Đang tải... (xem toàn văn)
Quản lý bằng máy tính có thể giúp các công ty quản lý được các nguyên vật liệu nhập và xuất cả về loại lẫn số lượng
Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An Đội thi công công trình số 6 Lời nói đầu Ngày nay tin học đã thâm nhập vào tất cả mọi hoạt động của xã hội loài người và máy tính điện tử trở thành một công cụ đắc lực không chỉ giảm nhẹ lao động (kể cả lao động trí tuệ) mà còn giúp thêm cho con người những năng lực mới mà trước đây chúng ta khó hình dung được. Ở Việt Nam máy tính, đặc biệt máy vi tính trong những năm gần đây đã quen thuộc với mọi người. Bước đầu tin học đã đưa vào các trường trung học, các trường đại học nhằm đi tới phổ cập tin học cho toàn xã hội. Số lượng máy tính ngày một nhiều và ta có thể gặp khắp mọi nơi. Phạm vi ứng dụng công nghệ tin học ngày càng được mở rộng trên nhiều lĩnh vực: truyền thông, đo lường, tự động, y tế, giáo dục, giao thông, quản lý các hoạt động khác của con người và xã hội . Những thành tựu về tin học hoá công tác quản lý mang lại hiệu quả thiết thực tạo ra những phương pháp quản lý mới hiệu quả, nhanh chóng, chính xác, giúp cho các nhà quản lý có tầm nhìn bao quát, nắm bắt kịp thời những thông tin và yêu cầu xử lý thông tin. Do vậy một vấn đề lớn được đặt ra là làm thế nào để khai thác hết công suất các máy tính và làm thế nào để tin học thực sự hữu ích cho tin học. Trong đề tài “Quản lý vật tư” chúng em đã đi sâu vào tìm hiểu những vấn đề có thể và đã cố gắng nghiên cứu tài liệu để hoàn thành các yêu cầu đặt ra. Đề tài này được chúng em khảo sát thực tế tại Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An - Đội thi công công trình số 6 (trụ sở chính tại số 45 - Đường Trần Phú - Thành phố Vinh - Tỉnh Nghệ An) chuyên xây dựng công trình: dân dụng, công nghiệp, giao thông (cầu, đường), thủy lợi, điện năng (đường dây, trạm biến áp đến 500 KV), các công trình hạ tầng kỹ thuật… Chúng em xin chân thành cảm ơn sự tận tình giúp đỡ của Thạc sĩ: thầy Lê Văn Tấn, ban lãnh đạo và nhân viên Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An và các thầy cô giáo trong khoa CNTT đã động viên, giúp đỡ chúng em trong suốt quá trình qua. Tuy nhiên, vì khả năng và thời gian còn hạn chế nên quá trình phân tích thiết kế hệ thống,cài đặt chương trình quản lý còn có những chỗ chưa tối ưu và không thể tránh khỏi những thiếu sót. Vậy chúng em rất mong được sự góp ý, bổ sung của các thầy cô giáo và các bạn để chương trình được hoàn thiện hơn. Nhóm sinh viên thực hiện: Nhớm 3 Lớp 48A_CNTT 1 Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An Đội thi công công trình số 6 Vinh, ngày 17 tháng 11 năm 2009 Nhóm sinh viên 1.Trần Văn Huy 6.Phan Thị Đông 2.Lê Mai Trang 7.Nguyễn Thị Hiền 3.Hoàng Trung Thành 8. Đỗ Thị Phương 4.Nguyễn Bùi Hậu 9.Sung Văn Lênh 5.Bùi Thị Vui Phần I Tổng quan về đề tài – khảo sát hệ thống I. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI Trong xã hội ngày nay, việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào trong công việc không còn là điều mới mẻ. Song để đưa Công nghệ thông tin sát nhập vào cuộc sống của mỗi chúng ta nhiều hơn thì vẫn còn một khoảng cách. Chúng em những Sinh Viên khoa Công nghệ thông tin vẫn mong sẽ giúp được một phần nào đó nối lại khoảng cách ấy. - Hiện nay đã có nhiều chương trình quản lý được viết ra nhằm giúp cho nhà quản lý và khách hàng thụân tiện hơn trong việc xuất nhập hàng hoá. Chương trình quản lý vật tư là một trong những chương trình như vậy. -Quản lý bằng máy tính có thể giúp các công ty quản lý được các nguyên vật liệu nhập và xuất cả về loại lẫn số lượng. Nhóm sinh viên thực hiện: Nhớm 3 Lớp 48A_CNTT 2 Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An Đội thi công công trình số 6 -Ngoài ra còn giúp cho công ty có thể quản lý được cả nhân sự trong công ty. Nhận thấy, mức độ công việc lớn mà làm bằng thủ công nên có thể gây ra sai sót trong việc tính toán, thực hiện công việc một cách chậm chạm, khó nhọc trong việc tìm kiếm và tra cứu thông tin. Nhằm để phục vụ tốt cho công việc cũng như rèn luyện kiến thức vững chắc thì nhóm của chúng em đã chọn chủ đề “Quản lý vật tư” làm đề tài. II. PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN ĐỀ TÀI Để thực hiện tốt đề tài Chúng em đã tổ chức thảo luận, tiến hành thực hiện công việc như sau: Đối với Hệ thống cũ nhóm đã đến khảo sát thực tế tại Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An - Đội thi công công trình số 6 để tìm hiểu cơ cấu tổ chức, các tài liệu liên quan và các quy trình xử lý dữ liệu của hệ thống hiện tại, bằng cách quan sát mọi hoạt động, phỏng vấn nhân viên quản lý, nhân viên thủ kho, xem xét các tài liệu sổ sách, hoá đơn, danh mục … Sau đó bàn bạc, đưa ra các nhận xét và lập phương hướng cho Hệ thống mới. Đối với Hệ thống mới, phải dựa trên hệ thống cũ tiếp tục phát huy những ưu điểm, khắc phục nhược điểm. Phác hoạ công việc của Hệ thống mới, xem xét tính khả thi và lựa chọn công cụ cài đặt cho hệ thống. III. YÊU CẦU CỦA ĐÈ TÀI Nhóm sinh viên thực hiện: Nhớm 3 Lớp 48A_CNTT 3 Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An Đội thi công công trình số 6 Thông qua việc nghiên cứu một số vấn đề và thực trạng của tình hình quản lý vật tư để từ đó đưa ra các phương thức quản lý mới đạt hiệu quả hơn. Xác định được các chức năng yêu cầu quản lý của hệ thống Xây dựng chương trình quản lý vật tư dựa vào yêu cầu và chức năng của hệ thông, ứng dụng công nghệ tin học vào hệ thống quản lý vật tư nhằm mục đích: Khắc phục những hạn chế của hệ thống cũ Tạo ra cơ chế tổ chức mới gọn nhẹ, chặt chẽ và hiệu quả Tăng tốc độ tra cứu, tìm kiếm thông tin Làm gọn nhẹ khối lượng công việc Giám sát và chỉ đạo kiểm tra của lãnh đạo được dễ dàng Thu hút được sự quan tâm của các chủ đầu tư xây dựng. Phần II Khảo sát hệ thống I. MÔ TẢ HỆ THỐNG CŨ 1. Nhiệm vụ cơ bản Hệ thống quản lý vật tư ở Đội xây dựng số 6 thuộc công ty cổ phần xây dựng dầu khí Nghệ An với phương châm phục vụ “ nhanh chóng an toàn và chất lượng” . Đội đã cố gắng phục vụ tốt nhất với các nhiệm vụ cơ bản : - Liên hệ nơi cung cấp để biết những vật liệu tốt nhất. Nhóm sinh viên thực hiện: Nhớm 3 Lớp 48A_CNTT 4 Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An Đội thi công công