TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM TP.HỒ CHÍ MINH TS HỒ VĂN LIÊN BÀI GIẢNG ĐẠI CƯƠNG VỀ KHOA HỌC QUẢN LÝ (LƯU HÀNH NỘI BỘ) ( Nguồn: http://gvth.net/index.php? option=com_docman&task=cat_view&gid=106&Itemid=484&limitstart=10 ) TP.HCM-2010 Đại cương khoa học quản lý Chương NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA KHOA HỌC QUẢN LÝ 1.1.VẬN DỤNG LÍ THUYẾT HỆ THỐNG TRONG KHOA HỌC QUẢN LÍ Từ cuối năm 70 kỷ XX, lý thuyết hệ thống trở thành sở quan cho việc nghiên cứu khoa học quản lý (QL) Lý thuyết hệ thống xem xét với nhiều cách tiếp cận: Toán học, Sinh học, Ngôn ngữ học, Triết học… Sau cách tiếp cận Triết học để nghiên cứu khoa học quản lý 1.1.1 Vấn đề Mâu thuẫn người ý thức, có nhu cầu giải giải vấn đề Muốn quản lý thành công cần nghiên cứu phát vấn đề Xem xét vấn đề nên quan tâm đến lưu ý sau: -Phát mâu thuẫn ý thức mâu thuẫn, -Việc giải mâu thuẫn vừa sức với khả điều kiện thực tế, -Vấn đề xuất khách quan hoàn toàn theo ý muốn chủ quan người 1.1.2.Hệ thống tập hợp nhiều phần tử có đặc điểm giống nhau, quan hệ với nhau, bị chi phối theo quy tắc để trở thành chỉnh thể, từ làm nên thuộc tính hệ thống có xu hướng vận động Các phần tử yếu tố có tính độc lập tương đối quan hệ mật thiết với tạo nên hệ thống Ví dụ: Hệ thống giáo dục bao gồm nhiều bậc học, cấp học, nhiều đơn vị giáo dục (trường học, sở giáo dục…) có quan hệ với nhau; phân chia theo tầng bậc với cấu tổ chức hợp lý 1.1.3.Môi trường hệ thống tập hợp nhiều hệ thống tạo nên hoàn cảnh, điều kiện cho vận động hệ thống định Trong trình vận động hệ thống chịu chi phối hệ thống khác thân hệ thống ảnh hưởng, tương tác với hệ thống khác (bị môi trường tác động hay tác động đến môi trường) Một trường học muốn hoạt động tốt cần gắn kết với môi trường kinh tế-xã hội, khoa học-công nghệ (KTXH, KH-CN), phải tăng cường mối quan hệ để thích ứng hay đáp ứng yêu cầu tất yếu cho phát triển người học 1.1.4.Đầu vào hệ thống loại tác động có từ môi trường lên hệ thống Hệ thống giáo dục có đầu vào như: -Yêu cầu, nhu cầu giáo dục đào tạo xuất phát triển môi trường KT-XH, KH-CN ( thể việc tuyển sinh ), -Các nguồn tài lực, vật lực nhân lực, -Thị trường sử dụng kết GD-ĐT, -Thông tin, thời lực cản… 1.1.5.Đầu hệ thống phản ứng trở lại hệ thống môi trường Đối với hệ thống giáo dục đầu bao gồm: -Mở rộng hay thu hẹp việc tuyển sinh, -Tái sản xuất nguồn nhân lực, cung cấp nhân lực, nhân tài, -Sử dụng nguồn lực, -Yêu cầu đầu tư nguồn lực, -Bảo vệ xây dựng, phát triển môi trường KT-XH, KH-CN, - Nâng cao dân trí phát triển văn hóa, đạo đức… 1.1.6.Trạng thái hệ thống khả kết hợp đầu vào đầu hệ thống xét thời điểm định (điều kiện, hoàn cảnh cụ thể, nguồn lực, thành công hạn chế…); thời điểm Đại cương khoa học quản lý gọi thực trạng; trạng thái tương lai phản ánh mục tiêu hệ thống (là trạng thái mong đợi cần có hệ thống sau thời gian định) TRẠNG THÁI BAN ĐẦU THỰC TRẠNG (trạng thái tại) TRẠNG THÁI TƯƠNG LAI 1.7.Quỹ đạo hệ thống chuỗi trạng thái nối hệ thống từ trạng thái đầu đến trạng thái cuối khoảng thời gian định Sự vận động hệ thống theo thời gian nhận thức, pht theo trật tự định (lô gíc vận động) 1.8.Nhiễu hệ thống tác động, ảnh hưởng bất lợi từ môi trường rối loạn nội hệ thống làm lệch quỹ đạo làm chậm phát triển hệ thống 1.9.Chức hệ thống nhiệm vụ, công việc đặc thù mà hệ thống phải thực đảm bảo hệ thống tồn phát triển, phân biệt hệ thống với hệ thống khác 1.10.Tiêu chuẩn hệ thống yêu cầu, chuẩn mực nhằm xác định mức độ tồn phát triển hệ thống như: trường đạt chuẩn, vượt chuẩn, chất lượng giáo dục cao hay thấp 1.11.Cơ cấu hệ thống hình thức tồn hệ thống phản ánh cấu tạo (cấu trúc) bên hệ thống; bao gồm xếp trật tự phận, phần tử, vị trí vai trò phần tử, phận, mối quan hệ chúng theo trạng thái vốn có hệ thống Từ quan niệm cấu hệ thống ta lưu ý điểm sau: -Cơ cấu bất biến tương đối hệ thống; tạo nên trật tự bên hệ thống với vị trí, vai trò phận làm nên tổ chức hệ thống, tạo nên chỉnh thể thống nhất, ổn định -Cơ cấu có biến đổi định, tạo động hệ thống Xuất phát tự thay đổi môi trường, mối quan hệ bên bên hệ thống; phận, phần tử bó hẹp khuôn khổ cũ dẫn đến thay đổi cấu hệ thống; làm cho hệ thống biến đổi sang trang thái khác chất trở thành hệ thống -Một hệ thống có nhiều cách cấu trúc, cách cấu trúc tạo cho hệ thống vận động định; có cấu trúc tối ưu tạo khả vận động tối ưu hệ thống - Xác định trạng thái (quá khứ, tương lai) hệ thống tiềm thay đổi cấu trúc hệ thống nhằm tạo phát triển tối ưu cho hệ thống 1.1.12.Hệ thống giáo dục hệ điều khiển: hệ thoả mãn có chủ thể tác động, điều khiển đối tượng bị tác động, bị điều khiển; hệ hoạt động có chủ đích với ràng buộc nhiều tầng bậc Cơ chế điều khiển hệ thống có mối quan hệ biện chứng với mục tiêu cấu hệ thống Nếu chế điều khiển hợp lý cấu không phù hợp việc điều khiển khó khăn ngược lại Cơ chế điều khiển bao gồm: -Xác định mục tiêu, hoạch định chiến lược phát triển; -Thu thập, xử lý thông tin để định cho giai đoạn; -Tổ chức mối liên hệ ngược qua thông tin phản hồi; -Thực việc điều chỉnh 1.2 CÁC HỌC THUYẾT QUẢN LÝ Đại cương khoa học quản lý Học thuyết quản lý hệ thống tư tưởng, quan niệm, khái niệm, quy luật, nguyên tắc hoạt động quản lý hình thành trình phát triển xã hội Hoạt động quản lý tuổi với văn minh nhân loại khoa học quản lý ngành khoa học mẻ nhiều người quan tâm Ngày có di sản đồ sộ, phong phú học thuyết quản lý việc nghiên cứu chúng cần thiết cho nhà quản lý Lịch sử phát triển nhân loại cho thấy vấn đề khoa học quản lý Người Sumerian, thời nguyên thủy (vùng Iraq nay) hoàn thiện hệ thống phức tạp quy trình thương mại với hệ thống cân đong, đo đếm; người Ai Cập thành lập nhà nước vào khoảng 3000 năm trước công nguyên Kim tự tháp dấu tích trình độ tổ chức, điều hành kiểm soát công trình phức tạp; người Trung Hoa có định chế quyền nhà nước chặt chẽ công trình vĩ đại Vạn lý trường thành thể trình độ tổ chức cao Ở Châu Âu, kỹ thuật phương pháp quản lý bắt đầu áp dụng kinh doanh từ kỷ XVI, hoạt động thương mại phát triển mạnh Còn trước đó, lý thuyết quản lý chưa phát triển công việc sản xuất - kinh doanh đóng khung phạm vi gia đình Đến cuối kỷ XVIII, mạng công nghiệp với ứng dụng máy móc khí chuyển sản xuất từ phạm vi gia đình sang nhà máy Đây hình thức tổ chức sản xuất khác hẳn với tổ chức sản xuất gia đình Quy mô độ phức tạp gia tăng, việc nghiên cứu quản lý bắt đầu trở nên cấp bách Nhưng ý tập trung vào khía cạnh kỹ thuật sản xuất vào nội dung hoạt động quản lý Đến kỷ XIX, mối quan tâm đến hoạt động quản lý người trực tiếp quản lý sở sản xuất kinh doanh nhà khoa học thật sôi Federick W.Taylor (1856 - 1915) với tư tưởng quản lý khoa học đặt móng cho khoa học quản lý đại Thời kỳ này, quan tâm tập trung nhiều đến khía cạnh kỹ thuật sản xuất đồng thời ý đến khía cạnh xã hội quản lý Như Robert Owen tìm cách cải thiện điều kiện làm việc điều kiện sống công nhân Xét phương diện quản lý, việc làm Owen đặt móng cho cho công trình nghiên cứu quản lý mối quan hệ điều kiện lao động với kết xí nghiệp Những nỗ lực nghiên cứu khoa học quản lý tiến hành rộng khắp từ đến lý thuyết quản lý phát triển nhanh chóng, góp phần tích cực cho phát triển kỳ diệu xã hội loài người kỷ XXI 1.2.1 CÁC TƯ TƯỞNG QUẢN LÝ TRUNG HOA THỜI CỔ ĐẠI Thời cổ đại, nhiều triết gia Trung Hoa có đóng góp đáng kể vào tư tưởng quản lý mà tư tưởng đậm nét phong cách quản lý nhiều nước Châu Á, nhiều học giả Phương Tây đánh giá cao Sau hai trường phái tư tưởng tiêu biểu 1.2.1.1 Tư tưởng ”đức trị” Nho giáo Kể từ Khổng Tử (ông Tổ Nho giáo) đến Mạnh Tử, Đổng Trọng Thư, Chu Hy nhà nho sau bàn nhiều đến “đức trị” quản lý Tư tưởng quản lý Nho giáo thể quan niệm Đạo Đức với Tam cương (quan hệ Vua-Tôi, Cha-Con, Chồng-Vợ), Ngũ thường (Nhân-Nghĩa-Lễ-Trí-Tín) mà trung tâm đức Nhân Theo Nho giáo, Nhân biết yêu thương người khác, biết giúp đỡ người khác thành công Dưới góc độ quản lý, "Nhân" trở thành nguyên tắc bản, quy định hoạt động chủ thể quản lý Trong quan hệ với quan hệ với đối tượng quản lý Trong Ngũ thường Nhân yếu tố quan trọng nhất, quy định, chi phối, ảnh hưởng đến yếu tố khác Tư tưởng Nhân Nho giáo gắn liền với Đạo (quy