MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN Đợt thực tập cuối khóa em kết thúc tốt đẹp, báo cáo thực tập hồn chỉnh Để có kết thế, em nhận giúp đỡ, tạo điều kiện, hướng dẫn nhiệt tình, cởi mở, thân thiện cô chú, anh chị nơi em thực tập Thầy, Cô hướng dẫn Khoa Quản lý nhà nước xã hội Cho phép em gửi lời cảm ơn chân thành tới Nguyễn Hữu Tuyên – Chánh văn phòng UBND huyện Từ Liêm; cô, Nguyễn Thị Kim Dung, Nguyễn Quang Diên, Nguyễn Thị Kim Oanh – Phó Chánh văn phịng; cô Nguyễn Thị Hường – Cán Văn thư – Lưu trữ; cô chú, anh chị cán nhân viên phòng ban UBND huyện Từ Liêm Đồng kính gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Thầy Trịnh Đức Hưng - Trưởng đoàn thực tập, Thầy Phó đồn thực tập Cơ Phan Thị Mỹ Bình – Giảng viên hướng dẫn trực tiếp, Thầy, cô khoa Quản lý nhà nước xã hội tạo điều kiện, quan tâm, hướng dẫn bảo tận tình giúp em hồn thành tốt đợt thực tập viết xong báo cáo thực tập Do thời gian tìm hiểu có hạn, tài liệu nghiên cứu chưa nhiều nên báo cáo không tránh khỏi sai sót Vì em mong nhận góp ý, hướng dẫn, chỉnh sửa Thầy, Cô Khoa Quản lý nhà nước xã hội, đặc biệt Cô Phan Thị Mỹ Bình – Giảng viên hướng dẫn trực tiếp để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 30 tháng năm 2012 Sinh viên DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT - UBND: Ủy ban nhân dân - TT UBND: Thường trực Ủy ban nhân dân LỊCH THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TẠI UBND HUYỆN TỪ LIÊM (Từ ngày 26/3 đến ngày 25/5/2012) Tuần Cơng việc - Gặp gỡ đồn thực tập Kết - Nắm nội dung - Gặp gỡ cán UBND yêu cầu kế hoạch Tuần huyện Từ Liêm thực tập (26/3 – 01/4 ) - Tìm hiểu nội qui, quy chế - Nắm nội quy, quy hoạt động UBND huyện chế hoạt động UBND Từ Liêm huyện Từ Liêm - Tham quan tổng thể sở - Nắm thơng tin thực tập, phịng ban, UBND huyện Từ phân công phận Liêm, Văn phòng Ủy ban Văn thư, thuộc Văn phịng - Bước đầu hình thành đề tài Tuần UBND huyện Từ Liêm (02/4 – 8/4) - Được cán dẫn tài báo cáo thực tập liệu UBND huyện Từ Liêm - Tìm hiểu tài liệu, lựa chọn đề tài - Bước đầu tập làm công - Khả thực hành công Tuần (9/4 – 15/4) Tuần (16/4 – 22/4) việc thực tế Ủy ban việc, gắn lý luận với thực - Phát đề tài, viết tiễn khung đề cương báo cáo - Xác định tên đề tài, thực tập hình thành khung đề cương - Tìm hiểu cơng tác quản lý - Nắm rõ thực trạng công văn UBND huyện tác quản lý văn Từ Liêm UBND huyện Từ Liêm Tuần - Thu thập tài liệu - Tổng hợp tài liệu liên quan - Viết đề cương chi tiết báo - Hình thành đề cương chi (23/4 – 29/4) Tuần cáo thực tập tiết báo cáo thực tập lần - Viết gửi báo cáo đến - Hoàn thành chi tiết nội (30/4 – 6/5) giảng viên hướng dẫn để dung báo cáo thực tập duyệt lần lần - Hoàn thiện nội dung báo Tuần - Chỉnh sửa lần cuối báo cáo (7/5 – 13/5) thực tập tốt nghiệp Tuần - Nộp báo cáo thực tập - Hoàn thành báo cáo (14/5 – 25/5) tốt nghiệp cáo thực tập tốt nghiệp thực tập tốt nghiệp LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Công tác văn thư hoạt động thường xuyên quan trọng quan hệ thống máy Nhà nước Năm 1963, Nghị định 142/CP Chính phủ lần đề cập