sát thực tế; thu thập từ truyền thông đại chúng mạng toàn cầu) Điều đòi hỏi, việc xử lý thông tin phải ý đến tính đầy đủ thông tin Không thể xử lý thông tin có hiệu dựa thông tin chiều, thông tin chưa đầy đủ Việc bảo đảm chất lượng nguồn thông tin bảo đảm cho trình xử lý thông tin có hiệu quả, nhận diện chất việc đưa định đắn; - Thận trọng tham khảo, sử dụng với thông tin dự báo, thông tin từ nước ngoài, thông tin có sai biệt với thông tin thức Thông tin trình xử lý có tính đa dạng không trường hợp thiếu thông tin hữu ích, thông tin thống Chính vậy, việc xử lý thông tin phải xác định nguồn gốc thông tin, có so sánh, đối chiếu nguồn thông tin với thông tin thức, tránh tình trạng sa vào xử lý nguồn thông tin chưa kiểm chứng đầy đủ, chưa có sở để giải thích mâu thuẫn nguồn thông tin với thông tin thống - Loại bỏ yếu tố bình luận lẫn thông tin, dư luận xã hội chưa kiểm chứng Quá trình xử lý thông tin phải nắm hạt nhân thông tin Thông tin không trường hợp đưa với yếu tố bình luận, dư luận xã hội, nhận xét người đưa tin Vì vậy, để xử lý thông tin hiệu cần loại bỏ yếu tố bình luận, nhận xét, yếu tố mang tính dư luận xã hội để xác định nội dung cốt lõi, yếu tố khác quan thông tin cung cấp 4.4 Ứng dụng công nghệ thông tin xử lý thông tin Kết thu thập thông tin từ nghiên cứu tài liệu, số liệu thống kế, vấn, khảo sát tồn hai dạng: - Thông tin định tính - Thông tin định lượng Để nâng cao hiệu xử lý thông tin, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trình ngày phổ biến Quá trình áp dụng công nghệ thông tin xử lý thông tin cần lưu ý: - Xử lý logic thông tin định tính Đây việc đưa phán đoán chất kiện - Xử lý toán học thông tin định lượng Đây việc sử dụng phương pháp thống kê toán để xác định xu hướng, diễn biến tập hợp liệu thu thập 4.4.1 Xử lý thông tin định tính a Đọc tư liệu thu thập Để phân tích thông tin định tính có hiệu phải hoà nhập vào kiện thu thập cách đọc đọc lại Trước hết phải đọc để xem nội dung có phù hợp với ý định đưa ra, thông tin có đầy đủ, chi tiết hay bề mặt, người vấn có sử dụng kỹ thuật định tính cách thích hợp? Các bước xử lý thông tin định tính Đọc, nghiền ngẫm thông tin Mã hóa thông tin Lý giải Đọc kỹ tư liệu thu thập để xác định chủ đề bật phát triển giải thích tạm thời Phải xem chủ đề bị bỏ sót chủ đề xuất Ghi nhận định, “ghi nhớ” (memo) vào tư liệu đọc (với quy ước đặc biệt) Phải ý chất lượng thông tin thu thập cách xem lại phương pháp, kỹ thuật thu thập thông tin người cộng tác có phù hợp không Từ nguồn thông tin khác nhau, với kỹ thuật thu thập khác nhau, phải xem chủ đề xuất có theo khuôn mẫu không Những khuôn mẫu bao gồm hay lập lập lại, tương quan có chủ đề, đáp ứng mâu thuẫn lỗ hổng… Những lỗ hổng nêu lên vấn đề đòi hỏi phải thu thập thông tin bổ sung b Mã hoá kiện, lập dẫn kiện (indexing) Khi xử lý thông tin cần xếp kiện, đọc kiện, bước mã hoá, làm dẫn kiện theo đề mục, phạm trù định Đây cách tổ chức phân loại kiện để sau so sánh trường hợp, tìm khuôn mẫu chung lý giải vấn đề Mã hoá thông tin định tính trình gán tên cho một đoạn văn có thông tin giống hay có tương quan với nhau, để tập hợp lại hay so sánh với Chúng ta mã hoá chủ đề (là loại ý tưởng xuất từ việc tập hợp kiện sở) Việc mã hoá tương tự việc cắm ký hiệu giao thông, giúp cho biết ta đâu, thấy gì, cho phép phân tích lượng thông tin lớn dễ dàng xác Mã hoá cho phép lọc thông tin có nội dung, tập hợp thành tập tin riêng, từ tìm chủ đề chi tiết Có nhiều hình thức mã hoá thông tin khác