luật Đại cương khoa học quản lý Trời Đất) trở thành quy luật chung cho xã hội loài người (người quân tử học đạo để thương người trị người, kẻ tiểu nhân học đạo để dễ sai khiến) Lễ hình thức Nhân, "Khắc kỷ phục Lễ vi Nhân" tức ép theo Lễ Nhân "Ra cửa phải tiếp khách quý, trị dân phải làm lễ lớn, điều không muốn làm cho không nên làm cho ai" Thiếu Nhân Lễ hình thức, giả dối "Người đức nhân lễ mà làm gì" Nghĩa thấy việc đáng làm làm, không mưu tính lợi ích cá nhân Nghĩa gắn liền với Nhân Theo Nho giáo, “cách ứng xử người quân tử không định được, không định không được, hợp nghĩa làm, làm không thành thôi" Trí biết người, có hiểu biết sáng suốt biết cách giúp người mà không hại cho người cho Người Nhân mà Trí dễ bị người khác lợi dụng lòng tốt Dũng kiên cường, cảm, dám hy sinh thân nghĩa lớn, dám vượt qua khó khăn để đạt mục đích Dũng biểu phận Nhân "nhân giả tất hưng dũng" tức ngườì Nhân có dũng, người dũng chưa có nhân "Hữu dũng vô nhân" nguyên nhân loạn Theo Nho giáo, Nhân - Trí - Dũng phẩm chất người quân tử tiêu chuẩn nhà quản lý Đặc biệt, Các nhà Nho bàn nhiều Lợi: "Người quân tử hiểu rõ Nghĩa, kẻ tiểu nhân hiểu rõ Lợi"; "Giàu sang điều muốn, giàu sang mà trái đạo lý người quân tử không thèm; nghèo hèn điều ghét, nghèo hèn mà không trái đạo lý người quân tử không bỏ" Nho giáo không coi việc làm giàu, tính toán lợi ích kinh tế xấu, chí ông đánh giá cao biết cách làm giàu lễ, nghĩa coi thường kẻ giàu bất nhân Khổng Tử khuyên nhà quản lý - cai trị không nên dựa vào lợi: "Nương tựa vào điều lợi mà làm sinh điều oán" Nhà quản lý phải nghiêm khắc với mình, rộng lựơng với người, không ỷ chức quyền mà tranh lợi với cấp dưới, có xã hội có lợi lâu dài như: trị - xã hội ổn định, kinh tế thịnh vượng, tinh thần tốt đẹp Nhà quản lý phải "Khắc phục tư dục", không nên cầu lợi cho thân, mà chuyên vào công việc "bổng lộc tự khắc đến" Theo Khổng Tử: "tiên phú hậu giáo", tức trước hết làm cho dân giàu, sau giáo dục họ Khổng Tử nhìn nhận mâu thuẫn lợi ích kinh tế tầng lớp xã hội mắt nhà cai trị nhân đức cố gắng điều hòa mâu thuẫn này, trì ổn định xã hội Đức Nhân Theo ông, gốc thời loạn người nghèo chưa đựơc giáo hóa: "Ham sức mạnh mà không yên phận nghèo loạn, người bất mãn mà bị ghét thái sinh loạn" Đức Nhân phương thuốc mà Khổng Tử dùng để trị loạn cho xã hội cách giáo hóa cho người, người cai trị lẫn người bị cai trị, mong người ngày trở nên hoàn thiện Tư tưởng Khổng Tử quản lý xã hội là: "ổn định, kỷ cương phát triển", trái ngược với nhiều học thuyết lợi, thực dụng kinh tế đại thể số người Sự phát triển kinh tế năm qua "con rồng Châu Á" Hàn Quốc, Đài Loan, Thái lan, Singapore có nhiều nguyên nhân, có nét chung vận dụng tư tưởng "phi kinh tế", coi trọng tính nhân Khổng Tử vào quản lý, kinh doanh Và điều làm nên nét đặc thù "Chủ nghĩa tư Khổng giáo", văn hóa quản lý Khổng giáo nước Nho giáo chia thiên hạ thành hai loại: quân tử tiểu nhân Quân tử người hiểu biết, kẻ sĩ Người quân tử biết tu thân, tề gia trị quốc, bình thiên hạ, người cai trị - quản lý, giáo hóa người khác người quân tử phải tu luyện đạo đức, trí mà thành Có thể nhận thấy, số hạn chế tính bảo thủ, mơ hồ, ảo tưởng, tư tưởng quản lý theo đức trị Nho giáo trào lưu tư tưởng Trung Hoa cổ đại, phù hợp với điều kiện xã hội lúc giờ, lưu truyền lại cho hệ sau có ảnh hưởng lớn đến tư tưởng phong cách quản lý đại, phương Đông Đại cương khoa học quản lý 1.2.1.2 Tư tưởng pháp trị ( Quản Trọng, Thận Đáo, Thân Bất Hại, Thương Ưởng Hàn Phi Tử) đề cao pháp luật, sử dụng biện pháp cứng rắn với hình phạt; đề cao: “luật, hình, lệnh, chính”; thống “thế “, “thuật”, “pháp” thành pháp trị (Hàn Phi Tử) Trung Hoa cổ đại có hai thời kỳ đời sau nhắc đến nhiều thời Xuân Thu thời Chiến Quốc Thời Xuân Thu (770 - 403 TCN) thời kỳ suy tàn nhà Chu, thời kỳ Lão Tử, Khổng Tử Thời Chiến Quốc (403 - 221 TCN) thời Hàn Phi Tử Nho gia lấy nhân-nghĩa-lễ-trí-tín, Mặc gia lấy “kiêm ái” để trị nước, Đạo gia theo “vô vi nhị trị”, Pháp gia đề cao pháp luật phép trị nước  Quản Trọng (TK VI Trcn.) Đề cao luật-hình-lệnh-chính  Luật để định danh phận cho người,  Lệnh dân biết việc mà làm,  Hình để trừng trị kẻ làm trái luật lệnh,  Chính để sửa cho dân theo đường lẽ phải  Luật pháp phải công khai rõ ràng, dạy cho dân biết luật pháp thi hành phải giữ lòng tin dân  Khi đề cao luật pháp Ông trọng đến đạo đức-lễ-nghĩa-liêm quản lý Quản Trọng thủy tổ Pháp gia, đồng thời cầu nối Nho gia với Pháp gia  Thân Bất Hại (401-337 Trcn.)  Đề cao “thuật” quản lý; phương pháp, thủ đoạn người cầm quyền, bí hiểm không lộ cho cấp biết cấp có sáng suốt hay không, biết nhiều hay biết ít, yêu hay ghét ai, ham muốn hay không… Nếu không cấp đề phòng, nói dối, lừa gạt cấp  Chủ trương cương vị phải làm chức trách bổn phận mình, có biết thêm không nên nói  Đề cao “thuật” quản lý; phương pháp, thủ đoạn người cầm quyền, bí hiểm không lộ cho cấp biết cấp có sáng suốt hay không, biết nhiều hay biết ít, yêu hay ghét ai, ham muốn hay không… Nếu không cấp đề phòng, nói dối, lừa gạt cấp  Chủ trương cương vị phải làm chức trách bổn phận mình, có biết thêm không nên nói       Thận Đáo (370-290 Trcn.) Đề cao “thế” quản lý Hiền trí không đủ để cấp phục tùng quyền địa vị đủ khuất phục người Chủ trương tập quyền, cấm không lập bè đảng, phân biệt quy định rõ địa vị, quyền hạn tầng lớp người xã hội cho rõ ràng Thương Ưởng (TKIV, Trcn.) Đề cao “pháp” quản lý Pháp luật phải nghiêm, ban bố cho người biết, phải thi hành, có tội phải phạt, phạt nặng răn đe Đặt lệnh cáo gian, cáo sai bị tội, chịu trách nhiệm; thưởng hậu mà xác thực, phạt nặng mà cương Đại cương khoa học quản lý  Tổ chức liên gia thực sách cáo gian; thực thưởng cho người có công, phạt người phạm tội; quý tộc mà chiến công hạ xuống dân thường  Tư tưởng pháp trị của Hàn Phi Tử Hàn Phi tử người nước Hàn, học rộng, biết đạo Nho lẫn đạo Giáo ông lại tâm đắc với học thuyết Pháp gia có tư tưởng pháp trị Tuy thuộc tầng lớp quý tộc ông có tinh thần yêu nước, tiến bộ, trọng kẻ sĩ, trọng người giỏi pháp thuật, chê bọn quý tộc cổ hủ, vô dụng Theo ông, muốn cho nước Hàn mạnh (Hàn nước nhỏ nằm sát nước Tần) phải dùng Thuật Pháp cải tổ lại nội để tạo nội lực mạnh, đừng trông cậy vào ngoại giao bọn du thuyết Ông thuyết phục vua Hàn nhiều lần không được, tới nước Hàn bị Tần thôn tính, vua Hàn phái ông sứ qua Tần để thuyết phục vua Tần Thủy Hoàng Hàn Phi Tử tới Tần không thuyết phục vua Tần Bạn học với Hàn Phi Tử Lý Tư làm tể tướng Nhà Tần biết ông người có tài, khuyên Tần Thủy Hoàng không khuất phục thỉ phải giết để trừ hậu họa Hàn Phi Tử bị hãm hại Tần vào khoảng năm 233 TCN ba năm sau nước Hàn bị thôn tính Các tác phẩm ông tập trung giải vấn đề trị quản lý - cai trị có sở triết học vững chức, bật lên hai tư tưởng bản: Một là, chất người có tính ác, mưu lợi cho thân; hai là, lý luận phải tùy thời có ích  Quan niệm chất người Trong Khổng Tử cho chất người "thiện" Tuân Tử, học trò ông lại cho chất người "ác" Hàn Phi Tử học trò Tuân Tử cho người có "tính ác" Tuân Tử nói đến tính ác để khuyên nhà cầm quyền dùng đức trị uốn nắn lại tính cho dân, Hàn phi Tử chủ trương dùng hình phạt để ngăn chặn hành động dân có hại cho nước Theo Hàn Phi Tử, có số thánh nhân có tính thiện, đại đa số vốn có tính ác: tranh lợi, sẵn sàng giết miếng ăn hay chức vị, làm biếng, có dư ăn không muốn làm nữa, phục vụ quyền lực Ông viết: "Thầy lang khéo mút vết thương, ngậm máu người bệnh đâu phải tình cốt nhục mà lợi Thợ đóng xe mong cho nhiều người giàu sang, thợ đóng quan tài mong có nhiều người chết Không phải thợ đóng xe có lòng nhân thợ đóng quan tài tàn nhẫn, mà người ta không giàu sang không mua xe, không chết quan tài không bán Thợ đóng quan tài kẻ giết người có người chết có lợi" Hơn hai nghìn năm sau, tư tưởng vị lợi Hàn Phi Tử tái tư tưởng "con người kinh tế" sở triết học học thuyết quản lý theo khoa học Taylor "con người lười nhác, ham lợi" thuyết X Mc Gregor Thực dụng hơn, cực đoan tư tưởng quản lý thời Taylor, Hàn Phi Tử mở rộng chất vị lợi đến mối quan hệ gia đình xã hội Trong quan hệ cha - con, chữ "hiếu" Nho giáo bị thay tính toán lợi hại, tàn nhẫn: "Cha mẹ con, sinh trai mừng, gái giết nghĩ sau đứa có lợi lâu dài cho Vậy cha mẹ đem lòng tính toán lợi hại, hồ người tình cha với nhau" Theo ông, quyền lực suy cho quyền lợi vật chất: "Các vua thời cổ nhường thiên tử từ bỏ sống người giữ cổng, từ bỏ đời lao khổ tên nô lệ, có đáng khen đâu Một viên huyện lệnh ngày chết mà cháu đời sau ung dung ngựa xe, mà người ta quý chức huyện lệnh Thời xưa nhường thiên tử thật dễ, từ chức huyện lệnh thật khó lợi hậu, bạc khác Cổ nhân khinh tài vật, có lòng nhân, mà tài vật nhiều, ngày người ta tranh đoạt ty tiện mà tài vật Ngày xưa người ta coi thường tử bỏ thiên tử cao thượng mà quyền ít, ngày người ta coi trọng, tranh quan chức đê tiện mà quyền nhiều" Đại cương khoa học quản lý Có thể thấy Hàn Phi Tử người lý, lợi, theo chủ nghĩa thực dụng Song ông có trí tuệ sâu sắc, tồn vong đất nước mà chịu chết bi thảm, biết trước số phận chung Pháp gia có tài, nhiệt thành yêu nước Đặc biệt, Hàn Phi Tử vượt xa thời đại nêu tư tưởng đấu tranh sinh tồn giải thích nguyên nhân nghèo khổ dân số tăng nhanh, vượt gia tăng sản xuất  Quan điểm phù hợp lý luận thời thế: Là người có đầu óc thực tế hiểu biết sâu rộng lịch sử, Hàn Phi Tử sớm nhận hạn chế lý luận Nho gia Ông phê phán cách học nệ cổ Nho gia: "Căn vào tiên vương mà học theo đạo Nghiêu Thuấn ngu lường gạt thiên hạ Cái học ngu gạt người ấy, hỗn tạp mâu thuấn ấy, bậc minh chủ chấp nhận" Ông coi Nho gia bọn đồng cô, thầy cúng, nói lông bông, bắt thực tế phải khuôn theo lý luận lạc hậu, làm cho dân ngu, xã hội loạn Theo Hàn Phi Tử, lý luận phải phù hợp với thời có ích: "việc phải theo thời, mà biện pháp phải thích ứng phong tục xưa khác nhau, biện pháp cũ phải khác nhau"  Mối quan hệ quản lý bản, vua dân Khổng Tử nói: "vua vua, tôi" nhấn mạnh đến mặt nhân nghĩa, đạo đức, Hàn Phi Tử lại quan tâm nhiều đến khoảng cách, địa vị người cai trị người bị trị, đồng thời ủng hộ chế độ chuyên chế phong kiến, cổ vũ cho độc tài vua Ông viết: "Không nước mạnh, không nước yếu Người thi hành pháp luật mà cương cường nước mạnh, người thi hành phát luật mà nhu nhược nước yếu" Nho gia đề cao tư tưởng "dân gốc nước" coi dân nước, vua thuyền, nước chở thuyền mà lật thuyền; vua, quan phải biết thương dân, làm cho dân giàu Hàn Phi Tử phê phán tư tưởng trên, cho mỵ dân Theo ông, trí dân ngây thơ trẻ, "sở dĩ vua chúa cầu bật thánh trí dân không đủ cho theo được", "làm trị mà mong vừa lòng dân mối loạn, theo sách trị nước được" Mặc dù vậy, Hàn Phi Tử người đề cao sách dùng người Tài nhà cai trị thể việc dùng sức dùng trí người khác "Sức người không địch đám đông, trí người vật, dùng người không dùng nước Vua chúa bậc thấp dùng hết khả mình, bậc trung dùng người Dùng hết trí người vua thần" Đây tư tưởng sâu sắc quản lý Hàn Phi Tử Nhưng quan hệ vua - theo Hàn Phi Tử, quan hệ quản lý chiều Ông khuyên vua dùng hết tài trí dân không gần gũi, tỏ lòng thương dân Đây tư tưởng mâu thuẫn lợi ích phản dân chủ, người dân thứ công cụ vua phải tuyệt đối phục tùng kẻ thống trị Tư tưởng Đức trị Khổng Tử cho có thống công tư, gia đình xã hội Ngược lại, Hàn Phi Tử cho công - tư mâu thuẫn với nhau, phải hy sinh tư cho công, gia đình phải phục tùng hy sinh cho xã hội, lợi ích quốc gia tối thgượng, quan trọng dân Về điểm này, mô hình quản lý Hàn Phi Tử có nhũng nét giống với mô hình "Tổ chức quan liêu" Weber thời đại Các khái niệm hoạt động cai trị - quản lý Hàn Phi Tử Hàn Phi Tử đưa ba khái niệm "thế" (quyền lực), "pháp" (luật pháp) "thuật (phương pháp quản lý) Đây ba vấn đề cốt lõi quản lý - cai trị, liên hệ khăng khít với nhau, "pháp" yếu tố quan trọng nhất, có tính định Đại cương khoa học quản lý  "Thế" tư tưởng Hàn Phi Tử cho vua không cần hiền mà cần thế, vua phải biết dựa vào ban lệnh, buộc quan dân phải răm rắp tuận theo Theo ông, "thế" không liên quan đến đạo đức tài trí người, "hiền tài vua Nghiêu chưa làm vua nói không nghe, bạo tàn vua Kiệt vua nên người không dám trái lệnh" Trong Nho gia đặt tài, đức lên uy quyền cho phải có tài, đức xứng đáng với vị để tránh làm hại dân Ngược lại, Hàn Phi Tử đặt địa vị, quyền lên tài, đức Theo ông, cần tài, đức trung bình có quyền trị nước Là người trọng thế, trọng cưỡng chế quyền lực, Hàn Phi Tử chủ trương: Chủ quyền phải tập trung vào người, vua Vua phải nắm quyền thưởng phạt, phải người tôn kính tuân thủ triệt để Hàn Phi Tử khen sách đức trị đạo Nho đẹp chê không thực tế, "vua Thuấn (được Khổng Tử suy tôn bậc thánh) sửa khuyết điểm cho dân, năm sửa tật, ba năm sửa ba tật Tuổi thọ ông có hạn mà tật dân vô cùng; lấy hữu hạn trừ vô trừ bao lâu? Nếu dùng thưởng phạt, bắt dân thi hành mà lệnh rằng: làm phép thưởng, trái phép phạt, sáng ban lệnh, chiều tình thay đổi, mười ngày khắp nước thay đổi cả, đâu phải đợi đến năm?" Hàn Phi Tử cho cách thưởng phạt nguyên nhân làm cho quốc gia thịnh, suy, loạn, lạc Thưởng phải "tín" (xác thực, tin tưởng) trọng hậu, phạt phải "tất" (cương quyết) phải nặng Thưởng hậu dân thấy lợi mà ham, phạt nặng dân thấy sợ mà tránh Sự thưởng phạt phải theo phép nước, trị tội không chừa quan thưởng công không bỏ sót dân thường Hình phạt nặng người sang không dám khinh kẻ hèn, pháp luật phân minh người tôn trọng, không bị lấn Vua phải nắm hết quyền thưởng phạt, dùng thưởng phạt để chế ngự bầy tôi, bỏ hai quyền đó, chí bỏ bầy dùng ngược lại bị bầy chế ngự Hàn Phi Tử đề tính nghiêm khắc, công pháp luật khuyên vua, chúa phải vô tư, công minh sử dụng pháp luật Song, ông lại thừa nhận người đếu hành động tư lợi điểm mâu thuấn học thuyết ông  "Pháp" tiêu chuẩn luật pháp Hàn Phi Tử coi pháp luật thứ dùng làm tiêu chuẩn để phân biệt đúng, sai, phải, trái mực, quy, củ Pháp không tách rời thuật, mà tạo nên kiềng ba chân Vua có quyền đặt luật pháp (lập pháp) không tùy tiện mà phải kịp thời tuân theo nguyên tắc định, "Thời thay mà pháp luật không đổi nước loạn, đời thay đổi mà cấm lệnh không biến nước chia cắt Cho nên thánh nhân trị dân pháp luật theo thời mà đổi, cấm lệnh theo thời mà biến" Pháp luật phải soạn cho dân dễ biết, dễ thi hành, phải thống nhất, cố định dân dễ hiểu Cái mà kẻ sĩ có óc tinh tế biết không nên ban lệnh, dân người có óc tinh tế Cái mà bậc hiền tài làm không nên dùng làm phép tắc người dân hiểu cả" Pháp luật phải công bằng, bênh vực kẻ yếu, thiểu số Nhìn chung, Pháp gia chủ trương người bình đẳng trước pháp luật: "Trị nước phải định pháp luật, đặt hình phạt nghiêm khắc để cứu loạn cho dân, trừ hại cho thiên hạ, khiến cho kẻ mạnh không lấn kẻ yếu, đám đông không hiếp đáp số ít, người già hưởng hết tuổi trời, bọn trẻ mồ côi nuôi lớn, biên giới không bị xâm phạm, vua thân nhau, cha bảo vệ nhau, không lo bị giết hay bị giặc cầm tù" Pháp luật phải có tính phổ biến, ban hành công khai, truyền bá tới người để không người dân viện cớ luật pháp mà lỡ phạm pháp Ông yêu cầu vua, quan phải "lấy luật pháp mà dạy dân", phải truyền bá luật pháp "phép công" điều khiển hành vi người  "Thuật" phương pháp thi hành quyền lực, pháp luật Đại cương khoa học quản lý Nho gia nói nhiều tới tâm đức quản lý - cai trị, Pháp gia nhấn mạnh tới kỹ thuật cai trị Vì công việc vua nhiều nên phải giao việc cai trị dân cho quan lại, nên thuật vua chủ yếu trị quan trị dân Chữ "thuật" Hàn Phi Tử có hai nghĩa: Kỹ thuật tâm thuật Kỹ thuật cách thức, biện pháp để tuyển, dùng, kiểm tra khả quan lại Tâm thuật mưu mô để chế ngự quần thần không cho họ biết suy nghĩ, tình cảm thực Thuật trừ gian cách loại trừ bọn gian thần Hàn Phi Tử quan niệm chất người tư lợi nên địa vị, quyền lực nhà vua mục tiêu lợi dụng, giành giật nhiều người Theo ông, có tám loại gian thần, lại gồm hai hạng là: kẻ thân thích vua quần thần, hai đánh vào tình cảm, dục vọng điểm yếu vua, lung lạc, che dấu vua để tự hoành hành, ngăn cản, hãm hại trung thần Các trung thần muốn giết bọn gian thần vua lại che chở chúng, chúng lộng hành mà bóc lột dân, làm giàu, lập bè cánh để che giấu tội ác cho nhau, bịt mắt nhà vua; loài chuột đào hang đền thờ mà không làm dùng lửa sợ bị cháy, dùng nước sợ hỏng lớp đất màu bao quanh cột Muốn kiềm chế hạng người tư lợi có địa vị cao, Hàn Phi Tử chia bọn họ loại để có cách xử lý khác nhau: Người hiền, bắt vợ thân thích làm tin; kẻ tham lam, cho tước lộc hậu hỹ, mua chuộc để khỏi làm phản; kẻ gian tà, phải làm cho khốn khổ cách trừng phạt Theo ông, với kẻ xấu, không cải hóa phải trừ khử Muốn trừ họ mà không làm thương tổn đến danh tiếng vua nên đầu độc họ dùng kẻ thù họ để giết, tốt không dùng kẻ không nên dùng, để khỏi phải đề phòng Nguyên tắc thuật dùng người Pháp gia thuyết hình danh Theo thuyết này, muốn đánh giá người phải xét thực làm (hình) tên gọi công việc (danh) có phù hợp với không "Dùng quy tắc hình danh mà thu phục bề không nghe lời giới thiệu người khác, mà phải đích thân xem xét người cần dùng có xứng đáng không người người giới thiệu tình riêng, tư lợi, muốn kéo bè đảng mà đề cử hạng bất tài vô đức Trong đời, kẻ có tài chưa định có đức, kẻ có đức chưa định có tài, việc bổ nhiệm người thuật bại" Ông nhấn mạnh việc dùng người phải thận trọng Muốn vậy, phải có phương pháp nghe (thánh ngôn) bề nói; phải khảo sát nhiều mặt để biết lòng bề tôi; phải xem lời nói họ có giá trị không; cuối giao chức cho họ, dùng thực tiễn kiểm tra thực lực họ Trong việc trên, ông có kỹ thuật tỷ mỷ nhằm đạt hiệu cao Chẳng hạn, việc giao chức cần phải giao cho chức nhỏ thăng cấp, không cho kiêm nhiệm chức vụ, phải phân công rõ ràng, người chức để họ hoàn toàn chịu trách nhiệm Hàn Phi Tử cho vượt chức đầu mối loạn Giao trách nhiệm cho người kiểm tra kết công việc, theo dõi không can thiệp vào công việc họ Bàn quản lý - cai trị, Khổng Tử nói đến "vô vi" có tài, đức gương mẫu dân tự giác noi theo; Lão Tử nói đến "vô vi" theo nghĩa mong vua chúa giảm thiểu quyền để dân sống tự nhiên tính họ, Hàn Phi Tử kế thừa tư tưởng vô vi Nho Đạo, biến thành thuật cai trị "Tiên vương cho ba (mắt, tai, trí óc) không đủ nên không ỷ lại vào tài mà phải dựa vào Pháp độ, xét kỹ việc thưởng phạt, giữ cốt yếu để pháp độ giảm mà không bị phạm; chế ngự dân bốn bề, khiến cho kẻ thông minh không gian trá được, kẻ miệng lưỡi không nịnh bợ được, kẻ gian tà dựa vào đâu, kẻ xa ngàn dặm đổi lời, kẻ thân cận không dám che dấu, tô điểm xấu, công việc cai trị ít, ngày dư, vua biết dùng quyền để trị nước" Hàn Phi Tử chủ trương vô vi, nhằm bớt điều hành, ngược lại, khuyên quan lại phải hết mình, gián tiếp cai trị thưởng phạt công bằng, nghiêm khắc 1.2.2 CÁC TƯ TƯỞNG QUẢN LÝ THỜI KỲ Xà HỘI CÔNG NGHIỆP (CUỐI THẾ KỶ XIX ĐẦU THẾ KỶ XX) 10 Đại cương khoa học quản lý - Phẩm chất tư tưởng, trị - Phẩm chất đạo đức, lối sống - Phẩm chất nghề nghiệp như: ước muốn làm công việc quản lý; có văn hóa; người có ý chí; động, dám nghĩ, dám làm, dám chịu trách nhiệm v.v Những đặc điểm người quản lý mà quần chúng ưa thích không ưa thích  Những đặc điểm người quản lý mà quần chúng ưa thích (sắp xếp theo thứ tự thể mức độ ưa thích) - Thích giỏi chuyên môn, kỹ thuật; - Có quan hệ bình đẳng với đồng nghiệp người quyền; - Sẵn sàng khuyên bảo, góp ý với quần chúng cách mức; - Có lực tổ chức đổi mới; - Luôn đòi hỏi mình, đồng nghiệp, cấp trình độ, lực làm việc; - Công bằng, hợp lý; - Bình tĩnh, tự chủ, lịch thiệp; - Có khả bảo vệ quyền lợi quần chúng; - Tự kiềm chế; - Có óc hài hước, vui nhộn, cởi mở; - Nhận phê bình thoải mái, sữa chữa nhanh; - Có sức khoẻ Những đặc điểm người quản lý mà quần chúng không ưa thích (sắp xếp theo thứ tự thể mức độ chán ghét) - Sự thô bạo (cư xử cách thô bạo công tác quản lý; - Cửa quyền, lên giọng, mệnh lệnh; - Bàng quan với khó khăn quần chúng; - Nóng nảy, thành kiến với người; - Không tôn trọng ý kiến quần chúng; - Cảm tình riêng cá nhân, vị, cục bộ, bè phái; - Phô trương, hình thức, bảo thủ, sợ trách nhiệm, ỷ lại; - Ra mệnh lệnh không nguyên tắc nghiệp vụ; - Quan trọng hoá, đạo mạo mức; - Ích kỷ, bần tiện, thô thiển; - Nói nhiều, làm hiệu mà báo cáo "hay"; - Không khiêm tốn, cướp công đồng nghiệp quần chúng; - Sinh hoạt luộm thuộm, lề mề 58 Đại cương khoa học quản lý Chương QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ KHÁI NIỆM QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ 1.1 Khái niệm Quyết định thuật ngữ sử dụng nhiều hoạt động quản lý, có nhiều định nghĩa: - Theo nghĩa chung định hành động lựa chọn giải pháp cho vấn đề xác định - Quyết định hành vi thể ý chí chủ thể định, ý chí định thể dước hình thức định, có tính bắt buộc đối tượng phải thi hành nhằm đạt mục đích mà chủ thể mong muốn (Viện nghiên cứu hành chính: Một số thuật ngữ hành chính, Nxb giới, 2000) - Quyết định quản lý hành vi sáng tạo chủ thể quản lý nhằm định mục tiêu, chương trình tính chất hoạt động tổ chức để giải vấn đề chín muồi sở hiểu biết quy luật vận động khách quan phân tích, xử lý thông tin tổ chức môi trường (giáo trình Khoa học quản lý Nxb KHKT, 2001) 1.2 Đặc điểm định quản lý - Các định quản lý sản phẩm tư người, kết trình lao động người quản lý - Quyết định quản lý định tổ chức mà chủ thể đưa có trách nhiệm định cá nhân tập thể nhà quản lý cấp, phận khác tổ chức - Chỉ có quan, cá nhân có thẩm quyền phép đưa định quản lý - Phạm vi, nội dung đối tượng tác động định quản lý gắn liền với vấn đề tổ chức 1.3 Vai trò định - Các định quản lý có vai trò quan trọng, trung tâm hoạt động quản lý Sự thành công hay thất bại tổ chức phụ thuộc vào định nhà quản lý hay sai - Các định quản lý có vai trò định hướng toàn hoạt động tổ chức, đảm bảo nguồn lực, phối hợp nhiều phận lại với nhau, động viên hay bắt buộc người lao động thực kế hoạch - Các định quản lý sở để kiểm tra, đánh giá hoạt động thành viên, phận tổ chức 1.4 Phân loại định quản lý Các định quản lý phân thành nhiều loại khác tùy theo tiêu thức phân chia: - Theo thời gian: có định dài hạn, trung hạn, ngắn hạn - Theo tính chất quan trọng: có định chiến lược, định chiến thuật, định tác nghiệp - Theo phạm vi điều chỉnh: có định chung, định cá biệt 59 Đại cương khoa học quản lý - Theo cấp định: có định cấp cao, định cấp trung gian, định cấp thấp - Theo lĩnh vực hoạt động: có định kế hoạch, tổ chức, nhân sự, tài chính, khoa học, kỹ thuật, công nghệ, sản suất, dịnh vụ, marketing, đối ngoại v.v TIÊU CHUẨN CỦA QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ 2.1 Yêu cầu định quản lý Quyết định quản lý có hiệu lực hiệu đảm bảo yêu cầu sau: 2.1.1 Yêu cầu tính hợp pháp Quyết định quản lý hành vi tập thể cá nhân nhà quản lý nên phải tuân theo pháp luật người định phải chịu trách nhiệm trước pháp luật Tính hợp pháp định quản lý thể hiện: - Quyết định đưa phạm vị thẩm quyền tổ chức, cá nhân - Quyết định không trái với nội dung mà pháp luật quy định - Quyết định ban hành thủ tục thể thức 2.1.2 Yêu cầu tính khoa học Các định có tính khoa học định phù hợp với lý luận thực tiễn khách quan Yêu cầu định quản lý có tính khoa học thể hiện: - Phù hợp với định hướng mục tiêu tổ chức - Phù hợi với quy luật, xu khách quan, nguyên tắc nguyên lý khoa học - Quyết định đưa sở vận dụng phương pháp khoa học - Phù hợp với điều kiện cụ thể, với tình cần đưa định 2.1.3 Yêu cầu tính hệ thống (thống nhất) Tính hệ thống định quản lý phải đảm bảo: - Các định quản lý ban hành cấp, phận chức phải thống theo hướng Hướng mục tiêu chung xác định - Các định ban hành thời điểm khác không mâu thuẫn, trái ngược phủ định Quyết định hết hiệu lực không phù hợp cần phải loại bỏ 2.1.4 Yêu cầu tính tối ưu Yêu cầu tính tối ưu định quản lý đòi hỏi phương án mà định lựa chọn phải phương án tối ưu Phương án tối ưu phương án thỏa mãn cao mục tiêu đồng thời phù hợp với ràng buộc định, ủng hộ thành viên cấp tổ chức 2.1.5 Yêu cầu tính linh hoạt Yêu cầu tính linh hoạt đòi hỏi định quản lý phải phản ánh nhân tố mới, phản ánh tính thời đại, môi trường mà định đời thực Tính linh hoạt định đòi hỏi việc xử lý tình phải linh hoạt, khéo léo tránh rập khuôn, máy móc, giáo điều, kinh nghiệm chủ nghĩa 2.1.6 Yêu cầu tính hiệu lực (phạm vi, thời gian, đối tượng tác động) Các định quản lý phải có tính hiệu lực, tức phải có thời gian ban hành, thời gian thực hiện, đối tượng phạm vi điều chỉnh phải rõ ràng cụ thể 2.2 Hình thức định quản lý 2.2.1 Hình thức phi văn 60 Đại cương khoa học quản lý Các định quản lý phi văn thường định có phạm vi hẹp, sử dụng lần, không cần lưu lại, tính trách nhiệm người đưa định không cao lý bảo mật nên không viết thành văn Hình thức phi văn hiểu tất tín hiệu văn thể định tập thể cá nhân nhà quản lý vấn đề tổ chức 2.2.2 Hình thức văn Đây hình thức biểu chủ yếu quan trọng định quản lý Nội dung định quản lý trình bày dạng văn Văn xem văn định hay văn quản lý Trong quản lý, văn quản lý vừa sản phẩm, vừa phương tiện để truyền đạt, tổ chức thực Có nhiều loại định khác nhau, tập hợp loại văn định tạo thành hệ thống văn định Văn định quản lý có vai trò quan trọng: - Là phương tiện để truyền đạt xác, đầy đủ nội dung định quản lý tới đối tượng quản lý - Là phương tiện để lưu trữ sử dụng định thuận lợi - Là phương tiện để kiểm tra, tra, giám sát hoạt động tổ chức - Là phương tiện để xác định trách nhiệm người đưa định ĐIỀU KIỆN RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ 3.1 Cơ sở việc định quản lý Một định quản lý đảm bảo chủ thể định sở điều kiện sau: 3.1.1 Căn hệ thống mục đích mục tiêu tổ chức Phương án lựa chọn để định phải phương án đáp ứng cao việc thực mục tiêu tổ chức Việc xác định mục đích, mục tiêu tổ chức có vai trò đặc biệt quan trọng việc đề định quản lý, mục đích mục tiêu sở để xác định tiêu chuẩn lựa chọn phương án định Mặt khác, tổ chức, định đề cấp, phận khác Mục tiêu cấp, phận sở để đưa định thuộc thẩm quyền cấp Tuy nhiên, hệ thống mục tiêu tính phân cấp mà có quan hệ tương tác với Vì vậy, định quản lý đề cấp phải nhằm thực mục tiêu cấp Các định cấp khuyến khích cấp định theo hướng mục tiêu 3.1.2 Căn hệ thống luật pháp thông lệ xã hội Các định quản lý phải phù hợp với pháp luật hành, vậy, lựa chọn phương án định phương án trái với pháp luật cần phải loại bỏ Hệ thống pháp luật thể thông qua hệ thống văn quy phạm pháp luật Nhà nước Khi đưa định quản lý cần phải vào hệ thống văn pháp luật Pháp luật hành lang, giới hạn pháp lý định quản lý Giới hạn xem xét hai khía cạnh: là, quyền hạn người định; hai là, nội dung định không trái với quy định pháp luật Một định quản lý không đảm bảo hai khía cạnh pháp luật xem không hợp pháp, cần đình chỉ, sửa đổi bãi bỏ 61 Đại cương khoa học quản lý Ngoài văn pháp luật, định quản lý dựa vào thông lệ xã hội tồn chi phối hành vi tổ chức phong tục, tập quán, đạo đức, lối sống, tâm lý tình cảm, tôn giáo , văn hóa tổ chức nói chung, truyền thống tập thể nói riêng có ảnh hưởng lớn đến định quản lý 3.1.3 Căn thực trạng tình hình hoạt động tổ chức Trong trình hoạt động tổ chức có việc đạt chưa đạt được, có thuận lợi khó khăn, ưu điểm hạn chế Đó thực trạng tình hình hoạt động tổ chức Thực trạng tình hình hoạt động tổ chức nguồn nhân lực, vật lực, tài lực; lực tổ chức; hệ thống luật pháp Nhà nước, thái độ tập thể dân chúng, môi trường bên bên tổ chức Trong hoạt động quản lý lúc người định hiểu hết thực trạng tình hình hoạt động tổ chức, đặc biệt yếu tố hạn chế Vì vậy, phương án nhằm để phát huy kết đạt khắc phục yếu tố hạn chế thường phương án lựa chọn để định 3.1.4 Căn lực phẩm chất người ban hành định Năng lực phẩm chất người quản lý có ảnh hưởng lớn đến việc định quản lý Những người có lực phẩm chất tốt đưa định đắn, ngược lại định dễ bị sai lầm Để định quản lý đáp ứng yêu cầu tính hợp lý hợp pháp người quản lý phải có lực phẩm chất tốt, điều liên quan đến việc đề bạt cán lãnh đạo trình đào tạo, bồi dưỡng rèn luyện họ 3.2 Nguyên tắc định quản lý 3.2.1 Nguyên tắc hệ thống Nguyên tắc đòi hỏi xem tổ chức hệ thống kinh tế xã hội, đưa định quản lý phải đồng thời ý đến yếu tố môi trường bên ngoài, điều kiện bên mục tiêu tổ chức Phải có phối hợp phận cấu thành hệ thống tổ chức liên quan đến định quản lý Tất định quản lý đã, ban hành phải tạo thành hệ thống hướng tới việc thực mục tiêu chung tổ chức 3.2.2 Nguyên tắc khả thi Nguyên tắc đòi hỏi trình định phải tổng hợp, xem xét tới tất loại nhân tố bên bên có ảnh hưởng đến tồn phát triển tổ chức Nghĩa vừa xem xét nhu cầu, vừa xem xét khả năng, vừa xem xét hội có lợi thành công, vừa xem xét độ rủi ro, bất lợi thất bại, cân nhắc toàn diện, bảo đảm chắn hợp lý hiệu phương án định, tiên tiến kỹ thuật, khả nguồn lực điều kiện để thực thi định 3.2.3 Nguyên tắc khoa học Nguyên tắc đòi hỏi phương án định phương án người ủng hộ; phương án lựa chọn từ nhiều phương án Quyết định đưa theo trình tự khoa học, phương pháp tính toán, tư phán đoán khoa học 3.2.4 Nguyên tắc dân chủ Quá trình định cần có tham gia tập thể người tổ chức Đối với vấn đề quan trọng cần tham gia quan chuyên gia bên tổ chức Trong trình định cần tiếp thu ý kiến trái ngược nhau, đồng thời ý đến phương án 3.2.5 Nguyên tắc kết hợp Quá trình định cần kết hợp khoa học kinh nghiệm; phân tích định tính định lượng; lợi ích toàn cục lợi ích cục bộ; lợi ích trước mắt lợi ích lâu dài; kinh tế kỹ thuật; cá nhân tập thể; thực sáng tạo v.v 62 Đại cương khoa học quản lý QUÁ TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ 4.1 Quá trình định quản lý 4.1.1 Xác định vấn đề định Vấn đề định hiểu nhiệm vụ mà tổ chức cần giải quyết định, không tổ chức khó phát triển Xác định vấn đề bước có vai trò đặc biệt quan trọng việc định Trong thực tiễn, tượng thường dễ nhận vấn đề lúc dễ dàng phát Vấn đề định xác định thông qua kinh nghiệm, qua trắc nghiệm phân tích nhà quản lý chuyên gia, phận chức năng, cấp Trong tình đơn giản, nhà quản lý nhanh chóng xác định vấn đề định Ngược lại, tình phức tạp thường phải đề định cách sơ tiếp tục thu thập, phân tích thông tin để rõ nhiệm vụ định Không phải vấn đề tổ chức, sai lệch, hội trở thành vấn đề định Chỉ vấn đề "chín muồi" trở thành vấn đề định 4.1.2 Chọn tiêu chuẩn đánh giá phương án Muốn so sánh phương án cách khách quan để lựa chọn phương án tốt cần xác định tiêu chuẩn đánh giá phương án Tiêu chuẩn biểu tiêu số lượng chất lượng, phản ánh kết đạt mục tiêu tổ chức hay kết mong muốn việc giải vấn đề định Ví dụ để định lựa chọn cán quản lý thường có tiêu chuẩn lực phẩm chất; để định đầu tư thường có tiêu chuẩn kinh tế, trị, xã hội môi trường Lựa chọn tiêu chuẩn việc không đơn giản Nếu tiêu chuẩn không xác định rõ việc đánh giá lựa chọn định gặp khó khăn, dễ dẫn đến tình trạng tùy tiện, chủ quan 4.1.3 Tìm kiếm phương án để giải vấn đề Một vấn đề định giải nhiều cách khác Cần tìm đến tất phương án định có, phương án mà nhìn tưởng chừng thực Tuy nhiên, số lượng phươn án nhiều trình lựa chọn phương án gặp khó khăn Để thuận lợi cho việc phân tích lựa chọn nên giữ lại số phương án thiết thực, loại bỏ phương án tính khả thi, nhóm phương án tương tự lại với v.v 4.1.4 Đánh giá phương án Đánh giá phương án xác định giá trị phương án theo tiêu chuẩn hiệu Việc đo lường hiệu phương án cần thực theo hai hướng: phân tích định lượng phân tích định hướng Đánh giá hiệu mà phương án mang lại lựa chọ định Nói cách tổng quát, đánh giá phương án ưu điểm hạn chế phương án Đánh giá phương án có hai nhiệm vụ: là, xác định số đo hiệu phương án; hai là, loại bỏ phương án không đáng giá Việc đánh giá phương án cần tiến hành theo phương pháp kỹ thuật đánh giá khoa học 4.1.5 Lựa chọn phương án định Trong phương án đáng giá cần phải chọn phương án thỏa mãn cao tiêu chuẩn hiệu quả, đồng thời khắc phục yếu tố hạn chế Việc lựa chọn phương án nên có tham gia tập thể, chuyên gia có kinh nghiệm, chí cấp Có hai khả lựa chọn phương án: lựa chọn theo tiêu chuẩn lựa chọn theo nhiều tiêu chuẩn: Trường hợp lựa chọn theo tiêu chuẩn, phương án có mức đáp ứng cao tiêu chuẩn đặt yếu tố hạn chế khắc phục, xem phương án tốt 63 Đại cương khoa học quản lý Trường hợp lựa chọn theo nhiều tiêu chuẩn, phương án có mức đáp ứng khác tiêu chuẩn cần phải đưa chúng tiêu hiệu tổng hợp Chỉ tiêu phản ánh mức độ đáp ứng tiêu chuẩn Trong trường hợp này, phương án có tiêu hiệu tổng hợp có giá trị lớn đồng thời tiêu chuẩn mức chấp nhận được, yếu tố hạn chế, xem phương án tốt 4.2 Quá trình thực định quản lý 4.2.1 Ban hành văn định Phần lớn định quản lý thể dạng văn Sau thống lựa chọn phương án định, định thể dạng văn để trở thành văn quản lý Văn định cần trình bày thể thức 4.2.2 Lập kế hoạch tổ chức thực Kế hoạch tổ chức thực định phải vào giới hạn hiệu lực định phải theo giới hạn Kế hoạch tổ chức phải cụ thể, cần nêu rõ nội dung: làm, thời gian bắt đầu kết thúc, phương tiện, kinh phí, địa điểm thực v.v 4.2.3 Tuyên truyền, phổ biến, giải thích định Tuyên tuyền, phổ biến, giải thích định cho người thực nắm vững nội dung, ý nghĩa tầm quan trọng định 4.2.4 Thực định theo kế hoạch Theo kế hoạch xác định, định thực thực tế Bộ máy thực vận hành, nguồn lực huy động, công việc triển khai 4.2.5 Kiểm tra việc thực định Kiểm tra việc thực định có vai trò quan trọng vì: kiểm tra tác động tới hành vi người, nâng cao trách nhiệm, động viên người lao động thúc đẩy thực định theo trình tự định, sửa chữa sai sót, điều chỉnh kế hoạch kịp thời 4.2.6 Điều chỉnh định Có nhiều nguyên nhân dẫn đến cần thiết phải điều chỉnh định, nguyên nhân thường là: thay đổi đột ngột môi trường gây ra; có sai lầm nghiêm trọng thân định v.v 4.2.7 Tổng kết việc thực định Trong trường hợp, định có thực hạn hay không hạn cần tổng kết kết thực định Qua tổng kết thực định, kinh nghiệm tích lũy sở cho định tương lai Trong trình tổng kết cần xem xét chu đáo tất giai đoạn công tác, phân tích rõ thành công sai lầm, thiếu sót, phát hết tiềm chưa sử dụng, tìm nguyên nhân thành công thất bại đánh giá tổng hợp PHƯƠNG PHÁP RA QUYẾT ĐỊNH 5.1 Khái niệm Phương pháp định cách thức mà chủ thể định dùng để thực một, số tất bước trình đề định Trong trình đề định chủ thể quản lý sử dụng nhiều phương pháp khác nhau: 5.2 Các phương pháp định quản lý 5.2.1 Phương pháp cá nhân định Đây phương pháp định sở kiến thức kinh nghiệm cá nhân nhà quản lý Theo phương pháp xuất nhiệm vụ thuộc thẩm quyền mình, nhà quản lý tự đề định quản lý mà không cần có tham gia tập thể chuyên gia Trong trình định nhà quản lý sử dụng kinh nghiệm sử dùng mô hình đơn giản để định 64 Đại cương khoa học quản lý Mô hình định đơn giản dựa vào thủ tục, quy tắc sách hướng dẫn việc định Thủ tục loạt bước liên quan với để xử lý vấn đề thường xuyên xảy tổ chức Ví dụ thủ tục nhập học, thủ tục đăng ký kinh doanh, thủ tục cấp giấy phép xây dựng v.v Quy tắc chuẩn mực mà thành viên tổ chức phải thi hành Đó quy phạm pháp luật, thông lệ quy định mà tập thể thống Ví dụ, sinh viên nghỉ 20% số học lớp không dự thi, năm lần cán công chức xét nâng bâc lương, v.v Chính sách phương châm, chủ trương, hướng dẫn chung cho việc xử lý vấn đề xảy tổ chức Chính sách khác thủ tục quy tắc chỗ có tính định hướng đòi hỏi định phải có linh hoạt sáng tạo Ví dụ, sách khuyến khích nhân tài sinh viên, sách giá cả, v.v 5.2.2 Phương pháp định tập thể a/ Khái niệm phương pháp định tập thể Phương pháp định tập thể nghĩa chủ thể định tập thể, trách nhiệm định thuộc tập thể Phương pháp định tập thể hiểu phương pháp mà người lãnh đạo không dựa vào kiến thức kinh nghiệm cá nhân mà dựa vào kiến thức kinh nghiệm tập thể để đưa định chịu trách nhiệm định đưa Phương pháp định tập thể thường sử dụng để định vấn đề quan trọng, vấn đề phức tạp, vấ đề có ảnh hưởng lâu dài đến phát triển tổ chức Hình thức phương pháp định tập thể phong phú như: tham gia hội đồng tư vấn, nhóm nghiên cứu, tham gia số chuyên gia, tham gia tập thể số cá nhân, số phận tổ chức Kết thảo luận tập thể quan trọng giúp nhà quản lý đưa định đắn phạm vi quyền hạn b/ Ưu điểm hạn chế phương pháp định tập thể - Ưu điểm: Thu hút sáng kiến nhiều người, đặc biệt chuyên gia người thực thi định; đảm bảo tính dân chủ tổ chức - Hạn chế: Thường kéo dài thời gian; dễ có ảnh hưởng cá nhân tập thể đến kết luận tập thể; có trường hợp trách nhiệm người định không rõ ràng (chủ thể định cá nhân hay tập thể) c/ Một số kỹ thuật phương pháp định tập thể Trong trình thực phương pháp định tập thể áp dụng số kỹ thuật sau: 1) Kỹ thuật động não: Động não kỹ thuật dùng trình tìm tòi sáng kiến người tham gia thảo luận vấn đề định Ví dụ, họp có nhiều người tham gia, người chủ tọa nêu rõ ràng vấn đề cho tất người hiểu, tất thành viên tự nêu ý kiến khoảng thời gian ấn định trước Không phê bình ý kiến nhau, ý kiến ghi lại phân tích sau Kỹ thuật động não có nhược điểm ý kiến người họp dễ bị ảnh hưởng lẫn 2) Kỹ thuật nhóm danh nghĩa: Nhóm danh nghĩa kỹ thuật dùng không tìm sáng kiến mà đến kết luận họp Ví dụ, thành viên nhóm có mặt họp Chủ tọa phát biểu nhiệm vụ họp Các thành viên viết giấy suy nghĩ họ Từng thành viên đọc điều họ viết Nhóm thảo luận đánh giá ý kiến thành viên Từng thành viên độc lập cho biết thứ tự ý kiến theo mức độ đắn chúng Kết luận cuối thuộc ý kiến có thứ bậc tổng hợp cao 65 Đại cương khoa học quản lý 3) Kỹ thuật Delphi: Là kỹ thuật định theo nhóm thành viên không triệu tập tới họp Đây kỹ thuật phức tạp tốn thời gian Kỹ thuật Delphi giống với kỹ thuật nhóm danh nghĩa khác thành viên không ngồi trực diện với Kỹ thuật bao gồm bước sau: + Vấn đề xác định thành viên yêu cầu đưa ý kiến qua phiếu câu hỏi chuẩn bị kỹ + Mỗi thành viên hoàn thành phiếu câu hỏi cách độc lập nặc danh + Kết phiếu câu hỏi trung tâm thu lại, xử lý in + Mỗi thành viên nhận in kết xử lý + Sau xem xét kết quả, thành viên lại yêu cầu cho biết ý kiến họ Kết thành viên thường đưa ý kiến có thay đổi so với ý kiến ban đầu họ Cứ tiếp tục có thống ý kiến Ngoài ra, lĩnh vực quản lý khác (quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp, quản lý giáo dục ) người ta sử dụng nhiều phương pháp kỹ thuật định khác như: phương pháp định lượng toán học (sử dụng toán dự trữ, toán đơn hình, toán vận tải, toán đồng ); phương pháp định; phương pháp phân tích độ mạo hiểm, phương pháp linh cảm (trực giác, ngoại cảm) v.v Chương VI THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ 1.1 Khái niệm thông tin quản lý 1.1.1 Khái niệm thông tin Thông tin khái niệm trừu tượng, tùy theo mục đích nghiên cứu mà khái niệm thông tin giải thích theo nhiều giác độ khác - Thông tin tin tức tượng, kiện, hoạt động xảy - Thông tin liệu nhận thấy, hiểu xếp lại với thành kiến thức cụ thể Trong thông tin kiện, liệu miêu tả lời văn, hình ảnh, đại lượng đo lường Nhưng cách miêu tả giúp cho người nhận tin hiểu đúng, 66 Đại cương khoa học quản lý đầy đủ, xác tình hình kiện Vì vậy, người đưa thông tin phải biết cách miêu tả cách khoa học Phân biệt khái niệm: thông tin, công nghệ thông tin, hệ thống thông tin - Thông tin: liệu nhận thấy, hiểu xếp lại với thành kiến thức cụ thể - Công nghệ thông tin (Information ): cách thức thu nhập, xử lý, phân phối bảo quản thông tin - Hệ thống thông tin (Information system): giải pháp tổ chức kỹ thuật thiết lập thực tiễn để thực trình thông tin 1.1.2 Khái niệm thông tin quản lý: - Thông tin quản lý tất tin tức nảy sinh trình môi trường quản lý cần thiết cho việc định để giải vấn đề hoạt động quản lý tổ chức - Thông tin tin tức mới, thu nhận, cảm thụ đánh giá có ích cho việc đề định giải nhiệm vụ quản lý Trong lĩnh vực quản lý, người ta trọng nội dung giá trị có ích thông tin, coi thông tin tất thông báo, số liệu dùng làm nguyên liệu cho việc đề định Thông tin quản lý phận hợp thành thông tin xã hội, liên quan chặc chẽ với thông tin xã hội 1.2 Bản chất thông tin quản lý Là trình thu thập, xử lý, phân phối bảo quản tin tức cần thiết có ích cho trình quản lý Các nhà quản lý cho rằng, trình quản lý luôn trình định hướng, phản ánh mối quan hệ qua lại người tạo tin người sử dụng thông tin Theo nghĩa đen, thông tin cung cấp cho người sử dụng tin tức mà trước họ chưa biết Trong trường hợp người sử dụng tin không tồn khái niệm thông tin Các nhà quản lý chia tài liệu số liệu thành loại: + Loại tài liệu, số liệu có ích cho việc đưa định: thông tin + Loại tài liệu, số liệu dùng để định sau này: thông tin dự trữ + Loại tài liệu, số liệu ích hay không liên quan đến việc định: tài liệu, số liệu thừa 1.3 Vai trò thông tin quản lý Có thể nói, trình quản lý trình trao đổi thông tin chủ thể quản lý khách thể quản lý Vì vậy, thông tin tảng, hạt nhân quản lý Thông tin có vai trò quan trọng việc định quản lý việc thực chức quản lý: hoạch định, tổ chức, đạo, kiểm tra - Thông tin đối tượng lao động nhà quản lý Trong trình điều hành tổ chức, nhà quản lý thường xuyên làm việc với loại thông tin bản: thông tin kế hoạch (chỉ đạo hoạt động sản xuất); thông tin môi trường (là sở, đề định quản lý); thông tin thực (phản ánh thực trạng hoạt động tổ chức) - Thông tin công cụ nhà quản lý (là sở công tác kế hoạch hóa, phương tiện đạo hoạt động tổ chức) - Thông