Đang tải... (xem toàn văn)
Đề cương ôn tập và giải môn kỹ năng giao tiếp theo giáo trình Trường ĐH Công Nghiệp Tp.HCM. 20152016 Gồm các câu hỏi ôn tập: 1. Khái niệm, vai trò của giao tiếp và kỹ năng giao tiếp 2. Cấu trúc của quá trình giao tiếp 3. Nguyên tắc và phong cách giao tiếp 4. Kỹ năng lắng nghe 5. Kỹ năng sử dụng các phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ 6. Kỹ năng đặt và trả lời câu hỏi 7. Kỹ năng xã giao thông thường 8. Kỹ năng giao tiếp trong nội bộ tổ chức 9. Khái niệm nhóm, phân loại, giai đoạn phát triển nhóm, ý nghĩa làm việc nhóm. 10. Kỹ năng tổ chức nhóm 11. Kỹ năng phối hợp làm việc nhóm hiệu quả 12. Kỹ năng xử lý mâu thuẫn
ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP THI CUỐI KỲ MÔN KỸ NĂNG GIAO TIẾP 10 11 12 Khái niệm, vai trò giao tiếp kỹ giao tiếp Cấu trúc trình giao tiếp Nguyên tắc phong cách giao tiếp Kỹ lắng nghe Kỹ sử dụng phương tiện ngôn ngữ phi ngôn ngữ Kỹ đặt trả lời câu hỏi Kỹ xã giao thông thường Kỹ giao tiếp nội tổ chức Khái niệm nhóm, phân loại, giai đoạn phát triển nhóm, ý nghĩa làm việc nhóm Kỹ tổ chức nhóm Kỹ phối hợp làm việc nhóm hiệu Kỹ xử lý mâu thuẫn CÂU 1: KHÁI NIỆM, VAI TRÒ CỦA GIAO TIẾP VÀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP ? a/ Giao tiếp - Khái niệm: Giao tiếp hoạt động xác lập vận hành mối quan hệ xã hội người người, người yếu tố xã hội nhằm thỏa mãn nhu cầu định - Vai trò: • • • • Giao tiếp nhu cầu đặc trưng người, điều kiện đảm bảo sống bình thường người Giao tiếp giúp người tiếp thu kinh nghiệm xã hội lịch sử biến thành kinh nghiệm cá nhân Giao tiếp sử dụng ngôn ngữ làm phương tiện, giao tiếp làm ngôn ngữ phát triển Giao tiếp điều kiện để thực hoạt động b/ Kỹ giao tiếp - Khái niệm: Kỹ giao tiếp khả nhận thức nhanh chóng biểu bên biểu tâm lý bên đối tượng thân chủ thể giao tiếp; khả sử dụng hợp lý phương tiện ngôn ngữ phi ngôn ngữ; biết cách tổ chức điều chỉnh, điều khiển trình giao tiếp nhằm đạt mục đích giao tiếp - Kỹ giao tiếp hình thành qua đường: • • • Những thói quen ứng xử xây dựng gia đình Do vốn kinh nghiệm cá nhân qua tiếp xúc với người mối quan hệ xã hội Rèn luyện môi trường qua lần thực hành giao tiếp CÂU 2: CẤU TRÚC CỦA QUÁ TRÌNH GIAO TIẾP ? Gồm trình liên quan chặt chẽ với nhau: truyền thông, nhận thức tác động qua lại lẫn a/ Truyền thông giao tiếp: Được biểu chỗ giao tiếp người trao đổi thông tin với nhau, diễn hai cấp độ: cá nhân tổ chức - Mô hình truyền thông Phản hồi Ý nghĩ -> Mã hóa Thông điệp Tiếp nhận -> Giải mã Người phát Kênh Người nhận Nhiễu Một người muốn chuyển hóa thông điệp cho người khác phải mã hóa ý nghĩ Mã hóa: Quá trình chuyển từ ý nghĩa sang lời nói, chữ viết hay dấu hiệu, ký hiệu phương tiện phi ngôn ngữ khác Thông điệp( Những ý nghĩ mã hóa) phát kênh truyền thông: Lời nói, thông báo, điện thoại, thư từ, fax,… Người nghe nhận thông điệp số tất giác quan giải mã Giải mã: Không phải trình đơn giản Người nhận tín hiệu cho người phát biết thông điệp nhận Nhiễu: Sự khác biệt văn hóa, môi trường truyền thông không tốt, trình mã hóa bị lỗi, kênh hoạt động không hiệu quả.,các yếu tố tâm lý người phát người nhận: Không tập trung, nóng vội, thành kiến, tâm trạng, ….-> Làm ảnh hưởng đến hiệu trình truyền thông - Truyền thông hai cá nhân: Đây trình phát nhận thông tin hai người với nhau, hiệu phụ thuộc vào người phát người nhận nhiều yếu tố khác • - Với người phát Muốn truyền thông tin có hiệu trước tiên người phát phải nhằm vào vấn đề: What? : Truyền gì? Why? : Tại phải truyền thông tin đó? Who? : Đối tượng giao tiếp ai? When? : Lúc bắt đầu truyền tin? Where? : Truyền thông tin đến nơi nào? Tại đâu? How? : Truyền thông tin hình thức nào? Bằng cách nào? -> Hiệu - Khi truyền thông phải tìm hiểu kỹ nhu cầu,quyền lợi trình độ người nhận Ngoài ra, phải truyền thông tin rõ ràng, dứt khoát, dễ hiểu, phải tạo tâm lý thoải mái, hào hứng đối tượng nhận tin Đồng thời, phải lượng giá truyền thông theo dõi phản hồi từ đối tượng • Với người nhận - Trong