đến cơng tác cách có hệ thống Điều lệ công tác công văn giấy tờ công tác lưu trữ Sau 40 năm áp dụng, qua nhiều biến động lịch sử, năm 2004, Nghị định công tác văn thư Chính phủ thay cho Nghị định 142/CP, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ban hành ngày 8-7-2004 Cùng với phát triển máy nhà nước qua thời kỳ, thực tế công tác văn thư quan ngày củng cố, giai đoạn hội nhập quốc tế Các nghiệp vụ công tác văn thư quy định cách cụ thể, đặc biệt nghiệp vụ xây dựng quản lý văn đến khâu văn thư hành quan nhà nước Nhận thấy vai trị quan trọng cơng tác văn thư việc quản lý văn hành quan nhà nước, hấp dẫn đề tài này, thời gian thực tập phận Văn thư, thuộc Văn phòng UBND huyện Từ Liêm, em lựa chọn báo cáo thực tập với chuyên đề: “Thực trạng công tác quản lý văn hành UBND huyện Từ Liêm” Phạm vi giới hạn nghiên cứu: Tại Văn phòng UBND huyện Từ Liêm Kết cấu đề tài: Ngoài Lời mở đầu Kết luận, đề tài gồm chương: Chương Khái quát chung UBND huyện Từ Liêm Chương Thực trạng công tác quản lý văn hành UBND huyện Từ Liêm Chương Một số nhận xét kiến nghị giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý văn hành UBND huyện Từ Liêm PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND HUYỆN TỪ LIÊM 1.1 Tổng quan UBND huyện Từ Liêm 1.1.1 Lịch sử hình thành UBND huyện Từ Liêm Từ Liêm bốn huyện ngoại thành thành lập ngày 31 tháng năm 1961 theo Quyết định số 78/QĐ-CP Chính phủ Sau nhiều lần thay đổi địa giới hành chính, huyện gồm 15 xã thị trấn với dân số 550.000 người (theo số liệu 2010) Là huyện nằm phía Tây cửa ngõ thủ đô Hà Nội, Từ Liêm tiếp giáp với quận, huyện: Phía Đơng giáp với quận Tây Hồ, Cầu Giấy, Thanh Xuân; phía Bắc giáp huyện Đơng Anh; phía Tây giáp huyện Đan Phượng, Hồi Đức; phía Nam giáp huyện Thanh Trì, thị xã Hà Đông (nay thành phố Hà Đông – Hà Nội) Điều kiện văn hóa - xã hội huyện ln phát triển mức cao Nhân dân Từ Liêm có truyền thống sinh hoạt văn hóa dân gian từ lâu đời với lễ hội truyền thống bơi chải, thổi cơm, thi hát cửa đình… Những năm gần đây, tốc độ thị hóa huyện diễn cách nhanh chóng Bộ mặt thị Từ Liêm bước “thay da đổi thịt” 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ UBND huyện Từ Liêm Theo Luật tổ chức HĐND UBND ngày 26/11/2003 quy định chức năng, nhiệm vụ HĐND, UBND cấp huyện, UBND huyện Từ Liêm có chức nhiệm vụ sau: - Là quan hành nhà nước địa phương, quản lý nhà nước địa phương tất lĩnh vực kinh tế, văn hóa - xã hội, khoa học công nghệ, tài nguyên môi trường, giáo dục, y tế, dân tộc, tôn giáo - Kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, Luật, văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp Nghị Hội đồng nhân dân cấp; Tuyên truyền, giáo dục pháp luật - Đảm bảo an ninh trị, trật tự an tồn xã hội, xây dựng lực lượng vũ trang, thực chiến sách hậu phương quân đội, quản lý hộ khẩu, hộ tịch - Phòng chống thiên tai lũ lụt, bảo vệ tài sản nhà nước, tổ chức trị xã hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, quyền lợi ích hợp pháp cơng dân, chống tham nhũng, buôn lậu tệ nạn xã hội khác - Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp UBND cấp - Tổ chức thực thu chi ngân sách địa phương theo quy định pháp luật 1.1.3 Cơ cấu tổ chức máy UBND huyện Từ Liêm UBND huyện Từ Liêm HĐND huyện bầu ra, gồm: - Chủ tịch - Phó chủ tịch - Ủy viên - 12 phịng, ban chun mơn giúp việc Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Từ Liêm: UBND huyện Từ Liêm Chủ tịch (Đ/c: Lê Văn Thư) Phó chủ tịch Phó chủ tịch Phó chủ tịch Phòng Tư pháp Phòng LĐ TBXH Văn phòng Phòng Y tế Phòng VHTT Phòng QLĐT Phòng GD ĐT Phòng TCKH Phòng Nội vụ Phòng Kinh tế Phòng TNMT Thanh tra Huyện SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC UBND HUYỆN TỪ LIÊM Về nhân sự, UBND huyện Từ Liêm có tổng số 141 cán cơng chức, có 04 đồng chí có trình độ cao học, 104 đồng chí có trình độ đại học, cịn lại cán nhân viên 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức văn phòng UBND huyện Từ Liêm Căn Quyết định số 05/2010/QĐ-UBND ngày 24/5/2010 UBND huyện Từ Liêm việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng HĐND – UBND huyện Từ Liêm sau: 1.2.1 Chức Văn phòng HĐND – UBND huyện quan chun mơn thuộc UBND huyện, có chức tham mưu tổng hợp cho HĐND UBND hoạt động HĐND, UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND đạo, điều hành Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động HĐND UBND Văn phòng HĐND UBND tham mưu, giúp UBND thực chức quản lý nhà nước cơng tác dân tộc; Văn phịng HĐND UBND có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác UBND huyện đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chun mơn, nghiệp vụ Văn phịng UBND thành phố 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng HĐND – UBND huyện Từ Liêm Trình UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch cơng tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng năm UBND huyện Đôn đốc, kiểm tra phịng, ban chun mơn, UBND cấp xã, thị trấn việc thực chương trình, kế hoạch công tác UBND Chủ tịch UBND huyện Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ lãnh đạo, đạo, điều hành UBND Chủ tịch UBND huyện theo quy định pháp luật Thực công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất giao theo quy định pháp luật; Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý Văn phịng UBND huyện; Chủ trì soạn thảo đề án, dự thảo văn theo phân công Chủ tịch UBND huyện; theo dõi, đôn đốc phịng, ban chun mơn, UBND cấp xã soạn thảo, chuẩn bị đề án phân công phụ trách; 10 - Chuyên viên khối nội soạn thảo văn thuộc Tư pháp, tổ chức quyền, công an, quân - Chuyên viên khối văn xã soạn thảo văn thuộc lĩnh vực giáo dục đào tạo, văn hóa thơng tin, thể dục thể thao, lao động thương binh xã hội, tôn giáo, y tế - Chuyên viên khối kinh tế soạn thảo văn thuộc lĩnh vực kế hoạch đầu tư, tài chính, ngân hàng, thuế Chuyên viên TN&MT, NN&PTNT soạn thảo lĩnh vực đất đai môi trường, kế hoạch sản xuất vụ năm, sâu bệnh trồng Bản thảo thành viên TT UBND phụ trách khối công tác mà nội dung văn đề cập tới kiểm tra duyệt nội dung thể thức văn ký nháy lên văn Với văn thuộc phòng ban chun mơn thuộc UBND huyện Từ Liêm cán chun mơn phịng tự soạn thảo trình trưởng