nhau: mã hoá mở, mã theo trục, mã chọn lọc Do có nhiều người xử lý thông tin phải thảo luận đến kết luận chung việc mã hoá Hiện nay, có phần mềm có chức xếp, phân loại kiện định tính - phần mềm Aquad, Hyperresearch, Nudist, Nvivo (Úc), Ethnograth, Qualpro, Meca Nhưng việc phân đề mục, mã hoá công việc người xử lý thông tin Máy tính giúp lọc kiện, xếp kiện việc dựa kiện để lý luận công việc người xử lý thông tin Khi mã hoá, người xử lý thông tin ghi thêm nhận định (memos), với quy ước riêng Trong trình mã hoá có thay đổi tên gọi mã cho phù hợp với thông tin xử lý Đồng thời, người xử lý thông tin nhận thấy có số mã tập hợp lại với nhau, tập trung nhiều thông tin, có mã trở thành rời rạc Việc mã hoá tiến hành liên tục từ thu thập thông tin có nhiều ưu điểm Nó cho phép bổ sung câu hỏi cho lần thu thập Với thông tin thu thập, việc liên tục xem lại cấu mã hoá cho phép phát sớm định kiến Sắp xếp, truy xuất mã, hình thành tập tin theo chủ đề: Sau đọc đi, đọc lại thông tin mã hoá, bắt đầu bước cách xếp truy xuất mã (coding sort) Đây việc tập hợp văn mã giống thành tập tin Bước làm thủ công hay phần mềm ứng dụng xử lý nghiên cứu định tính c Trình bày kiện Trình bày kiện làm liệt kê tóm tắt điều liên quan đến chủ đề phân tích Trước hết phải quan tâm nắm bắt sắc thái, khác biệt chủ đề, phân biệt khía cạnh định lượng định tính, khác biệt cá nhân, nhóm nhỏ Phải phân biệt chủ đề chủ đề phụ xuất từ kiện Sau phân biệt, quay trở lại kiện tìm xem thông tin hỗ trợ chủ đề chính, chủ đề phụ nêu ra, khía cạnh định lượng định tính d Cô đọng thông tin Cô đọng thông tin tinh lọc thông tin để có thấy rõ khái niệm chủ yếu tương quan chúng Thực bước việc thu thập thông tin kết thúc sau mã hoá, nghiền ngẫm tư liệu Mục tiêu giai đoạn để có nhìn, nắm ý nghĩa tổng quát tư liệu phân biệt chủ đề trung tâm với chủ đề phụ, phân biệt chủ yếu không chủ yếu Để có nhìn tổng quát tư liệu đôi lúc cần sơ đồ dễ nhìn cách sử dụng tóm tắt, ma trận, sơ đồ, đồ thị… đ Giải thích thông tin Làm để đến ý nghĩa thông tin định tính? Giải thích có nghĩa tìm ý nghĩa chủ yếu thông tin Mục tiêu giải thích liệt kê chủ đề hấp dẫn với minh hoạ, mà cho thấy mô hình phân tích thích hợp nói lên e Tổng hợp kết quả, cung cấp thông tin Rút thông tin cuối đối tượng, vật, việc Cung cấp thông tin thông tin phục vụ trình quản lý g Lưu trữ thông tin hồ sơ liệu máy tính 4.4.2 Xử lý thông tin định lượng Để cô đọng kiện cần phải tiến hành công việc mã hoá (coding) Mã hoá có nghĩa gán cho phương án trả lời ký hiệu, số (nhất trường hợp sử dụng hỏi) Quá trình mã hoá thực trước hay sau thu thập kiện Việc mã hoá trước (precoding) sử dụng với câu hỏi đóng Hay nói cách khác với câu hỏi đóng ta biết biến thể câu trả lời nên cho biến thể ký hiệu quy ước trước Và ngược lại, với câu hỏi mở thường người ta phải sử dụng việc mã hoá sau (post coding) có biến thể cho câu trả lời Hiện có phần mềm chuyên dụng xử lý hỏi xử lý thống kê SPSS, SPAD, SAS, Stata, Statgraphics Việc xử lý kiện định lượng bao gồm công việc chính: 1) xếp, mô tả kiện, 2) tìm tương quan biến số 3) giải thích khoảng cách kết đạt kết chờ đợi; 4) xác định thông tin cuối cùng; 5) cung cấp thông tin; 6) bảo quản, lưu trữ thông tin - Trong việc mô tả, xếp kiện ta trình bày chúng với dạng thống kê mô tả - Thông kê tìm mối quan hệ yếu tố Ví dụ mối quan hệ trình độ học vấn tỷ suất sinh; mối quan hệ công tác tuyên truyền, vận động thực pháp luật với tỷ lệ vi phạm pháp luật để đánh giá hiệu công tác tuyên truyền Trong trường hợp này, người xử lý thông tin sử dụng phần mềm để xác định mối tương quan thông qua khai thác thông tin theo lịch sử để nhận diện mối tương quan này; - Giải thích ý nghĩa thông tin thu thập với thông tin có, thông tin thức, tìm sở để luận giải khác biệt, để khẳng định tính xác thông tin; - Xác định thông tin chất thu thập được; - Cung cấp thông tin cho chủ thể liên quan hình thức thích hợp; - Lưu trữ thông tin hồ sơ tài liệu liệu máy tính Khi xử lý thông tin cần kết hợp hai loại thông tin định lượng định tính Nếu có mâu thuẫn, trình xử lý thông tin cần phải định dung hoà hay ưu tiên để đến lý giải toàn diện kết tìm được, để có thông tin hữu ích phục vụ cho trình giải công việc NHỮNG TRỞ NGẠI TRONG QUÁ TRÌNH THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN 5.1 Tình trạng tải thiếu thông tin hữu ích Quá trình thu thập thông tin đối mặt với hai vấn đề tải thông tin thiếu thông tin cần thiết Sự tải thông tin dẫn đến việc khó khăn lựa chọn thông tin phản ánh đầy đủ nhất, toàn diện chất việc, tượng tạo sức ép phải thu thập thêm thông tin tâm lý không muốn bỏ sót thông tin dù thông tin thu thập đến mức bão hoà Sự tải thông tin dẫn đến khó khăn cho trình xử lý Việc xử lý nhiều thông tin vừa đòi hỏi thời gian vừa đòi hỏi nhiều nguồn lực kỹ xử lý thông tin Trái ngược với tải thông tin tình trạng thiếu thông tin hữu ích Việc thiếu thông tin hữu ích dẫn đến để có đủ thông tin cho trình giải công việc cần phải tốn nhiều thời gian nguồn lực để thu thập Mặt khác, thiếu thông tin hữu ích nên cho dù cố gắng thu thập thông tin thông tin thu thập không phản ánh hết chất đối tượng, dẫn đến nhận thức sai lệch đối tượng Việc thiếu thông tin hữu ích dẫn đến trình xử lý thông tin khó tìm chất, ý nghĩa thông tin Bởi lẽ, thông tin có ý nghĩa thống kê đạt đến định mức định 5.2 Hạn chế lực kỹ xử lý thông tin Hạn chế lực kỹ thuật thu thập xử lý thông tin có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thông tin hiệu khai thác thông tin Sự tải thông tin, đa dạng thông tin dẫn đến khó khăn trình thu thập xử lý Sự hạn chế kỹ thu thập thông tin biểu nhiều phương diện thiếu kỹ lựa chọn phương pháp thu thập thông tin, kỹ triển khai áp dụng phương pháp Việc xử lý thông tin bị giảm bớt hiệu chủ thể thu thập thông tin kiến thức thống kê, thiếu kỹ phân tích thông tin, kỹ sử dụng phương tiện tin học xử lý số liệu 5.3 Những trở ngại cấu tổ chức, phong cách quản lý, văn hoá tổ chức Cơ cấu tổ chức, phong cách quản lý văn hoá tổ chức ảnh hưởng đến trình thu thập xử lý thông tin Văn hoá tổ chức khép kín, thiếu cởi mở, chia sẻ thông tin cán bộ, công chức với gặp nhiều khó khăn Mặt khác, tổ chức trì nhiều thủ tục cứng nhắc dẫn đến việc thu thập chia sẻ thông tin khó khăn, thành rào cản cho trình thu thập thông tin Cơ cấu tổ chức cồng kềnh, nhiều tầng nấc làm cho thông tin bị thu thập không đầy đủ bị nhiễu qua tầng nấc BÀI TẬP TÌNH HUỐNG Mô tả tình Ông Lê Đức Thiêm thừa hưởng mảnh đất khoảng 2.000 m tổ tiên để lại tọa lạc xã V, huyện N, tỉnh H Mảnh đất có từ thời hậu Lê Dòng họ ông Lê Đức Thiêm từ xưa đến vốn dòng họ tiếng nghề làm gốm Không biết nghe thông tin thất thiệt từ đâu mà thời gian gần (cuối năm 2005) có người lạ mặt chuyên dò la tìm tòi đồ gốm cổ quý từ kỷ thứ 15 mảnh vườn trồng bạch đàn nhà ông Thiêm Sau tìm hiểu biết người đàn ông lạ mặt người buôn đồ cổ đến từ Trung Quốc Mất thời gian tìm kiếm hiệu quả, người buôn đồ cổ liên hệ với Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã V để nhờ ông chủ tịch sang nói với ông Thiêm nhằm mua mảnh vườn trồng bạch đàn gia đình ông với giá cao Gia đình ông Thiêm không đồng ý bán mảnh vườn ông cho mảnh đất tổ tiên để lại nên phải giữ gìn Mặt khác, người trai ông chuẩn bị lập gia đình, ông Thiêm định xây nhà mảnh vườn để cưới vợ cho Đầu năm 2006, gia đình ông Thiêm động thổ để xây nhà mảnh vườn trồng bạch đàn Thật bất ngờ, người ta đào đất để đặt móng nhà tìm thấy đồ gốm chén, bát, đĩa, lọ hoa… với họa tiết đẹp Gia đình ông Thiêm chưa biết loại đồ gốm quý thấy đẹp đem vào nhà cất Tình cờ có người bạn ông Thiêm Hà Nội chơi, ông bạn vốn nhà nghiên cứu khảo cổ học có tiếng tăm Ông Thiêm đem đồ gốm đào cho người bạn xem Ông Thiêm bất ngờ người bạn báo tin loại đồ gốm cổ quý có từ kỷ thứ 15 Ngay sau đó, ông Thiêm đưa đồ gốm cổ lên bảo tàng tỉnh H để nhờ cất giữ thẩm định Trước đưa lên bảo tàng tỉnh, trai ông Thiêm lấy máy ảnh chụp đồ gốm lại để làm kỷ niệm Sau anh đưa hiệu ảnh rửa Tình cờ lúc rửa ảnh gặp ông chủ tịch xã V Biết điều này, ông chủ tịch xã V báo cho người buôn đồ cổ đến từ Trung Quốc biết Chỉ cần thông báo tin này, Chủ tịch xã V 1000 đô la Mỹ Sau đó, người buôn đồ cổ đặt vấn đề mua toàn lô cổ vật mà gia đình ông Thiêm vừa đào với giá 100.000 đô la Mỹ ông Thiêm không bán Không đạt ý định, chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã V huy động công an xã đến nhà ông Thiêm lục soát, tìm tòi toàn số cổ vật cho gia đình ông Thiêm không chịu khai báo với Uỷ ban nhân dân xã đào cổ vật bắt giữ trai ông Thiêm Câu hỏi đặt cần xử lý - Tập hợp văn quy phạm pháp luật liên quan đến vấn đề đặt tình - Khi đào cổ vật, gia đình ông Thiêm có thiết phải khai báo với Uỷ ban nhân dân xã V không? - Trong tình này, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã V có thẩm quyền bắt giữ trai ông Thiêm không? TÀI LIỆU THAM KHẢO H Koontz tác giả: Những vấn đề cốt yếu quản lý, NXB Khoa học kỹ thuật, Hà Nội, 2004, trang 519 - 535 James H Donnelley tác giả: Quản trị học bản, NXB Thống kê, Hà Nội, 2004, trang 663 - 670 Hàn Viết Thuận, Hệ thống thông tin quản lý, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội, 2008 [...]... và xử lý thông tin có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thông tin và hiệu quả khai thác thông tin Sự quá tải về thông tin, sự đa dạng về thông tin dẫn đến những khó khăn trong quá trình thu thập và xử lý Sự hạn chế về kỹ năng thu thập thông tin biểu hiện trên nhiều phương diện như thiếu kỹ năng lựa chọn phương pháp thu thập thông tin, kỹ năng triển khai áp dụng các phương pháp Việc xử lý thông tin sẽ... quyết 4.2 Kỹ năng xử lý thông tin theo quy trình 4.2.1 Tập hợp và hệ thống hoá thông tin theo từng vấn đề, lĩnh vực + Tóm tắt thông tin và phân loại thông tin theo các nhóm như thông tin kinh tế, thông tin chính trị- xã hội, thông tin quá khứ, hiện tại, thông tin dự báo… + Tóm tắt những thông tin cơ bản, những thông tin mới, thông tin có điểm khác biệt với những thông tin trước 4.2.2 Phân tích và kiểm... thông tin thu thập được có thể không phản ánh hết được bản chất của đối tượng, dẫn đến có thể nhận thức sai lệch về đối tượng Việc thiếu thông tin hữu ích dẫn đến quá trình xử lý thông tin khó tìm ra bản chất, ý nghĩa của thông tin Bởi lẽ, thông tin chỉ có ý nghĩa thống kê khi đạt đến một định mức nhất định 5.2 Hạn chế về năng lực và kỹ năng xử lý thông tin Hạn chế về năng lực và kỹ thu t thu thập và xử. .. các loại thông tin này cần chú ý, thông tin đóng góp có thể chỉ là thông tin một chiều, mang tính chủ quan nên cần tập hợp và đối chiếu thông tin với các nguồn thông tin khác Thông tin từ các cuộc họp cần thu thập thông tin đã được chính thức hoá trong văn bản làm cơ sở cho việc khai thác và sử dụng 3.3 Thiết lập hình thức và chế độ thu thập thông tin 3.3.1 Đọc và ghi chép Việc thu thập thông tin thứ... trong thông tin được cung cấp 4.