giao tiếp điều quan trọng biết nghe biết nói, phải biết tiếp nhận đối tác nói để phản ứng cho đắn Khi nhận tin nên áp dụng vấn đề: What?: Họ nói gì? Vấn đề gì? Why?: Vì nhu cầu, quyền lợi, động thúc đẩy nào? Who?: Đối tượng giao tiếp ai? Thành phần? Giai cấp? Địa vị?,… When?: Họ nêu ý kiến, khiếu nại, phản đối sau bao lâu? Where?: Phản ứng họ xuất phát từ đâu? Họ nói đâu? How?: Họ phản ứng hình thức nào? Phương cách nào? - Trong tiếp nhận thông tin cần phải tìm hiểu kỹ thái độ tình cảm người gửi Đặt vào hoàn cảnh người nói để tìm hiểu xem họ nói với thái độ nào? Xây dựng hay đả phá? Đồng thời, cần phải gạt bỏ mặc cảm, thành kiến, cần làm chủ kiềm chế cảm xúc - Truyền thông tổ chức • Truyền thông thức: quy định, đóng vai trò quan trọng tổ chức, thị, yêu cầu người lãnh đạo truyền xuống để thi hành, đồng thời, kiến nghị đề xuất cấp chuyển lên cho lãnh đạo xem xét • Truyền thông không thức: người phát thông điệp với tư cách cá nhân, không thay mặt cho hay đại diện cho cách thức, hình thức truyền thông nhanh có hiệu b/ Nhận thức giao tiếp: Có nhận thức,tìm hiểu người khác nhận thức thân + Nhận thức người khác: Các yếu tố ảnh hưởng: • Chủ thể nhận thức Ví dụ: Cùng anh A, anh A tốt người khác anh A xấu không tốt,… • Đối tượng nhận thức: tìm hiểu đặc điểm đối tượng giao tiếp, xây dựng nên hình ảnh đối tượng giao tiếp trí nhớ Ví dụ: A ăn mặc gọn gàng, lịch -> muốn nói chuyện, muốn làm quen anh B ăn mặc luộm thuộm… Người có khuôn mặt đẹp lúc người ta có ấn tượng người không đẹp,… • Bối cảnh giao tiếp Ví dụ: A mang đồ thật đẹp, sang trọng trang điểm thật xinh đám cưới, dự hội Nhưng A mang để học ta thấy khõ chịu… + Nhận thức thân: Là trình mà xây dựng cho khái niệm hay hình ảnh thân, thông qua giao tiếp tự đánh giá thân mình, tự hoàn thiện Ví dụ: Bạn nghĩ bạn người lịch sự, bạn giao tiếp bạn nói chuyện lịch tế nhị Nhưng bạn nghĩ bạn bạn sống thật với thân, thật với cảm xúc bạn nghĩ nói Điều dẫn đến đôi lúc bạn nói không hay… + Cửa sổ Johari mối quan hệ nhận thức tự nhận thức Cửa sổ Johari gồm: - Khu vực 1: CHUNG: Những biết người khác biết - Khu vực 2: MÙ : Chúng ta mình, người khác lại biết - Khu vực 3: RIÊNG: Những mà biết người khác - Khu vực 4: KHÔNG NHẬN BIẾT: Những mà người khác không nhận biết • Sự phản hồi: Là xu hướng mà người khác sẵn sàng chia sẻ suy nghĩ, đánh giá họ • Sự cởi mở: Chúng ta sẳn sàng chia sẻ suy nghĩ, tình cảm, ước muốn, niềm tin phẩm chất tâm lý khác với người khác c/ Ảnh hưởng tác động qua lại giao tiếp Giao tiếp trình tác động qua lại, ảnh hưởng lẫn Được diễn nhiều hình thức: • Lây lan tâm lý: Là chuyển tải cảm xúc từ người sang người khác cấp độ tâm sinh lý nằm tác động ý thức Ví dụ: Tập thể làm việc đó, cần người chán nản, nói ngang ngáp vặt gây cho người khác chán nản theo Hoặc người có tâm trạng xấu làm cho người khác ảnh hưởng • Ám thị giao tiếp: Là dùng lời nói, việc làm, cử chỉ, đồ vật tác động vào người hay nhóm người làm cho họ tiếp nhận thông tin thiếu kiểm tra, phê phán Ví dụ: Trong kinh doanh, ám thị thường sử dụng qua tác động quảng cáo: Lặp lặp lại câu nói hay hình ảnh… • Hiện tượng áp lực nhóm, phụ thuộc: - - Đặc điểm tâm lý cá nhân chịu áp lực nhóm - Đặc điểm nhóm: quy mô, mức độ thống nhóm … - Mối quan hệ cá nhân với nhóm: - Hoàn cảnh: tính chất nhiệm vụ, quan tâm cá nhân đến nhóm … Ví dụ: Trong họp thường theo nguyên tắc bán Tức nhiều thành viên đồng ý ý kiến hay vấn đề -> Các thành viên khác phải chấp nhận theo ý kiến đó… • Bắt chước: Là mô phỏng, lặp lại hành vi, cách ứng xử, cử chỉ, điệu bộ, cách suy nghĩ người khác Ví dụ: Trẻ em thường hay bắt chước cách xử định người lớn, a dua theo cách ăn mặc bạn bè,… • Thuyết phục • Truyền đạt thông tin, nhận thức tác đông lẫn Ba trình thống hoạt động giao tiếp, chúng tác động qua lại, phụ thuộc lẫn CÂU 3: NGUYÊN TẮC VÀ PHONG CÁCH GIAO TIẾP ? - Nguyên tắc giao tiếp: Là hệ thống quy tắc đạo, định hướng thái độ hành vi người tiếp xúc với nhau, đồng thời đạo việc lựa chọn phương thức phương tiện giao tiếp người • Tôn trọng đối tượng giao tiếp: tôn trọng tất có nhau, không ép buộc áp đặt • Có thiện chí giao tiếp: Luôn có ý muốn tốt, nghĩ điều tốt làm điều tốt cho người khác Thiện chí giao tiếp thể phẩm chất đạo đức người quan hệ với người khác • Đồng cảm giao tiếp: Cảm thông với đối tượng giao tiếp, người có vị thấp Biết đặt vào vị trí đối tượng giao tiếp, biết sống niềm vui nỗi buồn họ để rung cảm, suy nghĩ với đối tượng giao tiếp nhằm tạo đồng điệu giao tiếp - Phong cách giao tiếp: Là hệ thống lời nói, cử chỉ, điệu động tác, ứng xử tương đối ổn định người nhóm người giao tiếp Có đặc trưng bản: + Tính ổn định + Tính chuẩn mực + Tính linh hoạt • Phong cách giao tiếp dân chủ Biểu hiện: Bình đẳng, gần gủi, thoải mái Tôn trọng đối tượng giao tiếp, ý đến đặc điểm tâm lý cá nhân họ Lắng nghe đối tượng giao tiếp Ưu điểm: Làm cho đối tượng giao tiếp cảm thấy thoải mái, yên tâm, tự tin, giúp họ phát huy tính độc lập,chủ động sáng tạo công việc Người có phong cách dân chủ thường người yêu mến , kính trọng, tin tưởng Nhựơc điểm: Phải có nguyên tắc, không xóa nhòa ranh giới người với người khác giao tiếp Trong trường hợp ngược lại dẫn đến tình trạng “ dân chủ trớn” • Phong cách giao tiếp độc đoán Biểu hiện: Đề cao nguyên tắc, đòi hỏi ranh giới phải tôn trọng, hành động cách cứng nhắc, kiên Đánh giá ứng xử cách đơn phương, chiều, xuất phát từ ý Nhược điểm: Ở tổ chức nhà lãnh đạo người có phong cách độc đoán, tính tích cực, chủ động, sáng tạo nhân viên thường khó phát huy Ưu điểm: Nếu hoàn cảnh phức tạp, khẩn cấp,đòi hỏi người đoán, dám chịu trách nhiệm phong cách thường phát huy tác dụng • Phong cách giao tiếp tự Biểu hiện: Hành vi, lời nói, ứng xử, thái độ bị chi phối nhiều tâm trạng, cảm xúc tình -> Các nguyên tắc, chuẩn mực nhiều bị coi nhẹ Mục đích, nội dung đối tượng giao tiếp thường dễ dàng thay đổi Quan hệ giao tiếp rộng hời hợt, không sâu sắc Ưu điểm Làm cho đối tượng cảm thấy thoải mái, tôn trọng -> Phát huy tính tích cực họ Đặc biệt với người có ý thức tự giác cao Nhược điểm Dễ bị người khác coi thường, dễ bị đánh giá thiếu đứng đắn thiếu nghiêm túc CÂU 4: KỸ NĂNG LẮNG NGHE ? - Lắng nghe: Là hành vi nghe chăm chú, sử dụng tai, trí óc, kỹ năng, giải thích phân tích để chọn lọc, nghe cố gắng hiểu thông tin người nói, tiến trình chủ động cần thời gian nổ lực - Vai trò: • Thỏa mãn nhu cầu đối tượng • Thu thập nhiều thông tin • Tạo mối quan hệ tốt đẹp với người khác • Tìm hiểu người khác cách tố • Giúp người khác có lắng nghe có hiệu • Giải nhiều vấn đề - Các kiểu lắng nghe • Lắng nghe tập trung cao • Lắng nghe có chủ ý • Lắng nghe để thu thập thông tin • Lắng nghe để giải vấn đề • Lắng nghe để thấu cảm: tự đặt vào vị trí, tình cảnh người khác để hiểu họ có cảm nghĩ - Các cấp độ lắng nghe • Lờ người khác, không nghe • Giả vờ nghe để làm cho người khác an tâm • Nghe có chọn lọc • Chăm nghe tập trung ý • Nghe thấu cảm - Các trở ngại việc lắng nghe có hiệu • Tốc độ suy nghĩ - • Sự phức tạp vấn đề • Do không tập luyện • Thiếu quan tâm kiên nhẫn • Thiếu quan sát mắt • Những thành kiến tiêu cực • Uy tín người nói • Do thói quen xấu lắng nghe: Giả ý, hay cắt ngang, đoán trước thông điệp, nghe cách máy móc, buông trôi ý Kỹ cần thiết lắng nghe thấu cảm + Kỹ biểu lộ quan tâm + Kỹ gợi mở + Kỹ phản ánh CÂU 5: KỸ NĂNG SỬ DỤNG CÁC PHƯƠNG TIỆN NGÔN NGỮ VÀ PHI NGÔN NGỮ ? a/ Giao tiếp ngôn ngữ: + Là tiếp xúc, trao đổi thông tin người với người thông qua nói viết + Là hình thức giao tiếp đặc trưng hệ thống giao tiếp xã hội + Được thể thông qua ngôn ngữ nói ngôn ngữ viết - Ngôn ngữ nói : Là ngôn ngữ hướng vào người khác, biểu âm cảm nhận thính giác nhằm đạt mục đích, ý đồ riêng cá nhân hay nhóm - Ngôn ngữ viết: Là ngôn ngữ nhằm hướng vào người khác, biểu đạt chữ viết thu nhận thị giác - Chức giao tiếp ngôn ngữ • Thông báo: truyền đạt thông tin vật tượng, trạng thái tâm lý, ý muốn • Diễn cảm: truyền đạt thông tin bộc lộ quan hệ cảm xúc, thái độ,… chủ thể giao tiếp • Tác động: thể mức độ phụ thuộc ảnh hưởng lẫn chủ thể trình giao tiếp - Các yếu tố tác động đến giao tiếp ngôn ngữ: + Nội dung ngôn ngữ + Tính chất ngôn ngữ + Điệu nói - Nguyên tắc giao tiếp: + Lời nói phải vai, phù hợp với trình độ người nghe + Nội dung cần truyền đạt phải rõ ràng, mạch lạc, tránh dùng từ có nhiều nghĩa, không nên dùng từ, câu thừa + Cách nói phải khéo léo, tế nhị b/ Giao tiếp phi ngôn ngữ: Là giao tiếp thể thông qua vận động thể cử chỉ, tư thế, nét mặt, giọng nói; thông qua cách trang phục tạo khoảng không gian định giao tiếp - Gồm, + Giao tiếp thông qua thị giác (tiếp nhận thông tin thông qua nét mặt ánh mắt nụ cười, ); +Giao tiếp thông qua thính giác (tiếp nhận thông tin qua giọng nói, âm thanh, ); +Giao tiếp thông qua khứu giác (các mùi hương môi trường giao tiếp); +Giao tiếp thông qua xúc giác (bắt tay đụng chạm ôm hôn, ); +Giao tiếp thông qua vị giác (văn hóa ẩm thực, ) - Mục đích: + Không chủ định (biểu mang tính năng, theo phản xạ, tự động diễn kiểm soát ý chí) + Có chủ định (biểu hành vi có mục đích với cố gắng ý chí) - Đặc điểm: + Luôn tồn giao tiếp cách có ý thức lẫn vô thức + Phụ thuộc vào khung cảnh giao tiếp: Thời điểm, thời tiết, không gian, bối cảnh chung quanh,… + Mang tính đa nghĩa + Chịu chi phối chặt chẽ đặc trưng văn hóa + Có khác biệt giữ nam nữ -Vai trò + Hỗ trợ, thay lời nói + Tạo nên sinh động, hút giao tiếp + Có khả gởi thông điệp tế nhị + Nếu sử dụng phù hợp, cách tạo cho chủ thể duyên dáng, đáng yêu, gây thiện cảm gần gũi giao tiếp • Bên cạnh việc giao tiếp lời nói, chữ viết, ngôn ngữ không lời góp phàn đắt lực việc truyền tải tiếp nhận thông tin -Chức + Biểu trạng thái cảm xúc thời + Biểu đặc trưng cá nhân 6.KỸ NĂNG ĐẶT VÀ TRẢ LỜI CÂU HỎI? a/ Kỹ đặt câu hỏi: Là khả đưa câu hỏi xác, thích hợp với mục đích, nội dung, đối tượng hoàn cảnh giao tiếp - Các loại câu hỏi + Loại 1: Câu hỏi có cấu trúc chặt chẽ, kết cấu cao Câu hỏi có cấu trúc cao bao gồm: • • • • Câu hỏi hẹp: nhằm thu hẹp vấn đề để tranh thủ thông tin xác, ngắn gọn Câu hỏi trực tiếp: Tức hỏi thẳng vấn dề mà cần tìm hiểu Câu hỏi gián tiếp: Tức hỏi vấn đề để suy vấn đề cần tìm hiểu Câu hỏi chặn đầu: Tức đưa câu hỏi thực chất giăng bẫy để đối tượng phải thừa nhận vấn đề mà cần tìm hiểu + Loại 2: Câu hỏi có cấu trúc thấp, lỏng lẻo • • • • Câu hỏi gợi mở: Là giới thiệu chút đề tài không gợi ý nội dung câu trả lời Câu hỏi chuyển tiếp: câu hỏi bắt đầu với chữ “ còn” để chuyển sang đề tài khác Câu hỏi yêu cầu làm rõ vấn đề: lập lại từ cuối câu trả lời đối tượng để biết rõ vấn đề Câu hỏi tóm lược ý: Sau nghe xong câu trả lời đối tượng, bạn tóm tắt ý bạn hiểu điều muốn nói - Kỹ đặt câu hỏi có hiệu • • • • Không đặt câu hỏi trả lời không, trừ điều cần Đặt câu hỏi yêu cầu trả lời số liệu giải pháp Ngữ điệu câu hỏi trung tính thái độ hỏi bình tĩnh Muốn lấy thông tin khó moi, đặt loạt câu hỏi mềm mỏng trước sau ta đặt câu hỏi b/ Kỹ trả lời câu hỏi: Là khả đưa trả lời rõ ràng, xác, thích hợp với mục đích, nội dung, đối tượng hoàn cảnh giao tiếp - Vai trò trả lời câu hỏi • • • Trả lời câu hỏi để cung cấp cho đối tác thông tin mà họ cần Bày tỏ quan điểm mong muốn ta đối tác Xem xét biểu thái độ đối tác - Những yếu tố dẫn tới thất bại trả lời câu hỏi • • • • Tiêu chuẩn giá trị người truyền đạt người nghe Người nghe địa phương khác nhau, quốc gia khác Phương pháp truyền đạt làm cho thông tin sai Môi trường diễn truyền đạt - Những qui tắc làm cho câu trả lời hiệu • • • • • • • • Cung cấp thông tin hiệu Gây ấn tượng Đưa nội dung liên quan Xác định điều không đáng phải trả lời Không nên trả lời hết vấn đề hỏi Giảm bớt hội để đối phương hỏi đến Đừng trả lời dễ dàng Không nên để rơi vào tình đối địch trực tiếp với đối tác tình đối thoại -Những lỗi trả lời • • • • • • • Nói nhỏ Trả lời với đầu óc thiếu minh mẫn Không biết đối tác người có quyền định Không biết điểm mạnh gì? Và sử dụng nào? Không đề xuất quan điểm va lý lẽ có giá trị Không kiểm soát thời gian, trật tự vấn đề