đơn vị kiểm tra duyệt nội dung thể thức văn • Việc nhân Bộ phận đánh máy UBND huyện Từ Liêm thực sau có chữ ký người duyệt có thẩm quyền Hiện tất phịng ban chuyên viên, cán UBND trang bị máy vi tính nên việc hình thành thảo thực máy tính người Sau thảo người trực tiếp soạn thảo trình cho người có trách nhiệm duyệt, người soạn thảo văn tự sửa theo ý kiến người duyệt máy tính in số cần thiết chuyển xuống phận photocopy để photo đủ số lượng văn u cầu • Trình ký văn 24 Chủ tịch UBND huyện Từ Liêm ký văn có tính pháp quy như: định, thị, văn báo cáo, xin ý kiến quan cấp Trong trường hợp Chủ tịch vắng lâu ngày cử đồng chí Phó chủ tịch tạm thời điều hành công việc ký văn Phó chủ tịch huyện Từ Liêm ký kế hoạch công tác, văn hướng dẫn thi hành công việc chuyên ngành văn khác Chủ tịch phân công ủy nhiệm với tư cách TM UBND huyện Từ Liêm - KT Chủ tịch Các UBND huyện Từ Liêm ký văn đôn đốc nhắc nhở công việc phạm vi phân công phụ trách: TM UBND huyện Từ Liêm – Uỷ viên Chánh văn phòng UBND huyện Từ Liêm ký số văn theo ủy quyền trực tiếp phân công Chủ tịch UBND huyện Từ Liêm Chánh, Phó Chánh văn phịng HĐND UBND huyện phép ký số văn hành để truyền đạt ý kiến đạo giải công việc Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND huyện văn đôn đốc nhắc nhở thực Nghị UBND huyện, Quyết định, thị UBND huyện Tùy theo yêu cầu số lượng công việc, chất lượng cán bộ, ủy nhiệm cho trưởng phòng ban ký số vă loại giấy phép, văn trao đổi nhắc nhở công việc Thể thức ký là: Thừa ủy nhiệm Chủ tịch UBND huyện Từ Liêm – Trưởng phịng • Đóng dấu lên văn Theo điều Nghị định số 58/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu, UBND huyện Từ Liêm sử dụng hai dấu có giá trị pháp lý dấu UBND huyện Từ Liêm có hình quốc huy dấu Văn phịng khơng có hình quốc huy Dấu Văn phòng UBND huyện Từ Liêm đóng lên văn Chánh văn phịng ký theo quy định Đó văn quan hệ giao dịch hành với quan đơn vị; văn thông báo nội dung đạo kết 25 luận UBND huyện Từ Liêm; phiếu chuyển hồ sơ giải khiếu nại tố cáo cơng dân Dấu có hình quốc huy đóng lên văn giấy tờ xử lý hành chính, dịch vụ hành cơng lấy danh nghĩa UBND huyện Từ Liêm Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND huyện Từ Liêm ký văn trưởng phòng ban, tổ tham mưu ký thừa ủy quyền Chủ tịch UBND huyện Từ Liêm Nhìn chung UBND huyện Từ Liêm thực quy định quản lý sử dụng dấu Cách thức đóng dấu theo quy định nhà nước, dấu đóng trùm lên ¼ đến 1/3 chữ ký bên trái Nhân viên Văn thư trực tiếp đóng dấu lên văn khơng nhờ người khác đóng hộ • Lấy số ghi ngày tháng lên văn Tất văn phòng ban, tổ tham mưu soạn thảo, duyệt thảo, nhân bản, trình TT UBND ký tập trung phận Văn thư UBND để đóng dấu lấy số thống lưu vào sổ Việc ghi số, ngày tháng văn thực máy tính phần mềm quản lý văn Giao diện phần mềm quản lý văn UBND huyện Từ Liêm 26 • Đăng ký văn Việc đăng ký văn UBND huyện Từ Liêm thực máy tính phần mềm quản lý văn Ngay từ bước ghi số, ngày tháng năm cho văn cán văn thư phải nhập thành phần cần thiết văn nên phần đăng ký văn cán văn thư làm • Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Tất văn nhân viên Văn thư cho vào phong bì dán cẩn thận ghi tên quan đơn vị nhận văn cách rõ ràng Việc chuyển văn chuyển trực tiếp đến quan ba cách: - Chuyển giao trực tiếp: Nhân viên văn thư UBND trực tiếp gửi văn cho đơn vị, cá nhân nội quan, tổ chức cách để văn bản, tài liệu vào tài liệu phịng ban phịng Văn thư UBND huyện - Chuyển phát qua bưu điện: Tất văn chuyển phát qua hệ thống bưu điện cuối ngày cán văn mang đến bưu điện để làm thủ tục gửi văn Khi giao bì văn bản, cán văn thư yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra ký nhận - Chuyển phát văn máy Fax, qua mạng: Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển cho nơi nhận máy Fax chuyển qua mạng, sau gửi văn có giá trị lưu trữ • Lưu văn 27 Việc lưu văn thực theo quy định Điều 19 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Bản lưu văn thư có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền Bản lưu văn văn thư phân thành loại riêng, xếp theo thứ tự đăng ký, văn có số thứ tự nhỏ xếp dưới, văn có số thứ tự lớn xếp Cán văn thư có trách nhiệm in sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức Mẫu sổ đăng ký văn sau: Tên loại Số, ký Ngày trích Người hiệu tháng yếu nội ký văn văn dung văn Đơn vị, Nơi Số người nhận lượng nhận văn bản lưu Ghi Như hoàn thành việc quản lý văn UBND huyện Từ Liêm 28 CHƯƠNG MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ NHỮNG KIẾN NGHỊ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA UBND HUYỆN TỪ LIÊM 3.1 Một số nhận xét cơng tác quản lý văn hành UBND huyện Từ Liêm 3.1.1 Những kết đạt được: Nhìn chung, cơng tác quản lý văn hành UBND huyện Từ Liêm lãnh đạo quan tâm, ý, thường xuyên đạo, kiểm tra, đôn đốc cơng việc Lãnh đạo Văn phịng UBND huyện Từ Liêm tạo điều kiện sở vật chất, trang thiết bị phục vụ tốt cho hoạt động quan Sau ngày làm việc căng thẳng lại động viên khích lệ tinh thần lãnh đạo nên khích lệ khả làm việc sáng tạo, cống hiến cơng việc cán văn phịng Đội ngũ cán văn phòng đa số trẻ tuổi, tác phong làm việc khoa học Hầu hết cán độ tuổi 25-30 nên thuận lợi cho việc ứng dụng khoa học kỹ thuật vào hoạt động quản lý văn hành Trong việc xử lý văn bản, việc áp dụng chế cửa UBND huyện Từ Liêm đạt số kết sau: Việc thực chế ủy nhiệm cho Trưởng phịng, ban giải đáng kể số lượng cơng việc mang tính chun mơn nghiệp vụ, từ tăng quỹ thời gian cho TT UBND Chính mà Chủ tịch Phó chủ tịch có thêm thời gian tập trung vào giải lĩnh vực quan trọng hoạch định chiến lược phát triển kinh tế xã hội, quy hoạch đào tạo cán xây dựng củng cố quyền, kiểm tra thực định/ Trách nhiệm Trưởng phòng ban việc xử lý giải công việc thuộc chuyên môn nghiệp vụ nâng cao đồng thời hạn chế tùy tiện hình thức, kỹ thuật, nội dung phát hành văn Hiệu 29 lực pháp lý văn phòng, ban ký đóng dấu UBND tăng lên Tăng cường hiệu lực hiệu quản lý nhà nước lĩnh vực Lãnh đạo UBND kiểm tra, kiểm soát tiến độ việc thực nhiệm vụ phịng ban trực thuộc UBND huyện Từ Liêm nhìn chung tuân thủ đầy đủ bước quy trình quản lý văn hành đến Việc thực kiểm tra văn tiếp nhận cách chặt chẽ ký vào sổ giao nhận văn nhân viên bưu điện