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý thông tin Kết quả thu thập thông tin từ nghiên cứu tài liệu, số liệu thống kế, phỏng vấn, khảo sát tồn tại dưới hai dạng: - Thông tin định tính - Thông tin định lượng Để nâng cao hiệu quả xử lý thông tin, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình này ngày càng phổ biến Quá trình áp dụng công nghệ thông tin trong xử lý thông. .. nhiều thông tin vừa đòi hỏi thời gian vừa đòi hỏi nhiều nguồn lực và kỹ năng xử lý thông tin Trái ngược với sự quá tải về thông tin là tình trạng thiếu thông tin hữu ích Việc thiếu thông tin hữu ích dẫn đến để có thể có đủ thông tin cho quá trình giải quyết công việc cần phải tốn nhiều thời gian và nguồn lực hơn để thu thập Mặt khác, do thiếu thông tin hữu ích nên cho dù cố gắng thu thập thông tin thì thông. .. việc xử lý thông tin phải chú ý đến tính đầy đủ của thông tin Không thể xử lý thông tin có hiệu quả dựa trên thông tin một chiều, thông tin chưa đầy đủ Việc bảo đảm chất lượng nguồn thông tin sẽ bảo đảm cho quá trình xử lý thông tin có hiệu quả, nhận diện được bản chất của sự việc và đưa ra quyết định đúng đắn; - Thận trọng khi tham khảo, sử dụng với thông tin dự báo, thông tin từ nước ngoài, thông tin. .. nguồn từ đâu? - Thông tin có phản ánh về cùng một đối tượng hoặc về các đối tượng có đặc điểm tương đồng nhau không? - Thông tin được thu thập bằng kỹ thu t nào? Mức độ đáng tin cậy của các kỹ thu t thu thập thông tin? - Thông tin được thu thập ở quy mô nào? - Thời gian thu thập thông tin như thế nào? - Mức độ hoàn chỉnh, toàn diện của thông tin như thế nào? - Mức độ kiểm chứng của thông tin như thế nào?... lời vào phiếu thu thập thông tin hoặc câu trả lời được người hỏi ghi lại trên phiếu thu thập thông tin - Hiệu quả của phương pháp thu thập thông tin này phụ thu c rất lớn vào việc thiết kế một bảng hỏi chuẩn có khả năng đem lại cho người thu thập những thông tin đầy đủ, chính xác về đối tượng Mặt khác, một bảng hỏi được thiết kế chuẩn sẽ giúp cho việc tổng hợp, thống kê, xử lý các thông tin thu thập. .. thông tin bí mật phải tuân thủ chế độ bảo mật trong lưu trữ, tra cứu, sao chép 4.3 Các nguyên tắc xử lý thông tin - Thống nhất hài hòa, bổ sung, hoàn thiện ba loại thông tin (thông tin thu n và ngược chiều, thông tin khách quan, thông tin chức năng) , ba nguồn thông tin (được cơ quan, tổ chức có trách nhiệm cung cấp; thu thập từ tiếp xúc và khảo sát thực tế; thu thập được từ truyền thông đại chúng và ... trình xử lý thông tin khó tìm chất, ý nghĩa thông tin Bởi lẽ, thông tin có ý nghĩa thống kê đạt đến định mức định 5.2 Hạn chế lực kỹ xử lý thông tin Hạn chế lực kỹ thu t thu thập xử lý thông tin. .. thông tin Trên sở xác định nhu cầu thông tin, việc xác đinh kênh nguồn thu thập thông tin bước trình thu thập thông tin Ở đây, chủ thể thu thập thông tin cần xác định rõ thông tin thu thập từ... nguồn, kênh thông tin thứ cấp Thu thập thông tin tổng quan khứ Thu thập thông tin cập nhật cụ thể Thu thập thông tin chuyên sâu Tập hợp đánh giá kết thu thập - Thu thập thông tin tổng quan khứ: