LỜI MỞ ĐẦU Trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hoá - đại hoá, kinh tế nước ta tăng trưởng với tốc độ cao Để phát triển mạnh mẽ vững cần phải có quản lý, điều hành tốt Điều đòi hỏi nỗ lực thành viên tham gia vào việc phát triển kinh tế đất nước Như biết, thời đại ngày phòng hành văn thư giữ chức vị trí quan trọng, doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ Hoạt động phòng hành văn thư đóng góp phần không nhỏ vào thành bại doanh nghiệp Vì vậy, văn phòng hành văn thư phải tổ chức quản lý cách khoa học hiệu Một văn phòng hành văn thư khoa học hoạt động có hiệu cao giúp cho đơn vị triển khai công việc thuận lợi, đem lại nhiều lợi ích kinh tế xã hội chất lượng công việc ngược lại Phòng hành văn thư tham gia tổ chức lưu trữ Hồ sơ, chứng từ, công tác soạn thảo văn bản, vào sổ công văn đi, vào sổ công văn đến, duyệt văn bản, chuyển giao văn bản, lập hồ sơ hành, trả thủ tục hành in ấn đánh máy vi tính… phòng hành văn thư tạo cho việc soạn văn hành số công việc khác Thấy vai trò quan trọng hành văn thư việc nâng cao trình độ hành văn thư vấn đề cấp thiết người Là sinh viên thực tập, sau hai năm học tập giảng dạy trường Đào tạo Bồi dưỡng cán công chức ngành giao thông vận tải, nắm kỹ năng, thao tác làm việc chương trình hành - văn thư Tuy nhiên nhiều điều mà chưa biết cần học hỏi thêm nhiều ứng dụng vào công việc thực tế Khi nhà trường tạo điều kiện cho tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế xác định mục tiêu phải cố gắng nhiều đợt thực tập là: - Vận dụng kiến thức học trường vào công việc thực tế - Học hỏi thêm kiến thức trình thực tập sở Và sau tháng rưỡi thực tập uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá, gặp nhiều khó khăn việc áp dụng kiến thức học vào thực tế, song nhờ giúp đỡ tận tình cô, chú, anh, chị cố gắng thân, hoàn thành công việc thực tập cách có hiệu học hỏi nhiều kinh nghiệm bổ ích Sau đây, xin trình bày nội dung báo cáo thực tập - Ngoài phần mục lục, mở đầu, kết luận phụ lục Báo cáo gồm có chương Chương I: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá văn phòng uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá Chương II: Quá trình khảo sát, thực công tác, văn thư, lưu trữ quản trị văn phòng uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá Chương III: Thu hoạch thân Do thời gian thực tập có hạn nên việc phân tích báo cáo có nhiều thiếu sót, mong góp ý thầy, cô bạn để báo cáo hoàn thành tốt CHƯƠNG I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ TÀM XÁ VÀ VĂN PHÒNG HÀNH CHÍNH CỦA UỶ BAN XÃ TÀM XÁ I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ TÀM XÁ Chức Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá tổ chức nghiệp quản lý Nhà nước có chức quản lý Nhà nước Hội đồng nhân dân giao cho vừa Uỷ ban nhân dân cấp giao chịu lãnh đạo thống phủ Là quan hành Nhà nước hoạt động thường xuyên địa phương thuộc hệ thống hành thống thông suốt nước Nhưng thực việc đạo, điều hành ngày công việc hành Nhà nước địa phương quan Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm thi hành nghị Hội đồng nhân dân báo cáo công việc trước Hội đồng nhân dân cung cấp Uỷ ban nhân dân cấp Là quan hành Nhà nước địa phương song uỷ ban nhân dân không chịu trách nhiệm chấp hành nghị Hội đồng nhân dân mà nghị quan quyền cấp thi hành pháp luật thống Nhà nước Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá có trụ sở Huyện Đông Anh - Hà Nội, có tư cách pháp nhân có dấu tài khoản riêng Nhiệm vụ quyền hạn * Uỷ ban nhân dân, thực quản lý Nhà nước địa phương lĩnh vực sau: * Tuyên truyền giáo dục pháp luật kiểm tra việc chấp hành hiến pháp, pháp luật, văn quan Nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cung cấp quan Nhà nước tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân công đoàn địa phương * Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn xã hội, thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang, xây dựng quốc phòng toàn dân; quản lý hộ khẩu, hộ tịch địa phương việc cư trú lại người nước địa phương * Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước công dân, chống tham nhũng buôn lâu, làm hàng giả tệ nạn xã hội khác * Quản lý tổ chức, biên chế tiền lương, đào tạo viên chức, bảo hiểm xã hội * Tổ chức đạo, thi hành án địa phương * Tổ chức thực hiện, việc thu chi ngân sách địa phương (thuế) phối hợp với quan hữu quan để đảm bảo thu, đúng, thu đủ, thu kịp thời loại thuế khoản thu khác địa phương * Uỷ ban nhân dân xã, Tàm Xá có nhiệm vụ quản lý địa giới đơn vị hành địa phương Cơ cấu tổ chức uỷ ban nhân dâ xã Tàm Xá * Giới thiệu cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá có chủ tịch phó chủ tịch Hội đồng nhân dân cung cấp bầu Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ đơn vị thuộc uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá chủ tịch uỷ ban nhân dân quy định Hiện uỷ ban có 25 cán biên chế quan, lại hợp đồng, hầu hết cán có trình độ Đại học chuyên ngành, nhiều cán đào tạo với trình độ cao Đẳng, trung học chuyên nghiệp Theo thống kê trình độ chuyên môn - nghiệp vụ uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá sau: * Trên đại học : 01 người * Đại học hành : 05 người * Đại học ngành khác : 10 người * Cao đẳng : 01 người * Trung cấp : 05 người Qua sơ đồ ta thấy rõ mối quan hệ chăt chẽ ban chủ tịch, Uỷ ban với ban trực thuộc Uỷ ban nhân dân, ban có chức tham mưu, giúp việc co ban chủ tịch Uỷ ban nhân dân mặt C Chức ban * Cán văn phòng: ban tham mưu giúp việc cho lãnh đạo uỷ ban nhân dân xã xây dựng, ban thông tin tổng hợp hoạt động uỷ ban , triển khai thực ngân sách, kế hoạch đầu tư trực tiếp triển khai công tác hành Uỷ ban Vừa phụ trách công tác tổ chức cán bộ, văn thư lưu trữ, công tác bảo vệ quản lý sở vật chất, phục vụ hoạt động Uỷ ban * Ban địa - xây dựng: ban có chức quản lý quyền sử dụng đất đai, chuyển nhượng chấp, tặng quyền sở hữu đất… cấp giấy phép xây dựng giải phóng mặt * Ban tư pháp: ban có chức kiểm tra, xử lý công văn uỷ ban * Cán kế toán - tài chính: ban tham mưu giúp việc cho lãnh đạo, Uỷ ban tổ chức thực công tác kế toán, thống kê tài Uỷ ban theo điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước quy định kế toán tài Uỷ ban nhân dân * Ban huy quân sự: ban có chức nhận công văn, báo cáo Đảng uỷ, Huyện uỷ công tác quân * Ban công an: ban có chức đảm bảo trật tự an ninh thôn xóm, phường, thị xã * Cán thuế thương nghiệp: ban có chức ban hành luật thuế áp dụng hộ kinh doanh nhỏ địa bàn xã * Ban văn hoá thông tin: ban có chức làm công tác tuyên truyền chủ trương, sách văn hoá Và góp phần xây dựng nếp sống văn minh - văn hoá cho người dân Trong thời gian thực tập Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá, nhận thực tập phòng hành - văn thư Sau vài nét giới thiệu văn phòng hành - văn thư II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA VĂN PHÒNG HÀNH CHÍNH Chức Văn phòng hành ban có chức tham mưu giúp việc cho lãnh đạo Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá xây dựng, triển khai thực kế hoạch ngân sách, kế hoạch đầu tư trực tiếp triển khai công tác hành chinh quản trị Uỷ ban; phục vụ yêu cầu quản lý công tác văn thư- lưu trữ Uỷ ban nhân dân xã Nhiệm vụ quyền hạn * Lập tổ chức kế hoạch hàng năm Uỷ ban nhân dân lập kế hoạch sáu tháng đầu năm… Định kỳ báo cáo công tác thực kế hoạch theo quy định * Thường xuyên theo dõi, đôn đốc đơn vị thực chương trình theo kế hoạch phải giải kịp thời công việc đột xuất tháo gỡ khó khăn, trở ngại trình thực kế hoạch * Thu thập xử lý thông tin kịp thời xác * Chuẩn bị văn tổng hợp để báo cáo lên cấp * Tổ chức công tác văn thư, quản lý văn quan văn bên quan gửi đến * Tổ chức công tác lưu trữ hồ sơ Uỷ ban nhân dân để phục vụ cho việc tra tìm nhanh chóng thuận tiện * Quản lý toàn tài sản, vật tư, thiết bị, công cụ lao động uỷ ban * Thực công tác văn thư - lưu trữ, theo quy định, quản lý cấp giấy giới thiệu * Làm thủ tục như: Đăng ký, quản lý dấu chuyển giao văn đi, đến, tiếp nhận văn bản… Cơ cấu tổ chức văn phòng hành * Trưởng ban chịu trách nhiệm Uỷ ban nhân dân xã tổ chức điều hành công việc phòng, tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động