nhân viên giao liên quan ban hành văn đưa đến giúp cho khơng xảy tình trạng đùn đẩy trách nhiệm người có liên quan đến văn bản, đồng thời xác định nhanh, xác lỗi thuộc phận có sai sót xảy Các cá nhân, phận chịu trách nhiệm giải văn đến, soạn thảo văn để ban hành có trình độ chun môn nghiệp vụ nên việc giải công việc nêu văn nhìn chung xác đạt hiệu cao Việc áp dụng công nghệ thông tin cơng tác quản lý văn hành UBND huyện Từ Liêm giúp cho trình soạn thảo, ban hành thực thi văn UBND huyện thực cách nhanh chóng, thống nhất, dễ dàng, thông suốt Việc thực chế cửa qua thực tế cho thấy mơ hình đem lại nhiều ý nghĩa quan trọng trình thực nhiệm vụ, chức UBND huyện Từ Liêm Các nội dung hành cơng khai hóa đến công dân, tổ chức giúp giảm phiền hà công chức với công dân Các thủ tục hành đơn giản hóa, thời gian giải nhu cầu theo công việc người dân rút ngắn, nhờ lịng tin nhân dân củng cố, trách nhiệm cán công chức nâng cao, tạo mối quan hệ chặt chẽ, đồng phịng ban khâu xử lý cơng việc, hạn chế 30 đùn đẩy trách nhiệm phòng ban phó thác cho người dân tự lo qua cửa Tất nhân viên văn phòng lãnh đạo trang bị sử dụng máy tính, máy in, máy photo thành thạo Việc soạn thảo văn cho TT UBND huyện duyệt thực trực tiếp đơn vị soạn thảo tạo cho công việc giải nhanh, không ách tắc, thời hạn tiến độ cơng việc Có thành cơng nguyên nhân chủ yếu sau: Do TT UBND huyện Từ Liêm thường xuyên đạo hoạt động UBND theo quy định, chủ trương, đường lối Đảng, Chính phủ, Văn phịng Chính phủ, TT UBND tỉnh cơng tác văn thư UBND huyện Từ Liêm xây dựng tổ chức thành cơng hoạt động mơ hình cửa Huyện xây dựng quy chế làm việc hợp lý Đồng thời, có hiệu cơng tác quản lý văn UBND huyện Từ Liêm cịn phải kể đến trình độ quản lý lãnh đạo văn phịng trình độ chun mơn nghiệp vụ chuyên viên nhân viên văn phòng 3.1.2 Những tồn tại, hạn chế Mặc dù UBND huyện Từ Liêm đạt thành tựu đáng kể cơng tác quản lý văn hành chính, song số tồn tại, hạn chế cần giải sau: Trước hết tình trạng nhiều văn quan, nhiều loại giấy tờ vô dụng ban hành Dưới số liệu thống kê số lượng văn ban hành từ năm 2009 đến 31/5/2011 UBND huyện Từ Liêm vài năm gần đây: 31 STT Tên loại văn Năm 2009 Năm 2010 tháng 2011 Quyết định QPPL 18 Quyết định 12477 19181 4592 Cơng văn 1734 1860 876 Tờ trình 380 391 55 Báo cáo 249 218 54 Thông báo 892 672 435 Kế hoạch 120 144 82 Chỉ thị 13 Hướng dẫn 1 Tổng cộng 15.859 22.498 năm 6.099 Qua bảng thống kê cho thấy số lượng văn UBND huyện Từ Liêm nhiều khơng ổn định Ví dụ, năm 2009 số lượng văn ban hành 15.859 văn bản; năm 2010 ban hành 22.498 văn bản, tháng đầu năm 2011 ban hành 6.099 văn Sự khác số lượng văn năm thay đổi tình hình kinh tế - xã hội huyện, tốc độ đô thị hóa địa bàn diễn nhanh Việc soạn thảo văn UBND huyện Từ Liêm số điểm chưa so với quy định Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Chẳng hạn có nhiều văn phịng ban chun mơn soạn thảo hay văn quan, đơn vị khác gửi đến thiếu yếu tố thể thức ngày, tháng, năm hay trích yếu nội dung khơng rõ ràng Điều gây khó khăn lớn cho văn thư thực đăng ký văn Việc lấy số văn theo số thứ tự chung