Không biết kết thúc lúc KỸ NĂNG XẢ GIAO THÔNG THƯỜNG ? - Những qui tắc chung giao tiếp xã giao • • • Phải kết hợp tính khoa học với tính nghệ thuật Kết hợp tính dân tộc tính quốc tế Kết hợp tính truyền thống tính đại - Các phép xã giao thông thường: danh thiếp, Chào hỏi, bắt tay giới thiệu - Kỹ gây thiện cảm giao tiếp + Làm để gây thiện cảm với người khác ? • • • • • Hãy thành thật với người khác Hãy giữ nụ cười môi Hãy nhớ tên người đối thoại Hãy biết lắng nghe người khác nói khuyến khích họ nói họ Thành thật làm cho họ thấy quan trọng họ + Làm cho người khác nghe ? • • • • • • • Đừng ham tranh luận Hãy trọng ý kiến người khác, đừng bảo họ lầm Nếu bạn lầm lỗi, nhận lỗi Hãy ôn tồn, ngào, không nên xẵng Hãy câu hỏi dễ Hãy người ta nói cho thỏa thích Hãy thành thật xem xét quan điểm người khác + Làm để sửa tính người mà không làm cho họ giận dữ, phật ý ? • • • • • Trước phê bình tăng cho họ vài lời khen Trước trích ai, bạn tự thú nhận khuyết điểm Đừng lệnh, mà dùng câu hỏi để khuyên bảo người khác Khi phê bình giữ thể diện cho người ta Công nhận tiến họ, từ tiến nhỏ 8.KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG NỘI BỘ TỔ CHỨC ? - Là trao đổi thông tin, nội dung liên quan thành viên đơn vị, tổ chức, phòng ban,… Giao tiếp nội giúp cho việc hoạt động nghề nghiệp hoạt động khác đơn vị, tổ chức hoạt động nghề nghiệp có hiệu Giao tiếp nội theo chiều ngang chiều dọc - Công tác tổ chức họp đơn vị, doanh nghiệp: Việc tổ chức họp giúp nhà lãnh đạo truyền tải chương trình hoạt động, đường hướng phát triển giúp cho việc hiểu biết phận cá nhân tập thể doanh nghiệp - Có nguyên tắc họp hiệu Điều khiển họp với chủ đề chung Vạch chủ đề chung, thống có kế hoạch tỉ mỉ Phải có người đứng đầu họp chịu trách nhiệm trì họp Phải bảo vệ người tham gia ý kiến Thành viên tham gia họp phải hiểu mục đích, nội dung trách nhiệm họ Chủ tọa họp không thiết phải thủ trưởng hay phó thủ trưởng - Giao tiếp với cấp dưới: Rất cần thiết quan trọng Nó định đến hiệu suất hiệu hoạt động quan, đơn vị, tổ chức doanh nghiệp Các nguyên tắc, • • • • • • • Hãy tin tưởng tạo bầu không khí thoải mái cho nhân viên, tín nhiệm sử dụng họ cách có hiệu Cấp phải nhìn thực tài, lực cấp dưới, nắm lực sở trường, tài họ Phải trọng công tác đào tạo phát triển nhân tài, sử dụng hiệu nguồn nhân lực Cấp phải có kỹ lắng nghe ý kiến cấp Biết tôn trọng quan tâm đến nhân viên cấp Xem cấp phần tất yếu tách rời doanh nghiệp Khen, chê thưởng phạt phải công minh - Giao tiếp với cấp trên: Rất cần thiết quan trọng Giao tiếp với cấp giúp cho cấp trình bày khó khăn công việc hay vướng mắc gặp phải • • • • • Xác định vị trí mình, tuân thủ vai trò, vị so với cấp Thường xuyên báo cáo công việc – theo qui định quan, đơn vị Cần cư xử cách chừng mực, khéo léo, không nói xấu hay chê bai họ sau lưng Học hỏi kinh nghiệm, cách giao tiếp ứng xử tốt nhà quản lý Tiếp nhận thông tin phê bình cách bình thản - Giao tiếp với đồng nghiệp:Giữ vai trò quan trọng cần thiết, đồng nghiệp có mối quan hệ tốt giúp cho quan đơn vị phát triển • • • • Tôn trọng, hòa nhã, chia sẻ thông tin, kiến thức tạo không khí gần gũi thành viên Không can thiệp sâu vào đời tư đồng nghiệp Không cố chấp nói sau lưng đồng nghiệp, không lật lọng, hai lời Phải biết khen ngợi điểm mạnh 9.KHÁI NIỆM NHÓM, PHÂN LOẠI, GIAI ĐOẠN PHÁT TRIỂN NHÓM, Ý NGHĨA LÀM VIỆC NHÓM ? - Nhóm: tập hợp cá nhân có kỹ bổ sung cho cam kết chịu trách nhiệm thực mục tiêu chung - Phân loại +Dựa theo quy mô • • Nhóm lớn: Là nhóm đông người quan hệ người không mang tính cá nhân, không tiếp xúc trực tiếp nhiều mà quan hệ với cách gián tiếp thông qua quy định, pháp chế, … Nhóm nhỏ: Là nhóm có số lượng không đông, người tiếp xúc với cách trực tiếp, thường xuyên không gian thời gian định +Dựa theo quy chế xã hội • • Nhóm thức: Là nhóm có cấu tổ chức, người tập hợp, quan hệ với theo văn bản, tổ chức qui định Nhóm không thức: Tồn sở tâm lý ( thiện cảm, xu hướng, sở thích…) từ tính chất mối quan hệ mà tạo thành