Uỷ ban nhân dân, phân công đạo công việc chung * Cán bộ: Thực công việc theo phân công trưởng ban Báo cáo tình hình thực nhiệm vụ tuần kế hoạch tuần tới, làm công việc phát sinh theo phân công trưởng ban, quản lý trang thiết bị giao có hiệu Thực công tác văn thư, bảo mật, đănưg ký, tiếp nhận, cấp phát, lưu trữ công văn, tài liệu đến Sơ đồ tổ chức văn phòng hành Trưởng ban Nguyễn Thị Nhậm Cán Đỗ Hương Chà Cán Phan Văn Long Cán Nguyễn Thị Hảo Thái độ tinh thần làm việc cán quan Qua đợt thực tập này, điều để lại cho ấn tượng sâu sắc tình cảm , tinh thần làm việc hăng say, tất cán bộ, nhân viên Uỷ ban Tuy quan hành Nhà nước không giống quan hành Nhà nước khác cán uỷ ban có tác phong làm việc đại khoa học Trong công việc, cán nhân viên ý thức nghĩa vụ, trách nhiệm mình, chấp hành nghiêm chỉnh nội quy quan, tác phong nhanh nhẹn nổ sáng tạo công việc Tuy làm việc hành chính, giấc Uỷ ban chấp hành nghiêm chỉnh Thái độ làm việc cán quan tốt, công việc ngày họ không để đến ngày mai, mà cố gắng hoàn tất, dù phải muộn bình thường Nhiều hết làm từ lâu họ lại để hoàn thành nốt công việc đề ngày Điều cho ta thấy thái độ tinh thần công việc cán Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá Trong Uỷ ban có nhiều phòng ban với chức nhiệm vụ riêng bố trí xa Nhưng không mà thái độ cán phòng ban phòng ban với có khác biệt hay khoảng cách Mà trái lại Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá nhà lớn mà có yêu thương đùm bọc che chở, giúp đỡ lẫn cán quan Tóm lại, để đạt điều phần nhờ vào quan tâm hợp lý Ban chử tịch đội ngũ cán quan Sự đầu tư thích đáng vào nguồn nhân lực quan để ngày nâng cao chất lượng đội ngũ cán nhân viên, cố gắng mở rộng quan hệ hợp tác, đổi phương thức, lề lối, tác phong làm việc nhằm đáp ứng theo kịp với phát triển xã hội CHƯƠNG II QUÁ TÌNH KHẢO SÁT, THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ TÀM XÁ I CÔNG TÁC VĂN THƯ Quản lý, đạo công tác văn thư Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá Hiện nay, văn quản lý, đạo xã chưa có định ban hành Như biết văn quản lý đạo quan trọng mà quan phải ban hành, để thuận tiện cho công tác văn bàn thư - lưu trữ Như vậy,văn quản lý, đạo công tác văn thư lưu trữ có vai trò quan trọng quan Vì mà quan chưa ban hành cần phải có văn ban hành kịp thời việc quản lý đạo thuận lợi công tác văn thư - lưu trữ Nếu có văn bản, quản lý đạo cán quan nắm rõ nội dung yêu cầu quan thực theo nguyên tắc đề Công tác văn thư có nội dung phức tạp, nhiều công tác mang tính khoa học kỹ thuật cao Những cán làm công tác văn thư nói chung cán chuyên trách công tác văn thư tuỳ theo yêu cầu cụ thể, phải bồi dưỡng, huấn luyện cán mức độ khác Để đáp ứng yêu cầu thường xuyên nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho cán làm công tác văn thư chuyên trách cán khác làm công việc có liên quan đến công tác văn thư, hàng năm có nhiều lớp bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn Uỷ ban nhân dân Huyện Đông Anh tổ chức theo đạo chung Uỷ ban nhân dân Huyện Đông Anh, phục vụ cho việc nâng cao trình độ nghiệp vụ cho đối tượng làm nghiệp vụ văn thư khác Ngoài lớp ngắn hạn nói trên, cán xã bố trí chương trình văn thư nội dung làm việc Việc trang bị sở vật chất cho công tác văn thư quan việc làm cần thiết Về sở hạ tầng từ thành lập Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá gặp nhiều thiếu thốn nhà để tài liệu, chỗ làm việc cho cán công nhân viên thiếu thốn, với quan tâm Đảng Nhà nước với nỗ lực phân đấu công tác văn thư, đến Uỷ ban trang bị thiết bị làm việc tương đối đầy đủ Trong phòng ban có lắp đặt máy vi tính Pentium IV nối mạng, quạt thông gió, máy điện thoại nối mạng rộng Văn phòng hành văn thư trang bị cho phòng từ đến máy vi tính máy in Trang bị, hai máy photocopy cho văn thư, phòng có điện thoại … máy tính nối mang với kết nối mạng Internet có tốc độ xử lý cao để đảm bảo công việc xử lý nhanh chóng thuận tiện Những trang thiết bị khác nhà cửa trụ sở bố trí rộng rãi đảm bảo điều kiện làm việc cho cán bộ, nhân viên tương đối tốt, dụng cụ văn phòng phẩm cung cấp kịp thời đủ nhu cầu Công tác kiểm tra công tác văn thư Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá sau: Uỷ ban xã tổ chức kiểm tra theo định kỳ, (Sáu tháng lần) Mỗi lần kiểm tra để làm sáng tỏ kết đạt trình thực nhiệm vụ quan Qua kiểm tra để đánh giá đường lối đưa công tác văn thư có hay không để kịp thời sửa đổi sát với thực tế Khi kiểm tra xây dựng hướng dẫn, đạo cách sát thực với hoạt động quan Mỗi lần kiểm tra cấp kiểm tra chất lượng xử lý thông tin quan nào? Kiểm tra toàn tổng hợp thông tin có hay không 10 Dùng màu sắc phải vào đặc điểm công việc quy luật cảm giác màu sắc người - Trong phòng làm việc người ta thường sử dụng màu sắc êm dịu Đối với phòng làm việc cá nhân tuỳ theo thẩm mỹ người để bố trí màu sắc cho phù hợp III CÔNG TÁC LƯU TRỮ Sự đạo công tác lưu trữ Hiện Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá chưa có đạo công tác lưu trữ Mà đạo công tác lưu trữ quan trọng cần thiết Chính mà cần phải có đạo công tác lưu trữ Nếu có đạo chất lượng làm việc mang lại hiệu cao Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu Công tác uỷ ban không có, mà cần phải có công tác chỉnh lý khoa học tài liệu để đem lại hiệu công việc cao thuận tiện việc tra cứu tài liệu 29 CHƯƠNG III THU HOẠCH CỦA BẢN THÂN I NHỮNG THU HOẠCH CỦA BẢN THÂN QUA ĐỢT THỰC TẬP Qua tháng rưỡi thực tập uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá thời gian thật bổ ích Có thể nói bước khởi đầu quan trọng giúp trưởng thành hơn, tự tin công việc sau Được thực tập niềm vui lớn dịp tốt để làm việc cô, anh, chị người có chuyên môn trình độ, có nhiều kinh nghiệm với tinh thần trách nhiệm cao công việc Tôi học hỏi nhiều kinh nghiệm quý giá từ chị Nguyễn Thị Nhậm người trực tiếp hướng dẫn bảo Đó cách soạn thảo nhanh trình bày văn cho đẹp thể thức, cách tạo lập bố trí bảng liệu hay chỉnh liệu, thật cân đối trước in cách đóng dấu cho cân, hợp lý nhanh Bằng cố gắng, nỗ lưc thân, tận dụng cách triệt để kiến thức học trường vào công việc thực tế, đồng thời củng cố kiến thức sẵn có học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm làm việc kiến thức Hơn tạo lập kỹ nghiệp vụ công việc giao tiếp để vững bước vào công việc sau Nói tóm lại, trình thực tập vừa qua Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá thành công tốt đẹp cảm thấy thật may mắn nhận vào II NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ Nhận xét a Ưu điểm Cùng với phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá nhanh chóng nắm bắt xu hướng phát triển kinh tế thị trường để đưa công nghệ thông tin vào ứng dụng công tác văn 30 - Một số công việc thủ công loại bỏ - Công tác soạn thảo văn có cải tiến rõ rệt nội dung hình thức, Do tiết kiệm thời gian sức lao động - Việc tính toán trở nên xác, đơn giản nhanh chóng, hiệu - Công tác xử lý, thu thập, quản lý, lưu trữ văn thực cách chặt chẽ an toàn tuyệt đối - Việc quản lý điều hành công tác văn phòng thuận lợi có hiệu b Hạn chế Bên cạnh kết đạt uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá số hạn chế công tác văn thư, lưu trữ: - Trình độ nhân viên chưa đồng gây ảnh hưởng đến tính thống việc giải công việc - Xử lý thông tin xử dụng tin chưa thật khoa học hợp lý - Chưa ứng dụng phần mềm tối ưu công tác quản lý - Trang thiết bị văn phòng chưa thật đồng - Văn đạo công tác văn văn thư chưa ban hành - Văn đạo công tác lưu trữ chưa có - Công tác chỉnh lý tài liệu khoa học chưa có, tồn hạn chế nguồn kinh phí, bổ sung chưa kịp thời, lãnh đạo chưa quan sát quản lý, chưa ưu tiên giải vấn đề nảy sinh công tác văn thư, lưu trữ hay gọi văn phòng Kiến nghị Dựa nhận xét trên, sau xin đưa giải pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ: a Đầu tư mua sắm trang thiết bị, công nghệ thông tin Để giúp cho công tác văn thư, lưu trữ uỷ ban bước đại hoá, biện pháp quan trọng đưa công nghệ tin học ứng dụng cách đồng Tăng mức độ tự động hoá công tác, văn thư, lưu trữ 31 tạo mức thay đổi không mức độ kỹ thuật mà thay đổi thói quen tác phong làm việc, mối quan hệ thành viên với công tác văn thư, lưu trữ Với khả nguồn lực kinh tế uỷ ban nên trang bị cho văn phòng hệ thống máy văn phòng cách đồng như: trang bị thêm máy vi tính, máy điều hoà, bình nước điện … để hỗ trợ thêm cho công việc Thay số máy in tốc độ chậm, mua thêm máy photocopy đại cao tốc độ cao b Đổi cấu tổ chức quản lý nâng cao nghiệp vụ cán văn thư - lữu trữ Văn thư lữu trữ với vai trò máy điều hành tổng hợp - khâu then chốt tạo động đơn vị Do đó, văn phòng thiết phải đổi Đổi phải khoa học, có hệ thống Đổi cấu máy quản lý phải đảm bảo nguyên tắc: + Tính ưu: khâu, cấp quản lý phải tổ chức mối quan hệ hợp lý để đảm bảo cấp quản lý mang tính động sâu vào phục vụ cho hoạt động công tác + Tính linh hoạt, cấu tổ chức máy quản lý phải thích ứng linh hoạt với tình hệ thống: + Tính kinh tế: gọn nhẹ sử dụng kinh phí mang lại hiệu cao Muốn xây dựng máy quản lý uỷ ban gọn nhẹ, có hiệu thời gian trước mắt cần phải bước giới hoá tác nghiệp sau: + Tác nghiệp văn thư: sử dụng máy móc phong bì thay thay tay dán tự động, máy đăng ký công văn, máy đánh số, máy in địa chỉ… + Tác nghiệp in: sử dụng máy đánh chữ, máy đánh chữ tự động, máy chụp điện 32 Mặt khác trình độ cán phải tiếp tục nâng cao Đào tạo đội ngũ cán bộ, cách đồng cập nhật kiến thức mới, cắt giảm cán có lực trình độ không đáp ứng yêu cầu c Tạo động lực, cá nhân chủ động hoàn thiện nhiệm vụ Trong biện pháp chủ yếu kích thích tinh thần làm việc, không ngừng đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho cán Tinh thần làm việc cán có ảnh hưởng lớn đến hiệu công việc, cần quan tâm đầy đủ tới quyền lợi lợi ích họ Nhân tố môi trường ảnh hưởng tới hiệu công việc, cán làm việc văn phòng chiếm thời gian tiếng liên tục Do phải đảm bảo trật tự theo nguyên tác tôn trọng lẫn nhau, công việc văn phòng phức tạp, nên công tác quản lý phải hợp lý có phương pháp sử dụng lao động tốt Tạo môi trường để cán có đủ khoan khoái, hứng thú công việc tăng suất lao động Uỷ ban cần bố trí phòng cách hợp lý khoa học gọn gàng thoáng mát, xếp văn phòng cho việc trao đổi cán với thuận tiện d Chính sách tiền lương, tiền thưởng hợp lý Con người làm việc để mong đảm bảo sống ngày Vì để cán phát huy hết lực đơn vị phải tạo cho họ tâm lý công việc họ làm trả công thích đáng Do uỷ ban phải đặc biệt ý đến công tác này, đảm bảo công bằng, cán đảm nhiệm công việc nhiều hàm lượng chất xám cao hưởng tiền lương, tiền thưởng cao … ngược lại Hàng tháng phải tổ chức bình xét thi đua cán bộ, cán hoàn thành nhiệm vụ mức khác có khuyến khích cán tích cực công việc Đối với cán có sáng kiến đem lại hiệu cao nên thưởng kịp thời để động viên mức thưởng 200.000đ 33 KẾT LUẬN Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá tổ chức nghiệp Nhà nước, thực tập niềm vui lớn cảm thấy công việc hoàn toàn phù hợp với Hơn tạo điều kiện nhiều công việc để bộc lộ khả học hỏi nhiều điều chưa biết Những điều làm cộng với kinh nghiệm học tập từ phía Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá chưa đủ giúp tìm hiểu nắm bắt nhiều điều quan trọng Song có thiếu sót, khuyết điểm không tránh khỏi Nhưng thấy mục tiêu mà đặt hoàn thành tốt Tóm lại, báo cáo trình đúc kết tháng rưỡi thực tập vừa qua Đó điều viết dựa lý thuyết học tập trường công việc thực tập Uỷ ban Do thời gian thực tập có hạn nên việc phân tích xây dựng báo cáo có nhiều thiếu sót, mong góp ý thầy, cô bạn Qua nhận thấy đợt thực tập tốt nghiệp lần thực bổ ích giúp cho sinh viên thâm nhập khảo sát công việc học hỏi thêm tinh thần, trách nhiệm công việc Hơn dịp sinh viên trau kiến thức Vững vàng bước vào công việc sau Một lần xin chân thành cảm ơn Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá tạo điều kiện cho thực tập Uỷ ban Đặc biệt xin cảm ơn chị Nguyễn Thị Nhậm - Trưởng ban văn phòng giúp hoàn thành tốt đợt thực tập vừa qua Tôi xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu nhà trường Đào tạo, Bồi dưỡng cán bộ, công chức - giao thông vận tải giúp có điều kiện tiếp xúc với công việc thực tế đặc biệt cảm ơn thầy giáo PGS.TS Phạm Kiên Cường giúp hoàn thành tốt báo cáo thực tập Sinh viên Nguyễn Văn Khánh 34 Sơ đồ tổ chức văn phòng Trưởng ban Nguyễn Thị Nhậm Cán Đỗ Hương Chà Cán Phan Văn Long Cán Nguyễn Thị Hảo Mẫu sổ đăng ký văn đi, đến a Mẫu sổ cách đăng ký văn CỘNG HOÀ XÀ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc (Tên quan) SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm:…………… Từ ngày………… đến ngày……………… Từ số: …………….