trình số 6 - Xem xét nhập hàng về mỗi khi cần, vật liệu được nhập về thì nhân viên phải phân loại vật liệu, bổ sung vào những loại đã sử dụng hết. - Đổ hàng cho công trình xây dựng - Thống kê các công việc sổ sách để đưa ra những thông tin cần thiết như : thống kê trong ngày… Về việc nhập và cung ứng vật tư thì công ty thực hiện như sau: - Vật liệu được nhập chủ yếu là sắt thép của công ty Gang thép Thái Nguyên, xi măng Hoàng Mai…Đầu tiên đội làm đơn đặt hàng tại nhà cung cấp, sau đó chờ vật tư được nhập về. - Vật tư được bảo quản tại kho, tại công trường đang thi công. Kho vật tư có thủ kho của đội quản lí việc nhận và xuất vật tư cho đội xây dựng. Vật tư được nhập về khi lượng trong kho đã hết hoặc đến ngưỡng, cũng có thể nhập theo phiếu yêu cầu của đội thi công. - Vật tư xuất ra kho bằng con đường chủ yếu như sau: đổ các công trình xây dựng - Khi đội thi công có nhu cầu lấy vật tư thì thủ kho kiểm tra xem còn loại vật tư mà đội thi công yêu cầu không, nếu hết hoặc không đủ để xuất thì yêu cầu nhập thêm vật tư vào kho. Nhập hàng về có hai cách: - Đưa trực tiếp đến nơi thi công. - Đưa gián tiếp qua kho (chủ yếu) + Từ kho đến nơi thi công phải tiến hành lập kho làm thủ tục xuất nhập có cán bộ thủ kho giám sát việc xuất nhập hàng ngày. Nhóm sinh viên thực hiện: Nhớm 3 Lớp 48A_CNTT 5 Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An Đội thi công công trình số 6 + Khi kết thúc công trình thì tiến hành quyết toán vật tư số lượng thừa thiếu, chủng loại dưới hai dạng: Quyết toán theo số lượng hoặc theo đơn gía + Tổ chức giao nhận giữa nhà cing cấp và đội, làm thủ tục giao nhận gồm: Hoá đơn giao nhận và cập nhật dữ liệu ( cập nhật hoá đơn bán hàng) Khi hàng đựơc chuyển đến đội tại công trình đang thi công thì nhà cung cấp giao hàng và kèm theo một bản sao đơn hàng mua mà đội đã gửi đến nhà cung cấp. Khi đó thủ kho nhận hàng và lưu lại thông tin nhập hàng vào một đơn hàng, liên một giao cho nhà cung cấp và giữ lại liên hai hàng để sau này xử lí. Trong trường hợp xảy ra sự cố là nhà cung cấp phát hiện ra loại vật liệu nào đó đã đựơc nhập tới kho nhưng họ vẫn chưa nhận đựơc tiền thanh toán. Khi đó bộ phận thủ quỹ kiểm tra lại các loại giấy tờ nhập vật liệu. Nếu không đúng như vậy thì không giải quyết. Ngược lại thì liên hệ trực tiếp lại với nhà cung cấp để cùng thoả thuận giải quyết. Cuối cùng lập phiếu thanh toán cho nhà cung cấp thông qua bộ phận chức năng, qua bộ phận kế toán của công ty. Nhóm sinh viên thực hiện: Nhớm 3 Lớp 48A_CNTT 6 Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An Đội thi công công trình số 6 2. Cơ cấu tổ chức và phân công trách nhiệm A. Hội đồng quản trị gồm 5 thành viên 1.Ông: Phan Hải Triều Chủ tịch HĐQT 2.Ông: Nguyễn Ngọc Bảng Uỷ viên HĐQT 3.Ông: Đồng Xuân Bình Uỷ viên HĐQT 4.Ông: Lê Phi Hùng Uỷ viên HĐQT 5.