nhóm gọi nhóm không thức +Dựa theo giá trị • • Nhóm quy chiếu ( Nhóm chuẩn) nhóm lấy số giá trị quan điểm định chuẩn để làm theo Nhóm hội viên: Đây loại nhóm mà cá nhân không đứng nhóm lại hướng vào tuân thủ chuẩn mực - Giai đoạn phát triển nhóm • • • • • Giai đoạn hình thành: Các thành viên nhóm thường có thái độ thăm dò, chưa bộc lộ rõ quan điểm, thái độ Thường rụt rè, giữ gìn lời ăn tiếng nói, thái độ • Hiếm xuất xung đột Giai đoạn xung đột: • Dễ phát sinh xung đột Giai đoạn bình thường hóa: Các thành viên nhóm bắt đầu nhận thức lợi ích từ việc hợp tác công việc đê giải vấn đề • Các mối xung đột nhóm bắt đầu giảm Giai đoạn hoạt đông trôi chảy: Giai đoạn mang lại hiệu cao hoạt động nhóm • Sự phân công thành viên nhóm vào quy trình cho phép thành viên nhóm trao đổi chia sẻ hỗ trợ cách dễ dàng Giai đoạn kết thúc: Các mục tiêu nhóm thực xong • Có thể tự giải tán chuyển sang hoạt động lĩnh vực khác với mục tiêu - Ý nghĩa làm việc nhóm + Lợi ích • • • • • • • Là môi trường thuận lợi giúp cho thành viên hướng tới mục tiêu chung tổ chức, nố lực phấn đấu vào thành công nhóm tổ chức Khi hoạt động nhóm thành viên có cảm giác đối xử tốt hơn, bình đẳng tôn trọng Khi thành viên góp sức giải vấn đề chung, họ học hỏi nhiều cách xử lí nhiệm vụ từ thành viên khác người lãnh đạo Các thành viên có nhiều hội phát triển lực thân, thông qua việc học hỏi từ đồng nghiệp, bạn bè nhóm,… Tạo mối liên kết gắn bó thành viên tổ chức lại với nhau, xóa bỏ hàng rào ngăn cách Các thành viên học hỏi vận dụng phong cách lãnh đạo từ cấp => Tạo thống cách quản lý tổ chức Giúp phát huy khả phối hợp óc sáng tạo để đưa định đắn + Hạn chế • • • Quá nể nang mối quan hệ Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác Không ý đến công việc nhóm CÂU 10: KỸ NĂNG TỔ CHỨC NHÓM ? - Xác định mục tiêu, quyền hạn khoảng thời gian tồn nhóm -> Xác định vai trò trách nhiệm nhóm -> Chọn thành viên nhóm -> Xác định phần thưởng/ quyền lợi nhóm - Quy mô nhóm - Để nhóm làm việc tốt việc diễn theo kế hoạch mang lại hiệu cần có tổ cức nhóm: Phân công vai trò, nhiệm vụ cụ thể để chuyên môn hóa khâu, phát huy ưu điểm nhân • Trưởng nhóm: Nhiệm vụ: Tìm kiếm thành viên nâng cao tinh thần làm việc Có khả phán đoán tốt lực cá tính thành viên nhóm Biết cách tìm cách vượt qua điểm yếu Có khả thông tin hai chiều Biết tạo bầu không khí hưng phấn lạc quan nhóm - Phải am hiểu vấn đề, tiếp thu tổng hợp ý kiến, - Nắm bắt tâm lý nhóm nhanh nhạy, khai thác tiềm thành viên nhóm, dân chủ làm việc • Thành viên: Là người đảm nhiệm vai trò: Người góp ý (giám sát, phân tích hiệu lâu dài nhóm, đòi hỏi chỉnh sửa khuyết điểm); Người bổ sung (đảm bảo nhóm hoạt động trôi chảy), Người giao dịch (tạo mối quan hệ bên cho nhóm); Người điều phối (lôi kéo người làm việc chung theo phương án liên kết); Người tham gia ý kiến (giữ vững khích lệ nhó, có ý kiến lạc quan thú vị) - Kỹ thuật thiết kế nhóm: Căn vào yêu cầu nhiệm vụ để lựa chọn người có chuyên môn lực phù hợp - Xây dựng kế hoạch làm việc nhóm: Xác định mục tiêu rõ ràng, công việc cần làm, phân công thành viên, cách thức tiến hành hợp lý - Họp nhóm: Khơi dậy tham gia tích cực chủ động nhóm viên, đem lại thông tin phản hồi, ý kiến, giúp cho người nhóm trưởng thay đổi cho phù hợp, đáp ứng khát vọng người tham gia đóng góp vào công việc chung • Lần họp đầu tiên: thảo luận đề tài, tìm ý tưởng, phân công công việc • Các họp tiếp theo: bổ sung ý kiến, giải đáp thắc mắc người; biên tập lại soạn người; • Cuộc họp cuối cùng: tổng hợp toàn phần việc thành viên Để họp nhóm thành công , việc cần làm: - Chuẩn bị buổi họp( Chuẩn bị nội dung, Khug cảnh,… để nhóm trưởng nhóm viên phải thấy nhau) - Khởi đầu buổi họp( Tạo bầu không khí chuyện vui hay vào vấn đề cách cụ thể sống động, Phải thoải mái, chân tình; ân cần quan tâm đến thành viên, Cùng thành viên xác định mục tiêu, chương trình,…) - Trong buổi họp( Biết điều động tham gia tích cực đồng đều, Biết khai thác nội dung họp, Biết điều động nhóm tới