đến số ……………… Quyển sổ 35 Phần đăng ký văn gồm cột Sổ ký Ngày Tên loại Người Nơi Đơn vị Số lượng hiệu tháng thích yếu nội ký nhận người nhận dung lưu Ghi b Mẫu sổ cách đăng ký văn đến CỘNG HOÀ XÀ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc (Tên quan) SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: …………… Từ ngày…………… đến ngày……………… Từ số: ………………đến số ……………… Quyển sổ Phần đăng ký văn gồm 10 cột Sổ đến Ngày Nơi gửi Sổ ký Ngày Tên loại Lưu hồ Nơi nhận đến văn hiệu tháng trích sơ người văn yếu ND nhận Ký Ghi 10 36 Mục lục hồ sơ Mục lục hồ sơ TB Uỷ ban nhân dân huyện Đông Anh Cặp hồ sơ Hồ sơ số 01 02 Tiêu đề Hồ sơ Công văn định uỷ ban nhân dân Năm 1995 Ghi Huyện Đông Anh quy định thực hành 1996 tiết kiệm chống lãng phí năm 1995-1996 Tóm tắt dự án xây dựng tiềm lực Trường 1995 Khu vực trung học phổ thông dự án thiết bị cho 1996 Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá năm 03 1995-1996 Hồ sơ V/V thực đề án thiết bị thí 1996 nghiệm thực hành Trường phổ thông trung 04 học Đông Anh năm 1996 Tập quết định, tờ trình công văn uỷ 1996-1997 ban nhân dân huyện Đông Anh V/V phế chuẩn thiết kế KTTC đoán kết đàm phán Dự án đầu tư thiết bị giai đoạn 05 năm 1996-1997 Hồ sơ V/V mở thầu phê duyệt kết đấu 1996 06 thầu dự án mở rộng nhà máy bia Dự thảo quy mô trung tâm thực nghiệp 1997 1997 phát triển công nghệ - dịch vụ uỷ ban 07 nhân dân xã Tàm Xá năm 1997 Công văn trao đổi V/V phê duyệt hợp 1997 đồng dự án đầu tư trang thiết bị nghiệm, thực hành uỷ ban nhân dân xã Cổ 08 Dương năm 1997 Tập công văn uỷ ban xã kết 1997 09 đấu thầu mua sắm thiết bị năm 1997-1998 Dự án đầu tư xây dựng phát triển phần 1998 2001 mềm cho uỷ ban năm 2001 BẢN DANH MỤC HỒ SƠ UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 37 HUYỆN ĐÔNG ANH Độc lập - Tự - Hạnh phúc UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ TÀM XÁ DANH MỤC HỒ SƠ Năm: 2005 Số ký hiệu Tiêu đề Hồ Thời hạn bảo Cơ quan đơn Ghi Hồ sơ sơ quản vị lập Hồ sơ Văn sinh viên thực tập soạn thảo UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM XÃ TÀM XÁ Độc lập - Tự - Hạnh phúc GIẤY MỜI UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ TÀM XÁ - ĐÔNG ANH - HÀ NỘI Trân trọng kính mời ông: Nguyễn Tuấn Du Chức vụ : Trưởng ban huy quân Đúng : 30 phút ngày 12 tháng năm 2005 Đến dự : Triển khai kế hoạch hộ nghèo giai đoạn 2005-2006 Địa điểm : Tại Hội trường uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá Kính mong đại biểu đến TM UBND Xã Tàm Xá Chủ tịch Nguyễn Hữu Khiêm 38 UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM XÃ TÀM XÁ Độc lập - Tự - Hạnh phúc số ……/CV-VP Tàm Xá, ngày… tháng…….năm 2006 V/V Báo cáo tình hình Đại hội HTX Tàm Xá Kính gửi: - UBND Huyện Đông Anh - Phòng kế hoạch - kinh tế PTNT Huyện Đông Anh Thực hướng dẫn số 193/HĐ ngày 14/12/2004 phòng kế hoạch kinh tế phát triển nông thôn Huyện Đông Anh việc khoá sổ kế toán tổ chức Đại hội thường kỳ hợp tác xã Ngay sau có hướng dẫn phòng kế hoạch kinh tế, Hợp tác xã Tàm Xá báo cáo Đảng uỷ, Hội đồng nhân dân - uỷ ban nhân dân xã công tác kiểm tra tài sản, vốn quý triển khai công tác Đại hội thường kỳ Hợp tác xã năm 200.4 Tại hội nghị đội sản xuất BQT-HTX thông qua dự thảo báo cáo tổng kết bổ sung phương án sản xuất kinh doanh Hợp tác xã ngày 29/3/2005 Hợp tác xã Tàm Xá tổ chức Đại hội thường kỳ Hợp tác xã năm 2004 Tại đại hội đại biểu xã viên biểu thông qua báo cáo BQT - BKS hợp tác xã bổ sung phương án sản xuất kinh doanh hợp tác xã Sau Hợp tác xã tổ chức đại hội xong Đảng uỷ - Uỷ ban nhân dân xã nhận thấy công tác chuẩn bị Đại hội hợp tác xã Tàm Xá chưa bám sát thực theo quy định 177/CP tỷ lệ triệu tập đại biểu, xã viên dự đại hội mà dựa theo hướng