I MỞ ĐẦU Mọi hoạt động công sở có mục tiêu định, nhiên việc đạt mục tiêu phụ thuộc nhiều vào yếu tố ảnh hưởng, mức độ trực tiếp lẫn gián tiếp, yếu tố bên tổ chức lẫn yếu tố bên Đó yếu tố nào? Và yếu tố có ảnh hưởng tổ chức, hoạt động công sở? Tìm hiều đề tài: “Phân tích yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức hoạt động công sở quan nhà nước” giúp hiểu rõ II NỘI DUNG Khái quát chung hoạt động tổ chức công sở 1.1 Khái niệm công sở Công sở tổ chức đặt quản lý trực tiếp nhà nước để tiến hành hoạt động, công việc chuyên ngành nhà nước; công sở có tư cách pháp nhân, điều chỉnh văn pháp luật nhằm tiến hành quản lý loại công việc hay loại dịch vụ công có tính chuyên ngành 1.2 Nội dung tổ chức hoạt động công sở: - Chia công việc thành nhiệm vụ cụ thể - Tập hợp nhiệm vụ có liên hệ với nhằm điều hành trật tự, thích hợp - Chọn lựa người thực - Sử dụng thẩm quyền đắn, hợp lý để điều hành phù hợp với công sở mục tiêu chung - Tạo điều kiện cần thiết để cán công chức hoàn thành nhiệm vụ ·- Đánh giá công việc, xác định mức độ hoàn thành để tiếp tục phát triển hay điều chỉnh cho hợp lý Các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức hoạt động công sở Có thể tập hợp yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức hoạt động công sở thành nhóm khác nhau, sử dụng tiêu chí khác Có thể có nhóm yếu tố khách quan nhóm yếu tố chủ quan Cũng yêu tố bên công sở yếu tố bên công sở Dù phân loại theo tiêu chí bản, yếu tố sau ảnh hưởng đến hiệu tổ chức hoạt động công sở: 2.1 Yếu tố người Để công sở hoạt động có hiệu quả, đạt mục tiêu chung phải dựa vào điều kiện, nguồn lực công sở Trong nguồn lực người nguồn lực vô quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hiệu làm việc công sở mục tiêu chung tổ chức, cán công chức nắm bắt tốt công việc công viêc tổ chức thực thuận lợi nhanh chóng Ngược lại có nhiều cán công chức phận khác không nắm rõ yêu cầu công việc thái độ đắn với công việc công việc quan gặp nhiều khó khăn Trong quan hành nhà nước nhiều cán chuyên môn không làm tốt công lập hồ sơ văn bản, ý thức tuân thủ quy trình chuyển giao văn công việc hàng ngày cách đầy đủ, công việc kiểm tra hoạt động phận khác gặp nhiều khó khăn 2.2 Yếu tố môi trường Công sở hoạt động đạt hiệu cao tạo điều kiện thuận lợi môi trường mà tồn Môi trường làm việc yếu tố xung quanh, yếu tố mà diễn hoạt động lao động cán bộ, công chức công sở Căn vào yếu tố tác động môi trường làm việc công sở bao gồm môi trường làm việc bên công sở môi trường làm việc bên công sở Thứ nhất, môi trường làm việc bên tác động đến tổ chức hoạt động công sở Môi trường bên yếu tố xung quan công sở; bao gồm môi trường tự nhiên, văn hóa - xã hội, kinh tế, trị Tất yếu tố ảnh hưởng cách mạnh mẽ đến tổ chức hoạt động công sở Cụ thể sau: - Môi trường tự nhiên :Môi trường tự nhiên bao gồm đất đai, vị trí địa lý, khí hậu, khung cảnh làm việc cán công chức Môi trường tự nhiên có ảnh hưởng cao, kèm theo đòi hỏi cao: Vị trí khung cảnh nơi làm việc cán công chức bao gồm yếu tố nghỉ ngơi, giải trí, làm việc ảnh hưởng đến tâm lý, thể trạng, thể lực suất lao động cán công chức Nếu bố trí nơi làm việc cán công chức không hợp lý suất lao động tổ chức bị hạn chế ngược lại nơi làm việc công chức, nhân viên nhà nước bố trí hợp lý kích thích tinh thần thái độ làm việc cán công chức Làm cho công chức gắn bó với công sở - Môi trường xã hội :Môi trường xã hội yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng hiệu làm việc cán công chức công sở, yếu tố môi trường xã hội bao gồm: Yếu tố xã hội : trình giao dịch công sở với công dân quan hệ xã hội phát sinh ngày phong phú