mục tiêu, ) - Kết thúc buổi họp( Nêu tóm tắc ý xin đồng tình cua nhóm viên, quan sát thật kỹ thành viên có thật đồng tình, hài lòng buổi họp hay tuân thủ lấy có.) CÂU 11: KỸ NĂNG PHỐI HỢP TRONG LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ ? - Là kỹ hợp tác, phối hợp nhau, đồng thuận thành viên nhóm để đạt hiệu cao - Là đầu tư, tương tác dựa phương diện tâm lý cá nhân với thực mục đích chung - Gồm kỹ : • Tập hợp cá nhân xuất sắc: - Khả làm việc thành viên hàng đầu mang lại khoản lợi khổng lồ - Phân công nhiệm vụ phù hợp với khả động - Đảm bảo chăc chắn cho nhiệm vụ hoàn thành hiệu • Phân công nhiệm vụ phù hợp với khả động Đảm bảo chắn cho nhiệm vụ hoàn thành hiệu • Đảm bảo cân - Một dự án thực nhiều họt động => Phải có đầy đủ nhóm thành viên chuyên gia lĩnh vực - Sự cân tính cách cá nhân cần đảm bảo => Thúc đẩy mối quan hệ tốt đẹp nhóm - Đề cao tinh thần tập thể, lựa chọn thành viên có chuyên môn cao Đồng thời với khả thích ứng linh hoạt với công việc với người khác • Kiểm soát điều chỉnh kịp thời - Điều chỉnh công việc, điều chỉnh mối quan hệ nhóm viên, kịp thời phát hiên mâu thuẫn nội để hóa giaỉ không để chúng ảnh hưởng đến công việc - Sự tự ý thức nhóm điều cốt yếu, thành viên cần đóng góp ý kiến trình bày quan điểm • Gây dựng lòng tin - Biểu dương thành tích, đánh giá cao đóng góp thành viên thiết lập thi đua tính thân thiết nhóm - Biết chấp nhận sai sót người, coi cách để học hỏi - Chắc chắn vai trò trách nhiệm người để giao nhiệm vụ cho họ • Chặt chẽ công việc thân mật với người - Tạo hội cho cá nhân phát huy tối đa khả => Thành công nhóm - Động viên thành viên nhóm họ gặp thât bại cho phép họ sửa sai - Đặt người lên hàng đầu cư xử chân thành với nhân viên • Nhắc nhở thường xuyên kiểm tra thực - Sự minh bạch, rõ ràng việc truyền đạt thông tin cho nhóm điều kiện quan trọng để thành công - Tập thể nhóm cần thông tin thay đổi => Tránh va chạm làm ảnh hường đến công việc nhiệm vụ họ - Các nhà lãnh đạo cập nhật thông tin phản hồi => Hoạt động nhóm thực hiệu CÂU 12: KỸ NĂNG XỬ LÝ MÂU THUẪN ? - Là khả nhận dạng nguồn xung đột, hiểu phong cách xử lý xung đột lựa chọn chiến lược phù hợp xử lý xung đột - Nguyên nhân xung đột: Do bất đồng quan điểm, thiếu công đãi ngộ nhóm, thiếu tôn trọng nhau, không hiểu biết nhau, phong cách cá nhân, cách cư xử vô lý cá nhân khác biệt văn hóa, nguồn gốc xã hội,… Nguyên nhân mâu thuẫn: o Một số người cho quan trọng hơn, tài người khác dẫn đến coi thường người khác o Trong tập thể nhóm có người có nhiều quyền lực so với người khác o Do lãnh đạo thiên vị người - Các phương pháp giải mâu thuẫn • Cứng rắn, áp đảo • Né tránh • Nhường nhịn, xoa dịu • Thỏa hiệp • Hợp tác - Một số lời khuyên việc xử lý mâu thuẫn • Xóa bỏ trung tâm tạo nên xung đột cách tổ chức lại nhóm nhỏ để thành viên làm việc với Họ có điều kiện hiểu • Có biện pháp bố trí phân giao công việc Các thành viên nhóm điều kiện tập trung vào lĩnh vực chia rẽ họ nhắc nhở họ nguy chia rẽ tiềm ẩn • Cân quyền lực nhóm cách phân công lại nhiệm vụ cho nhóm Tránh số nhóm có khả nắm quyền lực mà chế áp nhóm khác • Kiểm tra lợi ích nhóm - Giải mâu thuẫn cá nhân thành viên nhóm + Xác định mâu thuẫn + Tìm hiểu thực tế riêng người [...]... bạch, rõ ràng trong việc truyền đạt thông tin cho cả nhóm là điều kiện rất quan trọng để thành công - Tập thể nhóm cần được thông tin về bất kì sự thay đổi nào => Tránh những va chạm làm ảnh hường đến công việc và nhiệm vụ của họ - Các nhà lãnh đạo luôn cập nhật những thông tin phản hồi => Hoạt động nhóm mới thực sự hiệu quả CÂU 12: KỸ NĂNG XỬ LÝ MÂU THUẪN ? - Là khả năng nhận dạng nguồn của các xung đột,... - Nhóm: là một tập hợp những cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung - Phân loại +Dựa theo quy mô • • Nhóm lớn: Là nhóm đông người quan hệ mọi người không mang tính cá nhân, không tiếp xúc trực tiếp nhiều mà chỉ quan hệ với nhau một cách gián tiếp thông qua quy định, pháp chế, … Nhóm nhỏ: Là những nhóm có số lượng