tin yếu tố bảo đảm cho người thực hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Nhà quản lý cung cấp cho người thực thông tin mục đích mục tiêu sản xuất kinh doanh, nguồn lực sử dụng, cách thức tiến hành sản xuất, quy trình công nghệ, thực trạng sản xuất dự báo phát triển, nhu cầu thị trường v.v 1.4 Đặc điểm thông tin quản lý - Thông tin vật chất tồn vỏ vật chất gọi vật mang tin giá mang tin 67 Đại cương khoa học quản lý - Thông tin tự không biến đổi vật tượng mà phản ánh lại biến đổi theo thời gian, vậy, giá trị thông tin giảm theo thời gian (thông tin bị lão hóa) - Nội dung thông tin không phản ánh đầy đủ giá trị thông tin Giá trị thông tin đo hiệu quản lý, tạo khả tiềm lực vật chất cho người nhờ sử dụng thông tin - Một nội dung thông tin có nhiều cách mã hóa Mã hóa việc xây dựng tập hợp ký hiệu ngắn gọn thuộc tính thực thể tập hợp thực thể Ví dụ mã số trường cao đẳng, đại học công tác tuyển sinh PHÂN LOẠI THÔNG TIN Phân loại thông tin yêu cầu cần thiết khách quan nhằm mục đích nghiên cứu cách toàn diện, hệ thống chức thông tin quản lý, đồng thời tổ chức hợp lý loại thông tin phục vụ cho việc triển khai hoạt động quản lý Có nhiều cách phân loại thông tin: 2.1 Theo xuất xứ thông tin + Thông tin bên trong; + Thông tin bên 2.2 Theo cách truyền thông tin + Thông tin có hệ thống; + Thông tin không hệ thống 2.3 Theo tính chất thông tin + Thông tin tra cứu; + Thông tin thông báo 2.4 Theo chức thông tin + Thông tin đạo; + Thông tin thực 2.5 Theo hướng chuyển động + Thông tin dọc; + Thông tin ngang 2.6 Theo kênh thông tin + Thông tin thức; + Thông tin không thức 2.7 Theo lĩnh vực thông tin + Thông tin trị; + Thông tin kinh tế - xã hội; + Thông tin giáo dục v.v NGUYÊN TẮC SỬ DỤNG THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ Thông tin nguồn lực quan trọng hoạt động quản lý, tài nguyên vô tận, sử dụng không cạn, tồn với số lượng lớn nhiều lĩnh vực Nó đòi hỏi phải khai thác sử dụng hữu hiệu vào công tác quản lý theo nguyên tắc sau: 3.1 Thông tin phải xác Thông tin cần phản ánh cách khách quan, trung thực tình hình hoạt động tổ chức Tính xác thông tin trước hết nói lên mức độ xấp xỉ so với nguyên mà biểu Điều đòi hỏi việc thu thập chỉnh lý thông tin phải cụ thể, rõ ràng làm cho việc định 3.2 Thông tin phải kịp thời 68 Đại cương khoa học quản lý Thông tin kịp thời đòi hỏi phải nhanh nhạy nắm bắt thông tin, nhanh chóng gia công, điều chỉnh truyền thông tin Giá trị thông tin thường trực tiếp gắn với thời gian cung cấp thông tin Tính kịp thời thông tin định điều kiện cụ thể, độ chín muồi vấn đề (cung cấp thông tin sớm mục đích, vấn đề chưa chín muồi tình hình thay đổi làm cho thông tin trở nên vô dụng; cung cấp thông tin muộn dấn đến việc định không kịp thời) Mâu thuẫn tính xác tính kịp thời cần khắc phục cách hoàn thiện kỹ thuật công nghệ xử lý thông tin, nâng cao trình độ chuyên môn cho người làm công tác thông tin 3.3 Thông tin phải đầy đủ, tổng hợp Thông tin đầy đủ đòi hỏi phải cung cấp cho chủ thể quản lý thông tin cần đủ để định quản lý có sở khoa học tác động hữu hiệu đến đối tượng quản lý Tính tổng hợp thông tin bảo đảm cho chủ thể quản lý xem xét đối tượng quản lý với toàn tính phức tạp, đa dạng nó, để điều chỉnh hoạt động cho phù hợp với tình cụ thể 3.4 Thông tin phải cô đọng, dễ hiểu Thông tin cô đọng, dễ hiểu đòi hỏi phải xếp, tóm tắc, chỉnh lý trình bày nội dung phong phú, đa dạng, phức tạp thông tin lập luận rõ ràng, súc tích dễ hiểu Tính cô động, dễ hiểu phải thống với nhau, không mâu thuẫn nhau, tính cô đọng đòi hỏi súc tích, tính dễ hiểu lại đòi hỏi phải phân tích, giải thích, lập luận rõ ràng Tính cô đọng, dễ hiểu đòi hỏi thông tin cần có tính đơn nghĩa, tránh cách hiểu khác nhau, nội dung khái niệm thuật ngữ cần phải thống hóa, xác hóa 3.5 Thông tin phải đảm bảo tính kinh tế Tính kinh tế đòi hỏi thông tin phải giúp ích cho việc giải nhiệm vụ đặt tổ chức chi phí nhỏ nhất, hiệu Điều yêu cầu việc cung cấp thông tin phải xác, kịp thời, đầy đủ, thiết thực, thông tin phải cần thiết cho người sử dụng để thực nhiệm vụ giao với chất lượng hiệu cao QUY TRÌNH SỬ DỤNG THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ Quy trình sử dụng thông tin quản lý bao gồm khâu, bước, công việc có liên quan chặc chẽ với 4.1 Xác định nhu cầu thông tin cấp quản lý, khâu quản lý Thông tin cần tổ chức phù hợp với nhu cầu thông tin cấp, khâu quản lý, lẽ, cấp, khâu quản lý có phạm vi hoạt động định cần thông tin có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ quyền hạn quy định Xác định nhu cầu thông tin cấp, khâu quản lý cần thiết khách quan, hệ thống thông tin phải chọn lọc thông tin thiết yếu cho cấp, khâu quản lý, tránh tình trạng nhà quản lý phải làm việc điều kiện thiếu tải thông tin Đồng thời tất cấp, khâu cần cung cấp thường xuyên thông tin thuộc thẩm quyền mình, tránh tình trạng cấp này, khâu cung cấp nhanh, cấp khác, khâu khác cung cấp chậm không cung cấp 4.2 Xây dựng tổ chức nguồn tin Thông tin phải xuất phát từ kiện, hoạt động cụ thể, nói cách khác phải có nguồn, có điểm xuất phát Việc xây dựng tổ chức nguồn tin gúp cho tổ chức chủ động đảm bảo thường xuyên thông tin theo yêu cầu công tác quản lý đặt Đây vấn đề khó khăn, phức tạp liên quan đến nhiều cấp, nhiều khâu, nhiều hoạt động, nhiều người tổ chức Có nhiều cách xây dựng tổ chức nguồi tin Tuy nhiên, hoạt động quản lý người ta thường xây dựng tổ chức loại nguồn tin sau: 69 Đại cương khoa học quản lý - Nguồn tin từ loại công văn đến công văn đi; - Nguồn tin từ tài liệu, sách, báo, tạp chí, phát truyền hình; - Nguồn tin truyền miệng: trực tiếp trao đổi qua điện thoại 4.3 Tổ chức thu nhập thông tin Tổ chức thu thập thông tin hình thành hệ thống kênh thông tin bên bên tổ chức, trực tiếp hay gián tiếp qua nút tin trung gian Có nhiều hình thức phương pháp khác để thu thập thông tin như: + Tổ chức tốt công tác hành - văn thư - tổng hợp quản lý tổ chức + Thực chế độ thông tin báo cáo định kỳ theo quy định + Tổ chức hội nghị, hội ý, trực báo, giao ban + Tổ chức kiểm tra, quan sát trực tiếp hoạt động tổ chức + Nghe phản ánh cách trao đổi trực tiếp hay qua điện thoại, điện tín v.v 4.4 Nghiên cứu xử lý thông tin Đây khâu quan trọng khó khăn, phức tạp trình thông tin Trong thực tiễn công việc thường chủ yếu phận cán tham mưu giúp việc cho lãnh đạo hay thân người lãnh đạo, quản lý trực tiếp thực Thực chất xử lý thông tin trình tự bước tác động vào thông tin nhằm rút thông tin cần thiết cho trình quản lý Quá trình gồm hai giai đoạn: 4.4.1 Phân tích thông tin Đây công việc kiểm tra, tổng hợp, phân tích, đánh giá, chỉnh lý tài liệu số liệu thu thập Yêu cầu công tác phải làm cho tài liệu, số liệu nói lên tình hình, kết hoạt động thực tế cách trung thực để xác định chất việc, hoạt động mà tài liệu, số liệu thông tin báo cáo phản ánh Để đạt yêu cầu trên, phải tiến hành số việc cụ thể sau: + Kiểm tra tính xác, tính hợp lý tài liệu, số liệu + Hệ thống hóa, tổng hợp số liệu, tài liệu theo vấn đề, lĩnh vực + Đánh giá, chỉnh lý xác hóa số liệu, tài liệu Đây công việc có tính chất nghiệp vụ phức tạp đòi hỏi người thực phải có trình độ kiến thức nghiệp vụ định giải tốt 4.4.2 Xử lý thông tin Xử lý thông tin gắn liền với việc nghiên cứu phân tích thông tin Thực chất xử lý thông tin dựa sở phân tích số liệu, tài liệu phản ánh tình hình kết hoạt động thực tế người xử lý thông tin đưa phương án, tác động quản lý định lựa chọn phương án hay tác động tối ưu Việc xử lý có hai cấp độ: việc đưa phương án, tác động quản lý sáng kiến của đơn vị, phận, cán tham mưu giúp việc thực hình thức đề nghị, kiến nghị (bằng văn hay miệng); thân người lãnh đạo thực hình thức định, thị, mệnh lệnh, phương án ban hành 4.5 Cung cấp phổ biến thông tin Muốn cung cấp phổ biến thông tin cần xác định rõ nhu cầu thông tin cấp quản lý, khâu quản lý Yêu cầu vấn đề đáp ứng nhu cầu phục vụ kịp thời, xác, đối tượng, hình thức thích hợp Trong trình cung cấp phổ biến thông tin cần trả lời câu hỏi: + Cung cấp phân phối thông tin ? (nội dung) + Cung cấp phân phối thông tin cho ? (đối tượng) + Cung cấp phân phối thông tin lúc ? (thời gian) 70 Đại cương khoa học quản