thêm, người dân ngày có hội để đóng góp nhiều cho nhà nước, cán công chức gọi công bộc nhân dân, người phục vụ cho nhân dân, tạo niềm tin cho nhân dân Đồng thời trình hoạt động công sở cán công chức người thực trực tiếp giao dịch với người dân, giải vấn đề phát sinh đời sống nhân dân hoạt động nhân dân với công sở Yếu tố văn hóa : văn hóa công sở xuất phát từ vai trò quan hành nhà nước đời sống xã hội hoạt động máy nhà nước Như văn hóa quan hành kể đến khía cạnh sau: Quan hệ cán công chức với thực công việc, cán chuẩn mực xử sự, nghi thức giao tiếp, phương thức giải mâu thuẫn nhân viên, ý thức chấp hành kỷ luật cán công sở, ý thức lãnh đạo điều hành quan hành chính… - Môi trường pháp lý : Đề cập tới vấn đề trước hết cần nói đến pháp luật, tức quy đinh pháp luật liên quan đến cán công chức Mỗi ngành nghề có văn pháp luật điều chỉnh riêng Những quy định mang tính chất pháp lý điều chỉnh, quy định định hướng hoạt động cán công chức tuân thủ theo quy định Hiến pháp Pháp luật Ảnh hưởng môi trường pháp lý đến cán công chức văn quy phạm pháp luật quy định: Quyền nghĩa vụ người giữ chức vụ quan nhà nước; Quan hệ công tác, phối hợp quan giải công việc (quan hệ người bên người bên ngoài); Đề yêu cầu, tiêu chuẩn để đánh giá, xếp loại cán công chức Như yếu tố pháp lý khung chuẩn để cán công chức dựa vào mà xác định việc cần phải làm khuôn khổ pháp luật cho phép, đồng thời xác đinh không làm Là trọng tài để phân xử nảy sinh nội công sở từ đảm bảo tính khách quan, minh bạch rõ ràng, vừa cao hiệu làm việc cán công chức, vừa tránh tâm lý ghen tị, bất hòa cán công chức với - Môi trường trị : Đây quan điểm, tư tưởng trị quan hành Bản chất vấn đề trị vấn đề quyền lực, vấn đề lợi ích Ngoài lợi ích, mục tiêu chung công sở, phận, nhóm, cán công chức có cầu thỏa mãn riêng Nhu cầu cá nhân cán công chức công sở đòi hỏi lợi ích cần thiết vật chất tinh thần, phục vụ cho cán công chức làm việc Như vậy, quan hành tồn nhiều quan điểm trị khác nhóm lợi ích khác gắn với quyền lực Tương xứng với nhiệm vụ, chức có quyền lực tương ứng để thực nhiệm Vì họ có xu hướng lạm dụng quyền lực, mâu thuẫn, bất đồng xuất tổ chức chuyển biến không tốt xuất tổ chức Có thể thấy rằng, môi trường trị ổn định đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng đến hiệu hoạt động cán công chức Vì vậy, ta cần biết cách hạn chế khắc phục tác động xấu, phát huy mặt tích cực, tạo thống tư tưởng, quán hành động, góp phần giải tỏa mối mâu thuẫn tổ chức, xoa dịu mối hiềm khích quan Tạo bầu khí vui vẻ, thân thiện quan, gúp cán công chức làm việc hiệu - Môi trường kinh tế :Các quan hành có trụ sở vùng kinh tế phát triển phát triển công sở ỏ vùng có kinh tế phát triển hơn, nên hiệu làm việc cán công chức vùng có kinh tế phát triển cao so với nơi khác Cán công chức vùng kình tế phát triển nắm bắt nhiều thông tin hơn, họ nhạy bén công việc, yêu cầu công việc bắt bược họ phải có bước chuẩn bị kỹ hơn, tâm lý làm việc cán công chức thay đổi theo, mức độ cạnh tranh công việc cao Ngược lại cán công chức vùng sâu vùng xa có điều kiện tiếp cận với thông tin hơn, mức độ cạnh tranh công việc giảm Thứ hai, ảnh hưởng môi trường bên đến tổ chức hoạt động công sở Nói đến môi trường bên công sở ta nói đến mối quan hệ nhân lực công sở với nhau, nói đến chế vận hành, điều hành, huy hoạt động công sở Cụ thể là: - Các mối quan hệ nội công sở Mối quan hệ nội quan giải tác động lớn tới hiệu hoạt động công sở Mối quan hệ thuận lợi công sở, đảm bảo phối hợp giải công việc nhanh hiệu cao Trong quan trọng quan hệ lãnh đạo nhân viên Nếu người lãnh đạo có quan hệ tốt với cán quan có lực chuyên môn tốt họ thuận lợi việc tập hợp quần chúng mà không cần sử dụng nhiều đến quyền lực thức giao Khi công việc tiến hành hiệu Ngược lại, người lãnh đạo phải dựa vào quyền lực để buộc người khác làm việc theo ý muốn công việc không thành công, sụ ép buộc thuận lợi Bởi vì, ép buộc mà tinh thần tự giác hiệu công việc thường không cao Bên cạnh đó, người lãnh đạo cần thường xuyên tìm hiểu nhu cầu, đòi hỏi cần thiết cho nhân viên, tạo niềm tin, quan tâm lãnh đạo; từ thiết lập mối quan hệ tốt đẹp nhà quản lý với nhân viên, giúp cho nhân viên thấy vai trò tổ chức, từ họ cảm thấy muốn gắn bó với quan công sở hơn, từ thúc đẩy việc giải công việc, hiệu hoạt động cán công chức, viên chức tốt - Quyền lực vai trò người lãnh đạo: Người quản lý, lãnh đạo đóng vai trò không phần quan trọng hiệu hoạt động cán công chức, viên chức Tuy nhiên, quyền lực lớn mà sử dụng vào tình không thích hợp không mang lại hiệu mong muốn, chí dẫn đến hậu không tốt Vì thế, người quản lý định điều hành, đạo kịp thời, xác góp phần cho cán công chức, viên chức làm việc hợp lý, nhanh xác Năng lực trình độ, phẩm chất chuyên môn cán công chức trình giải công việc góp phần cho cán công chức học hỏi, trao dồi kinh nghiệm trình giải công việc, nhờ hiệu công việc cao Không thế, phẩm chất đạo đức trị người lãnh đạo chỗ dựa tinh thần, hướng người cán công chức, viên chức tuân theo thực trình giải công việc Và khả điều tiết mối quan hệ, lãnh đạo huy, định điều hành, phong cách lãnh đạo tốt hay xấu, định khả làm việc cán công chức người lãnh đạo điều tiết tốt hiệu hoạt động cán công chức, viên chức cao ngược lại - Sự khuyến khích vật chất, khen thưởng: Một sách, biện pháp công sở để kích thích người cán công chức, viên chức hăng say thi đua làm việc sách vật chất, khen thưởng Công sở tìm người lao động tốt, hiệu cao tới hoạt động quan hoàn thành nhiệm vụ giao, trao thưởng vật chất hình thức khác nhau, đảm bảo người có công thưởng, nhờ kích thích người cán công chức, viên chức hăng say làm việc nâng cao hiệu công việc Bảo đảm khen thưởng nghiêm, khách quan, kịp thời công khai hóa, người, thành tích…tạo điều kiện kích thích cán công chức, viên chức đạt hiệu công việc cao, từ thấy gắn bó với quan, công sở - Các quy chế làm việc: Quy chế làm việc văn quy định cụ thể quyền nghĩa vụ người giữ chức vụ phải làm, quan hệ làm việc quan giải công việc, trách nhiệm cán công chức, viên chức, phối hợp để đạt hiệu cao Các quy chế có đề yêu cầu, tiêu chuẩn đánh giá, quan hệ quan, trách nhiệm cán công chức, cụ thể xác, khách quan, kích thích cán công chức, viên chức làm việc đạt hiệu cao Đồng thời, quy định cụ thể, phù hợp thực tế yêu cầu công việc, thẩm quyền giao dẫn đến hiệu công việc cao 2.3 Yếu tố điều kiện làm việc, phương tiện làm việc công sở Thứ nhất, điều kiện làm việc: Điều kiện làm việc công sở hiểu yếu tố vật chất tác động đến nhân lực công sở, tác động đến hoạt động lao động cán bộ, công chức công sở Cụ thể khung cảnh làm việc cách bố trí, xếp phận làm việc công sở có ảnh hưởng lớn đến hiệu làm việc cán công chức công sở Khung cảnh làm việc cách bố trí nơi làm việc, môi trường thiết bị sử dụng công sở tạo nên Khung cảnh nơi làm việc với điều kiện nghỉ ngơi, giải trí luôn ảnh hưởng đến tình trạng thể lực, tâm lý hiệu suất lao động cán bộ, công chức Nếu bố trí nơi làm việc không hợp lý, phương tiện làm việc không đầy đủ chắn suất lao động bị giảm sút, cán nhanh chóng mệt mỏi chán nản với công việc, gây tình trạng thiếu gắn bó với công sở Bố trí xếp phận làm việc công sở sở để tạo điều kiện cho cán làm việc tốt Nếu phòng làm việc bố trí không hợp lý suất lao động quan bị hạn chế Để thực tốt