cho tất loại văn quan khác gửi đến có nhiều vấn đề khơng thuận tiện đặc biệt việc thống kê tìm kiếm văn quan hay đơn vị gửi đến 32 Một thực trạng có nhiều văn quan, đơn vị khác gửi đến không thông qua phận văn thư mà lại gửi đến phòng ban cá nhân theo địa phong bì, văn khơng đăng ký sau lại chuyển quay lại văn thư đăng ký gây thời gian, chậm tiến độ giải cơng việc Tình trạng trang thiết bị trang bị cho phận văn phịng chưa tốt làm ảnh hưởng đến q trình giải cơng việc Chẳng hạn máy vi tính hay bị virut, lỗi mạng, máy in bị hỏng mực in chưa ảnh hưởng đến chất lượng văn soạn thảo Đội ngũ cán công chức cịn số hạn chế trình độ, lực quản lý chưa cao, chưa thành thạo việc ứng dụng công nghệ đại vào công việc Đây bất cập lớn mà UBND huyện Từ Liêm bước khắc phục 3.2 Một số kiến nghị giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý văn hành UBND huyện Từ Liêm Để nâng cao hiệu hoạt động quản lý văn hành UBND huyện Từ Liêm, em xin mạnh dạn đề xuất số ý kiến sau: 3.2.1 Nâng cao chất lượng trang thiết bị phục vụ cho cơng tác văn phịng Thay đầu tư dàn trải, quan tâm đến số lượng cần ý đầu tư có chiều sâu Tức phải ý nâng cao chất lượng tính tiện lợi, tiện ích cho phương tiện trang thiết bị văn phòng Chẳng hạn giảm số lượng máy vi tính khơng cần thiết số phịng ban để tăng cường đầu tư loại máy có tốc độ xử lý cao Tăng cường việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý văn hành UBND huyện Từ Liêm 33 3.2.2 Tăng cường đầu tư cho yếu tố người Con người, đặc biệt cán công chức làm việc quan nhà nước yếu tố định đến hiệu hoạt động quản lý nhà nước UBND huyện Từ Liêm cần đầu tư cho việc nâng cao chất lượng đội ngũ cán công chức Yêu cầu cán cơng chức phải người có trình độ học vấn, trình độ chun mơn nghiệp vụ phẩm chất đạo đức tốt Việc đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ phải tiến hành thường xun, có chương trình kế hoạch cụ thể Cần có quan tâm đánh giá, khen thưởng, kỷ luật cán công chức mức, kịp thời Mặt khác phải có nghiên cứu đề xuất giải pháp nhằm tạo điều kiện mặt vật chất tinh thần cho đội ngũ cán bộ, chuyên viên làm việc phận tiếp nhận trả hồ sơ 3.2.3 Nâng cao nghiệp vụ hành văn phịng cho cán cơng chức Nghiệp vụ văn phịng có vai trị lớn chất lượng công tác quản lý văn hành UBND huyện Từ Liêm Nghiệp vụ văn phịng tốt, cơng việc thực nhanh chóng, với quy trình quy định nhà nước Việc tăng cường đầu tư bồi dưỡng nâng cao cho nhân viên làm cơng tác văn phịng thực cần thiết cần quan tâm UBND huyện Từ Liêm cần có phối hợp với trường nghiệp vụ văn thư để mở lớp đào tạo ngắn hạn dài hạn nhằm bồi dưỡng nghiệp vụ văn phòng cho cán nhân viên trực tiếp làm việc phận văn phòng UBND huyện 3.2.4 Hồn thiện cơng tác soạn thảo văn Cần hồn thiện cơng tác soạn thảo văn Trước hết văn Văn phòng ban hành cần phải thể thức kỹ thuật, trình bày theo quy định Sau hướng dẫn, tham mưu cho phòng ban khác thực Như hạn chế sai sót khơng đáng có 34 Thường xun kiểm tra giám sát, tổng kết đánh giá việc thực công tác soạn thảo ban hành văn công tác tiếp nhận giải hồ sơ hành cơng dân Qua thấy điểm mạnh, điểm yếu