Ông: Hoàng Văn Thắng Uỷ viên HĐQT Nhóm sinh viên thực hiện: Nhớm 3 Lớp 48A_CNTT 7 Cơng ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An Đội thi cơng cơng trình số 6 B. CÁC ĐƠN VỊ THÀNH VIÊN 1. BAN ĐIỀU HÀNH DỰ ÁN: TỒ NHÀ DẦU KHÍ NGHỆ AN Địa chỉ: Số 07 Quang Trung - TP Vinh - Nghệ An Trưởng Ban: Ơng - Lê Phi Hùng 2. BAN ĐIỀU HÀNH DỰ ÁN: KHU LIÊN HỢP LỌC HỐ DẦU NGHI SƠN Địa chỉ: Thơn Nam Yến - Xã Hải Yến - Huyện Tĩnh Gia - Thanh Hố Chỉ huy trưởng: Ơng - Hồ Vũ Anh 3. BAN ĐIỀU HÀNH DỰ ÁN: NHÀ MÁY POLYPROPYLEN - NHÀ MÁY LỌC DẦU DUNG QUẤT Địa chỉ: Thơn Phước Hồ - Xã Bình Trị - Huyện Bình Sơn - Tỉnh Quảng Ngãi Chỉ huy trưởng: Ơng - Phan Quốc Hùng C. CÁC ĐỘI CƠNG TRÌNH 1. ĐỘI XÂY DỰNG SỐ 1 Địa chỉ: Phường Trường Thi - TP Vinh - Nghệ An Đội trưởng: Ơng - Phan Mạnh Hùng 2. ĐỘI XÂY DỰNG SỐ 3 Địa chỉ: Phường Hưng Phúc - TP Vinh - Nghệ An Đội trưởng: Ơng - Nguyễn Đức Thắng 3. ĐỘI XÂY DỰNG SỐ 4 Địa chỉ: Phường Hưng Phúc - TP Vinh - Nghệ An Đội trưởng: Ơng - Đậu Anh Tuấn 4. ĐỘI XÂY DỰNG SỐ 5 Địa chỉ: Phường Hưng Phúc - TP Vinh - Nghệ An Đội trưởng: Ơng - Trần Hữu Tích 5. ĐỘI XÂY DỰNG SỐ 6 Địa chỉ: Phường Trường Thi - TP Vinh - Nghệ An Đội trưởng: Ơng - Nguyễn Quốc Hiển 6. ĐỘI XÂY DỰNG SỐ 7 Địa chỉ: Phường Trường Thi - TP Vinh - Nghệ An Đội trưởng: Ơng - Phạm Đình Cương Nhóm sinh viên thực hiện: Nhớm 3 Lớp 48A_CNTT 8 Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An Đội thi công công trình số 6 7. ĐỘI XÂY DỰNG SỐ 8 Địa chỉ: Phường Hưng Phúc - TP Vinh - Nghệ An Đội trưởng: Ông - Nguyễn Văn Tuyết 8. ĐỘI XÂY DỰNG SỐ 9 Địa chỉ: Số 45 Quang Trung - TP Vinh - Nghệ An Đội trưởng: Ông - Lê Tiến Dũng 9. ĐỘI XE MÁY THIẾT BỊ Địa chỉ: Phường Hưng Phúc - TP Vinh - Nghệ An Đội trưởng: Ông - Lê Văn Đồng 10. ĐỘI XÂY DỰNG HƯNG ĐÔNG Địa chỉ: Xã Hưng Đông - TP Vinh - Nghệ An Đội trưởng: Ông - Phạm Thuỳ Dương 11. ĐỘI ĐIỆN NƯỚC VÀ XÂY LẮP Địa chỉ: Số 45 Quang Trung - TP Vinh - Nghệ An Đội trưởng: Ông - Lương Ngọc Thành Các mẫu phiếu: Nhóm sinh viên thực hiện: Nhớm 3 Lớp 48A_CNTT 9 Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An Đội thi công công trình số 6 Mẫu phiếu nhập kho: Mẫu phiếu xuất kho: Nhóm sinh viên thực hiện: Nhớm 3 Lớp 48A_CNTT 10 [...]... 48A_CNTT Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An Đội thi công công trình số 6 Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống: Phiếu thanh toán Thông tin phản hồi 0 Nhập vật tư NHÀ CUNG CẤP HT QUẢN LÝ VẬT TƯ Giao vật tư Xuất vật tư Thông tin về vật tư Thông tin sự cố Biên bản sự cố 1 Biểu đồ phân cấp chức năng ĐỘI THI CÔNG 18 Nhóm sinh viên thực hiện: Nhớm 3 Lớp 48A_CNTT Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An Đội thi công. . .Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An Đội thi công công trình số 6 Mẫu giấy đề nghị thanh toán: 11 Nhóm sinh viên thực hiện: Nhớm 3 Lớp 48A_CNTT Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An Đội thi công công trình số 6 Như vậy việc của quản lý vật tư bao gồm những công việc sau: * Quản lý kho vật tư * Liên hệ và thống kê theo yêu cầu III Đánh giá hệ... 48A_CNTT Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An Đội thi công công trình số 6 D Phiếu nhập kho số phiếu tên vật tư đơn giá số lượng thành tiền tên NCC SHNCC X X 34 Nhóm sinh viên thực hiện: Nhớm 3 Lớp 48A_CNTT Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An Đội thi công công trình số 6 12 Bảng xác định thuộc tính định danh và