nhiệm vụ tổ chức xếp nơi làm việc công sở, cầm tính đến cường độ lao động cán bộ, quan hệ tính chất công việc giao cho người, phận Trên thực tế, có nhiều trường hợp làm việc phòng có nhiều người thuận lợi, có trường hợp ngược lại Vì cần có nghiên cứu cân nhắc lựa chọn phương án bố trí chỗ làm việc cho thích hợp với loại công việc Ngoài việc bố trí nơi làm việc rộng rãi, đủ ánh sáng, yên tĩnh, môi trường lành thiết bị sử dụng công sở đầy đủ, phù hợp… góp phần đáng kể đến thành công công sở Thứ hai, phương tiện làm việc Phương tiện làm việc khái niệm tất yếu tố vật chất, trang thiệt bị làm việc, phương tiện làm việc để trợ giúp thay cho lao động thủ công nguồn nhân lực công sở Yếu tố tạo môi trường làm việc văn hóa hiệu Các thiết bị phục vụ cho tổ chức hoạt động công sở thiết bị soạn thảo văn bản; thiết bị nhân hàng loạt; thiết bị bảo quản tìm kiếm văn Ngày với phát triển nhân loại, đặc biệt tiến khoa học kĩ thuật cho đời nhiều loại máy móc như: Máy đánh chữ, máy vi tính, máy chụp, máy điện tử, fax, máy photocopy, loại máy in…để phục vụ cho việc giải công việc người nhanh chóng, xác, đáp ứng yêu cầu ngày cao xã hội Như vậy, phương tiện làm việc yếu tố quan trọng giúp nhà lãnh đạo, quản lý hoàn thành tốt công tác quản lý; giúp cán công chức nâng cao suất lao động, hoàn thành yêu cầu công việc giao; giúp cán công chức giữ gìn sức khỏe, chống lại mệt mỏi công việc hàng ngày; giảm thiểu chi phí, tiết kiệm thời gian, giảm hao tổn sức lực lao động; tạo linh hoạt công việc, sử dụng thiết bị; chống lại ỷ lại, khuyến khích người cán công chức hăng say lao động, sáng tạo công việc 2.4 Yếu tố công việc Yêu cầu cụ thể công việc cao hay thấp, đòi hỏi trình độ giải công việc phù hợp với trình độ, lực cán công chức, viên chức làm việc đạt hiệu cao Công việc tốt, hiệu lớn góp phần giúp cho cán công chức, viên chức có tâm lý làm việc Công việc đòi hỏi trình độ vừa phải, mang tính chuyên môn hóa đặt yêu cầu giải công việc cho hiệu Vì tìm người cán công chức, viên chức phù hợp giải công việc nhanh hiệu 3 Nhận xét ảnh hưởng yếu tố đến tổ chức hoạt động công sở Qua phân tích đưa số nhận xét sau: Một là, yếu tố yếu tố người (bao gồm nhà quản lý, cán bộ, công chức, nhân viên công dân tổ chức đối tác công sở) yếu tố mang tính định Nó định việc thời kịp thời nắm bắt, nguy vấn đề kịp thời phát hiện; định chiến lược bước cụ thể để tận dụng thời cơ, hạn chế nguy cơ, phòng ngừa rủi ro sai lầm Nói cách khác, định truyền thống khứ tiếp nối, sai lầm khứ tránh bị lặp lại hội tương lại nghênh đón tận dụng tốt phát triển công sở, thành viên công sở lợi ích công dân Hai là, nhìn nhận yếu tố với tư cách yếu tố tác động, chí định hiệu trình điều hành công sở, ta bỏ qua thực tế chúng đồng thời sản phẩm, kết hiệu điều hành công sở Nói cách khác, có mối quan hệ biện chứng hai yếu tố Ba là, qua ảnh hưởng ta đưa mục đích, yêu cầu cho tổ chức hoạt động công sở Đó là: - Không ngừng nâng cao hiệu lực hiệu hoạt động công sở: Cần có môi trường tốt, tâm lý thoải mái; vị trí làm việc bố trí hợp lý; lọai công việc có thiết bị, phương tiện thích hợp, sử dụng đắn - Công sở cần chấp hành pháp luật: Công sở hoạt động theo quy chế tạo ổn định phát triển công sở, điều kiện để đánh giá cán bộ, công chức sở - Công sở phải có khả phát triển bền vững: Mở rộng hoạt động củng cố mối quan hệ công sở - Công sở phải đại hoá, hoạt động khoa học, góp phần nâng cao trình độ lãnh đạo III KẾT LUẬN Tóm lại, qua phân tích cho nhận biết yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức hoạt động công sở quan nhà nước Điều giúp ích nhiều cho việc điều hành tổ chức hoạt động công sở MỤC LỤC