lý + Cung cấp phân phối thông tin ? (hình thức) + Xác định thông tin khai thác đâu ? (nguồn tin) 4.6 Bảo quản lưu trữ thông tin Mục đích bảo quản lưu trữ để bảo đảm cho tài liệu thông tin không bị hư hỏng, mát, phục vụ cho công việc khai thác hàng ngày lâu dài Do vậy, bảo quản lưu trữ thông tin phải đảm bảo yêu cầu: - Bảo quản lưu trữ cẩn thận, khoa học phương tiện thích hợp với loại tài liệu có đặc tính kỹ thuật khác nhau; - Phải xếp ngăn nắp, trật tự, tránh nhầm lẫn, mát, đảm bảo cho cung cấp đầy đủ khối lượng thông tin cần thiết với thời gian nhanh cho người sử dụng - Bảo quản lưu trữ thông tin quan đơn vị phải theo nghiệp vụ quy định pháp luật NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ 5.1 Chất lượng thông tin quản lý Thông tin giữ vai trò quan trọng hoạt động quản lý, làm để thông tin có hiệu vấn đề không đơn giản Muốn thông tin có hiệu chất lượng thông tin phải cao việc tổ chức hệ thống thông tin phải hợp lý Chất lượng thông tin định hiệu trình quản lý Vậy chất lượng thông tin gì? Đây câu hỏi dễ trả lời Theo ý kiến nhiều nhà khoa học chất lượng thông tin mức độ thỏa mãn nhu cầu thông tin người sử dụng Chất lượng thông tin thể mặt sau: mức độ thời sự, mức độ kịp thời, mức độ xác, mức độ đầy đủ, mức độ kinh tế v.v Các mặt mức độ kể thông tin tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng thông tin Các yếu tố chủ yếu ảnh hưởng đến chất lượng thông tin thường là: tiến độ khoa học kỹ thuật, trình độ lực người, công nghệ, môi trường, phương pháp tổ chức hệ thống thông tin tổ chứuc v.v 5.2 Nâng cao chất lượng thông tin quản lý Mục tiêu hoạt động quản lý, phát triển thông tin công nghệ thông tin đòi hỏi chất lượng thông tin quản lý phải ngày nâng cao Phương pháp để nâng cao chất lượng thông tin ý là: - Đầu tư công nghệ kỹ thuật mới; - Đào tạo sử dụng người; - Tổ chức hệ thống thông tin khoa học; - Có chế, quy chế đầy đủ, rõ ràng công tác thông tin; - Có chế độ trách nhiệm quyền lợi cho người liên quan đến hoạt động thông tin TÀI LIỆU THAM KHẢO 1/ TS Nguyễn Thị Doan, Đỗ Minh Cương, Phương Kỳ Sơn: Các học Thuyết quản lý, Nxb Chính trị quốc gia, H - 1996 2/ Trường Đại học Kinh tế quốc dân, Khoa khoa học quản lý: Giáo trình Khoa học quản lý (tập1), Nxb Khoa học kỹ thuật, H - 2001 3/ TS Nguyễn Thanh Hội, TS Phan Thăng: Quản trị học, Nxb Thống kê, 1999 4/ Trường Đại học Kinh tế quốc dân, Khoa khoa học quản lý: Giáo trình Khoa học quản lý (2 tập), Nxb Khoa học kỹ thuật, Hà Nội, 2001 71 Đại cương khoa học quản lý 5/ Học viện Hành quốc gia: Giáo trình Quản lí hành nhà nước Nxb Lao độn, Hà Nội, 1997 6/ Học viện hành quốc gia, Viện nghiên cứu Hành chính: Một số thuật ngữ hành chính, Nxb giới, H - 2000 7/ Trung tâm nghiên cứu khoa học tổ chức, quản lý: Khoa học tổ chức quản lý - Một số vấn đề lý luận thực tiễn Nxb Thống kê 1999 8/ Viện Ngôn ngữ học: Từ điển tiếng Việt, Nxb Đà Nẵng - Trung tâm từ điển học, 2001 9/ TS Nguyễn Thị Liên Diệp: Quản trị học, Nxb Thống Kê, Hà Nội, 1994 10/ TS Nguyễn Thị Doan, Đỗ Minh Cương, Phương Kỳ Sơn: Các học Thuyết quản lý, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội, 1996 11/ Nguyễn Minh Đạo: Cơ sở khoa học quản lý Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội 1997 12/ TS Nguyễn Thanh Hội, TS Phan Thăng: Quản trị học, Nxb Thống kê, 1999 13/ Harol Koontz: Những vấn đề cốt yếu quản lý, Nxb Khoa học kỹ thuật, Hà Nội, 1993 72 [...]... quốc tế v.v Khoa học quản lý sử dụng nhiều thành tựu của các ngành khoa học tự nhiên và khoa học kỹ thuật như Toán học, Điều khiển học, Tin học, Công nghệ học v.v Khoa học quản lý sử dụng nhiều luận điểm và kết quả nghiên cứu của các môn khoa học xã hội nghiên cứu về con người như Xã hội học, Tâm lý học, Giáo dục học, Luật học v.v 29 Đại cương về khoa học quản lý Chương 2 CHỨC NĂNG QUẢN LÝ 2.1 KHÁI... giữa khoa học quản lý và các khoa học khác Xuất phát từ tính tổng hợp trong lao động quản lý mà khoa học quản lý là một khoa học liên ngành Trong quá trình phát triển của mình, khoa học quản lý đã kết hợp với nhiều môn khoa học khác, sử dụng những luận điểm và thành tựu của các khoa học để giải quyết nhiều vấn đề của lý luận và thực tiễn quản lý Khoa học quản lý đã dựa trên cơ sở lý luận của Triết học, ... trong các văn phòng cơ quan, đơn vị 1.4 QUẢN LÝ VỪA LÀ KHOA HỌC VÀ NGHỆ THUẬT, MỐI LIÊN HỆ GIỮA KHOA HỌC QUẢN LÝ VÀ CÁC KHOA HỌC KHÁC 1.4.1 Quản lý là một khoa học Khoa học quản lý là hệ thống các tri thức lý luận bao gồm các khái niệm, phạm trù, các quy luật, các nguyên tắc, phương pháp và kỹ năng quản lý cần thiết Khoa học quản lý nói chung và khoa học quản lý của từng lĩnh vực, từng ngành nói riêng... như: quản lý kinh tế, quản trị doanh nghiệp, quản lý hành chính nhà nước, quản lý giáo dục, quản lý văn hóa, xã hội v.v  Nội dung nghiên cứu của khoa học quản lý Khoa học quản lý nghiên cứu những nội dung cơ bản sau: - Cơ sở lý luận và phương pháp luận của khoa học quản lý; - Quá trình quyết định quản lý và đảm bảo thông tin cho các quyết định; - Các chức năng quản lý; - Người quản lý, - Các vấn đề về. .. này đã làm nảy sinh một lý thuyết mới về quản lý Lý thuyết quản lý này được gọi bằng nhiều tên khác nhau: Lý thuyết hệ thống (quantitative management), Lý thuyết khoa học quản lý (management science), Lý thuyết định lượng về quản lý Tất cả các tên gọi này nhằm biểu đạt ý nghĩa về lý thuyết quản lý mới được xây dựng trên nhận thức cơ bản rằng: "Quản lý là quyết định" và muốn quản lý có hiệu quả thì quyết.. .Đại cương về khoa học quản lý 1.2.2.1 Trường phái cổ điển về quản lý "Quản lý theo khoa học" là thuật ngữ được dùng để chỉ những ý kiến về tổ chức và quản lý được đưa ra ở Châu Âu và Hoa Kỳ vào những năm cuối TK XIX đầu TK XX Trong quá trình hình thành các lý thuyết cổ điển có công đóng góp của rất nhiều tác giả Nhìn chung có thể đưa ra 2 dòng lý thuyết quản lý cổ điển chính: Lý thuyết quản lý khoa. .. các quy luật vận động và phát 27 Đại cương về khoa học quản lý triển của các hình thái kinh tế - xã hội mà lý luận khoa học quản lý được hình thành Đồng thời xuất phát từ những quy luật của khoa học quản lý mà các lĩnh vực, các ngành (kinh tế, xã hội, văn hoá, giáo dục ) căn cứ vào đặc điêm cụ thể để xây dựng lý luận khoa học quản lý riêng cho ngành mình Khoa học quản lý có quá trình hình thành, phát... khoa học quan trọng Nhờ có tri thức khoa học mà các nhà quản lý đề ra được các giải pháp quản lý có căn cứ, phù hợp với quy luật khách quan trong những vấn đề quản lý cụ thể Tính khoa học của quản lý đòi hỏi các nhà quản lý trước hết phải nắm vững những quy luật liên quan đến quá trình hoạt động của tổ chức Nắm vững quy luật thực chất là nắm vững hệ thống lý luận về quản lý Tính khoa học của quản lý. .. lượng về quản lý Theo ý kiến của nhiều chuyên gia, đóng góp của trường phái định lượng về quản lý là sự nối dài và triển khai các quan điême của trường phái quản lý một cách khoa học Trường phái định lượng về quản lý thâm nhập hầu hết mọi tổ chức hiện đại với những kỹ thuật phức tạp Ngày nay lý thuyết khoa học quản lý - lý thuyết hệ thống, lý thuyết định lượng rất quan trọng cho các nhà quản lý, các... bên trong tổ chức 28 Đại cương về khoa học quản lý + Để nghiên cứu, quản lý thường được phân tích thành các chức năng quản lý Tiêu chí để hình thành các chức năng quản lý là quá trình quản lý và các lĩnh vực của hoạt động quản lý 1.4.2 Quản lý là một nghệ thuật Tính nghệ thuật của quản lý xuất phát từ tính đa dạng phong phú, muôn hình muôn vẻ của các sự vật và hiện tượng trong quản lý Không phải mọi hiện ... hệ khoa học quản lý khoa học khác Xuất phát từ tính tổng hợp lao động quản lý mà khoa học quản lý khoa học liên ngành Trong trình phát triển mình, khoa học quản lý kết hợp với nhiều môn khoa học. .. phòng quan, đơn vị 1.4 QUẢN LÝ VỪA LÀ KHOA HỌC VÀ NGHỆ THUẬT, MỐI LIÊN HỆ GIỮA KHOA HỌC QUẢN LÝ VÀ CÁC KHOA HỌC KHÁC 1.4.1 Quản lý khoa học Khoa học quản lý hệ thống tri thức lý luận bao gồm khái... chức 28 Đại cương khoa học quản lý + Để nghiên cứu, quản lý thường phân tích thành chức quản lý Tiêu chí để hình thành chức quản lý trình quản lý lĩnh vực hoạt động quản lý 1.4.2 Quản lý nghệ