thực thể tư ng ứng thuộc tính tên gọi thực thể tư ng thuộc tính định danh ứng vật tư. .. CÔNG 27 Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An Đội thi công công trình số 6 9 Phân rã chức năng 9.1 Chức năng nhập vật tư Nh Thông tin vật tư ập NHÀ CUNG CẤP vật tư Giao 3 Hoá đơn vật tư 1.1 KT VẬT TƯ THỦ KHO 1.2 5 Giấy kiểm định LẬP HOÁ ĐƠN CHO NCC THỦ KHO 2 Phiếu nhập kho 1.3 IN HOÁ ĐƠN VÀ LƯU THÔNG TIN NHẬP THỦ KHO 28 Nhóm sinh viên thực hiện: Nhớm 3 Lớp 48A_CNTT Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí. .. chức quản lý các thông tin đầu ra được cụ thể hoá như sau: - Xuất vật tư đáp ứng yêu cầu đội thi công - Báo cáo chi tiết nhập xuất, tồn kho - In ấn các chứng từ và hoá đơn 15 Nhóm sinh viên thực hiện: Nhớm 3 Lớp 48A_CNTT Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An Đội thi công công trình số 6 III Các chức năng chính của hệ thống Hệ thống quản lý vật tư của Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An Đội... hiện: Nhớm 3 Lớp 48A_CNTT Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An Đội thi công công trình số 6 7 Vẽ biểu đồ luồng dữ liệu ĐỘI THI CÔNG Yêu cầu xuất Biên bản sự cố Giao vật tư NHÀ CUNG NHÀ CUNG CẤP Thông tin về vật tư CẤP Thông tin sự cố Nhập vật tư Phiếu thanh toán Thông tin phản hồi 0 HỆ THỐNG QUẢN LÝ VẬT TƯ NHÀ CUNG CẤP Thông tin sự cố Biên bản sự cố Xuất vật tư ĐỘI THI CÔNG 8 Vẽ biểu đồ luồng dữ... sinh viên thực hiện: Nhớm 3 Lớp 48A_CNTT Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An Đội thi công công trình số 6 a Nhà cung cấp KT sự cố Đã nhập + = KT sổ sách - (Thành tiền rồi ) - Đúng + Biên bản Lập biên bản Lập phiếu chi 24 Nhóm sinh viên thực hiện: Nhớm 3 Lớp 48A_CNTT Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An Đội thi công công trình số 6 b Thủ kho KT sự cố Vật tư đảm bảo Biên bản Lập biên bản Nhà cung... 3 Lớp 48A_CNTT Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An Đội thi công công trình số 6 Nhập vật tư Giao Thô NHÀ CUNG vật CẤP ng tư tin vật tư Biên bản sự cố Thông tin sự cố Thông tin phản hồi 2 Phiếu nhập kho 5 Giấy kiểm định 1.0 NHẬP VẬT TƯ 3 Hoá đơn 3.0 Phiếu thanh toán 4 GIẢI QUYẾT SỰ CỐ Phiếu thanh toán 1 Phiếu yêu cầu 6 Biên bản sự cố 2.0 XUẤT VẬT TƯ Đáp ứng xuất Yêu cầu xuất vật tư Nhóm sinh viên... xuất vật tư Ngày nhập, ngày xuất Ghi bằng cách nào bằng tay Ghi bao nhiêu 2 bản Xét động từ “ THANH TOÁN “ Câu hỏi cho động từ trả lời thực thể thuộc tính 35 Nhóm sinh viên thực hiện: Nhớm 3 Lớp 48A_CNTT Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An Đội thi công công trình số 6 Thanh toán cho ai NCC Thanh toán cái gì vật tư Thanh toán ở đâu nơi nhập vật tư Thanh toán khi nào khi nhập vật tư Ngày nhập Thanh... khí Nghệ An Đội thi công công trình số 6 9.2 Chức năng xuất vật tư ĐỘI THI CÔNG 2.4 KT VÂT TƯ TỒN 1 Phiếu yêu cầu THỦ KHO 2.3 IN HOÁ ĐƠN VÀ LƯU THÔNG TIN XUẤT Còn hoặc hết THỦ KHO 3 Hoá đơn 2.1 KIỂM TRA PHIẾU YÊU CẦU THỦ KHO yêu cầu xuất vật tư Đáp ứng yêu cầu xuất vật tư 2.2 LẬP HOÁ ĐƠN XUẤT VẬT TƯ THỦ KHO 29 Nhóm sinh viên thực hiện: Nhớm 3 Lớp 48A_CNTT Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An Đội