không đông, người tiếp... tài năng của họ Phải chú trọng công tác đào tạo phát triển nhân tài, sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực Cấp trên phải có kỹ năng lắng nghe ý kiến cấp dưới Biết tôn trọng và quan tâm đến nhân viên cấp dưới Xem cấp dưới như là một phần tất yếu không thể tách rời của doanh nghiệp Khen, chê và thưởng phạt phải công minh - Giao tiếp với cấp trên: Rất cần thiết và quan trọng Giao tiếp với cấp trên giúp cho... sát thật kỹ các thành viên có thật sự đồng tình, hài lòng về buổi họp hay tuân thủ lấy có.) CÂU 11: KỸ NĂNG PHỐI HỢP TRONG LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ ? - Là kỹ năng hợp tác, phối hợp cùng nhau, sự đồng thuận của các thành viên trong nhóm để đạt hiệu quả cao nhất - Là sự đầu tư, sự tương tác dựa trên phương diện tâm lý giữa các cá nhân với nhau thực hiện một mục đích chung - Gồm các kỹ năng : • Tập hợp những... mối quan hệ tốt đẹp trong nhóm - Đề cao tinh thần tập thể, lựa chọn thành viên có chuyên môn cao Đồng thời với khả năng thích ứng và linh hoạt với công việc cũng như với người khác • Kiểm soát và điều chỉnh kịp thời - Điều chỉnh công việc, điều chỉnh mối quan hệ giữa các nhóm viên, kịp thời phát hiên ra các mâu thuẫn nội bộ để hóa giaỉ và không để chúng ảnh hưởng đến công việc - Sự tự ý thức trong nhóm... bình một cách bình thản - Giao tiếp với đồng nghiệp:Giữ vai trò quan trọng và cần thiết, vì giữa các đồng nghiệp có mối quan hệ tốt sẽ giúp cho cơ quan đơn vị luôn phát triển • • • • Tôn trọng, hòa nhã, chia sẻ những thông tin, kiến thức và tạo không khí gần gũi giữa các thành viên Không can thiệp sâu vào đời tư của đồng nghiệp Không cố chấp cũng như nói sau lưng đồng nghiệp, không lật lọng, hai lời Phải... cần có sự tổ cức nhóm: Phân công vai trò, nhiệm vụ cụ thể để chuyên môn hóa các khâu, phát huy ưu điểm của từng các nhân • Trưởng nhóm: Nhiệm vụ: Tìm kiếm các thành viên mới và nâng cao tinh thần làm việc Có khả năng phán đoán tốt những năng lực và cá tính của các thành viên nhóm Biết cách tìm ra cách vượt qua những điểm yếu Có khả năng thông tin hai chiều Biết tạo bầu không khí hưng phấn và lạc quan... nhau Họ có điều kiện hiểu nhau hơn • Có các biện pháp bố trí phân giao công việc Các thành viên trong nhóm không còn có các điều kiện tập trung vào những lĩnh vực đã từng chia rẽ họ và luôn nhắc nhở họ về nguy cơ chia rẽ tiềm ẩn • Cân bằng quyền lực giữa các nhóm bằng cách phân công lại nhiệm vụ cho các nhóm Tránh một số nhóm có khả năng nắm quyền lực mà chế áp các nhóm khác • Kiểm tra lợi ích giữa... nhân xuất sắc: - Khả năng làm việc của những thành viên hàng đầu có thể mang lại những khoản lợi khổng lồ - Phân công nhiệm vụ phù hợp với khả năng và động cơ - Đảm bảo chăc chắn cho các nhiệm vụ được hoàn thành hiệu quả nhất • Phân công nhiệm vụ phù hợp với khả năng và động cơ Đảm bảo chắc chắn cho các nhiệm vụ được hoàn thành hiệu quả nhất • Đảm bảo sự cân bằng - Một dự án luôn thực hiện rất nhiều... khích lệ nhó, có ý kiến lạc quan thú vị) - Kỹ thuật thiết kế nhóm: Căn cứ vào yêu cầu nhiệm vụ để lựa chọn người có chuyên môn và năng lực phù hợp - Xây dựng kế hoạch làm việc nhóm: Xác định mục tiêu rõ ràng, các công việc cần làm, phân công thành viên, cách thức tiến hành hợp lý - Họp nhóm: Khơi dậy sự tham gia tích cực và chủ động của nhóm viên, đem lại thông tin phản hồi, ý kiến, giúp cho người nhóm ... khác Thiện chí giao tiếp thể phẩm chất đạo đức người quan hệ với người khác • Đồng cảm giao tiếp: Cảm thông với đối tượng giao tiếp, người có vị thấp Biết đặt vào vị trí đối tượng giao tiếp, biết... suy nghĩ với đối tượng giao tiếp nhằm tạo đồng điệu giao tiếp - Phong cách giao tiếp: Là hệ thống lời nói, cử chỉ, điệu động tác, ứng xử tương đối ổn định người nhóm người giao tiếp Có đặc trưng... cách giao tiếp dân chủ Biểu hiện: Bình đẳng, gần gủi, thoải mái Tôn trọng đối tượng giao tiếp, ý đến đặc điểm tâm lý cá nhân họ Lắng nghe đối tượng giao tiếp Ưu điểm: Làm cho đối tượng giao