hoạt động phương hướng giải quyết, khắc phục khó khăn 3.2.5 Nâng cao phối hợp phòng ban đơn vị với phận Văn phòng Hoạt động quản lý văn hành cơng việc quan trọng hệ thống hoạt động UBND huyện Từ Liêm Chính vậy, để cơng tác quản lý văn hành cơng tác khác thơng suốt cần có phối hợp đồng bộ, chặt chẽ phận phòng ban với Sự phối hợp phải kể đến ở phận Văn phịng Tiếp phối hợp Văn phịng với phịng ban khác tồn Ủy ban Làm tốt công tác giúp cho cơng tác quản lý văn hành UBND huyện Từ Liêm trở nên nhanh, xác hợp lý 35 KẾT LUẬN Quản lý văn hành ln hoạt động quan trọng khơng thể thiếu quan hành nhà nước Đây sở cho việc ban hành định quản lý đắn có hiệu lực, hiệu cao Từ thành lập UBND huyện Từ Liêm đến 51 năm Trong thời gian qua công tác quản lý văn hành UBND huyện thu kết đáng ghi nhận, đáp ứng yêu cầu công đổi đất nước yêu cầu cải cách hành quốc gia Có thể nói rằng, việc tổ chức thực tốt cơng tác quản lý văn hành góp phần khơng nhỏ việc nâng cao hiệu quản lý Huyện Tuy nhiên hoạt động quản lý văn hành UBND huyện Từ Liêm cịn số điểm bất cập tình trạng thiếu trang thiết bị đại phục vụ công tác văn phịng, yếu trình độ chun mơn số cán cơng chức, nhân viên văn phịng Ủy ban dẫn đến sai sót khơng đáng có… Chính UBND huyện tiếp tục hồn thiện tìm cách khắc phục yếu Trong thời gian thực tập vừa qua UBND huyện Từ Liêm, em hiểu rõ tầm quan trọng cơng tác quản lý văn hành hoạt động quản lý nhà nước Em tin rằng, với quan tâm mức cấp lãnh đạo Ủy ban, nhiệt tình cán cơng chức quan, hoạt động quản lý văn hành UBND huyện Từ Liêm đạt nhiều kết khả quan Do thời gian thực tập có hạn, cộng với trình độ nhận thức thân hạn chế, tài liệu nghiên cứu chưa nhiều nên khơng tránh khỏi sai sót Vì em mon nhận giúp đỡ q thầy giáo cho báo cáo hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn! 36 TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 03 tháng 06 năm 2008 Luật ban hành văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân 2004 Nghị định số 110/2004NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2010 Chính phủ công tác văn thư; Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Công văn 425/VTLTNN-NVTW Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến; Quyết định số 05/2010/QĐ-UB ngày 24 tháng năm 2010 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Từ Liêm; 10 Giáo trình “Kỹ thuật xây dựng ban hành văn bản” Học viện Hành chính; 11 Một số tài liệu tham khảo thư viện Học viện Hành mạng Internet 37 ... chung UBND huyện Từ Liêm Chương Thực trạng công tác quản lý văn hành UBND huyện Từ Liêm Chương Một số nhận xét kiến nghị giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý văn hành UBND huyện Từ Liêm. .. theo, văn có dấu mức độ khẩn phải ưu tiên gửi trước 2.3 Thực trạng công tác quản lý văn hành UBND huyện Từ Liêm 2.3.1 Thực trạng quản lý văn hành đến Là quan quản lý hành nhà nước địa bàn, UBND huyện. .. tháng văn thực máy tính phần mềm quản lý văn Giao diện phần mềm quản lý văn UBND huyện Từ Liêm 26 • Đăng ký văn Việc đăng ký văn UBND huyện Từ Liêm thực máy tính phần mềm quản lý văn Ngay từ bước