dẫn phòng kế hoạch kinh tế phát triển nông thôn Huyện Với tình hình thực tế hợp tác xã địa bàn xã Tàm Xá lúng túng gặp khó khăn việc phát triển nghành nghề kinh doanh, lúc diện tích đất nông nghiệp xã ngày bị thu hẹp 39 Để đảm bảo việc trì hoạt động phát triển kinh doanh - dịch vụ Hợp tác xã, Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá kính đề nghị Uỷ ban nhân dân Huyện, phòng kế hoạch - kinh tế phát triển nông thôn Huyện quan tâm tạo điều kiện phê chuẩn sửa đổi điều lệ bổ sung đăng ký kinh doanh Hợp tác xã Tàm Xá, kính mong Uỷ ban nhân dân Huyện xem xét giúp đỡ Chúng xin chân thành cảm ơn! Nơi nhận TM UBND XÃ TÀM XÁ - UBND Huyện CHỦ TỊCH - Phòng KH-HT (dấu) - Đảng uỷ, HĐND - Lưu văn phòng Nguyễn Hữu Khiêm 40 UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM XÃ TÀM XÁ Độc lập - Tự - Hạnh phúc số ……/VP-UB Tàm Xá, ngày… tháng…….năm 2006 V/V: Mua công trái xây dựng tổ quốc công trái giáo dục năm 2006 Kính gửi: - Công ty xây dựng số I - Tổng công ty ĐT PTH Thực kế hoạch số 300/KH - UB UBND Huyện Đông Anh việc tổ chức triển khai vận động mua công trái xây dựng tổ quốc - công trái giáo dục năm 2005 địa bàn Huyện Đông Anh - Căn định số 884/QĐ- UB việc giao tiêu vận động Huyện Đông Anh cho xã Tàm Xá 300.000.000 đồng (ba trăm triệu đồng) Xét tình hình vận động địa bàn xã Tàm Xá, UBND xã Tàm Xá, đề nghị quan, đơn vị, doanh nghiệp, dự án, địa bàn xã tham gia mua công trái giáo dục nhằm đảm bảo đạt tiêu Huyện giao cho xã Tàm Xá * Địa điểm : Hội trường UBND xã Tàm Xá * Thời gian (01 ngày) : 8h đến 16h ngày 25 tháng 05 năm 2006 Nhận công văn đề nghị đồng chí lãnh đạo quan, đơn vị xem xét tình hình thực tế, ủng hộ mua công trái với số lượng cao nhằm giúp cho nghiệp giáo dục nước ta ngày phát triển Nơi nhận TM UBND XÃ TÀM XÁ - Như CHỦ TỊCH - Lưu văn phòng Nguyễn Hữu Khiêm MỤC LỤC 41 LỜI NÓI ĐẦU .1 CHƯƠNG I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ TÀM XÁ VÀ VĂN PHÒNG HÀNH CHÍNH CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ TÀM XÁ I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá .3 Chức .3 Nhiệm vụ quyền hạn 3 Cơ cấu tổ chức uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn văn phòng hành Chức .7 Nhiệm vụ quyền hạn Cơ cấu tổ chức văn phòng hành Thái độ tinh thần làm việc cán quan .8 CHƯƠNG II: QUÁ TRÌNH KHẢO SÁT, THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ TÀM XÁ 10 I Công tác văn thư .10 Quản lý, đạo công tác văn thư uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá 10 Công tác soạn thảo văn 12 Quản lý văn 18 Quản lý dấu 21 Lập Hồ sơ hành 21 Trực điện thoại 25 II Quản trị văn phòng 25 Mô hình văn phòng .25 Tổ chức lao động khoa học văn phòng .26 III Công tác lưu trữ .29 Sự đạo công tác lưu trữ 29 42 Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu 29 CHƯƠNG III: THU HOẠCH CỦA BẢN THÂN 30 I Những thu hoạch thân qua đợt thực tập 30 II Nhận xét, kiến nghị 30 Nhận xét 30 Kiến nghị 31 KẾT LUẬN 34 43 [...]... công văn đi Quản lý văn bản đi của Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá rất rõ ràng, chính xác, kịp thời, an toàn và bí mật Văn bản đi đã thể hiện đầy đủ các nội dung song số lượng văn bản đi ban hành còn quá ít Sổ công văn đi gọn gàng, sạch sẽ, dễ hiểu Công văn đi là công văn rất quan trọng chính vì thế mà cơ quan cần phải ban hành số lượng văn bản đi nhiều hơn nữa b Quản lý văn bản đến Quản lý văn bản đến là khái... nhận được văn bản và đăng ký: Đóng dấu "đến" đóng rõ ràng, chính xác, thống nhất vào khoảng giấy trắng, phía trên, góc trái, phần lề văn bản dưới số và ký hiệu - Cơ quan thường nhận văn bản đến từ lúc Uỷ ban nhân dân Huyện Đông Anh, Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội, Bộ giáo dục và đào đào tạo Như vậy, quản lý văn bản đến của uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá nhìn chung quản lý tốt song vẫn còn tồn tại những... II QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 1 Mô hình văn phòng Mô hình văn phòng của cơ quan được bố trí theo kiểu văn phòng hiện đại Ưu nhược điểm của văn phòng hiện đại như sau: Ưu điểm: Văn phòng hiện địa thì sẽ tạo điều kiện cho môi trường làm việc tốt, giúp cho cán bộ làm việc có hiệu quả hơn Một văn phòng hiện đại sẽ thoát mát và đẹp đẽ hơn Văn phòng hiện đại được bố trí và làm việc có khoa học hơn 25 Nhược điểm: văn. .. công việc và quy luật cảm giác màu sắc của con người - Trong phòng làm việc người ta thường sử dụng màu sắc êm dịu Đối với phòng làm việc cá nhân thì tuỳ theo thẩm mỹ của mỗi người để bố trí màu sắc cho phù hợp III CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1 Sự chỉ đạo về công tác lưu trữ Hiện nay ở Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá chưa có sự chỉ đạo về công tác lưu trữ Mà chỉ đạo về công tác lưu trữ là rất quan trọng và cần thiết... năng nghiệp vụ trong công việc cũng như trong giao tiếp của mình để vững chắc bước vào công việc sau này Nói tóm lại, quá trình thực tập vừa qua của tôi tại Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá đã thành công tốt đẹp và tôi cảm thấy mình thật may mắn khi được nhận vào đây II NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ 1 Nhận xét a Ưu điểm Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá đã nhanh chóng nắm... quản vĩnh viễn: ………………hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài: ……………….hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời: Duyệt Tàm Xá, ngày……tháng……năm UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ TÀM XÁ CHỦ TỊCH Ký tên đóng dấu Cách biên mục trong, biên mục bên ngoài bìa hồ sơ như sau: Biên mục bên ngoài bìa hồ sơ: UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐÔNG ANH UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ TÀM XÁ Ký hiệu thông tin: ……………………… số: ………… VT HỒ SƠ VD: Tập quyết định của uỷ. .. chặt chẽ an toàn và tuyệt đối - Việc quản lý và điều hành công tác văn phòng đã thuận lợi hơn và có hiệu quả hơn b Hạn chế Bên cạnh những kết quả đã đạt được thì uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá vẫn còn một số những hạn chế trong công tác văn thư, lưu trữ: - Trình độ nhân viên chưa đồng đều gây ảnh hưởng đến tính thống nhất trong việc giải quyết công việc - Xử lý thông tin và xử dụng tin chưa thật khoa học hợp... lưu trữ hay còn gọi là văn phòng 2 Kiến nghị Dựa trên những nhận xét trên, sau đây tôi xin đưa ra những giải pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ: a Đầu tư mua sắm trang thiết bị, công nghệ thông tin Để giúp cho công tác văn thư, lưu trữ trong uỷ ban từng bước hiện đại hoá, một trong những biện pháp quan trọng là đưa công nghệ tin học và ứng dụng một cách đồng bộ Tăng mức độ tự động hoá công tác,. .. phần ghi chú vào thư và kẹp ở cuối thư Sau khi vào sổ công văn đến, văn thư phải sắp xếp theo từng loại để trình chủ tịch và các phòng ban chức năng trong uỷ ban, công văn đến ngày nào, thì phân phối ngay trong ngày hôm đó, chậm nhất là đến sáng hôm sau Đối với 18 công văn khẩn, hoả tốc, mời họp thì văn thư phải phân phối ngay sau khi nhận được Tất cả các văn bản đều được vào sổ công văn đến theo biểu... giải quyết văn bản Nội dung xác định: + Xác định vấn đề cần giải quyết trong văn bản + Xác định thời gian ra văn bản - Xác định tên loại văn bản Công việc tiếp theo của quá trình chuẩn bị là xác định tên loại của văn bản cần được soạn thảo Để phục vụ mục đích ban hành văn bản, phải chọn được loại văn bản phù hợp với mục đích giải quyết công việc và thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan Mỗi văn bản có ... cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá văn phòng uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá Chương II: Quá trình khảo sát, thực công tác, văn thư, lưu trữ quản trị văn phòng uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá Chương III:... triển xã hội CHƯƠNG II QUÁ TÌNH KHẢO SÁT, THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ TÀM XÁ I CÔNG TÁC VĂN THƯ Quản lý, đạo công tác văn thư Uỷ ban nhân dân xã. .. II: QUÁ TRÌNH KHẢO SÁT, THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ TÀM XÁ 10 I Công tác văn thư .10 Quản lý, đạo công tác văn